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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
POR QUE FAZER UMA AUDITORIA EM RECURSOS HUMANOS?
Por Ariane Pereira Gonçalves
Orientador
Prof.: Luciano Gerard
Rio de Janeiro
2010
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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
Por que fazer uma Auditoria em Recursos Humanos?
Apresentação de monografia à Universidade Candido Mendes como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Auditoria e Controladoria.
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AGRADECIMENTOS
A todos do corpo docente do Instituto “A Vez do Mestre” que me agregaram conhecimento. Aos amigos e pessoas que, direta e indiretamente, contribuíram para a confecção desse trabalho acadêmico.
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DEDICATÓRIA
Dedico esse trabalho aos meus amigos e ao meu esposo Leonardo, que tanto colaboraram com informações e paciência para a realização do mesmo.
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RESUMO
Este trabalho pretende enfocar a importância da Auditoria em Recursos Humanos em qualquer empresa, com o objetivo de contribuir de forma significativa para o crescimento da mesma.
Os Recursos Humanos são considerados pelas atuais teorias de organização da empresa como um dos ativos que dispõe de mais valioso. É por isso, que sua importância se da tanto qualitivamente como quantitivamente, representando uma parte significativa do total de gastos, incidindo de forma direta e indiretamente no resultado da companhia.
Uma Auditoria de RH é um conjunto de procedimentos, os quais determinam as deficiências que existem dentro da organização, ajudando a melhorar o que está estabelecido,
A auditoria deverá ser feita periodicamente, desta maneira a empresa poderá ter um melhor controle interno e mais, estará em constante crescimento.
A Auditoria de Recursos Humanos e a Auditoria Trabalhista estão ligadas com o mesmo objetivo de ajudar no controle e na organização. A função controle é um dos princípios da administração, “estando à organização devidamente planejada, organizada e liderada, é preciso que haja um acompanhamento das atividades, a fim de se garantir a execução do planejado e a correção de possíveis desvios” (ARAUJO, 170, 2004).
O trabalho apresentará os conceitos, características, objetivos e importância da Auditoria, a fim de que fique clara a necessidade da realização da mesma.
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METODOLOGIA
Para a classificação da pesquisa, toma-se como base a taxionomia
apresentada por Vergara (2005), que a qualifica em relação a dois aspectos:
quanto aos fins e quanto aos meios.
Quanto aos fins - a pesquisa é descritiva e aplicativa. Descritiva, pois
pretende expor as características da Auditoria de Recursos Humanos.
Aplicada, pois tem métodos para exame analítico e pericial da área de
recursos humanos.
Quanto aos meios de investigação - trata-se de uma pesquisa
bibliográfica, porque para a fundamentação do trabalho é realizado
investigação em material publicado em livros, revistas, jornais ou redes
eletrônicas.
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SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 8
CAPÍTULO I – AUDITORIA 10
CAPÍTULO II – AUDITORIA EM RECURSOS HUMANOS 20
CAPÍTULO III – AUDITORIA TRABALHISTA 28
CONCLUSÃO 40
BIBLIOGRAFIA 41
ANEXOS 42
ÍNDICE 69
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INTRODUÇÃO
O mundo dos negócios é dinâmico. As exigências legais acompanham este dinamismo e as alterações ocorrem a todo instante. Acompanhar a velocidade com que mudam as exigências advindas das leis, instruções normativas, novos procedimentos, etc. constituem-se em autênticos desafios que requerem uma maior responsabilidade e empenho profissional.
Muitas organizações não conseguem acompanhar as mudanças e deixam de atender várias novas exigências, sejam elas tributárias, trabalhistas, previdenciárias, recursos humanos, tecnológicas, entre outras. Como princípio de sobrevivência em um mercado tão competitivo, as empresas devem procurar, mais e mais, cuidar de suas atividades fins e direcionar o máximo de esforços para alcançar esse objetivo. Neste cenário, as auditorias especializadas exercem um papel de fundamental importância para as empresas. Os seus resultados, além de se constituírem em algo precioso para a tranquilização dos executivos do alto comando, fornecem preciosas recomendações corretivas e preventivas à exposição da organização face às multas, reclamações e outros dissabores. Adicionalmente, liberam os gestores para a condução e o gerenciamento dos negócios, permitindo-lhes exercer com eficácia o processo decisório sobre as importantes transações empresariais Muitas empresas já se habituaram às auditorias periódicas e isto lhes tem proporcionado muitos ganhos, notadamente aqueles acima mencionados.
Entretanto, o processo de Auditoria não pode se esgotar com a sua realização e apresentação de relatório dos erros. Deve incluir a sua mais importante ferramenta, o plano de trabalho, que contempla, sobre cada item em desvio, em não conformidade legal ou que se apresentem vulneráveis a fraudes, manipulações e distorções, um pormenorizado direcionamento para os procedimentos corretivos e preventivos facilitando a adoção e acompanhamento das ações a serem implementadas.
Não é uma missão tão fácil, porém necessária e de grande importância, pois, há desvios que podem afetar os resultados operacionais, causarem transtornos administrativos, financeiros, tributários, influir no clima organizacional e prejudicar, direta ou indiretamente, a imagem da empresa e de seus executivos.
Realizada a auditoria, o resultado será demonstrado em Relatório evidenciando toda a fundamentação sobre todos os aspectos, da legislação e da boa gestão empresarial e não somente apontando erros. O Relatório
9 contempla um direcionamento sobre as ações que a empresa deverá adotar.
Afinal, as empresas estão subordinadas a mesma legislação, mas, cada uma tem as suas particularidades, políticas, práticas, procedimentos e processos internos, etc., que, de certa forma incorporam-se as relações de trabalho. Por isso, existem vários caminhos ou mecanismo a serem adotados, fazendo com que cada empresa tenha um modelo de auditoria adequado às suas particularidades.
Apontar problemas ou desvios em uma organização é relativamente simples, no entanto, direcionar os passos a serem dados é o grande diferencial de uma Auditoria Interna Eficaz em Recursos Humanos.
No CAPÍTULO I, será apresentado os conceitos e características da
Auditoria de forma geral, mostrando sua importância e objetivos, como também da Auditoria Moderna.
No CAPÍTULO II, está enfocado a Auditoria em Recursos Humanos com seu conceito, padrões de avaliação e controle, funções básicas, amplitude e profundidade de ação.
No CAPÍTULO III, será apresentado a Auditoria Trabalhista, visando ás principais áreas que criam e/ou geram passivos trabalhistas e as principais reclamações, será descrito também os pontos para o relatório.
A apresentação deste trabalho se encerra com a exposição de uma vasta bibliografia e anexos para melhor exemplificação com objetivo de completar o entendimento da pesquisa.
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CAPÍTULO I
AUDITORIA
1.1 Conceito e Características A auditoria segundo Franco e Marra:
“... compreende o exame de documentos, livros e registros, inspeções e obtenção de informações e confirmações, internas e externas, relacionados com o controle do patrimônio, objetivando mensurar a exatidão desses registros e da exatidão desses registros e das demonstrações contábeis, deles correntes.” (FRANCO E MARRA, 1992, p.22).
Desta forma, compreendemos que a auditoria inspeciona e avaliar
documentos, sistemas, processos e procedimentos com o objetivo de verificar o cumprimento dos planos e políticas da organização, baseando-se nos textos legais.
Quanto ao vínculo com a empresa a auditoria pode ser interna e externa;
quanto aos objetivos do exame pode ser Trabalhista, Operacional, de Sistemas, Contábil e Financeira, de Gestão, dentre outras; e quanto ao campo de atuação pode ser de natureza Governamental ou Privada. Almeida explica bem os tipos de auditoria:
“Auditoria Interna: é uma atividade de avaliação independente e de assessoramento da administração, voltada para exames e avaliação da adequação, eficiência e eficácia dos sistemas de controles, bem como a qualidade do desempenho das áreas em relação às atribuições e aos planos, metas, objetivos e políticas definida. A ação da auditoria interna estende-se a todos os serviços, programas, operações e controles existentes na empresa. Auditoria Externa: tem como objetivo o exame normal das demonstrações financeiras pelo auditor independente
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para a emissão de um parecer sobre a adequação com os princípios fundamentais da contabilidade.” (ALMEIDA, 1996, p.24)
As atividades da auditoria interna são regulamentadas pelas Resoluções
780/95 e 781/95, do Conselho Federal de Contabilidade (1998), através das normas emitidas pelos órgãos de relacionamento do auditor: a CVM – Comissão de Valores Mobiliários, CRC – Conselho Regional de Contabilidade, e o IBRACON- Instituto Brasileiro de Contabilidade.
As duas auditorias (interna e externa) estão voltadas para o controle
interno como ponto inicial para seus exames com o objetivo de propor melhorias no intuito de resolver os problemas encontrados, desta forma, contribuindo para o melhor desempenho da organização como um todo.
A resposta para a empresa auditada se dá através de relatórios e
pareceres da auditoria constando um veredicto sobre a adequação das situações e informações contidas nas demonstrações contábeis estão de acordo com as normas e leis estabelecidas, para assegurar os stakeholders, ou seja, a parte interessada (proprietários, financiadores, fisco e sociedade) de sua credibilidade.
Concluindo, a auditoria tem por objeto o conjunto de todos os elementos
de controle do patrimônio administrativo, atestando a veracidade dos registros e a legitimidade das ações da administração, exercendo uma ação preventiva e saneadora. Da mesma forma, na Auditoria em Recursos Humanos.
1.2 Testes e Técnicas De Auditoria Interna Os testes que caracterizam os procedimentos de auditoria interna são
classificados em duas espécies:
a) Testes de observância (também denominados de aderência ou de conformidade); e
b) Testes substantivos.
O objetivo do teste de observância e proporcionar ao auditor interno razoável segurança quanto à efetiva utilização dos procedimentos previstos
12 como controles internos administrativos, previamente especificados pela Alta Administração nas normas internas. Visam, portanto, a obtenção de razoável segurança de que os procedimentos de controle interno estabelecidos pela Companhia estão em efetivo funcionamento e cumprimento.
Os Questionários de Avaliação dos Controles Internos – QACI são ferramentas adequadas para os testes de observância.
Os testes substantivos são procedimentos que objetivam obter evidências que corroborem a validade e propriedade dos atos e fatos administrativos, assegurando razoável grau de certeza quanto à conformidade ou a existência de impropriedades.
Depende da decisão do auditor interno o dimensionamento do escopo dos testes substantivos a serem realizados, quanto à extensão e a profundidade. Visam, portanto, a obtenção de evidencias quanto à suficiência, exatidão e validação dos dados produzidos pelos sistemas administrativos e contábeis da Companhia, dividindo-se, em linhas gerais, em testes de transações e saldos e procedimentos de revisão analítica. As espécies de testes substantivos se classificam em:
a) Circularização (confirmação, junto a terceiros, de fatos alegados pelo auditado);
b) Verificação física (in loco, com registro fotográfico, se possível);
c) Conciliações (confronto de registros de fontes diferenciadas);
d) Exame dos registros;
e) Analise documental;
f) Conferencia de cálculos;
g) Entrevistas (indagação escrita ou oral);
h) Corte das operações (cut-off);
i) Rastreamento;
j) Teste laboratorial.
As inúmeras classificações e formas de apresentação das técnicas de auditoria são agrupadas nos seguintes tipos básicos:
13 a) Indagação escrita ou oral - uso de entrevistas e questionários junto ao pessoal da unidade organizacional auditada, para a obtenção de dados e informações;
b) Analise documental - exame de processos, atos formalizados e documentos avulsos;
c) Conferencia de cálculos - revisão das memórias de cálculos ou a confirmação de valores por meio do cotejamento de elementos numéricos correlacionados, de modo a constatar a adequação dos cálculos apresentados;
d) Confirmação externa – verificação junto a fontes externas ao auditado, da fidedignidade das informações obtidas internamente. Uma das técnicas consiste na circularização das informações com a finalidade de obter confirmações em fonte diversa da origem dos dados;
e) Exame dos registros – verificação dos registros constantes de controles regulamentares, relatórios sistematizados, mapas e demonstrativos formalizados, elaborados de forma manual ou por sistemas informatizados. A técnica pressupõe a verificação desses registros em todas as suas formas;
f) Correlação das informações obtidas - cotejamento de informações obtidas de fontes independentes, autônomas e distintas, no interior da própria Companhia. Essa técnica procura a consistência mutua entre diferentes amostras de evidencia;
g) Inspeção física - exame usado para testar a efetividade dos controles internos administrativos, particularmente daqueles relativos á segurança de quantidades físicas ou qualidade de bens tangíveis. A evidência e coletada sobre itens tangíveis;
h) Observação das atividades e condições – verificação das atividades que exigem a aplicação de testes flagrantes, com a finalidade de revelar erros, problemas ou deficiências que de outra forma seriam de difícil constatação. Os elementos da observação são:
h.1) A identificação da atividade especifica a ser observada;
h.2) Observação da sua execução;
h.3) Comparação do comportamento observado com os padrões; e
h.4) Avaliação e conclusão.
14 i) Corte das operações ou cut-off - corte interruptivo das operações ou transações para apurar, de forma seccionada, a dinâmica de um procedimento. Representa a “fotografia” do momento-chave de um processo;
j) Rastreamento - investigação minuciosa, com exame de documentos, setores, unidades organizacionais e procedimentos interligados, visando dar segurança à opinião do responsável pela execução do trabalho sobre o fato observado.
A Solicitação de Auditoria é o documento endereçado ao dirigente Maximo da unidade auditada, utilizado pela equipe de auditores ao longo da fase de apuração, para:
● solicitar o acesso da equipe de auditores as dependências da unidade auditada;
● informar a unidade auditada as ocorrências identificadas pela equipe de auditoria, que poderão constituir-se em registros do relatório de auditoria a ser emitido;
● solicitar a apresentação de documentos, informações, justificativas e demais elementos necessários as atividades de auditagem.
A Nota de Auditoria – NA e o documento em solicitação de ação corretiva aplicada durante os trabalhos de campo. A NA pode servir para a proposição de ação corretiva sobre questões pontuais – falhas formais – de caráter não postergável. Também serve a recomendação de solução para eliminação de situações potencialmente danosas ao patrimônio da Companhia, passiveis de serem evitadas pela assunção de procedimentos corretivos.
1.2.1 Procedimentos Analíticos de Auditoria
Os empregados auditores internos deverão fundamentar as conclusões e resultados do trabalho mediante analises e avaliações apropriadas.
Os procedimentos analíticos proporcionam ao auditor interno da Companhia um meio eficiente e efetivo de fazer uma avaliação da informação recolhida numa auditoria. A avaliação resulta da comparação dessa informação com expectativas identificadas ou desenvolvidas pelo auditor interno.
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Os procedimentos analíticos de auditoria são úteis na identificação, entre outros aspectos, de:
a) Diferenças não esperada;
b) Ausência de diferenças quando esperadas;
c) Erros potenciais;
d) Impropriedades potenciais ou atos não aderentes aos normativos internos;
e) Outras transações ou fatos não recorrentes ou não usuais.
Os procedimentos analíticos adotados pelo auditor interno podem incluir:
a) Comparação de informações do período corrente com informações similares de períodos anteriores;
b) Comparação de informações do período corrente com orçamentos ou previsões;
c) Estudo de relações de informações financeiras com informações não financeiras (por exemplo, custos com pessoal com alterações no numero médio de empregados);
d) Estudo de relações entre elementos de informação;
e) Comparação de informações com informações similares de outras unidades organizacionais da Companhia;
f) Comparação de informações com informações de segmentos econômicos nos quais a Companhia opera.
Os procedimentos analíticos poderão ser efetuados por meio de valores monetários, preferencialmente a preços reais (e não nominais), quantidades físicas, razões e porcentagens. Os procedimentos analíticos de auditoria incluem, mas não se limitam a analise de regressão, de razoes ou de tendências observadas, as comparações entre períodos (sazonalidades), a comparação com orçamentos, as previsões e a informação externa de cunho econômico.
Os procedimentos analíticos de auditoria auxiliam o auditor interno na identificação de condições que possam necessitar de testes subseqüentes.
Os empregados auditores internos da Companhia devem considerar as seguintes circunstancias para avaliar em que medida se utilizará dos procedimentos analíticos de auditoria:
16 a) A importância da área a ser examinada;
b) A adequação dos controles internos administrativos;
c) A disponibilidade e a confiança das informações financeira e não financeira;
d) A precisão com a qual os resultados dos procedimentos analíticos de auditoria podem ser previstos;
e) A disponibilidade e a comparabilidade da informação referente ao segmento econômico no qual a Companhia opera;
f) A extensão em que outros procedimentos de trabalhos de auditoria já realizados, a guisa de suporte para os resultados desta auditoria.
Quando os procedimentos analíticos de auditoria identificam resultados ou relações inesperados, os empregados auditores internos devem examinar e avaliar esses resultados ou relações, no intuito de que se convençam de que os resultados e relações são suficientemente explicados. Os resultados ou relações que não forem convenientemente explicados devem ser comunicados aos níveis adequados da gestão.
O auditor interno pode recomendar a adoção de providencias, dependendo das circunstancias.
1.3 Auditoria Moderna
A Auditoria moderna é baseada no risco, o que muda o paradigma das
auditorias internas.
As principais diferenças residem nos seguintes aspectos: enquanto antes o enfoque estava no exame de documentos agora está na análise dos processos empresariais.
Os testes eram realizados com base em amostragem de informações, enquanto agora existe a possibilidade de análise 100% das informações, desde que estas estejam em ambiente informatizados. Antes a preocupação estava basicamente em checar se as rotinas foram executadas conforme as políticas internas, enquanto agora existe uma preocupação em verificar se as rotinas e políticas internas agregam valor ao negócio e ao mesmo tempo minimizam os riscos inerentes as operações.
Essas mudanças ocorreram, principalmente, em virtude do incremento da complexidade nas operações das empresas, as quais vêm buscando incessantemente eficiência e competitividade. A auditoria operacional tradicional perdeu a capacidade
17 de agregar valor ao negócio e de cobrir adequadamente os aspectos de risco de uma empresa, através dos meios que dispõe, com a complexidade existente atualmente no mundo empresarial.
Conforme Namee (1997ª) a avaliação do risco permiti ao auditor esboçar um programa de auditoria capaz de testar detalhadamente os controles mais importantes. A auditoria baseada no risco estende e melhora o modelo de avaliação do risco alternando o panorama da auditoria. Em vez de olhar para o processo do negócio como algo que está dentro de um sistema de controle, o auditor perspectiva-o numa envolvente de risco. Trata-se de um paradigma: uma auditoria centrada sob o risco acrescenta mais valor à organização do que uma auditoria centrada apenas sob os controles.
A maioria dos técnicos para suavizar os riscos continuará a abranger os controles; mas o auditor irá testar quão corretamente estes riscos a ser geridos e se os controles sobre estes riscos são efetivos e adequados. Desta forma, o auditor, realizará uma “peneira” dos controles estendidos, permitindo-o detectar e sugerir correções a todas as anomalias.
Segundo Namee, as auditorias baseadas nos riscos podem ajudar a focalizar o âmbito da auditoria onde for mais necessária. Conceituando-se em áreas de maior importância. Ao planejar o programa de auditoria, a prática comum é de concentrar o esforço de auditoria na análise dos controles e depois analisar como é feita a gestão dos riscos. Desta forma, pode priorizar os riscos para ser atingido o objetivo das organizações.
1.3.1 Fatores Externos
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FONTE: http://www.scribd.com/doc/3175795/1-auditoria-baseada-em-risco acessado em 26/12/09.
Até a fase de processo o risco é do negócio, podendo ser imediato, curto ou longo prazo, na fase das demonstrações financeiras ao parecer o risco é da auditoria, podendo da mesma forma ser imediato, curto e longo prazo.
1.3.2 Comparação Entre o Velho e o Novo Paradigma
ÁREA DA AUDITORIA VELHO PARADIGMA NOVO PARADIGMA Foco da Auditoria Sistemas de controles
internos Risco do negócio
Foco dos Testes Atividades de Controle Atividade de tratamento de todos os riscos
Foco do Relatório Adequação e eficácia dos controles internos
Adequação e eficácia do tratamento do risco
Resultado da Auditoria Controles novos ou melhorados
Tratamento adequado dos riscos
FONTE: http://www.qsp.org.br/auditoria_risco.shtml acessado em 20/01/10.
Objetivos Estratégias ProcessosDemonstrações
FinanceirasParecer
Risco do negócio (Imediato, Curto Prazo e Longo Prazo Risco da auditoria (Imediato, Curto Prazo e Longo Prazo
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Este quadro mostra claramente o foco da Área de Auditoria fazendo uma comparação do velho e o novo paradigma, ficando evidenciado o direcionamento para o risco no novo paradigma.
1.3.3 Matriz De Riscos do Negócio
Data – base: 31/12/XX
Magnitude Alto
do Moderado
Impacto Baixo
Risco alto Risco moderado Risco baixo
FONTE: http://www.scribd.com/doc/3175795/1-auditoria-baseada-em-risco acessado em 26/12/09.
Esta tabela mostra que quando a magnitude do impacto e a
possibilidade de ocorrência são altas, o risco é grande. Assim sendo, é uma área que requer maior atenção, então a auditoria deverá fazer um controle mais rígido para esta parte. Da mesma forma, quando o risco é menor poderá ter um controle mais flexível.
2.A
4.A 3.A 4.B
2.C 2.B
3.B
3.A 3.C
Baixo Moderado Alto
Possibilidade de Ocorrência
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CAPÍTULO II AUDITORIA EM RECURSOS HUMANOS
2.1 Conceitos e características
A auditoria em Recursos Humanos segundo Chiavenato pode ser definida “como análise das políticas e práticas de pessoal de uma organização, e avaliação do funcionamento atual, seguida de sugestão para melhoria.” Ou seja, a empresa busca se conhecer melhor, para poder assim alcançar seus resultados de uma maneira mais eficiente e rápida.
De acordo com Chiavenato:
“O propósito principal da auditoria de recursos humanos é mostrar como o programa está funcionando, localizando práticas e condições que são prejudiciais à organização ou que não estão compensando o seu custo, ou ainda práticas e condições que devem ser acrescentadas.” (CHIAVENATO, 1997, p.124).
A auditoria é um sistema de revisão e controle para informar a
administração sobre a eficiência e a eficácia do programa em desenvolvimento, principalmente quando esse programa é descentralizado.
Embora a auditoria não se destine especificadamente à descoberta de
fraudes, erros e irregularidades praticados por administradores ou funcionários, ela freqüentemente apura fatos, através dos procedimentos que lhe são próprios. A auditoria de recursos humanos tem como função conduzir a análises de cargos, planejar a necessidade de funcionários e recrutar candidatos aos cargos, selecionar candidatos aos cargos, orientar e treinar novos empregados e administrar bônus e salários. Os principais aspectos da auditoria de recursos humanos são fornecer incentivos e benefícios, avaliar o desempenho, comunicação, treinamento e desenvolvimento, estabelecendo o compromisso com o funcionário. As perspectivas futuras para a auditoria de recursos humanos estão ligadas diretamente às tendências que estão mudando o ambiente da mesma, tais como: globalização, avanços tecnológicos, tendências da natureza do trabalho e da diversificação da força de trabalho. Outra perspectiva é que ela se torne uma administração estratégica que vai fazer ligação da auditoria de recursos humanos com as metas e objetivos estratégicos com a finalidade de melhorar o seu desempenho e desenvolver culturas organizacionais que estimules a inovação e a flexibilidade.
21 2.2 Padrões de Avaliação e Controle em RH
O sistema de administração de recursos humanos necessita de padrões capazes de permitir uma contínua avaliação e um sistemático controle de seu funcionamento. Padrão é um critério ou um modelo previamente estabelecido para permitir comparação com os resultados ou objetivos alcançados. OOs principais Tipos de Padrões estão relacionados abaixo:
__ Padrões de Qualidade: não estão relacionados com os aspectos quantitativos, mas sim com métodos de seleção, resultados de treinamentos, etc. __ Padrões de Quantidade: são padrões que apresentam números, como percentagem de empregados, números de demissões, quantidade de empregados, etc. __ Padrões de Tempo: são padrões relacionados com o período, exemplo: permanência de um funcionário na empresa, tempo de processamento das requisições de pessoal, etc. __ Padrões de Custo: são padrões que apresentam valor financeiro, custos dos benefícios sociais, custo direto e indireto de rotação de funcionários, entre Outros.
É por meio da comparação com o padrão que se pode avaliar os resultados obtidos e verificar quais os ajustamentos e correções a serem feitos no sistema, a fim de que funcione melhor. De um modo geral, os padrões permitem a avaliação e controle pela comparação com: 1. Resultados: quando a comparação entre o padrão e a variável é feita após terminada a operação. A mensuração realiza-se em termos de algo pronto e acabado, no fim da linha, e apresenta o inconveniente de mostrar os acertos e falhas de uma operação já terminada, uma espécie de atestado de óbito de algo que já aconteceu. 2. Desempenho: quando a comparação entre o padrão e a variável é feita paralelamente á operação, ou seja, quando a comparação acompanha a execução da operação. A mensuração é concomitante com o processamento da operação. Embora feita paralelamente ao tempo, e, portanto atual, a mensuração é feita sobre uma operação em processamento e ainda não terminada.
A comparação é a função de verificar o grau de concordância entre uma variável e o seu padrão. A ARH (Administração de Recursos Humanos) tem a seu cargo o planejamento, organização e controle das atividades relacionadas com a vida do pessoal na organização. Parte da execução dessas atividades é realizada pelos diversos órgãos de recursos humanos (quando centralizada), enquanto parte é realizada pelos diversos órgãos de linha que também são
22 usuários do sistema. Assim, muitas das atividades de recursos humanos previamente planejados e organizados mostram na sua execução e controle algumas dificuldades e distorções que precisam ser diagnosticadas e sanadas, no sentido de evitar problemas. A rapidez com que isto é feito depende de uma permanente revisão e auditoria, capaz de fornecer um feedback, ou seja, um retorno para que os aspectos positivos possam ser melhorados enquanto os aspectos negativos possam ser corrigidos e ajustados.
O papel da auditoria de recursos humanos é fundamentalmente
educacional, permitindo o desenvolvimento da sensibilidade dos administradores para os diagnósticos de problemas. O papel de auditoria se prende ao controle das atividades com recursos humanos. Em muitas organizações as diretrizes e práticas de recursos humanos são apenas verificadas e revistas esporadicamente quando surge algum problema ou situação inusitada. Apenas nestes momentos é que as diretrizes e práticas são analisadas criticamente. Este método não é recomendável, pois o limiar de conscientização de algum problema é determinado aleatoriamente por qualquer pessoa dentro da organização e em época indeterminada. Se o problema foi de quantidade, qualidade, tempo ou custo, as conseqüências perduram até o momento em que foi ocasionalmente detectado. Atualmente, existe uma tendência sensível para substituir essas revisões esporádicas e aleatórias por revisões sistemáticas, periódicas e planejadas, adequadas ás circunstâncias particulares da organização, no sentido de permitir controle e retroação (feedback) realmente preventivos e educativos.
2.3 Principais Itens da Auditoria de Recursos Humanos
2.3.1 Funções Básicas – Registros e Estatísticas
1. Análise e descrição de cargos A. Especificações dos cargos B. Questionários de pessoal e tabelas de requisitos C. Custos da análise de cargos 2. Recrutamento A. Aplicações dos questionários de pedidos de empregos e checklists B. Número de candidatos por: - Fones - Anúncios - Indicações de funcionários - Meios etc. C. Custos de recrutamento - Por fontes
23 - Por meio 3. Seleção A. Bases para seleção (características pessoais): - Resultados nos testes - Checklists de entrevistas - Educação, treinamento - Experiência - Referências e indicações - Estado civil etc. B. Registros de acompanhamento e de desenvolvimento do pessoal; C. Registros individuais do pessoal D. Custos: - De entrevistas - De testagens, interpretação e acompanhamento. 4. Treinamento A. Número de empregados treinados por tipos de treinamento B. Graus e resultados do treinamento C. Tempo de treinamento necessário D. Custos de treinamento por tipo de treinamento 5. Nível de empregados A. Registros de produtividade B. Custos do programa de registros 6. Promoções e transferências A. Registros de promoções e transferências por tipos B. Registros de tempo e serviço C. Custo de sistematização 7. Manutenção do moral e da disciplina A. Registros e avaliação geral: - Dados sobre o nível do moral - Atos disciplinares, por tipo - Distúrbios - Registros de aconselhamento - Uso dos benefícios, serviços, publicações etc. pelos empregados - Sugestões - Registros de atendimento diversos B. Custos por tipo de atividade. 8. Saúde e segurança A. Registros de sanidade: - Número de visitas ao serviço médico - Enfermidades por tipo
24 - Dias perdidos por enfermidades - Localização de defeitos físicos B. Registros de acidentes: - Freqüência - Intensidade - Tipos de acidentes C. Custos 9. Controle de pessoal A. Registros de empregados: - Total de empregados - Total de horas de trabalho B. Registros de turnover e Absenteísmo; C. Custos de manutenção e serviços de segurança, compensações etc. 10. Administração de salários A. Dados sobre pagamentos: - Níveis de salários - Incentivos salariais - Prêmios etc. B. Valor de cargos C. Custo de vida D. Custo unitário de trabalho E. Custos, inclusive de cargos, administração dos planos de incentivos etc. 11. Acordos coletivos A. Listagem dos sindicalizados B. Acordos em suspenso, sob arbitragem C. Suspensão de trabalhos D. Cláusulas contratuais E. Custos de acordos coletivos
12. Auditoria em Riscos Trabalhistas
A. Admissões B. Horas extras C. Férias D. Décimo terceiro salário E. Jornada de Trabalho F. Registro de empregados G. Folha de pagamento H. Recolhimento de encargos I. Desligamentos de Pessoal / Rescisões Contratuais J. Segurança e medicina do trabalho K. Reclamações Trabalhistas (ações judiciais)
13. Auditoria em Benefícios
25 A. Obrigatórios
B. Facultativos
14. Procedimentos no Atendimento à Fiscalização do Trabalho
15. Procedimentos quanto à Guarda de Documentos
2.4 Amplitude e Profundidade de Ação da Auditoria
A auditoria de recursos humanos tem uma cobertura tão ampla quanto
às próprias funções de ARH apresentando uma divisão semelhante ás divisões seccionais dos órgãos de ARH.
As decisões com relação á cobertura e profundidade da auditoria é que
vão orientar o seu procedimento. As auditorias começam por uma avaliação das relações organizacionais que afetam a administração do potencial humano, incluindo o pessoal de linha e de staff, as qualificações dos membros do staff de recursos humanos e a adequação do suporte financeiro para vários programas. A partir daí, aplica-se uma variedade de padrões e medidas: examinam os registros e relatórios do pessoal; analisam, comparam e preparam um relatório final que inclui recomendações para mudanças e alterações. A auditoria penetra mais profundamente quando ela avalia programas, políticos e filosofias.
Segundo Chiavenato (1997, p. 124), a auditoria de RH, dependendo da
política da organização, poderá ser bastante profunda, focando em um ou todos os seguintes níveis de profundidades:
- Resultados: estão relacionados com as realizações, bem como com os problemas existentes. - Programas: incluem práticas e procedimentos detalhados que compõem o programa. - Políticas: podem ser as explícitas quanto as implícitas. - Filosofia: da administração, seus valores, objetivos, etc. - Teoria: que possa explicar a filosofia, as políticas, práticas e contínuos problemas.
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Desta maneira, é notório que, quanto maior e mais descentralizada à organização, maior a necessidade de auditoria e que esta deve orientar e, principalmente, educar, mas nunca punir. Muitas vezes, a auditoria serve como reforço ao treinamento dos executivos que atuam na área de recursos humanos. Deixando de lado seu caráter fiscalizador, a auditoria pode desenvolver forte impacto educacional, pois permite relacionar a qualidade da administração de recursos humanos com diversos indicadores de eficiência da organização. A auditoria pode indicar os indicadores da qualidade de liderança, de motivação no trabalho, eficiência da supervisão e o desenvolvimento dos empregados e dos administradores tomados individualmente. Em suma a auditoria permite verificar: 1. Até que ponto a política de recursos humanos se baseia em teoria aceitável; 2. Até que ponto a prática e os procedimentos são adequados á política e teoria adotada.
Trata-se, no fundo, de avaliar e mensurar e resultados da ARH nas suas atividades de maior ou menor prioridade, tais como:
- Indicadores de eficiência e eficácia quanto á formação staff, treinamento e desenvolvimento, remuneração, benefícios sociais, relações sindicais etc. - Clarificação de objetivos e expectativas quanto á ARH em termos de quantidade, qualidade, tempo e custos. - Alocação de recursos e resultados obtidos. - Contribuição da ARH aos objetivos e resultados da organização. - Clima organizacional, envolvimento e incentivo á participação do pessoal.
A periodicidade da auditoria nas práticas e diretrizes de RH pode ser:
- Esporádicas e aleatórias ð quando surge algum problema ou situação inusitada, não é recomendável;
- Preventiva e educativa ð revisões sistemáticas, periódicas e planejadas; seria a mais indicada, pois evitaria muitos problemas. Quanto maior e mais descentralizada, maior a necessidade de cobertura sistemática de auditoria.
Chiavenato (1997, p. 127) afirma que as principais mudanças que alteraram o cenário da Auditoria de Recursos Humanos são:
- Mudança nas filosofias e teorias administrativas. O empregado passa a ter
influências positivas e significativas no incentivo e êxito da organização. - Mudança no papel do governo. Aumenta a intervenção deste, a fim de
propiciar a segurança econômica e o pleno emprego. O governo passa a proteger mais os empregados.
- Expansão dos sindicatos. - Elevações salariais, aumento dos custos da mão de obra e também maiores
oportunidades de vantagem competitiva na administração de pessoal. - Competência internacional mais agressiva.
27
Várias empresas brasileiras enfrentam problemas de reclamações trabalhistas, que geram altos custos, desgastes e até comprometem a continuidade dos negócios. Os acordos na Justiça do Trabalho é a opção escolhida por grande porcentagem das empresas, mas o acordo não é, em muitas vezes, a melhor opção. Outro caminho recentemente descoberto e notadamente aprovado foi a constituição das Comissões de Conciliação Prévia nas empresas. Há resistência das empresas ao uso das ferramentas de auditoria legal para detectar e corrigir problemas trabalhistas e previdenciários. Vários são os motivos que geram a incredibilidade nas auditorias, mas essa resistência está se dissipando aos poucos ante a comprovação de resultados benéficos. Tais atitudes vêm demonstrando que a impunidade, lamentavelmente, ainda impera dentro das empresas, por comodismo ou falta de assessoria adequada.
28
CAPÍTULO III AUDITORIA TRABALHISTA
3.1 Conceito e Características É uma atividade especializada independente e de assessoramento da administração, voltada para o exame e avaliação da integridade, confiabilidade dos sistemas estabelecidos visando assegurar a observância das políticas, metas, planos, procedimentos, leis, normas e regulamentos. A atividade abrange toda a relação trabalhista e de prestação de serviços da empresa, como também a análise das normas de segurança, higiene e medicina do trabalho.
Segundo Martins (1999a), a missão da auditoria trabalhista é assegurar a alta administração de uma empresa que as normas políticas e procedimentos definidos para tal área de recursos humanos sejam cumpridos e que os sistemas de controles sejam eficientes e eficazes; asseguram que a legislação trabalhista é previdenciária sejam obedecidas corretamente minimizando custos trabalhistas; assessorar na adequação de planejamento estratégico para a redução dos encargos, inclusive para recuperação de valores discutíveis referentes a seguro de acidentes do trabalho, salário educação, ISS, Instituto Nacional de Previdência Social, Autônomos e pró-labore, alem da apuração da recuperação (compensação) dos valores previdenciários recolhidos indevidamente. Por fim, providenciar informações para que os empresários permaneçam cônscios dos riscos que correm principalmente aqueles que utilizam serviços terceirizados, cooperativas de trabalho, subempreiteiros, etc.
3.2 Fraudes Na Área Trabalhista O número de autuações trabalhistas nas empresas é alarmante. Dados de 2008 sobre as empresas autuadas em Santa Catarina demonstram mais de 5 mil autos de infração lavrados, com 11 mil empresas fiscalizadas. As multas ultrapassam a R$ 40 mil. Outro exemplo seria uma pesquisa realizada com 805 empresas da área industrial, comercial e prestação de serviços, constatou que: cerca de 50%
29 (409) delas declaram terem sofrido problemas com fraudes ou erros na administração da área trabalhista acumulando, ainda, problemas com o aumento excessivo dos encargos sociais (83%). Dessas 409 empresas que sofreram fraudes ou erros de administração, 44% ainda sofreram punições do fisco, com autuações e multas. FONTE: CEPEX - Centro de Pesquisa Grupo Mission 2001-2002. Conclusão, as empresas devem se preocupar mais com as atitudes administrativas, para tal, deve ser feito uma auditoria periódica, no mínimo 1 vez por ano, desta forma muitas reclamações trabalhistas poderão ser evitadas. 3.3 Importância Da Auditoria Trabalhista A importância da Auditoria trabalhista é reduzir e evitar os riscos de multas, autuações, como também erros e fraudes cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, a fim de verificar se as rotinas estão em conformidade com as normas e legislação vigente. A auditoria trabalhista pode contribuir para melhorar as relações entre empresa e empregados, visto que vários problemas poderão ser solucionados e as reclamações trabalhistas poderão ser evitadas, além de o funcionário ter mais confiança na sua própria empresa sabendo que ela passa por constante auditoria e segue todas as exigências da lei. 3.3.1 Passivo Oculto As constantes alterações na legislação, a própria mudança de entendimento dos tribunais, superiores e regionais, sobre determinada matéria e incerteza jurídica de primeiro grau são fatores que associados á rotinas patronais obsoletas ou ultrapassadas geram passivos que não são imediatamente percebidos pelo empregador. Esse tipo de fator chama-se passivo oculto. 3.3.2 Órgão Fiscalizador As áreas trabalhistas e previdenciárias sofrem fiscalizações do Ministério
30 do Trabalho, da Receita Previdenciária, da Vigilância Sanitária e de diversos outros órgãos, que autuam e multam as empresas que não estiverem de acordo com a legislação vigente. 3.4 Principais Áreas Que Criam e/ou Aumentam o Passivo Trabalhista e As Principais Reclamações 3.4.1 Principais Áreas
• Produção - Operacional • Informática • Transporte • Serviços de manutenção • Outros serviços externos
3.4.2 Principais Reclamações
• Terceirizações mal implantadas • Horas extras e integrações • Justa causa • Adicional de insalubridade • Acidentes de trabalho e doenças profissionais e dano moral (assedio
sexual e assedio moral) • Descontos indevidos / benefícios • FGTS
3.5 Objetivos Da Auditoria Trabalhista
• Revisar todos os procedimentos e documentos legais exigidos pelo Ministério do Trabalho e ISS;
• Revisar e orientar os procedimentos de controles internos, relacionados a todas as rotinas;
• Criar e orientar procedimentos, visando à minimização de riscos de multas e autuações do Ministério do Trabalho e outros órgãos.
31 3.6. Procedimentos De Auditoria Exame físico: verificação "in loco", a qual fornece ao Auditor a formação de sua opinião quanto à existência de um item. Confirmação: É o procedimento de auditoria pelo qual o Auditor se respalda em documentação formal e isenta de pessoas independentes à entidade. Exame dos documentos originais: procedimento voltado para a comprovação das transações evidenciadas por documentação comprobatória dessas transações, observando sempre os seguintes aspectos: - Autenticidade - Normalidade - Aprovação - Registro Conferência dos cálculos: procedimento voltado para a constatação da adequação das operações aritméticas, sendo mesmo, o mais comum dos procedimentos de auditoria, e se revestindo de vital importância na exatidão da formação de opinião. Investigação minuciosa: procedimento voltado para o exame me profundidade do assunto auditado podendo aplicar-se sobre um documento, uma informação obtida, etc. Inquérito: consiste na formulação de perguntas (questionários) e na obtenção de respostas satisfatórias, sendo um dos procedimentos de maior importância. Observação: procedimento mais objetivo implica o envolvimento de poder de constatação visual do auditor, dependendo de habilidades pessoais desenvolvidas no decorrer das experiências profissionais. Pode revelar erros, dificuldades, inadequações e deficiências, exigindo senso crítico muito aguçado para evitar juízos de valor não plenamente embasados. É recomendável análise criteriosa dos dados obtidos antes de formar uma opinião. 3.7 Pontos De Relatório De Auditoria
1 REGISTRO DE EMPREGADOS E DOCUMENTOS FISCAIS
32 1.1 Alguns registros encontravam-se desatualizados, no tocante a
reajustes salariais, anotações das férias e contribuição sindical. Multa de 189, 1424 UFIR.
1.2 Salário Família – não apresentação da cópia do cartão de vacinação dos filhos menores de 05 anos, Termo de Responsabilidade e comprovante de freqüência escolar do filho com idade a partir de 07 anos.
1.3 Não apresentada a declaração de encargos de família, de alguns funcionários, para fins de dedução do imposto de renda. Penalidade: glosa da dedução do dependente.
1.4 A empresa não possui Termo de Anuência dos funcionários para fechamento da folha de pagamento no período compreendido entre o dia 25 do mês anterior até o dia 24 do mês em curso.
1.5 Não é renovada anualmente a declaração de utilização do vale-transporte. Penalidade: o benefício poderá ser considerado como remuneração do empregado, incidindo INSS, FGTS, IRRF e salário.
1.6 Em alguns casos, não é emitido o recibo de entrega e devolução da CTPS. Multa de 378,2847 UFIR.
1.7 Acordo de Prorrogação de Jornada de Trabalho, considerações. 1.8 Vendedores – Acordo de Prorrogação de Jornada de Trabalho –
considerações. 1.9 Acordo de Compensação de jornada de trabalho. 1.10 Acordo de Compensação 12 x 36 de jornada de trabalho. 1.11 Alteração Unilateral de contrato de trabalho. 1.12 Documentação de Nomeação. 1.13 Aumento de carga horária de trabalho. 1.14 Quadro de Horário de Trabalho. 1.15 Quadro de Proteção do trabalho do menor. 1.16 Contrato de trabalho não apresentado. 1.17 Recibo de Pagamento de Salário. 1.18 Recibos de salário complementares. 1.19 Documentação assinada pelo funcionário e não preenchida. 1.20 Registro de Empregados – Centralizado. 1.21 Livro de Inspeção de Trabalho. 1.22 Inexistência de Ficha de Registro de Trabalho. 1.23 Acidente de trabalho não anotado na Ficha de Registro de
Funcionários. 1.24 Anotação de CPF e CTPS incompleta na Ficha de registro. 1.25 Registro de alteração de horário de trabalho. 1.26 Exames médicos. 1.27 Prestação de Serviços empresa – vínculo empregatício. 1.28 Documentação relativa aos representantes comerciais. 1.29 Retenção da Carteira de Trabalho. 1.30 Pagamento extra - folha de salários. 1.31 Líquidos dos Salários recebidos.
33 2 REGISTRO DE PONTO E JORNADA DE TRABALHO 2.1 Funcionários vêm excedendo sua jornada de trabalho em até 06
horas diárias. Multa de até 3.782,8472 UFIR. 2.2 Em alguns casos, não foi observado o intervalo mínimo para
repouso intrajornada de onze horas consecutivas. Multa de 37,8285 UFIR’s a 3.782,8472 UFIR’s.
2.3 Alguns funcionários vêm trabalhando nos dias destinados ao descanso semanal. Multa de até 3.782,8472 UFIR.
2.4 Não assinalado no cartão ponto o intervalo de 15 minutos para lanche, para jornadas de trabalho com 06 horas de duração.
2.5 Marcação jornada de trabalho com antecedência. 2.6 Não nos foi apresentada autorização para realização de horas
extras, bem como funcionários vêm fazendo alguns minutos extras durante o dia.
2.7 Tolerância de 15 minutos na entrada como na saída do funcionário, para pagamento de hora extraordinária. As mesmas podem ser reivindicadas na justiça do trabalho.
2.8 Em alguns cartões pontos não está pré-assinalado o horário de trabalho. Necessidade de manter o quadro de horário de trabalho.
2.9 Funcionários trabalhando em atividades insalubres, prorrogando a jornada de trabalho.
2.10 Funcionários externos não registram jornada de trabalho em papeleta de trabalho externo.
2.11 Alguns funcionários em cargos de supervisão e gerência estão dispensados de marcar o ponto.
2.12 Marcação no cartão de ponto não corresponde à jornada pré-assinalada no mesmo.
2.13 Não observado o intervalo para alimentação e repouso. 2.14 Registro de ponto com rasuras. 2.15 Cartões ponto sem assinatura do funcionário. 2.16 Marcação repetitiva no cartão ponto. 2.17 Plantão à distância – marcação das horas trabalhadas. 2.18 Plantão à distância – adicional 1/3 sobre horas de plantão. 2.19 Caracterização do turno ininterrupto de revezamento. 2.20 Compensação de atrasos e faltas com jornada extraordinária. 2.21 Banco de Horas – compensação de horas extras. 2.22 Banco de Horas – não homologação no Sindicato. 2.23 Horas extras com habitualidade/supressão. 2.24 Telefonista – jornada de trabalho de 06 horas. 2.25 Troca de plantões. 2.26 Serviço prestado fora do horário de trabalho. 2.27 Jornada de trabalho de 180 horas.
34 2.28 Horas extras apontadas e não pagas. 2.29 Banco de Horas – pagamentos apenas por ocasião da rescisão. 2.30 Dispensa da emissão e assinatura do cartão ponto. 3 FOLHA DE PAGAMENTO 3.1 Cálculo da Contribuição Sindical. 3.2 Contribuição Sindical dos funcionários. 3.3 Pensão alimentícia s/ rendimentos líquidos. 3.4 Cálculo pensão alimentícia. 3.5 Pensão alimentícia. 3.6 Multa por atraso no pagamento de rescisões. 3.7 Equiparação salarial. 3.8 Equiparação salarial. 3.9 Equiparação salarial. 3.10 Reajuste Salarial a maior. 3.11 Salário abaixo do estipulado em Convenção Coletiva. 3.12 Adicional de insalubridade s/ horas extras pago a maior. 3.13 Descanso Semanal Remunerado – sobre parcelas variáveis. 3.14 Descanso Semanal Remunerado – sobre adicional noturno. 3.15 Descanso Semanal Remunerado – sobre comissões. 3.16 Descanso Semanal Remunerado. 3.17 Horas Extras Pagas com adicional a maior. 3.18 Retenção IRRF. 3.19 Horas extras – periculosidade – cálculo. 3.20 Adicional Noturno pagamento a maior. 3.21 Segregação horas extras noturnas do respectivo adicional. 3.22 Hora noturna – redução. 3.23 Quinquênio – base de cálculo. 3.24 Salário Família pago indevidamente. 3.25 INSS/IRRD/FGTS s/ bolsa de estudo. 3.26 Diárias inferiores a 50% dos vencimentos – não discriminadas. 3.27 Enfermeira com carga horária de 220 horas. 3.28 Comprovante de desconto em folha de pagamento. 3.29 Resumo da folha de pagamento. 3.30 Horas extraordinárias sobre adicional de insalubridade e adicional
por tempo de serviço. 3.31 Pagamento extra folha de salários. 3.32 Lançamento das férias em folha de pagamento. 3.33 Desconto Refeição – superior ao permitido. 3.34 Preparação, elaboração e pagamento da folha de salários. 4 INSS 4.1 Médias Variáveis do 13º salário sobre aviso prévio indenizado
não destacadas na rescisão, incidência de INSS.
35 4.2 Vale-transporte pago em dinheiro – integração na base de
cálculo do IRRF, FGTS e Contribuição Previdenciária. 4.3 Divergência na base de cálculo FGTS e INSS. 4.4 Parâmetros no sistema da folha de pagamento sem incidência
de INSS, sendo que há a incidência dos mesmos. 4.5 Parâmetros no sistema da folha de pagamento sem incidência
de FGTS, sendo que há a incidência dos mesmos. 4.6 Parâmetros no sistema da folha de pagamento sem incidência
de IRRF, sendo que há a incidência dos mesmos. 4.7 Reembolso da CPMF - integração na base de cálculo do IRRF,
FGTS e Contribuição Previdenciária. 4.8 Contribuição Previdenciária – empregos simultâneos. 4.9 Percentuais de desconto do INSS incorretos. 4.10 Apropriação indébita do INSS. 4.11 Classificação incorreta do SAT. 4.12 Classificação do SAT. 4.13 INSS – Reclamatórias Trabalhistas. 4.14 Reclamatórias Trabalhistas – Contribuição Segurado. 4.15 Exposição GPS em Edital. 4.16 GRFP – informações incorretas. 4.17 Recolhimento IRRF – divergência. 4.18 RPA sem número de inscrição do autônomo no INSS ou PIS. 4.19 GFIP – informações incompletas. 4.20 INSS s/freteiros autônomos. 4.21 INSS s/ prestação de serviços de Cooperativas. 4.22 INSS autônomos – Resumo da Folha de Pagamento. 4.23 INSS s/atos cooperativas médicas. 4.24 Portadores de Deficiências Físicas 4.25 Guia de recolhimento do FGTS e informações Previdenciárias
– GFIP 4.26 Responsabilidade solidária. 4.27 Retenção 11% sobre Nota Fiscal de cessão de mão-de-obra. 4.28 Prestação de serviços – normas previdenciárias. 5 SEGURANÇA DE MEDICINA DE TRABALHO 5.1 Estabelecimentos desobrigados a manter a Cipa 5.2 Organização da Comissão – necessidade. 5.3 Livros de Atas da Cipa. 5.4 Falta de Assinatura na Ata de reunião da Cipa. 5.5 Reunião da Cipa não realizada. 5.6 Cipa – Registro das Atas de Reuniões. 5.7 Anexo II (Análise de acidentes) não preenchido. 5.8 Técnicos de Segurança do Trabalho 5.9 Serviços especializados em Medicina do Trabalho 5.10 Serviços especializados em Medicina do Trabalho 5.11 PPRA - obrigatoriedade
36 5.12 PPRA e PCMSO – obrigatoriedade. 5.13 Não apresentado o relatório anual do PCMSO. 5.14 Inspeção Física – irregularidades encontradas. 5.15 Extintores – carga vencida. 5.16 Inspeção em compressores. 5.17 Exames Médicos. 5.18 Penalidade pelo descumprimento das Normas Regulamentadoras 5.19 Uso do equipamento de proteção individual - EPI´s. 5.20 Uso de luvas de malha de aço. 5.21 Política de substituição de botas. 5.22 Uso inadequado das botinas. 5.23 Política de compra de EPI´s. 5.24 Extintores. 5.25 Mangueiras de incêndio. 5.26 Armazenagem de produtos químicos. 5.27 Setor de colagem – arejamento. 5.28 Bebedouros. 5.29 Demarcação das áreas de circulação de empilhadeiras. 5.30 Manutenção das instalações elétricas. 5.31 Armários de funcionários. 5.32 Armazenamento de produtos inflamáveis. 5.33 Comissão interna de prevenção de acidentes. 5.34 Empregados expostos a agentes nocivos com aposentadoria
especial. 5.35 PPP- Perfil Profissiográfico Previdenciário. 6 AUTÔNOMOS 6.1 Data de recolhimento do IRRF freteiros. 6.2 IRRF e INSS s/ freteiros autônomos recolhidos a menor. 6.3 SEST/SENAT – freteiros autônomos – percentuais de
recolhimento. 6.4 INSS s/ autônomos no mês de março e abril/2000, recolhidos ao
percentual de 15% 6.5 Autônomos - relação de empregos. 7 RESCISÕES DE CONTRATO DE TRABALHO 7.1 Média Variável. 7.2 Média Variável. 7.3 Média Variável sobre 13º Salário Indenizado. 7.4 Média Variável sobre 13º Salário Indenizado. 7.5 Relação das médias variáveis. 7.6 Contribuição Previdenciária rescisões. 7.7 Férias e rescisões em folhas separadas. 7.8 13º Salário Indenizado – INSS. 7.9 Comprovante de rendimento para fins de IRPF não entregue.
37 7.10 Desconto de Vale Transporte e Refeição na Rescisão. 7.11 Demissão de Sindicalistas – considerações. 7.12 Demissão e recontratação de funcionários com salário menor –
implicações. 7.13 FGTS – Fraude na readmissão do funcionário. 7.14 Aviso prévio indenizado pago a maior. 7.15 Extrato de FGTS p/ cálculo Multa rescisória. 7.16 Rescisão contrato de trabalho – desconto IRRF. 7.17 Rescisão de contrato de trabalho seguido de recontratação. 8 RECLAMATÓRIAS TRABALHISTAS 8.1 Contribuição Previdenciária sobre parcelas pagas ao
reclamante. 8.2 Recolhimento do IRRF – procedimento. 8.3 Reclamatórias INSS e IRRF. 9 FÉRIAS E 13º SALÁRIO 9.1 Férias indenizadas e não gozadas. 9.2 Férias – média variável. 9.3 Férias e 13º Salário – média variável. 9.4 Rescisões – férias proporcionais pagas a menor. 9.5 Integração das férias na folha de pagamento. 9.6 Antecipação das férias - considerações. 9.7 1ª Parcela do 13º Salário. 9.8 Férias indenizadas e não gozadas. 9.9 Relatório de folha de pagamento. 9.10 DIRF. 9.11 Solicitação de abono pecuniário sobre férias. 9.12 Férias parceladas. 9.13 Cálculo do IRRF sobre férias. 10 OUTROS 10.1 PAT - o benefício vem sendo cedido apenas aos funcionários não
faltosos. 10.2 Não adesão ao PAT. 10.3 Divergências nos relatórios de provisão de férias e 13º salário. 10.4 Empréstimos a funcionários – contratos e outros. 10.5 Contribuição Sindical – Categorias Diferenciadas. 10.6 Divergência CAGED. 10.7 Controle de Vale-Transporte. 10.8 Autorização para descontos em folha de pagamento. 10.9 Seguro desemprego - não destaque do protocolo de entrega ao
funcionário. 10.10 Folha de pagamento negativa.
38 10.11 Menor Aprendiz. 10.12 Programa de alimentação do Trabalhador – PAT. 10.13 Manutenção de Creche. 10.14 Departamento Pessoal – local próprio 10.15 Departamento Pessoal - relação inter-pessoal. 10.16 Benefícios/reconhecimentos. 10.17 Vale-Refeição. 10.18 Manutenção de creche para empregadas. Exemplo: Análise do procedimento de verificação do Salário Família e do Relatório de Auditoria a) PROCEDIMENTO DE ANÁLISE SALÁRIO FAMÍLIA Documentos necessários para a percepção do salário-família: 1) Ficha de Salário Família, devidamente preenchida; 2) Termo de Responsabilidade para fins de salário família, assinado pelo funcionário; 3) Apresentar anualmente cópia do Cartão de vacinação para filhos até 06 anos de idade; 4) Apresentar semestralmente comprovante de freqüência escolar para filhos a partir dos 07 anos de idade, nos meses de maio e novembro de cada ano.
Caso a empresa pagou o salário família sem que o funcionário apresentasse os documentos acima, em uma fiscalização, o INSS autuará a empresa no valor do salário-família acrescido de juros e multas (de ofício). b) RELATÓRIO DE AUDITORIA SALÁRIO FAMÍLIA – DOCUMENTAÇÃO
Verificamos a existência de pendências, quanto à documentação necessária para concessão do benefício do salário família, como exemplo citamos:
FUNCIONÁRIO DOCUMENTAÇÃO PENDENTE Anderson - Falta ficha de salário família
- Não possui Termo de Responsabilidade para fins de Salário Família
-Não apresentada caderneta de vacinação
39 Edenilson - Não apresentado comprovante da
freqüência escolar do filho com idade a partir de 07 anos
Marcos - Não apresentado comprovante da
freqüência escolar do filho com idade a partir de 07 anos
Roberto Carlos - Não apresentado comprovante da
freqüência escolar do filho com idade a partir de 07 anos
Sula - Não apresentada anualmente a
caderneta de vacinação do filho menor de 06 anos
Gisele - Falta ficha de salário família
Conforme o disposto no Decreto 53.153/63, na Ordem de Serviço do INSS 48/92 e Artigos 81 a 92 do Decreto 3.048/99, o pagamento da cota do salário família é devido quando da apresentação da cópia da certidão de nascimento dos filhos, do termo de responsabilidade, condicionado, ainda, a apresentação anual da cópia do cartão da criança (Caderneta de Vacinação) atualizado, bem como o empregador deverá manter em seus arquivos, a ficha de salário família e comprovante da freqüência escolar do filho a partir dos 07 anos de idade. Infração: - Falta de documentação necessária à concessão do benefício. Penalidades: - Suspensão do pagamento do benefício ao funcionário, considerando os valores pagos como remuneração, exigido-se os encargos previdenciários sobre os mesmos. - Devolução, aos cofres do INSS, dos valores deduzidos na GRPS a título de salário família, neste caso, considerados como indevidos. - Multa administrativa variável.
40
CONCLUSÃO
Com a evolução do mercado as empresas buscam não apenas as necessidades dos clientes, mas sim encantá-los, de modo a superar suas expectativas. Para tal, é necessário treinamento, ter produtos e/ou serviços de qualidade, sem defeito ou erros, mas para isso deve ser feito um controle. Nesse contexto entra a Auditoria, com o objetivo de minimizar os erros e os riscos que podem afetar o negócio e gerar prejuízos ou impossibilitar o alcance de metas e planos almejados.
O objetivo da Auditoria é assegurar á alta administração da empresa que as normas e políticas definidas sejam cumpridas e os sistemas de controle sejam eficientes. Para minimizar ou reduzir os riscos de multas, autuações e fraudes nessa área de RH.
Segundo Namee (1997a) “os controles por si sós não garantem necessariamente o sucesso”. Pois os sistemas são operados por pessoas que estão sujeitas a erros.
Não adianta os auditores sugerirem controles excessivos, pois irá onerar muito para a empresa e não necessariamente irá solucionar o problema, visto que, o peso de tais controles comprometerá o processo do negócio, tanto pela burocracia quanto pelo custo. Desta forma não será viável para empresa. O auditor deve fazer uma análise dos controles já existentes com intuito de melhorar o processo ou substituir e não apenas acrescentar.
Antigamente a auditoria era voltada para análise dos controles internos das empresas, através de testes documentais. Atualmente o objetivo é identificar os riscos que podem prejudicar o negócio da empresa. Assim é possível prevenir os acontecimentos e direcionar uma política de controle adequada para o processo.
Essas mudanças ocorreram para acompanhar a evolução do mercado e garantir a integridade das operações no ambiente complexo dos dias atuais.
41
BIBLIOGRAFIA
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ARAÚJO, Luis César G. Teoria Geral da Administração: aplicação e resultados nas empresas brasileiras. São Paulo: Atlas, 2004.
ATTIE, William. Auditoria Conceitos e Aplicações. 3ª ed. São Paulo: Atlas, 1998.
CHIAVENATO, Idalberto. Recursos Humanos na Empresa. v. 5.3ª ed. São Paulo: Atlas, 1997. CHIAVENATO, Idalberto. Recursos Humanos: Edição Compacta. São Paulo: Atlas, 2002.
FRANCO, H. E MARRA, E. Auditoria Contábil. São Paulo Atlas, 1992.
GIL, Antonio Carlos. Administração de Recursos Humanos. São Paulo: Atlas, 1994.
MARCO, A. L. E FERNANDO, A. A. Como Produzir uma Monografia: passo a passo... siga o mapa da mina. 7ª ed. Rio de Janeiro: Wark Editora, 2008.
MARTINS, S. P. Direito do Trabalho. São Paulo: Atlas, 1999.
NAMEE, D.MC. A Auditoria Baseada no Risco, 1997. Tradução e adaptação: Francesco De Cicco (2006) Diretor Executivo do QSP. Acessado em WWW.qsp.org.br/auditoria_risco.shtml em 21/02/10.
SERSON, José. Curso Básico de Administração de Pessoal: Auditoria em Recursos Humanos. São Paulo: Revista dos Tribunais, 1990.
VERGARA, Sylvia Constant, Projetos e Relatórios de Pesquisa em Administração, 6ª ed., São Paulo: Editora Atlas, 2005.
WWW.portaldeauditoria.com.br, acesso em 26/01/10.
42
ANEXOS
Índice de anexos
Anexo 1 >> Modelo de Relatório de Auditoria Interna Na Área de Recursos Humanos;
Anexo 2 >> Roteiro de Auditoria Trabalhista;
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ANEXO 1
MODELO DE RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA NA ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 001/08 – Data 01/02/08
Empresa: XPTO Empresa de Alimentos S.A. Distribuição de Cópias: Diretoria Geral – Sr. Osmar Tellos Gerência de RH – Sr. João Cobrão
1. Introdução
Apresentamos o resultado da Auditoria realizada nos Processos de Admissões, Registros, Folha de Pagamentos e Demissões ocorridas no período de Setembro a dezembro de 2007.
2. Objetivo
Avaliar se a área de Administração de Pessoal atende as exigências da legislação trabalhista e se observa as normas, políticas e procedimentos internos da Cia. para os processos de admissões, registros de empregados, elaboração da folha de pagamento e demissões.
3. Áreas de Responsabilidade
Gerência de Recursos Humanos: Sr, João Cobrão
Chefia de Administração de Pessoal: Sr. Roberto Fraqueza
44 4. Desenvolvimento
ADMISSÕES E REGISTROS DE EMPREGADOS
Detectamos falhas de controles internos no que se refere às normas e políticas da empresa:
a) Documentação de admissões inadequadas, faltando aprovação dos superiores, campos de documentos não preenchidos corretamente e rasuras
b) Falta de documentos complementares nos Prontuários dos empregados, por exemplo: requisição de pessoal aprovada, solicitação de emprego;
c) Documentos obrigatórios, exigidos por leis inexistentes, quando existentes apresentam-se incompletos, faltando dados, rasurados; como por exemplo: fichas de registro, contratos de trabalho, recibos de férias
Recomendação 1:
Recomendamos ao Setor de Administração de Pessoal maiores atenções às
normas, políticas e procedimentos da Cia. quanto aos processos de
admissões e registros e à aplicação correta da legislação trabalhista
pertinente.
Os problemas de atualizações e falta de documentos devem ser corrigidos
imediatamente, conforme já discutido com o responsável da área.
ELABORAÇÃO DA FOLHA DE PAGAMENTO
Detectamos inúmeras falhas no processo de elaboração da Folha de Pagamento pondo em risco os controles internos e os aspectos fiscais trabalhistas:
a) Folha confeccionada manualmente, contendo erros de somas e cálculos b) Base de cálculos dos encargos errados por utilização incorreta das tabelas oficiais
de encargos sociais c) Líquido dos salários não confere com os recibos e com a listagem de créditos da
conta corrente
45 d) Salários constantes da folha não conferem com os registros de empregados e) Pagamento da folha efetuado fora do prazo estipulado por lei
Recomendação 2:
Recomendamos ao Setor de Folha de pagamentos maior atenção na elaboração da folha evitando-se os erros básicos detectados.
Ao responsável pela área Sr. Roberto Fraqueza recomendamos:
a) Estudar a possibilidade de processar a folha através de meios informatizados b) Reciclar seu pessoal através de treinamento para que possam executar suas
tarefas eficientemente c) Substituir aqueles empregados que não tiverem condições de aproveitamento d) Corrigir imediatamente as falas apontadas, minimizando problemas futuros
PROCESSOS DE DEMISSÕES
Detectamos inúmeras falhas nos processos de demissões examinados:
a) Não atendimento e/ou observação às obrigações constantes da legislação trabalhista
b) Pagamentos de verbas rescisórias a maior, como por exemplo, no caso de empregado que fora dispensado por justa causa, quando contava com menos de um ano de trabalho na empresa
c) Falta de documentação comprobatória para caracterização de justa causa quando aplicada
d) Dispensa do trabalho no período do Aviso Prévio Trabalhado, ou seja, dando-se uma caracterização inexistente ao mesmo, pois Aviso Prévio Cumprido em casa não existe perante a legislação e passível de descaracterização e outros agravantes
e) Permanência de empregados demitidos em Folhas de Pagamentos em meses subseqüentes à demissão
f) Não execução de Exame Médico Demissional g) Não observação quanto à exigência de registro no Ministério do Trabalho para o
exercício das funções de secretária
46 Recomendação 3:
Recomendamos maior observação à legislação pertinente evitando-se Passivos Trabalhistas.
Ademais, ainda recomenda-se que sejam efetuadas as correções imediatas das irregularidades apontadas.
5. Conclusão
Com base em nossos trabalhos concluímos ser necessária a reestruturação geral da área de Administração de Pessoal em razão das situações encontradas que poderão acarretar futuros transtornos para a Cia., como nas autuações da ação fiscalizadora trabalhista e previdenciária.
Alertamos, ainda, quanto aos riscos e respectivos ônus pelos descumprimentos de normas, políticas, procedimentos de controles internos da Cia., e em especial quanto à legislação trabalhista, que não vem sendo observada com o rigor e critérios necessários.
6. Comentários da Gerência de Recursos Humanos
O responsável pela Gerência da área de Recursos Humanos, o Sr. João Cobrão, tomou ciência das irregularidades apontadas pela Auditoria efetuada, em Relatórios próprios.
Quando da oportunidade em que obteve as informações teceu seus comentários e justificativas, alegando que seu pessoal está desmotivado em razão dos baixos salários que a empresa oferece e com a falta de uma política de benefícios para os empregados.
Alegou, também, que a empresa não aprova nenhum treinamento para a reciclagem e atualização de seu pessoal.
47 Em razão dos motivos apresentados pelo Sr. João Cobrão, e ainda sob a ótica deste, o turn-over é alto, não possibilitando a formação de uma equipe eficiente, integrada e estável.
CINCERO DO NASCIMENTO
Gerente de Auditoria Interna
Grupo XPTO
SSA, 26 de Fevereiro de 2008
Prof. Ibraim Lisboa
48
ANEXO 2
ROTEIRO DE AUDITORIA TRABALHISTA 1 - DOCUMENTAÇÃO / DOSSIÊ
PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA Respostas
OBSERVAÇOES
Sim
Não
1.1 – Contrato
a) Verificar se o contrato de trabalho é celebrado por escrito;
b) Se o contrato está assinado pela empresa e pelo funcionário;
c) Verificar se está devidamente preenchido;
d) Verificar se consta cláusula de horário de trabalho;
e) Verificar se consta cláusula autorizando o desconto de vales, farmácia, seguros, associações, mercado, etc. (confrontar com os descontos em folha de pagamento);
f) Averiguar se houve alteração do horário de trabalho do funcionário, a qual deverá ser feita mediante aditivo contratual;
g) Analisar se está documentado, qualquer alteração do contrato a pedido do funcionário, mediante solicitação da alteração e respectivo termo de aditivo contratual;
h) Observar se são respeitados os prazos legais de contrato de experiência e prorrogação de trabalho;
i) Verificar se o contrato de experiência foi prorrogado apenas 02 vezes, no prazo de 90 dias;
1.2 – Acordo Compensação de Horas
a) Verificar se há o acordo de compensação de horas, ocasionado pela supressão ou diminuição relativa à jornada do sábado;
1.3- Salário Família
a) Averiguar se as Fichas de Salário-Família estão devidamente preenchidas e assinadas pelo funcionário;
b) Verificar se há Termo de Responsabilidade para fins de salário-família, assinado pelo funcionário;
49 c) Averiguar se Anualmente é apresentada a cópia do Cartão de vacinação para filhos até 06 anos de idade;
d) Verificar se é apresentado Semestralmente o comprovante de freqüência escolar para filhos a partir dos 07 anos de idade, nos meses de maio e novembro de cada ano;
e) Constatar se é efetuada a baixa dos filhos maiores de 14 anos, na Ficha de Salário-Família;
f) Confrontar as Quantidades de quotas salário família pagas em folha de pagamento com as fichas e os termos de responsabilidade;
1.4 Exames Médicos - Apresentação
a) Admissional
b) Periódicos: semestrais, anuais ou bianuais
c) Demissional
1.5 Acordo de Prorrogação de Horas
a) Verificar se há o Acordo de prorrogação de horas, no qual o funcionário concorda em prorrogar a jornada de trabalho. Deve ser solicitado para os funcionários que prorrogam a jornada de trabalho.
1.6 Comprovante de Entrega e Devolução da CTPS
a) Por ocasião da admissão do funcionário
b) Por ocasião das Férias, período aquisitivo e de saída;
c) Por ocasião de alterações salariais, promoções, contribuição sindical, etc.;
d) Verificar o prazo de retenção da C.T.P.S. pela empresa e se a mesma emite protocolo
1.7 Declaração de Dependentes – I. R.
a) Constatar da existência da declaração devidamente preenchida e assinada pelo funcionário, bem como da manutenção da documentação comprobatória;
b) Confrontar a Quantidade de dependentes na declaração, com o sistema folha de pagamento;
1.8 Declaração de Utilização do Vale-transporte
a) Verificar se todo funcionário admitido fez a opção pela Utilização ou Não
Utilização do Vale Transporte, mediante declaração;
b) Averiguar se os funcionários que optaram por receber o Vale-Transporte fazem Anualmente a declaração de trajeto, atualizando o trajeto e as linhas de ônibus utilizadas pelo funcionário,
1.9 Ficha Registro de Funcionários
50 a) Se constam os seguintes dados obrigatórios:
1) Nome;
2) Nº. da CTPS e série;
3) Nº. da RG e do CPF;
4) Nº. do PIS;
5) Data de Admissão;
6) Horário e local de trabalho;
7) Endereço do funcionário;
8) Filiação.
b) Se estão atualizadas quanto a:
1) Atualização Salarial;
2) Férias gozadas;
3) Contribuição Sindical;
4) Alteração do horário de Trabalho;
5) Anotação da Comunicação de Acidentes de Trabalho – CAT;
6) Anotação de interrupção do Contrato de Trabalho.
1.10 Outros
a) Termo de anuência para fechamento da folha de pagamento;
b) Acordo de compensação jornada 12 x 36;
c) Se houve alteração da jornada de trabalho e se consta o referido aditivo contratual;
d) Se há documento de nomeação para funcionário que recebe gratificação de função;
e) Caso não conste a jornada de trabalho no cabeçalho do cartão ponto ou a empresa não utilize o cartão ponto deverá manter quadro de horário de trabalho;
f) Caso trabalhem menores na empresa deverá constar quadro da proteção do trabalho do menor;
g) Verificar a data que consta no recibo de pagamento de salário (se o pagamento foi efetuado até o 5º útil);
h) Alertar sobre as conseqüências de salários pagos “por fora”;
i) Registro de empregado deverá ser mantido por estabelecimento não podendo ser centralizado;
j) Verificar se a empresa possui o livro de inspeção do trabalho;
51 l) Se a empresa mantém comprovante de entrega das EPI’s (Equipamento de Proteção Individual);
m) Se há o comprovante de entrega do Regulamento da empresa aos funcionários
52 2- CARTÃO DE PONTO
PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA Respostas
OBSERVAÇÕES
- Observar as seguintes circunstâncias:-
Sim
Não
2.1- Excessos de jornada de trabalho – verificar se funcionários não excedem jornada de 10 horas diárias;
2.2- Intervalo mínimo de 11 horas entre uma jornada e outra;
2.3- Trabalho nos dias destinados ao descanso semanal
2.4- Intervalo de 15 minutos em jornada de 06 horas, bem como a sua marcação;
2.5- Marcação da jornada com antecedência;
2.6- Autorização para horas extras
2.7- Compensação de início de trabalho antecipado com saída antecipada ou vice-versa
2.8- Não preenchido o cabeçalho do cartão ponto
2.9- Horas extras em atividades insalubres
2.10- Registro em papeleta de trabalho externo
2.11- Marcação do ponto para funcionários em cargos de supervisão
2.12- Horário de trabalho está de acordo com pré-assinalação no cabeçalho do cartão ponto
2.13 - Intervalo mínimo de 01 hora para alimentação e repouso
2.14- Ponto com rasuras;
2.15- Ponto não assinado;
2.16- Marcação repetitiva;
2.17- Plantões à distância
2.18- Caracterização de turno ininterrupto de revezamento – trabalho 06 horas diárias
2.19- Compensação de atrasos e faltas com horas extras
2.20- Banco de horas
2.21- Homologação do banco de horas
53 2.22- Supressão de horas extras
2.23- Telefonista - jornada de 06 horas
2.24- Troca de plantões
2.25- Serviço fora do horário
2.26- Funcionários com jornada de 180 horas e que trabalham 220 horas mensais
2.27- Horas extras do cartão para fechar com a folha de pagamento
54 3- FOLHA DE PAGAMENTO
PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA Respostas
OBSERVAÇÕES
Verifica-se:
Sim
Não
3.1- Conferência da folha de pagamento com o cartão ponto e demais relatórios para o pagamento das verbas salariais;
a) Conferir se o apontamento está de acordo com a Folha, dias, faltas, horas extras, etc.;
b) Em caso de comissões, solicitar suas origens;
3.2- Cálculos na folha de pagamento que devem ser averiguados:
a) Hora extra com adicional de 50%
b) Hora extra com adicional de 100% (domingos e feriados)
c) Hora extra insalubre
d) Hora extra periculosa
e) Hora extra noturna
f) DSR horas extras
g) DSR comissões
h) DSR adicional noturno
i) DSR cálculo global
j) DSR insalubridade
l) Insalubridade
m) Periculosidade
n) Adicional Noturno
o) Pensão Alimentícia
3.3- Desconto do Vale – Transporte:
a) a empresa está observando o limite de 6% para o desconto do vale-transporte sobre o salário-base;
b) o funcionário apresenta anualmente a Declaração de Utilização do Vale Transporte;
c) os cálculos estão sendo feitos proporcionais aos dias trabalhados no mês,
55 em função das admissões e demissões;
d) os vales não utilizados pelo funcionário estão sendo descontados na rescisão ou sua devolução;
e) o desconto de 6% não esta sendo maior do que o preço pago pela Empresa eventualmente;
3.4- Desconto do IRRF:
a) o IRRF sobre a folha tem sua incidência pelo regime de caixa;
b) não há retenção do IRRF, quando o valor do desconto for inferior a R$ 10,00, exceto em 13º Salário;
c) a retenção do IRRF sobre férias gozadas devem ser somados os itens, salário base + salário variável + 1/3 constitucional + abono pecuniário;
d) das verbas que não têm incidência do IRRF na folha de pagamento
e) as demais verbas que têm a incidência do IRRF, conforme sua tabela;
f) o cálculo do IRRF do funcionário selecionado está correto;
g) os dependentes deduzidos do IR estão declarados na Declaração de Encargos de família para fins de IR;
h) há adiantamentos, no dia que foi pago e dia que foi adiantado;
i) a retenção foi feita apenas no pagamento e não no adiantamento;
j) o total do IRRF na folha de pagamento do mês selecionado confere com os DARFs recolhidos;
l) o recolhimento vem sendo regularmente.
3.5- Desconto do INSS:
a) está sendo feito de acordo com a tabela atualizada de recolhimento;
b) está sendo descontado o INSS sobre todas as verbas de natureza salarial;
c) a empresa vem recolhendo o INSS descontado dos funcionários;
d) há casos de empregos simultâneos;
3.6- Salário-Família:
a) a faixa salarial do funcionário, se ele tem direito e se está recebendo o Salário-Família;
b) o funcionário apresentou o termo de responsabilidade, com o nome dos filhos que tem direito ao Salário-Família;
c) atestado anual de vacinação de filhos menores de 06 anos;
d) comprovante semestralmente de freqüência escolar dos maiores de 07 anos;
56 e) cálculo da cota do Salário-Família de acordo com os dias trabalhados nos meses de admissão e demissão;
f) o não pagamento do Salário-Família nos meses em que falta os comprovantes necessários para o recebimento do beneficio;
4.7- Descontos de farmácia, mercado, associação, verifica-se:
a) no contrato de trabalho do funcionário consta cláusula que permite tais descontos
b) no arquivo do funcionário se há o comprovante autorizando desconto específico;
4.8- Desconto da Contribuição Sindical dos empregados, verifica-se:
a) a contribuição recolhida uma vez só, equivale-se a um dia de trabalho do funcionário;
b) a não colocação à base de cálculo do salário as horas extras;
c) em salário pago em utilidades, a C.S. será pago de acordo com o salário base;
d) as admissões antes do mês de março, Cap. 3, item i6;
e) as admissões no mês de março, Cap. 3, item i7;
e) as admissões após o mês de março, Cap. 3, item i8;
f) há empregado afastado no mês de contribuição;
g) o aposentado está sendo descontado a C.S.;
h) o profissional liberal com vinculo empregatício está contribuindo;
4.9- Verificar as Equiparações Salariais.
4.10- Verificar Reajustes Salariais: estipulados por convenções; cálculo dos reajustes.
4.11- Verificar salário abaixo do estipulado em convenção coletiva.
4.15- Verificar se há redução da jornada noturna.
57 4- INSS
PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA Respostas
OBSERVAÇÕES
Verifica-se:
Sim
Não
4.1) Conferência das Guias de Recolhimento, verifica-se:
a) o resumo total da folha de pagamento, todas as verbas trabalhistas que tem incidência de INSS;
b) confrontando o somatório das verbas, com o total da remuneração + 13º salário constante na página inicial da GFIP;
c) o cálculo e o preenchimento corretamente da GPS, em INSS Patronal e SAT;
d) as contribuições a título de terceiros na GPS;
e) se a empresa está recolhendo corretamente o percentual e seu enquadramento no SAT;
f) se está recolhendo corretamente o percentual da Contribuição para Terceiros;
h) um período de 04 a 05 meses no recolhimento de INSS e FGTS;
i) as verbas que NÃO tem incidência de INSS, cfe tabela atualizada.
4.2- Outros Procedimentos, verifica-se:
a) no sistema gerador da folha a tabela de incidências das verbas está corretamente cadastrada;
b) a GPIP e GRFP estão preenchidas corretamente;
c) a GPS está exposta no quadro de avisos da empresa;
d) a empresa está em ordem com os arquivos digitais do INSS;
e) a Contabilidade da empresa está observando o registro contábil do INSS;
f) não há casos de aposentadoria especial na empresa, através de laudos do PPRA, PPP;
g) o pagamento do salário-maternidade, verificando a documentação exigida pelo INSS;
4.3- FGTS, verifica-se:
a) o resumo total da folha de pagamento, somando todas as verbas trabalhistas que têm incidência de FGTS, cfe quadro de incidências;
58 b) confrontando o somatório das verbas que têm incidência de FGTS com o total da remuneração + 13º salário constante na página inicial da GFIP;
c) um período de 04 a 05 meses no recolhimento de FGTS;
59 5 - SEGURANÇA E MEDICINA DO TRABALHO
PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA Respostas OBSERVAÇÕES
Sim
Não
5.1- CIPA, verificar-se:
a) estabelecimentos desobrigados a manter a CIPA, em função do número de funcionários, deverá indicar um funcionário que ficara responsável pela CIPA.
b) pelo número de funcionários se a empresa está obrigada ou não a constituir CIPA.
c) no livro de atas, se estão sendo realizadas as reuniões de rotina;
d) foi realizada a SIPAT, se há documentos que a comprove;
e) a empresa promoveu treinamento para os membros da CIPA;
f) é convocada eleições para escolha dos representantes dos empregados na CIPA, compete ao empregador;
g) se para cada CAT, foi feito o anexo II;
h) quantidade de técnicos de segurança de trabalho em relação ao número de funcionário na empresa;
i) a quantidade de profissionais em engenharia e em medicina de trabalho;
5.2- Outros Assuntos, verifica-se:
a) a empresa possui o PPRA, PCMSO, e entrega de seus relatórios anuais;
b) faz-se uma breve inspeção física no ambiente de trabalho;
c) a inspeção técnica regularmente em compressores, vasos de pressão, caldeira, etc.;
5.3- Exames Médicos verifica-se: os prazos de realização dos exames, admissionais, periódicos e demissionais;
5.4- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário, verifica-se:
a) a empresa está obrigada a emitir o PPP, a partir do prazo vigente e se a documentação está completa;
b) está sendo preenchido o PPP, apenas aos funcionários expostos a riscos nocivos;
5.5- Documentação à disposição da Fiscalização
a) PPRA, PCMSO, PPP, GFIP, GRFP e LTCAT.
5.6- Penalidades pelo descumprimento das Normas Regulamentadoras: consultar relações de normas.
60 6 - AUTÔNOMOS
PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA Respostas OBSERVAÇÕES
Verifica-se:
Sim
Não
a) a empresa está acumulando as bases para fins de recolhimento do IRRF
b) está correto o recolhimento do IRRF e INSS dos autônomos que transportam cargas
c) está sendo recolhido em GPS, juntamente com o recolhimento do INSS, o SEST e o SENAT dos freteiros autônomos;
d) não há relação de emprego dos autônomos, devido ao fato de estarem subordinados às ordens da empresa;
e) está ocorrendo retenção do INSS devido por contribuintes autônomos;
f) a empresa mantém folha de pagamento dos autônomos de acordo com a legislação vigente;
g) a empresa relaciona os autônomos na GFIP
h) consta nos recibos de pagamento de autônomo o número da inscrição no INSS ou PIS;
i) os cálculos e recolhimentos do INSS sobre serviços prestados por cooperativas de trabalho.
61 7- RESCISÃO DE CONTRATO DE TRABALHO
PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA Respostas OBSERVAÇÕES
Verifica-se:
Sim
Não
a) os cálculos de férias indenizadas e proporcionais, de acordo com seu período aquisitivo;
b) o aviso prévio indenizado aumentou as férias proporcionais e o 13º salário no mínimo em 01/12 avos;
c) o cálculo do 13º Salário e se as médias das variáveis foram calculadas com base no período que é devido;
d) média das variáveis do aviso prévio indenizado deve ser a dos últimos doze meses;
e) o cálculo dos funcionários que percebem horas extras e outros adicionais, e têm mais de um ano de admissão, item a6, Cap. 7;
f) as datas do aviso foram cumpridas, evitando pagá-lo novamente;
g) a empresa observou o prazo para o pagamento da rescisão de contrato de trabalho; se o aviso foi indenizado ou não;
h) o cálculo do Desconto do IRRF;
i) o cálculo do desconto do INSS, sendo que o desconto do INSS sobre o 13º Salário é em separado das demais verbas;
j) o salário-família deverá ser pago proporcional aos dias trabalhados;
l) foram efetuados os descontos do vale-transporte e vale-refeição referentes aos dias que faltam para concluir o mês;
m) há relação com a memória de cálculo da média das variáveis (horas extras e outros adicionais), as quais devem constar por exigência legal;
n) empresa está entregando o Comprovante de Rendimentos Pagos ou Creditados para fins de I.R., juntamente com a Rescisão;
o) há extrato com os saldos do FGTS depósito, o qual foi utilizado para efetuar o cálculo da multa rescisória de 50%;
p) teve funcionários que foram demitidos e recontratados – acerto para o funcionário receber o FGTS, ou readmitidos com salário menor;
q) a empresa não está demitindo funcionários com direito à estabilidade: sindicalistas, cipeiros, funcionários que se acidentaram no trabalho, gestantes.
62 8- RECLAMATÓRIAS
PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA Respostas OBSERVAÇÕES
Sim
Não
8.1- Contribuição previdenciária s/ parcelas pagas ao reclamante, verifica-se:
a) os valores recolhidos na GPS com reclamatória trabalhista;
b) que sobre as verbas indenizatórias (aviso prévio, férias indenizadas, FGTS) não tem incidência de INSS;
c) a incidência de INSS ocorre sobre as verbas de natureza salarial (salários, horas extras, DSR, adicionais, 13º salário);
d) em reclamatórias trabalhista, as verbas devidas ao INSS devem ser pagas no dia 02 dos mês seguinte;
e) em reclamatória trabalhista, deverão constar discriminadamente, todas as verbas pagas, as quais deverão manter relação com o processo;
8.2- Reclamatórias Trabalhistas – Contribuição do Segurado, verifica-se:
a) a empresa vem calculando as contribuições previdenciárias, parcela do empregado;
8.3- Recolhimento do Imposto na Fonte, verifica-se:
a) foi retido e nem recolhido o imposto de renda sobre as parcelas pagas provenientes da reclamação trabalhista, pois a fonte pagadora fica obrigado ao recolhimento, ainda que não tenha retido;
8.4- Diferenças salariais recebidas acumuladamente na Reclamatória Trabalhista, as diferenças salariais são tributadas de acordo com a natureza do rendimento, a seguir:
a) os rendimentos tributáveis, inclusive juros e correção monetária, sujeitam-se à incidência do imposto de renda na fonte no mês do efetivo recebimento e na Declaração de Ajuste Anual;
b) as férias são tributadas em separado quando do seu recebimento e somadas aos demais rendimentos na declaração;
c) o 13º salário é tributado em separado, exclusivamente na fonte;
d) os rendimentos isentos ou não-tributáveis não integram a base de cálculo para efeito de incidência do imposto de renda na fonte e na declaração de rendimentos.
8.5- Auditoria em verbas pagas nas Reclamatórias Trabalhistas, verifica-se:
63
a) Nas Rescisões: os tickets refeição e alimentação, o vale transporte, se foram descontados integralmente ou devolvidos;
a1) há demissões seguidas de admissões, lesando os direitos do funcionário;
a2) há atraso no acerto das rescisões;
b) Nas Reclamatórias: se há atrasos no pagamento de acordos trabalhistas normais ou parcelados;
b1) a empresa perde algumas ações por revelia;
b2) os cheques emitidos para o pagamento de despesas processuais da Reclamação trabalhista estão de acordo com os documentos;
b3) são solicitados cheques para o pagamento de custas judiciais, sem a prévia conferência da respectiva tabela de valores;
B4) a empresa efetuou algum depósito judicial no inicio do processo, após fez acordo com o funcionário, então esqueceu de resgatar o depósito;
B5) a atuação do Preposto e das testemunhas nos processos, no sentido de observar se os mesmo têm conhecimentos necessários sobre à matéria em discussão. Evitando prejuízos futuros;
B6) os documentos dos ex-empregados são guardados com o devido zelo e ordem;
B7) ocorre um acompanhamento ou uma pessoa que auxilia o Perito em eventual cálculo na empresa. Vide item 8 do e2 Cap. 8;
B8) as irregularidades ou fraudes encontradas na liquidação das reclamatórias;
B9) acordos fora do habitual, como sem homologação judicial.
64 9- FÉRIAS
PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA Respostas OBSERVAÇÕES
Verifica-se:
Sim
Não
9.1- Férias indenizadas e não gozadas;
9.2- Férias - média de variáveis:
a) o cálculo das verbas cfe período aquisitivo, (horas extras, adicionais);
b) gratificações, prêmios e comissões.
9.3- Férias na Rescisão: a) as férias vencidas e indenizadas na rescisão;
b) as férias proporcionais - médias variáveis;
c) os períodos de abrangência que deve ser calculado de cada verba;
d) o cálculo dos avos das férias, considerando o período aquisitivo e não o mês de admissão.
9.4- Integração das Férias na Folha de Pagamento, está sendo de acordo com seu período de competência.
9.5- Há antecipação de férias.
9.6- Outros procedimentos: cálculo, prazo de comunicação, prazo de pagamento, período de gozo, férias coletivas, férias em dobro.
65 10- DÉCIMO TERCEIRO SALÁRIO
PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA Respostas OBSERVAÇÕES
Verifica-se:
Sim
Não
a) Cálculos, cfe os casos proporcionalmente;
b) Verbas variáveis período integral (12 meses), para facilitar o cálculo devem ser feitas médias variáveis por hora trabalhadas;
b1) gratificações e comissões;
c) conferência do cálculo das variáveis – período proporcional.
d) tem funcionário que trabalha em um mês fração igual ou superior a 15 dias tem direito ao 13º Salário.
e) Reembolso do INSS referente 13º Salário do período em que a funcionária esteve em licença Maternidade.
66 11- OUTROS
PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA Respostas OBSERVAÇÕES
Sim
Não
a) Programa de Alimentação do Trabalhador – PAT, verifica-se:
a1) a empresa vem concedendo o benefício da cesta básica para todos os seus funcionários, não podendo ser pago em dinheiro ou como prêmio;
a2) a empresa que vem concedendo o benefício do vale alimentação/refeição para seus funcionários está inscrita no PAT, mediante protocolo.
b) Provisão de férias e 13º salário, conferir cálculos dos relatórios de provisão de férias e 13º salários;
c) Contribuição Sindical – Categorias Diferenciadas, verifica-se:
c1) está sendo recolhida; se há recolhimento separado por função;
c2) estão relacionadas;
c3) Profissional Liberal com vínculo empregatício está exercendo a atividade de acordo com seu titulo de formação;
c4) Advogados empregados, contribuem para a OAB, isentos de CS.
c5) Técnicos em Contabilidade, contribuem exclusivamente ao Sindicato dos Contabilistas;
c6) há anotações no livro de registro, sobre as CS.;
c7) o local de recolhimento e se está dentro do prazo;
d) se há empréstimos a funcionários;
e) CAGED e RAIS, verifica-se:
e1) o número de funcionários batem com o total constante na folha de pagamento, e se vem sendo entregues nos prazos estipulados;
f) Outros, verifica-se: f1) há controle nos vales alimentação e refeição;
f2) há no contrato cláusulas que autorizem descontos seguro de vida, plano de saúde e outros que a empresa vier praticar;
f3) a empresa recolhe assinatura do funcionário nas vias destinadas ao Seguro desemprego;
f4) há o arredondamento por folha negativa, em algumas ocasiões, como de férias ocorrem saldo negativo, então para efetuar o desconto no mês seguinte;
67 12- PROCEDIMENDOS PRÉVIOS DE AUDITORIA – TERCEIRIZAÇÃO
PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA Respostas OBSERVAÇÕES
Verifica-se:
Sim
Não
a) há projeto de terceirização na empresa, pois a mesma deve ser bem estudada;
b) as metas a serem atingidas com o projeto de terceirização, de uma forma global na empresa;
c) os riscos envolvidos e as conseqüências, nas esferas legal, trabalhista e previdenciária, com a terceirização;
d) qual deverá ser o perfil do prestador de serviços, sendo uma empresa ou um autônomo;
e) como manter os setores em funcionamento, utilizando-se de prestadores de serviços;
f) foram desenvolvidos programas de treinamento interno, a fim de evitar qualquer postura de direção, fiscalização ou controle, sobre os terceirizados, evitando ordens e relações diretas com os terceiros, prevenindo eventuais riscos de reclamatórias;
g) a possibilidade de transformar alguns empregados com características de empreendedores em parceiros;
h) os critérios que foram adotados para a decisão de terceirizar;
i) foram observados os aspectos legais, econômicos, financeiros, técnicos e a questão da oportunidade;
j) quem dentro da empresa aprova os processos de terceirização e desterceirização;
FATORES COMPROMETEDORES DA TERCEIRIZAÇÃO
Contratual, falta de cuidado na elaboração do contrato;
Má administração, quando mal administrado poderá geral sérias conseqüências;
O QUE AUDITAR NOS CONTRATOS DE TERCEIRIZAÇÃO:
Fazer com que a relação seja impessoal, por meio de um responsável da contratante, eleito em clausula contratual;
Verificar pelo contrato social se a atividade-fim da prestadora é compatível com a atividade-meio do tomador;
68 Constar no contrato de prestação de serviços o nome da pessoa que responde pelos funcionários da contratada, bem como clara descrição dos trabalhos a serem efetuados pelos funcionários da contratada;
Deve haver no contrato, previsão da prova de avaliação dos serviços, em forma de relatórios escritos;
Verificar a existência de cláusula constando os materiais, equipamentos e instrumentos que a contratada vai utilizar nos serviços;
Cláusulas onde a contratada informa como administrará os comportamentos de seus funcionários, constando advertência, suspensão e demissão para funcionários que não exercerem corretamente suas funções;
Verificar cláusulas onde contratada de responsabiliza por acidentes de seus funcionários.
Fornecimento de EPI e EPC, pela contratada;
Citação de não haver qualquer vínculo empregatício entre o tomador e os empregados da prestadora;
Previsão em que o Tomador venha a ser interpelado judicialmente pelo fato da prestadora não ter cumprido suas responsabilidades trabalhistas ou previdenciárias;
Previsão onde o Tomador possa interpor ação civil, para retroceder o seu contrato, para que haja ressarcimento das perdas;
Definição de preço do contrato, data do pagamento e sua composição para os efeitos dos reajustes;
Verificar se consta do contrato prazo de vigência;
Proibição da utilização dos empregados da contratada em outras funções da contratante;
Forma de rescisão do contrato;
Cláusula eximindo a contratante da responsabilidade solidária trabalhista;
Forma de alteração do contrato;
Definição do Foro;
Encerramento, data, assinatura e testemunhas (2 no mínimo).
69
ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO 2 AGRADECIMENTO 3 DEDICATÓRIA 4
RESUMO 5
METODOLOGIA 6
SUMÁRIO 7
INTRODUÇÃO 8
CAPÍTULO I
AUDITORIA 10
1.1 Conceito e Características 10 1.2 Testes e Técnicas De Auditoria Interna 11
1.2.1 Procedimentos Analíticos De Auditoria 14 1.3 Auditoria Moderna 16
1.3.1 Fatores Externos 17 1.3.2 Comparação Entre o Velho e o Novo Paradigma 18 1.3.3 Matriz de Riscos do Negócio 19
CAPÍTULO II
AUDITORIA EM RECURSOS HUMANOS 20
2.1 Conceitos e Definições 20 2.2 Padrões de Avaliação e Controle em RH 21 2.3 Principais Itens da Auditoria de Recursos Humanos 22
2.3.1 Funções Básicas – Registros e Estatísticas 22 2.4 Amplitude e Profundidade de Ações da Auditoria 25
70 CAPÍTULO III
AUDITORIA TRABALHISTA 28
3.1 Conceito e Características 28 3.2 Fraudes na Área Trabalhista 28 3.3 Importância da Auditoria Trabalhista 29
3.3.1 Passivo Oculto 29 3.3.2 Órgão Fiscalizador 29
3.4 Principais Áreas Que Criam e/ou Aumentam o Passivo Trabalhista e As Principais Reclamações 30
3.4.1 Principais Áreas 30 3.4.2 Principais Reclamações 30
3.5 Objetivos da Auditoria Trabalhista 30 3.6 Procedimentos de Auditoria 31 3.7 Pontos de Relatório de Auditoria 31
CONCLUSÃO 40
BIBLIOGRAFIA 41
ANEXOS 42
ÍNDICE 69