SUA EMPRESA ESTÁ PREPARADA PARA

ENFRENTAR O CORONAVÍRUS

(COVID-19)?

SU

MÁ

RIO

031316323334394044455152565758

O que preciso saber sobre Vírus?Como devo preparar a minha empresa?01 – Ação no Local de Trabalho

• 01-Check-List Ações no Trabalho

• 01-Infográfico – Ações no Trabalho

02 - Ações para Trabalho Remoto

• 02-Check-List Trabalho Remoto

03 – Ações para Banco de Horas

• 03-Check-List Banco de Horas

04-Ações para Administrar Atestados Médicos

• 04-Check-List Atestados Médicos

05-Ações para Organizar Férias Coletivas

• 05-Check-List – Férias Coletivas

Mensagem

Considerações Finais

O QUE PRECISO SABER SOBRE O VÍRUS?

VAMOS FALAR DE COVID-19

No dia 11 de março de 2020, a Organização Mundial da Saúde (OMS)classificou o novo coronavírus como uma pandemia: reconhecendo que adoença está sendo transmitida em escala mundial. É importante que suaempresa, se prepare e comece a planejar ações de prevenção e caso asituação se agrave tenha planos para o seu negócio continuar funcionandoem meio à crise.

Esse Ebook traz ideias e um checklist de ações para que sua empresa seprepare de maneira responsável para a pandemia.

A seção sobre a doença é baseada em informações oficiais extraídas do siteda Organização Panamericana de Saúde (OPAS) e da Organização Mundialda Saúde (OMS).

A seguir vamos falar um pouco sobre a doença e depois apresentar ideias deações que sua empresa (e muitas das que já adotamos na nossa) pode fazera respeito.

5

O QUE É O CORONAVÍRUS (COVID-19)

O coronavírus é a nomenclatura popular dada à família de vírusCoronaviridae, pois possuem a aparência de coroa e o nome vem daí..

A primeira mutação que causou morte nos seres humanos apareceu em2002, naquele ano a Síndrome Respiratória Aguda Grave ou S.A.R.S-CoV,ocasionou cerca de 770 mortes na China. O surto que estamos vivendo nomomento é causado por um novo agente dessa família, o 2019-nCov, e comele somamos sete vírus da família Coronaviridae que podem infectar sereshumanos.

O sétimo tipo de coronavírus foi descoberto após surgirem diversos casosde pneumonia na região de Wuhan, na China.

Com tantos casos os médicos precisaram descobrir qual era o agentecausador da doença e, em em 31 de dezembro de 2019, o mundo recebeu oprimeiro alerta sobre o novo coronavírus.

6

PRINCIPAIS

SINTOMAS

O novo vírus é o causador dadoença Covid-19 e ele podecausar nos seres humanos osseguintes sintomas:

❑ Febre alta;❑ Tosse;❑ Dificuldade para respirar e

falta de ar.

Algumas pessoas tambémpodem apresentar sintomascomo: congestão nasal, coriza ediarreia.

7

COMO SE

TRANSMITE

O contágio pode aconteceratravés de gotículas de saliva,espirro, tosse ou catarro de umapessoa infectada. Por isso arecomendação da OPAS é manterdistância de pelo menos 1 metrode uma pessoa com sintomas degripe.

A contaminação também podeocorrer por meio de objetos esuperfícies. Isso acontece daseguinte forma: uma pessoa queestá infectada espirra em cima deum objeto, caso uma outra pessoatoque neste mesmo objeto e levesuas mãos à altura do rosto naboca, nariz ou olho a chance decontaminação é grande.

8

TAXA DE MORTALIDADE

E TRANSMISSÃO

A taxa de mortalidade é algoimportantíssimo a ser mencionadopois, apesar da doença ser séria aSociedade Brasileira de Infectologia,reforça que não se deve causarpânico na população.

De acordo com dados extraídos dosite da OPAS, de 118.326 casosconfirmados no mundo todohouveram 4.292 mortes (até março-2020), ainda de acordo com elesapenas adultos com mais de 60anos e pessoas com doenças pré-existentes como diabetes oucardiopatas podem ter o quadro dadoença agravado.

A recomendação é acompanhar osnoticiários locais, portais denotícias confiáveis e claro, nasinformações oficiais daOMS/Ministério da Saúde eSecretaria de Saúde.

9

COMO SE PROTEGER?

Segundo dados da OPAS, a maior chance de contágio se dá de pessoas parapessoas, por isso, você mesmo pode adotar medidas individuais para seproteger, afinal, todos os dias tocamos em diversos objetos como: corrimão,barras de apoio no transporte público, maçanetas e muitas outrassuperfícies.

Por isso, a recomendação oficial da OPAS e da OMS é:

• Lavar as mãos com frequência com água e sabão por no mínimo 20segundos;

• Fazer o uso de álcool em gel 70%;• Ao tossir ou espirrar cobrir a boca com o antebraço e logo em seguida

lavar as mãos;• Evite levar as mãos aos olhos, boca e nariz com muita frequência;• Limpe e desinfete com frequência os objetos que você e outras pessoas

utilizam;• Evite compartilhar copos, talheres, toalhas e qualquer outro objeto que

tenha chance de contaminação..

10

MÁSCARAS E A

PREVENÇÃO

Uma das coisas que muitaspessoas compraram quando asituação começou a se agravarno Brasil foram as máscaras.

Elas podem ajudar quando apessoa já apresenta algumsintoma da doença ou entrouem contato com algum possívelinfectado.

Hoje, é recomendado que todosa usem para evitar atransmissão. Veja osorientações no nossoinfográfico logo a seguir

Claro que os profissionais desaúde não podem abrir mãodelas pois, eles mantêmcontato com diversas pessoase é uma prática do dia a dia dequalquer hospital.

11

Fonte:OMS – Organização Mundial de Saúde

12

Fonte: OMS – Organização Mundial de Saúde

MÁSCARA DE PANO

COMO DEVO PREPARAR A MINHA EMPRESA?

O QUE MINHA EMPRESA DEVE FAZER?

Nas páginas seguintes você encontrará algumas ideias baseadas empesquisas e ações que estamos tomando na nossa própria empresa.

Se você tiver mais ideias, correções ou dicas por favor nos envie no e-mail:contato@perfilsst.com.br.

Entendemos que a preparação da sua empresa pode ser baseada em 5 tiposde ações possíveis.

A seguir, vamos mostrar iniciativas para cada uma dessas ações e detalharcomo fazer.

15

AÇÕES POSSÍVEIS

1.Ação no local

de trabalho 2.Ações para

o trabalho remoto 3.Ações para o

banco de horas

4.Ações para administrar

atestados médicos 5.Ações para organizar

férias coletivas

16

AÇÕES NO LOCAL DE TRABALHO

01

17

INFORMAR COLABORADORES COM RECOMENDAÇÕES OFICIAIS

Fingir que nada está acontecendo é um erro que sua empresa não podecometer. Pensemos no seguinte cenário: quando o transporte públicocomunica que possivelmente irá entrar em greve, os colaboradoresperguntam aos seus gestores e ao RH como poderão se comportar casoisso aconteça — este é um sinal de que eles confiam na informação passadapela empresa.

O ideal é que o caso do coronavírus (COVID-19) seja tratado da mesmaforma, e que a empresa tenha boletins informando a dimensão do surto.Afinal, ter um canal aberto para solucionar dúvidas é bom para que seuscolaboradores saibam que a empresa está atenta ao que acontece no mundolá fora, o que fortalece a sua cultura organizacional além de valorizar otrabalho dos seus colaboradores.

EVITE FAKE NEWS

Um bom jeito de fazer essa comunicação interna é por meio de e-mailsdisparados para toda a empresa, canais de mensagens internas ecomunicados espalhados em murais físicos.

Cuidado!

É importante evitar repassar informações médicas sem garantir a origem, asfake-news sobre o coronavírus podem disseminar o pânico e ações erradas.Por isso, é muito importante garantir que a empresa repasse apenas asinformações de órgãos oficiais (OMS, OPAS, Ministério da Saúde, prefeituras,etc).

19

LAVAGEM CORRETA DAS MÃOS

Como vimos, uma das formas de prevenção é redobrar o cuidado com ahigiene, nesse caso colocar cartazes perto das pias dos banheiros cominstruções de como lavar as mãos corretamente e como descartar o lixo,é uma ação importante que sua empresa deve realizar imediatamente.

“A lavagem das mãos deve acontecer de acordo com as superfícies comque a pessoa entra em contato, ser feita com água e sabão e durar pelomenos 1 minuto”, orientou Pedro Pinheiro Bessa, médico do Hospital SãoJosé de Doenças Infecciosas, em entrevista concedida ao site daSecretaria da Saúde do Ceará.

A fixação de representações gráficas lembra o colaborador de todos osmovimentos que necessitam ser realizados, melhora a qualidade dalavagem e, por consequência, a redução de vírus e bactérias nasuperfície.

Precisa de um modelo?

Se quiser pode utilizar a imagem em alta resolução que disponibilizamosna página a seguir.

20

DISPONIBILIZAR ÁLCOOL EM GEL

Disponibilizar álcool em gel em locais estratégicos.

O álcool em gel (com concentração acima de 70%) é um agente muito eficazna proteção contra o coronavírus, ele somado a prática de lavar as mãosconstantemente, podem ajudar a evitar o contágio.

Para o álcool 70% em gel ou solução, a orientação é friccionar as mãos pelomenos por 20 segundos, segundo a secretaria de saúde.

Sua empresa pode incentivar os colaboradores a passarem álcool em gelnas mãos fazendo uma distribuição estratégica deles. Podem ser pequenosfrascos colocados na mesa dos colaboradores, galões menores ao alcancede todos ou dispensers presos à parede em diversos pontos da empresa, emparticular nos pontos de entrada e saída, alto movimento e locais comcontato físico.

CUIDADO COM A LIMPEZA E HIGIENE

Redobrar o cuidado com a limpeza, especialmente nos pontos de contato.

Novamente, frisamos o quanto a limpeza é essencial no combate à essevírus. É importante combinar com a equipe de limpeza a desinfectaçãoconstante de: botões de elevadores, catracas, corrimão, telefones, mesas etodos os objetos que são constantemente tocados pelos colaboradores.

As lixeiras do banheiro devem ser recolhidas com maior frequência, porabrigarem dejetos de lenços de papel entre outros lixos.

Analisar a possibilidade de aumentar a equipe de limpeza também é uma boaforma de prevenção.

Se não for possível, incentive os colaboradores a limparem as suas própriasmesas. Essa colaborativa pode ser muito eficaz!

USO DE BIOMETRIA E ACESSOS PÚBLICOS

Hoje em dia muitos prédios possuem acesso através da leitura da impressãodigital e até mesmo utilizam relógios de ponto que captam a biometria docolaborador. Como o vírus se propaga através de fluídos e do contato commão/rosto essa pode ser uma fonte de contágio.

Imagine quantas pessoas vão colocar os dedos nesses lugares diariamentediversas vezes ao dia.

Desabilitar o uso da biometria nessas ocasiões é essencial, o acesso podeser substituído por crachás e, no caso dos relógios de ponto, pode seconsiderar meios alternativos como o ponto por computador ou aplicativo.

MELHORAR A VENTILAÇÃO NATURAL

Infectologistas afirmam que o vírus se propaga mais facilmente em locaisfechados e com pequena ventilação. Por isso, é importante promover asações no próprio ambiente de trabalho como: desligar ar-condicionados dolocal e abrir as janelas para que o vento circule em todo o escritório.

Alguns edifícios comerciais possuem as janelas lacradas, nesses casos omelhor a se fazer é cobrar que a manutenção do edifício mantenha os filtrosdo ar-condicionado sempre limpos.

Solicite ao seu condomínio ações de prevenção coletiva também!

Entre as mais comuns estão: distribuir informes nos elevadores, redobrar alimpeza e instalar equipamentos de álcool em gel próximo aos botões. Éimportante que a ação seja coletiva, então caso o seu condomínio ainda nãotenha disponibilizado nenhum informe sobre a situação, você deve contatá-los

RESTRINGIR AS REUNIÕES PRESENCIAIS

Se a sua empresa ainda não adota a prática de reuniões porvideoconferência, essa é uma boa hora para começar. Para se fazer umareunião dessa forma, é necessário apenas um computador com microfone euma boa conexão pela internet, sem contar que hoje em dia existem muitasferramentas para essa prática.

Adotar esse tipo de reuniões farão com que seus colaboradores evitem sedeslocar para outros locais ou até mesmo ficar em uma sala fechada dentroda empresa. Em alguns casos é interessante o e-mail ou outros meios decomunicação.

Se no seu ramo são necessárias viagens constantes a trabalho, é tambémuma boa ideia começar um plano para rever a possibilidade de adiar asviagens nesse momento.

EVITAR A PROXIMIDADE FÍSICA

Nesses últimos dias temos visto países e empresas adotarem diversasmedidas de restrição de proximidade física para conter a disseminação dadoença. Se for possível no local de trabalho é positivo reduzir aglomeraçõese proximidade física entre colaboradores.

Além disso, a nossa cultura brasileira é adepta da proximidade física entrepessoas, onde saudações diárias de beijos e abraços são comuns.

Infelizmente isso facilita a transmissão da doença e é interessantecomunicar esse fato aos colaboradores com cartazes e vídeos bem-humorados.

ACOMPANHAR DE PERTO QUEM APRESENTA SINTOMAS

Em diversas partes do mundo, a disseminação do vírus é maior do que noBrasil, inclusive a vasta maioria dos casos brasileiros foi iniciada comcontágio no exterior.

É importante que a empresa faça uma orientação aos colaboradores queestiveram fora do país recentemente para que eles realizem os exames paratestarem o coronavírus e, dependendo da situação, aguardar uns dias pararetornar ao trabalho.

Claro, se alguns colaboradores tiverem contato com alguém que viajou parafora é importante que eles fiquem atentos e realizem o teste também!.

É importante AGIR logo que um colaborador for descoberto como vírus.

É IMPORTANTE AGIR LOGO

A orientação oficial do Ministério da Saúde é que se um colaborador fordiagnosticado com a Covid-19 ele deve ser imediatamente afastado de suasatividades e permanecer em isolamento domiciliar ou hospitalar, conformeorientações médicas.

É preciso ressaltar que uma pessoa infectada pode colocar todas as outrasem risco. Por isso, as primeiras orientações para quem conviveu de formamuito próxima com a pessoa diagnosticada é também o afastamentoimediato e atenção aos sintomas.

Mesmo que imediatamente essas pessoas não tenham sintomas, énecessário que elas também sejam afastadas pois, depois de infectadas ossintomas começam a aparecer entre 2 a 14 dias.

LIBERAR AFASTAMENTO SEM ATESTADO MÉDICO

Esse é um tópico muito importante, muitos colaboradores sentem medo dese afastar da empresa sem atestado médico, entretanto, nesse momento aorientação dos profissionais de saúde é que as pessoas somente procuremum hospital no caso dos sintomas se agravarem muito. Dessa forma, épossível que os seus colaboradores não tenham um atestado.

Nesse momento entra a compreensão, a empresa não deve exigir umatestado médico do colaborador, pois, isso só causaria umcongestionamento maior do sistema de saúde.

A saída é realizar acordos de banco de horas ou até mesmo a dispensa semprejuízos de remuneração.

ATENÇÃO AO TRANSPORTE PÚBLICO

Quando não for possível evitar o transporte público, é importante ressaltaraos colaboradores que evitem levar a mão ao rosto após tocar nas barras desegurança dos ônibus ou metrôs e, assim que chegar na empresa realizar ahigienização das mãos.

Para isso, a empresa pode disponibilizar álcool em gel 70% logo na entrada,assim pode evitar o esquecimento do colaborador.

AÇÕES TRANQUILIZADORAS

Como dissemos no início, é muito importante que sua empresa não criepânico nos colaboradores, portanto, explicar o motivo dessas ações éessencial. A sua empresa também pode promover palestras online comprofissionais da área da saúde, esse trabalho de comunicação com certezadeixará o assunto mais leve.

Compreensão é uma das palavras-chave desse momento. Se o seucolaborador ficar estressado ou muito preocupado por ter pego uma gripe enão conseguir comparecer ao trabalho, isso pode atrapalhar bastante aqualidade de vida dele. A insegurança da perda do emprego, num momentocomo esse, pode gerar um nível de estresse alto. Por isso, conscientizar queos colaboradores podem se ausentar nesses casos sem preocupação é umaboa saída.

Para ajudar nessas situações, você também pode adotar medidas comobanco de horas ou home office. Desenvolvemos um capítulo onde vamosmostrar a melhor prática de trabalho remoto.

32

1. CHECK-LIST – AÇÕES NO TRABALHO

Informar colaboradores com recomendaçõesoficiais

Redobrar o cuidado com a limpeza,especialmente nos pontos de contato

Afixar representações gráficas nos banheiros sobre a maneira correta de lavar as mãos

Desligar ar condicionado e melhorar aventilação natural

Disponibilizar álcool em gel em locaisestratégicos

Evitar proximidade física entre colaboradores

Solicitar ao condomínio ações de prevençãocoletiva

Acompanhar de perto pessoas que apresentam sintomas ou voltaram de viagens internacionais

Desabilitar uso de biometrias com contato (dedos

e mãos) em portas, relógios de ponto, etc

Apoiar as pessoas e realizar açõestranquilizadoras

Restringir reuniões presenciais e viagens

33

INFOGRÁFICO

AÇÕES NO TRABALHO

Informar colaboradorescom recomendações oficiais

i

Afixar representações gráficas nos banheiros sobre a maneiracorreta de lavar as mãos

!

Disponibilizar álcool em gel emlocais estratégicos+

Desabilitar uso de biometrias comcontato (dedos e mãos) em portas,relógios de ponto,etc

Redobrar o cuidado com a limpeza, especialmente nos pontos de contato

Desligar ar condicionado e melhorara ventilação natural

Solicitar ao condomínioações de prevenção coletiva

Restringir reuniões presenciais e viagens

Evitar proximidade físicaentre colaboradores

Acompanhar de pertopessoas que apresentamsintomas ou voltaramde viagens internacionais

Apoiar as pessoas e realizarações tranquilizadoras

34

AÇÕES PARA TRABALHO REMOTO (HOME-OFFICE)

02

35

A PRÁTICA DO TRABALHO REMOTO

O home office ou “trabalho remoto”, é um modelo de trabalho em que ocolaborador realiza as atividades de sua residência ou escritórios remotos eé uma ótima alternativa para evitar a proliferação do vírus, reduzindo ocontato entre colaboradores no local de trabalho.

Apesar do termo indicar o trabalho de casa, o home office vai além disso, ocolaborador pode levar seu notebook e o smartphone a um lugar que permitaacesso à internet e assim executar suas tarefas.

Qualquer empresa pode adotar?

Toda empresa pode adotar o modelo de trabalho remoto (home office) desdeque devidamente acordado com o colaborador.

Confira a seguir como preparar sua empresa para adotar o home office.

1 http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2017/lei/l13467.htm

36

PROVIDENCIAR CONDIÇÕES PARA O TRABALHO REMOTO.

Para que o funcionário possa desempenhar todas as suas atividades assimcomo faria em seu escritório, é necessário que ele tenha à sua disposiçãotodas as ferramentas e softwares da empresa.

Não é porque o colaborador estará fora da empresa que a organização nãoprecisa ser preocupar com a estrutura de trabalho.

• O colaborador terá computador?• Esse computador tem o acesso à rede necessária?• Celular e linha de telefone?

Cabe então à empresa oferecer não apenas as ferramentas de trabalho, masverificar e garantir que o celular, computador, internet, papéis, tintas paraimpressão e energia elétrica estarão disponíveis.

Estabeleça quem e quando os colaboradores podem fazer home office, dequanto em quanto tempo será necessário o contato com o gestor e quaisferramentas serão utilizadas para garantir a integração dos colaboradorescom a empresa.

37

ESCOLHER AS FERRAMENTAS

Escolher e adotar ferramentas para gestão remota dos colaboradores e dotrabalho é uma etapa fundamental para a produtividade.

A possibilidade de realizar o trabalho em casa demanda para as empresasadotar um novo tipo de gestão. É fato que fazer a gestão de uma equipe quenão está trabalhando no mesmo local é bem diferente.

Por isso é necessário que a empresa esteja preparada para adotarferramentas que auxiliem e otimizem a gestão remota. O trabalho homeoffice demanda flexibilidade de horários de trabalho, canais de comunicaçãointerna, ferramentas de gestão de atividades e etc.

Dessa forma busque otimizar o dia a dia dos colaboradores com ferramentascomo: Slack, Trello, Zoom e Anydesk que auxiliam na comunicação interna,reuniões por vídeo chamada e controle de jornada.

38

DEFINIR AS REGRAS DO HOME-OFFICE

Para garantir uma boa transição, a companhia precisa investir emcomunicação interna sobre o tema que tirem toda e qualquer dúvida arespeito do trabalho remoto e como ele funcionará em cada departamento,caso contrário o trabalho home office pode tomar rumos não muitoprodutivos.

Por isso, é importante investir em treinamentos, palestras sobre o tema esobre as ferramentas necessárias, capacitar os líderes para esclarecerquaisquer dúvidas dos colaboradores. Os treinamentos devem variar deacordo com a função de cada colaborador na empresa.

A empresa deve orientar as equipes sobre como elas devem trabalhar emcasa: métodos, softwares e recursos que serão utilizados, as orientaçõespodem abranger ainda práticas de segurança e ergonomia em casa.

Lembre-se que para garantir uma boa transição, a companhia precisainvestir na comunicação assertiva com os colaboradores para resolver ealinhar todos os processos.

39

2. CHECK-LIST - HOME OFFICE

Perguntar aos colaboradores sobre equipamentos e condições para o trabalhoremoto

Ensaiar: faça um projeto piloto

Criar ou revisar políticas e regras bem claras de trabalho remoto para as diferentes equipes e realidades

Providenciar condições para que o trabalho remoto seja efetivo

Escolher e adotar ferramentas para gestãoremota dos colaboradores e do trabalho

Comunicar os colaboradores sobre a política de trabalho remoto

40

AÇÕES PARA BANCO DE HORAS

03

41

COMO SUA EMPRESA PODE SE ORGANIZAR

Para se preparar e ter máxima flexibilidade com a COVID-19, a gestão das

jornadas de trabalho e escalas pode necessitar da implantação de banco

de horas.

O banco pode ser um sistema eficiente para os funcionários evitarem o

horário de pico do transporte público, uma vez que aglomerações podem

ocasionar transmissão do vírus. Além disso, facilitar a adaptação ao

trabalho remoto.

42

POLÍTICAS E REGRAS BEM CLARAS

O banco de horas é uma boa alternativa para empreendedores e

colaboradores, mas antes de implementá-lo é necessário fazer o

planejamento com os gestores e equipe de RH da sua empresa.

Uma organização possui diversas áreas, e cada qual possui suas

necessidades, cabe então ao gestor organizar as diretrizes para a

implementação do banco de horas, ou seja, definir as regras para realização

de horas extras, qual o limite de acúmulo para o banco de horas da equipe e

qual o prazo para compensação

Definir essas regras é extremamente importante, uma vez que elas terão que

ser seguidas pelos colaboradores. Lembre-se que o contexto agora é outro e

é possível que seja necessário se planejar para ter uma maior flexibilidade.

43

COMUNICAR OS COLABORADORES

Após a definição das regras, é necessário comunicar os colaboradores, por

isso é importante deixar bem claro os benefícios e as exigências para a

adoção do banco de horas.

Essa comunicação deve ser formal, mas também é recomendável usar

métodos mais didáticos para melhor compreensão de todos. Para isso utilize

um guia ou folder trazendo exemplos práticos e crie um canal para que os

gestores possam esclarecer eventuais dúvidas.

Com a adoção dessa modalidade é necessário disponibilizar também formas

para que o colaborador possa acompanhar seu saldo de banco de horas,

dessa forma a organização incentiva autogerenciamento da jornada de

trabalho.

44

3. CHECK-LIST – BANCO DE HORAS

Criar ou revisar políticas e regras bem claras de banco de horas para as diferentes equipes e realidades.

Preparar ferramentas sistêmicas (aplicativos, softwares, etc) para registrar as horas e facilitar a gestão do banco.

Comunicar os colaboradores sobre a política e treiná-los para o uso das ferramentas adotadas.

45

AÇÕES PARA ADMINISTRAR ATESTADOS MÉDICOS

04

46

FLUXO DE ATESTADOS MÉDICOS

Pode-se imaginar que com o aumento dos casos, pode haver

colaboradores da sua empresa que apresentarão recomendação médica

para se afastar. Com isso, o fluxo de atestados pode ficar sobrecarregado

ou ser inadequado para o contexto atual.

Essa é uma das dúvidas mais comuns sobre o tema, no entanto como o

Brasil apresentou seus primeiros casos, ainda não se tem muitas

informações de como os hospitais e empresas definirão um período de

afastamento.

Nesse caso cabe então às empresas se organizarem para administrar o

recebimento de atestado, uma vez que o colaborador não poderá se dirigir

até a empresa. Confira algumas dicas de como otimizar esse processo.

47

REVISAR POLÍTICA DE SUBMISSÃO

Análise, aprovação e guarda de atestados médicos

A legislação trabalhista não estabelece um prazo para apresentação e

recebimento de atestados médicos, dessa forma cabe à empresa

estabelecer por meio do regulamento interno as regras para esse prazo que

devem ser de conhecimento de todos os colaboradores.

Algumas prefeituras e órgãos públicos vêm orientando que caso o

indivíduo apresente sintomas que se enquadrem na definição de caso

suspeito de doença respiratória, e que possuem condições de

acompanhamento domiciliar, deverão receber atestado médico

determinando o afastamento de 14 dias a contar do início dos sintomas,

para evitar maior contaminação do público

48

ADEQUAÇÃO DA POLÍTICA DE SUBMISSÃO

Análise, aprovação e guarda de atestados médicos

No entanto, por conta do coronavírus a sugestão é que as empresas

revisem suas políticas internas em relação a entrega de atestado, uma vez

que o recomendado é que o colaborador não se dirija à empresa e fique

afastado durante 14 dias. Muitas empresas adotam políticas de entrega de

atestado entre 5 a 7 dias, nesse caso a dica é revisar a política interna

sobre os prazo e canais para a entrega do atestado.

Outra dica é aceitar esses atestados por canais digitais.

49

FERRAMENTAS PARA OTIMIZAR PROCESSOS

Preparar ferramentas sistêmicas (aplicativos, softwares, etc) paraotimizar os processos relativos a atestados médicos

Para lançar os atestados remotamente, armazenar eletronicamente,

controlar a presença e ausência e manter as áreas da empresa com o

planejamento adequado de escalas, sugerimos adotar uma ferramenta

eletrônica para realizar essas tarefas.

A troca de e-mails, guarda de papéis e autorizações boca-a-boca podem

criar confusão fazer com que o RH se desorganize, com futuro retrabalho

e prejuízo.

50

COMUNICAR E TREINAR COLABORADORES

A comunicação interna é fundamental para o sucesso de uma empresa, e

isso não é diferente no caso da entrega de atestados. Como mencionamos

anteriormente, a recomendação é que se um colaborador for diagnosticado

com o coronavírus, não se dirija à organização. Mas nesse caso como ele

poderá comunicar seu gestor?

A dica é que antes que isso aconteça a empresa tome medidas de

antecipação, ou seja, crie canais de comunicação para que o colaborador

possa avisar a equipe de RH e seu gestor, tais como endereços de e-mail,

grupo de whatsapp para equipes e gestores, entre outras alternativas

rápidas e eficientes. Outra maneira é por sistema de gestão, que informam o

gestor sobre isso e armazenam os atestados.

51

4. CHECK-LIST – ADMINISTRAR ATESTADOS

Revisar a política de submissão, análise, aprovação e guarda de atestados médicos

Preparar ferramentas sistêmicas (aplicativos, softwares, etc) para otimizar os processos relativos a atestados médicos

Comunicar os colaboradores da política e treiná-los para o uso das ferramentasadotadas

52

AÇÕES PARA ORGANIZAR FÉRIAS COLETIVAS

05

53

AVALIAR SITUAÇÕES

É importante que você converse com os seus gestores e entenda quais

situações impossibilitam o trabalho: faltam peças, deslocamento impedido,

etc.

Com isso claro, é possível tomar a decisão de maneira racional e comunicar

às partes envolvidas. Antecipando as férias, fica possível aumentar a

produtividade nos próximos meses, quando a demanda de trabalho for

maior .

Para administrar o descanso coletivo de forma correta é importante que o

departamento pessoal esteja atento aos detalhes da legislação. Para fins

de orçamento, as férias coletivas devem ser tratadas como férias

individuais, ou seja, a empresa deve provisionar ⅓ de férias e prever os

descontos citados.

54

ESTIMAR OS TRABALHOS NECESSÁRIOS

Assim como férias coletivas podem ser necessárias, pode ser necessário

um recesso, situação onde por liberalidade da empresa são concedidos

dias sem trabalho. Cabe avaliar a aplicação.

Áreas distintas da empresa têm necessidades diferentes de trabalho. Por

exemplo, a logística necessita realizar trabalho externo e condizente às

regras de trânsito da cidade. Já o suporte ao cliente, necessita trabalhar

no horário de atendimento.

Pode-se escolher áreas (mas não o colaborador) para iniciar férias

coletivas que estejam mais afetadas deixando outras, que ainda são

necessárias, trabalhando normalmente.

55

COMUNICAR O COLABORADOR

Os funcionários não precisam ser consultados antes da empresa optar

pelas férias coletivas, mas precisam ser avisados.

A empresa deve fixar um aviso em local acessível aos empregados e enviar

comunicados por e-mail a todos eles. Além disso é necessário ressaltar

aos colaboradores que as férias coletivas são descontadas do saldo total

das férias individuais conforme estabelece a legislação.

Os procedimentos administrativos necessários são a anotação na

carteira de trabalho dos colaboradores e o envio da GFIP (Guia de

Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social), da mesma

forma que deve ser feito no caso das férias individuais.

56

5. CHECK-LIST – FÉRIAS COLETIVAS

Avaliar situações onde isso pode ocorrer

Estimar as necessidades de trabalho das diferentes áreas da empresa

Preparar a comunicação aos colaboradores

Realizar os procedimentos legais

57

58

Chegamos ao final desse Ebook, mas

antes de terminar queremos dizer que

as sugestões de ações são colocadas

de forma genérica. Lógico que cada

ramo tem as suas particularidades.

Nosso objetivo foi sugerir algumas

ações comuns e viáveis a quase todo

tipo de negócio.

Agradecemos a oportunidade e em

breve estaremos com novos.

Um grande abraço.