sebenta_dis0214

FORMAÇÃO À DISTÂNCIA

DIS0214

Contabilidade para juntas de freguesia

Janeiro2014

www.otoc.pt

Maria José Fernandes

Contabilidade para juntas de freguesia | DIS0214ORDEM DOS TÉCNICOS OFICIAIS DE CONTAS

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FICHA TÉCNICA

Título: Contabilidade para juntas de freguesia Autor: Maria José Fernandes

Capa e paginação: DCI - Departamento de Comunicação e Imagem da OTOC

© Ordem dos Técnicos Oficiais de Contas, 2014

Não é permitida a utilização deste Manual, para qualquer outro fim que não o indicado, sem autorização prévia e por escrito da Ordem dos Técnicos Oficiais de Contas, entidade que de-tém os direitos de autor.


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ÍndiceNota Prévia 5

Capítulo 1 - A nova lei das finanças locais 7

1.2 Diferenças em relação à anterior LFL 7

Capítulo 2 – A Contabilidade das Juntas de Freguesia 10

Capítulo 3 – Os Documentos Previsionais 14

3.1. Documentos previsionais 14

3.2. As Grandes Opções do Plano e o Plano PLURIANUAL DE INVESTIMENTOS 15

3.3. O Orçamento 19

3.4. Modificações ao Orçamento e ao PPI 23

3.5. Modificações ao Plano Plurianual de Investimentos 26

Capítulo 4 – Execução do Orçamento 28

4.1.Execução Orçamental da Receita 28

4.1.1. Fases da arrecadação da receita 29

4.1.2. Registos contabilísticos da Receita 30

4.1.3. Documentos de suporte ao registo da receita 30

4.2. Execução Orçamental da Despesa 34

4.2.1. Fases de registo contabilístico da despesa 36

4.3. Operações de tesouraria 38

4.3.1. As retenções de Impostos e as cauções 38

4.3.2. Reposições abatidas nos pagamentos 39

4.3.3. Classificador Económico das operações de tesouraria 39

4.3.4. Movimentos contabilísticos com Operações de Tesouraria 40

Capítulo 5 - PRESTAÇÃO DE CONTAS 42

5.1. Enquadramento legal Prestação de Contas 42

5.2. Prazos para a apresentação das Contas 43

5.3. Efetivação das responsabilidades financeiras 44

5.4. Documentos de Prestação de Contas 45

Capítulo 6- O Sistema de Controlo Interno no POCAL 53

6.1. Introdução 53

6.2. Elementos do Sistema de Controlo Interno 53

6.3. Os métodos e procedimentos de controlo 55

Capítulo 7 - Lei dos compromissos e pagamentos em atraso (LCPA) 66

7.1. Enquadramento: 66

7.2. Principais conceitos da Lei dos Compromissos e Pagamentos em atraso. 69


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Nota Prévia

O regime relativo à contabilidade das autarquias locais visa a sua uniformização, normalização e simplificação, de modo a constituir um instrumento de gestão económico-financeira, permitir o conhecimento completo do valor contabilístico do respetivo património, bem como a apreciação e julgamento das respetivas contas anuais

A contabilidade das autarquias locais baseia-se no Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), podendo ainda dispor de outros instrumentos necessários à boa gestão e ao controlo dos dinheiros e outros ativos públicos, nos termos previstos na lei. A diversidade e di-mensão das entidades contabilísticas que se enquadram no POCAL levou o legislador a dividi-las em dois grandes grupos: Regime Geral e Regime Simplificado. Pertencem ao Regime Simplifica-do as entidades cujo Orçamento anual seja inferior a 5000 vezes o índice 100 da escala indiciária das carreiras do Regime Geral da Função Pública (Orçamento Anual igual ou superior (5000 * 343,28 €) = 1716 400 €

As 3091 Freguesias ( resultante da recente reforma administrativa) existentes em Portugal en-quadram-se na sua grande maioria no regime simplificado. Efetivamente há uma heterogenei-dade muito grande na dimensão das Freguesia, refira--se por exemplo que existem Freguesias com orçamentos muito reduzidos e por outro lado algumas freguesias com orçamentos muito elevados (algumas mesmo que implementam o regime completo).

O sistema contabilístico a implementar, embora simplificado, em muitos casos exigirá a colabo-ração de um Técnico Oficial de Contas, pelas novas exigências contabilísticas e pela responsabi-lidade cada vez maior na prestação de contas.

Face a esta realidade, entendeu-se que este manual deveria cobrir todas as obrigações inerentes ao regime simplificado (apesar de muitas freguesias não terem a necessidade de desenvolver na totalidade o apresentado). O manual tem em atenção o legislado propondo ainda metodologias e procedimentos a adotar pelas freguesias com vista a enriquecer o sistema contabilístico.

Pretende-se nesta formação e com o apoio deste Manual que os Técnicos Oficiais de Contas que nela participem adquiram os conhecimentos necessários para colaborarem com estas entidades contabilísticas, muitas delas carentes de Técnicos especializados em Contabilidade Pública. As-sim, pretende-se que os leitores deste Manual e participantes na formação em sala, sejam capa-zes de:

• Conhecer o processo da aprovação do Orçamento Anual;

• Conhecer as regras e princípios que estruturam o Orçamento;

• Estabelecer uma metodologia para a elaboração do Orçamento;

• Conhecer o tipo de modificações orçamentais e respetivas funções;

• Conhecer as diferentes funcionalidades das alterações orçamentais e das revisões orça-mentais;

• Conhecer as regras da execução orçamental da despesa;


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• Identificar as fases orçamentais da despesa;

• Identificar as fases de registo contabilístico da despesa;

• Conhecer as regras e procedimentos para a atribuição de fundo de maneio;

• Conhecer o tipo de operações extraorçamentais;

• Conhecer o registo das operações extraorçamentais;

• Identificar e analisar o mapa de operações de tesouraria.

• Conhecer os métodos e procedimentos de controlo interno

• Identificar os diferentes mapas de prestação de contas.

Para a elaboração deste manual recorreu-se a vária legislação e ao POCAL comentado (Rei dos Livros),de autoria de João Carvalho, Ana Teixeira e Maria José Fernandes.


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Capítulo 1 - A nova lei das finanças locais

A Lei 73/2013, de 3 de setembro1, Lei que Estabelece o regime financeiro das autarquias locais e das entidades intermunicipais, entrando em vigor em 1 de janeiro de 2014.

Nos pontos seguintes apresentam-se as principais diferenças no que respeita a tipologia da recei-ta bem os valores a serem considerados.

1.2 Diferenças em relação à anterior LFL

As receitas das freguesias estão previstas no artigo 23º da Lei 73/2013 de 3 de setembro.

1. Constituem receitas das freguesias:

a) O produto da receita do IMI sobre prédios rústicos e uma participação no valor de 1 % da receita do IMI sobre prédios urbanos;

b) O produto de cobrança de taxas, nomeadamente provenientes da prestação de serviços pelas freguesias;

c) O rendimento de mercados e cemitérios das freguesias;

d) O produto de multas e coimas fixadas por lei, regulamento ou postura que caibam às freguesias;

e) O rendimento de bens próprios, móveis ou imóveis, por elas administrados, dados em concessão ou cedidos para exploração;

f) O produto de heranças, legados, doações e outras liberalidades a favor das freguesias;

g) O produto da alienação de bens próprios, móveis ou imóveis;

h) O produto de empréstimos de curto prazo;

i) O produto da participação nos recursos públicos determinada nos termos do disposto nos artigos 38.º e seguintes;

j) Outras receitais estabelecidas por lei ou regulamento a favor das freguesias.

2. O disposto no artigo 22.º, no âmbito da cooperação técnica e financeira, aplica-se às freguesias.

1 Com as alterações pela Retificação n.º 46-B/2013, de 01/11


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O quadro seguinte sintetiza as diferenças em termos financeiros da nova Lei das Finanças Locais em relação à anterior lei de acordo com a informação disponibilizada no site da ANAFRE.

Receitas:

Lei 73/2013, de 3 de setembro Lei 2/2007 de 15 de janeiro

IMI urbano As freguesias recebem 1% do IMI urbano As freguesias não recebiam IMI urbano

IMI rural As freguesias recebem a totalidade do IMI rural As freguesias recebiam 50% do IMI rural

Nova receitaProduto da participação nos recursos públicos determinada nos termos do disposto nos artigos 38º e seguintes da LFL (site da ANAFRE)

FFF

As freguesias têm direito a uma participação nos impostos do Estado equivalente a 2% da média aritmética simples da receita do IRS, IRC e do IVA nos termos do nº2 do art.º25 da LFL, a qual constitui o Fundo de Financiamento das Freguesias (FFF)

As freguesias têm direito a uma participação nos impostos do Estado equivalente a 2,5% da média aritmética simples da receita do IRS, IRC e do IVA nos termos do nº2 do art.º19 da anterior da LFL, a qual constitui o Fundo de Financiamento das Fre-guesias (FFF)

Relativamente ao regime de crédito as freguesias nos termos do artigo nº 55 da Lei 73/2013 de 3 de setembro:

1. As freguesias podem contrair empréstimos de curto prazo e utilizar aberturas de crédito, junto de quaisquer instituições autorizadas por lei a conceder crédito, que devem ser amor-tizados até ao final do exercício económico em que foram contratados.

2. As freguesias podem celebrar contratos de locação financeira para aquisição de bens móveis, por um prazo máximo de cinco anos.

3. As freguesias podem celebrar contratos de locação financeira de bens imóveis com duração anual, renovável até ao limite de cinco anos, e desde que os respetivos encargos sejam supor-tados através de receitas próprias

4. A celebração de contratos de empréstimos de curto prazo, de aberturas de crédito e de loca-ção financeira compete à junta de freguesia, mediante prévia autorização da assembleia de freguesia ou do plenário de cidadãos eleitores.

5. Os empréstimos de curto prazo e as aberturas de crédito são contraídos para ocorrer a difi-culdades de tesouraria, não podendo o seu montante exceder, em qualquer momento, 10 % do FFF respetivo.

6. Constituem garantia dos empréstimos contraídos as receitas provenientes do FFF.

7. É vedado às freguesias quer o aceite quer o saque de letras de câmbio, a concessão de avales cambiários, bem como a subscrição de livranças, a concessão de garantias pessoais e reais e a contração de empréstimos de médio e longo prazos, exceto o disposto no n.º 4.

8. O montante das dívidas orçamentais das freguesias a terceiros, excluindo as relativas a con-tratos de empréstimo de curto prazo ou aberturas de crédito, não pode ultrapassar 50 % das suas receitas totais arrecadadas no ano anterior.

9. Quando o endividamento a fornecedores não cumpra o disposto no número anterior, o mon-tante da dívida deve ser reduzido em 10 %, em cada ano subsequente, até que o limite se encontre cumprido.

10. No caso previsto no número anterior, compete ao órgão executivo elaborar o plano de redu-ção da dívida até ao limite de endividamento previsto no n.º 7 e apresentá-lo à assembleia de freguesia para a aprovação.


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Lei 73/2013 de 3 de setembro Lei 2/2007 de 15 de janeiro

Empréstimo de curto prazo

Podem contrair empréstimos de curto prazo desde que sejam amortizados até ao final do exercício económico em que foram contratados

Podem contrair empréstimos de curto prazo desde que sejam amortizados na sua totali-dade no prazo máximo de um ano

Leasing:

Podem celebrar contratos de locação financeira para a aquisição de bens imóveis com duração anual, renovável até ao limite de cinco anos, desde que os respetivos encargos sejam supor-tados através de receitas próprias

PublicidadeNo respetivo sítio da Internet deve estar a pro-posta de orçamento apresentado pelo órgão executivo ao deliberativo

(de acordo com o site da ANAFRE)


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Capítulo 2 – A Contabilidade das Juntas de Freguesia

O regime relativo à contabilidade das autarquias locais visa a sua uniformização, normalização e simplificação, de modo a constituir um instrumento de gestão económico-financeira, per-mitir o conhecimento completo do valor contabilístico do respetivo património, bem como a apreciação e julgamento das respetivas contas anuais.

A contabilidade das autarquias locais baseia-se no Plano Oficial de Contabilidade das Autar-quias Locais (POCAL), podendo ainda dispor de outros instrumentos necessários à boa gestão e ao controlo dos dinheiros e outros ativos públicos, nos termos previstos na lei.

O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL) – Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de fevereiro, é o “edifício” estruturante do ponto de vista conceptual, orga-nizacional e instrumental da informação contabilística para efeitos de gestão, controlo e informação

Quando falamos de POCAL e da sua implementação teremos naturalmente de ter em considera-ção não só o diploma mas a legislação enquadradora (antes e pós aprovação do POCAL) de suporte as regras e princípios inerentes ao sistema contabilístico, entre outras:

• Lei 73/2013 de 3 de setembro (Lei das Finanças Locais)

• Lei do Enquadramento Orçamental – Lei 91/2001, republicada pela Lei 48/2004 de 24 de agosto;

• Resolução nº4/2001 de 18 de agosto (Instruções para organização e documentação das contas;

• A recente Lei dos compromissos e pagamentos de atraso Lei 8/2012, de 21 de fevereiro e respetivo Decreto-Lei 127/2012, de 21 de junho

• Entre outros

No POCAL são definidos no POCAL 2 regimes contabilísticos: O regime geral e o regime simpli-ficado. O simplificado associado a autarquias locais de menor dimensão que pelo seu volume de movimento financeiro não justifica a implementação do sistema contabilístico completo.

Assim, as entidades (grande maioria de freguesias) que implemente o regime simplificado terá apenas de implementar o sistema orçamental, permitindo o controlo e execução do orçamento.

As entidades que implemente o regime geral deverão implementar os três sistemas contabilísti-cos, o orçamental, o patrimonial e o de custos os principais documentos de prestação de contas são: Balanço, Demonstração de resultados, Mapas de execução orçamental, mapa de fluxos de caixa, anexos às demonstrações financeiras e relatório de gestão.

Pertencem ao Regime Simplificado as entidades cujo Orçamento anual seja inferior a 5000 vezes o índice 100 da escala indiciária das carreiras do Regime Geral da Função Pública (Orçamento Anual igual ou superior (5000 * 343,28€) = 1 716 400 €). Estas entidades são obrigadas a apresen-tar os seguintes documentos de prestação de contas, conforme o POCAL:


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PLANO OFICIAL DE CONTABILIDADE DAS AUTARQUIAS LOCAIS (POCAL) (Decreto de Lei n.º 54-A/99, de 22 de fevereiro)

Considerações técnicas:

3 - A informação relativa à prestação de contas das autarquias locais cujo movimento de receita seja inferior a 5000 vezes o índice 100 da escala indiciária das carreiras do regime geral da função pública, arredondado para o milhar de escudos mais próximo, é apresen-tada nos seguintes mapas:

• Controlo orçamental - Despesa;

• Controlo orçamental - Receita;

• Execução anual do plano plurianual de investimentos;

• Operações de tesouraria;

• Contas de ordem;

• Fluxos de caixa;

• Empréstimos;

• Outras dívidas a terceiros;

• Caracterização da entidade;

• Relatório de gestão.

Em resumo, são obrigações contabilísticas das Juntas de Freguesia pertencentes ao regime sim-plificado:

Documentos previsionais Execução Prestação de contas

Elaborar e aprovar o Orça-mento da receita

Registar as seguintes fases da despesa:• Liquidação• Cobrança

Mapa de execução orçamen-tal da Receita

Fluxos de caixa

Empréstimos

Outras dívidas a ter-ceiros

Relatório de gestão

Elaborar e aprovar o Orça-mento da despesa

Registar as seguintes fases da despesa:• Cabimento• Compromisso• Autorização de paga-

mento• Pagamento

Mapa de execução orçamen-tal da Despesa

Elaborar e aprovar o Plano Plurianual de Investimentos

Registar as receitas e as des-pesas por investimentos

Execução anual do plano plu-rianual de investimentos

Registar as operações de tesouraria

Mapa das operações de te-souraria

A diferenciação dos documentos a apresentar, em prestação de contas, relativamente às autar-quias integradas ou no regime geral ou no regime simplificado do POCAL advém de facto de ser não exigível aplicação do sistema de contabilidade patrimonial. No quadro seguinte apresenta-se de forma resumida essas diferenças.


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Obrigações contabilísticas Regime geral Regime simplificado

Inventário e valorização SIM SIM

Norma de controlo interno SIM SIM

Documentos previsionais:- PPI- Orçamento

SIM SIM

Contabilidade orçamental SIM SIM

Contabilidade patrimonial SIM NÃO

Contabilidade de custos SIM NÃO

De referir que, quase todas as freguesias a nível nacional não estão sujeitas ao regime geral, isto é não são obrigadas a implementar a contabilidade patrimonial, nem a utilização do método di-gráfico para a execução do orçamento. No entanto, o POCAL não impede que as freguesias optem pelo regime geral, tendo como objetivo o aumento da informação contabilística. Assim, verifi-camos que apesar de não estarem obrigadas à implementação do regime completo, algumas fre-guesias (sobretudo as de maior dimensão) optam por implementar o regime completo do POCAL.

A Resolução n.º 4/2001 – II Secção do Tribunal de Contas, estabelece da seguinte forma, os docu-mentos de prestação de contas que autarquias locais e entidades equiparadas deverão enviar ao tribunal de contas:

Regime Geral Regime SimplificadoEntidades do Regime Simplificado

dispensadas da remessa das contas

BalançoDemonstração de ResultadosControlo Orçamental da DespesaControlo Orçamental da ReceitaFluxos de CaixaContas de OrdemOperações de TesourariaCaracterização da entidadeContratação administrativaEmpréstimosRelatório de GestãoAta da Reunião em que foi discutida e votada a contaNorma de Controlo Interno e suas AlteraçõesSíntese das reconciliações bancáriasRelação nominal de responsáveis.

------Controlo orçamental da despesaControlo orçamental da receitaFluxos de caixaContas de ordemOperações de tesourariaCaracterização da entidade---EmpréstimosRelatório de gestãoAta da reunião em que foi discutida e votada a contaNorma de controlo interno e suas alte-raçõesSíntese das reconciliações bancáriasRelação nominal de responsáveis

------------Conta de Gerência e Mapa de Fluxos de caixa------------------Ata da reunião em que foi discutida e votada a conta

---

---Relação nominal de responsáveis.

As entidades sujeitas ao regime simplificado têm as seguintes obrigações contabilísticas:

1. Ter uma contabilidade organizada

2. Elaborar e aprovar o inventário e proceder à respetiva avaliação

3. Elaborar, aprovar e executar Documentos Previsionais

4. Executar o orçamento da despesa e da receita

5. Elaborar e aprovar um Sistema de Controlo Interno

6. Elaborar e apresentar a Prestação de Contas aos diferentes destinatários

No ponto sobre Sistema Contabilístico – Documentos e Registos (ponto 12 do POCAL) são defini-dos uma série de documentos contabilísticos que servirão de suporte à organização contabilísti-


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ca, bem como à definição de procedimentos contabilísticos a implementar. No quadro seguinte são referenciados os documentos inerentes ao regime simplificado.

Tipos de documento Regime simplificado do POCAL

De suporte ao registo da receita, despesa e operações de tesouraria

Guia de recebimento (SC-1)Guia de débito ao tesoureiro (SC-2)Guia de anulação da receita Virtual Requisição Interna (SC-3)Requisição externa (SC-4)Ordem de Pagamento (SC-5)Folha de Remunerações (SC-6)Guia de reposições abatidas aos pagamentos (SC-7)

De escrituração permanente

Folha de caixa (SC-8)Resumo diário de tesouraria (SC9)Conta corrente da receita (SC-10)Conta corrente da despesa (SC-11)Conta corrente com instituições de crédito (SC-12)Conta-corrente de entidades (SC-13)Diários de entidades (SC-14)Conta-corrente de operações de tesouraria (SC-15)Conta-corrente de contas de ordem (SC-16)

Do Inventário e Cadastro Patrimonial importa caracterizar os dois principais diplomas legais que contêm as normas de património e inventariação dos bens das Freguesias e que são a Lei n.º 477/80, de 15 de outubro e a Portaria n.º 671/2000, de 17 de abril.


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Capítulo 3 – Os Documentos Previsionais

3.1. Documentos previsionais

No âmbito do planeamento da respetiva atividade e no da gestão financeira compete à Junta de freguesia (artigo 16.º da Lei n.º 73/2013, de 3 de setembro), elaborar e submeter à aprovação da Assembleia de Freguesia ou do plenário de cidadãos eleitores as Opções do Plano e a proposta do Orçamento.

Nos artigos 11.º e 61.º determina-se que a Assembleia de Freguesia aprovará as opções do plano e a proposta de orçamento na reunião ordinária de dezembro, salvo no ano da realização de eleições gerais em que a aprovação terá lugar no final do mês de abril.

A estrutura da proposta de aprovação dos documentos previsionais a enviar à Assembleia de Fre-guesia deverá conter:

a) Documento de apresentação e justificação dos valores orçamentais propostos devendo in-cluir a apreciação dos seguintes aspetos:

- Linhas gerais da política orçamental;

- Evolução dos principais agregados de receita, por classificação económica;

- Evolução dos principais agregados de despesa, por classificação económica, e funcional;

- Evolução das despesas por objetivos, programas, projetos/ações, considerando o plano plurianual de investimento;

- Discriminação dos investimentos, por capítulo económico, num horizonte móvel de quatro anos;

- Evolução das despesas previstas, comparando o proposto para o ano com as despesas propostas para o ano n-1, por classificação económica;

- Evolução das despesas com pessoal;

- Mapas resumo das despesas segundo a classificação económica;

- Especificação das transferências financeiras da autarquia para o exterior;

- Memória descritiva da transferência de competências por parte do município;

- Transferências orçamentais do município;

- Outros elementos informativos relevantes justificativos das principais decisões orça-mentais propostas que constituam anexos ao relatório.

b) Mapas orçamentais (ponto 7.2 do POCAL):

- Resumo das receitas e das despesas;

- Orçamento das Receitas e Despesas por classificação económica, devendo obedecer às seguintes regras:

• O valor dos pagamentos nunca pode ser superior ao valor dos recebimentos

• As receitas de capital não podem ser superiores às despesas de capital (ou seja, parte das despesas correntes devem ser utilizadas em investimentos);

c) Plano Plurianual de Investimentos – PPI;

d) Proposta (texto) em que se solicita à Assembleia de Freguesia o seguinte:


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- A aprovação dos mapas orçamentais e grandes opções do plano;

- A aprovação dos montantes totais das receitas e despesas por natureza económica;

- A aprovação da tabela de taxas, de tarifas e preços (se a mesma for apresentada com o orçamento);

- A aprovação das normas regulamentares à execução orçamental;

- A autorização ao executivo, por parte da assembleia de freguesia, para contrair emprés-timos a curto prazo até ao montante legalmente estabelecido.

e) Norma de Controlo Interno – NCI o qual:

- Deve conter disposições gerais relativas às operações respeitantes à arrecadação de re-ceita, e à realização das despesas, ao movimento das operações de tesouraria, às respe-tivas operações de controlo e responsabilidade da autarquia;

- Poderá estabelecer os procedimentos contabilísticos relativos àquelas operações bem como definir os responsáveis pela sua execução;

- Deve ser aprovado anualmente uma vez que deve definir as regras e as condições espe-cíficas à execução do orçamento.

No regime simplificado de contabilidade para as freguesias nos moldes definidos no POCAL, apenas se exige que os documentos previsionais contemplem informação do ponto de vista or-çamental.

Documentos previsionais (Regime simplificado)

Grandes Opções do Plano Plano Plurianual de Investimentos Outras atividades relevantes, não de investimento

Orçamento - Resumo do Orçamento, - Orçamento de despesa - Orçamento de receita

3.2. As Grandes Opções do Plano e o Plano PLURIANUAL DE INVESTIMENTOS

As Grandes Opções do Plano (GOP’s) são apresentadas num horizonte móvel de 4 anos, e deverão constituir o elemento primordial e estruturante das políticas definidas pela freguesia, a desen-volver para o ano a que se refere o orçamento. É um documento onde o executivo apresenta e define as suas linhas estratégicas de intervenção. Deverá revestir uma natureza programática e ser organizado por ações, refletindo obrigatoriamente todas as atividades de investimento (Pla-no Plurianual de Investimento), e facultando outras ações relevantes (Plano de Atividades mais relevantes).

O Plano Plurianual de Investimentos (PPI) deve ser elaborado num horizonte móvel de quatro anos. Deve incluir todos os projetos e ações de investimentos a realizar no âmbito dos objetivos estabelecidos pela freguesia e deve explicitar a respetiva previsão da despesa.

A elaboração do Plano Plurianual de Investimento exige a apreensão da atividade global da Fre-guesia, respeitando-se a delimitação das atribuições definidas no capítulo II da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro no seu artigo 7º, as quais abrangem um leque de domínios de intervenção, bastante alargado, sem contudo delimitarem os níveis de ação dos mesmos.

O PPI deve incluir todos os projetos de investimentos a realizar pela freguesia, podendo apenas nele serem inscritos, projetos relativos aos investimentos relacionados com as atribuições taxati-vamente referidas na lei, nos termos já explicitados.


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As despesas realizadas em investimentos que extravasem aquelas atribuições são ilegais, sendo--as, também, as que se reportam a projetos não inscritos no plano plurianual de investimento, embora no âmbito das atribuições das autarquias. Contudo, a adequação das necessidades emer-gentes ou até subsequentes ao desenrolar das atividades podem ser objeto de alterações do PPI inicialmente aprovado com a criação até de novas atividades.

O PPI deverá ainda considerar os investimentos que forem delegados às freguesias pelos muni-cípios nos termos da lei.

Com o objetivo de racionalizar e reforçar o controlo de gestão e de execução orçamental, as des-pesas de investimento (despesas cuja classificação económica se reporta ao capítulo 07- «Aquisi-ção de bens de investimento»), serão inscritas por projetos, podendo cada um destes desdobrar--se em ações. Os projetos são agrupados em programas, e estes integram-se em objetivos.

Contudo, para melhor uniformização e compreensão dos investimentos realizados defende-se que os Objetivos (unidade macro do Plano) correspondam e sejam por isso identificados pela classificação funcional apresentada no ponto 10.1 do POCAL.

O Projeto (PRJ) é indicativo do ano em que se inscreve pela primeira vez a ações afins do Pro-grama, sendo as mesmas agrupadas por um número sequencial dentro do Plano Plurianual de Investimentos (PPI).

A ação/atividade concreta a realizar distingue-se pela sua natureza e tem uma numeração se-quencial no Projeto para o qual contribui isoladamente ou com outras ações. A organização do PPI, nesta estrutura é da responsabilidade de cada autarquia.

Apresenta-se, a seguir, um extrato da estrutura de um possível plano plurianual de investimen-tos, para 2014 por objetivos/funções (OB), programas/subfunções (PR), projetos (PRJ) e ações (AC), conforme preceituado no POCAL

Objetivo PRPRJ

AC DescriçãoAno N.

02 Função Social

211 ENSINO NÃO SUPERIOR

2012 5 Manutenção das instalações escolares

1 Remodelação da caixilharia das escolas

2 Remodelação das instalações sanitárias das escolas e das caleiras

2013 7 Manutenção das instalações escolares

1 Remodelação dos recreios escolares

2014 8 1 Aquisição de equipamento escolar

252 Serviços culturais, recreativos e religiosos

2014 1 Remodelação dos parques infantis

1 Remodelação dos parques infantis


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10.1. – Classificação funcional

Código Rubricas

1. Funções gerais

1.1.0. Serviços gerais de administração pública

1.1.1. Administração geral

1.2.0. Segurança e ordem públicas

1.2.1. Proteção civil e luta contra incêndios

1.2.2. Polícia municipal

2. Funções sociais

2.1.0. Educação

2.1.1. Ensino não superior

2.1.2. Serviços auxiliares de ensino

2.2.0. Saúde

2.2.1. Serviços individuais de saúde

2.3.0. Segurança e ações sociais

2.3.1. Segurança social

2.3.2. Acão social

2.4.0. Habitação e serviços coletivos

2.4.1. Habitação

2.4.2. Ordenamento do território

2.4.3. Saneamento

2.4.4. Abastecimento de água

2.4.5. Resíduos sólidos

2.4.6. Proteção do meio Ambiente e conservação da natureza

2.5.0. Serviços culturais, recreativos e religiosos

2.5.1. Cultura

2.5.2. Desporto, recreio e lazer

2.5.3. Outras atividades cívicas e religiosas

3. Funções económicas

3.1.0. Agricultura, pecuária, silvicultura, caça e pesca

3.2.0. Indústria e energia

3.3.0. Transportes e comunicações

3.3.1. Transportes rodoviários

3.3.2. Transportes aéreos

3.3.3. Transportes fluviais

3.4.0. Comércio e turismo

3.4.1. Mercados e Feiras

3.4.2. Turismo

3.5.0. Outras funções económicas

4. Outras funções

4.1.0. Operações da dívida autárquica

4.2.0. Transferências entre administrações

4.3.0. Diversas não especificadas


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7.1 – Plano Plurianual de Investimentos

(designação da autarquia local) unidade: €uros3

Obj

etiv

o

Código da classi-ficação econó-

mica

N.º do projeto/

ação(a)

Designação do programa

e projeto/ação(b)

Forma de realiza-

-ção

Fonte de financiamento

Resp

onsá

vel

Datas Fase de execução

Realizado©

Despesas Total previsto

(g)AC AA FC

Iníci

o

Fim

20... Anos seguintes

Totald)=(e)+(f)

Finan-cia-

mento definido

(e)

Finan-ciamento

não definido

(f)

20.. ... ... Outros

Total geral

O número atribuído a cada projeto é sequencial em cada ano e acompanha o projeto até à sua conclusão

a) Designação de todos os projetos e ações dentro de cada programa

b) Deve considerar-se o montante das despesas realizadas por projeto a 1 de outubro do ano em curso

c) Devem considerar-se todas as despesas a suportar coma realização do projeto/ação no respetivo curso

d) Deve considerar-se o montante das despesas a suportar com a realização do projeto/ação no respetivo ano

e) Deve considerar-se o montante das despesas do projeto/ação, cujo financiamento se en-contra em negociação

f) O “Total previsto” é igual à importância na coluna © adicionado da importância da co-luna (d) e dos montantes de cada das colunas de “Anos seguintes”.

Para a elaboração do Plano Plurianual de Investimentos aconselha-se o cumprimento destas três fases distintas e sequenciais:

1ª Fase: A elaboração de um pré-documento nos termos do exigido no modelo 7.1 do POCAL prio-ritariamente para as seguintes situações:

a) Para todas as iniciativas em curso, dotando-se as correspondentes rubricas orçamentais de montantes suficientes para a cabimentação dos respetivos cronogramas financeiros atualizados à data de elaboração do documento (outubro de cada ano económico em cur-so). A esta previsão dever-se-á acrescentar a previsão relativa à despesa realizada e se presume não ser paga no ano em curso (ano em que se elabora o orçamento).

b) Cálculo do valor das iniciativas que embora não estando ainda contratualizadas se re-portam a atividades com caráter de continuidade, cuja não execução poderão por em causa a segurança e preservação dos ativos patrimoniais da autarquia (são exemplo, as despesas de manutenção e conservação).

2ª Fase: Esta fase exige um rigoroso processo de planeamento que está subordinado ao projeto politico que é lhe subjacente. Os momentos de implementação poderão ser os seguintes:

a) Identificação das situações socioeconómicas que exigem investimento;


19

Esta programação poderá decorrer naturalmente de uma lógica de continuidade de um man-dato, e/ou de uma preocupação contínua de adaptação aos sempre novos desafios exigidos, tanto pela progressiva desconcentração (e por vezes descentralização de poderes), como da normal evolução dos territórios da intervenção autárquica, através da identificação de situ-ações críticas a ultrapassar. Cabe ainda nesta fase a identificação das competências transfe-ridas do município para a freguesia.

b) Correlacionamento dessas situações com os objetivos/funções definidos ou a definir, se for o caso disso;

Este correlacionamento poderá servir de guia à definição e elenco das ações que concretiza-rão os objetivos, e os programas já definidos e hierarquizados, que compõem a estrutura do Plano Plurianual de Investimentos, conforme sugerido no ponto anterior.

c) Definição dos projetos a realizar para satisfazer aqueles objetivos/funções;

Fixados os grandes objetivos/funções e os programas a desenvolver, ter-se-á que identificar os projetos e as ações que serão necessárias executar para atingir esses objetivos. Este mo-mento de programação do plano plurianual de investimentos obriga à previsão das despesas por cada ação. Para o efeito, cada responsável pela sua eventual execução, recolherá os ele-mentos e informação de forma o mais fiável possível.

d) Definição de prioridades e seleção dos projetos possíveis de executar em face dos recur-sos financeiros disponíveis.

Só se poderá avançar no processo de construção do PPI, se se souber quais são os recursos financeiros de que a autarquia poderá dispor para as novas ações. A priorização e hierar-quização das ações a desenvolver, depois de se assegurar os meios financeiros para as ações em curso e para aquelas cuja continuidade é imprescindível, deve obedecer ao programa de resolução das necessidades públicas, também elas hierarquizadas tendo em conta o impacto que a sua satisfação tem na melhoria da qualidade de vida do cidadão.

Deverá ser uma prioridade imediata, a execução de ações delegadas pelo município, através de Contratos-Programa, ou outras ações em desenvolvimento ou a desenvolver através de programas de apoio da Administração Central. Estas ações têm que ser suficientemente por-menorizadas para de avaliar o nível de execução dos contratos-programa, e para se estimar a contrapartida financeira exigida à freguesia e paga com recursos próprios. Esta exigência poderá pôr em risco a concretização de protocolos de cooperação se não forem devidamente aprovisionadas as dotações necessárias à cobertura das mesmas.

3.3. O Orçamento

O orçamento é uma previsão de recebimentos e de pagamentos para um determinado ano civil. Na previsão de pagamentos é importante fundamentar-se numa previsão de receitas não otimis-ta. Assim, o POCAL estabelece princípios e regras para a elaboração do Orçamento, procurando--se acautelar o melhor possível as previsões das receitas a cobrar sustentando-as em dados com elevado grau de fiabilidade orçamental que nas freguesias atingem normalmente uma percenta-gem elevada de conformidade.

Na maioria das Freguesias a principal fonte de receita é o FFF (Fundo de Financiamento das Fre-guesias) cujo valor a transferir é definido anualmente com base nos critérios estabelecidos na Lei das Finanças Locais. Tal situação deve-se essencialmente ao facto de dependerem em quase 100% de receitas certas que não dependem de fatores externos, como a evolução da própria eco-nomia. Outra fontes de receita normalmente já identificada no momento da elaboração do Orça-mento são as transferências dos municípios, sejam como simples apoios sejam como sustentação financeira de contratos-programa de delegação de competências.


20

Por outro lado, a aplicação dos fundos previstos em determinadas despesas de investimento e despesas correntes dependerá de uma rigorosa escolha de objetivos e finalidades a desenvolver pelo executivo, hierarquizadas com vista à sua adequação aos recursos materiais identificados.

Ainda quanto aos princípios e regras é de salientar o seguinte:

a) De acordo com o princípio da autonomia financeira (art.º6 da LFL) o Orçamento de uma freguesia é independente do Orçamento de Estado e do Município;

b) Conforme os princípios da universalidade e da unidade existe um modelo do orçamento (alíneas a) c) e d) do ponto 3.1.1. do POCAL), e um conjunto de oito regras que são impres-cindíveis ao modelo e estrutura do orçamento. Por outro lado, o orçamento é único devendo conter todas as receitas e todas as despesas que se preveem cobrar e realizar no período fi-nanceiro devidamente especificadas e escritas pelo seu valor integrar sem deduções de qual-quer natureza.

c) Anualidade – O Orçamento da Autarquia é anual, coincidindo com o ano civil. Deve, no entanto, ser enquadrado na perspetiva plurianual, permitindo não só evidenciar as despesas previstas no plano plurianual de investimento, para um horizonte de quatro anos, bem como outras despesas obrigatórias decorrentes de contratos preestabelecidos com vinculação para anos futuros.

d) Unidade e Universalidade – O orçamento da freguesia é unitário e compreende todas as receitas e despesas autárquicas.

e) Com base no princípio da não consignação, o produto de quaisquer receitas não pode ser afeto à cobertura de determinadas despesas salvo em situações previstas na lei, como é o caso do financiamento específico para uma Obra.

f) Não consignação – São exceção a esta regra, e nos termos do n.º 2 do artigo 43º da LFL:

- Fundos comunitários;

- Fundo Social Municipal;

- Cooperação técnica e financeira, nos termos do artigo 22.º;

- Empréstimos a médio e longo prazos para aplicação em investimento ou contraídos no âmbito de mecanismos de recuperação financeira nos termos dos artigos 51.º e 57.º e seguintes;

- Receitas provenientes dos preços cobrados nas situações referidas no n.º 8 do artigo 21.º.

g) O princípio da especificação (alínea f) do ponto 3.1 do POCAL) obriga, ainda, que as des-pesas sejam fixadas de acordo com a classificação funcional, no sistema de contabilidade de custos e na elaboração do Plano Plurianual de Investimentos. Por outro lado, e sem prejuízo da sua especificação de acordo com a classificação funcional e económica, as despesas ins-critas no Plano Plurianual de Investimentos podem estruturar-se por programas, projetos e ações integrando desta forma as grandes opções do plano.

h) As importâncias relativas aos impostos, taxas e tarifas a inscrever no orçamento não po-dem ser superiores a metade das cobranças efetuadas nos últimos 24 meses que precedem o mês da sua elaboração, exceto no que diz respeito a receitas novas ou a atualizações dos impostos, bem como dos regulamentos das taxas e tarifas que já tenham sido objeto de deli-beração, devendo-se, então juntar ao orçamento os estudos ou análises técnicas elaborados para determinação dos seus montantes;

i) As importâncias relativas às transferências correntes e de capital só podem ser conside-radas no orçamento desde que estejam em conformidade com a efetiva atribuição ou apro-


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vação pela entidade competente, exceto quando se trate de receitas provenientes de fundos comunitários, em que os momentos das correspondentes dotações de despesa, resultantes de uma previsão de valor superior ao da receita de fundo comunitário aprovado, não podem ser utilizadas como contrapartida de alterações orçamentais para outras dotações;

j) As importâncias previstas para despesas com pessoal devem considerar apenas o pessoal que ocupe lugares de quadro, requisitado e em comissão de serviço, tendo em conta o índice salarial que o funcionário atinge no ano a que o orçamento respeita, por efeitos da progressão de escalão na mesma categoria, e aquele pessoal com contratos a termo certo ou cujos con-tratos ou abertura de concurso para ingresso ou acesso estejam devidamente aprovados no momento da elaboração do orçamento;

k) No orçamento inicial, as importâncias a considerar nas rubricas “Remunerações de pes-soal” devem corresponder à da tabela de vencimentos em vigor, sendo atualizada com base na taxa de inflação prevista, se ainda não tiver sido publicada a tabela correspondente ao ano a que o orçamento respeita.

A conjugação da lei que define as competências dos órgãos autárquicos (Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro,)2, com o definido no ponto 3.1.1 do POCAL- princípios orçamentais obriga à elabora-ção, aprovação e execução de um orçamento anual coincidente com o ano civil. A sua inexistên-cia nos prazos determinados na lei supra mencionada, poderá provocar a dissolução dos órgãos da autarquia.

Para a elaboração do orçamento autárquico deverão ser dados os seguintes passos:

1. Previsão de todos os recursos financeiros possíveis de obter (receita):

Esta fase de elaboração do orçamento reveste-se de uma enorme importância, uma vez que a avaliação das receitas é fator condicionante do orçamento da despesa. Efetivamente, uma so-breavaliação das receitas ocasionará uma ilusão de suficiência que estimulará a realização de despesas relativamente às quais a autarquia não disporá efetivamente de fundos financeiros su-ficientes.

Para evitar esta situação de cálculo por excesso, as regras previsionais apresentadas no ponto 3.3. do POCAL condicionam a avaliação das receitas, permitindo que o ajustamento das previsões se reflitam ao longo da execução do orçamento através de alterações e revisões.

Surge assim, a par com as regras previsionais supra mencionadas, as regras do “bom senso” e da “prudência”.

2. Identificação de todas as despesas obrigatórias e respetiva cobertura orçamental:

São consideradas despesas obrigatórias:

- As dotações necessárias para o cumprimento das obrigações decorrentes da Lei: obri-gações fiscais, contribuições para a Caixa Geral de Aposentações;

- As dotações destinadas às remunerações certas e permanentes;

- As dotações para despesas que resultem de contratos de empreitadas, fornecimento de bens ou de prestação de serviços em execução;

- As dotações destinadas aos pagamentos de encargos resultantes de sentenças de quaisquer tribunais.

De referir que, se durante a execução orçamental se verificar insuficiência de dotações para pa-gamento de despesas obrigatórias, dever-se-á promover, de imediato, as correspondentes retifi-

2 Com as seguintes alterações: Lei n.º 5-A/2002, de 11/01, Rect. n.º 4/2002, de 06/02, Rect. n.º 9/2002, de 05/03, Lei n.º 67/2007, de 31/12, Lei Orgânica n.º 1/2011, de 30/11 e Lei n.º 75/2013, de 12/09


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cações ou alterações orçamentais, prejudicando, se assim for, possíveis utilizações de dotações, dando-se prioridade absoluta às despesas destinadas ao cumprimento das obrigações autárqui-cas.

3. Identificação de todas as receitas consignadas:

São despesas com receitas consignadas, todas aquelas que são suportadas por recursos financei-ros provenientes de contratos-programa ou programas comunitários, já contratualizados, e por isso cujas contrapartidas foram contabilizadas para o efeito da obtenção das receitas orçamentais

4. Identificação de novos projetos e atividades devidamente hierarquizadas:

Após a obtenção do montante das receitas previstas nos termos apresentados, e identificados os compromissos a assumir como despesas obrigatórias, bem como as despesas com receitas con-signadas será possível determinar o montante de receitas a inscrever no orçamento, disponível para sustentar despesas com novas ações, novos projetos ou alargamento de atividades, ou seja, o que poderemos chamar “novos encargos”, resumidos na seguinte fórmula:

Total das receitas previstas - Despesas obrigatórias - Despesas com receitas consignadas = Receitas disponíveis para novos encargos

O cálculo do valor das novas atividades ou das atividades que exigem continuidade deverá ser obtido em obediência aos princípios de economia, eficácia e eficiência. Isto é calcular os encargos ações a desenvolver segundo uma hierarquização de interesse público, numa lógica de prestar melhor serviço com o menor custo.

Ter-se-á ainda de equacionar a hipótese de com os mesmos recursos obter mais e melhores re-sultados. Isto pressupõe formas alternativas de resolver problemas e obter soluções. A esta forma de avaliar os encargos chamamos avaliação direta das despesas. À forma simples de as obter pe-los dados históricos chamamos método incrementalista da elaboração do orçamento autárquico.

Documentos

Considerando o princípio da especificação, o qual obriga à discriminação de todas as receitas e despesas previstas, o orçamento deverá ser constituído por duas peças distintas:

- O Orçamento da Receita com a descrição por classificação económica que se preveem ar-recadar;

- Orçamento da Despesa, com a descrição das despesas por classificação económica e facul-tativamente por orgânica (esta só se a dimensão da freguesia o justificar).

No ponto 7.2 do POCAL estão definidos os mapas de apresentação do orçamento os quais deverão ser extensivos às freguesias:

- Mapa resumo das despesas e receitas;

- Mapa discriminativo de toda a despesa e receita.

A classificação económica a considerar, deverá respeitar o Decreto-Lei n º 26/2002, de 14 de fe-vereiro.


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Mapa resumo das despesas e receitas

(Designação da autarquia local) Ano

RESUMO

(Unidade: €uros3)

Receitas Montante Despesas Montante

Correntes...........................Capital...............................

Correntes...........................Capital................................

Total Total

Total Geral Total Geral

Orçamento

(Designação da autarquia local) Ano

(Unidade: €uros3)

Receitas (a) Despesas (b)

Código Designação Montante Código Designação Montante

Receitas Correntes Despesas Correntes

Total das receitas correntes Total das despesas correntes

Receitas de Capital Despesas de Capital

Total das receitas de Capital Total das despesas de capital

Total Geral Total Geral

a) Desagregar de acordo com a classificação económica das receitasb) Desagregar de acordo com a classificação económica das despesas e em conformidade com a classificação orgânica das des-pesas caso esta seja adotada pela Autarquia

3.4. Modificações ao Orçamento e ao PPI

As modificações orçamentais são um instrumento que visa a adequação do Orçamento e do PPI a novas necessidades, a novas ações ou atividades não previstas no Orçamento inicial ou em or-çamentos já modificados.

Uma modificação serve também para reajustar financeiramente ações ou atividades já existen-tes, com dotações, no Orçamento e/ou PPI reforçando-as ou diminuindo-lhes o valor disponível da dotação, aquela data, de modo a que as duas situações de sinal contrário se equilibrem finan-ceiramente.

As modificações orçamentais podem ser de dois tipos:

- Alterações orçamentais:

- Revisões orçamentais.

A distinção entre alterações orçamentais e revisões orçamentais é fundamental face ao caráter deliberativo de cada uma, as quais dependerão de órgãos distintos e por isso mesmo de diferente influência quanto à sua eficácia prática e jurídica.

As alterações orçamentais dependerão exclusivamente da Junta de Freguesia e são aplicáveis


24

quando não exigem aumento da totalidade da receita, ou quando este aumento acontece deriva-do da afetação direta e exclusiva de recursos financeiros consignados a obras já previstas ou não no Plano de Investimentos ou outras ações já existentes ou não nas Grandes Opções do Plano. Trata-se da inclusão das chamadas receitas consignadas a determinadas despesas, decorrendo a maior parte delas da contratualização de protocolos entre a freguesia e o município ou com a Administração Central.

Quando se torna necessário incluir novas ações de investimento ou novas ações de caráter plu-rianual tanto de caráter corrente como relacionadas com transferências de capital, então, ter-se--á que efetuar uma revisão orçamental, se as mesmas não dependerem de receitas que lhe estão consignadas por Contrato-Programa ou outros financiamento específicos para aqueles fins. Isto é, uma revisão pressupõe uma nova alocação das dotações orçamentais existentes, redistribuin-do-as por ações novas a inscrever no PPI ou pela afetação às mesmas (novas ou existentes) do saldo da gerência transitado do ano anterior.

Anota-se, contudo, que tanto de uma alteração como de uma revisão orçamental não poderão resultar reforços ou ações já existentes ou novas provenientes da diminuição de ações com finan-ciamento consignado. A não realização de uma ação protocolada com fundos que lhe são consig-nados não liberta dotações orçamentais.

A inclusão do Saldo Orçamental do ano anterior poderá, caso a autarquia o queira afetar a despe-sas já existentes ou a novas despesas originar uma revisão orçamental. Poderá ainda, a proposta do executivo propor que se integre o saldo, mas não distribui-lo por qualquer rubrica da despesa, o que lhe permitirá garantir uma melhor execução da receita, e não agravar o deficit orçamental, com o correspondente aumento da despesa. Neste caso, o orçamento fica superavit, com a receita superior à despesa, em termos previsionais, mas não em termos de execução orçamental, embora isso possa acontecer, no caso de uma execução da receita prevista a 100%.

Qualquer que seja o tipo de modificação efetuada e nos procedimentos a adotar, deverá sempre considerar-se:

a) Documentação de suporte à modificação orçamental:

Esta questão coloca-se pela necessidade de se fundamentar todas as modificações orçamentais, explicando-se quais as necessidades públicas que se propõem a realizar, onde e porquê se re-fletem estas modificações, e as novas origens de fundos, se as mesmas existirem, ou a razão da diminuição de dotações de ações inicialmente previstas por um maior valor.

b) Manutenção dos princípios e regras orçamentais, nomeadamente:

- Não considerar como contrapartida orçamental de reforços de outras ações, dotações co-bertas por receitas consignadas;

- Preservar, o equilíbrio orçamental corrente. Isto é, o total das despesas correntes não po-derá ser superiores ao total das receitas correntes.

- Manter as restrições das dotações orçamentais, não incrementando os créditos para a des-pesa inicialmente previstas sem a necessária e fundamentada explicação, por avaliação di-reta do novo encargo.

As modificações orçamentais podem ser de diversas formas:

1. Aumento global da despesa 1.1. Abertura de dotações de rubricas e/ou ações dotações inexistentes

1.2. Aumento de dotações existentes

2. Manutenção da despesa global com redistribuição de dotações

3. Diminuição ou anulação de receitas


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1.1. Abertura de dotações de rubricas e/ou ações dotações inexistentes

Requisitos Características Procedimento

- Necessidade da realização de despe-sas concretas- Manutenção do equilíbrio corrente (volume de receita corrente maior ou igual ao volume de despesa corrente

- Incorporação de receita legalmente consignada- Incorporação do saldo do exercício anterior- Incorporação de novas receitas que a freguesia esteja autorizada a arrecadar (por ex. provenientes de mercados e feiras antes não cobradas, etc.

- Alteração orçamental (ponto 8.3.1.5 do POCAL): Registos utilizando os mapas 8.3.1.1 e 8.3.1.2 - Revisão orçamental (ponto 8.3.1.4 do POCAL): Registos utilizando os mapas 8.3.1.1) e 8.3.1.2

1.2. Aumento de dotações existentes


- Despesa inicialmente prevista com dotação insuficiente- Justificação da insuficiência de do-tação- Antecipação de parte de ações plurianuais previstas para anos pos-teriores

- Incorporação de receita legalmente consignada a determinadas despesas- Incorporação do saldo do exercício anterior- Incorporação de novas receitas que a freguesia esteja autorizada a arreca-dar (por ex. provenientes de mercados e feiras antes não cobradas, etc.,- Incorporação de eventual excesso de cobrança de receita, relativamente à totalidade de receitas previstas e já arrecadadas

- Alteração orçamental (ponto 8.3.1.5 do POCAL) Registos utilizando os mapas 8.3.1.1 e 8.3.1.2 - Revisão orçamental (ponto 8.3.1.4 do POCAL): Registos utilizando os mapas 8.3.1.1 8.3.1.2

2. Manutenção da despesa global com a redistribuição de dotações


- Dotações insuficientes - Dotações inexistentes - Dotações em excesso, em montante

igual ou superior aos créditos insufi-cientes

- Justificação da necessidade da am-pliação de dotações (ex: fraca execução das ações transferindo-se para o ano seguinte despesas previstas do ano N; não realização de atividades previstas inicialmente; diminuição dos custos previstos no orçamento….)

- Justificação da possibilidade da dimi-nuição de dotações

- Manutenção do Equilíbrio Corrente

- Transferência de dotações inter--rubricas orçamentais e ou interações das GOPs

- Abertura de novas rubricas orçamen-tais e ou novas ações

- Alteração orçamental (ponto 8.3.1.5 do POCAL): Registos utilizando os mapas 8.3.1.1 e 8.3.1.2

- Revisão orçamental (ponto 8.3.1.4 do POCAL): Registos utilizando os mapas 8.3.1.1 e 8.3.1.2

3. Diminuição ou anulação de receitas


Alterações negativas, substanciais aos contratos que vinculam as previsões orçamentaisAlterações negativas substanciais das deliberações ou de lei que fundamen-tem o cálculo das previsões

Diminuição do orçamento da receitaDiminuições às dotações orçamentais da despesa, ainda disponíveis, com diminuição ou anulação das mesmasDiminuição ou anulação de dotações de ações do PPI reajustando-as à diminuição das receitas

Revisão orçamental (ponto 8.3.1.4 do POCAL): Registos utilizando os mapas 8.3.1.1 e 8.3.1.2


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8.3.1.1 – Receita

Alteração n.º

Revisão n.º.

(designação da entidade) (Unidade: €uros3)

Classificação económica Receita

Código DescriçãoPrevisões iniciais

Modificações orçamentais

Previsões corrigidas ObservaçõesInscrições/reforços

Diminuições/ anulações

(1) (2) (3) (4) (5) (6)=(3)+(4)-(5) (7)

Total

3) Previsões iniciais – importâncias ao orçamento inicial;

6) Previsões corrigidas – valores finais relativos à previsão das receitas a cobrar, inclui o saldo da ge-rência anterior após a sua aprovação.

8.3.1.2 – Despesa

Alteração n.º

Revisão n.º.


Classificação económica Despesa

Código Descrição Dotações iniciais

Modificações orçamentais Repo-sições

abatidas aos paga-

mentos

Dotações corrigidas

ObservaçõesInscrições/reforços

Diminuições/ anulações

(1) (2) (3) (4) (5) (6)(7)=(3)+(4)-

(5)+(6)(8)

Total

3) Previsões iniciais – importâncias ao orçamento inicial;

7) Dotações corrigidas – Importâncias correspondentes aos valores finais das despesas previstas no or-çamento..

3.5. Modificações ao Plano Plurianual de Investimentos

O órgão executivo deliberará sobre as modificações ao financiamento, sempre que se torne ne-cessário por:

- Transferência de valor do financiamento não definido, para definido com a concretização das receitas previstas, como não definidas;

- Diminuição de dotações de novas ações com incremento de outras;

- Decisão de não execução de ações que permite o reforço de outras ou mesmo a inclusão de novas;

- Inclusão do saldo da gerência, como reforço de ações existentes ou inclusão de novas ações.

Por outro lado, sempre que se antecipe a realização de ações previstas para anos posteriores ou


27

se altere o custo total previsto para uma ação, as modificações incidem não só no financiamento do ano, como ainda nos valores dos anos seguintes. Dado que na coluna das modificações não se consideram as modificações dos anos seguintes, na coluna reportada a estas, constarão sempre, neste mapa, os valores finais resultantes das modificações realizadas.

8.3.2 – Modificações ao plano plurianual de investimentos

8.3.2.1 – As modificações do plano plurianual de investimentos consubstanciam-se em revisões e alte-rações.

8.3.2.2 – As revisões do plano plurianual de investimentos têm lugar sempre que se torne necessário incluir e ou anular projetos nele considerados, implicando as adequadas modificações no orçamento, quando for o caso.

8.3.2.3 – A realização antecipada de ações previstas para anos posteriores ou a modificação do mon-tante das despesas de qualquer projeto constante do plano plurianual de investimentos aprovado de-vem ser precedidas de uma alteração ao plano, sem prejuízo das adequadas modificações no orçamento, quando for o caso. Modificações ao plano plurianual de investimentos

Alteração n.º

Revisão n.º.


Obj

etiv

o Código da classificação económica

Número do projeto/

ação

Designação do programa

e projeto/ação R

espo

nsáv

el

DatasDespesas

Modificação(+/-)

(f)=(d)-©

2000

Anos seguintes

Iníc

io

Fim

Total Financia-mento

definido

Financiamento não definido

Dot

ação

atu

al

Dot

ação

co

rrig

ida

Dot

ação

atu

al

Dot

ação

co

rrig

ida

2001

2002

2002

Out

ros


28

Capítulo 4 – Execução do Orçamento

4.1.Execução Orçamental da Receita

O POCAL no ponto 2.3.4 define as seguintes regras de execução orçamental para a receita:

a) As receitas só podem ser liquidadas e arrecadadas se tiverem sido objeto de inscrição orça-mental adequada.

Esta regra aplica-se às situações em que a cobrança é precedida de uma liquidação sustentada num fundamento legal. Isto é, aplica-se às situações de cobrança de taxas e tarifas às quais exi-gem prévia aprovação pelo órgão deliberativo, em documentos próprios como sejam:

- Tabela de taxas;

- Preçários;

- Regulamentos de licenciamentos.

Assim, tecnicamente nada impede que a autarquia receba uma determinada receita cuja origem não está especificada no orçamento da receita, desde que não se trate de produto de taxas ou tarifas.

Exemplo:

- Numa determinada autarquia, não estava prevista a receita proveniente de patrocínios de empresas. Entretanto, uma determinada atividade é desenvolvida no âmbito de uma par-ceria público-privada, de interesse público para a freguesia e, pressupõe o apoio financeiro de privados à ação em causa, pelo impacto social e económico da mesma para a localidade (exemplo: exposição de produtos locais)

- Deverá ou não a freguesia receber os patrocínios?

- Em caso afirmativo como se registam contabilisticamente?

Resposta:

Não podendo inscrever esta receita numa rubrica especificamente adequada, sem a ne-cessária revisão orçamental, como por exemplo «Transferências Correntes – Sociedades e quase sociedades não financeiras – Privadas», registá-la-á na rubrica «outras receitas correntes», a qual deverá ser sempre considerada em qualquer orçamento de receita. O facto é que esta receita deverá ser sempre cobrada e contabilizada e para tal deverá ser preenchida a respetiva guia de recebimento e conta corrente da receita.

b) A cobrança de receitas pode no entanto ser efetuada para além dos valores inscritos no orça-mento.

A cobrança de receitas que excedem os valores inscritos no orçamento devem ser contabilizadas, e não poderão ocasionar reforço orçamental salvo nas seguintes situações:

Representarem excesso de cobrança em relação à totalidade das receitas previstas no orçamento, ou seja, em situação de eventual excedente orçamental – situação de superavit (alínea b) do ponto 8.3.1.4 do POCAL


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8.3.1.4 – Na revisão do orçamento podem ser utilizadas as seguintes contrapartidas, para além das referidas no número anterior:

- ….

- O excesso de cobrança em relação à totalidade das receitas previstas no orçamento;

-….

- Se tratar de novas receitas legalmente consignadas a determinadas despesas, (ponto 8.3.1.3 do POCAL

8.3.1.3 – O aumento global da despesa prevista dá sempre lugar a revisão do orçamento, salvo quando se trata da aplicação de:

Receitas legalmente consignadas;

…….

c) As receitas liquidadas e não cobradas até 31 de dezembro devem ser contabilizadas pelas cor-respondentes rubricas do orçamento do ano em que a cobrança se efetuar

Este preceito estabelece a regra da anualidade aplicada à receita. Isto é, as receitas deverão ser contabilizadas como origem de fundos, no ano económico em que são arrecadadas (cobradas). Assim, todas as receitas liquidadas e não cobradas num determinado ano económico, deverão ser considerada, em termos previsionais incluídas no orçamento do ano seguinte, ou seja naquele em que se prevê sejam efetivamente arrecadadas.

4.1.1. Fases da arrecadação da receita

Os momentos distintos do processo de contabilização da receita são:

a) A liquidação ou reconhecimento do direito a favor da autarquia

b) A sua respetiva cobrança orçamentais,

a) Liquidação:

O momento da liquidação pode apresentar diferentes procedimentos em função da sua ori-gem (impostos, taxas, tarifas, outras transferências ou receitas provenientes de vendas de bens e serviços, entre outros), implicando um reconhecimento diferenciado desse mesmo direito a receber.

O reconhecimento contabilístico de um direito a cobrar impõe o cumprimento em simultâ-neo dos seguintes requisitos:

- Que se tenha produzido um facto que tenha dado origem ao nascimento de um direito a cobrar;

- Que o direito a cobrar tenha um valor certo e determinado;

- Que o devedor possa ser individualizado e determinado e lhe seja dado conhecimento fun-damentado do débito criado.

b) Cobrança

Com a cobrança extingue-se o direito da freguesia, sobre o terceiro, e é coincidente com a entrada de fundo em tesouraria


30

O mapa seguinte associa o momento do reconhecimento do direito a receber, com a origem das respetivas receitas orçamentais.

Momentos de reconhecimento da receita (liquidação)

Origem do direito a receber Momento do reconhecimento do direito a receber

Impostos indiretos, taxas, multas e outras penalidades

O reconhecimento do direito concretiza-se com o ato de liquidação o qual poderá ocorrer das três seguintes formas:Com a emissão de notificação expressa ao sujeito passivo como consequência da sua inclu-são numa lista cobratória que se realiza de forma periódica e renovável, através da emissão de um aviso/recibo dirigido a cada devedor. Esta notificação assume um caráter coletivo mediante anúncios e editais que fixam prazos de pagamento de acordo com o estabelecido em Regulamentos de liquidação e cobrança de taxas e outras receitas tributárias. Com a emissão direta e individualizada da guia de recebimento, resultante de uma prévia notificação ao utente, devendo ajustar-se a respetiva cobrança aos prazos legalmente esta-belecidos no regulamento de liquidação e cobranças de taxas e outras receitas municipais. Esta situação é a que ocorre com mais frequência.

Vendas de bens e serviços

Este grupo compreende receitas orçamentais, geralmente de caráter não tributário, que não precisam de prévia liquidação administrativa. O reconhecimento do direito ocorre no mo-mento em que se efetua a venda ou se efetiva a prestação de serviços.

Transferências do Orçamento de Estado para a autarquia, a título de compartici-pação nos impostos do Estado (FFF).

O registo destas receitas orçamentais ocorre após a confirmação do valor efetivamente transferido. A liquidação e a cobrança, na contabilidade da autarquia verificam-se em simul-tâneo, através de um documento único que será a guia de recebimento.

Outras Transferências e Subsídios O reconhecimento do direito dá-se com o recebimento do valor do subsídio transferido pela entidade financiadora. Pode-se, conhecendo-se o valor certo a receber, sustentado em proto-colo com prazos de recebimento, emitir notas de débito (notas de liquidação)

4.1.2. Registos contabilísticos da Receita

A contabilização da receita envolve diferentes registos contabilísticos, e momentos distintos.

Movimentos contabilísticos da receita

Descrição Momentos Documentos de Suporte

Previsões iniciais Aprovação do orçamento da receita Mapas previsionais

7.2- Orçamento


Modificações às previsões

Aprovação dos reforços ou anulações de previ-sões relativamente, que se sabe que não se vão executar

Mapa 8.3.1.1 (modificações à receita)

Inclusão do saldo da gerência anteriorMapa 8.3.1.1 (modificações à receita) e Mapa de fluxos de caixa da gerência anterior


Reconhecimento e liquidação de direitos

Emissão da guia de recebimento Guia de recebimento (modelo SC 1) ou documento similar (fatura/recibo; notificação para paga-mento...)


Recebimento ou cobrança de direitos

Efetivação da cobrança Guia de recebimento com confir-mação do tesoureiro da cobran-ça efetuada

É de salientar que as freguesias devem registar a liquidação no momento do direito a receber que pode ocorrer antes da cobrança. E assim, no final do ano, nos mapas de execução da receita, pode surgir liquidação por cobrar, que na linguagem da contabilidade empresarial significa as dívidas a receber.

4.1.3. Documentos de suporte ao registo da receita

Os documentos de suporte à execução da receita são a Guia de recebimento (SC-1) e a Conta cor-rente da receita (SC-10)


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Guia de recebimento (SC-1)

A Guia de Recebimento é o documento contabilístico, a emitir informaticamente, ou pré-im-presso, que serve de registo à receita e entrada de fundos por operações de tesouraria

Data de emissão

Guia de Recebimento

Designação da autarquia Serv. Emissor N.º da Guia Ano

Morada

Código Postal:

N.º Contribuinte: |__|__|__|__|__|__|__|__|__|

Exmo. Sr. Nome:Morada:Código Postal:N.º Contribuinte:

Texto: Data limite de pagamento

Código do POCAL Descrição da receita Tipo (b) Receita Orçamental Operações de Tesouraria

Subtotal

Total sem IVA

Base tributável Taxa Valor do IVA Valor Total

Total a pagar com IVA

Montante por extenso:

Observações:

______________________ 0 serviço emissor

Meio de Pagamento:

Tipo: N.º: _______________Instituição bancária:______________ Data: ___/___/___ O Tesoureiro

Processada por computadorVálido como recibo após boa cobrança (c) SC-1(a) Ou fatura /recibo, se for caso disso;(b) Preenchimento com os seguintes símbolos:- V, se se tratar de receita virtual;- E, no caso se tratar de receita eventual; (c) Desagregar a base tributável pelas diferentes taxas de IVA. Indicação quando aplicável do valor não sujeito e ou dos valores isentos de IVA.(d) Quando se trate de fatura recibo.


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Notas adicionais:

- Deve constar, deste documento, para além da designação da autarquia, a morada e o seu número de contribuinte;

- O código do POCAL, apresentado no documento, refere-se à classificação económica;

- Caso a guia de recebimento se refere à cobrança de taxas ou impostos indiretos, não há lugar a liquidação de IVA, nos termos do n.º 2 do artigo 2º do código do IVA;

- Caso a guia de recebimento se refira a cobranças sujeitas IVA, tarifas e preços por presta-ções de serviços a mesma deverá incluir os campos para o respetivo registo;

- Na descrição da receita, deve ser referido, o facto que lhe deu origem, e dever-se-á fazer referência à alínea e artigo que deu origem à cobrança, se o valor que se pretende cobrar constar da tabela de taxas e licenças, da autarquia.

Conta corrente de receita (SC-10)

A conta Corrente de Receita, destina-se ao registo das receitas liquidadas e cobradas e deverá ser emitida informaticamente. Permite controlar cada rubrica orçamental da classificação económi-ca das receitas e fornecer a seguinte informação:

a) O volume de receitas arrecadadas até ao momento;

b) A diferença entre o valor da receita arrecadada e o valor atualizado da receita orçamen-tada;

c) O total das modificações efetuadas à receita, durante a execução orçamental

Conta Corrente da Receita

Designação da autarquia: Ano N.º Pág.

Designação da rubricaDotação Inicial Código POCAL R/A +/-

Montantes das alterações/revisões

Dotação Orçamental

Data DocumentoReceita

em numerárioSaldo Folha de Caixa

N.º Tipo Inicial Acumulado Data N.º

A transportar

Total

Data de emissão: ___/___/___


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Notas adicionais:

- A natureza da modificação será indicada por R ou A conforme se trate de Revisão ou de Al-teração.

- A “Dotação orçamental” será o valor atualizado da previsão constante na rubrica orçamental em questão (previsão inicial +/- total das modificações efetuadas até ao momento).

- No campo “Documento” indica-se o tipo e o nº de documento a registar.

Exemplo:

O Sr. José Silva foi à Junta tirar fotocópias autenticadas do seu bilhete de identidade bem como das suas duas filhas.

No final o Presidente da Junta cobrou o valor fixado na “Tabela de Taxas e preços” aprovada pelo executivo e publicada no Boletim da Freguesia por cada fotocópia autenticada, tendo a receber do senhor José 15€ pelas três cópias e autenticações. Como prova de cobrança a junta tem de preen-cher uma Guia de recebimento.

Guia de Recebimento

Designação da autarquia:

Morada: freguesia ………… Serv. Emissor N.º da Guia Ano

Código Postal: …. 1 10 2014

N.º Contribuinte: |__|__|__|__|__|__|__|__|__|

Data de emissão

08-01-2014Exmo Sr. Nome: Sr.José SilvaMorada: ……….Código Postal:N.º Contribuinte:

Texto: Serviço de cópia e autenticação de documentos Data limite de pagamento

imediato

Código do POCAL Descrição da receita Tipo (b) Receita OrçamentalOperações de Tesouraria

07.02.09.99: Prestação de serviços-Outros Cópias e autenticação de documentos

Eventual 15,00 3,45

Subtotal 15,00 3,45

Total sem IVA 15,00

Base tributável TaxaValor do IVA

Valor Total

15 23% 3,45 18,45

Total a pagar com IVA 18,45

Montante por extenso: Dezoito euros

Observações:

___________A tesouraria____________ 0 serviço emissor

Meio de Pagamento:Tipo: N.º: _______________Instituição bancária:______________ Data: ___/___/___ O Tesoureiro

Notas: O valor do IVA considera-se operação de tesouraria uma vez que é uma receita que terá de ser entregue ao Estado


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4.2. Execução Orçamental da Despesa

O POCAL no ponto 2.3.4.2 define um conjunto de regras de execução ao orçamento da despesa

As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento e com dotação igual ou superior ao cabimento e ao com-promisso, respetivamente

Esta alínea deverá merecer especiais cuidados a todos os responsáveis pela execução do orça-mento autárquico. Efetivamente, a expressão apresentada “para além de serem legais” significa que a despesa a realizar deve respeitar a lei, a qual é rigorosa e precisa determinando:

- Quais as atribuições e competências das freguesias bem como a delimitação da intervenção da administração local, concretizada através da Lei n.º 75/2013, de 12/09, ou seja, os poderes que lhes permitem atuar em diversas vertentes e áreas.

- Quais os formalismos a respeitar para a realização das despesas públicas. Estas disposições estão estabelecidas, essencialmente, no Decreto-Lei n.º 18/2008 de 29 de janeiro, os quais regu-lamentam respetivamente a realização das despesas e respetiva contratação relativa à locação e aquisição de bens e serviços, e a realização das empreitadas de obras públicas.

Nesta alínea, referem-se ainda a fases da realização da despesa: o cabimento (cativação da ver-ba), o compromisso3 (a realizar dos termos da lei dos compromissos), a autorização da despesa (a qual deverá anteceder o compromisso e ser precedida do cabimento) e o pagamento.

Os momentos de execução de cada uma destas fases não só é importante em termos de legalidade da própria despesa, como em termos de “saúde” financeira da freguesia. Efetivamente, antes de se assumir uma despesa é preciso saber se no orçamento há dotação disponível para a suportar. A fase do cabimento deverá preceder qualquer ato de vinculação externa da autarquia, e quem tem competência para autorizar a despesa deverá fundamentar a sua decisão, não só numa informa-ção dos serviços (informação/proposta) que justifique a necessidade e pertinência dos encargos em causa para a persecução das atribuições da autarquia, como no prévio conhecimento e registo da existência de suficiente dotação orçamental (princípio do equilíbrio), na rubrica económica adequada (princípio da especificação).

O proceder à cativação da verba orçamental significa que a despesa, a efetivar-se, cabe na dotação orçamental que se encontra disponível. Trata-se de uma disposição cautelar que tem por objetivo informar o autorizador da despesa. Se porventura a despesa a cabimentar exceder a dotação inscri-ta na respetiva rubrica orçamental, ou se desiste da referida aquisição, ou recorre-se ao dispositivo legal de alteração ou revisão orçamental, colocado à disposição das autarquias. Não é permitido, em circunstância alguma, exceder as dotações orçamentais da despesa. Tal atuação acarretará a ilegalidade da mesma, e poderá provocar sanções a aplicar pelo Tribunal de Contas. Assim, os cré-ditos orçamentais constituem o limite máximo a utilizar na realização das despesas.

Verificada a legalidade e o cabimento da despesa, é obtida a autorização do órgão competente, procedendo de seguida os respetivos serviços às diligências necessárias para a sua realização. Nesta fase, há que ter em conta o disposto no Decreto-Lei n.º 18/2008 de 29 de janeiro. Estes di-plomas visam garantir a transparência dos processos de realização das despesas com o forneci-mento de bens e serviços e com empreitadas, e respeitar o princípio da concorrência.

3 Nos termos da alínea a) do artigo 3º da LCPA) «Compromissos» as obrigações de efetuar pagamentos a terceiros em contrapartida do fornecimento de bens e serviços ou da satisfação de outras condições. Os compromissos consideram -se assumidos quando é executada uma ação formal pela entidade, como sejam a emissão de ordem de compra, nota de encomenda ou documento equivalente, ou a assinatura de um contrato, acordo ou protocolo, podendo também ter um caráter permanente e estar associados a pagamentos durante um período indeterminado de tempo, nomeadamente salários, rendas, eletricidade ou pagamentos de prestações diversas;


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Resolvida esta questão, ou seja, depois de definido o fornecedor de bens e serviços ou o emprei-teiro, bem como as condições das respetivas prestações, a autarquia assumirá o compromisso de pagar desde que a outra parte cumpra as condições que declarou aceitar.

A assunção de compromisso efetuar-se-á através de requisição, contrato ou outra forma similar que seja juridicamente válida, devendo a autarquia respeitar o definido na LCPA relativamente as regras impostas para a assunção de compromissos, nomeadamente a existência de fundos dis-poníveis no termos definidos. Nos termos da LCPA, o compromisso é definido como uma obriga-ção de pagamento. A fase do compromisso assume desta forma uma nova dimensão, passando a constituir um momento crucial de controlo da despesa.

Nos termos da LCPA, artigo 5º, não podem ser assumidos compromissos que excedam os fundos disponíveis, ou seja, o valor dos encargos que podem ser assumidos depende dos fundos dispo-níveis definidos nos termos da al. f) do artigo 3º.

Alteram-se assim os pressupostos que delimitam os compromissos que podem ser assumidos, sendo o limite da dotação orçamental substituído pelo limite dos fundos disponíveis, definidos nos termos da LCPA.

Esta fase, a de adjudicação, exige a confirmação da verba cabimentada (cativação efetuada com base em estimativa), procedendo-se, se necessário, ao reforço do cabimento ou à anulação dos valores excedentários, e ao registo contabilístico do compromisso pelo valor exato do montante a adjudicar e Se a aquisição em causa se prolongar por mais que um ano económico (encargo plu-rianual), então ter-se-á que considerar, também, os compromissos em anos futuros. De referir ainda que o compromisso

Seguir-se-á a realização da despesa propriamente dita, através da concretização da aquisição nas condições contratualizadas cumprindo cada uma das partes as suas obrigações.

Esta concretização exige da autarquia a verificação das correspondentes prestações. Para o efeito a nota de remessa e a fatura ou documento equivalente, emitido pelo fornecedor ou prestador, deverá ser confirmada com a expressa declaração, por parte do responsável do serviço, que as obrigações do fornecedor foram cumpridas. No caso das empreitadas a verificação das prestações é efetuada através da elaboração de um auto de medição dos trabalhos e do valor a pagar ao em-preiteiro. Após efetuadas as verificações, atrás referidas, proceder-se-á ao registo contabilístico da fatura, ou seja inicia-se o seu processamento. A liquidação da fatura, i.e., a emissão da cor-respondente ordem de pagamento dependerá da confirmação da existência de disponibilidade da tesouraria para o consequente pagamento.

Poderá assim acontecer que a fase da liquidação da despesa não possa decorrer imediatamente a seguir à fase do reconhecimento da obrigação, pois a cadência das cobranças não acompanha, normalmente, a cadência da realização das despesas. Sugere-se que a verificação da existência de disponibilidade monetária para o pagamento decorra de um processo diário de acompanhamen-to dos recebimentos e dos pagamentos efetuados, através da elaboração de um adequado mapa de informação da situação financeira.

Sendo o pagamento a última fase da realização de uma despesa, encerra em si a extinção da obri-gação decorrente da mesma, e exige a autorização prévia para a sua liquidação. Esta autorização é nos termos da alínea h) do nº1 da arte. 35º Da Lei 75/2013, de 12 de setembro competência própria do presidente da câmara, delegável e subdelegável nos vereadores e nos dirigentes máximos da respetiva unidade orgânica (alínea a) do n.º 3 do art.º. 38.° Daquele diploma). Nestes termos, as ordens de pagamento poderão ser assinadas pelo presidente do órgão executivo da autarquia ou por quem tem competência por si delegada ou subdelegada.


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As dotações orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar na sua realização

Este preceito traduz a característica fundamental do Orçamento como documento não só funda-mental à explicação da política da autarquia que lhe está subjacente, como documento autoriza-dor da despesa.

Isto é, por muito significativa que socialmente se torne necessária a despesa pública, ela só po-derá ser assumida se houver dotação disponível para ser cabimentada, no orçamento em vigor. Claro que existe um instrumento, a Alteração Orçamental que permite a realização de despesas para as quais não estavam previstas inicialmente dotações financeiras através do seu respetivo reforço orçamental, obtido pela diminuição de dotações de outras ações, que, ou não se realiza-ram ou se concretizarão em menor escala. (transferência da dotação entre rubricas económicas).

As despesas a realizar com a compensação em receitas legalmente consignadas podem ser auto-rizadas até à concorrência das importâncias arrecadadas

Esta alínea apresenta-se como uma restrição, dado que faz depender a realização da despesa da existência simultânea de dotação orçamental e da cobrança efetiva das receitas que lhe estão consignadas, representando uma condicionante desadequada à execução orçamental. De facto, as importâncias arrecadadas relativas a receitas consignadas (empréstimos ou financiamentos externos, sejam eles da administração central ou dos fundos comunitários) decorrem da forma-lização de pedidos de pagamento, sustentados em comprovativos de despesa, os quais exigem previamente as necessárias autorizações para a sua realização.

Alínea g):

“As ordens de pagamento de despesa caducam a 31 de dezembro do ano a que respeitam...”

Em face do exposto, no início do exercício económico deverão os encargos assumidos e não pa-gos, ser objeto de cabimentação e compromisso.

Alínea i):

“Os serviços, no prazo improrrogável definido na alínea anterior, devem tomar a iniciativa de satisfazer os encargos, assumidos e não pagos, sempre que não seja imputável ao credor a razão do não pagamento.”

Para qualquer situação que tenha dado origem à anulação da ordem de pagamento, deve com-petir à freguesia a diligência do respetivo pagamento, salvo na situação em que o credor tenha uma situação irregular perante o Fisco ou à Segurança Social. Situação esta prevista na lei ao estabelecer a obrigatoriedade da administração pública proceder à retenção por conta de 25% do montante a pagar, quando o credor não tem a sua situação regularizada com a Segurança Social.

4.2.1. Fases de registo contabilístico da despesa

As fases de registo contabilístico de qualquer despesa são:

1 - Cabimento ou autorização da des-pesa (cativação da verba)

2 - Compromisso (registo das despesas assumidas)

3 - Registo da Fatura (obrigação)

4 - Autorização de pagamento

5 - Pagamento


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Cabimento

A fase do cabimento deverá preceder qualquer ato de compromisso financeiro externo da fregue-sia, e quem tem competência para autorizar a despesa deverá fundamentar a sua decisão, não só numa informação dos serviços (informação/proposta) que justifique a necessidade e pertinência dos encargos em causa, para a persecução das atribuições da freguesia, como no prévio conhe-cimento e registo da existência de dotação orçamental suficiente (princípio do equilíbrio), na rubrica económica adequada (classificador económico da despesa).

As dotações orçamentais constituem por natureza económica, o limite máximo a utilizar na re-alização das correspondentes despesas.

A cativação da verba significa que a despesa, a efetivar-se, cabe na dotação orçamental em rubri-ca apropriada à sua tipologia económica

Se a despesa a cabimentar exceder a dotação inscrita na respetiva rubrica orçamental, ou a au-tarquia desiste da referida aquisição ou recorre ao dispositivo legal de alteração ou revisão orça-mental, para providenciar a necessária dotação à assunção da despesa.

Verificada a legalidade e o cabimento da despesa, é obtida a autorização do órgão competente, procedendo de seguida, o respetivo serviço, às diligências necessárias para a sua realização.

A Informação/Proposta será o documento de suporte ao cabimento, onde se traduz as necessida-des aquisitivas de um determinado serviço de uma autarquia, com vista a consecução dos seus objetivos, e ao exercício das suas competências.

Os cabimentos devem ter uma numeração sequencial.

Compromisso

De acordo com a Lei dos compromissos e dos pagamentos em atraso, Compromissos são as obri-gações de efetuar pagamentos a terceiros em contrapartida do fornecimento de bens e servi-ços ou da satisfação de outras condições. Os compromissos consideram-se assumidos quando é executada uma ação formal pela entidade, como seja a emissão de ordem de compra, nota de encomenda ou documento equivalente, ou a assinatura de um contrato, acordo ou protocolo, podendo também ter um caráter permanente e estarem associados a pagamentos durante um período indeterminado de tempo, nomeadamente, salários, rendas, eletricidade ou pagamentos de prestações diversas. (art.º 3 da Lei dos compromissos e pagamentos em atraso)

Depois de definido o fornecedor de bens e serviços ou o empreiteiro da obra, bem como as res-petivas condições prestativas, a freguesia assumirá o compromisso de pagar, desde que, a outra parte cumpra as condições que declarou aceitar. A assunção do compromisso efetuar-se-á atra-vés da requisição, contrato ou outra forma similar que seja válida jurídica e fiscalmente, devendo a freguesia limitar, ao máximo, os compromissos não reduzidos a escrito.

O registo do compromisso, exige a confirmação da verba cabimentada (cativação efetuada com base em estimativa), procedendo-se, se necessário, ao reforço do cabimento ou à anulação dos valores excedentários quando do concurso resulta uma proposta de adjudicação de valor inferior ao previsto. O registo contabilístico do compromisso é efetuado, pelo valor exato do montante a adjudicar refletido pelos anos durante os quais a adjudicação se concretizará. Se a aquisição em causa se prolongar por mais que um ano económico (encargo plurianual), então ter-se-á que considerar, também, os compromissos em anos futuros.

O compromisso terá por base a requisição, nota de encomenda, ou um contrato celebrado decor-rente da execução da Informação/Proposta.

De acordo com a Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso os compromissos devem ser numerados sequencialmente.


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Obrigação

Uma obrigação é um dever ou responsabilidade para agir ou executar de certa maneira e pode ser legalmente imposta como consequência de:

a) Um contrato vinculativo (por meio de termos explícitos ou implícitos);

b) Legislação;

c) Requisito estatutário;

d) Outra operação da lei.

No momento de receção da fatura a mesma deverá ser validada com a verificação da realização da correspondente prestação pelo técnico ou serviço responsável. Após a sua validação deverá ser registada nas respetivas contas de correntes e no diário de despesa.

A obrigação tem como documento de suporte a fatura ou documento equivalente.

Na fatura ou documento equivalente deve ser colocado o nº de compromisso.

Autorização de Pagamento

No momento da liquidação ou autorização de pagamento deverá ser emitida a ordem de paga-mento e registada nas contas correntes e diário de despesa. A ordem de pagamento será autoriza-da pelo órgão ou dirigente com competência para o efeito

A Ordem de pagamento cujo modelo é apresentado no POCAL é o documento de suporte da fase da autorização de pagamento.

Pagamento

O pagamento implica a verificação das condições necessárias para a sua realização, nomeada-mente disponibilidade na tesouraria. O pagamento deverá ser registado no diário de tesouraria, conta corrente da despesa e diário da despesa.

4.3. Operações de tesouraria

4.3.1. As retenções de Impostos e as cauções

As operações de Tesouraria são entradas ou saídas de dinheiro que não se repercutem na execu-ção do Orçamento da receita e da despesa. As principais operações de tesouraria são:

- As retenções efetuadas a favor do Estado, tais como IVA, IRS,…. São as verbas que a au-tarquia retém nos pagamentos a terceiros, seus prestadores de bens e serviços, a favor do Estado ou de outra entidade pública. Estas verbas representam impostos, taxas e outras obrigações dos credores da autarquia perante o Estado ou de outra entidade pública;

- As cauções prestadas em dinheiro pelos empreiteiros. As cauções são verbas depositadas na autarquia para garantia de uma boa prestação ou execução do serviço por parte do fornecedor. Há ainda cauções que resultam do depósito prévio em numerário, para ga-rantir o cumprimento por parte do cidadão de regras exigidas para o exercício de um di-reito atribuído através de um licenciamento com condições impostas. O registo de uma caução em dinheiro exigirá contas bancárias próprias para depósito do fundo e conta corrente de terceiros – (Fornecedores), onde se registará o débito da autarquia para com os donos do fundo entregue. Assim, a partir daquele momento a freguesia torna-se de-vedora perante o prestador da caução durante o período em que o montante não for en-tregue, acrescido de juros bancários produzidos até à data. Caso haja incumprimento do


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fornecedor procede-se ao acionamento da caução, sendo a mesma transferida da conta de depósitos de caução para uma conta de depósitos à ordem da autarquia e reconhecido aquele valor como receita orçamental.

4.3.2. Reposições abatidas nos pagamentos

As reposições abatidas aos pagamentos são operações que se realizam durante a execução orça-mental, durante cada ano económico. No POCAL refere-se deste modo a esta tipologia de ope-ração:

«Reposições abatidas aos pagamentos». – Nos termos da lei, as operações desta natureza aba-tem aos pagamentos realizados, libertando as dotações correspondentes. Trata-se da situação que ocorre com as entregas de fundos nos cofres da autarquia relativas a pagamentos, ocorridos no ano em curso.

Se as reposições não têm qualquer efeito sobre as dotações da despesa, o que ocorre com as repo-sições relativas a despesas pagas em exercícios anteriores, classificam-se como reposições não abatidas aos pagamentos e vão acrescer ao valor das receitas, não dando lugar a movimentos nesta conta.

Assim, quando durante o exercício se verificarem reposições de pagamentos indevidamente efe-tuados, duas situações e consequentes registos se poderão verificar:

a) O pagamento foi efetuado neste exercício e a reposição é também realizada neste exercício

- Anulação de uma despesa e considerada uma operação extraorçamental. Estas movi-mentações serão sustentadas com o preenchimento da Guia de Reposições Abatidas aos Pagamentos

b) O pagamento foi efetuado em exercício (s) anteriores (s) e a reposição é realizada neste exer-cício

- Receita do exercício (a considerar na elaboração do Orçamento da Receita

4.3.3. Classificador Económico das operações de tesouraria

O classificador económico, aprovado pelo Decreto-Lei nº 26/2002 de 14 de fevereiro cria contas próprias para o registo de entradas e saídas de fundos extra-orçamentais.

Entrada de Fundos:

17.00.00 – Operações Extraorçamentais

17.00.00 - «Operações extra orçamentais». - Neste agrupamento englobam-se as operações que não são consideradas receita orçamental, mas com expressão na tesouraria.

Este capítulo desagrega-se em quatro grupos, que a seguir se apresentam:

17.01.00 - «Operações de tesouraria – Retenção de receitas do Estado»;

17.02.00 -«Outras operações de tesouraria»;

17.03.00 - «Reposições abatidas nos pagamentos»;

17.04.00 - «Contas de ordem».

Destes quatro grupos apenas os três primeiros 17.01, 17.02 e 17.03, se aplicam às autarquias locais. A outra rubrica 17.04 aplica-se exclusivamente as instituições com autonomia financeira perten-


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centes à Administração Central.

17.01.00 – Operações de Tesouraria – Retenção de Receitas do Estado

Engloba os montantes provenientes de impostos, contribuições e outros que tenham ficado por entregar nos cofres públicos, como, por exemplo, o IRS, o imposto do selo, a ADSE, etc.

17.02.00 – Outras Operações de Tesouraria

Incluem-se os montantes provenientes de retenção de fundos alheios que deverão constituir pos-teriormente fluxos de entrega às entidades a quem respeitam, como, por exemplo, os descontos em vencimentos que não sejam receitas do Estado, as cauções e garantias de fornecedores, as quotas de sindicatos, emolumentos, etc.

17.03.00 – Reposições abatidas nos pagamentos

Abrange as receitas resultantes das entradas de fundos na tesouraria em resultado de pagamen-tos orçamentais indevidos.

Na ótica de saída de fundos

12.00.00 - «Operações extraorçamentais».

Neste agrupamento englobam-se as operações que não são consideradas despesa orçamental mas com expressão na tesouraria

Este agrupamento divide-se em três sub agrupamentos:

17.01.00 - «Operações de tesouraria – entrega de receitas do Estado»;

17.02.00 - «Outras operações de tesouraria»;

17.03.00 - «Contas de ordem»

12.01.00 - Operações de tesouraria – entrega de receitas do Estado

Incluem-se os montantes provenientes de impostos, contribuições e outros, que tenham ficado por entregar nos cofres do públicos, como por exemplo o IRS, o imposto de selo, a ADSE, etc.

12.02.00 - Outras Operações de tesouraria

Incluem-se os montantes relativos a fundos alheios, entregues às entidades competentes e que constituem fluxos de caixa relativos a descontos em vencimentos, que não sejam receitas do Es-tado, a cauções e garantias de fornecedores, a quotas de sindicatos, a emolumentos, etc.

4.3.4. Movimentos contabilísticos com Operações de Tesouraria

Os movimentos contabilísticos das situações relacionadas com operações de tesouraria são os seguintes:

1) Cobrança para terceiros:

1. Quando se processam vencimentos há lugar à retenção do IRS dos funcionários. Assim, aquando do pagamento aos funcionários dever-se-á reter o imposto e para tal preen-cher uma guia de recebimento com o montante do valor retido (classificada na rubrica 17.01.00): e refletir este facto na conta-corrente da receita;

2. Na data de entrega do imposto retido ao Estado dever-se-á preencher uma ordem de pa-gamento (classificada no sub agrupamento 12.01.00) com o movimento associado à saída do banco, pelo que é registado na conta corrente com instituições de crédito;

3. O movimento, quer na entrada de fundo extra orçamental, quer da saída de fundos ex-


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tra orçamental deverá ser simultaneamente registado na conta corrente de operações de tesouraria;

4. A conta corrente de operações de tesouraria deverá estar refletida no Mapa de Operações de Tesouraria a apresentar em sede de prestação de contas.

2) Cauções em dinheiro e devolução ao fornecedor da mesma:

1. Quando um fornecedor presta uma caução em dinheiro (classificada na rubrica 17.02.00) deve a freguesia depositar o valor entregue e para tal preencher uma guia de recebimen-to e em simultâneo registar na conta corrente com instituições de crédito (o valor do depósito. De referir que deve ser aberta uma conta bancária específica para depósitos de caução e por fornecedor;

2. Na data de devolução da caução, dado que o fornecedor cumpriu com as obrigações con-tratuais, dever-se-á emitir uma ordem de pagamento (classificada no sub agrupamento 12.02.00) com o movimento associado à saída do banco, pelo que registado na conta cor-rente com instituições de crédito;

3. O movimento quer na entrada da receita extra orçamental, quer da saída da despesa ex-tra orçamental deverá ser simultaneamente registado na conta corrente de operações de tesouraria montante retido e devolvido;

4. A conta corrente de operações de tesouraria deverá está refletida no Mapa de Operações de Tesouraria.

3) Cauções em dinheiro e não devolução ao fornecedor por incumprimento contratual:

1. Quando um fornecedor presta uma caução em dinheiro deve a freguesia depositar o valor entregue e para tal preencher uma guia de recebimento (classificada na rubrica 17.02.00) e em simultâneo registar na conta corrente com instituições de crédito o valor do depósito. De referir que deve ser aberta uma conta específica no banco para depósitos de caução e por fornecedor;

2. Caso o fornecedor não cumpra com as obrigações contratuais, deverá a freguesia acionar a caução, isto é transformar a operação não orçamental (OT) em operação orçamental, reconhecendo a receita como receita orçamental. A receita orçamental deverá ser classi-ficada na rubrica 13.01.99 – «Outras receitas de capital- Outras»;

3. Assim, deverá preencher a guia de recebimento e transferir da conta de banco depósitos de caução para bancos conta corrente. O movimento associado a bancos deverá ser re-gistado nas contas correntes com instituições de crédito envolvidas. Deverá também ser movimentada a conta corrente da receita, dado o valor da caução ser reconhecido como tal;

4. O movimento deverá ser simultaneamente registado na conta corrente de operações de tesouraria pela entrada e pela saída o montante retido;

5. A conta corrente de operações de tesouraria deverá estar refletida no Mapa de Operações de Tesouraria.


42

Capítulo 5 - PRESTAÇÃO DE CONTAS

5.1. Enquadramento legal Prestação de Contas

As freguesias que implementem o regime simplificado deverão, no que concerne a prestação de contas ter em conta o definido da diversa legislação enquadradora nomeadamente:

- Lei n.º 98/97, de 26 de agosto – Organização e Processo do Tribunal de Contas

- Decreto-Lei 54-A de 22 de setembro – POCAL

- Resolução nº 4/2001 do Tribunal de Contas de 18 de agosto

- Resolução nº 3/ 2013 do Tribunal de Contas e Resolução nº 7/2013.

- Lei 73/2013 de 3 de setembro (Lei das Finanças Locais)

As freguesias enquadradas no regime simplificado do POCAL deverão apresentar os seguintes documentos de prestação de contas:

- Controlo orçamental da despesa

- Controlo orçamental da receita

- Execução Anual do Plano Plurianual de Investimentos

- Fluxos de caixa

- Contas de ordem

- Operações de tesouraria

- Mapa de outras dívidas a terceiros, relação dos encargos assumidos e não pagos

- Modificações do Orçamento da despesa

- Modificações do Orçamento da receita

- Modificações ao Plano Plurianual de Investimentos

- Empréstimos

- Relatório de gestão

O Tribunal de Contas através Resolução n.º 4/2001, de 18 de agosto, fixou os documentos que exi-ge as entidades sujeitas ao POCAL, distinguindo dois grupos: grupo 1 para as entidades sujeitas ao regime geral e grupos 2 entidades que implementem o regime simplificado.

De seguida elencamos os mapas de prestação de contas previstos pelo POCAL e pelo Tribunal de Contas (Resolução 4/2001, de 18 de agosto) paras as entidades sujeitas ao regime simplificado:

Mapas de Prestação de Contas na Ótica Execução Orçamental:Código POCAL

N.º do Doc.T.C.

Grupo 2

Mapa de Controlo Orçamental de Despesa; 7.3.1. 6 X

Mapa de Controlo Orçamental da Receita; 7.3.2. 7 X

Execução Anual do Plano Plurianual de Investimentos; 7.4. 8 X

Mapa dos Fluxos de Caixa; 7.5. 11 X

Demonstração das Contas de Ordem 75 9 X

Mapa de Operação de Tesouraria; 76. 10 X

Mapa de O. Dívidas a Terceiros; relação dos encargos assumidos. e não pagos 8.3.6.2. 27 X

Modificações do Orçamento – Receita 8.3.1.1. 14 X

Modificações do Orçamento – Despesa 8.3.1.2. 15 X

Modificações ao Plano Plurianual de Investimentos 8.3.2. 16 X

Relatório de Gestão 13 28 X


43

Outros documentos exigidos pelo Tribunal de Contas em sede de prestação de contas:

Mapas de dos Documentos:Código POCAL

N.º do Doc.T.C.

Grupo 2 Observações

Caracterização da Entidade 8.1. 12 X Anexo II

Guia de Remessa de Conta ------ 29 X Anexo III

Ata da Reunião em que foi discutida e votada a conta ------ 30 X

Norma de Controlo Interno e suas Alterações 2.9. 31 X

Resumo Diário de Tesouraria 12.2.9. 32 X

Síntese das Reconciliações Bancárias ------ 33 X Anexo IV

Mapa de Fundo de Maneio (podendo ser substituído pela Conta- Corren-te de Entidade)

------ 34 X Anexo V

Relação dos Emolumentos Notariais e Custos de Execução Fiscais ------ 35 Anexo VI

Relação de Acumulação de Funções ------ 36 X Anexo VII

Relação Nominal de Responsáveis ------ 37 X Anexo VIII

O Tribunal de Contas solícita, que sejam apresentados com a prestação de contas os seguintes documentos previsionais:

Descrição dos documentosCódigo POCAL

N.º do Doc.T.C.

Grupo 2

Plano Plurianual de InvestimentosResumo do OrçamentoOrçamento (Despesa e Receita)

7.1.7.2.7.2.

345

XXX

No entanto, poderá ainda, nos termos do n.º 3 do artigo 51º da Lei n.º 98/97, de 26 de agosto, o Tribunal de Contas dispensar de remessa de contas, as entidades integradas neste grupo, fixando para o efeito, o montante anual da receita ou despesa abaixo do qual o podem fazer.

De referir que o ano de 2013 um ano excecional em termos de prestação de contas dada a recente reorganização administrativa que implicou a extintas de freguesias bem como a alteração de li-mites territoriais de alguns.

Em face desta situação do Tribunal de Contas publicou as Resoluções n.º 3/20134 e nº7/20135 – 2 S que determina o modo como deve ser feita a remessa das contas para as freguesias extintas; freguesias com alteração de limites territoriais e ainda que entidades devem ficam dispensadas de remeter as contas ao TC.

Assim, o ponto 4 da Resolução nº 7/2013 define que apenas remetem ao TC as freguesias cujo va-lor anual de receita ou despesa seja superior a 1 000.000 euros.

No entanto, de acordo com o definido no ponto 11 da Resolução as entidades dispensadas da re-messa das contas devem organizar e documentar as contas nos termos das Instruções aplicáveis e mantê-las em arquivo nos prazos de 10 anos por ser esse o prazo previsto pelo Tribunal de Contas.

Efetivamente as contas dispensadas de remessa ao Tribunal de Contas, podem ser objeto de veri-ficação e as respetivas entidades sujeitas a auditoria, pelo que deverão manter organizada toda a informação nos termos indicados pelo n.º 3 do ponto 2 do POCAL.

5.2. Prazos para a apresentação das Contas

a) O órgão executivo da freguesia, apresentará os documentos de prestação de contas ao respetivo órgão deliberativo, de modo a que este os aprecie em sessão ordinária, no mês

4 Remessa da contas ao Tribunal relativas ao ano de 2013 das freguesias objeto de reorganização administrativa terri-torial autárquica.5 Remessa da contas ao Tribunal relativas ao ano de 2013 e gerências partidas de 2014.


44

de abril do ano seguinte aquele a que respeitam (nº 1 do artigo 76º da Lei n.º 73/2013, de 3 de setembro - Lei das Finanças Locais).

b) As freguesias ficam obrigadas a enviar à DGAL as respetivas contas, nos 30 dias sub-sequentes à data da sessão do órgão deliberativo em que aquelas contas foram sujeitas a apreciação, bem como os mapas trimestrais das contas, nos 10 dias subsequentes ao período a que respeitam. (nº 4 do artigo 78º da Lei n.º 73/2013, de 3 de setembro - Lei das Finanças Locais).

Quando dentro de um ano económico houver substituição da totalidade do executivo, as contas serão prestadas em relação a cada gerência. A substituição parcial dos responsáveis do executivo por motivo de presunção ou apuramento de qualquer infração financeira, dará também lugar a prestação de contas, que serão encerradas na data em que se fizer a substituição (artigo 52º da Lei n.º 98/97, de 26 de agosto). Nesta caso o prazo para apresentação das contas será de 45 dias a contar da data de substituição dos responsáveis.

a) As contas são prestadas por anos económicos, que caso presente da aplicação do POCAL, coincide com o ano civil, e elaboradas pelos responsáveis da respetiva gerência, salvo, se estes tiverem cessado funções. Neste caso, serão aqueles que lhes sucederem, sem preju-ízo da obrigação de ser prestado, pelos primeiros a necessária colaboração.

b) As freguesias ficam obrigadas a remeter ao ministro que tutela as autarquias locais as respetivas contas nos 30 dias subsequentes à data da sessão do órgão deliberativo em que aquelas contas foram sujeitas a apreciação.

5.3. Efetivação das responsabilidades financeiras

Sempre que os resultados das ações de verificação do Tribunal de Contas, seja através da verifica-ção dos documentos de prestação de contas (verificação interna), seja através de auditorias (ve-rificação externa), indiciem factos constitutivos de responsabilidade financeira, desenvolve-se o processo de julgamento das respetivas responsabilidades, podendo, conforme os casos, dar ori-gem ou à responsabilidade financeira reintegrativa (regulamentada na secção II da Lei n.º 98/97) ou responsabilidade sancionatória (regulamentada na secção III desta lei).


45

Descrição Factos que originaram Responsáveis

Responsabilidade Financeira Rein-tegrativa (Reposição das importâncias abrangidas pela infração, incluindo os juros de mora. Esta responsabili-dade, só ocorre se ação for pratica-da com culpa

- Alcances (desvios de destino ou valores públicos)- Pagamentos indevidos (pagamentos ilegais que causem danos à entidade pública, por não terem contraprestações efetiva). - Não liquidação, cobrança ou natureza das receitas públicas, com violação das normas legais aplicáveis

Agente ou agentes da ação que poderá incluir:a) eleitosb) dirigentesc) funcionários ou agentes que

nas suas informações não esclarecem os assuntos da sua competência.

Responsabilidades sancionatória (aplicação de multas, que têm como limite mínimo metade do seu venci-mento liquido mensal e limite má-ximo metade do vencimento liquido anual dos responsáveis).

- Não liquidação, cobrança ou entrega de receitas devidas- Violação das normas sobre elaboração e execução dos orçamentos;- Violação das normas relativas à autorização e pagamento de despesas;- Falta de restrição ou restrições indevidas dos descontos legalmente obrigatórios e efetuados ao pessoal;- Violação das normas legais e ou regulamentos relativos à realização das despesas públicas autár-quicas;- Violação das normas legais ou regulamentos à gestão do património autárquico;- Adiantamento por conta de pagamentos nos casos não expressamente previsto na Lei;- Aplicação de empréstimos em finalidades diversas das legalmente previstas;- Ultrapassagem dos limites legais da capacidade de endividamento;- Aplicação de fundos de operações de tesouraria em despesas orçamentais;- Falta de injustificada da remessa de contas ao Tribunal Contas;- Falta injustificada de colaboração como o Tribunal de Contas;- Incumprimento dos prazos legais de remessa ao Tribunal de Contas de processos sujeitos ao Visto Prévio.

Agente ou agentes da ação que poderá incluir:a) eleitosb) dirigentesc) funcionários ou agentes que

nas suas informações não esclarecem os assuntos da sua competência.

5.4. Documentos de Prestação de Contas

Nota ao mapa do controlo orçamental

Despesa

Este mapa tem como finalidade permitir o controlo da execução orçamental da despesa durante o exercício. A coluna “Classificação económica” deve apresentar um nível de desagregação idêntico ao do orçamento.

Faculta informação designadamente sobre: - “Dotações corrigidas” - montantes orçamentados, modificados ou não através de revisões, de al-

terações orçamentais ou de reposições abatidas nos pagamentos ocorridas no decurso do exercício; - “Compromissos assumidos” - importâncias correspondentes às obrigações constituídas, inde-

pendentemente da concretização do seu pagamento no próprio exercício; - “Despesas pagas” - indica os pagamentos efetuados no exercício. No final de cada ano económi-

co, deverá distinguir-se o montante dos pagamentos respeitantes a despesas de anos anteriores dos que respeitam a despesas do exercício findo;

- “Diferenças” - diferenças entre os valores orçamentados corrigidos e os compromissos assumi-dos no exercício e entre aqueles e as despesas pagas, bem como entre os compromissos assumidos no exercício e as despesas pagas;

- “Grau de execução orçamental” - percentagem de realização das despesas pagas em relação às dotações do orçamento corrigido.


46

Controlo Orçamental – Despesa

(Unidade: €uros3) (designação da autarquia local)

Classificação económica Dota-

ções corrigi-

das

Compromissos assumidosDes-pesas pagas

DiferençasGrau de

execuçãoorçamental

dasdespesas

Có-digo

DescriçãoExercí-

cioExercícios

futurosTotal

Dotação nãocomprometida

SaldoCompro-missos

por pagar

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)=(3)-(4)(9)=(3)-

(7)(10)=(4)-

(7)(11)=(7)/(3)*100

Total

Receita

Este mapa tem como finalidade permitir o controlo da execução orçamental da receita durante o exercício. A coluna “Classificação económica” deve apresentar um nível de desagregação idênti-co ao do orçamento, salvo o saldo da gerência anterior, dada a sua natureza. Faculta informação designadamente sobre:

- “Previsões corrigidas” - montantes orçamentados, modificados ou não através de revi-sões ou alterações orçamentais. O saldo da gerência anterior, após a sua aprovação, é in-cluído nesta coluna;

- “Receitas por cobrar no início do ano” - receitas já liquidadas em anos anteriores, mas ainda não cobradas;

- “Receitas liquidadas” - receitas liquidadas no exercício; - “Liquidações anuladas” - importâncias que, embora já tivessem sido liquidadas, foram

anuladas antes da cobrança; - “Receitas cobradas brutas” - importâncias arrecadadas não afetadas pelo valor dos

reembolsos e restituições; - “Reembolsos e restituições” - importâncias emergentes de recebimentos indevidos,

evidenciando o apuramento das importâncias a reembolsar emitidas e os valores efeti-vamente pagos;

- “Receitas cobradas líquidas” - receitas cobradas brutas corrigidas dos reembolsos e res-tituições;

- “Receitas por cobrar no final do ano” - importâncias liquidadas ainda não objeto de co-brança;

- “Grau de execução orçamental” - percentagem das receitas cobradas líquidas em re-lação às previsões corrigidas.

Controlo Orçamental – Receita

(unidade: €uros)

(designação da autarquia local)

Classificação económica

Previ-sões

corrigi-das

Receitas por co-brar no início do

ano

Receitas liquida-

das

Liqui-dações anula-

das

Receitas cobra-

das brutas

Reembolsos e restituições Receita

cobrada líquida

Receitas por cobrar no

final do ano

Grau de execuçãoorçamen-tal das receitas

Có-digo

Descrição Emitidos Pagos

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)(10)=(7)-

(9)(11)=(4)+(5)-

(6)-(7)

(12)=(10)/(3)*100

Total


47

O mapa orçamental do controlo da receita é apresentado com o objetivo de permitir o controlo da execução orçamental da receita durante o exercício, registando todos os factos orçamentais ocorridos, inclusive a absorção do saldo da gerência do exercício anterior. Paralelamente, classi-ficador económico aprovado pelo Decreto-Lei n.º 26/2002, de 14 de fevereiro prevê uma rubrica específica da classificação económica para a incorporação saldo da gerência anterior, a classifi-cação:160101.

Os reembolsos e as restituições são tratados contabilisticamente como despesa, devendo utili-zar-se para o efeito as rubricas da classificação da despesa -06.01 “Outras despesas correntes – Restituições” ou 11.02 “Outras despesas de capital- Restituições”.

Em face desta situação, serão os subtotais (corrente e de capital) apurados na coluna (7) – “Re-ceitas cobradas brutas”- que deverão ser considerados para efeitos de fluxos de caixa, uma vez que o montante pago em reembolsos e restituições são incluídos nos correspondentes subtotais das despesas pagas (coluna 7 do mapa 7.3.1), as quais serão, por sua vez, consideradas no mapa de fluxos de caixa.

Execução anual do plano plurianual de investimentos

Este mapa tem como finalidade permitir o controlo da execução anual do plano plurianual de investimentos e faculta informação designadamente sobre:

Cada programa e projeto/ação de investimento;

Formas de realização - utilizar os códigos:

(A) para administração direta;

(E) para empreitada;

(O) para fornecimentos e outras;

Fontes de financiamento previstas, a preencher quando se trate de projetos com financia-mento externo à Autarquia local - (AC) administração central, (AA) administração autár-quica, e (FC) fundos comunitários -, devendo ser indicada a percentagem desse financia-mento externo;

Financiamento da componente anual e valor global do programa/projeto;

Execução financeira dos anos anteriores, no exercício e exercícios futuros

(designação da autarquia local) (Unidade: €uros3)

Obj

etiv

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Códi

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nóm

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Núme-ro do

projeto/ ação

Designa-ção

do progra-ma

e projeto / ação Fo

rma

de re

aliza

ção

Fonte de financiamento (percentagem)

Datas Montante previsto Montante executado Nível de execução e

financiamento anual (per-centagem)

Nível de execução e

financiamento global (per-centagem)

Administração Fun-dos

comu-nitá-rios

Início Fim AnoAnos

seguin-tes

TotalAnos

ante-riores

Ano Totalcentral

autár-quica

(a) (b)

Total Geral

a) Montante executado no ano/montante previsto do ano

b) Total do montante executado/total do montante previsto.

Pág.


48

Operações de Tesouraria

São consideradas como operações de tesouraria as cobranças que os serviços autárquicos reali-zam para terceiros.

Apresenta o movimento das operações de tesouraria devidamente desagregadas, devendo ser ar-ticulado com o mapa de fluxos de caixa.

A entrada e a saída de fundos por operações de tesouraria são sempre documentadas, respetiva-mente por guia de recebimento e ordem de pagamento. As operações de tesouraria serão desen-volvidas e movimentadas em contas correntes por entidade e natureza.

Operações de tesouraria

Ano


Código e designação das contasSaldo da gerência anterior Movimento anual Saldo para a gerência seguinte

Devedor Credor Débito Crédito Devedor Credor

Cobranças para terceiros

Total

Contas de ordem

Descrição desagregada das responsabilidades, por garantias e cauções prestadas e recibos para cobrança de acordo com o seguinte mapa

Contas de ordem

Ano

(Designação da autarquia local) (Unidade: €uros3)

Código e designação das contasSaldo da gerência anterior Movimento anual

Saldo para aGerência seguinte

Devedor Credor Débito Crédito Devedor Credor

Garantias e cauções

Recibos para cobrança

Total

As garantias e cauções devem ser desagregadas em fornecedores, fornecedores de imobilizado e credores diversos.

Este mapa deve ser articulado com o mapa de fluxos de caixa.


49

Fluxos de Caixa

Neste mapa devem ser discriminadas as importâncias relativas a todos os recebimentos e pa-gamentos ocorridos no exercício, quer se reportem à execução orçamental quer a operações de tesouraria.

Nela se evidenciam também os correspondentes saldos (da gerência anterior e para a gerência seguinte) desagregados de acordo com a sua proveniência (execução orçamental e operações de tesouraria).

As receitas e despesas orçamentais serão desagregadas de acordo com a discriminação constante do orçamento. Neste mapa deve ainda constar o movimento dos recibos para cobrança, garantias e cauções.

Fluxo de Caixa


Recebimentos Pagamentos

Saldo da gerência anterior € Despesas orçamentais €

€

Execução orçamental € Correntes €

Operações de tesouraria € Capital €

Receitas orçamentais Operações de tesouraria €

€

Correntes € Saldo para a gerência seguinte €

Capital €

Execução orçamental €

Operações de tesouraria Operações de tesouraria €

Total € Total €

Contas de ordem

Saldo da gerência anterior € Garantias e cauções acionadas €

Garantias e cauções € Garantias e cauções devolvidas €

Recibos para cobrança € Receita virtual cobrada €

Garantias e cauções prestadas € Receita Virtual anulada €

Receita virtual liquidada € Saldo para a gerência seguinte €

Garantias e cauções €

Recibos para cobrança €

Total € Total €


50

Empr

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8.3.

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de

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Enca

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ano

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pago

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Dívida em 1 de janeiro

Dívida em 31 de dezembro

Obs

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Número de registo

Data

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51

Outras Dívidas de Terceiros

Ano

(designação da autarquia local) (unidade: €uros)

Caracterização da dívidaDívida em 1 de janeiro

Dívida em 31 de dezembro Observações

Curto prazo (a)

Médio e longo prazos (a)

Total

Relatório de Gestão

O relatório de gestão a apresentar pelo órgão executivo ao deliberativo deve contemplar os seguintes aspetos:

a) A situação económica relativa ao exercício, analisando, em especial, a evolução da gestão nos diferentes setores de atividade da autarquia local, designadamente no que respeita ao investimento, condições de funcionamento, custos e proveitos, quando aplicável;

b) Uma síntese da situação financeira da autarquia laca], considerando os indicadores de ges-tão financeira apropriados à análise de balanços e de demonstrações de resultados

c) Evolução das dívidas de curto, médio e longo prazos de terceiros e a terceiros nos últimos três anos, individualizando, naquele último caso, as dívidas a instituições de crédito das outras dívidas a terceiros;

d) Proposta fundamentada da aplicação do resultado líquido do exercício;

e) Os factos relevantes ocorridos após o termo do exercício.

O regime simplificado, como anteriormente referimos apenas exige a prestação de contas em termos orçamentais. Assim, o relatório de gestão exigido deverá versar sobre a execução orça-mental, bem como os resultados orçamentais e do Plano Plurianual de Investimentos

O relatório de gestão deverá, por isso, incluir a comparabilidade entre os objetivos traçados pela autarquia, os meios e os métodos utilizados na execução das atividades e os resultados obtidos.

A adequabilidade dos resultados aos objetivos pré-determinados, aos meios e métodos utiliza-dos permite identificar respetivamente o grau de eficácia e de eficiência atingido pela atividade autárquica.

Por outro lado, os meios e os métodos aplicados deverão ser avaliados não só em termos da lega-lidade, mas também em termos da oportunidade e da adequação. Para tal, torna-se necessário definir um conjunto de indicadores de gestão, que constituirão os “tableaux de bord” capazes de fornecer informações suficientes à avaliação e acompanhamento da administração financeira no domínio orçamental

Estes “tableaux de bord” servirão essencialmente à função de supervisão de gestão, permitindo a ve-rificação, o acompanhamento e informação de todos os atos de decisão tomados ao longo da atividade financeira da autarquia com vista à execução do Orçamento, e das Grandes Opções do Plano.

Em conclusão, o Relatório de Gestão deverá proporcionar uma visão clara da situação orçamental relativa ao exercício espelhando a eficiência na utilização dos meios afetos à persecução das ati-vidades desenvolvidas pela autarquia e a eficácia na realização dos objetivos.

Apresenta-se de seguida uma proposta de índice para o Relatório de Gestão a ser elaborado pela autarquia:


52

a- Introdução

Linhas de orientação e síntese da atividade desenvolvida.

Resumo das Principais políticas contabilísticas adotadas.

Atividades executadas por delegação de competências do Município

b- Execução e evolução da política orçamental desenvolvida pela freguesia

Processo orçamental:

- Modificações ao orçamento inicial

- Resumo da execução orçamental

- Orçamento da receita: estrutura e evolução

• Por natureza económica

- Orçamento da despesa: estrutura e evolução

• Por natureza económica

• Por orgânica

• Por funções

- Orçamento de Investimentos:

• Avaliação da execução do Plano Plurianual de Investimentos

• Integração dos investimentos executados por objetivo e programas

- Transferências e Subsídios obtidos

• Por natureza económica da despesa que é afetada

• Por origem de fundos: entidade, programas

c- Dívida da freguesia

- Estrutura da dívida

- Evolução da dívida


53

Capítulo 6- O Sistema de Controlo Interno no POCAL

6.1. Introdução

O Sistema de Controlo Interno a adotar pelas autarquias locais engloba (nos termos do POCAL), designadamente: o plano de organização; políticas; métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os outros métodos e procedimentos definidos pelos respon-sáveis autárquicos que contribuam para assegurar o desenvolvimento das atividades de forma ordenada e eficiente, incluindo: a salvaguarda dos ativos; a prevenção e deteção de situações de ilegalidade; as fraudes e erros; a exatidão e a integridade dos registos conta-bilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável. Ponto 2.9.1do POCAL

A aprovação de um Sistema de Controlo Interno (SCI), definido nas condições apresentadas nos pontos 2.9.1 é de caráter obrigatório e tem por base as leis e regulamentos vigentes, de modo a garantir a fiabilidade das informações produzidas e a realização e otimização das operações, ne-cessárias à execução da missão da cada serviço ou função.

A alínea e) do nº1 do artigo 16º da Lei n º 75/2013 de 12 de setembro estipula que compete à junta de freguesia elaborar e aprovar a norma de controlo interno. Assim, a junta deve:

- Aprovar o Sistema de Controlo Interno;

- Assegurar o seu funcionamento;

- Assegurar o acompanhamento e a avaliação do sistema;

- Estabelecer, em conjunto com o órgão deliberativo (Assembleia de Freguesia), procedi-mentos de controlo específicos.

O Sistema de Controlo Interno, deverá integrar:

- Norma de Controlo Interno;

- Regulamento de Inventário;

- Manual de Procedimentos Contabilísticos;

- Outros regulamentos da atividade autárquica

6.2. Elementos do Sistema de Controlo Interno

A Norma de Controlo Interno

A Norma de Controlo Interno (NCI) a elaborar por cada autarquia, deverá adequar-se à respetiva estrutura organizativa e atender aos serviços existentes. Refletirá e ajustar-se-á às competências e atribuições, conforme o arrolamento das funções apresentadas em sede das correspondentes microestruturas, bem como as respetivas responsabilidades funcionais.

A Norma de Controlo Interno é aprovada pelo executivo conforme estipulado na Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, e ponto 2.9.3 do POCAL.

Os órgãos executivos das autarquias locais cujas contas são enviadas a julgamento do Tribunal de Contas remetem à Inspeção-geral de Finanças cópia da norma de controlo interno, bem como todas as suas alterações, no prazo de 30 dias após a sua aprovação


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O órgão executivo aprova e mantém em funcionamento o Sistema de Controlo Interno adequado às atividades da Autarquia, assegurando o seu acompanhamento e avaliação permanente.

A Norma de Controlo Interno deverá conter os seguintes elementos:

1. Instruções relativas aos procedimentos de gestão financeira;

2. Métodos de controlo:

- Definição das funções de controlo;

- Identificação das responsabilidades funcionais;

- Circuitos documentais e definição dos correspondentes pontos ou verificação de contro-lo.

Determina ainda o POCAL que os órgãos executivos das Autarquias locais cujas contas são en-viadas a julgamento do Tribunal de Contas remetem à Inspeção Geral de Finanças (IGF) cópia da Norma de Controlo Interno, bem como todas as suas alterações, no prazo de 30 dias após a sua aprovação 2.99 do POCAL.

Os objetivos fundamentais da Norma de Controlo Interno (NCI), poder-se-ão condensar no se-guinte esquema:

- Imagem fiel das Demonstrações Financeiras;

- Eficácia da gestão e qualidade da informação;

- Execução dos planos e políticas superiormente definidas;

- Integralidade e exatidão dos registos contabilísticos;

- Salvaguarda dos ativos;

- Registo e atualização dos Ativos Fixos;

- Legalidade e a regularidade das operações;

- Segregação de Funções;

- Controlo das Operações;

- Definição de Autoridade e Responsabilidade;

- Registo Metódicos dos Factos.

A segregação de funções evita a atribuição à mesma pessoa de duas ou mais funções concomitan-tes, impedindo ou dificultando a prática de erros ou irregularidades, e ainda a sua dissimulação. Exemplificando, a mesma pessoa não pode ter simultaneamente a responsabilidade pelo controlo físico dos ativos e pelo seu registo contabilístico.

O Princípio da Segregação de Funções implica a diferenciação das operações de execução orça-mental e a sua realização por funcionários distintos e ou serviços.

Exemplos de segregação de funções:

- Tesouraria versus contabilidade - o tesoureiro nunca poderá ter funções na área da con-tabilidade;

- Depósitos versus reconciliações bancárias – o funcionário que tem a responsabilidade dos registos contabilísticos da receita não deverá conferir nem realizar as reconciliações bancárias;

- Manuseamento das existências em armazém versus registo dos bens – o funcionário que manuseia as requisições e receciona as matérias e bens não poderá ser o responsável pelo


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registo e inventário físico das mesmas.

- Autorização de despesa versus autorização de pagamento – quem autoriza a despesa não deve coincidir com quem autoriza o pagamento

Regulamento de Inventário

O Sistema de Controlo Interno deve ter em conta a necessidade de se estabelecerem métodos e procedimentos conducentes, à permanente atualização do Inventário dos Bens Móveis, Imóveis e Veículos, daí a inclusão do Regulamento de Inventário.

Manual de Procedimentos Contabilísticos

O Manual de Procedimentos Contabilísticos deve fazer referência às instruções relativas aos procedimentos contabilísticos, com definição dos circuitos obrigatórios dos documentos e enu-meração de modelos de documentos contabilísticos. De realçar a importância acrescida desde manual com a publicação da Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso Lei nº 8/2012, de 21 de fevereiro.

Conjunto de Regulamentos das diversas atividades autárquicas

Trata-se da necessidade de se proceder à elaboração de regulamentos específicos para as dife-rentes áreas de intervenção autárquica, no âmbito, ainda que restrito, das freguesias. Não deve haver qualquer área de intervenção autárquica sem um regulamento que estabeleça as regras, circuitos, procedimentos, responsabilidades, prazos de execução e sanções a aplicar quando as mesmas não forem cumpridas. São exemplo o Regulamentos de Taxas e Licenças, Regulamento de Feiras e Mercado e Regulamento dos Cemitérios, etc… Nesta matéria dá-se especial relevo ao regulamento de Taxas e licenças que com a Lei n.º 53-E/2006 de 29 de dezembro regime geral das taxas das autarquias locais conjugado com a lei das Finanças Locais se tornou um documento de vital importância para a arrecadação de receita. De referir ainda que o valor das taxas e serviços deve ser sustentado pela fundamentação económico e financeira dos mesmos.

Estes regulamentos são estabelecidos para proporcionar a segurança necessária ao cumprimento das atribuições cometidas às freguesias. Devem abranger o maior número possível de atividades da Autarquia e consagrarem os objetivos apontados no ponto 2.9.2 do POCAL.

6.3. Os métodos e procedimentos de controlo

Tendo em conta que na definição dos objetivos do SCI, os métodos e procedimentos estabelecidos no ponto 2.9.10 do POCAL são os mínimos aos quais deverá obedecer a Norma de Controlo Inter-no a aprovar pela autarquia, nesta sessão fazer-se-á uma referência a cada uma delas através de Tópicos Específicos a desenvolver de seguida.

Os métodos e procedimentos de controlo devem visar os seguintes objetivos:

a) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e mo-dificação dos documentos previsionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico;

b) O cumprimento das deliberações dos órgãos e decisões dos respetivos titulares;

c) A salvaguarda do património;

d) A aprovação e controlo de documentos;

e) A exatidão e integridade dos registos contabilísticos, bem como, a garantia da fiabilidade da informação produzida;

f) O incremento da eficiência das operações;


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g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais na assunção de encargos;

h) O controlo das aplicações e do ambiente informáticos;

i) A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos;

j) O registo oportuno das operações pela quantia correta, nos documentos e livros apro-priados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais. Ponto 2.9.2.

Anota-se que estes métodos e procedimentos apresentados, bem como os objetivos que os de-terminaram (2.9.2 do POCAL), conduzem à elaboração de um normativo de caráter operacional essencialmente destinado à verificação, acompanhamento e avaliação dos métodos e procedi-mentos desenvolvidos pela contabilidade

Porque a Norma de Controlo Interno deve ser um instrumento regulador de todos os procedi-mentos desenvolvidos pela contabilidade deverá, conter regras definidoras para todas as áreas de intervenção contabilística.

Disponibilidades

As disponibilidades (sobretudo a nível dos meios monetários) são um dos meios financeiros mais vulneráveis e objeto de utilização não apropriada por parte das pessoas que, a qualquer nível, trabalhem na freguesia. Por tal vulnerabilidade é mais que percetível a importância de um Sis-tema de Controlo Interno, para de certa forma permitir um maior controlo sobre as mesmas. No âmbito das disponibilidades é ainda muito importante a segregação de funções, que estabelece que as diferentes funções não sejam realizadas apenas por uma única pessoa (nas freguesias de menor dimensão, que contem apenas com os eleitos locais, há maior dificuldade no cumprimen-to destes procedimentos).

A NCI deve definir:

- O montante máximo de numerário em caixa;

- A constituição e regularização de um fundo de maneio e definição das despesas a pagar pelo fundo e do seu limite

- Como e quando é efetuada a entrega das importâncias recebidas pelos cobradores dis-tintos do tesoureiro;

- Qual a periodicidade da contagem física do numerário e quais os documentos sob a res-ponsabilidade do tesoureiro;

- Como é efetuada a abertura de contas bancárias, (Lei: tituladas pelas autarquias, sujeitas a deliberação do órgão executivo, e movimentadas simultaneamente pelo tesoureiro e presidente da Junta);

- A guarda dos cheques por emitir;

- O depósito dos recebimentos (Lei: depósito diário e integral dos recebimentos);

- Quem é o responsável e qual a periodicidade da elaboração das reconciliações bancárias (por exemplo: estas devem ser realizadas por funcionário não afeto à tesouraria e men-salmente).

Exemplo de procedimentos de autocontrolo a adotar relativamente à emissão de cheques:

- A emissão destes deverá estar a cargo de um funcionário responsável;

- Devem ser emitidos nominativamente e cruzados;


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- Devem ser assinados por duas pessoas (com funções independentes);

- Devem apenas ser emitidos na presença de documentos justificativos;

- Qualquer cheque anulado deve ser arquivado depois de lhe inutilizarem as assinaturas;

- Deverá ser alvo de aposição de carimbo ou indicação da validade do cheque (por ex. “Válido por 6 meses).

O que o POCAL exige, para as freguesias, como métodos e procedimentos, nesta matéria:

2.9.10.1.1 – A importância em numerário existente em caixa não ultrapasse o montante adequado às neces-sidades diárias da Autarquia, sendo este montante definido pelo órgão executivo;

2.9.10.1.2 – A abertura de contas bancárias é sujeita a prévia deliberação do órgão executivo, devendo as mesmas ser tituladas pela Autarquia e movimentadas simultaneamente pelo tesoureiro e pelo presidente do órgão executivo ou por outro membro deste órgão em quem ele delegue;

2.9.10.1.3 – Os cheques não preenchidos estão à guarda do responsável designado para o efeito, bem como os que já emitidos tenham sido anulados, inutilizando-se neste caso as assinaturas, quando as houver, e arquivando-se sequencialmente;

2.9.10.1.4 – A entrega dos montantes das receitas cobradas por entidades diversas do tesoureiro seja feita diariamente, utilizando para o efeito os meios definidos pelo órgão executivo;

2.9.10.1.5 – As reconciliações bancárias se fazem mensalmente e são confrontadas com os registos da con-tabilidade, pelo responsável designado para o efeito, que não se encontre afeto à tesouraria nem tenha aces-so às respetivas contas correntes;

2.9.10.1.6 – Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e pron-tamente regularizadas, se tal se justificar;

2.9.10.1.7 – Findo o período de validade dos cheques em trânsito, se procede ao respetivo cancelamento junto da instituição bancária, efetuando-se os necessários registos contabilísticos de regularização;

2.9.10.1.9 – O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, na presença daquele ou seu substituto, através de contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelos responsáveis de-signados para o efeito, nas seguintes situações:

a) Trimestralmente e sem prévio aviso;

b) No encerramento das contas de cada exercício económico;

c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substituiu, no caso de aquele ter sido dissolvido;

d) Quando for substituído o tesoureiro;


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2.9.10.1.10 – São lavrados termos da contagem dos montantes sob a responsabilidade do tesourei-ro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente do órgão executivo, pelo dirigente para o efeito designado e pelo tesoureiro, nos casos referidos na alínea c) do número anterior, e ainda pelo tesoureiro cessante, nos casos referidos na alínea d) do mesmo número;

2.9.10.1.11 – Para efeitos de controlo dos fundos de maneio o órgão executivo deve aprovar um regulamento que estabeleça a sua constituição e regularização, devendo definir a natureza da despesa a pagar pelo fundo, bem como o seu limite máximo, e ainda:

a) A afetação, segundo a sua natureza, das correspondentes rubricas da classificação económica;

b) A sua reconstituição mensal contra a entrega dos documentos justificativos das despesas;

c) A sua reposição até 31 de dezembro;

2.9.10.1.13 – O tesoureiro responde diretamente perante o órgão executivo pelo conjunto das im-portâncias que lhe são confiadas e os outros funcionários e agentes em serviço na tesouraria res-pondem perante o respetivo tesoureiro pelos seus atos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza, para o que o tesoureiro deve estabelecer um sistema de apuramento diário de contas relativo a cada caixa, segundo o que se encontre em vigor nas tesourarias da Fazenda Pública, com as necessárias adaptações;

2.9.10.1.14 – A responsabilidade por situações de alcance não são imputáveis ao tesoureiro es-tranho aos factos que as originaram ou mantêm, exceto se, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, houver procedido com culpa;

2.9.10.1.16 – Sempre que, no âmbito das ações inspetivas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, o presidente do órgão executivo, mediante requisição do ins-petor ou do inquiridor, deve dar instruções às instituições de crédito para que forneçam direta-mente àquele todos os elementos de que necessite para o exercício das suas funções.

Um dos instrumentos de verificação das regras da NCI na área das disponibilidades como meio de prevenção ao não cumprimento dessas mesmas regras, se necessário, será a implementação de um questionário (check-list), com periodicidade anual, para a avaliação das regras estabelecidas. Este procedimento é também uma forma da autarquia se preparar para as eventuais auditorias externas e melhorar o seu desempenho. Assim, apresenta-se uma proposta de check-list a usar para este fim.


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Questionário para avaliação do Controlo Interno (Área/setor: Disponibilidades)

Descrição dos procedimentos contabilísticos e/ou medidas de controlo interno Sim NãoNão

AplicávelObs.

1. Está definido pelo executivo o montante máximo de numerário existente em caixa? 2. Qual o seu valor?3. Identificação de todas as contas bancárias por onde se movimentam recebimentos e

pagamentos da autarquia:• •

4. Relação das datas de deliberação do órgão executivo para a abertura de cada conta supramencionada.

5. Há alguma conta movimentada na tesouraria não titulada pela Autarquia? Se sim qual:6. Os pagamentos são concretizados com base em ordens de pagamento devidamente

autorizadas?7. Confere-se diariamente o total das ordens de pagamentos com os pagamentos efetua-

dos?8. Os cheques são assinados por duas pessoas e na presença dos respetivos documentos de

suporte previamente conferidos?9. É conferido pelo responsável da contabilidade o NIB registado na ficha do credor com

base em informação emitida pela própria da entidade?10. Está protegido em termos informáticos com código de permissão o campo relativo ao

registo do NIB na ficha da entidade credora?11. Existe responsável designado para o controlo dos cheques não preenchidos ou cheques

emitidos e anulados?12. São inutilizadas as assinaturas de cheques anulados?13. Procede-se a reconciliação bancária mensal?14. As reconciliações bancárias são feitas por algum funcionário que manuseia numerário ou

cheque?15. Procede-se ao cancelamento de cheques em trânsito findo o seu período de validade?16. Os itens que aparecem nas reconciliações bancárias, por um período de tempo anormal,

são objeto de adequada investigação?17. Os valores recebidos são diários e integralmente depositados nos bancos?18. Confere-se diariamente o total dos valores recebidos com o somatório dos recibos emi-

tidos?19. Há controlo específico sobre os cheques devolvidos pelo banco?20. Em que momento se procede à contagem física do numerário e documentos que estão

sob a responsabilidade do tesoureiro?21. Existem responsáveis pela contagem física das disponibilidades à guarda do tesoureiro?22. Existe regulamento para a constituição e regularização dos fundos de maneio?23. Qual o órgão que aprovou o regulamento dos fundos de maneio?24. Qual é o limite máximo do fundo de maneio?25. Existem fundos de maneio sem reposição até 31 de dezembro?26. Existem mapas de controlo das contas bancárias afetas a empréstimos de curto e médio

prazo?27. Procede-se à verificação de cálculo dos juros líquidos pelas entidades de crédito, resul-

tantes de créditos obtidos?28. Existe mapa de controlo, na tesouraria, relativo a prazos de pagamento relacionadas

com:• encargos de dívida de curto prazo?• locação financeira?• obrigações fiscais?• segurança social?• outras situações com débitos em conta?

29. Existe mapa de controlo”, na contabilidade, relativo a prazos de pagamento com:• encargos de dívida?• outros encargos com fornecedores?• obrigações fiscais?• obrigações com a Segurança Social?

30. São objeto de imediata investigação todas as receitas identificadas nos extratos de conta bancária para os quais não existe a respetiva guia de recebimento?

31. Qual o prazo médio para a identificação das diferenças verificadas entre os depósitos bancários e as guias de recebimento?

32. É confrontado diariamente o montante de pagamento e de recebimento registado na tesouraria com a respetiva receita e despesa registada na contabilidade?

33. Existe mapa previsional de tesouraria?


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Terceiros

Embora subordinado ao Plano Plurianual de Investimentos e ao Plano de Atividades, o controlo da atividade da autarquia, nesta área de relevante interesse financeiro, é necessário para salvaguardar o bom funcionamento da autarquia, conforme condicionalismos impostos no ponto 2.9.10.2 do POCAL.

2.9.10.2.1 – As compras são feitas pelos responsáveis do setor designado para a realização de compras, com base em requisição externa ou contrato, após verificação do cumprimento das nor-mas legais aplicáveis, nomeadamente, em matéria de assunção de compromissos, de concurso e de contratos;

2.9.10.2.2 – A entrega de bens é feita no setor designado para o efeito, obrigatoriamente distinto do setor referido na alínea anterior, onde se procede à conferência física, qualitativa e quantita-tiva, e se confronta com a respetiva guia de remessa, onde é aposto um carimbo de “Conferido” e “Recebido”, se for o caso;

2.9.10.2.3 – Periodicamente, o funcionário para tal designado faz a reconciliação entre os extra-tos de conta corrente dos clientes e dos fornecedores com as respetivas contas da Autarquia local;

2.9.10.2.4 – Na contabilidade são conferidas as faturas com a guia de remessa e a requisição ex-terna, após o que são emitidas as ordens de pagamento e enviadas cópias dos documentos ao setor responsável pelo aprovisionamento;

2.9.10.2.5 – Caso existam faturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de “Duplicado”;

2.9.10.2.6 – Se efetuem reconciliações na conta de devedores e credores;

2.9.10.2.7 – Se efetuem reconciliações nas contas de empréstimos bancários com instituições de crédito e se controlem os cálculos dos juros;

2.9.10.2.8 – Se efetuem reconciliações nas contas “Estado e outros entes públicos”

Reveste-se de grande importância o seu cumprimento pelo impacto organizativo que as mesmas impõem à Freguesia. Uma mais eficiente resposta a estes itens exige que se repense a organização da informação relacionada com os processos aquisitivos.

A NCI deve definir:

- No que respeita às aquisições:

• Por quem são feitas; quem preenche e assina a requisição externa ou nota de encomenda;

• Onde devem ser entregues os bens e quem efetua a conferência física com a guia de remessa e receção qualitativa (deve ser pessoa diferente de quem encomenda);

- No que respeita à contabilidade: quem confere a fatura do fornecedor com a guia de re-messa e requisição externa;

- No que respeita ao controlo das dívidas a pagar: quem efetua e periodicidade da reconci-liação entre extratos de conta corrente dos fornecedores e as contas da autarquia.

- No que respeita ao Pagamento: quem emite e verifica a conformidade legal das ordens de pagamento e cheques, ou ordem de transferência bancária.

Porque a NCI é um documento com os condicionalismos mínimos a considerar impostos pelo POCAL já referidos, apresenta-se a título de complemento da informação um check-list relativo a esta área de intervenção financeira. Mantêm-se contudo, o que foi dito sobre a razoabilidade da sua aplicação a todo o universo destas entidades face ao grande leque de diferenças existentes entre freguesias de pequenas dimensão e freguesias de grande dimensão.


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Questionário para avaliação do Controlo Interno (Área/setor: Terceiros)

Descrição dos procedimentos contabilísticos e/ou medidas de controlo interno Sim NãoNão Aplicável

Obs.

1. A função compra está centralizada num único serviço, se não qual o organograma explicativo desta função?

2. Serviço de compras, se existe, está separado dos serviços de:• Contabilidade?• Armazém?

3. Todas as compras são objeto de prévia autorização do órgão competente?4. Que delegação ou sub-delegação de competências existem para autorizar despesas? Qual a

Lei habilitante que as sustenta?5. Todas as autorizações de compras estão sustentadas por proposta fundamentada pelo serviço

requisitante, onde seja evidenciada a necessidade da aquisição?6. Todas as informações propostas são cabimentadas previamente à autorização do órgão diri-

gente com competência para tal?7. A adjudicação é precedida do registo do compromisso nos termos da Lei dos Compromissos e

pagamentos em Atraso?8. As requisições externas são emitidas em modelo oficial? Tem o número de compromisso

sequencial?9. Está delegado no dirigente do serviço de compras a competência para assinatura das requisi-

ções externas?10. Existe algum controlo relativamente às requisições efetuadas e ainda não satisfeitas.11. Existe algum controlo para efeitos de verificação da conformidade do prazo da entrega com a

proposta apresentada e o contrato celebrado? 12. As aquisições de serviço efetuam-se no cumprimento das regras impostas na Lei, relativamen-

te ao tipo de procedimentos a adotar?13. Relativamente às situações de bens em que se proceda à compra por ajuste direto faz-se con-

sultas periódicas ao mercado, a fim de se detetar fornecedores que ofereçam melhores condi-ções de preço, prazo, qualidade, descontos, etc.

14. Os bens são rececionados num só local ou diversos locais?15. As guias de receção e as guias de remessa são encaminhadas para o setor de compras?16. É atualizada a informação sobre as requisições não satisfeitas?17. São enviadas as guias de remessa devidamente visadas pelo serviço aquisitivo, para o setor da

contabilidade a fim de serem anexadas ao respetivo processo de despesa?18. Existe algum registo de correspondência entrada, onde se evidencie as faturas de fornecedores

recebidas, incluindo as entregas por mão própria?19. Qual o prazo que medeia entre o processo de receção da fatura e o seu envio para a contabilidade?20. Existe alguma regra interna a determinar este prazo máximo?21. Na receção das faturas, na contabilidade, é assegurada a distinção clara entre original e o

duplicado das faturas garantindo indicação, na cópia, do termo “duplicado”?22. As faturas são objeto de apropriada conferência com base em todos os documentos de supor-

te: requisição, guia de remessa, guia de receção e incluindo a verificação aritmética?23. Como se controlam as entregas parciais?24. Existe segregação de funções entre o pessoal que confere os documentos e quem processa o

registo e controlo da conta corrente?25. As contas de fornecedores são examinadas periodicamente com a identificação das faturas por pagar?26. Com que periodicidade se procede à circularização das contas correntes de clientes e fornecedores?27. A contabilidade, após a emissão da ordem de pagamento envia cópia dos documentos ao setor

responsável pelo aprovisionamento?28. Há funcionários que são simultaneamente fornecedores ou prestadores de serviço direta ou

indiretamente através de empresas?29. Aquando da emissão da ordem de pagamento é verificada a situação de regularização perante

a segurança social e fisco, das entidades credoras da Autarquia?30. Os contratos celebrados entre a Autarquia e terceiros são numerados sequencialmente por

ano civil?31. A celebração de contratos, bem como a sua organização e arquivo encontram-se centralizados

num único serviço?32. Existe um plano de pagamento relativo às obrigações legais?

• Fiscais?• Segurança social?• O cálculo de juros debitados pelas instituições de crédito é conferido pela contabilidade?

33. Com que periodicidade se efetuam as reconciliações das contas de empréstimos bancários e as relativas a contratos de leasing com as respetivas contas correntes das Instituições de crédito?

34. Com que periodicidade se efetuam as reconciliações nas contas “Estado e Outros Entes Público”?


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Medidas de controlo de Existências

As existências, tal como as disponibilidades, são muito vulneráveis a situações de fuga ou perda, pelo que devem ser alvo de controlo intensivo. A segregação de funções é um princípio muito importante que deverá estar presente na definição das medidas de controlo das existências.

A NCI deve definir:

- Quem é o responsável pelas saídas de armazém para venda ou consumo de materiais;

- Qual a periodicidade e quem efetua a inventariação física periódica das existências;

- Quem é o responsável pelas fichas de armazém definidas no POCAL, uma vez que estas refletem os bens existentes em armazém. O responsável pelo registo nestas fichas deverá ser alguém que não contacte com as mesmas – Princípio da Segregação de Funções;

- Quais os procedimentos para salvaguarda das existências relativas a furtos, por exemplo a importância da conferência entre a fatura e a respetiva requisição externa;

- Quem, realiza as inspeções físicas e reconciliações e qual a periodicidade destas, e como.

Exemplos de medidas de controlo interno:

1. Os registos nas fichas de armazém são feitos por funcionários que não procedam ao ma-nuseamento físico das existências em armazém;

2. Conferir se o resultado da contagem física corresponde à realidade dos registos conta-bilísticos;

3. Alterar rotativamente as equipas que efetuam as contagens físicas;

4. Ter previstas instruções sobre o armazenamento das existências, bem como o acesso, para facilitar o seu controlo físico.

O que o POCAL exige, para as freguesias, como métodos e procedimentos, nesta matéria :

2.9.10.3.1 – A cada local de armazenagem de existências corresponde um responsável nomeado para o efeito;

2.9.10.3.2 – O armazém apenas faz entregas mediante a apresentação de requisições inter-nas devidamente autorizadas;

2.9.10.3.3 – As fichas de existências do armazém são movimentadas por forma que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes no mesmo armazém;

2.9.10.3.4 – Os registos nas fichas de existências são feitos por pessoas que, sempre que possível, não procedam ao manuseamento físico das existências em armazém;

2.9.10.3.5 – As existências são periodicamente sujeitas a inventariação física, podendo utilizar--se testes de amostragem, procedendo-se prontamente às regularizações necessárias e ao apu-ramento de responsabilidades, quando for o caso.

Será também pertinente, neste capítulo de intervenção, em que se exigem regras de controlo interno apresentar a título exemplificativo um quadro de check-list de prevenção aos eventuais desvios ao necessário autocontrolo.


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Questionário para avaliação do Controlo Interno (Área/setor: Existências)

Descrição dos procedimentos contabilísticos e/ou medidas de controlo interno Sim NãoNãoAplicável

Obs.

1. Existem responsáveis designados para o armazém de existências?2. Existe segregação de funções entre quem procede ao registo de quantidades e quem pro-

cede ao armazenamento físico das existências? 3. O acesso ao armazém de existências é condicionado?4. O ficheiro das quantidades é revisto periodicamente com o objetivo de detetar os artigos

em excesso, com pouco movimento ou obsoletos? 5. Existe adequada cobertura de seguros de existências, nomeadamente contra roubo,

incêndio e inundações?6. No ato de receção, os bens são inspecionados, contados, pesados ou medidos, confron-

tando-se com a informação constante na cópia da requisição?7. Para cada um dos artigos rececionados, emite-se uma guia de receção, que é confronta-

da com a guia de remessa do fornecedor?8. É posto na guia de remessa, após a verificação e receção, o carimbo de conferido e rece-

bido se for o caso?9. No ato de receção, são anotados os desvios em quantidade e qualidade dos bens entre-

gues relativamente ao solicitado?10. Está implementado o sistema de inventário permanente para as existências? As fichas de

existências estão permanentemente atualizadas? 11. A saída de existências de armazém é precedida da respetiva requisição interna, devida-

mente autorizada pelo dirigente do serviço requisitante e pelo responsável do armazém?12. As requisições internas são emitidas em modelo oficial visado pelo executivo da fregue-

sia? 13. As requisições internas são numeradas sequencialmente por serviço requisitante e por

ano civil?14. As requisições internas identificam o projeto ou atividade para a qual se destinam os

bens solicitados?15. Com que periodicidade se efetuam contagens físicas periódicas às existências em arma-

zém?16. Procede-se à averiguação quando se detetam diferenças entre as contagens e o registo

de quantidades?17. A venda de bens obsoletos, sucatas está devidamente autorizada?18. Os critérios de valorização das saídas de existências são os previstos no POCAL?19. A Autarquia adota o fornecimento contínuo como forma de aquisição para os bens de

utilização contínua e permanente?


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Medidas de controlo do Imobilizado

O POCAL no seu ponto 2.9.10.4, exige de igual forma, a implementação de pontos e critérios de controlo:

2.9.10.4.1 – As fichas do imobilizado são mantidas permanentemente atualizadas;

2.9.10.4.2 – As aquisições de imobilizado se efetuam de acordo com o plano plurianual de in-vestimentos e com base em deliberações do órgão executivo, através de requisições externas ou documento equivalente, designadamente contrato, emitido pelos responsáveis designados para o efeito, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em maté-ria de empreitadas e fornecimentos;

2.9.10.4.3 – A realização de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísti-cos quanto aos montantes de aquisições e das amortizações acumuladas; 2.9.10.4.4 – Se efetue a verificação física periódica dos bens do ativo imobilizado, se confira com os registos, proceden-do-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

Face ao caráter de obrigatoriedade de constar na NCI pontos e critérios de controlo, e consideran-do a dimensão da atividade financeira da freguesia sugere-se como mínimos os seguintes:

- Quem autoriza a aquisição de imobilizado;

- Quem verifica os aspetos legais da aquisição de bens;

- Quem preenche e atualiza as fichas de imobilizado;

- Quais os bens considerados de domínio público e critérios de avaliação;

- Quando e quem efetua a verificação física do ativo imobilizado e da sua operacionalida-de, conferindo com os registos;

- Quem preenche as fichas individuais e anuais previstas no CIBE (Cadastro e Inventário dos Bens do Estado).

Exemplos de medidas de controlo interno:

1. Receção e conferência qualitativa e quantitativa de todos os bens móveis e imóveis que passem a integrar o património imobilizado da autarquia.

2. O serviço requisitante deverá verificar a conformidade dos bens rececionados com as guias de remessa, faturas ou equivalentes documentos e com as cópias das requisições externas.

Em complemento ao referido apresenta-se um check-list que poderá servir de prevenção a des-vios as regras a estabelecer que deverá ser, pelo menos, uma vez em cada ano.


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Questionário para avaliação do Controlo Interno (Área/setor: Imobilizado)

Descrição dos procedimentos contabilísticos e/ou medidas de controlo interno Sim NãoNãoAplicável

Obs.

1. Cada informação/proposta, que fundamenta o pedido de aquisição de bens imobilizados é cabimentada previamente à respetiva autorização, na rubrica orçamental e no Plano Plurianual de Investimentos?

2. Existe serviço ou funcionário designado para a verificar se aquisições de bens, e adjudi-cação de empreitadas se efetuam no cumprimento das regras impostas por lei?

3. As diversas fases do processo de aquisição estão autorizadas pelo órgão ou dirigente com competência própria ou delegada?

4. Existem fichas individuais de imobilizado permanentemente atualizadas?5. Os valores totais das fichas são periodicamente conferidos com os saldos das corres-

pondentes contas do razão?6. Existe regulamento de inventário para bens móveis e imóveis?7. Do manual de procedimentos contabilísticos constam procedimentos (de bens transferi-

dos, abatidos, etc.), circuitos (segregação de funções, sequencialidade dos atos adminis-trativos) e documentos (ficha) relativos à aquisição e gestão de imobilizado?

8. Estão definidas regras e procedimentos a seguir relativamente aos trabalhos efetuados para a própria entidade?

9. Os circuitos e procedimentos definidos asseguram o controlo físico e financeiro dos projetos de investimento em todas as fases?

10. Existe uma contabilização por projeto ou ação que permita identificar cada uma delas como centro de custos?

11. Existe um gestor de projeto para cada projeto implementado?12. Existe modelo processual aprovado para a organização dos dossiers técnico-adminis-

trativos relacionados com empreitadas e contratos de fornecimento de bens?13. Existe modelo de relatório de acompanhamento da execução física de obras?14. São devidamente fundamentados e fiscalizados os valores de trabalhos a mais e a me-

nos das empreitadas?15. Todos os trabalhos a mais ou a menos constituem adendas ao contrato inicial?16. É verificado o cálculo da revisão de preços apresentado pelos empreiteiros?17. Quando o imobilizado em curso é dado como concluído procede-se à sua transferência

para imobilizado corpóreo?18. Todos os bens inventariáveis estão contabilizados no imobilizado corpóreo?19. Com que periodicidade são efetuadas verificações físicas aos bens do ativo imobilizado,

confrontando o resultado com os registos contabilísticos existentes?20. Quando não há conformidade entre as verificações físicas efetuadas e as informações

constantes na contabilidade procede-se de imediato às respetivas regularizações e ao apuramento de responsabilidades?

21. Com que periodicidade se efetuam reconciliações entre os registos das fichas e os regis-tos contabilísticos dos bens do ativo imobilizado?

22. Existe controlo sobre as pequenas ferramentas e utensílios? 23. Existem seguros sobre os bens imobilizados?24. Existe registo em contas de ordem das garantias bancárias apresentadas pelos fornece-

dores de imobilizado?25. Existe registo individualizado nas respetivas contas das operações de tesouraria das

retenções para efeitos de caucionamento das obras? 26. No ato de receção de equipamentos, é confirmada pelo responsável designado a quali-

dade e funcionamento dos bens adquiridos?27. Os autos de medição são confirmados pelo gestor da obra e pelo responsável do servi-

ço? Requisitante?28. Existe regulamento para a gestão dos bens de domínio privado?29. O início da obra é sempre precedido do auto de consignação da obra?30. O auto de receção provisório e auto de receção definitivo são elaborados nos termos

regulamentares?


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Capítulo 7 - Lei dos compromissos e pagamentos em atraso (LCPA)

7.1. Enquadramento:

A Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso (LCPA), aprovada em 21 de fevereiro de 2012 (Lei nº 8/2012), tem finalidades preventivas e reguladoras, destacando-se os seguintes objetivos:

1º Estancar a dívida atual de vários organismos públicos, impedindo ou dificultando que se assumam compromissos quando não existem garantias de seu pagamento a curto prazo, ou seja, num período não superior a 90 dias após a data limite de pagamento;

2º Diminuir o prazo de pagamento a fornecedores;

3º Controlar os compromissos plurianuais;

4º Responsabilizar e sancionar os dirigentes, gestores e responsáveis pela contabilidade, pela inobservância da lei, nomeadamente se assumirem compromissos sem fundo disponível e aumentarem os pagamentos em atraso.

Em resumo:

- As entidades públicas obrigatoriamente elaboram o seu orçamento anual equilibrado (receitas previstas = despesas previstas);

- Em muitas entidades públicas as receitas liquidadas e as receitas cobradas são muito in-feriores às receitas previstas;

- Por Lei, as despesas são autorizadas (cabimento e compromisso) se e só se estiverem den-tro da previsão da despesa;

- Acontece que muitas entidades autorizam despesa num valor muito próximo do previs-to, mas cobram receitas muito abaixo do previsto;

- Como consequência, as despesas pagas são, em muitas instituições, bastante inferiores às despesas comprometidas;

- A LCPA e o Decreto-lei n.º 127/2012 vêm obrigar a que somente seja permitido compro-meter despesas se existir saldo ou receitas efetivas a curto prazo (até 90 dias). Esta legis-lação apresenta um conjunto de obrigações institucionais, pessoais e contabilísticas que são desenvolvidas neste livro.

- A LCPA foi aprovada através da Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro, referindo como objeto:


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Lei nº 8/2012, de 21 de fevereiro

Artigo 1.º

Objeto

A presente lei estabelece as regras aplicáveis à assunção de compromissos e aos pagamen-tos em atraso das entidades públicas.

O artigo 14º da LCPA refere que “ Os procedimentos necessários à aplicação da presente lei e à opera-cionalização da prestação de informação constante do artigo 10.º são regulados por decreto-lei”, o que se veio a concretizar com a publicação em 21 de junho de 2012 do Decreto-Lei nº 127/2012.

O Decreto-Lei n.º 127/2012, conforme artigo 1º tem por objeto:

Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho

Artigo 1.º

Objeto

O presente diploma contempla as normas legais disciplinadoras dos procedimentos neces-sários à aplicação da Lei dos Compromissos e dos Pagamentos em atraso, aprovada pela Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro, doravante abreviadamente designada por LCPA, e, bem as-sim, à operacionalização da prestação de informação constante do artigo 10.º da mesma lei.

A Direção Geral das Autarquias Locais (DGAL), em 31-07-2012, elaborou um Manual de apoio “por forma a auxiliar as entidades na aplicação da LCPA, cabendo, no caso do subsetor da admi-nistração local, essa responsabilidade à DGAL, em coordenação com a DGO” (Manual de apoio à aplicação da LCPA no subsetor da administração local; http://aircfiles.airc.pt/files/af/LCPA_DGAL.pdf).

Da leitura do artigo 2º da LCPA e da Lei de Enquadramento Orçamental, verifica-se que a LCPA se aplica A todos os organismos da administração local (nomeadamente municípios, serviços municipalizados e freguesias), incluindo as respetivas entidades públicas reclassificadas

Decorrente da LCPA as freguesias têm as seguintes obrigações:

1. Cumprir com a Lei 8/2012 de 21 de fevereiro, independentemente de terem ou não dívi-das;

2. Calcular mensalmente os fundos disponíveis para assumir compromissos do mês;

3. Somente pode assumir compromissos se tiver fundos disponíveis;

4. Ter o cálculo e registo dos fundos disponíveis;

5. Ter o registo dos compromissos nos termos da LCPA;

6. Numeração com o valor total do compromisso antes da despesa, exceto:

a) Despesas com valor incerto:

i. Despesas por fundo de maneio;

ii. Despesas urgentes e inadiáveis;


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7. Registo dos compromissos plurianuais;

8. Controlo dos pagamentos em atraso;

9. Proibição do aumentos mensal do valor dos pagamentos em atraso.

10. A LCPA responsabiliza gestores e responsáveis pela contabilidade pelo seu incumpri-mento;

Vejamos o seguinte exemplo:

No exemplo apresentado verifica-se que:

a) A entidade elaborou o seu orçamento de forma equilibrada (receitas previstas = despesas previstas);

b) As receitas liquidadas e as receitas cobradas são inferiores às receitas previstas, embora apresente uma elevada taxa de execução da receita;

c) As despesas foram autorizadas dentro da previsão da despesa;

d) A entidade autorizou despesas num valor próximo do previsto e cobrou receitas aproxi-mada- mente na mesma proporção do previsto;

e) As despesas pagas são iguais às despesas comprometidas concluindo-se que, numa si-tuação pouco vulgar, a entidade não tem dívidas a fornecedores, compra tudo a pronto

f) A LCPA e o Decreto-lei 127/2012 vêm obrigar a que somente seja permitido comprome-ter despesas se existe saldo ou receitas efetivas a curto prazo (até 90 dias). Assim, se a LCPA existisse em 2011 os compromissos desta entidade estavam em conformidade com a LCPA. Ou seja, para casos destes a LCPA tem pouco impacto.


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7.2. Principais conceitos da Lei dos Compromissos e Pagamentos em atraso.

Conceito de Fundos disponíveis

Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro

Artigo 3.º

Definições

Para efeitos da presente lei, consideram-se:

….

f) «Fundos disponíveis» as verbas disponíveis a muito curto prazo, que incluem, quando aplicável e desde que não tenham sido comprometidos ou gastos:

i) A dotação corrigida líquida de cativos, relativa aos três meses seguintes;

ii) As transferências ou subsídios com origem no Orçamento do Estado, relativos aos três meses seguintes;

iii) A receita efetiva própria que tenha sido cobrada ou recebida como adiantamento;

IV) A previsão da receita efetiva própria a O produto de empréstimos contraídos nos ter-mos da lei;

V)As transferências ainda não efetuadas decorrentes de programas e projetos do Quadro de Referência Estratégico Nacional (QREN) cujas faturas se encontrem liquidadas, e devi-damente certificadas ou validadas; do artigo 4.º da LCPA


Artigo 5º

Fundos disponíveis

…

3 - Integram ainda os fundos disponíveis:

a) Os saldos transitados do ano anterior cuja utilização tenha sido autorizada nos termos da legislação em vigor;

b) Os recebimentos em atraso existentes entre as entidades referidas no artigo 2.º da LCPA, desde que integrados em plano de liquidação de pagamentos em atraso da entidade deve-dora no respetivo mês de pagamento.

Conforme artigo 3.º da LCPA e posterior Decreto-lei, o fundo disponível é calculado mensalmen-te, consistindo no limite máximo que uma entidade pode assumir compromissos nesse mês

Determinação mensal do fundo disponível

De acordo com o Decreto-lei 127/2012 de 21 de junho:


70

Artigo 7º: Assunção de compromissos

1. Até ao 5º dia útil de cada mês, devem as entidades determinar os fundos disponíveis de acordo com o disposto no art.º 5º de presente diploma.

Exemplo 1:

Suponhamos que uma entidade tem previsto, como receitas consideradas para o cálculo do Fun-do disponível, os seguintes valores mensais:

Tabela 1 – Previsão de receitas para o ano N

Em euros

Jan Fev Mar Abril Maio Junho Julho Agosto Set Out Nov Dez

100.000 120.000 90.000 100.000 120.000 80.000 70.000 50.000 100.000 120.000 90.000 90.000

Pressupondo que o saldo de tesouraria a 31 de dezembro era de 80.000 euros e que não havia compromissos por pagar nem pagamentos em atraso, o fundo disponível (FD) do mês de janeiro é de 390.000 euros, ou seja, este é o montante máximo que a entidade pode assumir compromissos durante o mês de janeiro:

Tabela 2 – Fundo disponível a 1 de janeiro


100.000 120.000 90.000

FD janeiro= 310.000+80.000= 390.000

Se a entidade recebeu em janeiro toda a verba prevista (100.000 euros) e assumiu compromissos no valor de 300.000 euros, significa que “sobraram” 90.000 euros uma vez que tinha um fundo disponível de 390.000 euros. A este “saldo” juntando a previsão de receitas de abril, obtém-se o fundo disponível de fevereiro no valor de 190.000 euros, ou seja, este é o montante máximo que a entidade pode assumir compromissos durante o mês de fevereiro:


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Tabela 3 - Fundo disponível a 1 de fevereiro


Receitascobradas

180.000

Receitas previstas

120.000 90.000 100.000

Compromissos assumidos

300.000

FD de fevereiro = 90.000 (saldo 31jan)+100.000 (abril)= 190.000Ou:80.000 (saldo dez)+ 100.000 (receitas jan) +120.000 (receitas fev) +90.000 (receitas março) +100.000 (receitas abril) –300.000 (compromissos assumidos) = 190.000

Se a entidade recebeu em fevereiro não a verba prevista (120.000 euros) mas apenas 100.000 euros e se assumiu compromissos no valor de 140.000 euros, significa que “sobraram” 50.000 euros uma vez que tinha um fundo disponível de 190.000 euros mas terá de abater 20.000 euros às receitas de fevereiro. A este “saldo” (50.000), corrigindo as receitas de fevereiro (-20.000) e juntando a previsão de receitas de maio (120.000), obtém-se o fundo disponível de março no valor de 150.000 euros, ou seja, este é o montante máximo que a entidade pode assumir compro-missos durante o mês de março:

Tabela 4 - Fundo disponível a 1 de março


Receitas cobradas

180.000 100.000

Receitas previstas

90.000 100.000 120.000


300.000 140.000

Fundo Disponível de março:+50.000 (saldo 28 fev) - 20.000 (correção receita de fev.)+120.000 (previsão receita maio)= 150.000Ou:+80.000 (saldo dez)+ 100.000(receitas jan) + 100.000 (receitas fev corrigida) + 90.000 (receitas março) +100.000 (receitas abril)+ 120.000 (receita de maio) –440.000 (compromissos assu-midos) = 150.000

Se a entidade recebeu em março não a verba prevista (90.000 euros) mas 100.000 euros e se as-sumiu compromissos no valor de 150.000 euros, significa que não “sobrou” qualquer valor para novos compromissos mas poderá acrescentar 10.000 euros às receitas de março uma vez que se previa receber 90.000 e recebeu-se 100.000. A este “saldo” (10.000) juntando a previsão de re-ceitas de junho (80.000), obtém-se o fundo disponível de abril no valor de 90.000 euros, ou seja, este é o montante máximo que a entidade pode assumir compromissos durante o mês de abril:


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Tabela 5 - Fundo disponível a 1 de abril

Jan Fev Mar Abril Maio Junho Julho Agost Set Out Nov Dez

Receitas cobradas 180.000 100.000 100.000

Receitas previstas 100.000 120.000 80.000


300.000 140.000 150.000

Fundo Disponível de abril:+0 (saldo 31mar) + 10.000 (correção receita de mar)+80.000 (previsão receita jun)= 90.000Ou:+80.000 (saldo dez)+ 100.000(receitas jan) + 100.000 (rec. fev corrigida) + 100.000(rec. Mar corrigida) + 100.000 (receitas abril)+ 120.000 (receita de maio)+ 80.000 (receita de jun) –590.000 (compromissos assu-midos) = 90.000

Conforme LCPA, são aceites para o cálculo do fundo disponível as seguintes receitas:

a) A dotação corrigida líquida de cativos corresponde à verba total inscrita no orçamento, con-sideradas as respetivas alterações orçamentais e deduzidos os respetivos cativos. Em cada mês, considera-se o respetivo duodécimo. Este tipo de receitas é muito comum nos orga-nismos da administração central, incluindo organismos com autonomia administrativa e financeira como é o caso das Universidades e politécnicos.

b) As receitas efetivas próprias cobradas ou recebidas por adiantamento correspondem às re-ceitas próprias efetivamente cobradas. Este valor é determinado mensalmente e refere-se sempre aos meses anteriores ao mês em que se determinam os fundos disponíveis. Entram nesta alínea todas as receitas efetivamente cobradas ou recebidas independentemente da ori-gem. O controlo destes valores mensais pode ser efetuado através da verificação das receitas cobradas registadas na conta 251-devedores e credores por execução orçamental. Quando a Lei e o Decreto-Lei referem “receitas efetivas próprias”, significa que apenas não se incluem as receitas a favor de terceiros, como por exemplo, retenção de impostos, descontos nos ven-cimentos e cauções. Não se trata, assim, do conceito financeiro de receitas próprias com a finalidade de medir a autonomia financeira, em que apenas se incluem os valores que a pró-pria entidade consegue “faturar” pelos serviços prestados, por impostos ou taxas da própria entidade, e excluindo-se as receitas provenientes de transferências do estado, empréstimos bancários, etc.

c) A previsão de receita efetiva própria a cobrar corresponde às receitas próprias estimadas para os três meses seguintes. Normalmente, corresponde à receita emitida. Note-se que, se necessário, estes valores devem incorporar correções em relação à previsão de receita pró-pria. São exemplos de receitas efetivas próprias, as taxas e impostos a cobrar diretamente pelos municípios e freguesias, as propinas a cobrar pelas Instituições de ensino superior, as vendas e prestação de serviços a cobrar por qualquer organismo público

O valor efetivamente cobrado durante o mês de abril no cálculo dos fundos disponíveis passa para a linha anterior (“receitas cobradas”) com a respetiva correção caso o valor seja dife-rente do previsto.

d) O produto dos empréstimos contraídos corresponde aos empréstimos contraídos e a cobrar


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no período em causa. Trata-se assim, de uma previsão de receita a cobrar nos próximos 3 me-ses. As receitas provenientes de empréstimos já recebidas serão acrescidas à alínea c) “receita efetiva própria”.

No cálculo do fundo disponível de maio será colocada a verba a receber no mês de julho (10.000 euros) nesta linha.

e) As Transferências do QREN ainda não efetuadas e de outros programas estruturais, corres-pondem às transferência por efetuar, no âmbito do respetivos projetos/programas, mas cujas faturas já se encontram liquidadas e validadas. De referir que foi o Decreto-Lei n.º 127/2012 que acrescentou “e de outros programas estruturais”. Por outro lado, e tal como na alínea d), trata-se de receitas ainda não cobradas. As receitas já cobradas acrescem à alínea c) “receita efetiva própria”

De referir, ainda, que, conforme Decreto-Lei n.º 127/2012, os valores incluídos nesta com-ponente dos fundos disponíveis correspondem a pedidos de pagamentos que tenham sido submetidos nas plataformas eletrónicas dos respetivos programas, desde que a entidade be-neficiária não tenha tido, nos últimos seis meses, uma taxa de correção dos pedidos de paga-mento submetidos igual ou superior a 10%.

f) Os saldos transitados do ano anterior cuja utilização tenha sido autorizada nos termos da legislação em vigor.

Note-se que o valor dos saldos transitados do ano anterior não estava incluído na lista de re-ceitas para efeitos do cálculo mensal dos fundos disponíveis elencada na al. f) do artigo 3º a LCPA. O Decreto-Lei n.º 127/2012 veio acrescentar este valor à referida lista.

g) Os recebimentos em atraso existentes entre as entidades referidas no artigo 2.º da LCPA, des-de que integrados em plano de liquidação de pagamentos em atraso da entidade devedora no respetivo mês de pagamento.

Tal como na alínea anterior, o valor dos recebimentos em atraso incluídos em planos de liqui-dação de pagamentos não estava incluído na lista de receitas para efeitos do cálculo mensal dos fundos disponíveis elencada na al. f) do artigo 3º a LCPA. O Decreto-Lei n.º 127/2012 veio acrescentar este valor à referida lista.

h) Outros montantes autorizados nos termos do artigo 4º

Conforme exemplo anterior, o total dos fundos disponíveis para o Mês de abril será o soma-tório das receitas recebidas ou a receber, deduzidos todos os compromissos assumidos até 31 de março.

Se por exemplo, os compromissos assumidos de 1 de janeiro a 31 de março foram de 590.000€ e as receitas as apresentadas no quadro seguinte, neste caso, os fundos disponíveis para o mês de abril são de 90.000 €, tal como se determinou na tabela 5.


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Tabela 6 – Fundos disponíveis em 1 de abril

Fundos disponíveis Valor:

+ Dotações corrigidas líquidas de cativos (abril, maio e junho) 30.000 €

+ Transferências com origem no OE (abril, maio e junho) 3.000 €

+ Receita efetiva própria (janeiro, fevereiro e março) 380.000 €

+ Previsão de receita efetiva própria (abril, maio e junho) 137.000 €

+ Produto de empréstimos (abril) 40.000 €

+ Transferências QREN e de outros programas ainda não efetuadas 34.000 €

+ Saldos Transitados de 31 dezembro do ano N-1 32.000 €

+ Recebimentos em atraso com plano de liquidação 24.000 €

Total de receitas aceites para efeito do cálculo dos FD 680.000 €

- compromissos assumidos acumulados (janeiro, fevereiro e março) -590.000 €

= Fundos disponíveis 90.000 €

Aumento temporário dos fundos disponíveis

E se num determinado mês o valor dos fundos disponíveis for manifestamente inferior aos com-promissos mínimos que a entidade pretende ou tem de assumir?

A LCPA, no seu artigo 4º, prevê um acréscimo temporário dos fundos disponíveis, autorizando que seja colocado neste quadro receitas de meses posteriores aos 3 meses que por regra são aceites para o cálculo dos fundos disponíveis.

Lei nº 8/2012, de 21 de fevereiro

Artigo 4.º


1 — A título excecional, podem ser acrescidos aos fundos disponíveis outros montantes, desde que expressamente autorizados:

a) Pelo membro do Governo responsável pela área das finanças, quando envolvam enti-dades pertencentes ao subsetor da administração central, direta ou indireta, e segurança social e entidades públicas do Serviço Nacional de Saúde;

b) Pelo membro do Governo Regional responsável pela área das finanças, quando envol-vam entidades da administração regional;

c) Pela câmara municipal, sem possibilidade de delegação, quando envolvam entidades da administração local.

2 — Quando os montantes autorizados ao abrigo do número anterior divirjam dos valores efetivamente cobrados e ou recebidos deverá a entidade proceder à correção dos respetivos fundos disponíveis.


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Artigo 6º


1 - A autorização para o aumento temporário dos fundos disponíveis nas entidades relati-vamente às quais os órgãos previstos nas alíneas a), b) e c) do n.º 1 do artigo 4.º da LCPA não exerçam poderes de tutela ou superintendência é da competência dos respetivos órgãos executivos.

2 - O aumento temporário dos fundos disponíveis a que se refere o artigo 4.º da LCPA só poderá ser efetuado mediante recurso a montantes a cobrar ou a receber dentro do período compreendido entre a data do compromisso e a data em que se verifique a obrigação de efetuar o último pagamento relativo a esse compromisso.

Exemplo 2:

Considerando os pressupostos do exemplo 1, no mês de abril, a entidade A obteve autorização para proceder a um aumento temporário dos fundos disponíveis no valor de 30.000 €, por ante-cipação de receitas próprias a cobrar em setembro. Este valor permite que a entidade assuma os compromissos mínimos no mês de abril.

De referir que nos meses de julho, agosto e setembro, no cálculo do fundo disponível de cada um desses meses, à receita prevista do mês de setembro deve ser abatido o valor de 30.000€, ou seja valor já utilizado no cálculo dos fundos disponíveis em meses anteriores.

O aumento temporário dos fundos disponíveis, que corresponde à possibilidade de, no cálculo mensal dos fundos disponíveis, acrescentar à previsão de receitas dos próximos 3 meses, uma receita de um mês posterior. Esta situação verificar-se-á sobretudo em entidades com receitas que não se repetem todos os meses sendo cobradas apenas em determinados meses. É o caso da cobrança do IMI por parte dos municípios que recebem esse imposto em dois meses do ano, abril e setembro. Assim, o IMI que recebe no mês de setembro e quase garantido, poderá excecio-nalmente ser considerado para efeito do cálculo dos fundos disponíveis em meses como março, abril,..! Situação idêntica verifica-se com as propinas arrecadadas pelas Instituições de Ensino Superior que recebem uma grande fatia dessa receita no mês de setembro.

Tabela 7 – Aumento temporário dos fundos disponíveis (artigo 4º LCPA)

Fundos disponíveis Valor:

+ Dotações corrigidas líquidas de cativos (abril, maio e junho) 30.000 €

+ Transferências com origem no OE (abril, maio e junho) 3.000 €

+ Receita efetiva própria (janeiro, fevereiro e março) 380.000 €

+ Previsão de receita efetiva própria (abril, maio e junho) 137.000 €

+ Produto de empréstimos (abril) 40.000 €

+ Transferências QREN e de outros programas ainda não efetuadas 34.000 €

+ Saldos Transitados de 31 dezembro do ano N-1 32.000 €

+ Recebimentos em atraso com plano de liquidação 24.000 €

+ Aumento temporário ao abrigo do art. 4º da LCPA 30.000 €

Total de receitas aceites para efeito do cálculo dos FD 710.000 €

- compromissos assumidos acumulados (janeiro, fevereiro e março) -590.000 €

= Fundos disponíveis 120.000 €


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Este regime excecional implica:

- Prévia autorização das entidades competentes. No caso do setor local é a câmara munici-pal que autoriza o aumento temporário dos fundos disponíveis para o caso do município, e ajunta de freguesia no caso das freguesias

- Correção dos fundos disponíveis, sempre que os montantes autorizados sejam diferentes dos montantes efetivamente cobrados ou recebidos. A correção deve ser efetuada no mês indicado no pedido de autorização.

É de salientar que, conforme artigo 6º do Decreto-Lei n.º 127/2012, o aumento temporário dos fundos disponíveis a que se refere o artigo 4.º da LCPA só poderá ser efetuado mediante recurso a montantes a cobrar ou a receber dentro do período compreendido entre a data do compromisso e a data em que se verifique a obrigação de efetuar o último pagamento relativo a esse compro-misso.

Compromissos

Compromissos são obrigações de efetuar pagamentos a terceiros em contrapartida do forneci-mento de bens e serviços ou da satisfação de outras condições. Os compromissos consideram-se assumidos quando é executada uma ação formal pela entidade, como seja a emissão da ordem de compra, nota de encomenda ou documento equivalente, ou a assinatura de um contrato, acor-do ou protocolo podem também ter um caráter permanente e estar associados a pagamentos, durante um período indeterminado de tempo, nomeadamente, salários, rendas, eletricidade ou pagamentos de prestações diversas.

Data de compromisso: data de ordem de compra, nota de encomenda ou documento equivalente e que deve corresponder à data de registo nos sistemas contabilísticos locais, que deve ocorrer em regra, pelo menos três meses antes da data prevista de pagamento, para os compromissos conhecidos nessa data.

Data de vencimento do compromisso: data em que o valor da fatura ou documento equivalente é exigível.

Decreto- lei 127/2012, de 21 de junho


Artigo 8 º

Regras relativas à assunção de compromissos

1 - A assunção de compromissos no âmbito dos contratos com duração limitada ao ano civil, independentemente da sua forma e natureza jurídica, deverá ser efetuada pelo seu valor integral aquando da outorga do respetivo contrato, emissão da ordem de compra, nota de encomenda ou documento equivalente.

2 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, e independentemente da duração do res-petivo contrato se o montante a pagar não puder ser determinado no momento da cele-bração do contrato, nomeadamente, por depender dos consumos a efetuar pela entidade adjudicante, a assunção do compromisso far-se-á pelo montante efetivamente a pagar no período de determinação dos fundos disponíveis.


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Despesas urgentes e inadiáveis

Decreto- lei 127/2012, de 21 de junho

Artigo 9.º

Despesas urgentes e inadiáveis

1 - Nas despesas urgentes e inadiáveis, devidamente fundamentadas, do mesmo tipo ou natureza cujo valor, isolada ou conjuntamente, não exceda o montante de € 5000, por mês, a assunção do compromisso é efetuada até às 48 horas posteriores à realização da despesa.

2 - Nas situações em que estejam em causa o excecional interesse público ou a preservação da vida humana, a assunção do compromisso é efetuada no prazo de 10 dias após a reali-zação da despesa.

Fundo de maneio

Decreto-lei 127/2012, de 21 de junho

Artigo 10.º

Fundo de Maneio

Os pagamentos efetuados pelo fundo de maneio são objeto de compromisso pelo seu valor integral aquando da sua constituição e reconstituição, a qual deverá ter caráter mensal e registo da despesa em rubrica de classificação económica adequada.

Passivos

Passivos são as obrigações presentes da entidade proveniente de acontecimentos passados, cuja liquidação se espera que resulte num exfluxo de recursos da entidade que incorporam benefí-cios económicos. Uma característica essencial de um passivo é a de que a entidade tenha uma obrigação presente ( constituída, por exemplo, com a entrega de bens, com a guia de remessa, contabilizados em receção e conferência – na ausência destes a fatura; provisões; empréstimos).

Contas a pagar

As contas a pagar constituem a dívida a vencida suportada por fatura ou documento equivalente ou exigível em resultado de contrato

Pagamentos em atraso

Os pagamentos em atraso correspondem à dívida vencida suportada por fatura ou documento equivalente ou exigível em resultado de contrato há mais de 90 dias após a data de vencimento


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Lei n.8/2012, de 21 de fevereiro

Artigo 3.º

Definições

Para efeitos da presente lei, consideram -se:

….

d) «Contas a pagar» o subconjunto dos passivos certos, líquidos e exigíveis;

e) «Pagamentos em atraso» as contas a pagar que permaneçam nessa situação mais de 90 dias posteriormente à data de vencimento acordada ou especificada na fatura, contrato, ou documentos equivalentes;

Decreto-lei n.º 127/2012, de 21 de junho

Artigo 4º

Pagamentos em atraso

1 - Consideram-se pagamentos em atraso as contas a pagar que permaneçam nessa situ-ação mais de 90 dias posteriormente à data de vencimento acordada ou especificada na fatura, contrato, ou documentos equivalentes.

2 - Excluem-se do âmbito de aplicação do número anterior os pagamentos objeto de im-pugnação judicial até que sobre eles seja proferida decisão final e executória, as situações de impossibilidade de cumprimento por ato imputável ao credor e os montantes objeto de acordos de pagamento desde que o pagamento seja efetuado dentro dos prazos acordados.

Lei n. 8/2012, de 21 de fevereiro

Artigo 7.º

Atrasos nos pagamentos

A execução orçamental não pode conduzir, em qualquer momento, a um aumento dos pa-gamentos em atraso

Decreto-lei n.º 127/2012

Artigo 14.º

Atrasos nos pagamentos

Para efeitos do cumprimento do disposto no artigo 7.º da LCPA, no final de cada mês os pagamentos em atraso não podem ser superiores aos verificados no final do mês anterior.


80

Compromissos plurianuais


Artigo 6.º


1 — A assunção de compromissos plurianuais, independentemente da sua forma jurídica, incluindo novos projetos de investimento ou a sua reprogramação, contratos de locação, acordos de cooperação técnica e financeira com os municípios e parcerias público-priva-das, está sujeita a autorização prévia:

a) Por decisão conjunta dos membros do Governo responsáveis pela área das finanças e da tutela, quando envolvam entidades pertencentes ao subsetor da administração central, direta ou indireta, e segurança social e entidades públicas do Serviço Nacional de Saúde, salvo quando resultarem da execução de planos plurianuais legalmente aprovados;

b) Do membro do Governo Regional responsável pela área das finanças, quando envolvam entidades da administração regional;

c) Da assembleia municipal, quando envolvam entidades da administração local.

2 — É obrigatória a inscrição integral dos compromissos plurianuais no suporte informáti-co central das entidades responsáveis pelo controlo orçamental em cada um dos subsetores da Administração Pública.

Decreto –lei 127/2012, de 21 de junho

Artigo 11º


1 - A autorização prévia do membro do Governo responsável pela área das finanças a que se refere a alínea a) do n.º 1 do artigo 6.º da LCPA é efetuada nas situações em que a assun-ção de compromissos plurianuais depende de portaria de extensão de encargos, mediante aprovação e assinatura desta portaria ou do ato de excecionamento a que se refere o n.º 7 do artigo 22.º do Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de junho.

2 - Nas situações que não se encontram previstas no número anterior, a autorização para assunção de encargos plurianuais, a que se refere a alínea a) do n.º 1 do artigo 6.º da LCPA, por parte dos membros do Governo responsáveis pela área das finanças e da tutela pode ser dada mediante despacho genérico conjunto ou individual.

3 - Exclui-se do âmbito de aplicação do n.º 1 do artigo 6.º da LCPA a assunção de compro-missos relativos a despesas com pessoal independentemente da natureza do vínculo.

4 - No caso dos institutos públicos de regime especial, das instituições de ensino superior públicas de natureza fundacional e das entidades públicas empresariais que não tenham quaisquer pagamentos em atraso, a competência para a assunção de compromissos pluria-nuais que apenas envolvam receitas próprias é do respetivo órgão de direção.


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Artigo 11º


6 - O exercício da competência delegada nos termos do número anterior deve observar, com as devidas adaptações, o disposto nos n.ºs 1 e 2 do artigo 22.º do Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de junho, e revestir a forma de despacho sujeito a publicação em Diário da República.

7 - O disposto no n.º 4 e a delegação de competência prevista no n.º 5 cessa no momento em que as entidades nelas previstas passem a ter pagamentos em atraso.

8 - O disposto no presente artigo não prejudica o cumprimento do disposto no artigo 13.º do presente diploma.

Artigo 23º

Norma transitória

…

5 - A autorização a que se refere o artigo 11.º do presente diploma dispensa a emissão do parecer prévio vinculativo previsto no n.º 4 do artigo 26.º da Lei n.º 64-B/2011, de 30 de dezembro.

Pagamentos

Decreto-lei 8/2012, de 21 de fevereiro

Artigo 9.º

Pagamentos

1 — Os pagamentos só podem ser realizados quando os compromissos tiverem sido as-sumidos em conformidade com as regras e procedimentos previstos na presente lei, em cumprimento dos demais requisitos legais de execução de despesas e após o fornecimento de bens e serviços ou da satisfação de outras condições.

2 — Os agentes económicos que procedam ao fornecimento de bens ou serviços sem que o documento de compromisso, ordem de compra, nota de encomenda ou documento equi-valente possua a clara identificação do emitente e o correspondente número de compro-misso válido e sequencial, obtido nos termos do n.º 3 do artigo 5.º da presente lei, não poderão reclamar do Estado ou das entidades públicas envolvidas o respetivo pagamento ou quaisquer direitos ao ressarcimento, sob qualquer forma.

3 — Sem prejuízo do disposto no artigo 11.º, os responsáveis pela assunção de compromis-sos em desconformidade com as regras e procedimentos previstos na presente lei respon-dem pessoal e solidariamente perante os agentes económicos quanto aos danos por estes incorridos.


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Registos contabilísticos


Artigo 5.º

Assunção de compromissos

…

2 — As entidades têm obrigatoriamente sistemas informáticos que registam os fundos dis-poníveis, os compromissos, os passivos, as contas a pagar e os pagamentos em atraso, es-pecificados pela respetiva data de vencimento.

3 — Os sistemas de contabilidade de suporte à execução do orçamento emitem um número de compromisso válido e sequencial que é refletido na ordem de compra, nota de enco-menda, ou documento equivalente, e sem o qual o contrato ou a obrigação subjacente em causa são, para todos os efeitos, nulos.

..

Decreto-lei n.º 127/2012, de 21 de junho

Artigo 7º

Assunção de compromissos

…

3 - Sob pena da respetiva nulidade, e sem prejuízo das responsabilidades aplicáveis, bem como do disposto nos artigos 9.º e 10.º do presente diploma, nenhum compromisso pode ser assumido sem que tenham sido cumpridas as seguintes condições:

a. Verificada a conformidade legal e a regularidade financeira da despesa, nos termos da lei;

b. Registado no sistema informático de apoio à execução orçamental;

c. Emitido um número de compromisso válido e sequencial que é refletido na ordem de compra, nota de encomenda ou documento equivalente.

…


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Responsabilidades

Artigo 11.º

Violação das regras relativas a assunção de compromissos

1 — Os titulares de cargos políticos, dirigentes, gestores ou responsáveis pela contabilidade que assumam compromissos em violação do previsto na presente lei incorrem em respon-sabilidade civil, criminal, disciplinar e financeira, sancionatória e ou reintegratória, nos termos da lei em vigor.

2 — O disposto no número anterior não prejudica a demonstração da exclusão de culpa, nos termos gerais de direito.

Recomendações:

Despacho a identificar o responsável pela contabilidade

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