palestra marilea de castro
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Matriz - Betim - MGFilial Centauro - Contagem - MGFilial Hammer - Contagem - MGFilial Paraná - PR
Ferramentaria
Filial São Jose dos Pinhais - PRFilial Thera -MGFilial Tec Ferramentaria –MGFilial TaubatéFilial Belo Horizonte-Tec
CLIENTES
Dificuldade de tomada de decisões ‐ Informação correta no
tempo certo.
Volume de documentos em papel tornado difícil sua
recuperação.
Atualmente a capacidade de gerar documentos é superior à capacidade de gerenciá‐los.
Procurar documentos em
papel é como procurar num
labirinto..
Dificuldade de recuperação de documentos Setor Juridico
Tempo de atendimento dificultava o processo de
defesa trabalhista. Interferencia na produtividade
Deposito de documentos espalhados por todas as
empresas do grupo.
Atendimento a fiscalização comprometido
Procurar uma empresaque resolvesse oproblema.Contratação de empresade consultoria queiniciou o Trabalho em1998.
• 1ª Etapa:• Centralização do Acervo para criação do
Arquivo Central da Aethra.• Desejo do Presidente: Eu quero uma empresa
que não tenha armários ou gavetas. • Garantia de Investimento em Tecnologia
(Software e Hardware)• Liberação de espaço Fisico para constituição
do Arquivo Central.
Arquivo
Brasil Design
Hammer
Tec em Moldes e Estampos
Tec IIHammer Contagem
Perfilados Hammer
Betim
• Recursos Humanos• Materiais• Infra-estrutura
Os objetivos e metas do negocio Aethra determinam
seus processos organizacionais que são
direcionados por sistemas normativos (políticas, normas,
procedimentos) e operacionalizados através de transações que
envolvem documentos , informações e conhecimento.
É considerado a ligação entre os processos de uma empresa, seus sistemas normativos, registro informacionais e o conhecimentoO processo de organização, armazenagem e de recuperação considera esta ligação.
Implantar práticas que garantam a rastreabilidade dosregistros
Taxonomia e Temporalidade
Documental
Identificação e Análise dos Registros e Documentos associados aos processos
Metodologia e Ferramentas
Mapeamento / Processos de Negócios
Organização dos
Registros
Tecnologias (GED,
Workflow)
Rastreabilidade e Resultados
2ª Etapa: Definido pelo Presidente do Grupo Aethra• Descentralização do Acervo para criação das
Unidades de Documentação.• Manter na empresa documentos relativos aos últimos
seis meses.• Liberação de recursos: Garantia de Investimento em
Tecnologia (Software e Hardware).• Criação dos arquivos nas empresas do Grupo Aethra• Liberação do espaço ocupado com arquivos no prédio
administrativo.• Contratação de empresa de armazenamento de
documentos.
Arquivo
Aethra Betim
Filial Hammer
Filial Contagem
Filial ParanaFilial Tec
Ferramentaria/ BH
Filial Thera
Filial Corporativa
Filial TaubatéFilial Paraná
UND-HAMMER
• Aethra Matriz – Betim• Aethra Filial Hammer-Cinco• Aethra Filial Tec BH• Aethra Filial Tec Ferrametaria• Aethra Filial Contagem- Contagem• Aethra Filial Paraná- São Jose dos Pinhais• Aethra Filial Rui Barbosa-São José dos Pinhais• Aethra Filial Taubaté• Aethra Filial Corporativo (Administrativo)• AKC
GED / TAXONOMIA/ TTD
• Recuperar um documento
quase imediatamente sem sair
de sua mesa de trabalho.
•Documentos nunca serão
perdidos, extraviados ou
estarão indisponíveis.
•Um tempo muito pequeno é
exigido para a recuperação e
visualização de documentos na
tela do computador.
GED
Resultado: economia de tempo e a redução de
custo.
Tabela de Temporalidade Documental
1ª Tabela da Aethra:Elaborada em Papel
Aprovação através da assinatura
No futuro:Será gerada pelo sistema
A aprovação por consenso.Depende da vontade politica
Ele abrangerá: modelo de documentos, quanto tempo se guarda na Aethra, quem se
responsabiliza pelo descarte e em que midia será preservado.
Taxonomia: é uma lista crescente de conceitos e
categorias segundo os quais se organizam conteúdos
empresariaisPrecisa ser intuitiva
Mapa de localização de documentos.
Baseado no macro fluxo empresarial
• Aethra Matriz – Betim• Aethra Filial Hammer-Cinco• Aethra Filial Tec BH• Aethra Filial Tec Ferrametaria• Aethra Filial Contagem- Contagem• Aethra Filial Paraná- São Jose dos Pinhais• Aethra Filial Rui Barbosa-São José dos Pinhais• Aethra Filial Taubaté• Aethra Filial Corporativo (Administrativo)• AKC
• JURIDICO• CONJUNTOS
SOLDADOS• QUALIDADE• ESTAMPARIA• TANQUES• EIXOS• PAVIMENTO
• FISCAL• CONTABILIDADE• ENGENHARIA• FINANCEIRO• COMERCIAL• COMPRAS• RECURSOS HUMANOS
INDICADORES
Implantar práticas que garantam a rastreabilidade dosregistros
Taxonomia e Temporalidade
Documental
Identificação e Análise dos Registros e Documentos associados aos processos
Metodologia e Ferramentas
Mapeamento / Processos de Negócios
Organização dos
Registros
Tecnologias (GED,
Workflow, COLD)
Rastreabilidade e Resultados
• Volume de documentos e caixas,• Numero de solicitação de
pesquisa,• Numero e custo do transporte,• Numero de documentos
scaneados.
COMO O CDI É VISTO PELA EMPRESA?• PARCEIRO• ORGANIZADOR• GARDIÃO
NO FUTURO:• CONSULTORES INTERNOS
