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Processos de Início do Projeto

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Os Projetos nas Organizações

o Ciclo de Vida Projetoo Iniciar o Projetoo Charter do Projetoo Identif. Stakeholders

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Sumário

Plano negócios

Ideia

Iniciais Intermédias Final

Produto Operação Ven-da

A vi

da d

o Pr

ojec

toA

vida

da

Org

aniza

ção

Adaptado de PMBOK©

o Os projetos permitem concretizar as ideias geradas na organização;

o Oriundas do plano de negócios ou do processo operativo.

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Motivações para Iniciar um Projeto


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Sumárioo Iniciar o projeto pode obedecer a 3 tipos de motivações;o O cliente influência o tipo e o grau de risco de projeto.

Motivações.

Ganhar Dinheiro

Poupar DinheiroMotivações Externas

Clientes Externos

Clientes Internos

• Vantagem competitiva directa;

• Aumentar resultados das vendas e os lucros.

• Reduzir custos;• Aumentar produtividade• Melhorar a eficácia da cadeia

de valor;• Podem conduzir á perda de

competências criticas;• Por em causa futuros

projectos externos.

> Risco

< Risco

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O Ciclo de Vida do Projeto


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Sumário o Os projetos têm um ciclo de vida;o Consoante a industria em que se inserem o ciclo de vida pode diferir;o A estrutura do ciclo de vida é idêntica em todos os projetos:

Esse ciclo de vida genérico apresenta um conjunto de características comuns:

A utilização de recursos e o custo é menor no início e no fim;O nível de incerteza e o risco é maior no início do projeto, reduzindo-se progressivamente com o seu desenrolar;A capacidade para influenciar o produto final, sem impacto significativo nos custos do projeto, é maior no início e reduz-se à medida que o projeto se vai concretizando.

Iniciar o Projeto

Organizar e Preparar o

Projeto

Trabalhar no Projeto

Finali-zar

Projeto

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O Início do Projeto no PMBOK©


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Sumárioo O PMBOK © integra 42 processos, divididos pelas:

o 5 Fases do ciclo de vida do projeto;o 9 Áreas de conhecimento, usadas pelo PM em cada uma das 5 fases do projeto.

o A fase de início do projeto inclui 2 processos.

4. Gestão da Integração

5. Gestão do Âmbito

6. Gestão do Tempo

7.Gestão do Custo

8. Gestão da Qualidade

9. Gestão dos Recursos Humanos

10. Gestão da Comunicação

11. Gestão do Risco

12. Gestão das Aquisições

Iniciação Planeamento Execução Fecho

Monitorização e Controlo

4.1 Desenvolver o Charter do Projeto

10.1 identificar Stakeholders

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Documento de Abertura (Charter) do Projeto


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Sumário o O primeiro documento formal do projeto; o Deve ser desenvolvido pelo PM e aprovado pelo Promotor.

Promotor Iniciação do Projecto

• Descrição do Trabalho (SOW)• Caso Negócio;• Contrato.

Planeamento do Projecto

Documento de Abertura do Projecto (Charter)

Organi-zação

Activos Organizacionais;• Processos e Procedimentos• Base dados conhecimentoFactores Ambientais.

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Sumário o Formaliza o pedido do promotor para que se responda a um determinado problema / oportunidade de negócio.

Tem como propósito enunciar: A razão para iniciar o projecto; Os objectivos e limitações do projecto; A solução a implementar Quem são os principais interessados.

A sua inexistência conduz a: Dúvidas sobre a necessidade do projecto; Ambiguidade de objectivos; Ambiguidade da solução; Défice de autoridade.

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Sumário o Deve ser organizado de acordo com a seguinte estrutura.

Introdução; Necessidade de Negócio e Ambiente; Objectivos, Pressupostos, Limitações e

Riscos; Enquadramento da Solução Proposta; Estimativa de custo e Orçamento; Equipa do Projecto; As Partes Interessadas (Stakeholders) do

Projecto.

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Sumário o Introdução

Enquadrar o documento para a generalidade dos stakeholders, que não têm que conhecer as metodologias de gestão de projectos.

o Necessidades de Negócio e Ambiente

Descrever o problema de negócio que se pretende resolver e todos os factores relevantes, tais como tendências de mercado ou estratégia da organização.

o Objectivos

Descrever o que se pretende atingir com o projecto e de que forma isso contribui para resolver o problema de negócio.

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Sumário o Pressupostos / Limitações / Constrangimentos

Lista das maiores limitações e constrangimentos. P.Ex. Duração, recursos e custos, a que o projecto deve obedecer.

o Riscos

Os principais riscos do projecto, numa análise de alto nível a detalhar posteriormente.

o Enquadramento da Solução Proposta

Descrever em termos gerais a solução que se propõem implementar. Como os objectivos serão atingidos, incluindo os aspectos mais importantes do âmbito do projecto.

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Sumário o Estimativa de custo e Orçamento

Apresentação de uma primeira estimativa de custos ou pelo menos dos níveis de recursos a utilizar no projecto.

o Equipa de projecto

Tabela com:

Nome; Organização; Função e Responsabilidades

o Principais Partes Interessadas

Tabela com:

Nome; Organização; Função e Responsabilidade / Autoridade

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Identificação das Partes Interessadas (Stakeholder)


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Sumário o As partes Interessadas são:Pessoas, grupos de pessoas, organizações ou instituições com algum tipo de interesse / ou que poderão ser afectados pelo projecto.

o Os interessados podem ser de diversos tipos:

Críticos – Têm uma influência significativa no sucesso do projecto;

Primários – Os que beneficiam com o projecto;

Secundários - Funcionam como intermediários;

Activos – Determinam uma acção ou decisão no projecto;

Passivos – Os que são afectados pelas decisões do projecto.

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Processo de Identificação das Partes Interessadas (Stakeholders)


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Sumário

o A identificação / avaliação dos stakeholders passa pelo prévio desenvolvimento do conjunto de critérios:

o Tipo e grau de esforço e de interesse no projecto;o Impacto do projecto nas suas actividades correntes;o Histórico de relacionamento e tipo de cultura;o Tipo de conhecimento e competências importantes para o

projecto.

1. Criar lista inicial de

Stakeholders2. Identificar os

seus interesses no projecto

3. Avaliar a sua importância e

influência. 4. Avaliar as implicações da

cooperação entre

stakeholders.

5. Avaliar os riscos que o

projecto representa para

os seus interesses.

6. Determinar quem, quando e

como participa no projecto.

o É um processo interactivo;o Analisando cada stakeholder identificam-se

novos stakeholders;o Evitar esquecer stakeholders importantes,

revendo os resultados frequentemente;o Alguns são importantes no início mas não no

no fim do projecto. Outros é o inverso.

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Matriz de Identificação das Partes Interessadas


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SumárioCod. Ref.

Interessados / Grupos de

Interessados.

Descrição do Interesse no

projecto

Efeito do Projecto

no Interesse

- Negativo 0 Neutro + Positivo

Categoria

(C)- Critico(P)- Primário(S)- Secundário(A)- Ativos(Pa)- Passivos

Ações / Responsável

oNão faça a gestão dos interessados com base no seu estatuto hierárquico.

o Cuidado com os interessados:o Para os quais o projecto é uma ameaça;o Em relação aos quais desconhece a importância e/ou influência.

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Matriz de Influência e Importância


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Sumário

Influênciado

Interessado

Importância do Interessado para o Sucesso do Projecto

Desconhe-cida

Pequena / Nenhuma

Alguma Moderada Alta Critica

Desconhecida

Pequena / Nenhuma

Alguma

Moderada

Significativa

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