Salvador, Bahia · Sábado e Domingo5 e 6 de setembro de 2009

Ano · XCIII · Nos 20.075 e 20.076

PORTARIA Nº 74 DE 31 DE AGOSTO DE 2009

Dispõe sobre a aprovação dos procedimentos referentes a aquisição de passagem aérea e do gerenciamento e pagamento de processos de contratos com empresas terceirizadas.

O SECRETÁRIO DO MEIO AMBIENTE, no uso de suas atribuições, dando ênfase e buscando o aprimoramento e melhoramento do Regulamento e Procedimentos do Sistema de Gestão Sema - SIGSEMA,

RESOLVE

Art. 1º - Aprovar os Procedimentos PA DA 005 e PA DA 006, respectivamente, que disciplinam os critérios a serem observados, por servidor no estrito cumprimento do exercício funcional, para aquisição de passagem aérea, e para o gerenciamento e pagamento de processos de contratos com empresas terceirizadas, especificamente no âmbito da Secretaria do Meio Ambiente - SEMA.

Art. 2º - As versões dos respectivos procedimentos de que trata o artigo 1º desta portaria serão disponibilizados na intranet da SEMA, os quais serão atualizados quando julgado necessário pela Administração.

Art. 3º - Esta portaria entrará em vigor a partir da data da sua publicação, ficando revogadas as disposições em contrário.

Gabinete do Secretário, em 31 de agosto de 2009.

JULIANO SOUSA MATOSSecretário

SISTEMA DE GESTÃO SEMA - SIGSEMACódigo:PA DA 005

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PROCEDIMENTO DE PASSAGEM AÉREAAprovaçãoPortaria nº 74 de 31/08/09

Revisão:Nº 00

1. Objetivos e Aplicação

Estabelecer critérios para solicitação e concessão de passagemaérea, bem como a comprovação da utilização da passagem em serviço no âmbito desta Secretaria.

2. Responsabilidades

3. Diretrizes3.1 A unidade solicitante informará a CSG/Passagem o nome completo do servidor, roteiro, data e horário previstos para saída e retorno, de acordo com o evento/atividade a ser realizado, através de e-mail, para que sejam pesquisadas as alternativas de horários junto à agência de viagem, alinhadas com as menores tarifas cobradas e com a necessidade do usuário, conforme Decreto nº. 9.135 de 12 de julho de 2004.

3.1.1 A escolha da passagem deverá ser pela companhiaaérea que ofereça melhores tarifas ou tarifas promocionais disponibilizadas no momento da reserva.

3.2 A CSG/Passagem informará ao solicitante através de e-mail os horários disponibilizados, com as tarifas mais vantajosas para a Administração.3.3 A unidade solicitante preencherá o Formulário de Solicitação de Passagem Aérea, indicando o vôo, o horário, motivo da viagem, projeto/atividade e providenciará a assinatura do Superintendente da área e a autorização do Gabinete ou Diretoria Geral.

Atividade Responsável

Elaboração do Procedimento Secretaria Executiva / Diretoria Administrativa

Validação Diretor Geral

Aprovação Secretário

3.4 No caso de solicitação de passagem aérea para palestrante ou consultor, a unidade solicitante encaminhará o Formulário de Solicitação de Passagem Aérea, descrevendo a justificativa em campo específico do formulário, anexando, Curriculum Vitae resumido, e outros documentos comprobatórios que validem a concessão.

3.4.1.1. Caso o consultor/palestrante tenha contrato com a Secretaria, a unidade solicitante deverá verificar se caberá ou não o pagamento da passagem pela Secretaria.

3.5 Para a solicitação de passagem aérea para conselheiro, integrante de Comitê, Grupo de Trabalho e representante da Sociedade Civil, legalmente formalizados, os documentos comprobatórios que justifiquem a condição deverão ser anexados ao Formulário de Solicitação de Passagem Aérea.3.6 A liberação de passagem aérea dentro do Estado da Bahiasó será permitida quando o custo de deslocamento rodoviário ultrapassar o valor de passagem aérea.

3.6.1 A CSG/Passagem efetuará pesquisa de preço de passagem rodoviária para comparação com o preço da passagem aérea e informará a Unidade Solicitante quando o custo da passagem aérea ultrapassar o valor.

3.7 A emissão de bilhete de passagem aérea para o exterior, dependerá de autorização do Exmo. Senhor Governador na forma indicada na Lei Estadual nº 6.677/94.3.8 A solicitação autorizada na forma do item 3.3 de passagem aérea será encaminhada para DA com no mínimo 5 (cinco) dias de antecedência de realização da viagem, para fins de emissão do bilhete aéreo.3.9 A CSG/Passagem somente solicitará a emissão de bilhete aéreo à agência de viagem, após a autorização da solicitação pelo Diretor Geral, Chefe de Gabinete ou Secretário.3.10 A CSG/Passagem verificará a existência de crédito antes de efetuar a solicitação da passagem à agência de viagem, para utilização imediata.3.11 A CSG/Passagem enviará o bilhete aéreo ao solicitante através de e-mail no prazo máximo de 72 horas que antecede a viagem.3.12 A alteração de horário/ data da realização da viagem, só será permitida quando ainda não houver sido emitido o bilhete de passagem aérea, não implicando na geração de multas e/ou alteração de tarifas.

3.12.1 A unidade solicitante deverá encaminhar e-mail a csgpassagem.ba.gov.br e providenciará uma nova Solicitação de Passagem Aérea, descrevendo a justificativa da alteração em campo específico do formulário, devidamente autorizada.

3.13. A troca de horário/data de passagens aéreas já emitidasnão serão permitidas, exceto em casos devidamente justificados, através da emissão de uma nova solicitação de passagem aérea, descrevendo a justificativa em campo específico do formulário, devidamente autorizada, em função do custo com a multa e com o pagamento da diferença de tarifa.3.14 No caso de necessidade de cancelamento da solicitação de passagem aérea, a unidade solicitante enviará e-mail para csg.passagem@sema.ba.gov.br e CI, com a justificativa para o cancelamento, devidamente autorizada, com pelo menos 48horas de antecedência da viagem.3.15 Caso não seja cumprido o disposto nos itens 3.12 e 3.13, a Diretoria Administrativa efetuará o desconto em folha de pagamento do servidor/responsável, do valor correspondente as multas e/ou alteração de tarifas.3.16 O usuário deverá efetuar a comprovação de utilização de passagem em no máximo 5 (cinco) dias úteis após a sua chegada.

3.16.1 Havendo concessão de diária, o usuário deverá anexar o bilhete da passagem aérea ao formulário de Comprovação de Diária.3.16.2 Não havendo concessão de diária, o usuário deverá encaminhar o comprovante de utilização de passagem para a DA.

3.17 A CSG/Passagem consultará semanalmente no Sistema de Diárias para verificar as comprovações dos usuários tenham utilizado passagem aérea informando através de CI à DA, as situações pendentes.3.18 Ficam impedidos de efetuar novas viagens, utilizando Passagens Aéreas, usuários que se encontram com pendênciade comprovação da realização de viagem.3.19 Será de responsabilidade do Superintendente da área solicitante o controle da solicitação e a utilização da passagem aérea, devendo qualquer alteração ser feita na forma indicada nos itens 3.12, 3.13 e 3.14.3.20 A CSG/Passagem efetuará a conferência da tarifa básicaencaminhada pela agência de viagem através de relatório anexo à fatura, com a tarifa básica estabelecida pela Agência Nacional de Aviação Civil - ANAC, através de planilha encaminhada pela Secretaria da Administração do Estado da Bahia. 3.20.1 Quando a planilha não for enviada pela SAEB deverá ser utilizada a tabela fornecida diretamente pela ANAC.3.21 A CSG/Passagem efetuará o lançamento da solicitação na planilha de controle para acompanhamento dos valores

referentes a multas, taxas adicionais e créditos e posterior conferência do valor cobrado.3.22 A CSG/Passagem encaminhará no processo de pagamento da fatura as informações sobre o saldo atualizado do contrato e caso ocorra no período, o valor da multa cobrada, diferença de tarifa e do crédito.

4. Conceitos Básicos

Solicitação de Passagem Aérea - Documento com preenchimento específico para solicitação de compra de passagem aérea no âmbito da Secretaria.

5. Anexo

Anexo I - Solicitação de Passagem Aérea

Anexo II – Controle de Passagem Aérea

6. Registro

O registro gerado por este Procedimento é controlado da seguinte forma:

ArquivoNome do Registro

Nº de

Vias Local Tipo/Proteção

Indexação Prazo de

Guarda

Descarte

Processo de Pagamento de

Passagem Aérea

1 DF Físico/Pasta Ordem cronológica

7 anos Reciclagem de papel

7. Documentos de Referência

Decreto Estadual nº 9.135 de 12/07/2004

Decreto Estadual nº 9.375 de 23/03/2005

Lei Estadual nº 6.677 de 26/09/1994

Decreto Estadual nº 5.910 de 24/10/1996

8. FLUXOGRAMA

INÍCIO

1 INFORMAR A CSG/PASSAGEM O DESTINO E O HORÁRIO

PREVISTO DE SAÍDA E RETORNO DE ACORDO COM O

EVENTO/ATIVIDADE (UNIDADE SOLICITANTE)

2 INFORMAR HORÁRIOS DOS VÔOS COM AS TARIFAS MAIS VANTAJOSAS, ATRAVÉS

DE E-MAIL

(CSG / PASSAGEM)

3 SOLICITAR A PASSAGEM VIA FORMULÁRIO (EM ANEXO)

DEVIDAMENTE PREENCHIDO E ENVIAR PARA ASSINATURA DO

SUPERINTENDENTE

(UNIDADE SOLICITANTE)

CONDENSAR E ELABORAR O PLANO ANUAL DE TRENAME

4 RECEBER SOLICITAÇÃO, ASSINAR E ENVIAR À

DG/CHEFIA DE GABINETE OU SECRETÁRIO

(SUPERINTENDENTE)

1

1 N5

SOLICITAÇÃO AUTORIZADA?

6 DEVOLVER AO SOLICITANTEPARA CONHECIMENTO

(DG/CHEFIA/SECRETÁRIO)

S

FIMN

1

7 ENVIAR SOLICITAÇÃO AUTORIZADA À DA

(DG/CHEFIA/SECRETÁRIO)

8 RECEBER SOLICITAÇÃO E ENCAMINHAR À CSG /

PASSAGEM

(DA)

14 RETORNAR AO PASSO 12

(CSG/PASSAGEM)

9 RECEBER FORMULÁRIO, VERIFICAR A EXISTÊNCIA DE

CRÉDITO

(CSG/PASSAGEM)

13TEM

ALTERAÇÃO?

S

N

12 SOLICITAR A EMISSÃO DA PASSAGEM AÉREA

(CSG/PASSAGEM)

10TEM CRÉDITO?

11 UTILIZAR O CRÉDITO NA EMISSÃO DA PASSAGEM AÉREA

E SEGUIR PASSO 12

(CSG/PASSAGEM)

2

S

N

22

22 ENVIAR BILHETE DE PASSAGEM PARA DA

(USUÁRIO)

15 EMITIR E-MAIL PARA CSG/PASSAGEM SOLICITANDO

ALTERAÇÃO E PREENCHER FORMULÁRIO COM

JUSTIFICATIVA E ENVIAR AO SUPERINTENDENTE

(USUÁRIO)

N

19 SOLICITAR A AGÊNCIA ATROCA DO BILHETE

(CSG/PASSAGEM)

17 FOI AUTORIZADO

PARA PAGAMENTODA MULTA/

DIFERENÇA DE TARIFA ?

18 COMUNICAR AOSUPERINTENDENTE / USUÁRIO

(SECRETÁRIO/ GABINETE/DG)

16 RECEBER E ASSINAR NA SOLICITAÇÃO COM

JUSTIFICATIVA E ENCAMINHAR PARA AUTORIZAÇÃO

(SUPERINTENDENTE)

S

21 VIAGEM C/

CONCESSSÃO DE DIÁRIA?

2

20 RECEBER O BILHETE ELETRÔNICO DA AGÊNCIA, CONFERIR A TAXA BÁSICA E

ENVIAR POR E-MAIL AO SOLICITANTE

(CSG/PASSAGEM)

N

S

23 PREENCER FORMULÁRIO DE COMPROVAÇÃO DE

DIÁRIA E SEGUIR CONFORME PROCEDIMENTO ESPECÍFICO

(USUÁRIO)

3

FIM

26 DEVOLVER A AGÊNCIA DE VIAGEM PARA CORREÇÃO E

VOLTAR AO PASSO 24

(CSG/PASSAGEM)

ANEXAR AS SOLICITAÇÕES DE PASSAGEM, LANÇAR NA PLANILHA

DE CONTROLE, CARIMBAR, INFORMAR SALDO, CRÉDITO E MULTA E ENCAMINHAR PARA

ASSINATURA DA DA

(CSG / PASSAGEM)

27

RECEBER, ATESTAR E DEVOLVER A CSG/PASSAGEM

PARA ABERTURA DE PROCESSO

(DA)

28

25 FATURA E TARIFA OK?

S

N

4

29ENCAMINHAR PARA O

PROTOCOLO PARA ABERTURA DE PROCESSO

(CSG/ PASSAGEM)

24 RECEBER FATURA E DEMONSTRATIVO DE

AQUISIÇÃO DE PASSAGEM AÉREA DA AGÊNCIA DE

VIAGEM

(CSG PASSAGEM)

3

4

RECEBER E ENCAMINHAR PARA DA/CEO

(CSG/PASSAGEM)

30

RECEBER, EMPENHAR E ENCAMINHAR PARA

PAGAMENTO

(CEO)

31

RECEBER, LIQUIDAR E ARQUIVAR PROCESSO.

(DF)

32

FIM

ANEXO I

De: Para:

Solicitamos providências para aquisição de passagem(ns) aérea(s) conforme se segue:

Nome do(s) Usuário(s):

Roteiro:

Saída Retorno Projeto/Atividade:

Data:

Hora:

Empresa Aérea:

Data: Hora: Empresa Aérea:

Unidade Executora:ACP:Produto:Fonte:Território:Natureza da despesa:

Motivo da viagem:

Justificativa de alteração:

Cordialmente,

Assinatura do Superintendente

Autorizo,

Em, / /

Assinatura do Secretário ou Chefe de Gabinete ou Diretor Geral

SOLICITAÇÃO DE PASSAGEM AÉREA Nº DATA:

GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA

G OVERNO DO E STADO DA B AHIA

ANEXO II

CONTROLE DE PASSAGEM AÉREA

Faturas

Dia HoraData Sol.

Nome Servidor

Local do

Deslocamento (I) Vl. Tx

Embarque R$ Observações

Unidade solicitante

(A) Nº Bilhete(B)

Cia. Aérea

(C) Valor da Tarifa Básica

(R$)

(D) Vl. Da Tarifa

Emitida (R$)

Diferença entre a Tarifa Básica e a Tarifa Emitida

(H) Desconto contratual

Tota

l Ger

al a

ser

pag

o

Ativ

idad

e /P

roje

to

(J) Valor total gasto

(R$)

R$ E = (C - D)

% F = (E x 100

/ C)

R$ H = D x (G/100)

% G = desconto já

reduzidoJ = D - H + I

Saldo R$

Faturas

VALOR DO CONTRATO Nº DE

Dia HoraData Sol.

Nome Servidor

Local do

Deslocamento (I) Vl. Tx

Embarque R$ Observações

Unidade solicitante

(A) Nº Bilhete(B)

Cia. Aérea

(C) Valor da Tarifa Básica

(R$)

(D) Vl. Da Tarifa

Emitida (R$)

Diferença entre a Tarifa Básica e a Tarifa Emitida

(H) Desconto contratual

Tota

l Ger

al a

ser

pag

o

Ativ

idad

e /P

roje

to

‘

SISTEMA DE GESTÃO SEMA – SIGSEMACódigo:PA DA 006

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PROCEDIMENTO DE GESTÃO DE CONTRATO TERCERIZAÇÃO DE SERVIÇOS

Aprovação Portaria nº74 de 31/08/2009

Revisão:00

1. Objetivos e Aplicação

Estabelecer critérios para disciplinar a Gestão de Contrato de Terceirização de Serviço no âmbito desta Secretaria.

2. Responsabilidades

Atividade Responsável

Elaboração do Procedimento Diretoria de Finanças / Diretoria Administrativa

Validação Diretoria Geral

Aprovação Secretário

3. Diretrizes

3.1 Formalização do Contrato

3.1.1 O Núcleo de Contrato – NUC receberá processo de licitação ou dispensa e preencherá o contrato observando os dados da empresa a ser contratada e a especificidade do serviço.

3.1.1.1 O NUC através de Ofício solicitará a assinatura do contrato pela empresa e a apresentação da garantia contratual;

3.1.1.2 Após a conferência do contrato o NUC providenciará a assinatura do representante legal da empresa e do Secretário;

3.1.1.3 O NUC preparará o resumo do contrato e encaminhará para Coordenação de Recursos Humanos - CRH publicar no Diário Oficial do Estado – DOE;

3.1.1.4 O NUC encaminhará a Diretoria de Orçamento Públicocópia da publicação para atualização dos dados da dotação orçamentária, após a sua publicação;

3.1.1.5 O NUC receberá da empresa, o certificado da SEFAZ,ratificando o recebimento da carta de fiança ou apólice de seguros, para garantia contratual e encaminhará para a Diretoria de Finanças - DF via Controle Interno de Documento - CID.

3.1.1.5.1 Caso a garantia não seja apresentada em tempo hábil, o desconto do valor da caução será efetuado pela DF, após a autorização da empresa, no primeiro pagamento;

3.1.1.6 O NUC encaminhará cópia da publicação e contrato, para a Coordenação de Serviços Gerais - CSG que gerará Autorização de Prestação de Serviço - APS e efetuará o acompanhamento do contrato.

3.1.2 Após recebimento do contrato, a CSG deverá entregar à empresa contratada ofício constando o procedimento para apresentação de documentação que gera o pagamento da prestação do serviço.

3.2 Conferência de Pagamento

3.2.1 A CSG receberá a NF/Fatura até o dia 01 de cada mês, com os respectivos documentos comprobatórios de pagamento de salário, encargos e benefícios devendo o recebimento ser antecipado, caso esta data ocorra em dias de feriado ou nos fins de semana;

3.2.1.1 A CSG deverá comunicar por escrito à empresa fornecedora do serviço qualquer irregularidade da documentação;

3.2.1.2 Caso ocorra atraso por conta da empresa fornecedora do serviço, deverá ser registrado no processo, para fins de repasse ao fornecedor do valor da multa com relação ao atraso no recolhimento do INSS.

3.2.2 As cartas de correção emitidas pelo contratado, só poderão alterar:endereço, razão social, CNPJ, valor por extenso, item da nota fiscal, descrição dos serviços e discriminação de valores no corpo da mesma, desde que não reflitam à base de cálculo do INSS, nem o valor total da nota fiscal;

3.2.3 A CSG verificará no corpo da NF/Fatura se foi discriminado o serviço prestado, de acordo com o especificado no objeto do contrato, incluindo: número do contrato; mês de execução do serviço; destaque dos encargos, valor de vale transporte, de vale alimentação, de material e data de validade para emissão da nota fiscal;

3.2.4 A CSG verificará se a empresa fornecedora do serviço apresentou acópia da nota fiscal com o detalhamento do material adquirido ou

planilha de material, compatível com o valor destacado na NF/Fatura do mês da emissão da NF;

3.2.4.1 Os documentos acima citados serão atestados pela CSG para os contratos da Sede e Unidades do interior e nos Parques atestado pelos Coordenadores.

3.2.5 A CSG verificará se a empresa fornecedora do serviço apresentou planilha resumida com o detalhamento dos valores por Unidade (Sede Secretaria do Meio Ambiente – SEMA, Parque Zoobotânico Getúlio Vargas, Parque Metropolitano de Pituaçú, APA Lagoas e Dunas do Abaeté, Unidades Regionais), caso o contrato contemple mais de uma unidade da Secretaria;

3.2.6 A CSG verificará se empresa fornecedora do serviço apresentou comprovante de pagamento do salário, vale alimentação e vale-transporte (contracheque ou depósito bancário ou transferência ou relação assinada etc.) do mês anterior a execução do serviço.

3.2.6.1 A CSG fará a conferência dos comprovantes apresentados com o valor destacado na NF/Fatura.

3.2.7 A CSG verificará se empresa fornecedora do serviço apresentou:

3.2.7.1 Guia de Previdência Social – GPS, Guia do FGTS do mês anterior ao da execução do serviço, devidamente quitadas, bem como a GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de informação à Previdência Social e protocolo de envio (conectividade social);

3.2.7.2 comprovante de pagamento de férias do funcionário e de seu substituto, quando houver;

3.2.7.3 cópia autenticada de quitação da rescisão contratual dentro do prazo de 30 (trinta) dias corridos, a contar da data de demissão, caso ocorra no período.

3.2.8 A CSG verificará se empresa fornecedora do serviço efetuou o desconto das faltas ocorridas no mês anterior ao do pagamento e apresentou planilha com o detalhamento;

3.2.9 A CSG emitirá extrato do fornecedor, verificando se empresa fornecedora do serviço está com o cadastro atualizado junto ao setor de cadastro da Secretaria de Administração – SAEB, considerando que o pagamento não poderá ser efetuado com pendências no extrato do fornecedor, a não ser que sejam apresentados todos os documentos que estão com as datas de vencimento expiradas;

3.2.9.1 A senha para acesso ao Sistema Integrado de Material, Patrimônio e Serviços – SIMPAS será fornecida pela Coordenação de Material e Patrimônio, após a autorização da Diretoria Administrativa;

3.2.9.2 A CSG anexará ao processo de pagamento as certidões atualizadas dos fornecedores quando estiverem vencidas no extrato do fornecedor.

3.2.10 A CSG devolverá a empresa fornecedora do serviço as NF/Faturas rasuradas.

3.2.11 Após o recebimento da NF/Fatura e da documentação a CSG terá o prazo de 04 dias úteis para conferência do processo de pagamentoregistrando qualquer pendência do Fornecedor e preenchimento do formulário de Conferência de Processo de Pagamento.

3.2.12 Após o recebimento da CSG, a Coordenação de Execução Orçamentária – CEO terá o prazo de 01 dia útil para conferência do processo e empenho da despesa, registrando a não disponibilidade de dotação, quando for o caso, no processo.

3.2.13 A CEO deverá formalizar junto à Diretoria Orçamento Público a liberação de Quadro Cotas Mensal e Financeiro, e esta fará os registros junto à SEFAZ, cujo conteúdo constará no processo.

3.2.14 A DF terá 05 dias para análise do processo. Após registrar na Planilha Financeira, a DF efetuará a conferência de todos os itens verificados pela CSG, pré-liquidação, liquidação e confirmação dopagamento.

3.2.14.1 A DF conferirá os cálculos de Programa de Integração Social - PIS, Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social - COFINS e Contribuição sobre Lucro Líquido – CSLL.

3.2.15 Caso algum documento constante do extrato do fornecedor tenha a sua validade expirada durante o processo de tramitação, a DF efetuará a consulta via internet, caso não resolva a pendência, devolverá o processo para a CSG para a regularização.

3.2.16 A DF fará a retenção do INSS do fornecedor, no momento da contabilização da nota fiscal, até o sexto dia útil do mês subseqüente à data de emissão da mesma. A remessa da GPS ao Banco dar-se-á em dois dias úteis antes do dia do seu vencimento, que é o décimo dia útil de cada mês.

3.2.17 Nos processos passíveis de pagamento de multa por atraso no recolhimento do INSS, a CSG deverá carimbar na capa do processo,com data do vencimento da NF/Fatura.

3.2.18 A CSG transmitirá ao contratado instruções e comunicará as alterações de prazos, cronogramas de execução de serviços, quando for o caso.

3.2.19 A CSG receberá da empresa fornecedora do serviço o documento comprobatório da realização de exames de saúde dos seus empregados, na forma da lei.

3.2.20 A CSG receberá da empresa fornecedora do serviço o documento comprobatório referente ao Seguro de Vida contra o risco de acidentes de trabalho e outras especificadas nos dissídios ou convenções coletivas.

3.3 Fiscalização do Contrato

3.3.1 Ficam responsáveis pela fiscalização dos contratos, o NUC e CSG em conjunto com os Supervisores e Encarregados dos Parques e unidades.

3.3.2 Caberá a CSG e NUC proceder fiscalização mensal nos Parques, conforme Fiscalização de Contratos de Terceirização de Serviços (Anexo II).

3.3.3 Os Gestores/Supervisores/Encarregados dos Parques e unidadesdeverão comunicar imediatamente à empresa e à CSG, quanto a falta de funcionário, para que o posto seja coberto.

3.3.4 No último dia útil de cada mês, as unidades deverão encaminhar a CSG, as folhas de ponto com atesto do Gestor/Supervisor da área e com as devidas observações.

3.3.5 Para apoio à fiscalização, a CSG e NUC deverão verificar o cumprimento das cláusulas contratuais quanto a regularidade de fardamento, material de trabalho, pagamentos de salário, recolhimento de encargos, benefícios e qualquer outra ocorrência ao longo da vigência do contrato.

3.3.6 O contato com a empresa fornecedora do serviço deverá ser direcionado à DA/CSG, sempre por escrito, através de e-mail ou fax devidamente assinado e datado pelo gestor da unidade.

3.3.7 O NUC receberá da CSG informações relativas ao desempenho do contrato ou através da fiscalização e emitirá notificação para a empresa fornecedora do serviço, no caso de descumprimento decláusulas contratuais envolvendo: fornecimento de fardamento, equipamentos de serviço, pagamento de salários, benefícios, recolhimento de encargos e demais inadimplências identificadas.

3.3.8 O elemento para notificação será fornecido pela CSG, Parques ou através da Lista de Conferência de fiscalização, sempre por escrito efundamentado em fatos e dados que darão o amparo legal à notificação.

4. Conceitos Básicos

SIMPAS – Sistemas Integrado de Material, Patrimônio e Serviços do Estado da Bahia – Sistema cuja finalidade é otimizar o processo de contratação de bens e serviços das unidades gestoras do Estado e possibilitar o acompanhamento de todo o processo baseado na PRODEB e gerenciado pela SAEB.

5. Anexos

Anexo I - Conferência de processo de pagamento

Anexo II - Fiscalização de Contratos de Terceirização de Serviços

6. Registros

Os registros gerados por este Procedimento serão controlados da seguinte forma:

ArquivoNome do Registro

Nº de

Vias Local Tipo

Indexação Proteção Prazo de

Guarda

Descarte

Processo de Pagamento

Uma DF Físico Ordem cronológica

Não se aplica

5 anos Eliminação

7. Documento de Referência

Lei Federal n.º 8.666/93

Lei Estadual n. º 9.433/05

8. FLUXOGRAMA DE GESTÃO DE CONTRATOS

INÍCIO

RECEBER FATURA, DOCUMENTAÇÃO E CARIMBAR E

CONFERIR CONFORME FORMULÁRIO DE CONFERENCIA DE PROCESSO DE PAGAMENTO

CSG

1

2

FATURA E DOCUMENTAÇÃO

OK?

N

REGISTRAR E ENTRAR EM

CONTATO COM FORNECEDOR PARA REGULARIZAR A

DOCUMENTAÇÃO PENDENTE

CSG

3

S

1

EXTRAIR DO SIMPAS À

DOCUMENTAÇÃO COMPROVANDO A

REGULARIDADE DA EMPRESA.

CSG

4

5

REGULARIDADE DA EMPRESA

OK?

N

REGISTRAR E ENTRAR EM

CONTATO COM FORNECEDOR PARA

REGULARIZAR A DOCUMENTAÇÃO PENDENTE

CSG

6

S

RECEBER O PROCESSO PARA EMPENHAR E PREENCHER A

FOLHA DE ROTINA COM TODOS OS DADOS

CEO

8

9 ENCAMINHAR PROCESSO PARA DA/DG PARA ASSINATURA

DO EMPENHO

CEO/DA

REGISTAR E ENCAMINHAR O PROCESSO PARA CEO PARA

EMPENHO

CSG

7

1

10 RECEBER O PROCESSO, VERIFICAR A AUTENTICIDADE

DA DESPESA E AUTORIZAR

DG

2

11

PROCESSO AUTORIZADO

OK?

N

DEVOLVER PROCESSO PARA CSG REGULARIZAR PENDÊNCIA

E RETORNAR O PASSO Nº 3

CEO

12

ENVIAR O PROCESSO PARA

DA/CEO VERIFICAR AS AUTORIZAÇÕES

DG

13

S

14

PROCESSOOK?

N

RETORNAR PROCESSO PARA

CSG REGULARIZAR PENDÊNCIAE RETORNAR O PASSO Nº 3

CEO

16

ENVIAR PROCESSO PARA DF PARA ANÁLISE E PAGAMENTO

CEO

15

2

S

3

N

4

17

CONFERÊNCIAOK?

REGISTAR E ENCAMINHAR PROCESSO PARA DA DANDO

CIÊNCIA DAS PENDÊNCIAS

DF

18

RECEBER, PRÉ-LIQUIDAR,

LIQUIDAR E ENCAMINHAR A CEO

DF

20

3

S

ENCAMINHAR PROCESSO

PARA CSG, VERIFICAR PENDÊNCIA E RETORNAR AO

PASSO Nº 3

DA

19

REGISTRAR E EMITE

RELATÓRIO DE PAGAMENTOS, CONFERIR E ENCAMINHAR A DA

PARA AUTORIZAÇÃO

DF

21

23

24 ENCAMINHAR À DF PARA

CONFIRMAÇÃO

CEO

AUTORIZAR E RETORNAR À

CEO

DF

N

FIM

CONFERÊNCIAOK?

26

S

CONFERIR OS EXTRAS

ORÇAMENTÁRIOS

DF

DEVOLVER À CEO PARA

REGULARIZAÇÃO

DF

4

25

CONFIRMAR O PAGAMENTO

DF

EMITIR O OBE EENCAMINHA A GUIA DE

ISS/GER PARA AUTENTICAÇÃO BANCÁRIA.

DF

PROVIDENCIAR A QUITAÇÃO DO INSS/GPS

ELETRONICAMENTE.

DF

REGISTRAR, ANEXAR COMPROVANTE AO

PROCESSO E ARQUIVAR.

DF

27

31

30

29

28