gestão documental

Gesto Documental

Documentos de ArquivoRegistro das funes e atividades de uma instituio Produo natural e orgnica (invisvel)Diferentes suportes e formatosIntegra o patrimnio pblico

Marcos - No entendi bem o emprego da palavra 'integra' aqui. isso mesmo?

Informao registro em diferentes suportes:papelfilmeCDfita magntica...

Documento produo em diferentes formatos:

Senso comum:Arquivos

Sobre os Arquivos: arquivo morto

burocracia intil

papel velho

trabalho administrativo sem visibilidadeSenso comum

Senso comum: O que histrico?

O documento no precisa envelhecer para possuir valor histrico. Documento antigoCorrodoEmpoeiradoAmareladoSenso comum

Gesto Documental

Gesto DocumentalPor que necessria? produo documental volumosa, diversificada e inevitvel; controle sobre a massa documental produzida e acumulada.

Gesto DocumentalSem a gesto documental: a instituio tem o nus da guarda e no tem o benefcio do acesso.

Gesto DocumentalSem a gesto documental: o documento no localizado e no tem como exercer sua funo como fonte de informao e prova.

Gesto DocumentalPor quanto tempo guardar o documento?O que PODE ser eliminado?O que DEVE ser preservado?Como organizar os documentos?

A Gesto Documental responde a estas questes

Gesto Documentalcuida do ciclo de vida do documento;controla o percurso que os documentos fazem desde a produo at sua destinao final.

Gesto DocumentalAo estratgica de Governo: transparncia e eficincia administrativa; economia de recursos; agilidade e subsdio na tomada de deciso;

Gesto DocumentalAo estratgica de Governo: modernizao da mquina pblica; controle social.

Gesto Documental atividade tcnica: exige interveno humana de natureza tcnica; padroniza normas e procedimentos que regulam o ciclo de vida do documento.

Gesto DocumentalTraz benefcios: Arquivos organizados; Identificao dos valores dos documentos; Prazos de guarda definidos;

Gesto DocumentalTraz benefcios: Deciso sobre preservar ou eliminar; Facilidade em recuperar a informao.

Onde est a informao?Gesto DocumentalTratamento da informao

A finalidade da gesto documental garantir o acesso informao

Gesto DocumentalDefine critrios que orientam a construo do patrimnio documental.

Ao institucional sensibilizar o alto escalo de governo planejar recursos no PPA capacitar os recursos humanosGesto Documental preciso:

Construo de conhecimento: produo documental; valor dos documentos; prazos de guarda; destinao; restrio de acesso.Gesto Documental

Que rea ou setor de seu municpio est precisando mais de uma ao de gesto documental?Cochicho

Acesso: um dos aspectos mais importantes da poltica de gesto documental

Em qual dos cenrios possvel se falar em acesso informao?

Cabem administrao pblica, na forma de lei, a gesto da documentao governamental e Gesto Documental

as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. Art. 216, 2 da CF, regulamentado pela Lei Federal n 8.159/1991Gesto Documental

Acesso informaoTodos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade,

Acesso informao ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado. Art. 5, XXXIII, da CF, regulamentado pela Lei Federal n 12.527/2011

Gesto & Acesso: legislao especfica

Responsabilidade dos agentes e da administrao pblica com o patrimnio documental

LF 8.159, de 09/01/1991 Art. 25LF 9.605, de 12/02/ 1998 Art. 62DF 3.179, de 21/09/1999 Art. 49

Documentos de ArquivoRegistros de informao, em qualquer suporte, produzidos ou acumulados por um rgo pblico no exerccio de suas funes e atividades.

Documentos de Arquivo

Principais caractersticasnaturalidade (produo natural) organicidade (contexto de produo

Principais caractersticasautenticidade (valor de prova) unicidade (cada documento nico)

Arquivo PblicoConjunto de documentos produzidos e recebidos por um rgo em decorrncia de suas funes e atividades.Edifcio ou rgo de custdia de documentos.

Arquivo PblicoInstituio responsvel pela formulao e implementao de poltica pblica de gesto, preservao e acesso rgo normativo.

Gesto DocumentalConjunto de procedimentos e operaes tcnicas relativas : produo classificao avaliao tramitao arquivamento reproduo de documentos

o efetivo controle de documentos em todas as fases do seu ciclo de vidaGesto DocumentalGesto Documental

Gesto DocumentalAssegura: o acesso informao, a racionalizao e a eficincia dos arquivos.

Gesto DocumentalCiclo de vida dos documentos

Deve ser formulada como poltica pblica. Gesto DocumentalDepende da institucionalizao do Arquivo Pblico (rgo normativo).

Arquivo PblicoFormula e implementa a poltica de: gesto, preservao e acesso aos documentos e informaes.

Exige um Sistema de Arquivos: Articula os rgos produtores; Integra as fases: corrente, intermediria e permanente; Articula as atividades de arquivo e protocolo;Poltica de Gesto Documental

Padroniza normas e procedimentos; Define responsabilidades (rgos).Poltica de Gesto DocumentalExige um Sistema de Arquivos:

Sistema de Arquivosrgos e Entidades Integrantes do SAESP

Quais so os problemas que o seu municpio enfrenta por no ter uma poltica de gesto documental?Cochicho

Plano de classificao Tabela de temporalidade Tabela de documentos sigilosos e pessoais 4. Sistemas informatizados

Arquivo Pblico Municipal, em parceria com as reas envolvidas na produo dos documentos no exerccio de suas atribuies, por meio da criao de grupos multidisciplinares.Quem vai produzir os instrumentos de gesto?

Profissionais de diversas reas de formao (competncias):Perfil do grupo de trabalhoAdministraoDireito HistriaFinanasInformtica ArquivsticaGesto do conhecimentoreas especficas

Instrumentos da Gesto DocumentalPlano de Classificao

Representao lgica das funes, subfunes, atividades e sries documentais do organismo produtor, resultante da classificao. Plano de Classificao

Classificar um documento significa identificar o contexto em que ele foi produzido, isto , relacion-lo funo, subfuno e atividade que determinou a sua produo. Classificao de Documentos

Etapas para a elaborao do Plano de Classificao

Escolha da metodologia: Estrutural ou Funcional

Estrutural (alteraes constantes)

Funcional (funes e atividades permanecem inalteradas)Etapa 1

Escolha da metodologia: Atividades-Meio (comum a todos: Oramento e Finanas, RH, Comunicao, Bens materiais e patrimoniais, ) OUEtapa 1

Escolha da metodologia: Atividades-Fim (especficas de cada rgo: Sade, Educao, Habitao, Meio Ambiente, )Etapa 1

Estudo da legislao que regula a estrutura e define as atribuies e o funcionamento do rgo produtor dos documentos.Etapa 2

Identificao dos tipos documentais produzidosEtapa 3

a identificao pode ser realizada pelos produtores dos documentospor meio de entrevistas com os produtores, ou pelo estudo dos documentos acumulados nos arquivosEstratgias para identificar os documentos

Controle de vocabulrio (padronizao dos nomes dos documentos)Etapa 4

Modelo de ndice

Acidente de trabalho ou doena profissional, Licena por USE Processo de afastamentos ou licenas3.3.4.5

Modelo de ndice

Averbao de tempo de servio INTEGRA Pronturio Funcional3.3.1.8

Atribuio de Cdigo para cada srie documentalEtapa 5rgo produtorFunoSubfunoAtividadeSrie Docum.

Instrumentos da Gesto DocumentalTabela de Temporalidade de Documentos

Tabela de Temporalidade de DocumentosO que ?Instrumento de gesto que registra os prazos de guarda (vigncia, prescrio e precauo) e

Tabela de Temporalidade de DocumentosO que ? a destinao (eliminao ou guarda permanente) de cada srie documental, definidos na avaliao.

Campos de informao da Tabela de Temporalidade de Documentos

Estudo multidisciplinar, que permite: Avaliao de Documentos Identificar os valores dos documentos; Definir os prazos de guarda; Indicar a destinao final (eliminao ou guarda permanente).

Legalidade: conformidade dos prazos de guarda com a legislao vigente.Fundamentos da AvaliaoLegitimidade: elaborao multidisciplinar e coletiva de critrios.

Cientificidade: conformidade com os critrios e princpios da Arquivologia.Fundamentos da Avaliao

Etapa 1: identificar o valor do documentoAvaliao de Documentos

Etapa 2: definio dos prazos de guarda do documentoAvaliao de Documentos

Prazo de guarda no arquivo corrente

Srie documentalPrazos de guarda(em anos)Destinao

ObservaesArquivo CorrenteArquivo IntermedirioEliminaoArquivo PermanenteProcesso de licitao concorrncia pblica-obras220

Lei n 8.666/1993

Prazo de guarda no arquivo intermedirio prescrio/precauo



Lei n 8.666/1993

Prazo de guarda no arquivo intermedirio prescrio/precauo



Lei n 8.666/1993.

Etapa 3: definir a destinao do documentoAvaliao de Documentosou

Destinao: Eliminao



Lei n 8.666/1993

Destinao: Guarda permanente



Lei n 8.666/1993

No d para editar esta tabela

Exemplos de documentos de guarda temporria (destinados eliminao)

Pronturios de estagirios Boletim de recebimento de material Registro de protocolo de correspondncia Minutas de projeto de lei

Planilhas de controle de curso Processos de registro cadastral de fornecedores Formulrios de atendimento

Exemplos de documentos de guarda permanente

Atos normativos que reflitam a organizao e funcionamento do rgo (regulamentos, regimentos, normas) Planos, projetos e programas Relatrios anuais

Atas de audincia municipal Relatrios anuais de atividades Convnios Termos de parceria

Autoriza a eliminao criteriosa de documentos pblicos. Identifica os documentos que devem ser definitivamente preservados.Benefcios da Avaliao

Restries de Acesso

O mesmo grupo que produziu e acumulou conhecimentos durante as atividades de gesto documental deve promover a identificao desses documentos ou informaes de acesso restrito.Quem identifica?

Cabe s Comisses de Avaliao de Documentos e Acesso CADA promover os estudos necessrios elaborao de tabela Experincia no Governo de So Paulo

com a identificao de documentos, dados e informaes sigilosas e pessoais, visando assegurar a sua proteo. (Pargrafo nico, Art. 27, Decreto n 58.052/2012)Experincia no Governo de So Paulo

Construo de critrios orientadores para a restrio de acessoDepende da anlise das informaes registradas nos documentos para justificar eventuais restries de acesso.

Documentos sigilosos: cabe s autoridades competentes classificar o sigilo.Documentos com informaes pessoais: exigem esforo de interpretao e definio.

Exemplo de classificao de restrio de acesso



Lei n 8.666/1993.

Categoria(pessoal ou sigiloso)Grau de Classificao(ultrassecreto, secreto ou reservado)SigilosoReservado

Exemplo de classificao de restrio de acesso

Prazo de restrioFundamentos da restrio5 anosLei n 8666/93, Art.94. Devassar o sigilo de proposta apresentada em procedimento licitatrio, ou proporcionar a terceiro o ensejo de devass-lo: Pena-deteno, de 2 (dois)a 3 (trs)anos, e multa.

Os documentos sigilosos e pessoais exigem condies especiais de segurana: Nos protocolos e arquivos; No processo de tramitao, arquivamento e uso;

necessrio definir perfis e credenciais de segurana para os agentes pblicos.

Marcao do grau de sigilo Registro do documento no momento de sua produo Tramitao em envelopes duplos

Criptografia

Cuidados especiais na expedio e guarda de documento secreto e ultrassecreto Critrios para preservao e eliminao

atividade da gesto documental

trabalho colaborativo com TIFormular poltica de segurana da informao

Ferramenta da poltica de gesto documental. Incorpora o Plano de Classificao e a Tabela de temporalidade.Sistema informatizado de gesto arquivstica (software)

Registra e controla a produo, trmite, arquivamento e destinao. Localiza os documentos e recupera as informaes.Sistema informatizado de gesto arquivstica (software)

uma atividade de gesto documental determinar os requisitos para que o sistema atenda s necessidades da poltica de arquivos.Sistema informatizado de gesto arquivstica (software)

Controla o ciclo de vida do documento: integrao entre protocolos e arquivos.Sistema Spdoc: ferramenta de gesto arquivstica

Sistema unificado utilizado em todos os rgos do governo estadual (corporativo).Sistema Spdoc: ferramenta de gesto arquivstica

Facilita o acesso e recuperao da informao (interface web para acesso ao cidado).Sistema Spdoc: ferramenta de gesto arquivstica

O gerenciamento desse sistema est vinculado ao Arquivo Pblico do Estado.Sistema Spdoc: ferramenta de gesto arquivstica

A eliminao de documentos depende de critrios definidos na Tabela de Temporalidade. Documentos de guarda permanente devero ser preservados no original. Digitalizao pra qu?

Lei Federal n 8.159/1991 (Art. 10)

Lei Federal n 11.419/2006 (Art. 11, 3)

Lei Federal n 12.682/2012 (Art. 6)Digitalizao

A digitalizao no autoriza a eliminao de documentos originais. A preservao no suporte digital onerosa.Digitalizao pra qu?

Especialistas alertam sobre as dificuldades de preservao de longo prazo. Digitalizao pra qu?

A digitalizao um recurso para proteger os documentos originais de manuseios frequentes. Digitalizao pra qu?

A digitalizao permite acesso simultneo ao documento, o que agiliza processos decisrios, contribui para a transparncia ativa e permite a pesquisa remota.Digitalizao pra qu?

A digitalizao precisa ser acompanhada de:Digitalizao e Acesso sistema de indexao de imagens; procedimentos de registro e controle de mdias.

Avaliao prvia dos documentos. Analisar a frequncia e intensidade de uso dos documentos.Diretrizes para a Digitalizao

Possibilidade de integrao com outros sistemas.

Analisar o custo-benefcio do servio.Diretrizes para a Digitalizao

Analisar o custo de tratamento, armazenagem e acesso aos documentos convencionais a serem submetidos digitalizao.Diretrizes para a Digitalizao

Orientaes complementares para a implantao de uma Poltica de Arquivos e Acesso Informao

Regulamentao da Lei de Arquivos e institucionalizao do Arquivo Pblico. Criao do Sistema Municipal de Arquivos.Como o municpio pode se organizar

Diagnstico dos acervos. Definio de corpo tcnico.Como o municpio pode se organizar

Elaborao de plano de ao do Arquivo Pblico para as reas: Como o municpio pode se organizar Gesto documental; Preservao e difuso; Acesso informao.

Incluso da pauta dos arquivos nos Planos Plurianuais.Como o municpio pode se organizar

Instituir a Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso. Capacitar os servidores. Implantar o Sistema de Arquivos (integrao).Gesto DocumentalPlano de Ao

Integrar os servios de protocolo e arquivo. Adequar os espaos de guarda. Articular-se com a rea de TI.Gesto DocumentalPlano de Ao

Elaborar os instrumentos de gesto (Plano de Classificao, Tabela de Temporalidade, Sistema Informatizado).Gesto DocumentalPlano de Ao

Formular poltica de preservao. Elaborar instrumentos de pesquisa.Preservao e DifusoPlano de Ao

Adequar espaos para a guarda permanente. Organizar servios de divulgao e difuso do acervo.Preservao e DifusoPlano de Ao

Regulamentar a Lei de Acesso Informao. Instalar o Servio de Informaes ao Cidado SIC.Acesso InformaoPlano de Ao

Implementar sistema informatizado para controle dos pedidos de informao. Promover a transparncia ativa.Acesso InformaoPlano de Ao

Organizar o fluxo interno de informaes. Capacitar os servidores.Acesso InformaoPlano de Ao

Arquivo Geral de Municpio

Arquivo Geral de MunicpioEspao para atendimento

Arquivo Geral de Municpio

*INCIO DO BLOCO 1: 15 min. (5 slides: 1-5)

IEDA

1. Documento de arquivo. Documento costuma ser "abstrato"; to cotidiano que no olhamos para o documento como tal;. Invisvel . As instituies realizam suas atividades e os documentos registram o exerccio dessas atividades - os documentos no so s gerados em papel - documento digital tambm documento *IEDA

os documentos no so s gerados em papelExistem outros suportes (material sobre o qual as informaes so registradas) como papel, pergaminho, filme, disco ptico, disco magntico, fita magntica etc.;

Inserir imagens exemplificando os suportes*- documento digital tambm documento, fotografia, mapa, planta, projeto de infra estrutura, saneamento, telefonia, pronturio, e-mail institucional... . Documento no s o que vira processo (compra, RH...)*. Todo mundo pensa que papelada burocracia ; documentos no tem essa funo - eles tm valor de prova.

Sensibilizao (Contraposio com senso comum) Mapear outros:.Tirar o estigma de associar documento burocracia intil da administrao . .Tudo que ruim vai para o arquivo (depsito de papis velhos); . arquivo morto ; depsito de papel ; penalizar servidor enviando para arquivos ; *. Todo mundo pensa que papelada burocracia ; documentos no tem essa funo - eles tm valor de prova.

Sensibilizao (Contraposio com senso comum) Mapear outros:.Tirar o estigma de associar documento burocracia intil da administrao . .Tudo que ruim vai para o arquivo (depsito de papis velhos); . arquivo morto ; depsito de papel ; penalizar servidor enviando para arquivos ;

**FINAL DO BLOCO 1

IEDA

Quando h alguma preocupao com os arquivos, com o arquivo considerado histrico (documentos antigos) o que deve ser preservado

MARCELO: Em funo dessa viso tradicional, ns, com os municpios, sentimos essa dificuldade para sensibilizar os gestores


IEDA

O fato que h um acumulo volumoso e uma produo desordenada de documentos e por isso a gesto necessria.

2. Gesto Documental: . A produo de documentos inevitvel - fazer a gesto imprescindvel - para que os documentos possam ter utilidade.. Sem gesto documental a instituio tem o nus da preservao e no tem o benefcio do acesso.Massa documental produzida e acumulada.

*****IEDAComo responder a estas questes em uma situao como a retratada na imagem anterior?

Prazos indefinidos? Por quanto tempo o documento precisa ser arquivado? Onde ele est no arquivo? O que pode ser eliminado? Quando?. O trabalho da gesto documental est em criar um procedimento para responder a estas questes.

Manter questes.

**IEDA

Gesto documental cuidar do Ciclo de vida do Documento:. Registro / protocolo (existncia oficial) tem documentos que no so registrados/protocolados - falaremos deles mais adiante. Tramitao : qual a informao que ele carrega (um problema a ser resolvido - contratao, compra, vida). Arquivo (depois que o problema foi resolvido) - fica guardado/protegido por prazos determinados - envolve questes jurdicas, de natureza fiscal. . No fim da vida: documento preservado ou eliminado. Para cada uma destas fases sero necessrios cuidados* com produo, manuseio e armazenamento

***IEDA

* Cuidado: a gesto pressupe interveno de natureza tcnica - normas, procedimentos e padronizao que regulam o ciclo de vida desde o comeo at final. Preservar diferente de cuidar : suporte, temperatura, umidade, iluminao. importante que haja objetividade na lgica de preservao - os critrios devem ser objetivos de guarda, tramitao, descrio, nomenclatura. Estes padres devem ser reconhecidos e respeitados por todos.

MARCELO:Hoje as instituies no contam com profissionais com essa qualificao, geralmente os arquivos so cuidados por servidores muito dedicados, comprometidos, mas que no possuem esse conhecimento especifico. Da a necessidade de se investir em capacitao.


IEDA

3. Benefcios da gesto documental;Respostas s questes:. Prazos definidos. Deciso sobre preservao ou eliminao do documento


IEDA

3. Benefcios da gesto documental;Respostas s questes:. Prazos definidos. Deciso sobre preservao ou eliminao do documento

*IEDA

O tratamento desses acervos por meio de uma politica de gesto documentos, o tratamento da informao que vai assegurar o acesso

**IEDA

Dimenso mais poltica (ao mais institucional...)

Valorizao da gesto documental, . Fazer a gesto traz benefcios, mas no desonera. preciso uma ao institucional dirigida para isso. . preciso prever recursos no planejamento (entrar no PPA) e na formao de recursos humanos. . Metas, planejamento e recursos para a gesto documental poderiam evitar a frustrao da ao do servidor de arquivos que atuou a vida toda sem respaldo institucional - com uma poltica de gesto, possvel ver os resultados da sua ao.

Com uma poltica de Gesto Documental possvel ver os resultados da sua ao a prtica traz resultados concretos

*IEDA

Dimenso mais poltica (ao mais institucional...)

Valorizao da gesto documental, . Fazer a gesto traz benefcios, mas no desonera. preciso uma ao institucional dirigida para isso. . preciso prever recursos no planejamento (entrar no PPA) e na formao de recursos humanos. . Metas, planejamento e recursos para a gesto documental poderiam evitar a frustrao da ao do servidor de arquivos que atuou a vida toda sem respaldo institucional - com uma poltica de gesto, possvel ver os resultados da sua ao.

Com uma poltica de Gesto Documental possvel ver os resultados da sua ao a prtica traz resultados concretos

*FINAL DO BLOCO 3

IEDA

Dimenso mais tcnica (uma outra dimenso o como fazer na prtica, conhecer os documentos, a produo...)

Isso tudo depende da construo de conhecimento

. Nem a VC, nem qualquer curso, nem a literatura, tem as respostas prontas desta produo do conhecimento necessria essa produo de conhecimento pelas instituies.

*O participante precisa dizer qual o problema e qual o benefcio esperado.*INCIO DO BLOCO 4: 15 min. (7 slides: 21-27)

IEDA

*IEDA

Essas VCs foram feitas principalmente para discutir a questo do acesso.

A gesto no s desejvel e necessria

Sem falar em Gesto documental no possvel dar efetividade ao direito de acesso informao

Nota-se que o Arquivo, que deveria ser o protagonista nesse processo (que grande repositrio de informaes) ficou ausente do texto da Lei 12.527/2011

**IEDA

A gesto tambm um dever dos rgos pblicos, prevista na Legislao: . Artigos 216 da constituio; 2;

. Lei federal n 8.159, de 9 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos) Artigo 1 (dever) e 3 (o que ); OBS: Lei de Arquivos foi precursora da LAI - regulamentou o sigilo pela primeira vez (mas estes artigos - 23 e 24 - foram revogados)

*IEDA

A gesto tambm um dever dos rgos pblicos, prevista na Legislao: . Artigos 216 da constituio; 2;

. Lei federal n 8.159, de 9 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos) Artigo 1 (dever) e 3 (o que ); OBS: Lei de Arquivos foi precursora da LAI - regulamentou o sigilo pela primeira vez (mas estes artigos - 23 e 24 - foram revogados)

*IEDA

. Lei federal n 12.527, de 18 de novembro de 2011 - dever de assegurar o acesso e proteger o sigiloso, depende da aplicao de Arquivos.. A informao mencionada na LAI aquela registrada e tem valor de prova (art. 7 da Lei n 12.527/2011). . Misso 2 em 1 : LAI e Lei de Arquivos . LAI - a informao no pertence s instituies ou aos agentes pblicos; ela pertence sociedade

*IEDA

. Lei federal n 12.527, de 18 de novembro de 2011 - dever de assegurar o acesso e proteger o sigiloso, depende da aplicao de Arquivos.. A informao mencionada na LAI aquela registrada e tem valor de prova (art. 7 da Lei n 12.527/2011). . Misso 2 em 1 : LAI e Lei de Arquivos . LAI - a informao no pertence s instituies ou aos agentes pblicos; ela pertence sociedade

*IEDALei de Arquivos:Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.

Art.3 - Gesto de documentos: conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente

LAI:Tratamento da informao: conjunto de aes referentes produo, recepo, classificao, utilizao, acesso, reproduo, transporte, transmisso, distribuio, arquivamento, armazenamento, eliminao, avaliao, destinao ou controle da informao (Art. 4, V)*FINAL DO BLOCO 4

IEDA

A gesto uma ao estratgica de Governo, uma atividades de natureza tcnica, mas ela tambm um dever do poder pblico.

Como j foi visto na VC anterior o no cumprimento desse dever implica em sanes, previstas em legislao especfica.

. Lei federal n 8.159, de 9 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos) Artigo 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social.

Lei Federal n. 9.605, de 12 de fevereiro de 1998 - Dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e d outras providncias.Dos crimes contra o ordenamento urbano e o patrimnio culturalArt. 62 Destruir, inutilizar ou deteriorar:II arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalao cientfica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial:Pena recluso, de um a trs anos, e multa

Decreto Federal n. 3.179, de 21 de setembro de 1999Art. 49 Destruir, inutilizar ou deteriorar:II arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalao cientfica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial:Multa de R$ 10.000,00 (dez mil reais) a R$ 500.000,00 (quinhentos mil reais)*. Lei federal n 8.159, de 9 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos) Artigo 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social.

Lei Federal n. 9.605, de 12 de fevereiro de 1998Dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e d outras providncias.

Dos crimes contra o ordenamento urbano e o patrimnio culturalArt. 62 Destruir, inutilizar ou deteriorar:II arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalao cientfica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial:Pena recluso, de um a trs anos, e multa

Decreto Federal n. 3.179, de 21 de setembro de 1999Art. 49 Destruir, inutilizar ou deteriorar:II arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalao cientfica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial:Multa de R$ 10.000,00 (dez mil reais) a R$ 500.000,00 (quinhentos mil reais)

*INCIO DA 1 PARTE DO BLOCO 5: 10min. (5 slides: 28-32)

IEDA

*IEDA

5. Conceitos fundamentaisTudo documento, mas vamos falar de documento de Arquivo. . Documentos de Arquivo:**IEDA

- Caractersticas : autenticidade (valor de prova) ; organicidade (contexto de produo) ; integridade ; imparcialidade ; unicidade ; naturalidade ; inter-relacionamento ( priorizar a explicao/definio e no o termo.) - Essas caractersticas se aplicam a documentos em qualquer suporte : digital, magntico ou papel ; de qualquer natureza: iconogrfico, textual...

NaturalidadeOs documentos de arquivo so acumulados de maneira contnua e progressiva, como sedimentos de estratificaes geolgicas, o que os dota de um elemento de coeso espontnea, ainda que estruturada.

Contexto de produo e organicidadeNo decorrer do exerccio das funes e atividades de um rgo pblico ou empresa privada, os documentos so acumulados organicamente, de forma natural, independentemente da natureza ou do suporte da informao. Os documentos de arquivo caracterizam-se por sua unicidade e por serem provenientes de uma nica fonte geradora, ou seja, do organismo que os produziram. O arquivo, portanto, um conjunto indivisvel de documentos que espelha a trajetria e o funcionamento do organismo produtor.

AutenticidadeOs documentos so autnticos porque so criados, mantidos e conservados sob custdia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados.

UnicidadeCada documento de arquivo assume um lugar nico na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental.*IEDA

- Caractersticas : autenticidade (valor de prova) ; organicidade (contexto de produo) ; integridade ; imparcialidade ; unicidade ; naturalidade ; inter-relacionamento ( priorizar a explicao/definio e no o termo.) - Essas caractersticas se aplicam a documentos em qualquer suporte : digital, magntico ou papel ; de qualquer natureza: iconogrfico, textual...

NaturalidadeOs documentos de arquivo so acumulados de maneira contnua e progressiva, como sedimentos de estratificaes geolgicas, o que os dota de um elemento de coeso espontnea, ainda que estruturada.

Contexto de produo e organicidadeNo decorrer do exerccio das funes e atividades de um rgo pblico ou empresa privada, os documentos so acumulados organicamente, de forma natural, independentemente da natureza ou do suporte da informao. Os documentos de arquivo caracterizam-se por sua unicidade e por serem provenientes de uma nica fonte geradora, ou seja, do organismo que os produziram. O arquivo, portanto, um conjunto indivisvel de documentos que espelha a trajetria e o funcionamento do organismo produtor.

AutenticidadeOs documentos so autnticos porque so criados, mantidos e conservados sob custdia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados.

UnicidadeCada documento de arquivo assume um lugar nico na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental.*FINAL DA 1 PARTE DO BLOCO 5

IEDA

. Arquivo : Instituio arquivstica pblica arquivo (como conjunto de documentos) + Novo perfil jurdico institucional dos Arquivos Pblicos:: atuao na gesto documental, na preservao e difuso , e na poltica de acesso informao (verificar)

(depois dessa tela entra o VT opinio com Ana Maria Camargo)*. Arquivo : Instituio arquivstica pblica arquivo (como conjunto de documentos) + Novo perfil jurdico institucional dos Arquivos Pblicos:: atuao na gesto documental, na preservao e difuso , e na poltica de acesso informao (verificar)

*INCIO DA 2 PARTE DO BLOCO 5 (PS VT): 15min. (4 slides: 33-37)

IEDA

Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, classificao, avaliao, tramitao, uso, arquivamento e reproduo, que assegura a racionalizao e a eficincia dos arquivos.**IEDA*FINAL DA 2 PARTE DO BLOCO 5 (PS VT)

IEDA

. J falamos que a gesto documental o processo de cuidar do ciclo vital do documento (conceito de gesto documental)H conceitos importantes relacionados ao ciclo vital: - Arquivos correntes, - intermedirios, - permanentes + guarda permanente.

*INCIO DO BLOCO 6- Fazer gesto na prtica: 20 min. (6 slides: 38-43) (bloco 6 e o primeiro item 7 que fala de sistema de arquivos)

IEDA

Poltica pblica porque tem finalidade social. fundamental para assegurar direitos sociais: acesso a informao, participao, controle social.

. Gesto documental uma modalidade de poltica pblica - qual vai ser o rgo responsvel?

*IEDAArcabouo legal: criao, funcionamento, atribuies, vinculao...Agentes envolvidos: comisses de avaliao, unidades de protocolo e arquivoTrabalho de inteligncia: promover estudos e elaborar instrumentos de gesto

O Arquivo Pblico Municipal deve ter o seu perfil jurdico institucional requalificado: um rgo que formula e implementa poltica pblica de arquivos, gesto, preservao e acesso aos documentos e informaes; . Arquivo como obra de infraestrutura - ningum v, mas necessrio pra tudo O que faz essa instituio? . formular e implementar a poltica de gesto: - arcabouo legal (no fim da VC vo ser passadas informaes a este respeito) - agentes responsveis : Comisso de Avaliao - trabalho de inteligncia : gerar instrumentos

*IEDA

7. Instrumentos ( o primeiro item de nmero 7 no mapa v5). Sistema de Arquivos: - integrao dos rgos produtores e acumuladores de documentos - padronizao de procedimentos(diferente de software)*IEDA

*IEDA*Deixar s as 5 bolinhas

FINAL DO BLOCO 6

IEDA**INCIO DO BLOCO 7: 15 min. (13 slides: 45-57) ( o segundo item de n 7 do mapa 7 Atividades da Gesto)

HILDA

Neste bloco vamos discutir os trs primeiros.

*INCIO DO BLOCO 7: 15 min. (13 slides: 45-57) ( o segundo item de n 7 do mapa 7 Atividades da Gesto)

HILDA

Neste bloco vamos discutir os trs primeiros.

*HILDA

No caso de SP esse grupos de trabalho so denominamos Comisses de Avaliao de Documentos e Acesso (CADA). Em SP j temos 94 dessas comisses, uma em cada rgo e entidade estadual.

*HILDA

No caso de SP esse grupos de trabalho so denominamos Comisses de Avaliao de Documentos e Acesso (CADA). Em SP j temos 94 dessas comisses, uma em cada rgo e entidade estadual.

*HILDA

7. Atividades da gesto. Classificao (produo do plano de classificao): - estudo do rgo/instituio : suas funes e atividades - levantamento da produo documental - padronizao da denominao dos documentos - como esses documentos se organizam dentro de um plano

**HILDA

Observao: A classificao deve ser realizada no momento da produo do documento, para evitar a produo e acumulao desordenadas.

. Classificao (produo do plano de classificao): - estudo do rgo/instituio : suas funes e atividades - levantamento da produo documental - padronizao da denominao dos documentos - como esses documentos se organizam dentro de um plano

**HILDA

Mtodo estruturala estrutura, muitas vezes, no informa a totalidade das funes e atividades do organismo produtora estrutura pode sofrer constantes alteraesum mesmo tipo documental poder constar no Plano de Classificao com cdigos distintos quando registrarem atividades comuns s vrias unidades da estrutura do rgo produtor. Exemplos: ofcios, cartas, memorandos, requisio de material, relatrios.

Mtodo funcionalas funes e atividades permanecem inalteradas;identifica a totalidade das funes e atividades do organismo produtor;as atividades e documentos comuns s vrias unidades da estrutura do organismo constaro uma nica vez no Plano de Classificao.

*HILDA



*HILDA



*HILDA

O estudo da estrutura e do funcionamento do organismo produtor permite identificar o conjunto de atribuies relacionadas s atividades-fim e atividades-meio, e, a partir das atribuies, identificar as funes, subfunes e atividades das quais decorrem a produo dos documentos. *HILDA

O Tipo Documental a configurao que assume uma espcie documental de acordo com a atividade que a gerou.A identificao dos Tipos/Sries Documentais fundamental para definio da temporalidade, pois no possvel identificar valores apenas aos assuntos ou objetos da ao informados em um documento.*HILDA

O Tipo Documental a configurao que assume uma espcie documental de acordo com a atividade que a gerou.A identificao dos Tipos/Sries Documentais fundamental para definio da temporalidade, pois no possvel identificar valores apenas aos assuntos ou objetos da ao informados em um documento.*HILDA

A elaborao de um ndice contribui para a ampliao das formas de busca.

O ndice um instrumento complementar ao Plano de Classificao que favorece a recuperao dos documentos ao relacionar alfabeticamente e de forma permutada, todos os tipos documentais, funes, subfunes e atividades, bem como os termos e expresses utilizados frequentemente.O ndice alfabtico, remissivo e permutado, nos permite ainda:organizar em ordem alfabtica as funes, subfunes, atividades e tipos documentais, bem como os assuntos usualmente utilizados por tradio administrativa;realizar remissivas por meio da expresso USE para encaminhar o usurio s denominaes padronizadas.orientar o usurio a localizar documentos simples quando estes integram documentos compostos, por meio da expresso INTEGRA.


*HILDA




*HILDA




**Segunda parte DO BLOCO 7: 10 min. (25 slides: 57 - 82) ( o segundo item de n 7 do mapa 7 Atividades da Gesto)

HILDA

*HILDA

Sua aplicao depende da oficializao por autoridade competente.

A oficializao e efetiva aplicao da Tabela de Temporalidade permitir preservar os documentos que possuam valor probatrio e informativo relevantes e que sejam considerados de guarda permanente, ou ainda, eliminar com segurana, de acordo com os procedimentos tcnicos e legais definidos, aqueles documentos desprovidos de valor, sem que haja prejuzo instituio ou sociedade.

*HILDA

Sua aplicao depende da oficializao por autoridade competente.

A oficializao e efetiva aplicao da Tabela de Temporalidade permitir preservar os documentos que possuam valor probatrio e informativo relevantes e que sejam considerados de guarda permanente, ou ainda, eliminar com segurana, de acordo com os procedimentos tcnicos e legais definidos, aqueles documentos desprovidos de valor, sem que haja prejuzo instituio ou sociedade.

*HILDA

Na Tabela de Temporalidade de Documentos devero constar os seguintes campos de informao: prazos de guarda (na unidade produtora e na unidade com atribuio de arquivo); destinao (eliminao ou guarda permanente) e observaes.

*HILDA

Na Tabela de Temporalidade de Documentos devero constar os seguintes campos de informao: prazos de guarda (na unidade produtora e na unidade com atribuio de arquivo); destinao (eliminao ou guarda permanente) e observaes.

*

A avaliao uma das mais importantes atividades da gesto documental. A execuo dessa atividade possibilita identificar os documentos de guarda permanente necessrios para a recuperao da memria das instituies, para provar direitos e para a pesquisa cientfica em todas as reas do conhecimento, bem como os documentos, que uma vez esgotados os motivos que deram origem sua produo, podem ser eliminados sem causar danos instituio ou ao cidado.

*HILDA

A avaliao deve ser realizada dentro de parmetros tcnicos e jurdicos, a fim de se assegurar que o processo de anlise seja o mais objetivo possvel.

*HILDA

A avaliao deve ser realizada dentro de parmetros tcnicos e jurdicos, a fim de se assegurar que o processo de anlise seja o mais objetivo possvel. *HILDA

A anlise dos valores dos documentos uma atividade tcnica da gesto documental denominada avaliao que consiste em identificar os valores primrios e secundrios e definir a sua destinao, guarda permanente ou eliminao.

Os documentos produzidos pela instituio no exerccio de suas atribuies j nascem com o valor primrio, ou seja, com o valor administrativo, fiscal e legal.

No entanto, nem todo documento de valor primrio tem valor secundrio.

Alguns documentos j nascem com o valor secundrio, ou seja, mesmo depois de esgotado seu valor primrio continuam tendo relevncia probatria, informativa, histrica e cultural e, portanto tornam-se importantes fontes de pesquisa, tanto para a administrao quanto para a comunidade.

*HILDA

Definir os prazos de guarda estabelecer o tempo de permanncia de cada srie documental no arquivo corrente (vigncia) e no arquivo intermedirio (prescrio e precauo).

*HILDA

Arquivo Corrente: Normalmente os documentos permanecem no arquivo corrente durante a sua vigncia ou seja, at a sua concluso. Quando utilizamos o conceito vigncia, no arquivo corrente, estamos nos referindo ao intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e fiscais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produo. *HILDA

Arquivo Corrente: Normalmente os documentos permanecem no arquivo corrente durante a sua vigncia ou seja, at a sua concluso. Quando utilizamos o conceito vigncia, no arquivo corrente, estamos nos referindo ao intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e fiscais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produo.*HILDA

Intermedirio: Para a execuo dessa etapa necessrio fazer uma pesquisa na legislao especfica (leis, decretos, resolues, portarias e outros atos normativos) que determina eventuais prazos de prescrio dos documentos produzidos/acumulados no exerccio das atividades-fim e das atividades-meio.

Prazo de prescrio intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela do Poder Judicirio para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de guarda dos documentos ser dilatado sempre que ocorrer a interrupo ou suspenso da prescrio, em conformidade com a legislao vigente.

Para os documentos cujos prazos de guarda no h regulamentao por legislao especfica considerar as necessidades administrativas (precauo) .Prazo de Precauo intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por precauo, antes de elimin-lo ou encaminh-lo para guarda permanente.*HILDA

Intermedirio: Para a execuo dessa etapa necessrio fazer uma pesquisa na legislao especfica (leis, decretos, resolues, portarias e outros atos normativos) que determina eventuais prazos de prescrio dos documentos produzidos/acumulados no exerccio das atividades-fim e das atividades-meio.

Prazo de prescrio intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela do Poder Judicirio para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de guarda dos documentos ser dilatado sempre que ocorrer a interrupo ou suspenso da prescrio, em conformidade com a legislao vigente.

Para os documentos cujos prazos de guarda no h regulamentao por legislao especfica considerar as necessidades administrativas (precauo) .Prazo de Precauo intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por precauo, antes de elimin-lo ou encaminh-lo para guarda permanente.*HILDA

O ltimo passo da avaliao definir, em razo de seus valores, a destinao de cada um das sries documentais. Entende-se por destinao a deciso decorrente da avaliao documental, que determina o seu encaminhamento para eliminao ou guarda permanente. *HILDA

Eliminao: Os documentos destinados eliminao so aqueles que j cumpriram seus prazos de guarda na unidade produtora e na unidade com atribuies de arquivo e no apresentam valor secundrio que justifique a sua guarda (guarda temporria). Podem ser eliminados sem prejuzo para a coletividade ou memria do rgo pblico


cpias ou duplicatas de originais destinados guarda permanente Documentos cujas informaes bsicas possam ser recuperadas em outros documentoscujos textos tenham sido impressos em sua totalidade *HILDA

Eliminao: Os documentos destinados eliminao so aqueles que j cumpriram seus prazos de guarda na unidade produtora e na unidade com atribuies de arquivo e no apresentam valor secundrio que justifique a sua guarda (guarda temporria). Podem ser eliminados sem prejuzo para a coletividade ou memria do rgo pblico


cpias ou duplicatas de originais destinados guarda permanente Documentos cujas informaes bsicas possam ser recuperadas em outros documentoscujos textos tenham sido impressos em sua totalidade *HILDA

Guarda permanente: Os documentos destinados guarda permanente so aqueles cujas informaes so consideradas imprescindveis ao rgo produtor e para a comunidade. Esses documentos, alm do valor administrativo, legal e fiscal, encerram tambm valor de prova e como fonte para a pesquisa e, portanto, devem ser definitivamente preservados

Exemplos de documentos de guarda permanente:

os constitutivos e extintivos de direitos;os que encerram orientaes normativas; os que refletem a evoluo social, econmica e administrativa da instituio;os que emanam da direo superior, como planos, projetos, programas e relatrios anuais;os que tratam de poltica de pessoal;de criao, constituio, modificao ou extino do rgo produtor (Leis, Decretos, Portarias, Resolues);atos normativos que reflitam a organizao e funcionamento do rgo (regulamentos, regimentos, normas, organogramas, fluxogramas); convnios, ajustes, acordos, termos de cooperao; balanos, livros-razo e livros-dirio; atas, resolues; dentre outros

*HILDA

Guarda permanente: Os documentos destinados guarda permanente so aqueles cujas informaes so consideradas imprescindveis ao rgo produtor e para a comunidade. Esses documentos, alm do valor administrativo, legal e fiscal, encerram tambm valor de prova e como fonte para a pesquisa e, portanto, devem ser definitivamente preservados

Exemplos de documentos de guarda permanente:

os constitutivos e extintivos de direitos;os que encerram orientaes normativas; os que refletem a evoluo social, econmica e administrativa da instituio;os que emanam da direo superior, como planos, projetos, programas e relatrios anuais;os que tratam de poltica de pessoal;de criao, constituio, modificao ou extino do rgo produtor (Leis, Decretos, Portarias, Resolues);atos normativos que reflitam a organizao e funcionamento do rgo (regulamentos, regimentos, normas, organogramas, fluxogramas); convnios, ajustes, acordos, termos de cooperao; balanos, livros-razo e livros-dirio; atas, resolues; dentre outros

*HILDA

Transformar no PDF de consulta.

*******HILDA

A atividade de avaliao traz benefcios, mesmo sem a instituio ter de uma poltica de gesto documental.

*INCIO DO BLOCO 7 - Identificao da Restrio de Acesso: 20 min. (12 slides: 83-94)

IEDA

Tudo o que foi falado at agora que permite ao municpio uma poltica ampla de acesso informao todos os documentos identificados, mapeados, etc. Isso permite tambm a implantao de uma poltica ampla de acesso. Todo esse conhecimento acumulado permite tambm a identificao do pequeno ( a exceo) conjunto de documentos cujo acesso restrito.*

*

*IEDA

recomendvel que seja assim.

*IEDA

- Em SP: Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso Exemplo do Estado de SP: CADAs *IEDA

- Em SP: Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso Exemplo do Estado de SP: CADAs **

A autoridade competente deve se pautar nos critrios construdos pelo grupo; isso garante a uniformidade.

*IEDA

Oposio srie x documento

*IEDA

Oposio srie x documento

*IEDA

Depois que se define um documento/informao como sigiloso, os cuidados devem ser dirigidos a todas as fases do documento. - Tratamento no protocolo e nos arquivos; - Tratamento do documento no processo de tramitao e credenciamento. (a classificao de documentos como sigilosos exige condies especiais de segurana tanto na tramitao, como durante o seu arquivamento e uso; necessrio definir perfis e credenciais de segurana.

Alm da poltica de gesto documental, ser necessria uma poltica de segurana da informao, que define procedimentos seguros para a produo, trmite e arquivamento dos documentos com restrio de acesso.

Os documentos precisam ficar em algum lugar. Estes lugares precisam ter condies especiais de segurana. necessrio construir procedimentos que assegurem efetivamente essa proteo.Cuidados para a informao no vazar.Durante a tramitao tambm so necessrios cuidados neste sentido.

No DECRETO DE SP tem um captulo s sobre proteo: Da Proteo de Documentos, Dados e Informaes Pessoais e Da Proteo e do Controle de Documentos, Dados e Informaes Sigilosos

*IEDA

Depois que se define um documento/informao como sigiloso, os cuidados devem ser dirigidos a todas as fases do documento. - Tratamento no protocolo e nos arquivos; - Tratamento do documento no processo de tramitao e credenciamento. (a classificao de documentos como sigilosos exige condies especiais de segurana tanto na tramitao, como durante o seu arquivamento e uso; necessrio definir perfis e credenciais de segurana.

Alm da poltica de gesto documental, ser necessria uma poltica de segurana da informao, que define procedimentos seguros para a produo, trmite e arquivamento dos documentos com restrio de acesso.

Os documentos precisam ficar em algum lugar. Estes lugares precisam ter condies especiais de segurana. necessrio construir procedimentos que assegurem efetivamente essa proteo.Cuidados para a informao no vazar.Durante a tramitao tambm so necessrios cuidados neste sentido.

No DECRETO DE SP tem um captulo s sobre proteo: Da Proteo de Documentos, Dados e Informaes Pessoais e Da Proteo e do Controle de Documentos, Dados e Informaes Sigilosos

**IEDA

Marcao do grau de sigilo: pelo produtor do documento, ou pelo agente classificador - partes que contenham diferentes nveis de restrio de acesso devem receber diferentes marcaes, mas no seu todo, ser tratado no grau de sigilo mais elevado.

Em fotografias e reprodues de negativos sem legenda, a indicao do grau de sigilo ser no verso e nas respectivas embalagens.

Em filmes cinematogrficos, negativos em rolos contnuos e microfilmes, a categoria e o grau de sigilo sero indicados nas imagens de abertura e de encerramento de cada rolo, cuja embalagem ser tecnicamente segura e exibir a classificao do contedo.

Da MarcaoArtigo 48 - O grau de sigilo ser indicado em todas as pginas do documento, nas capas e nas cpias, se houver, pelo produtor do documento, dado ou informao, aps classificao, ou pelo agente classificador que juntar a ele documento ou informao com alguma restrio de acesso. 1 - Os documentos, dados ou informaes cujas partes contenham diferentes nveis de restrio de acesso devem receber diferentes marcaes, mas no seu todo, ser tratado nos termos de seu grau de sigilo mais elevado. 2 - A marcao ser feita em local que no comprometa a leitura e compreenso do contedo do documento e em local que possibilite sua reproduo em eventuais cpias. 3 - As pginas sero numeradas seguidamente, devendo a juntada ser precedida de termo prprio consignando o nmero total de folhas acrescidas ao documento. 4 - A marcao dever ser necessariamente datada.Artigo 49 - A marcao em extratos de documentos, esboos, desenhos, fotografias, imagens digitais, multimdia, negativos, diapositivos, mapas, cartas e fotocartas obedecer ao prescrito no artigo 48 deste decreto. 1 - Em fotografias e reprodues de negativos sem legenda, a indicao do grau de sigilo ser no verso e nas respectivas embalagens. 2 - Em filmes cinematogrficos, negativos em rolos contnuos e microfilmes, a categoria e o grau de sigilo sero indicados nas imagens de abertura e de encerramento de cada rolo, cuja embalagem ser tecnicamente segura e exibir a classificao do contedo. 3 - Os esboos, desenhos, fotografias, imagens digitais, multimdia, negativos, diapositivos, mapas, cartas e fotocartas de que trata esta seo, que no apresentem condies para a indicao do grau de sigilo, sero guardados em embalagens que exibam a classificao correspondente classificao do contedo.Artigo 50 - A marcao da reclassificao e da desclassificao de documentos, dados ou informaes sigilosos obedecer s mesmas regras da marcao da classificao.Pargrafo nico - Havendo mais de uma marcao, prevalecer a mais recente.*IEDA

Marcao do grau de sigilo: pelo produtor do documento, ou pelo agente classificador - partes que contenham diferentes nveis de restrio de acesso devem receber diferentes marcaes, mas no seu todo, ser tratado no grau de sigilo mais elevado.

Em fotografias e reprodues de negativos sem legenda, a indicao do grau de sigilo ser no verso e nas respectivas embalagens.

Em filmes cinematogrficos, negativos em rolos contnuos e microfilmes, a categoria e o grau de sigilo sero indicados nas imagens de abertura e de encerramento de cada rolo, cuja embalagem ser tecnicamente segura e exibir a classificao do contedo.

Da MarcaoArtigo 48 - O grau de sigilo ser indicado em todas as pginas do documento, nas capas e nas cpias, se houver, pelo produtor do documento, dado ou informao, aps classificao, ou pelo agente classificador que juntar a ele documento ou informao com alguma restrio de acesso. 1 - Os documentos, dados ou informaes cujas partes contenham diferentes nveis de restrio de acesso devem receber diferentes marcaes, mas no seu todo, ser tratado nos termos de seu grau de sigilo mais elevado. 2 - A marcao ser feita em local que no comprometa a leitura e compreenso do contedo do documento e em local que possibilite sua reproduo em eventuais cpias. 3 - As pginas sero numeradas seguidamente, devendo a juntada ser precedida de termo prprio consignando o nmero total de folhas acrescidas ao documento. 4 - A marcao dever ser necessariamente datada.Artigo 49 - A marcao em extratos de documentos, esboos, desenhos, fotografias, imagens digitais, multimdia, negativos, diapositivos, mapas, cartas e fotocartas obedecer ao prescrito no artigo 48 deste decreto. 1 - Em fotografias e reprodues de negativos sem legenda, a indicao do grau de sigilo ser no verso e nas respectivas embalagens. 2 - Em filmes cinematogrficos, negativos em rolos contnuos e microfilmes, a categoria e o grau de sigilo sero indicados nas imagens de abertura e de encerramento de cada rolo, cuja embalagem ser tecnicamente segura e exibir a classificao do contedo. 3 - Os esboos, desenhos, fotografias, imagens digitais, multimdia, negativos, diapositivos, mapas, cartas e fotocartas de que trata esta seo, que no apresentem condies para a indicao do grau de sigilo, sero guardados em embalagens que exibam a classificao correspondente classificao do contedo.Artigo 50 - A marcao da reclassificao e da desclassificao de documentos, dados ou informaes sigilosos obedecer s mesmas regras da marcao da classificao.Pargrafo nico - Havendo mais de uma marcao, prevalecer a mais recente.*FINAL DO BLOCO 7 - Identificao da Restrio de Acesso

IEDA

. Formular poltica de segurana da informao - uma atividade da gesto documental - Trabalho coletivo com TI

LAI:Art. 25. 3o Regulamento dispor sobre procedimentos e medidas a serem adotados para o tratamento de informao sigilosa, de modo a proteg-la contra perda, alterao indevida, acesso, transmisso e divulgao no autorizados.*INCIO DO BLOCO 8: 20 min. (13 slides: 96-108)

IEDA

A poltica de gesto documental exige que o controle dos documentos seja feito por ferramentas informatizadas para a correta aplicao dos demais instrumentos de gesto (planos, tabelas)

8. Gesto documental e tecnologias da informaoSistema informatizado de gesto arquivstica de documentos (a ferramenta - software) :. controla os documentos desde sua origem, controla o seu trmite e o seu arquivamento; . esse sistema permite a localizao fsica dos documentos e a recuperao das informaes neles registradas); sistema de protocolo; *INCIO DO BLOCO 8: 20 min. (13 slides: 96-108)

IEDA


8. Gesto documental e tecnologias da informaoSistema informatizado de gesto arquivstica de documentos (a ferramenta - software) :. controla os documentos desde sua origem, controla o seu trmite e o seu arquivamento; . esse sistema permite a localizao fsica dos documentos e a recuperao das informaes neles registradas); sistema de protocolo;


IEDA


8. Gesto documental e tecnologias da informaoSistema informatizado de gesto arquivstica de documentos (a ferramenta - software) :. controla os documentos desde sua origem, controla o seu trmite e o seu arquivamento; . esse sistema permite a localizao fsica dos documentos e a recuperao das informaes neles registradas); sistema de protocolo;

**Entra VT SPdoc*IEDA

SPdoc exemplo de Gesto do Estado de SP O sistema SPdoc uma soluo desenvolvida pelo Governo do Estado para gerenciar os documentos pblicos desde a sua produo at o seu arquivamento e destinao. um sistema que integra as atividades de protocolo e arquivo e rene numa nica base de dados as informaes sobre documentos em tramitao ou arquivados. Foi desenvolvido com os requisitos da gesto documental (planos de classificao e tabelas de temporalidade de documentos.

. Quase todos os municpios tem um sistema informatizado; mas os sistemas no dialogam com a gesto documental ou com as necessidades arquivsticas. A fala para problematizar os sistemas de protocolo existentes no municpios.. Conversar com o servidor de TI. possvel fazer gesto arquivstica sem sistema informatizado, se o volume da produo documental for manipulvel.. O que no d para ter sistema (ferramenta) sem gesto arquivstica (inteligncia).

Digitalizao de documentos / arquivos:. digitalizao no resolve problemas

*IEDA




*IEDA




*IEDA




*IEDA


Usualmente, imagina-se que a digitalizao nos permite liberar os espaos do armazenamento em papel. Do ponto de vista arquivstico a digitalizao no usada para liberao de espao. A eliminao dos documentos depende dos critrios definidos na avaliao documental.Documentos de guarda permanente devero ser preservados no seu original. *IEDA

Lei federal n 8.159/1991Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.Art. 10. Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.

Lei federal n 11.419/2006Dispe sobre a informatizao do processo judicialArt. 11 - 3oOs originais dos documentos digitalizados, mencionados no 2o deste artigo, devero ser preservados pelo seu detentor at o trnsito em julgado da sentena ou, quando admitida, at o final do prazo para interposio de ao rescisria.

Lei federal n 12.682/2012Dispe sobre a elaborao e o arquivamento de documentos em meios eletromagnticos.Art. 6o Os registros pblicos originais, ainda que digitalizados, devero ser preservados de acordo com o disposto na legislao pertinente. *IE*IEDA*IEDA*IEDA*IEDA*IEDA

Instruo normativa APE/SAESP 1 de 10/03/2009 - Estabele diretrizes e define procedimentos para a gesto, a preservao e o acesso contnuo aos documentos arquivsticos digitais da Administrao Pblica Estadual Direta e Indireta

Da digitalizao de documentos Art. 10 Os projetos de digitalizao devero ser orientados por critrios previstos nos programas de gesto arquivstica de documentos e por anlise de custo-benefcio, considerando-se os seguintes fatores principais:a) prazo de guarda e destinao dos documentos, de acordo com as Tabelas de temporalidade de documentos de arquivo, aprovadas pelo Arquivo Pblico do Estado; b) frequncia e intensidade de uso dos documentos;c) necessidade e possibilidade de integrao de documentos digitalizados com outros sistemas; d) custo do servio para a captura da imagem, classificao, descrio e indexao, recuperao e manuteno, incluindo mo-de-obra, infraestrutura lgica e fsica;e) custo de tratamento, armazenagem e acesso aos documentos convencionais a serem submetidos digitalizao.Pargrafo nico Os profissionais de arquivo e protocolo devero participar de projetos de digitalizao de documentos arquivsticos, a fim de contriburem com a anlise de custo-benefcio a que se refere o caput deste artigo. *IEDA


Da digitalizao de documentos Art. 10 Os projetos de digitalizao devero ser orientados por critrios previstos nos programas de gesto arquivstica de documentos e por anlise de custo-benefcio, considerando-se os seguintes fatores principais:a) prazo de guarda e destinao dos documentos, de acordo com as Tabelas de temporalidade de documentos de arquivo, aprovadas pelo Arquivo Pblico do Estado; b) frequncia e intensidade de uso dos documentos;c) necessidade e possibilidade de integrao de documentos digitalizados com outros sistemas; d) custo do servio para a captura da imagem, classificao, descrio e indexao, recuperao e manuteno, incluindo mo-de-obra, infraestrutura lgica e fsica;e) custo de tratamento, armazenagem e acesso aos documentos convencionais a serem submetidos digitalizao.Pargrafo nico Os profissionais de arquivo e protocolo devero participar de projetos de digitalizao de documentos arquivsticos, a fim de contriburem com a anlise de custo-benefcio a que se refere o caput deste artigo. *IEDA


Da digitalizao de documentos Art. 10 Os projetos de digitalizao devero ser orientados por critrios previstos nos programas de gesto arquivstica de documentos e por anlise de custo-benefcio, considerando-se os seguintes fatores principais:a) prazo de guarda e destinao dos documentos, de acordo com as Tabelas de temporalidade de documentos de arquivo, aprovadas pelo Arquivo Pblico do Estado; b) frequncia e intensidade de uso dos documentos;c) necessidade e possibilidade de integrao de documentos digitalizados com outros sistemas; d) custo do servio para a captura da imagem, classificao, descrio e indexao, recuperao e manuteno, incluindo mo-de-obra, infraestrutura lgica e fsica;e) custo de tratamento, armazenagem e acesso aos documentos convencionais a serem submetidos digitalizao.Pargrafo nico Os profissionais de arquivo e protocolo devero participar de projetos de digitalizao de documentos arquivsticos, a fim de contriburem com a anlise de custo-benefcio a que se refere o caput deste artigo. *INCIO DOS BLOCOS 9 E 10: 20 min. (11 slides: 109-120)

MARCELO

*MARCELO

9. Orientaes complementares para a regulamentao da Lei de Arquivos?

10. Como o municpio pode se organizar ?reviso legislativa e institucionalizao do Arquivo *MARCELO

9. Orientaes complementares para a regulamentao da Lei de Arquivos?

10. Como o municpio pode se organizar ?reviso legislativa e institucionalizao do Arquivo *MARCELO*MARCELO*MARCELO

Elaborar plano de implementao gradual e paulatina da poltica de gesto documental *MARCELO



O arquivo tem duas grandes dimenses:

A natureza do Arquivo ser um instrumento de gesto documental da administrao - seu acervo ser um equipamento para construo de conhecimento*MARCELO

O arquivo tem duas grandes dimenses:

A natureza do Arquivo ser um instrumento de gesto documental da administrao - seu acervo ser um equipamento para construo de conhecimento*MARCELO*MARCELO*FINAL DO BLOCO 9 E 10 FIM DOS SLIDES

MARCELO

****FINAL DO BLOCO 2

MARCELO

Refere-se Prefeitura de Artur Nogueira a 150 km da capital e com 45.000 habitantes.

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gestão documental

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