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Performance de processos sob olhar do Lean Office na indústria: o caso da Tupy S/A

Samuel Dagostin GaldinoCoordenador Educação Corporativo - Tupy

VISÃO GERAL DA TUPY

1

Presença Global : Manufatura, clientes e segmentos de mercado

Referência em engenharia e relacionamentos a longo prazo com clientes em mais de 40 países

JoinvilleMauá

Fábricas

13.500funcionários

Líder Global de mercadode blocos e cabeçotes de ferro para motores e líder nacional de conexões em ferro maleável e perfis contínuo de ferro

Ramos ArizpeSaltillo

EscritóriosR$ 3,7 bide faturamento em 2017


1

MOVIMENTAÇÃO DE CARGA


1


Infraestrutura e InvestimentosTransporte de Carga

Veículos Utilitários(Pequenas empresas, Construção

residencial, Reformas, etc)

Caminhões médios& pesados

Mineração

Construção Pesada

Construção Leve

Plataformas elevatórias

Óleo & Gás

Motores estacionários

Operações Portuárias


OutrosAgricultura

Defesa

Colheitadeiras

Tratores

Implementos

Transporte de grãos

Motoresmarítimos

Manuseio de carga & frete


1

13.500funcionários

DEFINIÇÃO DOS PROCESSOS

✓ PROCESSO ADMISSÃO FUNCIONÁRIOS

✓ PROGRAMA DE APRENDIZAGEM

✓ CICLO DE CONVERSÃO DE CAIXA

▪ Com relevância direta para o negócio

▪ Onde já havíamos identificado demanda de reestruturação

▪ Áreas onde o líder se engajou com o projeto

▪ 5’ s implantado

Processos eleitosCritérios de definição

LEAN OFFICE – Caso Tupy

▪ PROCESSO ADMISSIONAL DE FUNCIONÁRIOS RH SAÚDE

Alto volume de processos admissionais, demandas repentinas, grau de risco elevado.

▪ Maior agilidade, segurança e assertividade no processo de contratação;

▪ PROGRAMA DE APRENDIZAGEM RH EDUCAÇÃO

Relevância do programa de aprendizagem, oportunidades de carreira, alto volume de trabalho concentrado, riscos legais.

▪ Reduzir o risco legal, o volume de trabalho e melhorar a assertividade do processo de gestão de aprendizes

▪ CICLO DE CONVERSÃO DE CAIXA FINANCEIRO

Baixo ciclo de conversão de caixa

▪ Aumentar o ciclo de conversão de caixa

ExpectativasMotivações

VISÃO GERAL – War Room

GESTÃO DE SAÚDELean Office:

PROCESSO ADMISSÃO DE FUNCIONÁRIOS

RH – Gestão Saúde

ENFERMAGEM / EXAMES

▪ Médico TrabalhoSponsor: Gerente RH

MÉDICOS

▪ Coordenadora RH – SaudeSponsor: Gerente RH – Saude

RECEPÇÃO

▪Clínica (Parceiro comercial)▪ Laboratórios (Parceiro comercial)

FORNECEDORES

EQUIPE FULL TIME

▪ Analista RHSponsor: Cordenadora RH

R&S

EQUIPE DE APOIO

▪ Coordenadora RH – SaudeSponsor: Gerente RH

▪ Especialista TI▪ Especialista TI

TI

1

Lean Office:

PROGRAMA DE APRENDIZAGEM

RH - Educação Corporativa

RH EDUCAÇÃO

• Coordenadora do Programa de Aprendizagem

SENAI

▪ Analista RH

Sponsor: Coordenador RH

RH REMUNERAÇÃO

EQUIPE FULL TIME

▪ Analista RH


RH BACKOFFICE

▪ Analista RH


GESTÃO DE SAÚDELean Office:

CICLO DE CONVERSÃO DE CAIXA(PMP)

Financeiro

CONTROLADORIA

▪ Especialista Financeiro▪ Sponsor: Coordenadora Finanças

FINANCEIRO

▪ Analista Recebimento▪ Sponsor: Coordenadora Comex

CPF

▪ Analista Suprimentos▪ Sponsor: Coordenador Suprimentos

COMPRAS INDIRETAS

EQUIPE FULL TIME

▪ Especialista Logistica▪ Sponsor: Coordenador Suprimentos

PMO CONTROLES E COMPLIANCE

EQUIPE DE

APOIO

▪ Analista Controladoria▪ Sponsor: Coordenador Controladoria

▪ Analista TI

TI

MITOS E VERDADES

PROJETO LEAN OFFICE: PROCESSO ADMISSÃO FUNCIONÁRIOSRH – Gestão Saúde

Mapeamento do fluxo atual

ESCOPO: Pré-Cadastro no Nexo até o arquivamento da documentação legal

KPO: Coordenadora RH – Saude

INDICADORES:

Lead time do processo

Tempo do candidato no Ambulatório

Aumento de capacidade

Redução do volume de papel sendo

impresso e circulando

Redução do volume de papel impresso e

circulando

4 dias

1

Timeline 30/out12/out9/out 02/nov1 semana 1 semana

1

PROJETO LEAN OFFICE: PROGRAMA DE APRENDIZAGEMRH – Educação Corporativo

ESCOPO: Contratação, Avaliação de Desempenho, Término do Contrato

KPO: Analista RH – T&D

INDICADORES:


Convocações X Participações

Taxa de Desempenho nas Avaliações

% EfetivaçõesRedução do volume de papel sendo impresso

e circulando

Pesquisa de Satisfação (Padrinhos e Jovens)

PROJETO LEAN OFFICE: CICLO DE CONVERSÃO DE CAIXAFinanceiro

ESCOPO: Eliminar os desperdícios de tempo (dias) no fluxo de pagamento aos fornecedores, aumentando os dias do Prazo Médio de Pagamento (PMP)

KPO: Especialista Logística

INDICADORES:


Prazo entre a emissão da NF e a efetivação da nota fiscal no sistema

Prazo entre a efetivação da nota fiscal e o pagamento

Prazo Médio Pagamento PMP (dias)

1

PROJETO LEAN OFFICE: PROGRAMA DE APRENDIZAGEMModelo Macro Apresentação Programa

Modelo Tupy

• Contrato de 01 ano;

• Jovem Aprendiz (18 à 24 anos);

• Jornada Integral Compartilhada (04 horas empresa + 04 horas instituição ensino)

• Cursos de Aprendizagem: Assistente Administrativo, Processos de Qualidade em Metalurgia e Caldeiraria.

Dados do Programa

Programa Jovem Aprendiz Tupy

Cota 2017 - 222

Cota 2018 - 172

Redução 23%

Efetivações 2016 - 36Efetivações 2017 - 76Aumento 52%Aproveitamento 40%

Indicadores 2017

Cota Cota Legal

% Efetivação 34%

% Aproveitamento* 40%

* O % Aproveitamento é calculado sob o número de aprendizes que encerraram ocontrato na data fim.

1

Subprocessos/Etapas

Pré Seleção1.

Seleção2.

Admissãoe Integração3.

Gestão Aprendizes4.

Encerramentoe Efetivação5.

RH | Comunicação e Resp. Social

Remuneração e Benefícios

RH |Treinamento (Gestão Programa)

RH | Remuneração e Benefícios

RH | Gestão de SaúdeParceiro

SenaiRH |Treinamento

(Gestão Programa)

Parceiro Senai

RH | Back Office


Planejamento de Materiais

SuprimentosAlmoxarifado

Área / Padrinho

JovemAprendiz

Parceiro Senai


Área / Padrinho

JovemAprendiz

RH | Gestão de SaúdeRH | Back

Office


RH | Remuneração e Benefícios

Externo Sindicato

Área / Padrinho

JovemAprendiz

RH Consultores

LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS Detalhamento processo

LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS Mapa de fluxo atual

1

fotos

LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS Árvore realidade atual

1

Efeitos

▪ Aumento do lead time do processo

▪ Dificuldade no planejamento (fluxo de caixa)

▪ Atraso no pagamento

▪ Gasto de tempo com retrabalhos

▪ Juros / Multas / Protestos

▪ Descontentamento do fornecedor (ameaça de bloqueio de fornecimento)

Causa raiz

Dados incompletos nas Notas Fiscais

Processo elaborado de forma incorreta

Falta de orçamento

Limitação do sistema

Morosidade nas aprovações

Falha na comunicação interna

Cadastro desatualizados

Falta de treinamento

LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS Analise Causa Efeito

OBRIGADO!

Novo Fluxo – Etapa 1 |

ESCOPO:

LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS Novo mapa fluxo

Novo Fluxo – Etapa 2


Novo Fluxo – Etapa 3


LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS Plano Ação

Pontos de Impactos Apontados pela Equipe do Lean Office

Nr. Ponto de Fragilidade Descrição Resumida Status

1Prazo de aprovação de requisição de compra e pedido de compra elevados ocasionando impacto no PMP

Rever os critérios de aprovação de Requisição de Compra e Pedido das contas de pagamento obrigatório (gás, energia elétrica, água, plano de saúde, etc...)Alterado forma de aprovação via orçamento anual

Concluído com ressalvas

2 Cadastro incorretosRevisar cadastros e alteração em massa quando necessários nos materiais DIEN (5000*) na REGINFO (onde o cadastro tinha Materiais cadastrados com 5000*)

Concluído

3Quando as notas QM são efetivadas, não existe local para consulta

Elaborar relatório de tela de consulta ou relatório com extrato de efetivação de notas QM (controle orçamentário) Liberado o relatório de consulta de tela

Concluído

Nr. Ponto de Fragilidade Descrição Resumida Status

6 Retrabalhos da área da ControladoriaElaborar e ministrar treinamento para compradores sobre IVA (Serviços)

Concluído

Pontos de Impactos Apontados pela Equipe do Lean Office

LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS Plano Ação

RESULTADOS FINAIS

1

▪ PROCESSO ADMISSIONAL DE FUNCIONÁRIOS RH SAÚDE

Necessitávamos mais agilidade, segurança e assertividade no processo de contratação;

▪ Redução 55% tempo permanência no ambulatório▪ Agilidade▪ Produtividade▪ Otimização de agenda▪ Comprometimento▪ Engajamento

▪ PROGRAMA DE APRENDIZAGEM RH EDUCAÇÃO

Reduzir o risco legal, o volume de trabalho e melhorar a assertividade do processo de gestão de aprendizes

▪ Desburocratização (Processos digitais)▪ Definição papéis e responsabilidades▪ Comprometimento▪ Transparência ▪ Gestão Conhecimento

▪CICLO DE CONVERSÃO DE CAIXA FINANCEIRO

Aumentar o ciclo de conversão de caixa

▪ Aumento PMP de 21 para 25 dias▪ Diminuição substancial retrabalho▪ Otimização processos▪ Melhoria relação fornecedores▪ Diminuição custos (multas, atrasos, etc.)

ResultadosExpectativas

AVALIAÇÃO CENÁRIO

RISCOS PREVISTOS DESAFIOS MONITORADOS

Imprevisibilidade da demanda Dedicação e tempo para o projeto

Processo x essência do trabalho Alinhamento com a estratégica

Ineditismo das soluçõesResultado mensurável e evidente

Postos multitarefa Escolha dos processos

Variabilidade TrabalhoPlano de comunicação

Pro

cess

oM

ud

ança

s

PRINCIPAIS GANHOS

LEAN OFFICE

RESULTADOS CHECK RESULTADOS

Resultados Concretos mensuráveis

Engajamento e Motivação

Formação de multiplicadores e embaixadores

Redução de conflitos (Clima Organizacional)

Agilidade

Melhoria continua “natural”

OBRIGADO!

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