scalpe e processos on line - erichl.net · o scalpe - sistema de controle de atividades locais do...
TRANSCRIPT
União dos Escoteiros do BrasilRegião de São Paulo
Projeto de Nível Avançado Escotista
SCALPE e Processos On LineNovas ferramentas digitais de apoio ao escotista
ERICH LEISTENSCHNEIDERGrupo Escoteiro Caoquira 158° SP
São Bernardo do Campo, 13 de setembro de 2013
Sumário
1. Introdução ..................................................................................................... 3
2. SCALPE - Controle de Atividades .................................................................. 42.1 Proposta ........................................................................................... 42.2 Visão Geral ....................................................................................... 42.3 Desenvolvimento ............................................................................. 62.4 Screenshots ...................................................................................... 6
3. Processos OnLine ......................................................................................... 103.1 Proposta .......................................................................................... 103.2 Sistema de Elaboração ................................................................... 113.3 Sistema de Análise .......................................................................... 143.4 Desenvolvimento ............................................................................. 19
4 . Considerações Finais ..................................................................................... 20
2
1. Introdução
Desde o início do novo Programa Educativo, em meados de 2010, notei a dificuldade em ter um controle unificado das progressões dos jovens de nossa tropa em que todos os escotistas pudessem acessar e efetuar atualizações. Usando as ferramentas disponíveis na época, ou o controle das progressões dos jovens ficava fracionado entre os escotistas, não permitindo uma visão geral da situação da tropa, ou ficava concentrado nas mãos de um escotista, dificultando o trabalho dos demais ao acompanhar as atividades dos seus jovens observados.
Aproximadamente na mesma época a União dos Escoteiros do Brasil lançava o SIGUE - Sistema de Informações e Gerenciamento de Unidades Escoteiras - com o objetivo de oferecer às Unidades Locais uma ferramenta centralizada de gestão. Este sistema, conectado à Internet, permite que cada responsável por gerir setores de uma unidade local (ex.: diretores, chefes de seção, etc.) possa acessar o sistema e dar sua contribuição.
Inspirado no SIGUE, desenvolvi em caráter experimental o SCALPE - Sistema de Controle de Atividades Locais do Programa Escoteiro - como uma solução para o problema do controle de progressões. Este sistema, criado inicialmente para dar suporte apenas à nossa tropa, foi expandido e aprimorado para poder também beneficiar quaisquer outras tropas interessadas.
Alguns meses depois, por conta do SCALPE, a Equipe Regional do Ramo Escoteiro, a qual eu integrava na época, solicitou-me o desenvolvimento de uma ferramenta similar para sistematizar o recebimento e a análise de processos do Distintivo Especial Lis de Ouro. Com isto, surgiu também o Processos OnLine.
Neste trabalho apresento as principais características e funcionalidades destas ferramentas, bem como seu impacto como agentes facilitadores no dia-a-dia de quem trabalha com o Ramo Escoteiro em nossa região.
3
2. SCALPE - Controle de Atividades
2.1 Proposta
O SCALPE - Sistema de Controle de Atividades Locais do Programa Escoteiro - é uma
ferramenta desenvolvida para auxiliar o escotista atuante no Ramo Escoteiro no controle
das atividades de progressão dos seus jovens supervisionados. Ele oferece uma interface
gráfica simples e intuitiva que dispensa papeladas e outros processos repetitivos.
O SCALPE é online e multiusuário. Assim, todos os escotistas atuantes em uma mesma
tropa podem ter suas próprias contas independentes e controlar as atividades dos mesmos
jovens, a qualquer hora, de qualquer computador conectado.
O sistema também permite o controle de especialidades e atividades da IMMA da mesma
forma que as atividades de progressão, porém de forma alguma substitui o uso do SIGUE.
O SCALPE é uma iniciativa independente e não é oficialmente reconhecido pela União dos
Escoteiros do Brasil, embora estejam em andamento negociações para que possa se
tornar, futuramente, uma ferramenta oficial.
2.2 Visão Geral
A grande vantagem que o SCALPE oferece é a praticidade e a agilidade para se controlar
etapas e atividades de progressão. Com apenas poucos cliques, o escotista poderá
rapidamente atualizar a progressão de sua tropa inteira, sem precisar dividir a atenção do
sistema com outros recursos, como guias e planilhas, uma vez que quase todos as
ferramentas necessárias estão acessíveis em uma mesma janela.
A seguir estão as descrições das principais funcionalidades do SCALPE:
Visualização fácil de etapas e atividades: atividades de progressão estarão sempre
organizadas por áreas de desenvolvimento e competências, enquanto especialidades
estarão agrupadas pelos ramos de conhecimento. Cada etapa ou atividade terá um ícone
4
próprio; ao se passar o ponteiro (mouse) pelo ícone, aparacerá a descrição da respectiva
atividade. Quando a atividade já estiver cumprida, o ícone aparecerá destacado.
Figura 1: Exemplo da exibição de etapas e atividades.
Atribuição em bloco: este recurso visa automatizar a atualização das progressões da
tropa quando atividades e etapas forem cumpridas por vários escoteiros ao mesmo tempo.
Com esta ferramenta, basta selecionar os escoteiros participantes na lista de jovens da sua
tropa e as atividades ou etapas que foram cumpridas na ocasião. Ao enviar, todas as
atividades selecionadas serão automaticamente computadas para cada jovem.
Quadro geral: exibe uma tabela que permite o escotista visualizar a situação geral da
progressão da tropa, exibindo todas as atividades cumpridas e não cumpridas por cada
jovem. Exibe também o percentual de atividades cumpridas nos blocos Pista-Trilha e
Rumo-Travessia de cada jovem.
Figura 2: Detalhe do Quadro Geral.
5
2.3 Desenvolvimento
O sistema é totalmente escrito em linguagem PHP e o banco de dados é gerenciado por
MySQL. Atualmente está hospedado sob o domínio http://www.erichl.net/scalpe . A
flexibilidade do sistema MySQL permite a atualização rápida no caso de atualizações nas
atividades do Programa ou nas etapas das especialidades, como ocorrem com certa
regularidade.
Desde março de 2011, os escotistas de duas tropas escoteiras voluntárias testaram o
sistema em seu dia-a-dia, relatando falhas e sugerindo mudanças. O sistema foi lançado
após uma tímida divulgação em fevereiro de 2012.
Embora já esteja plenamente funcional, o SCALPE está em constante desenvolvimento. Uma
série de alterações estão em andamento ou em estudo. Entre as alterações previstas estão
um melhor gerenciamento de usuários, um sistema de buscas por atividades, interface
interativa, área voltada para o jovem, entre outros.
2.4 Screenshots
Figura 3: Página inicial para log-in
6
Figura 4: Tela principal, listando todos os escoteiros ordenados por progressão
Figura 5: Tela de gerenciamento de usuários da tropa.
7
Figura 6: Tela da ferramenta de atribuição de atividades em bloco
8
Figura 7: Tela de visualização da progressão individual de um escoteiro
9
3. Processos OnLine
3.1 Proposta
Em análise feita em meados de 2012 pela Coordenação Regional de Programa do Ramo
Escoteiro foram apontadas as seguintes deficiências no processo de análise dos pedidos do
Distintivo Especial Escoteiro Lis de Ouro na Região de São Paulo:
1- Alto índice de processos reprovados em primeira análise;
2- Tempo de retorno ao escotista na Unidade Local muito longo;
3- Falta de orientação ao escotista na montagem do processo e;
4- Equipe reduzida de voluntários para análise da documentação.
Visando sanar tais deficiências, o sistema de submissão de Processos OnLine foi
desenvolvido para facilitar e agilizar a montagem e a análise de processos de distintivos
especiais. Com todas as fases de um processo sendo realizada por meios digitais, este
sistema dispensa o envio da documentação física ao escritório regional.
Dispensando a obrigatoriedade de as análises serem feitas exclusivamente no escritório, o
Processos OnLine permite a ampliação da equipe de voluntários, já que necessita apenas
que seus membros estejam conectados à Internet, além de democratizá-la, uma vez que
voluntários do interior do estado também poderão integrar a equipe. Além disso, com as
análises podendo ser feitas a qualquer momento por um voluntário conectado, o sistema
tem o potencial de diminuir consideravelmente o tempo total da análise.
O sistema é auto-explicativo e fornece todos os recursos e as informações necessários para
a elaboração e a análise de um processo. O sistema possui um portal de elaboração e
outro de análise, cada um será descrito em detalhes adiante.
10
3.2 Sistema de Elaboração
O portal de elaboração de processos foi pensado para permitir praticidade e transparência
na elaboração de um processo. Logo na página inicial está disponível uma lista de
documentos e informações que o escotista irá necessitar, que pode ser consultada antes
mesmo de iniciar um processo. Ao iniciar, o sistema solicita informações básicas acerca do
membro juvenil, do escotista e da UEL (as mesmas de uma Ficha de Acompanhamento de
Processos - FAP) e gera um número de protocolo. Com este número, e com uma senha
fornecida pelo escotista, ele poderá acessar o portal quando quiser em todas as fases do
processo.
Figura 8: Informações básicas solicitadas para protocolar um processo.
11
Já dentro do portal de elaboração, o sistema apresenta a situação atual do processo (em
elaboração, em análise, aguardando correções, etc.), tempo remanescente para a
submissão do processo (quando em elaboração ou em correção) e um conjunto de
instruções de uso do sistema.
Figura 9: Página inicial de elaboração de um processo.
O responsável pela elaboração poderá então acessar um formulário em que todas as
informações e documentos requeridos pela Coordenação de Programa para o processo
poderão ser enviados. Cada conjunto de documentos é separado por categorias para
facilitar a organização e o fluxo de informações. O sistema também inclui instruções para
cada etapa do processo.
12
Figura 10: Campo para submeter informações e documentos relativos às especialidades
obrigatórias para Lis de Ouro.
Ao “salvar e validar” o formulário, todo o processo será pré-analisado pelo sistema, que
avisará o responsável da existência de falhas no fornecimento de informações ou
documentos (ex.: datas inconsistentes ou faltantes, documentos faltantes, etc.) ou aparentes
falhas na aplicação do Programa Educativo (ex.: distintivo concedido sem pré-requisitos,
número de especialidades insuficiente, etc.). Esta pré-análise diminui a probabilidade de um
processo necessitar de correções posteriores à análise e permite que o parecerista possa
se focar na análise de aspectos mais sutis do processo.
O responsável poderá submeter um processo à análise mesmo se a pré-análise indicar
erros, mas deverá fornecer uma justificativa. Se a pré-análise não detectar erros ou o
responsável decidir submeter com erros, ele será conduzido a uma página de conferência
das informações e poderá optar pela submissão do processo para análise.
13
Uma vez submetido, o responsável somente poderá efetuar modificações no processo caso
o parecerista indique a necessidade de correções. Neste caso, as correções solicitadas
serão exibidas junto ao status do processo.
3.3 Sistema de Análise
Assim como o portal de elaboração, o portal de análise visa praticidade e uniformidade
nos procedimentos de análise. O sistema é desenhado para permitir que o parecerista se
atenha aos critérios estabelecidos pela equipe na avaliação objetiva de um processo mas
também oferece liberdade para analisar e registrar qualquer impressão subjetiva que ache
relevante, mesmo que fora dos critérios.
Ao entrar no sistema, o parecerista cadastrado é também apresentado a uma série de
instruções sobre como usar o sistema e quais são os princípios que devem guiar sua
análise. Abaixo das instruções estão relacionados todos os processos recebidos,
categorizados pelo estágio da análise (disponível para análise, em análise, enviado para
correções, deferido, etc.).
Figura 11: Detalhe da lista de processos submetidos.
O parecerista poderá assumir a responsabilidade por qualquer processo disponível para
análise. Ao fazê-lo, poderá acessar a página de parecer, onde todos os documentos e
informações relativos ao processo estão disponíveis e sujeitos à avaliação.
Nesta página, todas as informações e documentos estão também agrupadas para facilitar
14
sua análise. Por exemplo, o grupo relativo ao Cordão Vermelho e Branco compreenderá a
data de entrega, o certificado e as recomendações da Corte de Honra e da equipe de
escotistas.
Cada grupo de informações e documentos vem seguido de um conjunto de instruções
específicas para serem analisadas pelo parecerista, que deve então avaliar se aquele grupo
está ou não de acordo com os critérios. Se este grupo for reprovado em algum aspecto, o
parecerista deverá redigir todos os erros encontrados em um campo específico, incluindo
instruções para o escotista responsável pelo processo poder efetuar correções ou fornecer
esclarecimentos.
Há também disponível em cada grupo de documentos um campo de uso restrito da equipe
de programa, cujas informações ali escritas não serão passadas para o escotista
responsável, mas ficarão registradas. Seu uso é opcional, mas é encorajado para registrar
impressões pessoais do parecerista sobre aquele grupo de documentos que fogem dos
critérios objetivamente estabelecidos. Por exemplo em casos de evidências de falsificação
de documentos, ou de evidências de que o Programa Educativo possa estar sendo mal
aplicado em determinada área, etc.
Ao realizar alterações nas avaliações, o parecerista deverá salvar sua análise, e ao terminar
de avaliar todos os grupos de documentos, poderá submetê-la. Caso algum grupo de
documentos tenha sido reprovado, o processo automaticamente retornará para correção, e
a descrição dos erros fornecidas pelo parecerista serão automaticamente enviadas ao
escotista responsável pelo processo. Ao ser corrigido, o processo poderá ser reanalisado
normalmente, e um novo parecer pode ser emitido, até que não existam erros e o processo
será deferido.
O sistema não prevê o indeferimento de um processo. Entende-se que as razões para levar
um processo ao indeferimento devem ser exaustivamente debatidas entre a equipe de
programa do ramo e os escotistas responsáveis pelo jovem, buscando consenso e
entendimento, e jamais prejudicando injustamente a conquista do jovem. No caso de o
indeferimento ser inevitável, ele deverá ser feito internamente pelo administrador do
sistema.
O sistema também prevê que hajam pareceristas em treinamento na equipe. Quando estes
15
submeterem a análise de um processo, esta primeiro passará pela avaliação de um
coordenador antes de ser enviada ao escotista responsável.
Figura 12: Campo de avaliação da documentação de uma especialidade.
16
Figura 13: Campo de avaliação da documentação relativa à Promessa Escoteira.
O parecerista só poderá acessar e efetuar modificações nos processos que são de sua
responsabilidade. Quanto aos demais processos, poderá acessar o relatório de análise,
que contém todas as informações pertinentes àquele processo, inclusive o registro das
análises e histórico de modificações.
17
Figura 14: Detalhe das informações fornecidas no relatório de análise.
Figura 15: Histórico de um processo, presente no relatório de análise.
18
Figura 16: Detalhe do registro dos pareceres submetidos presente no relatório de análise.
3.4 Desenvolvimento
O sistema de Processos OnLine aproveita toda a estrutura desenvolvida para o SCALPE,
possuindo as mesmas características descritas anteriormente. Atualmente está hospedado
sob o domínio http://www.erichl.net/processos . O sistema foi já desenvolvido pensando
em limitar o tráfego de dados e o espaço ocupado em disco para poder ser transferido
para o servidor da União dos Escoteiros do Brasil - Região de São Paulo, o que ainda não
pode ser realizado.
O sistema foi oficialmente lançado em fevereiro de 2013, durante o Encontro Regional de
Escotistas do Ramo Escoteiro (ERERE), após um período de testes de 2 meses, com 4
processos avaliados.
Algumas expansões do sistema estão previstas e em andamento, como uma ferramenta de
análise estatística automática dos dados dos processos, fornecendo facilmente informações
relevantes sobre o andamento da aplicação do Programa Educativo na Região de São Paulo
à Coordenação de Programa. Há também um estudo para a expansão deste sistema para
processos de outros distintivos especiais.
19
4. Considerações finais
Com o desenvolvimento destas ferramentas, propus-me a ajudar na modernização e na
operacionalização de procedimentos costumeiramente feitos a mão, permitindo que seus
usuários dediquem mais tempo efetivamente ao desenvolvimento das tropas ao invés de se
perderem em processos repetitivos e pouco agregadores.
A abrangência que estas ferramentas atingiram em pouco tempo particularmente me
impressionou. O lançamento do SCALPE foi feito em fevereiro de 2012 com uma tímida
divulgação entre amigos. Pouco mais de um ano depois, em abril de 2013, o sistema já
havia auxiliado no controle da progressão de pouco mais de 500 jovens em mais de 30
tropas. Tive notícia de que o sistema foi inclusive apresentado em pelo menos dois cursos
de formação promovidos pela Região de São Paulo.
Em seis meses de funcionamento, o Processo OnLine já foi responsável por concentrar mais
da metade dos processos de Lis de Ouro recebidos pela Região de São Paulo. Rapidamente
ele mostrou seu potencial facilitador, reduzindo o tempo de primeira análise de 2 semanas
para menos de 4 dias. Além disso, sua capacidade de agregar dados o transformou em um
grande instrumento de diagnóstico em prol da Coordenação de Programa, como
evidenciou o relatório com a análise estatística dos processos publicado em Setembro de 1
2013, que revelou dados inéditos e, em muitos casos, desmistificadores.
Fatos que prejudicam para uma melhor aceitação destas ferramentas é de que estão até o
momento hospedadas em um servidor particular e, no caso do SCALPE, de não ser
oficialmente reconhecida. Espero que o potencial destas ferramentas apresentadas aqui
possam ajudar a superar essas barreiras no nível institucional.
Sou muito grato a todos que participaram elaboração destes instrumentos, seja ajudando
no desenvolvimento, testando, opinando, relatando problemas ou divulgando. Espero que
estes sistemas possam facilitar o trabalho de muito mais escotistas e estimulem a criação
de novas e melhores ferramentas.
1 http://www.escotismo.org.br/index.php/20120303144743/76relatoriodeprocessosdedistintivoespeciallisdeouro
20