relatÓrio anual de auditoria interna - ufmg.br · 3.2-10. atividade 10 - treinamento/cursos e ......

RELATÓRIO ANUAL DE AUDITORIA INTERNA

RAINT - 2016

AUDITORIA-GERAL DA UFMG

Prédio da Reitoria, 4º andar - Av. Reitor Mendes Pimentel - Pampulha, Belo Horizonte - MG, CEP 31710-220 Telefone: 3409-4121 / E-mail: [email protected]

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SUMÁRIO

1- APRESENTAÇÃO ............................................................................................................................ 4

2- A AUDITORIA-GERAL DA UFMG ............................................................................................... 5

3- DEMONSTRAÇÃO DOS RESULTADOS DOS TRABALHOS DE AUDITORIA INTERNA

(INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 24, ARTS. 14 E 15, I A VIII) .................................................. 7

3.1- Forma de Apresentação dos Resultados (art. 14) ................................................................... 7

3.2- Realização dos Trabalhos - PAINT-2016 (art. 15, I) .............................................................. 7

3.2-1. Atividade 01 - Exame e Parecer sobre a Prestação de Contas 2015 .............................. 8

3.2-1.1. Ordem de Serviço AG. nº 01/2016 ......................................................................... 8

3.2-2. Atividade 02 - Elaboração do RAINT-2015 .................................................................... 8

3.2-2.1. Ordem de Serviço AG. nº 02/2016 ......................................................................... 8

3.2-3. Atividade 03 - Auditoria Operacional: avaliação de programas temáticos e de ações

de governo no âmbito da UFMG ...................................................................................... 9

3.2-3.1 Ordem de Serviço AG. nº 15/2015 .......................................................................... 9

3.2-3.2 Ordem de Serviço AG. nº 06/2016 .......................................................................... 9

3.2-3.3 Ordem de Serviço AG. nº 08/2016 ........................................................................ 10




3.2-4. Atividade 04 - Auditoria de Gestão: análise de licitações e de contratos realizados

pelo Hospital das Clínicas ............................................................................................... 11

3.2-5. Atividade 05 - Avaliação da Estrutura dos Controles Internos da UFMG (Committee

of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission - COSO) ........................... 12

3.2-5.1. COSO I - Avaliação na Auditoria-Geral da UFMG ............................................. 12

3.2-5.2. COSO I - Avaliação nos Órgãos/Unidades .......................................................... 16

3.2-5.2.1 Ordem de Serviço AG. nº 10/2016 ........................................................ 16

3.2-5.3. COSO I - Aplicabilidade Geral ............................................................................ 17

3.2-6. Atividade 06 - Monitoramento das Recomendações da Auditoria-Geral ................... 18

3.2-6.1. Apuração Gráfica do Monitoramento ................................................................... 18

3.2-6.2. Detalhamento do Monitoramento - Notas Técnicas

(Ordens de Serviço nº 16/2015, nº 03/2016, nº 05/2016, nº 14/2016) .................. 19

2

2

3.2-7. Atividade 07 - Exame de Admissões, Exclusões, Concessões de Aposentadoria,

Pensões, Cessões de Pessoal e Laudos Ambientais e Verificação de Existência de

Inconsistências em Folhas de Pagamento ...................................................................... 21

3.2-7.1. Ordem de Serviço AG. nº 16/2016 ....................................................................... 21

3.2-8. Atividade 08 - Acompanhamento das Recomendações da CGU e das Determinações

do TCU .............................................................................................................................. 21


3.2-9. Atividade 09 - Elaboração do PAINT-2017 ................................................................... 22


3.2-10. Atividade 10 - Treinamento/Cursos e Eventos ............................................................ 22

3.2-11. Atividade 11 - Férias do Pessoal da Auditoria ............................................................ 25

3.3- Análise dos Controles Internos (art. 15, II) ........................................................................... 26

3.4- Descrição dos Trabalhos sem Previsão no PAINT-2016 (art. 15, III) ................................. 27

3.4-1. Trabalhos Previstos no PAINT-2015 ............................................................................. 27




3.4-2. Trabalhos Extra-PAINT-2016 ........................................................................................ 28





3.4-3. Trabalho Previsto no PAINT-2017 ................................................................................ 29


3.5- Trabalhos Previstos e Não Concluídos (art. 15, IV) ............................................................. 30

3.5-1. Ordens de Serviço AG. nº 12/2016, nº 13/2016, nº 16/2016 e nº 17/2016 ..................... 30

3.6- Fatos Relevantes (art. 15, V) ................................................................................................... 31

3.6-1. Fato 01 - A Greve dos Técnicos Administrativos .......................................................... 31

3.6-2. Fato 02 - As Ocupações ................................................................................................... 31

3.6-3. Fato 03 - As Alterações da Gestão e na Equipe da Auditoria-Geral da UFMG ........ 31

3.7- Ações de Capacitação (art. 15, VI) ......................................................................................... 32

3

3

3.8- Apuração das Recomendações Emitidas no Exercício de 2016 e Justificativas dos

Gestores (art. 15, VII) ..................................................................................................................... 32

3.8-1 Apuração Gráfica das Recomendações Emitidas no Exercício de 2016 ...................... 32

3.8-2. Detalhamento das Justificativas dos Gestores............................................................... 33

3.8-2.1. Relatório de Auditoria nº 07/2016 ........................................................................ 33



3.8-2.4. Nota Técnica nº 01/2016 ...................................................................................... 36

3.8-2.5. Nota Técnica nº 02/2016 ...................................................................................... 37

3.8-2.6. Nota Técnica nº 04/2016 ...................................................................................... 37

3.9- Benefícios da Atuação da Auditoria-Geral da UFMG (art. 15, VIII) ................................. 39

4- AÇÕES DE FORTALECIMENTO DA UNIDADE DE AUDITORIA INTERNA ................... 39

5- CONSIDERAÇÕES FINAIS .......................................................................................................... 40

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1- APRESENTAÇÃO

O presente Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna (RAINT) possui como

principal objetivo apresentar os resultados dos trabalhos da Auditoria Interna da Universidade Federal

de Minas Gerais (UFMG), sendo elaborado conforme as normas estabelecidas pela até então

Controladoria Geral da União (CGU), hoje intitulada como Ministério da Transparência, Fiscalização

e Controladoria-Geral da União1. Este relatório, além de ter sido discorrido à luz do exposto na

Instrução Normativa (IN) nº 24, de 17 de novembro de 2015, emanada pela CGU, visa cumprir os

princípios legais arrolados nos artigos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (a Lei de Acesso

à Informação) e na própria Constituição da República Federativa do Brasil, de 05 de outubro de 1988.

De forma específica, o RAINT-2016 apresenta, por meios de suas sessões, a descrição dos

trabalhos realizados conforme o Plano Anual de Auditoria Interna (PAINT) para o exercício de 2016,

além de apresentar as atividades não provindas deste relatório de planejamento e de relatar

informações exigidas pela CGU por meio dos arts. 14 e 15 da instrução normativa em questão. Assim,

são atendidos estritamente os itens expressos por este órgão de controle interno, de forma sumarizada,

assim como os elementos constantes do planejamento para o exercício passado.

Elencando a execução do PAINT-2016, ordens de serviço foram expedidas com a finalidade

de avaliar atos, ações ou programas, de executar monitoramentos, de elaborar relatórios estratégicos,

entre outras atividades executadas. Demandas extra-PAINT também constam deste relatório, a

exemplo da execução de algumas auditorias in loco e da prática de ações de fortalecimento deste órgão

de auditoria interna. Já relatos como os referentes à descrição de fatos relevantes, como a alteração da

gestão e na equipe da Auditoria-Geral da UFMG e às apurações das justificativas de gestores por

recomendações de auditoria ainda não implementadas, assim como às apurações dos prazos para o

respectivo atendimento, são informações arroladas na IN nº 24/2015. Foram ainda evidenciadas, neste

relatório, ações que são constantes tanto do PAINT quanto da norma supracitada, como a análise

consolidada acerca do nível de maturação dos controles internos e a descrição das atividades de

capacitação deste órgão de auditoria interna.

Desta forma, este RAINT, que possuiu as suas atividades iniciadas e realizadas por meio da

Ordem de Serviço AG. nº 021/20162, de 21 de dezembro de 2016, demonstra todas as atividades

executadas no exercício de 2016.

1 Intitulação dada pela Medida Provisória nº 726, de 12 de maio de 2016, convertida na Lei nº 13.341, de 29 de

setembro de 2016. 2 Equipe Técnica: Ricardo Humberto Antônio Sousa.

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2- A AUDITORIA-GERAL DA UFMG

A Auditoria-Geral da Universidade Federal de Minas Gerais foi instituída em 1972 e

definitivamente implantada em 1974, com função de assessoria, sendo órgão vinculado ao Conselho

Universitário (que é presidido pelo Magnífico Reitor), cuja previsão é expressa no art. 11, inciso II do

Estatuto da Instituição, sendo que sua atual redação fora aprovada em 1999.

O Regimento Interno da Auditoria-Geral, aprovado em 1985 mediante a Resolução nº 08 do

Conselho Universitário e revisado por intermédio da Resolução nº 02/2016 deste órgão máximo de

deliberação, dispõe, consoante o art. 2º, os seus objetivos de forma mais detalhada, sendo “examinar,

assessorar, orientar, acompanhar e avaliar os atos de gestão”. Em seu art. 3º, a estrutura funcional é

descrita, assim como a competência do Presidente do Conselho Universitário para a indicação do

Auditor-Geral e para a designação do Auditor-Geral Adjunto, além de descrever o escopo do corpo

técnico da equipe de auditores, conforme redação abaixo descrita:

“Art. 3º A Auditoria-Geral da UFMG terá a seguinte estrutura funcional:

I - Auditor-Geral;

II - Auditor-Geral Adjunto;

III - Corpo técnico de auditores;

IV - Secretaria administrativa.

§ 1º Compete ao Presidente do Conselho Universitário a indicação do Auditor-Geral, entre

profissionais com formação superior legalmente habilitados e registrados no Conselho

Regional de Contabilidade, cuja escolha será submetida à aprovação do referido Colegiado.

§ 2º O corpo técnico de auditores será composto por servidores, na forma da lei.

§ 3º Cabe ao Presidente do Conselho Universitário designar um Auditor-Geral Adjunto, entre

os integrantes do corpo técnico de auditores.”

Pormenorizando a estrutura funcional, a atual da equipe da Auditoria-Geral é composta por 09

(nove) servidores, respeitando os incisos supracitados. A relação abaixo apresenta o nome, o

cargo/função e a formação acadêmica de cada integrante de tal órgão de assessoramento:

Terezinha Vitória de Freitas Silva - Auditora-Geral da UFMG

Mestrado Profissional em Administração

Pós-Graduação em Auditoria Externa

Graduação em Ciências Contábeis

Alfredo de Campos Souto - Auditor-Geral Adjunto da UFMG



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Carla Lorena de Miranda Canela - Administradora

Pós-Graduação em Gestão Pública

Graduação em Administração

Gislene Brant Moura - Contadora




Gorete Deolinda de Souza Barbosa - Contadora



Marcos Eustáquio de Oliveira Murta - Auditor




Olímpia de Souza Chaves Santos Silva - Auditora


Pós-Graduação em Administração Financeira


Ricardo Humberto Antônio Sousa - Auditor

Pós-Graduação em Contabilidade Pública e Auditoria (em curso)


Renata Brandão Teixeira de Macedo - Secretária

Pós-Graduação em Gestão de Instituições Federais de Ensino Superior

Graduação e Licenciatura em Educação Física

Nos demais artigos, o Regimento Interno engloba as competências dos componentes da

estrutura funcional e as informações constantes das respectivas Disposições Finais.

Todas as informações contemplando o Histórico, a Missão, os Objetivos, o próprio Regimento

Interno, o Mapa Estratégico, o Macroprocesso e a Cadeia de Valor da Auditoria-Geral da UFMG,

7

assim como legislações pertinentes, os Programas de Trabalho, o Manual de Auditoria Interna, entre

outras informações, estão disponíveis na página on-line do órgão: https://www.ufmg.br/auditoria/.

3- DEMONSTRAÇÃO DOS RESULTADOS DOS TRABALHOS DE AUDITORIA INTERNA

(INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 24, ARTS. 14 E 15, I A VIII)

Com a finalidade de atender aos arts. 14 e 15 da Instrução Normativa nº 24, de 17 de

novembro de 2015, apresentam-se, abaixo, desdobramentos desta sessão com a finalidade de acolher

os preceitos oriundos da CGU que se relacionam com os trabalhos realizados na Auditoria-Geral da

UFMG no exercício de 2016.

3.1- Forma de Apresentação dos Resultados (art. 14)

A Auditoria-Geral da UFMG apresenta neste RAINT os resultados dos trabalhos contendo o

relato das respectivas execuções. As atividades descritas são oriundas do PAINT-2016, além de terem

sido executados, também, trabalhos relacionados a peças de planejamento para outros exercícios.

A organização deste relatório, além de se basear nas atividades planejadas para o exercício

passado, demonstra de forma sistêmica o atendimento aos incisos do art. 15 da Instrução Normativa nº

24 de 17 de novembro de 2015.

3.2- Realização dos Trabalhos - PAINT-2016 (art. 15, I)

O PAINT-2016, que descreve os trabalhos planejados para tal exercício, foi estruturado de

acordo com os termos do art. 2º da Instrução Normativa nº 01, de 03 de janeiro de 2007, conforme

descrito no próprio plano. No entanto, em 17 de novembro de 2015, a CGU dispôs novas regras por

meio da IN nº 24, o que proporcionou maior e melhor detalhamento na elaboração do PAINT-2017 no

exercício passado.

O plano de trabalhos para 2016 previu, em sua segunda sessão, intitulada como “Metas

Programadas para o Exercício de 2016”, as metas prioritárias para tal exercício. Assim, para atender a

Instrução Normativa nº 01/2007, até então vigente, fora elaborado o “Quadro 01” com 11 (onze) ações

de auditoria. Deste modo, para fins de cumprimento do art. 15, inciso I (descrição dos trabalhos de

auditoria interna realizados de acordo com o PAINT) da vigente IN nº 24/2015, de colocar em

exercício ao princípio constitucional da Publicidade e de cumprimento da Lei nº 12.527, de 18 de

novembro de 2011 (a Lei de Acesso à Informação), nas sessões posteriores estão elencadas cada uma

https://www.ufmg.br/auditoria/

8

das 11 (onze) ações previstas no PAINT-2016 da Auditoria-Geral da UFMG com os seus respectivos

produtos.

3.2-1. Atividade 01 - Exame e Parecer sobre a Prestação de Contas 2015

3.2-1.1. Ordem de Serviço AG. nº 01/20163

A Auditoria-Geral da UFMG, por meio dessa ordem de serviço, que foi emitida em 14

(quatorze) de janeiro de 2016, realizou o exame da Prestação de Contas 2015, emitindo o Relatório de

Auditoria nº 01/2016. Em conjunto, fora emitido também, em 31 de março de 2016, o Parecer sobre

este objeto, cujo arquivo está disponibilizado no Relatório de Gestão (item 10.1) do exercício citado e

é encontrado em <https://www.ufmg.br/proplan/prestacao-de-contas-da-ufmg-2015/>. Nesta página,

são encontrados também os Balanços, as Demonstrações, e os contratos da UFMG com as Fundações

de Apoio (FAP).

- Atendimento ao PAINT

Desta maneira, com o exame realizado e com o Parecer sobre a Prestação de Contas emitido e

disponibilizado, a Auditoria-Geral da UFMG cumpre a Atividade 01 prevista no PAINT-2016.

3.2-2. Atividade 02 - Elaboração do RAINT-2015


Por meio dessa ordem de serviço, de 04 (quatro) de janeiro de 2016, a Auditoria-Geral da

UFMG elaborou o RAINT-2015 e o apresentou à CGU em 29 de fevereiro de 2016 conforme art. 16

da Instrução Normativa nº 24/2015.


Assim, com o RAINT-2015 elaborado e apresentado à CGU, a Auditoria-Geral da UFMG

cumpre a Atividade 02 prevista no PAINT-2016.

3 Equipe Técnica - Cristina Otaviana da Cruz e Pôssas; Joana Elizabete Gonçalves; Marcos Eustáquio de Oliveira

Murta. 4 Equipe Técnica: Cristina Otaviana da Cruz e Pôssas.

https://www.ufmg.br/proplan/prestacao-de-contas-da-ufmg-2015/

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3.2-3. Atividade 03 - Auditoria Operacional: avaliação de programas temáticos e de ações de

governo no âmbito da UFMG

A Auditoria-Geral da UFMG desempenhou trabalhos in loco cuja necessidade atendeu aos

estudos internos e à Matriz de Risco elaborada e apresentada na página 07 (sete) do PAINT-2016.

Estes trabalhos visaram avaliar os programas temáticos e as ações de governo, sendo que, após o

relatório concluído com as devidas constatações, o “Plano de Ação5”, para a análise das

recomendações da Auditoria-Geral pelo órgão/unidade auditado, é enviado ao gestor, com o intuito de

que este descreva as ações necessárias para o cumprimento de tais apontamentos. Desta forma,

seguem, nas próximas subsessões, todos os trabalhos realizados6 no exercício de 2016 com tal

propósito. O monitoramento das constatações de auditoria está demonstrado no item 3.2-6 -

Monitoramento das Recomendações da Auditoria-Geral por ser execução pertencente à Atividade

06 do PAINT-2016.


Por meio dessa ordem de serviço, de 04 (quatro) de novembro de 2015, este órgão de auditoria

interna visou realizar análise de licitações e de contratos celebrados pelo Hospital das Clínicas da

UFMG (HC), nos processos abertos e executados no exercício de 2015. Este trabalho gerou o

Relatório de Auditoria nº 02/2016 e a auditora designada fez 02 (duas) constatações, as quais foram

implementadas.


A Auditoria-Geral da UFMG, por meio dessa ordem de serviço, de 20 (vinte) de janeiro de

2016, visou avaliar a execução da Ação 20RK (Funcionamento de Instituições Federais de Ensino

Superior) pertencente ao Programa 2032 (Educação Superior - Graduação, Pós-Graduação, Ensino,

Pesquisa e Extensão) da Pró-Reitoria de Graduação (Prograd), gerando o Relatório de Auditoria nº

08/2016. O auditor designado fez 02 (duas) constatações, sendo que ambas possuem suas

implementações em andamento.

5 O Plano de Ação é uma planilha elaborada com a totalidade das constatações evidenciadas pelo auditor designado,

juntamente às recomendações deste. Esse plano permite que o gestor justifique cada uma das recomendações ainda não

implementadas, indicando a forma, os recursos, os critérios e as estratégias a serem utilizados, assim como o prazo previsto

de implementação. 6 Iniciados no exercício de 2015 e finalizados no exercício de 2016; iniciados e finalizados no exercício de 2016; e iniciados

no exercício de 2016 e finalizados no exercício de 2017 antes da entrega deste RAINT. 7 Equipe Técnica: Gislene Brant Moura Generoso. 8 Equipe Técnica: Alfredo de Campos Souto.

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Embasando-se nessa ordem de serviço de 02 (dois) de março de 2016, a Auditoria-Geral da

UFMG visou avaliar a execução da Ação 20RL (Funcionamento de Instituições Federais de Educação

Profissional e Tecnológica) e da Ação 2994 (Assistência ao Estudante da Educação Profissional e

Tecnológica) pertencentes ao Programa 2031 (Educação Profissional e Tecnologia) do Colégio

Técnico da UFMG (Coltec), gerando o Relatório de Auditoria nº 06/2016. A auditora designada fez

03 (três) constatações, as quais foram implementadas.


Por meio da ordem de serviço supracita, de 02 (dois) de março de 2016, foram realizados

trabalhos de auditoria visando avaliar a execução da Ação 20RI (Funcionamento das Instituições

Federais de Educação Básica) pertencente ao Programa 2030 (Educação Básica) da Escola de

Educação Básica e Profissional (EBAP), que é integrada pelo Centro Pedagógico, pelo Colégio

Técnico e pelo Teatro Universitário, gerando o Relatório de Auditoria nº 05/2016. A auditora

designada fez 02 (duas) constatações, sendo que ambas estão implementadas.


A Auditoria-Geral da UFMG, por meio dessa ordem de serviço, de 08 (oito) de abril de 2016,

visou avaliar a estrutura dos controles internos da Divisão de Transportes (Ditra), do Departamento de

Logística de Suprimentos e de Serviços Operacionais (DLO), pertencente à Pró-Reitoria de

Administração (PRA). O Relatório de Auditoria nº 07/2016, que foi gerado, apresenta 09 (nove)

constatações, sendo que 05 (cinco) foram implementadas, 01 (uma) foi parcialmente implementada e

03 (três) não foram implementadas.

Essa avaliação da estrutura (análise consolidada acerca do nível de maturação) dos controles

internos foi baseada na metodologia COSO I (Comitê das Organizações Patrocinadoras). A respectiva

auditoria focando essa metodologia foi explanada na subsessão 3.2-5, atendendo o art. 15, II, da

Instrução Normativa nº 24/2015 emanada pela CGU.

9 Equipe Técnica: Terezinha Vitória de Freitas Silva. 10 Equipe Técnica: Gislene Brant Moura Generoso. 11 Equipe Técnica: Joana Elizabete Gonçalves.

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Por meio dessa ordem de serviço, de 08 (oito) de abril de 2016, este órgão de auditoria interna

visou avaliar a execução da Ação 20GK (Fomento às Ações de Graduação, Pós-Graduação, Ensino,

Pesquisa e Extensão) pertencente ao Programa 2032 (Educação Superior, Graduação, Pós-Graduação,

Ensino, Pesquisa e Extensão) da Pró-Reitoria de Extensão (Proex), gerando o Relatório de Auditoria

nº 010/2016. A auditora designada, nesta auditoria, não apontou fragilidades.


Essa sessão objetivou demonstrar exclusivamente o cumprimento da Atividade 03 do PAINT-

2016, ou seja, foram descritos os trabalhos programados e realizados dentro do exercício passado. Os

respectivos monitoramentos foram descritos na subsessão 3.2-6 e as atividades sem previsão nesta

peça de planejamento anual, na 3.4.

Desta forma, com a demonstração dos trabalhos realizados no exercício anterior, a Auditoria-

Geral da UFMG cumpre essa atividade prevista no PAINT-2016.

3.2-4. Atividade 04 - Auditoria de Gestão: análise de licitações e de contratos realizados pelo

Hospital das Clínicas

A Auditoria-Geral da UFMG, por meio da Ordem de Serviço AG. nº 15/2015, de 04 (quatro)

de novembro de 2015, visou avaliar licitações e contratos celebrados pelo Hospital das Clínicas da

UFMG, gerando o Relatório de Auditoria nº 02/2016. Durante os trabalhos, foram registradas 02

(duas) constatações que foram devidamente implementadas no exercício passado, assim como

demonstrado no item 3.2-3.1 deste RAINT.


Assim, com a auditoria realizada e o relatório devidamente finalizado, a Auditoria-Geral da

UFMG cumpre a Atividade 04 prevista no PAINT-2016.

12 Equipe Técnica: Gislene Brant Moura Generoso.

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3.2-5. Atividade 05 - Avaliação da Estrutura dos Controles Internos da UFMG (Committee of

Sponsoring Organizations of the Treadway Commission - COSO)

O Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (Comitê das

Organizações Patrocinadoras - COSO) é uma organização norte-americana que estuda assuntos

gerenciais e de governança empresarial. Esta organização publicou, em 1992, um relatório intitulado

Internal Control - Integrated Framework (Controle Interno - Estrutura Integrada - COSO I), sendo

uma estrutura mundialmente reconhecida para entendimento, avaliação e aperfeiçoamento dos

controles internos. Esta estrutura demonstra 05 (cinco) componentes, sendo: Ambiente de Controle;

Avaliação de Risco; Atividades de Controle; Informações e Comunicações; e Atividades de

Monitoramento.

Os objetivos da Auditoria-Geral da UFMG, em relação à metodologia COSO I, baseiam-se em

avaliar a sua própria gestão com base nesta Estrutura, além de analisar o desempenho dos

órgãos/unidades levando em consideração a eficiência, a eficácia, a efetividade e a economicidade dos

produtos/serviços prestados, examinando, assessorando, orientando, acompanhando e avaliando os

atos de gestão.

Conforme explanado no cronograma de trabalhos do PAINT-2017, por meio da Atividade 10,

será recomendada pela Auditoria-Geral da UFMG à Administração Central o uso da metodologia do

COSO II para a análise da gestão de riscos no âmbito de todas as áreas auditadas. Tais trabalhos

colaborarão com o atendimento à Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 01, de 10 de maio de

2016, que dispõe sobre controles internos, gestão de riscos e governança, sendo, esta instrução, de

aplicabilidade obrigatória.

No entanto, apesar de os trabalhos referentes ao COSO II ainda estarem em fase de estudos, já

foram realizados trabalhos específicos avaliando órgãos sob a ótica do COSO I. Inicialmente, no

exercício de 2015, foi finalizado um trabalho analisando os 05 (cinco) componentes dessa metodologia

em 61 (sessenta e um) órgãos/unidades da UFMG por meio de resposta a questionário enviado aos

gestores. Já em 2016, foi realizado um trabalho específico na Divisão de Transportes focado na

aplicação desta metodologia.

3.2-5.1. COSO I - Avaliação na Auditoria-Geral da UFMG

A Auditoria-Geral da UFMG, como órgão responsável pela avaliação da estrutura do COSO I

nos demais órgãos/unidades auditados, decidiu por avaliar tal metodologia em sua forma de execução

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dos trabalhos. Esta autoavaliação possui como objetivo a detecção da necessidade de melhorias na

forma de atuação e nos controles internos do órgão caso necessárias.

Abaixo segue a avaliação dos 05 (cinco) componentes do COSO I neste órgão de auditoria

interna:

- Ambiente de Controle

Esse componente, que abrange (1) os valores éticos e a integridade do órgão; (2) os parâmetros

que permitem o cumprimento das responsabilidades de autossupervisão; (3) a delegação de

responsabilidade e de autoridade e avaliação da estrutura organizacional; (4) a atração, o

desenvolvimento e a retenção de talentos competentes; e (5) avaliação de metodologia de incentivos e

recompensas por desempenho, possui atendimento em diversas ações internas:

(1) A Auditoria-Geral da UFMG possui elaborado um Código de Ética que está aplicado,

havendo o planejamento de sua revisão, caso necessário. Incorrendo em alterações, estas serão

anunciadas ao Magnífico Reitor e à equipe.

(2; 5) A atual gestão da equipe, possuindo como foco a transparência, o compartilhamento de

conhecimento, a função de assessoria do órgão e a postura de feedback interno, avalia e supervisiona

os seus próprios atos de gestão, buscando a melhoria constante e o crescimento institucional. Além de

que, a política de feedback traz proximidade entre o gestor e o colaborador, gerando confiança,

valorização e o melhor alinhamento dos objetivos e das diretrizes do órgão.

(3; 5) A delegação de trabalhos condizentes com o perfil de cada servidor está sendo analisada e

executada de forma a potencializar as qualidades dos integrantes da Auditoria-Geral da UFMG, além

de que a delegação de autoridade foi presente na escolha do atual Auditor-Adjunto, que ocorreu

visando o cumprimento dos objetivos e das diretrizes do órgão.

(4; 5) A realização de cursos online e presenciais são incentivados, assim como a participação

em seminários e afins. Esta visão contribui com o desenvolvimento dos profissionais formando

talentos competentes, sendo estes peças-chave para a qualidade dos trabalhos realizados.

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- Avaliação de Riscos

A Avaliação de Riscos possui duas óticas dentro da Auditoria-Geral da UFMG, sendo a

avaliação dos riscos nos trabalhos de auditoria e dos riscos internos ao órgão.

Sobre a mensuração nos trabalhos realizados, inicialmente, os riscos são apurados em uma

matriz, que é elaborada por este órgão de auditoria interna em relação a cada processo/temática, com a

finalidade de estes serem classificados por nível/intensidade. Na execução dos trabalhos, são avaliados

os controles internos adotados visando minimizar os riscos analisados, provindos de erro ou de fraude,

contra os quais os auditores designados elaboram recomendações, que são preparadas para sanar as

constatações (evidências de auditoria). No geral, os trabalhos de auditoria subsidiaram, além da

melhoria, a implementação de controles internos eficazes, garantindo benefícios às rotinas dos

órgãos/unidades auditados.

Em relação à ótica interna, conforme as NBC TAs13

e evidenciando os respectivos riscos por

analogia, a Auditoria Geral da UFMG considera presentes o “Risco de Auditoria”, o “Risco de

Detecção” e o “Risco de Distorção Relevante”. O Risco de Auditoria é caracterizado pela

possibilidade de o auditor emitir uma opinião tecnicamente equivocada. Já o Risco de Detecção é

caracterizado por os procedimentos utilizados pelo auditor, para reduzir o risco de auditoria, não

detectarem uma distorção possivelmente expressiva. E o Risco de Distorção Relevante possui como

característica a possibilidade de haver uma distorção significativa antes da execução dos trabalhos.

Outros riscos são presentes e relacionados ao processo interno dos trabalhos de auditoria. Como

exemplo, citam-se os riscos de perda de prazos de respostas dos gestores em relação aos Relatórios de

Auditoria e os de análise de legislações revogadas.

Para minimizar os riscos de forma a possibilitar auditorias com segurança razoável e para

minimizar os riscos internos, a Auditoria-Geral da UFMG compartilha as informações com os

auditores, havendo trocas de conhecimentos e de orientações. Outro fato que gera segurança nos

trabalhos realizados é o de a maior parte da equipe possuir anos de experiência em auditoria, o que

garante o cumprimento dos objetivos e das diretrizes do órgão e promove a rápida detecção de novos

riscos.

13 Normas Brasileiras de Contabilidade - Auditoria Independente

15

- Atividades de Controle

As Atividades de Controle são realizadas dentro deste órgão de auditoria interna no quesito

segurança das informações. A implantação de sistema de informação para o controle das auditorias

realizadas, assim como para o acompanhamento de prazos e de respostas, está em fase de testes. Tal

implantação garantirá maiores controles, confiabilidade, agilidade e exatidão do fluxo de informações.

Também como atividade de controle, atualmente, existe a realização de backup dos arquivos

eletrônicos, assim como arquivamento devido dos documentos físicos.

Ademais, os trabalhos de auditoria são realizados por meio de questionários e de check lists,

estes últimos possuem todas as etapas necessárias para a averiguação da conformidade das atividades

nos órgãos/unidades auditados, sendo um mecanismo de controle eficiente.

- Informação e Comunicação

Em relação ao quarto componente integrado, Informação e Comunicação, este órgão de

auditoria interna, de maneira ampla e dentro da estratégia de trabalho executada, estabelece

comunicação efetiva e tempestiva para a ciência e a tomada de decisão pelos gestores dos

órgãos/unidades auditados e pelo Magnífico Reitor (Presidente do Conselho Universitário).

As informações das recomendações geradas, oriundas das constatações de auditoria, apoiam o

funcionamento dos controles internos dos órgãos/unidades auditados, garantindo o objetivo da

Auditoria-Geral da UFMG de ser órgão com características de assessoramento.

- Atividades de Monitoramento

O último componente da Estrutura do COSO I, as Atividades de Monitoramento, é

amplamente executado por este órgão de auditoria interna. As deficiências detectadas são relatadas aos

órgãos auditados de forma tempestiva por meio de relatório de auditoria, assim como ao Presidente do

Conselho Universitário (Magnífico Reitor), para ciência dos fatos. Estes trabalhos são monitorados a

partir do Plano de Ação, que é elaborado pelo auditor designado e respondido pelos gestores. As

constatações averiguadas e as recomendações efetuadas são monitoradas, por meio de Notas Técnicas,

com a finalidade de assegurar o pleno objetivo do órgão e da universidade como um todo.

16

- Síntese da Aplicabilidade do COSO I na Auditoria-Geral da UFMG

A aplicação da Estrutura Integrada do COSO I, no âmbito interno da Auditoria-Geral da

UFMG, se faz satisfatória e possuirá o seu atendimento potencializado devido ao planejamento da

revisão do atual Código de Ética, ao novo perfil dos atos de gestão internos, ao maior incentivo ao

desenvolvimento profissional dos servidores e à adoção futura de sistema de informação para

produção de relatórios e para controle de prazos. Outras circunstâncias aqui não foram citadas também

corroborarão amplamente para essa potencialização.

3.2-5.2. COSO I - Avaliação nos Órgãos/Unidades

3.2-5.2.1. Ordem de Serviço AG. nº 10/201614

Em 2016, o Relatório de Auditoria nº 07/2016, citado na subsessão 3.2-3.5 deste RAINT,

objetivou como produto avaliar a estrutura dos controles internos da Divisão de Transportes (órgão

vinculado ao Departamento de Logística de Suprimentos e de Serviços Operacionais, este pertencente

à Pró-Reitoria de Administração) com visita in loco.

Avaliando os 05 (cinco) componentes do COSO I no trabalho de auditoria supracitado, foram

observados os seguintes detalhamentos:

- Ambiente de Controle

Nos trabalhos realizados, foi constatado que inexistia a prática de treinamento de pessoal, cuja

realização fora recomendada pela auditora designada. Diante dessa necessidade, a Ditra encaminhará

as suas demandas à Pró-Reitoria de Recursos Humanos. A execução de treinamentos possui como

objetivo o desenvolvimento dos servidores de forma alinhada com as diretrizes organizacionais.

- Avaliação de Riscos

Por meio do Ofício nº 420/2016 - DLO/UFMG enviado a este órgão de auditoria interna, a

Divisão de Transportes elencou os principais riscos que envolvem os seus negócios. Neste tocante, em

relação aos riscos analisados (viagens e pagamento de diárias), desde 2013 a divisão já tratava destes a

ponto de minimizá-los a uma margem considerada segura, por meio de comunicações e orientações

14 Equipe Técnica: Joana Elizabete Gonçalves.

17

formais aos servidores/colaboradores. No entanto, foram observados outros riscos relevantes, dos

quais o órgão fora conscientizado.

- Atividades de Controle

A Auditoria-Geral da UFMG recomendou alguns procedimentos de controle relacionados à

frota de veículos, baseando-se na otimização do uso e no racionamento dos gastos públicos. No geral,

melhorias em controles já existentes foram recomendadas no relatório de auditoria, visando mitigar os

riscos e garantir o cumprimento das diretrizes do órgão, objetivando a segregação das funções.

- Informação e Comunicação

O órgão auditado apresenta um manual de normas gerais sobre condução, utilização e

conservação de veículos oficiais da UFMG, além de outras 04 (quatro) instruções de procedimentos

formalizados, gerando, assim, informações para o melhor funcionamento dos controles internos. No

entanto, fora recomendado publicar na página eletrônica da Ditra estas instruções, entre outras

informações, já que não se encontravam no sítio em questão, em atendimento pleno ao Princípio da

Transparência.

- Atividades de Monitoramento

A Auditoria-Geral da UFMG, a respeito deste componente do COSO I, verificou que alguns

processos na Divisão de Transportes estão em estudo, sendo que, após a respectiva conclusão, o

monitoramento interno será potencializado.

- Síntese da Aplicabilidade do COSO I nos Trabalhos Realizados

De maneira geral, o órgão atende a alguns critérios do COSO I, sendo que algumas

recomendações foram realizadas para que os 05 (cinco) componentes sejam atendidos de forma

objetiva e consistente, garantindo assim a aplicabilidade satisfatória da estrutura objeto de análise.

3.2-5.3. COSO I - Aplicabilidade Geral

Todos os trabalhos anteriormente executados pela Auditoria-Geral da UFMG, não apenas os

relacionados ao Relatório de Auditoria nº 07/2016, atenderam, em partes, os preceitos do COSO I, já

que uma auditoria interna se baseia também em controles internos e em avaliação de riscos,

18

objetivando a identificação e a correção de falhas e de irregularidades, bem como a verificação do

emprego eficaz dos recursos financeiros em diversas áreas.


Assim, com os estudos e com a avaliação do COSO I, realizados no exercício de 2016, em

trabalhos de auditoria e em sua própria gestão, sendo continuidade dos trabalhos do exercício de 2015

e vislumbrando a adoção do COSO II, a Auditoria-Geral da UFMG cumpre a Atividade 05 prevista

no PAINT-2016.

3.2-6. Atividade 06 - Monitoramento das Recomendações da Auditoria-Geral

3.2-6.1. Apuração Gráfica do Monitoramento

A Auditoria-Geral da UFMG, no exercício de 2016, executou monitoramentos das

recomendações geradas por meio de relatórios de auditoria em trabalhos realizados em exercícios

passados, obtendo como produtos as notas técnicas15

. Nestes documentos são averiguadas as

recomendações parcialmente implementadas, as em andamento e as não implementadas, com base nas

datas previstas pelos gestores para implementação.

Dos relatórios de auditoria monitorados foram elencadas 34 (trinta e quatro) recomendações,

cujas implementadas pelos órgãos/unidades auditados perfazem um total de 29 (vinte e nove). Como

parcialmente implementada foi apurada 01 (uma) recomendação, as com implementação em

andamento totalizaram 02 (duas), sendo a mesma quantidade de recomendações classificadas como

não aplicáveis16

.

De forma a ilustrar o quantitativo dos status das recomendações monitoradas, expressa-se, no

Gráfico 1, os resultados supracitados:

15 Nota Técnica nº 01 - Departamento de Obras (Relatório nº 13/2013 - Ordem de Serviço AG. 03/2016).

Nota Técnica nº 02 - Hospital das Clínicas (Relatório nº 06/2015 - Ordem de Serviço AG. 05/2016).

Nota Técnica nº 03 - Faculdade de Direito (Relatório nº 08/2012 e 08/2014 - Ordem de Serviço AG. 016/2015).

Nota Técnica nº 04 - Departamento de Administração de Pessoal (Relatório nº 13/2015). 16 É considerada “recomendação não aplicável” quando o gestor do órgão auditado esclarece de forma técnica e convincente

os motivos do não cumprimento das recomendações. Tais justificativas se baseiam na não existência dos fatos geradores das

constatações, ou seja, da inexistência do erro constatado pelo auditor designado.

19

Na próxima subsessão são elencadas as Notas Técnicas com o detalhamento dos status das

respectivas recomendações apuradas pelos auditores designados e que embasaram o gráfico acima.

3.2-6.2. Detalhamento do Monitoramento - Notas Técnicas (Ordens de Serviço nº 16/2015, nº

03/2016, nº 05/2016, nº 14/2016)

Nota Técnica nº 01/201617

A Ordem de Serviço AG. nº 03/2016, de 04 (quatro) de janeiro de 2016, referente ao

monitoramento das recomendações existentes no Relatório de Auditoria nº 13/2013, gerou a nota

técnica supracitada, relativa ao Departamento de Obras (DO). Esse trabalho de auditoria monitorou 03

(três) recomendações, sendo que 02 (duas) foram implementadas e 01 (uma) foi considerada como não

aplicável.


A Ordem de Serviço AG. nº 05/2016, de 28 (vinte e oito) de janeiro de 2016, referente ao

monitoramento das recomendações existentes no Relatório de Auditoria nº 06/2015, gerou tal nota

técnica, relativa ao Hospital das Clínicas. Esse trabalho de auditoria monitorou 03 (três)

recomendações, sendo que 02 (duas) estão implementadas e 01 (uma) fora, de forma parcial.

17 Equipe Técnica: Olímpia de Souza Chaves Santos Silva. 18 Equipe Técnica: Gislene Brant Moura Generoso.

85%

3%

6%

6%

Recomendações de Auditoria Monitoradas

Implementadas

Parcialmente

Implementadas

Implementação

em Andamento

Não Aplicável

20


A Ordem de Serviço AG. nº 16/2015, de 23 (vinte e três) de novembro de 2015, referente ao

monitoramento das recomendações existentes no Relatório de Auditoria nº 08/2012 e no nº 08/2014,

gerou a terceira nota emitida no exercício de 2016, relativa à Faculdade de Direito, cuja auditora

designada efetuou 01 (uma) nova constatação. As recomendações provindas dos 02 (dois) relatórios e

do monitoramento por meio da nota técnica foram implementadas pelo gestor.


A Ordem de Serviço AG. nº 14/2016, de 09 (nove) de agosto de 2016, referente ao

monitoramento das recomendações existentes no Relatório de Auditoria nº 13/2015, gerou a nota

técnica supracitada, relativa ao Departamento de Administração de Pessoal (DAP), da Pró-Reitoria de

Recursos Humanos (PRORH) nos tocantes “Adicional por Serviços Extraordinários em 2016” e

“Gratificação por Encargos em Cursos e Concursos (GECC)”.

A auditora designada relacionou 06 (seis) recomendações referentes à Gratificação por

Encargos em Cursos e Concursos e 02 (duas) recomendações referentes ao Adicional por Serviços

Extraordinários provindas do Relatório de Auditoria nº 13/2015. No entanto, no ato do

monitoramento, foram constatadas 03 (três) novas ocorrências/constatações, sendo 02 (duas)

referentes à GECC e 01 (uma) referente ao Adicional por Serviços Extraordinários, gerando uma

recomendação cada. Assim, totalizaram em 11 (onze) as recomendações monitoráveis.


Assim, ao efetuar o monitoramento das recomendações emitidas, a Auditoria-Geral da UFMG

cumpre a Atividade 06 prevista no PAINT-2016.

Ressalta-se que as respectivas justificativas dos gestores a respeito das recomendações

implementadas parcialmente, das em andamento, das não implantadas ou as explicações sobre as não

aplicáveis constam do tópico 3.8-2 Detalhamento das Justificativas dos Gestores deste RAINT,

visando atender à Instrução Normativa nº 24, de 17 de novembro de 2015, emanada pela CGU.

19 Equipe Técnica: Terezinha Vitória de Freitas Silva. 20 Equipe Técnica: trabalhos iniciados por Terezinha Vitória de Freitas Silva e finalizado por Olímpia de Souza Chaves

Santos Silva, devido à primeira ter ocupado o cargo de Auditora Geral durante o período dos trabalhos.

21

3.2-7. Atividade 07 - Exame de Admissões, Exclusões, Concessões de Aposentadoria, Pensões,

Cessões de Pessoal e Laudos Ambientais e Verificação de Existência de Inconsistências

em Folhas de Pagamento


Os trabalhos propostos por essa atividade do PAINT-2016 foram iniciados por meio da ordem

de serviço supracitada, de 31 (trinta e um) de outubro de 2016, no Departamento de Administração de

Pessoal da UFMG. No entanto, tais trabalhos não foram finalizados até a emissão deste RAINT, como

detalha a subsessão 3.5-1.


A Auditoria-Geral da UFMG realizou os exames de admissões, exclusões, concessões de

aposentadoria, pensões, cessões de pessoal e laudos ambientais e executando a verificação de

existência de inconsistências em folhas de pagamento em auditoria in loco realizada no Departamento

de Administração de Pessoal.

No entanto, o respectivo relatório de auditoria ainda não fora emitido, fazendo com que a

conclusão dessa atividade tenha sido de forma parcial no exercício de 2016. A previsão de conclusão

da Atividade 07 é fevereiro de 2017.

3.2-8. Atividade 08 - Acompanhamento das recomendações da CGU e das determinações do

TCU


As recomendações da CGU e as determinações do TCU, ambas monitoradas por meio do Plano

de Providências Permanentes (PPP), são controladas e respondidas pela Administração Central da

UFMG. Desta maneira, compete a este órgão de auditoria interna assessorar, quando demandada, ao

dirigente máximo, o Magnífico Reitor (Presidente do Conselho Universitário).

Tal ordem de serviço, de 03 (três) de novembro de 2016, possuiu como objetivo a realização de

relatório interno de acompanhamento dessas recomendações e determinações, cuja finalização está

21

Equipe Técnica: Olímpia de Souza Chaves Santos Silva. 22 Equipe Técnica: Marcos Eustáquio de Oliveira Murta.

22

prevista para o primeiro trimestre deste exercício. No entanto, de maneira geral, a Auditoria-Geral da

UFMG atende às demandas dos órgãos de controle ao elaborar e enviar a estes o exame e o parecer

sobre a Prestação de Contas, ao enviar o RAINT e o PAINT, ao executar auditorias determinadas e ao

colocar em prática instruções e orientações gerais. Este órgão de auditoria interna atende à CGU e ao

TCU, também, ao prestar informações solicitadas e ao manter a sua equipe capacitada por meio de

cursos, fóruns, seminários e afins.


Levando em consideração a função da Auditoria-Geral da UFMG no acompanhamento das

recomendações da CGU e das determinações do TCU, a Atividade 08 do PAINT-2016 está em

andamento, possuindo como programação de término o primeiro trimestre de 2017.

3.2-9. Atividade 09 - Elaboração do PAINT-2017


A Auditoria-Geral da UFMG elaborou o PAINT-2017, o qual foi pré-analisado consoante o

art. 5º da IN nº 24/2015, aprovado conforme o respectivo art. 7º e encaminhado à CGU de acordo com

o art. 8º, no mesmo dia do envio deste RAINT. O PAINT-2017 obteve seus trabalhos iniciados e

realizados por meio da Ordem de Serviço AG. nº 19/2016, de 09 (nove) de novembro de 2016.


Assim, com a elaboração e entrega do PAINT-2017, a Auditoria-Geral da UFMG cumpre a

Atividade 09 prevista no PAINT-2016.

3.2-10. Atividade 10 - Treinamento/Cursos e Eventos

A capacitação por meio de cursos, eventos, entre outros, traz, além de desenvolvimento

profissional e pessoal, valorização ao órgão e aos trabalhos realizados. Ciente disso e cumprindo a

recomendação da CGU sobre tal, a equipe da Auditoria-Geral da UFMG possuiu participação em

cursos, em seminários e em oficinas perfazendo a carga-horária de 1.064 horas no exercício de 2016.

23 Equipe Técnica: Alfredo de Campos Souto, Carla Lorena de Miranda Canela e Gorete Deolinda de Souza Barbosa.

23

No quadro abaixo são sintetizadas as informações sobre os cursos, os seminários e as oficinas,

nos quais houve participação da equipe deste órgão de auditoria interna, assim como são evidenciadas

as correlações das capacitações com os trabalhos, a carga-horária e a quantidade de servidores

capacitados.

Ações de Capacitação Correlação com os Trabalhos Carga-

Horária

Quant.

de

Servi-

dores

Horas

Totais

01

44º FONAITec -

Capacitação Técnica das

Auditorias do Ministério

da Educação

Avaliação de controles internos,

mapeamento de processos e riscos,

aplicação de matriz de análise de

processos críticos, avaliação de riscos

na área de pessoal, ações de

fortalecimento contínuo da auditoria

interna, progressão docente

24 01 24

02 A Previdência Social dos

Servidores Públicos

Execução de auditorias na área de

recursos humanos 30 01 30

03

Capacitação em Serviço

DAP/UFMG

(Seção de Pessoal)

Execução de auditorias na área de

recursos humanos 60 01 60

04 Comunicação Escrita Elaboração de Relatórios, Notas

Técnicas, Ofícios 91 03 273

05

Gestão de Riscos e

Auditoria Baseada na

Avaliação de Risco

Elaboração do PAINT-2017,

Promover na UFMG a Gestão de

Riscos, Governança

e a Metodologia COSO

40 02 80

06 Inglês Básico Inicial I Metodologia COSO como

instrumento de controle interno 52 01 52

07 Inglês Básico Inicial II Metodologia COSO como


08 Inglês Intermediário Metodologia COSO como


09 Introdução

ao Orçamento Público

Execução de auditorias envolvendo

gestão orçamentária. 40 02 80

24

10 Lei de Acesso

à Informação

Capacitação para atendimento

das novas obrigações e diretrizes

trazidas na Lei nº 12.527/11

20 02 40

11

Matéria de Doutorado

em Finanças:

Seminário em Finanças -

Avaliação de Empresas

Execução de auditorias financeiras 45 01 45

12

Matéria de Doutorado

em Finanças:

Tópicos Avançados em

Finanças - Normatização

Contábil Internacional

Execução de auditorias financeiras 45 01 45

13

Matéria de Mestrado

Acadêmico

em Administração:

Administração Estratégica

Execução de trabalhos de auditoria

envolvendo controle interno

e governança

30 01 30

14


Acadêmico

em Administração:

Metodologia Científica

Elaboração de Relatórios,

Notas Técnicas, Ofícios 30 01 30

15


Acadêmico

em Administração:

Teoria das Organizações


envolvendo recursos humanos

e processo decisório

30 01 30

16

Metodologia de Auditoria

Baseada em Riscos utilizada

pela UFABC; COSO 2013

(Controle Interno -

Estrutura Integrada)

Capacitação e educação continuada;

atendimento às ações previstas

no Plano de Desenvolvimento

Institucional - PDI;

metodologia COSO como

instrumento de controle interno

25 02 50

17 Modalidades, Tipos

e Fases da Licitação


aquisições e contratação de serviços 30 01 30

18

Oficina/Fórum Semana

do Servidor 2016 (UFMG)

Almoxarifado e Patrimônio


gestão de almoxarifado

e patrimônio / controles internos

16 01 16

25

19

Oficina/Fórum Semana

do Servidor 2016 -

Contabilidade

Execução de auditorias na área 16 01 16

20

Oficina/Fórum Semana do

Servidor 2016 (UFMG)

Seção de Pessoal

Execução de auditorias na área 08 01 08

21

Seminário Governança e

Efetividade das Aquisições

na Administração Pública

Federal (TCU)

e Sistema Monitor (CGU)


envolvendo processos de aquisições 07 01 07

22

Seminário Governança e

Efetividade das Aquisições

na Administração Pública

Federal e Observatório

da Despesa Pública


envolvendo processos de aquisições 07 02 14

Total de Horas de Capacitação

1.064


Desta forma, com os servidores da Auditoria-Geral da UFMG se capacitando, a Atividade 10,

prevista no PAINT-2016, foi cumprida.

3.2-11. Atividade 11 - Férias do Pessoal da Auditoria

As férias24

, que é o período de descanso remunerado com duração de 30 (trinta) dias corridos,

dos servidores da Auditoria-Geral da UFMG em 2016, foram programadas da melhor forma, visando

atender às necessidades destes sem prejudicar a continuidade dos trabalhos do órgão nem a

Administração Pública.

Segue, abaixo, quadro resumindo os períodos de férias gozadas de cada servidor integrante da

equipe:

24 Conforme o art. 77, §3º, da Lei 8.112/90 é permitido o parcelamento das férias em até 03 (três) etapas, desde que assim

requerido pelo servidor.

26

*A servidora em questão, em seu segundo período de férias, já não pertencia mais ao quadro de pessoal do órgão.

**A servidora em questão não pertence mais ao quadro de pessoal do órgão.

***A servidora em questão não pertence mais ao quadro de pessoal do órgão.


Desta forma, com o gozo de férias efetuado sem prejudicar os trabalhos da Auditoria-Geral da

UFMG, a Atividade 11, prevista no PAINT-2016, foi cumprida.

- Atendimento à Instrução Normativa nº 24/2015

A Auditoria-Geral da UFMG, demonstrando a execução das 11 (onze) atividades programadas

no PAINT-2016, atende ao art. 15, inciso I, da Instrução Normativa nº 24/2015, emanada pela CGU.

3.3- Análise dos Controles Internos (art. 15, II)

Conforme o item 3.2-5 deste relatório, a análise de controles internos foi realizada por meio da

avaliação da Estrutura Integrada do COSO I sob 02 (duas) óticas. Primeiramente, esta metodologia

27

fora aplicada na execução dos trabalhos da Auditoria-Geral da UFMG na forma de autoavaliação; em

seguida, fora analisada em uma auditoria in loco, no Departamento de Transportes, por meio da

Ordem de Serviço AG. nº 10/2016, dando origem ao Relatório de Auditoria nº 07/2016.


Assim, com as avaliações supracitadas, este órgão de auditoria interna atendeu o art. 15, inciso

II, da Instrução Normativa nº 24/2015, emanada pela CGU.

3.4- Descrição dos Trabalhos sem Previsão no PAINT-2016 (art. 15, III)

3.4-1. Trabalhos Previstos no PAINT-2015

A Auditoria-Geral da UFMG realizou, no exercício de 2016, 03 (três) trabalhos provenientes

do PAINT-2015, sendo as respectivas Ordens de Serviço a 02/2015, a 16/2015 e a 07/2016, conforme

evidenciado nos subitens abaixo.


A Auditoria-Geral da UFMG, por meio da ordem de serviço supracitada, de 12 (doze) de

janeiro de 2015, visou avaliar licitações e contratos celebrados entre a UFMG e a Fundação de

Desenvolvimento da Pesquisa (Fundep) relativos à execução de obras por meio do Departamento de

Obras, vinculada à Pró-Reitoria de Administração, gerando 03 (três) relatórios de auditoria. Destes, 02

(dois) foram citados no RAINT-2015 e o último, o Relatório de Auditoria nº 04/2016, que, devido à

vultosidade dos trabalhos, foi concluído em 14 de março de 2016, foi citado nesta subsessão deste

RAINT. Abordando o terceiro relatório, a auditora designada fez 15 (quinze) recomendações, sendo

que elas foram implementadas no decorrer do exercício de 2016.

Este trabalho gerou ainda a Ordem de Serviço AG. nº 07/2016, citada na subsessão 3.4-1.3

deste RAINT, devido à significativa demanda.


Essa ordem de serviço, de 23 (vinte e três) de novembro de 2015, referente ao monitoramento

das recomendações existentes no Relatório de Auditoria nº 08/2012 e no nº 08/2014, gerou a Nota

25 Equipe Técnica: Olímpia de Souza Chaves Santos Silva. 26 Equipe Técnica: Terezinha Vitória de Freitas Silva.

28

Técnica nº 03/2016, relativa à Faculdade de Direito, cuja auditora designada efetuou 01 (uma) nova

constatação. Em relação aos 02 (dois) relatórios e à Nota Técnica, as respectivas recomendações foram

implementadas.


Por meio dessa ordem de serviço, de 01 (primeiro) de março de 2016, a Auditoria-Geral da

UFMG visou avaliar licitações e contratos celebrados entre a UFMG e a Fundep relativos à execução

de obras, gerando o Relatório de Auditoria nº 09/2016. Tal ordem de serviço foi gerada pelos

trabalhos oriundos da Ordem de Serviço AG. nº 02/2015, citada no subitem 3.4-1.1, devido à

relevante demanda. A auditora designada fez 05 (cinco) constatações, das quais 04 (quatro) foram

implementadas e 01 (uma) foi parcialmente implementada.

3.4-2. Trabalhos Extra-PAINT-2016


A presente ordem de serviço, de 18 (dezoito) de janeiro de 2016, que gerou o Relatório de

Auditoria nº 03/2016, objetivou a avaliação da Revisão Orçamentária - 2015 da Fundação

Universitária Mendes Pimentel (FUMP), a pedido do Magnífico Reitor. A Auditoria-Geral da UFMG,

por meio dos trabalhos, concluiu que a documentação referente estava em condições de ser apreciada

pelo Conselho Universitário.


A Auditoria-Geral da UFMG, por meio dessa ordem de serviço, de 17 (dezessete) de outubro

de 2016, realizou a análise dos relatórios de auditoria e das opiniões sobre as Demonstrações

Financeiras das Fundações de Apoio30

da UFMG relativas ao exercício de 2015, subsidiando, assim,

futuras auditorias financeiras.

27 Equipe Técnica: Olímpia de Souza Chaves Santos Silva. 28 Equipe Técnica: Marcos Eustáquio de Oliveira Murta. 29 Equipe Técnica: Gorete Deolinda de Souza Barbosa. 30 1) Fundação Cristiano Ottoni (FCO); 2) Fundação de Apoio ao Ensino, Pesquisa e Extensão (Fepe); 3) Fundação de

Desenvolvimento da Pesquisa (Fundep); 4) Fundação Universitária Mendes Pimentel (FUMP); e 5) Instituto de Pesquisas

Econômicas e Administrativas (Ipead).

29


A Auditoria-Geral da UFMG, por meio dessa ordem supracitada, de 07 (sete) de novembro de

2016, iniciou a verificação de atualização dos Check-Lists utilizados nas Auditorias Operacionais. Tal

atualização se baseia nas legislações aplicáveis e na documentação suporte, objetivando o

enquadramento legal dos trabalhos de auditoria. Além de que, um novo modelo de Check-List está

sendo implantado, oriundo do Tribunal de Contas da União, no curso “Gestão de Riscos e Auditoria

Baseada na Avaliação de Risco”, que foi ministrado em Brasília-DF32

e contou com a participação de

02 (duas) servidoras desta auditoria. Este trabalho não fora finalizado no exercício de 2016, no

entanto, é uma atividade de fortalecimento da auditoria.


Por meio dessa ordem de serviço, de 05 (cinco) de dezembro de 2016, a Auditoria-Geral da

UFMG iniciou os trabalhos de atualização do Manual de Auditoria Interna. Tal trabalho estende-se à

atualização das legislações pertinentes e à revisão de metodologias, da coesão gramatical, entre demais

focos. Este trabalho não fora concluído no exercício de 2016, no entanto, é também uma atividade de

fortalecimento da Auditoria-Geral da UFMG.

3.4-3. Trabalhos Previstos no PAINT-2017


A Auditoria-Geral da UFMG, por meio dessa ordem de serviço, de 21 (vinte e um) de dezembro

de 2016, iniciou os trabalhos de elaboração deste RAINT de forma antecipada em relação ao previsto

no PAINT-2017, que seria 18 (dezoito) de janeiro de 2017.


Por meio da evidenciação dos trabalhos sem previsão no PAINT-2016, classificados como

trabalhos previstos no PAINT-2015, trabalhos Extra-PAINT-2016 e trabalho previsto no PAINT-2017,

a Auditoria-Geral da UFMG atende o art. 15, inciso III, da Instrução Normativa nº 24/2015, emanada

pela CGU.

31 Equipe Técnica: Carla Lorena de Miranda Canela. 32 Curso Gestão de Riscos e Auditoria Baseada na Avaliação de Risco - Participantes: servidoras Carla Lorena de Miranda

Canela e Gorete Deolinda de Souza Barbosa. 33 Equipe Técnica: Ricardo Humberto Antônio Sousa. 34 Equipe Técnica: Ricardo Humberto Antônio Sousa.

30

3.5- Trabalhos Previstos e Não Concluídos (art. 15, IV)

3.5-1. Ordens de Serviço AG. nº 12/2016, nº 13/2016, nº 16/2016 e nº 17/2016

A Auditoria-Geral da UFMG executa os seus trabalhos com o máximo de seus esforços, alocando

de maneira eficiente o recurso humano de que ela se dispõe. No entanto, devido aos fatos relevantes

citados no item 3.6 deste relatório, principalmente no item 3.6-3 (alteração da gestão e na equipe) e a

03 (três) trabalhos do PAINT-2015 terem sido executados no exercício de 2016 (item 3.4-135

), alguns

trabalhos que possuiriam as suas finalizações dentro do exercício passado, obtiveram-nas no início de

2017.

As Ordens de Serviço AG. nº 12/2016 e nº 13/2016, obterão seus respectivos relatórios de

auditoria finalizados em março de 2017 e a Ordem de Serviço AG. nº 16/2016 possuirá o respectivo

relatório concluído no final do mês de fevereiro de 2017. Esses trabalhos visam avaliar a execução da

Ação 20RJ (Apoio a Capacitação Inicial e Continuada para a Educação Básica) pertencente ao

Programa 2030 (Educação Básica) da Pró-Reitoria de Extensão; avaliar a execução da Ação 8282

(Reestruturação e Expansão de Instituições Federais de Ensino Superior), pertencente ao Programa

2032 (Educação Superior - Graduação, Pós-Graduação, Ensino, Pesquisa e Extensão) da Pró-Reitoria

de Planejamento e Desenvolvimento; e executar o exame de admissões, exclusões e concessões de

aposentadorias, pensões, cessões de pessoal, laudos ambientais e a verificação de existência de

inconsistências em folha de pagamento no Departamento de Administração de Pessoal,

respectivamente. Além de que, a Ordem de Serviço AG. nº 17/2016 (acompanhamento das

recomendações da CGU e das determinações do TCU), visando à elaboração de um relatório de

controle da Auditoria-Geral da UFMG, também possui previsão de ser finalizado no primeiro trimestre

de 2017.


Assim, evidenciando os trabalhos provindos do PAINT-2016 e não concluídos dentro do

exercício passado, a Auditoria-Geral da UFMG atendeu o art. 15, inciso IV, da Instrução Normativa nº

24/2015. Ressalta-se que não houve trabalhos previstos no plano em questão que são classificados

como não realizados.

As não finalizações dos trabalhos provenientes das Ordens de Serviço nº 18 e nº 20 justificam-se

por serem atividades iniciadas em 07 (sete) de novembro de 2016 e em 05 (cinco) de dezembro de

35 Ordem de Serviço AG. nº 02/2015; Ordem de Serviço AG. nº 06/2015; e Ordem de Serviço AG. nº 07/2016.

31

2016, respectivamente, e por terem tido seus esforços humanos divididos com a elaboração do

PAINT-2017 (Ordem de Serviço AG. nº 09) e do RAINT-2016 (Ordem de Serviço AG. nº 21).

3.6- Fatos Relevantes (art. 15, V)

3.6-1. Fato 01 - A Greve dos Técnicos Administrativos em Educação

A greve dos Técnicos Administrativos em Educação da UFMG, iniciada em 22 (vinte e dois)

de agosto de 2016, cujo término ocorreu em 15 (quinze) de dezembro do mesmo exercício, sob

manifestações contra as práticas do governo federal e contra o não cumprimento de acordo coletivo,

impactou alguns trabalhos de auditoria. Tal impacto afetou negativamente à tempestividade do

retorno, em relação às constatações emitidas pela Auditoria-Geral da UFMG, dos órgãos/unidades

auditados, devido à diminuição temporária de recursos humanos.

3.6-2. Fato 02 - As Ocupações

Os alunos da UFMG, em protesto à Proposta de Emenda Constitucional (PEC) 55/2016 -

241/2016, ocuparam prédios do Campus. Tal fato acarretou algumas dificuldades na execução dos

trabalhos não apenas deste órgão de auditoria interna, mas dos demais órgãos da instituição, além de

prejudicar o andamento normal do período letivo e de acarretar o adiamento das provas do Exame

Nacional do Ensino Médio (Enem).

3.6-3. Fato 03 - As Alterações da Gestão e na Equipe da Auditoria-Geral da UFMG

Em setembro do exercício de 2016, a equipe da Auditoria-Geral da UFMG passou por

alterações na coordenação e em seu quadro de servidores: Terezinha Vitória de Freitas Silva, nova

Auditora-Geral, coordena o órgão, sendo Alfredo de Campos Souto o seu adjunto. Carla Lorena de

Miranda Canela, Gorete Deolinda de Souza Barbosa, Renata Brandão Teixeira de Macedo e Ricardo

Humberto Antônio Sousa passaram a compor a equipe após a saída de 03 (três) servidoras. Com tais

ingressos, o quadro do órgão passou a contar com 09 (nove) servidores.

De forma específica, a atual Auditora-Geral, já sendo integrante da equipe, repassou os seus

trabalhos em andamento para outra auditora e o novo Auditor-Geral Adjunto acumulou as funções,

dando continuidade aos trabalhos em andamento e assumindo as novas atividades pertinentes ao

recente cargo. Ademais, outra auditora teve que executar trabalhos de assistência à Auditora-Geral

concomitantemente aos trabalhos de auditoria que ela já realizara, até que a nova secretária fosse

32

integrada ao quadro de servidores do órgão. E os demais servidores foram integrados à equipe devido

a saídas voluntárias e a aposentaria.


A Auditoria-Geral da UFMG ao relatar os fatos relevantes ocorridos no exercício de 2016, os

quais impactaram os trabalhos realizados, atendeu o art. 15, inciso V, da Instrução Normativa nº

24/2015.

3.7- Ações de Capacitação (art. 15, VI)

Conforme a subsessão 3.2-10 deste relatório, as ações de capacitações na Auditoria-Geral da

UFMG perfizeram um montante de 1.064 horas.


Demonstrando a carga-horária das ações de capacitação executadas no exercício de 2016, este

órgão de auditoria interna atendeu o art. 15, inciso VI, da Instrução Normativa nº 24/2015.

3.8- Apuração das Recomendações Emitidas no Exercício de 2016 e Justificativas dos Gestores

(art. 15, VII)

3.8-1. Apuração Gráfica das Recomendações Emitidas no Exercício de 2016

A Auditoria-Geral da UFMG, de acordo com o art. 15, inciso VII, da Instrução Normativa nº

24/2015, emanada pela CGU, efetuou o levantamento das recomendações emitidas no exercício de

2016 e de seus atuais status conforme os Planos de Ação referentes aos relatórios de auditorias

elaborados. Nessa apuração, foram verificadas recomendações implementadas, parcialmente

implementadas, em andamento e não implementadas.

Os trabalhos realizados no exercício de 2016 geraram 38 (trinta e oito) recomendações por

meio de relatórios de auditoria e outras 04 (quatro) novas por meio de notas técnicas36

. Do total, sendo

42 (quarenta e duas) recomendações, conforme analisado junto aos gestores dos órgãos/unidades

auditados, as recomendações totalizaram em 34 (trinta e quatro) implementadas, enquanto as

36 As notas técnicas visam monitorar recomendações citadas em relatórios de auditoria passados. No entanto, durante os

trabalhos, houve novas constatações que originaram um total de 04 (quatro) novas recomendações, que, para efeito desta

apuração, somam-se às demais emitidas por meio de relatórios por terem sido oriundas de 2016.

33

parcialmente implementadas, 02 (duas), sendo esta a mesma quantidade das com status em

andamento. As recomendações remanescentes, ou seja, as não implementadas, somam-se em 04

(quatro).

Ilustrando percentualmente o quantitativo do status das recomendações emitidas, expressa-se,

no Gráfico 2, a apuração destas:

Desta forma, consoante com tal inciso da Instrução Normativa nº 24, são discorridas, nos

próximos tópicos, o detalhamento e as justificativas dos gestores referentes às recomendações que

estão parcialmente implementadas, às que estão em andamento e às que ainda não foram

implementadas na data de elaboração deste RAINT. Tais menções, subdivididas nos relatórios e nas

notas técnicas, não se encontram em suas íntegras redigidas nos respectivos Planos de Ação, no

entanto, não se perdem a qualidade e o entendimento das informações originais.

3.8-2. Detalhamento das Justificativas dos Gestores

3.8-2.1. Relatório de Auditoria nº 07/2016

Este relatório, visando avaliar, por meio do COSO I, a estrutura dos controles internos da

UFMG na Divisão de Transportes, possui, de suas 09 (nove) constatações, 01 (uma) implementada

81%

5%

5%

9%

Recomendações de Auditoria Emitidas no Exercício de 2016

Implementadas

Parcialmente

Implementadas

Em andamento

Não Implementadas

34

parcialmente e 03 (três) não implementadas37

. As demais 05 (cinco) recomendações foram

implementadas.

- Recomendação implementada parcialmente

Constatação nº 02 - Vulnerabilidades na área de pessoal

Para suprir esta constatação, foram recomendadas e implementadas ações relativas à

segregação de função e ao remanejamento interno de pessoal com vistas a suprir lacunas ocasionadas

por aposentadorias. No entanto, não foram feitas ainda ações de capacitação para treinamento de

servidores da Divisão de Transportes, que também foram recomendadas, cuja previsão de realização é

no exercício de 2017.

- Recomendações não implementadas (constatações nº 01, 03 e 07)

Constatação nº 01 - Insuficiência de mecanismos na racionalização dos gastos públicos no

gerenciamento dos veículos oficiais

A Auditoria-Geral da UFMG recomendou a criação de mecanismos de monitoramento de

veículos por meio de rastreadores GPS. Estes já estavam instalados, mas precisam da criação de uma

estrutura de monitoramento, cuja previsão de implementação é no exercício de 2017. Outra

recomendação foi o compartilhamento da frota com demais Unidades Gestoras, além da elaboração de

um novo Plano Anual de Aquisição de Veículos (PAAV) para atualizarem as necessidades da

instituição. Ambas recomendações serão implementadas a partir de 2017, conforme informou o gestor.

Foi apresentada a recomendação para avaliação financeira de se utilizar veículos terceirizados

ao invés de realizar aquisições. A Divisão de Transportes já realizou estudos e o processo licitatório

para a terceirização, que foi analisado ser o meio mais viável, já se encontra em fase de elaboração. A

previsão de absorção da recomendação é neste exercício.

A necessidade da realização de estudos para adequar o espaço físico para a guarda da frota foi

constatada e o departamento aguarda liberação de recurso financeiro para execução do projeto, que já

está concluído, de cobertura do pátio. A Ditra não soube informar quando executará o projeto por

dependerem de liberação de recursos financeiros.

37 O respectivo relatório de auditoria teve sua emissão em setembro de 2016, sendo natural a implementação de

recomendações, pelo órgão auditado, no exercício posterior.

35

Constatação nº 03 - Ausência de estudos preliminares à contratação de seguros

Como solução para essa constatação, a recomendação da Auditoria-Geral da UFMG foi

observar a legislação pertinente. O gestor mencionou que, com a terceirização da frota no exercício de

2017, não mais haverá contratação de seguros na modalidade constatada e que para os veículos

remanescentes haverá estudo da legislação citada para o respectivo enquadramento legal.

Constatação nº 07 - Dependência de contratação de solução de Tecnologia da Informação (TI)

Este órgão de auditoria interna recomendou que a Divisão de Transportes buscasse alternativas

junto ao Centro de Computação da UFMG (Cecom), terminando o relato informando a existência de

alguns softwares livres para possível uso. O gestor respondeu que irá averiguar junto à Pró-Reitoria

de Administração tal recomendação, com previsão de implementação no exercício de 2017.


Esse relatório, elaborado a respeito da Ação 20RK (Funcionamento de Instituições Federais de

Ensino Superior) pertencente ao Programa 2032 (Educação Superior - Graduação, Pós-Graduação,

Ensino, Pesquisa e Extensão) da Prograd, possui 02 (duas) constatações, cujas recomendações estão

em fase de implantação.

- Recomendações com implementação em andamento (constatação nº 01 e 02)

Constatação nº 01 - Alunos recebendo bolsa após o desligamento, a conclusão de curso e o

trancamento total de matrícula / Constatação nº 02 - Alunos que acumulam bolsas acadêmicas

na graduação

Com a finalidade de suprir estas constatações, a Auditoria-Geral da UFMG recomendou que a

plataforma on-line, a qual já se encontra em desenvolvimento, estabeleça um controle tempestivo,

unificando o sistema de concessão de bolsas, além de que o controle seja realizado em conjunto com

demais Pró-Reitorias e de que seja verificado junto à Procuradoria Jurídica da UFMG uma forma para

o ressarcimento dos valores repassados de forma indevida. No momento da justificativa da não

implementação da recomendação, o gestor respondeu que a plataforma já fora desenvolvida e que será

implantada em definitivo até o mês de agosto do exercício de 2017.

36


Licitações e contratos celebrados entre a universidade e a Fundep, relativos à execução de

obras, foram avaliados, gerando tal relatório. Neste, a Auditoria-Geral da UFMG apurou 05 (cinco)

constatações, das quais 04 (quatro) foram implementadas e 01 (uma) foi parcialmente implementada.


Constatação nº 02 - O Processo de Segurança contra Incêndio e Pânico (PSCIP) foi aprovado,

mas, ainda não foi realizado o Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiro (AVCB)

Para suprir esta constatação, fora recomendado que todos os serviços aprovados no Projeto de

Prevenção e Combate a Incêndio sejam realizados antes da entrega definitiva da obra e que o Auto de

Vistoria do Corpo de Bombeiro desta obra seja enviado à Auditoria-Geral da UFMG. O gestor

justificou, a respeito dessa constatação, que é necessário sanar 03 (três) questões antes da vistoria: 1)

Obtenção de Documentação de Projeto: trata-se de documento exigido pelo Corpo de Bombeiros

referente ao Tempo Requerido de Resistência ao Fogo (TRRF) a ser emitido pelo projetista de

estruturas; 2) Treinamento de brigadistas conforme definido pelo Corpo de Bombeiros Militar de

Minas Gerais (CBMMG); e 3) Obtenção de Documentação de Obra/Manutenção: exigência de que os

responsáveis pela execução das instalações de prevenção e combate a incêndio sejam cadastrados

junto ao órgão. Sob a dependência dessas 03 (três) etapas, o gestor informou que o prazo para

implementação das recomendações é março do exercício de 2017.

3.8-2.4. Nota Técnica nº 01/2016

A presente nota técnica objetivou monitorar as recomendações existentes no Relatório de

Auditoria nº 013/2013 referente ao Departamento de Obras. Os trabalhos de auditoria monitoraram

03 (três) recomendações, sendo que 02 (duas) foram implementadas e 01 (uma) foi considerada como

não aplicável.

- Recomendação não aplicável

Constatação nº 03 - Planilhas de medição incompatíveis com apuração de custos (Fundep)

A Auditoria-Geral da UFMG em análise à apuração de custos, por meio de uma planilha

disponível no sítio da Fundep, constatou incompatibilidade com a medição das obras. Desta forma,

37

este órgão de auditoria interna citou, ao departamento em questão, o enunciado na Cartilha de Obras

de Edificações Públicas do Tribunal de Contas da União a respeito da necessidade de as obras e os

serviços serem executados pelo contratado e da necessidade da aprovação destes pela fiscalização. O

gestor apresentou a justificativa de que não era possível efetuar a comparação entre as medições e as

despesas referentes ao mesmo período, por meio do relatório averiguado, pois as informações contidas

sobre os custos eram preliminares (sem características de prestação de contas). Essa comparação dos

valores orçados e dos executados apenas seria possível ao final da obra, conforme cláusula contratual.

Assim, o gestor explicando de forma técnica a não correspondência entre os objetos analisados

(planilha de medição e apuração de custos), essa recomendação em questão fora considerada como não

aplicável, não havendo a existência do fato gerador da constatação.


A nota técnica supracitada possuiu como objetivo monitorar as recomendações existentes no

Relatório de Auditoria nº 06/2015 relativas ao Hospital das Clínicas da UFMG. Os trabalhos de

auditoria monitoraram 03 (três) recomendações, sendo que 02 (duas) estão implementadas e 01 (uma)

fora, de forma parcial.


Constatação nº 03 - Apenas o memorando nº 39 enviado pela Central de Abastecimento

Farmacêutico (CAF) ao setor de contabilidade foi refeito de acordo com a recomendação

Este órgão de auditoria interna solicitou ao Hospital das Clínicas da UFMG as justificativas do

não atendimento do refazimento dos memorandos nº 37 e nº 41 conforme recomendado. Em resposta à

constatação, no Plano de Ação, estas alterações foram realizadas, no entanto, uma nova averiguação

para confirmar a informação ainda não fora realizada pela Auditoria-Geral da UFMG.


Essa nota técnica objetivou monitorar as recomendações existentes no Relatório de Auditoria

nº 13/2015 relativa ao Departamento de Administração de Pessoal, da Pró-Reitoria de Recursos

Humanos nos tocantes Adicional por Serviços Extraordinários em 2016 e Gratificação por Encargos

em Cursos e Concursos.

38

Os trabalhos realizados abordaram 06 (seis) recomendações referentes à GECC e 02 (duas)

referentes ao Adicional por Serviços Extraordinários. A auditora designada apurou novas

constatações, gerando 03 (três) novas recomendações, sendo 02 (duas) referentes à gratificação e 01

(uma) referente ao adicional.

Desta forma, seguem os apontamentos da Auditoria-Geral da UFMG e as justificativas do

gestor referentes às recomendações do Relatório de Auditoria nº 13/2015 e referentes às novas

constatações oriundas da Nota Técnica nº 04/2016.

- Recomendação implementada parcialmente (Relatório de Auditoria nº 13/2015)

Constatação nº 01 - Os comprovantes de pagamentos da GECC não constam na pasta de

assentamento funcional dos servidores

Para suprir esta constatação, que é oriunda do relatório de auditoria, fora recomendado o

arquivamento, na pasta de cada servidor, do respectivo comprovante de pagamento. Essa

recomendação possui como prazo para implementação total o mês de março do exercício de 2017,

conforme justificativa do gestor.

- Recomendação não implementada (Nota Técnica nº 04/2016)

Constatação nº 03 - o trabalho de incorporação do acervo antigo da Biblioteca J. Baeta Vianna

do Campus da Saúde à Base de Dados SB@net da UFMG/PERGAMUM, por meio de regime de

horas extras, iniciou-se em 2010 e ainda não foi finalizado

Essa constatação, oriunda dos trabalhos de monitoramento, possui como recomendação a

solicitação pelo Departamento de Administração de Pessoal à Faculdade de Medicina da UFMG que

defina o prazo para término desse trabalho, já que o mesmo está em desacordo com a finalidade do

serviço extraordinário. A Pró-Reitoria de Recursos Humanos, por meio do Ofício PRORH nº

161/2017, informou que a devida resposta será enviada em breve.


A Auditoria-Geral da UFMG, apurando as recomendações emitidas e evidenciando as

justificativas dos gestores, atendeu o art. 15, inciso VII, da Instrução Normativa nº 24/2015, emanada

pela CGU.

39

Cita-se, ainda, que os demais relatórios e as notas técnicas remanescentes não são objeto de

justificativas, pois todas as respectivas recomendações foram implementadas.

3.9- Benefícios da Atuação da Auditoria-Geral da UFMG (art. 15, VIII)

A Auditoria-Geral da UFMG executa os seus trabalhos de forma a atender às legislações

pertinentes, de maneira ética e assessorando os órgãos/unidades auditados. Nesse sentido, benefícios

durante os trabalhos de auditoria foram percebidos, sendo o mais comum e evidente a melhoria dos

controles internos.

De maneira geral, a atuação deste órgão de auditoria interna proporcionou, não apenas ao

auditado, mas à universidade, benefícios relacionados à economicidade dos recursos públicos

(humanos, materiais, tecnológicos e financeiros), já que cada trabalho resultou a diminuição de

fragilidades de diversas naturezas.


Desta forma, a Auditoria-Geral da UFMG, relatando os benefícios proporcionados à

universidade, atendeu o art. 15, inciso VIII, da Instrução Normativa nº 24/2015, emanada pela CGU.

4- AÇÕES DE FORTALECIMENTO DA UNIDADE DE AUDITORIA INTERNA

Em 2016, foram implementadas ações de fortalecimento da Auditoria-Geral da UFMG visando

melhorar os trabalhos de maneira global.

Além de a atualização dos check-lists, que são usados nos trabalhos in loco, baseada nas

legislações aplicáveis e conforme modelo provindo do TCU em curso ministrado em Brasília-DF,

conforme subsessão 3.4-2.3 deste RAINT, estar em fase de execução, o Manual de Auditoria Interna

também está sendo revisado (subsessão 3.4-2.4).

Este órgão de auditoria interna começou os estudos, em 2016, para implantação de software

para a elaboração dos relatórios de auditoria para aperfeiçoar a interlocução com os órgãos/unidades

auditados a respeito das recomendações emitidas e dos prazos estipulados para respostas/justificativas.

Tal implantação proporcionará uma melhor distribuição do tempo de trabalho à equipe, o que

40

acarretará melhorias nas ações de planejamento e de tomada de decisão. No início de 2017, a

Auditoria-Geral da UFMG avaliou determinado software, cujo uso se encontra em fase de testes.

Outra medida de fortalecimento é o início dos estudos, em 2016, da aplicabilidade da

metodologia COSO II tanto nos trabalhos in loco quanto dentro do próprio órgão em 2017,

minimizando ainda mais os riscos inerentes aos trabalhos de auditoria e maximizando o controle e a

efetividade do uso dos recursos públicos (humanos, materiais, tecnológicos e financeiros).

Concluindo, a atual gestão deste órgão de auditoria interna está intensificando ainda mais o

incentivo aos seus servidores para realizarem cursos correlatos aos trabalhos, o que proporciona

valorização pessoal, profissional e institucional.

5- CONSIDERAÇÕES FINAIS

A Auditoria-Geral da UFMG, sendo órgão vinculado ao Conselho Universitário (órgão máximo

de deliberação), realiza os seus trabalhos de maneira independente aos órgãos/unidades auditados, o

que garante a eficiência e a eficácia das informações produzidas a respeito dos recursos públicos

(humanos, materiais, tecnológicos e financeiros), cumprindo a sua função de órgão de assessoramento

citada no respectivo regimento interno.

As atividades de auditoria são planejadas e registradas no PAINT, cuja execução deve ser

relatada no RAINT. Este é uma peça fundamental elaborada pela unidade de auditoria interna, sendo

sujeitas à orientação normativa e à supervisão técnica do Órgão Central e dos órgãos setoriais do

Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal, conforme arrolado no art. 1º, da Instrução

Normativa nº 24, de 17 de novembro de 2015. Tal norma, juntamente ao PAINT-2016 e às realizações

extra-PAINT-2016, delimitou o conteúdo deste relatório, evidenciando, entre outras ações, os produtos

das auditorias in loco, os trabalhos internos, as ações significativas que influenciaram os trabalhos, o

grau de maturação dos controles internos e as ações de capacitação da equipe (cuja carga-horária no

exercício de 2016 somou-se 1.064 horas).

A Auditoria-Geral da UFMG executou atividades previstas no PAINT-2016 e atividades sem

previsão neste instrumento de planejamento. Destas, 03 (três) foram provindas do PAINT-2015, sendo

02 (duas) auditorias de gestão (análises de licitações e contratos referentes à execução de obras) e 01

(um) monitoramento de recomendações emitidas por este órgão de auditoria interna. E daquelas

(provindas do PAINT-2016), foram oriundas as demais atividades, incluindo auditorias operacionais e

de gestão. Além de que, 01 (uma) atividade do PAINT-2017 fora iniciada no exercício passado.

41

Pormenorizando, apurando-se o produto das auditorias realizadas dentro do exercício de 2016, a

Auditoria-Geral da UFMG executou os seus trabalhos com a soma de 76 (setenta e seis)

recomendações de auditoria. Deste montante, 34 (trinta e quatro) foram objetos de monitoramento,

oriundas de auditorias já realizadas anteriormente. Do monitoramento, apurou-se que 85% das

recomendações foram implementadas, 3% foram implementada parcialmente e 6% possuem suas

implementações em andamento. A Auditoria-Geral da UFMG considerou que outros 6% das

recomendações são classificadas como não aplicáveis (característica reconhecida pela constatação de

não haver o fato gerador da recomendação, no ato do monitoramento). As demais 42 (quarenta e duas)

recomendações foram oriundas de auditorias realizadas, sendo operacionais ou de gestão: destas, 81%

foram implementadas, 5% foram parcialmente implementadas, outros 5% possuem as respectivas

implementações em andamento e 9% não foram implementadas até a data deste RAINT. Em suma,

englobando todas as recomendações (monitoradas e emitidas), a Auditoria-Geral da UFMG executou

os seus trabalhos no exercício de 2016 com 83% das recomendações implementadas, 9% com a

implementação parcial/em andamento e com apenas 5% destas com o status classificado como ainda

não implementado.

Os resultados supracitados foram classificados como satisfatórios, superando os fatos relevantes

que ocorreram durante a realização dos trabalhos. Estes fatos, sendo a greve dos Técnicos

Administrativos em Educação, as ocupações de prédios da UFMG por alunos em protesto à PEC 55

(241) e as alterações da gestão e na equipe da Auditoria-Geral da UFMG, impactaram nos trabalhos

realizados. No entanto, o atual corpo de integrantes, obtendo conhecimentos multidisciplinares, não

pouparam esforços para a realização das atividades de auditoria, não permitindo com que tais

constantes prejudicassem os trabalhos de forma significativa.

No entanto, diante dos fatos relevantes ocorridos e da execução de parte do PAINT-2015 no

exercício de 2016, 04 (quatro) trabalhos previstos no PAINT-2016 possuíram suas finalizações

planejadas para o primeiro trimestre de 2017, sendo: (1) avaliação da execução de ação do programa

2032 (Educação Superior - Graduação, Pós-Graduação, Ensino, Pesquisa e Extensão) e (2) de ação do

programa 2030 (Educação Básica); (3) avaliação dos atos de admissão, exclusão e concessões de

aposentadoria, pensão, cessão de pessoal, além de avaliação de inconsistências na folha de pagamento

e de laudos ambientais; e (4) acompanhamento e apuração das recomendações da CGU e das

determinações do TCU para controle interno deste órgão de auditoria. Destas atividades citadas,

apenas a terceira possui previsão de término para o fim de fevereiro de 2017.

42

A Auditoria-Geral da UFMG possui 02 (dois) trabalhos iniciados no exercício de 2016 em

andamento, sendo a atualização de check-lists, que subsidiam as auditorias in loco orientando os

auditores designados nos trabalhos, conforme leis e normas vigentes e a revisão do Manual de

Auditoria Interna. Estes trabalhos, que possuíram as suas ordens de serviço emitidas em novembro e

em dezembro do exercício passado, respectivamente, são classificados como ações de fortalecimento

da Auditoria-Geral da UFMG.

Vislumbrando a aplicação da Estrutura Integrada do COSO I, que possui 05 (cinco)

componentes visando ao desenvolvimento, à implementação, à condução e à avaliação da eficácia do

controle interno, sendo eles (1) Ambiente de Controle, (2) Avaliação de Risco, (3) Atividades de

Controle, (4) Informações e Comunicações e (5) Atividades de Monitoramento, a Auditoria-Geral da

UFMG realizou auditoria focada neste modelo mundialmente reconhecido, sendo a Divisão de

Transportes (Ditra) o órgão/unidade auditado, resultando recomendações a serem atendidas. No

entanto, todos os trabalhos in loco deste órgão de auditoria interna já há a adoção de componentes

desta metodologia, por os trabalhos focarem em controles internos e em avaliação de riscos.

Os trabalhos de auditoria operacional, de auditoria de gestão, de avaliação de controles internos,

de monitoramento e de trabalhos internos, além de outros também citados neste relatório, foram

executados com o compromisso de atender à Instrução Normativa nº 24, de 17 de novembro de 2015,

internalizando o Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) e atendendo as recomendações

provindas do Ministério da Transparência, Fiscalização e Controladoria-Geral da União e as

determinações do Tribunal de Contas da União, que são controladas, respondidas e monitoradas pela

Administração Central da UFMG por meio do Plano de Providências Permanentes (PPP). Com tais

trabalhos, este órgão de auditoria interna agregou valor à gestão dos órgãos/unidades auditados,

visando à eficiência, à eficácia, à efetividade e à economicidade dos produtor/serviços prestados,

visando não apenas o seu crescimento e da própria UFMG, mas também de seus integrantes, que são o

maior patrimônio de toda e qualquer organização.

Belo Horizonte/MG, 24 de fevereiro de 2016.

Terezinha Vitória de Freitas Silva Auditora Geral da UFMG

Equipe da Auditoria:

Alfredo de Campos Souto - Auditor

Carla Lorena de Miranda Canela - Administrador

Gislene Brant Moura Generoso - Contador

Gorete Deolinda de Souza Barbosa - Contador

Marcos Eustáquio de Oliveira Murta - Auditor

Olímpia de Souza Chaves Santos Silva - Auditor

Renata Brandão Teixeira de Macedo- Secretária

Ricardo Humberto Antônio Sousa - Auditor

relatÓrio anual de auditoria interna - ufmg.br · 3.2-10. atividade 10 - treinamento/cursos e ......

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