seÇÃo de relaÇÕes pÚblicas e imprensa · rp.p3 – assessoria de ... rp.a4 - cartilhas e...

ISBN 978.85.63274.76.2

Série Manuais do

HOSPITAL DE CLÍNICAS DA UNICAMP

Manual de Processos de Trabalho da

SEÇÃO DE RELAÇÕES PÚBLICAS E IMPRENSA

3ª edição

Campinas 2014

ISBN 978.85.63274.76.2

Todos os direitos são reservados ao Hospital de Clínicas da Universidade Estadual de Campinas - Unicamp. Os manuais destinam-se à leitura online pela intranet ou por download. É permitida a utilização acadêmica do manual, desde que citada a fonte e não seja para fins comerciais. O conteúdo dos textos publicados nos manuais é de total responsabilidade dos autores. É proibida a impressão ou reprodução total ou parcial, por qualquer meio ou sistema, sem prévio consentimento, ficando os infratores sujeitos às penas previstas em lei (Código Penal. Decreto Lei 2848/40, Art. 297-298).

ISBN 978.85.63274.76.2 - 3 –

ÍNDICE

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL _________________________________________________________ 5

RP.O1 – MISSÃO DA SEÇÃO DE RELAÇÕES PÚBLICAS E IMPRENSA ___________________________ 5

RP.O2 - MAPA DE RELACIONAMENTO FORNECEDOR / PROCESSO / CLIENTE _________________ 6

RP.O3 - MACRO FLUXO DO PROCESSO ______________________________________________________ 7

PROCESSOS DE TRABALHO OU PROTOCOLOS DE COMPETÊNCIA DA ÁREA __________________ 8

RP.P1 – PLANEJAMENTO DE AÇÕES DE RELAÇÕES PÚBLICAS ________________________________ 8 POLÍTICA DE RELAÇÕES PÚBLICAS NO HC-UNICAMP ________________________________________ 8

RP.P2 – EVENTO E CERIMONIAL ___________________________________________________________ 10 SOLICITAÇÃO DE EVENTO / CERIMONIAL__________________________________________________ 10 EXECUÇÃO DO EVENTO __________________________________________________________________ 11 NO DIA DO EVENTO ______________________________________________________________________ 13

RP.P3 – ASSESSORIA DE IMPRENSA ________________________________________________________ 15

RP.P4 – COMUNICAÇÃO INTERNA E EXTERNA ______________________________________________ 17

RP.P5 – EDITORAÇÃO ELETRÔNICA _______________________________________________________ 19

RP.P6 – USO DE IMAGENS __________________________________________________________________ 21

RP.P7 – USO DO ANFITEATRO DO 3º ANDAR ________________________________________________ 23

RP.P8 – SOLICITAÇÃO DE EVENTOS ARTÍSTICOS ___________________________________________ 25

ANEXOS _____________________________________________________________________________ 26

RP.A1 - NORMAS, PORTARIAS E REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS QUE EMBASAM O

FUNCIONAMENTO DA ÁREA _______________________________________________________________ 26

RP.A2 – DOCUMENTOS UTILIZADOS NA ÁREA ______________________________________________ 27

RP.A3 - TABELA DE TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS __________________________________ 30

RP.A4 - CARTILHAS E FOLDERS EDUCATIVOS PRODUZIDOS NA ÁREA _______________________ 31

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MANUAIS DE PROCESSOS E TÉCNICAS DE COMPETÊNCIA DE OUTRAS ÁREAS

Engenharia e Manutenção – engenharia.pdf

Informática – informatica.pdf

Recursos Humanos – recursos_humanos.pdf

DSG - SSPR - Segurança, Portaria e Recepção – sspr.pdf

DSG - Hotelaria – hotelaria.pdf

DSG - Transporte – transporte.pdf

Superintendência – superintendencia.pdf

Suprimentos – suprimentos.pdf

http://intranet.hc.unicamp.br/manuais/engenharia.pdf

http://intranet.hc.unicamp.br/manuais/informatica.pdf

http://intranet.hc.unicamp.br/manuais/recursos_humanos.pdf

http://intranet.hc.unicamp.br/manuais/sspr.pdf

http://intranet.hc.unicamp.br/manuais/hotelaria.pdf

http://intranet.hc.unicamp.br/manuais/transporte.pdf

http://intranet.hc.unicamp.br/manuais/superintendencia.pdf

http://intranet.hc.unicamp.br/manuais/suprimentos.pdf

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Revisão N

o: 003

Data: 04/02/2014

Implantação

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ESTRUTURA ORGANIZACIONAL RP.O1

Grupo responsável pela elaboração: Antonio Alberto Ravagnani, Eliana Cristina Silva Pietrobom

Responsável pela área Data: 04/02/2014 CCIH Data: 04/02/2014 SST Data: 04/02/2014

Nome: Antonio Alberto Ravagnani Assinatura ASSINADO NO ORIGINAL

Nome: NÃO SE APLICA Assinatura


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ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

RP.O1 – MISSÃO DA SEÇÃO DE RELAÇÕES PÚBLICAS E IMPRENSA

MISSÃO

Zelar pela Imagem da Instituição atendendo os valores morais e éticos

estabelecidos, respeitando as regras instituídas.

Ser um gerenciador efetivo de comunicação institucional interáreas e com os

públicos vinculados ao Hospital de Clínicas.


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RP.O2 - MAPA DE RELACIONAMENTO FORNECEDOR / PROCESSO / CLIENTE

FORNECEDORES EXTERNOS FORNECEDORES INTERNOS PROCESSOS CLIENTES INTERNOS CLIENTES EXTERNOS

Gráficas, empresas

parceiras, buffets,

floriculturas, empresas de

multimídia, assessorias de

eventos e de formaturas

Orgãos governamentais

Reitoria e Unidades

Unicamp

Área de Saúde Unicamp

FCM

Comunidade interna

(funcionários, alunos,

docentes, terceirizados)

DSG

(segurança, portaria,

hotelaria, transporte)

Grupos voluntariados

(NUVOHC, Hospitalhaços,

ATEAC, GRIOTS)

Engenharia

Capelania

Superintendência

Informática

Demais áreas HC

Eventos

Cerimonial

Comunicação interna

e externa

Segurança e Portaria

Ouvidoria

Demais áreas HC

Informática

Associações científicas

Instituições de Ensino

Mídia e ASCOM

Assessoria de eventos

Serviços

Normas

Normas

Demandas

Demandas

Demandas

Suporte

Visita institucional

Demandas

Suporte e

manutenção

Demandas

Demandas

Suporte

Demandas

Programa de Visita

institucional

Imprensa

FCM(Departamentos e Disciplinas

e assessoria de RPI)

Superintendência,

Coordenadorias e

Diretoria Clínica

Usuário

Reitoria e Unidades

Unicamp

Associações de usuários e

ONGs de apoio

Área de Saúde Unicamp

GGBS e AFPU Parceria, brindes, insumos

Editoração

EletrônicaCélula de Comunicação e

Difusão Institucional - H. da

Mulher Prof. Dr. José

Aristodemo Pinotti - CAISM

Visita institucional

Assessoria de qualidade /

DENFVisita institucional

Participantes de visita

institucional


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RP.O3 - MACRO FLUXO DO PROCESSO

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Solic

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Demanda

Evento?Criação de peças

de comunicação?

Divulgação para

Mídia Externa?

Comunicação

Interna?

Avaliação da Demanda Triagem e encaminhamento

Triagem e divulgação:

- Intranet – HC Notícia

- Mailing / Estrutura 2 – Boa Notícia

- Quadro de avisos

- Site – HC e Fale Conosco FIM

FIM

Análise do evento proposto

Enviar para autorização

O.S.

Planejamento do Evento com o

solicitante:

- requisitos

- orçamento

- serviços terceirizados

Requer Mídia

Externa?

Atuação no dia do evento:

- Cerimonial

- Infraestrutura

Avaliação e Divulgação FIM

Autorização

Receber solicitação

Criação de

matéria?

Buscar informações Preparar “release” junto à área solicitante

Acompanhamento

de profissionais de

mídia externa

Triagem de imagens

e informações

Autorização de

imagem

Encaminhar para Mídia Externa:

- Impressa

- TV e Rádio

- Eletrônica e Site - HC

Veiculação

Avaliação e

clipagem

FIM

Autorização

N

S

S

N

S

N N N

N

S

Aprovação

Análise técnica da

demanda

Planejamento e

cronograma

O.S.

ExecuçãoAvaliação e

RegistroFIM

S

S

INÍCIO

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PROCESSOS DE TRABALHO OU PROTOCOLOS DE COMPETÊNCIA DA ÁREA RP.P1






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PROCESSOS DE TRABALHO OU PROTOCOLOS DE COMPETÊNCIA DA

ÁREA

RP.P1 – PLANEJAMENTO DE AÇÕES DE RELAÇÕES PÚBLICAS

CONCEITO DE RELAÇÕES PÚBLICAS Para a Associação Brasileira de Relações Públicas (ABRP), consiste no “esforço deliberado, planificado, coeso e contínuo da alta administração para estabelecer e manter a compreensão mútua entre a organização e todos os grupos aos quais está ligada direta ou indiretamente”. POLÍTICA DE RELAÇÕES PÚBLICAS NO HC-UNICAMP

IMAGEM INSTITUCIONAL Preservação da imagem institucional por meio de informações claras, fidedignas e objetivas mediante questionamentos de seus públicos. COMUNICAÇÃO Criar veículos de comunicação e informações institucionais tais como:

Boletins eletrônicos e impressos;

Mailing do HC;

Site HC e intranet;

Peças de comunicação dirigida (cartazes, folders, banners, faixas, etc). Criar estratégias para difusão dos projetos e realizações da alta administração. PLANEJAMENTO ANUAL Mediante demandas da administração ou de áreas afins e datas comemorativas pré-determinadas, realizar planejamento das atividades a serem desenvolvidas pela Seção. Elaborar projeto para cada atividade programada, em parceria com a área solicitante. Rever prioridades e adequar cronograma, em decorrência de demandas não previstas. RELATÓRIO ANUAL DE ATIVIDADES Elaborar relatório de atividade e indicadores, conforme formatação estabelecida pelo Comitê Técnico de Melhoria da Qualidade.

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PREVENÇÃO DE INFECÇÕES RELACIONADAS À ASSISTÊNCIA À SAÚDE Não se aplica Maiores informações: Manual da Comissão de Controle de Infecção Hospitalar (ccih.pdf).

SEGURANÇA E SAÚDE OCUPACIONAL Adotar as orientações descritas no Guia para Adequação da NR-32 no Hospital de Clínicas (NR32.pdf).

EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃO INDIVIDUAIS E COLETIVOS ESPECÍFICOS Não se aplica

http://intranet.hc.unicamp.br/manuais/ccih.pdf

http://intranet.hc.unicamp.br/manuais/nr32.pdf


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RP.P2 – EVENTO E CERIMONIAL

CONCEITO DE EVENTO Qualquer acontecimento de especial interesse (cerimônias de posse, programas de visitas, inaugurações, lançamentos, espetáculos, concursos, exposições etc) capaz de atrair públicos (internos e externos) e de mobilizar meios de comunicação. APLICAÇÃO DO EVENTO

Eventos Sociais: confraternizações, festas comemorativas, homenagens.

Eventos Científicos: congressos, simpósios, seminários, palestras, feiras.

Eventos Culturais: shows, exposições, teatro, apresentações musicais.

Eventos institucionais: inaugurações, campanhas educativas e recepção de autoridades, formaturas.

CERIMONIAL Conjunto de normas estabelecidas com a finalidade de ordenar corretamente o desenvolvimento de qualquer ato solene ou comemoração pública que necessite de formalização (Gomes, S. Guia do cerimonial: do trivial ao formal. 1997) APLICAÇÃO DO CERIMONIAL

Cerimônias de posse;

Aulas inaugurais;

Homenagens;

Lançamentos;

Sessão de autógrafos;

Inaugurações;

Eventos científicos;

Sessões solenes de colação de grau;

Premiações;

Visitas de autoridades.

SOLICITAÇÃO DE EVENTO / CERIMONIAL

ÁREA SOLICITANTE Apresentar a necessidade de organização para evento e cerimonial, pessoalmente ou via telefone. Nas solicitações do profissional para atuar como mestre de cerimônias em eventos institucionais externos ao HC, o interessado deve enviar e-mail informando local, data, horário, duração e objetivo. O pedido será analisado e atendido, caso autorizado pela Superintendência.


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RELAÇÕES PÚBLICAS E IMPRENSA Preencher, junto com a chefia da área solicitante, o impresso “Planejamento de Eventos” que define:

Pessoa responsável pelo evento;

Data;

Horário;

Local;

Público;

Convidados especiais;

Check list de infraestrutura (fotografia, buffet, sonorização, bandeiras, púlpito, registro de autoridades presentes, multimídia, imprensa, segurança, limpeza, decoração, orçamento etc).

ANÁLISE Verificar a magnitude do evento proposto e elaboração de estratégias para atendimento da expectativa do cliente. Elaboração de cronograma das etapas para organização do evento. APROVAÇÃO Apresentação do “briefing” do evento para apreciação do superintendente. Mediante aprovação, inicia-se a operacionalização do evento. Caso pertinente, submeter o “briefing” ao cerimonial da Reitoria e, posteriormente, à Assessoria de Imprensa e Comunicação da Unicamp (ASCOM).

EXECUÇÃO DO EVENTO

ORÇAMENTO Havendo itens que representem custos para o HC, apresentar três orçamentos e submetê-los à aprovação da Superintendência. LISTA DE CONVIDADOS Complementar a lista de convidados do solicitante e submetê-la para aprovação do superintendente. Submeter a lista de convidados ao superintendente e Cerimonial da Reitoria, se necessário. Os convites a autoridades externas somente podem ser enviados por meio do Gabinete do Reitor.


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PREPARAÇÃO DO CONVITE Definir tipo de convite a ser adotado (impresso ou eletrônico), respeitando modelo padrão fornecido pelo gabinete do Reitor. Obter a assinatura do anfitrião no convite, Superintendente ou Reitor, de acordo com a natureza do evento. Envio dos convites e controle do feedback. INFRAESTRUTURA DO LOCAL Visita técnica com antecedência ao local do evento. Preparar recursos humanos e recursos materiais.

Observação: o usuário que necessitar acessar intranet, por meio de laptop ou notebook próprio, no anfiteatro do HC deverá, primeiramente, habilitá-lo no Serviço de Atendimento ao Cliente da divisão de Informática do HC.

Reservar lugares para mesa de honra. Verificar mesas e cadeiras, bandeiras, púlpito, sonorização, equipamentos de multimídia, microfones, sala VIP, espaço para buffet, copa de apoio, estacionamento, segurança. Providenciar limpeza do local. Reservar espaço para mídia (quando necessário). Verificar painéis, stands e suportes para banners. Informar a prefeitura do Campus (segurança e heliponto). Informar Cerimonial da Reitoria e ASCOM (se for necessário). Acompanhar equipe de segurança e de cerimonial de autoridades governamentais. CONTRATAÇÃO DE BUFFET

Verificar número de participantes;

Definir cardápio com o solicitante;

Solicitar orçamentos;

Aprovar orçamento;

Contratar o serviço escolhido;

Acompanhar visita técnica do buffet ao local do evento;

Comunicar o SSPRT. CONTRATAÇÃO DE OUTROS SERVIÇOS

Verificar especificidades do serviço com o responsável pelo evento, tais como: convite e texto, modelo de folder e faixas, modelo de placa de homenagem / inauguração, decoração local (arranjo floral para mesa de honra), sonorização, filmagem, fotografia, dentre outros;

Solicitar orçamentos e apresentá-los ao responsável para aprovação. A contratação dos serviços deve ocorrer via Coordenadoria de Administração;

Encaminhar roteiro do evento para os fornecedores contratados para planejamento e acompanhamento.


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ROTEIRO DO CERIMONIAL

Enviar o roteiro do cerimonial para o usuário responsável e adequá-lo de acordo com a expectativa do cliente, respeitando o protocolo.

Os itens principais do roteiro são: o Cumprimentos; o Breve apresentação do evento; o Promoção, organização, apoio, patrocínio; o No caso de mesa ou loundge:

Composição da mesa de abertura ou loundge; Extensão de mesa; Autoridades presentes; Justificativas de ausência; Execução do Hino Nacional opcional; Mensagem dos componentes da mesa, encerrando pela

representando de maior hierarquia; Desfazer a mesa e passar a palavra ao coordenador da primeira

atividade. Caso haja apresentação cultura, adaptar ao roteiro.

o No caso de cerimônias em pé (ex: desenlace de fita inaugural, descerramento de placas, etc):

Mensagens das autoridades presentes ou anfitriões; Ato de desenlace ou descerramento; Atividade cultural; Visita às instalações; Confraternização.

Ao finalizar o roteiro, solicitar visto de ciência do organizador do evento.

NO DIA DO EVENTO

APOIO AO RESPONSÁVEL PELO EVENTO

Auxílio na elaboração do discurso de abertura;

Preparação do release para imprensa;

Protocolo de apresentação dos convidados. EQUIPE DE RECEPÇÃO Acolher o público participante. Caso haja convidados internacionais, disponibilizar intérprete para inglês e espanhol. Registrar e encaminhar autoridades e convidados especiais para sala VIP ou assentos reservado na plateia.


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Acompanhar o translado de autoridades e convidados especiais para hotéis, restaurantes e aeroportos. Encaminhar fichas para nominatas para o mestre de cerimônias. Apoiar o cerimonial. Preparar mesa de honra. Acolher os serviços contratados: buffet, segurança, atendimento médico, fotógrafos, sonorização e multimídia. Conduzir jornalistas para a sala de imprensa. Atributos esperados: boa apresentação pessoal, uso de identificação determinada ao evento, facilidade em comunicação verbal e escrita, pró-atividade e conhecer as autoridades aguardadas. ATUAÇÃO DO MESTRE DE CERIMÔNIAS Checar o roteiro com a presidência da mesa de honra, no dia do evento. Seguir o roteiro para locução:

Cumprimentos;

Anúncio do evento;

Composição da mesa de honra;

Nominata de autoridades;

Justificativa de ausências;

Discursos;

Apresentações artísticas / culturais, homenagens, projeções, se houver;

Encerramento. Fazer a condução do cerimonial. Supervisionar as atividades da equipe de recepção, fornecedores e infraestrutura. Decidir condutas frente a imprevistos e impasses. Atributos esperados: flexibilidade, capacidade de decisão, de persuasão, habilidade no relacionamento interpessoal, boa dicção, conhecimento técnico em cerimonial e protocolo. AVALIAÇÃO Verificar os pontos positivos e passíveis de melhora no cerimonial realizado. Encaminhar fotos para editoração eletrônica. Prestar informações à imprensa quando solicitado.







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Grupo responsável pela elaboração: Antonio Alberto Ravagnani, Eliana Cristina Silva Pietrobom, Caius Lucilius Busche Rocha





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RP.P3 – ASSESSORIA DE IMPRENSA

OBJETIVO Assessorar a administração no relacionamento com a mídia, de forma a preservar a imagem institucional e difundir informações de interesse da instituição e comunidade. APLICAÇÃO DA ASSESSORIA IMPRENSA Interface com todas as mídias externas:

Impressa;

TV e rádio;

Eletrônica. Acompanhamento de jornalistas, dentro da área física do HC-Unicamp. Interface com as mídias internas:

Assessoria de Comunicação e Imprensa da Unicamp;

Rádio e TV Unicamp;

Site HC e Jornal Boa Notícia HC;

Portal Unicamp. Inserção de conteúdo e atualização do site institucional. Cobertura jornalística em eventos, visitas de autoridades e reuniões institucionais. Cobertura fotográfica e criação de banco de imagens. PRODUÇÃO DE “RELEASE” E PAUTAS

Elaboração de texto sobre assunto específico da instituição, elaborado mediante demanda ou por iniciativa da área;

Identificação de fontes para a matéria;

Sugestão de pauta para as mídias;

Acompanhar veiculação. BOLETIM MÉDICO SOBRE PACIENTES

Mediante demanda externa solicitando informações sobre estado clínico de paciente:

o Identificar o docente responsável para obter os dados pertinentes; o Solicitar a elaboração e assinatura do boletim pelo docente, em horários pré-

determinados (em geral, 2 ao dia); o Enviar via fax ou transmitir por telefone o boletim à mídia solicitante; o Acompanhar veiculação.

ACOMPANHAMENTO DE REPORTAGENS, ENTREVISTAS (INDIVIDUAIS E COLETIVAS) E LINKS

Verificar interesse e expectativa dos jornalistas de mídia externa;

Oferecer alternativas para garantir salvaguarda institucional;


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Grupo responsável pela elaboração: Antonio Alberto Ravagnani, Eliana Cristina Silva Pietrobom, Caius Lucilius Busche Rocha





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Acompanhar in loco os jornalistas e equipes durante sua permanência no HC-Unicamp;

Acompanhar veiculação. COBERTURA FOTOGRÁFICA E CRIAÇÃO DE BANCO DE IMAGENS.

Acompanhar todo o registro fotográfico e filmagem realizados no HC-Unicamp, preservando o direito de imagem de paciente, acompanhante e profissionais vinculados à instituição.

Manter banco de imagens de áreas físicas, equipamentos e pessoas relacionadas à instituição para registro histórico e disponibilização para uso mediante demanda.

AVALIAÇÃO DA VEICULAÇÃO DE MATÉRIAS INSTITUCIONAIS Analisar a fidelidade da matéria publicada frente às informações prestadas. Na eventualidade de discrepância, solicitar retratação e direito de resposta. CLIPAGEM DE MATÉRIAS Matéria impressa: recortar e colar em impresso próprio. Arquivar em pastas por tempo indeterminado. Matéria eletrônica: clipagem eletrônica para o site HC e intranet. Manter em arquivo eletrônico por período indeterminado.







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RP.P4 – COMUNICAÇÃO INTERNA E EXTERNA

CONCEITO Desenvolver veículos de comunicação institucional, direcionadas para o público interno (profissionais, funcionários, alunos) e público externo (paciente, acompanhantes, familiares, fornecedores, mídia e comunidade). Controlar o tipo de informação prestada quanto ao conteúdo e destino. Aplicação

Site HC e Intranet;

Boletim HC Informa, via mailing;

Boletim eletrônico HC Notícias e Boa Notícia HC;

Quadros de avisos;

Classificados;

Painéis móveis;

Suportes para faixas e banners

Mídia impressa, eletrônica, rádio e televisão;

Programa de visita institucional. RESPOSTA A DEMANDAS EXTERNAS As demandas de público externo, por e-mail, solicitando informações sobre atendimento no HC são direcionadas à Seção de Relações Públicas para o encaminhamento às Áreas responsáveis pelo tema. SOLICITAÇÃO DE DIVULGAÇÃO Área Solicitante:

Solicitar a divulgação da informação pessoalmente, por e-mail ou por entrega de material impresso;

Definir o público-alvo para a divulgação. Relações Públicas e Imprensa

Verificar o conteúdo do texto, público alvo, periodicidade da veiculação e tipo do veículo de informação a ser aplicado;

Verificar se a informação é de interesse institucional;

Aprovar e elaborar a composição do texto, adequando-o à linguagem jornalística;

Divulgar a informação conforme o veículo escolhido;

Supervisionar a utilização de locais impróprios para afixação de material impresso;

Arquivar cópia do texto divulgado por meios eletrônicos para consultas posteriores, no caso de conteúdo de relevância institucional;


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Monitorar o período proposto para a divulgação da informação e realizar/solicitar sua retirada.

LOCAIS DE DIVULGAÇÃO DE MATERIAL IMPRESSO Quadros de aviso, com afixação de cartazes às sextas-feiras:

1º andar, em frente aos elevadores sociais;

3º andar, próximo à DRH. Classificados:

1º andar, próximo à lanchonete. Painéis móveis:

Dois painéis dispostos conforme a necessidade do solicitante e espaço disponível. Suportes para faixas:

1º andar, na entrada do F1;

2º andar, na entrada do F2;

2º andar, na entrada A2;

3º andar, na entrada A3.

PROGRAMA DE VISITA INSTITUCIONAL Participam do programa a Seção de Relações Públicas e Imprensa, o Departamento de Enfermagem, a Assessoria de Qualidade e o SSPR. A solicitação de visita institucional deve ser realizada à Seção de Relações Públicas e Imprensa, por meio de preenchimento de impresso eletrônico específico, informando data proposta, horários, número de participantes e áreas de interesse. A Seção de Relações Públicas e Imprensa procura agrupar solicitações de visitas em datas pré-determinadas, comunicando a comissão responsável, agendando o anfiteatro do HC e convidando representantes das áreas de interesses para participar da recepção no anfiteatro e acompanhar a visita in loco. No início da visita institucional, no anfiteatro, é realizada apresentação, auxiliada por slides, com informações gerais do hospital. Após, seguem-se as visitas às áreas de interesse e, ao final, os participantes devem retornar ao anfiteatro para o preenchimento da ficha de avaliação sobre o programa de visitas. A Seção de Relações Públicas e Imprensa é a responsável pelo registro fotográfico e divulgação através da intranet.







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Grupo responsável pela elaboração: Antonio Alberto Ravagnani, Eliana Cristina Silva Pietrobom e Romeu Fernandes





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RP.P5 – EDITORAÇÃO ELETRÔNICA

CONCEITO Oferecer serviços de criação e editoração de veículos de divulgação Institucional. APLICAÇÃO

Layouts de folders, posters, manuais, cartazes, convites, placas, faixas e declarações (de conteúdo estritamente institucional);

Edição de fotos;

Edição de trabalhos científicos para apresentação;

Boletins eletrônicos;

Atualização de conteúdo para intranet, por eventual solicitação de área.

SOLICITAÇÃO Área Solicitante deve:

Preencher a ordem de serviço específica para aprovação do responsável pela seção;

Agendar o atendimento pelo profissional da editoração eletrônica;

Encaminhar, sempre que possível, o conteúdo, já revisado, em meio eletrônico (email, pendrive ou mídia);

Participar da elaboração do serviço solicitando, sempre que necessário;

Dar ágil retorno às provas encaminhadas (são realizadas, no máximo, 3 provas). PROFISSIONAL DA EDITORAÇÃO ELETRÔNICA Após a aprovação do serviço:

Verificar, em detalhes, a expectativa do solicitante;

Verificar prazo para entrega do serviço;

Atender a normatização da Unicamp e HC quanto ao uso de marcas e logotipos (Resolução 028/2004, do Gabinete do Reitor);

Respeitar as normas de direito de imagem de usuários, profissionais e ambientes internos;

Revisar texto quanto à ortografia e gramática;

Analisar o conteúdo visando preservar a imagem institucional;

Contatar gráficas e prestadores de serviços relacionados;

Arquivar cópia do material produzido para futuras consultas;

Preencher e dar baixa na ordem de serviço.


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Data: 04/02/2014

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Grupo responsável pela elaboração: Antonio Alberto Ravagnani, Eliana Cristina Silva Pietrobom e Romeu Fernandes





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Data: 04/02/2014

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Grupo responsável pela elaboração: Antonio Alberto Ravagnani





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RP.P6 – USO DE IMAGENS

OBJETIVO Controlar a tomada de imagens (pessoas e ambientes) e de áudio (palestra, discurso), para divulgação pública, em respeito às normas legais, éticas e salvaguarda institucional do direito de sigilo das informações e imagens referentes aos pacientes, familiares e funcionários (Parecer 004/2007 do Comitê de Bioética do HC-Unicamp). NORMAS A obtenção de imagens ou filmagem nas áreas internas do HC, de profissionais, de pacientes e acompanhantes é proibida, salvo em casos previamente autorizados. Toda a equipe multidisciplinar deve supervisionar e orientar para o cumprimento desta norma. O descumprimento pode acarretar sanções administrativas e legais. Caso a realização de foto ou filmagem seja necessária, o interessado deve procurar a Seção de Relações Públicas e Imprensa para:

Verificar o objetivo da solicitação e justificativa;

Caso pertinente, fornecer impresso “Termo de Consentimento Cessão de Direito de Imagem” rubricado para preenchimento e assinaturas;

Orientar os limites e cuidados para obtenção de imagem;

Avisar o responsável pela Área onde será realizada a fotografia ou filmagem;

Após as assinaturas, retornar o impresso para guarda permanente pela Seção.


Revisão N

o: 003

Data: 04/02/2014

Implantação

10/03/2009







ISBN 978.85.63274.76.2 - 22 -







Revisão N

o: 003

Data: 04/02/2014

Implantação

10/03/2009







ISBN 978.85.63274.76.2 - 23 -

RP.P7 – USO DO ANFITEATRO DO 3º ANDAR

DESCRIÇÃO

O Anfiteatro é de uso exclusivo da Unicamp para eventos com público estimado acima de 50 pessoas. Localizado no 3º andar do hospital, com capacidade para 106 pessoas na plateia e até 6 pessoas no palco, em mesa de abertura. Possui púlpito em acrílico, sistema de som, datashow e ar condicionado.

A Seção disponibiliza ao solicitante:

Microfones: 2 microfones sem fio, 2 com fio e 2 auriculares;

Controle remoto do datashow.

O laptop para uso no datashow deve ser providenciado pelo solicitante. Caso seja necessário acesso à internet, o laptop deve ser previamente habilitado junto ao SAC da Divisão de Informática do HC.

Não há cobrança de taxas pelo uso do Anfiteatro.

AGENDAMENTO

O solicitante deve solicitar o uso à Seção de Relações Públicas e Imprensa (pessoalmente, por telefone ou e-mail). Havendo disponibilidade de data, o uso agendado e confirmado ao solicitante por e-mail.

ORIENTAÇÕES DE USO

O solicitante deve se responsabilizar por:

Retirada das chaves e equipamentos com antecedência mínima de 1 hora do início do evento. Em situações excepcionais, as chaves podem ser fornecidas na véspera. Durante o período em que o solicitante estiver em poder das chaves, ele será corresponsável no caso de qualquer ocorrência no anfiteatro. Para eventos fora do horário do expediente, o solicitante poderá ser orientado a contatar o SSPR para abertura e fechamento das portas.

Comunicar o SSPR caso o evento conte com público externo.

Fazer a instalação e operação dos equipamentos de multimídia. Caso seja o primeiro uso do solicitante, será realizada uma visita ao local para as orientações necessárias.

Manter a mobília do anfiteatro nos mesmos locais (mesa, cadeiras, bandeiras, púlpito, etc).

Manter um responsável presente durante o uso do anfiteatro.


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Data: 04/02/2014

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Proibir o consumo de alimentos no interior do anfiteatro. No caso de coffee break, podem ser utilizadas as mesas no corredor lateral externo à esquerda do anfiteatro. O acesso do fornecedor do coffee break deve atender as normas do SSPR.

Solicitar autorização da Superintendência para instalação de estandes ou banners de representantes de indústria farmacêutica, fornecedores ou outros patrocinadores.

Ao término do evento, desligar os equipamentos, ar condicionado e luzes. Trancar a cabine de sonorização. Providenciar limpeza da área e móveis utilizados para coffee break. Trancar com as duas chaves o anfiteatro.

Devolução das chaves e equipamentos imediatamente ao término do evento ou, no caso de eventos realizados no período noturno, no início do expediente do dia seguinte.







Revisão N

o: 003

Data: 04/02/2014

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10/03/2009







ISBN 978.85.63274.76.2 - 25 -

RP.P8 – SOLICITAÇÃO DE EVENTOS ARTÍSTICOS

SOLICITAÇÃO O solicitante deve contatar a Seção de Relações Públicas e Imprensa (pessoalmente, por telefone ou e-mail), para apresentar sua proposta por meio de impresso próprio, com objetivo, local, horário e número de integrantes. O impresso deve ser devidamente preenchido, assinado e encaminhado à seção por e-mail para avaliação. ANÁLISE DA SOLICITAÇÃO A solicitação será analisada pelo Grupo de Trabalho de Humanização (GTH) e Seção de Relações Públicas e Imprensa quanto à:

Adequação de data, local e geração de ruído;

Necessidade de instalação de equipamentos ou cenários;

Número de integrantes;

Conteúdo do evento artístico;

Normas de segurança e de controle de infecção hospitalar. Havendo concordância, o impresso é assinado pelos responsáveis e encaminhado para a autorização do Superintendente. Com o aval da Superintendência, será comunicado o responsável da Área onde está programado o evento. Orientar o solicitante quanto às normas do HC estabelecidas para acesso, circulação, filmagens e fotos. SOLICITAÇÃO DE TRABALHOS ARTÍSTICOS VOLUNTÁRIOS Nos casos de trabalhos artísticos voluntários pontuais, tais como música, pintura, artesanato, o solicitante deve entrar em contato com a Seção de Relações Públicas e Imprensa para preenchimento de impresso próprio e análise semelhante às solicitações de eventos artísticos. PREVENÇÃO DE INFECÇÕES RELACIONADAS À ASSISTÊNCIA À SAÚDE Não se aplica Maiores informações: Manual da Comissão de Controle de Infecção Hospitalar (ccih.pdf).






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ANEXOS RP.A1






ISBN 978.85.63274.76.2 - 26 -

ANEXOS

RP.A1 - NORMAS, PORTARIAS E REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

QUE EMBASAM O FUNCIONAMENTO DA ÁREA

Parecer 004/2007 do Comitê de Bioética do HC Unicamp, de 12/09/2007, sobre

uso de imagens.

Resolução 028/2004, do Gabinete do Reitor, de 17/03/2004, sobre uso do logotipo

da Unicamp.

Publicações da Associação Brasileira de Relações Públicas (ABRP).

CESCA CGG. Organização de Eventos: manual para planejamento e execução.

São Paulo, Summus, 1997, 3ª ed.


Revisão N

o: 003

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10/03/2009

ANEXOS RP.A2






ISBN 978.85.63274.76.2 - 27 -

RP.A2 – DOCUMENTOS UTILIZADOS NA ÁREA


Revisão N

o: 003

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10/03/2009

ANEXOS RP.A2






ISBN 978.85.63274.76.2 - 28 -


Revisão N

o: 003

Data: 04/02/2014

Implantação

10/03/2009

ANEXOS RP.A2






ISBN 978.85.63274.76.2 - 29 -


Revisão N

o: 003

Data: 04/02/2014

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10/03/2009

ANEXOS RP.A3






ISBN 978.85.63274.76.2 - 30 -

RP.A3 - TABELA DE TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS

Clipping de matérias jornalísticas – por tempo indeterminado.

Fotos e imagens institucionais – por tempo indeterminado.

Documentos da editoração eletrônica e boletins - por tempo indeterminado.

Documentos eletrônicos de outras áreas – por tempo indeterminado.

Documentos impressos de outras áreas – por 1 ano.


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ANEXOS RP.A4






ISBN 978.85.63274.76.2 - 31 -

RP.A4 - CARTILHAS E FOLDERS EDUCATIVOS PRODUZIDOS NA ÁREA

seÇÃo de relaÇÕes pÚblicas e imprensa · rp.p3 – assessoria de ... rp.a4 - cartilhas e...

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