QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

QDT

Ferramenta que estabelece as tarefas efetuadas dentro de uma determinada área, especificando quanto tempo é gasto por cada um dos funcionários na atividade total e individualmente.

CONCEITOS de QDT

Instrumento utilizado para analisar a efetividade na realização das atividades e atribuições das unidades da empresa, visando à distribuição e realização criteriosa, racional e balanceada das tarefas.

Técnica de organização de processos que mede a eficiência de um determinado setor administrativo

OBJETIVO

NÍVEL ENVOLVIDONíveis operacionais, pois mede

tarefas exercidas, tempo gasto, e freqüência.

EX. Serviço burocrático e de produção.

CONCEITOS QUE DEVEM SER CONHECIDOS PELO PROFISSIONAL

QUE IRÁ ELABORAR UM QDT

O QDT é uma técnica para analisar TAREFAS. Conhecer esses conceitos é fundamental para o analista;

Ao funcionário é solicitado, que preencha o quadro com o que ele faz.

FUNÇÃO

Agregação de atividades análogas, interdependentes; se encadeiam num único campo especializado de trabalho, devendo, assim, para maior eficácia, ter o seu desenvolvimento alocado a uma unidade organização específica, sob uma única direção. CURY, 2000.

Ex. Departamento de Compras.

ATIVIDADE

Agrupamento de tarefas complementares, correspondendo a um conjunto de tarefas/ações de cada unidade organizacional, com consumo de recursos e orientação um objetivo definido.

CURY, 2000.

EX. Controle de contas correntes, cobrança de títulos, etc.

TAREFA

Meio pelo qual se atinge cada atividade ou objetivo global de cada unidade organizacional, compreendendo uma ou mais rotinas (passos, movimentos, micromovimentos) referentes aos empregados. CURY, 2000.

EX. Pagamento de cheques, recebimento de depósitos, etc.

ExemplosFUNÇÃOCompras de materialATIVIDADEPesquisa de mercado, seleção de

fornecedores, licitação, etc.TAREFAA atividade de licitação envolve: elaboração

de edital, recebimento de proposta, efetivação do mapa comparativo de preço, etc.

CONSTRUÇÃO DO QDT

1. Lista de Tarefas Individuais - quais as tarefas individuais desenvolvidas pelos empregados do órgão, descritas de forma simples e objetiva, vinculadas às atividades a que se reportam, indicando o tempo gasto na sua execução, durante 1 dia de trabalho;

LogotipoĚĞ Lista de Tarefas Individuais

Divisão: Seção:

Nome: Cargo: Data: ______ /_________/

Atividade:

Número Tarefas DiáriaRegulares ou esporádicas

(indicar % dia)

01 -

2. Lista de Tarefas Semanais - qual o tempo gasto por semana, por tarefa, num certo período de tempo, com vinculação às atividades a que se reportam: 1 semana por exemplo;

Deve ser realizado pelo analista.

LogotipoĚĞ Lista de Tarefas Semanais

Divisão: Seção:

Nome: Cargo: Data: ______ /_________/

Atividade:

Número Tarefas DiáriaRegulares ou esporádicas

(indicar % dia)

01 -

3. Lista de Atividades - quais as atividades desenvolvidas pelo órgão, em ordem decrescente de importância, segundo a percepção da chefia;

LogotipoĚĞ Lista de Atividades

Divisão: Seção:

Nome: Cargo: Data: ______ /_________/

Atividade:

Número Tarefas DiáriaRegulares ou esporádicas

(indicar % dia)

01 -

4. Quadro de Distribuição do Trabalho - qual a distribuição das atividades do órgão compiladas, em tarefas, pelos respectivos empregados, com os respectivos tempos e a totalização.

Exemplo de QDT

Relação das funções do setor

Relação das atividades desenvolvidas no setor

FuncionáriosNúmero de horas por atividadeA B C D E F

Informaçõese entregas

controlar o atendimento 15 10 25

entregar o carnê 10 8 12 30

informações sobre saldos 12 2 3 17

conceder informações diversas 6 5 4 4 3 22

Cobranças

efetuar e controlar cobranças 10 6 4 20

cobrar notas promissórias 2 5 3 10

cobrar carnês atrasados 2 2 6 2 12

Controle de vencimentos e atrasos

preparar avisos de vencimento 2 4 18 24

expedir avisos de vencimento 5 3 12 20

enviar avisos de execução 4 2 06

contabilizar pgtos. atrasados 6 2 2 10

Comunicações com o SPC

busca de informações no SPC 10 2 12

fornecimento de infos. ao SPC 3 1 2 06

Total de horas semanais de trabalho efetivo por funcionário e no setor

38 33 38 40 35 30 214

ANÁLISE DO QDT

1. Tempo consumido pelas várias atividades:

Quais as atividades que consomem maior tempo para serem realizadas?

São as que de fato devem consumir maior tempo?

O tempo consumido é compatível com a importância relativa de cada uma?

As tarefas mais urgentes têm prioridade de execução?

Existe esforço humano mal empregado?

Capacidade profissional dos funcionários:

Estão sendo aproveitadas adequadamente as habilidades e a formação técnica e profissional de cada empregado?

Existem indícios que demonstrem que os funcionários necessitem de treinamento específico?

Existem funcionários executando tarefas não relacionadas entre si?

Tarefas com características operacionais semelhantes podem ser agrupadas de forma mais eficaz?

Capacidade profissional dos funcionários:

Existem funcionários especializados realizando tarefas simples?

Existem profissionais desempenhando tarefas com nível de dificuldade acima da do cargo de que é titular?

Existem tarefas muito centralizadas ou extremamente descentralizadas?

Os empregados sabem operar produtivamente as máquinas existentes nas áreas de trabalho?

Volume de trabalho vinculado aos funcionários

Está o trabalho distribuído eqüitativamente entre os diversos empregados ou existem funcionários sobrecarregados de trabalho e outros não?

Existe acúmulo de trabalho, urgente ou não?

Existem empregados executando várias tarefas desconexas?

Existe alguma tarefa dispersa entre vários executantes?

Existe ocorrência de retrabalho?

Possibilidades preliminares de simplificação

Há duplicidade de trabalho?

Todas as tarefas que aparecem no QDT são realmente necessárias?

Existe trabalho manual que possa ser substituído por trabalho informatizado?

O layout adotado permite um fluxo racional de trabalho?

VANTAGENS

Diagnosticar demoras;

Classificar tarefas;

Manter uma relação direta entre treinamento das pessoas da organização e tarefas a estas atribuídas;

Verificar a coerência na distribuição das tarefas;

Diagnosticar a qualidade do trabalho;

Analisar a veracidade dos dados dispostos na rede da organização.

DESVANTAGENS

Esquecimento das relações inter-pessoais.