PROCESSOS DE: PROCESSOS DE: EXECUÇÃO, CONTROLE, EXECUÇÃO, CONTROLE,

ESTRUTURA E ESTRUTURA E AUTORIDADE AUTORIDADE

(material de referência: Maximiano, (material de referência: Maximiano, 2004, cap. 13)2004, cap. 13)

ExecuçãoExecução O Processo de execução consiste em realizar tarefas a O Processo de execução consiste em realizar tarefas a

fim de fornecer produtos, serviços e idéias. Baseia-se fim de fornecer produtos, serviços e idéias. Baseia-se nos processos de planejamento e organização (visto no nos processos de planejamento e organização (visto no tema anterior) e nem sempre se distingue claramente do tema anterior) e nem sempre se distingue claramente do outros processos de administração.outros processos de administração.

O trabalho, de qualquer natureza, sempre é um O trabalho, de qualquer natureza, sempre é um processo de execução.processo de execução. Muitas vezes, planejamento e Muitas vezes, planejamento e execução se sobrepõem, já que os planos evoluem à execução se sobrepõem, já que os planos evoluem à medida que a execução avança, sendo modificados e medida que a execução avança, sendo modificados e adaptados de modo a incorporar ações corretivas. adaptados de modo a incorporar ações corretivas.

O Que É Estrutura? O Que É Estrutura? Disposição espacial das partes de Disposição espacial das partes de

um todo, considerando suas um todo, considerando suas relações recíprocasrelações recíprocas

Representa a hierarquia de Representa a hierarquia de autoridade de uma organização - autoridade de uma organização - elemento fundamental para elemento fundamental para coordenar as diferentes atividades coordenar as diferentes atividades que a compõe.que a compõe.

Divisão do Divisão do trabalhotrabalho

DiferenciaçãoDiferenciação

EspecializaçãoEspecialização

Eficácia e Eficácia e eficiênciaeficiência

Necessidade de Necessidade de integração:integração: a integração é alcançada por meio de mecanismos estruturais que melhoram a colaboração e coordenação .

AutoridadeAutoridade

Tipos de estruturaTipos de estrutura DepartamentalizaçãoDepartamentalização subdivisão da subdivisão da organização em unidades menores. organização em unidades menores. Define como a organização será Define como a organização será estruturada. Existem 4 tipos básicos de estruturada. Existem 4 tipos básicos de departamentalização:departamentalização: FuncionalFuncional Por produtoPor produto Por cliente Por cliente GeográficaGeográfica

Departamentalização funcionalDepartamentalização funcional os cargos são os cargos são especializados e agrupados de acordo com a especializados e agrupados de acordo com a função de negócio e as habilidades que função de negócio e as habilidades que requerem: produção, Mkt, RH, P&D, finanças, requerem: produção, Mkt, RH, P&D, finanças, contabilidade...contabilidade...É muito comum em pequenas organizaçõesÉ muito comum em pequenas organizações

Vantagens: Economias de escala (> eficácia Vantagens: Economias de escala (> eficácia em termos de custo)em termos de custo) - Monitoração mais eficaz do ambiente- Monitoração mais eficaz do ambiente - Melhores padrões de desempenho- Melhores padrões de desempenho - Treinamento especializado e desenv. de - Treinamento especializado e desenv. de habilidades habilidades

Desvantagens: Desvantagens: - Foco no cargo e não na empresa - Foco no cargo e não na empresa e/ou produtoe/ou produto- Surgimento de conflito- Surgimento de conflito- Pessoas especialistas sem visão - Pessoas especialistas sem visão geral do negóciogeral do negócio

Presidente

Adm de RH Mkt Produção Finanças

Estrutura funcionalEstrutura funcional

Departamentalização por produtoDepartamentalização por produto todas as todas as funções que contribuem para um dado funções que contribuem para um dado produto são organizada sob um administrador produto são organizada sob um administrador e os administradores responsáveis por funções e os administradores responsáveis por funções relativas a um produto em particular relativas a um produto em particular reportam-se ao gerente de produtoreportam-se ao gerente de produto

É muito comum em pequenas organizaçõesÉ muito comum em pequenas organizaçõesVantagens:Vantagens:- Melhor administração da informação- Melhor administração da informação- Maior comprometimento com a linha de - Maior comprometimento com a linha de produtoproduto- É um tipo de estrutura mais flexível- É um tipo de estrutura mais flexível

Desvantagens:Desvantagens:- Difícil coordenação- Difícil coordenação- Maior custo- Maior custo-Perda de controle pela alta -Perda de controle pela alta

administraçãoadministração

Presidente

Higiene Limpeza Alimento

Mkt RH Produção

Estrutura por produtoEstrutura por produto

Departamentalização por clienteDepartamentalização por clienteVantagem: habilidade focalizar as necessidades Vantagem: habilidade focalizar as necessidades dos consumidores e prover serviços melhores e dos consumidores e prover serviços melhores e mais rápidosmais rápidos

Presidente

Oncologia Pediatria Obstetrícia Emergência

Departamentalização por área geográficaDepartamentalização por área geográfica

Vantagem: habilidade focalizar as necessidades Vantagem: habilidade focalizar as necessidades dos consumidores e prover serviços melhores e dos consumidores e prover serviços melhores e mais rápidosmais rápidos

Presidente

Ger. Reg Nordeste Ger. Reg. Sudeste Ger. Reg. Sudoeste Ger. Reg. Leste

Gerente geraisAtlantaOrlando

Gerentes geraisDallas

Houston

Organização matricialOrganização matricialForma híbrida de organização em que as Forma híbrida de organização em que as formas funcionais e por produto se formas funcionais e por produto se sobrepõem. Os administradores e o pessoal sobrepõem. Os administradores e o pessoal de assessoria reportam-se a dois chefes: um de assessoria reportam-se a dois chefes: um funcional e outro de produto.funcional e outro de produto.

Presidente

Gerente de projetos Gerente produção Gerente Finanças Gerente Engenharia

Grupo de produçãoprojeto

A

Grupo de finançasprojeto

A

Grupo engenharia projeto

AGerente projeto A

Processo de decisão Processo de decisão descentralizadodescentralizado

Grande capacidade de Grande capacidade de circular e processar circular e processar informaçãoinformação

Delegação de decisão Delegação de decisão nos níveis apropriadosnos níveis apropriados

Utilização eficiente Utilização eficiente dos recursosdos recursos

Empregados Empregados aprendem habilidades aprendem habilidades cooperativascooperativas

Aumentam-se as Aumentam-se as opções de carreiraopções de carreira

Surge confusão pelo Surge confusão pelo fato de as pessoas fato de as pessoas possuírem mais de um possuírem mais de um supervisorsupervisor

Aumenta a Aumenta a competição por podercompetição por poder

Crença errônea de que Crença errônea de que “todos devem ser “todos devem ser consultados para que consultados para que uma decisão seja uma decisão seja tomada”tomada”

Muita democracia Muita democracia pode levar a lentidãopode levar a lentidão

Vantagens Desvantagens

Desafios da organização matricialDesafios da organização matricial- O executivo principal deve aprender a balancear a - O executivo principal deve aprender a balancear a ênfase entre as orientações funcionais e por produto.ênfase entre as orientações funcionais e por produto.- Administradores de projeto e funcionais devem - Administradores de projeto e funcionais devem aprender a ser cooperativos e a administrar seu aprender a ser cooperativos e a administrar seu conflito construtivamente.conflito construtivamente.- Os funcionários devem aprender a reportar-se à dois - Os funcionários devem aprender a reportar-se à dois chefes – priorizar demandas múltiplas / conciliar chefes – priorizar demandas múltiplas / conciliar encargos conflitantes.encargos conflitantes.- A chave para administrar a matriz: entender que a - A chave para administrar a matriz: entender que a estrutura formal não é o essencial. A estrutura formal estrutura formal não é o essencial. A estrutura formal é meramente a anatomia. Os administradores devem é meramente a anatomia. Os administradores devem gerenciar sua fisiologia (relacionamentos) e sua gerenciar sua fisiologia (relacionamentos) e sua psicologia (normas, valores e atitudes).psicologia (normas, valores e atitudes).- A matriz é um processo.- A matriz é um processo.

AutoridadeAutoridade

Fundamental para o funcionamento Fundamental para o funcionamento de qualquer organização (função de qualquer organização (função integrativa);integrativa);

Reside mais em posições do que em Reside mais em posições do que em pessoas;pessoas;

Tem sido o principal meio para Tem sido o principal meio para conduzir uma organizaçãoconduzir uma organização

- Conselho de diretoresConselho de diretores (membros (membros eleitos pelos acionistas para eleitos pelos acionistas para supervisionar a organização e supervisionar a organização e aconselhar seus executivos. Principais aconselhar seus executivos. Principais responsabilidades:responsabilidades:

Selecionar, avaliar, recompensar e Selecionar, avaliar, recompensar e substituir o CEOsubstituir o CEO

Determinar o direcionamento Determinar o direcionamento estratégicoestratégico

Examinar o desempenho financeiroExaminar o desempenho financeiroAssegurar a conduta ética, legal e Assegurar a conduta ética, legal e

socialmente responsávelsocialmente responsável- Chief Executive OfficerChief Executive Officer (ocupa o (ocupa o

topo da pirâmide organizacionaltopo da pirâmide organizacional

Elementos básicos da estruturaElementos básicos da estrutura Níveis hierárquicosNíveis hierárquicosPrimeiro nívelPrimeiro nível: administradores estratégicos : administradores estratégicos – CEO, presidentes e vice-presidentes;– CEO, presidentes e vice-presidentes;Segundo nívelSegundo nível: administração intermediária – : administração intermediária – os administradores são responsáveis por os administradores são responsáveis por fábricas ou departamentosfábricas ou departamentosTerceiro nívelTerceiro nível: administração operacional e : administração operacional e trabalhadores – inclui gerentes de escritório, trabalhadores – inclui gerentes de escritório, gerentes de venda, supervisores e outros gerentes de venda, supervisores e outros administradores de primeira linha (lidam administradores de primeira linha (lidam diretamente com a operação e com os diretamente com a operação e com os funcionários operacionais).funcionários operacionais).

Presidente

PessoalMarketingP&DFinanças

Pessoal

Divisão de Produtos Químicos

Divisão de Produtos Metálicos

Finanças

Fabricação Vendas

Pessoal Finanças

Fabricação Vendas

Processo de Controle:Processo de Controle:

Controlar consiste em tomar decisões que Controlar consiste em tomar decisões que têm por finalidade manter um sistema na têm por finalidade manter um sistema na direção de um objetivo, com base em direção de um objetivo, com base em informações contínuas sobre as atividades informações contínuas sobre as atividades do sistema e quanto a seu objetivo. do sistema e quanto a seu objetivo.

Componentes de um sistema de controleComponentes de um sistema de controle::

Padrões de controle:Padrões de controle: Os padrões de controle são extraídos diretamente Os padrões de controle são extraídos diretamente

dos objetivos, quando se especifica condições para dos objetivos, quando se especifica condições para que se obtenha o resultado esperado. Definido o que se obtenha o resultado esperado. Definido o padrão de controle, torna-se possível avaliar o padrão de controle, torna-se possível avaliar o desempenho de um processo e tomar as decisões desempenho de um processo e tomar as decisões para mantê-lo conforme o planejado.para mantê-lo conforme o planejado.

Ex: Tempo padrão determinado para verificar o uso Ex: Tempo padrão determinado para verificar o uso do tempo como componente da avaliação da do tempo como componente da avaliação da eficiência.eficiência.

Aquisição de informações:Aquisição de informações: O processo de controle depende do O processo de controle depende do

monitoramento constante do andamento das monitoramento constante do andamento das atividades e o progresso em direção aos atividades e o progresso em direção aos objetivos organizacionais. Para tanto, é objetivos organizacionais. Para tanto, é preciso definir quais as informações deverão preciso definir quais as informações deverão ser geradas ao longo do sistema e como, ser geradas ao longo do sistema e como, para quem e quando elas deverão ser para quem e quando elas deverão ser disponibilizadas. disponibilizadas.

Comparação e Ação corretiva:Comparação e Ação corretiva: A informação sobre o desempenho real precisa ser A informação sobre o desempenho real precisa ser

comparada com os padrões de controle, de modo a comparada com os padrões de controle, de modo a permitir uma ação corretiva ou a continuidade do permitir uma ação corretiva ou a continuidade do processo.processo.

A comparação pode indicar 3 situações:A comparação pode indicar 3 situações: Desempenho real igual ao esperado;Desempenho real igual ao esperado; Desempenho real abaixo do esperado (necessita-se de uma Desempenho real abaixo do esperado (necessita-se de uma

ação corretiva de modo a elevar o desempenho).ação corretiva de modo a elevar o desempenho). Desempenho real acima do esperado (necessita-se uma ação Desempenho real acima do esperado (necessita-se uma ação

de reforço a fim de sustentar o desempenho acima da média).de reforço a fim de sustentar o desempenho acima da média).- As informações do processo de controle alimentam o processo - As informações do processo de controle alimentam o processo

de planejamento e reiniciam o ciclo do processo de de planejamento e reiniciam o ciclo do processo de Administração.Administração.

Amplitude de controleAmplitude de controle: Número de subordinados que : Número de subordinados que se reportam diretamente a um executivo ou um se reportam diretamente a um executivo ou um superiorsuperiorAmplitudes pequenas: organizações Verticais – muitos níveis Amplitudes pequenas: organizações Verticais – muitos níveis hierárquicoshierárquicos

Amplitudes grandes: organizações Planas – poucos níveis Amplitudes grandes: organizações Planas – poucos níveis hierárquicoshierárquicos

Amplitude de controle ótimaAmplitude de controle ótima

Permite que o administrador mantenha Permite que o administrador mantenha controle sobre seu subordinado, mas não de controle sobre seu subordinado, mas não de forma exageradaforma exageradaA amplitude será maior quando:A amplitude será maior quando:- O trabalho é rotineiroO trabalho é rotineiro- Os subordinados são altamente treinadosOs subordinados são altamente treinados- O administrador é altamente capacitadoO administrador é altamente capacitado- Os cargos são similares e as medidas de Os cargos são similares e as medidas de desempenho comparáveisdesempenho comparáveis- Os subordinados preferente autonomia a Os subordinados preferente autonomia a um controle cerrado da supervisãoum controle cerrado da supervisão

DelegaçãoDelegação é atribuição de responsabilidades é atribuição de responsabilidades adicionais, com o poder e direito de tomar adicionais, com o poder e direito de tomar decisões, dar ordens, prover recursos, entre decisões, dar ordens, prover recursos, entre outros, de forma a cumprir a responsabilidade.outros, de forma a cumprir a responsabilidade.

É a execução de um trabalho por meio de É a execução de um trabalho por meio de outros,outros,Atribui à pessoa para quem foi delegada a Atribui à pessoa para quem foi delegada a autoridade a responsabilidade pelo resultado autoridade a responsabilidade pelo resultado (direito de cobrança),(direito de cobrança),Os administradores, no entanto, permanecem Os administradores, no entanto, permanecem responsáveis não apenas pelas suas ações mas responsáveis não apenas pelas suas ações mas pelas ações de seus subordinados.pelas ações de seus subordinados.

Vantagens da delegaçãoVantagens da delegação

O administrador economiza tempo, permitindo O administrador economiza tempo, permitindo que este foque questões prioritáriasque este foque questões prioritárias

Os cargos são trabalhados de modo mais Os cargos são trabalhados de modo mais eficiente e eficaz em termos de custoeficiente e eficaz em termos de custo

Propicia ao subordinado condições para que Propicia ao subordinado condições para que este desenvolva novas habilidadeseste desenvolva novas habilidades

Motiva os subordinadosMotiva os subordinados

Como delegarComo delegar

- Entendimento claro do que pretende alcançar Entendimento claro do que pretende alcançar com o processo (definição do objetivo)com o processo (definição do objetivo)- Escolher pessoa capaz de desempenhar a Escolher pessoa capaz de desempenhar a tarefatarefa- Conceder a pessoa selecionada a autoridade, Conceder a pessoa selecionada a autoridade, tempo e recursos necessários para o bom tempo e recursos necessários para o bom desempenho da tarefadesempenho da tarefa- Trabalhar em conjunto, mantendo a Trabalhar em conjunto, mantendo a comunicação e o acompanhamento do projetocomunicação e o acompanhamento do projeto- Estabelecer parâmetros de resultadoEstabelecer parâmetros de resultado

DescentralizaçãoDescentralização é resultado do processo de é resultado do processo de delegação, pois a delegação de delegação, pois a delegação de responsabilidade e autoridade descentraliza a responsabilidade e autoridade descentraliza a tomada de decisão. tomada de decisão. - Faz com que as decisões sejam pulverizadas - Faz com que as decisões sejam pulverizadas nos níveis mais baixos da organização. nos níveis mais baixos da organização. Descentraliza-se para melhor utilização dos Descentraliza-se para melhor utilização dos recursos humanos.recursos humanos.Centralização:Centralização: a tomada de decisão importante a tomada de decisão importante ocorre na alta direção. A organização é ocorre na alta direção. A organização é desenhada dentro da premissa de que o desenhada dentro da premissa de que o indivíduo no topo possui mais autoridade e que indivíduo no topo possui mais autoridade e que a autoridade dos demais é escalada a baixo, a autoridade dos demais é escalada a baixo, de acordo com sua posição no organograma.de acordo com sua posição no organograma.

A tomada de decisão deve ocorrer no nível das pessoas que estiverem mais diretamente afetadas e possuírem o conhecimento mais íntimo do problema. Isto é particularmente importante em ambientes de negócio muito instáveis, exigindo rápidas respostas da organização.

Representação gráfica da estruturaRepresentação gráfica da estrutura OrganogramaOrganograma representa as posições na empresa e representa as posições na empresa e como estão organizadas. como estão organizadas. Fornece um quadro da estrutura de autoridade (quem Fornece um quadro da estrutura de autoridade (quem responde a quem). responde a quem). Deixa claro como o trabalho está dividido entre as Deixa claro como o trabalho está dividido entre as diversas áreas / pessoasdiversas áreas / pessoas

Cada caixa representa uma unidade de trabalho (divisão de trabalho) – o título define o trabalho desempenhado As linhas contínuas indicam as relações superior-subordinado.As caixas que estão na mesma linha (posição) estão em um mesmo nível hierárquico