O QUE É IMPRESCINDÍVEL NUMA SOLUÇÃODE ORÇAMENTAÇÃO E PREVISÃO?• Flexibilidade para acomodar mudanças rápidas;• Usabilidade;• Capacidade de integração com as aplicações a montante e a jusante;• Garantir acesso a informação de várias fontes;• Permitir cálculos e análises nas várias dimensões de cada orçamento, para asseguraruma leitura mais detalhada no controlo e na análise;• Gerar o mínimo.

PARA QUE SERVEM ESTAS FERRAMENTAS?

«A gestão da orçamentação permite antecipar o resultado do negócio. Deve ser uma áreaprioritária e natural nas empresas. A definição dos orçamentos deve fazer parte do

planeamento da empresa. Hoje, mais do que nunca, os orçamentos devem ser revisitados eactualizados com uma frequência curta.» Céu Mendonça, responsável pelo segmento de

' PME na Sage.

«Apesar de nos últimos anos termos verificado uma tendência de evolução em termos demodelos, processos e tecnologías de suporte à gestão orçamental, existe ainda um longocaminho a percorrer no sentido de transformar estas técnicas e ferramentas em práticasefectivas de gestão de desempenho.» Caria Miranda, responsável pelo desenvolvimentodo negócio de Performance Management do SAS Portugal.

«É essencial ter uma percepção da tesouraria para determinar com rigor as políticas definanciamento, as fontes de financiamento e as aplicações de tesouraria adequadas,gerando valor adicional para a empresa.» Miguel Capelão, administrador da PHC.

«Uma empresa que planeie implementar soluções nesta área deve ter em atençãoaspectos relacionados com a usabilidade da aplicação e a facilidade de adopção daferramenta por parte das áreas de negócio, evitando disrupções, dificuldades de adaptaçãoe consecjuentemente perdas de eficiência.» Joaquim Freire, accountexecutívepan a áreade financial Solutions da SAP Portugal.

Conhecer

o presente e saber pre-ver o futuro são trunfos de ouronuma altura em que muitas em-

presas enfrentam restrições or-çamentais, diminuição da procura e subidade preços. Conseguir definir padrões e ga-nhar margem para agir atempadamentequando se verificam e desvios, ajuda a evi-tar decisões que podem condicionar a sus-tentabilidade de uma organização e com-prometer projectos futuros.As premissas não são novas e as ferramen-tas que ajudam a operacionalizá-las tam-bém não, mas nem por isso o planeamentoe o controlo são hoje conceitos amplamen-te explorados e potenciados pelas empre-sas portuguesas. Ainda que o cenário se es-

teja a alterar, em muitas organizações, uminstrumento tão abrangente como um orça-mento continua a não ser encarado comouma ferramenta de gestão.«A visão das empresas portuguesas sobreeste tema tem vindo a evoluir positivamente.Cada vez mais as ferramentas de orçamenta-ção são consideradas essenciais para umagestão empresarial eficaz, com claros refle-xos em termos do investimento que fazemnas referidas ferramentas», admite JoaquimFreire, account executive para a área de Fi-nancial Solutions da SAP Portugal.Para o reforço da aposta nesta área temcontado a instabilidade económica, comoreconhecem vários fabricantes, mas os re-sultados não são ainda visíveis da mesma

forma em todos os sectores e segmentos de

mercado. As pequenas e médias empresascontinuam a aderir pouco a ferramentas de

orçamentação ou forecasting (sobretudo a

estas segundas, que mesmo nas grandesempresas estão ainda longe do seu poten-cial), até pela dimensão e pelos recursos

disponíveis. São sobretudo as organiza-ções maiores, com uma gestão mais des-centralizada e que «necessitam de instru-mentos de orçamentação que lhes permi-tam definir limites de actuação nos vários

patamares de gestão e, ao mesmo tempo,obter uma visão integrada que garanta umtotal alinhamento em prol de um objectivocomum», quem mais investe, explica Da-vid Afonso, vice-presidente de productand customers interface management daPrimavera BSS.Uma ferramenta desta natureza exige umacapacidade de previsão que existe mais em

empresas grandes, que gozam de um nívelde organização difícil de encontrar nasPME. Exige, por exemplo, como tambémsublinha Carla Miranda, responsávelpelo desenvolvimento do negócio de Per-formance Management no SAS Portugal,a existência de um repositório central dedados para orçamentação, consolidação e

previsão, de que muitas organizações não

dispõem. Mas o preço a pagar pode seralto, acreditam os responsáveis.«É a diferença entre uma navegação à vis-

ta, com todos os riscos, obstáculos e custos

inerentes, e uma navegação segundo umplano que previu antecipadamente os obs-

«É essencial ter uma percepção datesouraria para determinar com rigoras políticas de financiamento, as fontesde financiamento e as aplicações detesouraria adequadas, gerando valor

adicional para a empresa.»Miguel Capelão, administrador da PHC

táculos e as formas de os contornar», dis-

tingue David Afonso.

QUEM PROCURA E 0 QUE OFERECE

0 MERCADO?Entre quem recorre às ferramentas tecno-

lógicas disponíveis no mercado paraapoiar tarefas como a orçamentação, ou fa-

zer previsões, as necessidades são mais ou

menos urgentes de acordo com o próprioperfil da empresa e com a maior ou menor

dependência de projectos, acredita Céu

Mendonça, responsável pelo segmento de

PME da Sage Portugal. «A dimensão de

cada projecto e o seu peso no negócio glo-bal determinam o grau de detalhe com quecada empresa trabalha esta área de ges-tão», sublinha a responsável pelo negóciode PME da multinacional em Portugal.As respostas encontram-se no próprio

software de gestão. A maioria dos produtos

disponíveis no mercado tem contempladoactualizações nesta área, multiplicando as

ferramentas disponíveis - integradas nor-malmente na componente financeira da

plataforma, mas também disseminada nou-tros módulos - e tendo em conta os secto-

res de actividade a que se dirigem, os pro-dutos e o perfil dos negócios geridos. Por

exemplo, a SAP assegura uma versão es-

pecífica da sua solução de planeamento e

orçamentação para o sector bancário. A Sa-

ge aposta num módulo com algumas espe-cifícidades para o sector da construção.Há ainda no mercado um conjunto alarga-do de soluções especificamente focadas

nas questões de planeamento, onde encai-

xam a orçamentação e as previsões. São

soluções que podem ou não integrar com o

software de gestão. Recomenda-se que o

façam, mas a experiência no terreno mos-tra que nem sempre é assim.

Os especialistas apontam muitas lacunas naforma de tirar partido dos recursos disponí-veis, ou na abordagem das organizações ao

tema. «A maior parte das organizações tem

já processos baseados na orçamentação,mas são suportados em processos descone-

xos, em folhas de cálculo, e carecem de in-

tegração a todos os níveis da organização,tornando o processo de controlo orçamen-tal muito pouco eficiente», identifica NunoMaximiano especialista em vendas de bu-siness analitycs da IBM Portugal.Na opinião do responsável, para que o pro-cesso possa ser eficiente, é crucial ligar as

vertentes operacionais e financeira da em-

presa. Para muitas organizações, o orça-mento ainda é visto como um processo de-

pendente da área financeira, mas a necessi-

dade de incorporar toda a componenteoperacional impõe-se cada vez mais.

«Este ponto exige que a metodologia e a

solução- que a suporta sejam suficiente-mente flexíveis para reflectir as adaptações

que o negócio da empresa exige. Estas

adaptações no nível operacional ocorremcom muita frequência e é neste campo, porexemplo, que as folhas de cálculo e os pro-cessos actuais falham», acrescenta NunoMaximiano.O domínio e a familiaridade das empresascom ferramentas como o Excel são tão re-

levantes que passa por aí a evolução nos

produtos que auxiliam no planeamento e

na previsão de contas, seja ao nível do

software à$ .gestão, seja no campo das fer-

ramentas que endereçam o tema de forma

mais especifica.Nos ERP demonstram-no a existência de

extensões como a que a Primavera BSS co-mercializa. Integrada no próprio Microsoft

Excel, permite obter dados do ERP e com-binar esses dados com algoritmos de previ-são, análises de desvios e outras variáveis.

Graças à extensão, as organizações podemaproveitar o trabalho que já fazem com o

Excel e ao mesmo tempo ter de forma per-manente os dados provenientes do ERP, ac-

tualizados com informação de qualidade e

com garantias de segurança no acesso. A fer-

ramenta é autónoma ao software de gestão -onde existe um módulo de orçamentação e

controlo -, embora privilegie a integração.Outro exemplo - e este, como os anterio-

res, não é único, já que a maior parte dos

fabricantes tem em conta o peso do Excelnestas tarefas e desenvolve produtos quefalam com feaplicação - é o da IBM. Aempresa gere as questões de orçamenta-ção e forecasting através do uma soluçãode gestão de performance integrada na

plataforma Cognos, uma oferta disponí-vel para PME em modo Express (atravésde licenciamento). Como front-end da

solução é possível usar o Excel para faci-litar a curva de aprendizagem e minimizaros impactos do período de adaptação aum novo produto, sempre relevante na in-trodução de novas ferramentas. >