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Plano de Gerenciamento do Projeto

ÍNDICE

1 SUMÁRIO EXECUTIVO

1.1 Introdução

1.2Objetivo do Projeto 1.3 Justificativa do Projeto

2 ESCOPO

2.1 Plano de Gerenciamento do Escopo

2.2 Escopo do Produto.

2.3 Restrições 2.4 Premissas

2.5 Estrutura Analítica do Projeto – EAP

2.6 Dicionário da EAP

3.Plano de Gerenciamento do Tempo

3.1.Estimativas 3.2.Cronograma

3.2.1.Marcos

3.2.2.Método de Gerenciamento do

Cronograma (Documentos

Padronizados, Ferramentas,

Papéis e Responsabilidades) 3.3.Mudanças ( - o que é atraso e como

tratar)

3.3.1.Priorização

3.3.2.Sistemas de Controle de

Mudanças 3.3.3.Mecanismo Adotado para

Conciliamento de Recursos

(recuperação de atraso)

3.3.4.Recursos Financeiros 3.4.Controle do Cronograma

3.4.1.Frequência

3.4.2.Relatório

Projeto - Feedback

• 3

Plano de Gerenciamento de Custos 1. Introdução

• Esse documento tem como objetivo definir como será realizado o gerenciamento de custos do projeto XPTO. Aqui serão definidos os métodos e critérios de planejamento, estruturação e controle dos custos do projeto. Além disso, também será apresentado, no final desse documento, orçamento, memória de cálculo e planejamento de execução – curva S.

• A principal ferramenta para gerenciamento de custos será o microsoft excel, onde será atualizado o orçamento do projeto. A planilha de acompanhamento financeiro será a base de dados para os relatórios de acompanhamento orçamentário do projeto.

2. Estimativas (memória de calculo)

3. Orçamento (Curva S, Cronograma Físico Financeiro)

4. Reservas do Projeto (frequência, valores, conceitos)

5. Autonomia (alocação de reservas), Alocação de Mudanças

6. Controle de Mudanças

7. Controle do Plano de Gerenciamento de Custos (Relatórios, Regras de Crédito, Responsabilidades

8. Anexos

Projeto - Feedback

4

Projeto - Feedback

5

Projeto - Feedback

6

Projeto - Feedback

7

Projeto - Feedback

Monitoramento e Controle

Planejamento

7.2 –Estimar custos.

7.3 Determinar orçamento.

7.4 – Controlar custos.

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7.1– Planejar o gerenciamento de custos

Estrutura Analítica de Projeto

Linha de base de escopo

Linha Base de Tempo

Gestão de Custos

Análise da Variação

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Variação Qualquer desvio do cronograma ou custos de um plano específico.

Objetivo da Análise Realizar ações CORRETIVAS para reconduzir o projeto ao orçamento. Justificar uma nova estimativa.

Análise das variações - aplicável a todos o níveis de gestão.

Gestão de Custos


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As variações podem depender de:

a) Fase do ciclo de vida

b) Duração do projeto

c) Tipo de estimativa

d) Exatidão da estimativa.

Os critérios de avaliação de variações

podem variar ao longo da vida do projeto.

Gestão de Custos

Renegociação de objetivos do projeto

Identificação e análise de distorções

Alternativas de contingenciamento

Solicitações de alterações de projeto


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• Impactos da quebra do orçamento em outras áreas do projeto.

• Possíveis alterações no escopo e prazo.

Avaliar

Gestão de Custos

Autorização de Despesas – Exemplo de Controle

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Notificação de Alteração de Conta de Custo (NACC) Número da NACC Revisão do CC nº Data Descrição da AlteraçãoMotivo da Alteração

Orçamento SolicitadoOrçamento Autorizado

Período de Desempenho

Homem-Hora De R$ Até R$ Solicitante Aprovações

Gestão de Custos

Valor Agregado

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CENÁRIO • Orçamento total: US$

1,2 milhões • Esforço : 12 meses • Produção : 10 entregas

ANDAMENTO RELATADO • Tempo decorrido: 6

meses • G a s t o s : U S $

700.000,00 • Entregas produzidas:

4 completas, 2 parciais

1. Qual é o andamento real do projeto?

2. Como o projeto está progredindo?

3. O s c u s t o s e s t ã o compatíveis com o desempenho?

4. Qual a relação entre o percentual gasto do o r ç a m e n t o e o percentual concluído?

Gestão de Custos

Valor Agregado

14

Método para medir o desempenho do projeto em relação

às linhas de base do projeto.

Compara o valor do trabalho realizado e planejado

integrando escopo, custo e prazo.

Gestão de Custos

Gestão de Custos

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Valor Agregado

Atividade: construção de um muro de 90m2

Orçado - R$ 4500,00

Duração: 3 semanas

Linha de Base- 30m2/ semana.

Qual a avaliação deste cenário?

Gasto apenas R$ 1000,00 no fim da primeira semana.

Visita à obra: construídos 15 m2

Considerado somente MO (não inclui custo material).

Gestão de Custos

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Valor Agregado

Situação R$ Tempo m2

Orçamento do ProjetoPlanejado fim 1ª sem.

Custo Real 1ª sem.

Quanto deveria estar agregado na 1ª semana?

Muro de 90m2

Orçado - R$ 4500,00

Duração: 3 semanas

Linha Base-30m2/semana.

Semana 1 - Gasto R$

1000,00.

Realizado: 15 m2

Gestão de Custos

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Valor Agregado– Análise de CenárioD

esem

bols

o

0

1250

2500

3750

5000

Semanas0 1 2 3

Planejado

Real

Agregado

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Custo Real

Total dos custos incorridos para

executar as atividades do projeto

durante um dado período.

Resumindo...

Valor Planejado

Parte do custo estimado e

planejado no orçamento

(para ser despendida nas

atividades do projeto

d u r a n t e u m d a d o

período).

Curva S

Valor agregado

É o valor previsto no orçamento e

correspondente ao trabalho

realmente executado.

Gestão de Custos

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Valor Agregado– Análise de Cenário

VC - Variação de Custos VPR - Variação de Prazo ONT - Orçamento no TérminoD

esem

bols

o

0

1000

2000

3000

4000

Semanas0 1 2 3

Planejado

Real

Agregado

} }VCVPR

ONT

Gestão de Custos

Gestão de Custos

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Valor Agregado- Terminologia

Sigla Termo Definição Como Usar Interpretação do Resultado

VP Valor Planejado

Orçamento autorizado alocado para o trabalho planejado.

Valor do trabalho planejado para estar realizado em um determinado período de tempo(dados atualizados ou projeto finalizado).

VA Valor Agregado

Medida do trabalho realizado expresso em termos do orçamento autorizado para aquele trabalho.

Valor planejado de todo o trabalho concluído (agregado) em determinado período de tempo, sem referência aos custos reais, ou seja, trabalho planejado que foi realmente executado.

VA= soma dos valores planejados do trabalho realizado.

CR Custo Real (CR)

Custo real incorrido para o trabalho realizado em uma atividade em determinado período de tempo.

Custo real de todo o trabalho finalizado em um período de tempo,ou seja, foi o valor desembolsado.

ONT Orçamento no Término

Soma de todos os orçamentos estabelecidos para o trabalho a ser realizado.

Valor total planejado do trabalho, a linha base de custo do projeto (linha base do projeto).

Gestão de Custos

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Valor Agregado- Terminologia

Sigla Termo Definição Como Usar Equação Interpretação do Resultado

VC Variação de Custo

Valor do deficit ou superavit de orçamento em um dado período de tempo, expresso domo a diferença entre o valor agregado e o custo real.

Diferença entre o valor do trabalho realizado em um período de tempo, geralmente dado atualizado e o custo real no mesmo período e tempo.

VC= VA-VR

Positivo - abaixo do custo planejadoZero - conforme planejadoNegativo - acima do custo planejado.

VPRVariação de Prazo

Valor que o projeto está adiantado ou atrasado em relação à data de entrega, em determinado período de tempo, expressa como a diferença entre o valor agregado e o valor planejado.

Diferença entre o valor do trabalho realizado em um período de tempo, geralmente dado atualizado e trabalho a ser completado no mesmo período de tempo.

VPR= VA-VP

Positivo - adiantado.Zero - conforme cronogramaNegativo - atrasado.

VNTVariação no Término

Projeção de deficit ou superavit do montante do orçamento, expresso como a diferença do orçamento no término..

Diferença estimada de custo na conclusão do projeto.

VANT=ONT-ENT

Positivo - abaixo do custo planejadoZero - conforme planejadoNegativo - acima do custo planejado.

Valor Agregado- Terminologia Gestão de Custos

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Sigla Termo Fórmula Interpretação

IDCÍndice de

Desempenho de Custos

VA/CRObtendo o equivalente a R$——— DO VALOR EM TRABALHO DE CADA R$1,00 gasto.Os fundos estão ou não estão sendo usados com eficiência.

IDPÍndice de

Desempenho de Prazo

VA/VPSe IDP<1, o progresso físico ocorreu em ritmo mais lento que o planejado (x% da taxa planejada originalmente; IDP>1, a um ritmo mais rápido.

ENTEstimativa no

Término

ONT/IDCNão ocorrem variações em relação ao ONT ou será mantida a taxa de gastos.

CR+EPTEstimativa original contém errosCálculo contempla custo até a data mais estimativa para trabalho restante.

CR+(ONT-VA)Variações atuais são atípicas e não ocorrerão no futuroCusto real até a data mais orçamento restante modificado.

CR+(ONT-VA)/IDCVariações atuais serão típicas no futuroCusto real até a data mais orçamento modificado com base no desempenho.

Valor Agregado– Interpretação Gráfica

Gestão de Custos

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Hoje

Plano Original VP

CR

ONT

ENTEPT

Valor Agregado – Análise de Desempenho - Exercício - Construção da Cerca

Gestão de Custos

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Você tem um projeto de construir uma cerca nova. A cerca tem quatro lados. A construção de cada lado deve levar um dia e o orçamento é de R$1000,00 por lado. O planejamento determina que os lados sejam construídos um depois do outro. Hoje é o fim do dia 3.

Usando o gráfico de situação do projeto, faça a análise de Valor Agregado. Faça os cálculos com 3 casas decimais

I= início real T = término real IP – Início planejado TP – Término planejado Calcular VP, VA, CR, ONT, VC, VPR, IDC, IDP, ENT, EPT, VNT.

Atividade Dia 1 Dia 2 Dia 3 Dia 4 Situação no fim do dia 3

Lado 1 I---------T Concluído com gasto de R$1000,00

Lado 2 I-------TP ---T Concluído com gasto de R$1200,00

Lado 3 IP---I---TP 50% concluído com gasto de R$600,00

Lado 4 IP-----TP Ainda não iniciado.

Gestão de Custos

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Registro dos gastos do projeto

Sistema de codificação

Valor Agregado– Considerações Gerais

Boa aferição do Valor Agregado

Análise da EAP e da estrutura

organizacional do projeto.

Decidir a melhor forma de

apurar os custos

Rastrear os gastos apurados.

Gestão de Custos

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Valor Agregado– Apuração do Custo Real

Como apurar o VALOR AGREGADO?Há tarefas que iniciaram, mas não foram concluídas.

Há tarefa atrasadas, mas que já foram planejadas e serão concluídas no prazo.

Há tarefas que iniciaram, mas não foram concluídas.

Gestão de Custos

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Apuração do Valor Agregado

Qualquer período de tempo Totalização dos pacotes de trabalho /centros de custos.

Fórmula mais simples = (%) concluído x (orçamento no término).

Estabelecimento de marcos de valores distintos dentro dos pacotes de trabalho.

Critérios 50/50 - 50% trabalho agendado, 50% agendado para ser concluído. 0/100 – pacotes de pequena duração ( menos de 3 meses) Marco – pacotes longos com marcos provisórios associados Percentual Concluído – percentual relatado do orçamento.

Gestão de Custos

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Valor Agregado – Considerações Gerais

Em um projeto a VPR (variação de prazo) é negativa. Este dado, nos fornece alguma informação sobre o

caminho crítico?

Gestão de Custos

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Registro de Custos de Materiais utilizando o Valor Agregado

• Separar os custos de mão de obra e de materiais.

• Registro de custos dos materiais - quando são recebidos, pagos

ou utilizados e não no momento em que o pedido de compra é

realizado.

Valor Agregado – Considerações Gerais

Valor Agregado – Exercício – 15 minutos

Com base nos indicadores calculados como você avalia o desempenho deste

projeto?

Gestão de Custos

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EAP Planejado VP - (R$)

Agregado VA - (R$)

Custo Real (R$)

Variação de Custos (R$)

Variação de Prazos

IDC IDP

Atividades Preliminares

5536,22 5536,22 6089,84

Projeto 22144,88 22144,88 22587,78

Construção 96883,85 96883,85 96883,85

Sistemas 44289,76 48718,74 48718,74

Acabamento 105188,18 99928,77 110447,59

Serviços Adicionais

2768,11 2768,11 2629,70

Total

31

Ao fazer a análise do valor agregado concluiu-se que

o gasto foi superior ao planejado.

Isto significa que haverá estouro no orçamento do

projeto?

Valor Agregado

Gestão de Custos

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Gestão de Custos

Plano de Gerenciamento de Custos

Especificar sistemática para realizar os processos de custo: estimativa,

orçamentação e controle.

Critérios de crédito de valor agregado para: • Atividades. (0-100, 0-50, 50-100,etc) • Materiais.

Critério para apresentar estimativas: horas, dias,

arredondamento

Software a ser utilizado.

Até que nível da EAP deverá ser utilizado

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- Faixa dos custos considerando ciclo de vida.

- Fase inicial - ±50%.

- À medida que o projeto avança - ±10%.

- Estabelecer diretrizes para quando tais refinamento podem

ser feitos.

Gestão de CustosPlano de Gerenciamento de Custos

• Limites de variação que demandam tomada de ação.

• Freqüência de reuniões

• Formatos de relatório.

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Questões a serem respondidas

• Avaliação Custo - Trabalho REALIZADO x Custos Planejados.

• Algum SETOR está gastando além do planejado?

• Tendência de gastos e a t rasos X S i tuação ao término do projeto?

Plano de Gerenciamento de Custos - RELATÓRIOS

Questões a serem respondidas

• Avaliação Custo - Trabalho REALIZADO x Custos Planejados.

• A l g u m S E T O R e s t á g a s t a n d o a l é m d o planejado?

• Tendência de gastos e atrasos X Situação ao término do projeto?

Gestão de Custos

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Categorias de Dados de Custo Acumuladas

• Mão de obra • Materiais • Overhead

Relatórios Semanais • Comparação mês corrente e totais do mês anterior • Importante para a programação pois indicam tendência. • Permitem a elaboração de planos de contingência antes da

detecção de problemas no relatório mensal.

Gestão de Custos

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Onde estamos hoje?

Tempo e Custo

Onde vamos terminar?

▪ Variação de custos (R$/hora e % concluído) ▪ Variação de prazo (R$/hora e % concluído) ▪ % Concluído ▪ % Orçamento gasto

▪ Estimativa no Término ▪ Caminho crítico restante ▪ IDC – Análise de tendência de custo ▪ IDP - Análise de tendência de prazo

Desempenho Técnico

▪ Marcos para o sucesso do projeto ▪ Comparação com especificações ▪ Tipos ou condição dos testes ▪ Análise do desempenho da rede e em

relação á EAP.


Gestão de Custos

Relatório - Conta de Custos

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Nº EAP

Centro de

Custos

HorasR$

Semanal Real

SubtotalMensal

Mês Atual Mês anterior Até o momento

Estimativa no Término

Liberação da OrdemValor

AgregadoValor

PlanejadoValor

AgregadoValor

Planejado Custo Real

xpyo 4110 H 200 300,00 300,00 1000 1000 1000 1000 1000 1000

S 10000 15000,00 15000,00 150000 5000 5000 5000 5000

4115 H 2000

S

4118 H

S

41XX H

S

4XXX H

Gestão de Custos

Gestão de Custos - Relatórios

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Entregas - Projeto - 25/04

1.Fazer estimativas de custo do projeto.

2.Definir as reservas de continência após análise de riscos. ISTO SÓ SERÁ FEITO NO FUTURO, FIQUEM

ATENTOS PARA NÃO ESQUECER.

3.Elaborar o cronograma físico financeiro do seu projeto (desembolso ao longo do projeto).

4.Construir a curva S.

5.Realizar a análise de fluxo de caixa, comparando a curva S do projeto ao desembolso.

Nota - Considere desembolso linear.

6.Com base nas conclusões decorrentes da análise, efetuar os ajustes necessários.

7.Elaborar os relatórios de Custo e Prazo.

8.Elaborar o Plano de Gerenciamento de Custo.

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7.4 Controlar custos.Gestão de Custos

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