Universidade Federal de Pernambuco

Especificação de Requisitos e Validação de Sistemas

Projeto I – Modelagem em BPMN e iStar

Grupo: Annemberg Nascimento - agn@cin.ufpe.br

Eliardo Cláudio - ecf@cin.ufpe.br Elson Rodrigues - ers5@cin.ufpe.br

Robson Soares - rssj3@cin.ufpe.br

Curso: Sistema de Informação Tema do Projeto: Reparo e Reposição dos Recursos do CIn Professor: Jaelson Freire B. de Castro

Sumário

1 - Introdução ---------------------------------------------------------------------------------------------2

1.1 - Sobre a Organização ------------------------------------------------------------------2

1.2 - Identificação do problema------------------------------------------------------------2

1.3 - Stakeholders------------------------------------------------------------------------------3

1.4 - Metodologia-------------------------------------------------------------------------------3

2 - Especificação de Requisitos--------------------------------------------------------------------4

2.1 - Requisitos Funcionais------------------------------------------------------------------4

2.2 - Requisitos não Funcionais-----------------------------------------------------------5

3 - Modelagem--------------------------------------------------------------------------------------------6

3.1 - Modelo BPMN do Processo AS IS-----------------------------------------------6

3.2 - Modelo BPMN do Processo TO BE----------------------------------------------7 3.3 - Modelo de Dependência Estratégica AS IS-----------------------------------7 3.4 - Modelo de Razão Estratégica AS IS--------------------------------------------8 3.5 - Modelo de Dependência Estratégica TO BE---------------------------------8 3.6 - Modelo de Razão Estratégica TO BE-------------------------------------------9

4-Conclusão----------------------------------------------------------------------------------------------10 5-Apêndice------------------------------------------------------------------------------------------------11 6 - Referências Bibliográficas-----------------------------------------------------------------------17 7 - Glossário ---------------------------------------------------------------------------------------------18

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8 - Relatório da Equipe ------------------------------------------------------------------------------19 1.Introdução

O documento tem como objetivo, identificar um problema em uma organização, assim como fazer um levantamento sobre seus requisitos funcionais e não funcionais e indicar uma possível otimização. O projeto propõe analisar e modelar o sistema de abastecimento de recursos do Centro de Informática da Universidade Federal de Pernambuco.

Para execução do projeto, foram utilizadas técnicas de modelagem orientada a objetivos e a fluxograma, fazendo uma análise sobre o processo atual da organização, sendo identificados sérios problemas que atingem o centro de ensino, e como um dos mais notáveis encontramos a falta de recursos e a burocracia enfrentada para reposição dos mesmos.Com base nessas informações e foco nesse problema, um novo modelo de processo foi sugerido.  1.1 Sobre a organização

O centro de informática, CIn, oferece três cursos de graduação: Ciência da Computação, Engenharia da Computação e Sistemas de Informação. São oferecidos cursos de pós-graduação, que incluem: especialização, mestrado acadêmico, mestrado profissional e doutorado, vale ressaltar que os cursos oferecidos possuem alta avaliação, carregando o título ‘centro de excelência e referência’.

Tem como missão contribuir para o bem da humanidade, promovendo o desenvolvimento das pessoas, da ciência, da tecnologia e da sociedade por meio da informática. 1.2 Identificação do Problema

Com crescentes reclamações sobre a falta de recursos e seu tempo de reposição no centro de informática, o tema acabou ganhando o foco principal do projeto. O setor responsável por controlar os recursos, a oficina, tem o papel de monitorar diariamente a quantidade de recursos disponíveis, porém nem sempre

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essa medida é eficaz, dependendo muitas vezes de reclamações de usuários, para que uma solicitação de reposição seja enviada para a gestão predial.

Atualmente a ferramenta utilizada para controle é o excel, que é atualizada diariamente, não possuindo um sistema que informe falta de materiais. Outro diagnóstico observado é o tempo levado para a chegada de novos recursos, pois ao ser detectado a falta de recursos, a oficina aciona e envia à gestão predial, por meio de uma planilha excel, a lista dos materiais em falta, fazendo com que uma solicitação seja enviada, via documento, para o setor financeiro analisar as informações, gerando outra solicitação, via documentação, com o orçamento, que possuir como destino a Pró-Reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças (Proplan), órgão responsável por aprovar orçamento e realizar o pregão, com a finalidade de contratar a empresa responsável. Não existindo assim um sistema de informação que integre os processos.

1.3 Stakeholders Os stakeholders incluem a equipe de desenvolvimento e gestão de projeto:

Annemberg Nascimento, Eliardo Cláudio, Elson Santos , Robson junior e o professor Jaelson Castro.

Os usuário do CIn e a oficina são diretamente afetados durante o processo, pois lidam com a falta de recursos e precisam monitorar diariamente a falta de materiais. A gestão predial, Proplan, setor financeiro e a empresa terceirizada, são indiretamente afetados durante o processo, pois sofrem com inúmeras solicitações, em documentos , para reposição de recursos.

● Usuários do centro de informática: Sofrem com a falta e a demora de reposição de recursos;

● Oficina: Dificuldade em monitorar os recursos diariamente; ● Gestão Predial: Analisa a planilha de excel, enviada pela Oficina; ● Proplan: Analisa e aprova orçamentos; ● Setor Financeiro: Gera o orçamento de acordo com os materiais em

falta da planilha gerada pela Oficina que foi demandado pela Gestão Predial;

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● Empresa terceirizada: Fornecerá serviços/recursos ao CIn, uma vez que tenha sido selecionada pelo ‘pregão’, que é realizado pela Proplan;

1.4 Metodologia Com o tema definido, a primeira etapa teve como prioridade encontrar

profissionais que trabalham nas áreas e setores envolvidos, e qual setor iria iniciar o processo. Com a contribuição de técnicos que trabalham no centro de informática, foi identificado como setor inicial do processo a Oficina, e agendado uma entrevista com dois profissionais da área, a fim de levantar requisitos e diagnosticar outros problemas enfrentados. Os entrevistados, Djailson Bezerra e Tadeu Santos, responderam alguns questionamentos. Nenhum roteiro padrão foi seguido, mas vários assuntos foram explorados, como quais seriam as principais dificuldades para monitoramento desses recursos, a burocracia do processo, os principais fatores para a falta e o atraso de reposição de materiais, quais setores envolvidos no processo e possíveis melhorias.

Após uma melhor visualização do processo, foram procurados profissionais

do setor da Pró-Reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças (Proplan) e do financeiro do Centro de Informática.

2. Especificação de Requisitos

Algumas notações serão utilizadas, tendo como finalidade uma melhor organização, serão utilizados os seguintes critérios de prioridade de requisitos.

● Desejável: São requisitos que não possui impacto sobre as funcionalidades

básicas do sistema, ou seja, o sistema funcionaria mesmo se estes não fossem implementados. Podem ser implementados em futuras versões.

● Essencial: Sem ele o sistema não irá entrar em funcionamento,

consequentemente não atingindo seu objetivo final. Nível de prioridade alta.

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● Importante: São requisitos que não tem impacto direto sobre o funcionamento do sistema, porém ele não irá funcionar de forma recomendada. O recomendável é a sua implementação. 2.1 Requisitos Funcionais

Os requisitos funcionais e não funcionais estão listado abaixo, de acordo com

os padrões definido anteriormente. 2.1.1. Indicador de níveis de recursos Descrição: O sistema alertar a Gestão Predial quando os níveis dos recursos estiverem abaixo do desejado. Prioridade: Essencial. 2.1.2. Plataforma para Criação e Envio de Documentos Descrição: O sistema disponibiliza um editor para que os documentos de solicitação de compra, e orçamentos possam ser redigidos, e editados, e enviado para outros usuários do sistema. Prioridade: Essencial. 2.1.3 Cadastro de Recursos Descrição: A aplicação possui uma lista de recursos cadastrado a ela, que são cadastrada pelos técnicos da oficina . Prioridade: Essencial. 2.1.4 Visualização de Recursos Descrição: Os técnicos do setor de oficina em conjunto com a gestão predial visualiza os materiais que estão perto de faltar. Prioridade: Essencial. 2.1.5 Visualização dos Pesos Descrição: Caso muitos recursos esteja em nível de alerta, a gestão predial tem acesso aos recursos e seus pesos, que será definido pelo grau de importância do material, a aplicação oferecerá uma nota de zero a cinco. Prioridade: Desejável

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2.1.6 Ranking de Importância Descrição: A gestão predial analisa o ranking gerado, pelo nível de importância de recursos. Prioridade: Importante. 2.1.7 Monitoramento e Gerenciamento Descrição: Os setores de oficina, gestão predial, financeiro e proplan acompanham o andamento do processo . Prioridade: Essencial. 2.2 Requisitos Não Funcionais 2.2.1 Segurança Descrição: A aplicação deve guardar informações importantes, como: Orçamentos e solicitações de compra . Prioridade: Importante. 2.2.2 Confiabilidade Descrição: As informações devem ser obtidas de fontes seguras. Prioridade: Importante. 2.2.3 Processo Ágil Descrição: O sistema deve enviar informações em tempo real para diferentes setores. Prioridade: Importante. 2.2.4 Interface Amigável Descrição: O sistema deverá ser intuitivo, de modo que o usuário possa utilizar todas as suas funcionalidades em apenas uma página.. Prioridade: Desejável. 3. Modelagem

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3.1 Modelo BPMN do processo AS IS [Figura 1]

Na notação encontra-se o esquema BPMN na Figura 1. O presente relatório irá descrever uma modelagem dos requisitos necessários para os processos de reposição e reparo dos recursos do CIn, com intuito de otimizar esses processos. A figura 1 mostra dois processos que possuem atividades dependentes entre si. Na primeira piscina olhando de baixo pra cima é detalhado o processo que envolve o usuário. Supondo que o usuário entra no CIn ele irá utilizar os recursos; caso não haja recursos para serem utilizados, o usuário informa pra Oficina que não há recursos para serem utilizados ou está danificado. A partir disso entramos na piscina da Oficina que além de receber informações da oficina, ela também monitora diariamente todos recursos do Cin de forma manual; caso os recursos do Cin estejam acabando ou danificados, será feita uma nova análise é possível reparar esses recursos; se sim, o recurso será reparado e a planilha do excel utilizada pela Oficina será atualizada, caso contrário a Oficina irá informar para Gestão Predial que determinados recursos estão faltando.Já na piscina da Gestão Predial ela irá analisar as informações enviadas da Oficina, depois gerar solicitação de compra que será enviada para próxima piscina que é o Setor Financeiro, após o envio da documentação, um temporizador será iniciado dentro da piscina de Gestão Predial aguardando a confirmação do Setor Financeiro para finalizar esse processo. Após o Setor Financeiro receber a solicitação de compra um orçamento será gerado e encaminhado para Proplan, um novo temporizador ficará aguardando o aval final da Proplan; caso o orçamento seja analisado e aprovado pela Proplan, o Setor Financeiro e a Gestão Predial serão informados sobre a aprovação ou não para que seus processos sejam encerrados. Feito isso a Proplan realiza o pregão e entra em contato com a empresa terceirizada responsável pela reposição dos recursos.

3.2. Modelo BPMN do processo TO BE [Figura 2] Na modelagem do processo TO BE, foi inserido o sistema, que tem por

objetivo facilitar e melhorar o processo de compra atual. Nota-se que agora, o sistema passa a enviar notificações para a Oficina, a Gestão Predial, e o Setor Financeiro. Desta forma, torna-se mais fácil a comunicação entre os setores, tornando o processo mais fluido e menos vagaroso. Agora, o fluxo de mensagens entre os envolvidos no processo passa a possibilitar um acompanhamento da situação do processo, e evitando assim a necessidade de enviar e-mails ou fazer ligações para consultar o processo de compra. Com isso, alguns pontos do

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processo que o tornavam mais lento podem ser retirados, otimizando assim o processo atual.

3.3. Modelo de Dependência Estratégica AS-IS [Figura 3]

Com a modelagem de dependência estratégica, tornou -se possível identificar

os atores envolvidos no processo, e como eles dependem entre si para que o processo de solicitação de compra de recursos seja concluído. A oficina, que foi o primeiro envolvido no processo que conseguimos contatar e entrevistar, foi identificada como dependente dos usuários para recolher algumas informações a respeito dos níveis dos usuários, que por sua vez, esperam da oficina que os recursos sejam repostos rapidamente. A oficina depende da gestão predial para que os materiais sejam comprados, e a Gestão Predial necessita receber da oficina as informações sobre os níveis dos recursos, que estão contidos atualmente em uma planilha excel, como já foi citado no modelo BPMN AS IS. O setor financeiro do CIn depende da Gestão Predial para receber o documento de solicitação de compra, e gerar o orçamento, do qual a Proplan depende para analisar e aprovar ou não o orçamento. Nota-se que desde a oficina, espera-se que solicitação de compra seja aprovada, a fim de que os recursos sejam repostos. Já a Proplan, espera que a empresa terceirizada ofereça custo-benefício em seus produtos, para que a mesma seja aprovada no pregão. Já a terceirizada depende da Proplan para poder participar do pregão. Identificamos que em todos os setores do CIn, um dos requisitos funcionais mais presentes foi a agilidade no processo, fator esse que será melhor explanado no Modelo seguinte.

3.4. Modelo de Razão Estratégica AS IS [Figura 4]

Na explosão dos atores no modelo de razão estratégico, tornou-se possível verificar algumas outras atividades relacionadas ao processo que atingem diretamente o processo de aquisição de recursos. Notou-se que os envios e recebimentos de documentos, a comunicação entre os setores e órgãos da universidade, e a quase total ausência de informações a respeito do processo o tornam lento, excessivamente burocrático e consequentemente, o usuário acaba pagando o preço, tendo que esperar um tempo elevado para a reposição dos recursos. Para resolver este problema, propusemos o sistema descrito neste projeto, que ao ser

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inserido no contexto da aquisição de recursos, visa minimizar os problemas de comunicação e acompanhamento do processo de maneira efetiva.

3.5. Modelo de Dependência Estratégica TO-BE [Figura 5]

Com a inserção do sistema, os usuários deixariam de depender dos outros em algumas atividades, como a de envio e recebimento de documentos, e poderiam monitorar o processo a partir do sistema, bem como fazer toda a comunicação e envios e recebimentos necessários no processo. Os funcionários do Cin agora passariam a gerar toda a documentação no sistema, e enviá-los entre si através da mesma, poupando o tempo de ter que redigir o modelo em outra plataforma, e enviá-la de maneira menos efetiva. Nota-se através do modelo que algumas atividades são modificadas, como será na descrito no tópico seguinte.

3.6. Modelo de Razão Estratégica TO-BE [Figura 6]

Na expansão dos atores no novo modelo mostra de maneira de maneira mais

detalhada o funcionamento do sistema, e como ele se relaciona com as atividades feitas pelos usuários. Os funcionários da Gestão Predial agora recebem os indicadores diretamente no sistema, não necessitando assim ter que interpretar os valores contidos nas planilhas do Excel, e imediatamente recebem o alerta quando os valores do atingem os níveis abaixo do necessário. os documentos podem ser enviados de maneira instantânea através do sistema, poupando assim, tempo, e tornando o processo mais produtivo, alcançando assim o softgoal de Processo Ágil. Com a inclusão do acompanhamento do processo, os envolvidos poderão acompanhar os trâmites do processo, e assim poder se antecipar a várias situações no processo decisório de gerenciar os recursos do CIn.

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4. Conclusão

Após uma análise detalhada dos processos para reparo e reposição de

recursos do CIn, foi percebido que não há um sistema automatizado de verificação dos recurso, os recursos são monitorados de forma manual, algumas vezes com informações de alunos ou com o monitoramento do próprio pessoal da Oficina, que que diariamente fazem a vistoria dos recursos do CIn. Ao entender o funcionamento desses processos, foi de grande importância a implicação de idéias que otimizem os processos de monitoramento e solicitação desses recursos, a fim de tornar o processo menos longo e o mais eficiente possível.

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5. Apêndice

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Figura 1: Notação BPMN do processo AS IS

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Figura 1.2: Subprocesso Participar do Pregão.

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Figura 2. Modelo BPMN do processo TO BE

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Figura 3: Modelo de Dependência Estratégica.

Figura 4: Modelo de Razão Estratégica.

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Figura 5: Modelo de Dependência Estratégica TO-BE.

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Figura 6: Modelo de Razão Estratégica TO-BE

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6. Referências

- [1] Centro de Informática Disponível em : < http://www2.cin.ufpe.br/site/secao.php?s=1&c=1> Acesso 03 de maio de 2017

- [2] Projeto de Software utilizado para consultas. Disponível em: http://www.fatecitu.edu.br/documents/Modelo2-ProjetodeSoftware-Lilian.doc

- [3]Material da disciplina de IF716 - Especificação.Disponível em : http://www.cin.ufpe.br/~if716/material.php

- [4] Projetos anteriores utilizados para consultas.Disponível em: http://www.cin.ufpe.br/~if716/projetos.php

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7. Glossário

● Stakeholders : Os stakeholders nada mais são do que as pessoas e as organizações que podem ser afetadas por um projeto, de forma direta ou indireta, positiva ou negativamente. Eles também são conhecidos por serem as partes interessadas, que fazem parte da base da gestão de comunicação, e são muito importantes para o planejamento e execução de um projeto.

● Gestão Predial: Setor responsável por fazer o gerenciamento do patrimônio físico de uma instituição.

● Pregão: Modalidade de licitação para aquisição de bens e serviços comuns em que a disputa pelo fornecimento é feita em sessão pública, por meio de propostas e lances, para classificação e habilitação do licitante com a proposta de menor preço.

● Proplan: Pró-reitoria de Planejamento e Orçamento da Universidade Federal de Pernambuco.

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8. Relatório da equipe Segue abaixo a porcentagem de esforço de cada membro da equipe:

Nome do integrante Esforço Assinatura

Annemberg Gomes Nascimento 25%

Eliardo Cláudio Ferreira 25%

Elson Rodrigues Santos 25%

Robson Soares da Silva Júnior 25%

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