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Diretrizes de Comunicação de Projetos Sistema de Gestão da Qualidade

DA.GPR.001 V 1.0

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Sumário

1. DIRETRIZ DE COMUNICAÇÃO ........................................................................................... 3

1.1. Objetivo .............................................................................................................................................. 3

1.2. Público Alvo ....................................................................................................................................... 3

2. Modelos de Notificações das Informações ............................................................................... 3

2.1. AVALIAR A VIABILIDADE DO PROJETO ............................................................................... 3

2.1.1. Notificação Solicitando Avaliação de Projeto Negociado na Venda ......................................... 3

2.1.2. Notificação Solicitando Avaliação de Projeto Estratégico para o Departamento ................... 4

2.1.3. NOTIFICAÇÃO DE ATRIBUIÇÃO DE PROJETO ................................................................ 5

2.1.4. Notificação de Inviabilidade de Projeto ...................................................................................... 6

2.1.5. Notificação de Aprovação de Artefatos ....................................................................................... 7

2.2. DEFINIR CRONOGRAMA PRELIMINAR ................................................................................. 8

2.2.1. Notificação Preliminar de Projeto ............................................................................................... 8

2.2.2. Notificação de Aprovação de Escopo ........................................................................................... 8

2.2.3. Notificação de Aprovação do Escopo (Cliente) ........................................................................... 9

2.3. ELABORAR / REELABORAR PLANO DE PROJETO ........................................................... 10

2.3.1. Notificação Solicitando Aprovação da Viabilidade do Projeto e do Plano de Projeto .......... 10

2.3.2. Notificação de Viabilidade e Aprovação do plano de Projeto ................................................. 10

2.3.3. Notificação Solicitando Aprovação do Plano de Projeto ......................................................... 11

2.3.4. Notificação de Alinhamento de Expectativas das Entregas (Representante Externo) .......... 12

2.4. REALIZAR ENTREGAS ............................................................................................................... 12

2.4.1. Notificação de Entrega de Produto ............................................................................................ 12

2.5. REALIZAR MARCO DO PROJETO .......................................................................................... 13

2.5.1. Notificar Realização do Marco do Projeto ................................................................................ 14

2.6. ACOMPANHAR EXECUÇÃO DO PROJETO .......................................................................... 14

2.6.1. Notificação de Acompanhamento de Projeto ............................................................................ 14

2.7. SOLICITAR MUDANÇA .............................................................................................................. 15

2.7.1. Notificação para Avaliar Mudança de Escopo ......................................................................... 15

2.7.2. Notificação para Aprovação de Mudança em Projeto ............................................................. 16

2.8. GERENCIAR MUDANÇA NO PROJETO ................................................................................. 16

2.8.1. Notificação de Mudança em Projeto Aprovada ........................................................................ 16

2.8.2. Notificação de Reprovação da Solicitação de Mudança........................................................... 17

2.8.3. Notificação de Aprovação de Mudança em Escopo (cliente) ................................................... 18

2.9. ENCERRAR PROJETO ................................................................................................................ 19

2.9.1. Notificação de Encerramento de Projeto (Cliente ou Representante) .................................... 19

2.9.2. Notificação de Encerramento de Projeto (Interno) .................................................................. 20


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2.10. APROVAÇÃO DE BASELINE ................................................................................................. 20

2.10.1. Notificação Informando que uma Nova Baseline foi Aprovada .......................................... 20

2.11. EXECUTAR GERENCIA DE CONFIGURAÇÃO ................................................................. 21

2.11.1. Notificação Informando Inconsistência no Resultado da Auditoria de Configuração ...... 21

2.11.2. Notificação Informando a Realização da Auditoria de Configuração ................................ 22


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1. DIRETRIZ DE COMUNICAÇÃO

1.1. OBJETIVO

O presente documento tem por objetivo, definir diretrizes de comunicação a serem utilizadas pelos

projetos, visando a disseminação correta e eficaz das atividades e produtos.

Essa diretriz vai direcionar a equipe na realização de um processo de comunicação eficaz onde serão

contemplados: a identificação do público-alvo (quem são as partes interessadas em receber uma

determinada informação), a determinação dos objetivos da comunicação (por que queremos transmitir

essa informação), a elaboração da mensagem, a seleção dos meios de comunicação.

1.2. PÚBLICO ALVO

Quando emitimos uma mensagem, é necessário identificar quem são as pessoas que irão receber essa

informação.

No contexto de atuação das atividades desenvolvidas nos Projetos, podemos identificar os receptores de

acordo com o DA.GPR.003 - Diretriz de Papéis e Recursos.

2. MODELOS DE NOTIFICAÇÕES DAS INFORMAÇÕES

2.1. AVALIAR A VIABILIDADE DO PROJETO

2.1.1. NOTIFICAÇÃO SOLICITANDO AVALIAÇÃO DE PROJETO NEGOCIADO NA VENDA

Tem por objetivo solicitar avaliação para início de um projeto, para demandas negociadas na venda.

Forma de apresentação preferencial: e-mail;

Freqüência: A cada nova negociação recebida pela implantação;

Responsável: Representante da implantação;

Público Alvo: Gerente do Portifólio de Projetos.

Template

Assunto: Notificação de Avaliação de Projeto [Nome do cliente]

Anexos: N/A

Corpo da comunicação:

<<saudação >>,

Solicito avaliação para início de um projeto, para as seguintes demandas (chamados) negociadas na

venda:

- 99999 [números de todos os chamados abertos].

- 99999


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- 99999

- ........

Aguardo contato futuro para alinhamento das datas de entrega. Os documentos de pré-venda referente

ao cliente [Identificação do Cliente] estão disponíveis no sistema de gerenciamento de projetos de

implantação.

Coloco-me à disposição, para esclarecimentos que se fizerem necessários.

<Assinatura padrão para e-mails adotada pela PC Sistemas>

2.1.2. NOTIFICAÇÃO SOLICITANDO AVALIAÇÃO DE PROJETO ESTRATÉGICO PARA O

DEPARTAMENTO

Tem por objetivo solicitar avaliação para início de um projeto, para demandas internas de criação de

novos produtos ou assuntos estratégicos da diretoria de produto.


Freqüência: A cada novo produto a ser criado ou Conforme necessidade da Diretoria de Produto;

Responsável: Diretor de Produto ou Gerente de Desenvolvimento;

Público Alvo: Escritório de Projetos de Desenvolvimento.

Template

Assunto: Notificação de Avaliação de Projeto [Nome do cliente]

Anexos: N/A


<<saudação >>,

Solicito avaliação do escopo detalhado abaixo para início de projeto. Os recursos disponíveis para este

projeto serão:

Papel Nome

Patrocinador <nome do patrocinador do projeto - obrigatório>

Líder Técnico <nome do responsável técnico pelo projeto caso seja mais de um incluir

separador por vírgula - obrigatório>

Representante externo do

cliente

<nome do representante externo do cliente >

Representante do cliente <Nome de alguém da PC que representa os interesses do cliente>

<Inserir outros papéis

pertinentes>

Detalhamento do escopo:


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Item Descrição Benefício

1

<Descrever a necessidade, ou seja, O QUÊ

precisa ser entregue, qual o problema a ser

resolvido. Aqui não é necessário descrever o

COMO. É importante descrever o maior

número de detalhes a respeito da solicitação,

para que seja possível o entendimento real da

necessidade >.

<É indispensável descrever o MOTIVO/BENEFíCIO

desta solicitação. No motivo deve ficar bem claro os

benefícios a serem obtidos com o sucesso no

atendimento da necessidade descrita e também o que

deixará de ser ganho caso esta solicitação não seja

atendida>.

Restrições/Premissas/Considerações:

<Descrever aqui as premissas, considerações e ou restrições da solicitação.

As premissas relatam as condições, os recursos e outras questões das quais a solicitação dependa para

seu sucesso e que, no entanto, não podem ser garantidas pelo responsável.

As restrições definem as limitações as quais a solicitação está submetida. Por exemplo, um prazo final para

entrega do produto estabelecido por um contrato é uma restrição.

Considerações são observações relatadas pelo analista que podem influenciar o resultado da solicitação>.



2.1.3. NOTIFICAÇÃO DE ATRIBUIÇÃO DE PROJETO

Tem por objetivo notificar ao Gerente de Projetos a atribuição de responsabilidade sobre um

determinado projeto.


Freqüência: Após a avaliação de uma solicitação de projeto e a solicitação ser considerada

prioritária;

Responsável: Gerente do Portifólio de Projetos;

Público Alvo: Gerente de Projetos.

Template

Assunto: Notificação de Atribuição de Projeto [Identificação do Cliente]

Anexos: N/A


<<Nome do GP>> <<saudação >>,

Venho por meio deste notificar que este projeto a partir de hoje, está sob sua responsabilidade.


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[Início da seção para demandas estratégicas ou lançamento de produto]

O objetivo do projeto será atender às seguinte(s) necessidade(s):

- Descrever as necessidades

[Fim da seção para demandas estratégicas ou lançamento de produto]

[Início da seção somente para demandas negociadas na venda].

As demandas do cliente [Identificação do Cliente] descritas abaixo deverão ser tratadas de forma

[Gerenciada ou Acompanhada].

Os chamados abertos para este assunto são:

- 99999 [números de todos os chamados abertos].

- 99999

- 99999

- ........

[Fim da seção somente para negociadas na venda].

Seguem abaixo dados relevantes do projeto.

Recursos disponíveis:

Papel Nome

Patrocinador <Nome do patrocinador do projeto - obrigatório>

Representante do

Fornecedor

<Nome do Representante do Fornecedor, caso seja mais de um

incluir separador por vírgula - obrigatório>

Representante externo

do cliente <nome do representante externo do cliente >

Representante do

cliente <Nome de alguém da PC que representa os interesses do cliente>

<Inserir outros papéis pertinentes>

Fico no aguardo das informações do planejamento do projeto para avaliação.



2.1.4. NOTIFICAÇÃO DE INVIABILIDADE DE PROJETO

Tem por objetivo notificar aos envolvidos sobre a inviabilidade de determinado projeto.


Freqüência: Eventual. Sempre que for identificada a inviabilidade do projeto;


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Responsável: Gerente do Portifólio de Projetos;

Público Alvo: Solicitante do Projeto e Stakeholders.

Template

Assunto: Notificação de Inviabilidade do Projeto [Identificador do Projeto]

Anexos: N/A


<<saudação>>,

Venho dar ciência da inviabilidade do projeto [identificador do projeto] referente ao(s) cliente(s)

[identificação do cliente] por motivos [técnicos/financeiros/Humanos e/ou comercial(descrever os

motivos)].


<Assinatura padrão para e-mails pela PC Sistemas >

2.1.5. NOTIFICAÇÃO DE APROVAÇÃO DE ARTEFATOS

Tem por objetivo notificar ao Gerente do Portifólio de Projetos que um documento do projeto necessita

de sua aprovação


Freqüência: Após um documento, que necessite de autorização, estar pronto;

Responsável: Gerente de Projetos;

Público Alvo: Gerente do Portifólio de Projetos.

Template

Assunto: Notificação de Aprovação de Artefato [Identificação do projeto]

Anexos: Documento/Artefato a ser aprovado.


<<Nome do GP>> <<saudação >>,

Venho por meio deste solicitar aprovação do documento/artefato em anexo. O retorno deverá ser

realizado até o dia <<99/99/9999>>.




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2.2. DEFINIR CRONOGRAMA PRELIMINAR

2.2.1. NOTIFICAÇÃO PRELIMINAR DE PROJETO

Tem por objetivo notificar a todos os participantes sobre o Cronograma Preliminar de um determinado

projeto.

Forma de apresentação preferencial: e-mail

Periodicidade: A cada novo planejamento inicial concluído


Publico Alvo: Gerente do Portifólio de Projetos, Patrocinador, Representante do Fornecedor e

Representante do Cliente (Analista de Negócio ou Help Desk para clientes em implantação).

Template

Assunto: Notificação de Cronograma Preliminar [Identificador do Projeto]

Anexos: Cronograma Preliminar (PDF ou JPG)


<<saudação>>,

Venho por meio deste, dar ciência a todos sobre o Cronograma Preliminar para o Projeto [identificador

do projeto] referente ao cliente [identificação do cliente].

Segue em anexo o Cronograma Preliminar.



2.2.2. NOTIFICAÇÃO DE APROVAÇÃO DE ESCOPO

Tem por objetivo obter a aprovação dos requisitos pelo Representante do Fornecedor.

Forma de apresentação preferencial: E-mail ou reunião;

Periodicidade: A cada novo projeto;


Publico alvo: Representante do Fornecedor e Representante do Cliente (Analista de Negócio ou

Help Desk para clientes em implantação)

Template

Assunto: Solicitação de Aprovação do Escopo do Projeto [Identificador do Projeto]


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Anexos: Escopo do Projeto / Checklist Aprovação de Requisitos do Fornecedor (somente para o

Representante do Fornecedor).


<<saudação>>,

Venho por meio deste, informar sobre o início do projeto [identificador do projeto].

Solicito confirmação de recebimento e Aprovação do Escopo através do preenchimento do checklist

em anexo, que deve ser enviado por email até o dia <data>.

[Detalhes relevantes a respeito do inicio e/ou lançamento do projeto. Se houver despesas adicionais

mencioná-las aqui.]



2.2.3. NOTIFICAÇÃO DE APROVAÇÃO DO ESCOPO (CLIENTE)

Tem por objetivo obter a aprovação dos requisitos pelo Representante Externo do Cliente.

Forma de apresentação preferencial: E-mail ou reunião;

Periodicidade: A cada novo projeto;


Publico alvo: Representante Externo do Cliente.

Template

Assunto: Informações de Início do Projeto [Identificador do Projeto]

Anexos: Escopo do Projeto e Checklist Aprovação de Requisitos Cliente.


<<saudação>>,

Venho por meio deste, informar sobre o início do projeto [identificador do projeto].

Solicito confirmação de recebimento e Aprovação do Escopo através do preenchimento do checklist

em anexo, que deve ser enviado por email até o dia <data>.

[Detalhes relevantes a respeito do inicio e/ou lançamento do projeto. Se houver despesas adicionais

mencioná-las aqui.]


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2.3. ELABORAR / REELABORAR PLANO DE PROJETO

2.3.1. NOTIFICAÇÃO SOLICITANDO APROVAÇÃO DA VIABILIDADE DO PROJETO E DO

PLANO DE PROJETO

Tem por objetivo notificar ao Gerente do Portifólio de Pojetos e/ou Patrocinador sobre o planejamento

de um determinado projeto e obter aceitação da Viabilidade do Projeto e aprovação do Plano de

Projeto.

Forma de apresentação preferencial: e-mail ou reunião de apresentação;

Periodicidade: A cada novo projeto planejado;


Publico alvo: : Gerente do Portifólio de Projetos e/ou Patrocinador.

Template

Assunto: Solicitação de Aprovação da Viabilidade do Projeto e Aprovação do Plano do Projeto

[Identificador do Projeto]

Anexos: Plano do Projeto / Checklist de Comprometinto com o Plano de Projeto


<<saudação>>,

Venho por meio deste, dar ciência sobre o planejamento do projeto [identificador do projeto] referente

ao cliente [identificação do cliente].

O Plano do Projeto está em anexo e todos os demais artefatos estão referenciados no Plano.

Solicito confirmação de recebimento deste e-mail e as aprovações da Viabilidade do Projeto e Plano

de Projeto, após as aprovações a fase de execução será iniciada. O aceite do Plano de Projeto deverá

ser feito através do preenchimento do checklist em anexo, que deve ser enviado por e-mail (utilizar

tamplete definido no DA.GPR.001 – Diretriz de Comunicação de Projetosaté o dia <data>.



2.3.2. NOTIFICAÇÃO DE VIABILIDADE E APROVAÇÃO DO PLANO DE PROJETO

Tem por objetivo notificar ao Gerente de Projeto sobre a Viabilidade de determinado projeto.


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Freqüência: Eventual. Após a aprovação do Plano de Projeto;

Responsável: Gerente do Portifólio de Projetos ou Patrocinador;

Público Alvo: Gerente de Projetos.

Template

Assunto: Notificação de Viabilidade e Aprovação do Plano de Projeto [Identificador do Projeto]

Anexos: Checklist de Comprometimento com o Plano de Projeto preenchido


<<saudação>>,

Venho dar ciência da Viabilidade do Projeto [identificador do projeto] referente ao(s) cliente(s)

[identificação do cliente] por motivos [técnicos/financeiros/Humanos e/ou comercial(descrever os

motivos)].



2.3.3. NOTIFICAÇÃO SOLICITANDO APROVAÇÃO DO PLANO DE PROJETO

Tem por objetivo notificar a todos os participantes sobre o planejamento de um determinado projeto e

obter aceitação para início da execução.

Forma de apresentação preferencial: e-mail ou reunião de apresentação;

Periodicidade: A cada novo projeto planejado;


Publico alvo: : Representante do Cliente (Analista de Negócio ou Help Desk para clientes em

implantação) e Representante do Fornecedor.

Template

Assunto: Notificação Solicitando Aprovação do Plano de Projeto [Identificador do Projeto]

Anexos: Plano do Projeto / Checklist de Comprometimento com o Plano de Projeto.


<<saudação>>,

Venho por meio deste, dar ciência a todos sobre o planejamento do projeto [identificador do projeto]

referente ao cliente [identificação do cliente].


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O Plano do Projeto está em anexo e todos os demais artefatos estão referenciados no Plano.

Solicito confirmação de recebimento e aceite deste Plano para início da fase de execução do projeto. O

aceite do Plano deverá ser feito através do preenchimento do checklist em anexo, que deve ser enviado

por email até o dia <data>.



2.3.4. NOTIFICAÇÃO DE ALINHAMENTO DE EXPECTATIVAS DAS ENTREGAS

(REPRESENTANTE EXTERNO)

Tem por objetivo alinhar com o representante externo do cliente sobre o Cronograma.

Forma de apresentação preferencial: E-mail;

Periodicidade: A cada novo produto a ser entregue;


Publico alvo: Representante Externo do Cliente.

Template

Assunto: Alinhamento de Expectativas de Entrega [Identificador do Projeto]

Anexos: Cronograma, EAP e Escopo do Projeto


<<saudação>>,

Venho por meio deste, apresentar o Cronograma, a EAP e o Escopo do projeto [identificador do

projeto].

O Escopo do projeto está demonstrado através dos chamados inseridos dentro da fase de execução do

cronograma em anexo.

Caso existam considerações a respeito favor informá-las no email de retorno.



2.4. REALIZAR ENTREGAS

2.4.1. NOTIFICAÇÃO DE ENTREGA DE PRODUTO

Tem por objetivo notificar ao cliente sobre a entrega de produtos e obter aceitação.


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Periodicidade: A cada produto a ser entregue;


Publico alvo: Representante Externo do Cliente, Gerente do Portifólio de Projetos;

Critério: obter confirmação de recebimento do cliente.

Template

Assunto: Notificação de Entrega de Produtos [Identificador do Projeto]

Anexos: Termo de Entrega dos Produtos


<<saudação>>,

Venho por meio deste, notificar a entrega dos produtos referentes ao projeto [identificador do projeto].

As versões dos produtos desenvolvidos para esta entrega estão descritas no termo em anexo. As

rotinas referenciadas no termo devem ser atualizadas através do WinThor Upgrade.

Solicito que atualize as rotinas, realize todos os testes necessários e caso este atenda às necessidades

descritas no Pano de Projeto, favor avaliar os seguintes critérios:

Todas as entregas planejadas para o período foram realizadas?

Os produtos entregues no período atendem às necessidades descritas no escopo do projeto?

A qualidade dos produtos entregues foi satisfatória?

A usabilidade dos produtos entregues foi satisfatória?

A performance dos produtos entregues foi satisfatória?

Os produtos entregues foram utilizados sem problemas ou dificuldades?

Aguardamos retorno sobre estes critérios até o dia [informar data limite], caso não haja retorno, será

considerado como produto aceito em conformidade com estes critérios.

Obs.: Favor responder confirmando o recebimento deste email.

Coloco-me a disposição, para esclarecimentos que se fizerem necessários.


2.5. REALIZAR MARCO DO PROJETO


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2.5.1. NOTIFICAÇÃO DE ACOMPANHAMENTO DE MARCO DO PROJETO

Tem por objetivo informar às partes interessadas sobre o andamento do projeto em um determinado

marco do projeto.


Periodicidade: De acordo com cronograma do projeto;


Publico alvo: Patrocinador e Gerente do Portifólio de Projetos.

Template

Assunto: Notificação de Acompanhamento do Marco do Projeto [Identificador do Projeto]

Anexos: Relatório de Marco


<<saudação>>,

Venho por meio deste, encaminhar o Relatório de Marco do projeto [identificador do projeto] do cliente

[identificador do cliente (para projetos gerenciados)], referente ao período de [período de

acompanhamento].

Aguardo retorno sobre parecer da viabilidade do projeto até o dia 99/99/9999.



2.6. ACOMPANHAR EXECUÇÃO DO PROJETO

2.6.1. NOTIFICAÇÃO DE ACOMPANHAMENTO DE PROJETO

Tem por objetivo informar às partes interessadas sobre o acompanhamento de um projeto, identificando

quais as atividades realizadas no período, riscos identificados e eventos significantes que aconteceram

no período do acompanhamento.


Periodicidade: De acordo com cronograma do projeto;


Publico alvo: Representante do Cliente (Analista de Negócio ou Help Desk para clientes em

implantação), Representante do Fornecedor, Gerente do Portifólio de Projetos e Patrocinador.


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Template

Assunto: Notificação de Acompanhamento do Projeto [Identificador do Projeto]

Anexos: Relatório de Acompanhamento


<<saudação>>,

Venho por meio deste, encaminhar o relatório de acompanhamento do Projeto [identificador do projeto]

do cliente [identificador do cliente (para projetos gerenciados)], referente ao período de [período de

acompanhamento].



2.7. SOLICITAR MUDANÇA

2.7.1. NOTIFICAÇÃO PARA AVALIAR MUDANÇA DE ESCOPO

Tem por objetivo informar ao Representante do Fornecedor que deve ser convocada reunião do Comitê

de Desenvolvimento para avaliação de mudança de escopo.


Periodicidade: Assim que a solicitação de mudança em escopo esteja devidamente preenchida;


Público Alvo: Representante do Fornecedor e Help Desk quando tratar de projeto de implantação

negociado na venda.

Template

Assunto: Solicitação para Avaliar Mudança de Escopo [Id do projeto]

Anexos: Solicitação de Mudança em Escopo e Escopo Refinado.


<<saudação >>,

Segue o documento de Solicitação de Mudança em Escopo para proceder com avaliação junto ao

Comitê de Desenvolvimento.

Favor preencher o RQ.GPR.002 - Escopo Refinado.

A atividade deverá ser realizada no período de 99/99/9999 até 99/99/9999.


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Atenciosamente,


2.7.2. NOTIFICAÇÃO PARA APROVAÇÃO DE MUDANÇA EM PROJETO

Tem por objetivo obter aprovação da Equipe de Controle da Configuração sobre a solicitação de

alteração em projeto.


Periodicidade: A cada solicitação de alteração em projeto;


Publico alvo: Equipe de Controle da Configuração.

Template

Assunto: Notificação para Aprovação de Mudança em Projeto [Identificador do Projeto]

Anexos: Solicitação de Mudança em Projeto


<<saudação>>,

Venho por meio deste, enviar a solicitação de alteração do projeto [identificador do projeto] referente ao

cliente [identificação do cliente].

Favor realizar a avaliação da solicitação e retornar o parecer até o dia <dd/mm/aaaa>.

Segue em anexo solicitação da alteração com as devidas justificativas.



2.8. GERENCIAR MUDANÇA NO PROJETO

2.8.1. NOTIFICAÇÃO DE MUDANÇA EM PROJETO APROVADA

Tem por objetivo informar a todos os principais interessados a respeito de mundaça em projeto

aprovada.


Periodicidade: A cada solicitação de alteração de projeto aprovada;


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Template

Assunto: Notificação de Mudança em Projeto [Identificador do Projeto]

Anexos: Solicitação de Mudança em Projeto, Plano de Ação para Ocorrência e os artefatos que

sofreram alteração (ex. cronograma, EAP, etc)


<<saudação>>,

Venho por meio deste, informar sobre alteração do projeto [identificador do projeto] referente ao cliente

[identificação do cliente].

Segue em anexo solicitação da alteração com as devidas justificativas e todos os artefatos que foram

alterados.



2.8.2. NOTIFICAÇÃO DE REPROVAÇÃO DA SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA

Tem por objetivo informar e justificar a todos os principais interessados a respeito da reprovação da

solicitação de mudança.

Forma de apresentação preferencial: e-mail

Periodicidade: A cada solicitação de alteração de projeto reprovada;


Publico alvo: Solicitante de Mudança, Representante do Cliente (Analista de Negócio ou Help Desk

para clientes em implantação), Representante do Fornecedor, Gerente do Portifólio de Projetos e

Patrocinador.

Template

Assunto: Notificação de Mudança em Projeto [Identificador do Projeto]

Anexos: Solicitação de Mudança em Projeto e os artefatos que sofreram alteração (ex. cronograma,

EAP, etc)


<<saudação>>,


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Venho por meio deste, informar que a alteração solicitada no projeto [identificador do projeto] referente

ao cliente [identificação do cliente] foi reprovada pelo(s) seguinte(s) motivo(s): [explicar o motivo da

reprovação].

Segue em anexo solicitação da alteração com as devidas justificativas e todos os artefatos que foram

alterados.



2.8.3. NOTIFICAÇÃO DE APROVAÇÃO DE MUDANÇA EM ESCOPO (CLIENTE)

Tem por objetivo solicitar avaliação e possível aprovação do documento de solicitação de mudança em

escopo produzido para um determinado projeto.


Freqüência: Após o preenchimento do documento de solicitação de mudança em escopo;


Público Alvo: Represetante Externo do Cliente, Help Desk (se negociado na venda).

Template

Assunto: Aprovação em Mudança de Escopo: [Id do projeto].

Anexos: Solicitação de Mudança em Projeto e Escopo Refinado


<<saudação >>,

Segue o documento de solicitação de mudança em escopo e documento do Escopo Refinado para

proceder com avaliação.

Favor fazer leitura detalhada e retornar se o conteúdo condiz com a necessidade levantada.

A validação dos documentos em anexo deve ser concluída até o dia 99/99/9999.

Caso exista alguma alteração favor encaminhar também por email.


Atenciosamente,



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2.9. ENCERRAR PROJETO

2.9.1. NOTIFICAÇÃO DE ENCERRAMENTO DE PROJETO (CLIENTE OU REPRESENTANTE)

Tem por objetivo notificar o cliente ou representante do cliente sobre o encerramento de um

determinado projeto.

Forma de apresentação preferencial: e-mail ou trâmite no chamado do projeto;

Periodicidade: A cada projeto encerrado;


Publico alvo: Patrocinador, Representante do Cliente (Analista de Negócio ou Help Desk para

clientes em implantação) ou Representante Externo do Cliente (somente para projetos

gerenciados).

Template

Assunto: Notificação de Encerramento de Projeto [Identificador do Projeto]



<<saudação>>,

Venho por meio deste, notificar o encerramento do projeto [identificador do projeto] referente ao cliente

[identificação do cliente].

<Caso não existam entregas, informar o motivo do encerramento sem as devidas entregas.

Obs.: A seção abaixo não precisará ser descrita no email em caso de inviabilidade do projeto>.

Seguem abaixo questões a serem preenchidas:

1. Todas as entregas definidas no Escopo do projeto foram realizadas?

2. O custo ficou dentro do planejado?

3. O prazo de entrega dos produtos do escopo foi realizado conforme planejado?

4. O Projeto pode ser finalizado?

5. Qual o grau de satisfação com o gerenciamento do projeto? (Insatisfeito, Pouco satisfeito,

Satisfeito, Muito Satisfeito).

6. Qual o grau de satisfação com a qualidade dos produtos entregues? (Insatisfeito, Pouco

satisfeito, Satisfeito, Muito Satisfeito).


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Aguardo retorno até o dia [informar data limite], caso não haja retorno, as respostas para as perguntas 1

a 4 serão consideradas como “SIM” e a resposta para as perguntas 5 e 6 serão consideradas como

“Muito Satisfeito”.


<Assinatura padrão para e-mails >

2.9.2. NOTIFICAÇÃO DE ENCERRAMENTO DE PROJETO (INTERNO)

Tem por objetivo notificar aos envolvidos sobre o encerramento de um determinado projeto.


Periodicidade: Após retorno do representante do cliente referente ao encerramento do projeto;




Template

Assunto: Notificação de Encerramento de Projeto [Identificador do Projeto]



<<saudação>>,

Venho por meio deste, notificar o encerramento do projeto [identificador do projeto].

<Caso não existam entregas, informar o motivo do encerramento sem as devidas entregas>.

Aguardo considerações até <data limite>.


<Assinatura padrão para e-mails >

2.10. APROVAÇÃO DE BASELINE

2.10.1. NOTIFICAÇÃO INFORMANDO QUE UMA NOVA BASELINE FOI APROVADA

Tem por objetivo enviar comunicado aos envolvidos no projeto que uma nova baseline foi aprovada.



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Periodicidade: Assim que a baseline for aprovada;

Responsável: Analista de Configuração de Projeto;

Público Alvo: Gerente de Projetos, Representante do Cliente (Analista de Negócio ou Help Desk

para clientes em implantação) e Gerente do Portifólio de Projetos.

Template

Assunto: Notificação de Aprovação de Baseline [Identificador do Projeto]

Anexos: NA


<<saudação>>,

Venho por meio deste, informar sobre aprovação da Baseline [identificador da baseline] do projeto

[identificador do projeto] referente ao cliente [identificação do cliente].

Comunico que todos os artefatos identificados como Produtos de Trabalho (EAP) na DA.GPR.004 estão

devidamente aprovados.



2.11. EXECUTAR GERENCIA DE CONFIGURAÇÃO

2.11.1. NOTIFICAÇÃO INFORMANDO INCONSISTÊNCIA NO RESULTADO DA AUDITORIA DE

CONFIGURAÇÃO

Tem por objetivo comunicar inconsistência encontrada durante a realização da Auditória de

Configuração.


Periodicidade: Após execução da Auditoria de Configuração;


Público Alvo: Gerente de Projetos e Gerente do Portifólio de Projetos.

Template

Assunto: Notificação de Inconsistência na Realização da Auditoria de Configuração [Identificador do

Projeto]

Anexos: Relatório de Auditoria de Configuração preenchido e Plano de Ação para Ocorrência

preenchido.



DA.GPR.001 V 1.0

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<<saudação>>,

Venho por meio deste, apresentar o resultado obtido na Auditoria de Configuração e solicitar que o

Plano de Ação para Ocorrência seja executado.



2.11.2. NOTIFICAÇÃO INFORMANDO A REALIZAÇÃO DA AUDITORIA DE CONFIGURAÇÃO

Tem por objetivo comunicar a conclusão da Auditória de Configuração.


Periodicidade: Após execução da Auditoria de Configuração;


Público Alvo: Gerente de Projetos e Gerente do Portifólio de Projetos.

Template

Assunto: Notificação de Conclusão da Auditoria de Configuração [Identificador do Projeto]

Anexos: Relatório de Auditoria de Configuração preenchido


<<saudação>>,

Venho por meio deste, apresentar o resultado obtido na Auditoria de Configuração.



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