proposição de sistema de custos para fins gerenciais em ... · padoveze (2004, p. 343) ao citar...

VI CONVIBRA – Congresso Virtual Brasileiro de Administração

Proposição de Sistema de Custos para fins Gerenciais em Empresas de Segurança Eletrônica: um Estudo de Caso da Alpha Ltda.

ALISSANE MIGNONI

Faculdades Energia – [email protected]

CLAILDE VANZELLA Faculdades Energia – [email protected]

MARLEI SALETE MECCA

UCS - Universidade de Caxias do Sul - [email protected] Resumo É preciso que a empresa conheça seus custos para que as decisões gerenciais sejam tomadas de maneira mais precisa e objetiva. O presente trabalho tem por objetivo geral propor a adoção de um sistema de custeio variável para que uma pequena empresa do ramo de segurança eletrônica gerencie os seus custos. Assim, após a elaboração do capítulo introdutório da pesquisa, realizou-se uma revisão bibliográfica destacando os sistemas de custos, suas terminologias, tipos de custeio, preço de venda e sua relação com custos, bem como a caracterização de empresas prestadoras de serviço. Após, apresenta-se a metodologia e, a seguir, o estudo de caso, cujos dados para análise foram obtidos por meio de entrevista semi-estruturada, análise documental e observação participante da empresa e seu ambiente. O método do custeio variável ou direto foi o método que melhor se enquadrou nas análises da empresa. A maneira como a organização analisa e controla seus custos, e a importância de sua efetiva realização e utilização foram destacadas. Algumas sugestões são apresentadas para melhorar a precisão da análise em questão, pois a gestão de custos é fundamental para que a empresa estudada permaneça em desenvolvimento e dentro de um mercado que é competitivo e exige um diferencial a cada instante. Palavras-chave: Custos. Sistemas de Custos. Custeio Variável. Empresa Prestadora de Serviços. Gestão de Custos. Abstract It is necessary that the company knows its costs so that management decisions are made more accurately and objectively. This paper aims to propose the general adoption of a system of variable costing for a small company in the electronic security manage their costs. Thus, the preparation of the introductory section of the survey, carried out a literature review highlighting cost systems, their terminology, types of cost, selling price and its relation to costs, and the characterization of service providing companies. After presents the methodology and, then, the case study, the data for analysis were obtained through semi-structured interviews, document analysis and participant observation of the company and its environment. The method of variable or direct costing was the method that best express the analysis of the company. The way the organization analyze and control your costs, and the importance of their effective implementation and use are highlighted. Some suggestions are made to improve the accuracy of this analysis, for cost management is critical for the company remains on study and development within a market that is competitive and requires a differential at every moment.

Key-words: Costs . Systems costs. Variable Costing. Service Company. Cost Management


1. INTRODUÇÃO

O mundo moderno tem se apresentado como um grande mercado globalizado, onde

organizações lutam para sobreviver e, principalmente, para conquistar um diferencial que as levem a participar deste mercado que, a cada dia, tem se mostrado mais competitivo. Isto pode ser percebido inclusive em organizações de serviços, independente do seu tamanho ou abrangência.

Os paradigmas de excelência na maioria dos serviços prestados estão influenciando a rentabilidade dos negócios, exigindo que as empresas, para serem competitivas, adotem novas formas de gestão. Para isso, necessitam de informações claras, objetivas e em tempo real. Dentre estas informações, encontram-se as de custos: é preciso conhecer os custos para que as decisões gerenciais da organização possam ser tomadas com maior precisão. As empresas buscam ao mesmo tempo reduzir custos e manter ou melhorar a qualidade de seus produtos.

A adoção de um sistema de custos eficiente e eficaz merece toda a atenção, pois poderá, de forma objetiva, fornecer informações que orientem a tomada de decisões e que levem ao sucesso empresarial. Em outras palavras, ao aumento da rentabilidade e possibilidade de ampliação no mercado.

Processos gerenciais bem estruturados, baseados em informações precisas e objetivas, possibilitam ao empresário gerir de forma mais segura, evitam riscos desnecessários e aumentam, assim, as chances de crescimento.

Esta pesquisa propõe a adoção de um sistema de custeio variável para que uma pequena empresa do ramo de segurança eletrônica gerencie os seus custos. A pesquisa se justifica porque empresas deste ramo de serviços estão em crescente desenvolvimento, porém surgem novas concorrentes a cada dia e isso faz com que busquem diferencial em qualidade e precificação dos seus serviços. Ademais, a aplicação do custeio variável pode ser realizada sem investimentos iniciais elevados, já que empresas de pequeno porte comumente possuem limitações para seus dispêndios.

Por questões de ética a pequena empresa objeto de estudo, situada na região de Florianópolis – SC, é denominada neste artigo pelo nome fictício Alpha Comércio e Representação de Equipamentos Eletrônicos de Segurança Ltda, ou apenas Alpha. 2. GESTÃO DE CUSTOS

O aumento da concorrência vem provocando muitas mudanças nos sistemas produtivos das organizações. Em vista da grande alteração no mercado econômico e financeiro, os processos se modificaram com o passar dos anos, modernizaram-se e ganharam novos conceitos de gerenciamento dos custos tanto na produção de bens quanto de serviços.

Atualmente, as empresas têm a necessidade de implantar um sistema de custos para auxiliar nas tomadas de decisões relacionadas à gestão dos custos e manutenção ou melhoria na qualidade de seus serviços e produtos, vislumbrando melhores resultados (DUTRA, 2003).

A gestão de custos dentro da organização, segundo Dutra (2003), possui funções importantes para o crescimento e desenvolvimento da mesma, como a disponibilidade de informações sobre valores e informações para o estabelecimento de padrões, preços de venda, opções de compras, bem como maior precisão para fazer previsões e programações.

Neste sentido, percebe-se a necessidade de identificar e analisar corretamente os custos de uma empresa, onde as informações geradas servem como auxílio às funções de determinação de desempenho, de planejamento e controle das operações nos diversos níveis gerenciais.


2.1 TERMINOLOGIAS DE CUSTOS

Existem alguns termos usados na análise de custos que são de suma importância para a compreensão do trabalho, assim, pode-se evitar erros nas interpretações.

Para Martins (2003, p. 24), “desde que duas pessoas resolvam comunicar-se, é absolutamente necessário que passem a doar aos objetos, conceitos e idéias o mesmo nome, sob pena de no mínimo reduzir-se o nível de entendimento.”

Independentemente das características e peculiaridades de cada empresa, pode-se utilizar os termos a seguir relacionados, baseados em Martins (2003):

- Gasto: é o sacrifício financeiro com que a empresa arca para a obtenção de um produto ou serviço de qualquer natureza.

- Desembolso: pagamento resultante na compra do bem ou serviço; - Investimento: bens ou insumos adquiridos pela empresa e não utilizados no período, mas

que poderão ser utilizados em períodos futuros (estocados); - Custo: gasto relativo à bem ou serviço consumido na produção de outros bens e serviços; - Despesa: bem ou serviço consumido para a obtenção de receitas e manutenção dos

negócios da empresa; - Perda: consumo de bem ou serviço de forma anormal ou involuntária.

Para o entendimento e cálculo adequado dos custos de uma empresa, é necessário também classificar os custos e despesas em fixos e variáveis, diretos e indiretos. Estas classificações são feitas segundo Martins (2003): • Custos Fixos: são os custos que independem do volume de produção. A alteração no

volume de produção para mais ou para menos não altera o valor dos custos fixos. Ex: conta de telefone, seguro da fábrica, depreciação do prédio da produção ou máquinas, etc.

• Despesas Fixas: são aquelas despesas que permanecem constantes, independente do volume de vendas ou da prestação de serviços. Ex: honorários, despesas financeiras, despesas com aluguéis, salários e encargos de diretores e funcionários administrativos etc.

• Custos variáveis: são os custos que têm seu valor determinado em função da oscilação da produção. Ex: matéria-prima, mão-de-obra, etc.

• Despesas variáveis: mantêm relação direta com as variações no volume de receitas. Ex: impostos sobre faturamento, gastos com frete para entrega, comissões de vendedores, etc.

• Custos Diretos: são aqueles que podem ser facilmente identificáveis à produção, ou seja, não há necessidade de rateio. A apropriação de um custo ao produto se dá pelo que efetivamente ele consumiu. Ex: Numa gráfica: papel e tintas utilizados na produção dos livros; numa fábrica de sapatos: salários e encargos de funcionários da produção.

• Despesas Diretas: são aquelas facilmente quantificadas e apropriadas às receitas de vendas e prestação de serviços.

• Custos Indiretos: são os custos que não se pode identificar diretamente com os produtos, precisando de rateio para fazer a apropriação. Ex: mão-de-obra indireta (chefia do setor produtivo), aluguel da fábrica, etc.

• Despesas Indiretas: não podem ser identificados com precisão às receitas. Ex: despesas com imposto de renda e contribuição social, despesas administrativas e financeiras.

2.2 SISTEMAS DE CUSTOS Um sistema de custos proporciona informações sobre os custos dos produtos, clientes,

atividades e outros, para auxílio ao controle e na ajuda ao processo de tomada de decisão. Para que um sistema de custos tenha sucesso é necessário o conhecimento do negócio e a


busca permanente de formas de adicionar valor às organizações (MAHER, 2001). Bornia (2002, p. 51) descreve que a análise de um sistema de custos pode ser efetuada

sob duas formas: Na primeira “se o tipo de informação gerada é adequado às necessidades da empresa e quais seriam as informações importantes que deveriam ser fornecidas." A esse enfoque denominou "princípio de custeio".

No segundo ponto de vista, Bornia (2002, p. 51) leva em consideração a forma "como os dados são processados para a obtenção de informações", ou seja, os métodos de custeio. Para o autor, princípio e método são diferentes.

A figura 1 mostra de modo simplificado a composição de um sistema com as diferenças entre princípio (informações que se desejam obter) e método de custeio (como obter as informações).

Figura 1: Diferenças entre princípio e método Fonte: Adaptado de Bornia (1998). A figura resume as partes do sistema de custos. Inicialmente, os gestores traçam os

objetivos a serem alcançados, selecionam as informações e analisam o tratamento a ser dado aos custos fixos: é o princípio. A parte operacional, ou seja, como obter as informações e como alocar os custos indiretos aos produtos é o método.

Do ponto de vista do tratamento dado aos sistemas de custos, com relação aos princípios, Bornia (2002) considera o Custeio Variável e o Custeio por Absorção. O primeiro considera os custos fixos como despesas do período, enquanto o Custeio por Absorção os rateia para os produtos.

Quanto à parte operacional do sistema, o mesmo autor considera que, de acordo com a realidade de cada caso, pode ser utilizado, por exemplo: o método do Custo-Padrão, o método do Custeio Baseado em Atividades (ABC), ou o método da Unidade de Esforço de Produção (UEP). Estes requerem maior aprimoramento na sua implantação.

No entanto, há autores que não definem as diferenças entre princípios e métodos. Isso pode ser percebido em Martins (2003, p. 37) ao descrever "Custeio por Absorção é o método derivado da aplicação dos Princípios de Contabilidade Geralmente Aceitos […]" e em Padoveze (2004, p. 343) ao citar como métodos de custeio: "Teoria das Restrições, Custeio Variável, Custeio por Absorção, Custeio ABC e RKW."

Neste trabalho, a análise das diferenças entre princípios e métodos não foi levada em consideração e optou-se pelo Custeio Variável, pois como este não efetua rateios a sua


implantação e entendimentos são facilitados, quando comparados aos demais princípios ou métodos. 2.3 CUSTEIO VARIÁVEL

O Custeio Variável trata a empresa como se fosse uma máquina. Para essa máquina

funcionar no período considerado, é necessário “pagar” os custos fixos, independentemente do que for produzido. O método também é denominado Custeio Direto.

Martins (2003, p.198) explica: “[...] no Custeio Variável, só são alocados aos produtos os custos variáveis, ficando os fixos separados e considerados como despesas do período, indo diretamente para o Resultado; para os estoques só vão, como conseqüência, custos variáveis.”

Desta forma, o Custeio Variável considera que os custos fixos não devem ser apropriados diretamente aos produtos, e sim considerados como despesas. Então os custos dos produtos são compostos somente por custos que variam conforme a produção.

Segundo Perez Jr., Oliveira e Costa (2001, p.185), o resultado medido através desse método é mais informativo para a administração, pois os custos fixos “[...] existem independentemente da fabricação ou não de determinado produto, ou do aumento ou redução (dentro de certa faixa) da quantidade produzida”.

Perez Jr., Oliveira e Costa (2001) também destacam que, quando há rateio dos custos fixos aos produtos, este envolve, em maior ou menor grau, a arbitrariedade, pois a maior parte das apropriações é realizada em função de fatores de influência que, na verdade, não vinculam efetivamente o custo a cada produto, porque a vinculação é forçada pelo critério de rateio. Como no Custeio Variável não há rateio, este é mais um fator que leva à utilização do mesmo para fins gerenciais. Assim, o método tem condições de propiciar rapidamente informações vitais à empresa.

O Custeio Variável é particularmente efetivo em fornecer e apresentar informações sobre a relação custo-volume-lucro, que são extremamente importantes para selecionar produtos, mercados e distribuidores (BOLETIM IOB 26, 2006).

De acordo com Dutra (2003), o Custeio Variável tem como características fundamentais, dentre outros:

a) não diferenciar despesa e custo; b) segregar os custos e despesas que variam com o volume daqueles que não variam

dentro de certa capacidade produtiva; c) tratar os custos fixos de produção como custos do período; d) atribuir aos produtos apenas os custos que se alteram com o volume; e) determinar a margem de contribuição; f) apresentar lucro final menor do que no Custeio por Absorção quando as vendas

forem menores do que a produção do período, ou seja, quando há estoques não vendidos;

g) igualar o lucro final ao apurado pelo Custeio por Absorção quando a produção for igual às vendas, ou seja, quando não há estoques;

h) possibilitar a comparação dos custos dos produtos em bases unitárias, independentemente do volume de produção;

i) facilitar a análise da relação custo/volume/lucro; j) facilitar a elaboração e o controle de orçamentos; k) fornecer mais instrumentos de controle gerencial. Na figura 2 pode ser visualizado o esquema do método de Custeio Variável, este

evidencia a atribuição aos produtos fabricados somente dos custos variáveis, desconsiderando os custos fixos, tratando-os como despesas.


Figura 2: Representação do Custeio Variável Fonte: Dutra (2003, p. 233).

O Custeio Variável não é aceito pelo fisco, mas isso não impede que a empresa o utilize para fins internos no que diz respeito às decisões gerenciais. Ele permite aos administradores da empresa tomar decisões de curto prazo, nas quais os custos variáveis tornam-se extremamente relevantes. Como os demonstrativos operacionais podem ser compreendidos com maior rapidez pelos gestores, pela não existência de rateios, a sua utilidade fica mais evidenciada.

No Custeio Variável são calculadas a margem de contribuição e o Ponto de Equilíbrio para possibilitar análise de alterações de custos, volumes e lucro.

2.3.1 Margem de Contribuição

A margem de contribuição – MC é o total de vendas menos os custos variáveis. Para

Bornia (2002, p. 72), “[...] é o preço de venda menos os custos variáveis unitários do produto.”

Martins (2003, p. 208) complementa: “Para o cálculo dessa Margem, também devem ser consideradas as Despesas Variáveis, quer de Vendas, Financiamento ou outras.” Ou seja, a Margem deve ser assim calculada:

Margem de contribuição unitária = Preço – (Custos + Despesas variáveis unitários)

O conhecimento da margem de contribuição é uma importante ferramenta na avaliação financeira de um produto existente ou de um produto a ser lançado. Como regra o Boletim IOB (26, 2006) cita: “o preço de venda de um determinado produto deve, pelo menos, cobrir


os seus custos diretos [...].” Entende-se, portanto que, todos os produtos precisam ter uma margem de contribuição positiva.

No caso de resultados a curto prazo, os produtos devem ao menos cobrir seus custos variáveis, e a longo prazo, espera-se que além dos custos variáveis, os custos diretos fixos também sejam compensados (BOLETIM IOB 26, 2006).

É de extrema importância assegurar que a margem seja definida de maneira adequada para não prejudicar produtos existentes e até mesmo, produtos novos que serão introduzidos no mercado.

Conforme Martins (2003), na MC, se não houver limitação na capacidade produtiva, interessa o produto que produz a maior margem por unidade, mas, caso exista, interessa o que produz maior margem de contribuição pelo fator limitante da capacidade.

Pela margem de contribuição poderiam ser tomadas as decisões com relação a priorizar a fabricação e venda do produto mais lucrativo. Contudo, na prática isso nem sempre é possível, pois há fatores que impedem que a empresa produza ou venda maior quantidade de determinado produto. São as restrições ou fatores que limitam a produção.

Então, quando houver algum fator que limite a produção, como matéria-prima, tempo, etc., a análise deve se voltar para esse fator, sendo assim, a MC tem que ser calculada considerando o fator limitante do produto.

Produto A Produto B Preço R$ 10 20 Custo variável R$ 6 10 Margem de contribuição R$ 4 10

Quadro 1: Comparação pela margem de contribuição Fonte: adaptado de Bornia (2002).

No exemplo, não há restrição ou limitação na capacidade produtiva, assim interessa o

produto que possui maior margem de contribuição, ou seja, o produto B. No entanto, caso haja limitação ou restrição, como por exemplo limitação de tempo na

capacidade de produção, a análise precisa ser refeita, conforme exemplo no Quadro 2.

Produto A Produto B Preço R$ 10 20 Custo variável R$ 6 10 Margem de contribuição R$ 4 10 Produção 3 un/hora 1 un/hora MC em R$/hora 12 10

Quadro 2: Comparação pela margem de contribuição com fator limitante Fonte: adaptado de Bornia (2002).

Pelo exemplo, pode-se observar que a limitação é o tempo de fabricação. Assim,

interessa o produto que possui maior margem de contribuição pela limitação ou restrição, ou seja, o produto A.

2.3.2 Ponto de Equilíbrio

O Ponto de Equilíbrio – PE refere-se ao nível de vendas onde não há lucro nem prejuízo, ou seja, onde os gastos totais (custos totais + despesas) são iguais às receitas brutas.

PE Contábil = (custos + despesas fixos) / MC


Para Dutra (2003, p. 338), “Não existe ponto de equilíbrio que se possa afirmar como ideal.” Quanto mais baixo for o ponto de equilíbrio, mais segurança a empresa terá para não entrar na área de prejuízo.

Para Padoveze (2004, p. 368 - 369), o Ponto de Equilíbrio: Evidencia, em termos quantitativos, qual é o volume que a empresa precisa produzir ou vender, para que consiga pagar todos os custos e despesas fixas, além dos custos e despesas variáveis que ela tem necessariamente que incorrer para fabricar / vender o produto [...].

Esse parâmetro é quem determina o ponto em que a empresa equilibra custos com receitas. A partir do ponto de equilíbrio a empresa começa a obter sua lucratividade.

3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS

O delineamento da pesquisa pode ser descrito em três tipologias: quanto aos fins, quanto à abordagem do problema e quando aos procedimentos. Quanto aos fins, o estudo se enquadra como exploratório, pois busca maior assimilação dos problemas encontrados, com vista a torná-lo claros, aproximando-se do resultado desejado. Segundo Dencker (2000), as pesquisas exploratórias utilizam grande quantidade de dados extraídos de fontes secundárias, estudos de caso selecionados e observações informais, sendo os meios mais comuns de pesquisa exploratória a pesquisa bibliográfica e o estudo de caso.

Com relação à abordagem do problema, a pesquisa é classificada como quali-quantitativa, onde elementos qualitativos se agrupam e se misturam com quantitativos.

Quanto aos meios, envolve pesquisa bibliográfica, estudo de caso e pesquisa documental. A pesquisa bibliográfica tem a finalidade de levantar as contribuições culturais e científicas já existentes sobre um determinado tema. O estudo de caso, porque aprofunda e detalha conhecimentos sobre o tema em questão com aplicação em uma empresa: a Alpha Comércio e Representação de Equipamentos Eletrônicos de Segurança Ltda. Por fim, a pesquisa documental. Para Marconi e Lakatos (2003) “A característica da pesquisa documental é que a fonte de coleta de dados está restrita a documentos, escritos ou não [...].” Neste estudo, são pesquisados documentos da empresa Alpha Comércio e Representação de Equipamentos Eletrônicos de Segurança Ltda, para identificação dos custos e despesas desta. 4 PROPOSIÇÃO DO SISTEMA DE CUSTOS PARA A ALPHA

Neste tópico apresenta-se a empresa Alpha e a proposta de sistema de custos, de forma

a auxiliar a gestão da mesma. 4.1 A EMPRESA ALPHA

A Empresa Alpha, localizada na grande Florianópolis – SC, foi fundada em 1972 e

atua no mercado de segurança eletrônica, com atividades relacionadas à prestação de serviços de mão-de-obra especializada em consultoria, planejamento, instalação, treinamento e manutenção nos segmentos de Circuito Fechado de Televisão – CFTV e Controle de Acesso. Também possui um laboratório com avançados instrumentos, que garantem a realização de reparos rápidos e eficazes.

Hoje a empresa conta com 18 empregados e, assim como muitas que atuam no ramo, busca a melhoria contínua da qualidade de seus serviços, analisando sempre o mercado e suas alterações, com ênfase na gestão de custos, onde o controle e sua análise propiciam maior segurança nas tomadas de decisões.


4.2 PROPOSIÇÃO DO SISTEMA DE CUSTOS PARA A ALPHA

A Alpha vem buscando a gestão dos seus custos. A necessidade da gestão é motivada pelo aumento da concorrência nos setores de câmeras de vigilância e controle de acesso. Isso leva a empresa a tomar como uma das metas da administração implantar, a nível profissional, a gestão de custos em todas as suas áreas. Por ser uma empresa de pequeno porte, a Alpha não possui recursos para a compra de um sistema especializado para controlar os valores numéricos, assim, optou-se por usar os recursos disponíveis: planilhas eletrônicas em Excel.

A primeira parte do sistema é identificar os serviços, ou seja, as fontes de receita da empresa. As mesmas estão na tabela 1.

Tabela 1: Receita anual de 2008, por tipo de produto

%Fatura-mento

VENDAS SERVIÇOS TOTAL ALPHAA) CONTRATOS DE MANUTENÇÃO

CONTRATO 001 130.836,90 130.836,90 6,17%CONTRATO 002 21.567,98 21.567,98 1,02%CONTRATO 003 184.856,91 184.856,91 8,72%CONTRATO 004 78.064,48 78.064,48 3,68%

415.326,27 415.326,27 19,59%B) CONTRATOS DE MONITORAMENTO URBANO

Fundo Estadual Cidade 1 57.974,29 57.974,29 2,73%Aditivo da Cidade 1 77.589,21 68.805,52 146.394,73 6,91%Cidade 2 337.983,43 311.984,70 649.968,13 30,66%Cidade 3 368.891,74 133.308,34 502.200,08 23,69%

784.464,38 572.072,85 1.356.537,23 63,99%Fundo Municipal

Aditivo da Cidade 4 83.693,22 16.356,96 100.050,18 4,72%868.157,60 588.429,81 1.456.587,41 68,71%

C) DIVERSOS

Pessoa Física 5.961,24 23.257,45 29.218,69 1,38%Manutenções Operacionais 1.215,72 1.215,72 0,06%Condomínios Residenciais 16.263,99 13.862,44 30.126,43 1,42%Empresas Privadas 150.890,05 36.680,46 187.570,51 8,85%

174.331,00 73.800,35 248.131,35 11,70%

TOTAL: ALPHA 1.042.488,60 1.077.556,43 2.120.045,03 100%

ALPHA FATURAMENTO EM R$

Fonte: Alpha (2008).

A tabela acima relaciona todos os contratos fixos de prestação de serviços que a empresa hoje possui que são renovados anualmente (item A – Contratos de Manutenção), e todos os demais serviços prestados pela empresa e produtos que são vendidos geralmente por um curto período de tempo. Por questões de ética, os nomes dos contratantes não são descritos.

Os contratos estão separados por vendas (B e C) e serviços (A), pois os contratos que possuem prazo longo para execução (um ano ou mais) são os de manutenção e englobam exclusivamente serviços. Os demais contratos de serviços são efetuados com prazos de execução inferiores a um ano, e envolvem materiais (vendas) além de serviços.


Os valores de faturamento são extraídos das próprias notas fiscais, pois cada contrato possui uma planilha separadamente, onde ocorrem, no processo da gestão de custos, a soma e segregação dos dados. Para os controles, sempre que as notas fiscais são emitidas é preciso registrar os valores, e assim há atualização nas informações sobre o faturamento.

Após a identificação dos produtos, é preciso identificar os gastos, conforme tabela 2. Tabela 2: Gastos em 2008

en

Total da Despesas Custos Área Empresa R$ Administra-

tivas R$ Técnica R$ Variáveis/

Diretos Fixos

1) Prov tos 229.467,85 88.345,12 38,50 141.122,73 61,50 X X

2) Serviços de Terceiros (PJ) 35.685,35 12.600,26 35,31 23.085,09 64,69 X X

3) Representação 15.578,88 12.463,12 80,00 3.115,76 20,00 - Alimentação Extra 12.710,19 10.168,16 80,00 2.542,03 20,00 X X - Confraternização 2.868,69 2.294,96 80,00 573,73 20,00 X X

4) Material de Consumo 15.404,11 13.863,70 90,00 1.540,41 10,00 X5) Manutenção e Conservação de Bens 6.516,42 5.213,14 80,00 1.303,28 20,00 X

6) Despesas Administrativos 37.606,41 17.041,70 45,32 20.564,69 54,68 X - PROPAGANDA E PUBLICIDADE 13.463,61 5.183,48 38,50 8.280,12 61,50 X

- FRETES E PASSAGENS 2.984,72 1.149,12 38,50 1.835,60 61,50 X - UNIFORMES 570 219,45 38,50 350,55 61,50 X

- SERVIÇOS DE VIGILÂNCIA 991,04 381,55 38,50 609,49 61,50 X - ASSOCIAÇÃO DE CLASSES / SINDICATOS 8.766,91 3.375,26 38,50 5.391,65 61,50 X

- MANUTENÇÃO E SOFTWARE 1.250,99 481,63 38,50 769,36 61,50 X - CURSOS E TREINAMENTOS 435,59 167,7 38,50 267,89 61,50 X - CORREIOS E MALOTES 887,97 341,87 38,50 546,1 61,50 X

- MATERIAL DE LIMPEZA 216,14 216,14 100,00 X - DESPESAS COM BRINDES 1.738,32 1.738,32 100,00 X

- JORNAIS, REVISTAS E PERIÓDICOS 764,8 764,8 100,00 X - DESPESAS JUDICIAIS 138 138 100,00 X

- ALVARÁ DE FUNCIONAMENTO 424,96 424,96 100,00 X - MATERIAL DE EXPEDIENTE 885,66 885,66 100,00 X

- CARTÓRIOS 1.787,13 688,04 38,50 1.099,08 61,50 X - DESPESAS DIVERSAS 2.300,57 885,72 38,50 1.414,85 61,50 X

7) Despesas Gerais 72.860,28 28.051,23 38,50 44.809,05 61,50 - HONORÁRIOS CONTABÉIS 13.950,00 5.370,75 38,50 8.579,25 61,50 X

- HONORÁRIOS ADVOCATICÍOS 17.888,45 6.887,05 38,50 11.001,40 61,50 X - FONE / FAX 13.630,78 5.247,85 38,50 8.382,93 61,50 X

- ENERGIA ELÉTRICA 4.212,67 1.621,88 38,50 2.590,79 61,50 X - AGUA E ESGOTO 1.725,23 664,21 38,50 1.061,02 61,50 X

- ESTACIONAMENTO 2.591,92 997,92 38,50 1.594,00 61,50 X - SEGUROS 7.669,87 2.952,90 38,50 4.716,97 61,50 X - ALUGUEL 11.191,36 4.308,67 38,50 6.882,69 61,50 X

8) Combustíveis e Lubrificantes 17.593,59 1.759,36 10,00 15.834,23 90,00 X9) Materiais e Serviços de Veículos 5.065,78 2.532,89 50,00 2.532,89 50,00 X

10) Despesas Financeiras 43.205,25 18.297,25 42,35 24.908,00 57,65 XJuros e Multas 27.675,56 2.767,56 10,00 24.908,00 90,00 X

Parcelamentos 15.529,69 15.529,69 100,00 0,00 X11) Despesas Tributárias 19.004,91 7.316,89 38,50 11.688,02 61,50 X X

12) Estadas e Viagens 13.277,50 13.277,50 100,00 X - Estadias de Técnicos 11.204,50 11.204,50 100,00 X

- Viagens de Técnicos 2.073,00 2.073,00 100,00 X

13) Material Adquirido 996.222,45 996.222,45 100,00 - Comercialização - Fornecedores 921.455,10 921.455,10 100,00 X - Frete 2.551,75 2.551,75 100,00 X - Entrada de bonificação, doação ou brinde 6.355,80 6.355,80 100,00 X X

- Material para Uso e Consumo 65.859,80 65.859,80 100,00 X

14) Impostos 301.724,88 301.724,88 100,00 X15) Investimentos 92.065,75 92.065,75 100,00 X - Marketing / Programa TV / Feira / Letreiros / Patrocínios) 58.500,00 58.500,00 100,00 X

- Compra de bem para o Ativo Imobilizado 33.565,75 33.565,75 100,00 X

TOTAL 1.901.279,41 207.484,66 1.693.794,74

Faturamento da Empresa- 2008 2.120.045,03Despesas da administração central 2008 207.484,66% da administração em relação ao faturamento 9,79%

GASTOS Gastos

CÁLCULO DO % DO FATURAMENTO NECESSÁRIO PARA PAGAR A ADMINISTRAÇÃO - 2008

% %


Os valores dos gastos são obtidos dos registros contábeis. O primeiro passo foi separar os gastos da administração daqueles relativos à área técnica, bem como separá-los em variáveis/diretos e fixos, para permitir a adoção do Custeio Variável.

A tabela de gastos acima usou como critério, em sua maioria, para segregar as despesas em administrativas e em técnicas, o número de funcionários que compõem essas áreas, com pequenos ajustes percentuais. A área administrativa é composta por seis pessoas e a área técnica por doze pessoas. Esse critério foi usado nos itens 1, 6, 7 e 11.

No entanto o item 2 – Serviços de Terceiros, tem seu percentual real, pois foram verificadas notas fiscais e somadas cada uma em sua respectiva área.

No item 14 - Impostos, eles ficaram classificados em 100% para área técnica, e também, classificados em variáveis, porque os cálculos são efetuados sobre o faturamento da empresa (Lucro Presumido).

O item 11 – Despesas Tributárias, a gerência de custos usa para registrar despesas como: taxas bancárias (IOF, CPMF e outras); IPVA, taxas com o CREA – Conselho Regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia; despesas com IPTU e IPVA, e outras.

O item 1 - Proventos, é composto pelos gastos da folha de pagamento que são consideradas parte como gastos fixos (despesas administrativas) e parte como variável (área técnica). A empresa consegue fazer uma previsão antecipada dos valores com pessoal, em especial para a área técnica, em função das previsões dos contratos. A área técnica e a administrativa são analisadas separadamente. A área técnica possui um quadro de pessoal maior, ficando com 66,67% contra 33,33% da administrativa.

Os demais itens foram segregados conforme a área ocupada, mensuração dos gastos efetivos ou combinação de critérios.

Com as informações das receitas e gastos pode-se calcular a margem de contribuição e o ponto de equilíbrio de modo global. Para o cálculo, as informações sobre custos e despesas variáveis e fixos são extraídas da tabela 2 – Gastos em 2008.

A tabela a seguir, chamada de Rentabilidade, demonstra o cálculo da margem de contribuição e do ponto de equilíbrio. Tabela 3: Rentabilidade 2008.


RECEITA EM R$ 2.120.045,03

Custos e despesas variáveis R$ % da receita

13 - Comercialização - Fornecedores 921.455,10 43,46%2 - Serviços de Terceiros - área técnica 23.085,09 1,09%

944.540,19 44,55%1 - Proventos - área técnica 141.122,73 6,66%3 - Representação - área técnica 3.115,76 0,15%11 - Despesas Tributárias - área técnica 11.688,02 0,55%13 - Entrada e bonif., doação e brinde 6.355,80 0,30%14 - Impostos 301.724,88 14,23%TOTAL DOS GASTOS VARIÁVEIS 1.408.547,38 66,44%MARGEM DE CONTRIBUIÇÃOReceita - Custos e Despesas Variáveis

Gastos fixos R$ % da receita

1 - Proventos - Área Administrativa 88.345,12 4,17%2 - Serviços de Terceiros (PJ) 12.600,26 0,59%3 - Representação 12.463,12 0,59%4 - Materiais de Consumo 15.404,11 0,73%5 - Manut. e conserv. de bens 6.516,42 0,31%6 - Despesas Administrativas 37.606,41 1,77%7 - Despesas Gerais 72.860,28 3,44%8 - Combustiveis e Lubrificantes 17.593,59 0,83%9 - Veículos Lotados Adm. 5.065,78 0,24%10 - Despesas Financeiras 43.205,25 2,04%11 - Despesas Tributárias 7.316,89 0,35%12 - Estadas e Viagens 13.277,50 0,63%13 - Frete 2.551,75 0,12%13 - Material para uso e consumo 65.859,80 3,11%15 - Compra de bem p/ o ativo imobilizado 33.565,75 1,58%15 - Investimento 58.500,00 2,76%TOTAL DOS GASTOS FIXOS 492.732,03 23,24%PONTO DE EQUILÍBRIOBreak-even-pointRECEITA 2.120.045,03 100%TOTAL DE GASTOS 1.901.279,41 89,7%RESULTADO 218.765,62 10,3%

1.468.190,50 69,25%

711.497,65 33,56%

Fonte: Alpha 2008. O cálculo do ponto de equilíbrio se dá a partir do total dos gastos fixos dividido pela

margem de contribuição e multiplicado pelo total da receita do ano de 2008. A margem de contribuição é calculada a partir do total da receita menos o total dos custos e despesas variáveis.

Observa-se que a empresa obteve um resultado satisfatório no ano de 2008, pois a receita foi bastante superior ao ponto de equilíbrio.

Com base nos números acima, é possível elaborar um gráfico contemplando o ponto de equilíbrio.


PONTO DE EQUILÍBRIO - CORINGA - 2006

0,00

500.000,00

1.000.000,00

1.500.000,00

2.000.000,00

2.500.000,00

1 2

Custo Total Receita Break-even-point

Gráfico 1: Ponto de Equilíbrio Alpha 2008. Fonte: Alpha (2008). O gráfico evidencia o ponto onde a receita cobre todos os custos e despesas fixos e

variáveis, sendo que na Alpha esta deve ser de, aproximadamente, R$ 1.468 mil. Esse gráfico surgiu a partir da tabela 3.

Todos os gastos demonstrados acima anualmente também podem ser levantados mensalmente, assim como o cálculo da margem de contribuição e do ponto de equilíbrio, para evidenciar como a empresa pode melhorar o seu resultado, quer seja pela redução de custos e despesas variáveis ou custos e despesas fixas.

A partir das informações de gastos, margem de contribuição e lucratividade de períodos passados, é possível estabelecer a lucratividade mínima desejada sobre os novos contratos. Com base na lucratividade desejada e informações de custos a calcula-se o preço de venda desejado para novos contratos.

A tabela 4 mostra um exemplo de orçamento para subsidiar o preço de venda para novos contratos.

Tabela 4: Orçamento do preço de venda para novo contrato

RECEITASERVIÇO ADM. CEN. COMB. / MAN.VENDAS 9,79% Diárias / Fone Custo Dia ( Área Téc. )( R$ ) ( R$ ) ( R$ ) ( R$ ) %

SERVIÇO Combustível1.200,00 Pis: 1,65%

Cofins: 7,60% Pessoas 1ISS - 2% a 5% 4,00% Dias

13,25% Sal. Dia 268,11 Manut. Veíc. Realiz. Desc.I.R. + C.S.

TOTAL 0,00 I.R.(15% Res.)C.S.(12% Res.)

PedágioVENDAS 0,5% do Mater. 1.531,3531.678,61 Pis: 1,16% Dias

Cofins: 5,32% Sal. Dia 71,57 Nº de Visitas 1ICMS* 7,00% Hospedagem Realiz. Desc.

13,48% TOTAL 0,00 A. I. R. 0,5% do Mater. A. I. R: 10%

Lavanderia 0,00Pessoas

DiasSal. Dia 75,07 2,0% do Mater.

RefeiçõesTOTAL 0,00

2,0% do Fatur. Telef. / Celular Qtd. Km. 1000,00 Litro / Km. 10

DIAS 3 Qtd. Qtd. Litros 10Qtd. Téc. Padrão 2 Dias Valor Litro 2,60Custo Téc. Dia 219,87 Custo Dia 34,70 Sub. Total 26,00

Terceirizados Acresc. 20%TOTAL 659,61 0,00 TOTAL 104,10 TOTAL 31,20

32.878,61 3.218,82 0,00 4.140,32 12,6%837,14

3

4.429,28 659,61 17.830,71 231,39

Km. Rodado

MÉDIA GERAL 657,57 CUSTO DIA EQUIPE

Ferramental

ou UniformeGarantia do Mat. EPI / EPC

13,47%333,46 Depreciação Veículos

Média de Impostos 127,29Material Danific.

Instal. Respons. 83,36 632,61Custo das Visitas

Frete (Func.+ Custo Dia) x 1/2 d. 127,29 Juros bancários

83,36 Prev. Visitas na Garantia173,33

Aux. Adm. / Projeto Seguro Mater. 30 diasVENDAS 1,0%

Tot. Custo dias Par. Financiam. Direto0,00 Func.+ Mater.

219,87Mater. compr. Obra Custo Func.dia Treinamento

Investimento Inicial

% ( R$ )

5.671,6816.672,95 0SERVIÇO Levant./ Projeto Materiais Dias Parados

FINANCIAMENTO REALIZADO

( R$ )

MATERIAL PERDAS OBRA

R$ ( R$ )

D E S C O N T O S D E S P E S A S RESULTADO

LUCROs / Faturam. 75,0% Frete / Seguro / do ServiçoIMPOSTOS FUNC. + ENCARG.

Fonte: Alpha 2008.



Por meio da tabela acima o orçamento para novas vendas pode ser calculado, com a finalidade de repassar ao cliente o valor total da obra, que envolve a venda de produtos e a mão-de-obra.

Como se observa pela tabela 4, o processo de formação do preço final de um serviço prestado passa por uma análise dos tributos envolvidos, absorção de despesas da administração central, custo da mão-de-obra (inclusive encargos) calculado com base nas horas previstas de trabalho, materiais, combustível e manutenção de veículos, perdas e necessidades de financiamento.

Os impostos são calculados por meio de alíquotas médias fornecidas pela contabilidade da empresa. Por exemplo, os impostos que incidem sobre as vendas, como é o caso do ICMS, possuem uma alíquota de 17% para o Estado de Santa Catarina, mas devido a um direito a crédito de em média 60%, passa para uma média de 6,80%. Como essa alíquota muda de Estado para outro, a média usada para o orçamento ficou estabelecida em 7%.

Na Administração Central, o percentual de 9,79% foi obtido na tabela 2. Os custos da mão-de-obra, por sua vez, levam em consideração o total da remuneração dos empregados e encargos, inclusive provisões. O valor da hora é obtido por meio da divisão do total por 21 dias trabalhados no mês.

Os materiais são calculados com base no consumo planejado para a obra e preços atuais, enquanto o combustível e manutenção de veículos consideram a quilometragem rodada no cálculo. Também foram calculadas perdas normais na obra, com base nas perdas de períodos passados, e os financiamentos que porventura forem necessários.

O cálculo evidenciado na Tabela 4 mostra como orçar o preço de venda, ou seja, é prévio. Na execução do contrato é preciso acompanhamento. Este pode ser efetuado pela Margem de Contribuição por contrato.

Os contratos são faturados mensalmente com um valor fixo (ou em períodos menores, para os contratos de menor duração). Como a empresa trabalha por ordem, é possível acompanhar a execução com confronto de receitas e custos mensais (combustíveis, horas trabalhadas, materiais, etc.). O quadro 3 mostra como a empresa pode controlar as receitas e custos de cada contrato.

Contrato Contrato I Contrato II Contrato III Total Vendas (-) Tributos (-) Custos Variáveis Material direto Mão-de-obra direta Combustível Subtotal Margem de contribuição (-) Custos fixos diretos Mão-de-obra Telefone Combustível Subtotal Margem por contrato (-) Custos indiretos e despesas

Quadro 3: Modelo de margem por contrato = Lucro líquido

Fonte: as pesquisadoras (2008).

900 117

305 108 65

478 305

25 12 5

42 263

1.200 156

425 125 90

640 404

1.000 130

405 115 80

600 270

40 10 20 70

334

150 35 90

275 (05)

3.100 403

1.135 348 235

1.718 979

215 57

115 387 592 342 250


Esse quadro é um exemplo da margem de contribuição por contrato, usando valores não reais por questões de ética. As vendas possuem valores fixos, pois os contratos possuem um valor fixo mensal, já estipulado na assinatura dos mesmos com base nos orçamentos e ajustados para ofertar o melhor preço possível, levando-se em consideração a margem de contribuição positiva já prevista.

Contudo, caso o orçamento não tenha previsto todos os custos, o valor recebido não vai ser alterado pelo fato da margem apresentar-se negativa. É possível verificar que nem sempre o contrato terá uma margem positiva, pois há custos e despesas que são de difícil previsão. É difícil prever quantas visitas e atendimentos serão feitos no mês para atender as necessidades do contratante.

No caso dos tributos, nesse exemplo foi usado um percentual de 13% para exemplificação dos números.

Os custos variáveis, por sua vez, são os custos que existem porque o contrato é executado. Eles se referem a custos que a empresa calculou antes de assinar o contrato, ou que passaram a existir somente após o mesmo, caso não tenham sido contemplados no orçamento. Já os custos fixos diretos são os custos que a empresa consegue mensurar nesse momento e que independem do valor dos contratos, mas podem ser diretamente vinculados a estes. Os custos indiretos e despesas são relacionados ao aluguel, pagamento de pró-labore entre outras despesas administrativas que também podem ser mensuradas no decorrer da análise dos dados.

Uma avaliação baseada na margem de contribuição e na margem por produto é importante para direcionar a atenção da gerência para atitudes e ações adequadas, de modo a evitar decisões precipitadas e não consistentes, e possibilitar a redução dos custos. A empresa deve trabalhar para obter sempre margem de contribuição positiva, e num longo prazo, margem por produto também sempre positiva para todos os contratos.

Para o cálculo da MC por contrato, é importante que a empresa conheça todos os custos relacionados. Há aqueles de fácil classificação, como, por exemplo, os serviços contratados e os materiais, identificáveis pelo controle das notas de pagamento e requisições, mas também há os que requerem maior controle, como a mão-de-obra e a Km rodada, se direta ou variável. Porém, é possível obter informações sobre a quantidade de Km rodados e a de horas de mão-de-obra destinada a cada contrato fazendo-se o controle dos mesmos em planilhas eletrônicas onde os empregados possam informar a Km por contrato e as horas trabalhadas para os mesmos.

Com todas as informações fornecidas pelo sistema de custos com base no Custeio Variável certamente a empresa conseguirá tomar decisões gerenciais que lhe aumentem a lucratividade.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

A concorrência está presente nos mais diversos setores da economia. Isto faz com que a empresas adotem novas formas de gestão para tornarem-se mais competitivas. Informações a respeito de custos e resultado produzido por cada produto da empresa auxiliam à tomada de decisões gerenciais com maior precisão.

O presente trabalho teve como objetivo propor um sistema de custos para pequenas empresas de Segurança eletrônica, tomando-se por base uma empresa estudo de caso, a empresa Alpha.

Por meio da pesquisa bibliográfica buscou-se maior conhecimento sobre a gestão de custos, sistemas de custeio, suas terminologias e classificações, o que possibilitou a sugestão de sistema com base no Custeio Variável para apoiar a gestão.


A Alpha, assim como a maioria das empresas do ramo de segurança eletrônica, busca ter controle sobre todos os custos para não ocorrerem prejuízos nos contratos executados e para manter uma margem de lucratividade. A adoção do Custeio Variável se mostra útil pela sua facilidade de entendimento, fácil aplicação e de baixo custo de implementação.

A gestão de custos por meio do Custeio Variável auxiliará a Alpha na elaboração dos preços de venda de seus serviços, no acompanhamento dos contratos, bem como no controle de gastos pontuais como telefonia, combustível e horas extras, dentre outros. O planejamento do lucro da empresa a partir das informações obtidas é outro ponto importante. A influência no lucro causada pela alteração na quantidade vendida e nos custos pode ser facilmente percebida no Custeio Variável.

Pode-se afirmar, com segurança, que a gestão de custos é essencial para o andamento e para o constante crescimento da empresa Alpha, assim como para as demais empresas do ramo de segurança eletrônica. REFERÊNCIAS BOLETIM IOB. Aplicação do conceito de margem de contribuição a várias decisões. Boletim 26. São Paulo, jun. 2006. _____. A Contabilidade de Custos nas empresas de prestação de serviços. Boletim 33. São Paulo, ago. 2006. BORNIA, Antonio Cezar. Custos: conceitos básicos. Florianópolis: Universidade Federal de Santa Catarina: Especialização em Engenharia de Avaliação e Custos. 1998. Apostila. _____. Análise Gerencial de Custos: aplicação em empresas modernas. Porto Alegre: Bookman, 2002. DENCKER, Ada de Freitas. Métodos e técnicas da pesquisa em Turismo. 4. ed. São Paulo: Futura, 2000. DUTRA, René Gomes. Custos Uma Abordagem Prática. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2003. MARCONI, Maria de Andrade; LAKATOS, Eva Maria. Fundamentos de Metodologia Científica. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2003. MARTINS, Eliseu. Contabilidade de Custos. 9. ed. São Paulo: Atlas, 2003. MAHER, Michael. Contabilidade de custos: criando valor para a administração. São Paulo: Atlas, 2001. PADOVEZE, Clóvis Luis. Contabilidade gerencial: um enfoque em sistema de informação contábil. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2004. PEREZ JR; José H. ; OLIVEIRA, Luís M. ; COSTA, Rogério G. Gestão estratégica de custos. 2.ed. São Paulo: Atlas, 2001.

proposição de sistema de custos para fins gerenciais em ... · padoveze (2004, p. 343) ao citar...

Documents