Recomendações no tratamento das denúncias e

resposta ao denunciante

APRESENTAÇÃO AO COMITÊ RECEPTOR

O objetivo desta apresentação é oferecer a nossos clientesos parâmetros básicos que, ao nosso critério eexperiência, constituem um aspecto básico para umaadequada manutenção: um esquema de linha ética ou canalde denúncias dentro da empresa.

OBJETIVO

Parâmetros a serem considerados

1. Norma interna – Procedimento

2. Valoração de denúncias para tratamento

3. Resposta ao denunciante

4. Perguntas ao denunciante

5. Anonimato do denunciante

6. Pedido de entrevista ao denunciante

7. Confidencialidade da informação

8. Comunicação contínua do serviço

Normativa interna

Em primero lugar, deve ser estabelecido um procedimentoclaro e ordenado de como serão gestionadas as denúnciase, assim mesmo, como e por quem serão analisadas.

Destacam-se os seguintes temas a serem tratados:

• Pessoas envolvidas na gestão,• Classificação e tratamento básico das denúncias,• Autorização nas comunicações,• Tempos de resposta ao denunciante,• Documentação interna a ser requerida,• Terceirização das investigações (quando corresponder).

Valorização das denúncias

Cada denúncia que ingressa a organização deve ser analisadapelo comité de recepção de acordo a urgência damesma, asignando um valor para seu tratamento(alto, médio, baixo).

• Dentro da análise se utiliza apossibilidade de terceirizar otratamento da denúncia.

• No caso de tratamento interno, quaissão as áreas que deven participar.

• Definir a prioridade no tratamento damesma.

Resposta do denunciante

Cada denúncia deve ser respondida ao denunciante, seja poruma questão de formalidade ou, também, pela necessidadegerada na investigação. Nesse sentido se deve:

• Estabelecer um tempo de resposta com cada contato dodenunciante,• Considerar a realização de respostas parametrizadas(“Obrigado por sua participação, estaremos analisando oincidente…”),• Caso resolva não responder as denúncias, comunicarpreviamente aos empregados neste sentido ( “Questões depolítica corporativa, etc..”).

Perguntas ao denunciante

• Não devem comprometer a empresa,• Não pôr em risco a identidade do denunciante,• As perguntas deven ser concretas e claras,•Não se deve pôr en risco o denunciante ante os envolvidosou outros empregados da empresa,• Se é possível, o denunciante deve ser recompensado.

As perguntas ao denunciante devem serrealizadas de um modo que reflita anecessidade do comité de maior informaçãopara esclarecer o incidente denunciado:

Anonimato do denunciante

• Todas as ações por parte do Comitê devem ser muitocuidadosas com o anonimato do denunciante,

• As ações se encontram relacionadas com a imagen docanal e as próximas denúncias,

• As perguntas que se realizarem ao denunciante devemconsiderar este conceito,

• Mas além de suspeitar quem realizou de fato adenúncia, nunca devem se dar datos nas perguntas quesuponhan a identidade do denunciante.

Entrevista com o denunciante

Caso seja necessário contactar o denunciante para umaentrevista pessoal, devem ser considerados os seguintesparâmetros:

• Deixar devidamente explicados os motivos do contato equal o objetivo do mesmo,•Deixar expressadas claramente as garantias de anonimatoao denunciante,• É recomendável consensuar a entrevista em um lugarneutro.

Confidencialidade da informação

A empresa deve analisar as ações que põem em risco aconfidencialidade da informação que provém da denúncia.Devem ser considerados os seguintes pontos:

• Os casos de denúncias realizadas onde resultar evidente odenunciante (setores com poucos empregados) devem sertratados com cuidado,

• Deve se ter especial atenção com aqueles denunciados que opessoal a cargo possa sofrer represálias pelas denúncias, ao saberque foram denunciados.

• Monitorar estas questões

Comunicação contínua do serviço

A Linha Ética deve ser comunicada em forma contínua dentro daempresa e seu uso deve tornarse algo habitual entre osempregados. Neste sentido deve-se:

• Fazer recordatórios duas vezes ao ano,• Inclui-lo no Código de Ética da empresa,

• Inclui-lo na capacitação de RRHH para novos empregados,• Fazer recordatórios contínuos através de carteleras em lugares dealta visibilidade,

•Ser divulgado a terceiros (Fornecedorese clientes corporativos).•Ser incluido em diferentes documentosde uso diário (Faturas, NC, Ordens deCompra, Recibos, E-mails, etc.)

Uma DENÚNCIA que provenha do CANAL ÉTICOdeve ser analisada cuidadosamente, e levada aexecução da investigação com procedimentos bemdefinidos a efeitos de que sua resolução seja embenefício dos membros de toda a organização.

Lembre-se

25 de mayo 555 - Piso 17 Buenos Aires - Argentina Tel/Fax: (54-011) 4313-3035

www.resguarda.comFollow us

Obrigado

Estados Unidos: 1-800-921-2240 Espanha: 900-975-278Guatemala: 1-800-835-0393Honduras: 800-2791-9047Ilhas Virgens dos Estados Unidos: 1-855-761-9069 México: 01-800-1233312Nicaragua: 800-6988

Argentina: 0-800-999-4636Brasil: 0-800-891-4636 Chile: 800-835-133 Colômbia: 01-800-752-2222 Costa Rica: 0-800-054-1046 Equador: 1-800-000031El Salvador: 001-800-2260469

Panamá: 011- 00800-052-1375Paraguai: 009-800-521-0056Peru: 0-800-00932 Porto Rico: 1-855-7619289 Trinidad & Tobago: 1-855-511-9561Uruguai 000-4052-10128 Venezuela: 0-800-162-7357