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UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ
DAIANA PEREIRA
PROPOSTA DE MELHORIAS NO GERENCIAMENTO DO
ESTOQUE DA EMPRESA POSTO BIGUAÇU
Biguaçu
2013
2
DAIANA PEREIRA
PROPOSTA DE MELHORIAS NO GERENCIAMENTO DO
ESTOQUE DA EMPRESA POSTO BIGUAÇU
Trabalho de conclusão de Estágio apresentado ao
Curso de Administração do Campus Biguaçu –
Universidade do Vale do Itajaí, como requisito para
obtenção do Título de Bacharel em administração.
Professor Orientador: Rosalbo Ferreira
Biguaçu
2013
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DAIANA PEREIRA
PROPOSTA DE MELHORIAS NO GERENCIAMENTO DO
ESTOQUE DA EMPRESA POSTO BIGUAÇU
Este Trabalho de Conclusão de Estágio foi considerado adequado para a
obtenção do Título de Bacharel em Administração e aprovado pelo Curso de
Administração da Universidade do Vale do Itajaí, Centro de Educação de Biguaçu.
________________________________________________
Profº. Dr. Valério Cristofolini
UNIVALI – Campus Biguaçu
Coordenador do Curso
Banca Examinadora:
________________________________________________
Profº. Dr. Rosalbo Ferreira
UNIVALI – Campus Biguaçu
Professor Orientador
________________________________________________
Profª. Evelize Mara de Souza Gomes Martins
UNIVALI – Campus Biguaçu
Membro I
________________________________________________
Profº Luciano D. Giacomassa
UNIVALI – Campus Biguaçu
Membro II
4
Dedico este trabalho aos meus pais Adriana e José Carlos,
por estarem sempre presentes nas horas que precisei, por
compreenderem os momentos que passei nessa fase da
minha vida.
5
AGRADECIMENTOS
Para realização deste estudo pude contar com muitas pessoas e de grande
importância, que me auxiliaram no processo de desenvolvimento deste trabalho
de conclusão de estágio.
Primeiramente agradeço a Deus por me dar força na minha caminhada.
Ao meu pai, José Carlos Pereira, proprietário da empresa Posto Biguaçu
Ltda, pela atenção e prontidão nas dúvidas sobre a realização do meu projeto de
estagio e por me fornecer todas as informações necessárias para a conclusão do
mesmo.
A toda a minha família que sempre me apoia e sempre esteve disposta a
me ajudar no que fosse preciso.
O orientador e Prof. Dr. Rosalbo Ferreira, pela sua dedicação e estímulo,
com importantes dicas e orientações para a finalização do projeto.
A todo o corpo docente do curso de Administração da UNIVALI, que
compartilhou seus conhecimentos e experiências. e que contribuíram de forma
decisiva para a minha formação acadêmica e pessoal.
Aos meus amigos da turma, que sempre realizamos os trabalhos juntos,
pela amizade, paciência e dedicação demonstradas durante o curso, aos que
sempre estiveram ao meu lado, em especial aos que nunca me deixarem desistir
e me ajudaram a seguir em frente com a realização deste sonho.
E por fim, a todas as pessoas que acreditam em mim e me deram
confiança nessa importante etapa da minha vida.
6
“... Num dia, aprendi que os sonhos existem para se
tornarem realidade. E, desde esse dia, já não durmo para
descansar, simplesmente durmo para sonhar!”
Walt Disney
7
RESUMO
PEREIRA, Daiana. Proposta de melhorias no gerenciamento do estoque da
empresa Posto Biguaçu Ltda 2013. Trabalho de conclusão de estágio
(Graduação em Administração) – Universidade do Vale do Itajaí, Biguaçu 2013.
O presente trabalho foi realizado na área de administração de materiais e teve como objetivo descrever a atual gestão de estoque da empresa Posto Biguaçu. Especificamente buscou verificar o atual método de reposição de estoque praticado pela referida empresa, propor melhorias no atual sistema de codificação e classificação de materiais, propor a implantação da metodologia ABC de controle de estoque, propor melhorias na forma de armazenagem de matérias e na área de compras. A empresa está localizada na cidade de Biguaçu, Santa Catarina, atuando no setor de exploração do comércio varejista de combustíveis e lubrificantes e o comércio ao consumidor de conveniências. Primeiramente este estudo estruturou-se em uma pesquisa bibliográfica formando uma base teórica importante para o embasamento da identificação e construção das propostas de melhorias. Para o levantamento de dados a pesquisa caracterizou-se como uma pesquisa com uma abordagem qualitativa e caráter exploratório. Buscando compreender alguns conceitos e também, por ser tratar de uma situação real da empresa, a pesquisa possui em caráter descritivo. O estudo oportunizou a organização um melhor controle sobre os itens em estoque, rever seus métodos de estocagem, propondo novos métodos de classificação e codificação, analisando o armazenamento dos materiais e fazendo sugestões quando a forma de comprar. Propôs um sistema de classificação mais adequado para a quantidade de itens e sua respectiva identificação. Por meio da pesquisa realizada a organização poderá rever e modificar muitos processos do controle de estoque, otimizando recursos e contribuindo para redução de custos.
Palavras-chaves: Estoque. Administração de materiais. Melhorias no gerenciamento.
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ABSTRACT
PEREIRA , Daiana . Proposed improvements in inventory management company Biguaçu Ltda. 2013. Work completion stage (Graduate Management) - University of Vale do Itajaí, Biguaçu 2013 . This work was done in the area of materials management and aimed to describe the current management company stock Biguaçu Tour. Specifically sought to verify the current method of inventory replenishment practiced by this company, propose improvements in the current system of coding and classification of materials, propose implementation methodology ABC inventory control, propose improvements to the storage of materials and the area of purchases. The company is located in Biguaçu , Santa Catarina , working in the operating sector of retail trade of fuels and lubricants trade and consumer convenience . First, this study was structured in a literature forming an important theoretical basis for the foundation of the identification and construction of proposed improvements. For data collection the research was characterized as a research approach with a qualitative and exploratory. Trying to understand some concepts and also to be dealing with a real situation of the company, the research has a descriptive character. The study provided an opportunity the organization better control over the items in stock , review their methods of storage, proposing new methods of classification and coding, analyzing the storage of materials and making suggestions as how to buy . Proposed a more appropriate classification system for the amount of items and their identification. Through the survey organization may review and modify many processes of inventory control, optimizing resources and helping reduce costs.
Keywords : Stock. Administration of materials. Management improvements.
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LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Figura 1: Fluxo de materiais...................................................................................17
Figura 2: Estrutura de um código de matérias.......................................................24
Figura 3: Ficha de estoque....................................................................................25
Figura 4: Ponto de pedido......................................................................................31
Figura 5: Representação de curva ABC................................................................35
Figura 6: Símbolos que salvam mercadorias.........................................................41
Figura 7: Veiculo utilitário para distribuição interna de materiais...........................44
Figura 8: Rebocador industrial comboiando carretas............................................44
Figura 9: Organograma..........................................................................................48
Figura 10: Localização da Empresa.......................................................................49
Figura 11: Estoque mínimo de segurança.............................................................54
Quadro 1: Classificação dos tipos de estoque......................................................20
10
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................12
1.1 OBJETIVOS.....................................................................................................13
1.1.1 OBJETIVOS GERAIS...................................................................................13
1.1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .......................................................................13
1.2 JUSTIFICATIVA ..............................................................................................13
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA..........................................................................16
2.1 ADMINISTRAÇAO DE MATERIAIS.................................................................16
2.1.1 ESTOQUE.....................................................................................................18
2.1.2 TIPOS DE ESTOQUE...................................................................................19
2.2 CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS..................................................................21
2.2.1 IDENTIFICAÇÃO/ESPECIFICAÇÃO...........................................................21
2.2.2 CODIFICAÇÃO.............................................................................................23
2.2.3 CATALOGAÇÃO..........................................................................................24
2.3 MÉTODOS DE CONTROLE DE ESTOQUE...................................................25
2.3.1 SISTEMA "DUAS GAVETAS".....................................................................26
2.3.2 SISTEMA DE REVISÃO PERIÓDICA..........................................................28
2.3.3 PONTO DE PEDIDO.....................................................................................29
2.4 NIVEIS DE ESTOQUE.....................................................................................32
2.5 CLASSIFICAÇÃO ABC....................................................................................34
2.6 COMPRAS.......................................................................................................36
2.6.1 OBJETIVOS DA FUNÇÃO COMPRAR.......................................................37
2.7 ARMAZENAGEM.............................................................................................40
2.7.1 RECEBIMENTO/ESTOCAGEM...................................................................41
2.7.3 DISTRIBUIÇÃO............................................................................................43
11
3 PROCEDIMENTO METODOLÓGICO................................................................45
4 LEVANTAMENTO E ANÁLISE DE DADOS .....................................................47
4.1 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO.....................................................47
4.2 LEVANTAMENTO DE DADOS........................................................................49
4.2.1 A ATUAL GESTÃO DE ESTOQUE DA EMPRESA POSTO BIGUAÇU.....49
4.2.2 O ATUAL MÉTODO DE REPOSIÇÃO DE ESTOQUE................................50
4.2.3 IDENTIFICAR O ATUAL SISTEMA DE CODIFICAÇÃO E
CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS.......................................................................51
4.2.4 ATUAL ARMAZENAMENTO DE MATERIAIS.............................................51
4.2.5 ATUAL GESTÃO DA ÁREA DE COMPRAS...............................................52
4.3 ANÁLISE E PROPOSTA..................................................................................52
4.3.1 MANUTENÇÃO NO SISTEMA.....................................................................52
4.3.2 MOTIVAR OS FUNCIONÁRIOS...................................................................52
4.3.3 MELHORAR O CONTROLE DE REPOSIÇÃO NO ESTOQUE...................53
4.3.4 PADRONIZAÇÃO NA CODIFICAÇÃO DOS PRODUTOS..........................54
4.3.5 METODOLOGIA ABC DE CONTROLE DE ESTOQUE..............................54
4.3.6 MAIOR VARIABILIDADE NA ESCOLHA DOS FORNECEDORES............55
5 CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES.............................................................56
REFERÊNCIAS.....................................................................................................58
12
1. INTRODUÇÃO
A gestão de estoques é essencialmente a administração de recursos com
valor econômico para empresas, destinado ao suprimento das necessidades
futuras de material e produtos para as organizações. É essencial e,
frequentemente, absorve parte substancial do orçamento operacional de uma
organização. Como eles não agregam valores aos produtos, quanto menor o nível
de estoques com que um sistema produtivo consegue trabalhar, mais eficiente
este sistema é.
A administração de estoques reflete diretamente nos resultados obtidos
pela empresa ao longo do seu exercício financeiro anual, o que, por isso mesmo,
tende a ter sua ação concentrada na aplicação de instrumentos gerenciais
fundamentados em técnicas que permitam a verificação sistemática dos
processos utilizados para alcançar as metas esperadas.
Com o decorrer do tempo, os gestores das empresas devem estar atentos
às mudanças, que cada vez são mais constantes, por isso, o presente estudo
analisa se a empresa está atingindo as expectativas em relação ao estoque.
A proposta de melhoria no gerenciamento de estoque refere-se à
empresa Posto Biguaçu Ltda na cidade de Biguaçu – SC, que atua no ramo de
Comércio Varejista de Combustíveis e Lubrificantes e na execução de Serviços
de Lavação e Lubrificação. A empresa está instável, pois os índices de
concorrentes aumentam e as mudanças no mercado são constantes, trazendo
assim preocupações aos proprietários do negócio, que pretendem adaptar as
melhorias propostas neste plano para tornar a empresa mais competitiva e
atender as exigências do mercado.
Assim, com o mercado atualmente competitivo, os gestores devem buscar
novas fontes para se destacar entre as demais, sendo que até uma boa gestão de
estoque, pode ser um diferencial competitivo. E para que o administrador possa
tomar decisões, é importante saber sobre os resultados. Nesse sentido, faz-se
necessário responder o seguinte questionamento: pode a melhoria na gestão de
estoque influenciar o resultado financeiro da empresa?
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1.1 OBJETIVOS
1.1.1 Objetivo geral
Analisar a atual gestão de estoques e propor melhorias no gerenciamento
do estoque da empresa Posto Biguaçu, localizada em Biguaçu, no período de
fevereiro de 2013 a novembro de 2013.
1.1.2 Objetivos específicos
Constituem-se objetivos específicos da pesquisa os seguintes:
Analisar a atual gestão de estoques da empresa Posto Biguaçu;
Verificar o atual método de reposição de estoque praticado pela
referida empresa;
Propor melhorias no atual sistema de codificação e classificação de
materiais;
Propor a implantação da metodologia ABC de controle de estoque;
Propor melhorias na forma de armazenagem de materiais;
Propor melhorias na área de compras.
1.2 JUSTIFICATIVA
Na era da globalização empresarial, as rápidas mudanças vêm afetando
de forma direta ou indireta nas organizações, assim as empresas precisam se
conscientizar e montar planos de gestão de compras e estoques em suas
entidades. Neste contexto, as organizações que estiverem mais preparadas
podem antecipar-se e adaptar-se às mudanças ou novas tendências, e serão
certamente companhias de alto nível neste novo cenário.
Os objetivos de um bom planejamento de estoque estão envolvidos com
seus custos. Com o planejamento, a organização pode obter um estoque médio,
para que não se desperdice materiais em estoque e ainda tenha no final do
exercício um retorno do capital.
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A compra de materiais, suprimentos e componentes representa um fator
decisivo na atividade de uma empresa, pois dependendo de como é conduzida, a
compra pode gerar redução nos custos e aumento dos clientes satisfeitos por
comprarem produtos com qualidade.
Segundo Viana (2002, p. 172), “compra significa procurar e providenciar a
entrega de materiais, na qualidade especificada e no prazo necessário, a um
preço justo, para o funcionamento, a manutenção ou a ampliação da empresa”.
Isso porque mais do que simplesmente adquirir produtos, o setor de compras
atualmente se interessa em satisfazer as necessidades dos clientes, para que
estes fiquem satisfeitos com os produtos e, cada vez mais sejam fieis às
entidades.
Portanto, a implantação de sistema de controle de estoque servirá para
um maior controle de todos os itens que a empresa possui, tendo assim a noção
do que deve ser remanejado e/ou comprado para completar o estoque. O
controle de estoque facilitará as atividades internas da empresa, fazendo com que
os funcionários ajam com mais agilidade, controle e segurança.
Para Viana (2002), gestão de estoque é o conjunto de atividades que
visa, por meio da aplicação de políticas de gerenciamento de estoque, buscar o
equilíbrio entre estoque e consumo, maximizando a eficiência da empresa,
mediante a observação de algumas regras, critérios, como o de impedir a entrada
de materiais desnecessários, e determinar para cada material, à quantidade a ser
comprada, analisar e acompanhar a evolução dos estoques da empresa, realizar
estudos frequentes, entre outros.
As empresas devem preparar seus funcionários para que façam boas
parcerias com vários fornecedores. As parcerias são importantes para que a
empresa consiga bons preços, produtos, prazos, com isso, a empresa pode
repassar essas vantagens aos clientes.
O estudo em análise visa o relacionamento entre o setor de compras com
a gestão da organização em seus diversos níveis, para utilizar melhor no
desempenho das atividades, estoques e aquisição de produtos, tornando um
ambiente mais saudável e lucrativo para a organização. Com esse propósito a
empresa se encontra em um momento oportuno para a elaboração do plano, pois
diante de tantas dificuldades que tem surgido na gestão e controle de estoque,
sócios e funcionários veem a necessidade de melhoramento do mesmo.
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O trabalho foi viável de ser realizado e não teve custos. O acesso a
informações é permitido, tendo em vista que a acadêmica é sócia e funcionária da
empresa, onde ela mesma aplicará o plano e seu outro sócio tem grande
interesse no desenvolvimento deste estudo.
16
2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Na fundamentação serão abordados alguns assuntos da área da
administração de materiais diretamente ligados à gestão de estoque, tais como
classificação de materiais, curva e classificação ABC, método de controle de
estoque e armazenagem, codificação, entre outros.
2.1 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
Saber a quantidade de consumo esperada de um determinado produto
por um determinado período de tempo é um propósito básico para a
administração de materiais, é necessário prever para tomar decisões satisfatórias.
Arnold (1999, p.26) explica que administração de materiais é uma função
coordenadora responsável pelo planejamento e controle de fluxo de matérias.
Seus objetivos são: maximizar a utilização dos recursos da empresa e fornecer o
nível requerido de serviços ao consumidor.
Segundo Messias (1983), a administração de materiais tem como objetivo
assegurar o contínuo abastecimento de artigos próprios, necessários e capazes
de atender aos serviços executados por uma empresa.
Conforme Arnold (1999), a organização deverá elaborar sistemas que
possibilitem o maior rendimento dos recursos utilizados, recursos estes que
podem ser produtos, de capital e de força de trabalho.
De acordo com Messias (1983, p.22):
o serviço de administração de materiais, por ser um dos setores vitais da empresa, merece lugar de destaque em sua organização. Hodiernamente, vimos assistindo a sua crescente valorização e reconhecimento como setor principal – em nível de administração – ao lado de setores outros, cuja importância já era assinalada. É plenamente justificável, portanto, que ele seja situado, no organograma da empresa, nos escalões superiores da administração.
Tamanha importância tem a área de materiais que é tratada como a
conciliadora entre as áreas da empresa. Francischini e Gurgel (2002) tratam a
área de materiais como àquela que procura o equilíbrio entre os interesses das
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outras áreas, para que se atinja o melhor desempenho na organização como um
todo, e não somente em uma área específica.
Segundo Arnold (1999), os itens seguem um fluxo contínuo dentro das
organizações. Um dos modos mais eficazes de fazer a gestão de mercadorias é
por meio do planejamento e controle desse fluxo, fazendo o acompanhamento
dos materiais que entram, percorrem e saem da organização.
Conforme Figura 1, que mostra como é elaborado o fluxo de materiais
dentro de uma organização, que continuamente forma um ciclo: clientes, sinal de
demanda, identificar fornecedor, comprar materiais, transportar, recebimento de
armazenagem, movimentação interna, armazenagem do produto acabado,
expedição, transporte, clientes e assim por diante, dando sequencia ao ciclo,
fazendo uma gestão de modo eficaz e eficiente.
Figura 1 - Fluxo de Materiais
Fonte: Martins e Alt (2000, p.5).
A administração de materiais para a empresa é importante, pois é a área
que faz a análise dos investimentos necessários em estoque como também os
custos. Envolve desde a movimentação e armazenagem de matéria-prima até o
produto final disposto nas áreas de venda aos consumidores a um custo razoável.
18
2.1.1 ESTOQUE
É importante para uma empresa conseguir controlar seus estoques, pois
afetam diretamente no caixa da empresa se tornando necessário para poder ter
controle absoluto do estoque e conseguir administrar corretamente tudo que entra
e sai da empresa.
Silva (2006) os estoques têm seus investimentos com base para a
geração de lucros, podendo trazer um retorno maior que qualquer outro ativo
sobre o valor investido. No entanto, é importante ressaltar que eles devem
dimensionar os investimentos em estoques de maneira a compatibilizar a
capacidade de caixa com objetivos de vendas, os recursos poderiam ter outro
destino se os estoques em excesso não os absorvessem, geram custos
financeiros, reduzem a capacidade de lucro da empresa, custos de carregamento
físico etc.
Afirma Ballou (1937) que os estoques são acumulações de componentes,
suprimentos, matérias-primas, matérias em processo e produtos acabados que
surgem em numerosos pontos de canal de produção e logística das empresas.
Analisando a ideia de Wanke (2008, p.1) sobre estoques, percebe-se que
tanto Ballou (1937) quanto Wanke (2008, p.1) pensam da mesma maneira. “O
estoque aparece na cadeia de suprimentos sob diversos formatos – matérias-
primas, produtos semi-acabados e produtos acabados.”
Entretanto, entende-se que gerir estoques economicamente consiste
basicamente na procura da racionalidade e equilíbrio com o consumo, de tal
maneira que: a)as necessidades efetivas de seus consumidores sejam satisfeitas
com mínimo custo e menor risco de falta possível; b)seja assegurada a seus
consumidores a continuidade de fornecimento; c)o valor obtido pela continuidade
de fornecimento deve ser inferior a sua própria falta (VIANA, 2002).
Para Bertaglia (2009), entretanto, o gerenciamento do estoque é ramo da
administração de empresa que se relaciona com o controle de estoques de
matérias e com o planejamento ou produtos que serão utilizados na produção ou
na comercialização de serviços e bens.
Embora o estoque de matérias seja indispensável para um perfeito funcionamento do processo de fabricação e o
19
equipamento da produção e das vendas de produtos, ele tem um custo. Custo que se desdobra em vários componentes e, dependendo do enfoque utilizado, o estoque pode ter objetivos conflitantes nos diversos órgãos da administração. (GONÇALVES, 1948, p.68).
2.1.2 TIPOS DE ESTOQUE
A gestão de estoques vem crescendo continuamente e vários tipos de
estoque vem sendo criados, a importância de saber que tipo deve de estoque
deve se aplicar na empresa é um principio básico para conseguir um bom controle
do mesmo.
Segundo Ballou (1937) têm cinco tipos de categorias existentes nas quais
pode situar os estoques:
No primeiro são estoques em transito entre elos do canal de
suprimentos onde a movimentação é lenta e/ ou as distancias longas ou há
muitos elos.
No segundo são estoques mantidos para fim de especulação, que
continuam fazendo parte da base do estoque de administração, ocorre
especulações com os preços em períodos que superam as necessidades
previsíveis da operação. Os estoques daí resultantes tornam-se uma
preocupação mais do departamento financeiro que do que da gerencia de
logística.
No terceiro os estoques tem sua natureza cíclica ou regular, são os
estoques necessários para suprir a demanda media durante o tempo transcorrido
entre sucessivos reabastecimentos.
Em quarto, os estoques podem ser formados contra a variabilidade
na demanda e nos prazos de reposição, essa quantia extra ou pode ser chamado
de estoque de segurança é um acrescimento necessário ao estoque normal
necessário para suprir a demanda média e do prazo de entrega médio. O
tamanho do estoque de segurança a ser mantido depende da extensão da
variabilidade e do nível de disponibilidade de estoque proporcionado. Uma
previsão precisa é essencial para minimizar o nível dos estoques de segurança.
20
Em quinto, parte do estoque sempre se deteriora, fica ultrapassada
ou acaba sendo perdida/roubada durante um armazenamento prolongado, é
conhecido como estoque evaporado, morto ou absoleto. É indispensável a
adoção de precauções especiais para minimizar o seu volume quando se trata de
estoques de produtos de alto valor, fáceis de roubar ou perecíveis.
Alguns autores classificam os tipos de estoques conforme quadros abaixo:
Quadro 1 – Classificação dos tipos de estoque
Fonte: Azevedo e Souza (2013).
Os principais tipos de estoque encontrados em uma empresa industrial
são: matérias-primas, produtos em processo, produtos acabados e peças de
manutenção. As principais vantagens decorrentes do sistema de controle de
estoque de acordo com Messias (1983) são: maior disponibilidade de capital para
outras aplicações; redução dos custos de armazenagem; redução dos custos de
paradas de máquina por falta de material; redução dos custos dos estoques que
envolvem diminuição do número de itens em estoque; redução dos riscos de
perdas por deterioração; redução dos custos de posse de estoque.
21
2.2 CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS
A classificação deve evitar gerar confusão, ou seja, mesmo que haja
produtos semelhantes ele precisa ser bem identificado para que não seja
confundido com outro. Um material necessita ser classificado agrupando-o
segundo sua forma, seja dimensão, peso, uso, tipo, dentre outros aspectos.
Segundo Dias (1993, p.189), “o objetivo da classificação de materiais é
definir uma catalogação, simplificação, especificação, normatização,
padronização e codificação de todos os materiais componentes do estoque da
empresa.”.
Para Viana (2009, p.51):
a classificação é o processo de aglutinação de materiais por características semelhantes. Grande parte do sucesso no gerenciamento de estoques depende fundamentalmente de bem classificar os materiais da empresa. Assim, o sistema classificatório pode servir também, dependendo da situação, de processo de seleção para identificar e decidir propriedades.
Messias (1982, p.34) argumenta que classificar materiais significa ordená-
los segundo critérios preestabelecidos, agrupando-os conforme as características
semelhantes ou não, sem, contudo, ocasionar confusão ou dispersão no espaço e
alteração na qualidade, em virtude de contato com outros materiais de fácil
composição, combustão, deterioração etc.
A classificação ainda deve ser feita de maneira com que cada gênero de
material ocupe seu respectivo local. Um exemplo são produtos químicos que
podem estragar produtos alimentícios se estiverem próximos entre si. Classificar
materiais, em outras palavras, quer dizer ordená-lo segundo critérios adotados,
agrupando-o de acordo com suas semelhanças, sem, contudo causar dispersão
ou confusão no espaço e alteração na qualidade (DIAS, 1993, p.189)
2.2.1 IDENTIFICAÇÃO/ESPECIFICAÇÃO
A primeira etapa da classificação de material é a identificação do material
é também a mais importante. Consiste na análise e registro das características
22
físico/químicas e das aplicações de um determinado item em relação aos outros,
isto é, estabelece a identidade do material (FERNANDES, 1981).
Conforme visto em Viana (2009, p.73):
A especificação adquire preponderância, visto que dela depende o
ressuprimento necessário as atividades da empresa. Detalhada e
completa, evita a compra de materiais em desacordo com as
necessidades e, por outro lado, os compradores não necessitam
distribuir “amostras” para cotação. Como subproduto, temos a
catalogação dos materiais utilizados pela empresa e a
possibilidade de se efetuar padronização.
Ainda em Viana (2009), comenta o objeto da especificação propicia, entre
outras, facilidades as tarefas de coleta de preços, negociação empreendida pelo
comprador com o fornecedor, cuidados no transporte, identificação, inspeção,
armazenagem e preservação dos materiais apresentando um conjunto de
condições destinadas a fixar os requisitos e características exigíveis na fabricação
e no fornecimento de matérias.
Para identificar essas características, é necessário ter em conta alguns
dados sobre os materiais, estes dados podem ser retirados de catálogos, de listas
de peças fornecidas pelos fabricantes, pela simples visualização do material, etc.
Alguns dos dados a ter em conta para identificar os materiais podem ser:
(Fernandes, 1981):
Medidas/Dimensões das peças;
Voltagem, amperagem, etc.;
Acabamento superficial do material;
Tipo de material e a aplicação a que se destina;
Normas técnicas;
Referências da peça e/ou embalagens;
Acondicionamento do material;
Cor do material;
Identificar os fabricantes;
23
2.2.2 CODIFICAÇÃO
Para Messias (1983, p.93), a codificação de materiais nada mais é que
uma variação da classificação de materiais. Consiste em ordenar os materiais da
empresa segundo um plano metódico e sistemático, dando a cada um deles
determinado número. Assim, é mais rápido e fácil encontrar o material pelo código
do que pelo seu nome habitual.
Martins e Alt (2000, p.220) afirmam que “sua função é registrar, controlar
e codificar os bens considerados como imobilizados e, portanto, passiveis de
depreciação.”.
Segundo Viana (2009), o objetivo da codificação é facilitar comunicação
interna na empresa no que se refera a materiais e compras, evitar a duplicidade
de itens em estoque, permitir as atividades de gestão de estoques e compras,
facilitar a padronização dos materiais e facilitar o controle contábil dos estoques.
De acordo com Dias (1996, p.190 - 191), os sistemas de codificação mais
utilizados são: o alfabético, alfanumérico e numérico, também chamado decimal.
No sistema alfabético, o material é codificado segundo uma letra, sendo utilizado um conjunto de letras suficientes para preencher toda a identificação do material; pelo seu limite em termos de quantidade de itens e uma difícil memorização, este sistema esta caindo em desuso. O sistema alfanumérico é uma combinação de letras e números e permite um número de itens em estoque superior ao sistema alfabético. Sistema decimal é o mais utilizado pelas empresas, pela sua simplicidade e com possibilidades de itens em estoque e informações incomensuráveis. (DIAS, 1996, p.190-191)
Para Viana (2000, p. 94-95) em geral os planos de codificação seguem o
mesmo princípio, dividindo os materiais em grupos e classes, assim:
a. Grupo: designa família, o agrupamento de materiais, com
numeração de 01 a 99;
b. Classe: identifica os materiais pertencentes as famílias do grupo,
numerando-os de 01 a 99;
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c. Número sequencial: qualquer que seja o sistema há necessidade de
individualizar o material, o que é feito a partir da faixa 001 a 999, reservada para
numeração correspondente de identificação;
d. Dígito de controle: para os sistemas mecanizados, é necessária a
criação de um dígito de controle para assegurar confiabilidade de identificação
pelo programa.
A estrutura de um código de materiais pode ser expressa de maneira
genérica, como esta representada na Figura 2, que possui cinco dígitos, são eles:
digito de controle, número sequencial, classe, subgrupo e grupo.
Figura 2 – Estrutura de um código de materiais
xx.xx.xx.xxx.x
Digito de controle
Número sequencial
Classe
Subgrupo
Grupo
Fonte: Martins e Laugeni (2002, p.28).
2.2.3 CATALOGAÇÃO
A identificação do material é a primeira etapa da classificação de material
e também a mais importante. Consiste na análise e registro das características
físico/químicas e das aplicações de um determinado item em relação aos outros,
isto é, estabelece a identidade do material (FERNANDES, 1981).
Conforme Fernandes (1981), um dos aspectos mais importantes na
catalogação de material é usar simplicidade, objetividade e concisão dos dados
gerados e permitir um fácil acesso e rapidez na pesquisa. Os objetivos de uma
boa catalogação são:
25
Conseguir especificar o catálogo de uma forma tal que o usuário
consiga identificar/requisitar o material que deseja;
Evitar que sejam introduzidos no catálogo itens cadastrados com
números diferentes;
Possibilitar a conferência dos dados de identificação dos materiais
colocados nos documentos e formulários do sistema de material.
2.3 METODOS DE CONTROLE DE ESTOQUE
O primeiro passo para conseguir um controle de estoque é ter um
confiável sistema que auxilie na administração de todo o material.
“Tradicionalmente os materiais de estoque eram controlados por meio de
fichas de estoque, ainda hoje é muito comum nas empresas, mesmo com alto
grau de informatização vigente.” (MARTINS; ALT, 2000, p.172) Um modelo de
ficha de estoque é o da figura 3.
Figura 3 – Ficha de estoque
Fonte: Martins e Alt (2000, p.172).
Conforme Martins (2003, p. 67), “é necessário para que haja sempre um
nível de material suficiente para o alcance do objetivo operacional da empresa” O
autor destaca ainda, que “é ele quem vai permitir verificar se o planejamento vem
sendo seguido e que tipo de ajuste precisa ser feito”.
26
De acordo com Dias (1996), inicialmente deve-se descrever suas
funções principais que são: determinar ”o que” deve permanecer em estoque;
”quando” se devem reabastecer os estoques período; ―”quanto” de estoque será
necessário para um período predeterminado; acionar o departamento de compras
para executar aquisição de estoque; receber, armazenar e atender os materiais
estocados de acordo com as necessidades; controlar os estoques em termos de
quantidades e valor e fornecer informações sobre a posição do estoque; manter
inventários periódicos para avaliações das quantidades e estocados; e identificar
e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.
Os principais tipos de estoque encontrados em uma empresa industrial
são: matérias primas, produtos em processo, produtos acabados e peças de
manutenção. As principais vantagens decorrentes do sistema de controle de
estoque, de acordo com Messias (1983), são: maior disponibilidade de capital
para outras aplicações; redução dos custos de armazenagem; redução dos custos
de paradas de máquina por falta de material; redução dos custos dos estoques
que envolvem diminuição do número de itens em estoque; redução dos riscos de
perdas por deterioração; redução dos custos de posse de estoque.
Para Viana (2009, p.144):
Os estoques são recursos ociosos que possuem valor econômico, os quais representam um investimento destinado a incrementar as atividades de produção e servir os clientes. Entretanto, a formação de estoques consome capital de giro, que pode não estar tendo nenhum retorno do investimento efetuado e, por outro lado, pode ser necessitado com urgência em outro segmento da empresa, motivo pelo qual o gerenciamento deve projetar níveis adequados, objetivando manter o equilíbrio entre estoque e consumo.
O controle de estoque é de importância para a empresa, porque ele
controla os desperdícios, desvios e apura os valores para fins de análise, bem
como, apura o demasiado investimento, o qual prejudica o capital de giro.
2.3.1 SISTEMA “DUAS GAVETAS”
Este método é considerável o mais simples, para controlar os estoques. É
recomendável pela sua simplicidade a utilização para as peças da classe C. Seu
27
uso é muito difundido em revendedores de autopeças e no comércio varejista de
pequeno porte. (DIAS, 1985)
Também se tratando de Dias (1996):
O estoque que inicia o processo é armazenado nessas duas caixas ou gavetas. A caixa A tem uma quantidade de material suficiente para atender ao consumo durante o tempo de reposição, mais o estoque de segurança. A caixa B possui um estoque equivalente ao consumo previsto no período. As requisições de material que chegam ao Almoxarifado são atendidas pelo estoque da caixa B; quando esse estoque chega a (0) zero (caixa vazia), isso indica que deverá ser providenciada uma reposição de material, pedido de compra. Para não interromper o ciclo de atendimento, passa-se a atender as requisições pelo estoque da caixa A. Nesse intervalo, deverá ser recebido o material comprado quando a caixa B foi a “zero”; deve-se então completar o nível de estoque da caixa A, e o saldo completar a caixa B, voltando-se a consumir o estoque da caixa B.
Arnold (1999) completa o raciocínio de Dias e comenta que o sistema
duas gavetas é um modo simples de manter o controle dos itens da classe C.
Como estes itens são de pequeno valor é melhor despender a menor quantidade
de dinheiro e tempo em seu controle. Porém, eles realmente devem ser
controlados e alguém deve atribuir a tarefa de garantir que quando o estoque de
reserva for atingido, seja emitido um pedido. Quando há um esvaziamento de
estoque, os itens do grupo C tornam-se do grupo A.
Segundo Arnold (1999), o sistema de “duas gavetas” para acontecer
precisa que uma quantidade de um item igual a quantidade do ponto de pedido
seja reservada (geralmente em uma caixa ou gaveta separada) e não se toca nela
ate que o estoque principal esteja exaurido, quando esse segundo estoque
precisa ser utilizado, o departamento de compras ou controle de produção é
notificado e um pedido de reposição é emitido.
Gonçalves (1948) considera que o estoque de trabalho esteja na Gaveta
1, e o estoque necessário para suprir a demanda durante o período de reposição
e o estoque de segurança, na gaveta 2. É fácil perceber que, ao esgotar o
estoque da gaveta 1, sem tem uma indicação clara de que é necessária uma
nova reposição de estoque. Comandada a reposição do estoque, normalmente
em uma quantidade igual ao lote econômico de compra, verifica-se que terá que
28
passar a utilizar parte do estoque existente na gaveta 2, que será consumido ate
a chegada da nova encomenda.
Gonçalves (1948), Arnold (1999) e Dias (1985) seguem os mesmo
conceitos, portanto entende-se que o sistema de controle de estoque “duas
gavetas” por ser simples ele acaba podendo ser impróprio em empresas que
necessitam relatórios constantes e outras informações precisas.
2.3.2 SISTEMA DE REVISÃO PERIÓDICA
Os sistemas de reposição de estoque são ferramentas indispensáveis
para que as políticas determinadas no controle de estoque consigam atender as
expectativas das empresas, esses sistemas cabem a cada empresa.
Para Gonçalves (1948, p.156) “esse sistema é conhecido como sistema
de reposição de pedidos em intervalos fixos ou sistema “P”, é a segunda
alternativa para a gestão de estoques.” Da um exemplo de sistema de revisão
periódica: “é aquele utilizado por vários supermercados que, semanalmente,
fazem uma revisão dos estoques de seus itens. Levando em conta a situação do
estoque de cada item e as projeções de vendas para a semana seguinte.”.
Nesse sistema o material é reposto periodicamente em ciclos de tempos
iguais, chamados períodos de revisão. A quantidade pedida será a necessidade
de demanda do próximo período. Considera-se também um estoque mínimo ou
de segurança e ele deve ser dimensionado de forma que previna o consumo
acima do normal e os atrasos de entrega durante o período de revisão e tempo de
reposição. (DIAS, 1996, p.117).
Segundo Martins e Alt (2000), nesse sistema, depois de decorrido um
intervalo de tempo preestabelecido, um novo pedido de compra para certo item de
estoque é emitido. Para determinar o quanto deve ser comprado no dia da
emissão do pedido, verifica-se a quantidade ainda disponível em estoque,
comprando-se o que falta para atingir um estoque Maximo, também previamente
determinado. Quantidade a ser pedida = Estoque Maximo – Estoque Atual.
Para Dias (1995), a grande dificuldade desse método é a determinação
do período entre revisões; diversos aspectos devem ser analisados, sendo que:
29
uma periodicidade pequena entre a revisões acarreta um estoque
médio alto e como consequência um aumento no custo de estocagem; e
uma periodicidade alta entre as revisões acarreta baixo estoque
médio e como consequência um aumento no custo de pedido e risco de ruptura.
A escolha de um calendário para as revisões é também de importância
fundamental para:
definir volume dos matérias;
listar os itens de uso comum para serem processados
simultaneamente;
executar uma compra única; e
efetuar compras e entregas programadas, optando pela
determinação das periodicidades mais convenientes das necessidades.
Conforme Dias (1997, p.129) “a principal vantagem desse método é uma
razoável automatização do processo de reposição, que estimula o uso do lote
econômico, em situações que pode ser usado naturalmente, abrange itens da
classe A,B e C.”
2.3.3 PONTO DE PEDIDO
O ponto de pedido é importantíssimo para a manutenção do estoque, pois
ele que vai definir quando será realizado o pedido de compra para que não haja
consequências desagradáveis enquanto se espera a chegada do produto.
No entendimento de Arnold (1999, p.319) “ponto de pedido é quando a
quantidade de um item cai para um nível pré-determinado, denominamos ponto
de pedido, emite-se um pedido.”.
PP= (C x TR) + ES.
30
PP= Ponto de Pedido,
C= Consumo Normal da Peça
ES= Estoque Mínimo.
De acordo com Dias (1996) Constata-se que determinado item do
estoque necessita de um novo suprimento, quando o estoque atingir o ponto de
pedido, ou seja, quando o saldo disponível estiver abaixo ou igual à determinada
quantidade chamada ponto de pedido. Para o cálculo de estoque disponível,
deve-se considerar:
Estoque existente (físico);
Os fornecimentos em atraso;
Os fornecimentos em aberto ainda dentro do prazo 24.
Na prática, podem-se agrupar estes dois itens como saldo de
fornecedores. Este estoque disponível normalmente é chamado de estoque
virtual, que é:
Estoque virtual = Estoque Físico + Saldo de Fornecedor.
Algumas empresas que possuem um controle de qualidade no
recebimento também incluem o estoque em inspeção no estoque virtual, ficando
demonstrado assim:
Estoque Virtual = Estoque Físico + Saldo de Fornecedor + Estoque em inspeção.
Deve-se fazer uma nova reposição do estoque, quando o estoque virtual
estiver abaixo ou igual a uma determinada quantidade predeterminada, que é o
ponto de ressuprimento ou ponto de pedido. O ponto de pedido é o saldo do item
em estoque; pode ser calculado pela seguinte fórmula:
PP = C x TR + EMn
31
PP = Ponto de Pedido
TR = Tempo de Reposição
C = Consumo Médio Mensal
Emn = Estoque Mínimo
Conclui-se então, que o ponto de pedido é quando seu estoque está
quase terminando e é necessário fazer um outro pedido para repor esse estoque
de materiais, para que não falte produto nos armazéns para o consumo dos
clientes.
Abaixo Figura 4 de ponto de pedido segundo Dias (1995) onde:
1. Emissão de pedido
2. Preparação do pedido
3. Transporte
Figura 4 – Ponto de pedido
Fonte: Dias (1995)
Na Figura 4 demonstra o estoque máximo que vai diminuindo ao longo do
tempo até ao ponto de reposição. É neste ponto que a requisição do pedido é
feita. O estoque de segurança é determinado de acordo com dados do nível de
32
serviço ao cliente, das médias, dos desvios padrão da procura por unidade de
tempo e do tempo de espera de reposição.
Portanto para Pozo (2002), o ponto de pedido é a quantidade de peças
que se tem em estoque, garantindo o processo produtivo para que não tenha
problemas de continuidade enquanto se espera a chegada do lote de compra,
durante o tempo que é feito a reposição.
2.4 NIVÉIS DE ESTOQUE
A gestão de estoques é um fator de grande importância para as
empresas, tanto quanto uma boa gestão de estoque faz com que a empresa se
torne mais competitiva no mercado que atua.
Para Martins e Alt (2002, p. 155):
A gestão de estoques constitui uma série de ações que permitem ao administrador verificar se os estoques estão sendo bem utilizados, bem localizados em relação aos setores que deles se utilizam, bem manuseados e bem controlados.
O gerenciamento de estoque surgiu para suprir uma necessidade das
empresas de controlar tudo que se passava com os materiais, o período de cada
um dentro dos armazéns, a quantidade mantida em cada compartimento e
quando pedir novamente aquele produto.
Conforme Viana (2000, p. 42): “é a atividade que visa o gerenciamento
dos estoques por meio de técnicas que permitem manter o equilíbrio com o
consumo, definindo parâmetros e níveis de ressuprimento e acompanhando sua
evolução”.
Segundo Ludicibus e Marion (2000), realizar o planejamento dos estoques
é importante na sustentação dos níveis dos mesmos. Um estoque mal planejado
pode gerar conflitos internos no sistema de materiais e até mesmo na
administração geral da empresa, pois enquanto o setor de vendas deseja um
estoque elevado para atender aos clientes, por exemplo, o setor financeiro quer
estoques reduzidos para diminuir o capital investido.
De acordo com Viana (2000, p.108) ”um dos primeiros livros que se
conhece tratando especialmente de problemas de estoque foi publicado por
George Becquart, na França, em 1939.”.
33
No Brasil os estudos modernos de gerenciamento de estoque só
começaram na década de 50 e até hoje os resultados são muito satisfatórios.
Neste contexto, Viana (2002, p.108), cita que “assim, em qualquer empresa, os
estoques representam componentes extremamente significativo, seja sob
aspectos econômicos financeiros ou operacionais críticos.” Isso já não acontece
com as empresas prestadoras de serviços públicos ou serviços em geral.
Segundo Viana (2000), gerir estoques economicamente consiste
essencialmente na procura da racionalidade e do equilíbrio com o consumo, de tal
maneira que:
a. as necessidades efetivas de seus consumidores sejam satisfeitas
com mínimo custo e menor risco de falta possível;
b. seja assegurada a seus consumidores a continuidade de
fornecimento;
c. o valor obtido pela continuidade de fornecimento deve ser inferior a
sua própria falta.
É de grande importância que as empresas busquem o equilíbrio entre
estoque e consumo com o objetivo de aperfeiçoar o tamanho do estoque.
Bowersox e Closs (2001) abordam que o gerenciamento de estoque é o
processo integrado pelo qual são obedecidas às políticas da empresa e da
cadeia de valor com relação aos estoques. A abordagem reativa ou provocada
usa a demanda dos clientes para deslocar os produtos por meio dos canais de
distribuição. Uma filosofia alternativa é a abordagem de planejamento, que
projeta a movimentação e o destino dos produtos por meio dos canais de
distribuição, de conformidade com a demanda projetada e com a disponibilidade
dos produtos. Uma terceira abordagem, híbrida é uma combinação das duas
primeiras, resultando numa filosofia de gerenciamento de estoques que
responde aos ambientes de mercado e dos produtos.
A correta manutenção dos estoques bem como o tempo de permanência
no local indicado entre outros fatores são pontos importantes que devem ser
observados pelas empresas para evitar um aumento nos gastos com estocagem.
34
2.5 CLASSIFICAÇÃO ABC
Algumas empresas ainda mantêm vários produtos em estoque por medo
de que os mesmos faltem na sua linha de produção ou no estoque do centro de
distribuição, comprometendo assim a entrega do produto ao cliente. Para manter
um controle melhor do estoque e reduzir seu custo, sem comprometer o nível de
atendimento, é importante classificar os itens de acordo com a sua importância
relativa no estoque.
Messias (1983, p. 103) explica que “é um método que consiste em
separar em três grupos, ABC, classificando-os de acordo com os seus valores, e
dando maior importância de controle aos materiais de maior valor monetário.”.
De acordo com Dias (1993, p. 76), “a curva ABC é importante instrumento
para o administrador; ela permite identificar aqueles itens que justificam atenção e
tratamento adequados quanto à sua administração. Obtém-se a curva ABC
através da ordenação dos itens conforme a sua importância relativa.”.
Segundo Martins e Alt (2000), a análise ABC é uma das formas mais
usuais de se examinar estoques. Essa análise consiste na verificação, em certo
espaço de tempo (normalmente 6 meses ou 1 ano) do consumo, em valor
monetário ou quantidade, dos itens de estoque, para que eles possam ser
classificados em ordem decrescente de importância. Aos itens mais importantes
de todos, segundo a ótica do valor ou da quantidade, dá-se a denominação itens
classe A, aos intermediários, itens classe B, e aos menos importantes, itens
classe C.
Para Viana (2002), a curva ABC é um método amplamente usado quando
se necessita medir grandezas em que várias partes completam um todo. Em
algumas situações é necessário saber qual tarefa agregará maior valor ao
resultado final. Saber qual a importância de cada tarefa é fundamental para se
dispensar à devida atenção as tarefas com maiores ganhos, do que alocar
grandes recursos em uma tarefa que terá influência ínfima no total da obra em
questão.
A análise ABC, para Martins e Alt (2000), é imprescindível a todo
administrador de materiais. Não apenas pelo fato das organizações terem altos
volumes de capitais investidos em estoques, mas também em virtude da
vantagem competitiva que pode ser alcançada pela organização ao obter mais
35
precisão e maior confiabilidade no comprimento de suas metas de atendimento a
clientes.
Conforme Dias (1996), são características da classificação ABC dos itens:
Classe A: são os principais itens em estoque de alta prioridade, foco
de atenção do gestor de materiais, pois são materiais com maior valor devido à
sua importância econômica. Estima-se que 8% dos itens em estoque
corresponderão a 70% do valor anual do consumo.
Classe B: compreendem os itens que ainda são considerados
economicamente preciosos, logo após os itens de categoria A, e que recebem
cuidados medianos. Estima-se que 20% dos itens corresponderão a 20% do valor
anual de consumo.
Classe C: não deixam de ser importantes também, pois sua falta
pode inviabilizar a continuidade do processo, no entanto o critério estabelece que
seu impacto econômico não é dramático, o que possibilita menos esforços.
Estima-se que 72% dos itens corresponderão a 10% do valor anual de consumo.
Abaixo a Figura 5 representa a curva ABC, método de classificação de
informações, no qual consiste separar os itens de maior importância ou impacto,
os quais são normalmente em menor número.
Figura 5 – Representação de curva ABC
Fonte: Viana (2009)
36
Martins (2000) relata que não existe forma totalmente aceita de dizer qual
o percentual do total dos itens que pertencem à classe A, B ou C. Os itens A são
os mais significativos, podendo representar algo entre 35% e 70% do valor
movimento dos estoques, os itens B variam de 10% a 45%, e os itens C
representam o restante.
A partir desta classificação priorizam-se aqueles de classe A nas políticas
de estoques devido à maior importância econômica. Desta forma, os itens classe
A receberão maior atenção do que itens classe C.
Na classificação ABC é onde os administradores verificam os produtos de
maior e menor valor, cada um com sua própria classificação, todos eles são
encaminhados a seus devidos lugares na organização.
2.6 COMPRAS
As compras nas empresas é uma atividade fundamental que tem como
objetivo a conquista dos meterias certos, dos preços mais vantajosos, das
quantidades certas, das entregas nos prazos certos.
Segundo Viana (2009, p.42):
a atividade de compras tem por finalidade suprir as necessidades da empresa mediante a aquisição de materiais e/ou serviços, emanadas das solicitações dos usuários, objetivando identificar no mercado as melhores condições comerciais e técnicas.
Martins e Alt (2002, p. 64) possuem um conceito que vai na lógica de
Viana (2009), onde comenta que a função compras é vista como parte do
processo de logística das empresas, ou seja, como parte integrante da cadeia de
suprimentos. Por isso, muitas empresas passaram a usar a denominação
gerenciamento da cadeia de suprimentos ou simplesmente gerenciamento de
suprimentos, um conceito voltado para o processo, em vez do tradicional
compras, voltado para transações em si, e não para o todo.
Conforme Dias (1997, p. 237):
a função compras é um segmento essencial do departamento de materiais ou suprimentos, que tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as
37
quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento.
Viana (2009) conclui que o ato de comprar inclui as seguintes etapas:
a. determinação do que, de quanto e de quando comprar;
b. estudo dos fornecedores e verificação de sua capacidade técnica,
relacionando-os para consulta;
c. promoção de concorrência, para a seleção do fornecedor vencedor;
d. fechamento do pedido, mediante autorização de fornecimento ou
contrato;
e. acompanhamento ativo durante o período que decorre entre o
pedido e a entrega;
f. encerramento do processo, após recebimento do material, controle
da qualidade e da quantidade.
Administrar compras não deve ser feito de forma simples, deve ser mais
profissional, uma vez que a empresa espera muito do setor de compras. Este, por
sua vez, deve estar em harmonia com todos os outros departamentos da
empresa.
2.6.1 OBJETIVO DA FUNÇÃO COMPRAR
A função compras é um segmento essencial do departamento de
materiais ou suprimentos, que tem por finalidade suprir as necessidades de
materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento
certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi
comprado e providenciar armazenamento. Portanto conclui-se que compras é
uma operação da área de materiais, mas essencial entre as que compõe o
processo de suprimento. (DIAS, 1985, p.221)
Para Gonçalves (1948)
a função compras a que nos referimos diz respeito a todo o complexo que envolve o processo de planejamento da aquisição, licitação, julgamento das propostas de fornecimento de materiais e
38
serviços, bem como a contratação de fornecedores destinadas ao fornecimento dos materiais e serviços utilizados pelas empresas.
Ainda para Gonçalves (1948) esse processo todo de atividades que
mesclam diversos objetivos muitas vezes conflitantes, é dirigido a uma única
finalidade: garantir que materiais e serviços exigidos sejam fornecidos nas
quantidades certas, no tempo esperado e com qualidade. Esse processo envolve
objetivos como:
comprar de forma eficiente, maximizando o ganho para a empresa,
dentro dos padrões éticos.
criar e desenvolver de forma permanente e intensiva um cadastro de
fontes de suprimentos que de garantias quanto ao fluxo de materiais a serem
abastecidos nas empresas.
garantir o suprimento dos materiais, nos prazos exigidos pelos
usuários e nas quantidades certas.
criar rotinas e procedimentos dentro dos processos de aquisição que
sejam ágeis e que permitam um efetivo controle de todo o processo.
manter uma boa articulação tanto internamente nas empresas,
quanto com o mercado em geral e, especialmente, com o mercado fornecedor
dos insumos e produtos exigidos pelas empresas.
Para Gonçalves (1948, p.245):
Comprar é um termo normalmente utilizado para definir o ato e a responsabilidade funcional para promover a procura dos materiais e dos serviços e, então, supri-los para serem utilizados pela empresa. Esse termo não descreve de forma completa as responsabilidades da função e o fluxo de seus processos. Na verdade, somente define o ato de processar as aquisições e suprir os materiais e serviços no momento adequado.
Para Martins e Alt (2000) hoje a função das compras é essencial como
parte do processo de logística das empresas, ou seja, é uma parte integrada da
cadeia de suprimentos. Isso acabou fazendo com que as empresas passassem a
usar a denominação gerenciamento da cadeia de suprimentos ou simplesmente
39
gerenciamento de suprimentos, um conceito voltado para o processo, em vez do
tradicional compras, voltando para as transações em si, e não para o todo.
Segundo Dias (1996) conceitua a função compra e completa que os
objetivos básicos de uma seção de compras são:
a. obter um fluxo continuo de suprimentos a fim de atender aos
programas de produção.
b. coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de
investimentos que afete a operacionalidade da empresa.
c. comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo
padrões de quantidade e qualidade definidos.
d. procurar sempre dentro de uma negociação justa e honesta as
melhores condições para a empresa, principalmente em condições de
pagamento.
Conforme Ballou (2006) as compras envolvem a aquisição de matérias-
primas, suprimentos e componentes para o conjunto da organização. Entre as
atividades associadas a elas incluem-se:
selecionar e qualificar fornecedores;
avaliar desempenho de fornecedores;
negociar contratos;
comparar preço, qualidade e serviço;
pesquisar bens e serviços;
programar as compras;
estabelecer os termos das vendas;
avaliar o valor recebido
mensurar a qualidade recebida, quando esta não estiver incluída
entre as responsabilidades do controle de qualidade;
prever mudanças de preços, serviços e, às vezes, da demanda.
40
2.7 ARMAZENAGEM
Segundo Messias (1983), o espaço de armazenagem de um armazém
deve ser programado e estabelecido, a fim de que possa desfrutar de sua área
total. Em consequência, o espaço vertical não pode ser esquecido, mas projetado
e aproveitado inteiramente mediante uso de prateleiras ou mesmo com o
empilhamento de materiais.
Para Martins e Alt (2000, p.300):
a estocagem inicial deve se limitar aos itens que a analise econômica prévia determinar, e os tipos de instalações variam de acordo com o tipo e escala da empresa. A forma mais comum de armazenagem é por meio de estruturas porta-paletes, simples ou de dupla profundidade, convenientemente dispostas de forma a facilitar o acesso de equipamentos de elevação e transporte, a proteção do produto contra contaminantes internos ou externos, a fácil localização na hora da armazenagem e da coleta, segurança contra incêndios e iluminação conveniente.
Dias (1996) afirma que a eficiência de um sistema para estocagem de
cargas e o capital necessário dependem da escolha adequada do sistema. Não
existe uma formula pré-fabricada, o sistema de almoxarifado deve ser adaptado
as condições especificas da armazenagem e da organização. Os problemas e as
características de um sistema de almoxarifado estão relacionados com a natureza
do material movimentado e armazenado.
Para se aproveitar o espaço vertical é necessário que se leve em
consideração a resistência dos materiais, pois há alguns que podem ser
danificados a partir de certo limite de peso; a resistência dos pavimentos.
(MESSIAS, 1983)
O objetivo primordial do armazenamento, conforme Viana (2000) é utilizar
o espaço nas três dimensões, da maneira mais eficiente possível sendo que as
instalações do armazém devem proporcionar a movimentação rápida e fácil de
suprimentos desde o recebimento ate a expedição. Alguns dos fatores
fundamentais na armazenagem é a correta utilização do espaço disponível, o que
demanda estudo exaustivo das cargas a armazenar, níveis de armazenamento,
estruturas para armazenagem e meios mecânicos a utilizar.
41
Abaixo, na Figura 6 pode-se observar um exemplo de alguns símbolos
que salvam as mercadorias, ou seja, para não acontecer de se estragarem ao
decorrer da entrega:
Figura 6 – Símbolos que salvam mercadorias
Fonte: Viana (2009, p.316)
2.7.1 RECEBIMENTO/ESTOCAGEM
A conceituação de Viana (2009) é de que a atividade recebimento
intermédia às tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua
responsabilidade a conferencia dos materiais destinados a empresa. Nesse
contexto, aparece como fiel avaliador de que os materiais desembaraçados
correspondem efetivamente as necessidades da empresa. Suas atribuições
básicas são:
a. coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de
materiais;
b. analisar a documentação recebida, verificamos se a compra esta
autorizada;
42
c. confrontar os volumes declarados na nota fiscal e no manifesto de
transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos;
d. proceder a conferencia visual, verificando condições de embalagem
quanto a possíveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as
ressalvas de praxe nos respectivos documentos;
e. proceder a conferencia quantitativa e qualitativa dos materiais
recebido;
f. decidir pela recusa, aceite ou devolução, conforme o caso;
g. providenciar a regularização da recusa, devolução ou da liberação
de pagamento ao fornecedor;
h. liberar o material desembaraçado para estoque no almoxarifado.
De acordo com Dias (1985, p.191) “a estocagem de mercadorias em
fabricação é causada pela diferente capacidade das maquinas. A produção deve
ser transportada da maquina para um estoque intermediário ate ser submetido a
novo processo.”
Para Viana (2009) existem dois tipos de estocagem: estocagem
permanente, que são os materiais para os quais foram aprovados níveis de
estoque com parâmetros de ressuprimento estabelecidos para renovação
automática do estoque, devendo sempre existir saldo no almoxarifado, e a
estocagem temporária, são os materiais que não sejam de estoque, que
necessitam ficar estocados no almoxarifado durante determinado tempo ate sua
utilização.
Segundo Dias (1996, p.135):
a eficiência de um sistema para estocagem de cargas e o capital necessário dependem da escolha adequada do sistema. Não há, para isso, uma formula pré-fabricada: o sistema de almoxarifado deve ser adaptado as condições especificas da armazenagem e da organização. Ao lado dos fatores diretos intervêm problemas indiretos que podem modificar radicalmente os sistemas e os métodos possíveis. O desenvolvimento futuro, por exemplo, é um fator que muitas vezes torna proibitivo o uso de certos métodos atualmente aplicados com sucesso. As pequenas flexibilidades de certas maquinam, alem de impedir a expansão dos programas da produção, pode torna-los antieconômicos no caso da redução das vendas. Da escolha de um equipamento resultam, às vezes, despesas elevadas de operação, manutenção, reparos, etc.
43
Conforme Dias (1997, p.202) “a dimensão e as características de
materiais e produtos podem exigir desde a instalação de uma simples prateleira
ate complexos sistemas de armações, caixas e gavetas.”.
A maneira mais comum de estocagem pode ser feita em caixas,
prateleiras, racks e empilhamento.
2.7.3 DISTRIBUIÇÃO
No entendimento de Martins e Alt (2000, p.312) a ultima fase da logística
antes do começo da utilização do produto pelo cliente é a da distribuição, o
conjunto de atividade entre o produto pronto para o despacho e sua chegada ao
consumidor final. A distribuição começa na fabrica do fornecedor e termina nas
mãos do cliente final. Como os bens estão em constante movimento nesse
ínterim, deve-se identificar em cada estágio como se movimentam e quem faz a
movimentação.
Conforme Dias (1996, p.319):
o sistema de distribuição de produtos de uma empresa sempre foi importante e complexo, pois o transporte é um considerável elemento de custo em toda a atividade industrial e comercial. Desde a crise do petróleo, num pais onde quase 80% das mercadorias são transportadas via rodoviário, a racionalização desta operação passou a ser vital para a estrutura econômica financeira das empresas. A decisão entre a frota própria, leasing ou transportadora de terceiros é bem mais complexa do que parece. Cada situação tem características especificas e não existem regras gerais que garantam um fator de aumento de custos para outra. Em função disso, o responsável pela distribuição de produtos precisa ser especializada, muito bem entrosado e conhecedor das demais áreas da empresa.
Para Viana (2009) o objetivo da distribuição é a atividade por meio da
qual a empresa efetua as entregas de seus produtos, estando, por consequência,
intimamente ligada a movimentação e a transportes. Deve se considerar alguns
fatores importantes para o equacionamento da distribuição como: natureza dos
produtos a transportar e origem dos recursos de transporte. O meio de transporte
mais utilizado na distribuição física é o rodoviário.
Nas Figuras 7 e 8, segue exemplos de veículos utilitários utilizado nas
empresas e indústrias de grande e médio porte que possuem um espaço físico
44
amplo para armazenagem de produtos, o que facilita a movimentação da
distribuição interna tanto dos materiais quando das cargas.
Figura 7: Veiculo utilitário para distribuição interna de materiais
Fonte: Catalogo da Yasi Maquinas e Engenharia Ltda (Viana, 2009, p.367)
Figura 8: Rebocador industrial comboiando carretas.
Fonte: Ilustração retirada de catalogo cedido pela Rucker. (Viana, 2009, p.368)
45
3. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
Este capítulo discorrerá sobre os passos metodológicos adotados neste
estudo.
A pesquisa apresentada buscou, através da analise dos dados coletados,
propor melhorias no atual gerenciamento de estoque da empresa Posto Biguaçu
LTDA.
As principais fontes bibliográficas deste trabalho foram pesquisas em
livros e materiais científicos da área de administração e gestao de estoque,
dicionários, consultas pessoais a estudiosos e especialistas.
A presente pesquisa classifica-se como uma pesquisa de campo,
realizada através da aplicação de instrumentos de coleta de dados e
fundamentada por pesquisas bibliográficas em uma organização que atua no
ramo de comercio varejista de Combustíveis e Lubrificantes e na execução de
serviços de lavação e lubrificação.
Segundo Vergara (2005, p. 48), “pesquisa bibliográfica é o estudo
sistematizado baseado em material publicado em livros, revistas, jornais, redes
eletrônicas, material acessível ao público em geral”.
O estudo foi realizado na empresa Posto Biguaçu, que está localizada no
Centro da cidade de Biguaçu. O período se iniciou no mês de março de 2013 e
terminou em novembro de 2013.
A pesquisa realizada pode ser definida com abordagem qualitativa, pois
foi utilizado com o proprietário da empresa, um estudo documental, conceitos,
atitudes, opiniões e atributos do universo pesquisado. Definida também como
descritiva por evidenciar o pesquisador no ato de descrever a realidade sem
artifícios, sem se preocupar em modificá-la.
Pesquisa documental é a pesquisa realizada em documentos conservados
no interior de órgãos públicos e privados de qualquer natureza, ou com pessoas:
registros, anais, regulamentos, circulares, ofícios, memorandos, balancetes,
comunicações informais, filmes, microfilmes, fotografias, informações em
disquetes, CDs, diários, cartas pessoais e outros. (VERGARA, 2005)
O presente estudo apresenta uma coleta de dados com a observação
sistemática na própria organização. A coleta de dados foi realizada através de
análises de relatórios de estoque, vendas, recebimentos, ou seja, sobre a parte
46
que evolve o giro de estoque da empresa. Como se trata de um estudo técnico,
não tem população e nem amostra.
Para a coleta de dados necessários para a pesquisa, utilizou-se
entrevista, que é uma forma de comunicação oral e que permite quer uma análise
intensiva quer extensiva e a observação, um método científico de pesquisa e
estudo que consiste em perceber, ver e não interpretar.
Na entrevista foram utilizadas perguntas abertas, realizada com a pessoa
responsável pelo estoque do posto. Foi feita uma analise e o apontamento dos
principais pontos que deveriam ser melhorados. A partir das analises, foi então
proposto às melhorias.
47
4 LEVANTAMENTO E ANÁLISE DE DADOS
Este capitulo, abordará sobre a história da empresa, bem como um breve
relato dos procedimentos citados nos objetivos específicos.
4.1 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO
O Posto Biguaçu foi fundado em 1998, por José Carlos Pereira, que
trabalhou durante 20 anos no ramo de Comércio Varejista de Combustíveis e
Lubrificantes e na execução de Serviços de Lavação e Lubrificação nas cidades
de Biguaçu, Itajaí e Barra Velha. Durante esse período guardava todo o dinheiro
que recebia, usando apenas o necessário. Trabalhou como lavador de carros,
frentista, até chegar ao cargo de gerente geral do posto, adquirindo cada vez mais
experiência profissional durante todo esse tempo que atuou como funcionário.
Foi assim que conseguiu uma quantia suficiente para junto com o seu
padrão Sr. João Alberto Casas, que entrou como sócio, cada um responsável por
50% da empresa, abrir um novo estabelecimento em Biguaçu, quando o mercado
desse ramo começou a crescer.
Em 2002, após quatro anos que a empresa já havia iniciado suas
atividades, o Sr. José Carlos Pereira comprou as outras cotas do sócio e a
empresa passou a ser dele com o equivalente a 7.920 cotas e de Sanderlei
Pereira com o equivalente a 80 cotas. Em 2005, a empresa passa de Sanderlei
Pereira para Fabricia Giacomossi. Em 2010, a empresa atualmente ficou
composta por José Carlos Pereira e Daiana Pereira.
A visão da empresa é ser reconhecida pelo atendimento eficaz que presta
aos seus Clientes, Fornecedores e Sociedade em geral, atendendo como
comércio varejista de combustível para veículos automotores, comércio varejista
de lubrificantes, serviço de lavagem, lubrificação e polimento de veículos
automotores, comércio varejista de produtos alimentícios (conveniências) e
lanchonete e ser referência em seu segmento de atuação.
A empresa tem como missão atender os requisitos dos clientes,
melhorando continuamente seus serviços, a fim de atender seus objetivos:
satisfação dos clientes, satisfação dos colaboradores e satisfação dos acionistas.
48
A empresa está localizada na Rua Acácio Reitz, 22, bairro Centro, na
cidade de Biguaçu, no Estado de Santa Catarina.
Muitas mudanças ocorreram nos 14 anos que a empresa está no
mercado, mas o gosto em lidar com revenda de combustíveis continua o mesmo.
Em 2010, abriu mais um posto, também localizado no Centro, na cidade de
Biguaçu, porém suas razões sociais são diferentes os que não os torna filiais.
Diante da abertura de mais um posto, pode-se notar que o problema de
gerenciamento de estoque persiste, onde um plano de melhorias é de
fundamental utilidade para a empresa, podendo resolver os problemas e
dificuldades enfrentadas em se controlar o estoque.
A estrutura organizacional da empresa é composta por: um sócio diretor,
uma sócia que atua na área administrativa e financeira, um gerente de pista, três
operadores de caixa, um lavador, um trocador de óleo e oito frentistas. Trata-se
de uma estrutura flexível, com poucos níveis hierárquicos, facilitando assim o
fluxo das informações e a tomada de decisões, como é possível notar através da
Figura 9, por se tratar do organograma atual da empresa.
Figura 9 - Organograma
Fonte: Dados da empresa (2013)
49
A empresa está localizada próxima às margens da BR 101, como pode
ser visualizado na figura 10, tem uma localização estratégica em relação ao seu
público alvo, pois fica em frente ao viaduto de principal acesso ao centro de
Biguaçu. Nesta região há um fluxo intenso de veículos tanto sentido Sul como
sentido Norte.
Figura 10 – Localização da empresa.
Fonte: Google Maps (2012).
4.2 LEVANTAMENTO DE DADOS
A análise dos dados terá como base a revisão de literatura desse estudo,
a entrevista feita com o proprietário da empresa, necessários para o recolhimento
das informações, com o intuito de atender os objetivos proposto. Identificado
nesse tópico, a atual forma de gerenciamento da empresa em relação a
administração de materiais.
4.2.1 A ATUAL GESTÃO DE ESTOQUE DA EMPRESA POSTO BIGUAÇU
Atualmente a gestão de estoque da empresa Posto Biguaçu é feita
através de um sistema chamado IONICS, que controla toda a movimentação de
50
estoque, desde os produtos da conveniência, troca de óleo até a movimentação
dos combustíveis, que possibilita também a emissão de relatórios que auxiliam na
tomada de decisão para a compra dos produtos.
Hoje, para todo produto novo que entra no posto é feito o cadastramento
no sistema que gera automaticamente um determinado código para o mesmo,
dando sequencia aos códigos gerados anteriormente, nele se cadastra o nome do
produto, descrição reduzida, preço de custo, preço de venda, CFOP (Código
Fiscal de Operações e Prestações), código de barra, grupo, etc.
Desta forma, para os produtos que chegam à empresa são dada as
entrada no sistema através da nota fiscal, que quando puxa o arquivo XML trás
inclusive os impostos de cada produto, e automaticamente contabiliza a
quantidade no estoque.
Quando o produto é vendido, o processo é feito através do sistema,
porém de forma manual que depende do funcionário, ou seja, o caixa da empresa
precisa dar baixa no sistema, passando o código de barra do produto no leitor.
Todo produto que é vendido é obrigatório ser dado baixa, mas nem sempre
esse processo acontece, o que acaba dificultando o controle do estoque, pois
quando o produto é vendido e não dado baixa no sistema fica com a quantidade
errada no estoque, e muitas vezes o produto acaba não passando quando muda
a embalagem e o código de barra é diferente do cadastrado no sistema.
A manutenção do sistema é feita por uma empresa terceirizada do
sistema IONICS, que fica localizada em Itajaí.
4.2.2 O ATUAL MÉTODO DE REPOSIÇÃO DE ESTOQUE
O método atual de reposição de estoque é feito de acordo com o prazo de
cada fornecedor, sendo que alguns passam semanalmente, outros
quinzenalmente ou mensalmente. A quantidade de pedido feita é baseada no
último pedido emitido, aumentando proporcionalmente conforme tenha feriados e
datas comemorativas.
Com o atual sistema é possível saber quanto se vendeu por determinado
período, porém as compras são feitas na quantidade certa para abastecer o
estoque até o próximo pedido de compra, não se mantendo uma grande
51
quantidade de produtos em estoque, trabalhando apenas com a quantidade
mínima necessária para atender a demanda.
Quando chega o produto para dar entrada no estoque, se associa o arquivo
XML, onde puxa o fornecedor e associa o produto da nota com o produto
cadastrado no sistema e faz a confirmação do valor da nota e a transportadora
que efetuou a entrega.
4.2.3 IDENTIFICAR O ATUAL SISTEMA DE CODIFICAÇÃO E
CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS
Quanto ao sistema de codificação, cada novo produto que é cadastrado no
sistema IONICS gera automaticamente um código. A classificação é feita por
grupos, que também se escolhe no momento que é cadastrado o produto, são
eles divididos em: acessórios para veículos, aditivos e fluidos, filtros de ar, filtros
de óleo, filtros de combustível, chocolates, biscoitos, sorvetes, revistas,
conveniência, combustíveis, óleos lubrificantes, entre outros.
4.2.4 ATUAL ARMAZENAMENTO DE MATERIAIS
A empresa possui tanques de armazenamento disponíveis com 30.000
litros de gasolina comum, 15.000 litros de gasolina aditivada, 15.000 litros de
etanol comum, 30.000 litros de diesel comum e também dois depósitos de
aproximadamente 40 m² para estocagem de produtos.
Um dos depósitos serve para armazenagem de filtros de ar, filtros de
combustível, filtros de óleo, óleos lubrificantes, aditivos, fluidos, e diversos
acessórios veiculares. Já o outro depósito é destinado aos produtos da loja de
conveniência, como bebidas, cigarros, biscoitos, chocolates, sorvetes, revistas,
CDs, salgadinhos, etc.
A forma de armazenagem desses produtos é em prateleiras horizontais,
dividindo-se em grupos de produtos, como por exemplo, bebidas que são
armazenadas nas geladeiras, chocolates, biscoitos, guloseimas, próximo ao
caixa, sorvetes ficam nos freezers, gelo em um freezer vertical e assim por diante.
52
4.2.5 ATUAL GESTÃO DA ÁREA DE COMPRAS
A empresa trabalha com fornecedores fixos, fazendo uma analise de
mercado apenas para compra de combustível, pois se trata de um Posto de
bandeira branca, que tem a liberdade de escolher o fornecedor com melhor preço.
Com relação à forma de pagamento dos combustíveis, são feitos a vista com a
entrega programada para o mesmo dia do pagamento, já os demais produtos da
conveniência, o prazo varia de acordo com cada fornecedor e a quantidade de
pedido feita, quanto maior o pedido, maior o prazo de pagamento.
4.3 ANALISE E PROPOSTAS
De acordo com todo o embasamento teórico da pesquisa bibliográfica
feita, da analise dos registros da empresa, e do levantamento do atual momento
dos processos da mesma. No tópico a seguir, serão propostas melhorias no
sistema de gerenciamento de estoque da empresa Posto Biguaçu.
4.3.1 MANUTENÇÃO DO SISTEMA
A empresa que faz manutenção no sistema do Posto Biguaçu fica
localizada na cidade de Itajaí, o que acaba dificultando muitas vezes a
manutenção em casos de urgência, pois quando se tem um problema, a maneira
mais rápida para conseguir resolver não seria exatamente a forma que é feito
atualmente, que é o acesso remoto, por se tratar de uma empresa que fica
distante do Posto. Quando não se consegue resolver o problema, até mandar um
técnico de Itajaí pra Biguaçu demora um pouco para chegar ao local e nem
sempre tem alguém disponível pra mandar. Contratar uma empresa mais próxima
do estabelecimento para a manutenção do mesmo facilitaria os processos que
poderão futuramente atrapalhar nos processos da empresa.
4.3.2 MOTIVAR OS FUNCIONÁRIOS
Um fator muito importante para se conseguir um controle de estoque para a
empresa Posto Biguaçu é aumentar a motivação dos funcionários, principalmente
53
dos caixas da empresa. Aumentando a motivação deles implicara em um controle
de estoque mais rígido e correto, o sistema depende da mão de obra manual pra
poder fazer a contagem correta dos produtos, pois o caixa precisa passar o
código de barra do produto no leitor para que seja dada baixa no sistema e o
estoque se mantenha correto.
Todo final de mês deveria ser feito uma contagem de todos os produtos
que se tem na empresa com uma margem pequena de erro, caso o estoque
esteja sempre dentro dessa margem, a empresa poderia bonificar esse
funcionário, seja com uma bonificação extra no seu salário, cedendo um jantar
com acompanhante ou até mesmo um final de semana em um lugar diferente.
Isso faria com que os funcionários fizessem o possível para manter o estoque
correto e a empresa ganharia tanto quanto o próprio funcionário.
4.3.3 MELHOR O CONTROLE DE REPOSIÇÃO DE ESTOQUE
O controle de reposição de estoque não é muito bem elaborado, pois a
empresa trabalha apenas com um estoque mínimo de produtos até o próximo
pedido de compra. Seria interessante propor um estoque de segurança com uma
quantidade mínima de sobra para não haver falta de produtos caso a demanda
aumente inesperadamente, até o próximo pedido ser feito.
Ter uma maior variabilidade de produtos a disposição dos clientes, comprar
novas marcas, novos sabores, fazer um controle dos que saem mais, quais não
estão tendo uma rotatividade muito boa, atualizar sempre os produtos com
mercadorias novas e trabalhar principalmente com os que mais se tem lucro,
deixando assim de vender os que não têm tanto retorno para a empresa.
Segue abaixo Figura 11, que apresenta um exemplo de produto que tem
bastante rotatividade na empresa, a analise foi feita em um período de quatro
meses, onde foi vendido 2511 carteiras de cigarro com um tempo de cobertura de
11 dias, sendo 2 dias para pedido, 1 dia para entrega, 1 dia para conferencia do
pedido e um margem de segurança de 7 dias. Pode-se observar que tem
aproximadamente uma média de consumo mensal de quase 628 carteiras por
mês.
54
Seu estoque mínimo mensal é 230, que significa que sempre que atingir
esse número a empresa deve providenciar a compra para tenha sempre o produto
a oferecer.
Figura 11 – Estoque mínimo de segurança
Fonte: Dados da empresa (2013)
4.3.4 PADRONIZAÇÃO NA CODIFICAÇÃO DOS PRODUTOS
A falta de padronização na codificação dos produtos é visível, a escolha do
grupo é feito na hora do cadastramento do mesmo, porém não existe um padrão e
os códigos que o sistema gera acabam não ficando por ordem, sendo que
existem produtos com 1, 2, 3, 4 ou até 5 dígitos.
Fazer uma nova atualização para colocar esses códigos por ordem,
especificar cada produto de acordo com o grupo certo e fazer uma classificação
de subgrupo se necessário, o que facilitaria até o meio de pesquisa do produto,
caso o código de barra não estivesse de acordo.
4.3.5 METODOLOGIA ABC DE CONTROLE DE ESTOQUE
Aplicar a metodologia ABC, apesar de o sistema possibilitar à emissão de
relatórios que possuem as informações necessárias para a implantação da
55
metodologia, a empresa ainda não utiliza as informações para um melhor controle
do estoque.
Para manter um controle melhor do estoque e reduzir seu custo, sem
comprometer o nível de atendimento, é importante classificar os itens de acordo
com a sua importância relativa no estoque.
Na classificação ABC é onde os administradores verificam os produtos de
maior e menor valor, cada um com sua própria classificação, todos eles são
encaminhados a seus devidos lugares na organização.
4.3.6 MAIOR VARIABILIDADE NA ESCOLHA DOS FORNECEDORES
A empresa não possui uma forma padronizada de fazer a escolha dos
fornecedores, os fornecedores que trabalham atualmente são os mesmo desde
quando abriu o posto, fornecedores fixos, e talvez essa não seja a melhor
maneira, deveria a empresa procurar fornecedores que tenham os melhores
preços, os melhores produtos e melhores prazos de pagamento, através de
orçamentos ela poderia descobrir tais informações.
Com os orçamentos ela consegue comprar com melhores preços e mais
quantidades, podendo aumentar sua variabilidade de produtos e manter sempre
um nível de estoque adequado para que não falte produtos e tenha sempre a
oferecer aos seus clientes.
56
5 CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES
Este trabalho foi realizado com o objetivo de propor melhorias para o
controle de estoque do Posto Biguaçu Ltda., com o intuito de conhecer a
empresa, mais especificamente a administração de materiais objetivando propor
novas ferramentas para o controle de estoque e a análise dos itens de maior
relevância do mesmo. Para a realização da pesquisa, buscou-se primeiro formar
uma boa estrutura teórica dos tópicos relacionados com o estudo. Serviram como
base para a acadêmica analisar o estoque da empresa e propor as devidas
melhorias.
Também, através de conversas informais juntamente com o proprietário da
empresa, muitos dados foram colhidos e analisados, sendo que se possui um
grande conhecimento do estoque e as suas principais dificuldades. E assim, com
uma rica base teórica e com a captação de informações através da pesquisa,
identificaram-se os principais problemas do controle de estoque da organização,
os possíveis pontos que devem ser melhorados e os itens que precisam ser mais
bem analisados.
Com essa análise dos itens em estoque, percebeu-se a importância do
controle do mesmo, sendo que a empresa tem se mostrado aberta a melhorias e
o estoque precisa rigidamente ser conferido. Uma proposta para a empresa
conseguir controlar esse estoque seria uma maior motivação dos funcionários,
uma conferencia mais rígida dos produtos que possui, desde os combustíveis até
os produtos da conveniência pelo menos uma vez ao mês ou no maximo de 90
em 90 dias já que não possui alguém um funcionário apenas para fazer esse
controle. O que seria importante também é que uma empresa mais próxima faça a
manutenção do sistema, pois facilitaria os processos, caso viessem a dar
problema futuramente.
Para a classificação de materiais sentiu-se a importância de analisar e
melhorar o sistema de codificação e identificação dos produtos, pois alguns estão
em grupos errados até a diversidade de código fora de ordem acaba atrapalhando
na hora de lançar os produtos no sistema. Nesse sentido, é interessante para a
empresa, modificar a codificação do seu estoque, facilitando a identificação e a
localização dos itens. Sendo uma boa opção para trabalhos futuros. Não há
necessidade de propostas para o layout, pois os produtos se encontram bem
57
localizados no estoque e se tem espaço físico suficiente para a armazenagem dos
mesmos.
A reposição de estoque da empresa deve ser melhorada futuramente
mantendo pelo menos um estoque mínimo necessário para atender a demanda
até a próxima visita do fornecedor, para que não faltem produtos para os seus
clientes e ela tenha sempre em mãos produtos novos, diversificados e com
qualidade para oferecer aos clientes. Já a busca por novos fornecedores deve ser
imediata, fazendo orçamentos e buscando melhor preço e melhor qualidade, com
o intuito de se obter bons prazos e se ter mais para oferecer tanto em venda
imediata quando no estoque para reabastecer os produtos.
A organização favorece a realização de novos trabalhos acadêmicos, e
como sugestão, realizar um estudo sobre como melhor motivar os funcionários,
porque esse processo pode bem elaborado e oferecer uma boa redução de custo,
mantendo o estoque devidamente correto. E assim, os objetivos do trabalho foram
atingidos. Este trabalho pode auxiliar muito o controle de estoque da empresa,
principalmente no que diz respeito à gestão de estoques, que foi a principal
problema apontado.
O estudo trouxe muito conhecimento para a acadêmica, concedendo-me
a oportunidade de aplicar na prática o conhecimento adquirido em toda minha
graduação e pondo-me a disposição para aplicar as propostas de melhorias na
empresa.
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