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PORTARIA CG/ADG Nº 54 DE 29 DE NOVEMBRO DE 2004

Dispõe sobre a instrução processual e procedimentos inerentes à apresentação à

Auditoria Geral da Prestação de Contas dos Responsáveis por Almoxarifado nos órgãos

da Administração Direta Municipal, e à certificação do exercício-base 2004.

O AUDITOR GERAL DO MUNICÍPIO DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas

atribuições legais e,

Considerando que o Art 42, da Lei n.º 289, de 25 de novembro de 1981, dispõe que o

processo de Prestação de Contas será instruído com a documentação determinada pelo

Controle Interno;

Resolve:

Art. 1º - Estabelecer que os processos de Prestação de Contas dos Responsáveis

por Almoxarifados referentes ao exercício - base 2004, nos órgãos da

Administração Direta Municipal, deverão conter, necessariamente nessa ordem,

os seguintes documentos:

o I - Cópia (s) do (s) ato (s) de designação do (s) responsável (eis) pelo

almoxarifado no exercício;

o II - Termo de Transferência de Responsabilidade assinado pelos

servidores, caso tenha ocorrido mudança do responsável durante o

exercício sob análise;

o III - Inventário Físico levantado em 31 de dezembro de 2004, contendo a

codificação, a discriminação dos materiais estocados, com indicação da

unidade de medida, a quantidade de material existente para cada item,

custo médio unitário, valor total de cada item e valor total do estoque;

este documento deverá estar devidamente assinado pelo responsável pelo

almoxarifado e ratificado pelo seu superior imediato;

o IV - Demonstrativo da Movimentação de Estoque Anual - DMA,

referente ao período a que se refere a Prestação de Contas, conforme

modelo apresentado no Anexo I, devidamente preenchido pelo

responsável pelo almoxarifado e ratificado pelo seu superior imediato,

tanto para material de consumo, como para material permanente, se

houver;

o V - Questionário de controle referente às rotinas do almoxarifado e seu

respectivo funcionamento, apresentado no Anexo II, devidamente

preenchido pelo responsável pelo almoxarifado, seguindo as instruções

do Anexo III, e ratificado pelo seu superior imediato;

o VI - Formulário de Follow-Up - Providências para Sanar as Fragilidades

- devidamente preenchido e assinado pelo responsável do Almoxarifado

e pelo titular da unidade, conforme modelo apresentado no Anexo IV,

segundo as instruções do Anexo V, contendo as informações atualizadas

referentes às ações adotadas pelo órgão/unidade para as fragilidades

apontadas no relatório de auditoria emitido para a análise da Prestação de

Contas do exercício anterior, caso o Certificado de Auditoria não tenha

sido classificado na Modalidade Pleno, e de outros relatórios e

documentos emitidos no decorrer do exercício, se houver.

o Parágrafo Único - As informações constantes no Questionário de

Controle Interno e no Formulário de Follow-up estarão, a qualquer

tempo, sujeitas às verificações pela Auditoria Geral e serão consideradas

para efeito de certificação.

Art. 2º - Estarão dispensados de inclusão no processo de prestação de contas dos

documentos citados nos incisos V e VI do artigo anterior, as unidades que sejam

selecionadas pela Auditoria Geral para realização de inspeção física com a

finalidade de certificação do exercício-base 2004, já que as informações

constantes nos referidos documentos serão obtidas no momento da inspeção.

o Parágrafo Único - Se durante a inspeção física referida no caput deste

artigo a Unidade não apresentar a relação de Inventário realizado em

31/12/2004, deverão ser incluídos no processo de prestação de contas os

documentos referidos nos incisos V e VI do artigo anterior.

Art. 3º - A realização de Inventário Físico pela Unidade na data-base 31 de

dezembro de 2004 é condição essencial para a avaliação da Auditoria Geral.

o Parágrafo único - A não realização do Inventário Físico ensejará a

emissão, pela Auditoria Geral, de certificado de auditoria na modalidade

abstenção de opinião.

Art. 4º - Os processos de Prestação de Contas dos Responsáveis por

Almoxarifados deverão ser encaminhados à Auditoria Geral até o dia 31 de

janeiro de 2005.

o Parágrafo Único - Os processos citados no caput deste artigo deverão

ser tramitados através do código do SICOP 13003100 -

CG/AUDITORIA/GERAL e entregues diretamente no endereço situado

na Rua Afonso Cavalcanti Nº 455 SALA 1429 Bloco I - Cidade Nova.

Art. 5º - Todos os anexos constantes desta portaria - devidamente preenchidos -

deverão ser encaminhados à Auditoria Geral em meio magnético (modo somente

leitura para fins de arquivamento) - por meio do endereço eletrônico

[email protected] - concomitantemente ao envio dos

processos de Prestação de Contas dos Responsáveis por Almoxarifados, no

prazo do artigo anterior.

Art. 6º - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação revogadas as

disposições em contrário, em especial a Portaria CG/ADG nº 046 de 26 de

janeiro de 2004.

MÁRCIA ANDRÉA P. S. TEIXEIRA DA SILVA

Auditora Geral

Matr. nº 11/156.220-6 CRC/RJ 55.588-0

ANEXO I

ALMOXARIFADO – DEMONSTRATIVO DE MOVIMENTAÇÃO ANUAL – DMA

PERÍODO: EXERCÍCIO DE 2004 ÓRGÃO: ________________________________________________________ UNIDADE: ______________________________________________________ CÓDIGO:___________ SALDO FINAL DO ESTOQUE EM 31/12/2003: R$ ____________________ ENTRADAS (R$) SAÍDAS (R$) SALDO (R$) JANEIRO FEVEREIRO MARÇO ABRIL MAIO JUNHO JULHO AGOSTO SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO Saldo final do estoque em 31/12/2004 - R$ ________________________

DECLARAÇÃO Declaramos que as informações acima são fidedignas e refletem a posição física e documental que dão suporte aos saldos, os quais encontram-se arquivados no setor, estando à disposição da Controladoria Geral do Município e do Tribunal de Contas do Município para consulta.

Rio de Janeiro, de de 200X.

RESPONSÁVEL PELO ALMOXARIFADO

SUPERIOR IMEDIATO DO RESPONSÁVEL PELO ALMOXARIFADO

Nome: Nome: Cargo: Cargo: Matrícula: Matrícula:

PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO AUDITORIA GERAL

ANEXO II

ALMOXARIFADO – QUESTIONÁRIO DE CONTROLE UNIDADE: RESPONSAVEL PELO ALMOXARIFADO:

Atendido ALMOXARIFADO – QUESTIONÁRIO DE CONTROLE Sim (1)

Não (2)

N/A (3)

1) Existe o ato de designação do responsável pelo Material em Almoxarifado?

2) Existe Termo de Transferência de Responsabilidade sobre o material em Almoxarifado, caso tenha ocorrido mudança de responsável durante o exercício?

3) O almoxarife possui o 2º grau completo? 4) O almoxarife realizou algum curso sobre controle e organização de materiais para exercer esta função?

5) O acesso ao Almoxarifado é restrito ao pessoal que trabalha no mesmo?

6) Foi realizado inventário físico com base na posição do último dia de funcionamento de 2004?

7) São escrituradas fichas de estoque com o objetivo de registrar todas as entradas e saídas de estoque?

8) Todas as entradas e as saídas de materiais ocorridas até 31/12, foram registradas nas fichas de estoque, considerando a data efetiva da entrada e da saída?

9) As entradas e saídas são registradas nas fichas de estoque nas datas de recebimento ou entrega, preferencialmente logo após ocorrer a respectiva movimentação?

10) As entradas e saídas ocorridas no Almoxarifado após 31/12/2004 foram registradas como 2005 e desconsideradas no Inventário Geral?

11) As quantidades dos materiais informadas na Relação de Inventário são iguais àquelas constantes das fichas de estoque dos materiais respectivos?

12) Os materiais de terceiros em poder do Almoxarifado, caso existam, foram desconsiderados no registro de fichas de estoque e no Inventário Geral?

13) Os materiais são mensurados pelo seu preço médio ponderado, conforme definido no Parágrafo 1º do Artigo 9º da Resolução CGM n.º 365 de 27/12/2001?

14) As entradas de materiais são feitas mediante a apresentação de documentação comprobatória? (Notas Fiscais, Documento de Movimentação de Material).


Atendido

15) As saídas de materiais são feitas mediante a emissão de documentação comprobatória(Requisições de Material, Documentos de Movimentação de Material)?

16) A documentação comprobatória das entradas de materiais está devidamente arquivada, observando a ordem cronológica?

17) As notas fiscais referentes à entrada de materiais são atestadas cumprindo o disposto nos decretos 22.230/02 e 23.149/03?

18) As requisições de materiais são numeradas seqüencialmente? 19) As requisições são preenchidas pelos órgãos requisitantes? 20) O recebimento dos materiais pelo requisitante é evidenciado na requisição?

21) As requisições de materiais são arquivadas em ordem cronológica? 22) O Almoxarife possui a listagem dos servidores autorizados a requisitar material, constando as respectivas assinaturas?

23) O almoxarife utiliza essa listagem para checar a autorização nas requisições que lhe são apresentadas?

24) O Almoxarifado informa aos setores competentes, com antecedência, a necessidade da compra dos materiais?

25) Existe controle do prazo de validade dos materiais? 26) Materiais que não são utilizados por mais de 6 meses são identificados e reavaliada a necessidade de manutenção dos mesmos em estoque?

27) Os materiais possuem código de classificação específico, a fim de facilitar o seu controle e localização?

28) O controle do estoque é realizado através do Sistema de Informações Gerenciais de Material - SIGMA?

29) Os materiais recebidos no Almoxarifado são conferidos com os dados da nota fiscal e do pedido (empenho, contrato e etc)?

30) Existem equipamentos específicos para a conferência de materiais cuja unidade de medida os requeiram? Exemplo: balança, quando a unidade medida for quilo?

31) O estado de conservação das dependências e instalações do Almoxarifado são satisfatórias de forma que não existam, por exemplo: infiltrações de águas pluviais, afundamento do solo, furos no telhado, iluminação e ventilação inadequadas e área de circulação interna insatisfatória?

32) As condições de armazenagens específicas, necessárias para determinados materiais, como refrigeração, por exemplo, estão sendo seguidas?

33) Os materiais inflamáveis ou perigosos estão armazenados no Almoxarifado em local segregado dos demais (caso existam)?

34) Os materiais de uso controlado, estão armazenados no Almoxarifado em local segregado dos demais (caso existam)?

35) Os materiais de terceiros em poder do Almoxarifado estão segregados dos demais (caso existam)?


Atendido

36) Os Materiais obsoletos, danificados, fora de uso, extraviados ou fora da validade foram segregados dos demais materiais (caso existam)?

37) Foi constituída comissão para apurar e formalizar a baixa dos itens obsoletos, danificados, fora de uso, extraviados ou fora da validade, conforme §1º do Art.13 da resolução CGM n.º 365/01 (caso existam)?

38) Os materiais de terceiros, em poder do almoxarifado, estão suportados por documentação comprobatória hábil que garanta a propriedade por outra unidade (caso existam)?

39) Existem extintores de incêndio nas modalidades requeridas, classes A, B e C?

40) As cargas dos extintores estão no prazo de validade? 41)O (s) servidor (es) que trabalham no Almoxarifado são treinados quanto ao manuseio dos extintores?


(4)

Nº DA PERGUNTA

JUSTIFICATIVA APRESENTADA PARA O NÃO ATENDIMENTO DOS PROCEDIMENTOS/ROTINAS OU SE FOR NÃO APLICÁVEL.

DECLARAÇÃO (5) Declaramos que as informações acima são fidedignas e representam os procedimentos adotados na gestão do almoxarifado. Declaramos também estarmos cientes de que essas informações estão sujeitas à confirmação pela Auditoria Geral.



SUPERIOR IMEDIATO DO RESPONSÁVEL PELO ALMOXARIFADO

Nome: Nome: Cargo: Cargo: Matrícula: Matrícula:


ANEXO III

PREENCHIMENTO DO QUESTIONÁRIO DE CONTROLE - ALMOXARIFADO 1) OBJETIVO DO QUESTIONÁRIO

Avaliar o nível de controle adotado nas rotinas operacionais e cumprimento da legislação pertinente pelos almoxarifados pertencentes a estrutura e/ou subordinados à Administração Pública Municipal, tendo como base as respostas oferecidas no Questionário, assegurada a veracidade dessas informações. 2) PROCEDIMENTOS PARA O PREENCHIMENTO 2.1) Deverão ser apresentadas respostas para cada uma das perguntas constantes do questionário, através da marcação de um x no campo respectivo referente às seguintes categorias: SIM – O procedimento é utilizado na administração do almoxarifado ou atende ao requisito

legal (1). NÃO – O procedimento não é utilizado na administração do almoxarifado ou não atende ao

requisito legal (2). NÃO APLICÁVEL – Este dispositivo legal não se aplica ao almoxarifado (3). Exemplos: Deve ser assinalada essa coluna quando não existirem no almoxarifado materiais: de terceiros (item 12, 35 e 38), inflamáveis (item 33) e obsoletos (item 36 e 37). 2.2) As respostas devem ser baseadas em verificações físicas das rotinas em análise, ou seja, o responsável pelo preenchimento deve assegurar-se objetivamente dos processos adotados na unidade para responder às questões, consultando os documentos respectivos e inspecionando os materiais. 3) Sempre que forem assinaladas as respostas NÃO e NÃO APLICÁVEL, deverá ser

preenchido o quadro (4), contendo as justificativas pelo não atendimento ou não aplicabilidade.

4) O questionário será respondido e assinado pelo responsável pelo almoxarifado e aprovado

e assinado, também, pelo seu superior imediato (5).

PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO

CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIOAUDITORIA GERAL

Ação

Tipo (3) N.º (4) Seção (5) N.º (6) Título (7) Descrição (8) I A S AF D

TOTAIS Total de Respostas 0 0 0 0

Percentual deRespostas - - -

Tipo (3) N.º (4) Seção (5) I A S

Rio de Janeiro, de de

Fragilidade

A - Não implementada - em andamento

AF- Ausência de fato similar - ausência, no período em análise, de fato similar ao que originou a fragilidade.

Legenda campo 10- StatusI - Implementada

D - Dependentes de outras entidades - Quando todas as providências no âmbito do órgão/entidade foram tomadas, mas, para sanar efetivamente a fragilidade, é necessária ação de um órgão externo.

Assunto (12)

ANEXO IV

Órgão/entidade(1):Exercício em exame (2):

Status (10)Justificativa para a não implementação

(11)Mês da

implementação (9)

Relatório

Assinatura do Responsável pelo Almoxarifado Assinatura do Titular da Unidade

AçãoDescrição (8)

Mês da implementação (9)

Status (10)Justificativa para a não implementação (11)

S - Não implementada - sem providências

Declaramos que as informações acima são exatas e representam os procedimentos adotados para sanar as fragilidades expressas nos relatórios de auditoria. Declaramos também estarmos cientes de que essas informações estão sujeitas à confirmação pela Auditoria Geral e que serão consideradas para efeitos de certificação da prestação de contas referentes ao exercício-base 2004.

DECLARAÇÃO (13)

FOLLOW-UP - PROVIDÊNCIAS PARA SANAR AS FRAGILIDADES

Relatório

SITUAÇÕES APONTADAS NOS PARECERES

Campos 1 a 7 - preenchidos pela Auditoria Geral:

(1) O órgão/entidade a que se refere o exame;

(2) O ano correspondente ao exercício em exame (xxxx);

(3) O tipo do relatório (Relatório da Auditoria Geral-RAG, Relatório de Auditoria Interna-RAI, Parecer da Auditoria Geral-PAG,Parecer da Auditoria Interna-PAI);

(4) O número do relatório (nº/ANO);

(5) A seção do relatório na qual foi registrada a fragilidade/assunto;

(6) O número da fragilidade apontada no relatório de auditoria;

(7) Descrição do título da fragilidade.

Campo 8 - situações de preenchimento:

a) pela Auditoria Geral em caso de encaminhamento, pelo órgão/entidade, do Plano de Ação;

b) pelo órgão/entidade em caso de não encaminhamento do Plano de Ação ou de seu preenchimentoincompleto e nas Situações Apontadas nos Pareceres.

Descrição das providências adotadas e/ou previstas pelo órgão/entidade para sanar as fragilidades. Quando se tratar de descrição extensa, que requeira a utilização de grandes espaços, a mesma deverá ser feita em anexo,devendo constar nesse campo a referência ao anexo.

Campos 9 e 10 - situações de preenchimento:a) pela Auditoria Geral, em caso de realização de exame de auditoria no exercício, no qual foi constatado que afragilidade foi sanada, sendo assinalado o "Status I".Nesse caso, a linha relativa à fragilidade estará sombreada e os Campos 9 e 10 não poderão ser editados peloórgão/entidade;

b) pelo órgão/entidade, quando não tenha ocorrido exame de auditoria no exercício, ou quando, na hipótese desua ocorrência, não tenha sido evidenciado que a fragilidade foi sanada:

(9) Informar o mês efetivo da implementação da ação proposta;

(10) Este campo tem como objetivo demonstrar as providências adotadas para sanar as fragilidades apontadas pela AuditoriaGeral. Poderão ocorrer as seguintes situações, que deverão ser assinaladascom um "X", de acordo com o "status" em quese encontram:

I - Implementada - quando a ação já foi implementada pelo órgão/entidade e a fragilidade reportada foi sanada;

A - Em Andamento - quando as providências para implementaçãodas ações já tenham sido iniciadas, mas a fragilidadereportada ainda não foi sanada;S - Sem Providências - quando não tenham sido adotadas providências para sanar a fragilidade reportada;

AF - Ausência de fato similar - ausência, no período em análise, de fato similar ao que originou a fragilidade;

D - Dependentede outras entidades - quando todas as providênciasno âmbito do órgão/entidadeforam tomadas,mas, parasanar efetivamente a fragilidade, é necessária ação de um órgão externo.

Campo 11- preenchido pelo órgão/entidade:

(11)Neste campo deverá constar a justificativa apresentada pelo órgão para a não solução do problema detectado.Quando se tratar de justificativa extensa, que requeira a utilização de grandes espaços, a mesma deverá ser feita emanexo, devendo constar nesse campo a referência ao anexo.

Campo 12- preenchido pela Auditoria Geral:

Descrição do assunto reportado nos pareceres emitidos pela Auditoria Geral.

Campo 13 - preenchido pelo órgão/entidade:

(13) Assinatura do responsável pelo almoxarifadoe titular da Unidade comprometendo-secom a exatidão das informações porele inseridas e registrando a sua ciência quanto aos procedimentos de auditoria que poderão ser adotados.

ANEXO V

Instruções para o preenchimento do Formulário de Follow-up - Providências para Sanar as Fragilidades

ANEXO I

ALMOXARIFADO – DEMONSTRATIVO DE MOVIMENTAÇÃO ANUAL – DMA

PERÍODO: EXERCÍCIO DE 2004

ÓRGÃO: ________________________________________________________

UNIDADE: ______________________________________________________ CÓDIGO:___________

SALDO FINAL DO ESTOQUE EM 31/12/2003: R$ ____________________

ENTRADAS (R$) SAÍDAS (R$) SALDO (R$)

JANEIRO

FEVEREIRO

MARÇO

ABRIL

MAIO

JUNHO

JULHO

AGOSTO

SETEMBRO

OUTUBRO

NOVEMBRO

DEZEMBRO

Saldo final do estoque em 31/12/2004 - R$ ________________________

DECLARAÇÃO

Declaramos que as informações acima são fidedignas e refletem a posição física e

documental que dão suporte aos saldos, os quais encontram-se arquivados no setor, estando à

disposição da Controladoria Geral do Município e do Tribunal de Contas do Município para

consulta.


RESPONSÁVEL PELO

ALMOXARIFADO

SUPERIOR IMEDIATO DO


Nome: Nome:

Cargo: Cargo:

Matrícula: Matrícula:


CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO

AUDITORIA GERAL

ANEXO II

ALMOXARIFADO – QUESTIONÁRIO DE CONTROLE

UNIDADE:

RESPONSAVEL PELO ALMOXARIFADO:

ALMOXARIFADO – QUESTIONÁRIO DE CONTROLE Atendido

Sim

(1)

Não

(2)

N/A

(3)

1) Existe o ato de designação do responsável pelo Material em

Almoxarifado?

2) Existe Termo de Transferência de Responsabilidade sobre o material

em Almoxarifado, caso tenha ocorrido mudança de responsável durante o

exercício?

3) O almoxarife possui o 2º grau completo?

4) O almoxarife realizou algum curso sobre controle e organização de

materiais para exercer esta função?

5) O acesso ao Almoxarifado é restrito ao pessoal que trabalha no

mesmo?

6) Foi realizado inventário físico com base na posição do último dia de

funcionamento de 2004?

7) São escrituradas fichas de estoque com o objetivo de registrar todas as

entradas e saídas de estoque?

8) Todas as entradas e as saídas de materiais ocorridas até 31/12, foram

registradas nas fichas de estoque, considerando a data efetiva da entrada

e da saída?

9) As entradas e saídas são registradas nas fichas de estoque nas datas de

recebimento ou entrega, preferencialmente logo após ocorrer a respectiva

movimentação?

10) As entradas e saídas ocorridas no Almoxarifado após 31/12/2004

foram registradas como 2005 e desconsideradas no Inventário Geral?

11) As quantidades dos materiais informadas na Relação de Inventário

são iguais àquelas constantes das fichas de estoque dos materiais

respectivos?

12) Os materiais de terceiros em poder do Almoxarifado, caso existam,

foram desconsiderados no registro de fichas de estoque e no Inventário

Geral?

13) Os materiais são mensurados pelo seu preço médio ponderado,

conforme definido no Parágrafo 1º do Artigo 9º da Resolução CGM n.º

365 de 27/12/2001?

14) As entradas de materiais são feitas mediante a apresentação de

documentação comprobatória? (Notas Fiscais, Documento de

Movimentação de Material).



AUDITORIA GERAL


15) As saídas de materiais são feitas mediante a emissão de

documentação comprobatória(Requisições de Material, Documentos de

Movimentação de Material)?

16) A documentação comprobatória das entradas de materiais está

devidamente arquivada, observando a ordem cronológica?

17) As notas fiscais referentes à entrada de materiais são atestadas

cumprindo o disposto nos decretos 22.230/02 e 23.149/03?

18) As requisições de materiais são numeradas seqüencialmente?

19) As requisições são preenchidas pelos órgãos requisitantes?

20) O recebimento dos materiais pelo requisitante é evidenciado na

requisição?

21) As requisições de materiais são arquivadas em ordem cronológica?

22) O Almoxarife possui a listagem dos servidores autorizados a

requisitar material, constando as respectivas assinaturas?

23) O almoxarife utiliza essa listagem para checar a autorização nas

requisições que lhe são apresentadas?

24) O Almoxarifado informa aos setores competentes, com antecedência,

a necessidade da compra dos materiais?

25) Existe controle do prazo de validade dos materiais?

26) Materiais que não são utilizados por mais de 6 meses são

identificados e reavaliada a necessidade de manutenção dos mesmos em

estoque?

27) Os materiais possuem código de classificação específico, a fim de

facilitar o seu controle e localização?

28) O controle do estoque é realizado através do Sistema de Informações

Gerenciais de Material - SIGMA?

29) Os materiais recebidos no Almoxarifado são conferidos com os

dados da nota fiscal e do pedido (empenho, contrato e etc)?

30) Existem equipamentos específicos para a conferência de materiais

cuja unidade de medida os requeiram? Exemplo: balança, quando a

unidade medida for quilo?

31) O estado de conservação das dependências e instalações do

Almoxarifado são satisfatórias de forma que não existam, por exemplo:

infiltrações de águas pluviais, afundamento do solo, furos no telhado,

iluminação e ventilação inadequadas e área de circulação interna

insatisfatória?

32) As condições de armazenagens específicas, necessárias para

determinados materiais, como refrigeração, por exemplo, estão sendo

seguidas?

33) Os materiais inflamáveis ou perigosos estão armazenados no

Almoxarifado em local segregado dos demais (caso existam)?

34) Os materiais de uso controlado, estão armazenados no Almoxarifado

em local segregado dos demais (caso existam)?



AUDITORIA GERAL


35) Os materiais de terceiros em poder do Almoxarifado estão

segregados dos demais (caso existam)?

36) Os Materiais obsoletos, danificados, fora de uso, extraviados ou fora

da validade foram segregados dos demais materiais (caso existam)?

37) Foi constituída comissão para apurar e formalizar a baixa dos itens

obsoletos, danificados, fora de uso, extraviados ou fora da validade,

conforme §1º do Art.13 da resolução CGM n.º 365/01 (caso existam)?

38) Os materiais de terceiros, em poder do almoxarifado, estão

suportados por documentação comprobatória hábil que garanta a

propriedade por outra unidade (caso existam)?

39) Existem extintores de incêndio nas modalidades requeridas, classes

A, B e C?

40) As cargas dos extintores estão no prazo de validade?

41)O (s) servidor (es) que trabalham no Almoxarifado são treinados

quanto ao manuseio dos extintores?



AUDITORIA GERAL

(4)

Nº DA

PERGUNTA

JUSTIFICATIVA APRESENTADA PARA O NÃO ATENDIMENTO

DOS PROCEDIMENTOS/ROTINAS OU SE FOR NÃO APLICÁVEL.

DECLARAÇÃO (5)

Declaramos que as informações acima são fidedignas e representam os procedimentos

adotados na gestão do almoxarifado. Declaramos também estarmos cientes de que essas

informações estão sujeitas à confirmação pela Auditoria Geral.


RESPONSÁVEL PELO

ALMOXARIFADO

SUPERIOR IMEDIATO DO


Nome: Nome:

Cargo: Cargo:

Matrícula: Matrícula:



AUDITORIA GERAL

ANEXO III

PREENCHIMENTO DO QUESTIONÁRIO DE CONTROLE - ALMOXARIFADO

1) OBJETIVO DO QUESTIONÁRIO Avaliar o nível de controle adotado nas rotinas operacionais e cumprimento da legislação

pertinente pelos almoxarifados pertencentes a estrutura e/ou subordinados à Administração

Pública Municipal, tendo como base as respostas oferecidas no Questionário, assegurada a

veracidade dessas informações.

2) PROCEDIMENTOS PARA O PREENCHIMENTO

2.1) Deverão ser apresentadas respostas para cada uma das perguntas constantes do

questionário, através da marcação de um x no campo respectivo referente às seguintes categorias:

SIM – O procedimento é utilizado na administração do almoxarifado ou atende ao requisito

legal (1).

NÃO – O procedimento não é utilizado na administração do almoxarifado ou não atende ao

requisito legal (2).

NÃO APLICÁVEL – Este dispositivo legal não se aplica ao almoxarifado (3). Exemplos: Deve

ser assinalada essa coluna quando não existirem no almoxarifado materiais: de terceiros (item 12,

35 e 38), inflamáveis (item 33) e obsoletos (item 36 e 37).

2.2) As respostas devem ser baseadas em verificações físicas das rotinas em análise, ou seja, o

responsável pelo preenchimento deve assegurar-se objetivamente dos processos adotados na

unidade para responder às questões, consultando os documentos respectivos e inspecionando os

materiais.

3) Sempre que forem assinaladas as respostas NÃO e NÃO APLICÁVEL, deverá ser

preenchido o quadro (4), contendo as justificativas pelo não atendimento ou não

aplicabilidade.

4) O questionário será respondido e assinado pelo responsável pelo almoxarifado e aprovado

e assinado, também, pelo seu superior imediato (5).



AUDITORIA GERAL

Ação

Tipo (3) N.º (4) Seção (5) N.º (6) Título (7) Descrição (8) I A S AF D

TOTAISTotal de

Respostas0 0 0 0

Percentual de

Respostas - - -

Tipo (3) N.º (4) Seção (5) I A S

DECLARAÇÃO (13)

FOLLOW-UP - PROVIDÊNCIAS PARA SANAR AS FRAGILIDADES

Relatório

SITUAÇÕES APONTADAS NOS PARECERES

Assinatura do Responsável pelo Almoxarifado Assinatura do Titular da Unidade

Ação

Descrição (8)

Mês da

implementação (9)

Status (10)

Justificativa para a não implementação (11)

S - Não implementada - sem providências

Declaramos que as informações acima são exatas e representam os

procedimentos adotados para sanar as fragilidades expressas nos

relatórios de auditoria. Declaramos também estarmos cientes de que

essas informações estão sujeitas à confirmação pela Auditoria Geral e

que serão consideradas para efeitos de certificação da prestação de

contas referentes ao exercício-base 2004.

ANEXO IV

Órgão/entidade(1):

Exercício em exame(2):

Status (10)

Justificativa para a não implementação

(11)

Mês da

implementação (9)

Relatório

Rio de Janeiro, de de

Fragilidade

A - Não implementada - em andamento

AF- Ausência de fato similar - ausência, no período em análise, de fato similar ao

que originou a fragilidade.

Legenda campo 10- Status

I - Implementada

D - Dependentes de outras entidades - Quando todas as providências no âmbito do

órgão/entidade foram tomadas, mas, para sanar efetivamente a fragilidade, é necessária

ação de um órgão externo.

Assunto (12)

1 de 1

Campos 1 a 7 - preenchidos pela Auditoria Geral:

(1) O órgão/entidade a que se refere o exame;

(2) O ano correspondente ao exercício em exame (xxxx);

(3) O tipo do relatório (Relatório da Auditoria Geral-RAG, Relatório de Auditoria Interna-RAI, Parecer da Auditoria Geral-

PAG, Parecer da Auditoria Interna-PAI);

(4) O número do relatório (nº/ANO);

(5) A seção do relatório na qual foi registrada a fragilidade/assunto;

(6) O número da fragilidade apontada no relatório de auditoria;

(7) Descrição do título da fragilidade.

Campo 8 - situações de preenchimento:

a) pela Auditoria Geral em caso de encaminhamento, pelo órgão/entidade, do Plano de Ação;

b) pelo órgão/entidade em caso de não encaminhamento do Plano de Ação ou de seu preenchimento

incompleto e nas Situações Apontadas nos Pareceres.

Descrição das providências adotadas e/ou previstas pelo órgão/entidade para sanar as fragilidades.

Quando se tratar de descrição extensa, que requeira a utilização de grandes espaços, a mesma deverá ser feita em

anexo, devendo constar nesse campo a referência ao anexo.

Campos 9 e 10 - situações de preenchimento:

a) pela Auditoria Geral, em caso de realização de exame de auditoria no exercício, no qual foi constatado que a

fragilidade foi sanada, sendo assinalado o "Status I".

Nesse caso, a linha relativa à fragilidade estará sombreada e os Campos 9 e 10 não poderão ser editados pelo

órgão/entidade;

b) pelo órgão/entidade, quando não tenha ocorrido exame de auditoria no exercício, ou quando, na hipótese de

sua ocorrência, não tenha sido evidenciado que a fragilidade foi sanada:

(9) Informar o mês efetivo da implementação da ação proposta;

(10) Este campo tem como objetivo demonstrar as providências adotadas para sanar as fragilidades apontadas pela

Auditoria Geral. Poderão ocorrer as seguintes situações, que deverão ser assinaladas com um "X", de acordo com o

"status" em que se encontram:

I - Implementada - quando a ação já foi implementada pelo órgão/entidade e a fragilidade reportada foi sanada;

A - Em Andamento - quando as providências para implementação das ações já tenham sido iniciadas, mas a

fragilidade reportada ainda não foi sanada;

S - Sem Providências - quando não tenham sido adotadas providências para sanar a fragilidade reportada;

AF - Ausência de fato similar - ausência, no período em análise, de fato similar ao que originou a fragilidade;

D - Dependente de outras entidades - quando todas as providências no âmbito do órgão/entidade foram tomadas,

mas, para sanar efetivamente a fragilidade, é necessária ação de um órgão externo.

Campo 11- preenchido pelo órgão/entidade:

(11)

Neste campo deverá constar a justificativa apresentada pelo órgão para a não solução do problema detectado.

Quando se tratar de justificativa extensa, que requeira a utilização de grandes espaços, a mesma deverá ser feita em

anexo, devendo constar nesse campo a referência ao anexo.

Campo 12- preenchido pela Auditoria Geral:

Descrição do assunto reportado nos pareceres emitidos pela Auditoria Geral.

Campo 13 - preenchido pelo órgão/entidade:

(13)Assinatura do responsável pelo almoxarifado e titular da Unidade comprometendo-se com a exatidão das informações

por ele inseridas e registrando a sua ciência quanto aos procedimentos de auditoria que poderão ser adotados.

ANEXO V

Instruções para o preenchimento do Formulário de Follow-up - Providências para Sanar as Fragilidades

portaria cg/adg nº 54 de 29 de novembro de 2004 … · referente ao período a que se refere a...

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