entendendo melhor os e-mails templates - alex mendonça
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INFORMAÇÕES GERAIS
– Todos os sites são criados com os modelos de e-mail padrão do ScholarOne
– É responsabilidade dos Administradores revisá-los e editá-los
– Podem também ser criados novos modelos de e-mail conforme necessidade do periódico
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VISÃO GERAL: ORDEM DE APRESENTAÇÃO DOS MODELOS DE E-MAIL
1. Email Notification & RemindersE-mails de Notificação e Lembretes
2. Invitation EmailsE-mails de convite
3. Invitation Response EmailsE-mails de resposta a convites
4. Decision LettersCartas de Decisão
5. Author RemindersLembretes aos autores
6. System EmailsE-mails do sistema
7. Hyperlink EmailsE-mails de Hyperlink
8. Printable Email LetterheadE-mails de Carta Timbrada
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1. EMAIL NOTIFICATIONS & REMINDERS– Linkados às tarefas do processo de peer review
– Facilita as comunicações entre Admins, Editores e Pareceristas
– Geralmente automatizados, com ajustes customizados disponíveis conforme necessidade
• Exemplo: Lembrete de Revisão Atrasada
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COMO ELES SÃO ORGANIZADOS
• Tarefas do Fluxo Original (SW)
• Tarefas do Fluxo de Resubmissão (RSW)
• Tarefas do Fluxo de Revisados (RW)
• Tarefas do Fluxo de Aceitos (Quando configurado)
• Tarefas do Fluxo de Artigos Convidados (IW)
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COMO ELES SÃO ORGANIZADOS
Cabeçalho da seção
Nome do Modelo
Editar antes de Enviar
Tarefa
Ativo
Quando a tarefa ocorre?OU
Dias para o lembrete
Modificar
Excluir
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2. INVITATION EMAILS– Geralmente são para os Pareceristas
– Às vezes para os Editores
– Requerido para o evento = para a ação ocorrer, esse e-mail precisa ser enviado pelo sistema
– Tags de Detalhes do Manuscrito
* (exceto sites duplo-cego)
– ##INVITE_RESPONSES## tag no e-mailTítulo ##DOCUMENT_TITLE##
Autores ##DOCUMENT_AUTHORS## *
Resumo ##DOCUMENT_ABSTRACT##
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Esses são os links que aparecerão no convite para o Parecerista
DICA: Você pode escolher quais links gostaria de ter no seu site
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MÚLTIPLOS CONVITES
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MÚLTIPLOS CONVITES
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3. INVITATION RESPONSE EMAILS
– Acionados quando a resposta ao convite é recebida
• Um e-mail é enviado à equipe do periódico se esse endereço estiver copiado nos campos CC ou BCC
• Resposta online automática
– ##REVIEW_LINK## tag no e-mail usada na resposta de aceito para visualizar o Formulário de avaliação (SchoreSheet)
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3. INVITATION RESPONSE EMAILS
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E-MAIL ACIONADO QUANDO A RESPOSTA É RECEBIDA
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4. DECISION LETTERS– Requerido para o Evento: Sem Carta de Decisão = Sem decisão no sistema!
– ##COMMENTS_TO_AUTHOR##
– ##EDITOR_RECOMMENDATION##
– ##RECOMMENDATION_COMMENTS_TO_AUTHOR##
– ##RECOMMENDATION_COMMENTS_TO_AUTHOR_NO_NAME##
– ##CREATE_REVISION_LINK##
– ##CREATE_RESUBMISSION_LINK##
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##COMMENTS_TO_AUTHOR##
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5. AUTHOR REMINDERS
– Lembretes aos autores de que eles foram solicitados a submeter uma revisão
– A coluna Reminder Days determina a frequência
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6. SYSTEM EMAILS– Acionados por eventos que não são de tarefas dos Fluxos de
Trabalho
– Autores / Coautores
– Autores Convidados MRW
– Contas Relacionadas
– Eventos Diversos- Exemplo:E-mail de Confirmaçãode Submissão ao Autor
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AUTOR / COAUTOR
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AUTOR CONVIDADO / MRW
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RELACIONADOS A CONTAS DE USUÁRIOS
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EVENTOS DIVERSOS
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7. HYPERLINK EMAILS
São abertos quando clica-se no nome de algum usuário com um link sublinhado.
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8. PRINTABLE EMAIL LETTERHEAD
O tipo de arquivo deve ser .rtfCertifique-se de incluir a tag ##EMAIL_BODY## no seu .rtf
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INCLUINDO MULTIPLAS CARTAS TIMBRADAS
É possível fazer o upload de mais de um arquivo se você tiver mais de um modelo de Carta Timbrada
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ÍCONE DE IMPRESSÃO NA GUIA AUDIT TRAIL
Na guia Audit Trail será possível visualizar um ícone de impressora próximo a todos os e-mails
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PRODUZINDO UM E-MAIL DE CARTA TIMBRADA
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E-MAILS REQUERIDOS
– Direcionados à Decisão: Todos
– Direcionados à Convite: Todos
– Direcionados à Respostas de Convite• Parecerista aceitou o convite
– Sistema-Direcionados• Desatribuição de Parecerista
• Desatribuição de Editor• Manuscrito é retirado
• Manuscrito é “des-submetido”• Decisão imediata de rejeição do Checklist inicial (se
configurado)
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EDITANDO OS MODELOS DE E-MAIL
Modificar/Editar
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MODIFICANDO E-MAILS
Documento não disponível significa que uma tag de e-mail está no lugar de um texto e agindo como um
representante de conteúdo
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MODIFICANDO E-MAILS
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TAGS DE E-MAIL
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CRIANDO TAGS DE E-MAIL PRÓPRIAS
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CONFIGURANDO OS MODELOS DE E-MAIL
Editar antes de enviar
Quando ou Dias para o lembrete
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QUANDO A TAREFA OCORRE/DIAS PARA O LEMBRETE
• É preciso escolher entre uma dessas opções para os e-mails relacionados a tarefas
• Pending: O sistema entrou na tarefa, mas ela não foi realizada ainda (Admin Checklist pendente)
• Processing: A tarefa começou, mas não foi finalizada (2 pareceristas aceitaram o convite, nenhum fez o parecer)
• Overdue: Uma tarefa é considerada atrasada quando o prazo dado para sua realização expirou.
• Completed: Tarefa concluída (parecerista submeteu seu parecer)
• Abandoned: Tarefa ainda aberta quando a decisão é tomada (parecerista aceitou, EIC tomou a decisão)
• Rescinded: Retorna o manuscrito ao passo anterior no sistema (rescindir um parecer ou decisão)
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QUANDO A TAREFA OCORRE/DIAS PARA O LEMBRETE
• É preciso escolher entre uma dessas opções para os e-mails relacionados a tarefas
• Dias para o lembrete: 7 significa que o e-mail será enviado automaticamente 7 dias depois da tarefa atrasar
• Dias para o lembrete: -7 significa que o e-mail será enviado automaticamente 7 dias antes da tarefa atrasar
• Dias para o lembrete: 0 significa que o e-mail será enviado automaticamente no dia que a tarefa atrasar
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LOCALIZAR E SUBSTITUIR
• Para mudanças gerais nos seus modelos de e-mail:
• Localizar e substituit(apenas texto)
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