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Outubro 2015

Apresentador: Ricardo Conceição [email protected]

Apresentação:

Otimizando o Processo de

Contas a Pagar

Otimizando o Processo de Contas a Pagar


Crise Atual Brasileira


=


5

Menos recurso

financeiro em todo

o mundo

Risco fiscal

Falta das melhores

práticas!!!

Risco dos juros

Soluções tecnológicas

do século passado!!!

A Economia global Normas de

contabilidade

Riscos de taxa de

câmbio

Risco de preços Riscos de crédito

Ambiente Atual das Empresas

Legislação complexa

Processos

ineficientes,

demorados e caros!!!


Conteúdo = Conhecimento?


100


122


< 3!!


Archiving Secure, compliant, cost-efficient storage of information

Document Access 360 degree information access

Employee File

Mgmt

Automate HR File

administration and

enable self service

scenarios

Invoice

Management

and OCR

Minimize data

capture effort and

human

intervention

Streamline

accounts payable

processes

Extended

ECM

Best-of-breed

ECM with unique

SAP integration

and process

support.

Enterprise

Records

Management

Travel Receipts

Mgmt & OCR

Automate receipt

handling and

streamline

expense

management

process

Digital Asset

Management

Optimized

management of

rich media assets

Integrate media

into marketing

communications

Document

Presentment

Automate

document

generation and

personalization

(e.g. billing)

Content

Management

for SharePoint

Collaborate and

work with SAP

related content in

Microsoft

SharePoint

information

Governance for

SharePoint

Content,

Portal Content

Management

Powerful Intranet/

Extranet,

document Mgt,

collaboration,

authoring and

publishing

embedded into

SAP NetWeaver

Portal and

Enterprise

Workspaces

Horizontal Platform Products LOB specific Solutions

Document

Presentment add

on

Content-Enriched Business Processes enable Transformation

SAP Suite by OpenText


L

Notas Fiscais de Fornecedor

APOIO NEGÓCIO

GESTÃO DE RISCOS

GESTÃO MANUAL

APOIO NEGÓCIO

GESTÃO DE RISCOS

GESTÃO MANUAL

€ €


Dia a dia do negócio...

Processo MAC Construtora


Processo MAC Construtora

NOTAS FISCAIS

DE SERVIÇOS

NOTAS FISCAIS DE MERCADORIAS

OCR

Pagamento Reconhecimento Processamento

PROCESSO DE

DIGITALIZAÇÃO

DE FATURAS

FAX

Papel

Pagar

REPOSITÓRIO DE FATURAS

Email

Lançamento e reconciliação automática

FRETES

CONCESSIONÁRIA:

Água, Luz, Telefone.


Adaptado para o Brasil!!!

Processo Cliente Gestamp


Pagamento

PAGAR

Reconhecimento

UMWANDLUNG

OCR

Validação

Inbox (incoming

mail / scan)

PREPARAR

Digitalizar

Arquivar

Comentários Disparar Workflows Lançar Faturas

Colaboração & Monitoramento

Realização Verificação

Prüfung und Vervollständigung

VERIFICAR E COMPLETAR

TRATAR EXCEÇÂO

APROVAR TRANSFORMAR

Processo de automação da gestão de notas fiscais


Esse cenário é familiar? CEO Como podemos melhorar

nosso back office?

CFO A minha visibilidade das Contas a

Pagar é muito limitada Analista Financeiro Nossos descontos são baixos,

nosso custo de capital está

aumentando.

Contas a Pagar Gastamos mais de 50% do tempo

respondendo a ligações e emails

de fornecedores perguntando

sobre o status de suas faturas e

reclamando de atrasos nos

pagamentos.

Comprador Nós podemos baixar os preços

dos nossos produtos se

conseguirmos melhores

descontos para pagamentos a

vista.

Fornecedor Negociar com essa

companhia é difícil pois eles

não conseguem nos dizer

quando pagarão suas faturas.

Contabilidade Nós não sabemos quais faturas recebemos dos

vários departamentos e não temos controle

sobre os prazos de pagamento.

Essa empresa esta preparada

para:

Melhorar a eficiência dos processos

Reduzir custos financeiros

Conseguir melhores descontos


Processamento manual de faturas

– Pesquisa ao histórico é extremamente demorada;

– Elaboração de comunicação com os fornecedores;

– Documentação adicional e outras solicitações de informação provenientes de várias fontes;

– Roteamento manual;

– Monitoramento e atualizações de faturas não pagas é muito trabalhoso;

– Escalabilidade limitada ao número de funcionários.

– Processo ineficiente e trabalhoso;

– Falta de habilidade para otimizar o fluxo de caixa e as relações com os fornecedores;

– Falta de habilidade para prover transparência e obter relatórios financeiros precisos;

– Falta de controle no processo como um todo leva a altos riscos de conformidade.

A gestão manual de notas fiscais consome tanto os recursos internos quanto os recursos dos fornecedores:

O resultado:


O que o departamento financeiro ganha com a

solução?

Menor Custo • Processo de entrada

• Acompanhamento e relacionamento com fornecedores

• Infraestrutura e manutenção

Menor Risco • Ponto único de monitoramento

• Plataforma de serviço centralizada, permitindo a harmonização do processo

• Roteamento transparente de notas fiscais através de todos os envolvidos no processo.

• Auditoria interna e externa.

• Erros de digitação e os riscos associados são reduzidos drasticamente

Maior Qualidade • Capacidade de processamento aumenta conforma a necessidade sem precisarmos

aumentar o número de funcionários

• Prestação de serviços consistente, aderente aos indicadores e níveis de serviço


Conclusão

Habilidade de controlar e antecipar

Visão compreensiva de todas as faturas da organização

Melhor controle dos prazos de pagamento

Melhor utilização do caixa, baseado numa visão compreensiva das obrigações

Estado da arte em plataforma para Centros de Serviços Compartilhados

A arquitetura SAP alavanca a economia de escala

A Automação SAP melhora a eficiência nos processos administrativos

Automação do processamento de faturas alavanca a transformação

financeira

Automatiza os processos trabalhosos de recepção e reconciliação

Libera as operações dos trabalhos administrativos


Por quê OpenText (SAP VIM)?

Solução 100% integrada com SAP ERP – sem necessidade de integrações futuras.

Usabilidade familiar para usuários SAP.

Qualidade do Suporte SAP – reduz riscos por ser somente um fornecedor maior facilidade de corrigir

eventuais erros e problemas.

Manutenção garantida pela SAP – service packs, upgrades, compatibilidade…

Suporte a múltiplos sistemas

Suporte a múltiplos idiomas e regras específicas por país

Escalável ao maior volume de faturas possível

Garantia de funcionamento em Enhancement Packs e versões futuras do SAP

Reduz risco de obsolescência pelo fornecedor.


VIM Value Pack Brasil

Funcionalidade Retenções

Versão VIM 6.0 (funcionalidade completa Stratesys)

Versão VIM 7.0 (ajustes na funcionalidade estándar para transferir informação completa para MIRO e permitir mudar valores de alíquotas na tela VIM)

Funcionalidade completa de integração SAP GRC Inbound – SAP VIM. SAP GRC processa arquivo xml e valida com SEFAZ. SAP

VIM continua com o processo até finalizar a MIRO.

Entrada Física (botão MIGO)

Entrada serviços (botão ML21n)

Simulação contabilidade MIRO desde o VIM

Lista e gerenciamento de DPs com prioridade no VIM Workplace

Gerenciamento das notas CT-e (Fretes, débito subsequente, fretes multi-nota)

Call online transações : J1B1; MB04; MB1B

Relatório para visualização de histórico de faturas e tempo de resolução entre cada status.

Novos campos no DP VIM (mapeamento adicional com Opentext ICC)

Inscrição estadual,

chave de acesso eletrônica,

ICMS,

ICMS-ST,

Base imponível,

IPI,

CNPJ da empresa e plantas

CNPJ do fornecedor,

empresa transportadora,

origem do material,

CFOP de entrada,

Categoria de Nota Fiscal + match code para seleção da categoria pelo

usuário


Funcionalidades adicionais ao preprocess VIM

Preenchimento automático de linhas de DP baseado nas linhas disponíveis no pedido de compra

Determinação automática de company code SAP a partir do CNPJ (sociedade / planta)

Determinação automática de código de fornecedor SAP a partir do CNPJ.

Conversão de unidade de medida da nota fiscal de entrada / pedido SAP

Inbound Delivery automática background

Determinacáo automática de Jurisdiction code no DP

Ampliação BAPI contabilização (MIRO) para prencher dados da NFe Brasileira

Determinação da Tax Code a partir do pedido

Validação e adaptação do formato de campo Nota Fiscal no DP

Comunicação com monitor de SAP GRC inbound para informar do status das notas lançadas no VIM

VIM Value Pack Brasil


Sem dúvida

Benefícios


Filter

Mobilidade!!!

Aprovar Recusar

Reconfirmar Reenviar


Informar aos fornecedores


Reporting: Painel de controle - KPI

Filter Drill

down

Extended ECM

SAP

Business

Object

Roles

Data

Transactions

Events

Content-Enriched Business Processes

Content

Business Object

Folder Structures Meta Data

Customer ABC

ID 4711

Date 21.12.2009

Status Prospect

Owner Meier

Folder 1

Folder 2

Sub Folder 1

Sub Folder 2

Sub Folder A

Sub Folder B

Folder 3

Relations

Collaboration

Roles & Policies

Content Lifecycle Workflows

Documents

Co

nte

nt

Wo

rks

pa

ce

s

Extended ECM

Non-SAP User SAP User

Content and Data

inside SAP

Content

outside SAP

Extended ECM

SAP User

Workspace

Non-SAP User

Extended ECM

Workspace

MS SharePoint *

SAP GUI and SAP NW BC

SAP NetWeaver® Portal *

Extended ECM (Web UI)

SAP CRM and SAP SRM

MS Windows Explorer

MS Outlook und MS Office

Mobile Devices *

Extended ECM

Extended ECM

Archiving

Archiving

EFM

Registro Digital do Empregado


PROCESSOS CONTEÚDO PESSOAS


PROCESSOS CONTEÚDO PESSOAS

Controle dos Sites Acesso

centralizado

Records Managemen

t Arquivado


• Valor no Cumprimento Normativo em Empresas Financeiras

https://www.youtube.com/watch?v=lTC8S0i9QMQ

Referências Stratesys

Cases VIM Brasil

Cases VIM Mundial

Otimizando o Processo de Contas a Pagar Você trabalha

com Conteúdos, ou

Gerencia Conhecimento?


Apresentador: Ricardo Conceição

[email protected]