prestação de serviços de gestão documental apresentaÇÃo · especializada em software de...

Mod.087.01 Prestação de Serviços de Gestão Documental 1 de 22

Prestação de Serviços de Gestão Documental

APRESENTAÇÃO

ÍNDICE

APRESENTAÇÃO DA EMPRESA 1

PRESTAÇÃO de SERVIÇOS de GESTÃO DOCUMENTAL


Quem somos

A TBFiles – Armazenamento e Gestão de Arquivo, Lda.

é uma empresa certificada na área de Prestação de

Serviços ligados à Gestão, Organização, Guarda e

Consultoria de Arquivo e Economato.

Temos como principal preocupação o armazenamento

rentável dos documentos em local seguro, protegido e

1APRESENTAÇÃO DA EMPRESA


rentável dos documentos em local seguro, protegido e

com máxima acessibilidade, proporcionando desta forma

significativas reduções de custos associados à gestão

diária do arquivo.

Usufruindo de um know-how de gestão de arquivos,

com mais de 50 anos, dispomos da tecnologia mais

avançada a nível mundial para prestar os melhores

serviços em organização e custódia documental, assim

como várias formas de devolução e consulta, consoante a

necessidade.

Missão/ Valores e Objectivos TBFiles

A TBFiles tem como principal missão prestar serviços inovadores de

outsourcing de armazenamento e gestão de arquivo, com a máxima

qualidade, profissionalismo e eficiência; assim como assumir a

responsabilidade de prestar consultoria e formação insourcing nas

Empresas, de forma a potencializar a rentabilidade dos espaços da

empresa, a produtividade dos colaboradores e a redução de custos.



empresa, a produtividade dos colaboradores e a redução de custos.

A satisfação e a confiança são valores que a TBFiles deseja compartilhar com os seus colaboradores

e clientes, através de uma atitude profissional e capaz.

Assim propomos como objectivos:

Redução dos custos da empresa;

Aumento da produtividade dos próprios colaboradores, por não perderem tempo a localizar

documentos, podendo concentrar-se no core business da empresa, ou por outro lado

podem ser integrados noutras áreas da Empresa mais satisfatórias;

Maximização do espaço físico da empresa;

Onde estamos

Estrategicamente estabelecidos em Portugal, no Porto e em Lisboa, estamos a par das

necessidades logísticas de grandes empresas dando uma resposta a nível nacional.

Centro Logístico Zona Norte:

Rua do Bairro, Armazém H

4485-010 Aveleda, V. Conde

Centro Logístico Zona Centro/Sul:

Portugal



Centro Logístico Zona Centro/Sul:

Av. Dos Combatentes, Abrunheira Park, Armazém C

2714-551 Abrunheira, Sintra

Centro Logístico de Moçambique:

Av. Da União Africana nº 7666

Matola, Moçambique

Centro Logístico de Bucareste:

Str Mihai Voda, Nr1, Ap 4, sector 5

Bucareste, Roménia

Moçambique

Roménia

Serviços

A TBFiles proporciona aos seus clientes um leque de serviços na área de Gestão Documental,

nomeadamente:

Armazenamento Fisico ou Digital de Documentos



Armazenamento Fisico ou Digital de Documentos

Gestão de Arquivos Activos ou Correntes

Digitalização Massiva ou a Pedido (Scan on Demand)

Destruição Garantida de Documentos

Armazenamento e Rotação de Back Ups Informáticos

Workflow documental

Desmaterialização e Agilização de Processos

Alta Tecnologia



Investimos na tecnologia mais avançada do mercado mundial para proporcionar os melhores e

mais eficientes serviços. TOTAL RECALL é um software desenvolvido pela DHS Worldwide Software

Solutions, referencia líder no mercado mundial de sistemas de informação. Tendo sido optimizado,

e em constante evolução nos últimos 25 anos, estará sem dúvida alguma à altura das exigências

de um cliente como a WURTH.

Alta Tecnologia



Colocamos à disposição o controle da conta de cliente através da Internet onde poderá colocar

pedidos de consulta, controlar a localização dos vossos documentos, visualizar documentos

digitalizados via Scan-on-Demand, e muitas outras funções. Promovemos, nesta conformidade,

digitalizações de documentos consoante a necessidade de consulta, evitando custos

desnecessários com imagens de documentos totalmente inactivos.

Alta Tecnologia

Dispomos ainda de scanners e impressoras

portáteis para acompanhar o percurso de cada

documentos. Assim, quer o documento esteja

armazenado nas nossas instalações, quer esteja no



armazenado nas nossas instalações, quer esteja no

transporte para posterior consulta no cliente, poderá

efectuar o seu tracking através desta ferramenta

electrónica.

Segurança e Confidencialidade

A absoluta confidencialidade de todos os

documentos é respeitada por todos os colaboradores

da TBFiles, respeitando uma listagem de acessos

autorizados fornecida pelo cliente.

Al m disso, poderão ser estabelecidas diferentes



Além disso, poderão ser estabelecidas diferentes

barreiras internas de acesso consoante os diversos

departamentos/ empresas do grupo autorizados.


Dotados de instalações convenientemente protegidas contra

incêndios, inundações e intrusões, providenciamos todos os

dispositivos de segurança que nos permite assegurar as melhores

condições de armazenamento do seu arquivo.



De qualquer forma, em lugar algum, nos

nossos centros logísticos, é descriminado

nomes de clientes, sendo estes apenas

identificados por números de conta, com

todos os respectivos contentores catalogados

com códigos de barras.


Segurança anti intrusãoØ Vigilância Humana 24 hrs/365 dias;Ø Detecção por circuito fechado de

infravermelhos;Ø Centro logístico isolado da área

administrativa/escritórios – acesso reservado.



Segurança anti incêndioØ Sensores iónicos e térmicos de fumo;Ø Extinção automática distribuídas com bombas

de gases inertes;Ø Extinção manual com pó químico – sem

recurso à água.

Segurança anti inundaçãoØ Sensores espalhados pelo edifício;Ø Prateleira mais baixa a 25 cm da superfície.

Know–How Americano de Sucesso

Os nossos procedimentos e serviços são

permanentemente acompanhados por consultores

americanos. Sendo uma empresa totalmente

comparticipada por capitais nacionais, usufruímos



do know-how de mais de 30 anos de experiência

de gestão de arquivos de Bancos, Sociedades de

Advogados, Hospitais, Empresas de

Telecomunicações, Instituições Públicas, e muitas

outras actividades.

Parcerias

No sentido de aumentar a capacidade de resposta e satisfação das necessidades dos seus

clientes, a TBFiles tem vindo a estabelecer com aqueles várias parcerias estratégicas.

Estas relações têm permitido ao vasto número de Associados considerar a TBFiles como solução

rentável para a Gestão Diária do seu Arquivo.

Destacamos de seguida algumas parcerias das muitas já estabelecidas:



Entre outros

Sector Nº de Empresas

Sociedade de Advogados 26

Administração Pública 3

Saúde 10

Transportadores 12

Transportes e Ramo Autom vel 5

Referências de Clientes

Trabalhamos com Empresas de

todas as áreas de actividade do

mercado nacional, de pequena,

média ou grande dimensão, tendo



Transportes e Ramo Automóvel 5

Engenharia, Construção e Obras Públicas 25

Companhias Aéreas 1

Consultoria e Gestão Financeira 24

Industria 17

Comunicação e Imprensa 11

Banca e Seguros 18

Entre outros ...

já passado pelas mais diversas

auditorias e exigências criteriosas,

para validar a qualidade do

serviço.

Representação de alguns dos nossosclientes

A rentabilidade criada através dos serviços da TBFiles

tem-lhe permitido adquirir experiência em todo os

sectores do mercado. Eis alguns nomes de clientes

TBFiles.



Nota: A informação contida neste diapositivo é estritamente confidencial e apenas revelada para melhor

apreciação da nossa Proposta.

A TBFiles tem vindo a

alargar as suas áreas de

intervenção,

disponibilizando o seu

know-how, desenvolvido

através da formação

Representação de alguns dos nossos clientes



Nota: A informação contida neste diapositivo é estritamente confidencial e apenas revelada para melhor

apreciação da nossa Proposta.

contínua dos seus quadros

e da experiência efectiva

nos seus clientes.

IPOPFG, EPE

A TBFiles encontra-se certificada na sede e

na filial em Sintra ao abrigo da norma NP EN ISO

9001:2000 no âmbito de Armazenamento,

Gestão e Preservação de Informação e

Documentação.

Certificados



Documentação.

Também foi nomeada Alliance Authorized

Partner pela DHSWorldwide, empresa americana

especializada em software de gestão documental.

Seguros

A TBFiles mantém apólices de seguros que cobrem todos

os eventuais acidentes ou prejuízos que possam atingir

os documentos dos nossos clientes. Nomeadamente:

Seguros de Responsabilidade Civil;



Seguros de Responsabilidade Civil;

Seguro do Recheio do Armazém;

Seguros de Saúde dos seus

colaboradores;

Horário de Funcionamento

09h –18h

É garantido o acesso aos documentos 365 dias do ano,

24 hrs por dia.


DEIXE COM PROFISSIONAIS A

GESTÃO DO SEU ARQUIVO

CONTACTOS:

Tiago Borges

GSM: 93 987 07 89 e-mail: [email protected]

Claudia Santos


Catarina Silva


w w w . t b f i l e s . c o m

Catarina Silva


Centro Logístico de Lisboa

Tel. 21 925 07 42

Fax: 21 925 07 43

e-mail: [email protected]

Centro Logístico do Porto

Tel. 22 99 99 160

Fax: 22 99 99 161


Centro Logístico de Maputo

Tel: (+258) 21 466 650

Fax: (+258) 21 466 659


Centro Logístico de

Bucareste

Tel: (+407) 21 557 566


prestação de serviços de gestão documental apresentaÇÃo · especializada em software de...

Documents