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Secretaria Escolar

peculiaridade est em ser a primeira instituio que os cidados, ainda crianas, conhecem depois da famlia. Mais ainda, uma instituio que, em complemento s famlias, tem a misso de educar. A experincia na escola pode desenvolver ou no os sentimentos de confiana e satisfao de pertencer sociedade A escola uma organizao muitas outras, ana que, lida de como com exercer a

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pessoas. Sua e cidadania.

Como o papel do secretrio de escola confunde-se com o de um administrador, sua influncia vital para o sucesso da experincia escolar. Escolas funcionam melhor ou pior, so mais ou menos organizadas e capazes de atender s necessidades de suas comunidades interna e externa, dependendo, em boa medida, de seus secretrios(as). Como um administrador, o/a Secretrio/a deve estar capacitado para:

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organizarPgina | 2

proveitar os talentos e motivaes de sua equipe;18/11/2011

simplificar processos e mtodos de trabalho;-_

aproximar-se de seus usurios e antecipando as suas necessidades; trabalhar com eficincia, reduzindo os desperdcios;

planejar e dirigir, avaliar e controlar as atividades da Secretaria em consonncia com a Diretoria da escola.

O

Secretrio um dos elementos a quem a Diretoria delega poderes. Sua posio to importante que um dos requisitos para a autorizao de funcionamento de uma escola a existncia de um secretrio credenciado.

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Requisitos Legais

O secretrio de escola credenciado deve ser portador do registro de secretrio, institudo pela Portaria Ministerial n 1.960, de 20 de novembro de 1954. J nessa poca, foram estabelecidas condies para a obteno desse registro, entre elas a de preparao em curso especfico, supervisionado pela antiga Diretoria do Ensino Secundrio.

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HOJE EM DIA, COMPETE AOS ESTADOS, ATRAVS DOS CONSELHOS ESTADUAIS DE EDUCAO, fixar NORMAS ESPECFICAS A ESSE RESPEITO, ATRAVS DE RESOLUES. ESTAS, EM GERAL, DETERMINAM QUE A FUNO DE SECRETRIO DE ESTABELECIMENTO DE ENSINO FUNDAMENTAL E MDIO DEVE SER EXERCIDA POR PESSOA HABILITADA EM CURSO ESPECFICO DE FORMAO DE SECRETARIADO E PORTADORA DE REGISTRO PROFISSIONAL EM RGO PRPRIO DO MEC.

PREV-SE NESTES

EXCEES A ESSAS NORMAS, EM LOCAIS ONDE HAJA CARNCIA DE PESSOAL HABILITADO.

SECRETRIO PODE SER EXERCIDA POR PROFESSOR PRIMRIO QUE (1) TENHA TTULO DE PROFESSOR EXPEDIDO POR ESTABELECIMENTO CREDENCIADO; (2) TENHA CURSO DE TREINAMENTO OU APERFEIOAMENTO DE SECRETRIO E (3) SEJA APROVADO EM EXAME DE SUFICINCIA. PREENCHIDAS ESSAS CONDIES, FORNECIDO AO CANDIDATO FUNO UMA AUTORIZAO A TTULO PRECRIO, APS PROVA DE CONHECIMENTOS ESPECFICOS.PREENCHA AS SEGUINTES CONDIES:

CASOS, A FUNO DE

Atribuies da Secretria Escolar

PREV-SE

EXCEES A ESSAS NORMAS, EM LOCAI

PREV-SE

EXCEES A ESSAS NORMAS, EM LOCAIS

ONDE HAJA CARNCIA DE PESSOAL S ONDE HAJA CARNCIA DE PESSOAL

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PREV-SE EXCEES A ESSAS NORMAS, EM LOCAIS ONDE HAJA CARNCIA DE PESSOAL Sendo pea chave da administrao escolar, o Secretrio coordena uma equipe que colabora com a Diretoria da escola. Uma sntese das atribuies do Secretrio seria:

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* Responsabilizar-se pelo pleno funcionamento da Secretaria; * Zelar pela guarda e sigilo dos documentos escolares; * Manter em dia a escriturao, arquivos, fichrios, correspondncia escolar e o resultado das avaliaes dos alunos; * Manter atualizados o arquivo de Legislao e os documentos da escola, inclusive dos exalunos; * Compatibilizar Histrico Escolar (Adaptao); * Manter as Estatsticas da escola em dia.

A Secretaria e suas interaes

a) COM A DIREO Assessoria, Execuo

Harmonia de propsitos e de princpios.

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Superviso administrativas responsabilidade

das sob

atividades sua

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b) COM A INSPEO OU SUPERVISO

* Colaborao * Apresentao de situaes para ratificao ou retificao.

c) COM O CORPO DISCENTE

* Atendimento direto, sem intermedirios. * Busca de solues

Lembranasd) COM O CORPO DOCENTE

dizem ao coraao

* Elemento de ligao entre atividades pedaggicas e administrativa * Respeito competncia e aos mtodos do professor. * Postura tica.

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e) COM OS SUBORDINADOS

* Orientao e superviso das rotinas de trabalho estabelecidas * Respeito s aptides e habilidades de cada um.

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f) COM OS PAIS E COMUNIDADE EM GERAL

* Presteza de informaes. * Busca de solues * Respeito ao sigilo profi

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g) COM RGOS COLEGIADOS

* Subsidiar com informaes

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* Formar o apoio ao bom andamento das reunies

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Secretrio Escolar

O secretrio um profissional legalmente habilitado, a quem a direo delega poderes e tarefas. Sua posio to importante que um dos requisitos para a autorizao de funcionamento de uma escola a existncia de um Secretrio Escolar. Alm de exercer cargo de confiana, o secretrio deve dominar conhecimentos especficos para bem desenvolver as suas atividades, alm de possuir atributos tais como: responsabilidade, organicidade, competncia tcnica, dignidade, solidariedade, honestidade e pontualidade, essenciais ao desempenho de suas funes.( Ver Regimento art. 65).

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VOCE SE LEVANTA E CUMPRIMENTA10 Pgina |

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ENCAMINHA PARA SECRETARIA DO GERENTE E VOLTA AO SEU

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escolar

que

congrega

uma

equipe

que

colabora

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numa ao centralizadora e abrangente, por seu relacionamento com todos os demais setores envolvidos no processo pedaggico e da vida escolar.

Pgina | 131escola de uma secretaria de

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As atividades da secretaria envolvem tambm as trs reas de responsabilidade do quadro a

seguir:ESCOLA

DO

ESPAO

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E

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A MO

DIRETOR

GERENTE

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100 80 60 40 20 0 1 T rim 2 T rim 3 T rim 4 T rim Les te O te es N orte

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2 - Arquivo Escolar

O Arquivo Escolar o conjunto, rigorosamente organizado, de documentos e informaes que comprovem, inequivocamente, a identidade e os fatos relativos escolaridade de cada aluno e do conjunto de alunos da escola que evidenciem ao mesmo tempo os aspectos de organizao e ao da 16 unidade de ensino referente ao processo de educao e ensino vivenciado pelos alunos, ao longo de todo o perodo de funcionamento da instituio. Um arquivo bem organizado deve permitir, quando necessrio, que outro auxiliar da secretaria o consulte facilmente. Para isso, dever estar em ordem alfabtica por curso e turma.

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2.1

Cuidados que devemos ter com o arquivo:

O arquivo permanente dever estar em lugar adequado que possua um aparelho de ar, de acordo com a dimenso da sala, para garantir a umidificao, desumidificaro, filtragem e temperatura necessria, alm da medio regular da qualidade do ar, pois a poluio traz a degradao dos documentos. A limpeza da sala dever ser com pano mido, com produto neutro e inodoro. J para limpar documentos, devemos utilizar escova e aspirao manual com equipamento adequado. Necessitamos ter a preocupao de zelar sempre pela organizao do arquivo, aps a consulta, a unidade documental deve regressar ao local onde se encontrava.

Obs.: Deliberao 239/99 Um documento mal arrumado pode ser um documento perdido.

2.2

Tipos de arquivo:

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O arquivo escolar deve estar permanentemente em condies de fcil acesso e pronta consulta pela prpria administrao escolar e pelos agentes de inspeo do Poder Pblico. Observam-se duas formas de organizao do Arquivo Escolar:

Pgina |- Arquivo de Movimento ou Arquivo Ativo de utilizao corrente e passvel de assentamentos, 17 referente aos alunos com escolarizao em processo. Nele ficam os documentos que possuem atualidade e funcionalidade.

- Arquivo Permanente ou Arquivo Inativo referente aos alunos que concluram curso e queles que foram transferidos ou saram da instituio. So documentos de valor perene, mas no necessrios para uso imediato e insuscetveis de escriturao.

2.3 Formas de Arquivamento

Nas escolas estaduais o arquivamento de documentos referentes vida escolar de alunos deve ser feito mediante uma das seguintes formas:

- Arquivamento do prprio documento, sendo no original se emitido pela escola ou cpia, se emitido por terceiros;

- Arquivamento informatizado, em disquete, CD- ROM ou outra forma obtida por meio eletrnico, pticos e ou magnticos.

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2.4 Arquivamento Informatizado

Os Pen-drive, CD-ROM e outras formas eletrnicas de arquivamento devem ser armazenadas em duas vias de idntico teor, sendo uma para uso corrente da instituio e a outra guardada como cpia de segurana em lugar protegido, a critrio da escola e sob sua responsabilidade, ressalvando-se que 18 faz necessrio atualizao permanente das vias. Nesse caso, os papis eliminados pela informatizao do arquivo podero ser inutilizados, sob sua exclusiva responsabilidade.

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3. Documentos da secretaria:

A secretaria deve ter:

- Pasta individual do aluno, com a documentao completa (Ver Lei 5069/07);

- Dirios de classe ou pauta de presena;

- Livro de Ata de resultados finais;

- Livro de Ata dos conselhos de classe;

- Livro de Registro de Certificados / Diplomas;

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- Arquivo Digital de Matrcula;

- Certificados, Histricos Escolares, Requerimentos, Boletins (Todos com protocolo de entrega);

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- Modelos de formulrios e declaraes diversos;

- Arquivo de Legislao;

- Arquivo de Publicao em Dirio Oficial dos alunos concluintes

- Pasta de Termos de visita da Superviso Educacional Externa;

- Livro de Protocolo para Documentos Emitidos;

- Regimento Escolar (cpia atualizada);

- Projeto Poltico-Pedaggico (cpia atualizada);

- Arquivo de documentos expedidos e recebidos;

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- Livro Ata de Reunies;

- Livro de Ocorrncias Dirias;

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- Editais de Ingresso.

3.1 Organizao da secretaria:

Relao de documentos necessrios ao arquivo, pasta individual do aluno:

- Ficha de matrcula

- Certido de Nascimento /Casamento

- Carteira de Identidade;

- CPF- Cadastro de Pessoa Fsica ou Protocolo de solicitao do documento;

- Ttulo de Eleitor com comprovante de quitao eleitoral, maiores de 18 anos;

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- Certificado de Reservista maiores de 18 anos;

- Comprovante de residncia;

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- Laudo mdico atestando a espcie da Deficincia (com CID ou CIF) quando for o caso;

- Retratos;

- Histrico Escolar do Ensino Mdio;

- Histrico Escolar do Ensino Fundamental;

- Certificado do Ensino Mdio;

- Ficha Individual;

- Cpia da folha do D.O. com dia de publicao do curso concludo;

OBSERVAO:

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1. Os documentos acima relacionados devem ser apresentados pelo aluno na forma original e o funcionrio da secretaria receber autenticando com o carimbo ou anotar a expresso: Confere com original Data, assinatura e matrcula.

Pgina | 223.2 Ficha Individual do Aluno

A Ficha Individual o documento que retrata o desempenho escolar do aluno por componente curricular, em cada bimestre e ao final do ano letivo. Ressalvando-se que ao final do curso a ficha individual o documento base para elaborao do histrico escolar e nela deve constar:

Cabealho principal;

Nome completo;

Filiao;

Endereo completo;

Telefone de contato;

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Curso;

Ano Frequentado;

Pgina | 23 Ano de concluso e escola do Ensino Fundamental ou equivalente;

Estrutura Curricular conforme matriz aprovada;

Resultados das avaliaes bimestrais e finais por componente curricular;

Frequncia por bimestre e final;

Assinatura do funcionrio responsvel pela elaborao da ficha;

Espao destinado situao do aluno.

Deve ser preenchida ao final de cada Conselho de Classe e encerrada ao trmino do ano letivo com a consignao de APROVADO ou REPROVADO, conforme o caso, e assinada pela Secretaria Escolar.

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OBS: A U.E. organizar a ficha individual, de acordo com os dados acima e os cursos oferecidos na Unidade.

3.3. Dirio de Classe

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O Dirio de Classe o documento de registro da vida escolar diria do aluno e por isso mesmo, dever estar sempre atualizado, tanto no lanamento da frequncia e notas, como na descrio das avaliaes e no registro discriminado dos contedos desenvolvidos.

Ao final de cada bimestre, os Dirios de Classe devem ser preenchidos nas colunas correspondentes s Aulas dadas e Aulas previstas, e rubricado pelo professor e Direo ou Coordenao Pedaggica/ Superviso Educacional.

O Dirio de Classe no pode sair da Unidade em hiptese alguma.Art.208 Regimento Escolar

3.3.1. Instrues para o preenchimento

O preenchimento do Dirio de Classe seguir as seguintes orientaes:

- Usar tinta azul ou preta, evitando rasuras; quando inevitveis, devero ser rubricadas pelo professor.

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- Colocar o dia na primeira quadrcula e seguir sequencialmente; se houver mais de uma aula no mesmo dia marcar uma quadrcula para cada aula.

- No acrescentar, em hiptese alguma, nome de alunos na relao; incluses de nomes s podero ser feitos pelo Secretrio Escolar.

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- No riscar, em hiptese alguma, o nome de qualquer aluno, mesmo que os colegas afirmem ser desistente. Somente o Secretrio Escolar tem competncia para tal.

Nos casos de alunos faltosos, anotar F em todos os dias e anotao de (NO AVALIADO) no espao referente nota, na presena utilizar um ponto.

4. Ata de Resultados

A Ata de Resultado Parcial/Final, documento em que so registradas as notas finais de cada bimestre dos componentes curriculares, cursados pelos alunos no estabelecimento de ensino formalizada como Ata final ao final do ano letivo e do curso.

O registro em Ata fundamental porque garante a credibilidade dos dados da vida escolar dos alunos, oferecendo uma viso individual, informando a situao final do aluno e apresentando a relao dos componentes curriculares da Matriz utilizada.

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A Ata deve ser lavrada at o trmino do ano letivo escriturada em ordem alfabtica, devidamente numerada, no admitindo rasuras ou emendas. Aps finalizao dever ser enviada para arquivo na secretaria escolar, inclusive com todas as folhas rubricadas pela Direo e Secretrio Escolar.

Pgina |OBS: A elaborao da Ata da competncia da secretaria escolar.

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5. Comprovante de Escolaridade

O comprovante de Escolaridade por excelncia o Histrico Escolar, Certificado de Concluso/Diploma.

6. Histrico escolar emitido

No Histrico Escolar emitido pela Unidade de Ensino dever constar as seguintes informaes:

- Cabealho padronizado do Governo do Estado do Rio de Janeiro;

- Informaes sobre Unidade de Ensino, devendo ser citado (Decreto de criao, parecer de autorizao do curso e endereo);

- Dados de identificao do aluno de acordo com a certido de nascimento;

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- Informaes sobre o Ensino Fundamental e Mdio;

- Elenco de Componentes Curriculares com a respectiva carga horria srie/ciclo parcial e total, conforme matriz curricular aprovada;

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- Espao destinado a observaes;

OBS: Modelo de Histrico Escolar (Em anexo)

6.1 Histrico Escolar Recebido

No Histrico Escolar apresentado pelo aluno para efetivao de sua matrcula preciso constatar se:

- Os dados de identificao esto de acordo com a certido de nascimento;

- Contm rasuras ou emendas, pois, nesse caso, devem ser devolvidos para que sejam refeitos pela instituio expedidora;

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- Escola de origem autorizada a funcionar pelo sistema Estadual de Educao do Estado de origem do documento;

- Os dados de identificao da escola de origem esto legveis e atualizados;

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- H regularidade dos estudos, conferindo-se srie/ciclo a srie/ciclo, componente curricular por componente curricular;

- Todos os dados referentes s sries/ciclo cursadas com aprovao foram preenchidos sem haver interrupo;

- Se todas as notas referentes s atividades e ou componentes curriculares constam no documento;

- Se o espao Observao traz anotao de dados complementares da vida escolar do aluno.

- Constatado dados incompletos no Histrico Escolar, dever ser devolvido imediatamente ao candidato para que providencie a regularidade do documento escolar. Na falta de algum componente curricular devero ser providenciados os estudos de adaptao registrados em livro prprio para adaptao curricular.

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Observao: A secretaria escolar de destino deve conferir o documento entregue conforme orientaes acima, caso contrrio qualquer irregularidade futura passa a ser da sua responsabilidade resoluo da situao encontrada.

Pgina |7. Certificados e Diplomas

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A Unidade de Ensino s poder expedir Certificados relativos aos cursos conforme portaria SEEDUC, conforme Portaria (Qual????)

Expedem-se Certificados nas modalidades Regular e Jovens e Adultos para o Ensino Fundamental (2 Segmento) e Mdio (Formao Geral) - Ensino fundamental 2 Segmento

7.1 Responsabilidade da Expedio

O(A) Diretor(a) e o Secretrio(a) Escolar so os responsveis legais, pela regularizao dos Diplomas, Certificados e documentos escolares expedidos pela U.E, como tambm pela guarda dos documentos que comprovem sua expedio conforme expresso na LDB.

8. Envio de formulrio de Certificado/Diploma

O envio de formulrios e de Certificados ocorre da seguinte forma:

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- No caso de incorreo ou rasura no preenchimento dos documentos impressos, s haver reposio mediante a devoluo dos documentos equivocados SEEDUC;

- Aps publicao dos concluintes no Dirio Oficial do Rio de Janeiro;

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- Ou em situaes comprovadamente verificadas pela Superviso de campo;

- Mediante documentao de solicitao enviada.

9. Publicao de Alunos Concluintes

A Unidade Escolar deve publicar em Dirio Oficial a relao nominal dos alunos concluintes.

Sem a publicao os Certificados e Diplomas conferidos no tero validade, para tal, dever elaborar a relao de concluintes em papel timbrado da U.E. com o original de gabarito prprio para o Dirio Oficial conforme orientaes da Imprensa Oficial do Estado RJ.

10.Modalidades de Matrcula

10.1. Matrcula Inicial

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Caracteriza-se pelo ingresso do aluno na Unidade Escolar.

Para a efetivao da matrcula, o Secretrio Escolar dever verificar a apresentao dos documentos exigidos no disposto em 3.1, e a declarao de transferncia a ser apresentada no prazo de 45 dias.

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10.2. Renovao de Matrcula

Ocorre em calendrio definido e se d em qualquer srie e em decorrncia da permanncia do aluno na Unidade Escolar.

10.3 Reabertura de Matrcula

Ao e- aluno, considerado desistente ou egresso ser facultado seu retorno considerando-se a disponibilidade no quadro de vagas no pleiteado ano de escolaridade;

11.Transferncia

Ocorre quando o aluno tem interesse em movimentar-se entre unidades de ensino.

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A transferncia ocorrer a partir do requerimento apresentado Secretaria da Unidade, mediante declarao de vaga da Unidade de destino e com a presena do responsvel, caso tratar-se na transferncia de menores de idade.

Pgina |Cabe a escola de origem preparar histrico escolar e toda documentao pertinente ao aluno, com 32 fins de finalizao da transferncia.

O aluno em processo de transferncia, cuja matrcula ainda no se tenha concretizado pela falta de apresentao da documentao, permitido frequentar a escola de destino pelo mximo, improrrogvel, de 20(vinte) dias, conforme lei n3690/2001.

instituio escolar de origem, tem o prazo improrrogvel de 30 (trinta) dias para expedir a documentao de transferncia.

permitida a matrcula por transferncia com progresso parcial, ressalvando-se o previsto no Regimento Escolar.

12. Classificao e Reclassificao

A Unidade de Ensino, conforme regimento escolar poder reclassificar ou classificar o aluno em srie que dever cursar, a partir de parecer elaborado por comisso de docentes, designada pela Direo e Superviso Educacional da U.E.

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Observao: A Unidade de Ensino Fundamental dever atentar para calendrio do ingresso direto com fins de resguardar a matrcula do aluno no Ensino Mdio/Tcnico

13. Formas de Ingresso

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13.1 Sistema no lene: para os ingressos no 6 ano do Ensino fundamental e 1 ano do Ensino Mdio, disponibilizado pela Secretaria Estadual de Educao.

13.2 Sistema presencial: Na Secretaria da Unidade Escolar e conforme disponibilidade de vagas no ano de escolaridade pleiteado.

14. Aproveitamentos de Estudos

O Aproveitamento de Estudos ser concedido conforme normas estabelecidas pela Secretaria Estadual de Educao e pelas Leis de Diretrizes e Bases da Educao.

Lembretes:

- As primeiras vias de Certificados e Diplomas pertencem ao aluno, por direito. aconselhvel manter cpia com recibo de entrega na pasta individual do aluno;

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- Documentos originais devem ser devolvidos aps conferencia e autenticados pela secretaria escolar;

- A nota do aluno passada pelo professor, atravs do Dirio de Classe ou meio eletrnico, e registrada pela secretaria escolar em fichas individuais de cada aluno, sendo nelas acrescentadas 34 novas notas a cada bimestre e guardadas como documento do aluno em pasta individual. A cada ano de escolaridade acrescentada uma nova ficha. Quando o aluno transferido da U.E. essa pasta numerada e guardada em ordem alfabtica em outro arquivo;

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- Os auxiliares da secretaria tm suas atribuies delegadas pelo Secretrio Escolar;

- Para efetivao da matrcula, necessria a apresentao de todos os documentos relacionados no item 3.1, alm da declarao de transferncia, se for o caso;

- Quando o aluno conclui o curso, necessria a emisso da Certido de concluso e o Certificado de Concluso.

- Ter uma cpia assinada pelo concluinte, dentro da pasta individual, para a necessidade eventual da emisso segunda via;

- Salvar em mdia digital. O CD-ROM a melhor opo, porm passvel de erros e imprecises tcnicas, por isso deve ser armazenado em duas vias de idntico teor e guardado em lugar protegido;

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- Todo requerimento de solicitao de documentos, ter um protocolo de atendimento;

- Toda legislao publicada SEEDUC;

Pgina | 35- 90 dias (3 meses) a contar do requerimento do concluinte para expedir Certificado (portaria 163/04);

- 20 dias para efetivar transferncia do aluno; (lei 3690/2001)

Recomendaes:

- Declaraes sejam entregues no mximo em 24 horas;

- Histrico Escolar seja entregue no mximo em 30 dias consecutivos e

- Sempre que possvel, priorizar o benefcio do aluno.

Referncias:

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http://www.race.nuca.ie.ufrj.br/ceae/m3/texto3.htm

http://www.faetec.rj.gov.br

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