os esforços e avanços da sefaz na gestão documental · os esforços e avanços da sefaz na...

Os Esforços e Avanços da Sefaz na Gestão Documental

Alexandre MendonçaSecretaria da Fazenda

Departamento de Tecnologia da Informação28/03/2013

Os Esforços e Avanços da SEFAZ na Gestão Documental

Gestão de Conteúdo Digital - ECM

GED/ECM é um conjunto de tecnologias, ferramentase metodologias que provê um meio para capturar,gerenciar, armazenar,distribuir e preservar conteúdoem uma organização.

Publicar

Criar

Indexar

Armazenar

Descartar

Limpar

Buscar

Distribuir

VersionarCapturar

Gerenciar

Permite:• Incremento à produtividade;• Melhor controle da informação;• Acesso imediato a qualquer

documento;• Precisão e velocidade na localização

de documentos;• Maior controle das versões dos

documentos gerados;• Integração com outros programas

geradores de documentos.


Aspectos Tecnológicos

• Repositórios seguros e auditáveis, promovendo a continuidade de negócios

• Workflows orientados em documentos

• Captura e transformação de imagens

• Controle de versões

• Renderização

• Taxonomia, temporalidade

• Indexação, gravação e visualização de documentos textuais e não textuais


Histórico na Secretaria da Fazenda

• Final dos anos 90: criação de sistema de protocolo GDOC

• 2000: Criação da CADA na Sefaz

• 2001: Aquisição do Unisys InfoImage para gestão de documentos corporativa

• 2004: Publicação dos PCD e TTD-Meio

• 2005/06: Fim do suporte e manutenção do InfoImage

• 2008: Aquisição do Microsoft SharePoint 2007 com foco em portais, intranet e colaboração

• 2010: Oracle UCM como parte de suite de produtos para projeto RH-Folha

• 2010: Publicação dos PCD e TTD-Fim da Sefaz


Projeto PROFISCO 9.7

• Implantação de ambiente para gestão corporativa de conteúdo e documentos eletrônicos

• Objetivos:

• Oferecer infraestrutura tecnológica corporativa

• Definir estratégia de gestão de conteúdo digital no âmbito fazendário

• Oferecer padrões e guias para novos projetos fazendários que envolvam conteúdo digital

• Promover a disseminação de conhecimento em gestão de conteúdo digital


Estratégia de ECM para Sefaz

* Melhorar a eficiência e eficácia no manuseio dos documentos

* Reduzir o risco de perda e não localização de informações baseadas em documentos

* Reduzir o trabalho manual com documento físico

* Racionalizar procedimentos inerentes à gestão documental

Não considerar apenas tecnologia

Oferecer soluções de modernização de

processos de negócio, com apoio jurídico, tecnológico

e processualAlinhamento ao planejamento

estratégico


EAP do projetoImplantação de ambiente coorporativo para Gestão

Corporativa de Conteúdo (ECM) e Documentos (GED)

Ferramenta de ECM /GED implantada

Levantamento das iniciativas e demandas em ECM/GED

Elaboração dos requisitos da ferramenta a serem adquiridas

Compra da ferramenta

Implantação da ferramenta de ECM/GED

Guia para projetos ECM/GED elaborado e divulgado

Definição da estratégia de ECM/GED

Elaboração da guia para projetos ECM/GED, incluindo

templates para levantamento de requisitos e memorial descritivo

Divulgação da Estratégia e Guia

Comitê inter-departamental de gestão de documentos criado

Definição do escopo do comitê

Institucionalização e Formalização do Comitê

Escolha e convocação dos membros

Reuniões com participação da consultoria

Equipe de disseminadores (externa ao DTI) treinados na

ferramenta

Treinamento das equipes na ferramenta e no guia para

projetos ECM/GED

Disseminação do conhecimento da ferramenta por equipe de

disseminadores para os funcionários da SEFAZ em

geral

Equipe de desenvolvedores DTI treinada na ferramenta

Treinamento da equipe de desenvolvedores

2º Trim2013

Minuta Res. SF

A ser analisado por Comitê de TI

1ª reunião

realizada


Produtos da Consultoria

• Geração de lista curta para soluções de ECM e apoio na RFP

• Estratégia de ECM da Sefaz

• Governança para Gestão de Conteúdo Digital

• Gerenciamento de demandas e guia para projetos ECM

• Próximos produtos:

• Validação de conformidade da solução adquirida (após aquisição)

• Treinamento de visão geral em ECM (após aquisição)

• Coaching do Comitê de Gestão Documental (primeiras reuniões)


Estratégia por tipos de ECM

• Gestão de Conteúdo Transacional: soluções de ECM com foco em automatizar e gerenciar documentos para atender às transações de negócios da empresa, muitas vezes com automação de processos e/ou integrados aos sistemas de gestão da empresa

• Gestão de Conteúdo Social: soluções de ECM com foco em compartilhamento e colaboração de documentos e tarefas, muitas vezes incluindo wikis, blogs, vídeos, monitoramento de tarefas e visualização através de browser ou portais

• Otimização de Canais Online: soluções de ECM com foco em portais, formulários eletrônicos e transações online.

• Gestão de Conteúdo como Infraestrutura: soluções de ECM com foco em criar uma arquitetura corporativa de gestão de documentos nas empresas e que façam parte de suas aplicações de negócios.

SharePoint 2010Ferramenta em

Licitação


Gartner Magic Quadrant for ECM


Governança de Gestão Documental

• Coordenar a implantação da prática de gestão de documentos digitais

• Manter um programa de gestão de documentos digitais contínua, e nãoapenas como implantação de software de gestão de documentos eletrônicos

• Ser o fórum para definições institucionais e priorização de projetosreferentes à gestão e automação de documentos da Sefaz

• Ser o fórum para encaminhamento de mudanças de normas internas e nalegislação para permitir a modernização do manuseio dos documentos daSefaz

Comitê de Gestão de Conteúdo Digital

Grupo de Gestão de Conteúdo

Digital

DTI DPG CADA

Portfolio de projetos


Governança de Gestão Documental

• Implantar a prática de gestão de documentos digitais

• Responsável pelo programa de gestão documental, através da implantaçãoestratégica e avaliação da implantação de projetos de ECM

• Auxiliar áreas de negócio da Sefaz sobre como a tecnologia e gestãodocumental podem trazer benefícios, incentivando-as a gerar demandas

• Reportar ao Comitê sobre o andamento do programa

• Validar e manter a arquitetura técnica de ECM

Comitê de Gestão de Conteúdo Digital

Grupo de Gestão de Conteúdo

Digital

DTI DPG CADA

Portfolio de projetos


Iniciativas de ECM na Sefaz

Amostragem feita em levantamento pela consultoria – projetos que podem fazer parte do programa de gestão de documentos digitais:

Projetos em execução:• Entidades Extintas – NAA• Cadastro de Fornecedores – CCF• Entidades Descentralizadas – GED• Fluxo de Processo Judiciário – DIJ• Ambiente Virtual de Aprendizado• Folha de Pagamento

Serviços no ar:• e-PAT• Regime Especial• Consulta Tributária – e-CT• Ouvidoria

Possíveis projetos a envolver:• GDOC/SPDoc• Acervo Fotográfico – FAZESP• Arquivo da SEFAZ-SP• GED-RH• Processos Administrativos• RH – Alteração de Férias• Incorporação de Décimos ou

Gratificação• Licença Prêmio• Manutenção Predial• Controle de Viatura/Transporte• Almoxarifado/Suprimentos• Controle de Patrimônio• Gestão de Licitações


SPdoc?

• Soluções adquiridas de ECM complementam gestão documental do GDOC e SPDoc

• Aquisições não exigiram atendimento à IN APE/SAESP 01 de 2009, que trata de normas para gerenciamento de documentos digitais

• Expectativa que boa parte dos projetos de gestão de conteúdo digital possam ser migrados pro SPDoc com características de ECM

• Expectativa de migração no futuro do GDOC para SPDoc

• Instruções do SAESP são complementares à governança de gestão de conteúdo digital

Alexandre Mendonç[email protected] – 3243-2243

Secretaria da FazendaDepartamento de Tecnologia da Informação


mailto:[email protected]

os esforços e avanços da sefaz na gestão documental · os esforços e avanços da sefaz na...

Documents