redaÇÃo comercial e mails e tÍtulos
TRANSCRIPT
REDAÇÃO COMERCIAL,
E-MAILS E TÍTULOS
4Fernanda Fonseca Pessoa Rossoni
e-Tec Brasil – Redação e Expressão Oral
Fonte: www.sxc.hu
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Meta
Apresentar os aspectos e a forma de escrever as
correspondências comerciais, incluindo os e-mails, bem
como a importância dos títulos desses documentos.
Objetivos
Ao final do estudo desta aula, você deverá ser capaz de:
1. elaborar eficazmente uma carta comercial;
2. reconhecer as características de um e-mail adequado
e escrevê-lo;
3. construir bons títulos em cartas, e-mails e documentos
comerciais.
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79Introdução
Algum dia você já parou para pensar na importância das
correspondências? Elas surgiram como meio de substituição
aos contatos pessoais no século IV a.C.
Atualmente, as cartas ainda se mantêm como importante
meio de contato, mesmo que tenhamos à nossa disposição o
telefone e o e-mail (eletronic mail – em português: correspon-
dência eletrônica).
As cartas comerciais, que vamos
estudar nesta aula, consistem em docu-
mentos escritos que são trocados por
empresas (comerciais e industriais)
entre si. Hoje em dia, uma opção mais
rápida e prática de comunicação
interna e externa às empresas tem sido
os e-mails, ou seja, a correspondência
eletrônica. Por isso, o texto desse tipo
de correspondência deve receber tratamento adequado, principalmente
na vida profissional. Vamos, pois, aprender como um “eletronic mail” deve
ser redigido e os cuidados a serem observados; afinal, ele é um importante
instrumento de comunicação dentro de uma organização.
Você vai, também, ver a importância dos títulos (“assunto”) dos
e-mails e das cartas comerciais, pois eles determinam, em boa parte, o
interesse pela leitura de todo o texto. Não menos importante é perceber que,
como toda correspondência, é preciso ficar atento a quem será endereçada a
“carta eletrônica”, pois tal fator é essencial no momento de escolha do teor e
da linguagem a ser utilizada no texto.
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81Carta comercial
Como documento trocado entre empresas,
as cartas comerciais devem ser EFICIENTES na
comunicação, de forma a beneficiar o emissor
(causar boa impressão). De certa forma, elas
podem até mesmo ser consideradas um agente
publicitário.
Outro objetivo da correspondência comercial
é promover o bom relacionamento (com outras
empresas e com os clientes), agradando
o receptor por meio do tom atencioso na
linguagem. O valor da carta é dado pela cortesia do redator, pela sinceridade e
pela compreensão acerca do objetivo da comunicação.
Para atingir tais objetivos, a carta comercial deve ser cuidadosamente
aplicada. Você, como redator, pode seguir alguns passos para que sua carta
seja eficiente:
• demonstre que gosta da empresa em que trabalha, “vista a camisa”
da causa;
• seja fiel, no decorrer do texto, ao pensamento e às ações características
da empresa;
• mostre-se cordial, mesmo que seja em uma situação difícil, para causar
boa impressão na instituição;
• acredite que suas declarações serão tomadas como posições
da empresa;
• sinta entusiasmo pelo trabalho que faz, como o artista que pinta um
quadro;
• mostre-se aberto a opiniões, mesmo que contrárias às suas, e tenha a
grandeza de declará-las certas quando o forem;
• redija para comunicar, e não para impressionar (lembre-se do que você
estudou sobre linguagem simples e clareza de um texto);
• use a criatividade para conseguir boas formas de comunicação que
sejam, ao mesmo tempo, EFICAZES e simples.
EFICIENTE
Aquilo que produz efeito
ou ação da melhor forma
possível, focando em
excelência na produção.
Em uma indústria, por
exemplo, seria o mesmo
que produzir muito em
menor tempo e com
menos gasto
de recursos.
Fonte: www.sxc.hu
Foto
: oki
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EFICAZ
Aquilo que produz efeito,
que produz muito, que dá
bom resultado. Ou seja,
o foco é o resultado (o
produto), a obtenção da
qualidade esperada para o
produto final.
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81Como eu faço as cartas?
As cartas são compostas pelas seguintes partes:
1. Timbre: aparece impresso no papel, contendo o nome, a especialidade
e o endereço da empresa ou instituição.
Exemplo:
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO E DO DESPORTO
UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA
CAMPUS DE FLORESTAL
CEP: 35690-000 – Florestal – MG – BRASIL
2. Localidade e data: na linha de cima, à direita, escrevem-se o nome da
localidade do emissor (você) e a data completa. Exemplo:
Belo Horizonte, 6 de setembro de 2006
3. Referência: a três linhas da localidade e da data escreve-se a palavra
“Referência” (pode-se abreviar: Ref.) ou “Assunto” e faz-se um resumo
do assunto da carta. Essa informação vem à direita do papel.
Exemplos:
“Ref.: Pedido de informações.”
“Assunto: Mudança de razão social.”
Algumas pessoas preferem não colocar a referência na carta, como
forma de despertar o interesse do leitor por meio da curiosidade.
4. Invocação: a cerca de três linhas da referência (ou assunto) – se existir,
faz-se a invocação à esquerda.
Exemplos:
Prezados Senhores,
Prezado(s) Senhor(es),
Há também a invocação personalizada (é um tipo mais simpático de
invocação), em que se utiliza o nome do destinatário:
Caro senhor Francisco Pessoa,
Prezada senhora Ana Cristina,
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835. Texto: é iniciado duas linhas abaixo da invocação. Seu conteúdo é
baseado em:
Exposição – comunicação do objetivo. Aqui, você deve ser o mais
natural possível. Imagine que o receptor está na sua frente, escreva o
que você diria a ele, com linguagem culta, claro!
Apelo – se for necessário, sensibilize o receptor em relação ao seu
objetivo. Para isso, você deve conhecer bem o receptor, a fim de
identificar os pontos de sensibilidade dele para elaborar seu apelo.
Exemplos:
Conhecemos sua solidez nos negócios e seu desejo de manter o
prestígio dessa empresa. Entendemos que o atraso na quitação teve
motivos independentes de sua vontade.
Nossos produtos, além de elevar o conceito de sua loja, permitem
rendimentos de 10% a 15% sobre qualquer similar.
O crédito pressupõe responsabilidade de quem o recebe. Por isso,
o concedemos. Cabe agora protegê-lo e ampliá-lo. Mas isso não
depende de nós.
Entretanto, se a exposição consiste em oferecimento ou concessão de
benefício assinado pelo receptor, não há necessidade de apelo.
Impulso – estímulo ao receptor para tomar uma decisão mediante o
apelo que você fez. Para isso, esta parte do texto deve ter algumas
características:
• demonstre que você está seguro de uma ação favorável do
receptor;
• mostre ao receptor o que deve e como fazer; e
• desenvolva uma única proposta de ação: a que for mais eficiente
para o emissor e mais prática para o receptor.
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6. Cumprimento final: constitui novo e último parágrafo, podendo conter
frases de agradecimento, apreço e disponibilidade. Mas cuidado com
os chavões! Eles nada acrescentam à mensagem!
Exemplo:
Exemplos:
Não mande dinheiro. Apenas assinale “sim” no cartão de resposta e
ponha-o no correio.
Ligue agora para o telefone 0800-229224 e tenha o conforto de
receber seu jornal em casa.
Agradecemos seu gesto de solidariedade e reafirmamos nosso
convite para nova doação a partir da data impressa em seu resultado
de exame. Esperamos ver você em breve!
Quando a carta contiver impulso à ação, o cumprimento pode ser
apenas um advérbio (respeitosamente, atenciosamente), um substantivo
(saudações, abraços) ou um adjetivo (grato(a), agradecido(a)).
Exemplos:
Atenciosamente,
Para conhecer outros planos, é só ligar para a Central de Atendimento
de Seguros: 3991-3554, de segunda a sexta-feira, das 8h às 19h.
Aproveite!
Igor Lima.
Um abraço,
Ana Cristina Fonseca.
7. Assinatura: feita três linhas depois do cumprimento final. Escrevem-se o
nome civil do emissor e, abaixo, o cargo que ocupa (com todas as letras
maiúsculas). É importante colocar a assinatura acima do nome digitado.
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85 Exemplos:
Joanes Lima da Silva Joanes Lima da Silva
GERENTE
Mariana Figueiredo RochaMariana Figueiredo Rocha
SUPERVISORA
8. Anexos: caso haja outros documentos que acompanham a
correspondência, escrevem-se, à esquerda e abaixo da assinatura, a
palavra “Anexo” e a especificação do que acompanha.
Exemplos:
Anexo 1: Catálogo
Anexo 2: Tabela de preços
Assinale “C” nas alternativas corretas e “E” nas alternativas erradas.
a. ( ) Em uma carta comercial, você pode expor seu ponto de vista
sem que seja interpretado como posição da empresa.
b. ( ) O valor da carta é dado pela cortesia do redator, pela sinceridade
e pela compreensão acerca do objetivo da comunicação.
c. ( ) Em uma carta comercial, deve-se utilizar linguagem requintada
e cheia de expressões técnicas, de modo a impressionar o receptor
com seus conhecimentos.
d. ( ) Devemos utilizar, em cartas comerciais, expressões do tipo
“lacuna preenchida”, “recônditos rincões”, “andar da carruagem” e
“matar a charada”, pois elas enriquecem o texto.
e. ( ) Numa carta comercial, não é necessário ser objetivo. Quanto
mais rodeios fizer antes da informação principal, melhor, pois assim
é possível sensibilizar o receptor em relação à causa.
ATIVIDADE 1 – ATENDE AO OBJETIVO 1
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85E os envelopes?
O endereçamento (indicação do receptor e seu endereço) se faz na
face fechada do envelope, entre o timbre e a parte inferior das quadrículas
impressas no envelope (aqueles quadros reservados para o CEP – Código de
Endereçamento Postal), tendo esse campo como fronteira à esquerda.
Exemplo:
Quando o endereçamento for feito por meio mecânico (como as etiquetas
autocolantes), você pode ignorar as quadrículas reservadas para o CEP, desde
que esse dado conste da etiqueta (na última linha e à esquerda do nome da
localidade de destino).
Na indicação do receptor, você deve escrever em linhas diferentes:
1. forma de tratamento adequada, conforme vimos na Aula 3;
2. nome civil do receptor com todas as letras maiúsculas;
3. nome do logradouro, número do prédio, setor, loja, sala etc. (apenas as
iniciais maiúsculas);
4. indicação do bairro, vila, jardim ou conjunto (apenas as letras iniciais
maiúsculas);
5. com todas as letras maiúsculas, o nome da localidade e a sigla da
unidade da federação (estado), separados por um traço;
Endereço do receptor
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876. Código de Endereçamento Postal (CEP) da localidade: um número em
cada quadrícula.
Exemplo:
Ilmo. Sr.
JOÃO PEDRO RODRIGUES
DD. Chefe de Gabinete do SAPAR
Av. Cândido Jukcvicz, 415
CURITIBA – PR
CEP: 89200-050
Eletronic mailEletronic mail
O eletronic mail, mais conhecido como e-mail ou correio eletrônico
(tradução em Português), é o que permite, atualmente, que possamos enviar
uma correspondência, em segundos, para uma pessoa que está do outro lado
do mundo.
Como escrever um e-mail
O e-mail passou a ser uma das formas mais rápidas de comunicação.
A facilidade e a agilidade (basta um clique!) no envio de mensagens fazem
com que a opção por essa forma de comunicação aumente cada dia mais.
No entanto, a banalização do e-mail não signifi ca que ele pode ser feito de
E-mail: assim a correspondência chega rapidinho!
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87qualquer forma e com qualquer linguagem, principalmente no ambiente de
trabalho.
Em muitos casos, quem envia um e-mail se esquece de utilizar o Português
correto e até mesmo das regras básicas da “boa educação”, e acaba pecando
pelo excesso de informalidade na linguagem. Embora o correio eletrônico
tenha, em muitas situações, ocupado o lugar do telefone, não podemos nos
esquecer de que se trata de linguagem escrita e, como tal, há necessidade
de se utilizar a linguagem culta. Mesmo que o nível de formalidade possa ser
menor que em correspondências tradicionais, algumas características devem
ser observadas. São elas:
1. Com quem você está falando?
É preciso fazer a invocação, ou seja, dirija-se à pessoa a quem está
destinando o e-mail. Exemplos:
Prezado Senhor Carlos,
Doutor Flávio,
Prezada Laura,
Entretanto, caso você esteja enviando um e-mail para uma pessoa com
quem tem mais intimidade, mesmo nas relações profissionais, pode
dispensar o termo “prezada” e substituí-lo por “cara”, ou até mesmo dizer um
“olá”.
Exemplos:
Cara Laura,
Olá, Laura!
2. Não se esqueça de cumprimentar!
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89 Como mescla de linguagem utilizada ao telefone com linguagem de
correspondência, além da invocação, é simpático utilizar a saudação.
Nada de ir logo tratando do assunto sem prévia delicadeza. Exemplos:
Bom dia!
Boa tarde!
Como vai?
3. Apresente-se!
Caso o destinatário não o conheça, você deve se identifi car. Exemplo:
Sou o Igor, estudo na Universidade Federal de Minas Gerais, (...)
Sou a Andréia, assessora de comunicação da empresa X, (...)
4. Faça referência ao teor da correspondência, mesmo que o tenha
mencionado em “Assunto”. Exponha de maneira clara o seu propósito.
Exemplo:
Segue o artigo sobre Educação a Distância que lhe prometi.
Envio, em anexo, as fotos do congresso sobre Educação Ambiental.
5. Finalmente, agradeça!
No fi nal do e-mail, agradeça, antes mesmo de receber a resposta. Isso
faz até com que seu destinatário tenha interesse em responder.
Fique atento! A efi ciência do seu e-mail também depende do seu interesse
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89pela língua. Se seu hábito de leitura se restringe a ler somente as mensagens
de seus amigos, o resultado será um desastre na escrita. É preciso se
comunicar de forma adequada para garantir um retorno melhor e mais rápido
de suas correspondências.
Além disso, nada de utilizar os símbolos usados na internet para substituir
palavras em e-mails que não sejam para amigos íntimos. Dê preferência à
linguagem mais correta possível.
Utilização e gerenciamento do e-mail
O e-mail é um canal de comunicação valioso para as empresas hoje
em dia, mas ele pode ser deturpado se usado de
forma descuidada ou excessiva. Veja algumas dicas
básicas elaboradas pela Microsoft para melhor uso e
gerenciamento do eletronic mail:
• Use-o como canal de comunicação, mas não como
o único. Ele é rápido e fácil, pode documentar
discussões e permite que mensagens de alto
impacto sejam enviadas para todo o mundo com
o clique de um mouse. Mas não se comunique
na empresa somente por meio dele. Você não
atingirá a todos que deseja e sua presença não
será sentida.
• Mantenha-o sucinto e cordial e não permita
que as discussões se prolonguem por uma
eternidade.
• Tenha em mente que os textos mais longos que o tamanho da tela cheia
não são lidos imediatamente, acabam ficando para o fim do dia ou para
a manhã seguinte. Saiba também quando é a hora de deixar o mouse de
lado e ir falar com alguém ou usar o telefone. Chega uma hora em que o
envio de e-mails excessivos passa a desperdiçar tempo.
Fonte: www.sxc.hu
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91• DECODIFIQUE suas mensagens o máximo possível. Diga exatamente como
você quer que as coisas aconteçam. Comece pelo campo “assunto”: ele
deve ser claro e atraente. Observação importante: o assunto deve ser
alterado quando o teor de uma discussão for alterado.
• Certifique-se de quem realmente precisa estar nas linhas “para” e “cc”.
Defina claramente os itens de ação e as prioridades. Descreva-os, como
listas ou itens com marcadores; assim, explicados separadamente, eles
ficam mais facilmente inteligíveis.
• Use a ferramenta de pedido de confirmação de leitura ou outro
mecanismo semelhante caso deseje saber que todos leram e
compreenderam a mensagem.
• Encoraje as pessoas a responderem usando perguntas. Isso equivale a
deixar a porta do seu escritório aberta.
DECODIFICAÇÃO
Ação de transcrição,
interpretação ou
tradução de um código
(dado ou conjunto de
dados em um formato
desconhecido), de modo
que possa ser entendido
pelo decodificador ou
seu utilizador (para um
formato conhecido
ou legível).
EMOTICONS
Forma de comunicação que tem o objetivo de mostrar
o estado em que o falante se encontra e como ele está
se sentindo. Trata-se de uma seqüência de caracteres
tipográficos ou uma imagem (usualmente pequena) que
traduz ou transmite o estado psicológico, emotivo de
quem os emprega por meio de ícones ilustrativos de uma
expressão facial. A palavra deriva de emotion (emoção) +
icon (ícone) (em alguns casos é chamado de smiley). Veja
alguns deles:
sorriso
sorriso mostrando a língua
sorriso mostrando dos dentes – raiva
triste
envergonhado
decepcionado
chorando
• Guarde sua raiva para as reuniões reais. E-mails
ofensivos ou cheios de críticas e malevolência
podem produzir efeitos negativos. Além disso,
seja conciso, pois os e-mails não mostram a
expressão facial ou a linguagem corporal do
remetente, e por isso podem parecer mais ríspidos
do que o pretendido. As emoções transmitidas
são mais bem controladas quando são passadas
pessoalmente ou por telefone.
• Se você estiver irritado quando for escrever o
e-mail, espere um pouco. Levante-se e vá dar
uma volta ou fazer qualquer outra coisa antes de
escrever a mensagem.
• Seja bem-humorado, mas evite ao máximo
o uso de EMOTICONS e piadas. Os emoticons
ajudam a deixar claro que você está brincando.
Mas muitos e-mails desse tipo poderão
dificultar suas tentativas de enviar mensagens
sérias. E-mails com piadas são proibidos em
algumas empresas. Portanto, se você enviá-
los ou encaminhá-los, deve estar preparado
para responsabilizar-se pelos riscos.
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91• Se você não conseguir responder a seus e-mails pontualmente durante
um dia normal, disponibilize um tempo no seu dia de trabalho ou passe a
responsabilidade para outra pessoa. Nunca é muito tarde para se enviar
a resposta. Basta ter boa justificativa.
• O e-mail deve ter função na sua comunicação com outros funcionários,
parceiros e outras pessoas. Mas tenha em mente que os funcionários
remotos e outras pessoas que não o vêem com freqüência poderão
julgá-lo pelos seus e-mails. Por isso, use o corretor ortográfico e um
dicionário de sinônimos. Evite erros de digitação e frases cortadas. Eles
passam má impressão a seu respeito. Evite também o uso de clichês,
vá direto ao assunto; em vez de usar, por exemplo, “O último, mas não
menos importante...”, use “Por último...”.
Fonte: Monte Enbysk – Microsoft
Hoje, o e-mail é utilizado para vários objetivos (...). As
grandes corporações adotam códigos de conduta
e softwares de controle (programas utilizados para
controlar palavras ou expressões enviadas nas
mensagens eletrônicas internas), mas o usuário é o
maior responsável pela boa utilização do recurso.
Ele deve ter o bom senso de não abarrotar a caixa
postal alheia com mensagens que, nem sempre, são
relacionadas com quem as recebe.
Fonte: Você S.A. – Comunicação de Negócios – Redação
ATENÇÃO!
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93Vivendo em comunidade
Muitas empresas utilizam o e-mail como principal meio de comunicação
entre todos os níveis hierárquicos. Por isso, é preciso respeitar regras básicas
e recomendações técnicas que facilitarão o trânsito interno da informação.
Veja as principais delas:
– evite anexar arquivos pesados, com muitas informações. Eles podem
provocar problemas na transmissão e sobrecarga no sistema operacional da
empresa;
– antes de anexar um arquivo, confirme se o destinatário possui o programa
compatível com sua execução;
– você também é responsável pela integridade da sua empresa. Para não
contaminar a rede de computadores, não abra nenhum arquivo de origem
desconhecida e utilize um antivírus atualizado;
Fonte: www.sxc.hu
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93– ao receber um e-mail, existem quatro caminhos a
seguir: (1) responder ou encaminhar a mensagem, (2)
agir de acordo com instruções recebidas, (3) excluir ou
(4) arquivar a mensagem. Ao acabar de ler um e-mail,
procure se encaixar em uma dessas opções, evitando
a necessidade de releitura mais tarde;
– mantenha sua caixa postal limpa, guardando apenas
as mensagens que serão consultadas posteriormente;
– para agilizar o envio de mensagens, salve o ende-
reço eletrônico das pessoas ou grupos que você mais
utiliza em locais mais acessíveis;
– procure respeitar a chamada “netiqueta” (veja o
quadro a seguir).
“Netiqueta” é o nome dado ao conjunto de regras de etiqueta, ou
seja, de comportamento, na internet. Mesmo sendo uma forma de
comunicação rápida, fácil e, na maioria das vezes, mais informal do
que outros tipos de correspondência, o e-mail também requer uso
educado. Portanto, atenção aos itens seguintes:
– evite o excesso de abreviaturas para não ser mal compreendido
ou mal interpretado. Exemplos: bjs; abs; vc;
– a linha “Assunto” deve sempre refletir o conteúdo da mensagem,
para que o destinatário, sobretudo quando recebe muitas mensagens
por dia, possa priorizar a leitura;
– ao enviar um arquivo (imagens, documentos, gráficos etc.), prefira
anexá-los, e não digitá-los ou colá-los no corpo do e-mail, garantindo,
assim, sua fidelidade (reprodução correta) e confidencialidade (quando
for o caso);
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SPAM
Envio de mensagens
por e-mail em massa, à
revelia do interesse das
pessoas destinatárias
das mensagens.
– evite repassar correntes e alertas sobre vírus, e muito cuidado
com o “SPAM”. Procure sempre conferir a veracidade da fonte e indicar
a procedência da mensagem;
– organize-se e tente responder a todos os e-mails recebidos
(usando o bom senso, evidentemente);
– assim como numa carta impressa, ao começar a mensagem, faça
uma saudação. Ela deve ser adequada ao grau de intimidade com a
pessoa, ao objetivo e ao conteúdo da mensagem;
– todas as mensagens devem ser assinadas, pois, muitas vezes, o
programa de e-mail não identifica claramente quem as está enviando;
– faça a verificação gramatical e ortográfica de seu texto. É
desagradável enviar e/ou receber mensagens cheias de erros e, além
disso, o e-mail perde a credibilidade;
– não utilize seu endereço eletrônico de trabalho para enviar piadas,
correntes e outras correspondências pessoais. Para isso, existe o
endereço eletrônico pessoal;
– cuidado com o uso de letras maiúsculas (pode parecer que você
está gritando com o leitor). Utilize-as somente no início de frases,
nomes próprios e siglas;
– assuntos muito pessoais ou delicados não devem ser tratados
por e-mail. Como você não está diante do receptor para ir ajustando
sua mensagem de acordo com a reação do seu interlocutor, o efeito
da mensagem poderá não ser o esperado, causando mal-estar e
constrangimento;
– ao enviar mensagens para grupos, certifique-se de que o assunto
interessa a todos. Não sobrecarregue a caixa postal das pessoas
desnecessariamente.
Fonte: site tutorial de e-mails, com base na obra de Maria Alice Soares de Castro:
Netiqueta – Guia de Boas Maneiras na Internet
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95Assunto dos e-mails
A maioria das pessoas lê e-mails mais depressa e com menos atenção do
que lê cartas e memorandos impressos.
É mais fácil nos concentrarmos em um papel que está em nossas mãos
do que diante de um computador, até mesmo por ser menos incômodo aos
olhos. Além disso, é possível levar o documento impresso para qualquer local,
fazer anotações e compartilhá-lo com mais conforto com outras pessoas, caso
necessário.
Portanto, é preciso chamar a atenção de quem lê o e-mail. E tudo começa
pelo “assunto”, que deve ser claro e objetivo. Antes de clicar em “enviar
mensagem”, observe os seguintes aspectos ao nomear o assunto de seu e-
mail:
– O assunto é a primeira coisa que o receptor vê e pode determinar se ele
o lerá agora, mais tarde ou nunca.
– Use verbos de ação em vez de apenas substantivos ou expressões.
Exemplo: no lugar de “Planilhas de controle de vendas”, escreva “Planilhas
de controle de vendas referente a 17/12, entregues até às 15 horas”.
– Como o receptor poderá ter vários assuntos em comum com o emissor
da mensagem, especifique o assunto.
Exemplo: Em vez de “Reformulação de Projeto”, escreva “Projeto X
– reformulação”.
Fonte: Curso Harvard Managementor, Universidade Corporativa Banco do Brasil.
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A partir das situações descritas adiante sobre utilização de e-mails, mostre
o que deve ser feito:
a. Você possui um assunto delicado a tratar com um dos funcionários da
empresa em que trabalha, onde todos os funcionários têm gabinete
com telefone e acesso à internet. Como você se comunicará com
ele?
b. Você precisa enviar, por e-mail, um arquivo a um colega de trabalho, mas
ele não possui o programa compatível com esse arquivo. Qual atitude
você terá?
c. Você recebeu um e-mail de alerta sobre novos vírus da internet, o qual
diz para você encaminhá-lo ao maior número de pessoas possível, para
que elas possam se prevenir. O que você faz?
d. Você recebe um e-mail importante e formal e pára tudo o que está
fazendo para responder, mesmo que esteja na hora de ir a uma reunião.
Devido ao horário do seu compromisso, não dará tempo de utilizar o
corretor ortográfico antes de enviar a mensagem. Você confia na sua
escrita e responde imediatamente?
ATIVIDADE 2 – ATENDE AO OBJETIVO 2
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97O título na redação comercial
O que faz com que você se interesse por uma matéria de jornal? O título,
claro! Se ele for interessante, aumenta a chance de ser lido, não é? O mesmo
acontece com a redação comercial. Um título atraente e preciso faz com que
o leitor se interesse pelo texto.
O título deve ser uma síntese precisa da informação mais importante
do texto, contida, geralmente, no primeiro parágrafo. Sua principal função
é mostrar ao leitor o assunto a ser tratado. Ele deve, também, induzir à
leitura. Se tiver impacto, melhor ainda, mas cuidado com as “pegadinhas” e as
formulações infelizes: elas podem trazer complicações.
Veja um exemplo real:
Há alguns anos, uma empresa realizou uma intensa campanha de
economia de energia para evitar o “apagão” que tanto amedrontava o
Brasil.
Para estimular o engajamento dos funcionários, a equipe de comunicação
produziu diversas matérias na INTRANET corporativa sobre o assunto. Como o
acesso às notícias (links) só se dava por meio do título, eles precisavam ser
bastante atraentes. Um deles foi o seguinte:
“No escurinho do cinema chupando...”
E os funcionários, curiosíssimos, acessavam a matéria e continuavam a
leitura:
“...drops de anis. Quem não se lembra desse sucesso da Rita
Lee? Vamos apagar as luzes e deixar ‘no escurinho’ os locais que não
estivermos utilizando para trabalhar e, assim, contribuir para a economia de
energia da empresa.”
A matéria bateu todos os recordes de leitura. Mas a diretoria da
empresa solicitou sua retirada do ar imediatamente, devido ao título de
“gosto altamente duvidoso”.
INTRANET
Rede de comunicação
interna de qualquer
empresa ou organização
que fornece recursos
semelhantes aos
da internet.
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99Elaborando títulos...
Nada melhor para aperfeiçoar a criação de títulos do que a prática! Com o
tempo, você fica craque no assunto.
Enquanto isso, fique atento às seguintes dicas:
– Quando se referir a quantidades, use números, cifras, volumes e
porcentagens.
– Dê o título somente após a finalização do texto, para que ele seja fiel ao
conteúdo da redação.
– Evite a utilização de vários adjetivos, pois enfraquece a qualidade e o
impacto da informação.
– Reduza ou elimine artigos e preposições desnecessárias, para sintetizar
o título.
– Cuidado com palavras de impacto como “urgente”. Para não perder a
credibilidade, só utilize-as quando realmente espelharem o conteúdo da
mensagem.
– Evite a palavra “parece”, pois diminui a credibilidade do seu texto, dá
a impressão de insegurança ou que você não domina o assunto, mas use-a
quando quiser, de fato, deixar abertura para outras hipóteses.
– Palavras como “ontem” envelhecem a mensagem. Explique o tempo em
outra parte da redação.
– Evite o uso do “não”. Se o texto começar como uma negativa, dificilmente
o leitor vai se interessar em lê-lo até o final. Ninguém quer saber o que
não aconteceu (ou o que não acontecerá). Use-o, portanto, só quando for
realmente necessário (em avisos de cancelamento de ações, por exemplo, ou
em relatórios que devam registrar inclusive o que não aconteceu...).
– Evite as palavras “continua” e “permanece” quando elas derem a
impressão de que o assunto está superado. Nesses casos, procure um
enfoque novo.
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a. Título: _________________________________________
Cara Nina,
Preciso que você envie o relatório de vendas do último semestre para
Natália Chaves até 11 de agosto. Sem ele, não será possível fazer as
comparações necessárias ao planejamento para o próximo ano.
A próxima reunião da Diretoria acontecerá no dia 25 de agosto, e
esse material é imprescindível para darmos continuidade aos novos
projetos.
b. Título: _________________________________________
Prezada Dra. Julieta,
Tentei localizá-la por telefone, em seu consultório e no telefone
celular, mas não consegui encontrá-la. Por isso, envio esta men-
sagem para avisá-la que não poderei comparecer à sessão psico-
terápica da próxima quinta-feira, dia 21. Logo que possível, faço
contato para agendarmos uma nova data.
c. Título: _________________________________________
Oi, Regina!
Acabo de ver no jornal o anúncio para o show do Gilberto Gil, no
sábado, dia 30, às 22h, no Canecão.
Estou pensando em comprar os ingressos com antecedência, antes
que se esgotem. Como você disse que queria ir, preciso que me
confirme isso no máximo até amanhã. Aguardo sua resposta o mais
rápido possível.
ATIVIDADE 3 – ATENDE AO OBJETIVO 3
Conclusão
Nesta aula, você aprendeu a característica primordial da carta comercial,
que é promover o bom relacionamento entre a empresa, seus parceiros e
clientes, de forma a funcionar como um agente publicitário. Nesse contexto,
não só as cartas impressas são importantes ferramentas, mas também o
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101e-mail, que, por sua vez, é o meio de comunicação mais ágil e de fácil
utilização; por isso, atualmente, é o mais usado.
Sendo assim, do mesmo modo que as cartas impressas, a correspondência
eletrônica também deve ser redigida com alguns cuidados com as normas de
gramática, estrutura e etiqueta (a chamada “netiqueta”).
Além de corretos, conforme as normas gramaticais e ortográficas, e
cordiais, os e-mails e as demais cartas comerciais devem ser atrativos, o que
pode ser proporcionado pelos títulos de tais documentos. Títulos redigidos
conforme as dicas que apresentamos tornam-se mais atraentes e aumentam a
possibilidade de interesse pela leitura de todo o texto.
Observados esses pontos, fica mais fácil chamar a atenção e construir uma
correspondência eficaz em relação aos objetivos pessoais e institucionais.
• As cartas comerciais têm o objetivo de promover o bom re-
lacionamento (com outras empresas e com os clientes),
agradando o receptor por meio do tom atencioso na linguagem.
Nesse sentido, elas podem, até mesmo, ser consideradas um
agente publicitário.
• Para que isso aconteça, é preciso que o redator tenha simpatia
pela empresa; seja fiel, no decorrer do texto, às melhores
características da organização; mostre-se cordial, de modo a
causar boa impressão; tenha em mente que as declarações
que fizer serão tomadas como posições da empresa; sinta
entusiasmo pelo trabalho que faz; mostre-se receptivo a opiniões,
mesmo que contrárias às suas; redija para comunicar, e não para
impressionar; e use a criatividade para comunicar-se de forma
eficaz e simples.
RESUMINDO...
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Informação sobre a próxima aula
Como você já sabe como escrever correspondências comerciais e elaborar
títulos, vamos, na próxima aula, aprender a escrever requerimentos, ofícios,
memorandos, declarações (atestados), cartas de apresentação e currículos.
• Uma carta comercial é composta de: localidade e data, referência
(assunto), invocação, texto (exposição, apelo, impulso), cumprimento
final, assinatura e, se for o caso, anexos.
• Os e-mails passaram a fazer parte da rotina das empresas por
sua agilidade, mas isso nem sempre significa resposta na mesma
velocidade.
• Muitas empresas utilizam o e-mail como principal meio de co-
municação entre todos os níveis hierárquicos. Por essa razão, é
preciso respeitar regras básicas e recomendações técnicas que
facilitarão o trânsito interno da informação.
• Tais regras podem ser resumidas em: adequar a linguagem
conforme o teor da mensagem e o receptor, observar as regras
da linguagem culta e colocar em prática a “netiqueta”.
• “Netiqueta” é o conjunto de regras de etiqueta (comportamento)
na internet.
• O título deve ser a síntese precisa da informação mais importante
do texto, geralmente contida no primeiro parágrafo. Sua principal
função é posicionar o leitor precisamente sobre o assunto a
ser tratado.
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Atividade 1
a. Errada. As suas declarações na carta comercial serão tomadas
como posições da empresa, pois, nesse tipo de correspondência,
você estará falando em nome da instituição.
b. Certa. Quanto mais cordial, sincera e clara for a sua carta, mais
simpatia o receptor terá por você, e, por conseqüência, pela
instituição em que você trabalha.
c. Errada. O objetivo das cartas comerciais é comunicar, e não
impressionar. Quanto mais clara e precisa for a redação, melhor;
por isso, é preciso evitar os jargões.
d. Errada. Expressões desse tipo são chamadas de chavões ou clichês
e devem ser evitadas, pois não acrescentam informação alguma e
empobrecem o texto.
e. Errada. Uma das características que a carta comercial deve ter é a
objetividade, ou seja, ir direto ao ponto sem rodeios. É importante
que o texto seja enxuto, de forma a não demandar muito tempo do
receptor, mesmo que haja apelo.
Atividade 2
a. Assuntos delicados não devem ser tratados por e-mail. Se não
puder encontrar o funcionário pessoalmente, utilize o telefone ou,
dependendo da gravidade, marque uma reunião.
b. Se você realmente precisa enviar o arquivo que não pode ser
executado pelo computador do seu colega de trabalho, avise-o
no e-mail com esse arquivo anexado. Pergunte a ele sobre a
disponibilidade de “baixar” o programa na internet ou executá-lo em
outro computador que tenha o programa.
c. Em alguns casos, é interessante alertar aos contatos sobre tais
vírus, mas é preciso, antes, avaliar a quem esse tipo de e-mail é
interessante. Ou seja, não se deve enviar a mensagem a todos os
seus contatos.
RESPOSTAS DAS ATIVIDADES
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Referências bibliográficas
BARBERO, Heródoto; LIMA, Paulo Rodolfo de. Manual de radio-jornalismo.
Rio de Janeiro: Campus, 2001.
FERREIRA, Reinaldo Mathias. Correspondência comercial e oficial. São
Paulo: Ática, 2002.
VOCÊ S.A. Redação. São Paulo: Abril, 2004. (Série Comunicação de
Negócios).
d. Se o e-mail em questão é formal e importante, deixe para responder
após a reunião. Assim, além de ter tempo de utilizar o corretor de
texto (para não enviar mensagem com erros de Português), você
poderá pensar melhor no que vai escrever, não deixando faltar nen-
huma informação e tornando o texto mais claro e conciso.
Atividade 3
Embora sejam três textos com enfoques e relações interpessoais
diferentes, o critério de títulos segue sempre os mesmos padrões, em
mensagens formais ou informais.
Veja as sugestões de títulos e respectivos comentários:
a. Título 1: Envio de relatório de vendas até 11/8
Neste caso, é importante chamar atenção para a data, para que não
se perca o prazo de entrega do documento que subsidiará a reunião
da diretoria.
b. Título 2 : Cancelamento da sessão do dia 21, quinta-feira
Cancelar um compromisso já é, por si só, um assunto que desperta
interesse, e certamente fará com que o destinatário acesse a men-
sagem com a rapidez possível, mas é sempre bom especificar
a data.
c. Título 3: Urgente: ingressos para show Gilberto Gil
Como a compra dos ingressos será feita em pouco tempo e a
possibilidade de que se esgotem é grande, a palavra urgente entrou
no título para forçar o destinatário a priorizar o acesso à mensagem.
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104 Sites consultados
ENBYSK, Monte. Faça com que suas mensagens tenham o impacto desejado.
Disponível em: <http://www.microsoft.com/brasil/pequena-sempresas/
themes/email/article4.mspx>. Acesso em: 6 out. 2008.
MARTINS, Débora. Como escrever e-mails. Disponível em: <http://
dihitt.com.br/noticia/como-escrever-e-mails--parte-1>. Acesso em: 6 out. 2008.
RUSSO, Lilian. Um pouco de Netiqueta. Disponível em <http://
ilove.terra.com.br/lili/configuracao4.asp>. Acessado em 6 de outubro de
2008.