restaÇÃo de serviÇos · 2015-12-11 · 2. modelo de gestÃo do abastecimento de combustÍvel a...

DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA

MANUAL

PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

DE ABASTECIMENTO V.1 – Dez/2015

Defensor Público-Geral do Estado

Rafael Valle Vernaschi

COORDENADORIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO

Félix Ricardo Nonato dos Santos Defensor Público Coordenador Geral de Administração

Alessandro Izzo Coria

Defensor Público Coordenador-Auxiliar

Eduardo Belmudes Defensor Público Coordenador-Auxiliar

DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA

Wilson Gonçalves Barcelos Júnior Diretor Técnico de Departamento

DIVISÃO DE SERVIÇOS E SUPORTE

Carlos Alberto da Silva Borgerth Ferreira Agente de Defensoria Pública

Daniela Chacon Malanga Yang

Assistente Técnica de Defensoria Pública

Thiago Batista de Oliveira Assistente Técnico de Defensoria Pública

[email protected] www.defensoria.sp.gov.br

+55 (11) 3101-9657

Coordenadoria Geral de Administração Departamento de Logística

Rua Coronel Albino Bairão, 160 +55 (11) 3101-9657 São Paulo/SP, 01014-001 www.defensoria.sp.gov.br

SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO ................................................................................................................... 4

2. MODELO DE GESTÃO DO ABASTECIMENTO DE COMBUSTÍVEL ................................ 4

3. RESPONSABILIDADES DOS CONDUTORES .................................................................. 5

3.1. Usuários ...................................................................................................................... 5

3.2. Rede credenciada ....................................................................................................... 6

3.3. Regras para abastecimento......................................................................................... 9

3.4. Acompanhamento dos gastos ..................................................................................... 9

4. RESPONSABILIDADES DOS GESTORES DE FROTAS ................................................ 10

5. PROCEDIMENTOS PARA ABASTECIMENTO ............................................................... 13

6. BLOQUEIOS .................................................................................................................... 15

7. ORIENTAÇÕES GERAIS ................................................................................................ 16

8. PRESTAÇÃO DE CONTAS MENSAL .............................................................................. 17


4 Rua Coronel Albino Bairão, 160 +55 (11) 3101-9657 São Paulo/SP, 01014-001 www.defensoria.sp.gov.br

1. INTRODUÇÃO

O presente manual tem por finalidade orientar os usuários sobre seus deveres,

instruir como proceder nas diversas situações do dia a dia, padronizar procedimentos

que levem ao correto gerenciamento da frota veicular e medidas que possibilitem a

correta utilização do cartão para abastecimento de combustível. As normas orientam-

se pelos princípios básicos da responsabilidade individual, da maior racionalidade e

da redução dos custos. Este manual, com linguagem simples e objetiva, deverá estar

sempre ao alcance do gestor e condutor da frota veicular, pronto para ser consultado.

2. MODELO DE GESTÃO DO ABASTECIMENTO DE COMBUSTÍVEL

A Defensoria Pública do Estado de São Paulo implementa, a partir de 10 de

dezembro de 2015, um novo sistema de abastecimento de combustível, utilizando-se

de cartão específico para esse fim. Para isso, foi contratada a empresa Trivale

Administração Ltda, detentora da marca VALE CARD.

De forma sintética, o sistema funciona semelhantemente ao abastecimento

realizado até o momento, contudo as transações somente poderão ser efetuadas nos

postos de combustível da rede credenciada, onde há uma máquina de pagamento

específica para processamento dos valores creditados no cartão recebido em cada

unidade.

Cada veículo possui um cartão, semelhante ao modelo abaixo. Nele estão

vinculados os usuários que poderão realizar os abastecimentos.

Fig. 1: Modelo de cartão de abastecimento



3. RESPONSABILIDADES DOS CONDUTORES

3.1. Usuários

São usuários dos cartões os Servidores e Defensores previamente cadastrados

como condutores dos veículos, além de motoristas terceirizados do contrato de

locação de veículos. Esses usuários recebem uma senha, de uso pessoal, por meio

de uma carta fornecida pela contratada ou a partir de liberação efetuada pelo

Departamento de Logística.

As senhas são vinculadas aos usuários. O cartão é vinculado ao veículo. Os

usuários devem tomar cuidado com suas senhas, pois elas são utilizáveis em todos

os cartões. O sistema registra as operações vinculando a cada usuário. Por isso é

importante destacar:

A senha é pessoal e intransferível;

Nunca guarde a senha junto ao cartão;

Não forneça sua senha a terceiros;

Altere a senha periodicamente.

Caso algum usuário alocado nas Unidades de Atendimento da Defensoria

Pública não tenha recebido a carta com a senha ou queira ser cadastrado como

condutor, este deverá informar ao Diretor Regional, que analisará o pedido (vide item

4) e, sendo o caso, enviará um e-mail para o Departamento de Logística

([email protected]), ratificando a solicitação. A mensagem deverá conter as

seguintes informações:

Nome Completo;

Unidade de Lotação;

Sexo;

RG e Órgão Emissor;

CPF;

Data de Nascimento;

mailto:[email protected]



Cargo;

Data de Ingresso;

Número da CNH e Data de Vencimento;

Categoria da CNH;

Placa do veículo para vinculação do usuário.

3.2. Rede credenciada

Todos os abastecimentos somente poderão ser realizados nos postos

credenciados pela contratada. A rede credenciada de postos está disponível no

endereço eletrônico da empresa (www.valecard.com.br) e a busca pode ser efetuada

por localidade:

Figura 2: Portal de acesso da Vale Card. Clicar em “Rede Credenciada”.

http://www.valecard.com.br/



Figura 3: Página para busca da rede. Escolher o tipo de cartão “Abastecimento”.

Figura 4: Busca por localização. No topo da página indicada na figura anterior, incluir

o endereço atual.



Figura 5: Lista de postos disponíveis na região.

Figura 6: Informações do estabelecimento (disponível ao clicar sobre o ícone de

cada posto).



3.3. Regras para abastecimento

Sempre abastecer o veículo em sua totalidade (completar o tanque).

Abastecimentos parciais geram distorções no cálculo do rendimento, podendo

ocasionar bloqueios (o processamento da transação não é liberado);

Ao completar o tanque, faça-o até o destrave automático da bomba, de forma

a evitar a ultrapassagem da capacidade do tanque indicada pelo fabricante.

Não abasteça acima desta quantidade (encher “até a boca”);

Abasteça apenas com etanol comum (veículos de passeio) e diesel S10

(veículos de carga, tipo van). Não é permitido o abastecimento com gasolina

de qualquer tipo ou com etanol aditivado;

O cartão é válido somente para abastecimento. Serviços como troca de óleo e

lavagem não estão liberados na utilização do cartão;

Para abastecimento de gasolina no reservatório de partida a frio deverá ser

utilizada a verba de adiantamento de despesas miúdas, justificando o gasto

conforme as diretrizes do Departamento de Orçamento e Finanças;

Todos os abastecimentos deverão ser realizados no horário regular de

expediente, exceto em caso de viagens e autorizações especiais, conforme

disposto no Ato Normativo DPG nº 07. Para esses casos haverá a necessidade

de comunicação ao Departamento de Logística ([email protected])

para desbloqueio do cartão para uso fora de horário.

3.4. Acompanhamento dos gastos

A cada abastecimento, é possível verificar o saldo restante do cartão no

comprovante de pagamento. O gestor da frota também pode fornecer as informações

consultando o portal de gerenciamento (vide item 4).




4. RESPONSABILIDADES DOS GESTORES DE FROTAS

São gestores de frotas os Diretores Regionais, a Divisão de Serviços e Suporte

do Departamento de Logística e os servidores da Administração Superior que,

eventualmente, possuam veículos sob sua responsabilidade.

Cabe aos gestores:

Analisar através de relatórios, todas as inconsistências da frota sob sua gestão;

Verificar as ocorrências, tomando providências necessárias para evitar

repetições de erros operacionais, possibilitando o correto emprego dos veículos

e dos cartões;

Orientar os condutores que apresentem inconsistências, verificando os motivos

das ocorrências para a correta solução dos casos;

Informar os condutores da frota sobre o funcionamento do sistema com relação

ao abastecimento e uso de serviços;

Analisar pedidos de inclusão de condutores antes de comunicar ao

Departamento de Logística;

Informar ao Departamento de Logística sobre quaisquer alterações em seu

respectivo centro de resultados, tais como alterações de valores, bloqueios e

desbloqueios, remoção/exoneração de condutores e troca de veículo.

O gestor pode fazer o acompanhamento dos cartões de seu centro de

resultados (Unidades que compõem a Regional) por meio de sistema on-line de

gestão, sendo necessário fazer um login e inserir uma senha. Nessa página é possível

verificar itens como saldos, extratos, locais em que o veículo foi abastecido,

rendimento, consumo de cada cartão, entre outros. Para ter acesso ao sistema, basta

acessar o seguinte endereço:

https://siag.valecard.com.br

https://siag.valecard.com.br/frota/pages/start.jsf



Para efetuar o login:

Nome de usuário: o mesmo utilizado para acesso a rede da Defensoria Pública;

Senha: definida pelo usuário. No primeiro acesso deve-se incluir a senha

provisória encaminhada pelo Departamento de Logística ou pelo sistema

eletrônico da contratada;

Domínio: sempre escolher “Usuário Terceiro”.

Figura 7: Página de login do sistema.

No sistema existem áreas específicas de acesso, separadas nos seguintes

grupos:

Cadastro;

Alteração;

Liberação;

Consulta;

Relatórios;

Contratos.



Os gestores utilizam, basicamente, os dois primeiros grupos, onde é possível

consultar os veículos, os condutores, as filiais (Regional), os centros de resultado

(Unidades), os limites de consumo e os gastos.

Não há necessidade de digitar as informações de todos os campos. Como cada

gestor tem acesso apenas a sua filial, ao clicar diretamente no botão “Pesquisar” todos

os veículos ou centros de resultado, a depender do tipo de pesquisa, são

apresentados.

As figuras abaixo apresentam uma busca simples aos limites de abastecimento

de cada filial.

Figura 8: Busca por limite de filial.



Figura 9: Relação de filiais disponíveis para consulta, após clicar no botão

“Pesquisar”. Selecione a filial desejada para listar os Centros de Resultado

correspondentes.

Figura 10: Valores disponíveis por centro de resultado.

As demais consultas seguem a mesma sistemática. Em caso de dúvidas, basta

encaminhar um e-mail para o Departamento de Logística ([email protected]).

Os gestores não conseguem fazer alterações no sistema, sendo essa uma

atividade específica do Departamento de Logística.

5. PROCEDIMENTOS PARA ABASTECIMENTO

Quando for abastecer tenha sempre em mãos:

Cartão do veículo;

Número de matrícula (geralmente os 4 primeiros números do CPF do usuário,

podendo apresentar variações. Para CPFs que começam com o algarismo 0,




deve-se considerar apenas os três números seguintes. Ex: CPF que começa

com 0123, o número de matrícula é 123);

Senha do cartão.

Após o abastecimento, entregue o cartão para o frentista e informe a

quilometragem correta do veículo (verificar hodômetro) e a sua matrícula. O frentista

fará o procedimento com a inserção de outros dados (vide lista abaixo), solicitará sua

senha e, após o término da transação, entregará o seu comprovante.

Dados necessários para o completo processamento da transação na máquina

de pagamento:

Quilometragem (conforme hodômetro);

Matrícula do condutor;

Documento fiscal;

Grupo do Produto;

Serviço;

Quantidade;

Valor Total;

Pergunta: Inserir outro produto? Resposta: Não;

Confirmação do Valor;

Senha do condutor.

Figura 11: Modelo de máquina de pagamento.



Verifique os dados da transação assim que receber o comprovante. Em caso

de informações divergentes, solicite o cancelamento e um novo processamento da

operação.

Na impossibilidade de realizar a transação por meio eletrônico ou na ocorrência

de situações adversas como falta de energia elétrica e falha de transmissão de dados,

o estabelecimento poderá efetuar a transação através da Central de Autorização

Valecard, pelo telefone 0800 701 7066.

6. BLOQUEIOS

Algumas transações podem ser negadas sem apresentar relação com falha de

energia elétrica ou falha na transmissão de dados. Quando isso ocorre, geralmente é

em razão de inconsistências ou divergências apresentadas, tais como:

Informação do hodômetro incorreta (cálculo automático);

Rendimento fora do parametrizado (km/l);

Quantidade de litros ultrapassada;

Produto não liberado;

Quilometragem incorreta;

Motorista não cadastrado;

Horário restrito para utilização;

Dia inválido para utilização.

Havendo algum erro nas informações fornecidas, faça a correção e tente

novamente. Caso a transação seja negada em razão de informações automatizadas

(o veículo apresentou rendimento muito abaixo do esperado, o que pode ser um

indício de irregularidade no veículo ou em seu uso, por exemplo), novas tentativas de

processamento não liberam a transação, mantendo-a bloqueada.

O cartão não sofre bloqueio, apenas as operações. Em caso de bloqueio, será

necessário contatar o Departamento de Logística, comunicando o fato, que passará

por análise e decisão.



Não serão permitidos “vales”, em nenhuma hipótese. Tal procedimento, se vier

a ser praticado, será da inteira responsabilidade do condutor. Salientamos que a cada

abastecimento o sistema faz um cálculo de rendimento e valor gasto. Caso seja usado

o “vale”, a parametrização automática bloqueará os abastecimentos seguintes, não

sendo possível a liberação.

Também não será permitido deixar o cartão no posto de combustível, como

forma de garantia de pagamento. O cartão é um item de uso institucional, devendo

ser mantido na posse de integrante do quadro de pessoal da Defensoria Pública ou

de condutor terceirizado registrado.

O frentista não vai resolver a inconsistência gerada. Apenas o Departamento de Logística pode desbloquear as transações,

desde que não sejam em decorrência de mal uso dos serviços.

7. ORIENTAÇÕES GERAIS

Altere sua senha assim que receber a carta;

Complete o tanque sempre que necessário, evitando que entre na reserva;

Planeje viagens longas com a identificação prévia dos locais de abastecimento;

Certifique-se que o condutor esteja cadastrado no sistema;

Cada cartão é vinculado a um veículo. Não é permitido usar um cartão para

outro veículo (bloqueio de sistema);

Em caso de substituição definitiva de veículo (renovação de frota, acidente com

“perda total”, entre outros), é necessário solicitar um novo cartão ao

Departamento de Logística, cujo prazo de entrega é de aproximadamente 07

dias mais o período de postagem via malote;

Em caso de substituição temporária de veículo (revisão, oficina, entre outros),

é necessário utilizar um cartão especial, que se encontra com o Departamento

de Logística. O gestor da frota deve informar ao Departamento para que o

cartão seja despachado via malote. Após a devolução do veículo, o cartão deve



retornar junto com os comprovantes devidamente justificados e assinados

(semelhantemente ao processo de adiantamento de combustível);

O ciclo de recarga ocorre sempre no dia 01 de cada mês, quando os saldos

são zerados e renovados para o valor inicial. Recomenda-se evitar fazer

abastecimentos nesse dia.

8. PRESTAÇÃO DE CONTAS MENSAL

Os gastos realizados no cartão deverão passar por conferência e emissão de

atestado de prestação de serviços, semelhantemente aos demais contratos de

serviços terceirizados já utilizados.

Este contrato possui uma diferença essencial na forma de prestação de contas,

pois o sistema de faturamento é quinzenal (cláusula quinta do contrato), de acordo

com os períodos abaixo:

Primeiro período: do dia 01 ao dia 15 do mês;

Segundo período: do dia 16 ao último dia do mês.

Portanto, para esse serviço deverão ser emitidos dois atestados por mês, que

deverão ser enviados ao Departamento de Licitações e Contratos de acordo com os

seguintes prazos:

Primeiro período: até o dia 20 do mês corrente;

Segundo período: até o dia 05 do mês seguinte.

Deve-se enviar um documento padronizado (modelo a seguir), contendo as

informações essenciais para conferência, aplicação de eventuais descontos,

fiscalização e liberação para pagamento.

A qualquer momento tanto o Departamento de Logística quanto o

Departamento de Licitações e Contratos podem questionar os valores apresentados



para efeito de fiscalização e fornecimento de informações aos competentes órgãos de

controle interno e externo.

O atestado deve ser elaborado com base nos comprovantes emitidos, nunca a

partir do sistema, que deve ser utilizado para fins de gestão e acompanhamento diário.

Algumas informações estão disponíveis apenas no documento emitido pelo posto de

combustível.

Deve-se guardar os comprovantes para consultas futuras, aplicando-se, nesse

caso, as regras de guarda de documentos e as diretrizes traçadas pela Comissão

Central de Gestão de Documentos e pela Divisão de Gestão Documental do

Departamento de Logística ([email protected]).




Figura 12: Modelo de atestado de prestação de serviços (página 1).



Figura 13: Modelo de atestado de prestação de serviços (página 2).

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