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PROCEDIMENTO

CÓDIGO: PRO.002.SA EDIÇÃO Nº: 001

REVISÃO Nº: 003 DATA DE HOMOLOGAÇÃO: 02/03/2016

Documento Aprovado (Assinatura Digital)

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO ARMAZÉM

ÂMBITO : Aplicável ao Serviço de Aprovisionamento do Hospital de Magalhães Lemos, E.P.E.

REVISTO POR: DATA PRÓXIMA REVISÃO: PÁGINAS Aprovisionamento 02/03/2019 1-31

OBJECTIVO

O Serviço de Aprovisionamento (SA) do Hospital de Magalhães Lemos, E.P.E. na vertente Gestão de

Stocks, rege-se pelo presente Manual de Procedimentos, elaborado com o objectivo de definir procedimen-

tos e criar circuitos, de modo a que seja cumprida a legislação em vigor e demais normas aplicáveis e pro-

movida a optimização dos meios disponíveis, de modo a atingir os resultados pretendidos.

RESPONSABILIDADES

A gestão corrente do serviço compete ao Serviço de Aprovisionamento, sob orientação do Vogal Executivo

do Conselho de Administração que tutela esta unidade orgânica;

É da responsabilidade do Serviço de Aprovisionamento o cumprimento do presente procedimento.

ORGANIZAÇÃO DA FUNÇÃO

A função Gestão de Stocks está organizada, de acordo com a estrutura funcional, que se descreve a seguir

no contexto da movimentação, controlo e gestão de existências.

1. Atribuições e responsabilidades

As funções de Aprovisionamento ao nível de gestão de existências têm por atribuições e responsabilidades:

a) Coordenar a movimentação física de existências;

b) Garantir que a movimentação de existências representa actividade real e aprovada;

c) Assegurar a existência física das existências relevadas contabilisticamente;

d) Estabelecer e implementar procedimentos de inventariação cíclica e anual adequado (instruções de con-

tagem de existências);

e) Documentar adequadamente todos os ajustamentos propostos a existências por diferenças de inventário,

por rotação lenta ou obsolescência e submete-los a autorização superior;

f) Controlar a destruição física dos bens;

g) Gerir as existências de forma adequada;

h) Manter os materiais em armazém de forma adequada e segura;

i) Gerir a movimentação dos materiais da área de Recepção para os diversos armazéns e deste para as

zonas de distribuição;

j) Discutir com as diversas áreas a presente definição de atribuições e responsabilidades, bem como os

processos, de forma a obter um compromisso mais correcto de aderência às mesmas;

PROCEDIMENTO







l) Estabelecer e submeter à aprovação, de acordo com a delegação de competências instituída, as políticas

de gestão de existências;

m) Criar os mecanismos necessários que assegurem o cumprimento das normas e procedimentos defini-

dos;

n) Coordenar de modo contínuo/regular todos os processos de gestão de existências;

o) Colaborar com a função Compras na elaboração do “Plano de Compras” (anual);

p) Assegurar a disponibilidade de existências, para satisfazer as necessidades dos diversos Serviços bem

como a racionalidade da sua utilização.

1.1 Função recepção

Tem por atribuições:

a) Controlar quantitativa e documentalmente os materiais entregues pelos fornecedores;

b) Proceder ao armazenamento dos materiais recepcionados nas devidas condições de acondicionamento

(temperatura, humidade, etc.);

c) Segregar os materiais que já se encontram reservados aos Centros de Custo, bem como os materiais

que se encontram pendentes de conferência pela Gestão da qualidade do Aprovisionamento;

d) Controlar devoluções ao armazém;

e) Proceder ao envio de documentação recebida com o material (guias de entrada, guias de remessa, factu-

ras, etc.), para o Sector de compras.

1.2 Função distribuição

Tem por atribuições o processo de gestão de transferência de existências entre armazéns ou para os Cen-

tros de Custo. É da responsabilidade desta área:

a) Controlar quantitativa e documentalmente os materiais a transferir / distribuir;

b) Assegurar a expedição de materiais – garantindo a adequada embalagem e identificação – para os servi-

ços, outros armazéns e para o exterior;

c) Gerir as prioridades de distribuição de materiais.

1.3 Função gestão física de existências

Tem por atribuições;

a) Colaborar na definição e manutenção da planta de localizações de materiais (a implementar);

b) Manter zonas de armazenagem nos moldes estabelecidos;

PROCEDIMENTO







c) Efectuar a gestão física e funcional de todos os armazéns do Hospital de Magalhães Lemos, E.P.E;

d) Identificar fisicamente materiais obsoletos, danificados ou extraviados;

e) Participar em inventários anuais;

f) Planear, organizar e efectuar inventários cíclicos em armazéns centrais e periféricos;

g) Controlar os acessos ao armazém dentro do horário de expediente.

1.4 Função controlo de existências


a) Analisar trimestralmente os níveis de rotação de existências e comunicar à Responsável de forma a

potenciar uma adequada gestão de níveis de existências (a implementar);

b) Definir e rever periodicamente os níveis de existências a manter nos armazéns centrais e periféricos (a

implementar);

c) Identificar materiais a adquirir de acordo com informações da “Aplicação de Gestão de Existências” (aná-

lise ABC) de forma a assegurar um planeamento adequado de existências;

d) Inspeccionar os armazéns, de forma a garantir um adequado controlo das condições de armazenamento

e acondicionamento;

e) Identificar e avaliar materiais inutilizados e obsoletos, submetendo o seu abate à aprovação da Respon-

sável do Aprovisionamento, Serviço de Gestão Financeira e da Vogal Executiva do Conselho de Adminis-

tração;

f) Proceder ao abate de materiais inutilizados e obsoletos;

g) Obter indicadores de desempenho referentes à rotação de existências;

h) Participar no planeamento, organização e controlo dos inventários de existências cíclicos e anuais;

i) Avaliar e propor ajustamentos de inventários em face das contagens.

1.5 Função dados mestre de materiais


Receber o pedido, analisar a sua validade e necessidade;

a) Em caso de pedido autorizado:

a. Preenche eventuais campos do pedido com especificações técnicas ainda não introduzidas;

b. Define classe e grupo para o novo material;

c. Verifica a não existência da referência pretendida;

d. Caso não conste do ficheiro procede à criação da nova referência;

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e. Solicita conferência, por colaborador diferente, da informação introduzida de forma a garantir a

exactidão dos dados introduzidos;

f. Bloqueia o material até revisão adequada da função Gestão de qualidade de aprovisionamentos;

g. Informa a função que efectuou o pedido, a Gestão de compras, a Gestão de qualidade de aprovi-

sionamentos e Gestão de existências do novo material, características e respectiva referência;

h. Arquiva a informação recebida e ficha do material, em pasta própria de forma sequencial;

b) Em caso de pedido inválido, informa a função que efectuou o pedido da não validade do pedido, ou da

existência de uma referência já criada para o efeito, remetendo formulário com justificação do indeferimento

c) Gerir a abertura de novas referências de materiais em coordenação com a Gestão de compras, face aos

pedidos de introdução de novos produtos;

c) Manter actualizada a informação sobre as características dos materiais e actualizar os dados dos mes-

mos no sistema;

d) Apagar no sistema os materiais que se tornem obsoletos, de modo a torná-lo mais eficiente

e) Articular com a Comissão de Controlo de Infecção, Serviço de Instalações e Equipamentos e Direcções

dos Serviços, as informações sobre normativos aplicados aos materiais;

f) Elaborar e divulgar, em conjunto com a Gestão de compras, entre outras, a lista de materiais aprovados e

certificados pela qualidade.

1.6 Função gestão de qualidade de aprovisionamentos (a implementar )

Assegura, em colaboração com a Gestão de compras e Gestão de existências, o controlo de qualidade dos

materiais utilizados no que respeita à sua conformidade com os requisitos técnicos definidos.

1.7. Organização e gestão física de armazéns

Armazéns Centrais – Central, De Géneros Alimentares, De Materiais de Manutenção e Conservação.

Armazéns, periféricos – Laboratório de Patologia Clínica, Alimentação e Dietética e Serviço de Instalações e

Equipamentos.

1.7.1. Criação de novos armazéns

A criação de novos armazéns está sujeita à aprovação do Vogal Executivo do Conselho de Administração;

1.8 Organização de armazéns – planta e zonas

Os armazéns estão organizados, de forma a acondicionar adequadamente todos os materiais utilizados na

actividade das Unidades.

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1.8.1. Planta de armazém

A definição de plantas de armazéns principais deverá possibilitar:

a) Localizar e identificar, de uma forma fácil e expedita, todo e qualquer material existente;

b) Facilitar a movimentação de materiais;

c) Reunir, sempre que praticável, no mesmo local de arrumação (prateleira, etc.), todos os itens do mesmo

material de modo a evitar problemas na sua localização;

d) Proceder à arrumação dos materiais tendo em conta a sua tipologia ou rotação, de forma a possibilitar

um atendimento mais expedito e a maior disponibilidade do pessoal para outras tarefas de Gestão de exis-

tências;

e) Permitir o aproveitamento máximo do espaço físico existente;

f) Facilitar a preparação e realização dos inventários cíclicos e anuais;

g) Cumprir com as regras definidas de higiene e segurança.

1.8.2. Zonas de armazém

A definição de zonas nos armazéns principais deverá permitir:

a) Uma adequada manutenção dos materiais;

b) A eficiência do seu manuseamento, tendo em consideração a frequência com que normalmente os mes-

mos são requisitados;

c) A sua correcta classificação;

d) Identificar, de uma forma clara e inequívoca, os materiais que se encontram no espaço do armazém

como:

a. Em armazém;

b. Em fase de recepção e conferência;

c. Para entrega;

d. Obsoleto e/ou danificado;

e. Para reparação;

f. Para devolução;

e) Facilitar a preparação e realização dos inventários cíclicos e anuais.

1.8.3. Organização dos armazéns segundo uma disposi ção lógica

Esta disposição tem em conta:

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a) O fim a que os materiais se destinam;

b) A necessidade de minimizar os percursos, quer de materiais, quer de pessoas;

c) A definição de plantas descrita neste procedimento (a implementar).

1.8.4. Procedimentos e controlos

A função Controlo de existências, caso seja considerado necessário, produz uma análise ABC das necessi-

dades e da rotação de material e, em conjunto com a função Gestão física de existências, através da “Apli-

cação gestão de existências”:

a) Determina qual o método de arrumação que melhor aproveita o espaço físico existente, sem contudo pôr

em causa a acessibilidade e segurança dos materiais e do pessoal do armazém;

b) Conjuga as duas informações acima mencionados de forma a proceder à arrumação dos materiais da

forma o mais eficiente possível, procurando colocar o mais perto possível da zona de despacho / entrega os

materiais de maior rotação;

c) Define planta do armazém principal;

d) Afixa a planta num local de boa visibilidade, de modo a que todos os colaboradores da função possam

identificar rapidamente os materiais pretendidos;

e) Procede a actualizações na planta de localização de existências sempre que necessário.

1.8.5. Gestão física de existências

A gestão física de existências organiza os armazéns centrais, sempre que possível, pelas seguintes zonas:

a) Zona de expedição – este espaço destina-se única e exclusivamente aos materiais preparados para

serem enviados/entregues nos serviços. Assim, deverá encontrar-se desimpedido de qualquer material em

existência de modo a evitar trocas na entrega de material e/ou na recolha de material;

b) Zona de recepção – este espaço destina-se exclusivamente ao armazenamento temporário dos mate-

riais entregues por fornecedores, durante o tempo necessário à sua conferência física. Os materiais em

recepção deverão estar nesta área devendo ser impedido que seja retirado material antes de ter sido confe-

rido e dado entrada nos registos de existências;

c) Zona de armazenagem – este espaço destina-se à arrumação dos materiais em existência, e que transi-

taram da zona de recepção. Esta área do armazém deverá estar organizada por localizações, devendo

cada uma fazer referência ao código e designação do material;

d) Zona de Inspecção de qualidade – este espaço destina-se única e exclusivamente à arrumação de

materiais para inspecção ou inspeccionado pela Qualidade (a criar);

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e) Zona de material para reparação ou devolução – este espaço destina-se única e exclusivamente a

materiais por reparar e/ou de devolução, com indicação da quantidade e o nome do fornecedor ou departa-

mento de destino;

f) Zona de material obsoleto e/ou defeituoso – este espaço, destina-se única e exclusivamente a mate-

riais obsoletos e/ou com deficiências graves de funcionamento impeditivas das sua aplicação;

g) Zona de material / equipamento (Imobilizado) – este espaço destina-se a colocar material e equipa-

mento que se encontra no armazém a aguardar entrega, para empréstimo e outro.

h) Zona Administrativa – este espaço destina-se ao processamento administrativo de recepções, entregas,

devoluções, arquivo do armazém, atendimento, etc.

1.8.6. Regras de armazenagem e de acondicionamento

Objectivo - Proceder à armazenagem dos materiais recepcionados:

a) De acordo com as zonas de armazém e localizações definidas;

b) O mais rápido possível de modo a permitir a sua posterior movimentação mediante requisição;

c) De acordo com disposições de natureza legal e fiscal, nomeadamente no que se refere ao acondiciona-

mento e eventuais impactos ambientais.


A Recepção (após procedimento “Entradas em Armazém”):

a) De acordo com o tipo de material (consumo clínico, hoteleiro e detergentes, administrativo, rou-

pas/fardamento, etc.), identifica onde este vai ser armazenado, dentro da zona respectiva e, se aplicável,

verifica a sua validade;

b) Procede à movimentação dos materiais da zona de recepção para as respectivas zonas e:

a. Identifica o material com maior antiguidade;

b. Procede à sua arrumação, para que:

i. O material mais antigo ou com prazo mais curto de validade seja movimentado primeiro;

ii. Sejam cumpridos os requisitos de qualidade para os diversos tipos de materiais;

1.8.8. Função controlo de existências

Esta função garante o adequado controlo das condições de armazenamento e acondicionamento, inspec-

ciona os armazéns quanto aos seguintes aspectos:

a) Condições de armazenamento;

PROCEDIMENTO







b) Identificação do material (marcação e etiquetagem);

c) Estado geral, limpeza, protecção e embalagem de materiais;

d) Tempo de armazenagem (prazo de vida útil);

e) Respeito pela rotação dos materiais com um curto prazo de vida útil;

f) Incompatibilidade com materiais arrumados em áreas contíguas;

g) Armazenagem de materiais em áreas e em condições específicas definidas pelo fabricante / fornecedor

qualificado.

1.8.9. Arrumação e limpeza dos armazéns

Os armazéns centrais, periféricos devem estar limpos e arrumados de forma a facilitar:

a) A acessibilidade aos materiais em existência, simplificando a movimentação dos mesmos;

b) A existência de condições de higiene e segurança para os colaboradores.


A função Gestão física de existências procede a:

a) Limpeza do armazém;

b) Remoção de quaisquer caixas, cartões e plásticos que não sejam essenciais à arrumação;

c) Identificação e conservação dos materiais armazenados.

1.8.11. Limitação de acessos aos armazéns

O acesso às zonas de armazenagem dos armazéns centrais/periféricos/avançados deverá ser adequada-

mente restringido, durante e após o horário normal de expediente aos funcionários que ali trabalham e a

indivíduos devidamente autorizados e identificados (pessoal do armazém; participantes em inventários

(exclusivamente durante a execução dos mesmos), auditores, direcção do serviço e administração), de for-

ma a:

a) Salvaguardar as existências contra roubo;

b) Garantir a totalidade e existência dos materiais aí armazenados.


É responsabilidade da função gestão física de existências restringir o acesso ao armazém (áreas de arma-

zenagem), dentro do horário de atendimento e funcionamento dos armazéns.

1.8.12.1 – Horário de funcionamento

PROCEDIMENTO







• Armazém central (c. clinico, hoteleiro, administrativo e outro) – das 9:00h-12:30h/14:00h-17:30h;

• Armazém de géneros alimentares e de manutenção – das 8:30h-12:30h/14:00h-17:00h;

1.8.12.2 – Horário de atendimento

• Armazém Central (c. clinico, hoteleiro, administrativo e outro) – 2ªs e 6ªs das 9:00h-12:00h;

• Armazém de géneros alimentares – 3ªs das 8:30h-12:00h;

• Armazém de manutenção – Por solicitação dos SIE e dentro do horário de funcionamento.

A função gestão física de existências verifica que as pessoas que pretendem entrar no arm azém

estão autorizadas pela Gestão de existências, sendo registadas todas as visitas.

1.8.13. Atribuições da função gestão física de exis tências

a) Mantém fechada qualquer área de armazenagem onde não haja (permanente ou temporariamente) pes-

soal adstrito à função Gestão de existências;

b) Mantém em chaveiro próprio, as chaves das diversas áreas de armazenagem;

c) Fecha os armazéns fora das horas normais de serviço.

1.8.14. Atribuições da função de gestão de qualidad e de aprovisionamentos

a) Recebe informação da Gestão de Existência de informação sobre a recepção dos materiais que estão no

sistema, para sua apreciação;

b) Analisa os materiais, na “Aplicação de gestão de existências”;

c) Coloca o material disponível para utilização.

1.9 Gestão de movimentações

1.9.1 Entradas em armazém (do fornecedor)

Para todos os materiais recepcionados são efectuadas verificações:

a) Física da quantidade e qualidade dos materiais recebidos;

b) Documental de forma a garantir que o (material e quantidade) recebido corresponde:

i. Ao conteúdo da Nota de Encomenda;

ii. Ao que consta na “Guia de remessa/Guia de transporte” do fornecedor.

c) Verificação, quando aplicável, se os prazos de validade dos materiais recepcionados permitem mantê-los

em armazém;

PROCEDIMENTO







d) Indicação no original da Guia de Entrada das quantidades efectivamente recebidas, identificando o

documento que acompanha os materiais, devidamente datado e assinado pelo funcionário que recepcionou

os materiais em evidência de recepção:

a. Para armazenamento :

i. São impressas as etiquetas, quando necessário, a colocar no material com código de bar-

ras de identificação do material (a implementar);

ii. É armazenado o material no espaço correspondente à localização;

iii. São enviadas a “Guia de entrada”, Guias de remessa/factura para organização de pro-

cesso que procede ao registo de entrada dos bens e serviços rececionados para posterior

movimentação;

b. Para transferência directa:

i. Criação de uma “Guia de Saída”, numerada sequencialmente, para os materiais recepcio-

nados com indicação do respectivo Centro de Custo receptor;

ii. Reencaminhamento dos materiais para o Centro de Custo;

e) Arquivo do original da “Guia de saída”, em pasta própria para o efeito e de forma sequencial.

1.9.2. Outras situações do processo

A função Recepção:

a) Informa a função Compras das entregas previstas e não recepcionadas;

b) Informa logo que possível as anomalias registadas na recepção:

i. Para os materiais não encomendados (referência ou quantidade diferentes);

i.i. Materiais de má qualidade ou em excesso - Gera a devolução imediata ao fornecedor, não assi-

nando a guia de remessa / guia de transporte;

c) Efectua eventuais estornos de entradas em armazém sempre com referência à “Nota de Encomenda” de

materiais;

d) Procede a entregas parciais (inferiores às encomendas efectuadas pela “Nota de encomenda”) a:

a. Informação da função Compras da entrega parcial;

b. Manutenção de “Guia de entrada” até que esta seja totalmente satisfeita ou em caso de ruptura,

procede-se ao desdobramento da Nota de Encomenda.

PROCEDIMENTO







c. A Nota de Encomenda desdobrada não é enviada ao fornecedor e a Guia de entrada correspon-

dente é entregue no armazém à função recepção.

Esta contabilização deverá ser efectuada automaticamente por interligação das “Aplicação de gestão de

existências” de modo a evitar erros de lançamento.

1.9.3 Entradas em armazém – devoluções dos serviços

Todas as devoluções de materiais pelos serviços são devidamente registadas e actualizadas nos registos

de existências.

1.10. Função recepção (nos centros de custo)

a) Recebe o material e “Guia de Saída”, e verifica a sua validade;

b) Verifica código de material e quantidades;

c) Confere que as quantidades recebidas correspondem às constantes da “Guia de Saída”;

d) Procede à contagem física do material devolvido, introduz dados na “Aplicação de gestão de existências”

gerando uma “Guia de devolução”;

e) Procede ao armazenamento do material devolvido, de acordo com o definido no procedimento “Organi-

zação de Armazéns – Zonas de armazéns”;

f) Sempre que necessário, solicita a avaliação dos materiais a nível de qualidade, para análise das anoma-

lias detectadas ou para análise do material devolvido;

g) Solicita aprovação à Gestão de existências, para regularização do material (anulação da atribuição do

mesmo ao Centro de Custo) de forma a validar o motivo da devolução (por excesso ou anomalia);

h) Regularizam-se e actualizam-se as existências conformes e assina documento comprovativo em evidên-

cia de conferência e de aprovação;

i) Procede à conferência dos dados introduzidos de modo a assegurar a exactidão dos mesmos;

j) Arquiva em pasta própria para o efeito e de uma forma sequencial toda a documentação justificativa da

devolução.

No caso de anomalias imputáveis ao fornecedor, efectua devolução ao fornecedor, de acordo com procedi-

mento de “Devoluções ao fornecedor”.

1.10.1. Saída de armazém – por requisição ao armazé m

Objectivo - Assegurar que todas as “Requisições Internas” que originam saídas de armazém, são:

PROCEDIMENTO







a) Devidamente registadas pelas quantidades efectivamente requisitadas, de forma a garantir a sua totali-

dade e exactidão;

b) Adequadamente aprovadas;

c) Assinadas em evidência de recepção.

1.10.1.1. Outros requisitos das saídas de material de armazém

Todas as saídas de armazém deverão ser ainda:

a) Devidamente registadas, pelas quantidades efectivamente requisitadas;

b) Registadas na “Aplicação de gestão de existências”, pelas referências e quantidades;

c) Realizadas pelo lote mais antigo ou pelo menor prazo de validade, de forma a prevenir a existência de

obsoletos;

d) Preparadas e colocadas em zona de expedição;

e) Enviadas aos serviços requisitantes devidamente identificados;


As “Requisições internas ” efectuadas ao armazém podem possuir naturezas diferentes, a saber:

a) Requisições electrónicas – requisições gerais para material de consumo as quais devem ser utilizadas

regularmente e incluem todos os bens disponíveis em armazém na Aplicação GHAF, possíveis de requisitar;

b) Requisição para validação superior – requisições aplicadas a uma referência específica a qual não

consta na lista geral de bens existentes em armazém e que tem de ser sujeita a aprovação superior;

c) Requisições urgentes – requisições que devido ao seu carácter de urgência se sobrepõem, ao nível de

resposta por parte do armazém, às Requisições electrónicas. Estas requisições não carecem de aprovação

superior.

d) Requisições contratadas ou de reposição – requisições que foram previamente contratada com o Cen-

tro de Custo (a implementar), se ainda houver quantidade disponível, a entrega é feita nas datas programa-

das.

1.10.4. Emissão de requisição ao armazém

O Centro de Custo requisitante:

a) Acede à “Aplicação GHAF” e introduz a “Requisição interna”

– Numerada sequencialmente para efeitos de controlo posterior – evidenciando os pedidos de materiais

com a seguinte informação:

PROCEDIMENTO







a. Serviço requisitante;

b. Código de material;

c. Quantidade a requisitar;

d. Período estimado para consumo do material requisitado (para os pedidos sujeitos a validação

superior);

e. Outras situações específicas:

i. Material solicitado deve ser claramente identificado na requisição;

ii. Material de custo elevado tem de possuir uma descrição detalhada da razão para a requi-

sição;

b) A aplicação verifica que o centro de custo e código de material são válidos (existentes);

c) Imprime requisição;

d) Avaliação dos pedidos constantes da requisição na aplicação;

Não é permitido o acesso ao armazém fora das horas de atendimento. Esta situação encontra-se descrita

no procedimento

1.10.5. Expedição de material

A função distribuição analisa através da “Aplicação GHAF“ as requisições informáticas, adequadamente

aprovadas e procede a:

a) Verificação do seu correcto preenchimento e aprovação;

b) “Picking / aviamento” dos materiais requisitados;

c) Emissão da respectiva “Guia de saída /reposição”;

d) Expedição do material acompanhado pela “Guia de saída/reposição”;

e) Procede à conferência dos dados introduzidos de modo a assegurar a exactidão dos mesmos;

f) Arquiva a “Guia de saída /reposição”, comprovativo da entrega de material, em pasta própria para o efeito

e sequencialmente.

1.10.6. Rotinas do controlo de existências

a) Verifica a sequência numérica das “Guia de saída/reposição” arquivadas, bem como se apresentam evi-

dência de recepção e as requisições anexas;

b) Verifica e inquire sobre as requisições/guias em falta.

c) Corrige as faltas;

PROCEDIMENTO







d) Arquiva as “Guia de saída/reposição” por Centros de Custo.

Caso as Guias de reposição não se encontrem complet as, o material em falta não fica pendente, a

Requisição é dada como satisfeita na totalidade. Ca be aos Centros de Custo conferir qual o material

em falta e emitir nova Requisição.

1.10.6. Saída de armazém – devolução a fornecedor

Objectivos – Todos os materiais em más condições ou não encomendados são devolvidos aos fornecedo-

res;

Todas as devoluções de materiais são devidamente registadas e actualizadas no registo de existências e

contabilísticos.


As devoluções poderão ser efectuadas no momento da entrega dos materiais pelos fornecedores ou a pos-

teriori.

1.10.7.1. Devoluções no momento da entrega dos mate riais

São anotadas na Guia de remessa/Guia de transporte do fornecedor as quantidades efectivamente recebi-

das, ficando uma cópia arquivada no armazém a aguardar o documento rectificado.

1.10.7.2. Devoluções a posteriori

a) A função Recepção caso detecte anomalias ou não conformidades na entrega de materiais ou recebe

material da Gestão de qualidade por não conformidades:

a. É contactado o fornecedor para acordar a forma de devolução do material (na próxima entrega do

fornecedor ou pela Entidade);

b. É elaborada “Guia de devolução”, registando-se na aplicação a saída por devolução;

c. Devolve material, exigindo assinatura do fornecedor em evidência de recepção do mesmo;

d. Envia cópias da “Guia de devolução” para a função Distribuição.

A função Distribuição:

a) Contacta o fornecedor e acorda o acerto da Factura do fornecedor através da emissão de uma “Nota de

crédito”;

PROCEDIMENTO







b) Corrige a Guia de remessa manualmente e envia com anotação da rectificação efectuada e quem apro-

vou;

c) Informa a função Recepção que pode efectuar a devolução do respectivo material.

Mensalmente a Gestão de Existências:

a) Efectua análise das devoluções por material e fornecedor de modo a identificar situações recorrentes;

b) Apresenta proposta à Gestão de compras para deixar de efectuar compras a esses fornecedores.

1.10.8. Transferências de armazém – entre centros d e custo

Objectivos - Todas as transferências entre Centros de Custo são:

a) Devidamente registadas;

b) Apropriadamente controladas.


A função Distribuição:

a) Recebe a “Requisição interna” do Centro de Custo requisitante;

b) Analisa a disponibilidade para satisfação da respectiva “Requisição interna”;

c) Caso não haja material em existência para satisfazer a “Requisição interna” e o mesmo se encontre em

existência noutro Centro de Custo:

a. Contacta o Centro de Custo (fornecedor do material), informando-o do processamento da respec-

tiva transferência;

b. Efectua o registo da transferência na “Aplicação GHAF”.

Os Centros de responsabilidade (fornecedores do material):

b) Introduzem dados da transferência;

c) Imprimem a “Guia de transferência”;

d) Enviam os respectivos materiais para o Centro de Custo requisitante acompanhados da “Guia de transfe-

rência”.

O Centro de Custo (receptor do material) procede a:

a) Contagem física dos materiais recepcionados;

b) Conferência da “Guia de transferência” com as quantidades e referências recepcionadas;

c) Assinatura da “Guia de transferência” em evidência da recepção do material enviado;

PROCEDIMENTO







d) Armazenamento do material recepcionado;

e) Confirmação da recepção na “Aplicação GHAF” e actualização dos mesmos no seu armazém;

A função Controlo de existências confere, na “Aplicação GHAF”, que todas as transferências efectuadas

foram confirmadas pelos Centros de Custo (receptores).

1.10 Gestão de existências

1.10.1. Análise de níveis de existências

Objectivos - Todos os materiais em armazém deverão ser devidamente geridos.


A função Controlo de existências, trimestralmente, pela “Aplicação GHAF” procede a:

a) Geração de relatório mensal de análise das quantidades em existência (quantidade em existência / quan-

tidades consumidas);

b) Análise de todos os materiais com mais de 12 meses em existência;

c) Confirmação com os serviços com histórico de consumo, se há expectativas de consumo para os mes-

mos;

d) Comunicação à função Gestão de existências, dos materiais sobre os quais não se esperam consumos,

para que se proceda, quando aplicável, à sua devolução ou venda a outras entidades.

e) Proceder ao contacto com o fornecedor para avaliar da hipótese de devolução, com contrapartida de

emissão de Nota de crédito ou troca por outro produto.

Emissão de relatório que permita identificar materiais ou produtos que diminuíram ou aumentaram a procu-

ra, permitindo efectuar uma alteração dinâmica dos níveis de existência desses materiais.

São considerados para o cálculo consumos efectivo e não transferências para armazéns periféricos.

1.10.3. Definição e manutenção de níveis de existên cia mínima

Objectivo - Deverão ser definidos e mantidos níveis adequados de existências, de forma a:

a) Evitar a ocorrência de rupturas de existências;

b) Garantir uma gestão económica de existências.

PROCEDIMENTO







Os níveis de existências estabelecidos deverão considerar os prazos de entrega dos fornecedores e as flu-

tuações e tendências de vendas ou de aprovisionamento.


A função Controlo de existências, trimestralmente, com base em análises ABC da rotação de existências,

para os materiais pertencentes à classe A, procede a:

a) Identificação do respectivo histórico de consumo, “Aplicação GHAF”;

b) Análise do valor em existências nos diferentes armazéns quanto à sua razoabilidade face ao volume de

compras e ao volume de consumo;

c) Comparação com os níveis verificados de existências em períodos análogos;

d) Análise das perdas de existências por obsolescência ou outras causas;

e) Análise dos indicadores de desempenho referentes à distribuição pelos Centros de Custo, de forma a

garantir o atempado fornecimento de material às áreas requisitantes;

f) Determinação, por material, de quais as quantidades mínimas que quando atingidas, deverão ser geradas

encomendas;

g) Preparação de mapa resumo com as existências nestas condições referindo proposta de existência

mínima;

h) Arquivo das análises ABC após actualização dos níveis de existência mínimos.

A função Controlo de existências verifica que as quantidades introduzidas no sistema correspondem às

aprovadas.

1.11. Identificação de materiais inutilizados

Objectivo

Identificar os materiais inutilizados de modo a:

a) Efectuar uma gestão de existências mais económica e racional;

b) Segregar fisicamente os materiais inutilizados;

c) Devolver, quando aplicável, estes materiais aos respectivos fornecedores;

d) Proceder à reformulação da planta de localização de materiais face à sua rotatividade;

PROCEDIMENTO








O Controlo de existências, mensalmente, elabora “Lista de material inutilizado”:

a) Procede à geração de “Lista de materiais inutilizados” em face de:

a. data da ultima saída;

b. número de meses de consumo em existência;

b) Identifica os materiais sem movimento há mais de seis meses;

c) Questiona a Gestão de compras, e consumidores dos diversos Centros de Custo, sobre a utilização

esperada desses materiais;

d) Actualiza a “Lista de materiais inutilizados” e propõe a constituição de provisão para perda de valor para

esses materiais;

e) Submete relatório à apreciação da Gestão de existências que remete à Vogal do Conselho de Adminis-

tração para autorizar abate.

Por material inutilizado deve entender-se os que não são movimentados há mais de seis meses.

f) Remete “Lista de materiais inutilizados” à Gestão Financeira com o relatório de aprovado;

d) Após aprovação Informa a Gestão de Existências de modo a que as quantidades de segurança existen-

tes a nível do sistema sejam alteradas para zero;

1.12. Identificação de materiais obsoletos e danifi cados de forma irrecuperável

Objectivo - Identificar materiais de modo a:

a) Contribuir para uma correcta apresentação financeira das existências pela constituição de uma provisão

para material obsoleto e danificado de forma irrecuperável;

b) Devolver aos fornecedores, quando aplicável, os respectivos materiais;

c) Permitir uma utilização mais racional e económica do espaço físico disponível no armazém pela segrega-

ção do material nestas condições e transferência para a zona de obsoletos;

d) Distinguir, entre o danificado, o que é passível de reparação e os que devem ser dados como irrecuperá-

veis.


O Controlo de existências, procede a:

a) Identificação dos materiais obsoletos ou danificados;

PROCEDIMENTO







b) Inquérito, junto dos Serviços consumidores se os materiais em causa ainda são passíveis de utilização e

em que condições;

c) Envio da “Lista de materiais obsoletos ou danificados” para a gestão de qualidade de aprovisionamentos.

A Gestão de qualidade de aprovisionamentos:

a) Avalia fisicamente o material;

b) Informa, por escrito o Controlo de existências, sobre as referências de materiais por este indicados, quan-

to a:

a. Possibilidade da utilização dos mesmos ou de alguns dos seus componentes;

b. Sem utilização.

Por materiais obsoletos entendem-se os que não são consumidos à mais de doze meses ou que possuem a

data de validade expirada ou a expirar.

A função Controlo de existências, após receber a informação:

a) Apura o valor dos materiais sem utilização;

b) Prepara a “Lista dos materiais a abater”;

c) Submete “Lista dos materiais” a apreciação da função Gestão de existências;

d) Envia a “Lista de materiais” para a função Contabilidade geral para que se proceda à sua contabilização;

e) Submete lista à aprovação do Conselho de Administração.

1.13. Destruição de materiais obsoletos e danificad os de forma irrecuperável

Objectivo - Proceder à destruição de materiais obsoletos e danificados de modo a:

a) Permitir a contabilização de uma forma correcta da destruição de material e a utilização de provisões

anteriormente constituídas;

b) Permitir o aproveitamento máximo do espaço físico existente;

c) Facilitar a preparação e realização dos inventários físicos, bem como de todas as actividades consequen-

tes destes.

Os abates devem ser:

a) Comunicados, através de um “Auto de Abate”, por forma a cumprir com a legislação em vigor;

b) Devidamente registados;

PROCEDIMENTO







c) Abatidos fisicamente;

d) Autorizados de acordo com os níveis de aprovação definidos;

e) Actualizados no registo de existências;

f) Contabilizados.


A função Gestão física de existências:

a) Elabora um “Auto de Abate” descrevendo o material a ser alvo de destruição;

b) Entrega o “Auto de abate” à Coordenação dos Serviços Financeiros para assinatura pelo Técnico Oficial

de Contas;

c) Envia o auto de abate, com a indicação da data, em que se procederá à destruição de material;

d) Informa atempadamente a função Gestão de existências e todos os envolvidos das condições em que se

irá proceder o abate;

e) Organiza todos os elementos necessários à realização da destruição do material;

f) Informa a Contabilidade geral.

1.13.2. Valorização de existências

Objectivo - A valorização de existências deverá ser efectuada:

a) Por método adequado - custo médio;

b) Correctamente.


A função Controlo de Existências, trimestralmente, procede a:

a) Análise de “Relatório” quanto a:

a. Ajustamentos a custos;

b. Existências obsoletas ou de rotação lenta;

c. Existências com custo zero;

e. Variação significativa entre custo unitário do material e preço da última factura de compra;

b) Envia “Relatório” analisado para a Gestão Financeira, de modo a que se proceda à regularização de exis-

tências.

PROCEDIMENTO







2. Inventariação anual de existências

2.1 Planeamento e preparação de inventários

Objectivo - As existências em termos físicos correspondem às quantidades dos dados constantes dos res-

pectivos registos.

Deverão ser efectuados inventários:

a) Anuais – contemplando todas as referências de materiais;

b) Cíclicos – contemplando todas as referências de materiais de maior rotação e significado (materiais que

compõem as classes A e B da Análise ABC -Lista dos Segmentos A e B). De salientar que, para os mate-

riais que compõem a classe A deverão ser efectuados dois inventários por ano, ao passo que para os que

constituem a classe B se realizará um inventário por ano.

2.2. Procedimentos e controlos

A coordenação dos Serviços financeiros em colaboração com a coordenação do Aprovisionamento define

as datas de realização do inventário anual:

A Coordenadora do Aprovisionamento define a periodicidade dos inventários cíclicos.

A coordenação do Aprovisionamento:

a) Define o modelo organizacional das contagens;

b) Prepara e envia para aprovação, de acordo com os limites de competência instituídos, as cartas de

comunicação de realização de inventário.

A função Controlo de existências:

a) Prepara/actualiza instruções de contagem, devendo estas conter, entre outras, a seguinte informação:

a. Locais de realização do inventário;

b. Hora de início do inventário e previsão da sua conclusão;

c. Existência a inventariar;

d. Responsável pelo inventário;

e. Equipa de contagem;

f. Equipa de recontagem;

g. Método de utilização e preenchimento dos documentos utilizados no inventário;

h. Método de arrumação das existências;

i. Método de contagem;

PROCEDIMENTO







j. Método de apuramento de resultados;

k. Método de análise de diferenças;

b) Procede, em conjunto com a coordenação dos Serviços Financeira, em face da experiência de inventá-

rios anteriores, à identificação dos trabalhadores do armazém e de outros sectores para actuarem em equi-

pas de contagem. De realçar que:

a. Um dos elementos de cada equipa de contagem deverá estar familiarizado com as existências a

contar;

b. A constituição das equipas de contagem deverá ser alterada periodicamente;

c) Define a constituição das equipas de contagem, sendo cada uma composta, no mínimo, por dois elemen-

tos:

a. Um para efectivamente contar as existências em armazém (contador);

b. Outro, sem qualquer intervenção com a movimentação ou registo das existências, para registar

as quantidades contadas nas listagens de registo de contagem previamente preparadas (aponta-

dor);

d) Prepara a comunicação a enviar a todos os colaboradores;

e) Prepara comunicação de serviço a distribuir pelos Coordenadores das funções da Entidade, intervenien-

tes no inventário bem como à Auditoria Interna e Auditoria Externa, referindo:

a. A data e duração prevista do inventário;

b. Armazéns/tipos de materiais a inventariar;

c. Movimentação de materiais;

d. Nomes dos intervenientes;

e. Data da reunião prévia com os intervenientes;

f) Prepara comunicação de serviço informando os responsáveis de todos os armazéns da Entidade, a data e

duração prevista do inventário e requisitos para a sua execução;

g) Prepara listagens de registo das contagens, através da aplicação;

h) Obtém, quando existente, a planta do armazém e atribui as localizações a equipas de contagem e recon-

tagem;

i) Distribui e explica as instruções de contagem;

j) Assegura que se procede à identificação, com alguma antecipação sobre o inventário, de todos os mate-

riais monos para que estes sejam facilmente identificados durante o inventário;

k) Comunica à Auditoria Externa e Auditoria Interna planeamento preparado e instruções distribuídas;

PROCEDIMENTO







l) Prepara arquivo com toda a informação;

m) Organiza reunião e assegura que todos os colaboradores participantes no inventário se encontram sen-

sibilizados e formados para a realização das diversas tarefas necessárias para:

a. A preparação para o inventário;

b. As contagens propriamente ditas;

c. A comparação das mesmas com as quantidades do sistema.

A Gestão física de existências em conjunto com a Distribuição e Recepção, assegura que:

a) O armazém é devidamente arrumado de modo a possibilitar uma contagem rápida e eficaz;

b) Existem meios humanos e materiais para proceder à movimentação de materiais de forma a facilitar a

contagem;

c) Quaisquer referências à quantidade existente dos materiais são retiradas das prateleiras. Por norma,

estas não deverão existir;

d) O acesso aos registos de existências, durante o inventário, não será permitido aos membros das equipas

de contagem;

e) Todos os materiais que não devam ser abrangidos pela contagem (por exemplo, existências que sejam

propriedade de terceiros, sucata ou materiais danificados que se destinem a ser abatidos) são devidamente

identificados e, quando possível e praticável, segregados das restantes existências;

f) Na medida do possível, todos os materiais sujeitos a contagem estão devidamente marcados, etiquetados

ou descritos de modo a que as equipas que efectuam a contagem possam identificá-los facilmente e sem

equívocos;

g) É criada área, quando esta não exista já, para acondicionar os materiais que possam ser entregues por

fornecedores ou outros armazéns, durante o período em que decorre o inventário;

h) Todas as transacções ocorridas antes do inventário são prontamente registadas antes do início deste, de

forma a assegurar o correcto encerramento dos registos de existências e que os registos coincidem com a

existência física em armazém (o sistema fica bloqueado);

i) Assegura que estão disponíveis os dispositivos de medida necessários ao processo de contagem referi-

dos abaixo e estes, quando aplicável, foram devidamente aferidos e certificados pela Coordenação de ges-

tão de qualidade, nomeadamente:

a. Balanças (para operações de pesagem);

b. Fitas métricas (para apurar o diâmetro das tubagens);

c. Etc.

PROCEDIMENTO







A Gestão física de existências solicita, se necessário, o bloqueio do sistema (dos armazéns) a movimenta-

ções durante as contagens.

2.3 Início e execução de contagens

Objectivo

Assegurar que o inventário é efectuado de acordo com o planeado e de forma correcta;

Assegurar que as equipas de inventário têm um perfeito conhecimento das unidades e métodos de conta-

gem das existências (p. e. caixa, unidade, quilograma, etc.) de modo a evitar troca de unidades;

Assegurar que as contagens seguem a ordem da planta de localizações de existências.

2.4 Procedimentos e controlos

Antes do início da realização do inventário o Controlo de existências, procede a:

a) Obtenção, na “Aplicação GHAF”, de uma listagem valorizada de todas as existências da Entidade;

b) Comunicação a todos os departamentos e secções relacionadas que não deverá ser utilizado o sistema

informático para qualquer tipo de transacção a partir desse momento;

c) Obtenção de listagens de existências com as seguintes características:

a. Código da existência;

b. Descrição da existência;

c. Unidade de medida.

O Controlo de existências procede a:

a) Esclarecimento de quaisquer dúvidas dos participantes no inventário;

b) Distribuição das listagens de registo de contagem às equipas de contagem;

c) Distribuição da planta do armazém às equipas de contagem;

d) Distribuição de pranchas e esferográficas aos elementos administrativos das equipas de contagem e

recontagem;

e) Obtenção, da Recepção e Distribuição, da lista com últimos números de documentos emitidos preparada

(últimos registos de entradas e saídas);

f) Verificação que as últimas transacções constantes dessas listas foram introduzidas em sistema.

O contador procede a:

PROCEDIMENTO







a) Identificação do material a contar e comunica o código, descrição e localização ao apontador;

b) Quando necessário, obtém o dispositivo de contagem ou requer a movimentação do material à equipa de

movimentação de existências, de modo a facilitar a contagem;

c) Procede à contagem do material e comunica ao apontador:

a. A quantidade apurada;

b. O estado de conservação;

c. Outras observações do apontador;

d. Deixa evidência de contagem no material já contado “C”. O apontador:

a) Procura o material na “Listagem de registo de contagem” (organizada por referências);

b) Assiste à contagem efectuada pelo contador;

c) Regista, a tinta, as quantidades contadas, bem como o método de contagem e as condições da. De notar

que:

a. Se o estado de conservação parece satisfatório, não assinala o facto;

b. Se pelo contrário, o estado de conservação não é satisfatório, assinala o facto inserindo um "NC"

(não conforme) na folha de contagem e, na medida do possível, descreve o estado do bem à frente.

d) Caso se engane, risca o erro, pede ao contador que rubrique a rasura e, logo que possível, solicita à

Gestão física de existências que assine quaisquer rasuras que tenha efectuado;

e) No final da contagem, as folhas são assinadas pelos elementos da equipa;

f) Comunica imediatamente à Gestão física de existências quaisquer movimentos de existências que sejam

efectuados.

Está em preparação o pedido de um terminal portátil (PDA) para registo das quantidades contadas, que

permitirá uma redução significativa do tempo de registo e de duração de inventário.

A Gestão física de existências:

a) Assegura o manuseamento de todos os dispositivos de medida necessários ao processo de contagem;

b) Assegura a movimentação de existências durante o inventário;

c) Presta todas as informações e esclarecimentos requeridos pela Auditoria Interna e Auditoria Externa.

2.4 Movimentos de existências durante o inventário

Objectivo

Assegurar que quaisquer movimentos ocorridos durante o inventário são devidamente controlados.

PROCEDIMENTO







Durante o inventário deverá ser proibida a movimentação de existências de modo a garantir que não exis-

tem falhas de contagem ou contagens em duplicado relativamente a:

a) Existências recepcionadas;

b) Existências expedidas;

c) Movimentos internos de existências.

Todos os movimentos durante as contagens deverão ser registados.


A função Controlo de existências, procede a:

a) Autorização da movimentação de existências solicitada pela Recepção e Distribuição, quando esta não

possa ser adiada;

b) Obtenção de documentos de movimento de entrada e saídos ocorridos durante o inventário, junto da

Recepção e da Distribuição;

c) Caso não seja anotado no documento de saída que o movimento foi efectuado antes ou depois da conta-

gem física, todos os materiais seleccionados para inventário e com consumos durante este, terão de ser

recontados.

2.6 Supervisão de contagens

Objectivo

Assegurar que o inventário decorre de forma planeada e controlada.


A função Controlo de existências, procede a:

a) Supervisão das equipas de contagem de forma a assegurar que estas estão a actuar correctamente

chamando-lhes a atenção para quaisquer incorrecções que estejam a cometer;

b) Quando aplicável, inspecção de todas as áreas de armazenagem para se assegurar de que todas as

existências foram contadas;

c) Esclarecimento dos intervenientes nas contagens de quaisquer dúvidas que possam ter, referentes ao

inventário;

d) Identificação e registo de todas as movimentações de materiais que ocorram;

PROCEDIMENTO







e) Monitorização do trabalho efectuado pelas equipas de contagem;

f) Aprovação das rasuras e enganos nas listagens de registo de contagem;

g) Verificação do método de contagem.

2.8 Conferência de contagens

Objectivo

Assegurar que as contagens foram efectuadas correctamente.

2.8.1 Procedimentos e controlos

O Controlo de existências, procede a:

a) Recolha das listagens de registo de contagem à medida que estas vão sendo finalizadas.

b) Efectua a verificação que:

a. Todas as equipas entregaram as “Listagens de registo de contagem”;

b. Não faltam “Listagens de registo de contagem”;

c. Todas as existências nas “Listagens de registo de contagem” foram contadas.

c) Verificação de que:

a. Todos os materiais, previstos no inventário, foram contados:

b. As “Listagens de registo de contagem”, estão bem preenchidas e sem rasuras;

c. As “Listagens de registo de contagem” e quaisquer rasuras foram assinadas pelos elementos da

equipa;

d) Entrega às equipas de digitação, de todas as “Listagens de registo de contagem”, para que estas regis-

tem as quantidades contadas no inventário, controlando a totalidade das mesmas.

O Controlo de existências em conjunto com a Gestão física de existências analisa as diferenças entre as

quantidades contadas e registadas e:

a) Assinala o item em causa na lista de contagem;

b) Chama equipa de recontagem;

c) Solicita nova contagem.

A equipa de recontagem procede a nova contagem e se a quantidade encontrada:

a) Persistir, assina à frente que a quantidade é a indicada;

PROCEDIMENTO







b) For diferente, risca a existente e acrescenta a encontrada no mesmo campo, assinando à frente do mes-

mo.

De realçar que a explicação de discrepâncias ou qualquer comentário considerado necessário deverá ser

anotado no verso da folha de contagem, referenciando adequadamente o material.

2.8.2 Conferência e comparação com os registos de e xistências

Objectivo

Assegurar que todas as quantidades contadas são correctamente introduzidas na “Aplicação GHAF” de

existências” e que quaisquer diferenças são devidamente analisadas.

Nos itens sujeitos a controlo de armazém deve exercer-se, pelo menos anualmente uma reconciliação entre

quantidades (inventariadas) e existências constante dos registos.


A equipa de digitação procede ao registo na “Aplicação de gestão de existências”, dos dados das listagens.

O Controlo de existências em conjunto com a Gestão física de existências, procede a:

a) Conferência dos dados introduzidos na “Aplicação GHAF”;

b) Conferência se todas as “Listagens de registo de contagem” foram entregues e introduzidas;

c) Obtenção da “Lista de diferenças de inventário”;

d) Análise das diferenças entre os registos na “Aplicação de gestão de existências” e as contagens e, quan-

do se verifiquem diferenças, pedido de justificações para a sua ocorrência às equipas de contagem (esta

justificação pode envolver uma nova contagem e/ou a análise do extracto do material);

e) Impressão da “Lista de diferenças de inventário” sumariando resultados do inventário;

f) Prestação de informações requeridas pela Auditoria Externa e pela Auditoria Interna;

g) Envio da “Lista de diferenças de inventário” acima referida à Gestão de Planeamento e Controlo de exis-

tências, bem como à Coordenação de Logística;

h) Arquivo de cópias “Lista de diferenças de inventário” e de todas as listagens de registo de contagem por

Inventário.

PROCEDIMENTO







2.8.4 Ajustamentos de diferenças de inventário

Objectivo

Garantir que todas as diferenças de inventário são aprovadas e reflectidas nos registos de existências e

contabilísticos.


O Controlo de existências em conjunto com a Coordenação do Aprovisionamento, procede a:

a) Análise da “Lista de diferenças de inventário” com relato das diferenças e propostas de ajustamento;

b) Preparação de “Parecer sobre as diferenças verificadas” e “Proposta de ajustamento de existências”;

c) Envio desta aos Serviços financeiros para apreciação dos ajustamentos a efectuar;

d) Submissão da “Lista de diferenças de inventário” ao Conselho de Administração para apreciação e apro-

vação;

e) Recepção e registo na “Aplicação de gestão de existências” dos ajustamentos aprovados;

f) Envio do “Mapa das diferenças lançadas” resultante e “Lista de diferenças de inventário”, para:

a. Os Serviços financeiros, para controlo;

b. A Contabilidade geral, para contabilização do resultado do inventário, e se necessário utilização

de provisões previamente constituídas;

g) Arquivo sequencial da “Lista de diferenças de inventário” e do “Mapa de diferenças lançadas”.

A Gestão Financeira procede à contabilização do resultado do inventário de acordo com o procedimento

descrito em “Regularização de existências” no processo de “Contabilidade geral / orçamental / analítica”.

2.9 Inventariação cíclica de existências

2.9.1 Planeamento e preparação de inventários cícli cos

Ver procedimento descrito em “Planeamento e preparação de inventários”

2.9.2 Inventário nos armazéns periféricos

Ver procedimento descrito em “Planeamento e preparação de inventários”

PROCEDIMENTO







3. Fluxograma

Bens de consumo

1 GS(fica no Serviço)+

1GS (p/devolver ao Armazém

assinada)

PROCEDIMENTO







ANEXOS:

• Anexo I – Requisição eletrónica elaborada pelo Centro de Custo no GHAF e respetiva Guia de Saída

• Anexo II – Impresso de reposição de stock e respetiva Guia de Saída

• Anexo III – Guia de Devolução e mapa histórico de artigos onde se encontra registado o movimento de

saída e de devolução.

• Anexo IV – Mapa de auditoria aos stocks e Mapa Balanço (artigos com existências)

• Anexo V – Autorização para regularização de existência de 2012 – Mapas de contagem – Mapa Balan-

ço (artigos com existências)

DOCUMENTOS RELACIONADOS

• PRO.001.SA – Manual de Compras do Aprovisionamento

• PRO.003.SA – Imobilizado

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