secretaria de bens e serviÇos - tjms.jus.br · analise da planilha pela junta de programação...

Manual de Processo de Trabalho

GERIR LICITAÇÃO MODALIDADE PREGÃO

Poder Judiciário do Estado de Mato Grosso do Sul Manual de Processos de Trabalho

Gerir Licitação Modalidade Pregão

1

SECRETARIA DE BENS E SERVIÇOS

1. OBJETIVO

Realizar aquisições e contratações com melhor preço e em tempo suficiente.

2. DOCUMENTAÇÃO NORMATIVA DE REFERÊNCIA

Resolução nº 80, de 12.09.2012;

Resolução nº 167, de 10.05.2017;

Lei nº 10.520, de 17.07.2002;

Lei nº 8.666/93 e suas alterações;

Versão: 1.0 Data de Emissão: 05/07/2017

Elaborado por: George Eduardo Rodrigues, Alessandro de Oliveira

Cardoso e Gisele Silva Martins Barbosa

Aprovado por: Larissa de Almeida Fagundes

Diretora da Secretaria de Bens E Serviços





2

Lei Complementar no 123 de 14.12.2006;

Lei Complementar nº 147 de 07.08.2014.

3. ORIENTAÇÕES GERAIS

Orientações Gerais sobre Procedimentos de aquisições de bens e/ou contratações de Serviços.

A fim de otimizar a solicitação de aquisição de bens e/ou contratação de serviços, esclareceremos alguns pontos concernentes ao processo

de “compras” do Poder Judiciário de Mato Grosso do Sul.

A atual Lei de Licitações, em seu artigo 6º, III, define compra como “toda aquisição remunerada de bens para fornecimento de uma só vez

ou parceladamente. ”

A caracterização da compra é, como diz a súmula 177 do TCU, publicada no DOU de 09/11/82, p. 2088 “regra indispensável da competição,

até mesmo como proposta do postulado de igualdade”. É a descrição ótima do objeto a ser comprado que figurará “de forma sucinta e clara” do

edital.

Da mesma forma, essa caracterização e descrição é indispensável para propiciar uma cotação no mercado do bem e/ou serviço que se

deseja adquirir e/ou contratar, de forma clara, objetiva e sem distorções.

Auxiliam para a objetividade desta descrição:





3

- A uniformização da linguagem, ou seja, a adoção de termos comuns aos bens de características similares.

- O detalhamento correto, fazendo com que o bem ou serviço solicitado contenha em suas especificações as características que mais

evidenciam sua perfeita identificação, qualificando-o, quantificando-o. O pedido deve conter em sua descrição as características completas para

o seu entendimento, como também a sua finalidade e/ou objetivo.

Dependendo da natureza do pedido, o mesmo deverá vir acompanhado de um Projeto Básico, Memorial Descritivo ou Termo de

Referência onde deverão constar todos os detalhamentos necessários (com justificativa e objetivo) que caracterizem a obra, o serviço ou o bem.

O solicitante também deverá informar se o pedido gerará assistência técnica ou obrigações futuras, pois, se assim for, um contrato deverá ser

firmado.

Na elaboração do Termo de Referência, a área solicitante do bem e/ou serviço, deverá, sempre que possível, considerar os seguintes

critérios:

1. Clareza e consistência da argumentação apresentada na justificativa;

2. Viabilidade com relação aos prazos estabelecidos para entrega do bem ou prestação do serviço; e

3. Coerência, consistência e compatibilidade das informações.

O solicitante também é responsável pela confecção do projeto básico ou de quaisquer memoriais descritivos referentes ao objeto a ser

adquirido.

Lembramos também que todo procedimento de compras ou contratação de serviços obedece a prazos e a trâmites estabelecidos em lei.

Logo, a solicitação do bem e/ou serviço deverá ser feita com antecedência, para que o caráter de urgência seja exceção e não regra.





4

4. DESENHO DO PROCESSO

4.1 LICITAÇÃO MODALIDADE PREGÃO





5

Descrição das Atividades

Descrição da Atividade Área Responsável Procedimento

Receber/encaminhar Secretaria de Bens e Serviços Verificar se o pedido vem acompanhado de Termo de Referência e Justificativa

Recebe/analisa pedido/Termo de Referência

Departamento de Comprar e Licitações Análise da legalidade e condições de contratação/execução

Orçamentação Compras Subprocesso – Ver página 4

Analise da planilha pela Junta de Programação Financeira

Secretaria de Bens e Serviços Análise presencial da Junta de Programação Financeira

Autuar Compras Autuação do processo licitatório

Elaborar minuta edital Departamento de Comprar e Licitações Elaboração da minuta do edital

Analisar a minuta Assessor Técnico Especializado/ Secretaria de Bens e Serviços

Análise preliminar do conteúdo da minuta do edital

Anexar minuta ao processo Departamento de Comprar e Licitações A minuta do edital é anexada ao processo, após a análise da Assessoria Técnica Especializada da Secretaria de Bens e Serviços

Emitir pré-empenho Secretaria de Finanças Emissão do necessário pré-empenho

Parecer preliminar Assessoria Jurídico-Legislativa Elaboração do parecer preliminar, nos termos da lei.

Autorizar Presidente do Tribunal de Justiça do Estado de Mato Grosso do Sul

Autorizar a abertura do certame e designa o Pregoeiro, a Equipe de Apoio e a Assessoria Técnica e/ou Contábil.





6

Definir data abertura Departamento de Comprar e Licitações Definição da data para abertura da reunião de licitação, observando-se o prazo mínimo legal entre a publicação do aviso no Diário da Justiça Eletrônico e a abertura.

Publicar aviso abertura edital Departamento de Comprar e Licitações O aviso de abertura da licitação, contendo todas as informações necessárias, é publicado no Diário da Justiça Eletrônico.

Impugnação Departamento de Comprar e Licitações Subprocesso – Ver página 5

Encaminhar para apreciação superior

Departamento de Comprar e Licitações A impugnação vai para apreciação do Presidente quando o Pregoeiro concorda com o seu conteúdo.

Decisão Presidente do Tribunal de Justiça do Estado de Mato Grosso do Sul

Presidente determina a readequação do edital.

Alterar edital e republicar Departamento de Comprar e Licitações Alteração do edital e republicação do aviso de abertura, recompondo-se o prazo mínimo legal entre a publicação do aviso no Diário da Justiça Eletrônico e a abertura.

Certame Departamento de Comprar e Licitações Subprocesso – Ver página 6

Recurso Departamento de Comprar e Licitações Subprocesso – Ver página 7

Julgar recurso Presidente do Tribunal de Justiça do Estado de Mato Grosso do Sul

Aprecia e decide sobre o recurso e as contrarrazões.

Mantem decisão pregoeiro e adjudica objeto

Presidente do Tribunal de Justiça do Estado de Mato Grosso do Sul

Caso o Presidente concorde com a decisão e o entendimento do Pregoeiro, adjudica o objeto.

Adjudicar objeto Departamento de Comprar e Licitações Caso não haja recurso, a adjudicação do objeto é feita pelo Pregoeiro, nos termos da lei.

Publicar resultado Departamento de Comprar e Licitações Publicação do resultado da licitação, contemplando as empresas vencedoras e os itens que foram adjudicados.

Elaborar ordens compras/serviços

Departamento de Comprar e Licitações Elaborar as ordens de compras e/ou serviços





7

Parecer final Assessoria Jurídico-Legislativa Elaboração de parecer.

Manifestação Controle Interno Manifestação sobre os atos praticados.

Homologa certame Presidente do Tribunal de Justiça do Estado de Mato Grosso do Sul

Presidente ratifica todos os atos praticados, homologando o certame.





8

4.2 Subprocesso: Orçamentação





9



Elaborar formulário de orçamento Coordenadoria de Compras Elaborar o formulário de orçamento com base no pedido da área solicitante.

Encaminhar para Empresas Coordenadoria de Compras Formulário é encaminhado às empresas do ramo.

Empresa retorna Coordenadoria de Compras Empresas retornam os formulários com os orçamentos.

Cobrar orçamento Coordenadoria de Compras Caso a empresa não retorne, a Coordenadoria contata a empresa.

Comunicar área solicitante Coordenadoria de Compras Caso não se consigam orçamentos, a Coordenadoria informa a área solicitante.

Elaborar planilha / Junta de Programação Financeira Coordenadoria de Compras Obtido os orçamentos, é elaborado o formulário para apreciação e aprovação da Junta de Programação Financeira.

Devolver Secretaria de Bens e Serviços Coordenadoria de Compras Aprovada pela Junta de Programação Financeira, o formulário retorna à Secretaria de Bens e Serviços.





10

4.3 Subprocesso: Impugnação





11



Analisar o pedido Departamento de Compras e de

Licitações

A impugnação é analisada pelo Pregoeiro. Caso ele entenda que as razões não são pertinentes, o Pregão tem a sua sequência normal.

Encaminhar a apreciação superior Departamento de Compras e de

Licitações

Caso o Pregoeiro entenda que as razões de impugnação são procedentes, ele se manifesta favorável à alteração do edital e encaminha para a decisão da Autoridade Superior.





12

4.4 Subprocesso: Certame





13



Credenciar licitantes Departamento de Compras e de

Licitações

Verificar se o representante da empresa licitante tem os poderes legais para praticar todos os atos inerentes à licitação.

Abertura da sessão Departamento de Compras e de

Licitações

É declarada aberta a reunião de licitação.

Anular /aceitar proposta Departamento de Compras e de

Licitações

Fase de aceitação ou não da proposta apresentada. É verificada a sua conformidade com o exigido em edital.

Conduzir fase de lances verbais

Departamento de Compras e de

Licitações

O Pregoeiro conduz toda a etapa de lances. Registre-se que a partir deste ano, o Pregão Eletrônico tornou-se a regra. Portanto, os lances não são mais verbais, mas enviados via sistema eletrônico.

Declarar vencedor Departamento de Compras e de

Licitações

Finalizada a etapa de lances, o Pregoeiro declara a empresa vencedora para o item/lote.

Abrir/analisar documentos vencedor

Departamento de Compras e de

Licitações

Verifica se os documentos apresentados atendem às exigências do edital.

Abrir fase recursal Departamento de Compras e de

Licitações

Aberto o prazo para a empresa licitante manifestar a intenção de recorrer contra a decisão adotada pelo Pregoeiro.

Adjudica objeto Departamento de Compras e de

Licitações

Caso não haja recurso, o Pregoeiro adjudica do objeto da licitação à empresa vencedora.

Recurso Departamento de Compras e de

Licitações

Subprocesso – Ver página 6





14

4.5 Subprocesso: Recurso





15



Receber recurso Departamento de Compras e de Licitações

O recurso é recepcionado pelo Departamento ou inserido no sistema eletrônico.

Contrarrazões Departamento de Compras e de Licitações

Findo o prazo para apresentação de recurso, é aberto igual prazo para que as licitantes interessadas apresentem as suas contrarrazões, caso queiram.

Manifestação pregoeiro Departamento de Compras e de Licitações

O Pregoeiro analisa e se manifesta acerca dos recursos e das contrarrazões.

Apreciação de autoridade superior Presidente do Tribunal de Justiça do Estado de Mato Grosso do Sul

Após a manifestação do Pregoeiro, os recursos/contrarrazões são encaminhados para apreciação do Exmo. Des. Presidente.

Julga procedente recurso Presidente do Tribunal de Justiça do Estado de Mato Grosso do Sul

Julgando procedente o recurso, o processo retorna para o Departamento dar o encaminhamento.

Classifica proposta Presidente do Tribunal de Justiça do Estado de Mato Grosso do Sul

Se o Presidente acata as razões recursais, classifica a proposta e o processo retorna ao Departamento para análise dos documentos de habilitação da empresa.

Habilita e adjudica objeto Departamento de Compras e de Licitações

Se o recurso for contra a inabilitação da empresa, caso o Presidente o julgue procedente, promove a sua habilitação e adjudica o objeto.

Volta para análise e julgamento da documentação

Departamento de Compras e de Licitações

Caso o recurso seja contra a desclassificação de proposta e o Presidente o julgue procedente, o processo retorna para análise e julgamento da documentação.

Julga improcedente o recurso Presidente do Tribunal de Justiça do Estado de Mato Grosso do Sul

O Presidente decide pela improcedência do recurso.

Mantem decisão pregoeiro e adjudica objeto

Presidente do Tribunal de Justiça do Estado de Mato Grosso do Sul

Decidido pela improcedência do recurso, o Presidente mantém a decisão do Pregoeiro e adjudica o objeto à empresa declarada vencedora.





16

5. PAINEL DE GESTÃO DE MUDANÇA

Nº O que Fazer? Responsável

1 Reduzir o número de análises do Controle Interno Secretaria de Bens e Serviços

2 Definir critérios básicos para elaboração do Termo de Referência Secretaria de Bens e Serviços

3 Capacitação dos Requisitantes EJUD/Servidores

4 Capacitação continuada da equipe EJUD/Servidores

5 Contratação do Banco de preços Secretaria de Bens e Serviços





17

6. INDICADORES

Quadro de Indicadores de Desempenho

Nome do Indicador Média do tempo de duração dos processos - Pregão Presencial

Propósito Verificar o tempo de duração do processo de licitação

Meta Realizar processo licitatório em 60 dias

Fórmula Tempo de duração dos processos no período / número de processos no período

Frequência Semestral

Quem mede? Secretaria de Bens e Serviços

Fonte de dados Processos





18


Nome do Indicador Média do tempo de duração dos processos - Pregão Eletrônico

Propósito Verificar o tempo de duração do processo de licitação

Meta Realizar processo licitatório em 60 dias

Fórmula Tempo de duração dos processos no período / número de processos no período



Fonte de dados Processos





19


Nome do Indicador Índice de Termo de Referência devolvidos

Propósito Verificar o número de termos de referência devolvidos no período.

Meta Reduzir para 10% o número de termos de referências devolvidos no semestre

Fórmula Número de Termos de Referência Devolvidos no Período.



Fonte de dados Termo de Referência





20

7. FORMULÁRIOS E TEMPLATES DE APOIO

Modelo de Termo de Referência 1- OBJETO:

Neste campo deverá conter a indicação do objeto, de forma precisa, suficiente e clara, vedadas especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem ou frustrem a competição ou sua realização. O objeto deverá ainda guardar coerência com o trabalho executado. Poderá ser indicada uma marca como referência.

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________________________________________

2- JUSTIFICATIVA:

Neste campo deverá ser apresentada a justificativa para a aquisição e/ou contratação pleiteada, contemplando os aspectos da necessidade, economia, utilidade e de legalidade. Em se tratando de de bem permanente e/ou desenvolvimento de projetos, deverá constar a aprovação do Juiz Diretor do Foro (no caso de comarca); Diretor de Administração (Comarcas de Campo Grande e Dourados); e do Diretor da Secretaria, no caso de Secretaria do Tribunal de Justiça.

___________________________________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________________________________





21

3- ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA:

Neste campo, deverá, tanto quanto possível, constar a especificação técnica detalhada do bem solicitado, visando à correta aquisição correta do bem pretendido.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

4- CONDIÇÕES DE ENTREGA:

Neste campo deverá ser informado o local e prazo para a entrega do bem, e em sendo o caso, prazo para instalação, e se o fornecimento (entrega) deverá se integral ou parcelada.

______________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________

6- CONDIÇÕES DE RECEBIMENTO:

Informar neste campo sobre exigências quanto a Termos de Recebimento; instalação e/ou funcionamento, bem como as condições para aceitabilidade e/ou admissibilidade

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________





22

7- GARANTIAS:

Neste campo informar o prazo de garantia que julgar necessário para o material e/ou equipamento/serviço.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

8- CONDIÇÕES ESPECÍFICAS:

Caso ocorra a necessidade da exigência de alguma documentação específica para o fornecimento (ex: documentação técnica comprobatória; certificação de qualidade; garantia de funcionamento; termos de validade e garantia; etc.); ou ainda a exigência de manutenção em assistência técnica autorizada, etc, deverá ser informado neste campo.

___________________________________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________, ____ de __________________ de ______________. (Local) (data)

______________________________________________

(Assinatura e carimbo do servidor solicitante) APROVO. DE ACORDO:

______________________________________________ (Assinatura do Juiz Diretor do Foro)

secretaria de bens e serviÇos - tjms.jus.br · analise da planilha pela junta de programação...

Documents