rfe_anamaciel

Ana Paula Oliveira Maciel

ORGANIZAÇÃO E TRATAMENTO TÉCNICO-DOCUMENTAL DO

ARQUIVO DO DEPARTAMENTO DE ENGENHARIA CIVIL DA FACULDADE

DE ENGENHARIA DA UNIVERSIDADE DO PORTO

Relatório do Estágio Curricular

Licenciatura em Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação

2009/2010

Orientador: Doutora Ana Lúcia Terra

Tutor: Dr. Jorge Pópulo

Instituto Politécnico do Porto

Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão

Junho de 2010

Organização e Tratamento Técnico-Documental do Arquivo do DEC da FEUP

ii

Declaro que este

relatório de Estágio

Profissional é o resultado

da minha investigação

pessoal, o seu conteúdo é

autêntico e todas as

fontes consultadas estão

devidamente

mencionadas no texto e

na Bibliografia.

Declaro ainda que este

relatório não foi aceite

em nenhuma outra

instituição, de carácter

público ou privado, nem

está a ser apresentada

para obter outro grau

para além daquele a que

diz respeito.

Ana Paula Maciel

Declaro que, tanto

quanto me foi possível

verificar, este trabalho

constitui o resultado de

uma investigação pessoal

e independente da aluna.

____________________


AGRADECIMENTOS

À Dr.ª Milena Carvalho por toda a paciência e proveitosos trabalhos sobre arquivos e

gestão arquivística, para além de toda a insistência, apoio e disponibilidade na

realização dos mesmos.

Ao Eng.º Lino Oliveira pela exigência e franqueza demonstrada.

À Doutora Ana Terra pelo apoio e disponibilidade na coordenação do Estágio

Profissional.

À Dr.ª Fernanda Gonçalves pela paixão com que ensinava as disciplinas de arquivo e

Ciência da Informação, captando sempre a nossa atenção.

À Dr.ª Anabela Serrano, à Dr.ª Susana Martins, à Eng.ª Cândida Silva, à Eng.ª Teresa

Pereira e ao Eng.º Ricardo Queirós pelo conhecimento partilhado.

Ao Dr. Jorge Pópulo, tutor de estágio, por toda a paciência e apoio dado na realização

do mesmo, assim como à D. Carmo e à D. Augusta, à Bruna, ao Sérgio e à Ondina por

se demonstrarem sempre receptivos e bons colegas de trabalho, e à Dr.ª Ana Azevedo

por tornar possível o meu estágio na FEUP.

À família e a todos os colegas de CTDI pelo apoio nesta fase tão importante como é o

fim do curso. A todas as “meninas” de CTDI o meu agradecimento.

Paula Maciel

iii


RESUMO

Considera-se de extrema importância o recenseamento documental para

possibilitar a recuperação e partilha da informação, não só em organismos públicos,

como privados. Deste modo, é necessário ter em conta toda a estrutura organizacional

da instituição produtora da informação. O tratamento técnico-documental deverá ser

realizado segundo as características, políticas e normas vigentes na instituição, não

devendo ser objecto de um pensamento subjectivo do arquivista.

Assim, com a leitura deste relatório é possível verificar alguns dos

procedimentos que deverão ser levados a cabo para o recenseamento de um fundo de

média a elevada dimensão, assim como determinados documentos necessários à

execução do mesmo.

Este documento é um relatório das actividades desenvolvidas no Arquivo da

Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto, especificamente no Tratamento

técnico-documental do Arquivo do Departamento de Engenharia Civil. Ao longo do

trabalho serão apresentados conceitos intrínsecos à actividade arquivística, assim como

a aplicação prática desse mesmo tratamento.

PALAVRAS-CHAVE

Recenseamento; Arquivos; Tratamento técnico-documental; Procedimentos;

Recuperação.

iv


ABSTRACT

It is considered extremely important to allow the registration document retrieval

and sharing the information, not only in public but in private organisms too. So it is

necessary to take account the organizational structure of the institution. Technical -

treatment documentation should be conducted according the characteristics, policies and

norms prevailing in the institution and should not be a subjective thinking of the

archivist.

Reading this report, you can check some of the procedures to be carried out for

the registration of a found for medium to large size, as well as certain documents

necessary for its implementation.

This document is a report of activities in the Archives of the Faculdade de

Engenharia da Universidade do Porto, specifically in the treatment of technical and

documentary archive of the Departamento de Engenharia Civil. Throughout the paper

we present concepts intrinsic to archiving activity, as well as the practical application of

that treatment.

KEYWORDS

Documental registration; Archives; Technical - Treatment documentation; Procedures;

Documental retrieval.

v


SUMÁRIO

AGRADECIMENTOS............................................................................................................................ III

RESUMO............................................................................................................................................ IV

PALAVRAS-CHAVE.............................................................................................................................. IV

ABSTRACT........................................................................................................................................... V

KEYWORDS......................................................................................................................................... V

LISTA DE ABREVIATURAS................................................................................................................. VIII

FIGURAS E ILUSTRAÇÕES.................................................................................................................... IX

TABELAS E GRÁFICOS......................................................................................................................... XI

INTRODUÇÃO...................................................................................................................................... 3

1 APRESENTAÇÃO DO LOCAL DE ESTÁGIO......................................................................................6

1.1 ENQUADRAMENTO HISTÓRICO DA UP..........................................................................................6

1.1.1 ENQUADRAMENTO HISTÓRICO DA FEUP...........................................................................8

1.1.2 ENQUADRAMENTO DO DEC.................................................................................................9

1.1.3 ENQUADRAMENTO DA SCC...............................................................................................10

1.1.4 ENQUADRAMENTO DA LEC................................................................................................10

2 ANÁLISE CRÍTICA DO PROBLEMA/TEMA....................................................................................11

3 O QUE É UM ARQUIVO?........................................................................................................... 12

4 O ARQUIVO NUMA PERSPECTIVA SISTÉMICA............................................................................14

4.1 ABORDAGEM SISTÉMICA............................................................................................................14

4.2 CARACTERIZAÇÃO DO ARQUIVO QUANTO À ESTRUTURA ORGÂNICA, SERVIÇO/USO E

MEMÓRIA/RECUPERAÇÃO...................................................................................................................15

5 O PRINCÍPIO DA ORDEM ORIGINAL E DO RESPEITO PELOS FUNDOS..........................................17

6 MÉTODO DE INVESTIGAÇÃO QUADRIPOLAR.............................................................................19

7 TEORIA DAS TRÊS IDADES.........................................................................................................22

8 RECENSEAMENTO DOCUMENTAL: DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA...................................................24

9 AVALIAÇÃO, SELECÇÃO E ELIMINAÇÃO.....................................................................................29

10 ACTIVIDADES DESENVOLVIDAS.................................................................................................32

10.1 CARACTERIZAÇÃO DO CONTEXTO DE PRODUÇÃO.................................................................32

vi


10.1.1 ANÁLISE E REPRESENTAÇÃO DA ESTRUTURA ORGÂNICO-FUNCIONAL DO DEC............32

10.1.2 QUADROS DE CONTEXTO: COMPETÊNCIAS/FUNÇÕES DOS SERVIÇOS..........................33

10.2 CLASSIFICAÇÃO DO SISTEMA DE ARQUIVO DO DEC...............................................................33

10.3 TRANSFERÊNCIA E INCORPORAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO....................................................34

10.4 INVENTÁRIO/RECENSEAMENTO DA DOCUMENTAÇÃO..........................................................34

CONCLUSÕES.................................................................................................................................... 36

BIBLIOGRAFIA.............................................................................................................................38

APÊNDICE 1 – TABELA DE COMPARAÇÃO ENTRE O GISA E A ISAD(G) AO NÍVEL DA SECÇÃO................42

APÊNDICE 2 – QUADROS DE CONTEXTO.............................................................................................44

APÊNDICE 3 – ÍNDICE DE PASTAS (UNIDADES FÍSICAS DE INSTALAÇÃO)..............................................57

APÊNDICE 4 – LISTA DE SÉRIES........................................................................................................... 65

APÊNDICE 5 – PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E CODIFICAÇÃO..................................................................67

APÊNDICE 6 – TABELA DE SELECÇÃO..................................................................................................70

ANEXO 1 – ENQUADRAMENTO HISTÓRICO DA UNIVERSIDADE DO PORTO.........................................80

ANEXO 2 – ENQUADRAMENTO HISTÓRICO DA FACULDADE DE ENGENHARIA DA UNIVERSIDADE DO

PORTO.............................................................................................................................................. 96

ANEXO 3 – ENQUADRAMENTO DO DEC 1991...................................................................................116

ANEXO 4 – ENQUADRAMENTO DO DEC 2007...................................................................................119

ANEXO 5 – EXEMPLO DE UMA TABELA DE SELECÇÃO.......................................................................123

ANEXO 6 – EXEMPLO DE AUTO DE ELIMINAÇÃO..............................................................................124

ANEXO 7 – GUIA DE INCORPORAÇÃO...............................................................................................125

ANEXO 8 – RECENSEAMENTO DOCUMENTAL NO GISA.....................................................................126

ANEXO 9 – ARQUIVO DA FEUP................................................................................................................131

vii


LISTA DE ABREVIATURAS

SGAE – Sistema de Gestão de Arquivos Electrónicos

DEC – Departamento de Engenharia Civil

UP – Universidade do Porto

FEUP – Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto

SCC – Secção de Construções Civis

LEC – Licenciatura em Engenharia Civil

MIEC – Mestrado Integrado em Engenharia Civil

ISAD(G) – General International Standard Archival Description

ISAAR (CPF) - International Standard Archival Authority Record for Corporate

Bodies, Persons and Families

TIC – Tecnologias de Informação e Comunicação

TI – Tecnologias de Informação

GISA – Gestão Integrada de Sistemas de Arquivo

viii


FIGURAS E ILUSTRAÇÕES

FIGURA 1 - MÉTODO QUADRIPOLAR SEGUNDO PAUL DE BRUYNE......................................................21

FIGURA 2 – ORGANOGRAMA UP – ABRIL DE 1911..............................................................................81

FIGURA 3 – ORGANOGRAMA UP – AGOSTO DE 1911.........................................................................82

FIGURA 4 – ORGANOGRAMA UP – 1918............................................................................................84

FIGURA 5 – ORGANOGRAMA UP - 1926.............................................................................................86





FIGURA 10 – ORGANOGRAMA UP - 1989...........................................................................................93




FIGURA 14 – ORGANOGRAMA FEUP - 1915........................................................................................97

FIGURA 15 – ORGANOGRAMA FEUP - 1918........................................................................................98

FIGURA 16 – ORGANOGRAMA FEUP - 1930......................................................................................100




FIGURA 20 – ORGANOGRAMA FEUP – MAIO DE 1974......................................................................106

FIGURA 21 – ORGANOGRAMA FEUP – DEZEMBRO DE 1974..............................................................107






ix


FIGURA 26 – ORGANOGRAMA DEC - 1991........................................................................................117

FIGURA 27 – ORGANOGRAMA DEC - 2007........................................................................................120

FIGURA 28 – AUTO DE ELIMINAÇÃO................................................................................................124

FIGURA 29 – GUIA DE INCORPORAÇÃO............................................................................................125

FIGURA 30 – IDENTIFICAÇÃO NO GISA.............................................................................................126

FIGURA 31 – DESCRIÇÃO NO GISA....................................................................................................127

FIGURA 32 – RELAÇÕES NO GISA...................................................................................................... 127

FIGURA 33 – CONTROLO DE DESCRIÇÃO NO GISA............................................................................128

FIGURA 34 – CONTROLO DE AUTORIDADE NO GISA.........................................................................129

FIGURA 35 – ESTRUTURA ARQUIVÍSTICA NO GISA............................................................................129

FIGURA 36 – PESQUISA NO GISA...................................................................................................... 130

FIGURA 37 – UTILIZADORES DO GISA...............................................................................................130

FIGURA 38 - LOCAL DE TRABALHO...................................................................................................131

FIGURA 39 - PORMENOR DO LOCAL DE TRABALHO..........................................................................131

FIGURA 40 - SALA DE REUNIÕES.......................................................................................................132

FIGURA 41- INSTALAÇÕES DO ARQUIVO DO DEC..............................................................................133

FIGURA 42 - PORMENOR DO FUNDO...............................................................................................133

FIGURA 43 - PARTE DA DOCUMENTAÇÃO A TRATAR........................................................................133

FIGURA 44 - TOTAL DA DOCUMENTAÇÃO A TRATAR........................................................................134

FIGURA 45 - LIVRO DE INVENTÁRIO EM METAL................................................................................135

FIGURA 46 - PORMENOR DE LIVRO DE INVENTÁRIO.........................................................................135

FIGURA 47 - LIVROS DE REGISTO......................................................................................................136

FIGURA 48 - LIVRO DA COMISSÃO DE GRUPO..................................................................................136

Figura 49 - Livros de Actas.......................................................................................................................137

x


TABELAS E GRÁFICOS

TABELA 1 – RELAÇÃO ENTRE OS NÍVEIS E OS INSTRUMENTOS DE DESCRIÇÃO ....................................27

TABELA 2 – TABELA DE COMPARAÇÃO ENTRE O GISA E A ISAD(G) AO NÍVEL DA SECÇÃO....................43

TABELA 3 – QUADROS DE CONTEXTO................................................................................................56

TABELA 4 – ÍNDICE DE PASTAS........................................................................................................... 64

TABELA 5 – LISTA DE SÉRIES............................................................................................................... 66

Tabela 6 – Tabela de Selecção...................................................................................................................79

xi


“(Eu olho as montanhas de papel, os dossiês empilhados que submergem a mesa.)

Jean-Claude Bringuier: O senhor tem um escritório original, como se vê poucos… Isto

para não dizer que ele está em desordem…

(Ele ri.)

Jean Piaget: Como você sabe, Bergson mostrou que não havia desordem! Mas duas

espécies de ordem: a ordem geométrica e a ordem vital. A minha, claramente vital! Os

dossiês dos quais eu tenho necessidade estão, por ordem de frequência, ao alcance da

minha mão.

Jean-Claude Bringuier: Da mesma maneira, para achar ali em baixo uma

referência de há dez ou quinze anos…

Jean Piaget: Os dossiês das camadas inferiores constituem um caso delicado. Mas

quando é preciso procurar, procura-se. Isto toma menos tempo que pôr em ordem todos

os dias.

Jean-Claude Bringuier: Mas quando se faz a limpeza…

Jean Piaget: Aqui não se faz limpeza!

Jean-Claude Bringuier: Nunca?

Jean Piaget: Nunca!

Jean-Claude Bringuier: Mas de que maneira sua esposa…

Jean Piaget: Ela é bastante gentil para não mexer aqui!”

(BRINGUIER, 1978,P.9)

xii


xiii


INTRODUÇÃO

Desde muito cedo que o Homem organiza e classifica, não só a informação que

produz, como também objectos físicos.

A elevada produção de informação (visual, textual ou de outra espécie) conduziu

a uma ineficiência, por vezes traduzida em fracasso, na sua recuperação e

disponibilização.

Se, em épocas anteriores se verificava a ineficiência no tratamento documental,

actualmente, com a “explosão” informática e o desenvolvimento da “Sociedade de

Informação”, as massas informacionais tornaram-se de uma grandeza extrema, seja

através da publicação de monografias ou através da publicação de conteúdos digitais ou

na Internet. Contudo, as técnicas classificatórias vão sendo também ineficientes e

insuficientes, verificando-se a sua obsolescência devido ao suporte/formato em que se

encontra a informação.

Devido a estes factores, foram sendo constituídas novas políticas, normas,

procedimentos e instruções, primeiro para os Órgãos da Administração Pública e depois

generalizadas ao resto das organizações.

Para a classificação de um sistema de arquivo ser eficaz é então fundamental

realizar uma organização do geral para o particular, tendo sempre em consideração a

instituição, a documentação e os níveis classificatórios.

Após esta tarefa, vem o Plano de Classificação, que não é mais do que a

materialização da classificação, que reuniu a informação semelhante, segundo séries.

Este plano irá reflectir a instituição/organismo produtor.

Neste trabalho, tendo em conta a variedade de considerações teóricas e

metodológicas, adoptou-se uma posição crítica e prática para a aplicação das ideias

metodológicas na realidade dos arquivos institucionais portugueses. Apesar das teorias

idealistas e precisas, a realidade arquivística portuguesa necessita de actuações práticas

para a gestão dos seus fundos, recorrendo muitas vezes a aplicações de gestão de

3


conteúdos – SGAE, gratuitos e eficientes, tendo em conta as condições humanas e

económicas disponíveis.

O mundo dos arquivos das instituições universitárias públicas produz

sistematicamente grandes volumes de informação e recorre constantemente a esta

mesma informação para a tomada de decisão. Cabe ao arquivista a preservação da

“memória institucional” aquando da avaliação, selecção e eliminação.

A aplicação prática deste trabalho de Estágio Profissional verifica a intenção e

necessidade da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto em tratar, preservar

e disponibilizar a informação, transferindo regularmente a informação produzida e

acumulada pelos diversos Departamentos que constituem a Faculdade.

O desenvolvimento do trabalho assentou na documentação proveniente do DEC,

com elementos de cariz educacional, administrativo e comercial, acumulada e onde não

se verifica uma utilização constante. Por este motivo, a documentação passou do

arquivo corrente, libertando espaços físicos e iniciando uma actividade de incorporações

calendarizadas no tempo.

Com a preocupação em libertar espaços, criar práticas de incorporação e

proteger o suporte físico da informação, verifica-se a necessidade de salvaguardar a

“memória institucional” da própria Faculdade.

O DEC foi o terceiro Departamento a ser “objecto de estudo e de transferência e

de incorporação documental no Arquivo”1.

Em primeiro lugar, foi identificada toda a documentação acumulada (1947-

2007), procedeu-se à descrição orgânica e funcional do produtor (analisando estudos já

realizados, legislação e regulamentos da FEUP) e por fim à classificação do acervo.

Serão então apresentados, quadros de contexto, organogramas, legislação e

competências/funções dos subsistemas constituintes deste departamento.

1 CARMO, Ondina. 2009. Estudo orgânico-funcional e análise da informação arquivística do DEC: Transferência, incorporação e

registo da documentação no Arquivo da FEUP. Porto: Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto – Serviços de

Documentação e Informação.

4


Como resultado de todo o trabalho de recenseamento efectuado na instituição,

será disponibilizado um catálogo resumido de toda a informação tratada.

Por outro lado, será abordado o arquivo numa perspectiva sistémica, assim como

se fará referência ao método quadripolar, relacionando sempre as considerações teóricas

com o trabalho prático efectuado.

5


1 APRESENTAÇÃO DO LOCAL DE ESTÁGIO

1.1 ENQUADRAMENTO HISTÓRICO DA UP

Para o enquadramento da UP, é necessário identificar as faculdades que

antecederam a sua criação. 2

Através do diploma de 30 de Julho de 1762, estabelece-se a Aula Náutica, com

uma instrução prática, completada com ensinamentos mercantis. Esta escola marca o

início do ensino público no Porto. Mais de uma década depois, surge a Aula de Debuxo

e Desenho, através de Decreto de 27 de Novembro de 1779, onde o curso de pilotagem

predominava, apesar de também se identificar o ensino para a indústria fabril.

Estas duas Aulas funcionaram no Colégio dos Meninos Órfãos, sob supervisão

da Companhia até 1802. Contudo, nesse mesmo ano, a Aula de Debuxo e Desenho foi

transferida para o Hospício dos Religiosos de Santo António, pois era elevado o número

de alunos que a frequentavam.

Mais tarde, com a necessidade de aulas oficiais de comércio, matemática, inglês

e francês, foi instituída a Academia Real de Marinha e Comércio da Cidade do Porto,

substituindo as duas Aulas em funcionamento até aí.

Devido ao Liberalismo, a administração da Academia Real de Marinha e

Comércio ficou sujeita à regra dos estabelecimentos de ensino do Estado. Este facto

manteve-se até 1837, altura em que sofreu alterações significativas, vindo a tornar-se na

Academia Politécnica do Porto, através do Decreto de 13 de Janeiro do mesmo ano.

Esta Academia tinha como objectivo a formação de “engenheiros civis de todas as

classes (minas, pontes, calçadas), construtores, oficiais da marinha, pilotos,

comerciantes, agricultores, directores de fábricas e artistas”.

Com a promulgação do Decreto de 8 de Outubro de 1897, a cadeira de Comércio

foi extinta e criada uma outra relativa à tecnologia industrial. Isto traduzia já a intenção

de fundir a Academia com o Instituto Industrial do Porto, fundando assim uma nova

2 Ver Anexo 1.

6


instituição de ensino denominada Instituto Politécnico do Porto, o que não se verificou

na prática.

Contudo, em 1911, a criação da Universidade do Porto (e de Lisboa), através de

Decreto de 22 de Março, criado pelo Governo Provisório3, assiste-se ao

desmembramento da Academia, com integração de algumas das suas cadeiras na

Faculdade de Ciências e anexação de cadeiras relativas aos cursos de Engenharia na

Faculdade Técnica, criada em 1915 (que mais tarde deu origem à actual Faculdade de

Engenharia da Universidade do Porto – FEUP). A Faculdade de Medicina integrou esta

universidade desde a sua formação legal.

Com o Decreto n.º 4.554 de 6 de Julho e a promulgação do “Estatuto

Universitário”, assiste-se ao desenvolvimento desta Universidade, tendo sido o seu

crescimento evidente com a criação da Faculdade de Letras em 1919, através da Lei n.º

861, de 27 de Agosto desse ano. Em 12 de Abril de 1928, o Decreto n.º 15.365 suprimiu

esta Faculdade.

Devido ao fim do Regime Republicano, em 28 de Maio de 1926, as

Universidades deveriam subordinar-se ao Estado, facto referido no “Estatuto da

Instrução Universitária”4

Com a ditadura vivida em Portugal, entre 1926 e 1974, verificaram-se algumas

alterações, tais como a alteração do nome da Faculdade Técnica para Faculdade de

Engenharia, em 1926, a criação da Faculdade de Economia em 1953 e a Faculdade de

Letras em 1961.

Após o 25 de Abril de 1974, assiste-se à criação do Instituto de Ciências

Biomédicas de Abel Salazar e o Instituto Superior de Educação Física (cujo nome foi

alterado em 1989 Faculdade de Ciências do Desporto e de Educação Física) em 1975,

do Curso Superior de Nutricionismo (integrado mais tarde no Instituto de Ciências da

Nutrição e Alimentação da Universidade do Porto, que actualmente se designa

Faculdade de Ciências da Nutrição e Alimentação) em 1976, a Faculdade de

3 O Governo Provisório surge do seguimento da Implantação da República (5 Outubro 1910), que se manteve em funções até 24 de

Agosto de 1911, com a entrada em funções do Governo Constitucional

4 Lei fundamental do ensino durante o Estado Novo

7


Arquitectura em 1979, a Faculdade de Psicologia e de Ciências da Educação em 1980,

Instituto Superior de Estudos Industriais (1988), a Faculdade de Medicina Dentária em

1989, a Faculdade de Belas-Artes em 1992 e a Faculdade de Direito em 1994

Desde a sua criação, a Universidade do Porto desenvolveu-se de forma exímia,

pois são hoje quinze as unidades orgânicas que a constituem.

É então de notar que a sua estrutura orgânica sofria constantes alterações.

Contudo, um estudo sobre a estrutura orgânico-funcional da Universidade do Porto,

realizada por Fernanda Ribeiro (Ribeiro, 2001) construiu diversos organogramas desde

a criação da Universidade do Porto, tendo como base a legislação que promulgava a sua

criação e os seus estatutos. 5

1.1.1 ENQUADRAMENTO HISTÓRICO DA FEUP

Em Março de 1911, quando a Universidade do Porto foi criada6, esta abarcava

apenas três faculdades: Ciências, Medicina e Comércio. Contudo, devido à promulgação

da Constituição Universitária7, fixou-se que as faculdades se pudessem vir a completar

através da criação de outras faculdades.

Assim, no ano lectivo de 1911-1912, quando o plano geral de estudos da

Faculdade de Sciencias Applicadas foi aprovado, determinou-se que as cadeiras

especiais de engenharia seriam anexadas a esta faculdade. Esta situação durou pouco

mais de quatro anos, mas foi o começo da Faculdade de Engenharia da Universidade do

Porto.8

5 RIBEIRO, Fernanda, et al. – Universidade do Porto: Estudo Orgânico-Funcional: Modelo de análise para fundamentar o

conhecimento do Sistema de Informação Arquivo. – 1ª ed. . – Porto: Reitoria da Universidade do Porto, 2001. Pág. 31.

6 Decreto de 22 de Março de 1911

7 Diploma de 19 de Abril de 1911

8 FEUP Universidade do Porto Faculdade de Engenharia – História. [Em Linha]. [Consultado em 3 de Maio de 2010]. Disponível

na WWW:<URL: http://paginas.fe.up.pt/~dec/pt/department/history.html>.

8

http://paginas.fe.up.pt/~dec/pt/department/history.html


Em 1915, com a criação da Faculdade Técnica9, são integrados os cursos de

Engenharia Civil, Engenharia de Minas, Engenharia Mecânica, Engenharia

Electrotécnica e Engenharia Químico-Industrial.10

Posteriormente, em 17 de Novembro de 1926, a Faculdade Técnica teve a sua

designação alterada para a Faculdade de Engenharia devido à reforma da Faculdade,

aliada ao Estatuto da Instrução Universitária e à aprovação da sua lei orgânica11.

É de notar que desde 1926 a Faculdade de Engenharia tem sofrido várias

reformas que alteram a sua estrutura organizacional. 12

Contudo, os primeiros três anos dos cursos de Engenharia seriam leccionados na

Faculdade de Ciências até 1975, devido a pontos comuns entre os cursos. 13

1.1.2 ENQUADRAMENTO DO DEC

Com a entrada a vigor da Lei da Autonomia das Universidades14, assiste-se à

estruturação departamental da FEUP (prevista no estatutos15 da FEUP). Deste modo, os

antigos grupos de Construções Civis, Estradas e Caminhos-de-ferro e Hidráulica deram

origem ao DEC, sendo que o seu primeiro regulamento data de Fevereiro de 1991,

vindo a ser substituído por um novo a 20 de Março de 2002, aprovado na reunião do

Conselho do DEC.

9 Lei n.º 410 de 31 de Agosto de 1915

10 RIBEIRO, Fernanda; FERNANDES, Maria Eugénia Matos. Op. Cit. Pág. 321.

11 Diploma de 26 de Julho de 1930

12 Ver Anexo 2.

13 A evolução da Universidade é apresentada segundo cronogramas em Anexo 1

14 Lei n.º 108/88 de 24 de Setembro de 1988

15 FEUP Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto – Visualização de Documentos: Divisão de Recursos Humanos. [Em

Linha]. [Consultado em 4 de Maio de 2010]. Disponível na WWW:<URL:

http://www.fe.up.pt/si/conteudos_service.conteudos_cont?pct_id=43423&pv_cod=19iLDJJjWrFH>.

9

http://www.fe.up.pt/si/conteudos_service.conteudos_cont?pct_id=43423&pv_cod=19iLDJJjWrFH


Após a análise de diplomas e regulamentos da FEUP, foi possível verificar dois

pontos importantes na estrutura do DEC: 199116 e 200717.

1.1.3 ENQUADRAMENTO DA SCC

A SCC é a responsável pela opção de Construções na Licenciatura em Engenharia Civil.

Proporciona formação especializada na área de construção de edifícios.

1.1.4 ENQUADRAMENTO DA LEC

A LEC funcionou na FEUP até 2006/2007 inclusive. Contudo, foi substituída

pelo MIEC a partir do ano lectivo 2007/2008.

16 Anexo 3

17 Anexo 4

10


2 ANÁLISE CRÍTICA DO PROBLEMA/TEMA

Tendo em conta a crescente acumulação e produção de documentação por

organismos da Função Pública, verificou-se a necessidade de criação de normas que

permitissem uma descrição normalizada em todos os sectores de actividade Pública

Portuguesa.

O desenvolvimento destas normas foi um processo recente, identifica-se em

1898 o “Manual dos Holandeses”, desenvolvido por Samuel Muller, Johan Feith e

Robert Fruin, que estabelecia as regras segundo as quais os arquivistas deveriam reger a

sua actividade. Posteriormente, em 1922, Sir Hilary Jenkinson desenvolveu o “Manual

de Administração de Arquivos” e em 1952, T. R. Schellenberg publicou “Arquivos

Modernos”, onde se definiam metodologias arquivísticas e normas técnicas específicas. 18

Estes foram documentos importantes para a disciplina arquivística, mas não se

verificaram como instrumentos suficientes para a normalização da descrição em

arquivos.

Em Portugal, a normalização de técnicas e procedimentos em descrição

documental verifica-se com o Manual para a Gestão de Documentos em 1998,

produzido pelo IAN/TT, a ISAD(G) Norma Internacional de Descrição Arquivística em

1999 e a ISAAR(CPF) Norma Internacional de Registo de Autoridade Arquivística para

Pessoas Colectivas, Pessoas Singulares e Famílias em 2003. Verifica-se que grande

parte dos Arquivos Públicos portugueses aplicam a ISAD(G) e possuem software para

descrição documental baseados nesta norma.

Outra problemática evidente nos arquivos é a falta de recursos humanos e

financeiros que permitam uma descrição rápida da documentação, de modo a que a sua

disponibilização seja feita em tempo útil. A descrição nestes arquivos é realizada ao

nível da unidade de instalação, o que se verifica ser o mais eficaz tendo em conta a falta

de recursos e a elevada acumulação de documentação nos depósitos dos Arquivos.

18 ENARA: Executiva Nacional das Associações Regionais de Arquivologia. [Em Linha]. [Consult. 9 de Junho de 2010].

Disponível na WWW: <URL: http://www.enara.org.br/>.

11

http://www.enara.org.br/


3 O QUE É UM ARQUIVO?

Para a definição de conceito de arquivo e de Arquivo enquanto instituição

custodiadora da informação, é necessário ter em conta, a realidade portuguesa, pois não

é correcto fornecer uma definição utópica ou desajustada da realidade da aplicação

prática deste trabalho.

Para arquivo enquanto conceito, podemos utilizar a definição de Schellenberg,

que afirma “Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido

considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de

pesquisa e que hajam sido depositados ou seleccionados para depósito, num Arquivo de

custódia permanente”19. Aqui é fácil de perceber arquivo como conjunto de documentos

e Arquivo como instituição que mantém e disponibiliza informação.

Por outro lado, Miller, Feith e Fruin apresentam uma definição mais simplista,

pois consideram arquivo como “conjunto de documentos escritos, desenhos e material

impresso, recebidos ou produzidos…”20.

No Dicionário da Terminologia Arquivística é apresentada uma explicação de

arquivo bastante inteligível: “Conjunto orgânico de documento, independentemente da

sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica,

singular ou colectiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua

actividade e conservados a título de prova ou informação; Instituição ou serviço

responsável pela aquisição, conservação, organização e comunicação dos documentos

de arquivo; Depósito.”21

Tendo então em conta a realidade arquivística portuguesa, identifica-se

claramente a distinção de arquivo como um “conjunto de papéis com informação” e de

arquivo enquanto local de guarda da documentação.

19 SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: Princípios e Técnicas. 2ª ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2002. Pág. 41.

20 Op. Cit. Pág. 36.

21 PORTUGAL. - Dicionário de Terminologia Arquivística. Elab. Ivone Alves et al.. 1ªed. Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e

do Livro: Organismo de Normalização Sectorial para a Informação e Documentação, 1993. 257p. ISBN: 972-565-146-4.

12


Não se pretende com esta distinção iniciar uma discussão acerca da ambiguidade

do termo, mas sim suscitar o espírito crítico e observador, indicando as suas diferentes

definições.

Deste modo, ao longo do trabalho, irá referir-se arquivo enquanto instituição e

fundo como conjunto de documentos produzidos pelo DEC.

13


4 O ARQUIVO NUMA PERSPECTIVA SISTÉMICA

4.1 ABORDAGEM SISTÉMICA

Quando o arquivista chega à organização e se depara com inúmeros problemas

arquivísticos, deve, acima de tudo, visualizar a organização como um todo (Teoria

Sistémica – Ludwing Von Bertalanfy), isto é, a sua visão tem de englobar a totalidade

da organização e não apenas o sistema de arquivo, como exemplo de contraponto à

Teoria de Senge (Peter M. Senge, 1947- ), onde que o problema deveria ser divido em

problemas mais pequenos, facilitando todas as nossas tarefas.22

A partir deste momento, o arquivista procura soluções para todos os problemas,

reconhecendo-os e resolvendo-os, pois a organização é um sistema aberto, passível de

interacções com o ambiente externo (que pode ser macro ou microambiente), segundo

inputs (como inputs, podem encontrar-se os fornecedores, utilizadores ou outras

organizações23) que transforma em outputs (produtos ou serviços) a que se segue um

resultado ou feedback (positivo ou negativo), do qual depende o sucesso ou insucesso

da organização.24

Também é fundamental referir que as organizações são sistemas constituídos por

outros subsistemas. O sistema de arquivo pode ser um subsistema, assim como o

Departamento de Contabilidade ou o de Recursos Humanos, que juntos, formam um

todo global, um sistema completo.

Esta teoria pretende demonstrar a eficácia de acções focalizadas num foco

central, resultando deste modo efeitos expressivos da sua aplicabilidade.

O arquivista passa então a ver o arquivo como “um sistema (semi-)fechado de

informação social materializada em qualquer tipo de suporte, configurado por dois

22 Silva, Welder Antônio – Uma Abordagem Sistémica Aplicada à Arquivística. [Em Linha]. [Consult. 27 de Maio de 2010].

Disponível na WWW: <URL: http://www.arquivistica.net/ojs/include/getdoc.php?id=370&article=127&mode=pdf>.

23 PENTEADO, Pedro – A investigação em sistema de arquivo organizacionais: algumas reflexões sobre o caso das Misericórdias

de Portugal. [Em Linha]. [Consult. 27 de Maio de 2010]. Disponível na WWW: <URL:

http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/artigo5611.PDF>.

24 CHIAVENATO, Idalberto – Teoria Geral da Administração. - 7.ª ed. . - São Paulo: Atlas 2002. ISBN 85-224-3106-x

14

http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/artigo5611.PDF

http://www.arquivistica.net/ojs/include/getdoc.php?id=370&article=127&mode=pdf


factores essenciais – a natureza orgânica (estrutura) e a natureza funcional

(serviço/uso)-, a que se associa um terceiro – a memória – imbricado nos anteriores.”25

4.2 CARACTERIZAÇÃO DO ARQUIVO QUANTO À ESTRUTURA

ORGÂNICA, SERVIÇO/USO E MEMÓRIA/RECUPERAÇÃO

A caracterização da estrutura orgânica de um arquivo é indispensável para o

arquivista conhecer a evolução da organização (em termos temporais), pois conhecerá

as actividades sobre as quais esta se debruça e qual o tipo de documentação que pode

constituir o Fundo arquivístico. 26

A estrutura organizacional corresponde à forma como a organização dispõe os

seus serviços para que a estratégia e a actuação no mercado em que se insere estejam

sincronizadas. Para a implementação desta estratégia e da implementação de um plano,

é fundamental que a organização defina antes de mais as ligações de dependência entre

cada serviço ou departamento.27 Estas ligações de dependência são apresentadas no

organograma da organização, que permite visualizar, de forma rápida e fácil as

dependências e a estrutura hierárquica dos diversos sectores constituintes.

Tendo em conta a estrutura orgânica, os arquivos podem apresentar-se como

arquivos unicelulares, quando se baseia numa estrutura organizacional de dimensão

reduzida, produzida por uma entidade individual ou colectiva, pública ou privada28 e

arquivos pluricelulares, em que o sistema se baseia numa estrutura organizacional de

média ou grande dimensão, dividida em dois ou mais sectores orgânicos, dotados de

autonomia29.

25 RIBEIRO, Fernanda, et al. Op. Cit. Pág. 28.

26 Idem. Ibidem.

27 NUNES, Paulo - Ciências Económicas e Empresariais: Gestão. [Em Linha]. [Consult. 27 de Maio de 2010]. Disponível na

WWW: <URL: http://www.knoow.net/cienceconempr/gestao/estruturaorganizacional.htm>.


29 Idem. Ibidem.

15

http://www.knoow.net/cienceconempr/gestao/estruturaorganizacional.htm


A função de serviço/uso de um arquivo permite a disponibilização dos

documentos e da sua informação, isto é, a “testemunhos conservados”30. Contudo, é

evidente a existência de uma problemática no que diz respeito ao acesso à informação

nos arquivos e à criação de instrumentos de acesso a essa mesma informação. É possível

identificar os arquivos como arquivos centralizados ou arquivos descentralizados, tendo

em conta a sua função de serviço/uso. Assim os arquivos são centralizados quando

administram, concentram fisicamente e tratam a informação num único centro, por

outro lado, são descentralizados os arquivos que administram a informação

autonomizando os sectores orgânico-funcionais, tratando a informação num centro

específico31.

É de referir ainda que os arquivos descentralizados podem ser unicelulares ou

pluricelulares, enquanto que os arquivos centralizados são os arquivos pluricelulares.

Toda a documentação que constitui um sistema de arquivo reflecte a estrutura

organizacional e as actividades desempenhadas pela organização. Deste modo, a

documentação constituirá a memória da organização ao longo da sua existência. A

recuperação da informação também é um problema relacionado com o Serviço/Uso de

um sistema de arquivo, pois a criação de instrumentos de pesquisa e acesso à

documentação são muitas vezes esquecidos, permitindo a perda de documentação e

informação e da consequente memória organizacional.

30 RIBEIRO, Fernanda – O acesso à informação no quadro de desenvolvimento dos arquivos em Portugal. [Em Linha]. [Consult. 28

de Maio de 2010]. Disponível na WWW: <URL. http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/artigo1571.PDF>.


16



5 O PRINCÍPIO DA ORDEM ORIGINAL E DO RESPEITO

PELOS FUNDOS

O Princípio da Ordem Original (também designado por Princípio da

Proveniência), foi originalmente desenvolvida pelo historiador e arquivista Natalis de

Wailly (1805-1886)32, que considerava que todos os documentos agrupados por pessoas,

singulares ou colectivas, deveriam ser reunidos segundo uma ordem no interior dos

diferentes fundos era questionável33.

Deste modo, Waillys propôs-se a resolver esta atitude, considerando que “os

documentos devem ser mantidos e colocados no fundo de arquivo a que pertencem, de

forma a respeitar a integridade e estrutura orgânica da entidade produtora”34.

Contudo, existem outros autores com perspectivas diferentes. Duchein (1977)35

não relativiza este princípio, mas considera que se tem de ter em conta as condições do

acervo, assim como as suas características.36

Já Muller, Feith e Fruin consideram que se deve prestar atenção considerável a

este princípio, mas “No arranjo do arquivo, portanto, urge, antes de mais nada,

restabelecer quanto possível a ordem original. Somente então será possível julgar-se se

é conveniente, ou não, e até que ponto, dela apartar-se. (…) Não repousa tal regra na

obediência servil à antiga organização do arquivo, nem sequer a restauração da ordem

original remota sob a alegação de que, em si mesma, não era sucetível de

aperfeiçoamento…A ordenação original de um arquivo pode ser modificada a fim de se

32 PORTUGAL. Câmara Municipal da Ribeira Grande. Mesa Redonda: Arquivos Municipais. [Em Linha]. [Consult. 2 de Junho de

2010]. Disponível na WWW: <URL: http://www.cm-ribeiragrande.pt/FileControl%5CAnexos%5CActasArqMunicipais.pdf>.

33 DUCHEIN, Michel - El Respecto de los Fondos em Archivistica: princípios teóricos y problemas práticos. Boletim del Archivo

General de la Nacion. [s.l.: s.n., 1977?]. pág. 8.

34 ARQUIVO HISTÓRICO MILITAR. [Em Linha]. [Consult. 2 de Junho de 2010]. Disponível na WWW: <URL:

http://infogestnet.dyndns.info/AHM.html>.

35 CARDOSO, Julio Cesar – A questão da ordem original em Arquivística: reflexões a partir de Elio Gaspari e Jean Piaget (cinco

anos depois). Pág. 9.

36 Idem. Ibidem.

17

http://infogestnet.dyndns.info/AHM.html

http://www.cm-ribeiragrande.pt/FileControl%5CAnexos%5CActasArqMunicipais.pdf


corrigirem divergências em relação à estrutura geral do mesmo”37. Couture e Rosseau

consideram que a escolha entre respeitar a ordem original ou não deve ser do arquivista,

tendo em conta as condições em que se encontra o arquivo38.

Após a análise destas considerações, é possível verificar que este conceito não é

encarado como lógico pelos diversos autores, mas sim objecto do pensamento

subjectivo do arquivista.

Por outro lado, este princípio constitui uma das bases da Arquivística Moderna e

é possível manter a ordem original física dos documentos, não a mantendo. Isto é, com

os SGAE, é possível organizar toda a informação de modo a facilitar a sua pesquisa e

recuperação, nunca alterando a ordem do fundo.

É fácil de entender que, quando a Ordem original é mantida, permite ao

arquivista a compreensão do contexto de produção dos documentos e do organismo

produtor. O que a nós nos pode parecer um conjunto de papéis agrupados sem nenhuma

lógica, pode, dentro do contexto de produção apresentar grande valor informacional

para a instituição.

37 Op. Cit. pág 9-10.

38 Op. Cit. Pg. 10.

18


6 MÉTODO DE INVESTIGAÇÃO QUADRIPOLAR

Os pressupostos teóricos explicados na Teoria Sistémica de Von Bertalanfy,

traduzem-se numa dinâmica/interacção de quatro pólos epistemológicos, segundo P. de

Bruyne, J. Herman e M. de Schoutheete (1975)39:

- O Pólo Epistemológico: onde se constrói permanentemente o objecto científico e se

definem os limites do problema investigacional, reformulando-se constantemente os

“parâmetros discursivos, dos paradigmas e dos critérios de cientificidade”40 que servem

como orientação a toda a investigação.

- O Pólo Teórico: o sujeito que conhece e aborda o objecto, utiliza a racionalidade,

solicita leis e formula hipóteses. Verificará ou refutará então o âmbito teórico produzido.

Aqui identificam-se um conjunto de leis/princípios41:

- O Princípio da Acção Estruturante, onde foi necessário um acto fundador

para a criação de um Arquivo, que adapta a sua organização à sua funcionalidade,

individual ou colectiva, formal ou informal, sempre de forma dinâmica;

- O Princípio da Integração Dinâmica, em que todo o Arquivo está interligado

a e por outros sistemas que o envolvem ou constituem;

- O Princípio da Grandeza Relativa, em que todos os arquivos se desenvolvem

como estruturas orgânicas simples ou complexas, isto é unicelulares ou pluricelulares,

respectivamente; e

39 UNIVERSIDADE DO MINHO: Os quatro pólos. [Em Linha]. [Consult. 9 de Junho de 2010]. Disponível na WWW: <URL:

http://claracoutinho.wikispaces.com/Os+quatro+p%C3%B3los>.

40 RIBEIRO, Fernanda, et al. – Op Cit. Pág. 29.

41 RIBEIRO, JOAQUIM. Sistemas de Informação: Arquivo: Quadripolar. [Em Linha]. [Consult. 9 de Junho de 2010]. Disponível na

WWW: <URL: http://www.google.pt/imgres?imgurl=http://joaquim_ribeiro.web.simplesnet.pt/Arquivo/images/

quadripolar_tah_1.gif&imgrefurl=http://joaquim_ribeiro.web.simplesnet.pt/Arquivo/

Quadripolar.htm&usg=__7KwL4lGVScx3CsTszNy-qgbZjqg=&h=325&w=431&sz=17&hl=pt-

PT&start=1&um=1&itbs=1&tbnid=h9w5OoFEhKG6AM:&tbnh=95&tbnw=126&prev=/images%3Fq%3Desquema%2Bdos

%2B4%2Bp%25C3%25B3los%2Bepistemol%25C3%25B3gicos%26um%3D1%26hl%3Dpt-PT%26sa%3DN%26tbs%3Disch:1>.

19

http://www.google.pt/imgres?imgurl=http://joaquim_ribeiro.web.simplesnet.pt/Arquivo/images/quadripolar_tah_1.gif&imgrefurl=http://joaquim_ribeiro.web.simplesnet.pt/Arquivo/Quadripolar.htm&usg=__7KwL4lGVScx3CsTszNy-qgbZjqg=&h=325&w=431&sz=17&hl=pt-PT&start=1&um=1&itbs=1&tbnid=h9w5OoFEhKG6AM:&tbnh=95&tbnw=126&prev=/images%3Fq%3Desquema%2Bdos%2B4%2Bp%25C3%25B3los%2Bepistemol%25C3%25B3gicos%26um%3D1%26hl%3Dpt-PT%26sa%3DN%26tbs%3Disch:1



http://claracoutinho.wikispaces.com/Os+quatro+p%C3%B3los


- O Princípio da Pertinência, em que todos os arquivos que disponibilizam

informação, esta é recuperada segundo a pertinência da estrutura organizacional.

- O Pólo Técnico: o contacto com a realidade materializada através de um caminho

instrumental conduz ao desenvolvimento de “operações cruciais como a observação de

casos e de variáveis e a avaliação retrospectiva e prospectiva”42, refutando ou

confirmando leis e teorias formuladas. Neste pólo, Armando Malheiro da Silva e

Fernanda Ribeiro, consideram três operações43:

- Observação Directa e Indirecta, onde se recolhem diversos elementos, entre

eles normas e regulamentos, utilizando para isso os questionários, as entrevistas e a

observação;

- Experimentação, segundo a qual se observam os resultados da Observação

Directa e Indirecta e se constitui uma hipótese;

- Análise/Avaliação Retrospectiva e Prospectiva, onde os resultados da

Observação Directa e Indirecta e da Experimentação são sujeitos a um exame rigoroso

que permita identificar o objecto como sujeito científico.44

- O Pólo Morfológico: os resultados da investigação são apresentados formalmente,

representando não só o objecto em estudo, como todo o processo científico à volta dele.

42 RIBEIRO, Fernanda, et al. – Op. Cit. Pág. 29.

43 SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda. – Das «ciências» documentais à ciência da informação: ensaio

epistemológico para um novo modelo curricular. – 812ª ed. – Porto: Edições Afrontamento, 2002. Pág. 88-89.

44 Idem. Ibidem.

20


Figura 1 - Método Quadripolar segundo Paul de Bruyne45

45 RIBEIRO, JOAQUIM. Op. Cit.

21


7 TEORIA DAS TRÊS IDADES

Segundo a Teoria das 3 Idades, os documentos de arquivo possuem um ciclo de

vida repartido em três fases. Este ciclo de vida representa a necessidade e frequência de

utilização da documentação por parte dos serviços produtores, assim identifica-se46:

- 1ª Fase - Documentos Activos: nesta fase os documentos são considerados

praticamente indispensáveis às actividades desempenhadas pelos organismos

produtores. São utilizados frequentemente para ajudar na tomada de decisão e auxiliar

no trabalho quotidiano das respectivas funções do organismo. É então imprescindível

que a documentação esteja próxima dos seus utilizadores, isto é, em arquivo corrente, de

modo a que o acesso à informação seja rápido e eficaz, traduzindo-se na qualidade das

actividades do organismo;

- 2ª Fase – Documentos Semi-Activos: apesar de os documentos continuarem a ser

necessários para a tomada de decisão e actividades do organismo, já são apenas

ocasionalmente utilizados, isto é, a frequência de utilização diminui. Deste modo, a

documentação é normalmente transferida para depósitos secundários afastados dos

organismos, os arquivos intermédios.

- 3ª Fase – Documentos Inactivos: os documentos deixam de ser necessários às

funções dos organismos. Assim, existem dois fins para esta documentação: a eliminação

ou a conservação permanente num arquivo definitivo/histórico (caso apresentam

interesse organizacional, social ou pessoal). Para se decidir o destino da documentação

nesta fase, é necessário efectuar o processo de avaliação, tendo sempre em conta os

prazos de conservação, em que os resultados são apresentados numa tabela de selecção,

publicada numa Portaria de Gestão de Documentos. 47

Como indicado ao longo do texto, cada fase desta teoria relaciona-se com os

Arquivos Correntes, Intermédios e Definitivos. Esta teoria é bastante eficaz também

para a gestão documental, pois potencia a tomada de decisão não só sobre a

46 PORTUGAL. - Orientações para a Gestão de Documentos de Arquivo: No Contexto de uma Reestruturação da Administração

Central do Estado. Lisboa, Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo,, 2006. Pág. 13-14.

47 Idem. Ibidem.

22


disponibilização de espaços de armazenamento da documentação (Arquivo Físico), mas

também das transferências, avaliação, selecção e eliminação dos documentos.

23


8 RECENSEAMENTO DOCUMENTAL: Descrição Arquivística

Para proceder ao recenseamento, é fundamental conhecer a organização

produtora da documentação, constituindo um estudo orgânico-funcional (com o

levantamento de diplomas legais e regulamentos internos, por exemplo) e identificar as

suas necessidades informacionais.

Este procedimento pretende então servir como instrumento de descrição

documental, controlando toda a documentação (independentemente do seu suporte

físico) e instrumento de recuperação da informação.

É fundamental saber distinguir cada fundo do Arquivo, identificar claramente as

suas séries, as datas extremas (de cada série), a dimensão da documentação e o seu

estado de conservação.48

Assim, deve utilizar-se a norma ISAD(G) – Norma Geral Internacional de

Descrição Arquivística, para um correcto recenseamento documental, assim como se

deve ter sempre em consideração os princípios da arquivística, tal como o Princípio da

Ordem Original e do Respeito pelos Fundos.

A norma ISAD(G): Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística foi

adoptada pelo Comité de Normas de Descrição de Estocolmo, na Suécia em Setembro

de 1999. Tem como principal objectivo fornecer directrizes para orientar descrições

arquivísticas, devendo ser usada simultaneamente com outras normas nacionais (se

existentes). Existem também outras normas de descrição arquivística, como por

exemplo, a ISAAR(CPF) (Norma Internacional de Registo de Autoridade Arquivística

para Pessoas Colectivas, Pessoas Singulares e Famílias), a NOBRADE (Norma

Brasileira de Descrição Arquivística), Guidelines for the preparation and presentation of

finding aids, a ISDF (International Standard for describing functions), a ISIAH

(International Standard for Institutions with Archival Holdings) e a ODA (Orientações

para Descrição Arquivística)49

48 As Fases da Gestão Documental. [Em Linha]. [Consult. 9 de Junho de 2010]. Disponível na WWW: <URL:

http://tudoarquivado.wikispaces.com/As+Fases+da+Gestao+Documental?f=print>.

49 PORTUGAL. DGARQ: Descrição Arquivística e arquivos de fotografia. [Em Linha]. [Consult. 9 de Junho de 2010]. Disponível

na WWW: <URL: http://www.cpf.pt/PDFs/DescArqFotografia.pdf>.

24

http://www.cpf.pt/PDFs/DescArqFotografia.pdf

http://tudoarquivado.wikispaces.com/As+Fases+da+Gestao+Documental?f=print


A normalização da descrição em arquivos deve-se então, não só ao aparecimento

da informática e do desenvolvimento das TIC, mas também ao desenvolvimento da

memória bibliográfica como processo de racionalização dos procedimentos

arquivísticos. 50A informação disponibilizada passa então a apresentar-se de forma

consistente, isto é, não se verifica a subjectividade do sujeito descritor da informação.

As normas demonstram ainda o consenso dos profissionais da informação acerca

de teorias e métodos de descrição arquivística, permitindo a troca de informações entre

Arquivos, garantindo a permanência da informação em suportes tecnológicos, mesmo

quando se verifica a obsolescência dos mesmos, procedendo à migração dos dados.51

Como indicado anteriormente, as normas de descrição arquivística têm em

consideração os princípios arquivísticos de Princípio da Ordem Original e do Respeito

pelos Fundos, reflectindo a organização da documentação estruturada em níveis

hierárquicos.

A descrição arquivística permite então descrever autoridades arquivísticas, como

pessoas colectivas, individuais ou colectividades, as suas actividades e funções, assim

como a documentação de arquivo (a vários níveis) e as suas relações. Esta é uma

actividade que pode ser aplicada a qualquer fase do arquivo, seja ele um arquivo

corrente, intermédio ou histórico.

Segundo a ISAD(G), os níveis de descrição são os seguintes:

50 Idem. Ibidem.

51 Idem. Ibidem.

25


Figura 2 – Níveis de Descrição da ISAD(G) 52

Segundo a ISAD(G), a descrição multinível facilita a troca de informações, pois

possibilita que Arquivos com a mesma essência tratem de igual modo os seus fundos.

Contudo, esta descrição multinível deve ser sempre feita do geral para o particular,

fornecendo apenas a informação indispensável para este nível de descrição, de modo a

não repetir informação.53

Dos instrumentos de descrição como a ISAD(G) resultam guias,

inventários ou catálogos, dependendo da exaustividade e profundidade da

descrição, assim, podemos considerar:

52 Idem. Ibidem.

53 Idem. Ibidem.

26


Níveis de

DescriçãoInstrumentos de Descrição

Fundo Guia

Inventário

Catálogo

Série

Unidade Física

de Instalação

ou Documento

Composto

Documento

SimplesCatálogo

Tabela 1 – Relação Entre os Níveis e os Instrumentos de Descrição 54

Actualmente, com o desenvolvimento das TI, a descrição arquivística é realizada

segundo aplicações informáticas, desenvolvidas segundo normas. Por exemplo, a

aplicação GISA baseia-se nas premissas da ISAD(G).55

O GISA foi desenvolvido por um consórcio entre a Câmara Municipal do Porto,

a Câmara Municipal de Gaia, a Câmara Municipal de Espinho, a Câmara Municipal de

Vila do Conde e a Universidade do Porto.56 Está actualmente a ser desenvolvido e

comercializado pela ParadigmaXis. O seu modelo integrado, gere a informação

produzida tendo em conta as fases do ciclo de vida da informação.

54 Idem. Ibidem.

55 Ver Apêndice 1.

56 PARADIGMAXIS. GISA – Apresentação: Gestão Integrada de Sistemas de Arquivo. [Em Linha]. [Consult. 9 de Junho de 2010].

Disponível na WWW: <URL: http://gisa.paradigmaxis.pt/>.

27

http://gisa.paradigmaxis.pt/


Esta aplicação valoriza a informação no seu contexto orgânico e nas suas

relações sistémicas57, o que é de enorme importância para entender a evolução orgânico-

funcional das organizações. 58

Possui diversas funcionalidades, entre elas a utilização em monoposto ou

cliente/servidor, demonstração de um plano de classificação, descrição multinível,

controlo de autoridade, associação de descritores a objectos digitais, avaliação,

pesquisa, relatórios, estatísticas e controlo de acesso.59

57 Idem. Ibidem.

58 Esta foi a aplicação informática utilizada para a descrição do fundo do DEC. Ver anexo

59 PARADIGMAXIS. Op. Cit.

28


9 AVALIAÇÃO, SELECÇÃO E ELIMINAÇÃO

A crescente acumulação de documentação nos Arquivos e a elevada produção

informacional nas instituições constituiu o problema de avaliação, selecção e eliminação

dos documentos na gestão documental.

É impossível um Arquivo guardar toda a documentação produzida, pois para

além de se verificar a falta de espaço a determinado momento, o tratamento documental

iria ser bastante difícil, o que conduziria a uma lentidão, a uma recuperação difícil e

provavelmente a perda de documentação/informação.60

Para evitar estes problemas, é fundamental reduzir o volume de documentação a

tratar e conservar, tendo em conta a Teoria das Três Idades.

Geralmente os critérios de avaliação, aplicados nas séries e sub-séries

documentais,61 são estabelecidos pelo organismo produtor, que identificam o valor

primário dos documentos62, na sua fase activa e semi-activa.

O valor primário dos documentos é, segundo Couture e Rousseau como “a

qualidade de um documento baseado nas utilizações imediatas e administrativas que lhe

deram os seus criadores”63, isto é, quais as razões que levaram à criação do documento.

Por outro lado, os critérios de avaliação que identificam o valor secundário dos

documentos,64 são definidos, em Portugal, pelo IAN/TT.

O valor secundário dos documentos, segundo os mesmos autores, é “a qualidade

do documento baseada nas utilizações não imediatas ou científicas. Esta qualidade

60 RIBEIRO, JOAQUIM. Sistemas de Informação: Arquivo: Avaliação. [Em Linha]. [Consult. 9 de Junho de 2010]. Disponível na

WWW: <URL: http://joaquim_ribeiro.web.simplesnet.pt/Arquivo/Avaliacao.htm>.

61 PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo – Manual para a gestão de

documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998. Pág. 3-9.

62 Administrativo, legal ou financeiro

63 COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Yves. Os Fundamentos da Disciplina Arquivística. Lisboa: Dom-Quixote, 1998. Pág. 117-

118. (tem 357 páginas)

64 Informativo, de testemunho e de património

29

http://joaquim_ribeiro.web.simplesnet.pt/Arquivo/Avaliacao.htm


radica essencialmente no testemunho privilegiado e objectivo que o documento

fornece”65

Ainda segundo os autores, todos os documentos apresentam um valor primário,

enquanto que apenas uma pequena quantidade é que possui valor secundário para que

possam ser conservados.66

Para além do reconhecimento do valor primário ou secundário dos documentos,

por vezes, é também aplicado o Critério da Importância. Este critério é aplicado

excepcionalmente, mas quando aplicado incide sobre o processo ou dossier67e é

identificado na Tabela de Selecção.

Não se pode aplicar o Critério da Importância a qualquer processo ou dossier. É

importante verificar se a documentação que este contém subjuga o nível comum de

interesse, pois refere a uma pessoa, acontecimento ou assunto excepcional que se

evidenciou na altura de produção da documentação, apresentando-se como testemunho.

Para a avaliação dos documentos de arquivo é necessário determinar os prazos

de conservação da documentação, tendo em conta portarias ou regulamentos da própria

instituição. É exactamente neste momento que se procede à Selecção.

É na Selecção de documentos que se aplicam os métodos de amostragem para

conservação permanente. Estes métodos são vários, entre eles, a amostragem exemplar,

a amostragem selectiva, a amostragem sistemática e a amostragem aleatória, que devem

ser combinados e aplicados de forma excepcional e nunca quando se verificam outras

opções.68

A Tabela de Selecção constitui-se como resultado de todo o processo de

avaliação/selecção e onde de relacionam os documentos a eliminar com os seus

respectivos prazos de conservação. 69

65 COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Yves. Op. Cit.

66 Idem. Ibidem.

67 Manual para a gestão de documentos. Op. Cit. Pág. 3-9.

68 Idem. Ibidem. Pág. 3-10.

69 Ver anexo 5

30


Depois de elaborada a Tabela de Selecção e publicada em Portaria, deve

proceder-se à Eliminação.

A Eliminação é a “operação pela qual um organismo se desfaz da documentação

de arquivo à qual não foi reconhecido valor secundário que justifique a sua conservação

permanente”.70 Com este procedimento, o Arquivo recupera espaço físico e consegue

alocar os seus recursos para o tratamento da documentação com valor probatório ou de

testemunho para a instituição.

Existem diversos procedimentos para a Eliminação, tendo sempre em conta o

suporte físico do documento e o seu grau de confidencialidade.71

Por exemplo, quando se trata de um documento em papel, pode efectuar-se a

maceração ou trituração e num documento electrónico procede-se à sua eliminação, com

destruição do suporte. O organismo produtor/detentor da documentação é que definirá o

processo de eliminação, procedendo à elaboração de um Auto de Eliminação.72

70 Manual para a Gestão de documentos. Op. Cit. Pág. 3-49.

71 Idem. Ibidem.

72 Ver Anexo 6

31


10 ACTIVIDADES DESENVOLVIDAS

10.1 CARACTERIZAÇÃO DO CONTEXTO DE PRODUÇÃO

A caracterização do contexto tem em vista a criação de um Plano de

Classificação do DEC. Para isso, foi realizado o levantamento sistemático de todos os

assuntos tratados pelo DEC, confrontando com a tabela de competências/funções,

verificando-se que o número de séries poderia ser suprimido na sua maioria.

Deste modo, o Plano de Classificação apresentar-se-á como um modelo útil no

processo de recuperação da informação.

10.1.1 ANÁLISE E REPRESENTAÇÃO DA ESTRUTURA ORGÂNICO-

FUNCIONAL DO DEC

A análise orgânico-funcional de um arquivo permite ao arquista perceber em que

contexto a informação foi produzida, utilizada e acumulada a documentação e quais são

as competências/funções dos vários sectores constituintes do DEC inerentes à

constituição e manutenção da informação. O estudo orgânico funcional de um

departamento deve evidenciar o Sistema Informacional e a sua evolução no tempo,

constituindo a lembrança do mesmo.

É através da identificação das funções e competências que será possível delinear

as actividades resultantes das unidades orgânicas do DEC.

Após um estudo exaustivo do DEC, foi possível identificar a sua estrutura em

dois pontos: 1991 e 2007. O primeiro organograma datado de 199173 foi o resultado de

um estudo Orgânico-Funcional da UP e o segundo data de 200774 e é resultado do

estudo da estrutura organizacional do Departamento de Engenharia Civil desde a

alteração dos estatutos da FEUP75.

A actividade do DEC assenta em disposições legais para o Ensino Superior,

nomeadamente da FEUP, permitindo, deste modo, realizar uma análise e investigação

73 Ver anexo 3

74 Ver anexo 4

75 Idem. Ibidem.

32


mais cuidada e sustentada. Foi também consultada bibliografia diversa, um estudo sobre

a estrutura orgânica e funcional e informação arquivística do DEC e regulamentos

internos do DEC.

Procedeu-se então à análise de toda a documentação informativa sobre o sistema

de arquivo do DEC, verificando possíveis alterações nos organogramas, a sua

veracidade e construindo o organograma de 2007, com apresentação mais simplista.

10.1.2 QUADROS DE CONTEXTO: COMPETÊNCIAS/FUNÇÕES DOS SERVIÇOS

Analisando os organogramas apresentados anteriormente, é evidente a alteração

estrutural deste departamento.

As sucessivas reestruturações traduzem-se em quadros de contexto76, mas neste

caso concreto, são apenas dois, pois são estes os intervalos cronológicos da

documentação [1991-2005]. Contudo, apenas serão apresentados os que dizem respeito

a [2002-2007], pois não foi possível ter acesso ao regulamento de 1991 (que iria

permitir enquadrar a documentação de [1991-2002]).

É importante referir que a documentação apresenta datas desde 1991 a 2007.

Contudo, verificam-se documentos de 1962, 1977 e 1984.

10.2 CLASSIFICAÇÃO DO SISTEMA DE ARQUIVO DO DEC

O Arquivo do DEC é um subsistema do Arquivo da FEUP77, que por sua vez é

um subsistema do Arquivo da UP.

Este é um sistema semi-fechado, que pode ser classificado como activo (pois a

entidade produtora da documentação está e mantém-se activa deste 1990), pluricelular

(pois assenta numa estrutura hierárquica que gere as unidades orgânicas que sustêm a

actividade estruturante) e descentralizado (porque o tratamento da informação é

realizado num centro específico – Arquivo da FEUP).

76 Ver Apêndice 2

77 Ver Anexo 9

33


10.3 TRANSFERÊNCIA E INCORPORAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO

A transferência da documentação iniciou-se com reuniões na companhia da D.ª

Clotilde Leite, interlocutora dos órgãos de gestão do DEC.

Foi então necessário avaliar o volume da documentação a transferir e quais as

unidades orgânicas envolvidas no processo, isto é, as entidades produtoras da

informação.

Após a reunião, foi identificada a documentação acumulada, em papel e

acondicionada em pastas, apresentando boas condições de armazenamento.

Procedeu-se à realização de fichas de inventário da documentação, elaboração de

um classificador e registo de guias de incorporação78.

10.4 INVENTÁRIO/RECENSEAMENTO DA DOCUMENTAÇÃO

Após a elaboração do estudo orgânico-funcional do DEC e identificação do

circuito documental dentro do organismo, foi criado um índice de Pastas79 (Unidades

Físicas de Instalação), pois importava fazer o registo físico dos suportes de

acondicionamento da informação e conhecer o tipo e quantidade da documentação a

tratar.

Um dos objectivos deste trabalho era o Recenseamento Documental deste fundo,

no GISA. O registo foi executado no módulo Unidades Físicas/Descrição, que considera

os campos essenciais para as unidades físicas, tendo como modelo a ISAD(G). 80

Foram recenseadas no GISA 168 unidades de instalação, assim como um livro

de inventário. Para isso foi necessário identificar e constituir as séries81 no programa

informático. O Plano de Classificação e a Codificação82 eram automaticamente

elaborados assim que se introduziam as séries e se procedia à descrição da unidade

física de instalação.

78 Ver Anexo 7

79 Ver Apêndice 3.

80 Ver Anexo 8

81 Ver Apêndice 4

82 Ver Apêndice 5

34


Foi identificado o valor dos documentos, tendo sido aplicado na tabela de

selecção83 produzida depois do recenseamento de toda a identificação.

83 Ver Apêndice 6

35


CONCLUSÕES

O objectivo deste trabalho era o Tratamento Técnico - Documental do arquivo

do DEC, com a contextualização deste departamento, a identificação da sua estrutura

orgânico-funcional, o reconhecimento do tipo e quantidade da documentação, a

determinação do valor dos documentos, a circulação dos documentos dentro do

departamento, o recenseamento documental, a constituição das séries, a elaboração de

um Plano de Classificação com a respectiva codificação e a elaboração de uma Tabela

de Selecção com vista a avaliar, seleccionar e eliminar documentação.

Para além destes objectivos cumpridos, construíram-se ainda organogramas e

quadros de contexto.

Por outro lado, a avaliação efectuada proporciona ao organismo economia e

gestão informacional eficiente, pois permite-lhe a eliminação de documentos sem

utilidade para o Departamento, ou sem valor probatório ou de testemunho, obtendo

assim mais espaço, imprescindível a outras incorporações.

Pensa-se que com este trabalho, a gestão da informação do arquivo do DEC foi

melhorada. A divulgação e acesso da documentação são agora possíveis a todos os

produtores desta informação para consulta e empréstimo, mediante autorização prévia.

Contudo, este trabalho foi apenas o início de um tarefa que se avizinha longa,

visto que o Arquivo da FEUP é alvo de incorporações constantes e a qualquer momento,

o arquivo do DEC poderá ser alvo de uma nova incorporação documental.

Em termos pessoais e profissionais, esta experiência foi enriquecedora. A

adequação do contexto teórico ao contexto prático foi compreendido e a actividade

prática desenvolvida importante para a compreensão da realidade profissional nos

arquivos de instituições públicas portuguesas.

Com isto, pretende-se mostrar total contentamento com a instituição e pessoas

envolvidas neste projecto, que, para além de se mostrarem sempre disponíveis, também

proporcionaram um ambiente sóbrio para o desenvolvimento do projecto, auxiliando em

todas as dúvidas de aplicação da teoria na prática da instituição.

36


Também é de notar que os procedimentos realizados tiveram em conta as

políticas e normas vigentes na instituição. Deste modo, o recenseamento no GISA, com

base na ISAD(G) decorre dos procedimentos aí realizados.

Para melhor compreensão do trabalho desenvolvido, segue em anexo a este

relatório um Catálogo resumido, proveniente do GISA, com todo o procedimento de

recenseamento.

37


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qgbZjqg=&h=325&w=431&sz=17&hl=pt-

PT&start=1&um=1&itbs=1&tbnid=h9w5OoFEhKG6AM:&tbnh=95&tbnw=126&prev

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40




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41



http://www.arquivistica.net/ojs/include/getdoc.php?id=370&article=127&mode=pdf


APÊNDICE 1 – TABELA DE COMPARAÇÃO ENTRE O GISA E A

ISAD(G) AO NÍVEL DA SECÇÃO

GISA ISAD(G)

1. Identificação

1.1. Tipo de Entidade

1.2. – 1.5. Termo de Indexação

1.6. Identificador Único 3.1.1. Código(s) de Referência

2. Descrição

2.1. Datas de Existências 3.1.3. Data(s)

2.2. História 3.2.2. História Administrativa/Biografia

2.3. Zona Geográfica

2.4. Estatuto Legal

2.5. Funções, Ocupações e

Actualidades

2.6. Enquadramento Legal

2.7. Estrutura Interna

2.8. Contexto Geral

2.9. Outra Informação

Relevante

3. Relações

3.1. -3.4. Relações

42


3.2. Descrição da Relação

4. Controlo de Descrição

4.1. Identificador de Registo

4.2. Identidade das Instituições

4.3. Regras e/ou Convenções 3.7.2. Regras ou convenções

4.4. Validado

4.5. Completo

4.6. Data de criação e/ou

revisão

3.7.3. Data(s) da(s) descrição(ões)

4.7. Língua e Alfabeto 3.4.3. Idioma

4.8. Fontes

4.9. Observações

Tabela 2 – Tabela de Comparação entre o GISA e a ISAD(G) ao Nível da

Secção

É de notar que ao nível da Série todos os campos da ISAD(G) são cumpridos pelo

GISA.

43


APÊNDICE 2 – QUADROS DE CONTEXTO

Estrutura Funcional84Competências

1. Órgãos de Gestão

1.1. Conselho de Departamento a) Elaborar e submeter ao conselho directivo da

FEUP o regulamento do departamento e

propostas de alteração;

b) Decidir sobre a constituição e a dissolução de

secções e núcleos de investigação do

departamento;

c) Deliberar sobre as matérias que lhe forem

delegadas e pronunciar-se sobre as que lhe

forem submetidas para a apreciação;

d) Apreciar e aprovar os relatórios de actividades e

contas e os planos de actividade e orçamento e

os planos estratégicos do departamento.

- O conselho do departamento poderá delegar

competências na comissão executiva. 85

1.2. Comissão Executiva a) Dirigir o departamento de acordo com a legislação

em vigor, com as normas gerais da Escola e com

as decisões e orientações estabelecidas pelo

conselho do departamento;

b) Gerir os meios humanos e materiais postos à

84 Carmo, Ondina. 2009. Estudo orgânico-funcional e análise da informação arquivística do DEC: Transferência, incorporação e

registo da documentação no Arquivo da FEUP. Porto: Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto – Serviços de

Documentação e Informação.

85 2001.01.12 – Despacho/Universidade do Porto. Reitoria. Homologação das alterações aos Estatutos da Faculdade de Engenharia

do Porto. Diário da República. 2ª Série. Lisboa. 26 (31 Janeiro 2001) 2091-2099 – Faculdade de Engenharia da Universidade do

Porto. Conselho Directivo. Homologação do Regulamento do Departamento de Engenharia Civil, da Faculdade de Engenharia da

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https://www.fe.up.pt/si/LEGISLAÇÃO_GERAL_ver_legislacao?o_nr=1287>.

44

https://www.fe.up.pt/si/LEGISLA%C3%87%C3%83O_GERAL_ver_legislacao?o_nr=1287


disposição do departamento de acordo com as

dotações orçamentais que lhe forem atribuídas

pelos órgãos de gestão da FEUP;

c) Assegurar a coordenação entre as diferentes

secções e núcleos de investigação do

departamento;

d) Designar, sob proposta do director do

departamento, os representantes do departamento a

quaisquer outros órgãos de gestão ou comissões;

e) Coordenar a distribuição do serviço docente, em

articulação com os directores de curso respectivos,

e elaborar os mapas de distribuição de serviço

docente;

f) Apresentar propostas de nomeação e contratação

de pessoal docente e não docente e proceder à

tramitação das propostas de admissão de pessoal e

de renovação e rescisão de contratos;

g) Apresentar propostas de constituição dos júris para

as provas académicas ou para o preenchimento de

lugares do quadro de pessoal docente,

investigador, técnico, administrativo, auxiliar ou

operário adstrito ao departamento;

h) Preparar e propor ao conselho directivo da FEUP o

estabelecimento de convénios, de acordos e de

contratos de prestação de serviços;

i) Nomear os responsáveis dos serviços do

departamento e zelar pelo seu bom funcionamento;

j) Zelar pela boa conservação das instalações e do

equipamento afecto ao departamento, de acordo

com os meios para esse fim, disponibilizados pelos

órgãos de gestão da FEUP;

k) Elaborar e apresentar anualmente ao conselho de

departamento o relatório de actividades e contas

45


do departamento relativo ao exercício e o plano de

actividades e orçamento relativo ao exercício

seguinte;

l) Preparar as reuniões do conselho do

departamento.86

1.3. Director do Departamento

a) Designar os membros da comissão executiva;

b) Convocar e conduzir as reuniões do conselho

do departamento e da comissão executiva;

c) Representar o departamento;

d) Divulgar e promover as actividades do

departamento junto dos potenciais interessados

e zelar pela sua qualidade;

e) Exercer, em permanência, as funções, no

âmbito das suas competências, que lhe forem

cometidas pelo conselho do departamento;

f) Fazer parte, por inerência de funções, do

conselho científico;

g) Pronunciar-se sobre as propostas de nomeação

dos directores dos cursos de licenciatura e

programas de pós-graduação.87

2. Órgão Consultivo

2.1. Conselho dos Professores

Catedráticos

a) Apoiar os órgãos de gestão do DEC nas

questões de natureza científica e pedagógica;

b) Propor ao conselho de departamento do DEC

alterações às áreas de concurso e distribuição de

vagas de quadro do departamento;

c) Propor a constituição de uma nova secção,

fusão de duas ou mais secções ou a dissolução

86 Idem. Ibidem.

87 Idem. Ibidem.

46


de secções.88

3. Órgãos de Gestão das Secções

3.1. Plenário da Secção

a) Eleger o Director de Secção por escrutínio

secreto em reunião expressamente convocada

para o efeito até 20 dias úteis após a tomada de

posse do director de departamento;

b) Substituir o Director de secção por

impedimento prolongado deste, por

incompatibilidade de funções, ou por

deliberação de 2/3 dos membros do Plenário em

efectividade de funções em reunião

expressamente convocada para o efeito pelo

docente mais antigo da secção.89

3.2. Conselho de Secção a) Solicitar ao director do DEC a convocação

extraordinária do Conselho do departamento,

com indicação de uma proposta de ordem de

trabalhos;

b) Propor à comissão executiva do DEC a abertura

de concursos, a contratação, a renovação, a

alteração ou a rescisão de contratos dos

docentes de disciplinas adstritas à Secção;

c) Propor ao director do DEC o(s) membro(s) da

secção para a(s) função(ões) de Director(es) de

laboratório da mesma área científica;

d) Dar parecer sobre a aplicação dos recursos

materiais postos à disposição da secção;

e) Pronunciar-se sobre a orientação pedagógica e

científica das disciplinas adstritas à secção;

88 CARMO, Ondina. Op. Cit.

89 Idem. Ibidem.

47


f) Apreciar as linhas estratégicas da investigação

levada a cabo pelos docentes da secção;

g) Dar parecer sobre a distribuição do serviço

docente da secção;

h) Propor à comissão executiva os docentes

convidados que a secção considere adequado

recrutar;

i) Propor à comissão executiva os professores

catedráticos da especialidade que melhor se

adeqúem à elaboração de relatórios avaliadores

do desempenho dos docentes da secção;

j) Contribuir para criar condições para a formação

pedagógica e científica dos seus docentes e

investigadores, coordenar e apoiar as suas

actividades de ensino, investigação e extensão

universitária de forma integrada e em

consonância com a política geral do DEC;

k) Colaborar com a comissão executiva e restantes

secções na definição de políticas de ensino,

investigação e extensão universitária,

nomeadamente nas áreas da sua competência

que contribuam para manter actualizado o

ensino ministrado no Departamento.90

3.3. Director de Secção a) Dirigir a secção e representá-la, nomeadamente

no conselho do departamento;

b) Assegurar o normal funcionamento da secção,

designadamente através das disciplinas

adstritas;

c) Pronunciar-se sobre a constituição de júris de

provas académicas, sempre que solicitado pela

comissão executiva;

90 Idem. Ibidem.

48


d) Promover a aquisição de equipamentos, de

bibliografia e de serviços a assegurar o bom

funcionamento dos primeiros;

e) Emitir pareceres relativamente a equiparações a

bolseiro, dispensas de serviço docente, ou

outras;

f) Fornecer à comissão executiva todos os

elementos necessários à elaboração anual do

relatório de actividades do DEC;

g) Exercer as funções que lhe sejam delegadas

pelo conselho de secção;

h) Elaborar proposta de distribuição de serviço

docente da secção.91

3.3.1. Secção de Materiais de

Construção

3.3.2. Secção de Estruturas

3.3.3. Secção de Geotecnia

3.3.4. Secção de Construções

Civis

3.3.5. Secção do Planeamento do

Território e Ambiente

3.3.6. Secção de Vias de

Comunicação

3.3.7. Secção de Hidráulica,

Recursos Hídricos e

Ambiente

3.3.8. Secção de Matemática e

Física

91 Idem. Ibidem.

49


4. Órgãos de Gestão dos

Laboratórios

a) Gerir a distribuição de verbas do DEC

destinadas aos laboratórios;

b) Observar a investigação desenvolvida;

c) Coordenar a elaboração dos relatórios de

actividades;

d) Coordenar, com os Directores de laboratório e o

director da licenciatura e dos programas de pós-

graduação, a componente de ensino

laboratorial;

e) Gerir os recursos humanos e infra-estruturas

comuns aos laboratórios.92

4.1. Coordenador dos

Laboratórios

4.2. Director de Laboratório

4.2.1. Laboratório de Materiais

de Construção

4.2.2. Laboratório de Betão

Estrutural

4.2.3. Laboratório de Engenharia

Sísmica e Estrutural

4.2.4. Laboratório de Vibrações e

Monitorização

4.2.5. Laboratório de Geotecnia

4.2.6. Laboratório de

Geossintéticos

4.2.7. Laboratório de Sistemas e

Componentes

4.2.8. Laboratório de Física das

92 Idem. Ibidem.

50


Construções

4.2.9. Laboratório de Acústica

4.2.10. Laboratório de

Planeamento

4.2.11. Laboratório de Análise de

Tráfego

4.2.12. Laboratório de Hidráulica

4.2.13. Laboratório de Engenharia

Sanitária

5. Grupos de Investigação

5.1. Núcleo de Conservação e

Reabilitação de Edifícios e

Património

5.2. Núcleo de Pré-fabricação

de Betão

5.3. PATORREB – Grupos de

Estudo da Patologia da

Construção

6. Órgãos de Gestão dos Cursos

de Licenciatura

a) Assegurar o normal funcionamento do curso e

zelar pela sua qualidade;

b) Gerir as dotações orçamentais que lhe forem

atribuídas pelos órgãos de gestão da FEUP;

c) Assegurar a ligação entre o curso e os

departamentos responsáveis pela leccionação de

disciplinas do curso;

d) Divulgar e promover o curso junto dos

potenciais interessados;

e) Elaborar e submeter ao conselho científico da

FEUP propostas de organização ou alteração

dos planos de estudo, ouvida a respectiva

51


comissão científica;

f) Elaborar e submeter ao conselho científico da

FEUP, propostas de distribuição de serviço

docente, ouvidos a comissão científica do curso

e os departamentos responsáveis pela

leccionação das respectivas disciplinas;

g) Elaborar e submeter ao conselho científico da

FEUP propostas de regimes de ingresso e de

numerus clausus, ouvida a respectiva comissão

científica;

h) Elaborar anualmente um relatório sobre o

funcionamento do curso, ao qual serão anexos

relatórios das respectivas disciplinas, a preparar

pelos respectivos docentes responsáveis;

i) Organizar os processos de equivalência de

disciplinas e de planos individuais de estudos;

j) Presidir às reuniões da comissão científica e da

comissão de acompanhamento do curso;

k) Promover regularmente a auscultação dos

docentes ligados às disciplinas do curso.93

6.1. Director de Curso

6.1.1. Licenciatura em

Engenharia Civil

6.2. Comissão Científica a) Promover a coordenação curricular;

b) Pronunciar-se sobre propostas de organização

ou alteração dos planos de estudo;

c) Pronunciar-se sobre propostas de distribuição

de serviço docente;

d) Pronunciar-se sobre propostas de regimes de

ingresso e de numerus clausus;

93 Idem. Ibidem.

52


e) Elaborar e submeter ao conselho pedagógico e

ao conselho científico da FEUP o regulamento

do curso.94

6.3. Comissão de

Acompanhamento

a) Verificar o normal funcionamento dos cursos e

propor medidas que visem ultrapassar as

dificuldades funcionais encontradas.95

7. Órgãos de Gestão dos Cursos e

Programas de Pós-Graduação

7.1. Director de Curso

a) Promover a coordenação curricular

b) Assegurar o normal funcionamento do curso e

propor aos órgãos competentes da FEUP

medidas que visem ultrapassar eventuais

dificuldades funcionais encontradas;

c) Promover a elaboração dos horários e dos

calendários de exames;

d) Promover a avaliação do funcionamento do

curso;

e) Promover a divulgação do curso e a candidatura

a fontes de financiamento.96

7.1.1. Mestrado em Construção

de Edifícios

7.1.2. Mestrados de Estruturas de

Engenharia Civil

7.1.3. Mestrado em Vias de

Comunicação

94 Idem. Ibidem.

95Idem. Ibidem.

96 Idem. Ibidem.

53


7.1.4. Mestrado em Reabilitação

do Património Edificado

7.1.5. Mestrado em Transportes

7.2. Comissão Científica do

Curso

a) Zelar pelo harmonioso funcionamento global do

curso, nomeadamente quanto à adequada

afectação de meios humanos e financeiros, de

equipamento, à correcta interligação entre as

diversas disciplinas, ao equilíbrio entre as

cargas de trabalho requeridas pelas disciplinas

do mesmo período lectivo e dos respectivos

esquemas de avaliação, e ao estabelecimento de

horários razoáveis;

b) Propor aos órgãos competentes da FEUP

eventuais alterações do plano de estudos do

curso;

c) Propor anualmente aos órgãos competentes da

FEUP a distribuição de serviço docente para

cada uma das disciplinas do curso;

d) Elaborar e apresentar aos órgãos competentes

da FEUP as propostas de constituição de júris

para apreciação das dissertações, nos termos do

disposto nos nºs 2 e 3 do artigo 15º, ouvidos os

respectivos orientadores;

e) Organizar os processos de equivalência de

curso, de disciplinas e de planos individuais de

estudos;

f) Elaborar anualmente um relatório sobre o

funcionamento do curso, contendo,

nomeadamente, resumos dos programas

efectivamente leccionados e mapas

discriminando os resultados obtidos;

54


g) Preparar, por iniciativa própria ou a solicitação

dos órgãos competentes, estudos sobre a

actualização, reformulação ou alteração da

estrutura curricular, das condições de ingresso e

dos meios materiais do curso.97

8. Programa de Doutoramento

8.1. Doutoramento em Ciências

de Engenharia

8.2. Doutoramento em

Engenharia

8.3. Doutoramento em

Engenharia Civil

9. Núcleos de Investigação

9.1. CEC – Centro de Estudos

da Construção

9.2. CEHRA – Centro de

Estudos de Hidráulica,

Recursos Hídricos e

Ambiente

9.3. CITTA – Centro de

Investigação do Território,

Transportes e Ambiente

9.4. LABEST – Laboratório da

Tecnologia do Betão e do

Comportamento Estrutural

10. Serviços Centrais a) Apoiar de forma organizada o funcionamento

do departamento.

97 Idem. Ibidem.

55


Tabela 3 – Quadros de contexto

56


APÊNDICE 3 – ÍNDICE DE PASTAS (UNIDADES FÍSICAS DE

INSTALAÇÃO)

Número Nome

1 Comunicações SCC De 001 a 0040 - 2006








9 Comunicações SCC De 0260 a 0297 – 2006


11 M.C.E. Tecnologia de Materiais em Paredes e Pavimentos Apontamentos

12 M.C.E. Coordenação de Projectos e Obras Apontamentos 1/2

13 M.C.E. Coordenação de Projectos e Obras Apontamentos 2/2

14 M.C.E. Comportamento Térmico de Edifícios Apontamentos

15 M.C.E. Gestão Energética Ambiental Apontamentos

16 Apontamentos: Segurança contra incêndios em edifícios

17 Apontamentos: Tecnologia de Fachadas

18 M.C.E.

19 Contabilidade

20 Contabilidade 99

21 Contabilidade 2000

57


22 Construções Civis Contabilidade 2000

23 Contabilidade SCC 2002

24 Contabilidade 2003

25 Relatório de Actividades de Luis F. L. Tavares 1998-2001 ISEP-IPP

26 Produção Científica da Secção de Construções Civis 1999


28

29 Secção de Construções Civis Produção Científica (3/3) 1998

30 Secção de Construções Civis Produção Científica 1996


32 Produção Científica SCC 94/95

33 ADAPT Formação 2000 Melhoria da qualidade na construção

34 ADAPT Jornadas 3 de Março 2000

35 Seminário MADEIRAS Prof. Amorim Outubro 2001

36 Docentes 2003

37 Equipamento 2003

38 8º Mestrado MCE 2000-2001

39 Saída Classificações até Junho 1994

40 CEDEC Contabilidade PAF 2001

41 CDEC 2003

42 Actas Coordenadora 1999/2000

43 Actas Mestrado 2003

44 [Normas 1962-1976]

45 [Normas 1970-1986]

46 [Normas 1965-1986] [Relatório Nacional de Engenharia Civil: 1952-1955]

58


47[2as Jornadas de Física e Tecnologia dos Edifícios: 1986, Seminário:

Humidade: 1988]

48 IAHS 1989

49 IAHS 98 Patrocínios

50 IAHS World Housing Congress Lisboa 29 Junho/03 Junho 98

51 IAHS

52 Pautas Notas 2000/2001

53 CIB 3

54 Diário da República

55

Reitoria CRT 1993

1994/1995

1995/1996

1996/1997

1997/1998

1998/1999

56 SCC Disciplinas da SCC 2004

57 Programa das disciplinas SCC

58 CV antigos Docentes antigos da SCC

59 CV Vários

60 Disciplinas 1º ano






59






70 Disciplinas 4º/5º ano











81 1º ano

82 2º ano

83 2º ano

84 3º ano

85 3º ano

86 4º ano

87

88

89 Relatórios de disciplinas 1998/1999

90 Relatórios 1999/2000

60




93 Fichas de disciplinas 2000/2001

94 Fichas de disciplinas 2001/2002

95 Relatórios de disciplinas 2001/2002

96 Fichas de disciplina 2002/2003

97 Relatório de disciplina 2002/2003

98 Relatório de disciplina 2003/2004

99 Ficha de disciplina 2003/2004

100 Correspondência Expedida – 2002 – I

101 Correspondência Expedida – 2002 – II

102 Correspondência Expedida – 2002 – III

103 DEC - Correspondência Expedida – 2002 – IV

104 DEC - Correspondência Expedida – 2002 – V

105 Correspondência Expedida – 2002 – VI

106 DEC – Correspondência Expedida – 2003 - I

107 DEC – Correspondência Expedida – 2003 – II

108 DEC – Correspondência Expedida – 2003 – III

109 DEC – Correspondência Expedida – 2003 - IV

110 DEC – Correspondência Expedida 2003/2004 I

111 DEC – Correspondência Expedida 2003/2004 II

112 DEC – Correspondência Expedida 2003/2004 III

113 DEC – Correspondência Expedida 2004 IV

114 Termos – 98/99 1º 2º anos

115 Termos – 98/99 3º ano

61



117 Pautas – 98/99 TE/DA/Militares

118 Termos – 1998/2000 1º 2º anos

119 Termos – 1999/2000 3º 4º anos

120 Termos 1999/2000 5º ano






126 Termos – 01/02 1º e 2º ano

127 Termos – 01/02 3º e 4º ano



130 LEC – Pautas e Termos – 02/03 1º e 2º ano

131 LEC – Pautas e Termos – 02/03 3º e 4º ano

132 LEC – Pautas e Termos – 02/03 5º ano

133 LEC – Pautas – 02/03 TE/DA/Militares Ep. Esp. Dez 02/03

134 Pautas e Termos 2003/2004 1º ano





139 LEC – Termos 2003/2004 TE/DA/Militares Especial Dezembro

140 LEC – Alunos 2002/2003 I

62


141 LEC – Alunos 2002/2003 II

142 LEC – Alunos 2003/2004 I

143 LEC – Alunos 2003/2004 II

144 LEC – Alunos 2003/2004 III

145 LEC – Alunos 2003/2004 IV

146 LEC – Alunos 2003/2004 V

147 Enunciados de Exames de 997 a 2000

148Distribuição Serviço Docente 2 2001/2002; 2002/2003; 2003/2004 e

2004/2005

149 LEC – Horários

150 Sessões de Apresentação das opções 5º ano da LEC

151 Coordenadora do DEC 3

152 Correspondência interna expedida pela Direcção da LEC Ano 2000

153 Projecto Júpiter

154 ASPRELA

155 Contabilidade I 1999

156 Contabilidade DEC I

157 Coordenadores antigos

158 Comissão coordenadora da FEUP

159 Docentes Publicações

160 ERASMUS

161 Conselho de Departamento de Engenharia Civil

162 Conselho de Departamento 2

163 2002 Conselho do Departamento

164 2002 Comissão Executiva

63


165 2004 DEC Comissão Executiva

167 Comissão Executiva DEC 2001-2002 Actas

168 2005 DEC Pessoal não docente

169 Diversos

Tabela 4 – Índice de Pastas

64


APÊNDICE 4 – LISTA DE SÉRIES

SR1 Disciplinas (1964-2004)

SR2 Relatórios de Disciplinas (2000-2004)

SR3 Fichas de Disciplina (2002-2008)

SR4 Correspondência (2000)

SR5Materiais Pedagógicos de Apoio ao

Ensino (1993-2002)

SR6 Mestrado (1994-2003)

SR7

Editais, Avisos e Informações do Curso de

Mestrado em Construção de Edifícios

(2001-2003)

SR8 8º Mestrado MCE (2000-2001)

SR9 ASPRELA (1997-2000)

SR10 Projecto Júpiter (1997-1998)

SR11Actas de Reuniões da Comissão

Coordenadora do DEC (1998-2003)

SR12 Comissão Coordenadora (1984-2000)

SR13Actas da Comissão Executiva do DEC

(2001-2007)

SR14 Pessoal Não Docente (2002-2006)

SR15 Docentes (1973-2005)

SR16 Equipamentos (1947-2004)

SR17 Regulamentos (1980-1999)

SR18 Conselho do Departamento (1990-2003)

SR19 ERASMUS (1988-1994)

65


SR20 Coordenadores das Secções (1996-1999)

SR21Produção Científica de Docentes (1991-

1997)

SR22 Comunicações Científicas (1980-2006)

SR23 Disciplinas SCC (1985-2005)

SR24Seminário Humidade e Jornadas de Física

e Tecnologia (1986-2001)

SR25 Projecto ADAPT (1999-2000)

SR26 Produção Científica (1996-2000)

SR27IAHS – International Association for

Housing Science (1989-1999)

SR28Normas Portuguesas do Sector da

Construção (1952-1986)

SR29 Contabilidade (1997-2004)

SR30 Termos e Pautas (1988-2005)

SR31 Correspondência (1999-2004)

SR32 Horários (2002-2004)

SR33Alunos da Licenciatura em Engenharia

Civil (2000-2004)

SR34 Exames (1997-2000)

Tabela 5 – Lista de Séries

66


APÊNDICE 5 – PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E CODIFICAÇÃO

00 Departamento de Engenharia Civil

001 Órgãos de Gestão

100 Cursos

001Curso de Licenciatura em Engenharia Civil

A Disciplinas (1964-2004)

B Relatórios de Disciplinas (2000-2004)

C Fichas de Disciplina (2002-2003)

01Director do Curso de Licenciatura

A Correspondência (2000)

002 Mestrado em Construção de Edifícios

A Mestrado (1994-2003)

B Editais, Avisos e Informações do Curso de Mestrado

em Construção de Edifícios (2001-2003)

C 8º Mestrado MCE (2000-2001)

D Materiais Pedagógicos de Apoio ao Ensino (1993-2002)

200 Presidente do Departamento

A ASPRELA (1997-2000)

B Projecto Júpiter (1997-1998)

C Actas de Reuniões da Comissão Coordenadora do DEC (1998-

2003)

001 Comissão Coordenadora do Departamento

A Comissão Coordenadora (1984-2000)

002 Comissão Executiva

A Actas da Comissão Executiva do DEC (2001-2007)

67


B Pessoal Não Docente (2002-2006)

C Docentes (1973-2005)

D Equipamentos (1947-2004)

E Regulamentos (1980-1999)

003 Conselho do Departamento

A Conselho do Departamento (1990-2003)

300 Director do Departamento

A ERASMUS (1988-1994)

400 Secções

001 Conselho de Secção

A Produção Científica de Docentes (1991-1997)

002 Construções Civis

A Comunicações Científicas (1980-2006)

B Disciplinas SCC (1985-2005)

C Seminário Humidade e Jornadas de Física e Tecnologia

(1986-2001)

D Projecto ADAPT (1999-2000)

E Produção Científica (1996-2000)

F IAHS - International Association for Housing Science

(1989-1999)

H Normas Portuguesas do Sector da Construção (1952-

1986)

003 Coordenadores de Secções

A Coordenadores das Secções (1996-1999)

500 Serviços Centrais de Apoio e Gestão

001 Contabilidade

68


A Contabilidade (1997-2004)

002 Secretaria

A Termos e Pautas (1988-2005)

B Correspondência (1999-2004)

C Horários (2002-2004)

D Alunos da Licenciatura em Engenharia Civil (2000-

2004)

E Exames (1997-2000)

69


APÊNDICE 6 – TABELA DE SELECÇÃO

SÉRIE PERTINÊNCIA DENDIDADE

FREQUÊNCIA

DO USO

(ponderação)

DESTINO FINAL

Nº Nome Nível PonderaçãoInformação em

análise

Relações informacionais

PonderaçãoNome Informação

Cons.

Perm.

Cons.Temp.

(anos)Elim.

SR1 Disciplinas (1964-2004) A 1

Informação

primária

duplicada

SR 2: Relatórios de

Disciplinas (2000-2004)Informação primária 1 0 x

SR 3: Fichas de Disciplina

(2002-2003)

Informação primária

duplicada 0 0 x

SR 5: Materiais

Pedagógicos de Apoio ao

Ensino (1993-2002)


duplicada0 0 x

SR 15: Docentes (1973-

2005)Informação secundária 0 0 x

SR 23: Disciplinas SCC

(1985-2005)


duplicada1 0 x

70


SR 30: Termos e Pautas

(1988-2005)Informação primária 1 0 x

SR 34: Exames (1997-

2000)Informação primária 1 0 x

SR2Relatórios de Disciplinas

(2000-2004)A 1

Informação

primária

SR 1: Disciplinas (1964-

2004)


duplicada1 0 x

SR 30: Termos e Pautas


SR3Fichas de Disciplina

(2002-2003)A 0

Informação

primária

duplicada


2004)


duplicada1 0 x


(1985-2005)


duplicada1 0 x

SR4 Correspondência (2000) B 1Informação

primária

SR 31: Correspondência


71


SR 5

Materiais Pedagógicos

de Apoio ao Ensino

(1993-2002)

B 0

Informação

primária

duplicada


2004)


duplicada1 0 x

SR 6: Mestrado (1994-


SR 8: 8º Mestrado MCE

(2000-2001)Informação secundária 0 0 x


(1985-2005)


duplicada1 0 x

SR6 Mestrado (1994-2003) C 0Informação

secundária



SR7

Editais, Avisos e

Informações do Curso

de Mestrado em

Construção de Edifícios

(2001-2003)

C 1Informação

secundária





72


SR88º Mestrado MCE (2000-

2001)B 0

Informação

secundária



SR9 ASPRELA (1997-2000) B 0Informação

secundária 1 0 x

SR 10Projecto Júpiter (1997-

1998)B 0

Informação

secundária 1 0 x

SR11

Actas de Reuniões da

Comissão

Coordenadora do DEC

(1998-2003)

A 1Informação

primária 1 0 x

73


SR12

Comissão

Coordenadora (1984-

2000)

B 0Informação

primária 1 0 x

SR13

Actas da Comissão

Executiva do DEC

(2001-2007)

A 1Informação

primária 1 0 x

SR14Pessoal Não Docente

(2002-2006)B 0

Informação

secundária 1 0 x

SR15 Docentes (1973-2005) C 0Informação

secundária


2004)


duplicada1 0 x


(1985-2005)


duplicada1 0 x

SR 21: Produção Científica

de Docentes (1991-1997)Informação secundária 0 0 x

74


SR 22: Comunicações

Científicas (1980-2006)Informação secundária 0 0 x



SR16Equipamentos (1947-

2004)B 0

Informação

secundária 1 0 x

SR 17Regulamentos (1980-

1999)A 0

Informação

primária

duplicada

1 0 x

SR 18

Conselho do

Departamento (1990-

2003)

A 0Informação

primária 1 0 x

SR 19 ERASMUS (1988-1994) C 0Informação

secundária 1 0 x

75


SR 20Coordenadores das

Secções (1996-1999)C 0

Informação

primária 1 0 x

SR 21Produção Científica de

Docentes (1991-1997)C 0

Informação

secundária

SR 15: Docentes (1973-


SR 22Comunicações

Científicas (1980-2006)C 0

Informação

secundária





SR 23Disciplinas SCC (1985-

2005)A 1

Informação

primária

duplicada


2004)


duplicada1 0 x

SR 24

Seminário Humidade e

Jornadas de Física e

Tecnologia (1986-2001)

C 0Informação

secundária 1 0 x

SR 25Projecto ADAPT (1999-

2000)C 0

Informação

secundária 1 0 x

76


SR 26Produção Científica

(1996-2000)C 0

Informação

secundária



SR 22: Comunicações

Científicas (1980-2006)Informação secundária 0 0 x

SR 27

IAHS - International

Association for Housing

Science (1989-1999)

B 0Informação

secundária 1 0 x

SR 28

Normas Portuguesas do

Sector da Construção

(1952-1986)

C 0Informação

secundária 1 0 x

SR 29Contabilidade (1997-

2004)A 1

Informação

primária 1 0 x

77


SR 30Termos e Pautas (1988-

2005)A 1

Informação

primária


2004)


duplicada1 0 x

SR 2: Relatórios de

Disciplinas (2000-2004)Informação primária 1 0 x

SR 31Correspondência (1999-

2004)B 1

Informação

primária

SR 4: Correspondência

(2000)Informação primária 1 0 x

SR 32 Horários (2002-2004) A 1Informação

primária


2004)


duplicada1 0 x

78


SR 33

Alunos da Licenciatura

em Engenharia Civil

(2000-2004)

A 1Informação

primária


2004)


duplicada1 0 x

SR 34 Exames (1997-2000) A 1Informação

primária


2004)


duplicada1 0 x

Tabela 6 – Tabela de Selecção

79


ANEXO 1 – ENQUADRAMENTO HISTÓRICO DA UNIVERSIDADE DO PORTO

80


Figura 2 – Organograma UP – Abril de 1911

81


82


Figura 3 – Organograma UP – Agosto de 1911

83


Figura 4 – Organograma UP – 1918

84


Figura 5 – Organograma UP - 1926

85



86



87


88



89



90


91



92



93



94



ANEXO 2 – ENQUADRAMENTO HISTÓRICO DA FACULDADE DE ENGENHARIA

DA UNIVERSIDADE DO PORTO

95


Figura 14 – Organograma FEUP - 1915

96



97



98



99


100



101



102


Figura 20 – Organograma FEUP – Maio de 1974

103


Figura 21 – Organograma FEUP – Dezembro de 1974

104


105



106


107



109



110


111



ANEXO 3 – ENQUADRAMENTO DO DEC 1991

112


Figura 26 – Organograma DEC - 1991

]1991-2007[

UP

FEUP

i. Departamento de Engenharia Civil


a. Presidente do Departamento

i. Conselho de Departamento

ii. Comissão Coordenadora do Departamento

iii. Comissão Executiva

(As Secções, o Director de Curso, as Pós-Graduações e os Serviços Centrais

de Apoio e Gestão dependem directamente dos Órgãos de Gestão)

b. Secções

i. Materiais de Construção

1. Conselho de Secção

2. Coordenador de Secção

3. Laboratório de Ensaio de Materiais (Este Laboratório funciona em

anexo com a Secção de Materiais de Construção)

ii. Estruturas



3. Laboratório de Estruturas (Este Laboratório funciona em anexo com

a Secção de Estruturas)

iii. Construções Civis



3. Laboratório de Física das Construções (Este Laboratório funciona em

anexo com a Secção de Construções Civis)

iv. Planeamento do Território e Ambiente


113



v. Vias de Comunicação



3. Laboratório de Análise de Tráfego (Este Laboratório funciona em

anexo com a Secção de Vias de Comunicação)

vi. Hidráulica, Recursos Hídricos e Ambiente



3. Laboratório de Hidráulica

4. Laboratório de Engenharia Sanitária (Este Laboratório funciona em

anexo com a Secção de Hidráulica, Recursos Hídricos e Ambiente)

vii. Matemática e Física



viii. Geotecnia



3. Laboratório de Geotecnia (Este Laboratório funciona em anexo com

a Secção de Geotecnia)

c. Director de Curso

i. Curso de Licenciatura em Engenharia Civil

d. Pós-Graduações

e. Serviços Centrais de Apoio e Gestão

i. Secretaria

ii. Contabilidade

114


ANEXO 4 – ENQUADRAMENTO DO DEC 2007

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Figura 27 – Organograma DEC - 2007

] 2007-????[

UP

FEUP

a. Departamento de Engenharia Civil


a. Director do Departamento PT UP FEUP DEC DD

b. Vice-Director do Departamento PT UP FEUP DEC DD

VDD

c. Conselho do Departamento

d. Mesa do Conselho do Departamento PT UP FEUP DEC MCD

e. Comissão Executiva

2. Órgãos Consultivos

a. Conselho dos Professores Catedráticos

(AS Secções, o Curso de Licenciatura, os Programas de Pós-

Graduação, o Programa de Doutoramento, os Núcleos de Investigação e

os Serviços Centrais dependem directamente dos Órgãos de Gestão e

Órgãos Consultivos)

3. Secções

a. Materiais de Construção

b. Estruturas

c. Geotecnia

d. Construções Civis

e. Planeamento do Território e Ambiente

f. Vias de Comunicação

g. Hidráulica, Recursos Hídricos e Ambiente

h. Matemática e Física

(As Secções são compostas por um Plenário da Secção, um

Conselho da Secção e um Director da Secção)

i. Laboratórios

i. Materiais de Construção LMC

ii. Betão Estrutural LaBest

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iii. Engenharia Sísmica e Estrutural LESE

iv. Vibrações e Monitorização ViBest

v. Geotecnia LABGEO

vi. Geossintéticos LGS

vii. Física das Construções LFC

viii. Acústica LAfeup

ix. Sistemas e Componentes LSC

x. Planeamento UP

xi. Análise de Tráfego LAT

xii. Hidráulica LH

xiii. Engenharia Sanitária LES

(Os Laboratório são compostos por um Coordenador dos

Laboratórios e um Director de Laboratório; Cada Laboratório

depende directamente de uma Secção, nomeadamente: os

Laboratório Materiais de Construção LMC depende da Secção

de Materiais de Construção; os Laboratórios de Betão

Estrutural LaBest, Engenharia Sísmica e Estrutural LESE e

Vibrações e Monitorização ViBest dependem da Secção de

Estruturas; os Laboratórios de Geotecnia LABGEO e

Geossintéticos LGS dependem da Secção de Geotecnia; os

Laboratórios de Física das Construções LFC, Acústica

LAfeup e Sistemas e Componentes LSC dependem da Secção

de Construções Civis; o Laboratório de Planeamento LP

depende da Secção de Planeamento do Território e Ambiente;

o Laboratório de Análise e Tráfego LAT depende da Secção

de Vias de Comunicação; e os Laboratórios de Hidráulica LH

e Engenharia Sanitária LES dependem da Secção de

Hidráulica, Recursos Hídricos e Ambiente)

4. Curso de Licenciatura

a. Director de Curso

b. Comissão Científica

c. Comissão de Acompanhamento

d. Licenciatura em Engenharia Civil

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5. Programas de Pós-Graduação

a. Mestrado em Construção de Edifícios

b. Mestrado de Estruturas de Engenharia Civil

c. Mestrado em Vias de Comunicação

d. Mestrado em Reabilitação do Património Edificado

e. Mestrado em Transportes

(Todos os Programas de Pós-Graduação incluem um Director do

Curso e uma Comissão Científica do Curso)

6. Programa de Doutoramento

a. Doutoramento em Ciências de Engenharia

b. Doutoramento em Engenharia

c. Doutoramento em Engenharia Civil

7. Núcleos de Investigação

a. CEC – Centro de Estudos da Construção

b. CEHRA – Centro de Estudos de Hidráulica, Recursos Hídricos e

Ambiente

c. CITTA – Centro de Investigação do Território, Transportes e

Ambiente

d. LABEST – Laboratório da Tecnologia do Betão e do

Comportamento Estrutural

8. Serviços Centrais

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ANEXO 5 – EXEMPLO DE UMA TABELA DE SELECÇÃO

Tabela 3 – Tabela de Selecção

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ANEXO 6 – EXEMPLO DE AUTO DE ELIMINAÇÃO

Figura 28 – Auto de Eliminação

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ANEXO 7 – GUIA DE INCORPORAÇÃO

121


Figura 29 – Guia de Incorporação

ANEXO 8 – RECENSEAMENTO DOCUMENTAL NO GISA

Figura 30 – Identificação no GISA

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Figura 31 – Descrição no GISA

123


Figura 32 – Relações no GISA

Figura 33 – Controlo de Descrição no GISA

124


Figura 34 – Controlo de Autoridade no GISA

Figura 35 – Estrutura Arquivística no GISA

125


Figura 36 – Pesquisa no GISA

Figura 37 – Utilizadores do GISA

126


ANEXO 9 – ARQUIVO DA FEUP

Figura 38 - Local de Trabalho

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Figura 39 - Pormenor do Local de Trabalho

Figura 40 - Sala de reuniões

128


Figura 41- Instalações do Arquivo do DEC

129


Figura 42 - Pormenor do Fundo

Figura 43 - Parte da Documentação a tratar

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Figura 44 - Total da Documentação a tratar

131


Figura 45 - Livro de Inventário em Metal

Figura 46 - Pormenor de Livro de Inventário

132


Figura 47 - Livros de Registo

Figura 48 - Livro da Comissão de Grupo

133


Figura 49 - Livros de Actas

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