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Nome proposta

Data

Sistema de Compliance

DATA30/07/2015

Canal de denúncias e monitoramento ativo

Cassiano Machado


Impulso da lei anticorrupção 12.846/13

ATENUANTES NA APLICAÇÃO DAS SANÇÕES – ACORDO DE LENIÊNCIA Art. 7º: Serão levados em consideração na aplicação das sanções:VIII - a existência de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades e a aplicação efetiva de códigos de ética e de conduta no âmbito da pessoa jurídica

São Paulo – Decreto Municipal Nº 55.107 (maio/2014)Do Programa de Conformidade (Compliance)(...) considerar-se-á, única e exclusivamente, no âmbito da pessoa jurídica, a existência de mecanismos e procedimentos consistentes de integridade e monitoramento, a efetividade dos sistemas de controle interno, a utilização de códigos ética e conduta para funcionários e colaboradores, a existência de sistemas de recebimento e apuração de denúncias que assegurem o anonimato, (...) com o intuito de promover a política interna de integridade


Compliance na práticaCiclo de compliance e gestão da ética

Atuação nas camadas de processos, infraestrutura e controles

Tratamento de vulnerabilidades e riscosMelhorias em mecanismos de gestão e controleEvolução da gestão de riscos e controles internos

ApuraInvestigaçãoRuptura de situações de riscoAuditorias pontuais

Monitora / ControlaCanal de dúvidas e denúnciasMonitoramento do ambiente corporativoAuditorias internas / externas

Regula, conscientiza e aplica balanço de consequências

Código de Conduta ÉticaCódigos Setoriais e PolíticasComitê de Ética Treinamento e ComunicaçãoCompliance Ético


Estatísticas ICTS - Amostragem

Canal de Denúncias112 empresasBase de dados com 100 mil relatos registradosPeríodo: Mai/09 até Jul/15

Empresas por segmento de atuação


Estatísticas ICTSCanal de Denúncias - perfil de utilização

Mensalmente, são realizados em média 3,26 relatos para cada grupo

de 1 mil colaboradores

Forma preferida de registro é via website

Website58.5%

Voz39.8%

Outros*1.7%

* Denúncias feitas por e-mail e caixa postal


Estatísticas ICTSCanal de Denúncias - tipo de situação denunciada

27.7%21.8%

17.0%8.7%

8.2%8.1%

2.9%1.6%1.6%

1.1%0.8%

0.5%0.1%

Práticas abusivas (Assédio moral, Assédio sexual, Agressão…Não conformidade aos procedimentos e políticas internas

Desvio de comportamentoFavorecimento ou Conflito de interesses

Fraude (Externa ou Interna/ Financeira ou Operacional)Violação às leis (Trabalhistas, Ambientais/ Nacionais ou…

Roubo, furto ou desvio de materiaisVazamento ou uso indevido de informações

Pagamento ou recebimento impróprio (Suborno, Propina,…Relacionamento íntimo (com ou sem subordinação direta)Destruição, danos ou uso indevido dos ativos da empresa

Uso ou tráfico de substâncias proibidas no ambiente de…Greve/paralisação ou manifestação

Tipologia de denúncias

21.9%

32.3%

45.8%

Categoria de denúncias

Descumprimento de políticas/normas/procedimentosMá intenção/ilícitosRelacionamento interpessoal


Estatísticas ICTSCanal de Denúncias - denunciantes e denunciados

O principal vetor de informações é o colaborador, que deve ser informado e incentivado à manifestar-se quando necessário

Colaborador93.42%

Cliente4.28%

Prestador de serviço / Fornecedor2.25%

Investidor0.04%

Denunciante

61,4% dos denunciados são líderes / gestores ou pares / colegas da mesma área de trabalho

52.7%

8.7%8.5%

5.5%

24.7%

Denunciado

Líder/Gestor Colega de trabalho (mesma área)

Colega de trabalho (área distinta) Liderado

Outros *

* Investidor, prestador de serviços, família / amigo, entre outros


Estatísticas ICTSCanal de Denúncias - otimização do processo de apuração

66.7%84.7%

53.9% 47.6%

33.3%14.1%

43.7% 51.3%

1.3% 2.4% 1.1%

Ótima Boa Regular Aceitável

Vias de captação vs. Qualidade da denúncia (qualificação)

Voz Web Outros

A captação especializada de uma denúncia via contato telefônico (Voz) promove um incremento em sua qualidade e, consequentemente, na eficácia e eficiência da apuração

66%54%

49%41%

Ótima Boa Regular Aceitável

% de confirmação vs. qualidade da denúncia (qualificação)

A análise técnica do conteúdo, relevância e impacto potencial da denúncia permitem sua qualificação prévia, otimizando o foco e esforço de apuração


Estatísticas ICTSCanal de Denúncias - anonimato nas denúncias

70% das denúncias são anônimasO anonimato no registro da denúncia não oferece prejuízo ao processo do Canal de Denúncias e seus resultados

70.3%

29.7%

Anônimo Identificado


Estatísticas ICTSCanal de Denúncias - impacto do anonimato

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

WebsiteVoz

OutrosColaborador

ExternoLíder/Gestor

LideradoColega de trabalho (mesma área)Colega de trabalho (área distinta)

OutrosÓtima

BoaRegular

Aceitável<=10 dias

11-30 dias31-60 dias

>60 diasProcede

Não ProcedeNão Conclusivo

Vias

de

capt

ação

Den

unc

iant

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enun

ciad

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ualid

ade

da d

enún

cia

Tem

po d

eap

uraç

ãoC

onfir

ma

ção



Estatísticas ICTSCanal de Denúncias - anonimato vs. tipo de situação denunciada

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Relacionamento íntimo (com ou sem subordinação…

Uso ou tráfico de substâncias proibidas no ambiente de…

Favorecimento ou Conflito de interesses

Roubo, furto ou desvio de materiais

Greve/paralisação ou manifestação

Não conformidade aos procedimentos e políticas internas

Desvio de comportamento

Práticas abusivas (Assédio moral, Assédio sexual,…

Vazamento ou uso indevido de informações

Pagamento ou recebimento impróprio (Suborno,…

Violação às leis (Trabalhistas, Ambientais/ Nacionais…

Fraude (Externa ou Interna/ Financeira ou Operacional)

Destruição, danos ou uso indevido dos ativos da…


61,1% destas denúncias são feitas por colegas da mesma área ou profissionais liderados pelo denunciado

O medo de represálias e o envolvimento nas denúncias torna os denunciantes mais propensos a fazê-las anonimamente



0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%















64,4% destas denúncias são feitas por colegas da mesma área ou profissionais liderados pelo denunciado




0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%















60% destas denúncias são feitas por colegas da mesma área ou profissionais liderados pelo denunciado



Estatísticas ICTSCanal de Denúncias - anonimato vs. relação denunciante - denunciado

49.4%

20.9%

11.8%

7.5%

4.3%

3.0%1.9%

0.6%

0.6%

0.0%

3.1%

Liderado Outros Colega de trabalho (mesma área)

Colega de trabalho (área distinta) Líder/Gestor Cliente

Prestador de serviço Fornecedor Relacionamento pessoal (familiar/amigo)

Investidor

Segundo pesquisa bienal “Perfil Ético dos Profissionais das Corporações Brasileiras (2012-2014)”, realizada pela ICTS em março/15, 12% dos profissionais hesitam em denunciar. Os principais motivos são:

Lealdade ao chefe e/ou equipe

Medo de represálias

Laços nas relações interpessoais

Mesmos motivos pelos quais os colegas e os profissionais liderados pelos denunciados preferem fazer a denúncia anônima


Estatísticas ICTSCanal de Denúncias - identificação de gênero em denúncias

35.2%

30.8%

34.0%

Denúncias por Gênero

Masculino Feminino Gênero não definido

34% das denúncias não têm o gênero definidoA falta deste dado no registro da denúncia não oferece prejuízo ao processo do Canal de Denúncias e seus resultados


Estatísticas ICTSCanal de Denúncias - identificação de gênero em denúncias anônimas

55%47%

43%

42% 43%

53%

58% 57%

47%

Descumprimento depolíticas/normas/procedimentos

Má intenção/ilícitos Relacionamento interpessoal

Gêneros por categoria de denúncia

% Não Definido % Feminino % Masculino

Segundo pesquisa bienal “Perfil Ético dos Profissionais das Corporações Brasileiras (2012-2014)”, realizada pela ICTS em março/15, hesitam em denunciar:

3 em cada 5 mulheres68% dos profissionais com até 24 anos64% dos que recebem até R$ 2.50065% do nível estagiário / trainee

Os motivos mais comuns para hesitação são:Lealdade ao chefe / equipeMedo de represáliasLaços nas relações interpessoais


Estatísticas ICTSCanal de Denúncias - triagem e apuração

100.0%

13.6%

12.3%

44.7%

70.5%

10.9%

81.4%

18.6%

Total deDenúncias

Fora do Escopo Dentro do Escopo Insuficiência dedados

Qualificado paraApuração

Resultados daApuração

29,5% dos relatos não possuem contexto ou elementos suficientes para apuração

63,4% das denúncias qualificadas para apuração são confirmadas

Procede

Não procede

Não conclusivo


37%

55%

72%

Capital Aberto Capital Fechado Familiar

Denúncias por Cliente Denúncias Procedentes Média Denúncias Média Denúncias Procedentes

Estatísticas ICTSCanal de Denúncias - relação com o capital social da empresa

Empresas familiares têm 87% mais denúncias por grupo de mil colaboradores que empresas de capital aberto ou fechado A procedência de denúncias em

empresas familiares é 172% maior


Estatísticas ICTSCanal de Denúncias – Motivação da denúncia em 2014

74.8%

9.1%

8.2%7.9%

Acusação Defesa Ação que prejudica empresa Conflitos de relacionamento

Acusação: Expor situação que prejudica diretamente o próprio denunciante

Defesa: Expor situação na qual o denunciante possui algum tipo de envolvimento ou comportamento indevido e deseja isentar-se

Ação que prejudica empresa: Expor situação que prejudica o ambiente/desempenho da empresa

Conflitos de relacionamento: Expor situação em função de desavenças com o denunciado (não há impacto direto do comportamento do denunciado sobre o denunciante)


Estatísticas ICTSCanal de Denúncias – Motivação da denúncia em 2014

Familiar

Fechado

Aberto

Motivação da denúncia por capital social e suas motivações

Acusação Defesa Ação que prejudica empresa Conflitos de relacionamento

Acusação: Expor situação que prejudica diretamente o próprio denunciante

Defesa: Expor situação na qual o denunciante possui algum tipo de envolvimento ou comportamento indevido e deseja isentar-se

Ação que prejudica empresa: Expor situação que prejudica o ambiente/desempenho da empresa

Conflitos de relacionamento: Expor situação em função de desavenças com o denunciado (não há impacto direto do comportamento do denunciado sobre o denunciante)


Estatísticas ICTSCanal de Denúncias – Denúncias de má intenção / relacionamento interpessoal

854 11652419

49506029

6767

9512

10 12 23 38 5484

112

58

86 107

170

273

324

448

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

500

2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

Denúncias Clientes Denúncias por grupo de 1000 colaboradores


Vantagens dos mecanismos extrapolam o contexto da Lei Anticorrupção

Pontos de partida ou de ativação do Compliance / Gestão da Ética na organização:Agenda e alinhamento executivoMecanismos pragmáticos, com footprint tangível e verificávelGanhos rápidos à organizaçãoAlinhado à sustentabilidade e valores (viés qualitativo)

Benefícios práticos:InibiçãoCorreção / rupturaConformação (“Ética se aprende!”)Prevenção (ações estruturais)


SÃO PAULOR. James Joule, 65 5° andarTome Sul BERRINISão Paulo SPCEP 04576-080+55 11 2198 4200

RIO DE JANEIROAv. Rio Branco, 109 cj 702CENTRORIO DE JANEIRO RJCEP 20040-004+55 21 2511 2651

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