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Cartilha

Serviços de Arquivo(Usuário)

MINISTÉRIO DA FAZENDASECRETARIA EXECUTIVA

SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃOCOORDENAÇÃO-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS

É livre a reprodução exclusivamente para fins não comerciais, desde que a fonte seja citada.

Ministro da FazendaJOAQUIM LEVY

Secretário-ExecutivoTARCÍSIO JOSÉ MASSOTE DE GODOY

Subsecretário de Planejamento, Orçamento e AdministraçãoMANUEL AUGUSTO ALVES SILVA

Coordenadora-Geral de Recursos LogísticosALEXANDRA MENDES LEÃO RIBEIRO

Coordenadora de Documentação e Sistemas de LogísticaPATRÍCIA DIAS PEIXOTO

DiagramaçãoDANIELE CRISTINA BASSO UNO

Revisão

Imagem da Capa e Contracapa

Equipe TécnicaAMANDA FREITAS GOMESCAROLINE LOPES DURCEDANIELE CRISTINA BASSO UNOEDUARDO FERNANDES AUGUSTOGABRIELA MACHADO DE SOUZA

RENATA CHOAIRY

STEFANIE DRENKOW-LOLIES. Disponível em: <https://pixabay.com/>.

BRASIL. Ministério da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração. Coordenação-Geral de Recursos Logísticos. Serviços de arquivo (usuário): cartilha. Brasília: Coordenação-Geral de Recursos Logísticos/SPOA, 2015.

Impresso no Brasil/ Printed in Brazil

36 p.

Brasília-DFDezembro/2015



Cartilha

Serviços de Arquivo (Usuário)

Brasil. Ministério da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de

Planejamento, Orçamento e Administração. Coordenação-Geral de

Recursos Logísticos.

Serviços de arquivo (usuário): cartilha. Brasília : MF/SE/SPOA/COGRL,

2015.

36 p. : il. ; 21 cm.

1. Arquivos - Gestão. 2. Documentos – Organização. 3. Arquivos e

arquivamento (Documentos). 4. Brasil. Ministério da Fazenda.

Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração.

Coordenação-Geral de Recursos Logísticos (COGRL). I. Título.

CDD - 025.17

Registre sua manifestação no Serviço de Ouvidoria do Ministério da Fazenda.

http://portal.ouvidoria.fazenda.gov.br/ouvidoria/Telefone: 0800 702 1111

E-mail: [email protected]

A SPOA agradece!

MINISTÉRIO DA FAZENDASecretaria ExecutivaSubsecretaria de Planejamento, Orçamento e AdministraçãoCoordenação-Geral de Recursos LogísticosSAS Quadra 6 - Bloco O - Ed. Órgãos Centrais - 8º andar CEP 70070-917 - Brasília - Distrito Federal - BrasilFone: 55 (61) 3412-5801

2015, COORDENAÇÃO-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS (COGRL)

[email protected] http://www.fazenda.gov.br/

Cartilha Serviços de Arquivo (Usuário) 3

CONSIDERAÇÕES INICIAIS

A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, conhecida também como Lei de Arquivos, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, define no art. 1º que:

É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação.

Visando ao aperfeiçoamento da gestão de documentos no Ministério da Fazenda (MF) e à racionalização das atividades relacionadas, a Coordenação-Geral de Recursos Logísticos (COGRL), da Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração (SPOA), elaborou esta cartilha, que foi pensada como um instrumento prático para o uso cotidiano dos servidores.

Esta publicação tem como finalidade orientar, de forma didática e

simples, os usuários do Arquivo Geral, promovendo a eficiência e eficácia do serviço.

Assim, a cartilha apresenta os procedimentos para transferência, empréstimo, desarquivamento e consulta de documentos e processos no âmbito da administração direta do Ministério da Fazenda, de acordo com o estabelecido na Norma de Execução COGRL/SPOA nº 03, de 8 de dezembro de 2015.


DEFINIÇÕES

Com o objetivo de entender melhor o detalhamento dos serviços prestados pelo Arquivo Geral, algumas definições de termos são importantes:

Acondicionamento: guarda do documento em espaço e condições adequadas.

Arquivo Geral: unidade do MF, responsável pela centralização do arquivamento de documentos, em fase intermediária.

Autenticidade: qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração.

Avaliação: procedimento de análise para verificar se os documentos e processos já cumpriram os prazos de guarda em fase corrente.

Ciclo de vida documental: sucessão de fases pelas quais passam os documentos, desde o momento em que são criados (produção) até a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). Ver fase corrente e fase intermediária.

Classificação arquivística: procedimento de análise e identificação do conteúdo de documentos e processos, de acordo com o código de classificação pertinente.

Consulta: ação de examinar ou conhecer um documento ou processo.

Custódia: responsabilidade pela guarda e proteção de documentos ou processos.

Desarquivamento: ato de retirar por tempo indeterminado documento ou processo da custódia do Arquivo Geral.

Documento arquivístico: toda informação registrada que seja produzida e acumulada no decurso das atividades meio e fim do MF, qualquer que seja o suporte.

Empréstimo: cessão temporária de documentos ou processos para fins de consulta, reprodução ou exposição.

6 Coordenação-Geral de Recursos Logísticos

Fase corrente: documentos que estão em curso ou são objetos de consultas frequentes, conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade do órgão produtor.

Fase intermediária: documentos que não são mais de uso corrente, mas que, por ainda conservarem algum interesse administrativo, aguardam, no Arquivo Geral, o cumprimento do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e destinação para serem eliminados ou recolhidos para a guarda permanente.

Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Organização: ordenação da documentação por meio da utilização de técnicas arquivísticas de classificação, arranjo e descrição de documentos, visando à recuperação das informações.

Processo (documento): conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, que constitui um conjunto conceitualmente indivisível. Ver documento arquivístico.

Processo (negócio): é a “organização lógica de pessoas, energia, equipamento e procedimentos em atividades de trabalho projetadas para produzir um resultado final” (PALL, 1987 apud FURLAN, 2011, p. 17).

Processo híbrido: processo constituído de documentos digitais e não digitais.

Suporte: material no qual são registradas as informações.

Transferência: envio da documentação de uma unidade organizacional do MF para o Arquivo Geral, onde aguardarão sua destinação final – eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Unidade informacional: unidade indivisível que se constitui o documento ou processo.


TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS

Transferência é a passagem de documentos da fase corrente para a intermediária. No MF, corresponde ao envio da documentação produzida pelas unidades organizacionais para o Arquivo Geral, onde aguardam sua destinação final: eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

O principal objetivo da transferência é racionalizar o uso do espaço físico nas áreas administrativas, mantendo, no Arquivo, documentos de valor primário que não caracterizam necessidade de acesso imediato pelas unidades produtoras ou acumuladoras.

Quadro 1 – Documentos que a unidade organizacional pode ou não transferir.

Documentos/Processos Transferência

Produzidos ou acumulados no decurso das atividades do MF e que cumpriram prazo de guarda na fase corrente

Cópias e duplicatas Passíveis de eliminação após a fase corrente (não possuem fase intermediária)

Livros, periódicos e demais materiais bibliográficos


COMO EFETUAR A TRANSFERÊNCIA

Para preparar os documentos e processos a serem transferidos ao Arquivo Geral, as unidades organizacionais do MF devem seguir os procedimentos abaixo descritos:1

a) selecionar os documentos e processos que se pretende transferir;

b) verificar se todos os documentos e processos estão classificados, de acordo com o código de classificação pertinente;

c) para documentos e processos não classificados, deve-se classificá-los,2 apondo, a lápis, no canto superior direito da folha/capa o código correspondente ao assunto de que trata;

d) verificar, na respectiva tabela de temporalidade, se os documentos e processos classificados cumpriram seus prazos de guarda na fase corrente e se possuem prazo de guarda na fase intermediária:

d.1) documentos e processos que não cumpriram seus respectivos prazos de guarda na fase corrente devem permanecer arquivados na unidade;

d.2) documentos que cumpriram, mas não possuem prazo de guarda da fase intermediária e têm como destinação final a eliminação, devem ser eliminados pela própria unidade, de acordo com a Resolução CONARQ nº 40, de 9 de dezembro de 2014;3

e) para cada processo a ser transferido, elaborar despacho4 com as informações do código atribuído e do prazo de guarda no Arquivo Geral, de acordo com a respectiva tabela de temporalidade.

1 O desenho do processo de negócio e seus detalhamentos estão disponíveis no Apêndice A desta cartilha. 2 Documentos da atividade-meio devem ser classificados de acordo com o código de classificação estabelecido pela Resolução CONARQ nº 14/2001, e os da atividade-fim de acordo com o código de classificação pertinente a cada órgão do MF. Para mais detalhes sobre classificação, veja a cartilha “Procedimentos para Classificação Arquivística de Documentos”, disponível na Intranet SPOA/Recursos Logísticos. 3 Para mais detalhes sobre eliminação, veja a cartilha “Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos”, disponível na Intranet SPOA/Recursos Logísticos. 4 Modelo disponível no Apêndice B e, para edição, na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.

http://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=30212&pag=vinc




Observação: documentos e processos que não podem ser classificados nos códigos de classificação existentes devem ser transferidos conforme as orientações do Arquivo Geral de sua jurisdição.

O ideal é que documentos e processos sejam classificados no

momento da produção.

Após realizados os procedimentos prévios, os próximos passos são:

a) verificar o período de transferência estabelecido para a unidade no “Cronograma de Transferência de Documentos”;5

b) negociar com o responsável pelo Arquivo Geral, próximo ao período estabelecido pelo cronograma, a quantidade de caixas a ser transferida;

c) tramitar ao Arquivo Geral, no sistema COMPROT, processos selecionados para transferência;

d) identificar as caixas arquivo com “Etiqueta Padrão” devidamente preenchida;6

e) preencher, assinar e carimbar a “Guia de Transferência de Documentos” em duas vias;7

f) acondicionar documentos e processos nas respectivas caixas arquivo;

g) transportar as caixas ao Arquivo Geral, com acompanhamento de servidor representante da unidade transferidora.

5 Disponibilizado pelo Arquivo Geral de cada jurisdição na Intranet SPOA. 6 Modelo disponível no Apêndice D e, para edição, na Intranet SPOA/Recursos Logísticos. 7 Modelo disponível no Apêndice C e, para edição, na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.




Orienta-se que documentos sejam acondicionados separadamente de processos. A unidade

transferidora deve agrupar os documentos ou processos por assunto. Se a caixa não for

completamente preenchida, documentos ou processos de outros assuntos podem ocupá-la.

Finalizada a conferência pelo Arquivo Geral e desde que os procedimentos tenham sido executados corretamente pela unidade transferidora, as duas vias da Guia de Transferência serão assinadas pelo Arquivo Geral e terão os seguintes encaminhamentos:

a) uma via fica arquivada no Arquivo Geral; b) a outra via é devolvida à unidade transferidora.

No caso de erro em alguns dos procedimentos de transferência, a documentação será devolvida à unidade transferidora para as devidas correções.

IMPORTANTE!

O material da caixa arquivo a ser utilizada deve ser avaliado de acordo com o clima da região em que o Arquivo Geral está instalado. Em local úmido, adotar caixa de polipropileno; em local seco, caixa de papelão.

Os documentos e processos transferidos passam à custódia do Arquivo Geral, que poderá selecioná-los para eliminação com base na classificação atribuída pela unidade produtora e de acordo com tabela de temporalidade pertinente.

O acesso aos documentos e processos somente ocorrerá pela unidade transferidora e por solicitação de empréstimo, desarquivamento ou consulta. O acesso aos documentos e processos por outras unidades deve ser autorizado pela unidade transferidora, conforme procedimentos discriminados a seguir.


ACESSO A DOCUMENTOS SOB CUSTÓDIA DO ARQUIVO

Após a transferência, o acesso aos documentos e processos sob custódia do Arquivo Geral é facultado por meio de empréstimo, desarquivamento ou consulta. Os procedimentos para cada modalidade de acesso são apresentados a seguir.

EMPRÉSTIMO

Empréstimo é a cessão temporária de documentos ou processos para fins de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição.

Apenas as unidades organizacionais transferidoras podem solicitar o empréstimo de documentos sob custódia do Arquivo Geral. O interessado que não pertencer à unidade organizacional transferidora deve solicitar o empréstimo à unidade, e esta, por sua vez, deve solicitar ao Arquivo Geral.

Para realizar o empréstimo de documentos ou processos que estão sob custódia do Arquivo Geral, as unidades transferidoras devem seguir os procedimentos abaixo descritos:8

a) preencher o formulário “Solicitação de Empréstimo/ Desarquivamento de Documentos” em duas vias, com assinatura e carimbo do responsável pela unidade requisitante;9

b) apresentar o formulário de solicitação ao Arquivo Geral – uma via fica retida no Arquivo Geral, e a outra, com assinatura da entrega dos documentos/processos solicitados, com a unidade requisitante;

8 O desenho do processo de negócio e seus detalhamentos estão disponíveis no Apêndice E desta cartilha. 9 Modelo disponível no Apêndice F e, para edição, na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.



c) devolver os documentos/processos solicitados por empréstimo no prazo de 30 dias a contar da data de entrega do documento pelo Arquivo Geral, junto com a via do formulário “Solicitação de Empréstimo/ Desarquivamento de Documentos” do requisitante;

d) arquivar a via do formulário de solicitação devidamente datada e assinada pelo Arquivo Geral, quando da devolução dos documentos/processos emprestados.

O empréstimo de documentos e processos pode ser renovado uma única vez, antes de findado o seu prazo de devolução, mediante prévia solicitação ao Arquivo Geral.

Em hipótese alguma a devolução de documentos ou processos emprestados pode ocorrer juntamente com a transferência da unidade ao Arquivo Geral.

O empréstimo de documentos e processos acima de 60 dias fica automaticamente caracterizado como desarquivamento.

DESARQUIVAMENTO

Desarquivamento é o ato de retirar documento ou processo da custódia do Arquivo Geral por tempo indeterminado e colocá-lo novamente em tramitação, para fins de anexação de outro documento ou processo, tendo em vista a continuidade da ação registrada.

Para realizar o desarquivamento de documentos ou processos que estão sob custódia do Arquivo Geral, as unidades transferidoras devem seguir os procedimentos abaixo descritos:10

a) preencher o formulário “Solicitação de Empréstimo/Desarquivamento de Documentos” em duas vias, com assinatura e carimbo do responsável pela unidade requisitante;11

10 O desenho do processo de negócio e seus detalhamentos estão disponíveis no Apêndice G desta cartilha. 11 Modelo disponível no Apêndice F e, para edição, na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.



b) apresentar o formulário de solicitação ao Arquivo Geral – uma via fica retida no Arquivo Geral, e a outra, com assinatura da entrega dos documentos/processos solicitados, com a unidade requisitante.

Findada a tramitação dos documentos ou processos desarquivados, a unidade deve:

a) devolver os documentos/processos desarquivados ao Arquivo Geral, junto com a via do formulário “Solicitação de Empréstimo/ Desarquivamento de Documentos” do requisitante;

b) arquivar a via do formulário de solicitação devidamente datada e assinada pelo Arquivo Geral, quando da devolução dos documentos/processos.

Em hipótese alguma a devolução de documentos ou processos desarquivados pode ocorrer juntamente com a transferência da unidade ao Arquivo Geral.

Apenas a unidade organizacional

transferidora pode solicitar o empréstimo ou desarquivamento de

documentos e processos sob custódia do Arquivo Geral.


CONSULTA

Consulta é a ação de examinar ou conhecer um documento ou processo.

Por se tratar de arquivo intermediário, a consulta aos documentos sob a custódia do Arquivo Geral é facultada àqueles que deles forem interessados, direta ou indiretamente, mas não ao público geral, e se dará por meio de:

• solicitação à unidade transferidora; ou

• Serviço de Informação ao Cidadão (SIC), conforme dispõe a Lei nº 12.527/2011.

Para fins de registro, recomenda-se que a unidade transferidora

encaminhe a autorização de consulta por e-mail ao Arquivo Geral. Caso necessário, o acesso aos documentos deve ser realizado nas

dependências do Arquivo, com supervisão de responsável, mediante registro da consulta.

O consulente pode solicitar acesso aos documentos à unidade de origem do documento, ou por meio de Serviço de Informação ao Cidadão (SIC), nunca diretamente ao Arquivo Geral. A unidade transferidora ou o SIC podem disponibilizar diretamente os documentos, processos ou informações ao consulente, ou orientar a consulta direta ao Arquivo Geral.

Dados estatísticos, documentos históricos e normativos custodiados pelo Ministério da Fazenda estão à disposição do cidadão e, por meio do SIC, podem ser consultados registros administrativos, informações sobre atos de governo e informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, conforme regulamentado pela Lei de Acesso à Informação (LAI).12 Com relação ao acesso à informação por meio do SIC, consulte a Carta de Serviços do MF.13

12 Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. 13 Disponível em <http://www1.fazenda.gov.br/carta/>.

http://www1.fazenda.gov.br/carta/

http://www1.fazenda.gov.br/carta/


OBSERVAÇÕES GERAIS

É expressamente vedado o acesso de pessoa não autorizada, sob qualquer pretexto, ao acervo documental, bem como sua entrada nas áreas de trabalho internas ao Arquivo Geral. Nas dependências do Arquivo, não será permitida a entrada de objetos que possam causar danos aos documentos e instalações.

O horário para realização de transferências, empréstimos, desarquivamentos e consultas é de segunda a sexta-feira, das 9h às 12h e das 14h às 17h.

O extravio, destruição ou inutilização de qualquer documento ou processo emprestado, desarquivado ou consultado incorre, ao servidor responsável, as penalidades dispostas no art. 25 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no art. 72 do Decreto nº 6.514, de 22 de julho de 2008.


Chegamos ao final da nossa cartilha, mas não deixe de ler os Apêndices nas próximas páginas – são muito

importantes!

Apêndice A

Processo de Negócio: Transferência de Documentos e Processos ao Arquivo Geral

Apêndice B

Modelo de Despacho para Processo

Apêndice C

Guia de Transferência de Documentos

Apêndice D

Etiqueta Padrão

Apêndice E

Processo de Negócio: Empréstimo de Documentos e Processos

Apêndice F

Formulário Solicitação de Empréstimo/Desarquivamento de Documentos

Apêndice G – Processo de Negócio: Desarquivamento de Documentos e Processos

Para esclarecimentos sobre o conteúdo desta cartilha, entrar em contato com o Arquivo Geral de sua jurisdição ou com a Divisão de Documentação da COGRL/SPOA pelo e-mail [email protected].

mailto:[email protected]


REFERÊNCIAS BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>. Acesso em: 21 out. 2015. ______. Lei nº 6.514, de 22 de julho de 2008. Dispõe sobre as infrações e sanções administrativas ao meio ambiente, estabelece o processo administrativo federal para apuração destas infrações, e dá outras providências. Disponível em: < http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2007-2010/2008/decreto/D6514.htm>. Acesso em: 21 out. 2015. ______. Conselho Nacional de Arquivos. Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio. Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=65&sid=46>. Acesso em: 21 out. 2015. ______. Conselho Nacional de Arquivos. Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014. Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR. Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/ cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=1017&sid=46>. Acesso em: 21 out. 2015. FURLAN, José Davi (Tutor). Introdução ao BPM e CBOK: módulo 1: aula inaugural. In: ELO GROUP. Curso de formação de gestores de processo. [Rio de Janeiro]: ELO Group, 2011. p. 1-64. Educação a distância.


APÊNDICE A – PROCESSO DE NEGÓCIO: TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS E PROCESSOS AO ARQUIVO GERAL14

14 Disponível também na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.



Os procedimentos apresentados no fluxo são descritos a seguir:

UNIDADE TRANSFERIDORA: A) selecionar os documentos e processos que se pretende transferir;

B) verificar se todos os documentos e processos estão classificados de acordo com o código de classificação pertinente;

C) classificar15 documentos e processos não classificados, apondo, a lápis, no canto superior direito da folha/capa o código correspondente ao assunto de que trata;

D) verificar, na respectiva tabela de temporalidade, se os documentos e processos classificados cumpriram seus prazos de guarda na fase corrente e se possuem prazo de guarda na fase intermediária:

D.1) documentos e processos que não cumpriram seus respectivos prazos de guarda na fase corrente devem permanecer arquivados na unidade;

D.2) aqueles que cumpriram, mas não possuem prazo de guarda da fase intermediária e têm como destinação final a eliminação, devem ser eliminados pela própria unidade, de acordo com a Resolução CONARQ nº 40, de 9 de dezembro de 2014;16

E) para cada processo a ser transferido, elaborar despacho17 com as informações do código atribuído e do prazo de guarda no Arquivo Geral, de acordo com a respectiva tabela de temporalidade;

F) verificar o período de transferência estabelecido para a unidade no “Cronograma de Transferência de Documentos”;18

G) negociar com o responsável pelo Arquivo Geral, próximo ao período estabelecido pelo cronograma, a quantidade de caixas a ser transferida;

H) tramitar ao Arquivo Geral, no sistema COMPROT, processos selecionados para transferência;

I) identificar as caixas arquivo com “Etiqueta Padrão” devidamente preenchida;19

J) preencher, assinar e carimbar a “Guia de Transferência de Documentos” em duas vias;20

15 Para conhecer mais detalhes sobre classificação, veja a cartilha “Procedimentos para Classificação Arquivística de Documentos”, disponível na Intranet SPOA/Recursos Logísticos. 16 Para conhecer mais detalhes sobre eliminação, veja a cartilha “Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos”, disponível na Intranet SPOA/Recursos Logísticos. 17 Modelo disponível no Apêndice B e, para edição, na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.

18 Disponibilizado pelo Arquivo Geral de cada jurisdição na Intranet SPOA. 19 Modelo disponível no Apêndice D e, para edição, na Intranet SPOA/Recursos Logísticos. 20 Modelo disponível no Apêndice C e, para edição, na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.







K) acondicionar documentos e processos nas respectivas caixas arquivo;

L) transportar as caixas ao Arquivo Geral, com acompanhamento de servidor representante da unidade transferidora;

ARQUIVO GERAL: M) conferir se:

M.1) os documentos e processos que estão sendo transferidos estão de acordo com as informações que constam na Guia de Transferência;

M.2) os despachos dos processos estão com a especificação do código de classificação de documentos pertinente;

M.3) a documentação já cumpriu os prazos de guarda em fase corrente, de acordo com a tabela de temporalidade pertinente;

N) devolver a documentação à unidade transferidora para as devidas correções caso seja encontrado algum erro nas informações sobre os documentos e processos que estão sendo transferidos;

O) assinar o recebimento nas duas vias da Guia de Transferência caso as informações estejam corretas:

O.1) arquivar a 1ª via da Guia de Transferência;

O.2) devolver a 2ª via à unidade transferidora;

UNIDADE TRANSFERIDORA: P) proceder à correção dos dados no caso de inconsistência nas informações na

conferência do Arquivo Geral.


APÊNDICE B – MODELO DE DESPACHO PARA PROCESSO21

MINISTÉRIO DA FAZENDA IDENTIFICAÇÃO DO ÓRGÃO/UNIDADE

PROCESSO Nº: INTERESSADO(A): ASSUNTO: CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO:

Considerando que o processo cumpriu prazo de guarda em fase corrente, proponho encaminhá-lo ao Arquivo Geral da SAMF/[identificar a UF] para arquivamento por [informar a quantidade de anos] anos.

À consideração superior.

[cidade], [dia] de [mês] de [ano].

_________________________________________ Assinatura e Matrícula do Servidor

De acordo.

Encaminhe-se ao Arquivo Geral da SAMF/[identificar a UF], conforme proposto.

[cidade], [dia] de [mês] de [ano].

_________________________________________ Assinatura e Matrícula do Responsável

21 O modelo para edição está disponível para download na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.



APÊNDICE C – GUIA DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS22

GUIA DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS Nº ______/______ Folha nº ___ de ___

1. DADOS DA UNIDADE DE PROCEDÊNCIA

1.1 Órgão / Unidade: 1.6 Assinatura e carimbo:

1.2 Código da Unidade no COMPROT:

1.3 Ramal: 1.4 Data:

1.5 Responsável pelo preenchimento:

2. DADOS DO(S) ARQUIVO(S)

Gênero do Documento1: [ ] Textuais [ ] Eletrônicos [ ] Cartográficos [ ] Audiovisuais [ ] Iconográficos

Nº da Caixa2 Data-limite3 Assunto / Descrição4

Provisório Definitivo

3. OBSERVAÇÕES

Para uso exclusivo do Arquivo Geral:

Atesto o recebimento do(s) documento(s) descritos nesta Guia.

________________________ Assinatura e carimbo

____/____/____

Data

22 O formulário para edição está disponível para download na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.



INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO (não é necessária a impressão desta página de instruções)

Observações gerais: a) Preencher este formulário em duas vias; b) Só é válido com assinatura do responsável da unidade de procedência. Preenchimento dos campos: 1. Guia de Transferência de Documentos Nº: número sequencial, sob controle da unidade de procedência, seguido do ano. 2. Gênero do Documento: os documentos podem ser definidos segundo os seus diferentes suportes.

• Textuais: são documentos que utilizam como linguagem básica a escrita. Exemplos: ofícios, memorandos, processos, contratos, convênios, notas fiscais, documentos de pessoal.

• Eletrônicos: são documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como CDs, DVDs, discos rígidos e documentos digitais.

• Cartográficos: são documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas e arquitetônicas. Exemplos: plantas, mapas e perfis.

• Audiovisuais: são documentos filmográficos ou sonoros. Exemplos: Filmográficos: filmes videomagnéticos (CDs, DVDs) contendo imagens em movimentos; Sonoros: CDs, DVDs contendo registros fonográficos.

• Iconográficos: são documentos contendo imagens estáticas. Exemplos: fotografias, negativos, desenhos e gravuras.

3. Nº da Caixa:

• Provisório: corresponde ao número da caixa na qual os documentos foram acondicionados na unidade de procedência e transferidos com essa numeração ao Arquivo Geral.

• Definitivo: refere-se ao número da caixa atribuído durante o arquivamento no Arquivo Geral. Este campo é de preenchimento exclusivo do Arquivo Geral.

4. Data-limite: corresponde ao intervalo do menor e do maior ano dos documentos. Exemplo: a caixa que contém documentos dos anos 1992, 1993, 1995 e 1998 terá a data-limite estabelecida em 1992-1998. 5. Assunto / Descrição: preencher com os códigos atribuídos aos documentos na classificação. Quando os documentos não puderem ser classificados, descrever resumidamente o assunto de que tratam.


APÊNDICE D – ETIQUETA PADRÃO23

23 O modelo para edição está disponível para download na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.




Preenchimento dos campos: 1. Fundo: corresponde à sigla do órgão ao qual está subordinada a unidade produtora dos documentos contidos na caixa. Exemplos: SPOA, PGFN, RFB, SEAE. 2. Unidade: corresponde à unidade produtora dos documentos. Exemplos: COGRL, CJU, COPOL, COGAP. 3. Descrição dos conteúdos: preencher com os códigos atribuídos aos documentos na classificação. Quando os documentos não puderem ser classificados, descrever resumidamente o assunto de que tratam. 4. Data-Limite: corresponde ao intervalo do menor e do maior ano dos documentos. Exemplo: a caixa que contém documentos dos anos 1992, 1993, 1995 e 1998 terá a data-limite estabelecida em 1992-1998. 5. Caixa nº: corresponde ao número da caixa na qual os documentos foram acondicionados na unidade de procedência e transferidos com essa numeração ao Arquivo Geral.


APÊNDICE E – PROCESSO DE NEGÓCIO: EMPRÉSTIMO DE

DOCUMENTOS E PROCESSOS24

24 Disponível também na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.




UNIDADE TRANSFERIDORA (REQUISITANTE):

A) preencher o formulário “Solicitação de Empréstimo/Desarquivamento de Documentos” em duas vias, com assinatura e carimbo do responsável pela unidade requisitante;25

Observação: apenas as unidades organizacionais transferidoras podem solicitar o empréstimo de documentos sob custódia do Arquivo Geral. O interessado que não pertencer à unidade organizacional transferidora, deve solicitar o empréstimo à unidade, e esta, por sua vez, deve solicitar ao Arquivo Geral.

B) apresentar o formulário de solicitação ao Arquivo Geral;

ARQUIVO GERAL:

C) localizar os documentos/processos no acervo;

D) assinar as duas vias do formulário “Solicitação de Empréstimo / Desarquivamento de Documentos”, entregues pela unidade requisitante:

D.1) reter a 1ª via no Arquivo Geral;

D.2) entregar a 2ª via à unidade requisitante, junto com os documentos/processos solicitados;


E) encaminhar a documentação ao solicitante, estipulando e controlando o prazo de devolução caso o empréstimo dos documentos/processos tenha sido solicitado por interessado que não pertença à unidade transferidora;

F) devolver os documentos/processos solicitados por empréstimo no prazo de 30 dias a contar da data de entrega do documento pelo Arquivo Geral, junto com a via do formulário “Solicitação de Empréstimo/Desarquivamento de Documentos” do requisitante;

ARQUIVO GERAL:

G) registrar o recebimento dos documentos/processos emprestados no formulário “Solicitação de Empréstimo / Desarquivamento de Documentos”;

H) devolver a via do formulário de solicitação à unidade requisitante;

I) retornar os documentos/processos à sua caixa de arquivamento original;

25 Modelo disponível no Apêndice F e, para edição, na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.




J) arquivar a via do formulário de solicitação devidamente datada e assinada pelo Arquivo Geral, quando da devolução dos documentos/processos emprestados.

OBSERVAÇÕES GERAIS:

• o empréstimo de documentos e processos pode ser renovado uma única vez, antes de findado o seu prazo de devolução, mediante prévia solicitação ao Arquivo Geral;

• em hipótese alguma a devolução de documentos ou processos emprestados pode ocorrer juntamente com a transferência da unidade ao Arquivo Geral;

• o empréstimo de documentos e processos acima de 60 dias fica automaticamente caracterizado como desarquivamento.


APÊNDICE F – FORMULÁRIO SOLICITAÇÃO DE

EMPRÉSTIMO/DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS26

SOLICITAÇÃO DE EMPRÉSTIMO/DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Nº ______/______

1. SERVIÇO SOLICITADO [ ] Empréstimo [ ] Desarquivamento

2. DADOS DO(A) SOLICITANTE

2.1 Nome completo: 2.6 Assinatura e carimbo:

2.2 Órgão / Unidade:

2.3 Código da Unidade no Comprot:

2.4 Telefone: 2.5 Data da solicitação:

3. DADOS DO(S) DOCUMENTOS(S)

Espécie ou Suporte Nº do Documento Nº da

Caixa Assunto/Descrição Interessado Atendido (Sim/Não)

4. DADOS DA ENTREGA

4.1 Termo de responsabilidade 4.2 Para uso exclusivo do Arquivo Geral

Atesto o recebimento do(s) documento(s) identificado(s) como “Sim” no campo “Atendido”.

Responsável pela entrega do documento:

_________________________ __ Assinatura e carimbo do solicitante

___/___/___ Data

_________________________ __ Assinatura e carimbo

4.3 Devolução

___/___/___

Data

_________________________ __

Assinatura e carimbo do recebedor

O PRAZO DE DEVOLUÇÃO (PADRÃO) É DE 30 DIAS ÚTEIS APÓS A DATA DE SOLICITAÇÃO DE EMPRÉSTIMO

Obs.: Preencher em 2 (duas) vias e entregar no Arquivo Geral.

26 O formulário para edição está disponível para download na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.




Observações gerais:

a) Empréstimo: transferência física de forma temporária de documento com a finalidade de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição;

b) Desarquivamento: retirada do documento sob guarda do Arquivo Geral por tempo indeterminado, tendo em vista a continuidade da ação registrada pela unidade informacional, que volta a tramitar.

Preenchimento dos campos:

1. N.º: este campo deve ser deixado em branco para preenchimento pelo Arquivo Geral. 2. Serviço solicitado: marcar com um “X” a opção do serviço que está sendo solicitado. 3. Dados do(a) solicitante: dados de identificação do solicitante, que não precisa necessariamente ser o responsável pela retirada dos documentos. 4. Dados do(s) documento(s):

• Espécie ou Suporte: preencher a espécie do documento (processo, ofício, memorando, convênio, etc). Se for necessário o empréstimo ou desarquivamento de todo o conteúdo de uma caixa, preencha com a indicação “Caixa”;

• Nº do documento: preencher o número que identifica o documento, o dossiê, o processo ou o número da caixa de arquivo;

• Nº da caixa: preencher com o número de caixa de arquivamento do documento; • Assunto / Descrição: preencher o assunto descrito no COMPROT ou o assunto do dossiê no

qual o documento se encontra (dossiê de ofícios expedidos, dossiê de memorandos recebidos); • Interessado: preencher o equivalente ao interessado que consta no COMPROT; • Atendido (Sim/Não): é de preenchimento do Arquivo Geral.

5. Dados da entrega: nome da unidade do MF e sigla da unidade da federação da URE remetente.

• Termo de responsabilidade: quem preenche é o responsável do setor solicitante que recebeu os documentos marcados com SIM no campo “Atendido”;

• Para uso exclusivo do Arquivo Geral: o Arquivo Geral preencherá os campos no momento da entrega do documento ao setor solicitante;

• Data de devolução: é de preenchimento do Arquivo Geral para controlar a devolução e sua possível renovação.


APÊNDICE G – PROCESSO DE NEGÓCIO: DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS27


UNIDADE TRANSFERIDORA (REQUISITANTE): A) preencher o formulário “Solicitação de Empréstimo/Desarquivamento de

Documentos” em duas vias, com assinatura e carimbo do responsável pela unidade requisitante;28

27 Disponível também na Intranet SPOA/Recursos Logísticos. 28 Modelo disponível no Apêndice F e, para edição, na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.




Observação: apenas as unidades organizacionais transferidoras podem solicitar o desarquivamento de documentos sob custódia do Arquivo Geral.

B) apresentar o formulário de solicitação ao Arquivo Geral;

ARQUIVO GERAL:

C) localizar os documentos/processos no acervo;

D) tramitar à unidade requisitante, no sistema COMPROT, os processos solicitados;

E) assinar as duas vias do formulário “Solicitação de Empréstimo/Desarquivamento de Documentos”, entregues pela unidade requisitante:

E.1) reter a 1ª via no Arquivo Geral;

E.2) entregar a 2ª via à unidade requisitante, junto com os documentos/processos solicitados;


Findada a tramitação dos documentos ou processos desarquivados, a unidade deve:

F) tramitar ao Arquivo Geral, no sistema COMPROT, os processos desarquivados;

G) devolver os documentos/processos desarquivados ao Arquivo Geral, junto com a via do formulário “Solicitação de Empréstimo/Desarquivamento de Documentos” do requisitante;

ARQUIVO GERAL:

H) registrar o recebimento dos documentos/processos desarquivados no formulário “Solicitação de Empréstimo/Desarquivamento de Documentos”;

I) devolver a via do formulário de solicitação à unidade requisitante;

J) retornar os documentos/processos à sua caixa de arquivamento original;

Observação: caso não seja possível, devido a fatores como acréscimo de documentos e consequente aumento do volume da unidade informacional, o Arquivo Geral deve registrar a observação na listagem de transferência e alterar a localização no sistema COMPROT.


K) arquivar a via do formulário de solicitação, devidamente datada e assinada pelo Arquivo Geral, quando da devolução dos documentos/processos emprestados.

OBSERVAÇÃO: em hipótese alguma a devolução de documentos ou processos desarquivados pode ocorrer juntamente com a transferência da unidade ao Arquivo Geral.

serviços de arquivo (usuário) - fazenda.gov.br · arquivos e arquivamento (documentos). 4....

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