Consultoria deresultados práticos

“Em qualquer empresa, a Tecnologia da Informação exerce efeitos poderosos sobre a vantagem competitiva, tanto no custo, quanto na diferenciação.”

Michael Porter

Está claro! Vivemos na era da tecnologia, da informatização, da automa-tização de processos, o que, automaticamente, alavanca a importância das plataformas tecnológicas das empresas: ERP, CRM, BI, WMS, mobilidade, etc. Para onde quer que olhemos (jornais, revistas, palestras, concorrentes, fornecedores), somos bombardeados por avanços tecnológicos que parecem permitir a realização de atividades com maior eficiência, menores custos, maior lucratividade e maior satisfação aos clientes...

Este bombardeio de informações sobre tecnologia, muitas vezes, pode deixar empresários, diretores e gestores das organizações com uma certa angústia ou ansiedade ao compararem o que veem no mundo lá fora com as respostas dadas por suas plataformas tecnológicas atuais. A percepção é de que há um gap muito grande e que, ao trocar para plataformas mais modernas, o sonho tecnológico será realizado num estalar de dedos, ajeitando tudo que estava errado na organização...

Assim, muitas vezes, encaminha-se uma decisão de troca de plataformas tecnológi-cas no impulso, dominados pela emoção e, muitas vezes, com o primeiro fornecedor de sistemas que aparece. Deixamos abaixo, nosso primeiro alerta:

COMPRAR SISTEMA NÃO É COMO COMPRAR UM CARRO!

Não é como ir na concessionária, ver os modelos, fazer um test-drive, escolher o que mais agrada, pagar, sair de carro novo e esquecer o velho. A troca de uma platafor-ma tecnológica (por exemplo, um ERP) está diretamente relacionada à manutenção do negócio, tendo impactos diretos no futuro da organização e das dezenas/centenas/mi- lhares de pessoas que lá trabalham. Além disso, é preciso parametrizar, integrar, migrar informações do sistema anterior, treinar as pessoas, estabilizar o novo sistema; e nada disso acontece num piscar de olhos ou com a assinatura de um cheque. Por isso, não pode ser conduzida de maneira emocional e sem critérios objetivos de decisão!

Novas plataformas podem ajudar muito as organizações, desde que sejam bem encaminhadas e direcionadas, com apoio consultivo e técnico, garantindo que sejam analisados diversos aspectos da organização, dos fornecedores e do ambiente de negócios. Nós da BCF desenvolvemos um processo de escolha de plataformas tecnológicas que possibilita maior segurança e menos emoção, com etapas e atividades definidas, envolvendo todas as áreas da empresa no processo de análise e de decisão!

Nosso segundo alerta vai para o sonho de que, ao comprar uma nova plataforma, todos os problemas da organização serão resolvidos:

“Automatizar a bagunça gera apenas bagunça automatizada.” Michael Hammer

Esta frase de Michael Hammer é bastante marcante, pois deixa claro que, ao sim-plesmente automatizar os processos e atividades, os problemas antes existentes contin-uarão os mesmos, apenas estarão automatizados. De maneira direta, a sua empresa não será a melhor empresa para se trabalhar só porque comprou um novo ERP; a sua em-presa não se tornará a líder de mercado só porque comprou um novo ERP; a sua empre-sa não dobrará a lucratividade só porque comprou um novo ERP.

Dessa maneira, nós da BCF - contando com consultores com vastas experiências em escolhas de plataformas tecnológicas, gestão de diversos projetos de implementação de sistemas nacionais e internacionais – sugerimos que, antes do processo de escolha e da troca, é mandatório ter (ou desenvolver caso não tenha):

• Estratégia Empresarial clara: quem somos, para onde vamos, quanto quere-mos crescer, para onde vamos expandir geograficamente, o que precisamos para termos um salto de produtividade/lucratividade, o que fazemos de melhor (diferenciais competitivos sólidos). Ou seja, devemos já saber o que nos torna diferentes dos demais players do mercado, os motivos por que os clientes compram e voltam a com-prar da nossa empresa, etc.

• Processos Organizacionais analisados, definidos e mapeados: conside- ramos essencial para o sucesso da escolha, da implementação e da estabilização de uma nova plataforma tecnológica, o mapeamento prévio dos processos organizacionais com equipes multidisciplinares, entendendo onde estão as principais desconexões, lacunas, retrabalhos e oportunidades de melhorias, bem como identificando onde o sistema pode ajudar e como queremos que o sistema atue nestes casos (sempre que possível frente à capacidade tecnológica da plataforma). Na Análise e Desenho de Pro-cessos, ficam claras as atividades que garantem os diferenciais da empresa daquelas que são atividades de suporte, auxiliando os implementadores nos seus levantamentos.

Os fatores críticos de sucesso que destacamos acima vêm antes do processo propriamente dito de escolha de plataformas tecnológicas que a BCF desenvolveu, o qual se encontra detalhado abaixo e proporciona uma visão ampla, que abrange aspectos estratégicos do negócio, processuais, tecnológicos e financeiros:

1. Definição da equipe de trabalho: caso a empresa tenha realizado a Análise e Desenho de Processos, a equipe já terá sido definida anteriormente. Caso contrário, é preciso definir quem será o gerente do projeto, os sponsors (patrocinadores) e key users (usuários-chave) do sistema. Ter as pessoas certas atuando nas atividades certas é fundamental para todo o processo de escolha e implementação!

2. Análise do Sistema Atual: esta etapa se dá com base em entrevistas e com análise in loco das ferramentas sistêmicas atuais. Além disso, a partir de uma lista de re- quisitos sistêmicos desenvolvida pela BCF, os gestores e key users de cada setor devem avaliar o sistema atual de acordo com o nível de atendimento das suas necessidades. Neste momento, a pontuação final (balanceada com a visão da consultoria) definirá se o sistema atual atende ou não às necessidades atuais e de crescimento da organização. É válido destacar que a BCF trabalha de maneira completamente isenta e transparente; portanto, se for diagnosticado que o sistema atual da empresa atende às necessidades, de maneira alguma será sugerida a troca sistêmica.

3. Levantamento de requisitos ideais para o Sistema: num segundo momen- to, gestores e key users devem avaliar quais os requisitos são obrigatórios e quais são apenas desejáveis. Dessa forma, não estamos mais olhando para dentro (ferramenta atual), mas para a solução futura (cenário ideal), para que se possa, antes de tudo, saber o que queremos para então avaliar o que o mercado e os fornecedores de software têm a oferecer;

4. Preparação do documento da RFP: a RFP (Request for Proposal) é um do- cumento de convite aos fornecedores para que apresentem suas soluções e propostas, com base num cronograma previamente determinado; 5. Seleção dos fornecedores e envio da RFP: neste momento, selecionam-se, em conjunto, os players (em média, cinco) a serem consultados nesta tomada de propos-tas e se envia a lista de requisitos para preenchimento. Além das questões de atendi-mento das funcionalidades sistêmicas, são solicitadas informações de estrutura tecnológica (parceiros, linguagem), de suporte técnico, de custos e de prazos para implementação;

6. Avaliação e ponderação das propostas: ao recebermos as propostas, a BCF possui ferramentas e metodologias próprias para avaliação dos fornecedores. Nesta etapa, é bastante comum haver dúvidas de ambos os lados, bem como idas e vindas de propostas, até o envio final;

7. Definição dos finalistas do processo (short list): neste momento, juntamen- te com a gestão da empresa, definem-se os fornecedores de sistemas que estão qualificados para avançar no processo de seleção, a chamada short list (entre dois ou três fornecedores);

8. Finalistas apresentam suas soluções aos usuários: indica-se que os finalis-tas do processo agendem dois ou três dias de demonstrações das funcionalidades do sistema para os usuários da empresa. Após, os usuários devem emitir seus pareceres com base nos requisitos e nas respostas dos fornecedores;

9. Visitas aos clientes dos fornecedores: para que o processo seja completo, é necessário ouvir as empresas e as pessoas/usuários que estão com os sistemas em funcionamento (pontos negativos, pontos positivos, pontos a melhorar);

10. Definição da solução escolhida: após este processo de escolha, chega a hora de tomar a decisão de qual sistema escolher. Consultoria, gestores, key users e dire-toria devem chegar a uma posição final e comunicar os fornecedores;

11. Negociação e contrato: última etapa do processo, é o momento de ajustes de valores, prazos, licenças e demais negociações de variadas espécies, para que o processo de implementação se inicie.

Com base na nossa experiência, em média, a realização das 11 etapas do processo de escolha toma de 3 a 5 meses. Obviamente, isto é uma média. Há diversas variáveis que afetam (perfil da empresa que está escolhendo, tempo de respostas dos fornece-dores cotados, tempo de respostas dos clientes dos fornecedores, tempo de decisão da diretoria/sócios, etc); por isso, há empresas que podem demorar 2 meses e outras 12 meses...

De qualquer maneira, o tempo aplicado não é tempo perdido:

Se você não tem tempo para planejar, vai ter que ter bastante tempo e dinheiro para consertar.

Uma coisa é certa, tendo uma Estratégia Empresarial clara, com Processos organi-zacionais mapeados (desconexões e lacunas identificadas) e desenvolvendo o “Processo de Escolha de Plataformas Tecnológicas” da BCF, elimina-se o impulso, a ansiedade e a emoção do processo decisório, garantindo maior segurança e confiança na escolha a ser feita. Reduz-se também o risco de ter que trocar a plataforma nova-mente em 6 meses e de gastar ainda mais dinheiro e mais tempo de todo mundo...

A BCF Consultoria está aqui para ajudar em todo este processo, desde a Estratégia Empresarial, passando pelos Processos até chegar na Tecnologia!

Dessa forma, a empresa entende realmente do que precisa e consegue aproveitar melhor tudo o que a plataforma tecnológica tem a oferecer. Além disso, consegue, de fato, colocar em prática muitos dos sonhos e eliminar muitas deficiências apresentadas anteriormente.

Portanto, reduza a emoção de um processo decisório tão importante!

Comprar uma plataforma tecnológica empresarial, definitivamente, não é como comprar um carro..

Processo de escolha deplataformas tecnológicascom segurança, sem emoçãoe sem achismos!

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