Seis dicas para criar painéis de desempenho de vendas melhores

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Você não vai querer esperar até o fim do trimestre para descobrir que estava errado. É preciso ter certeza de que você e sua equipe estão tendo um bom desempenho e tomando as melhores decisões possíveis. E, para isso, os painéis ainda são uma das melhores, embora negligenciadas, ferramentas de vendas disponíveis hoje. Os painéis de dados podem fornecer informações úteis relacionadas ao desempenho do pipeline de vendas individuais, podem fornecer informações úteis e rápidas para tomadas de decisões críticas. Permitir que as equipes usem uma única fonte de verdade proporcionará o alinhamento de todos os setores da organização, fornecendo as mesmas informações para gerentes e funcionários. Há um motivo para os painéis de vendas estarem em voga.

Você precisa encontrar sua próxima grande oportunidade de pipeline? Está curioso sobre a lucratividade dos produtos? Já tentou fazer análises hipotéticas “what if” para o planejamento regional? Você gasta horas analisando seus dados do Salesforce? Você precisa saber qual é a receita do ano até a data em um mapa geográfico?

Painéis são eficazes. Eles funcionam. Você deve estar se perguntando agora o que precisa fazer para começar a aplicá-los na operação de vendas de sua empresa. As práticas recomendadas para os painéis de desempenho de vendas consistem em métricas claramente definidas e na integração com seus processos de vendas. Use estas seis dicas para obter o máximo de seus painéis de desempenho de vendas.

1. Conheça seus dados

2. Otimize para uma única fonte de verdade

3. Escolha métricas relevantes

4. Use visualizações interativas

5. Use dados atuais e em tempo real

6. Possibilite a autossuficiência

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Conheça seus dados

Vamos começar do início. Você conhece seus dados? Onde eles são armazenados? Qual é a sua aparência? Conhecer seus dados é extremamente importante, devido às diversas oportunidades a serem consideradas.

Você precisa se conectar aos dados do pipeline e de vendas, que estão em planilhas, bancos de dados, cubos, no Hadoop e, é claro, no Salesforce. Existem diversas maneiras de levar os dados diretamente para o Salesforce, mas não se esqueça dos outros dados, como os de dimensionamento de mercado, de cotas de vendas, regionais ou demográficos.

Seus sistemas de vendas podem não capturar todas as transações, ou você pode não conseguir atribuir resultados aos vendedores em um ambiente de vendas em equipe. Os vendedores podem ser inconsistentes em seus registros de chamadas e e-mails. Alguns de seus dados de vendas podem estar horas, dias ou até mesmo semanas atrasados, ou terem sido alterados devido a erros de processamento. Se algo demora a ser medido, você já pode ter interpretado os dados incorretamente, ou pior, ter comprometido o desempenho do semestre.

Conhecimento é tudo.

A Amylin Pharmaceuticals é uma empresa biofarmacêutica que se dedica a melhorar a qualidade de vida das pessoas, descobrindo, desenvolvendo e comercializando medicamentos inovadores. Ela usa recursos, como MySQL e Infobright, para armazenar muitas informações, por exemplo atividades de vendas, dados de prescrições, informações demográficas e até mesmo dados de recenseamento para encontrar modelos comerciais que a ajudem a descobrir como melhorar e dimensionar suas equipes de vendas. Sobre o dimensionamento, podemos encontrar pelo menos 100 milhões de registros de dados.

Danielle Miller, Gerente de Operações de Vendas da Amylin precisava que suas equipes pudessem ver e entender todos esses dados em painéis otimizados para agilizar a tomada de decisão.

“Nossa força de vendas fazia várias chamadas todos os dias, mas não tinha ideia de quando atingiria a frequência da nossa região. Ao colocarmos isso em um painel e mostrarmos o déficit em determinadas áreas com médicos que não estavam sendo trabalhadas, houve um momento “eureca”. Nosso objetivo não era repreender os funcionários e dizer que eles precisavam fazer mais chamadas. Ao contrário, queríamos que eles soubessem o que estava acontecendo e mostramos uma visualização com os dados de gerenciamento de cada área”, conta Danielle.

Usar dados organizacionais em painéis visuais como uma única fonte de verdade transformou a análise, e essa transparência dos dados recém-encontrados melhorou significativamente as operações de vendas na Amylin.

1.

Assista ao vídeo para saber mais sobre como a Amylin Pharmaceuticals usa dados de várias fontes em painéis para melhorar sua operação de vendas.

“Os recursos são limitados, o tempo é curto e os dados são complexos. Por isso,

quando tentar responder a uma pergunta, você

provavelmente encontrará centenas de formas de fazê-lo. Às vezes, tudo o

que você precisa é seguir a orientação dos dados,

em vez de orientá-los.” “

—Danielle Miller, gerente de operações de vendas da Amylin Pharmaceuticals

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Otimize para uma única fonte de verdadeOs dados de vendas sozinhos, sem as indicações de região, empresa ou dados de marketing, não são tão valiosos porque limitam a tomada de decisão. Usar várias fontes de dados para uma exibição de painel é essencial para potencializar ao máximo o valor das informações.

A combinação de dados, também conhecida como mash-up de dados, é a capacidade de combinar ou juntar dados de várias fontes por um campo em comum. Como os dados são combinados por um campo comum a todas as fontes, esse método produzirá uma exibição unificada que incluirá seus clientes em potencial, o pipeline de vendas, as contas e as metas de desempenho.

Veja os painéis abaixo para entender a vantagem competitiva:

Visão geral do cenário

Para os gerentes de vendas, o que importa é a eficiência operacional de suas equipes, mas também é importante que todos tenham acesso às mesmas informações. Combine vários conjuntos de dados, como os dados de desempenho da equipe, os dados de cotas e regionais para ter uma visão geral da situação.

Em um único painel, você encontrará os totais da empresa e os desempenhos por região, equipe e funcionário. Neste painel, está óbvio que a região central apresenta um desempenho ruim. Se analisar atentamente os vendedores dessa região, você descobrirá que, apesar de muitos deles já terem atingido a cota (as barras verdes), outros estão muito longe disso, na região vermelha (barras cinzas).

Quota Dashboard

$0 $2,000,000 $4,000,000 $6,000,000 $8,000,000 $10,000,000 $12,000,000 $14,000,000 $16,000,000

Company Total

$0K $1,000K $2,000K $3,000K $4,000K $5,000K $6,000K $7,000K $8,000KSales

Central

East

West

Regional Total (click to see salespeople in region)# of Sales People# Hitting Quota% Hitting Quota% of Sales by Quota HittersQuota $Sales $Avg. QuotaAvg. Sales per Person $380,558

$275K$15,603K$11,825K

86.6%65.9%

2741

Stats- All

0K 200K 400K 600K 800K 1000K 1200KAchievement: Quota (%) or Sales ($)

Barbara DavisBetty ClarkCarol Allen

Charles LeeChristopher Wright

Daniel GonzalezDavid ThompsonDeborah AdamsDonald MitchellDonna WalkerDorothy Harris

Elizabeth MillerHelen RodriguezJames Williams

Jennifer AndersonJessica Baker

John Jones

Salespeople in All Region: Sales ($)View by Quota (%) or Sales ($)

%$

Hit QuotaNo

Yes

Neste painel, cada barra é um gráfico de marcadores: o sombreamento no plano de fundo indica a porcentagem da cota que foi atingida. A zona vermelha indica que menos de 50% da cota foi atingido. A zona verde mostra que 100% a 125% da cota foi atingido. Se algum vendedor atingir a cota, a respectiva barra ficará verde automaticamente. Para saber mais, clique na imagem e interaja com esse painel.

2.

5

Avaliação do desempenho do pipeline

Entender o desempenho das vendas corporativas é essencial para identificar os ajustes que precisam ser feitos nos seus negócios. Fazer uma análise comparativa básica, como a do crescimento anual, é tão simples quanto fazer um único cálculo, mas você também precisa observar o desempenho histórico, de modo cumulativo e para cada setor dos seus negócios. Combine os dados do Salesforce com dados de produtos para entender as tendências e as novas oportunidades por região.

01-Mar-10 01-May-10 01-Jul-10 01-Sep-10 01-Nov-10 01-Jan-11

Central

East

South

West

$0$20,000$40,000$60,000

Sale

s

$0$20,000$40,000$60,000

Sale

s

$0$20,000$40,000$60,000

Sale

s

$0$20,000$40,000$60,000

Sale

s

$41,343

$27,106

$71,647

$29,219

Furniture, Office Supplies, Technology Products

01-Mar-10 01-May-10 01-Jul-10 01-Sep-10 01-Nov-10 01-Jan-11

$0

$1,000,000

$2,000,000

$3,000,000

Run

ning

Tot

al o

fSa

les

$75,914

Cumulative Sales

Select Region:CentralEastSouthWest

Select Product Category:FurnitureOffice SuppliesTechnology

Last Week's Sales

Sales Performance

Este painel de desempenho de vendas mostra as tendências diárias de cada região filtradas por produto. Para saber mais, clique na imagem e interaja com esse painel.

Este painel mostra as tendências de vendas por região e produto. A tendência diária de vendas para cada região é mostrada na exibição superior, e a linha laranja abaixo mostra o total operacional de todas as vendas. O filtro permite que você crie exibições para cada região e produto pelos quais é responsável.

Usar representações visuais para analisar uma linha de tendência de uma influência sazonal permite que você faça previsões e crie um planejamento adequado. Você também pode tomar decisões analisando dados de trimestres historicamente ruins, das quedas nas férias de verão e dos picos das festas de final de ano.

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Escolha métricas relevantes

Acima de tudo, as métricas dos seus painéis devem ser indicadores realmente relevantes para as metas definidas. Para manter o foco nos objetivos, seja extremamente seletivo ao definir as métricas que devem ser usadas em seus painéis de vendas.

Considere o seguinte:

Quais são seus principais indicadores de desempenho e como você faz para medi-los?

Faça a correspondência dos KPIs com os objetivos de cada equipe ou funcionário. Se a equipe de vendas interna tem métricas diferentes do que as da equipe de vendas em campo, não use o mesmo painel predefinido para as duas. Forneça exibições personalizadas de dados para toda a sua força de vendas, sua equipe de canais e seus executivos, diretamente em um navegador da Web ou tablet, com segurança e atualizações automáticas.

Nesse painel de exemplo, filtre por departamento e equipe de vendas para ver os KPIs (Principais Indicadores de Desempenho) com códigos de cores para as etapas mais importantes do processo de conversão de cliente em potencial em contatos. Se sua organização estiver pagando $20, $50 ou até mesmo $100 ou mais por cliente em potencial, você vai querer ter certeza de que os vendedores estão fazendo o acompanhamento de cada um desses clientes de forma eficiente.

3.

Saiba mais sobre análises de dados de vendas neste tutorial em vídeo gratuito.

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Torne os KPIs úteis, não apenas informativos.

Em vez de analisar algo que os vendedores já fizeram, alinhe os processos com uma meta futura. Por exemplo, em vez de analisar todos esses possíveis clientes para os quais os vendedores não ligaram semana passada, veja se cada vendedor gerou pipeline suficiente para esta semana.

Alinhe as ações com cada indicador. Use os painéis de desempenho de vendas para orientar as ações que você e sua organização esperam. Se a qualidade do pipeline for exibida em vermelho, é melhor reorganizá-lo. Se suas métricas de tempo para chamada mostrarem que os vendedores estão demorando muito para ligar quando novos clientes em potencial aparecem, motive sua equipe de vendas ou investigue o que está acontecendo.

Favoreça os indicadores de previsão

Selecione métricas de análises externas que afetam o desempenho. O acompanhamento do número de chamadas de vendas deve incluir chamadas não completadas, correios de voz ou enganos. Em vez disso, considere rastrear o número de novos clientes em potencial qualificados por semana. Assim, você tem mais informações sobre as oportunidades.

Quantas chamadas de descoberta o vendedor fez hoje? Quantas conversas ocorreram para converter um cliente em potencial em uma oportunidade? Quantas oportunidades o vendedor criou ou ganhou hoje?

Você provavelmente tem outras métricas de vendas específicas que são indicadores de clientes em potencial das metas gerais da empresa. Essas métricas só devem ser incluídas se sua relação com a meta corporativa for clara.

É importante que você consiga explicar com precisão como cada métrica em seu painel está ligada aos objetivos da organização.

Assista a este webinar para saber como obter informações com os dados de vendas, tomar decisões melhores orientadas por dados, aumentar a produtividade e proporcionar mais confiança.

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Use visualizações interativas

Os painéis são importantes porque permitem que todos recebam as mesmas informações. Se usuários diferentes estiverem interagindo com os mesmos conjuntos de dados, os visualizadores terão perguntas sobre o que veem. Vendedores, gerentes e diretores poderão interagir com os mesmos dados e obter as respostas para suas próprias perguntas específicas.

Além disso, os painéis interativos permitem que os usuários executem tarefas de análise, como filtrar exibições, ajustar parâmetros, fazer cálculos rápidos e detalhar os dados para examinar os dados subjacentes – tudo isso com seleções intuitivas diretamente no painel. Com essa interatividade, as pilhas de dados se transformam em informações úteis e possibilitam uma tomada de decisão rápida.

Os vendedores e diretores da organização podem ajudar diretamente no fechamento de mais negócios, na solução de problemas e na tomada de decisão, em vez de perder tempo tentando entender os dados.

O Progressive Group of Insurance Companies é um dos maiores grupos de seguros de automóveis privados dos EUA e tem uma força de vendas de aproximadamente trezentas pessoas. Cada vendedor tem uma área grande para gerenciar, de 150 a 200 contas de agências individuais.

Rohan Mandelia, analista de dados da Progressive Insurance, precisava que as pessoas e as equipes interagissem com facilidade e fizessem suas próprias perguntas aos dados.

Com os painéis interativos, “Elas podem responder a perguntas imediatamente, podem descobrir quem precisam visitar, o momento mais adequado para fazer isso e sobre o que falar para melhorar os números – estão com a faca e o queijo na mão”, conta Mandelia.

4.

Assista ao vídeo para saber mais sobre painéis interativos.

“O processo não precisa ser antiquado, você

não tem que gerar um monte de relatórios e fazer essas conexões

sozinho, porque não foi contratado para isso. Você

é um representante de vendas e seu trabalho é vender. Todo o resto deve ficar invisível em

segundo plano.”

—Rohan Mandelia da Progressive Insurance

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Use dados atuais e em tempo real

Tudo o que dados antigos podem oferecer é uma falsa sensação de confiança para tomar decisões. Certifique-se de que os dados presentes em seus painéis sejam atuais e que as métricas selecionadas reflitam desafios comerciais oportunos.

Os dados podem ser deste trimestre, desta semana, de agora ou de alguns segundos atrás. Seja qual for o período mais adequado para seus negócios, não há dúvidas de que os painéis em tempo real podem melhorar suas operações de vendas.

A Watts Water Technologies, fabricante global de produtos para encanamento, aquecimento e tratamento da água, tem uma equipe de aproximadamente sessenta pessoas nos Estados Unidos. Com esses agentes, a empresa precisa atender à demanda de preços regionais para responder a situações competitivas em tempo real.

Kris Munson, diretor de preços estratégicos, já sabe da importância de um fluxo de dados em tempo real, por isso decidiu deixar o Excel de lado para obter informações em 30 segundos.

Com os painéis em tempo real, os usuários podem ver as 25 milhões de transações de preços de um ano inteiro e calcular os preços necessários na hora.

Os painéis interativos com um fluxo de dados em tempo real permitem responder imediatamente a perguntas que não foram previstas e sempre oferecerão exibições atualizadas quando você os acessar.

Assista ao vídeo para saber mais sobre o sucesso da Watts Water Technology com os painéis em tempo real.

“É tão dinâmico que você pode

fazer alterações imediatamente para

fazer novas perguntas e encontrar respostas que nunca imaginou.”

—Kris Munson da Watts Water Technologies

5.

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Possibilite a autossuficiência

Você pode ver e entender os dados de vendas criando painéis e interagindo com eles. Foi-se o tempo em que era necessário contratar uma empresa para gerar relatórios corporativos personalizados e publicar painéis com os dados das vendas. No mercado atual, não há tempo a perder esperando os processos ETL, que podem durar horas ou até mesmo o dia inteiro. Você tem negócios para fechar.

Economizar tempo em cada etapa do fluxo de trabalho dos dados é essencial. Instalar o software, acessar e analisar conjuntos de dados complexos, publicar painéis interativos e compartilhá-los com toda a sua organização – tudo isso pode afetar seus dados de vendas, por isso, o processo informação-decisão deve ser rápido.

Use melhor o seu tempo e os seus recursos conectando diretamente seus dados de vendas com uma solução que permite aos usuários criar e compartilhar seus próprios painéis. A equipe de TI não precisa gastar horas e horas por semana para criar painéis e relatórios de vendas. Deixe ela se concentrar em projetos estratégicos que proporcionam o crescimento da organização.

Você e sua equipe podem usar painéis de autoatendimento para acompanhar seus clientes em potencial, o pipeline de vendas, suas contas e os principais indicadores de desempenho (KPI).

Combine os dados do Salesforce com os clientes em potencial da campanha, o acompanhamento na Web, os e-mails recebidos e os casos de suporte para identificar as melhores oportunidades. Neste painel, veja quais clientes em potencial ou contas recentemente telefonaram, enviaram e-mail, visitaram o site da empresa, iniciaram uma versão de avaliação ou registraram um caso de suporte. Esse painel é uma excelente forma de permitir que cada um dos vendedores seja autossuficiente e identifique para quem deve fazer a próxima chamada.

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Conclusão

Que números você pode atingir? Quais negócios você pode fechar? Quais são as regiões mais importantes hoje? Não limite sua tomada de decisão. Para obter os melhores resultados de vendas, otimize seus painéis de desempenho com o máximo de flexibilidade e sofisticação adotando estas seis práticas recomendadas.

Se você já criou painéis de vendas, anote essas dicas e compare as informações obtidas com os dados. Caso ainda não tenha usado painéis, além de se perguntar por que ainda não fez isso, avalie também se experimentar esses métodos permitirá que você identifique melhor os objetivos de curto e longo prazo das vendas.

Sobre os autores

Evan Randall, vice-presidente de operações de vendas da Tableau Software

Depois de três anos como cliente Tableau, Evan aproveitou a oportunidade de se juntar à equipe da Tableau. Evan é responsável pelo gerenciamento do tempo, da eficiência e da eficácia da equipe de vendas. Ele lidera treinamentos e capacitações de vendas, estratégia e planejamento e o desenvolvimento do processo de vendas. Antes de fazer parte da equipe da Tableau, Evan atuou em cargos de liderança de operações de vendas nos setores de fabricação de semicondutores, telecomunicações e software na AMD, Spansion, Dell e JDSU.

Phil Gilles, chefe da equipe de operações de vendas – processos e tecnologias da Tableau Software

Phil é responsável por uma equipe de analistas de operações de vendas da Tableau Software. Antes de integrar a equipe da Tableau, ele trabalhou na Doyenz, Inc. Lá, ele criou painéis de processos e relatórios para ajudar a gerenciar uma organização de vendas mais rápida em uma organização multinacional em crescimento. Phil trabalha em uma função interdepartamental na Tableau, que inclui liderança de vendas, finanças, operações e administradores de sistema. Seu trabalho ajuda a garantir a escalabilidade das soluções, o cronograma e a validade dos dados e uma experiência de usuário simples e positiva – tudo isso enquanto orienta o aumento da produtividade e da capacidade de medição da organização de vendas.

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Sobre o Tableau

O Tableau oferece uma nova abordagem revolucionária para painéis de dados de análises de vendas. Com a tecnologia “arrastar e soltar”, é muito fácil e rápido se conectar aos seus dados de vendas, visualizá-los, compartilhá-los e gerar relatórios com eles em uma experiência integrada, do PC ao iPad. Você pode até mesmo se conectar diretamente ao Salesforce.com, eliminando a necessidade de um banco de dados independente. O usuário não precisa ter conhecimentos de programação para gera painéis de dados visuais de autoatendimento com o Tableau. Veja o impacto que o Tableau pode ter em seu pipeline de vendas baixando uma avaliação gratuita em www.tableau.com/pt-br/products/trial.

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