Universidade de BrasliaFaculdade de Economia, Administrao, Contabilidade e Cincia da Informao e DocumentaoDepartamento de Cincia da Informao e DocumentaoDisciplina: Planejamento e Gesto de Instituies ArquivsticasProf.: Lillian Alvares

Existem trs nveis distintos de planejamento:Planejamento EstratgicoPlanejamento Ttico Planejamento Operacional

o planejamento mais amplo e abrange toda a organizao. Suas caractersticas so: projetado no longo prazo e seus efeitos e conseqncias so estendidos para vrios anos (em geral, cinco) pela frente.

O planejamento estratgico , normalmente, de responsabilidade dos nveis mais altos da empresa e diz respeito tanto formulao de objetivos quanto seleo dos cursos de ao a serem seguidos para sua consecuo, levando em conta as condies externas e internas empresa e sua evoluo esperada.

Envolve a empresa como uma totalidade, abrange todos os recursos e reas de atividade, e preocupa-se em atingir os objetivos em nvel organizacional.

definido pela cpula da organizao (no nvel institucional) e corresponde ao plano maior ao qual todos os demais esto subordinados.

um processo gerencial que possibilita ao executivo estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa com vistas a obter um nvel de otimizao na relao da empresa com seu ambiente.

O nvel estratgico de influncia considera a estrutura organizacional de toda a empresa e a melhor interao desta com o ambiente.

A etapa de implementao dos processos de mudana estratgica ou estrutural nas organizaes a mais difcil de todo o processo. Geralmente, no existem problemas nas etapas de definio da misso e estabelecimento de estratgias. Os problemas aparecem quando estas devem ser executadas na prtica

Ausncia de liderana e acompanhamento do executivo principal da instituio; Falta de cultura de planejamento por parte dos funcionrios e falta de cultura estratgica por parte dos dirigentes; Inexistncia de sistemas de informao que possibilitem a coleta e sistematizao das informaes;Falta de capacitao da equipe de implementao;

Incompreenso da importncia da influncia da cultura e do clima organizacional;Competio pelo poder, que acaba afetando o desempenho das equipes de trabalho; Falta de acompanhamento e controle da execuo das aes planejadas.

Estrutura refere-se ao modo de organizao das tarefas e das pessoas, o que inclui o organograma da empresa e suas principais polticas internas; Sistemas dizem respeito ao workflow da organizao, ao fluxo de processos e informaes e aos sistemas de tomada de deciso gerencial; Estilo refere-se aos aspectos do clima organizacional relacionados ao comportamento e mentalidade dos membros da instituio;

Equipe so as pessoas certas na equipe de planejamento e implementao;Habilidades trata-se do conjunto de habilidades das pessoas que compem a organizao, o qual se traduz na habilidade da prpria organizao; Estratgia refere-se maneira pela qual a instituio implementa sua viso de futuro; Valores Compartilhados trata-se do conjunto de valores, princpios e diretrizes que motiva o comprometimento e o empenho de todos na empresa.

1. O princpio da contribuio aos objetivos, e neste aspecto o planejamento deve sempre visar aos objetivos mximos da empresa. No processo de planejamento deve-se hierarquizar os objetivos estabelecidos e procurar alcan-los em sua totalidade, tendo em vista a interligao entre eles.

2.O princpio da precedncia do planejamento, corresponde que essa funo administrativa que vem antes das outras. De maneira geral, o planejamento do que e como vai ser feito aparece na ponta do processo.

3.O princpio da maior penetrao e abrangncia, pois o planejamento pode provocar uma srie de modificaes nas caractersticas e atividades da empresa. As modificaes provocadas nas pessoas podem corresponder necessidade de treinamento, substituio, transferncias, funes, avaliao, etc.; na tecnologia pode ser apresentada pela evoluo dos conhecimentos, pelas novas maneiras de fazer os trabalhos, etc.; e nos sistemas podem ocorrer alteraes nas responsabilidades estabelecidas nos nveis de autoridade, descentralizao, comunicaes, procedimentos, instituies, etc.

4.Princpio da maior eficincia, eficcia e efetividade. O planejamento deve procurar maximizar os resultados e minimizar as deficincias. Atravs desses aspectos, o planejamento procura proporcionar a empresa uma situao de eficincia, eficcia e efetividade

Eficincia : Resolver problemas; Salvaguardar os recursos aplicados; Cumprir o seu dever; Reduzir os custos. (Como fazer)

Eficcia :Fazer as coisas certas; Produzir alternativas criativas; Maximizar a utilizao de recursos; Obter resultados; Aumentar o lucro.(Resultados)

Efetividade :Manter-se no ambiente.Apresentar resultados globais positivos ao longo do tempo.(Permanncia)

Identifica reas que exigem decises e garante que a devida ateno lhe ser dispensada, tendo em vista os resultados esperados; Estabelece um fluxo mais rgido de informaes importantes para os tomadores de deciso e que sejam as mais adequadas para o processo; Facilita a mudana organizacional durante a execuo dos planos estabelecidos, atravs de uma comunicao adequada e apropriada; Procura o envolvimento dos vrios elementos da empresa para os objetivos, desafios e metas atravs do direcionamento dos esforos; Facilita e agiliza o processo de tomada de deciso;

Facilita a alocao dos recursos da empresa; Possibilita maior consenso, compromisso e consistncia; Cria alternativas gerenciais; Possibilita o comportamento sinrgico das vrias unidades organizacionais; Possibilita a empresa manter maior interao com o ambiente;Incentiva e facilita a funo de direo da empresa; Transforma a empresa reativa em empresa proativa

Facilita e desenvolve um processo descentralizado de deciso na empresa; Cria situaes em que os administradores da empresa se sentem obrigados a se afastarem das atividades rotineiras da empresa; Incentiva a utilizao de modelos organizacionais adequados aos diversos contextos ambientais atuais e futuros; Orienta o desenvolvimento de outros planejamentos a nvel ttico ou operacional.

Uma das causas mais comuns do fracasso do planejamento a falta de um conjunto de objetivos claramente definidos.

Sem planejamento, uma empresa no ter certeza do seu caminho. Sem objetivos, uma empresa no ter condies de medir seu desempenho.

um processo permanente e contnuo. sempre voltado para o futuro.Visa a racionalidade da tomada de decises.Visa selecionar uma entre vrias alternativas. uma tcnica de alocao de recursos. uma tcnica de mudanas e inovaes.

Nveis da EmpresaPlanejamentoContedoExtenso de TempoAmplitudeInstitucionalEstratgicoGenrico e sintticoLongo prazoMacroorientado. Aborda a empresa como uma totalidade.IntermedirioTticoMenos genrico e mais detalhadoMdio prazoAborda cada unidade da empresa ou cada conjunto de recursos separadamente.OperacionalOperacionalDetalhado e analticoCurto prazoMicroorientado. Aborda cada tarefa ou operao isoladamente.

Planejamento Estratgico: realizado nas funes mais elevadas da empresa, tem maior alcance de tempo e as decises envolvidas englobam a organizao como um todo.Planejamento Ttico: realizado pelos executivos, traduz e interpreta as decises da direo e as transforma em planos concretos dentro dos departamentos da empresa. Geralmente tem um mdio alcance de tempo.Planejamento Operacional: aquele que coloca em prtica os planos tticos dentro de cada setor da empresa. Geralmente tem curto alcance de tempo.

Nvel das decises: o Plano Estratgico sempre realizado nos escales mais elevados da empresa.Dimenso temporal: o Plano Estratgico tem sempre um alcance maior no tempo do que o Plano Operacional.Amplitude de efeitos: as decises envolvidas no Plano Estratgico englobam a organizao como um todo e no simplesmente um parte dela.

o planejamento que abrange cada departamento ou unidade da organizao.

Suas caractersticas so: projetado para o mdio prazo, geralmente para o exerccio anual. Envolve cada departamento, abrange seus recursos especficos e preocupa-se em atingir os objetivos departamentais. definido no nvel intermedirio, em cada departamento da empresa.

Tem por objetivo otimizar determinada rea de resultado e no a empresa como um todo. Portanto, trabalha com decomposies dos objetivos, estratgias e polticas estabelecidos no planejamento estratgico.

O planejamento ttico desenvolvido a nveis organizacionais inferiores, tendo como principal finalidade utilizao eficiente dos recursos disponveis para a consecuo dos objetivos previamente fixados, segundo uma estratgia pr-determinada bem como as polticas orientativas para o processo decisrio da empresa.

o planejamento que abrange cada tarefa ou atividade especfica.

Suas caractersticas so: projetado para o curto prazo. Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente e preocupa-se com o alcance de metas especficas. definido no nvel operacional, para cada tarefa ou atividade.

Pode ser considerado como a formalizao, principalmente atravs de documentos escritos, das metodologias de desenvolvimento e implantao estabelecidas. Portanto, nessa situao tem-se, basicamente, os planos de ao ou planos operacionais.

Cada um dos planejamentos operacionais devem conter com detalhes: Os recursos necessrios para o seu desenvolvimento e implantao; Os procedimentos bsicos a serem adotados; Os produtos ou resultados finais esperados; Os prazos estabelecidos; Os responsveis pela sua execuo e implantao.

O planejamento operacional cria condies para a adequada realizao dos trabalhos dirios da empresa.

Os oramentos so planos estratgicos quando envolvem a empresa como uma totalidade e abrangem um perodo longo, como o caso do planejamento financeiro estratgico.

So planos tticos quando cobrem determinada unidade ou departamento da empresa por mdio prazo, como so os oramentos departamentais de despesas e que envolvem o exerccio anual.

So planos operacionais quando a dimenso local e sua temporalidade de curto prazo, como o caso do fluxo de caixa.