projecto de consultoria na Área da gestÃo...

PROJECTO DE CONSULTORIA NA REA

DA GESTO DE RECURSOS HUMANOS

Concurso para Atribuio do Ttulo de Especialista em Recursos

Humanos (347)

MARIA JOO ASSOREIRA RAPOSO

Janeiro 2011

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NDICE

1. Introduo pg. 3

2. Caracterizao da Organizao pg. 7

3. O Projecto pg. 9

3.1. Desenvolvimento do Projecto pg. 11

4. Consideraes Finais pg. 24

5. Anexos pg. 26

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1.INTRODUO

A motivao para apresentar esta candidatura a Ttulo de Especialista em

Recursos Humanos deve-se ao facto de ter desempenhado funes de Consultora

na rea da Gesto de Recursos Humanos durante catorze anos de actividade

profissional (1992 - 2006). Durante estes anos, coordenei inmeros projectos de

formao, desde a identificao de necessidades junto dos clientes seleco e

coordenao das equipas de formadores e posterior avaliao da formao.

Realizei e coordenei inmeros processos de Seleco de Pessoas para empresas

clientes. Elaborei Diagnsticos de Recursos Humanos em vrias empresas.

Participei em Processos de consultoria na rea de Recursos Humanos, em vrias

organizaes do tecido empresarial portugus.

Fui responsvel, durante trs anos e oito meses, pelo Departamento de

Recursos Humanos da Bolsa de Valores de Lisboa e Porto (2000 2003 tendo

como principais tarefas:

a) Responsvel pelos servios administrativos: registo e controle de dados

individuais, elaborao de cadastros e ficheiros, elaborao de relatrios e de

dados estatsticos, processamento das remuneraes, encargos e benefcios.

b) Responsvel pelas actividades relacionadas com o emprego:

Coordenao de processos de Seleco e Recrutamento de Pessoas, Gesto de

Carreiras. Elaborao e aplicao de instrumentos de descrio, anlise e de

avaliao de desempenho.

Responsvel pela Seco de Pessoal da Clnica Francesa durante trs anos (1992-

1995).

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O meu percurso acadmico tambm evidencia aquisio de competncias

nesta rea especfica da Gesto de Recursos Humanos, pois alm da licenciatura

em Gesto de Recursos Humanos e Psicologia do Trabalho, possuo o grau de

Mestre em Gesto de Recursos Humanos, atribudo pela Escola de Economia e

Gesto da Universidade do Minho, conforme o Curriculum Vitae apresentado e

cpia do respectivo diploma.

Assim, com o objectivo de me ser atribudo o ttulo de Especialista em

Recursos Humanos apresento um Projecto de Consultoria na rea da Gesto de

Recursos Humanos enquanto colaboradora da empresa MBA Consultores

Interdisciplinares de Gesto, Lda.

Este projecto foi desenvolvido por mim no perodo de Janeiro de 2000 a

Setembro de 2003.

A seleco deste projecto deve-se s caractersticas singulares da

Organizao em causa bem como ao projecto propriamente dito. Trata-se da

Reestruturao de uma das empresas do nosso sector financeiro nacional e sua

posterior fuso com um Grupo Financeiro Europeu.

Este projecto foi bastante aliciante e inovador por se tratar de uma

Organizao pertencente a uma rea de negcio muito especfica, a rea

financeira. Projecto abrangente na rea da Gesto de Recursos Humanos,

envolveu as caractersticas soft e a hard da Gesto de Recursos Humanos:

processamento de salrios, actualizao de cadastros, ficha individual dos

colaboradores, avaliao de desempenho, anlise e avaliao de funes, entre

outros. Foram delineadas estratgias e processos a implementar com a

Administrao da organizao.

Este projecto teve como principais objectivos:

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Criar e Implementar o Departamento de Recursos Humanos

na organizao situada no Porto com todas as

responsabilidades inerentes.

Fazer o Recrutamento e Seleco de novos colaboradores

para as diferentes reas organizacionais tanto para a

organizao em Lisboa como para a do Porto.

Fazer o levantamento das Necessidades de Formao.

Elaborar Descritivos Funcionais.

Criar o Manual de Acolhimento.

Criar a Ficha para a Avaliao de Desempenho e implementar

o processo.

Implementar e gerir eficazmente todo o processo de mudana

organizacional a nvel estratgico e ao nvel operacional.

Fazer a integrao dos colaboradores da organizao no

Grupo Europeu.

Por questes deontolgicas e por estar obrigada ao sigilo profissional irei

atribuir empresa, a denominao de Best In Market, SA (BIM). Pelas mesmas

razes o verdadeiro nome da organizao foi retirado dos formulrios e relatrios

aqui apresentados em anexo, aparecendo apenas o logtipo da empresa de

Consultoria em Gesto de Recursos Humanos MBA Consultores, na qual

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desempenhava funes de Consultora de Gesto Recursos Humanos, data do

projecto.

A empresa MBA Consultores uma empresa de Consultoria, fundada em

1981, especializada na Gesto de Recursos Humanos e Desenvolvimento

Organizacional.

Presta um servio aos seus clientes atravs de uma abordagem orientada

para o Desenvolvimento das Pessoas e dos Sistemas de Gesto de Recursos

Humanos, contribuindo activamente para o alinhamento das atitudes e

comportamentos dos colaboradores com a misso e estratgia da empresa.

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2. CARACTERIZAO DA ORGANIZAO

A organizao pertence a um Grupo do sector financeiro com grande

impacto no mercado interno e externo.

data da realizao do projecto, Janeiro de 2000, a sede do Grupo em

Lisboa, da qual fazem parte 54 colaboradores, com uma empresa no Porto com

48 colaboradores respectivamente, perfazendo um total de 102 colaboradores.

A organizao tem uma cultura prpria baseada na promoo da

sustentabilidade e nos valores da inovao, competncia e desenvolvimento

humano. Os traos essenciais dessa cultura so o rigor na gesto, a distino do

mrito, sendo o trabalho em equipa e a aprendizagem contnua dos seus

colaboradores valores essenciais nesta empresa. A sua cultura e os valores que

constituem as suas razes constituem o padro de comportamento que os

colaboradores devem respeitar, honrar e expressar na gesto dos seus negcios,

quer em negcios consolidados, quer em projectos de longo-prazo. Neste sentido,

para o Grupo, as suas caractersticas orientadoras so:

1) Criao de valor como primeiro objectivo da Administrao e dos

Colaboradores.

2) Transparncia da gesto atravs da Informao interna e Informao

externa.

3) Equidade no relacionamento com os Stakeholders.

4) Lealdade atravs da implementao de mecanismos que previnam a

ocorrncia de situaes de conflito de interesses.

5) Rigor na administrao dos diversos riscos subjacentes actividade do

Grupo.

6) Participao na deciso atravs da adopo de modelos colegiais nos

processos de tomada de deciso e no fomento do trabalho de equipa.

7) Desempenho e mrito como critrios fundamentais da poltica de

remunerao dos Colaboradores e Administradores.

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8) Harmonia no alinhamento entre os interesses dos Accionistas e dos

Administradores e Colaboradores.

O Grupo Best In Market SA, acredita que os seus colaboradores so um

elemento determinante na concretizao da sua viso e que uma adequada gesto

dos seus talentos contribui, fortemente, para o seu futuro sustentvel. Convicto

que o alinhamento da poltica de Recursos Humanos com a estratgia do Grupo

tendo por base os seus Valores, faz das suas pessoas a sua grande vantagem

competitiva. Assim, o Grupo BIM orienta as suas polticas de Recursos Humanos

em quatro pilares:

Fortalecer a cultura, partilhando os mesmos valores e princpios que se

traduzem em normas de actuao do grupo;

Desenvolver competncias, atravs de uma busca constante de

conhecimento e das melhores prticas;

Gerir o desempenho, estimulando e premiando os comportamentos que

conduzam ao atingir de objectivos desafiantes e alinhados com a estratgia;

Atrair e reter Talento de forma integrada, atravs de um processo

sistemtico de identificao, avaliao, desenvolvimento e reteno dos

colaboradores com potencial de crescimento e comprometidos com a sua

misso e valores. Os Colaboradores do Grupo, que sabem crescer com a

organizao, grato acreditar nas pessoas que os rodeiam, apostar no

contributo individual para a obteno de resultados colectivos e fazer do dia-

a-dia um permanente desafio de troca de experincias.

Acreditam que investir tempo e energia no dilogo, ensinar e aprender,

saber ouvir e comunicar, sem nunca faltar aos compromissos assumidos e

s regras estabelecidas, so as melhores garantias do seu futuro colectivo.

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3. O PROJECTO

Reestruturao da empresa Best In Market (BIM) Lisboa e Porto e

consequente fuso com um Grupo Financeiro Europeu.

Houve uma seleco criteriosa da equipa a funcionar no projecto, tendo em

ateno as competncias necessrias para o mesmo. Uma pessoa ficou com a

tarefa de fazer a administrao de salrios e eu fiquei responsvel pelo

Departamento Recursos Humanos da BIM. Assim, a equipa da MBA Consultores

teve por misso:

i. Criar e Implementar o Departamento de Recursos Humanos na

organizao situada no Porto com todas as responsabilidades

inerentes.

ii. Fazer o Recrutamento e Seleco de novos colaboradores para as

diferentes reas organizacionais tanto para a organizao em Lisboa

como para a organizao do Porto.

iii. Fazer o levantamento das Necessidades de Formao.

iv. Fazer os Descritivos Funcionais dos colaboradores da BIM Lisboa e

BIM Porto.

v. Criar o Manual de Acolhimento ao novo colaborador.

vi. Criar as Fichas para a Avaliao da Formao.

vii. Implementar e gerir eficazmente todo o processo de mudana

organizacional a nvel estratgico e ao nvel operacional.

viii. Fazer a integrao dos colaboradores da organizao no Grupo

Internacional.

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Para facilitar todo o processo, a equipa foi destacada para as instalaes da

BIM Porto.

Durante a primeira fase do projecto no foi muito fcil para a equipa estar

deslocada naquelas instalaes.

Os colaboradores percepcionaram que algo se estava a passar e como no

lhes tinha sido feita, at data, nenhuma comunicao formal sobre o processo,

existia muita insegurana e desconfiana em relao equipa de consultores

externos.

Foi-nos atribudo o espao que ns consideramos ser o melhor para a

equipa da MBA, Consultores se instalar. No tinha grande visibilidade, permitia-nos

deslocar para reunies fossem elas com a Administrao ou qualquer Director de

Departamento sem causar grande rudo na organizao. Ficamos num gabinete

que se encontrava no 3 piso, junto do hall dos elevadores, atribudo a um dos

Departamentos da Organizao, que pelas suas caractersticas, os colaboradores

tinham de estar muito focalizados no desempenho da sua funo.

O nosso primeiro objectivo foi ganhar a confiana das Pessoas e faze-las

perceber e sentir que estvamos com elas no processo. Depois de atingido este

objectivo foi mais fcil desenvolver todo o nosso trabalho. Percebemos

rapidamente quais as pessoas influentes na organizao, isto , as pessoas que

eram oppinion leader, as que faziam veicular a informao pelos canais informais

e que conseguiam mais facilmente persuadir os colegas mais cpticos.

Conquistadas essas pessoas, o ambiente na BIM foi-se tornando menos

pesado medida que as Pessoas foram percebendo o verdadeiro papel que os

consultores tinham no processo. Os colaboradores da BIM participaram e

colaboraram sempre que lhes foi solicitado em todo o processo de reestruturao

da organizao.

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3.1. Desenvolvimento do Projecto

Fazem parte da BIM Lisboa, data da reestruturao 54 e da BIM Porto 48

colaboradores respectivamente. Colaboradores na sua maioria com um ndice de

escolaridade elevado - uma percentagem significativa, diria que cerca de 40% dos

colaboradores com licenciatura ou MBA, Mestrado ou Doutoramento.

Segundo a nossa anlise, o mbito deste projecto prende-se com a

mudana organizacional. Estamos a falar de uma mudana planeada, que por

definio refere-se introduo de diferenas numa ou mais componentes da

configurao organizacional, sejam elas as mais hard (estratgia, estrutura,

sistemas) ou as mais soft (propsito, pessoas, processos) Bartlett & Ghoshal,

1994,1995).

Partindo do pressuposto de que qualquer processo de reestruturao

organizacional, para ser bem sucedido, necessita da adeso e do envolvimento dos

colaboradores nesse mesmo processo. Sendo que, como sabemos, temos que

passar a viso, a urgncia da mudana em primeiro lugar aos gestores de topo da

organizao e s posteriormente aos outros nveis da estrutura organizacional.

Nesse sentido foram implementadas reunies com os diversos gestores de

topo da organizao de forma a serem eles os agentes da mudana na

organizao.

Houve a preparao cuidadosa de todo o processo de mudana

organizacional recorrendo aos canais formais existentes na empresa, bem como

comunicao informal. Assim, foram organizados debates no anfiteatro da

empresa, bem como sesses de esclarecimento tanto na BIM Lisboa como na BIM

Porto. Por recurso comunicao informal como forma de veicular informao

importante de uma maneira clere, criando um clima de confiana, abertura e

flexibilidade, acabamos por conseguir o envolvimento de todos no processo de

reestruturao. Aproveitvamos essas sesses para auscultar opinies, debaterem-

se ideias de forma a serem integradas nas decises, algumas dessas opinies

veiculadas pelos colaboradores. Desta forma foi reforado o envolvimento dos

colaboradores no processo de mudana.

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As responsabilidades que me foram atribudas neste projecto enquanto

Consultora da rea de Recursos Humanos:

Responsvel pelos servios administrativos da BIM Lisboa e da BIM Porto: registo e controle de dados individuais, elaborao de cadastros e ficheiros,

actualizao de movimentos, elaborao de relatrios e de dados

estatsticos, processamento das remuneraes, encargos e benefcios.

Responsvel pelas actividades relacionadas com o emprego: recrutamento e seleco de Pessoas, admisso de novos colaboradores, gesto de

carreiras, gesto de quadros e estgios. Elaborao e aplicao de

instrumentos de descrio, anlise e avaliao de funes e de avaliao de

desempenho.

No que diz respeito ao Recrutamento e Seleco de Pessoas.

Durante este processo de reestruturao foram admitidos nove

colaboradores:

i. Uma secretria de direco para a BIM Lisboa ii. Duas pessoas para o departamento de Mercados BIM Lisboa iii. Um consultor para o departamento de Marketing BIM Lisboa iv. Um administrativo para o Departamento Administrativo Financeiro v. Um assessor de imprensa para BIM Lisboa vi. Um jurista para o Legal Department BIM Porto vii. Um assessor da administrao para a BIM Porto viii. Motorista para a Administrao BIM Porto

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Procedimentos:

1 - Agendava-se uma reunio com o director de departamento, de forma a

percebermos as caractersticas da funo em causa para assim

procedermos redaco do anncio com as caractersticas da funo e os

requisitos necessrios para o desempenho da mesma, bem como as

regalias oferecidas.

Geralmente, recorramos ao jornal expresso emprego para colocarmos o

anncio.

2 - Aps recolha e anlise dos CVs recebidos era feita a seleco dos

candidatos que melhor perfil apresentavam para a funo requerida.

3 - Realizao da entrevista e realizao de testes psicotcnicos quando

aplicvel.

4 - Eram elaborados relatrios sobre o perfil desses candidatos e enviados

Administrao dando o candidato como apto funo ou no apto.

5 - Por vezes, deixvamos at entrevista final, dois candidatos no

processo e estes seriam tambm entrevistados pela Administrao ou

Director de Departamento. Aps essa entrevista, havia ento uma reunio

para decidirmos em conjunto o candidato a ser integrado na organizao.

A ttulo de exemplo, encontram-se dois relatrios tipo de seleco e

recrutamento de Pessoas no captulo dos anexos.

Realizao dos descritivos funcionais dos colaboradores da empresa.

A metodologia utilizada passava pela marcao de uma reunio com os

directores dos diversos departamentos: DAF, Mercados, Jurdico, Marketing,

Informtica, entre outros, e nesse momento eram informados da

necessidade de serem realizados os descritivos funcionais dos seus

colaboradores. No caso de descritivos j existentes, procedamos sua

actualizao.

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Auscultamos os directores no sentido de sabermos as funes existentes

em cada departamento e a melhor altura para procedermos s entrevistas

individuais e o local onde a mesma teria lugar uma vez que algo que tem

de estar apenas o tcnico de recursos humanos e o colaborador da

organizao.

Este momento da entrevista individual tambm foi aproveitado para

fazermos o levantamento das necessidades de formao.

Foi-nos atribudo um gabinete junto do departamento administrativo

e foram calendarizadas as entrevistas de acordo com a disponibilidade dos

colaboradores. O consultor de Recursos Humanos mostrava a cada

colaborador o layout dos descritivos e explicava o objectivo da realizao

dos mesmos. Em seguida passava-se transcrio da funo

desempenhada pelo colaborador. No final deste processo o descritivo

dado a ler ao colaborador. Assim que estivessem concludos os descritivos

funcionais de cada departamento, estes eram enviados ao respectivo

Director de Departamento com o objectivo de serem validados. No final

deste processo cada colaborador tinha acesso ao seu descritivo funcional,

para assim o validar tambm.

Foi um processo moroso, dadas as especificidades da organizao e

o nmero elevado de colaboradores. No total foram realizados oitenta e

cinco descritivos funcionais.

Depois de estarem devidamente validados esses descritivos ainda

foram traduzidos para a lngua inglesa de forma a serem enviados para a

organizao financeira europeia.

medida que conseguamos ter os descritivos traduzidos, eram

enviados aos respectivos directores de departamento para mais uma vez os

validarem. S depois que eram enviados para a Directora Recursos

Humanos da Organizao Financeira Europeia.

Como daqui se depreende foram necessrias muitas horas de

trabalho extra, principalmente durante o fim-de-semana de forma a

conseguirmos ter a informao pronta dentro dos prazos que nos eram

estipulados.

A ttulo de exemplo, encontram-se alguns descritivos funcionais no

captulo dos anexos deste documento.

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Diagnstico de Necessidades de Formao e Avaliao da Formao

Quando procedemos aos descritivos funcionais, aproveitamos esse

momento para auscultarmos os colaboradores no sentido de sabermos se

havia alguma formao especfica que necessitassem para o desempenho

da sua actividade profissional.

Um aspecto importante a ter que toda a formao assenta num

Diagnstico de Necessidades de Competncias. Assim, s possvel avaliar

se soubermos, partida, qual a diferena existente entre um determinado

perfil de competncias necessrio para determinada funo e o perfil de

competncias de quem exerce essa funo. A diferena entre os dois perfis

de competncias a necessidade de formao.

Isto leva-nos a um novo conceito no to novo como isso que o

conceito de competncia. Assim, competncias so modalidades

estruturadas de aco, requeridas, exercidas e validadas num determinado

contexto.

Enquanto modalidades estruturadas de aco, as competncias so

comportamentos especficos que as pessoas evidenciam, com uma certa

constncia e regularidade, no exerccio das suas diferentes actividades

profissionais;

Serem requeridas, significa que as competncias no so quaisquer

aces que as pessoas tenham, mas sim as modalidades de aco que se

pretende que sejam realmente exercidas face a um determinado contexto;

Estas competncias podem ser transversais e especficas. As

competncias transversais referem-se s que so comuns a diferentes

contextos p.e. competncias comunicacionais, competncias emocionais,

etc. e as competncias especficas referem-se s que so necessrias em

contextos mais restritos, geralmente de ndole tcnica ou instrumental

p.e. elaborao de relatrios e contas, elaborao de candidaturas a

determinados financiamentos, etc.

Serem exercidas, um outro elemento da nossa definio, que estabelece

claramente a ideia de que as competncias s existem na e pela aco,

salientando-se portanto, a colagem desta definio perspectiva dos

comportamentos ou aces;

Serem validadas remete para o valor da instrumentalidade das

competncias em relao a objectivos operacionais.

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Em complemento a esta definio e para seu reforo apresentam-se as

componentes de uma competncia, a saber:

1. Saber integra o conjunto de conhecimentos que permitem ao

titular da funo realizar os comportamentos associados s competncias;

2. Saber fazer integra o conjunto de habilidades e destrezas que

fazem com que a pessoa seja capaz de aplicar os conhecimentos que

possui nas solues de problemas que surgem no contexto do seu

trabalho;

3. Saber estar no suficiente desempenhar as tarefas de uma

forma eficiente e eficaz no posto de trabalho, tambm necessrio que os

comportamentos estejam de acordo com as normas e as regras da

organizao em geral, e do seu grupo de trabalho em particular. O saber

estar est relacionado com as atitudes e interesses do titular da funo.

Tendo em ateno o conceito de competncia anteriormente

apresentado, estes trs domnios, embora sendo componentes do conceito

de competncia, no so suficientes para a caracterizar. Assim,

necessria a existncia de mais dois componentes para completar o

conceito:

4. Querer fazer o titular da funo dever querer realizar e

desenvolver os comportamentos que compem as competncias. O querer

fazer est relacionado com aspectos motivadores;

5. Poder fazer significa dispor nas organizaes de todos os

meios e recursos necessrios ao desempenho dos comportamentos

associados s competncias.

Estas cinco componentes das competncias indicam-nos que no

possvel avali-las em situaes de formao. As competncias s podem

ser avaliadas quando da aplicao efectiva da aprendizagem em contexto

efectivo de trabalho. Isto torna de primordial importncia na sequncia de

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outras avaliaes em formao, a Avaliao da Transferncia de

Aprendizagem (ps -formao).

A avaliao da formao considera como o meio de manter o

equilbrio entre os outputs da formao (contedos programticos e

metodologias pedaggicas) e os inputs (objectivos iniciais e efeitos

conhecidos posteriormente e resultantes da aplicao da formao) de

forma a que os primeiros se adeqem realidade a que se destinam. A

avaliao da formao permite fornecer informaes sistemticas sobre

a execuo, o impacto e a sua eficcia.

Em funo do tipo de participantes na formao desencadeiam-

se os procedimentos de avaliao a aplicar. Sempre que a formao se

enquadra no mbito de uma organizao/entidade, interessa avaliar o

efeito que a formao tem na organizao e/ou no indivduo, ou seja,

considera-se a avaliao das aprendizagens, de reaco e de impacto.

Quando a formao se destina a participantes externos individuais, a

formao avaliada apenas com base na avaliao das aprendizagens

e da reaco.

Procedimentos:

Para qualquer processo de avaliao necessrio que partida esteja

definido o quadro de referncia. Na BIM interessa saber se a formao

contribui para:

Aumentar conhecimentos, aperfeioar tcnicas e modificar atitudes

nos formandos;

Desenvolver a organizao, atravs de um aumento de produtividade,

melhoria de qualidade de vida, maior motivao no trabalho, etc.

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Para verificar as dimenses consideradas procede-se seguinte anlise:

Performance dos formandos e das organizaes, no que diz

respeito s necessidades e expectativas;

Utilidade e aplicabilidade da formao, o que traduz a sua

eficcia;

O impacto da formao sentido na organizao;

A qualidade da formao ministrada.

Na avaliao da formao utilizmos a seguinte metodologia:

Plano de Avaliao

Formas de Obteno de Resultados

Apresentao de Resultados

Aplicao dos Resultados

Universo de Amostragem

Informao Disponvel

Instrumentos de Recolha de Dados

Interpretao da Informao Disponvel

Divulgao da Informao Disponvel

Avaliao da Formao

mbito da Avaliao

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Questionam-se os intervenientes no processo de formao, nas suas

diferentes fases, de acordo com os objectivos que se tem em vista

atingir. A abordagem efectuada de forma a conhecer:

As expectativas da organizao e/ou dos formandos;

As opinies, dos formandos e formadores, sobre a forma como

decorreu a aprendizagem e a experincia pedaggica;

Os efeitos sentidos, na empresa e formandos, aps a realizao

da formao.

A aplicao dos questionrios tem lugar no incio, no fim e trs meses

aps a realizao da aco de formao, abrangendo os formandos e

as organizaes.

Analisam-se assim as caractersticas da formao e da sua

realizao, acompanhando e avaliando as actividades formativas numa

ptica de melhoria contnua e de adaptao das aces formativas s

reais necessidades das organizaes e dos indivduos. No final do

processo de avaliao desenvolvido um relatrio com a estrutura

presente no anexo 3 da avaliao de formao (ver no captulo dos

anexos deste documento).

Na avaliao das aprendizagens so consideradas as seguintes

modalidades:

Avaliao diagnostica: efectuada no incio da formao pelo formador

com o objectivo de perceber o ponto de situao de grupo de formao.

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Avaliao formativa contnua: efectuada ao longo de toda a formao

com o objectivo de ir regulando o processo formativo e ir permitindo o

seu ajustamento s necessidades dos formandos.

Avaliao sumativa: Efectuada no final de um curso ou mdulo de

formao com o objectivo de verificar os conhecimentos do formando e

de lhe atribuir uma classificao final. Esta avaliao ponderada com

critrios de avaliao contnua previamente definidos.

Realizao de PSA - Personal SWOT Analysis

Por ser um produto desenvolvido e criado pela MBA Consultores

passo sua descrio:

A PSA Personal SWOT Analysis um programa de treino de

competncias intensivo, organizado num conjunto de sesses individuais.

Criado em 1994, por exigncia do mercado, revelou-se um instrumento de

desenvolvimento pessoal e profissional extremamente eficaz, em projectos

de mudana individual, ao nvel das atitudes e dos comportamentos. Sendo

uma ocasio nica de reflexo, no processo de Gesto de Carreira, os seus

resultados esto directamente relacionados com o forte envolvimento da

equipa de Desenvolvimento, mais concretamente do Coach e do

participante, e a adeso realidade de trabalho, pelo que esperado uma

interaco significativa. O ponto de partida consiste na realizao de um

Diagnstico do Potencial e das Capacidades da pessoa, e na elaborao de

um Contrato de Desenvolvimento Pessoal, da responsabilidade do Coach.

Durante o programa so criados exemplos e analisadas situaes reais, que

permitem treinar e desenvolver as capacidades e o talento do coachee,

promovendo a tomada de conscincia, o auto-conhecimento e o

enriquecimento do processo de tomada de deciso. Assim, a evoluo do

conjunto de competncias do participante transforma-se num processo

acompanhado, para o qual a empresa proporciona condies de

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implementao, e do qual se espera, seguramente, obter resultados, quer

em termos individuais, quer em termos da equipa de trabalho.

Em sntese, trata-se de uma interveno orientada para o

desenvolvimento de comportamentos de liderana (comunicao, trabalho

em equipa, capacidades directivas e de influncia, tomada de deciso,

compromisso com a organizao e gesto de informao comportamental),

concretizada num Programa de Coaching, designado por PSA - Personal

SWOT Analysis.

A metodologia utilizada: como se trata de um treino individual de

competncias, organizado num conjunto de sesses, nas quais o coach

tem um papel fundamental quer na estimulao da pessoa, quer no recurso

a tcnicas que induzam o desenvolvimento pessoal e profissional; os

contedos so acordados em funo do diagnstico e dos objectivos, a

definir no mbito do desenvolvimento da pessoa, alvo do treino.

Na BIM Lisboa e BIM Porto foram efectuadas doze PSA no perodo

de um ano e meio. Sendo que, cinco PSA foram a colaboradores

pertencentes organizao de Lisboa e sete a colaboradores pertencentes

organizao do Porto.

Todas as PSA tiveram por objectivo a progresso na carreira destes

colaboradores e consequente reorganizao da funo de alguns directores

de departamento, dada a fuso com o grupo financeiro europeu.

Geralmente, a PSA tem a durao de 10 a 12 sesses, mas aqui

precismos das 12 sesses para cada um dos colaboradores da

organizao. Estas sesses realizaram-se em regime quinzenal, durante os

trs primeiros meses; e em regime mensal nos restantes meses. Estas

sesses foram agendadas de acordo com a disponibilidade de cada

colaborador.

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Negociao, com as partes interessadas, das rescises dos contratos.

A um dado momento do processo de fuso a Organizao

Financeira Europeia deu directrizes para serem negociadas as rescises de

contratos com os colaboradores interessados a rescindir esses mesmos

contratos. Nunca foi inteno da Organizao Financeira Europeia

prejudicar nenhum colaborador. Todas as rescises foram feitas por mtuo

acordo. Todo o processo decorreu sem grandes rudos.

Quando necessrio recorramos ao Departamento Jurdico com o

objectivo de nos serem facultados pareceres tcnicos sobre eventuais

rescises de contratos de trabalho.

De referir que todos os direitos dos colaboradores foram tidos em

considerao e nenhum deles foi prejudicado neste processo.

Os primeiros colaboradores a rescindir contrato foram aqueles que j

se encontravam numa idade prxima da reforma, isto durante o ano de

2002.

J em 2003, vinte cinco colaboradores da BIM Porto rescindem os

seus contratos.

Elaborao do Manual de Acolhimento do colaborador Foi desenvolvido o Manual de Acolhimento do colaborador de forma

a facilitar a integrao dos novos elementos no Grupo.

O novo colaborador no primeiro dia que chega organizao recebido por

um elemento do departamento para o qual vai trabalhar e -lhe entregue o

Manual de Acolhimento a -lhe feita a apresentao da organizao com

a sua misso, valores e as suas polticas orientadoras. O colaborador tem

acesso ao organograma da organizao, onde rapidamente se apercebe da

estrutura organizacional.

O colaborador convidado a reflectir sobre a organizao em que

acabou de ser inserido. Sendo que, o objectivo da integrao do novo

colaborador na organizao de o tornar o mais rentvel possvel no menor

curto espao de tempo.

Como j foi referido o novo colaborador acolhido por um dos

elementos do departamento onde vai desempenhar funes, esse colega

leva-o ao espao atribudo para o exerccio da sua funo; nesse primeiro

dia apresentado a todas as Pessoas do seu departamento, bem como s

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chefias dos diversos departamentos. Durante uma semana esse novo

elemento acompanhado por esse colega. Todas as questes que o novo

elemento tenha devem ser colocadas a esse mesmo colega.

Integrao dos Colaboradores da empresa no novo Grupo

Estudo e anlise cuidada dos organogramas das organizaes

Empresa Financeira Europeia e BIM Lisboa e Porto no sentido de darmos o

nosso parecer que colaborador melhor se enquadrava no novo perfil da

funo, dentro da Estrutura organizacional da Empresa Financeira

Internacional.

A estratgia utilizada passou por auscultar os Directores de

Departamento, o colaborador em questo e s aps reflexo e maturao

por parte da Pessoa envolvida sobre as novas funes e atribuio de

responsabilidades, que se passava a informao para a Empresa

Financeira Europeia.

Importa referir que alguns gestores de topo, trs colaboradores

pertencentes organizao de Lisboa foram deslocalizados para duas das

organizaes pertencentes ao grupo financeiro europeu. Assim, dois

colaboradores que pertenciam ao departamento de Mercados, foram

deslocalizados para a organizao do grupo em Londres. Outro gestor foi

integrado em Bruxelas.

Casos houve em que recorremos ao instrumento PSA, Personal Swot

Analysis com o objectivo ltimo de progresso na carreira.

Outplacement de alguns quadros da organizao.

Dadas as caractersticas dos colaboradores da BIM colaboradores

especializados, com as competncias tcnicas necessrias ao desempenho

das suas funes, colaboradores motivados, bastante empenhados no

desempenho da sua funo e com elevada percepo do seu valor e com

uma cultura organizacional enraizada muitos destes colaboradores no

trabalharam em mais nenhuma organizao a no ser na BIM, e alguns

deles desempenhavam funes h mais de quinze anos naquela

24

organizao, no estvamos muito expectante na resposta do mercado de

trabalho a estes colaboradores. Como facilmente se percebe pelas

caractersticas enunciadas, no seria qualquer Funo que serviria a estas

Pessoas.

A nossa estratgia passou por auscultar o mercado de trabalho de

forma a aliciar potenciais organizaes interessadas em integrar estes

colaboradores com elevado potencial e com aquele percurso profissional

especfico. Conseguimos colocar alguns desses colaboradores novamente

no mercado de trabalho e com alguma satisfao e orgulho que dizemos

que conseguimos corresponder s suas expectativas.

Durante todo o projecto foram efectuadas inmeras deslocaes

sede da organizao em Lisboa para reunies com a Administrao, para

Recrutamento e Seleco de Pessoas, Acolhimento de novos colaboradores,

entre outras.

Todas as semanas reunia com a Administrao e/ou Directores de

Departamento. Quando por motivos de agenda era de todo impossvel

deslocar-me s instalaes de Lisboa, recorramos s Conference Calls ou

Vdeo-conferncia. Marcava-se a hora para a reunio e os intervenientes na

reunio, dirigiam-se para a sala de reunies da administrao de Lisboa e

do Porto respectivamente, e porta fechada, fazia-se a ligao. Geralmente

essas Conference Calls eram realizadas hora do almoo, quando a

organizao tinha menos pessoas, ou j ao final da tarde.

Chegmos a fazer uma entrevista de um processo de recrutamento

por Vdeo-conferncia. Estava um tcnico de Recursos Humanos em Lisboa

com o candidato e eu no Porto.

4. Consideraes Finais

Este projecto de reestruturao e posterior fuso da BIM Lisboa e

Porto com a Empresa Financeira Europeia foi bastante aliciante e encarei-o

desde o seu incio como um grande desafio. Implicou da minha parte muita

dedicao e empenhamento no projecto.

25

Por se tratar de Pessoas foi sempre um processo muito bem

pensado, bem estruturado e bem conduzido desde o seu incio. De referir

que os gestores de topo da organizao estiveram focalizados nas

necessidades e interesses dos seus colaboradores no decorrer de todo o

processo de reestruturao da organizao.

Em traos gerais podemos dizer que se tratou de uma Mudana

Planeada/Estratgica. Planeada, porque este processo foi despoletado pela

gesto de topo, sendo depois vertido para o resto da organizao, para

implementao, tendo em vista o processo de fuso. Como foi referido,

os condutores da mudana recorreram participao dos membros

organizacionais em geral para proceder ao diagnstico, gizar as

estratgias e planos, controlar o modo como a implementao iria ser

realizada.

Estratgica, que por definio toda a mudana que visa uma

alterao no posicionamento da organizao face envolvente e toda a

mudana que afecta a organizao como um todo ou que tem implicaes

profundas considerada tambm uma mudana estratgica.

Todos os objectivos traados foram por ns alcanados e dentro dos

prazos estipulados. Houve um grande empenhamento de toda a equipa

neste projecto.

Dois anos aps ter concludo este projecto de reestruturao e

fuso desta organizao, fiz um estudo, no mbito do meu mestrado em

Gesto de Recursos Humanos, com o objectivo de obter um follow-up do

que tinha acontecido aos colaboradores da ento BIM, Porto. Saber

efectivamente que funes exerciam posteriormente finalizao do

processo.

Foi com grande satisfao que aps aplicao do questionrio,

constatei que a grande maioria dos colaboradores refere que o processo de

mudana foi bem conduzido; a maioria dessas Pessoas est a

desempenhar funes de chefia onde lhes so atribudas grandes

responsabilidades e lhes reconhecido o seu empenhamento e

envolvimento na funo. Sentem-se integradas na nova organizao e

agradecidos pelo percurso profissional e pessoal que tiveram na ento BIM

do Porto.

26

4. ANEXOS

Declarao da MBA, Consultores, organizao com a qual colaborei como

Consultora na rea de Gesto de Recursos Humanos durante doze anos.

Alguns relatrios das actividades desenvolvidas em determinado perodo de

tempo e as actividades a desenvolver a curto/mdio prazos, enviados

Administrao da organizao BIM Lisboa e Porto.

Alguns descritivos funcionais.

Relatrios de processos de Recrutamento e Seleco de Pessoas enviados

Administrao da organizao. Sempre que havia um processo de

Recrutamento e Seleco de Pessoas e aps entrevistas com os candidatos,

era elaborado o relatrio Administrao, com respectiva anlise e

avaliao dos candidatos.

Avaliao da Formao (Anexo1, Anexo 2, Anexo 3)

27

RELATRIO DE ACTIVIDADES

ENTIDADE: BEST IN MARKET Lisboa e Porto

PERODO: Semana 34: 20 a 24 de Agosto de 2001

REA DE

ESTUDO: Processos Individuais de Colaboradores

ACTIVIDADES

DESENVOLVIDAS:

Envio de Ficha a todos os colaboradores BIM, SA. Porto e

Lisboa por e-mail, para recolha e actualizao de dados a

constar do Processo Individual.

Criao de Folha de Rosto para cada Processo Individual com

histrico profissional.

Pesquisa dos Programas Informticos na rea de Recursos

Humanos existentes no mercado.

OBSERVAES:

28


ENTIDADE: BIM, SA Lisboa e BIM Porto

PERODO BIM (Lisboa) Semana 35: 27 a 31 de Agosto de 2001

BIM (Porto) Semana 36: 03 a 07 de Setembro de 2001

Semana 37: 10 a 14 de Setembro de 2001



REA DE

ESTUDO: Processos Individuais de Colaboradores

ACTIVIDADES

DESENVOLVIDAS:

Semana 35:

- Anlise dos Processos Individuais e identificao de todos os

dados e documentos existentes na "Ficha de Registo"

colaboradores BIM Lisboa.

- Anlise de dados relativos a Ns de Beneficirio da Segurana

Social e ADSE, Caixa Geral de Aposentaes e Segurados com

listagens fornecidas.

29

- Estudo das Potencialidades do Programa Expanindstria,

- Recepo das Fichas Individuais.

ACTIVIDADES

DESENVOLVIDAS:

Semana 36:

- Elaborao da Ficha para Anlise e Descrio de Funes.

- Preparao de documentao a ser apresentada nos WG BIM.

- Teste do Processamento de Salrios relativos Interpolas.

Semana 37:

- Seleco de CVs para Funes: Secretria Administrao,

Assessor, Administrativo para o I.M.C.

- Ida a Lisboa para entrevistas de Recrutamento. Recolha de

elementos referentes aos Contratos a Termo Certo e Trabalho

Temporrio.

- Procedimentos a ter com Seguro, ADSE e fecho do Ms BIM

Lisboa.

- Levantamento das Fichas Individuais em falta e recolha das

mesmas.

- Preparao de toda a documentao a ser apresentada na

Reunio BIM Internacional (Human Resources Planning).

30

Semana 38:

- Recolha e anlise dos dados relativos a: Ns de Beneficirio da

Segurana Social, Ns de Beneficirio da ADSE, Caixa Geral de

Aposentaes, Segurados, para estatstica a ser entregue DAF

BIM Lisboa e BIM Porto.

- Entrevistas de Recrutamento.

- Draft da Poltica de Recursos Humanos da BIM, SA.

ACTIVIDADES

DESENVOLVIDAS:

Semana 39:

- Incio do Processo de Passagem de Seguro e ADSE BIM para

MBA

- Draft da Poltica de Recursos Humanos BIM /INTERNATIONAL

COMPANY.

ACTIVIDADES EM

CURSO:

Descritivos Funcionais

Poltica de Recursos Humanos

Recrutamentos

Inscrio das estagirias na Segurana Social, Fundo

Penses e Seguro.

Controlo das frias dos colaboradores BIM Porto

Actualizao das Fichas Individuais dos Colaboradores

BIM

31

ACTIVIDADES A

DESENVOLVER

NO PRXIMO PERODO:

Reembolsos da ADSE, tratamento documentao para

Companhia de Seguros

Processamento de Salrios BIM LISBOA/PORTO

Fundo de Penses

Controlo das Aces de Formao

Assiduidade

Proposta para melhoramento da recolha de dados

quanto Pontualidade dos colaboradores BIM

LISBOA/PORTO

Estudo da Aplice de Seguros

Actualizao Mensal dos Colaboradores a Recibo Verde,

Estrangeiros e Estagirios.

OBSERVAES:

32


ENTIDADE: BEST IN MARKET LISBOA E PORTO

PERODO: Semana 40: 01 a 04 de Outubro de 2001

ACTIVIDADES

DESENVOLVIDAS:

Semana 40:

- Contactamos a empresa de Trabalho Temporrio

Multipessoal de forma a fazer a prorrogao do

contrato referente a colaboradora da DAF.

- Recolha da informao referente a Bolsa atribuda a Dr.

J. B.. Foi feito pedido de Prorrogao de Bolsa. O

departamento I.M.C. vai analisar o contedo do trabalho

para posteriormente colocar a questo Comisso

Executiva da BIM Lisboa.

- Draft do Descritivo Funcional Directora do Departamento

I.M.C.

- Draft do Descritivo Funcional Directora do Departamento

DAF.

33

- Entrevistas de Recrutamento para as funes:

. Executive Secretary

. Administrativo Board Office

. I.M.C. Administrativo

- Reunio com Dra. Margarida P. Apresentao de

Servios Empresa de Trabalho Temporrio PROJECTO

EMPRESA.

Foi pedido para fazer uma proposta dos custos para BIM

de uma Administrativa cuja remunerao de 120.000$

ilquidos.

- Reunio com Dr. JA para informao genrica sobre o Fundo de

Penses. Fomos alertados para o facto de terem de ser feitos reportes ao F.P.,

assunto a ser tratado com Directora do DAF Flutuao da Populao; Variaes

Salariais, etc.

- Inscrio das estagirias na Segurana Social, Fundo de

Penses e Seguro.

- Concludo o Processo de Passagem referente a Seguros e

ADSE para MBA.

- Atendimento aos colaboradores da BIM Porto em

solicitaes de diversos tipos:

Assunto referente a estagiria Biblioteca

Dvidas de seguro de sade

Aditamentos a contratos de estgio

Dias de frias dos colaboradores

Declaraes

34

Pedidos de contagem de tempo

- Preparao administrativa do processamento de salrios

ACTIVIDADES EM

CURSO:



Recrutamentos

Controlo das frias dos colaboradores BIM, Porto

Actualizao das Fichas Individuais dos

Colaboradores BIM, Lisboa e BIM Porto.

OBSERVAES:

35


ENTIDADE: BEST IN MARKET Lisboa e Porto

PERODO: Semana 41: 08 a 12 de Outubro de 2001

ACTIVIDADES

DESENVOLVIDAS:

Semana 41:

- Concludo o tratamento da documentao Seguros BIM

Porto.

- Entrevista de Recrutamento de Executive Secretary (A.

H.) No apta para a Funo. Preparao do relatrio.

- Documento da Poltica de Recursos Humanos a ser

analisado pela Comisso Executiva.

- Verificar os valores pagos pela Seguradora

- Preparao do processamento de salrios

- Elaborao do contrato com Dep. Jurdico Dra. MAC

- Reembolsos da ADSE

36

ACTIVIDADES EM

CURSO:



Recrutamentos

Controlo das frias dos colaboradores BIM Porto

Actualizao das Fichas Individuais dos

Colaboradores BIM Lisboa e BIM Porto

ACTIVIDADES A

DESENVOLVER

NO PRXIMO PERODO:

Processamento de Salrios BIM Lisboa e BIM

Porto

Fundo de Penses


Assiduidade


quanto Pontualidade dos colaboradores BIM

Lisboa e BIM Porto


Actualizao Mensal dos Colaboradores a Recibo

Verde, Estrangeiros e Estagirios.

OBSERVAES:

37


ENTIDADE: BEST IN MARKET, SA

PERODO: Semana 42:

ACTIVIDADES

DESENVOLVIDAS:

RECURSOS HUMANOS

FORMAO E TREINO:

. Individual: PSA

. Colectivo: (adiadas de momento)

Contactos com Grupo Fuso

RECRUTAMENTOS:

ADMINISTRATIVO (FR)

OBSERVAES:

38

ACTIVIDADES EM

CURSO:



Recrutamentos

Inscrio das estagirias na Segurana Social,

Fundo Penses e Seguro.

Controlo das frias dos colaboradores Porto

ACTIVIDADES A

DESENVOLVER

NO PRXIMO PERODO:

Reembolsos da ADSE, tratamento documentao

para Companhia de Seguros

Processamento de Salrios BIM, Lisboa e Porto

Fundo de Penses


Assiduidade


quanto Pontualidade dos colaboradores


Actualizao Mensal dos Colaboradores a Recibo

Verde, Estrangeiros e Estagirios.

OBSERVAES:

39

CONFIDENCIAL

BEST IN MARKET, SA BIM Lisboa e Porto

RELATRIO DE RECRUTAMENTO

16 de Novembro 2002

40

CONFIDENCIAL

IDENTIFICAO

Nome Jos Francisco Leito Gomes

Idade 38 anos

Data de Nascimento 20/05/1961

Estado Civil Casado

Situao Militar Resolvida

Morada Rua Dr. Francisco Gomes, n 243, Apt. 25

4710 Braga

Telefone 253 674521

Formao Acadmica

1999

1991

1984

MBA, no ISEE, Instituto Superior de Estudos Empresariais da Universidade do Porto.

Mestrado em Marketing, na Universidade do Minho.

Licenciatura em Engenharia de Sistemas, na Universidade do Minho.

41

EXPERINCIA PROFISSIONAL

Actualmente Director de departamento de empresa da mesma rea de negcio.

Chefe de Departamento Comercial (5 anos) e Director empresa (7 anos) .

Assistente convidado na Universidade do Minho.

Orador de conferncias a nvel nacional abordando temas na rea de Gesto Financeira, Estratgica e Marketing.

Publicao de alguns trabalhos.

LNGUAS

Conhecimentos de Francs, Ingls e Espanhol.

PERFIL DE MOTIVAO

Oportunidade de desenvolvimento de carreira, possibilidade de evoluo.

Necessidade de realizao profissional e de reconhecimento.

42

PERFIL DE PERSONALIDADE

Evidencia uma boa capacidade de comunicao, ainda que estabelea contactos de uma forma prudente; utiliza eficazmente as competncias de assertividade e negociao.

Determinado e persistente, gosta de terminar os projectos que inicia. Dinmico e empreendedor, agrada-lhe a possibilidade de implementar novas linhas de aco.

Emocionalmente estvel e consistente; elevado sentido da responsabilidade; apesar de aderir aos projectos em que se envolve, no deixa de analisar com objectividade e ponderao as situaes e problemas que se lhe apresentam.

Apresenta uma boa capacidade de liderana de equipas e de coordenao de projectos, e de actividades diversificadas.

Auto-confiante, obtm bons resultados quando trabalha com autonomia; isso no impede que apresente facilidade de integrao no trabalho em equipa.

PROGNSTICO: APTO Funo Director l

Porto, 16 de Novembro 2002

Maria Joo Raposo

(Consultora RH)

43

CONFIDENCIAL

BEST IN MARKET, SA BIM Lisboa e Porto

Eduarda Cardoso Pires

Relatrio de Recrutamento

19 de Dezembro de 2002

44

CONFIDENCIAL

IDENTIFICAO

Nome Eduarda Cardoso Pires

Idade 33 anos Data de Nascimento 22 de Janeiro de 1970

Naturalidade Porto

Estado Civil Casada (sem filhos)

Morada Rua da Conceio, n 56 2 Dto.

4150-285 PORTO

Telemvel 916953721 E-mail A candidata possui carta de conduo e viatura prpria.

FORMAO ACADMICA 1998 Licenciatura em Secretariado de Gesto, com mdia de 15 valores

Tese de Licenciatura subordinada ao tema A importncia do Clculo de Custos para a Gesto (15 valores)

Bacharelato em Lnguas e Secretariado (variante Ingls e Alemo) ISCAP Instituto Superior de Secretariado e Administrao do Porto

45

CONFIDENCIAL

FORMAO COMPLEMENTAR

Diplomas do Instituto Britnico First Certificate in English e Certificate

of Proficiency in English University of Cambridge.

Frequncia do Instituto de Alemo do Porto Goethe Institut

LNGUAS

Ingls: Fluente, nvel falado e escrito.

Francs: Mdio, nvel falado e escrito.

Espanhol: Razovel, nvel falado e escrito.

Alemo: Razovel, nvel falado e escrito.

INFORMTICA

Domnio de informtica na ptica do utilizador: ambiente Windows - MS Office (Word, Excel,

PowerPoint), BaaN, Infologia, MS-DOS e Internet (Internet Explorer, Outlook Express).

46

CONFIDENCIAL

EXPERINCIA PROFISSIONAL

Jan.2001/Jul.2002 Socicatus Empresa Txtil, Lda.

Funo: Secretria de Direco - Comercial

Principais tarefas:

Secretariado do Director e do Departamento Comercial;

Servios de importao/venda de mquinas e acessrios (no

territrio nacional);

Servios de exportao de mquinas e acessrios, para a EU e mercados no comunitrios;

Servio de declarao de movimentao de mercadorias na CE

(declarao Intrastat).

Remunerao lquida: 880,00 Euros

Motivo de Sada: Termo de contrato e reestruturao da

empresa

Fev.1995/Fev.2000 Sociedade Tcnica de Equipamentos para Hospitais, Lda.

Funo: Secretria de Direco

Principais tarefas:

Secretariado do Sector Comercial e da Direco;

47

CONFIDENCIAL

EXPERINCIA PROFISSIONAL (cont.)

Secretariado do Departamento de Contabilidade, Pessoal e Expediente;

Responsvel pelo arquivo;

Responsvel pelo economato;

Coordenao dos servios de assistncia tcnica;

Servios de importao/venda de peas sobressalentes;

Movimentao de equipamentos/peas em armazm;

Servio de declarao de movimentao de mercadorias na CE

(Intrastat).

Motivo de Sada: Evoluo profissional

Nov.1994/Jan. 2000 Funo: Secretariado da Comisso Executiva das V Jornadas de

Contabilidade, participando na sua organizao, a cargo de professores

do ISCAP, e seu posterior encerramento

PERFIL DE MOTIVAO

A candidata mostra-se de momento bastante motivada para o desempenho da funo

Secretria de Administrao. Agrada-lhe o facto de se tratar de uma empresa com uma

estrutura e organizao bem definidas.

No seu perfil motivacional destacam-se sobretudo as necessidades de pertena e de realizao.

48

CONFIDENCIAL

Disponibilidade para Admisso: Imediata.

Remunerao Lquida pretendida: Cerca de 1.000,00 Euros/ms

PERFIL DE PERSONALIDADE

No se tratando de uma personalidade marcadamente extrovertida, apresenta um nvel mdio de

sociabilidade e boas competncias de comunicao. Denota simpatia, disponibilidade e um

trato educado, no relacionamento com o interlocutor.

As suas competncias verbais so adequadas, apresentando em geral um discurso claro e

fluente.

Empenhada, flexvel e tendencialmente cooperante. Assume em geral uma postura positiva

perante as situaes, denotando calma, ponderao e bom-senso.

Apresenta uma boa capacidade de organizao e mtodo; consegue definir prioridades, planear

adequadamente as tarefas e concretiz-las no timming estabelecido. A versatilidade e

capacidade de adaptao so tambm caractersticas que se destacam no seu perfil.

Responsvel e exigente consigo prpria; briosa do seu trabalho, e gosta de corresponder, e se

possvel exceder, as expectativas que nela depositam.

Evidencia, actualmente, um bom ndice de controlo emocional; reagindo de forma adequada a

situaes geradoras de ansiedade e tenso.

49

CONFIDENCIAL

Demonstra ainda possuir elevada curiosidade intelectual e um nvel de pensamento original

superior mdia, o que normalmente faz prever abertura face novidade, facilidade de

aprendizagem e de adaptao a novas situaes, aliada a um sentido crtico na abordagem das

situaes. Agrada-lhe a possibilidade de aprendizagem contnua.

Define um bom ambiente de trabalho como aquele em que se pode trabalhar com gosto e sem

falta de respeito para com os colegas.

Refere que as caractersticas que mais aprecia numa sua chefia so: capacidade de liderana e

aposta nas capacidades dos respectivos colaboradores.

PROGNSTICO Atendendo aos resultados da avaliao efectuada, consideramos a candidata APTA para o

desempenho da funo Secretria de Administrao, na BEST IN MARKET BIM, Lisboa e

Porto.

No sentido de se obter uma integrao adequada e atingir o nvel de desempenho pretendido, sugerimos que ocorram as seguintes condies: Definio/delimitao clara e objectiva das tarefas, responsabilidades, e respectivas

expectativas, por parte da chefia; Correcto enquadramento, face equipa e empresa como um todo, na fase de integrao,

permitindo nomeadamente um conhecimento adequado da Misso, Cultura, reas de negcio, e formas de organizao e trabalho, da empresa.

Acompanhamento e controlo prximo do desempenho na fase inicial.

Maria Joo Raposo

(Consultora RH)

50

MONOGRAFIA DA FUNO

DIRECTOR GERAL

CD.: OPT.AQF.04

AQF EDIO: 01 REVISO: 00

1. ORGANIGRAMA DA FUNO/GERAL

2. MISSO DA FUNO

Gerir e coordenar globalmente as actividades da empresa, e em particular, definir as opes estratgicas e directivas gerais de actuao da empresa, e plano de actividades ou de implementao das estratgias definidas, gerindo e decidindo sobre os recursos humanos, financeiros e materiais necessrios; representar a empresa nas suas relaes com terceiros, de forma a cumprir a misso da Organizao, atingir os objectivos e satisfazer os clientes.

Elaborado Verificado Aprovado Pg. 50

Ass:__________________ Ass:___________________ Ass:_____________________ Data: 17/09/2001 Data: 19/09/2001 Data: ____/____/____

CONSELHO DE ADMINISTRAO

CEO

51

MONOGRAFIA DA FUNO

DIRECTOR GERAL

CD.: BIM.AQF.04


3. TAREFAS DA FUNO

1. Definir a estratgia, objectivos, imagem e marketing da Empresa

2. Elaborar o plano estratgico, plano de actividades e oramento anuais.

3. Assegurar a elaborao do relatrio anual e contas do exerccio, e outros documentos necessrios gesto econmica e financeira da empresa.

4. Acompanhar e coordenar a actividade de todas as reas da empresa.

5. Definir e desenvolver determinadas actividades no mbito da poltica comercial da empresa, abrangendo desde o estudo das perspectivas de alargamento da rea de mercado da empresa organizao da poltica de preos de venda, organizao de sesses de demonstrao para empresas que possam estar interessadas nos sistemas desenvolvidos pela Organizao, estudo de possveis parcerias para a Organizao, entre vrias outras actividades.

6. Gerir os Recursos Humanos da empresa, de acordo com a estratgia e polticas definidas.

7. Gerir a situao financeira da empresa, de acordo com a estratgia definida. Implica avaliar as propostas de aquisio de equipamento que representem um investimento significativo para a empresa, aprovar todos os pagamentos a ser efectuados pela empresa, de acordo com os procedimentos definidos, controlar a situao financeira global e dos projectos, de acordo com a informao mensal recebida, garantir o cumprimento dos oramentos aprovados, e cumprir as obrigaes a que est sujeito como representante jurdico, nomeadamente assinatura de documentos oficiais da empresa.

GRH.106.0/03.01



52

3. TAREFAS DA FUNO (cont.)

8. Representar a empresa nas suas relaes com terceiros, nomeadamente fornecedores, parceiros, clientes, grupos de influncia e outros. 9. Aprovar documentos e procedimentos internos. 10. Identificar projectos relevantes para a empresa, promovendo a imagem e servios da empresa junto de instituies diversas, com vista ao desenvolvimento desses mesmos projectos. Definir uma estratgia de seleco de projectos a desenvolver. 11. Assegurar a operacionalidade dos projectos mais relevantes da empresa, pela informao de reporting apresentada, reunies com Adjunto de Director Geral e por consulta directa dos colaboradores. 12. Decidir em colaborao com Adjunto do Director Geral a atribuio dos projectos aos Coordenadores.

GRH.106.0/03.01

MONOGRAFIA DA FUNO

DIRECTOR GERAL

CD.: BIM.AQF.04




53

4. CONHECIMENTOS

4.1. Conhecimentos Tericos

Formao Superior em reas Cientifico-tecnolgicas e em Gesto. Gesto de Projectos Gesto Financeira Gesto de Recursos Humanos 4.2. Experincia Profissional

Superior a 8 anos.

4.3. Conhecimentos prticos especficos:

4.3.1. Conhecimentos tcnicos

V. Trabalhos que exigem especializao num domnio funcional ou de negcio.

4.3.2. Conhecimentos de Gesto

V. Integrao de objectivos e resultados da Empresa.

4.3.3. Conhecimentos de Interaco Humana

III. Resultados muito dependentes do relacionamento com outras funes ou entidades;

importncia muito elevada da interaco humana para os resultados da funo. Funes

directamente relacionadas com relaes pblicas, comerciais, humanas, laborais, e afins.

GRH.106.0/03.01

MONOGRAFIA DA FUNO

DIRECTOR GERAL

CD.: BIM.AQF.04




54

5. ATITUDES/COMPETNCIAS PESSOAIS E SOCIAIS

Bom relacionamento interpessoal

Organizao e Mtodo

Capacidade de Comunicao/Argumentao e Negociao

Gesto de Conflitos

Iniciativa e Autonomia

Liderana

Abertura Mudana

Criatividade

Capacidade de gerir e lidar com ambientes altamente volteis

GRH.106.0/03.01

MONOGRAFIA DA FUNO

DIRECTOR GERAL

CD.: BIM.AQF.04




55

6. RELAOES FUNCIONAIS

6.1. Internas empresa

V. Relaes que exigem um elevado sentido de negociao; influenciam a resoluo de

problemas importantes para toda a Empresa; exigem normalmente contactos com pessoas de

qualquer posio hierrquica.

6.2. Externas empresa

V. Relaes que exigem um elevado sentido de negociao; influenciam a resoluo de

problemas importantes para toda a Empresa; exigem normalmente contactos com pessoas de

qualquer posio hierrquica.

GRH.106.0/03.01

MONOGRAFIA DA FUNO

DIRECTOR GERAL

CD.: OPT.AQF.04




56

7. ORGANIZAO DO TRABALHO

7.1. Formas de organizao do trabalho

VI. Funes que esto sujeitas predominantemente a planeamento estratgico.

7.2. Formas de controlo

V. Controlo dos resultados da empresa/instituio. Superviso virtual ou quase inexistente.

A superviso exercida apenas em casos muitos especiais.

7.3. Complexidade das Decises ou Problemas

V. Problemas que exigem pesquisa e investigao; tanto o mtodo como o objecto so

incertos; a resoluo requer elevada criatividade (ex. investigao).

GRH.106.0/03.01

MONOGRAFIA DA FUNO

DIRECTOR GERAL

CD.: BIM.AQF.04




57

8. RESPONSABILIDADES

8.1. Dimenses/Erros

Tomada de decises ou orientao estratgica que no promova o desenvolvimento da

empresa.

8.2. Consequncias

V. Prejuzo crtico; as consequncias so realmente graves, devido sua importncia ou

repercusso, podendo afectar seriamente o prestgio da Instituio ou Empresa.

8.3. Responsabilidade hierrquica pelo trabalho de outros

V. Responsvel pela organizao, distribuio, coordenao e controlo de vrios grupos ou

equipas com objectivos a atribuies distintas.

GRH.106.0/03.01

MONOGRAFIA DA FUNO

DIRECTOR GERAL

CD.: BIM.AQF.04




58

1. ORGANIGRAMA DA FUNO 2. MISSO DA FUNO

Acompanhar e analisar o andamento dos diversos projectos, numa perspectiva global e

do ponto de vista oramental, emitir pareceres Direco Geral (principalmente ao

Director Geral Adjunto para a rea Operacional) e aos vrios Directores de Projecto.

Assegurar todo o Apoio/Assessoria Direco Geral da OPT, nas reas de Gesto Geral,

Planeamento e Controlo, Logstica, Comunicao e Imagem, contribuindo para uma

gesto eficiente da OPT e promovendo uma boa imagem da mesma para o exterior.

GRH.106.0/03.01

MONOGRAFIA DA FUNO

ASSESSOR DA DIRECO

CD.: BIM.AQF.04




CEO

ASSESSOR DA DIRECO

59

3. TAREFAS DA FUNO 1. Efectuar o acompanhamento da gesto geral da OPT, apoiando e respondendo a solicitaes

diversas da Administrao/Direco Geral, nomeadamente, pedidos de informao, consulta em tomadas de deciso, emisso de pareceres, elaborao de estudos, nas diversas vertentes, como por exemplo, definio de estratgias, comercial e marketing, econmica-financeira, operacional e de gesto de recursos humanos.

2. Acompanhar e analisar o andamento dos diversos projectos, numa perspectiva global e do ponto de vista oramental, emitir pareceres Direco Geral (principalmente ao Director Geral Adjunto para a rea Operacional) e aos vrios Directores de Projecto, incluindo os desvios dos respectivos projectos relativamente ao planeado.

3. Colaborar e prestar apoio diverso aos Directores de Projecto, e restantes colaboradores da OPT.

4. Supervisionar e participar na elaborao de Propostas e Contratos, contribuindo para a sua uniformizao e para a sua melhor adequao s necessidades.

5. Coordenar ou supervisionar os procedimentos inerentes ao processo de Compras.

6. Organizar os aspectos logsticos e administrativos inerentes presena da empresa em Congressos, Conferncias, ou outros eventos.

7. Elaborar e compilar os elementos necessrios para a emisso de facturas, enviando-os posteriormente para a Contabilidade.

8. Manter um contacto prximo com os clientes, assegurando a respectiva interface no que diz respeito ao tratamento de determinadas questes formais, ou resposta a solicitaes diversas, inerentes aos Projectos em curso.

GRH.106.0/03.01

MONOGRAFIA DA FUNO

ASSESSOR DA DIRECO

CD.: BIM.AQF.04




60

3. TAREFAS DA FUNO (cont.)

9. Supervisionar e/ou executar a elaborao de normas, regras de funcionamento internas, procedimentos, documentos.

10. Colaborar com a Direco Geral nas actividades inerentes Gesto de Recursos Humanos da empresa.

11. Supervisionar a execuo de todos os procedimentos administrativos inerentes actividade da empresa, assegurando a conformidade dos mesmos.

12. Assegurar a interligao da Direco Geral/Administrao da OPT com os seus parceiros.

13. Solicitar a elaborao de diversos documentos contablisticos e financeiros que sejam necessrios: balanos, relatrios de contas, demonstrao de resultados, mapa de origem e aplicao de fundos, relatrios de actividades, entre outros, de forma a garantir que so cumpridas determinadas questes formais da empresa.

14. Colaborar, sempre que necessrio, na elaborao de candidaturas ou propostas de financiamento.

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ASSESSOR DA DIRECO

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4. CONHECIMENTOS


Formao Superior nas reas de Gesto, Engenharia ou reas afins. Ingls Informtica Gesto de Projectos Planeamento e Controlo Oramental Controlo de Gesto 4.2. Experincia Profissional

1 a 2 anos



III. Trabalhos que exigem percia em procedimentos


II. Orientao de processos/actividades/projectos


II. Resultados dependentes do relacionamento com outras funes ou entidades; importncia

significativa da interaco humana para os resultados da funo.

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Bom relacionamento interpessoal

Flexibilidade Cooperao e Trabalho em equipa Organizao e mtodo

Iniciativa, na resoluo de problemas

Definio de prioridades

Sigilo

Disponibilidade



II. Relaes que exigem tacto, diplomacia, prudncia e habilidade, sob pena de prejudicar todo

o processo.



o processo.

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ASSESSOR DA DIRECO

CD.: BIM.AQF.04




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III. Funes que tm criar procedimentos para atingir os objectivos e executar o seu trabalho.

Funes a quem se indica objectivos e directivas gerais de aco bem definidos. O trabalho

avaliado fundamentalmente pelos contributos verificados.


III. Controlo e/ou orientao nas situaes anmalas ou de maior complexidade.A execuo

das tarefas est sujeita a uma superviso distanciada.


III. Problemas que requerem amplos conhecimentos, exigem critrios prprios, extrapolando

solues prvias anteriores. Contudo, tratam-se de problemas definidos requer anlise do

aprendido; confronto com muitos aspectos novos.


8.1. Dimenses/Erros

Opo errada por incorrecta anlise da informao ou da situao. Prejuzos provocados por atrasos ou no cumprimento de prazos. Omisso de aces necessrias ou atrasos em aces urgentes, ou com prazos rgidos a

cumprir.

8.2. Consequncias

II. Prejuzo de pequena dimenso; os erros tm consequncias pouco importantes;

consequncias detectveis e corrigveis.


I. No tem responsabilidade sobre o trabalho dos outros.

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ASSESSOR DA DIRECO

CD.: BIM.AQF.04




64

1. ORGANIGRAMA DA FUNO 2. MISSO DA FUNO Executar as tarefas que lhe so alocadas, inerentes aos projectos em curso na empresa,

segundo as directrizes da Direco Geral e especificaes do director do departamento de

informtica, e de acordo com os procedimentos, objectivos e prazos estabelecidos, de forma a

corresponder s necessidades dos clientes, e a contribuir para a boa execuo dos projectos,

para a satisfao dos clientes e para o permanente desenvolvimento da empresa.

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ESPECIALISTA DE SISTEMAS

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CEO

DIRECTOR DE INFORMTICA


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3. TAREFAS DA FUNO

1. Participar na definio das actividades/tarefas a executar: objectivos, metodologias, estudo de especificaes e requisitos de clientes, resultados, avaliao de recursos materiais e humanos necessrios, calendarizao, entre outros.

2. Executar as tarefas alocadas, tendo em conta os objectivos propostos, e os prazos estabelecidos, que incluem, entre outras: - Conceber e definir ferramentas, no mbito de projectos especficos para um determinado cliente ou de projectos/estudos para novos desenvolvimentos dos sistemas existentes.

- Desenvolver software inerente ao Sistema GIST (e aos diversos mdulos que o constituem) ou outros Sistemas de Apoio Deciso.

- Actualizar ou uniformizar ferramentas ou aplicaes existentes. - Realizar testes das aplicaes (internamente ou nos clientes). - Proceder instalao das aplicaes desenvolvidas nos clientes. - Ministrar aces de formao nos clientes e utilizadores em geral. - Efectuar a manuteno dos mdulos e sistema em geral. - Prestar apoio/assistncia aos clientes, quer na fase de implementao dos sistemas quer na sua utilizao corrente, para resoluo de problemas relativos instalao ou utilizao dos sistemas, adaptao das solues encontradas ou dos sistemas de apoio.

3. Produzir documentao diversa inerente aos projectos desenvolvidos, como relatrios, manuais, etc.

4. Dialogar e reunir periodicamente com a equipa de trabalho do projecto e de outros projectos, de forma a que todos possam acompanhar a evoluo do processo e discutir as aces a serem tomadas para resoluo de situaes particulares e troca de informao transmitida pelo cliente.

5. Participar (executando determinadas tarefas) na elaborao de propostas para novos projectos.

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CD.: BIM.AQF.04




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6. Colaborar (sempre que necessrio) na apresentao de resultados/produtos ou outros aspectos relacionados com os projectos (por exemplo, reunies com clientes, conferncias, workshops, entre outros).

7. Participar ou executar tarefas diversas no mbito ou inerentes ao desenvolvimento, manuteno ou actualizao de software, necessrias actividade da empresa.

8. Participar, sempre que necessrio, nas reunies do Grupo de Trabalho e do Grupo de Desenvolvimento.

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CD.:. BIM. AQF.04




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4. CONHECIMENTOS


Formao Superior na rea de Engenharia Informtica ou Matemticas Aplicadas (ramo das

Cincias da Computao), e afins.

Ingls

Desenvolvimento de Software

Teorias da Computao

Bases de dados, Bases de Dados relacionais

Interfaces grficas

Investigao Operacional

Sistemas de Informao Geogrfica

Tecnologia Internet

4.2. Experincia Profissional

6 meses a 1 ano, sobretudo em bases de dados relacionais.



IV. Trabalhos que exigem especializao numa funo


I. No aplicvel funo


II. Resultados dependentes do relacionamento com outras funes ou entidades; importncia

significativa da interaco humana para os resultados da funo.

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Sensibilidade para o negcio sector de transportes.

Facilidade de relacionamento.

Persistncia.

Trabalho em equipa.

Participao e conduo de reunies.

Flexibilidade.

Disponibilidade.

Vontade de aprender. Auto-didacta.



I. Troca de informao contactos telefnicos, pessoais ou por correspondncia.



o processo.

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DIRECTOR GERAL

CD.: BIM.AQF.04




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III. Funes que tm que criar procedimentos para atingir os objectivos e executar o seu

trabalho. Funes a quem se indica objectivos e directivas gerais de aco bem definidas. O

trabalho avaliado fundamentalmente pelos contributos verificados.


III. Controlo e/ou orientao nas situaes anmalas ou de maior complexidade. A execuo

das tarefas est sujeita a uma superviso distanciada.


III. Problemas que requerem amplos conhecimentos, exigem critrios prprios, extrapolando

solues prvias anteriores. Contudo, tratam-se de problemas definidos requer anlise do

aprendido; confronto com muitos aspectos novos.


8.1. Dimenses/Erros

Incorrecto levantamento das necessidades.

Optar incorrectamente por determinadas ferramentas.

8.2. Consequncias

III. Prejuzo importante; os erros tm consequncias importantes; dificilmente detectveis e

corrigveis.


I. No tem responsabilidade sobre o trabalho de outros.

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MONOGRAFIA DA FUNO


CD.: BIM.AQF.04




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Anexo 1

Identificao do Curso

Curso Local

Formador

Identificao do Formando

Nome Funo rea

Avaliao do Formando

Muito Fraco Muito Bom

1 2 3 4 5

1. Assiduidade

2. Pontualidade

3. Participao

4. Integrao no grupo

5. Motivao 6. Aquisio de conhecimentos

6.1. Resultado no teste final: %

(se aplicvel)

Assiduidade: Sem faltas injustificadas

Pontualidade: Cumprimento do horrio de incio e final das sesses

Participao: Capacidade de tomar a palavra, com recurso escuta activa. Capacidade de realizao de tarefas nos trabalhos de grupo

Integrao no grupo: Capacidade de participar activamente nas actividades de dinmica de grupo, recorrendo escuta activa e respeito pelo outro

Motivao: Mostrar interesse pelas actividades propostas, apresentando novas ideias e solues de melhoria.

Aquisio de conhecimentos: Capacidade de aplicar os contedos tericos desenvolvidos s actividades prticas propostas.

Procedimento

Avaliao da Formao

Avaliao dos Formandos

71

Apreciao Global Muito Fraco Muito Bom

1 2 3 4 5

Formador: Data: ____/____/____

Procedimento

Avaliao da Formao

72

Anexo 2

O presente questionrio tem por objectivo avaliar o Curso de Formao. A sua opinio importante para a

melhoria contnua de novos cursos de formao e dos nossos servios. Agradecemos desde j a sua colaborao.


Curso Local

Formador

Avaliao do Curso

Muito Fraco Muito Bom

1 2 3 4 5

1. Concretizao dos objectivos do curso

2. Adequao dos contedos ao perfil dos formandos

3. Adequao da carga horria

Formandos Muito Fraco Muito Bom

1 2 3 4 5 1. Adequao da seleco dos formandos

2. Receptividade dos formandos aos contedos abordados

3. Nvel de participao geral

4. Predisposio para a aplicao de conhecimentos

5. Pontualidade dos formandos

Procedimento

Avaliao da Formao

Avaliao do Formador

73

Organizao Muito Fraco Muito Bom

1 2 3 4 5 1. Adequao das instalaes

2. Funcionamento dos meios audio-visuais de apoio formao

3. Apoio administrativo

4. Comunicao com a empresa cliente

Avaliao Global do curso

Avaliao Global do grupo

Sugestes e Comentrios

Formador: Data: ____/____/____

Procedimento

Avaliao da Formao

74

Anexo 3

O presente questionrio tem por objectivo avaliar o contedo programtico e o desempenho do formador. A sua opinio

importante para a melhoria contnua de novos cursos de formao e dos nossos servios.

Os dados so confidenciais e annimos. Agradecemos desde j a sua colaborao.


Curso Local

Formador

Avaliao do Curso Muito Fraco Muito Bom

1 2 3 4 5

1. Clareza dos objectivos do curso

2. Importncia dos objectivos do curso para a funo

3. Adequao do contedo do curso sua funo

4. Possibilidade de aplicao das aprendizagens realizadas

5. Documentao apresentada

Em sua opinio a durao do curso de formao foi

1) excessiva

2) adequada

3) insuficiente

Justifique:

Procedimento

Avaliao da Formao

Avaliao do Curso de Formao

75

Avaliao do Formador Muito Fraco Muito Bom

1 2 3 4 5

1. Concretizao dos objectivos por parte do formador

2. Facilidade na comunicao

3. Estmulo participao e aprendizagem dos participantes

4. Actuao face a perguntas e dvidas

5. Relacionamento com o grupo 6. Adequao dos mtodos e tcnicas pedaggicas utilizados 7. Pontualidade

Avaliao do Curso

Sugestes e Comentrios

Procedimento

Avaliao da Formao

76

Anexo 4

I. Programa do XXXXX

II. Avaliao do Curso XXXXXX pelos Formandos

a. Avaliao do Curso b. Avaliao do Formador c. Avaliao Global do Curso d. Opinies e Sugestes dos Formandos

III. Avaliao do Curso XXXXXXXX pela Formadora a. Avaliao do Curso b. Avaliao dos Formandos c. Avaliao da Organizao d. Avaliao Global do Curso e do Grupo

IV Concluses e Sugestes

Procedimento

Avaliao da Formao

Relatrio de Avaliao

Ms ANO

77

I. Identificao do Curso

Designao XXXXXXXXX

Destinatrios XXXXXXXXXXX

Formador XXXXXXXXXXXXXX

Datas XXXXXXXX

Participantes

Participantes: XX

Responderam ao questionrio: XXX

Taxa de Assiduidade: XXXX

Procedimento

Avaliao da Formao

projecto de consultoria na Área da gestÃo...

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