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AVALIAÇÃO DE SOFTWARES LIVRES DE BPMN PARA
MAPEAMENTO DE PROCESSOS. Área temática: Gestão Estratégica e Operacional
Wellington Sousa Aguiar
Mariana Damasceno
Francisco Melo
Resumo: A dinâmica empresarial exige das empresas estratégias bem desenhadas e bem
definidas. Empresas de médio e grande porte necessitam de padronização em suas
atividades. O mapeamento de processos é primordial no funcionamento destas empresas,
mantendo a padronização e qualidade em suas atividades. O objetivo da pesquisa foi
avaliar os softwares livres de mapeamento de processos a partir de critérios estabelecidos
e levantados das dificuldades encontradas na utilização dos mesmos e assim criando um
ambiente no qual o pesquisador irá utilizar como parâmetro para escolha dos mesmos.
Foram selecionados 5 softwares com versões livres analisando-os a fim de definir qual se
adequaria melhor aos critérios pré-estabelecidos na pesquisa: Instalação (no computador
ou web), Navegação pelo sistema (interface), Facilidade de Uso, Clareza nas mensagens,
Simulações, Qualidade do suporte, Tempo de resposta do sistema, Frequência na
atualização das informações, Telas de Help e Qualidade nos manuais. A partir deste
estudo apenas dois softwares apresentaram resultados satisfatórios em relação aos
critérios escolhidos visto que os mesmos são versão livres e possuem limitações que
mesmo assim não afetam totalmente seu funcionamento.
Palavras-chaves: BPMN, Processos Gerenciai, Software Livre, Mapeamento De
Processos.
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1. INTRODUÇÃO
A dinâmica empresarial exige das empresas estratégias bem desenhadas e bem
definidas. Empresas de grande porte necessitam de padronização em suas atividades,
principalmente quando são empresas de atuação nacional. O mapeamento de processos passa
assim a ser primordial no funcionamento destas empresas, mantendo a padronização e
qualidade em suas atividades.
As técnicas de mapeamento e modelagem de processos evoluíram muito nos últimos
anos com o apoio de ferramentas tecnológicas, softwares de mapeamento, que facilitam e
agilizam a tarefa de mapear, modelar e acompanhar a execução dos processos gerenciais e
operacionais.
Com a necessidade crescente de automatizar e acompanhar os processos gerenciais as
grandes empresas de tecnologia entraram na disputa por este mercado, empresas como IBM,
Unisys, Oracle, SAP, entre outras, partiram na frente no desenvolvimento de softwares para
gestão de processos, com grande qualidade, suporte e automatização, mas de preços
inacessíveis para pequenas e médias empresas. Neste cenário surgem os Softwares livres de
gestão de processos.
O objetivo principal deste projeto é avaliar softwares livres de mapeamento de
processos a partir de critérios pré-estabelecidos criando assim um ambiente de testes de
softwares para instalar, utilizar e avaliar os mesmo em Gestão de Processos. Alunos de
Administração e Processos Gerenciais utilizaram este ambiente para treinar nestas
ferramentas, possibilitando uma avaliação qualitativa e comparativa dos softwares escolhidos
para a pesquisa.
Software livre, segundo a definição criada pela Free Software Foundation é qualquer
programa de computador que pode ser usado, copiado, estudado e redistribuído sem restrições
de propriedade. Grupos de estudo em processos gerenciais passaram a desenvolver
juntamente com as áreas de pesquisa em TI os softwares livres que aqui pretendemos estudar.
Este trabalho pretende estudar e avaliar através da utilização, softwares livres de
gestão de processos disponíveis no mercado, para conhecimento da academia e do mercado,
facilitando assim a escolha por parte das empresas que precisam destas ferramentas.
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2. REFERENCIAL TEÓRICO
Os processos organizacionais são relevantes para a organização, pois definem a forma
como as atividades devem ser realizadas. Segundo Oliveira (1996, APUD Araujo 2011):
processo é um conjunto de atividades sequenciais que apresentam relação lógica entre si, com
a finalidade de atender e, preferencialmente, suplantar as necessidades e expectativas no plano
interno e externo.
Os mapas de Administração costumam ser chamados esquemas, termo emprestado da
psicologia cognitiva. O problema consiste em como armazená-los e torná-los imediatamente
disponíveis. Os esquemas fazem isso representando conhecimentos em diferentes níveis, isso
possibilita que as pessoas criem quadros complexos a partir de dados rudimentares. Por
exemplo, quando um profissional precisa registrar diagramas que representam as formas que a
sua organização precisa agir para atender sua operação com qualidade e padrão.
Um processo é uma sequência de atividades com um objetivo específico, isto é, após
realizar todos os passos do processo, chega-se a um resultado (CAMPOS, 2013).
2.1 Mapeamento dos processos organizacionais
O mapeamento de processos é uma ferramenta com objetivo de aperfeiçoar os
processos existentes ou de implantar uma nova estrutura voltada para processos. É uma
técnica geral utilizada por empresas para entender de forma clara e simples como uma
unidade de negócio está operando, representando cada passo de operação dessa unidade em
termos de entradas, saídas e ações.
Essa visão de compreensão e documentação é fundamental para diversas metodologias
de melhoria de processos, como o Seis Sigma e o Lean Manufacturing: é a partir de um mapa
bem estruturado do processo que sugestões de melhoria e pontos de atuação dessas
metodologias podem ser elencados e observados em mais detalhe.
A Análise e Modelagem de Processos permite descobrir, identificar, classificar e
mapear os processos-chave e os processos críticos (VALLE e OLIVEIRA, 2009).
Esse mapeamento envolve 03 (três) etapas:
1. Determinar o processo e a ferramenta de mapeamento utilizada;
2. Determinar o nível de detalhe e as informações necessárias;
3. Verificação e validação do mapa do processo.
Deve ser realizada uma análise do ambiente organizacional, objetivando identificar as
atividades realizadas em cada área, os responsáveis por cada uma e as melhorias que podem
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ser realizadas, a partir da comparação entre a forma de execução atual e as melhores práticas
de mercado, sempre visando a otimização e a redução dos riscos.
A gestão de processos de negócios, conhecida como BPM – Business Process
Management, é uma técnica fundamental de gestão que inclui métodos e ferramentas para
suportar as fases do ciclo de vida de processos de negócio. Em curto espaço de tempo
utilizando a BPM, as empresas melhoram a rentabilidade, reduzem desperdícios e custos, no
longo prazo, a BPM ajuda a manter as companhias sensíveis às mudanças de negócios
(TURBAN, 2013).
2.2 Desenho dos processos
O desenho de processos é o planejamento intencional e pensado sobre como os
processos de negócio devem funcionar e como são medidos, regulados e gerenciados.
Essa fase envolve a criação de especificações para a empresa diante das definições de negócio
dentro do contexto das metas da empresa, como também dos objetivos existentes diante do
desempenho dos processos.
O desenho deve fornecer as diretrizes sobre a aplicação dos fluxos e regras, bem como
as aplicações do negócio, controles financeiros e operacionais e a interação com outros
processos internos e externos.
Desenhar os processos significa utilizar as informações obtidas na fase de mapeamento dos
processos, levando em consideração as necessidades e cultura específicas da organização,
para estruturar a forma de realizar as atividades buscando obter a formalização dos
procedimentos, otimização dos recursos e melhoria das atividades.
A notação BPMN (Business Process Model and Notation) é uma técnica rica em
elementos que possibilita o mapeamento de processos dos mais diversos tipos e de todas as
áreas de negócio. Esta notação é hoje a mais utilizada nos ambientes corporativos no mundo
todo e incorporada aos principais softwares de gestão de processos (CAMPOS, 2013).
Uma organização será mais efetiva se houver um trabalho interno de melhoria
contínua de seus processos e aperfeiçoamento de sua estrutura organizacional, para melhor
suportar e apoiar os processos operacionais e de gestão (GONÇALVES, 2012).
Os processos devem estar adaptados à empresa, visando permitir que as atividades
fluam no ritmo das operações. Entretanto, não se deve deixar de implantar os pontos de
análise e revisão necessários ao controle das operações e redução dos riscos aos quais a
empresa está exposta, ou seja, os processos devem permitir que as atividades ocorram
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normalmente, apresentando rastro dos procedimentos realizados e obtendo os resultados
esperando visando atingir as metas organizacionais.
2.3 Implantação dos processos
A implantação de processos é caracterizada pela aplicação do processo configurado
dentro do contexto cultural e organizacional da empresa. Com a implantação dos processos,
os colaboradores envolvidos na execução das suas tarefas passam a trabalhar em:
(a) entregar as tarefas que cada colaborador deve executar, evitando erros;
(b) apresentar todas as informações necessárias à execução de cada tarefa, levando
produtividade;
(c) informar o tempo que cada colaborador tem para executar a tarefa, reduzindo os
atrasos;
(d) fazer a leitura e gravação de informações nos sistemas internos da empresa,
diminuindo o trabalho dos colaboradores.
Na implantação, os processos mapeados e desenhados são colocados em prática e
observados, visando analisar e verificar se os processos estão adequados e adaptados para a
empresa, atendendo as necessidades específicas e cumprindo os objetivos de otimização das
atividades da empresa com o objetivo do atingimento das metas organizacionais.
Cada vez mais está caracterizado que os controles necessitam atuar com uma
finalidade preventiva dentro de uma organização, não adianta somente identificar e corrigir
um problema após a sua ocorrência, os controles precisam proporcionar segurança quanto à
inexistência de novos desvios nos processos (DIAS, 2011).
A qualidade desta fase terá grande influência na forma como os colaboradores da
empresa irão aproveitar os benefícios da automatização dos processos.
3. METODOLOGIA
A natureza do problema objeto desta pesquisa conduz ao uso de metodologia do tipo
pesquisa de campo, em que vários softwares foram analisados em busca dos melhores,
servindo assim para o uso acadêmico e profissional.
Esta é uma pesquisa qualitativa, em que o pesquisador se aprofunda sobre os casos
estudados e suas implicações. Na pesquisa qualitativa, o pesquisador participa, compreende e
interpreta (MICHEL, 2009).
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Esta pesquisa utilizou uma abordagem de natureza qualitativa, por ser a mais adequada
para explorar o problema em questão, que é a dificuldade de acesso aos livros necessários
para a formação acadêmica de discentes de graduação tecnológica.
Segundo Creswell (2010) “a pesquisa qualitativa é um meio para explorar e para
entender o significado que os indivíduos ou grupos atribuem a um problema social ou
humano”.
A abordagem qualitativa pesquisa detalhadamente os fenômenos do ambiente
estudado, o pesquisador vive e conhece a realidade deste grupo ou ambiente. Na pesquisa
qualitativa, o pesquisador participa, compreende e interpreta (MICHEL, 2009).
Na abordagem qualitativa os pesquisadores coletam evidências em várias fontes, tais
como entrevistas, observações e documentos, não se confiando em uma única fonte.
Finalmente, eles examinam todas as evidências, extraem sentido delas e as organizam em
categorias ou temas (CRESWELL, 2010).
O estudo de caso é uma “investigação empírica que investiga um fenômeno
contemporâneo em profundidade e em seu contexto de vida real... especificando quando os
limites entre o fenômeno e o contexto não são claramente evidentes” (YIN, 2010).
A pesquisa foi realizada entre novembro/2014 a agosto/2015 onde foram selecionados
5 softwares livres mais usados na modelagem de processos e a partir deles foi criado um
conjunto de 10 critérios que que seriam observados durante a utilização dos mesmos. Foi
criado um processo padrão quem foi usado de exemplo e foi replicado nos 5 softwares e
observado as dificuldades encontradas durante a utilização do software.
A pesquisa proposta buscará ainda objetivos secundários próprios da iniciação
científica e do estudo de processos gerenciais, como:
- Introduzir o aluno pesquisador no mundo da pesquisa científica.
- Conhecer o ambiente organizacional e a utilização de mapeamento de processos.
- Conhecer softwares livres de Gestão de processos.
- Avaliar a qualidade dos softwares livres.
- Conhecer o BPMN (Business Process Model and Notation).
- Introduzir os alunos envolvidos na pesquisa no mapeamento e modelagem de
processos.
Este trabalho utilizou como método a pesquisa bibliográfica para criar um referencial
teórico consistente.
Resumindo, a pesquisa pode ser caracterizada conforme a Figura 2, abaixo.
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Figura 2 – Caracterização da Pesquisa.
CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA DESCRIÇÃO
QUANTO AO MÉTODO ESTUDO DE CASO MÚLTIPLO
QUANTO À ABORDAGEM QUALITATIVA
QUANTO AOS FINS EXPLORATÓRIO
QUANTO AOS MEIOS PESQUISA DE CAMPO E DOCUMENTAL
QUANTO AOS OBJETIVOS APLICADA 2
Fonte: Adaptação do autor.
4. LEVANTAMENTO DOS DADOS
Foi desenhado um processo padrão para que o mesmo fosse simulado em todos os
outros softwares a fim de levantar dados suficientes para a avaliação qualitativa de todos.
Através das respostas dos alunos pesquisadores foi possível realizar a comparação e destacar o
potencial de cada software relacionado aos seguintes critérios: Instalação (no computador ou
web), Navegação pelo sistema (interface), Facilidade de Uso, Clareza nas mensagens,
Simulações, Qualidade do suporte, Tempo de resposta do sistema, Frequência na atualização
das informações, Telas de Help e Qualidade nos manuais. Os softwares testados inicialmente
foram BiZagi Process Modeler, Bonita Open Solution, Sydle Seed, Dia e ProcessMaker.
BizAgi Process Modeler – Uma das ferramentas de modelagem mais conhecidas do mercado
pois apresenta recursos fáceis de usabilidade. Todo processo é modelado em notação BPMN e
é possível também gerar toda documentação que será usada nos processos. Inicialmente
precisa de um cadastro para poder baixar o arquivo “exe”. Software é muito intuitivo, e o
display visual dos mapas de processo é fantástico. A configuração inicial é simples, recursos
on-line são muito úteis e serviço ao cliente é excelente. A capacidade de compartilhar os
modelos de processos ajudar na construção de um sistema maior. É excepcionalmente
abrangente, para não mencionar livre. Após breve pesquisa é possível constatar que o mesmo
é bem utilizado pois possui inúmeras comunidades e blog ensinando e compartilhando
exemplos de suas aplicações. O BizAgi é uma ferramenta paga, mas possui módulo gratuito
para modelagem do processo (o módulo em estudo). Este módulo gratuito não é um BPMS,
pois não automatiza o processo, apenas permite sua definição através da linguagem de
modelagem BPMN. O software atendeu 9 dos 10 critérios que usamos para avaliação sendo
um pouco complicado o modulo de simulação.
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Bonita Open Solution – O Bonita Open Solution, uma ferramenta de software livre de
gerenciamento de processos de negócios (BPM) baseada em Java™, permite modelar,
configurar e executar fluxos de trabalho de negócios sem escrever uma única linha de código
Java. Concorrente direto do Bizagi Modeler o software possui recursos semelhantes mais
necessitando de um bom conhecimento do software para sua utilização. Precisa de um
cadastro para poder baixar o arquivo “exe”. O software é muito fácil na sua navegação,
atendendo os critérios usados para avaliação mesmo precisando de uma leitura inicial no
material de apoio. O modulo de simulação é muito interativo e logo as telas são apresentadas
com todas as atividades do processo. Além de ter personalização completa interfaces web,
desenvolvimento de processos em escala empresarial sendo do mais básico ao complexo mais
a implementação em qualquer tipo de infraestrutura (tecnologia). O BonitaSoft possui uma
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versão gratuita, mas a aquisição de pacotes pagos agrega mais funcionalidade ao software. O
software atendeu 7 dos 10 critérios que usamos para avaliação sendo um pouco complicado o
modulo de simulação.
SYDLE SEED – é um processo de gestão que tem como vantagem se conectar de qualquer
lugar, pois a interatividade é 100% via web. O software utiliza como metodologia a notação
BPM, o padrão mais utilizado no mercado com edição de processos. O sistema funciona
direto no browser a partir de um cadastro simples no site. Possui uma interface simples com
várias funcionalidades e bem interativa na hora de construir o diagrama. Necessita de um bom
conhecimento de programação para poder usar todas as funcionalidades mesmo sendo versão
community pois as telas de simulação de processo/atividades necessitam disso. Em relação a
disponibilização é em nuvem e pode ser visto por todos que foram cadastrados como
participantes do processo. O acesso é limitado em 10 pessoas na versão testada. O software
atendeu 8 dos 10 critérios que usamos para avaliação sendo um pouco complicado o modulo
de simulação.
PROCESS MAKER - é uma ferramenta open source para gerenciamento de processos de
negócios (BPM) ou um software de automação de workflows. O ProcessMaker é uma
aplicação web em AJAX, SOA, que possibilita os usuários que se encontram na matriz e/ou
nas filiais, criarem processos e compartilhar fluxos de trabalho, customizar formulários,
gerenciar os processos e aumentar a qualidade dos relatórios. Tem um editor do fluxo de
trabalho baseado em web, sendo necessário apenas arrastar e soltar os componentes para
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modelagem do processo permite conexão com bancos de dados externos incluindo MySQL,
PostgreSQL, Oracle e SQL Server e também possui Serviços Web para conectar-se com
fontes de informação de terceiros. O ProcessMaker possui uma versão gratuita que suporta
todas as características mencionadas acima, mas não dá direito a suporte e garantias. A versão
comercial fornece pacote com suporte técnico, além de outras funcionalidades como relatórios
em tempo real e Dashboards. O software atendeu 8 dos 10 critérios que usamos para
avaliação sendo um pouco complicado o modulo de simulação.
DIA – Dia é mais ou menos inspirado pelo programa do Windows comercial 'Visio', embora
mais orientado para diagramas informais para Caso de Uso. Ele pode ser utilizado para
desenhar diversos tipos diferentes de diagramas. Atualmente, conta com objetos especiais
para ajudar a desenhar diagramas de entidade relacionamento, diagramas UML, fluxogramas,
diagramas de rede e muitos outros diagramas. Sendo código aberto o mesmo precisa ser
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instalado para ser utilizado, não possui ferramentas de simulação nem de web. Possui um
interface agradavel e é bem intuitivo mesmo não sendo automatizado como os demais facilita
muito o trabalho na hora de desenhar os fluxos de trabalhos. O software atendeu 6 dos 10
critérios que usamos para avaliação sendo um pouco complicado o modulo de simulação.
5. RESULTADOS
A seguir faz-se um comparativo entre os softwares apresentados (Quadro 1) com o objetivo
de expor as diferenças entre elas. Os critérios estabelecidos para a comparação se originaram
da utilização e dificuldades encontradas nos softwares. Além destas características, foram
incluídas outras características que facilitam a criação, o gerenciamento e a exceção dos
processos.
A versão gratuita do BizAgi atende a quase todas as características do quadro
comparativo. A versão gratuita quadro comparativo, permite a modelagem do processo, bem
como várias outras aplicações. Quase todos os softwares comparados permitem a modelagem,
simulação e execução dos processos.
A primeira característica analisa a instalação dos programas onde apenas ProcessMaker
apresentou uma dificuldade maior pois necessita de softwares auxiliares para rodar, mesmo
seguindo os manuais o mesmo necessita de um certo conhecimento para finalizar a instalação.
O segundo e o terceiro critérios analisam a usabilidade dos softwares pois verificamos
a manipulação das ferramentas e comandos onde o Bonita e o SYDLE apresentaram maior
dificuldade necessitando de uma leitura mais profunda em seus manuais e várias consultas aos
fórum e documentação.
Sistema Teste
BiZagi Process
Modeler (ok)
Bonita Open Solution
(COMMUNITY) (ok)
Sydle
Seed (ok) DIA (diagrama)
Process Maker
CommunityInstalação Dificil ------ Fácil Fácil Fácil Fácil Fácil Dificil
Navegação pelo Sistema Dificil ------ Fácil Fácil Dificil Fácil Fácil Fácil
Facilidade do uso Dificil ------ Fácil Fácil Dificil Dificil Fácil Fácil
Clareza nas mensagens Obtusa ----Clara Clara Clara Dificil Dificil Clara
Simulações Dificil ------ Fácil Dificil Fácil Fácil - Dificil
Qualidade no suporte Rápida -----Lenta Rápida Rápida Rápida - Lenta
Tempo de Resposta do sistema Rápida -----Lenta Rápida Lenta Rápida Rápida Lenta
Frequencia na atualização das informações Rápida -----Lenta Rápida Rápida Rápida Lenta Rápida
Telas de Help Confusa----Intuitiva Intuitiva Intuitiva Intuitiva Intuitiva Intuitiva
Qualidade nos Manuais Ruim----Otima Otima Otima Otima Otima Otima
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O Quarto critério analisava a clareza nas mensagens enviadas do sistema sendo elas de erro ou
ajuda. Tanto o SYDLE como DIA não apresentam mensagem de erro ou ajuda.
O quinto critério analisou a ferramenta de simulação de processos sendo que apenas o
SYDLE e Bonita foram fáceis de configurar e manipular os dados.
O sexto critério analisou a qualidade do suporte nos sites onde duvidas eram
solucionadas a partir do site do software, neste quesito apenas o ProcessMaker se demostrou
lento na solução das dúvidas.
O sétimo critério analisava o tempo de resposta os comandos enviados ao sistema
sendo que por várias vezes os mesmos demoravam a responder a algum comando ou
atualização principalmente os softwares via web.
O oitavo critério analisava o tempo de atualização das versões sendo que apenas o
DIA que apenas gráfico não era atualizado com a mesma frequência dos outros avaliados
mesmo assim sendo atualizados várias vezes.
O nono critério analisava as telas de ajuda contidas nos softwares, sendo que todos
apresentaram ótima documentação complementar que auxiliava na resolução de dificuldades
encontradas.
O decimo critério avaliava a as documentações contidas nos sites para auxiliar na
manipulação do software, por serem muito difundidos no meio do BPM todos apresentavam
vários fóruns, comunidades e documentações bem como exemplos do uso dos mesmos.
Ficando assim fácil de utiliza-los.
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6. CONCLUSÕES
Após a análise comparativa, BIZAGI e BONITA foram os que mais se destacaram,
pela interface, fácil navegação, vasto material de apoio (manuais, artigos e vídeos) e são
totalmente funcionais mesmo na versão free.
Os demais possuem suas funcionalidades e podem também ser utilizados para a
modelagem mais necessitam de um conhecimento maior dos mesmos para isso e apresentar
resultados corretos e sem apresentar erros característicos de falha humana.
A pesquisa apresentou duas grandes verdades:
(1) As empresas necessitam do Mapeamento de Processos para atingir seus objetivos
estratégicos, pois estes garantem a qualidade e padronização dos processos
executados.
(2) Existem softwares livres de qualidade que são de fácil acesso e utilização, com
excelente relação custos x benefícios.
(3) As utilizações destes softwares são importantes e depende da fundamentação
teórica aplicada.
A utilização dos softwares contribui para a concepção e automatização dos processos
de uma empresa definindo as ligações entre a cadeia de suprimentos e o gerenciamento
econômico/financeiro, entre os processos de fabricação e comercialização, etc. Essas
ferramentas treinam para o uso de ações estratégicas utilizadas para contornar o surgimento de
fatores imprevisíveis nos processos de negócio, causados pela dinâmica do mercado. Assim,
permitem maior rapidez, e melhores análises a partir do monitoramento das principais
atividades da empresa. Considerando que as aplicações baseadas em processos de negócio
são amplas, propõe-se a partir das experiências relatadas aqui definir o uso de sistemas BPM
para apoiar na modelagem de processos.
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