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PREFEITURA MUNICIPAL DE VITÓRIA
SECRETARIA DE TURISMO TRABALHO E RENDA
CAPACITAÇÃO: AMARIV e ASCAMARE - ATRIBUIÇÕES DA DIRETORIA -
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E FINANCEIROS
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BOA TARDE !
OBJETIVO DA CAPACITAÇÃO:
Fornecer informações sobre as funções que devem ser desempenhas pela diretoria, de acordo com o Estatuto.
Monstrar a importância de haver Procedimentos
Administrativos e Financeiros na Associação, com a finalidade de auxiliar na organização administrativa, financeira, contábil e atender ao Convênio.
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POR QUÊ ??? Para quê ???
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NECESSIDADE DE UTILIZAR PROCEDIMENTOS
ADMINISTRATIVOS E FINANCEIROS a) PARA SE OBTER MAIOR CONTROLE SOBRE AS RECEITAS E DESPESAS DA
ASSOCIAÇÃO, para que:- A Associação possa ter maior controle sobre a receita da venda dos
materiais recicláveis- Maior controle sobre as despesas da associação, não cobertas pelo
Convênio.- Fazer comparação da variação de receitas e despesas, de um mês para
outro- Verificar possibilidades de haver investimentos na associação, ou
benefícios para os associados.
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NECESSIDADE DE UTILIZAR PROCEDIMENTOS
ADMINISTRATIVOS E FINANCEIROS b) PARA SE OBTER MAIOR CONTROLE SOBRE AS RECEITAS, E
DESPESAS COBERTAS PELO CONVÊNIO, para que:- A Associação possa ter maior controle sobre os valores das parcelas
recebidas da prefeitura, através do Convênio.- Possa ter maior controle na aplicação deste recurso, observadas as
normas do Convênio.- Menor possibilidade das prestações de contas do Convênio serem
reprovadas.- Verificar quais rubricas (despesas), são mais ou menos utilizadas do
Plano de Trabalho do Convênio, para que no caso da renovação, haja melhor distribuição dos valores.
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NECESSIDADE DE UTILIZAR PROCEDIMENTOS
ADMINISTRATIVOS E FINANCEIROS OUTROS BENEFÍCIOS DE SE TER PROCEDIMENTOSADMINISTRATIVOS E FINANCEIROS:- Estando registrado por escrito o passo a passo da realização das
atividades administrativas, é provável que estas atividades sejam realizadas de forma mais rápida, gastando menos tempo.
- Maior organização e qualidade no administrativo da Associação.- Em caso de necessidade de ausência da pessoa responsável pelo
administrativo, ou em caso de uma nova pessoa começar a ajudar no administrativo, havendo procedimentos administrativos registrados por escrito, será mais fácil para a pessoa novata entender e realizar os procedimentos necessários.
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PROCEDIMENTOS - PRESTAÇÃO DE CONTAS DO
CONVÊNIO Procedimentos que devem ser observadas pelas Associações na prestação
de contas do Convênio:
- Somente gastar o dinheiro com despesas previstas no Plano de Trabalho ( não incluso parcelamentos).
- Todas as despesas tem que possuir Nota Fiscal. - Enviar as contas completas (com todas as folhas) nas prestações de contas.
- Bater o carimbo “ Pago com recurso do convênio..” em todas as folhas das contas.
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PROCEDIMENTOS - PRESTAÇÃO DE CONTAS DO CONVÊNIO Procedimentos que devem ser observadas pelas Associações na prestação
de contas do Convênio: - Reembolsar os valores referente tarifas bancários e juros e multas de
despesas, dentro do próprio mês de ocorrência.
- Investir (conta de aplicação) o dinheiro recebido através do convênio. - Fazer a prestação de contas mensal, dentro do prazo solicitado pela PMV. - Retornar aos ofícios solicitando regularização de prestação de contas,
dentro do prazo estabelecido.
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ATRIBUIÇÕES DA DIRETORIA COMPETE AO PRESIDENTE:
• Cumprir e auxiliar no cumprimento das normas da Associação (Estatuto, Regimento Interno);
b) Convocar e dirigir as reuniões da associação;c) Representar juridicamente a associação;d) Emitir e receber documentos em nome da associação;e) Assinar cheques da associação;f) Zelar pela organização administrativa da associação;
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ATRIBUIÇÕES DA DIRETORIA COMPETE AO VICE-PRESIDENTE:
a) Auxiliar o presidente no desempenho das suas funções;
b) Substituir o presidente em suas ausências (assinatura de documentos, representar a associação);
c) Auxiliar o presidente a manter a organização administrativa da associação;
PROCEDIMENTOS - PRESTAÇÃO DE CONTAS DO CONVÊNIO
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ATRIBUIÇÕES DA DIRETORIA COMPETE AO DIRETOR FINANCEIRO:
a) Assinatura de cheques, juntamente ao presidente da associação;b) Efetuar pagamentos, depósitos e recebimentos; c) Assinar junto ao presidente requerimentos para adquirir talões de
cheques no banco;d) Contribuir para que a Contabilidade da associação seja mantida em
dia;e) Ter sua responsabilidade a guarda, os documentos financeiros da
associação como ( cheques, livros, documentos contábeis);f) Verificar e informar a diretoria sobre valores recebidos, que não são
provenientes das atividades diretas da associação;
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ATRIBUIÇÕES DO CONSELHO FISCAL
COMPETE AO CONSELHO FISCAL:
• Examinar os relatórios apresentados periodicamente pela diretoria, ( relatórios financeiros, administrativos e contábeis) e emitir parecer a respeito;
b) Examinar a prestação de contas anual apresentada pela diretoria, e emitir parecer a respeito, para que a Assembléia Geral Anual, aprove ou não as contas;
c) Zelar pelos princípios da associação;
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ATRIBUIÇÕES DO CONSELHO FISCAL
d) Solicitar com antecedência mínima de três dias, documentos à diretoria, os quais julgar necessários à realização do trabalho de fiscalizar o andamento da associação;
e) Na função de fiscalizar o andamento da associação, o Conselho Fiscal pode pedir o auxílio de técnicos especializados, através de parcerias;
f) Comunicar aos demais associados em assembleia, caso venha comprovadamente a encontrar qualquer irregularidade na gestão da associação.
PROCEDIMENTOS - PRESTAÇÃO DE CONTAS DO CONVÊNIO
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ATRIBUIÇÕES DO AUXILIAR DE ESCRITÓRIO
COMPETE AO AUXILIAR DE ESCRITÓRIO:
• Executar serviços de apoio nas áreas administrativa, financeira e de recursos humanos;
b) Registrar as entradas e a saídas de:- Recursos: Receita de venda de materiais, receita de doações - Bens: Equipamentos, uniformes e EPIs- Obrigações: Controle de pagamento de despesas (datas de
vencimento, valores, parcelas, limite de valor disponível) c) Organizar e arquivar documentos;
d) Conferir notas fiscais e boletos de pagamentos;
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ATRIBUIÇÕES DO AUXILIAR DE ESCRITÓRIO
e) Preencher formulários e cadastros e atualizar cadastros;
f) Coletar dados, atualizar informações e pesquisar preços;
g) Controlar material do expediente, uniformes e EPIs;
h) Redigir atas, expedir ofícios e memorandos e elaborar correspondência;
i) Verificar prazos estabelecidos;
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ATRIBUIÇÕES DO AUXILIAR DE ESCRITÓRIO
j) Acompanhar notificações e encaminhar protocolos;
k) Organizar rotinas de admissão e desligamento de associados (Formulários);
l) Auxiliar na elaboração da folha de pagamento e atualizar dados dos funcionários;
m) Registrar frequência dos associados;
n) Realizar prestação de contas;
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