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Projeto Observatório dos Arquivos da Região Metropolitana de Belo Horizonte
O Projeto
Primeira ação de extensão do curso de Arquivologia da Escola de Ciência da Informação (ECI) da UFMG.
Iniciado em 2011, com o objetivo de diagnosticar a situação dos acervos arquivísticos municipais da RMBH, o projeto visava a subsidiar futuras intervenções que poderiam apoiar a criação ou adequação dos arquivos municipais dentro dos preceitos da gestão de documentos
A Região Metropolitana de Belo Horizonte (RMBH)
Após sucessivas incorporações em 1993 e 1997, finalmente, desde 2002, a Região Metropolitana de Belo Horizonte é composta por 34 municípios.
Baldim, Belo Horizonte, Betim, Brumadinho, Caeté, Capim Branco, Confins, Contagem, Esmeraldas, Florestal, Ibirité, Igarapé, Itaguara, Itatiaiuçu, Jaboticatubas, Juatuba, Lagoa Santa, Mário Campos, Mateus Leme, Matozinhos, Nova Lima, Nova União, Pedro Leopoldo, Raposos, Ribeirão das Neves, Rio Acima, Rio Manso, Sabará, Santa Luzia, São Joaquim
Objetivo geral
Diagnosticar e monitorar permanentemente a existência da gestão de documentos públicos e a implementação da Lei de Acesso à Informaçãonos municípios da RMBH e descrever a situação (antes, a existência) dos arquivos públicos desses municípios.
Objetivos específicos
1. Levantar dados concretos sobre a situação dos acervos arquivísticos da RMBH, no que tange aos critérios relevantes segundo o CONARQ e a legislação brasileira, desde a vinculação institucional até aos meios e serviços.
2. Levantar dados concretos sobre a implementação da Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011) nos municípios da RMBH.
3. Colher informações sobre os processos existentes de gestão dos documentos públicos municipais, por meio de consulta a documentos e sites e também por visitas técnicas.
Objetivos específicos
4. Propor intervenções como materiais didáticos, palestras, cursos e visitas técnicas, indicando atuações mais urgentes do poder público para aproximar a situação atual da situação desejável para a gestão adequada dos documentos públicos.
5. Efetivar a tríade ensino pesquisa extensão, no âmbito na Universidade propondo: inclusão de elementos da pesquisa em atividades de disciplinas pertinentes no curso de Arquivologia; proposição de cursos de extensão visando atender os municípios da RMBH, preferencialmente em parceria com entidades públicas.
6. Organizar espaços e agenda para a capacitação propriamente dita.
Metodologia
Para mapear a existência e as condições dos serviços e instituições arquivísticas públicas municipais e a implementação da Lei de Acesso à Informação, foram feitos levantamentos dessas informações por meio de pesquisa documental e visita técnica (sempre que o município solicitasse ou permitisse).
Metodologia
Para aproximação com os municípios, na primeira etapa do projeto, foram utilizados algumas parcerias e contatos com as seguintes instituições: Agência de desenvolvimento da RMBH, Arquivo Público Mineiro, Associação dos municípios da RMBH (Granbel), Secretaria de Ciência e Tecnologia, e outros.
Paralelamente, foi conduzido um estudo descritivo e exploratório sobre documentos legais na esfera estadual e da região metropolitana de Belo Horizonte.
A partir dos contatos mais diretos com os gestores municipais responsáveis pelos acervos correntes e intermediários e também os permanentes, iniciou-se, na primeira etapa da pesquisa, algumas visitas técnicas, pequenos encontros para diagnóstico inicial e pequenos encontros de formação locais.
Metodologia
Os bolsistas colheram dados sobre os municípios, sobre a gestão dos seus documentos, a existência ou não de serviços e instituições arquivísticas e sobre ao cumprimento da lei de acesso à informação por meio de pesquisa nos seus sítios institucionais e no sitio do IBGE.
Os formulários foram construídos procurando mapear informações sobre:
identificação das instituições e/ou entidades responsáveis pela custódia dos acervos; caracterização básica do acervo; atividades ou serviços internos e externos do arquivo; infraestrutura e serviços; institucionalização do arquivo (em relação ao próprio município e ao CONARQ); controle dos processos de criação, circulação e destinação dos documentos públicos; atendimento aos requisitos da Lei de Aceso à informação.
Metodologia
Na última etapa do projeto, as intervenções foram construídas por meio de elaboração de materiais didáticos (disponíveis no site do projeto).
Dados sobre os municípios da RMBH
Disponíveis no site: http://poarmbh.eci.ufmg.br/diagnostico/
Apenas 4 dos 34 municípios da RMBH têm arquivo público institucionalizado.
Em 11 deles, há menção a alguma instituição responsável pelo arquivo.
Ações/resultados (2011)
Visita técnica de toda a equipe do Projeto à prefeitura e secretarias do município de Ribeirão das Neves para diagnóstico preliminar da situação da produção, fluxo, uso e guarda da documentação pública municipal, objetivando a apresentação de relatório diagnóstico preliminar e apontamentos e sugestões para tomada de decisão relacionada à Gestão de documentos no município.
Ações/resultados (2011)
Curso introdutório de 8h, realizado em parceria com a Agência da RMBH, com o título: “Gestão de Documentos Municipais: modernização administrativa e salvaguarda do patrimônio documental público”.
87 inscritos, 70 presentes, representando 10 municípios da RMBH, além de servidores do Ministério Público Estadual e até mesmo da iniciativa privada, resultado do grande interesse despertado pelo assunto.
Ações/resultados (2011)
Disciplina (30h) optativa – ECI 087Tópicos em Arquivos Especializados B: Arquivos públicos municipais informação e democracia - oferecida para o 6º período de Arquivologia, tratando sobre a temática dos arquivos públicos municipais. O conteúdo foi baseado em literatura da área e também em conteúdos, dados e realidades levantados e conhecidos por meio dessa ação de extensão.
Ações/resultados (2012)
Disciplina (60h) optativa – ECI 087 Tópicos em arquivos Especializados D: Arquivos públicos municipais informação e democracia - oferecida para o 6º período de Arquivologia.
A oferta da disciplina com carga horária maior que a anterior foi demandada pelos alunos.
Ações/resultados (2013)
Visita técnica da coordenação do Projeto à prefeitura e secretarias do município de Contagem para diagnóstico preliminar da situação do arquivo administrativo da cidade, tanto dos seus aspectos físicos quando organizacionais, objetivando apoiar a ação dos gestores do arquivo para a tomada de decisão relacionada à Gestão de documentos no município.
Palestra de capacitação para a Comissão Arquivística da Prefeitura Municipal de Contagem, com a presença de gestores da Secretaria Municipal de Administração.
Ações/resultados (2013)
Visita técnica à Prefeitura Municipal de Contagem, com o objetivo de orientar e subsidiar uma nova portaria de nomeação de nova Comissão Municipal de Arquivística e apoiar novas decisões dos gestores do arquivo municipal em relação à plena implantação da gestão de documentos no Município.
Ações/resultados (2014)
1º semestre: visita técnica e minicurso presenciais em dois módulos, na Agência de Desenvolvimento da Região Metropolitana, para capacitar os membros da nova Comissão Permanente de Avaliação de Documentos daquela instituição.
2º semestre: visita técnica, orientação e palestra para capacitar servidores e gestores do Sistema Mineiro de Inovação (SIMI) da Secretaria Estadual de Ciência, Tecnologia e Ensino Superior sobre a gestão de documentos e sobre a preparação para atender à Lei de Acesso à Informação.
Ações/resultados (2014)
Disciplina (30h) optativa – ECI 087 Tópicos em Arquivos Especializados B: Arquivos públicos municipais – informação e democracia – oferecida para o 4º período do curso de Arquivologia, trata a temática da gestão dos documentos públicos, dos arquivos e da Lei de acesso à informação nos municípios da RMBH. Baseada na legislação brasileira e literatura da área arquivística, a disciplina beneficia-se dos estudos e dados levantados nesse projeto de extensão e propõe avaliação sobre a realidade RM.
Ações/resultados (2015)
1º semestre: finalização da coleta de dados sobre os municípios, a gestão dos seus documentos, a existência ou não de serviços e instituições arquivísticas e sobre o cumprimento da lei de acesso à informação por meio de pesquisa nos seus sítios institucionais e no sitio do IBGE.
Reativação do site do projeto hospedado no portal da Escola de Ciência da Informação da UFMG.
Ações/resultados (2015)
Artigo publicado no periódico "Informação Arquivísitca" sobre o cumprimento da Lei de Acesso nos sítios oficiais dos municípios da RMBH. Disponível em: http://www.aaerj.org.br/ojs/index.php/informaca oarquivistica/article/view/80
Entre setembro de 2015 e fevereiro de 2016, foram desenvolvidos 9 (nove) produtos audiovisuais (vídeos educacionais) abordando temáticas do escopo do projeto, a legislação arquivística brasileira e diretrizes, orientações, serviços, praticas e rotinas arquivísticas; os quais foram disponibilizados, gratuitamente, no site do projeto e no canal do projeto no YouTube.
Produtos desenvolvidos (2015-2016) - Vídeos
A legislação brasileira e a necessidade de um arquivo público municipal.
Orientações sobre localização e construção de instituição arquivística.
Requisitos para criação, implantação e operacionalização de um arquivo publico municipal.
Orientações sobre as instalações de instituições arquivísticas
Ciclo de vida dos documentos.
Instrumentos de gestão de documentos.
Gestão de documentos correntes.
Gestão de documentos intermediários.
Coordenação do projeto
Marília de Abreu Martins de Paiva (coordenadora de 19/10/2010 a 08/12/2014).
Patricia das Neves Santos (Arquivista da Escola de Ciência Informação, co-coordenadora de 01/01/2012 a 30/06/2013)
Cintia Aparecida Chagas Arreguy (coordenadora de 01/12/2014 a 13/07/2015; co-coordenadora de 01/08/2013 a 30/11/2014 e de 28/02/2016 a 28/02/2016).
Welder Antônio Silva (coordenador de 14/05/2015 a 28/02/2016
e co-coordenador de 01/12/2014 a 13/07/2015).
Obrigada!
Cintia Aparecida Chagas Arreguy
Escola de Ciência da Informação
Universidade Federal de Minas Gerais
Welder Silva
Escola de Ciência da Informação
Universidade Federal de Minas Gerais