Comousar oMicrosoft PlannerPara aumentar a produtividade da suaequipe?

Por que oMicrosoftPlanner?

O Planner é uma ferramenta do pacoteOffice 365 da Microsoft. Este pacote jáinclui produtos conhecidos como oWord, PowerPoint e Excel.

Ou seja, ele já está presente emmilhões de empresas usuárias dosprodutos Microsoft.

Além disso, como são produtos damesma empresa, você consegueintegrar o Planner com seu usuário doOffice 365. Desta forma, usando omesmo usuário você facilitará a gestãode segurança da sua empresa.

MetodologiaKambanPara aprender como usar corretamente oPlanner, é preciso primeiro entender omecanismo por trás da ferramenta: oKanban

O Kanban é uma metodologia desenvolvidapara organizar, controlar e focar emdeterminada tarefa dentro de um processode negócio. O princípio do Kanban é organizar todasetapas de um processo de negóciosvisualmente. Desta forma, todos podem teruma visão geral do que está acontecendo.

Organizar arotina da suaequipevisualmente,

Qual é o objetivo da tarefa?Onde estamos?O que precisa ser feito?

deixará todos cientes de:

E isso resultará em...

Aumento da produtividade desua equipe.

Agora veja 14 Dicas para você começar a usar o Planner e ser mais produtivo

#1 Pense nasetapas doPlannerComo visto no início, você precisa organizar a rotina detrabalho do seu time visualmente. No Planner, você dividiesse processo em colunas (Buckets)

Fazer (To Do)Fazendo (In Progress)Aprovando (Validate)Feito (Done)

A maneira mais simples de organizar seu bucket édividindo as tarefas em:

#2 Crie etiquetasAs etiquetas (labels) do Planner,  permitem vocêclassificar a tarefa, ou seja, uma tarefa pode conter aetiqueta "comercial", por exemplo.

Dica:

Você pode criar até 5 etiquetas com cores diferentes.

Pense na tarefa como um departamento da sua empresa,ou uma atividade dentro dele. Por exemplo: uma etiquetapoderia ser comercial (departamento) ou Proposta(atividade)

#3 Preenchadetalhadamenteo campo notasSe outra pessoa vai trabalhar na tarefa que você criou,como ela saberá o que realmente precisa fazer?

Para não correr risco de ruído na sua comunicação, sejageneroso e preencha com detalhes o campo "notas" dastarefas.

#4 Utilize osanexosO campo anexo do Planner serve como uma forma paravocê anexar materiais complementares à tarefa.

Dica:

Ou seja, você pode colocar links de internet, imagens edocumentos.

Se você quiser usar os anexos como um verdade mestredo Planner, não deixe de conferir a dica avançada #10

#5 Não esqueçaa data de inícioe entregaAlém de aumentar a produtividade da sua equipe, no Planner você também pode acompanhar aefetividade de cada tarefa.

Dica:

Então, não esqueça de colocar as datas de entrega einício para saber quanto tempo foi gasto em cadauma delas.

Para não correr o risco de colocar a data de início da e não iniciá-la,experimente colocá-la apenas quando efetivamente iniciar, mas,lembre-se: NUNCA esqueça de colocar a data de entrega.

#6 Utilize ocampo decomentários O campo comentário serve para você colaborar commembros da equipe. Sendo assim, utilize para fazerapontamento em tarefas em que participa.

Dica: Além de apontamentos, utilize o campo comentáriosempre que mover a tarefa para próxima coluna (bucket).Desta forma, todos integrantes da tarefa receberãonotificação por e-mail.

#7 Estabeleçaregras depassagem decolunaConforme utiliza o Planner, você vai perceber queprecisará estabelecer alguns "acordos" para mover umatarefa de coluna.

Dica:

Por exemplo: se uma tarefa está em "aprovando" e foienviada para correção, para qual coluna mover:"aprovando" OU "fazendo?"

Documento isso, por favor! ;)

#8 Utilize osFiltros cominteligência A maioria das dicas que você viu até aqui ascrecentam"informação" a sua tarefa. Então, através dos filtros vocêcomeça fazer gestão das atividades.

Próximas entregas;Etiquetas;Tarefas em andamento;Tarefas atrasadas.

Alguns exemplos de filtros:  

E por aí vai...

#9 Estabeleçaresponsáveis pelatarefa Parece óbvio, mas esquecer de inserir o responsável pelatarefa, pode fazer com que o objetivo de aumentar aprodutividade fracasse.

Dica:

Isso porque o Planner relaciona as métricas deprodutividade por cada usuário.

Para entender como enxergar a produtividade da equipepelo Planner, veja a dica avançada #11

#10 Insira linksde documentosdo SharePointSe você armazena os documentos da sua empresa emrepositórios do SharePoint, copie o link do documento einsira em uma tarefa.

Isso vai economizar tempo, já que os responsáveis nãoprecisarão sair do Planner para buscar um arquivo naspastas de rede.

Avançado

#11 Acompanhe aprodutividade daequipeNa aba "Charts" você poderá ver gráficos e números deprodutividade da sua equipe.

Total de tarefas: iniciadas, em atraso e concluídasTotal de tarefas por bucketTotal de tarefas por usuário

Exemplos:

Avançado

#12 Utilize oPlanner dentro doTeamsAdicione o Planner em uma aba do Teams e tenha omelhor das duas ferramentas em um único lugar.

Veja esse material: Microsoft Teams: conheça e baixegrátis

Desta forma, você poderá visualizar o Teams em seu canalde equipe sempre que precisar. Não sabe o que é o Teams e como utilizá-lo?

Avançado

#13 Utilize GrowthHackingComo determinar quais tarefas devem ser priorizadas?

Valor para o negócio?Facilidade de Implantação?Confiança que vai dar certo?

O Growth Hacking - outra metodologia para crescimento eorganização de tarefas, pode te ajudar. Através do Growth Hacking é possível atribuir uma nota de0 a 10 para cada tarefa. Exemplo:

Peça para cada membro da sua equipe atribuir uma notapara os pontos acima, faça a média e priorize as taregascom maior pontuação.

Avançado

#14 Faça reuniõessemanais

Para aproveitar ao máximo o Planner, realize uma reunião de alinhamento semanalcom sua equipe.

Desta forma, você poderá alinhar quais tarefas serão priorizadas, conferir se alguémprecisa de ajuda, ou discutir se outras tarefas devem ser acrescentadas. Dica: a reunião deve ter no máximo 30 minutos de duração. Se você seguir todas asdicas deste e-book, conseguirá organizar todos os outros detalhes diretamente noPlanner

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