renegociação de contratos de outsourcing de ti: quando ? por que ? como ?

ALFREDO SAADIT SOURCING CONSULTANT

Renegociação de Contratos de Outsourcing de TI:

Quando ? Por que ? Como ?

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Renegociação: Quando ?1º. Cenário

“Nada funciona no contrato”2º. Cenário

“Contrato já não atende aos requisitos do contratante”

3º. Cenário“Contrato funciona

adequadamente”

Renegociação: Por que ? Como ?Referências complementares


Três cenários, um deles surpreendente, fazem com que seja recomendável a renegociação de um contrato vigente de outsourcing de TI.

Cada um desses cenários apresenta históricos distintos para o seu surgimento assim como objetivos próprios a serem perseguidos na renegociação.

Inicialmente, vamos caracterizá-los através da percepção da organização contratante acerca do gráu de eficácia e do atendimento às expectativas geradas pelo contrato.

Renegociação: Quando ? (1 de 2)


1º. Cenário Nada funciona no contrato

2º. Cenário Contrato já não atende aos requisitos do

contratante 3º. Cenário (surpreendente ! !)

Contrato funciona adequadamente

Vamos discutir cada um dos cenários identificados, considerando suas características, as causas-raiz que determinaram o seu surgimento e os objetivos pretendidos para a renegociação.

Renegociação: Quando ? (2 de 2)


Características típicas do 1º. Cenário As reduções de custo pretendidas

inicialmente não ocorreram.

O desempenho do provedor mostra-se abaixo das expectativas.

O relacionamento cliente-provedor mostra desgaste intolerável.

As operações de negócio do contratante estão sendo impactadas negativamente.

A insatisfação dos usuários dos serviços contratados é crescente.

Renegociação: Por que ? Como ? (1 de 4)“Nada funciona no contrato”

1º. Cenário


Uma negociação amadora dos termos e condições contratuais.

Uma transição de serviços e recursos conduzida inadequadamente.

Uma gestão e governança contratuais pouco sólida ou mesmo inexistente.


1º. CenárioCausas-raiz do 1º. Cenário

Esse cenário é via de regra associado a falhas na condução do projeto de adoção do outsourcing de TI na organização, dentre as quais:

Uma definição equivocada dos motivadores da decisão de terceirizar.

Uma seleção do(s) provedor(es) com critérios ambíguos e inconsistentes.


Cancelamento do contrato, com a consequente retomada dos serviços pela organização contratante ou sua transferência para outro provedor.

Continuidade do contrato, através da renegociação dos termos e condições contratuais com o mesmo provedor, de forma a corrigir em definitivo os problemas identificados.


1º. CenárioObjetivos da renegociação no 1º Cenário (1 de 2)

Nesse cenário, em função do gráu de desajuste observado, objetivos distintos podem ser pretendidos no processo de renegociação:


Objetivos da renegociação no 1º Cenário (2 de 2)

Naturalmente, para que qualquer desses objetivos seja alcançado de forma eficaz e eficiente, é vital que tenham sido aprendidas as lições resultantes das falhas incorridas no processo inicial de adoção do outsourcing de TI e, como consequência desse aprendizado, sejam re-exercitados adequamente os passos pertinentes do processo.


1º. Cenário


A organização contratante sente-se prisioneira de um contrato ainda com uma longa duração remanescente (por exemplo, decorreram apenas 4 anos de um prazo estabelecido de 10 anos no contrato firmado), sem perspectivas claras acerca de como adequar seus termos a uma nova e dinâmica realidade de mercado.

Renegociação: Por que ? Como ? (1 de 5)“Contrato já não atende aos requisitos do contratante”

2º. CenárioCaracterísticas típicas do 2º. Cenário As operações do contrato apresentam um gráu de eficiência

aceitável ao se considerar os termos e condições contratuais acordados no momento da assinatura do contrato.

O gráu de eficácia dos resultados concretos obtidos através da prestação dos serviços contratados mostra uma tendência decrescente, tendo em vista que os termos contratuais firmados já não atendem os requisitos mutantes negócio da organização contratante.


Causas-raiz do 2º. CenárioO surgimento desse cenário é comumente associado:

À inflexibilidade dos termos e condições contratuais, que não contemplam a possibilidade de rediscussão de cláusulas visando readequar o contrato aos novos e mutantes requisitos do contratante.

Ao acirramento progressivo da velocidade e da profundidade das alterações dos requisitos de negócios do contratante, resultante da chamada “ruptura digital”, através de novas tecnologias tais como: a computação em nuvem, big data analytics, internet das coisas, aplicações mobile, etc.


2º. Cenário


Objetivos da renegociação no 2º. Cenário (1 de 3)

A renegociação deverá se concentrar na revisão de cláusulas contratuais, ou introdução de novas cláusulas, que tragam ao contrato as necessárias características de flexibilidade, anteriormente insuficientes ou inexistentes, conforme detalhado nos 3 itens a seguir:

1. Cláusulas relacionadas à definição do escopo do contrato, criando os novos itens de serviço que atendam aos novos requerimentos demandados pelo contratante e eliminando aqueles que eventualmente tenham se tornado obsoletos.


2º. Cenário



2. Cláusulas relacionadas à definição dos indicadores de qualidade a serem atendidos, criando indicadores associados aos novos itens de serviço e negociando os índices de qualidade correspondentes, assim como eliminando os indicadores associados aos itens de serviço obsoletados.

3. Cláusulas adicionais que garantam a continuidade do processo de revisão de forma a introduzir um gráu adequado de flexibilidade para demandas futuras, inclusive aquelas relacionadas à adoção das novas tecnologias digitais emergentes.


2º. Cenário



Para que esses objetivos sejam alcançados é vital que seja aperfeiçoado o processo de negociação do contrato, cujo andamento durante a sua versão inicial, pode-se depreender, foi realizado com razoável gráu de adequação, a se julgar pelo desempenho aceitável das operações do contrato frente aos termos originalmente acertados.

Tal aperfeiçoamento deve ter como foco, como visto, as cláusulas relacionadas ao atendimento ágil a novas demandas.


2º. Cenário


Características típicas do 3º. Cenário

As operações do contrato apresentam um nível adequado no que concerne à eficiência dos serviços prestados pelo provedor.

Os resultados dos serviços para o negócio do contratante mostram-se eficazes e com uma flexibilidade consistente com a dinâmica de suas operações negociais.

Renegociação: Por que ? Como ? (1 de 6)“Contrato funciona adequadamente”

3º. Cenário


Causas-raiz do 3º. Cenário A causa da qual resulta um contrato ajustado

tanto do ponto de vista da eficiência quanto da eficácia de suas operações é simples e direta: a condução, segundo as melhores práticas, de todos as etapas do processo de adoção da terceirização de TI, desde a definição dos seus motivadores de negócio até a governança do contrato firmado.

O leitor, entretanto, provavelmente terá uma pergunta: por qual razão, para um contrato tão “perfeito” como o descrito neste cenário, é recomendada a renegociação?

A resposta será vista nos próximos slides.


3º. Cenário



Primeiramente, esse cenário não reflete o que poderíamos chamar de “perfeição”. Por isso, ele sempre será passível de uma renegociação que vise operações ainda mais eficientes e eficazes. Mas esta não é a razão principal para a renegociação ...

Este cenário é único porque permite uma renegociação que pode atender simultaneamente a importantes objetivos, tanto da organização contratante quanto da organização provedora dos serviços. Surpreso ? Veja os próximos slides.


3º. Cenário



Do ponto de vista do provedor, o objetivo principal de uma renegociação neste 3º. cenário será o de estender o prazo contratual, garantindo uma receita adicional por um período a ser negociado.

Por exemplo, imagine que, num contrato de outsourcing de TI, 7 dos 10 anos previstos no contrato assinado já tenham decorrido. Para o provedor, nenhuma notícia será melhor do que a possibilidade de renegociar o contrato, estendendo seu prazo por 5 anos adicionais.

Com isso, nessa situação hipotética, o período remanescente do contrato passará de 3 para 8 anos, gerando um aumento de receita remanescente de 167%.

Vamos quantificar: suponhamos que este contrato gera uma renda mensal para o provedor de, digamos, US$ 2 milhões. Uma renegociação nos termos aqui propostos geraria uma renda adicional de US$ 120 milhões a ser recebida ao longo dos 60 meses do prazo estendido.


3º. Cenário



Do ponto de vista do contratante, o objetivo principal de uma renegociação neste 3º. cenário será o de obter uma redução nos preços praticados, comparativamente aos termos acordados na versão corrente do contrato.

Voltemos ao nosso exemplo hipotético: suponhamos que, em troca da extensão do prazo por 5 anos, seja negociada uma redução de 10%, a vigir de imediato e ao longo dos 8 anos restantes do prazo contratual.

Ou seja, a fatura mensal de US$ 2 milhões paga pelo contratante passaria a ter um valor de US$ 1,8 milhões, propiciando uma redução acumulada ao longo dos 3 anos remanescentes do contrato atual de US$ 7,2 milhões (=36 meses x US$ 0,2 milhão por mês).

Em última instância, ao acordar essa redução de 10%, o provedor estaria abrindo mão de US$ 12 milhões ao longo dos 5 anos do prazo estendido, conseguindo uma renda adicional efetiva de US$ 108 milhões e não de US$ 120 milhões conforme previsto no tópico anterior.


3º. Cenário



De qualquer forma, parece claro que a renegociação do contrato nesse cenário mostra perspectivas positivas para ambas as partes: para o provedor, a possibilidade de uma renda adicional (US$ 108 milhões ao longo dos 60 meses extendidos, usando os dados do exemplo acima) e, para o contratante, uma redução de US$ 7,2 milhões ao longo do prazo remanescente original de 36 meses.

Naturalmente, deve ser ressaltado que a redução negociada de 10% no preço deverá ser necessariamente efetivada sem qualquer prejuízo nos indicadores de qualidade e do escopo dos serviços contratados.

Além disso, as partes, valendo-se da oportunidade de renegociar o contrato, deverão rediscutir e acordar melhorias nos processos inerentes ao contrato, visando atingir um gráu ainda maior de eficiência e eficácia de suas operações, aprofundando as características positivas do assim chamado 3º. cenário.


3º. Cenário


Referências complementares

Outras apresentações, vistas no próximo slide, abordam aspectos complementares deste tema.

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