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UNIVERSIDADE FEDERAL DE RORAIMA

COORDENADORIA DE AUDITORIA INTERNA Campus Paricarana – Av. Ene Garcez, n° 2413 – Boa Vista – RR

CEP 69.310-000 – (95) 3621.3122 – [email protected] -

http://ufrr.br/coaudin

1

TIPO DE AUDITORIA : AUDITORIA DE ACOMPANHAMENTO DE GESTÃO

EXERCÍCIO : 2016

SETOR AUDITADO : COORDENAÇÃO DE MATERIAIS - CMAT

RELATÓRIO Nº : 001

RELATÓRIO

1. INTRODUÇÃO

O presente relatório objetiva atender o Plano Anual de Atividades de

Auditoria Interna – PAINT/2016, item 7, ação 4, e tem a finalidade de

avaliar os procedimentos e controles adotados para o gerenciamento dos

materiais de consumo, sob os aspectos de eficiência, eficácia e

economicidade.

O trabalho foi realizado no período de 04/02/2016 a 22/03/2016 em

estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público

Federal e atendimento a legislação vigente, em especial a IN/SEDAP n°

205/88. Nenhuma restrição foi imposta quanto ao método ou extensão dos

exames realizados.

2. ESCOPO DO TRABALHO

A metodologia dos trabalhos de auditoria realizada na Coordenação de

Materiais (CMAT), referente a gestão de materiais, baseou-se nos seguintes

critérios de análise:

a) Verificar as condições físicas das instalações para recebimento,

estocagem e distribuição de materiais;

b) Verificar os controles adotados para o gerenciamento de entrada e

saída de materiais;

c) Verificar os controles adotados para o acompanhamento dos prazos de

entrega e validade dos materiais;

d) Comparar as quantidades físicas de estoque com as registradas no

sistema SIPAC (20% do saldo registrado em estoque, amostragem não

probabilística);

e) Comparar os valores registrados no Relatório de Movimentação Mensal

do Almoxarifado (RMA) dos meses dezembro/15, janeiro/16 e

fevereiro/16 com os lançados no SIAFI;

f) Verificar a segregação de função para as atividades da CMAT e suas

Divisões;

g) Verificar a existência de manual de procedimentos do Almoxarifado;

h) Apresentar recomendações destinadas a proporcionar melhorias nos

controles e procedimentos internos.

3. TÉCNICAS DE AUDITORIA UTILIZADAS

Para obtenção das evidências adequadas para conclusão dos trabalhos

foram utilizadas as seguintes técnicas de auditoria:

mailto:[email protected]






2

a) Indagação Oral (entrevista);

b) Análise documental;

c) Exame dos registros (sistemas SIAFI e SIPAC);

d) Inspeção física e correlação das informações obtidas.

4. RESULTADO DOS EXAMES

Com base nas informações coletadas durante o período dos trabalhos e

nos exames físicos realizados destacamos o seguinte:

4.1. Informação: (01) Materiais de consumo em estoque

Com base em consulta ao Sistema Integrado de Administração Financeira

(SIAFI) a UFRR possui o montante de R$ 1.302.370,91 (um milhão, trezentos e

dois mil, trezentos e setenta reais e noventa e um centavos) de materiais

de consumo em estoque, conforme a seguir.

Conta Contábil

115610100 Materiais de Consumo Saldo R$

P 03 Combustíveis e lubrificantes p/outras finalidades 320,76

P 04 Gás engarrafado 15.107,00

P 16 Material de expediente 160.790,42

P 17 Material de processamento de dados 399.854,84

P 19 Material de acondicionamento e embalagem 5.593,25

P 21 Material de copa e cozinha 8.677,08

P 22 Material de limpeza e produtos de higienização 167.152,83

P 23 Uniformes, tecidos e aviamentos 35.003,70

P 24 Material para manutenção de bens imóveis 72.765,02

P 25 Material para manutenção de bens móveis 11.988,05

P 26 Material elétrico e eletrônico 296.342,15

P 28 Material de proteção e segurança 16.445,88

P 29 Material para áudio, vídeo e foto 7.319,23

P 35 Material laboratorial 28.643,42

P 36 Material hospitalar 25.176,34

P 39 Material para manutenção de veículos 38.690,68

P 42 Ferramentas 9.325,57

P 44 Material de sinalização 1.426,40

P 50 Bandeiras, flâmulas e insígnias 1.688,29

P 99 Outros materiais de consumo 60,00

Total 1.302.370,91 Fonte: SIAFI, 02/03/2016

Demonstrativo 01

Além do SIAFI, o sistema utilizado por esta IFES para gestão de materiais é

o Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos - SIPAC. No

módulo de Almoxarifado é realizado o gerenciamento de entradas e saídas de

materiais, bem como o controle do estoque existente.

Ante aos exames documentais e inspeção física realizada destacam-se as

seguintes constatações:







3

4.2. Constatação: (01) Diferenças entre o estoque físico e o registrado no sistema de almoxarifado

Consoante inspeção física na Coordenação de Materiais (CMAT) no dia

01/03/2016 foi verificada divergência entre o estoque físico e o

quantitativo de materiais registrados no sistema SIPAC, módulo de

Almoxarifado. Os materiais selecionados por meio de amostragem não

probabilística, correspondente a 20% do valor do inventário registrado no

SIPAC, foram os seguintes:

Item Material (amostra selecionada) Inventário 2015 Ficha de estoque Estoque físico

Quant Vlr Unit. Data Quant Data Quant

1 Cartucho de tonner original, para

impressora HP laser jet 1015, 1020,

1022, 3050, 1018 – monocromático,

código Q2612A – HP.

30 150,00 13/01/2015 30 01/03/2016 54

2 Cartucho de tonner original, para

impressora marca XEROX, ref.

113R00730 modelo 3200 preto –

Xerox

15 147,00 26/01/2016 20 01/03/2016 15

3 Cartucho toner impressora hp, tipo

cartucho original, cor ciano, referência

cartucho 2 ce411a – HP

15 250,00 17/12/2015 15 01/03/2016 16


cartucho original, cor preta, referência

impressora 1 laserjet p1102/m1210/

m1212/ m1130, referência cartucho 2

ce285a – HP

08 210,00 24/02/2016 13 01/03/2016 08

5 Cartucho toner impressora samsung,

referência cartucho clt-m506l, tipo

cartucho original, cor tinta magenta -

SAMSUNG

06 340,00 18/01/2016 11 01/03/2016 06

6 Cartucho toner impressora samsung,

referência cartucho mlt-d203u, tipo

cartucho original, cor tinta preta-

SAMSUNG

136 326,00 22/02/2016 147 01/03/2016 138

7 Borracha apagadora escrita, material

borracha livre de pvc, comprimento

42, largura 21, altura 11, cor branca,

características adicionais capa plástica

protetora, aplicação para lápis. Caixa

com 24 unidades. (cx) – Masterprint

13 10,40 26/02/2016 13 01/03/2016 14

8 Grampo grampeador, material metal,

tratamento superficial galvanizado,

tamanho 23/13. Caixa com 5000

unidadesm(cx)-marca chaparrau

190 12,40 01/03/2016 188 01/03/2016 189

9 Papel A4, material papel alcalino,

comprimento 297, largura 210,

aplicação impressora jato tinta,

gramatura 75. Pacote com 500 folhas

(pct) - Copimax

486 11,48 29/02/2016 476 01/03/2016 475







4

10 Pincel quadro branco /magnético,

material plástico, material ponta

feltro, tipo carga descartável, cor

preto.caixa com 12 unidades. (cx) -

Brw

18 11,25 29/02/2016 21 01/03/2016 22

11 Lâmpada para Datashow BENQ

MP512 (und) 20 744,00 - 20 01/03/2016 19

12 Apoio para teclado e mouse

ergonômetro (und) 2624 18,40 11/02/2016 2628 01/03/2016 2628

13 Rodo cabo de madeira, base de

borracha para limpeza de vidro (und) 98 48,99 14/01/2016 146 01/03/2016 145

14 Tapete anti-derrapante, personalizado

UFRR 1X0,60M (UND) 39 153,72 21/12/2015 40 01/03/2016 39

15 Lâmpada fluorescente 32 caixa 25 und

(cx) 130 100,00 16/12/2015 130 01/03/2016 141


cartucho original, cor magenta,

referência cartucho 2 ce413a – HP

22 300,00 17/12/2015 22 01/03/2016 22

17 Apontador lápis, material metal e

plástico, tipo mesa, tamanho grande,

características adicionais fixo,

dimensões 8 x 12cm (und) - Goller

71 22,19 26/02/2016 71 01/03/2016 71

18 Clipe, tratamento superficial

niquelado, tamanho 3/0, material

metal, formato paralelo. Caixa com 50

unidades (cx) - Chaparrau

60 1,50 01/03/2016 57 01/03/2016 57

19 Envelope, material papel reciclado,

gramatura 90, tipo saco comum,

comprimento 240, cor parda, largura

340. Pacote com 100 unidade (pct)-

Foroni

08 13,88 26/02/2016 06 01/03/2016 08

20 Fita adesiva, material plástico, tipo tz-

s231, largura 12 mm, comprimento 8

m, cor branca, aplicação rotulador

brother, características adicionais

impressão na cor preta.(und) -

Brother

10 91,48 27/01/2016 10 01/03/2016 10

21 Caneta esferográfica, cor tinta azul

(und) 34716 0,264 29/02/2016 34711 01/03/2016 34711

22 Cartucho de tonner original para

impressora SCX-4833FD, ref MLT-

D205L ((und)

94 242,00 29/02/2016 93 01/03/2016 93

23 Cartucho de tonner , impressora xerox

3300 phaser preto (und) 46 438,42 24/11/2015 46 01/03/2016 46

24 Tinta desmacsinalacril branca 18

(und) 26 240,00 16/12/2015 26 01/03/2016 26

Fonte: Coaudin, 01/03/16

Demonstrativo 02

Em comparação entre o inventário registrado no sistema SIPAC e a contagem

física realizada destaca-se que houve divergência em 14 itens dos 24

examinados, totalizando 58,33% do total.

Causa: Fragilidade nos controles internos de entrada e saída de materiais







5

Manifestação da CMAT: Consoante memo n° 08/2016-CMAT foram apresentadas as

seguintes informações:

a) A divergência encontrada no item 1 se dá, em razão de haver dois cadastros deste mesmo material no

SIPAC, como se segue:

Código Denominação Unid. Medida Saldo

3017000103536 CARTUCHO DE TONER P/ IMPRESSORA LASER REF Q2612A SERIE 1010,

1012,1015, 1020, 3015,3020 3030

UNIDADE 23.0

3017000103688 CARTUCHO DE TONNER ORIGINAL, PARA IMPRESSORA HP LASER JET

1015, 1020, 1022, 3050 , 1018 – MONOCROMÁTICO, CÓDIGO Q2612A

UNIDADE 30.0

Como se vê, o somatório das quantidades dos dois itens acima resulta em 53 unidades, uma unidade a menos

do que o constatado por essa Auditoria Interna, 54 unidades. Assim, tal diferença pode ter sido ocasionada por

devolução deste material ao setor almoxarifado.

b) Quanto ao item 3, Cartucho toner ce411a, a empresa SERVIN COMÉRCIO EIRELI - ME entregou uma

unidade a mais do que foi licitado, contudo afirmou que iria recolher esse material em momento posterior;

c) O item 13, rodo para limpeza de vidro, apresenta essa diferença possivelmente, em razão de não

cadastramento no SIPAC da quantidade total desse material. São dois materiais distintos e que possuem a

mesma utilização, porém constam no sistema apenas 98 unidades. Esses itens são anteriores à implantação do

SIPAC e deveriam ter sido cadastrados no sistema, no momento de seu estabelecimento. Entretanto, diante das

inadequadas salas e disposições para o acondicionamento dos materiais deste almoxarifado, não foi possível

identificar esses itens anteriormente.

d) Os itens 06, 07, 10, 12 e 15 apresentam quantidades superiores ao inventário em consequência do

procedimento de distribuição atualmente adotado, que ao ser realizada a separação física dos materiais,

quando da chegada da requisição devidamente autorizada via SIPAC, finalizamos a requisição no sistema e

aguardamos a retirada pelo setor interessado, contudo se este setor não recolher o material em tempo

oportuno, este retorna para o seu local de acondicionamento e procedemos ao estorno da requisição no

sistema, porém, se houver iniciado mês subsequente ao momento de atendimento da requisição no sistema, não

é mais possível o estorno no meio eletrônico, logo, a quantidade física passa a ser superior a do sistema.

e) Quanto aos itens 8 e 9, as diferenças entre quantitativo no sistema (superior) e quantitativo físico (inferior)

se deu por existir requisições não atendidas no sistema, porém já separadas para os respectivos setores de

destino, desta feita, os quantitativos desses materiais estão em conformidade, tanto no sistema quanto no físico.

f) Quanto ao item 11, Lâmpada para Datashow BENQ MP512, ao ser consultado no SIPAC em relatório de

movimentação de material, constata-se que foi realizada a entrada avulsa no sistema de uma unidade em

20/02/2015.

g) Os itens 02, 04, 05, 06, 09 e 14 estavam com as fichas de prateleira desatualizadas, fato este que já foi

solucionado. (grifo nosso)

Análise da Auditoria: Consoante informação da CMAT é possível enfatizar que

a diferença entre o estoque físico e o registrado no sistema é decorrente

de fragilidades nos controles internos de entrada e saída de materiais,

entre elas estão as seguintes: cadastro em duplicidade de item, quantidade

de material entregue a maior pelo fornecedor, material não cadastrado no

sistema, material não retirado pelo setor requisitante dentro do prazo (mês

de requisição), entrada avulsa de material e fichas de prateleira

desatualizadas. Dessa forma e no intuito de evitar que as informações







6

decorrentes do sistema não espelhem o estoque existente faz-se necessário a

melhoria dos controles de entrada e saída de materiais.

Recomendação 01 (CMAT): Abster-se de efetuar mais de um cadastro no sistema

SIPAC/Almoxarifado para o mesmo material de consumo, evitando desse modo

duplicidades de item.

Recomendação 02 (CMAT): Promover a devolução do cartucho toner ce411a ao

fornecedor, visto a quantidade entregue a maior, bem como evitar o

recebimento de materiais de consumo em quantidade superior a constante na

nota de empenho.

Recomendação 03 (CMAT): Promover o cadastro no sistema SIPAC dos materiais

de consumo existente em estoque, de forma a manter os instrumentos de

registros de entradas e saídas atualizados, conforme dispõe o item 7.3.1,

alínea “b”, da IN/SEDAP n° 205/88.

Recomendação 04 (CMAT): Estabelecer mecanismos de controle de modo que o

estorno no sistema, em caso de devolução de material, seja realizado antes

do encerramento do mês, evitando divergências entre o estoque existente e o

registrado no sistema.

Recomendação 05 (CMAT): Manter as fichas de prateleiras de estoque

atualizadas.

4.3. Constatação: (02) Diferença entre valores constantes no SIAFI E RMA

Consoante comparação entre o saldo da conta 115610100 (SIAFI) e os

Relatórios de Movimentação do Almoxarifado (RMA Sintético) extraídos do

sistema SIPAC, referentes aos meses de dezembro/15 a fevereiro/16, foram

verificadas as seguintes diferenças, conforme demonstrativo a seguir:

SIAFI Inventário SIAFI Inventário SIAFI Inventário

3 320,76 320,76 - 320,76 320,76 - 320,76 320,76 -

4 - - 15.107,00 15.107,00 -

16 154.368,58 154.360,13 8,45 148.753,11 148.744,66 8,45 147.570,82 147.570,82 -

17 427.489,98 427.489,04 0,94 399.854,84 399.853,90 0,94 356.776,35 356.775,41 0,94-

19 6.065,75 6.065,75 0,01 5.593,25 5.593,25 0,00 5.353,22 5.353,22 -

21 8.820,19 8.820,22 0,03- 8.677,08 8.677,11 0,03- 8.394,43 8.394,46 0,03

22 150.466,96 150.466,97 0,01- 165.013,33 165.013,33 0,00- 146.917,61 146.917,61 -

23 - - - - 8.109,44 8.109,44 -

24 73.395,05 73.395,34 0,29- 72.765,02 72.765,31 0,29- 70.615,94 70.616,23 0,29

25 11.988,05 11.988,05 0,00 11.988,05 11.988,05 0,00 11.553,05 11.553,05 -

26 299.311,71 299.320,17 8,46- 296.342,15 296.350,61 8,46- 293.819,84 293.819,85 0,01

28 16.464,48 16.464,44 0,04 16.445,88 16.445,84 0,04 16.347,00 16.346,96 0,04-

29 7.319,23 7.319,20 0,03 7.319,23 7.319,20 0,03 7.319,23 7.319,20 0,03-

35 2.214,05 2.213,80 0,25 0,25 - 0,25 26.371,89 26.371,64 0,25-

36 6.115,82 6.115,82 - 10.242,50 10.242,50 - 9.475,62 9.475,62 -

39 1.077,50 1.077,50 - 1.077,50 1.077,50 - 1.077,50 1.077,50 -

42 9.325,57 9.325,50 0,07 9.325,57 9.325,50 0,07 8.325,57 7.943,99 381,58-

44 1.426,40 1.426,37 0,03 1.426,40 1.426,37 0,03 1.426,40 1.426,37 0,03-

50 1.787,30 1.787,35 0,05- 1.688,29 1.688,34 0,05- 1.306,78 1.688,34 381,56

99 60,00 60,00 - 60,00 60,00 - 60,00 60,00 -

1.178.017,38 1.178.016,40 0,98 1.156.893,21 1.156.892,23 0,98 1.136.248,45 1.136.247,47 0,98-

fev/16Cód. Dif. Dif Dif.

dez/15 jan/16

Fonte: SIAFI, SIPAC

Demonstrativo 03







7

Manifestação da CMAT: Consoante memo n° 12/2016-CMAT, de 18/03/2016, foram

apresentadas as seguintes informações:

a) As diferenças encontradas nos meses de dezembro e janeiro referentes aos grupos de materiais 3016 e

3026, no valor de R$ 8,45 (oito reais e quarenta e cinco centavos) e R$ 8,46 (oito reais e quarenta e seis

centavos) respectivamente, ocorreram em razão dos lançamentos incorretos no SIAFI divergentes dos

estornos ocorridos no SIPAC, no mês de novembro. Conforme análise do Processo nº

23129.014907/2015-08 que trata do Relatório Mensal de Almoxarifado – RMA, mês de referência

novembro de 2015, verifica-se que no SIPAC houve estorno no grupo de material 3026, no importe de R$

8,56 (oito reais e cinquenta e seis centavos), contudo no momento do lançamento no SIAFI este valor foi

creditado no grupo de material 3016, resultando em divergências entre os sistemas, o que foram ajustadas

no mês de fevereiro;

b) As divergências ocorridas no mês de fevereiro, relativas aos grupos de materiais 3042 e 3050, no

montante de R$ 381,58 (trezentos e oitenta e um reais e cinquenta e oito centavos) e R$ 381,56 (trezentos e

oitenta e um reais e cinquenta e seis centavos) respectivamente, ocorreram em virtude dos lançamentos

incorretos no SIAFI em relação às saídas ocorridas no SIPAC. Analisando o Processo nº

23129.005328/2016-47 que trata do Relatório Mensal de Almoxarifado, mês de referência fevereiro de

2016, constata-se que houve saída de materiais do grupo 3042, no SIPAC, no valor de R$ 1.381,51 (um mil

trezentos e oitenta e um reais e cinquenta e um centavos), entretanto no momento do lançamento no SIAFI,

foi realizada a baixa de apenas de R$ 1.000,00 (um mil reais) neste grupo de material e incorretamente a

baixa de R$ 381,51 (trezentos oitenta e um reais e cinquenta e um centavos) no grupo de material 3050,

ocasionando as diferenças de saldo entre os sistemas;

c) As demais diferenças de saldos entre o SIPAC e SIAFI, elencadas na tabela acima, ocorrem devido a

métodos de arredondamentos divergentes entre os sistemas. (grifo nosso)

Análise da Auditoria: Consoante informação da CMAT destaca-se que as

diferenças foram devido a erros de lançamentos no SIAFI e arredondamentos

divergentes entre os sistemas. Com base no despacho da Diretoria de

Contabilidade e Finanças à fl. 22 do processo 23129.005328/2016-47 o ajuste

nos subitens 42 e 50 no valor de R$ 381,56 (trezentos e oitenta e um reais

e cinquenta e seis centavos) será realizado no mês de março/2016.

Consoante macrofunção 021101 deverá ser realizada a conciliação dos saldos

do RMA com os saldos existentes no SIAFI.

2.3 - As Unidades Setoriais de Contabilidade procedem mensalmente à conciliação

dos saldos apontados nos RMA e RMB com os saldos existentes no SIAFI;

Recomendação 06 (DCF): Promover a adequada conciliação dos saldos apontados

no RMA com os saldos existentes no SIAFI, nos termos da macrofunção SIAFI

021101.

4.4. Constatação: (03) Existência de materiais com prazo de validade vencido no Almoxarifado

Consoante inspeção física e informação apresentada pela CMAT, por meio do

memo n° 08/2016-CMAT, de 11/03/2016, destaca-se a existência de materiais

com prazo de validade vencido, conforme demonstrativo a seguir:







8

Código Denominação Unid. Medida Saldo Vencimento

3016000800227 Caneta esferográfica, cor tinta azul Unidade 34.691,00 10/05/2015

3016000800020 Caneta esferográfica transparente cor preta Unidade 16.867,00 20/04/2015

3016000800104 Pincel p/ quadro branco tipo recarregável cor azul Unidade 647,00 12/2015

3016000800105 Pincel p/ quadro branco tipo recarregável cor preto Unidade 1.410,00 10/2013

3016000800106 Pincel p/ quadro branco tipo recarregável cor

vermelho Unidade 905,00 10/2013

3016000800142 Pincel atômico recarregável azul Unidade 1.833,00 06/2013

3016000800134 Pincel atômico recarregável preto Unidade 1.836,00 08/2013

3016000800135 Pincel atômico recarregável vermelho Unidade 2.010,00 09/2013

3016000800138 Tinta para recarga pincel marcador de quadro

branco, cor azul Frasco 64,00 01/2014

3016000800013 Tinta para carimbo, cor preta 40 ml Unidade 119,00 07/2015

Fonte: CMAT Demonstrativo 04

Causa: Ausência de controles internos sistêmicos e procedimentos para

acompanhamento dos prazos de validade



Inicialmente, destaque-se que todos os materiais acima relacionados foram recebidos anteriormente a esta

gestão. É notório que estes itens possuem baixa qualidade, razão pela qual houve poucas solicitações destes,

por parte dos setores que os utilizam. Dessa forma, tais materiais permanecem no estoque até os dias atuais.

No tocante às canetas esferográficas cores azul e preta supracitadas estão listadas no Processo n°

23129.002816-01 que trata do desfazimento de materiais de consumo do Almoxarifado, considerados

inservíveis para a Instituição, tendo em vista que não apresentam condições para utilização, logo que perderam

a funcionalidade.

Os demais itens continuam funcionais, assim, apesar de estarem vencidos, estão sendo utilizados pelos

respectivos setores da UFRR.

Com o objetivo de melhorar o controle desses materiais quanto ao prazo de vencimento e suas utilizações, a

Coordenação de Materiais vem solicitando à Pró-Reitoria de Administração que empenhe apenas quantidades

de materiais suficientes para consumo no período de um ano apenas, além disso, será discutido com a Diretoria

de Tecnologia da Informação sobre a possibilidade de realizar o controle de validade dos materiais por meio

do SIPAC.

Análise da Auditoria: Apesar da CMAT informar que os materiais relacionados

no Demonstrativo 04 possuem baixa qualidade não elide o fato de que o

controle para acompanhamento dos prazos de validade não está adequado,

visto que não foram adotadas medidas tempestivas para que os materiais

ainda dentro do prazo de validade fossem doados a outras instituições da

Administração Pública.

Recomendação 07 (CMAT): Estabelecer mecanismos de controle periódico para

acompanhamento do prazo de validade dos materiais estocados, de forma a

permitir que seja avaliada, mediante consumo dos últimos meses, a







9

utilização dos materiais, e caso estejam sem uso, possam ser doados a

outras instituições da Administração Pública em condições de utilização.

Recomendação 08 (PROAD/DA/CMAT): Evitar a compra volumosa de materiais

sujeitos, num curto espaço de tempo, à perda de suas características

normais de uso, bem como daqueles propensos ao obsoletismo, conforme

disposto no item 2.5 da IN/SEDAP n° 205/88.

4.5. Informação: (02) Existência de materiais inservíveis

Consoante entrevista realizada no dia 01/03/2016 com os servidores da CMAT

foi informada a existência de materiais que não estavam mais sendo

utilizados por esta IFES. Em atenção a Solicitação de Auditoria n° 11/2016-

COAUDIN foi apresentada a relação de materiais considerados inservíveis,

conforme a seguir:

Código SIPAC Denominação Unid. Medida

Saldo no

SIPAC Preço Total

Saldo no

estoque (físico)

01 3016000800119 BOBINA PAPEL 57 X 60MM, BRANCA UNIDADE 67 R$ 3,4000 R$ 227,7999

1230

02 3016000800026 BOBINA PARA CALCULADORA LOGUS

684 57MMX60MM UNIDADE 88 R$ 1,0000 R$ 88,0000

03 3016000800055 BOBINA PARA CALCULADORA FACIT

60MMX60MM UNIDADE 29 R$ 0,4814 R$ 13,9599 30

04 3016000800071 BOBINA PARA CALCULADORA

OLIVETTI LUGUS 692 UNIDADE 14 R$ 0,9300 R$ 13,0200 90

05 3016000800027 BOBINA PARA REGISTRADORA DE

89MMX60MM UNIDADE 172 R$ 0,8000 R$ 137,6000 355

06 3016000800038 PAPEL PARA FAX, TÉRMICO BOBINADO. UNIDADE 38 R$ 3,5551 R$ 135,0946 42

07 3016000800030 TRANSPARÊNCIA PARA IMPRESSORA JATO TINTA, A4, CX, COM 100 FLS

CAIXA 53 R$ 23,8433 R$ 1.263,6966 55

08 3016000800045 TRANSPARÊNCIA SEM TARJA, A4, CAIXA COM 100 FOLHAS.

CAIXA 37 R$ 18,8800 R$ 698,5600 34

09 3017000103563 CARTUCHO DE TONER HP, PRETO, REF.

C4096A LASERJET 2100 PCL6 UNIDADE 23 R$ 247,7017 R$ 5.697,1399 23

10 3017000103532 FORMULÁRIO CONTÍNUO DE 80

COLUNAS DE DUAS VIAS CAIXA 3 R$ 69,8000 R$ 279,2000 6

Fonte: CMAT

Demonstrativo 04

Destaca-se que os materiais constantes no Demonstrativo 04 são objetos do

Processo nº 23129.002816/2016-01, que trata do desfazimento de materiais de

consumo estocados no setor de almoxarifado, conforme informado pela CMAT,

por meio do memo n° 11/2016.

Com relação ao Demonstrativo 04 apresentado pela CMAT verifica-se

divergência entre o quantitativo de materiais registrados no sistema SIPAC

e o inventário físico, o que reforça a necessidade de melhor controle de

entradas e saídas de materiais, conforme consta no item 4.1.2 deste

Relatório.

4.6. Constatação: (04) Inexistência de segregação de função para as atividades de recebimento,

controle e saída de materiais







10

Destaca-se que a Coordenação de Materiais conta com uma equipe de dois

servidores para desempenhar as atividades tanto da CMAT quanto de suas

Divisões de Almoxarifado e Suprimento de Materiais, conforme informação

constante no memo n° 08/2016-CMAT:

Atualmente, a Coordenação de Materiais conta com apenas dois servidores Técnicos

Administrativos, ocupantes das funções de assistente em administração e auxiliar em

administração, não possuindo nenhum servidor técnico com a especialidade de

almoxarife.

Diante disso, tanto as atividades rotineiras administrativas quanto as operacionais,

como separação dos itens e arrumação de estoque, são realizadas por esses

servidores.

Ante ao número reduzido de servidores verifica-se que não há segregação de

funções para as atividades de recebimento, controle e saída de materiais.

Causa: Carência de pessoal na Coordenação de Materiais



A Coordenação de Materiais é a unidade responsável pela execução estratégica da gestão de todos os

materiais de consumo destinado à Universidade Federal de Roraima. Dessa forma, esta unidade realiza o

recebimento e distribuição de todos os materiais que abastecem os Campus Paricana, Campus Cauamé e

Campus Murupu.

Essa Coordenação é subdividida em duas divisões, quais sejam, Divisão de Almoxarifado e Divisão de

Suprimento de Materiais. Esta tem como competência realizar diagnósticos e consolidações de demandas

referentes às necessidades de aquisições de materiais de consumo, já aquela tem a tarefa de gerir os depósitos

de materiais.

Como se percebe, o quantitativo mínimo de servidores para realização das atividades desta Coordenação é de

três, em razão da segregação de funções. Entretanto, as rotinas de atividades desenvolvidas por esta seção,

quais sejam, recebimento de materiais e despacho com transportadoras, distribuição diária de materiais

(incluindo atendimento no SIPAC, separação dos itens e entrega mediante protocolo), lançamento de notas

fiscais no SIPAC e liquidação no SIAFI, acompanhamento de processos, empenhos e entrega de materiais,

comunicação oficial com empresas para cobrança destes, controle dos quantitativos dos itens do estoque,

disposição e organização dos depósitos, exigem um quantitativo maior de servidores para o seu

desenvolvimento.

(...)

Portanto, é urgente a necessidade de servidores para o desenvolvimento das atribuições desta Coordenação,

imprescindíveis à instituição.

Análise da Auditoria: Verifica-se que a quantidade de servidores lotados

atualmente na Coordenação de Materiais e suas Divisões é insuficiente para

atender a demanda de atividades, acarretando na ausência de segregação de

funções e consoante informado pela CMAT a quantidade mínima seria de 03

(três) servidores.







11

No intuito de evitar a execução das atividades da CMAT de forma inadequada

e sem a devida segregação de funções, visto a possibilidade da ocorrência

de erros materiais ou fraude, torna-se necessário a separação das funções,

já que um ato realizado por um determinado servidor, consequentemente, será

revisado por outro, em momento posterior.

Recomendação 09 (PROGESP): Realizar levantamento do quantitativo de

servidores necessário para realização dos trabalhos da Coordenação de

Materiais com posterior implemento de medidas para lotar a CMAT com o

número adequado de servidores.

Recomendação 10 (PROAD/DA/CMAT): Executar as atividades da CMAT com a

devida segregação de funções, de modo que o servidor que recebe, não

cadastre os materiais (registro de dados) e o que cadastre os materiais não

realize sua baixa no sistema (atendimento das requisições).

Recomendação 11 (PROGESP/DDS): Promover a capacitação dos servidores da

CMAT responsáveis pela implementação dos controles dos materiais de consumo

em estoque.

4.7. Constatação: (05) Fragilidade no controle de entrega de materiais de consumo

Consoante consulta realizada no sistema de Tesouro Gerencial e SIAFI

Operacional verifica-se saldo na conta Restos a Pagar Não Processados a

Liquidar (631100000), referente a material de consumo, conforme amostragem

relativas aos saldos de empenhos com valor acima de R$ 10.000,00, a seguir:

Núm. Processo NE

CCor

Nota de

Empenho Favorecido NE CCor

Modalidade

Licitação NE

CCor

Natureza

Despesa

Detalhada

RP NAO

PROC. A

PAGAR

23129000325201455 2015NE800856 09182360000126 CENTRAL SERVICOS E

COMERCIO LTDA - ME

PREGAO 33903026 10.121,20

23129000586201475 2015NE800286 07442086000151 J L C DE MELO - EPP PREGAO 33903007 29.120,10

23129000668201509 2015NE801041 17169134000133 RJ COMERCIO

ATACADISTA E

VAREJISTA DE

LUBRIFICANTES EI

PREGAO 33903039 10.370,50

23129001114201511 2015NE800651 09474003000212 RICCA COMERCIO

LTDA - EPP

PREGAO 33903022 16.084,80

23129001457201232 2015NE800882 05639661000185 NORT PEL NORTE

PECAS LTDA - ME

PREGAO 33903039 27.844,50

23129001544201532 2015NE800985 09474003000212 RICCA COMERCIO

LTDA - EPP

PREGAO 33903007 18.229,14

2015NE800986 09474003000212 RICCA COMERCIO

LTDA - EPP

PREGAO 33903007 26.528,96

23129003685201590 2015NE800816 09468387000180 DEMOCRATA

MEDICAMENTOS E

PRODUTOS

HOSPITALARES LTDA

-

PREGAO 33903036 19.324,01

23129004714201450 2015NE800519 01972316000108 DISTRIBUIDORA DE

MEDICAMENTOS

LONDRINA EIRELI -

EPP

PREGAO 33903036 13.341,78







12

2015NE800520 12550033000194 NOVA ALIANCA

DENTAL MEDICA

HOSPITALAR LTDA -

ME

PREGAO 33903036 10.899,00

23129004781201555 2015NE800690 07028185000191 MUITO MAIS

PUBLICIDADE E

EVENTOS LTDA - ME

PREGAO 33903059 11.200,00

23129005238201494 2015NE800242 09141561000185 CERTAMA LTDA - EPP PREGAO 33903035 28.224,00

2015NE801007 17450497000142 GUILHERME

RODRIGUES

FERREIRA

VARIEDADES - ME

PREGAO 33903006 64.410,30

2015NE801008 12966690000117 MULTI SOLUCOES

COM. REP E SERV.

LTDA - ME

PREGAO 33903024 15.635,00

23129010891201556 2015NE801082 04613444000153 IPES INDUSTRIA DE

PRODUTOS E

EQUIPAMENTOS DE

SOLDA LTDA

PREGAO 33903004 11.600,00

Total 312.933,29

Fonte: Tesouro Gerencial e Siafi: 07/03/2016

Demonstrativo 04

Causa: Ausência de controles internos sistêmicos e procedimentos para

acompanhamento dos prazos de entrega de materiais de consumo



Conforme orientação dessa Coordenadoria de Auditoria Interna foi realizada uma análise apenas dos

empenhos com valor acima de R$ 10.000,00 (dez mil reais) os quais serão suficientes e esclarecedores sobre os

óbices encontrados neste setor:

a) Os empenhos 2015NE800286, 2015NE800985 e 2015NE800986 referem-se a gêneros alimentícios, os

quais não são recebidos ou distribuídos pela Coordenação de materiais;

b) O empenho 2015NE800882 refere-se a serviço de manutenção, não sendo controlado por este setor;

c) Os empenhos 2015NE800816, 2015NE800242, 2015NE801082 foram cumpridos parcialmente. Assim,

os respectivos fornecedores estão em mora na entrega dos materiais restantes, conforme saldos elencados

na tabela de referência;

d) Os empenhos 2015NE800856, 2015NE801041, 2015NE651, 2015NE800520, 2015NE801007 e

2015NE801008 até o momento não foram executados, assim, as respectivas empresas estão em mora na

entrega desses materiais.

Atualmente, a Coordenação de Materiais não dispõe de um sistema efetivo para acompanhamento das notas de

empenhos emitidas por esta IFES. Além disso, seria necessária a designação de servidor para cumprimento

exclusivo de monitoração de empenhos, tendo em vista a grande demanda de tempo despendido para realização

desse mister. Ainda, muitos empenhos emitidos pela UFRR só chegam ao conhecimento desse setor no momento

da entrega do material, dificultando sobremaneira qualquer acompanhamento.

Análise da Auditoria: A informação apresentada corrobora com a constatação

e destaca-se que não há um sistema efetivo para acompanhamento da nota de

empenho, bem como não há uma rotina de envio de empenhos para a CMAT, o que

fragiliza o acompanhamento da entrega de materiais de consumo.







13

Dessa forma torna-se necessário o estabelecimento de rotina quanto ao envio

de notas de empenho de material de consumo, quando da emissão, à CMAT para

conhecimento e acompanhamento quanto ao prazo de entrega.

Recomendação 12 (PROAD/DA/CMAT): Estabelecer rotinas quanto ao envio de

notas de empenho de materiais de consumo ao CMAT para conhecimento e

controle quanto ao prazo de entrega, consoante edital de licitação.

4.8. Constatação: (06) Dificuldades encontradas na operacionalização do SIPAC

Consoante entrevista e com base no memo n° 08/2016-CMAT destaca-se que

algumas funcionalidades do sistema SIPAC não estão sendo operacionalizadas

por falta de conhecimento dos servidores da CMAT.

Entre as funcionalidades não utilizadas podem ser citadas: controle de

entrega de materiais, consoante empenho; controle do prazo de validade dos

materiais, controle de estoque mínimo.



O Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos – SIPAC é uma ferramenta importantíssima

para o controle e distribuição de materiais, permitindo relatórios de estoque e movimentações de entrada e

saídas dos itens.

Contudo, a principal dificuldade para os servidores lotados neste setor é a ausência de capacitação quanto aos

procedimentos de operacionalização do referido sistema. Os conhecimentos adquiridos por estes servidores

sobre o SIPAC são oriundos da prática diária. Com isso, muitas das funcionalidades disponíveis no sistema

não são aproveitadas.

Ainda, esta Coordenação acredita que o SIPAC substitui plenamente as antigas e ultrapassadas fichas de

prateleira, tendo em vista que realiza o controle exato e eficiente das entradas e saídas dos materiais.

Continuando, as referidas fichas de prateleira tornaram-se meras transcrições das informações fornecidas pelo

Sistema, demandando tempo de trabalho e sujeitas a erro humano. Com isso, acredita-se que esta ferramenta,

por muito tempo utilizada, tonou-se obsoleta após a implantação do SIPAC, devendo, dessa forma, ser extinta

para melhor aproveitamento das forças de trabalho e otimização do serviço.

Análise da Auditoria: Consoante informação supracitada a CMAT ressalta a

ausência de capacitação para operacionalização do sistema SIPAC, o que

inviabiliza a utilização de funcionalidades disponíveis no sistema que

poderiam ser melhor aproveitadas para o gerenciamento de materiais. Dessa

forma, torna-se necessário o treinamento dos servidores da CMAT de modo que

sejam apresentadas as funcionalidades do SIPAC, módulo Almoxarifado, no

intuito de melhor operacionalização da ferramenta.

Recomendação 13 (PROGESP/DDS/DTI): Capacitar os servidores da CMAT quanto à

operacionalização do sistema SIPAC, módulo Almoxarifado, de modo que as

ferramentas disponíveis, sejam melhor utilizadas.

4.9. Constatação: (07) Estrutura inadequada para estocagem de materiais







14

Consoante inspeção física realizada na CMAT no dia 01/03/2016 verificou-se

que há disponível para estocagem de materiais 04 ambientes, conforme a

seguir:

a) Almoxarifado: constam os materiais de expedientes, processamento de

dados, material para manutenção de bens imóveis, material para áudio,

vídeo e foto.

b) Sala 01: materiais de limpeza e produtos de higienização. c) Sala 02: materiais de limpeza e produtos de higienização; d) Sala 03: material de copa e cozinha, elétrico e eletrônico,

processamento de dados, acondicionamento e embalagem.

Ante a inspeção física nesses ambientes destaca-se fragilidade na adequação

do espaço físico para estocagem de materiais:

1) Espaços improvisados para armazenagem de materiais; 2) Materiais no corredor (baldes, tintas); 3) Sala 01 apresentando goteiras; 4) Infiltração nas paredes dos depósitos do Almoxarifado; 5) Fezes de rato na Sala do Almoxarifado; 6) Sala 01 com material (papel higiênico) empilhado até o teto, inclusive

encobrindo uma câmera de segurança e sem observância do item 4.1,

alínea “l”, da IN/SEDAP n° 205/88, que atenta para a segurança e altura

da pilha (distância de 70 cm aproximadamente do teto e de 50 cm

aproximadamente das paredes);

7) Câmeras de segurança sem o funcionamento adequado.

Causa: Fragilidade na adequação do espaço físico para estocagem de

materiais



Atualmente, as instalações do setor de almoxarifado não são adequadas à compartimentação dos materiais de

consumo da UFRR. O prédio utilizado é uma construção antiga que precisa de reformas, apresenta infiltrações

nas paredes, rachaduras na alvenaria, goteiras em diversas salas que por vezes danificam ou inutilizam

materiais armazenados, perfurações feitas por roedores nos cantos das paredes, ausência de climatizadores em

algumas salas, equipamentos de refrigeração de ar danificados, prateleiras de madeira deterioradas por cupins

e poeira. Esse cenário favorece a proliferação de ratos, baratas, escorpiões, lacraias, mosquitos que além de

oferecerem demasiado risco à saúde dos servidores também danificam ocasionalmente os produtos

acondicionados nesta seção.

Continuando, a Coordenação de Materiais conta com quatro salas para depósito que são mal aproveitadas por

não possuírem prateleiras para a correta acomodação dos itens, além disso, o volume de materiais de consumo

adquiridos pela UFRR aumentou consideravelmente nos últimos anos, acompanhando seu crescimento, o que

não aconteceu com a estrutura física para compartimentação desses materiais, tendo em vista que as salas

utilizadas não são suficientes, sendo necessário utilizar os corredores para guarda desses itens.

Outro óbice encontrado nesta seção é a ausência de câmeras filmadoras para registro das movimentações e

salvaguarda dos materiais. No setor, existem apenas duas câmeras, uma na sala 01 e outra no corredor, não

sendo suficientes para cobrir todo o perímetro onde estão armazenados os itens.







15

Cabe destacar ainda, que os servidores deste setor trabalham sob condições insalubres, necessitando, por

vezes, manusear caixas pesadas e empoeiradas, materiais químicos, objetos que estão impregnados de agentes

biológicos, além de conviver com a presença de insetos, parasitas e animais peçonhentos entre as mercadorias

o que ensejaria a percepção de adicional de insalubridade devido por esse tipo de labor. Entretanto, tal

retribuição não está sendo é paga aos servidores lotados nesta Coordenação.

Análise da Auditoria: As informações da CMAT corroboram com as constatações

apontadas quanto a inadequação das instalações físicas para estocagem de

materiais e acrescentam que os servidores daquela Coordenação estão

expostos à condições insalubres sem a percepção do adicional de

insalubridade.

É importante destacar que para concessão do adicional de insalubridade o

ambiente deverá ser avaliado por meio de laudo técnico, consoante os termos

da Orientação Normativa n° 06/2013, da Secretaria de Gestão Pública.

Cabe ressaltar que para estocagem dos materiais devem ser tomados cuidados

para a conservação e segurança, conforme dispõe o item 4 da IN/SEDAP n°

205/88:

DA ARMAZENAGEM

5. A armazenagem compreende a guarda, localização, segurança e preservação do material

adquirido, a fim de suprir adequadamente as necessidades operacionais das unidades integrantes

da estrutura do órgão ou entidade.

5.1. Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros são:

a) os materiais devem ser resguardados contra o furto ou roubo, e protegidos contra a ação dos

perigos mecânicos e das ameaças climáticas, bem como de animais daninhos;

b) os materiais estocados a mais tempo devem ser fornecidos em primeiro lugar, (primeiro a

entrar, primeiro a sair - PEPS), com a finalidade de evitar o envelhecimento do estoque;

c) os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar uma fácil inspeção e um rápido

inventário;

d) os materiais que possuem grande movimentação devem ser estocados em lugar de fácil acesso e

próximo das áreas de expedição e o material que possui pequena movimentação deve ser estocado

na parte mais afastada das áreas de expedição;

e) os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com o piso. É preciso utilizar

corretamente os acessórios de estocagem para os proteger;

f) a arrumação dos materiais não deve prejudicar o acesso as partes de emergência, aos extintores

de incêndio ou à circulação de pessoal especializado para combater a incêndio (Corpo de

Bombeiros);

g) os materiais da mesma classe devem ser concentrados em locais adjacentes, a fim de facilitar a

movimentação e inventário;

h) os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes e

porta-estrados, eliminando-se os riscos de acidentes ou avarias e facilitando a movimentação;

i) os materiais devem ser conservados nas embalagens originais e somente abertos quando houver

necessidade de fornecimento parcelado, ou por ocasião da utilização;

j) a arrumação dos materiais deve ser feita de modo a manter voltada para o lado de acesso ao local

de armazenagem a face da embalagem (ou etiqueta) contendo a marcação do item, permitindo a

fácil e rápida leitura de identificação e das demais informações registradas;

l) quando o material tiver que ser empilhado, deve-se atentar para a segurança e altura das pilhas,

de modo a não afetar sua qualidade pelo efeito da pressão decorrente, o arejamento (distância de

70 cm aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente das paredes).







16

Ante aos cuidados para estocagem de materiais, conforme dispõe a IN/SEDAP

205/88, devem ser dadas condições adequadas de trabalho aos servidores que

desempenham atividades no Almoxarifado.

Recomendação 14 (PROAD/CMAT/PROGESP): Adequar o espaço físico de modo que

os materiais sejam devidamente estocados, observado item 4 da IN/SEDAP

205/88.

Recomendação 15(PROAD/DA/CMAT): Adotar medidas para evitar a proliferação

de roedores, baratas e mosquitos, de modo a não oferecer risco à saúde dos

servidores.

Recomendação 16(PROGESP): Promover a avaliação do ambiente da CMAT, por

meio da emissão de laudo técnico, nos termos na ON/MPOG n° 06/2013.

4.10. Constatação: (08)

Ausência de termo de transferência de responsabilidade de materiais do

Almoxarifado

Destaca-se que com a vacância do servidor de CPF n° ***.222.262-**,

designado para exercer a função de Coordenador de Materiais, conforme

Portaria n° 323/GR, de 26/05/2014, publicada no DOU, Seção 2, de

28/05/2014, não consta o termo de transferência de responsabilidade sobre

os materiais do Almoxarifado.

Causa: Fragilidade no controle de transferência de responsabilidade

Manifestação da CMAT: a CMAT apenas informou por meio do memo n° 09/2016

que não há termo de transferência de responsabilidade sobre os materiais do

almoxarifado.

Análise da Auditoria: Consoante item 8.1 da IN/SEDAP n° 205/88 deverá ser

realizado o inventário físico de transferência de responsabilidade quando

da mudança do dirigente de uma unidade gestora.

Recomendação 17 (PROAD/DA/CMAT): Promover a realização do inventário físico

de transferência de responsabilidade quando da mudança da chefia da CMAT.


Ausência de manual de Almoxarifado

No intuito de verificar normativos internos para gestão de materiais

constata-se que está em fase de elaboração um manual de procedimentos do

Almoxarifado contendo organograma e especificação das atividades da CMAT,

bem como fluxograma das etapas de recebimento de materiais, entretanto, não

consta previsão de conclusão.

Manifestação da CMAT: Consoante informação da CMAT a elaboração do manual

foi iniciativa da equipe de Almoxarifado, conforme consta no memo n°

08/2016-CMAT:







17

O Manual do Almoxarifado da UFRR encontra-se em processo de elaboração. Por iniciativa dos servidores

que passaram a compor a equipe de almoxarifado no ano de 2014, começaram os trabalhos para elaboração

do supramencionado manual, tendo em vista a total ausência de documento exclusivo, detalhando os

procedimentos adotados na seção. Entretanto, não há comissão nomeada para tal missão. Por fim, o manual

encontra-se inacabado e pendente de aprovação e publicação.

Análise da Auditoria: Ante a manifestação da CMAT verifica-se que não foi

dado prosseguimento a conclusão do manual, o que fragiliza as atividades e

os procedimentos de controle, visto que não há definição de rotinas e

uniformização de padrões adotados naquela Coordenação.

Recomendação 18(PROAD/DA/CMAT): Elaborar manual estabelecendo rotinas e

uniformizando procedimentos a serem adotados na Coordenação de Materiais e

suas Divisões.


Atendimento parcial das recomendações emitidas pela Auditoria Interna

Destaca-se que 03 recomendações do Relatório n° 07/2014, referente a

auditoria anterior na Divisão de Almoxarifado, não foram atendidas em sua

totalidade, conforme a seguir:

Recomendação 06(DA): Solicitar treinamento/capacitação e/ou visita técnica, para que as dificuldades sejam

sanadas, propiciando assim um melhor aproveitamento das ferramentas do novo sistema de controle dos

materiais; Recomendação 08(CMAT): criar mecanismos de controle dos prazos de entrega dos materiais de consumo, em

consonância ao edital/contrato/ata de RP;

Recomendação 18(CMat/PU): criar controle de descartes/doação dos toneres usados, contendo informações

como: quantidade, marca, modelo (se possível) e assinaturas de quem entregou e de quem recebeu;

Manifestação da CMAT: Consoante memo n° 09/2016-CMAT, de 21/03/2016, foram

apresentadas as seguintes informações:

Recomendação 06:

Foi realizado treinamento junto à DTI de novas funcionalidades do Sistema Integrado de Patrimônio,

Administração e Contrato, módulo almoxarifado, possibilitando aprimoramento da utilização de suas

ferramentas.

Contudo, não há cursos periódicos para renovação dos conhecimentos e aprendizagem de novas

funcionalidades do SIPAC, à vista disso, seria importante o oferecimento de cursos regulares e formais sobre o

sistema, possibilitando o aprimoramento de antigos servidores e capacitação de novos, lotados neste setor.

Recomendação 08:

Foi criada planilha de controle para acompanhamento de empenhos e entregas de materiais de consumo,

contudo tal ferramenta não se mostrou suficiente para o acompanhamento efetivo de todas as notas de empenho

emitidas por essa instituição, pois o lançamento dos dados da nota de empenho na referida planilha,

acompanhamento das entregas, comunicação oficial com empresas em atraso ou entrega irregular, demanda

muito tempo, o que necessita de servidor exclusivo para o cumprimento de tal atribuição. Além disso, muitas

das notas de empenho que são emitidas pela UFRR relativas aos materiais de consumo, só chegam ao

conhecimento deste setor no momento da entrega do material. Assim, diante do quantitativo de servidores







18

lotados neste setor (apenas dois), de todas as atividades realizadas pela seção e da ausência de conhecimento

de muitos empenhos emitidos, torna-se impossível o acompanhamento completo das entregas dos materiais de

consumo.

Ainda, tem-se conhecimento de que o SIPAC dispõe de módulo para acompanhamento de empenhos e entrega

de materiais, entretanto tal ferramenta ainda não está disponível para utilização desta Coordenação de

Materiais. Desta feita, seria de grande valia a aquisição e implantação do módulo de acompanhamento de

empenhos e entrega de materiais por essa IFES.

Recomendação 18:

Em vista da segregação de funções, essa atribuição estava sendo realizada pelo servidor Max Handson M.

Magalhães, Chefe da Div. de Almoxarifado, que, por meio de memorando com as descrições detalhadas dos

toners utilizados encaminhava-os para Prefeitura Universitária realizar o descarte.

Análise da Auditoria: Destaca-se que as recomendações quanto a

operacionalização do sistema SIPAC, o controle para entrega de materiais

dentro do prazo estipulado em edital e o controle de descartes/doação de

toneres usados ainda se encontra pendentes de implementação. Dessa forma,

cabe a esta IFES atendimento das recomendações 11 e 12 deste Relatório, bem

como fica reiterada a recomendação n° 18 do Relatório n° 07/2014.

Recomendação 19(PROAD/DA/CMAT): Adotar providências no sentido de atender

as recomendações da Auditoria Interna, de modo a evitar a reincidência de

fragilidades já constatadas em trabalhos anteriores.

5. CONCLUSÃO

De acordo com os exames efetuados quanto a gestão de materiais nesta

IFES foram realizadas as seguintes constatações:

a) Diferenças entre o estoque físico e o registrado no sistema de

almoxarifado;

b) Diferença entre valores constantes no SIAFI E RMA;

c) Existência de materiais com prazo de validade vencido ou próximo a

vencer no Almoxarifado;

d) Inexistência de segregação de função para as atividades de

recebimento, controle e saída de materiais;

e) Fragilidade no controle de entrega de materiais de consumo;

f) Dificuldades encontradas na operacionalização do SIPAC;

g) Estrutura inadequada para estocagem de materiais;

h) Ausência de termo de transferência de responsabilidade de materiais

do Almoxarifado

i) Ausência de manual de Almoxarifado;

j) Atendimento parcial das recomendações emitidas pela Auditoria

Interna;

Cabe ressaltar que não houve manifestação da PROAD, PROGESP e CMAT em

relação ao Relatório Preliminar.

Diante das constatações e recomendações realizadas por esta

Coordenadoria de Auditoria Interna, encaminhamos ao Magnífico Reitor para

adotar as providências necessárias.







19

Boa Vista – RR, 05 de abril de 2016.

Edilene dos Santos Lima

Coordenadora de Auditoria Interna

Matrícula 1228812



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