quadro de distribuiÇÃo de trabalho
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quadro de distribuição de trabalhoTRANSCRIPT
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INTRODUÇÃO
Qualquer administração, seja de uma empresa, ou de um órgão, deve primar
pela qualidade, pela eficiência e pela produtividade, para isso, o administrador se
utiliza de ferramentas que vão proporcionar justamente a primazia administrativa. As
ferramentas que vão organizar o funcionamento do trabalho e otimizar a produção.
São os instrumentos metodológicos, que vão incidir nos processos realizados dentro
da instituição. Dentre esses instrumentos metodológicos, podemos citar os
fluxogramas, os arranjos físicos, os formulários e o quadro de distribuição de
trabalho (QDT), que é o objeto do estudo.
O quadro de distribuição de trabalho (QDT) analisa as tarefas efetuadas
dentro de uma determinada área, especificando quanto tempo é gasto por cada um
dos funcionários na atividade total e individual, visando aproveitar o tempo
disponível dos empregados na instituição, assim como também o tempo dos
gerentes, chefes e supervisores.
Com o QDT o executivo pode tomar conhecimento da distribuição de seus
subordinados, do tempo gasto nas tarefas realizadas por eles, do tempo gasto nas
atividades coletivas, dos custos operacionais que são acumulados, da ociosidade ou
sobrecarga dos funcionários, da necessidade de contratação de empregados, do
excesso de empregados na instituição, enfim, através do QDT, se obtém uma série
de dados importantes para a instituição.
É normal um executivo de uma empresa particular utilizar o QDT e ter todas
as informações úteis que ele proporciona. Mas quando se fala em órgãos públicos,
isso não acontece de maneira geral. É bem verdade que isso acontece muito pouco
dentro do funcionalismo público. O administrador público não tem a mesma
preocupação que o particular, e acaba fazendo com que os órgãos públicos percam
eficiência, desperdicem tempo dos funcionários, e conseqüentemente dinheiro
público. Claro que esse não é o único problema, mas é um deles, a falta de
organização e preocupação com os órgãos públicos. E através de medidas
administrativas corretas, utilizando-se dos instrumentos metodológicos, bem como
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dos organizacionais, enfim, aproveitando-se das ferramentas que se tem à
disposição, é possível melhorar o serviço público consideravelmente.
É muito importante criar um QDT na instituição, mas não é tão simples,
devem ser seguidos alguns passos, alguns procedimentos, para que o resultado
seja satisfatório. Tais procedimentos incluem a delimitação das tarefas, a
organização do tempo necessário para ela, a divisão das tarefas e atividade por área
de compatibilidade, portanto, são várias peculiaridades que devem ser observadas
da elaboração do quadro de distribuição de trabalho.
O objetivo deste trabalho é justamente demonstrar todos os passos para
elaboração do QDT, bem como explicitar a importância deste na instituição. Para
tanto, se faz necessária uma abordagem ampla do tema, desde o estudo e análise
do trabalho até chegar ao QDT. Por fim é objeto também deste trabalho
contextualizar o uso do QDT na Polícia Militar, que é uma instituição que também
deve ser organizada, para uma maior efetividade nos serviços prestados.
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1 ESTUDO E ANÁLISE DO TRABALHO
1.1 INDICADORES DE PROBLEMAS
A insatisfação e a improdutividade no trabalho são resultantes de diversos
fatores, internos e externos à pessoa. Uma das causas da diminuição na
produtividade é a má distribuição do trabalho. Os problemas na distribuição são
diversos: volume de trabalho, capacidade profissional, tempo, custos, entre outros
erros que podem ocorrer ao se delegar tarefas para cada funcionário.
Quando o trabalho de uma empresa está mal distribuído em relação à
quantidade de trabalho, algum funcionário estará trabalhando a mais e algum outro
estará mais ocioso. Com a sobrecarga dos empregados a empresa perde por pagar
horas extras e desgastar desnecessariamente sua mão-de-obra. Quando os
empregados têm tempo ocioso, a perda da empresa está diretamente na produção,
que é reduzida.
Outro problema na distribuição do trabalho pode estar na capacitação
profissional. Numa empresa que não cuida de empregar os funcionários em
atividades de seus níveis também há perda. Um funcionário com nível superior que
executa tarefas de nível básico pode estar mal utilizado, poderia estar realizando
tarefas mais complexas. Assim como um funcionário de nível básico ao executar
tarefas de nível superior poderá perder em produtividade, pois muitas vezes a
capacidade profissional dele não é adequada àquela tarefa, que acaba não sendo
realizada da melhor forma possível. Vale lembrar que capacidade profissional nem
sempre está relacionada com nível de instrução, muitas vezes refere-se à aptidão
para determinada função.
Quanto ao tempo e ao custo, é fundamental, para a boa execução dos
trabalhos de uma empresa, que se dê preferência a algumas atividades de maior
relevância na produção. As mais expressivas devem ser valorizadas, empregando-
se mais tempo e mais dinheiro nelas. Quando são desperdiçados com atividades
mais supérfluas e desconsiderando as prioridades, perde-se produtividade de
maneira direta. O que se usa no menos importante, pode faltar ao que é
fundamental.
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Para que tais erros não ocorram, deve-se estudar e analisar o trabalho
daquela empresa. Esse estudo do trabalho, além de apontar falhas e acertos, vai
medir a eficiência da instituição em sua atividade, interpretando de forma sistemática
todo o processo laboral.
1.2 OBJETIVOS
O objetivo geral é possibilitar um diagnóstico, no qual se verifica a qualidade
do trabalho. Os objetivos específicos do estudo e análise do trabalho são:
Diagnosticar eventuais tempos mortos;
Identificar o equilíbrio entre a prioridade da tarefa e o seu tempo de
realização;
Controlar a correspondência entre treinamento dos empregados e as
suas tarefas;
Verificar o equilíbrio de distribuição de tarefas entre as áreas e entre as
pessoas.
1.3 ETAPAS
No estudo e análise do trabalho, para facilitar o entendimento, pode-se
dividir esse estudo em três partes ou etapas: análise da distribuição do trabalho,
análise do processamento do trabalho e análise das operações e postos de trabalho.
Essa divisão situa o estudo do trabalho em três dimensões bem definidas, que
juntas vão consagrar uma boa análise do trabalho de uma empresa.
Na análise da distribuição do trabalho se verifica e se critica a carga de
trabalho por empregado e por área, aferindo o nível de distribuição, a correção
desta, sem enfocar nas áreas da análise do processo de trabalho e da análise das
operações e postos de trabalho. Aqui o que realmente tem importância é a carga de
trabalho exercida em cada unidade da organização.
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A análise do processo de trabalho tem por finalidade verificar as várias fases
integrantes do trabalho, tanto analisando o conjunto, quanto os diversos fluxos de
trabalho. Nessa análise é que se compreende e se racionaliza o fluxo de trabalho.
Compreende a observação continuada e detalhada dos procedimentos, que quando
relacionados, constituem o processo de trabalho.
A análise final é a das operações e postos de trabalho que incide sobre a
execução das fases constituintes das operações, inclusive sobre todas as
particularidades elementares dessas operações. Analisa também os postos de
trabalho, em sua organização e disposição.
Para uma análise adequada do trabalho é necessário realizar uma
seqüência lógica de operações para se chegar em dados que serão
fundamentalmente úteis para a melhor distribuição do trabalho. Dados tais como: o
tempo gasto, por empregado, por tarefa, por atividade, num determinado período de
tempo; quais as atividades desenvolvidas em ordem de importância; qual a
distribuição das atividades em tarefas. A partir desses dados, é possível
compreender e sistematizar de forma mais precisa a organização do trabalho na
empresa.
1.4 CONCEITOS BÁSICOS
Para se analisar o trabalho é imprescindível definir conceitos básicos, e
nesses conceitos existem algumas divergências doutrinárias. Uns englobam no
processo a atividade, a tarefa e o passo. Outros incluem ainda a função como parte
do processo, acima das atividades. O conceito mais completo, que inclui a função é
mais adequado para a maioria das análises, por isso é visto como mais correto.
Primeiramente é preciso compreender e vislumbrar todas as funções
realizadas na empresa, ou seja, tudo o que ela faz, isto é, sua finalidade, como o
processo, composto de vários procedimentos pormenorizados os quais incidirão na
conclusão do trabalho, que seguem um rito administrativo, que, partindo dos passos,
executam-se as tarefas e se concentram nas atividades realizadas na geração de
resultados para o cliente, desde o início do pedido até a entrega do produto.
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Somando-se todas as atividades de uma empresa, chega-se às funções, que unidas
formam o processo.
Para uma melhor compreensão se torna necessário entender quatro
conceitos básicos: funções, atividades, tarefas e passos. O primeiro conceito que se
deve conhecer é o de função, que é o conjunto de atividades análogas e
independentes, que se ligam num único campo de trabalho. As funções ganham em
eficácia quando juntas em uma unidade especializada, sob uma direção única.
Como exemplo de função, pode-se citar as compras de material.
O conceito seguinte é o de atividade. Esta compreende o agrupamento de
tarefas similares ou complementares entre si, com o objetivo de definir a finalidade
do órgão em exame. Somadas todas as atividades da empresa se obtém a função.
A atividade é coletiva, por englobar as tarefas individuais de várias pessoas da
empresa. Numa empresa que tem como função as compras de material, um
exemplo de atividade a ser citado pode ser a licitação para tais compras.
O terceiro conceito, de tarefa, pode ser explicitado de maneira simples ao se
dizer que tarefa é o meio pelo qual se chega à atividade. É a obrigação que tem a
pessoa individualmente. Ela se subdivide em passos. Seguindo o mesmo exemplo,
dentro de uma atividade de licitação, um exemplo de tarefa é a elaboração do edital
O último conceito é o de passo, que se trata de uma parcela da tarefa, ou
seja, uma parte fundamental em que a tarefa pode ser dividida, onde quando
realizados todos os passos em que a obrigação individual foi subdividida, ter-se-á o
cumprimento tarefa. Na elaboração de edital como tarefa, pode-se exemplificar
como passos o ato de buscar a legislação, de redigir o edital, entre outros.
Função (órgão)
Atividades(órgão)
Tarefas(individual)
Passos(individual)
Compras LicitaçãoElaboração do edital
1)Reunir legislação2)Definir características do produto3)Redigir o Edital
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2 DISTRIBUIÇÃO DA CARGA DE TRABALHO
Carga de trabalho é o volume de trabalho atribuído a uma unidade
organizacional, durante uma unidade de tempo preestabelecida. A unidade
organizacional pode ser um departamento de uma empresa, uma seção do
departamento, etc. A carga de trabalho está diretamente ligada com a primeira etapa
do estudo e análise do trabalho: a análise da distribuição do trabalho, que trata
justamente do volume de trabalho.
O estudo do trabalho proporciona chegar a esta fase da distribuição da
carga de trabalho, que através de algumas fases vai colaborar com uma distribuição
adequada do trabalho na empresa, considerando o tempo, a capacidade
profissional, os custos, o volume de trabalho, a simplificação do trabalho, entre
outras variáveis.
2.1 CONCEITOS BÁSICOS
Para compreender de forma mais precisa toda a distribuição da carga de
trabalho, bem como todo o estudo e análise laboral, é preciso conhecer alguns
conceitos utilizados, que vão clarear o entendimento e facilitar o uso das
ferramentas de apoio administrativo, que vêm contribuir com a produtividade da
empresa. Entre os conceitos mais importantes, se destacam quatro: operação,
natureza da atividade, atividades complementares e atividades similares.
Operação é uma parte indivisível da execução de uma tarefa, e pode ser
realizada por intermédio de ferramentas, máquinas, instrumentos ou manualmente.
A operação é individual, assim como os passos que são os desdobramentos da
tarefa, porém a operação não se divide, o passo ainda pode ser fragmentado.
Natureza da atividade se refere a qual aspecto aquela atividade se encaixa.
A natureza pode assumir variadas espécies: natureza jurídica, quando assumir
aspecto legal, natureza financeira, quando o aspecto da atividade relacionar-se com
esse tipo de questões.
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Atividade complementar são as atividades que apresentam uma
característica de complementaridade. Quando para que um trabalho seja realizado a
atividade subseqüente dependa da antecedente, numa relação de encadeamento
necessário, servindo de complemento, tem-se uma atividade complementar.
Portanto complementaridade refere-se a atividades (inclui também passos e tarefas)
que se relacionam entre si, com dependência.
Atividade similar é o último conceito analisado nesta subseção, e se refere a
duas ou mais atividades que seguem o mesmo padrão de execução. Similaridade é,
então, a qualidade das atividades (ou tarefas e passos) que tem a mesma
característica na execução.
2.2 OBJETIVOS
O objetivo geral da distribuição da carga de trabalho é aperfeiçoar a
produção da empresa. Os objetivos específicos para que se alcance o geral são
vários:
Identificar as atividades que consomem o tempo de cada um dos
funcionários;
Definir quem faz o quê;
Definir quantas horas totais no período (dia/semana/mês) cada
funcionário dedica ao trabalho;
Definir as atividades mais importantes para a empresa;
Verificar a fluência e a continuidade da atividade principal;
Identificar sobreposições nas tarefas realizadas;
Detectar sobrecarga ou ociosidade nos postos de trabalho;
Verificar se as pessoas possuem as qualificações técnicas
necessárias para o bom desempenho de suas tarefas.
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2.3 FASES
As fases da distribuição da carga de trabalho resumem-se em quatro:
Registro das tarefas individuais;
Agrupamento das atividades do setor;
Elaboração do Quadro de Distribuição de Trabalho;
Análise do QDT.
2.3.1 Registro das tarefas individuais
Para se registrar as tarefas individuais de cada funcionário, deve-se
disponibilizar um formulário para que ele preencha. No formulário ele deve inserir
todas suas atribuições (independente de ser atividade ou tarefa, a distinção será
feita mais tarde, por um analista profissional), bem como o tempo desprendido na
execução de cada uma de suas atribuições. Deverá também constar a freqüência de
realização daquela tarefa, se é diária, semanal, mensal ou até esporádica. As
atribuições menos importantes podem ser alocadas num item: DIVERSOS, que
compreenderá todas as tarefas esparsas.
Ainda no registro das tarefas individuais, cabe ao analista agora verificar
cada um dos formulários, e filtrar aquilo que é tarefa e aquilo que é atividade, e
consolidar essa listagem com o grau de importância e o tempo semanal gasto do
desempenho de cada uma. Exemplo:
Nome: José Antônio da SilvaÓrgão: Setor de Compras Tempo Base: SemanaCargo: Comprador 12/03-16/03Nº TAREFAS FREQ
DIAFREQ
SEMANATEMPO
DIATEMPO
SEMANA1 Consultar cadastro de fornecedores 02 10 0h24min 2h00min2 Emitir pedido de cotação 02 10 1h00min 5h00min3 Executar tomada de preços 03 15 2h00min 10h00min4 Elaborar mapa comparativo 01 05 1h00min 5h00min5 Verificar autorização de fornecimento 02 10 0h24min 2h00min6 ... ... ... ... ...
Observações Total 7h24min 37h00min
Preparado por: Carlos RibeiroConferido por: Henrique CamposData: 19/042002
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2.3.2 Agrupamento das atividades do setor
O passo seguinte ao registro das tarefas individuais é o agrupamento dessas
tarefas em atividades por setor, adotando os critérios de natureza,
complementaridade e similaridade. Nessa fase é que se define a finalidade do órgão
em questão, pois através do grupo homogêneo de tarefas, que são denominadas
atividades, é que se verificam as atribuições do órgão em estudo. Nessa fase, o
analista deverá organizar as atividades de acordo com o grau de importância, para
que o próximo passo, a elaboração do QDT, seja feito com a priorização das
atividades fundamentais da empresa no tocante ao tempo empregado a elas.
Exemplo:
Nº ATIVIDADES TAREFAS
1 Fazer Cotação de Preços
Consultar cadastro de fornecedoresEmitir pedido de cotaçãoDigitar pedido de cotaçãoExecutar tomada de preçoVerificar o pedido de cotação
2Fazer Mapa Comparativo de Cotação e Julgar Propostas
Elaborar mapa comparativo de cotação
Digitar mapa comparativo de cotaçãoJulgar propostas
3 ... ...
2.3.3 Elaboração do Quadro de Distribuição de Trabalho
A próxima fase é a elaboração do Quadro de Distribuição de Trabalho,
objeto de estudo em questão, onde o analista cria o quadro que vai distribuir o
tempo desprendido por cada funcionário em cada tarefa. O QDT poderá observar a
uma estrutura básica defendida por alguns autores. Ver anexo A.
2.3.4 Análise do QDT
É a última fase da distribuição da carga de trabalho. Esse passo é de grande
importância, pois irá verificar a funcionalidade do QDT, ou seja, vai analisar se o
Quadro de Distribuição de Trabalho foi realmente elaborado de acordo com a
realidade da empresa.
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3 QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DE TRABALHO
O quadro de distribuição de trabalho é a ferramenta fundamental que vai dar
todo o suporte à análise e estudo do trabalho. Através dela é que esse estudo vai se
tornar prático e funcional para a empresa. Todo estudo de distribuição do trabalho
conduz à confecção de um QDT, é a efetivação da análise do trabalho.
Um QDT contém um grande número de informações relativas ao
desempenho laboral de uma instituição. Nele constam dados como:
As atividades realizadas e seu grau de importância;
As tarefas realizadas por cada funcionário, para que essas atividades
sejam executadas;
O tempo total referente às atividades e às tarefas, semanalmente;
Quais as funções de cada um dos funcionários.
O Quadro de Distribuição de Trabalho permite que a empresa trabalhe mais
próxima dos quatro “Es”, que são:
Eficiência;
Eficácia;
Efetividade;
Economicidade
Quem define cada um dos quatro “Es” é Chinelato Filho. Mas antes ele
define o que é empreendimento, que se refere ao projeto, ao sistema implantado,
define ainda o que é o personagem principal, o qual é o sujeito sobre a ação do
empreendimento (ex: gerente, proprietário), e por último define o que é o objetivo,
que trata do que o personagem principal espera alcançar com o empreendimento.
Eficiência é o bom desempenho do personagem principal frente ao
empreendimento; Eficácia refere-se aos bons resultados do empreendimento frente
ao objetivo; Efetividade refere-se à constância, à razão lógica do existir do
empreendimento; e Economicidade é a ausência de desperdícios significativos dos
recursos investidos no empreendimento.
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Utilizando o QDT, o gerente atinge esse quatro pontos da qualidade de um
empreendimento. Será eficiente, pois quem aplica o QDT tem conhecimento de suas
vantagens, e busca o melhor pra empresa. Será eficaz, pois os resultados do
empreendimento a partir do uso do QDT serão melhores. Será Efetivo, pois uma
empresa que utiliza o QDT é segura, não só porque utiliza, mas sim porque o fato de
utilizar demonstra a preocupação com a qualidade e com a produção. Será, por fim,
econômico, pois o empreendimento, com o uso do QDT, atingir maior economia de
tempo, trabalho, custos e recursos humanos.
Portanto, o QDT é uma grande ferramenta para a empresa, e contribui de
forma significativa para o maior volume de produção, e melhor administração dos
recursos humanos. Mas o Quadro de Distribuição de Trabalho só alcançará os
efeitos desejados se for montado de forma correta, e analisado minuciosamente em
diversos aspectos.
Exemplo de Quadro de Distribuição de Trabalho:
ATIVIDADESSérgio Alexandre VilmaChefe Comprador Secretária
Nº
DenominaçãoTempo Seman
aTarefas
Tempo Seman
aTarefas
Tempo Seman
aTarefas
Tempo Seman
a
1Fazer Cotação de Preços
32h
Verificar o pedido
de cotação
5h
Consultar cadastro de fornecedores
2h
Digitar pedido de cotação
10hEmitir pedido de cotação
5h
Executar tomada de preço
10h
2
Fazer Mapa Comparativo de Cotação e Julgar Propostas
19hJulgar Propostas
4h
Elaborar mapa comparativo de cotação
5h
Digitar mapa comparativo de cotação
10h
... ... ... ... ... ... ... ... ...TOTAL 147h 43h 37h 37h
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3.1 ANÁLISE SISTEMÁTICA DO QDT
A análise do QDT é fundamental para que o QDT da empresa seja preciso.
O analista deve verificar de forma crítica cada setor da empresa, além dos QDTs
individuais, criticando atividades e tarefas, a fim de identificar problemas com a
distribuição e possíveis melhoramentos que possam gerar uma maior eficiência da
empresa. Para uma análise adequada deve-se fazer uso de algumas variáveis ou
fatores importantes, que de fato, se mal organizados, podem prejudicar o
desempenho empresarial. Os principais fatores de análise são:
Tempo;
Capacidade profissional;
Volume de trabalho;
Custo;
Simplicidade;
Racionalização.
3.1.1 Tempo
A análise do QDT quanto ao tempo está relacionada com o tempo gasto na
execução de cada tarefa, devendo haver uma relação diretamente proporcional
entre o tempo utilizado para uma tarefa ou atividade e sua importância dentro das
finalidades da empresa. Caso isso não ocorra deve-se na análise buscar o motivo
pelo qual não ocorre. A análise quanto ao tempo visa verificar:
Quais atividades levam mais tempo em seu desempenho;
Quais atividades deveriam absorver mais tempo;
Se as tarefas mais urgentes tem prioridade na execução;
Se o tempo empregado é compatível com a importância da atividade;
Se tarefas pequenas, mesmo com pouco desprendimento de tempo,
são realizadas muitas vezes, levando a um uso maior de tempo.
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3.1.2 Capacidade profissional
A análise do QDT relativa à capacidade profissional, refere-se a adequação
da mão-de-obra empregada e a tarefa realizada. O correto é atribuir funções de
acordo com a capacidade de desempenhá-las. Além disso, para a execução de uma
tarefa o profissional deverá ter um treinamento mínimo, para que não deixe a
desejar. Quanto à capacidade profissional, a análise do QDT visa verificar se:
Há tarefas simples executadas por quem poderia realizar tarefas mais
complexas;
As aptidões dos empregados são utilizadas corretamente;
Há falta de treinamento;
Os empregados dominam o uso das máquinas e ferramentas;
Há empregados com dificuldades acima de seu preparo;
Há tarefas muito centralizadas ou descentralizadas;
Existe vantagem em agrupar tarefas de características operativas
semelhantes.
3.1.3 Volume de trabalho
A análise quanto ao volume de trabalho, tem fundamento na igual divisão
da quantidade de trabalho entre os funcionários. Não deixando ninguém
sobrecarregado ou ocioso. Quando uma tarefa é dividida, para que não haja
sobrecarga de volume de trabalho para um empregado, há a necessidade de um
bom sincronismo entre quem realiza aquela tarefa em conjunto, para que um não
acabe prejudicando o outro. Uma boa análise quanto ao volume de trabalho deve
verificar se:
Há acúmulo de trabalho, principalmente trabalho urgente;
O trabalho está distribuído de forma adequada;
Existe alguma tarefa realizada por vários empregados sem
necessidade;
Existe sobrecarga ou ociosidade de algum funcionário.
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3.1.4 Custo
Qualquer tarefa desempenhada na empresa gera um custo, seja na
elaboração, produção ou manutenção. Até o salário pago pela empresa aos
funcionários é alocado nos custos. Esse salário se converte em horas trabalhadas,
que serão inseridas no QDT. A análise dos custos deve verificar:
A quantidade de horas disponíveis reais e as que são utilizadas pelo
empregado no trabalho;
Se há o pagamento de horas-extras;
O custo em relação ao retorno;
Se as atividades mais importantes tem recebido maior quantidade
de verba para seu desempenho;
Se há tarefas mal executadas que levem a desperdício de material,
e em conseqüência de dinheiro.
3.1.5 Simplicidade
O fator simplicidade vai verificar se as tarefas realizadas têm visado a
simplicidade, ou seja, não são tarefas complexas ou complicadas para serem
realizadas. Essa análise deve ver também se o nível de especialização e
detalhamento no cumprimento das tarefas. Tal análise deve verificar:
A especialização do trabalho;
A existência de duplicidade no trabalho;
Se há a possibilidade de automatização;
Se há tarefas que se suprimidas não prejudicarão o serviço.
3.1.6 Racionalização
A racionalização é o pensamento chave do QDT, e tem por objetivo fazer
mais em menos tempo e com menos custo. A análise da racionalização verifica os
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fatores que podem contribuir para uma maior eficiência da empresa. Essa análise
deve se atentar:
Quanto à distribuição física;
Quanto à utilização de máquinas e equipamentos antigos, que já
não possuem a mesma eficiência;
Complexidade das rotinas.
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4 LOTACIONOGRAMA
Embora os lotacionogramas façam parte dos instrumentos organizacionais,
mais precisamente dos organogramas, seu uso no estudo da distribuição do trabalho
é importante, visto que a partir dele é que se lotam os funcionários nos órgãos, de
acordo com a necessidade ou disponibilidade.
Os lotacionogramas são utilizados principalmente quando ocorrem
alterações estruturais dos órgãos, pois acaba interferindo no quadro de pessoal.
Para se criar um lotacionograma deve-se fazer um estudo pormenorizado que
envolverá a distribuição do trabalho. O QDT e o lotacionograma caminham juntos e
interligados, para o funcionamento de cada um, há uma dependência do outro.
Ao formular um lotacionograma devem-se observar três coisas importantes:
No mínimo metade dos funcionários do setor deve ter qualificação
diretamente relacionada com a do setor;
Se ganha em produtividade ao agrupar funcionários com a mesma
qualificação num único setor;
Quando utilizando um número abaixo do previsto no lotacionograma e
mesmo assim as atribuições do setor são cumpridas
satisfatoriamente, o lotacionograma deve ser revisto, pois pode ter-se
feito uma subestimação dos empregados do setor.
Para representar o lotacionograma pode-se proceder de várias formas, uma
delas é indicando o número total de funcionários no setor. Outra forma, que é mais
precisa, e para alguns casos é fundamental, é indicando o número de empregados
de acordo com a qualificação ou profissão. Por exemplo:
DEPARTAMENTO DE PLANEJAMENTOSETOR
FUNÇÃO
Gabinete e assessoria
Divisão de O&M
Divisão de orçamento
Divisão de estudos
econômicos
Divisão de estudos
operacionais
Divisão de Estatística
Administrador 01 05 - - 01 -Economista 01 - 04 03 - -Engenheiro 01 01 - - 03 -Estatístico - - - 01 - 05Secretária 01 - - - - -
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5 QDT NO ÂMBITO DA POLÍCIA MILITAR
Todo o tempo, neste trabalho, o QDT foi referido como ferramenta de
empresas. De fato ele é. Mas não somente. O termo empresa foi utilizado por ser a
principal instituição que faz uso do QDT. As instituições públicas também podem
fazer uso desse instrumento metodológico.
5.1 ANÁLISE DO PROBLEMA
A Polícia Militar desempenha dois tipos de atividades, denominadas
atividade-meio e atividade-fim. Esta é justamente a principal função da Polícia
Militar, são as ações que a PM realiza para cumprir seu papel fundamental, pelo
qual foi instituída. Atividade-meio é o conjunto de ações que dão subsídio à atividade
fim da PM. A atividade-meio é garantidora da realização da atividade-fim. De
maneira mais simples, atividade-fim é a parte operacional e atividade meio é a parte
administrativa.
Como se sabe, é vantajoso utilizar o QDT na instituição, pois a organização
aumenta, assim como a produtividade. Implantar o QDT na área administrativa da
PM é altamente viável, visto que os policiais dessa área cumprem expediente de
trabalho e realizam tarefas diárias.
Mas para se utilizar o QDT na área operacional não é como se espera, pois
não há uma lista de tarefas diárias executadas por eles. Os policiais dessa área
desempenham o policiamento ostensivo, que é uma função da PM. As atividades
desse policiamento são a patrulha motorizada, o policiamento ostensivo a pé, etc.
Os policiais da área operacional normalmente executam a patrulha, mas nem
sempre efetuam prisões e abordagens. É uma área dinâmica, que depende da
ocorrência de fatores que levam à ação dos policiais.
Em ambientes de trabalho dinâmicos não se pode usar o QDT da maneira
esperada, pois há uma imprevisibilidade das ocorrências, não sendo possível
quantificar o tempo gasto em cada tarefa realizada pelos policiais. Eles podem tanto
estar um dia todo apenas patrulhando como pode no dia seguinte realizar diversas
abordagens ao longo do dia.
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5.2 USO DO QDT NA POLÍCIA MILITAR
O QDT, como instrumento metodológico tão útil deve ser utilizado onde
couber na Polícia Militar. Como foi visto, na área operacional, por ser altamente
dinâmica, o uso desta ferramenta fica prejudicado. Na área de atividade-meio, o uso
é perfeitamente possível.
O oficial da PM que coordena uma seção administrativa deve se atentar ao
uso do QDT para conseguir um aumento na produtividade do seu local de trabalho.
Cabe a ele se preocupar com o tempo gasto pelos subordinados, portanto, seria
interessante se todos esses oficiais administrativos elaborassem QDTs para seus
respectivos ambientes de trabalho. Um rápido exemplo de como funcionaria seria,
por exemplo, na Diretoria de Recursos Humanos, cuja função é organizar todo o
pessoal da PM. Cada policial indicaria suas tarefas individuais e o tempo gasto com
elas, por exemplo, verificar os dados pessoais daqueles que estão solicitando uma
identidade funcional. Depois o oficial agruparia essas tarefas em atividades, no caso
exemplificado seria a confecção de identidade funcional para os policiais da
corporação. Portanto, é perfeitamente possível o uso do QDT na atividade-meio da
PM.
No caso da atividade-fim, o uso é mais limitado. Contudo em algumas áreas
da atividade operacional, é possível utilizar o QDT, mesmo que parcialmente.
Algumas unidades da Polícia Militar utilizam um cartão programa, que define quanto
tempo o policial ficará num ponto determinado (ponto-base), define quanto tempo
fará policiamento a pé, quanto tempo fará policiamento motorizado, em locais
específicos. Além de uma ferramenta de fiscalização, o cartão programa contribui
para uma maior eficiência do policial, desde que esse cartão seja feito com base em
estudos profundos para a melhor contribuição do policial com a sociedade.
Outro exemplo é quando a Polícia Militar executa a atividade de barreiras ou
blitz, onde se dividem as tarefas entre os policiais componentes da equipe. Existe
uma distribuição das tarefas, um policial é o selecionador, que vai escolher quais
carros serão fiscalizados, outro faz a segurança dos membros da guarnição (equipe
de trabalho), outro faz a abordagem aos veículos, fazendo buscas, verificação de
documentos checagens, etc. O que não é possível nas blitz é verificar o tempo de
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execução de cada tarefa, pois depende uma série de fatores, tais como o fluxo de
veículos, a região onde foi montada a barreira, até mesmo do crivo íntimo de cada
policial que pode interpretar determinada atitude suspeita ou não.
Outra finalidade seria para um melhor controle do pessoal dessa área,
poder-se-ia analisar dados passados a fim de verificar se o número de policiais tem
sido condizente com as necessidades apresentadas, ou seja, se não tem sobrado
policiais ociosos, sem utilidade, ou se não tem faltado policiais para atender as
ocorrências que surgiram. Essa análise pretérita poderia fornecer um norte relativo
ao quantitativo de policiais. Vale ressaltar que um policial realizando patrulha não
está ocioso, pois a essência do policiamento ostensivo é a prevenção, então é
fundamental que a patrulha realizada transmita a sensação de segurança à
população. Não é de fato um objetivo do QDT, mas há uma relação íntima entre o
número de policiais e a eficácia operacional.
Portanto quando se trata de atividade operacional, o uso do QDT é limitado,
existindo algumas hipóteses de utilização parcial. Nessas situações deve-se utilizar
a distribuição do trabalho como meio de melhora na produção. Claro que o QDT não
é a única solução, é preciso inserir na vida policial as diversas ferramentas de apoio
organizacional.
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CONCLUSÃO
O estudo realizado acerca do Quadro de Distribuição de Trabalho pode
demonstrar sua importância na organização de uma instituição, trazendo maior
efetividade e produtividade para esta.
Algumas das vantagens do QDT estão na visão que o gerente passa a ter de
sua instituição, enxergando as atividades executadas e quem as executa. Outra
vantagem é que o QDT facilita a análise comparativa da participação de cada
integrante em relação ao todo. O QDT também aponta de maneira imediata
distúrbios na distribuição do trabalho e ainda é vantajoso pela sua fácil aplicabilidade
e uso dentro do ambiente laboral.
O QDT surge depois de um bom estudo do trabalho desempenhado na
instituição, é o resultado final desse estudo, que visa principalmente uma melhor
organização da empresa. Como resultado, é importante que o QDT seja muito bem
elaborado, por isso passa por uma análise minuciosa. É interessante que uma
pessoa especializada na área de OSM realize a confecção do QDT, para uma
melhor efetividade. Embora seja simples, sua elaboração exige conhecimento que
muitas vezes o gerente ou o proprietário não possui.
Quanto ao uso do QDT na Polícia Militar, sem dúvida é vantagem ter o
quadro nas áreas em que couberem que é principalmente na atividade-meio, a qual
de certa forma se assemelha ao papel desempenhado por empresas privadas. Em
se tratando da área operacional, deve-se utilizar o QDT no limite da possibilidade,
pois seu uso sem dúvida favorece o atendimento à população, além disso, é ideal
utilizar outros recursos, sempre com a finalidade de maior organização.
As ferramentas que podem ser utilizadas para dar maior produtividade são
muitas, o QDT é apenas uma delas, podem ser citados os fluxogramas,
organogramas, formulários, Sistema de Informação Gerencial (SIG), entre outras
ferramentas, todas com o intuito de aumentar a eficiência, a eficácia, a efetividade e
a economicidade.
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OBRAS CONSULTADAS
CHINELATO Filho, João. O&M integrado à informática. Rio de Janeiro:
LTC, 2004.
CRUZ, Tadeu. Organização sistemas e métodos. São Paulo: Atlas,
2005.
CURY, Antonio. Organização e métodos: uma visão holística. 8. ed. São
Paulo: Atlas, 2006.
DOLINSKI, Marcos. Organização e métodos: um estudo de caso na empresa
Indústria e Comércio de Madeiras Madelei Ltda. Monografia, Curso de Ciências
Contábeis, Universidade Tecnológica Federal do Paraná, Pato Branco, 2008.
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos:
uma abordagem gerencial. 11. ed. São Paulo: Atlas, 2000.
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ANEXO A - Estrutura Básica para a Montagem de um QDT
O QUÊ COMO POR QUÊ QUEM ONDE PARA QUÊEstá sendo feito?
Está sendo feito?
Fazer desta forma?
Faz? Faz? Faz?
Toma mais tempo?
Pode ser melhorado?
Devemos gastar menos tempo?
Gasta mais tempo?
Há mais perda de tempo?
Executa neste tempo?
É prioritário?Pode ser classificado?
Classificar?Classificou como tal?
É prioritária?Indicar o que é prioritário?
É mais importante?
Avaliar?É o mais importante?
IdemEm que parte?É mais importante?
Necessário?
Exige mais atenção?
Medir a atenção?
Exige tanta atenção?
Idem Em que área?Dar mais atenção?
Necessita de mais habilidade técnica?
Identificar?Exige mais habilidade técnica?
IdemHá necessidade?
É necessária mais habilidade?
Precisa de treinamento especial?
Acompanhar ou treinar?
É necessário treinar?
Julgou esta necessidade?
Deve ser treinado?
Treinar?
Está disperso?
Identificar?Ficou disperso?
Determinou?Em que parte?
Mudar?
Está concentrado
Saber?Ficou concentrado?
Informou? IdemDesconcentrar?
Está sem nenhuma relação com a unidade?
Comparar?Esta perda de relacionamento?
Concluiu? É disperso?Está disperso?
É vantajoso agrupar?
Padronizar?É vantajoso agrupar?
Sugeriu? Agrupar? Agrupar?
É vantajoso separar?
Comparar?É vantajoso separar?
Idem Separar? Separar?
É manual? Classificar?É considerado manual?
Classificou? É manual?Manter manual?
É intelectual? Classificar? É intelectual? Classificou? É intelectuall?Manter intelectual?
Pode ser mudado?
Verificar?Pode ser mudado?
Disse?Em que parte?
Mudar?
Está acumulado?
Verificar? Acumulou? Informou? Idem Acumular?