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Dizzy, adotado em março

Relatório de Atividades 2015

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Índice

1.Enquadramento ......................................................... 2

2. Evolução da atividade ............................................... 4

3. Melhoria da qualidade de serviços e gestão interna 11

3. Aumento de níveis de eficiência de gestão…. ... ……….12

5.Abrangência e divulgação…………………………………………13

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1.Enquadramento Após o impacto inicial do esforço de redimensionamento da prestação de serviços da AZP, significativo em 2014 - ano de transição -, para 2015 perspetivou-se a consolidação do novo modelo de funcionamento do Hospital Veterinário. Para tal, a Direção da AZP priorizou as seguintes vertentes:

Otimização do modelo funcional do Hospital

Promoção, divulgação e fomento da rede de parceiros

Para a prossecução do primeiro eixo foi determinante a introdução de novos métodos de trabalho na área clínica / internamento, viabilizada pela nova Direção Clínica, bem como a reformulação das competências e procedimentos das restantes áreas, designadamente administrativa, atendimento, auxiliares e limpeza. Quanto à segunda vertente foi dada continuidade ao esforço desencadeado no ano anterior, apostando-se na cimentação do trabalho em rede com outros parceiros e entidades, de forma a colmatar a escassez de recursos humanos da AZP e a potenciar a capacidade de resposta às múltiplas áreas de intervenção. Para além do referido esforço de consolidação, o ano de 2015 foi marcado por alterações ao nível dos corpos sociais da AZP, designadamente da Direção, e também da Equipa e Direção Clínica.

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Indicadores 2014 2015

Metas Execução Desvio % exec

Associativismo

Quotas pagas 3 104 3 500 3 410 -90 -3%

Novos sócios 1 334 1 500 1 501 1 0%

Padrinhos - 25 1 -24 -96%

Novo protocolos com Associações 4 5 3 -2 -40%

Novos protocolos com outras entidades 5 6 5 -1 -17%

Animais apoiados

Animais apoiados 4 380 4 500 4 085 -415 91%

Volume financeiro apoio animais abandonados 132 071 € 100 000 € 115 322 € 15 322 € 115%

do qual será prestados a animais da UZ 20 000 € 5 228 € - 14 772 € 26%

Atividade hospital

Consultas 9 393 10 500 10 959 459 104%

Aumento das cirurgias 1 911 2 100 2 486 386 118%

Animais esterilizados/castrados (inclui protocolos) 2 209 2 500 2 027 -473 81%

das quais com animais da UZ 113 176 101 -75 57%

Aumento do número de animais internados 1 832 2 400 3 203 803 133%

Eficiência funcionamento hospital

Redução da % de análise realizadas exterior 24% 20% 20% - 100%

Redução % dos custos (telefones, lixos, papel) face ao total de custos - -4 pp

Promoção e divulgação

Aumento de likes faceboock 10 000 13 000 24 000 11 000 185%

Aumento de dias participação de campanhas de divulgação exterior 4 20 6 -14 -70%

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Consultas ao longo do ano

2. Evolução da atividade O gráfico ao lado é elucidativo quanto à distribuição anual das consultas, já que demonstra que o pico nos meses verificado em anos anteriores tendeu a esbater-se. Esta realidade é extensível a toda a atividade da AZP, que revela, assim, tendência para uma repartição mais homogénea ao longo do ano, provavelmente decorrente da maior valência de serviços disponibilizados pelo Hospital Veterinário e de um possível aumento de confiança no desempenho clínico do mesmo. De realçar que o panorama é extensível aos restantes parâmetros (novos sócios; pagamento de quotas; meios de diagnóstico, laboratório, internamento e cirurgias). Deve salientar-se a aposta em equipamento moderno e fiável, em recursos humanos qualificados e abertos à inovação e ainda o acompanhamento, monitorização e reavaliação permanentes da atividade. Conclui-se que a AZP prossegue o caminho de consolidação orçamental pautado pela otimização de eficiência, por uma mais adequada regulamentação de procedimentos internos, e pela implementação de maior rigor na gestão e controlo de cobrança de dívidas.

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200

400

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800

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2013

2014

2015

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Apadrinhe com Amor

Novos Sócios A meta prevista para 2015 foi alcançada: inscreveram-se 1501 novos sócios, o que traduz um crescimento de 12%. Para esta taxa de execução foi determinante a consolidação das várias valências clínicas relacionadas com a nova estrutura hospitalar da AZP, bem como a atividade de divulgação, quer dos serviços médico-veterinários, quer da missão desta instituição. Quotas pagas Não obstante as iniciativas direcionadas para a fidelização dos sócios antigos, designadamente através de comunicações via Newsletter alertando para o contributo de todos os associados na missão da AZP, a taxa de execução situou-se nos 97%, ligeiramente abaixo do expetável. No entanto, mantém-se a tendência de subida, já que o número de quotas pagas por novos sócios e o de pagas por sócios antigos foi superior aos anos anteriores: 1501 e 1909, respetivamente. Padrinhos O processo de apadrinhamento foi desencadeado já em meados do ano de 2015, o que é relevante na análise dos resultados finais, mas necessita claramente de ser potenciado ao nível da divulgação exterior e dos mecanismos de apadrinhamento. O principal entrave consistiu na falta de recursos humanos focados exclusivamente neste domínio.

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Yoga; Yogong; Chi Cung; Tai Chi; Kiryu; Pilates; Dança Oriental; Várias Terapias

10% em aulas + 15% em terapias

Acessórios, rações serviços,

10% de descontos

15% na inscrição dos cursos + 10% na anuidade 15% na inscrição de aulas de Tai Chi e Chi Kung Consultas: 1ª vez – 50€; seguintes – 35€

Serviços de Cabeleireiro para Animais de Companhia 10% de desconto

Loja de Aninais; Banhos; Tosquias Entregas ao Domicílio

6% de desconto

Novos Protocolos Neste âmbito, também as metas foram alcançadas nos dois domínios previstos: estabelecimento de protocolos com associações e com outros parceiros. Associações parceiras da AZP: - Animalife - ALL 2 THEM - Associação Albergue da Toxa - Associação "Rafeiros Leais" - Associação APDAA - Associação Cantinho da Milu - Associação da Chamusca - Associação Esperança Animal - Associação Prot Animais de Alcácer - Associação onde há gato não há rato - Cantinho Animais Beja - Pétalas Cósmicas

Nome: Micro Idade: 3 anos, aproximadamente Sexo: Macho Problemas de saúde: Sim – amputação de um membro posterior e paralisia do outro. História de vida: o Micro foi atropelado quando ainda vivia com a sua antiga família, há cerca de 1 ano atrás. Chegou à AZP em estado grave e a AZP acabou por responsabilizar-se por ele pois era na altura um cachorro de cerca de 1 ano de idade, olhar muito vivo e ânsia de viver. Infelizmente teve de ser amputado à pata posterior direita rendo já perdido toda a força muscular na da esquerda, impedindo-o de deslocar-se autonomamente. A AZP custeou a reabilitação e fisioterapia durante 2 meses, mas a evolução foi praticamente nula. Graças ao esforço e dedicação dos voluntários e amigos da AZP, defensores da causa animal, conseguimos pagar a construção de uma cadeira de rodas. Mas fomos mais longe: desde o passado mês de março o nosso Micro faz acupunterapia e nutriterapia e já vai revelando alguns progressos. Como não dispomos deste tipo de terapias na AZP, este tratamento só é possível graças à preciosa ajuda de uma voluntária, que suporta as despesas e se encarrega de todo o apoio logístico necessário, e de duas outras, que providenciam apoio ao nível da fisioterapia diária e alimentação. Não obstante todo o apoio referido, o caminho é longo, o que faz com que o Micro passe praticamente todo o tempo nas instalações da AZP, pelo menos até conseguir uma Família de Acolhimento Temporário ou melhorar o suficiente para conseguir andar!Tem Padrinho? Não Apadrinhável? Sim Para Adoção? Sim

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Outras entidades:

- Cão do Bairro

- Escola de Medicina

Tradicional Chinesa

- Toskiart

- Cantinho dos Animais

- Vetpunctura

- Miau Fru Fru

- Nina Maria

Sessões de acupuntura e fisioterapia chinesa na AZP (veterinária). Sujeito a marcação.

55€ para sócio

Catsitting: ausências dos donos; situações de doença, quando o gato necessita de um acompanhamento extra;Idas ao veterinário; Entrega de rações ao domicílio.

15% de desconto nos serviços

Biscoitos para Cães e Gatos 10% em todos os serviços e produtos vendidos online: http://www.ninamaria.pt/

- Mafra Animal - Pravi - União Zoófila - O Cantinho dos Gatos - SOS abandonados - SOS Bicharada A AZP em conjunto com a Campanha de Esterilização de Animais Abandonados dinamizou e promoveu uma Campanha de Esterilização de 60 cadelas no concelho de Ponta Delegada, São Miguel, em estreita articulação com a Câmara Municipal de Ponta Delgada.

Animais Apoiados Apesar de elevado, o número de animais apoiados em 2015 situou-se 9 p.p abaixo do objetivo, ou seja, 4085 face a uma estimativa de 4500. O ano de 2014 foi o que registou o pico máximo, totalizando 4380 animais. Os valores de 2012 e de 2013 situaram-se em 2847 e 3486, respetivamente. Este ligeiro decréscimo está relacionado, em parte, com uma maior complexidade clínica dos pedidos de ajuda, que acaba por traduzir-se em menor disponibilidade de vagas cirúrgicas e logísticas – internamentos mais prolongados, logo, menor disponibilidade de boxes. Por outro lado, constata-se que o apoio previsto a este nível no âmbito do protocolo com a

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Animais Apoiados

UZ se situou bastante aquém do estimado: dos 20 000€ previstos foram utilizados 5228€. Não obstante os dados apresentados, o volume financeiro de apoio a animais ultrapassou a meta prevista, perfazendo os 115321,36€. Se compararmos os valores de 2015 com os de 2014 verificamos que a descida não é proporcional (diminuição de volume financeiro / decréscimo dos animais apoiados), o que acentua a possibilidade de este cenário assentar em casos de maior complexidade clínica 2014 – 4380 animais apoiados / 132 071,11€ 2015 – 4085 animais apoiados / 128 028,18€ Do volume financeiro referido para 2015, 95 015,46€ resultaram de apoio direto por parte da AZP, sendo que em segundo lugar surge o Cantinho da Milu, em terceiro a UZ e em quarto a Associação da Chamusca.

1064

1785

2847

3486

4380 4085

2010 2011 2012 2013 2014 2015

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Atividade Hospital Consultas Em 2015 foram realizadas 10959 consultas para uma meta de 10500. Julho e agosto mantêm-se como os meses de maior afluência, não obstante a já mencionada tendência de uma distribuição mais homogénea pelos vários meses do ano. Dezembro sobressaiu com um desempenho claramente acima da tendência dos últimos anos, apresentando-se com valores ao nível dos meses estivais. Neste ponto foram suplantadas as metas previstas para os itens Consultas, Cirurgias e Internamentos. A única exceção relaciona-se com a taxa de execução das esterilizações / castrações, que se situou 19% abaixo do previsto, e cuja explicação pode residir no já anteriormente referido facto de ter sido verificado um acréscimo de procura dos serviços do Hospital para casos de maior complexidade, com reflexos na capacidade de resposta às diversas solicitações. Cirurgias Também este indicador demonstra terem sido ultrapassadas as metas definidas: efetuaram-se 2486 intervenções cirúrgicas, ultrapassando em 386 o objetivo inicial. Importa referir a adoção de novos procedimentos ao nível das marcações, com enfoque num sistema de confirmações com os clientes. De igual forma, o recente investimento no apetrechamento do hospital em equipamento tem reflexos nesta dimensão. Meios de Diagnóstico (Análises – Ecografias / Ecografias - Raio - X) Os gráficos ao lado demonstram uma evolução bastante positiva na substituição das análises externas pelas internas e na utilização do ecógrafo e RX. Destaca-se aqui a otimização de recurso da AZP, já que estes últimos meios

7873 7901 8186 9393 10959

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10000

20000

Consultas 2011 2012 2013 2014 2015

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Janeiro Abril Julho Outubro

Análises

Internas Externas

Internamento

2014 2015

0

500

1000

1500

2000

2013 (24) 2014 (839) 2015 (1564)

RX - AZP

RX - AZP

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de diagnóstico são da quase exclusiva responsabilidade da equipa clínica interna do hospital. Internamento Os dados são inequívocos: verificou-se um acréscimo exponencial dos internamentos, transversal a todos os meses do ano (com exceção de agosto e setembro). Sobressai daqui a noção de ser esta uma dimensão relevante em toda a atividade do Hospital pelas exigências que pressupõe em termos de organização, recursos humanos e materiais e impacto financeiro. De um total de 3203 internamentos, 2031 correspondem a felídeos, facto revelador de uma maior capacidade de resposta em termos de logística. Considerado em 2014 como um dos setores mais vulneráveis da AZP, são inquestionáveis os progressos realizados.

0 100 200 300 400

Janeiro

Fevereiro

Março

Abril

Maio

Junho

Julho

Agosto

Setembro

Outubro

Novembro

Dezembro

2013

2014

2015

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3.Melhoria da qualidade de serviços e gestão interna Constituiu esta a área de eleição de 2015, por tratar-se do eixo fundamental da AZP, com repercussões nas restantes dimensões. Foi, por isso, aquela que mais exigiu de todos os seus colaboradores, com especial destaque para a Direção e para os recursos humanos com funções de coordenação. Destacam-se os seguintes pontos:

Nova Direção Clínica, que assegurou a Coordenação da área e aspetos relacionados com a implementação de protocolos clínicos, organização e gestão do internamento, implementação de procedimentos de acompanhamento e controlo da atividade clínica, implementação de procedimentos ao nível médico e de auxiliar de veterinária, gestão da mancha horária, entre outras funções.

Alterações no backoffice administrativo, em consequência da ausência prolongada de uma das assistentes operacionais, por um lado, e da reorganização de funções relacionadas com a faturação, atendimento e marcações;

Implementação do sistema de consultas por marcação, potenciando a diminuição do tempo de espera dos clientes;

Monitorização e avaliação dos tempos de espera e de duração das consultas;

Reforço da equipa de auxiliares de veterinária e reorganização de funções;

Afetação de recursos humanos quase em exclusivo para atendimento telefónico, designadamente para a marcação de consultas;

Reajustes nos horários e nos procedimentos de altas médicas;

Reorganização do espaço interno do piso inferior, para uma melhor rentabilização do mesmo;

Realização de pequenas obras de manutenção das instalações e equipamentos e aquisição de pequeno equipamento para utilização quotidiana;

Investimento no sistema de ventilação de ar e mudança das lâmpadas tendo em vista a diminuição do consumo de eletricidade;

Adesão a medidas de apoio ao emprego, promovidas pelo Instituto de Emprego e Formação Profissional, destinadas à área de atendimento e arquivo / registo de informação no sistema informático;

Instalação de sistema de videovigilância, tendo em vista a melhoria da segurança da equipa e dos utentes;

Definição e implementação rigorosa de procedimentos em casos de desinfeções e quarentenas.

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4.Aumento de níveis de eficiência de gestão A procura de ganho de eficiência foi determinante em 2015 e subsistirá nos próximos tempos. A sua consecução refletir-se-á no equilíbrio financeiro da AZP e permitirá ampliar a atuação no âmbito da proteção dos direitos dos animais. Neste contexto relevam-se as seguintes medidas:

Redução de desperdício (papel, tinteiros, material de escritório);

Diminuição dos gastos energéticos, possível com a instalação de um novo sistema de iluminação e de um circuito de ventilação e circulação de ar inovador e amigo do ambiente;

Revisão dos preços praticados;

Diminuição de custos de serviços devido à alteração das entidades fornecedoras de telefone, internet e de segurança / alarmes;

Revisão do Regulamento Interno para uma otimização dos recursos humanos;

Continuidade de uma linha negocial permanente com os fornecedores para negociação de maiores margens nos descontos comerciais e financeiros;

Alteração de fornecedores de ração, e de outros produtos, para um controle de custos, sem perder de vista critérios de qualidade;

Adesão aos já referidos programas do Instituto de Emprego e Formação Profissional;

Ponderação e revisão de toda a estrutura de informação existente;

Implementação de um novo sistema de processamento de dívidas e de cobrança, passando por uma maior formalização, maior acompanhamento, maior proximidade e adesão ao sistema de Débito Direto;

Maior eficiência no atendimento e na prestação de cuidados médico-veterinários através da implementação do sistema de marcação de consultas e de monitorização de tempos de espera;

Continuidade de iniciativas mobilizadoras de receita canalizada para casos de ajuda dispendiosos (Arredonda; blog solidário; venda de rifas).

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Site AZP

5.Abrangência e divulgação

No âmbito da divulgação, foram concretizadas as seguintes iniciativas:

a. Sócios: garantiu-se a disponibilização de informação aos sócios via correio eletrónico através da Newsletter.

b. Site da AZP: procedeu-se a uma revisão integral do mesmo, renovando-se a conceção e imagem, em conformidade com a nova dinâmica da AZP.

c. Facebook da AZP: beneficiou de um maior incremento ao nível da atualização de informação – e com tempo de resposta muito reduzido -, essencialmente no âmbito de iniciativas da associação (exposições, campanhas de recolha de alimentos, apelos, notícias …) e divulgação de animais, sendo o número de “gostos” revelador do seu impacto: 24000.

d. Foi criado um blog solidário da AZP. No entanto, necessita de atualização, o que tem sido dificultado pela escassez de recursos humanos.

e. Divulgação dos animais acolhidos: manteve-se e foi concretizada com recurso a sites específicos; listas de contactos via correio eletrónico; Newsletter e anúncios nas instalações da Associação.

f. Newsletter: manteve-se a sua publicação em suporte papel e formato digital: 6 edições.

g. Mobilização e fidelização de Voluntários: esta valência apresenta um desempenho positivo, não obstante alguns constrangimentos. Realça-se a fidelização de alguns

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voluntários e sublinham-se algumas atividades como acolhimento de animais, passeios, transportes e deslocações, angariação de donativos (um grupo de voluntários conseguiu angariar cerca de 400€ para o fabrico de uma cadeira de rodas para o cão Micro), ações de sensibilização para os direitos dos animais, divulgação, fotografias, entre muitas outras.

h. Mobilização e fidelização de Famílias de Acolhimento Temporário, não foi ainda possível ampliar significativamente esta dimensão, tendo sido, no entanto, fidelizadas algumas colaborações.

i. Exposições temporárias: esteve patente a mostra “Esculturas em Arame”, de Simone Grecco, tendo a artista plástica doado à AZP 25% da receita.

j. Manteve-se a celebração do aniversário da AZP, desta vez com uma comemoração muito especial: a “Manhã Solidária da AZP”, patrocinada pela Associação Pétalas Cósmicas” proporcionou uma bem passada manhã de sábado, plena de exercício físico, e granjeou donativos.

k. Feira Animal de Oeiras: em 2015 conseguimos por 2 vezes assegurar a presença nesta iniciativa, contribuindo para a divulgação da AZP e tentando captar um público fisicamente mais distante das nossas instalações.

l. Campanhas de angariação de donativos: foram organizadas 3 campanhas de angariação de donativos em supermercados e a AZP participou numa outra, organizada pela Animalife.

m. Ações de sensibilização: realizaram-se 2 visitas às instalações da AZP por parte de crianças do Grupo Recreativo das Patameiras, em Odivelas, e da Junta de Freguesia dos Olivais (Componente de Apoio à Família). Em ambas iniciativas os visitantes ofereceram

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donativos.

n. Lançamento de Livros: o prestigiado pediatra Mário Cordeiro publicou o livro “Mais de Mil Passeios – Versos ao meu cão”, cujos direitos de autor revertem para a AZP. A cerimónia contou com a presença, entre outros convidados, da Provedora dos Animais da CML e da Presidente da AZP. Também o professor Diogo da Costa Ferreira, amigo e adotante da AZP, lançou o livro “Se fosse um pássaro”, oferecendo à associação a receita de lançamento. A cerimónia decorreu na Feira do Livro de Lisboa.

o. Meios de comunicação social: as edições on-line do “Público” e do Jornal “I” publicaram por duas vezes notícias relacionadas com iniciativas ou posições públicas da AZP.