Workshop de Planejamento Estrategico

T6PICOS

0 Conceito do Workshop A Preparac;ao do Workshop

0 Funcionamento do Workshop Os Pr6ximos Passos

A Espiral POCA de Ciclos Sucessivos

APRESENTA~J.D

~-

0 objetivo deste capitulo e descrever um de planejamento estrategico para uma

ernpresa ou entidade, bem como a organizac;:ao, a execuc;:ao ea consolidac;:ao dos resultados

dos trabalhos dele decorrentes.

Inicialmente, apresentamos o conceito de \\lorkshop e mostramos como se justifica sua

realizac;:ao.

A seguir, explicamos como se prepara o 111orks/10p, mostrando os cuidados que devem ser

tomados para garantir bons resultados.

Descrevemos o funcionamento do 1vorks/1op propriamente dito, constituido de exposic;:oes

conceituais entremeadas com e trabalhos em equipe, para a execuc;:ao de

exercicios cujos resultados constituem as pec;:as basicas para montagem do

da instituic;:ao.

Mostramos tambem os trabaU1os posteriores decorrentes dos temas levantados no 111orkshop.

Finalmente, o metodo de implantac;:ao da gestao estrategica em estagios progressivos e estu-

dado, usando-se o conceito do conhecido

Legend a: Capitulos ja estudados Capitulo e m estudo Capitulos ainda nao lidos

lntroduc;ao

Formulac;ao to,<

v co is das Estrategias

Motivac;ao Motivac;oes

para a Estrategia 1 ' Capacitac;ao Ap;

Estrategica OU I

Desafios ever

para a Estrateg1a fl ade<

" v lmplantac;ao 0 Plano pe~

Estrategico corn

Conceituac_;ao Conceitos mao

Basicos de Metodologia

Estrategia do Planejamento usad

Estrategico tern

Gestao para

Estrategica Workshop

de Planejamento 15. 1 Transformac;ao Estrategico

Estrategica ame

lmplantac;ao da pro Jc

Gestao Estrategica

Analise Analise

do Ambiente p 'l cons1

Externo Aprofundamento Formulac_;ao

de Estrategias via

Analise da Teoria dos Jogos conjt

Turbulencia e da e rap.

Vulnerabilidade ' Jogos de

Empresas para 15 I

Analise Capacitac;ao

do Ambiente Estrategica (

lnterno e Simulac_;ao .E Gerencial pouc<

) • niveis

Formulac;ao Representac;ao ·) Ferramentas Figur;

do Portfolio para Planejamento c e para Gestao

NI el

Estrategias Estrategica

tribu1. de Balanceamento eleme do Portfolio Aplicac;oes

de altc e Praticas da

eque.

tecnic

0

, as e OS

0

e

251

Entretan-

a mesma

1'1'.C'CC'Clr'. semincirio interno.

sugerir um evento

e um evento que envolve a e

a

Tambern as , OS

para a empresa ou entidade

do e fazer isso acontecer de maneira consensual.

workshop

workshop de planejamento estratégico

visãomissão abrangência

princípios valores opção estratégica diretrizes estratégicas objetivos

metas

workshop

PARTICIPANTES DO WORKSHOP

workshop

252

0

15.

~"iver hierarquico N1

Niver hierarquico N2

r\Jiver hierarquico N3

Niver

Niver hierarquico N5

e que 0 total de pessoas

que e o n(1mero limite para se obter sucesso na

No en tan to, worlcslzops com menos de l 5 pessoas

a e a variedade de ideias, de

ou atividades necess<1rias para um born de

0 lei tor dos niveis NJ a por motive

. l'J esses casos, <1 devera usar

senso para flexibilizar a regra anterior.

esclarecer a todos que o workshop 1ulo e wn rnrso. E de

tipo e do porte da

ao exercicio naquela

E altamente recornendavel que o por duas

O FACILITADOR E O INSTRUTOR

workshop

-\;\!01kshop cle Estrategico 25 3

A pessoa, que e a mais do 11/orTcshop, que cuidara dos

em grupo. Ele

clus15es das

Esses dois sao distintos e

con-

para garan-

ao merito das matE:rias

conceitual e

de revisao dos conceitos e de

essenc1ms para o

SLl':f"SS() do wor!csflop, por Varios motivos.

o fato de existirem dois por pessoas

o rnelhor ms-

sao simultaneamente por uma l'.mica pessoa, eles

dificultando o born andamento do evento. lJm efi-

ciente alivia o instrntor para que ele possa cuiclar

Outro fator a existencia de duas pessoas e que a tarefa de habilidacles e e

do instrutor, que

0 papel do , por sua vez, continua por anos e anos. E uma

usar o

A 20.2

pouco valorizada e

senclo fundamental para o sucesso trabalhos

wor!cshop.

de urn workshop -, e clei-

nas uma l'.mica pessoa ten\ de

nas duas tarefas. Nesse caso, deve-se

sera o momento de

para e instruto-

res, para o antes, o durnnle e o depois do workshop.

facilitador

instrutor

instrutor

A PREPARAÇÃO DO WORKSHOP

workshop

i -lmplanta~ao

niveis recomendiiveis de

conceituais a serem em cada

com

para a prepara~ao

da mais alta

quanta ao evento e as suas conseqtiencias. Caso isso nao seja

garantido e nao se caracterizar a prontidao necessaria para assegurar um

a nao-realiza~ao do workshop.

''"""-'m_,~, infelizmente nao tao rara,

lei turas, film es,

de recursos para acelerar o

ideia, ate que a aceitavel e

0 evento e necessario e de que vale a pena

Podem-se

o entendimento e a

deve tambem dar o

visando a suprir a eventual falta de iniciaL

e necessario reconsiderar a decisao

que isso possa ser. Nesse caso,

e111

urn

ser como coletar infmrm-

muito 11til para

volvimento de

para, eventualmente,

Como veremos a

para o sucesso do workshop.

, relacionar bons e ma us

realizar o workshop-,

0

correta da data e do e un1

OBTENÇÃO DO COMPROMISSO DA ALTA ADMINISTRAÇÃO

workshop

benchmarking

c-

e a in1c1ax o

: -l/Vori<shop de

para outro,

ten-

argu-

ser relevante para evitar

dos ccqc"C•'~'U)

para que as "'~uucn"'

1+·orkslwp do come;;:o ao Se

o workshop. Levando esse raciodnio ao

o workshop nas

para o exerdcio.

cle julho a outubro costuma ser o rnais indicado

o momemo em gue as pessoas come<;:am a se preocupar

momento para repensar o da

de

worlcslwp clevem

recomenda-se

ll tarde e domingos. Vlorlcshops come;;:an-ate o s;foaclo costumarn ser

workshop inicie-se com um evento cle JlCI 11oite anterior. Isso 0

assuntos. Como as pessoas j<i. vao acordar no

do encontro) evitan1-se atrasos. E que essa •, 1

muno aa

cultura cada en1presa.

11lio

esse

workshop

falta de prontidão

ESCOLHA DO LOCAL

workshop

lmplantac;ao

0 de dia-a-dia e o peso

Al cm

cla ·

da·

durante o 1vorlcshop. Mesmo em regras para evitar a interferencia

LU~"""~~u, uso de celulares e de correio eletr6nico devem ser

previamente e com rigor. Existem hotCis,

centros educacionais e centros de ser usados para

esse

urn que esta disponivel aos

E essencial que se tenha um local para as reunioes plenarias, com mesas arrzm-no forrnato de semicirculo, de

e

e flipclzarts com papel) sao necess<'irios. Deve haver

da sala plenaria para os trabalhos (em geral, sao neces-

para a , para a secretaria e parci o

grupo de apoio).

As

devem ser deixados para o do S<lbado,

a no local, e altamente vel e, em certas

deve envolver a mais alta da

o limite minimo de I 5 e o m<'ixirno de 40 pessoas

Os

alta autoridade da

devern ser corzvocados.

devem ser con vidados.

mar sua presen~a com bastan te

de toc!os os

Devem-se buscar participantes com a maior variedade e

c!entro da institui~ao, abrangenc!o diferentes niveis

areas geograficas, e profissionais, sexo e id a de.

essa variec!ade geralmente implica maior de no inicio

para que as pessoas "aque~am" o relacionamento e acostumem-se urnas com as

por outro, provoca urn processo de analise muito mais rico e

equipe de síntese

CONVITE E PARTICIPAÇÃO DOS PARTICIPANTES

--Workshop de

corre sempre contra o tempo, sem

e do clirna de

no

de uma

2.57

tra-

a e eventuais

de eventuais pen-

Para conduzir bem o worlcshop, o , por sua vez, deve ser firme nos

[,·qlF do seu

h<0rloria e

deve ter con-

Deve ter boa para contomar, com

os eventuais acidentes ou incidentes que surgem na ev1--

durante o as expos1-

1Jma pessoa externa a

internas.

no site do livro (

lista indicativa do materizJ necess;irio ' CdllUiLCV 00

), traz

ESCOLHA DO FACILITADOR E DO INSTRUTOR

facilitador

instrutor

RECURSOS DE INFRA-ESTRUTURA

MATERIAL DE LEITURA PRÉVIA

zir algurna forma de recompensar, simbolicamente, os que tenhcirn lido -por exem-

ao trabalhos ou de destaque,

a incumbencia de sun13rizar suas conclusoes aos demais. Mas se

isso nao visto como um encargo

Pm·a a parcela da leitura previa

ser interessante separar um no inicio do , para que

tiverem lido antes possam fazer a leitura. Para os que tiverem

outra em mais interessante - por

filme ou participar de um

Se houver muito interesse em que uma leitura previa

devem ser

workshop - por Ul11

ou respostas a um breve um resun10 ou

no inicio do worlcshop.

que lido sintam-se

a repassar os assuntos que os de111ais nao leram. Alem

Ll'-""'Jcu lendo o material sentir-se

a

Vale a pena distribuir, no inicio do , uma com de

as que serao contendo tambem os enunciados dos exer-

cicios a serem feitos durante o workshop, entre outras A

de alguns filmes ou antes do workshop ou o

evento, tambem ser muito liteis.

3]tamente motivante e

viamente elaborados.

Apendice

sequencia de questoes a serem verificadas como

talidade e da prontidao estrategicas. Veja tambem a

), sugere urna

da men-

workshop

workshop

ou fases deve ser

no site do iivro ( ), traz su-

s>e:slc•es de roteiros. Se houver resultados de diagn6sticos internos ou externos,

benchmarking ou similares, devem ser no inicio do

De modo geral, que se reservem, preferencialmente, as manhas e

o inicio da os de tarde para as '"'"'°'··p,,:-0

0 tern, como

urna forma t!pica de

a segmr.

0 workshop de planejamento

alternar,

metodol6gicas;

intervalos de descanso com

As noites devem ser

uma seql.iencia pr6pria de e

deveriam ser mantidas, conforme

ter as seguintes caracteristicas:

conceituais e

ousar nos

tui~ao;

e trabalhos em cquipes a fim analisar a pr6pria insti-

que

trabalhar em equipe - sem ao

Embora esquernas mais ousados possam ser utilizados, sugere-se alga bem lcve, coma exercicios

breves somente para solucionar dl'.widas, levantar opinioes e problemas, que serao posteriormentc

esclarecidos n:1s e nos trabalhos em grupo.

workshop

O FUNCIONAMENTO DO WORKSHOP

workshop

delinear os

materia;

0

mais

ter formato flexivel,

sen1 a

a

seu contei'.1do e roteiro

complexidade, o diagn6stico e a prontidao da institui~ao;

valorizar mais o processo do que o produto final dos trabalhos;

de

valorizar as as pessoas, suas atitudes e suas contribui~oes;

a

e

0

hierArquicas, de parentesco, hist6ricos de arni-

corno caracteristicas de personalidade,

quema dos mais novos,

As serao

usando-se as melhores tecnicas de

de

contei'.1do.

destacar que, apesar dos avan~os

tor, corn o uso de

Deve-se incentivar os para

dos conceitos que esU\o

•• ,_.llC••y••" a empresa OU entidade em

E claro que as nem e essa a

Muitos somente

instrntor deve alertar os participantes

0

· a ansiedade. Outros novos conceitos serao em mmor

sornente nos de

a seis equipes, de quatro a seis

com o mesmo enunciodo, em locais

o ni'.1rncro total de participantes

),

dos i-elatores e dos dernais participantes.

AS EXPOSIÇÕES CONCEITUAIS

exposições conceituais instrutor

enunciados dos exerdcios encontrarn-se no

do !ivro (

como para

ou entrado em impasses e

). Ver mais na

de 16

no site

, corn a

mas uma margem de para

de !'.1ltima hora. Eb obedeceril aos criterios:

da anterior. Des-

:a

de promover nrnior

a cada

um e urn

debates; no

na medida do possivel, pessoas que

mo departamento ou unidade, qne

verao ficar na mesma

evitar que o chefe e sens

na mesma Isso e mais liberdade as pessoas para expressarem suas . constrangimento;

resumida-

a

no momento de o novo e o novo relator, deve-se dar pre-

que nine/a 11ao desempenlwrmn esses papeis nos exercicios ante-possam todos os

site do livro (

e

facilitador

A MONTAGEM DAS EQUIPES

facilitador equipe

de apoio

workshop

moderador relator

1 -lmplanta<:;ao

As

urna versao sintetizada trabalhos das

para niio criar nada nova. Ela s6

de unidade aos •• 1

com o ma1ena1

"''mTn<' mais frequentes nos relat6rios das equipes e fara uma

versao sintetizada resultados dos exerdcios. Esses resultados serao digitados, im-

pressos, em mimero suficiente e distribuidos para todos os participantes

ainda durante o

ser que, em extremas, alguma empresa ou entidade nao

de um microcomputador e impressora. Nesses casos, nao ha nada que impei;:a que se

escreva a mao o resultado dos trabalhos da equipe de sintese, desde que esse possa ser reproduzido e distribuido entre os participantes.

Assim que o material estiver o abrira espai;:o em suas apresen-

tai;:oes para sua distribuii;:ao a todos os participantes, para ali colocarem seus comen-

tarios, criticas e sugestoes, por escrito. Como o metodo utilizado, nessa nao usa o

non1e da pessoa para nenhuma finaiidade, recomenda-se que os comentarios

nao identificai;:ao. As folhas, devidamente anotadas

serao recolhidas pela

da e com as criticas e

Estima-se que esse processo possa ser de duas a tres vezes ao

workshop, pelo menos para os primeiros exercicios. 0 produto do trabalho

de sfntese acaba sendo a resultado workshop.

Recamendamos nao abrir um debate em plenario com 30 a 40 pessoas,

sabre os termos dos documentos que estao sendo gerados de sintese Os

participantes terao aportunidades de se manifestar, inicialmente, em suas equipes de

trabalho e, por escrito.

que urn debate e de controle e, uma vez

nio e cantrole sabre o contei'.1do ou sobre o tempo, a workshop

a sua eficacia. Mesmo a eventual de "regras parlarnentares" nessa

seria, teoricamente, uma de a livre rnanifestai;:ao, arganizada e demo-

cratica de todos OS participantes. Embora procure garantir a palavra a

todos OS interessados, replicas, treplicas, debates e entre outros,

tem uma grande desvantagem para o workshop: os debates tem hora para comei;:ar,

mas nao tem hora para terminar, o que todo o roteiro elaborado.

Fica claro, portanto, que a equipe de sfntese e um

todo o processo: essa equipe rnantern-se inalterada ao longo de

do workshop. Os rnernbros da equipe sintese devem conhecer os conceitos e

metodologia adotada e ter facilidade para ler, entender, sintetizar e escrever. En1 um

intervalo de tempo muito curto, eles tern de isso, e muito rapidarnente.

A EQUIPE DE SÍNTESE

equipe de síntese

workshop

instrutor

)

diretamente com os assuntos que

serao

-v1/orkshop de Planejamento

para

nomes de pessoas, estruturn

sob pena de nao serem

em que as materias substantivas

Parece dificil imaginar que pessoas que as carncteristicas ante-

riores nao elas mesmas, funcionarios-chave. 0 que se recomenda e que pes-

so,1s essenciais para trazer novas nas de nao

a de sintese.

E aconselhavel que ao menos um membro da anteriormente de

essa mesnrn

sintese tenha entre dois e

Os

e a preparn<;:ao das a

de mesa e as listas

eventual de participantes com "'-'-''-·"''"'-""-''-'"

sa equipe

necessario para atende-los.

ea digita<;:ao nl.pida ea

seu papel primordial durante o

do material preparndo pela

por duas pessoas. A missao des-

do documento final, a ser entregue a

emergencias,

ou as equipes. A

horarios de recome<;:ar as

, durunte

pl'rS-

a

OS TRABALHOS DA SECRETARIA

trabalhos da secretaria

equipeworkshop

de síntese

OS SERVIÇOS DE APOIO

serviços de apoio

instrutor facilitador equipe de apoio

workshop

-lmplanta<;:ao

Na abertura do worlcshop, ser

a localizac;ao, nomes dos para

nccess<1rio. Nao se deve esquecer de informar os recur-

relativos a seguranc;a e a

HU'"'"~ o , as pessoas tendem a para suas

As salas ficam imediatamente vazias. Se nao

Essa chamada de os passos, e uma lista de e imediatas que clevem ser tomaclas logo op6s o cncc1Torncnto

llm de, 60 a 90 dias.

que se encarregue

dar continuidade as

OS PRÓXIMOS PASSOS

workshop

próximos passos

PROVIDÊNCIAS PARA OS PRÓXIMOS PASSOS

workshop

faci-

litador

-Workshop de Pla11epmento Estrateg1co 265

deve-se indicar uma pessoa responsavel, sendo

uma data limite para a de cada

51° o facilitador de ainda nao tiver

ai:e o final do workshop, deve-se nomear um dos membros da alta

para

para que monitore o andamento do pro-

os recursos necessc'trios para que o combinado

do

na orgam-

ser nus con-

ter born transito

pes-

dos

ja dentro do processo de

no site do livro ( ), e na

danosos para o

em todos os itens conside-

em empre-

O FACILITADOR DA GESTÃO ESTRATÉGICA

facilitador

workshop

PDGA

/ -lmplaniai;;ao

--esta da de

com todo o processo.

dimensionar os recursos e

nas 7.5, 8.4 e 12.2.

do eem

de sistemas, processos,

no plano, deviclamente

e de procluzir os efeitos

- mais do que 1neclir,

e en-

rar que o processo tenha ""'"'-'-LLLUUV mediante cuidaclosa de

seu planejado na usam-se relat6rios de acorn-

panhamento e de desvios, mostrando o atendimento ou nao

de estabelecidos.

- na ina1s

minar esta fase por "como npre11der com erros e

pratica dos resultados do processo, bons ou maus, para serem

cultura e nos

assim, da anterior

decorrer: ou tudo correu bern, ou

para o futuro. As pessoas precisam ser treinaclas ou

para agir daquela maneira que cleu certo,

de , executar, verificar e atuar. Isso

aprende coin o que deu certo.

na segunda hip6tese, cleve-se iniciar urn novo ciclo, para

e as formas de evita-los. Trata-se de um novo

convenientemente. Seguem-se, assirn, as

, executar, verificar e atuar, ea

bem com o que nao deu certo.

Com isso em mente, a em espiral", ou em ciclos

simples de ser entcndida e aplicada: na primeira rodada, vamos, por zero a 30 ( en1 uma escala de zero a 100) naqueles aspectos mais relevantes da

gia, como descrito neste livro. Essa primeira rodada e ilustracla na Figura 15.2.

tam-

P (Planejar - Plan)

E (Executar - Do)

V (Verificar ou Controlar - Control)

A (Atuar - Act)

~ ' -Workshop de Planeiarnento 267

5.2 Primeiro Cicio

Atuar

Emuma

OS novos, con10

15.3

Atuar

' -lmpla11ta~ao

Pelo menos

Para alguns processos

como semanas ou mesmo

ale anos. Nesses casos, sempre que

vem ser feitas para estimar a

antes de se completar o

0 prirneiro ciclo

no site do livro (

intermediarias ou

de melhoria mesmo

), aprese11ta um exern

entretanto, de que a existencia pura e simples

niw gorallte que a ja tenha um sisterna de

to. Deve-se prosseguir,

todos os subsisternas de implantando, nr,ntrl'PCC1

neste livro e que aplicaveis ao tipo de

na Tabela 14.1.

para uma ernpresa ou

de

Mostrou corno

e se executa o evento e como se consolidam os resultados

dos trabalhos.

A seguir, foi como se prepara o

serem tomados para assegurar os bons

Foi descrito o funcionamento do

sua

, mostrando os

do trabalho.

8

de

conceituais entremeadas com de grupo, para de

Tambem foram

no

estagios

constituem as pet;as para do plano estra-

os trabalhos

mostrado 0 metodo

usando-se o conceito de

dos temas k-

da

workshop

workshop

workshop

workshop

espiral PDCA (PEVA)

269 c -Workshop de

de um

1to

0

caracteristicas Como eles devem ser

urn en1 nn1a

e e o local um

~ E a entre convidados e co11vocodus?

con10

Como montar as

deven1 ser ern arnbas? nao

Como queo

mas que nao teve

workshop

facilitador

instrutor

workshop

workshop

equipes de trabalhoequipe de síntese

workshop