ospital de braga · 2020. 7. 27. · gestão da informação na era digital: desmaterialização...

MESTRADO EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO

Gestão da Informação na Era Digital:

Desmaterialização dos processos no contexto do

Hospital de Braga

HELENA CRISTINA JORGE CARNEIRO MOREIRA DA SILVA

M 2017

FACULDADE DE ENGENHARIA

FACULDADE DE LETRAS

Helena Cristina Jorge Carneiro Moreira da Silva

Gestão da Informação na Era Digital:

Desmaterialização dos processos no contexto do

Hospital de Braga

Dissertação realizada no âmbito do Mestrado em Ciência da Informação, orientada pelo

Prof. Gabriel David

Membros do Júri:

Presidente: António Lucas Soares, Professor Associado da Faculdade de Engenharia da

Universidade do Porto

Arguente: Maria Manuel Lopes de Figueiredo Costa Marques Borges, Professora Auxiliar da

Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra

Orientador: Gabriel de Sousa Torcato David, Professora Associado da Faculdade de

Engenharia da Universidade do Porto

Faculdade de Engenharia e Faculdade de Letras da Universidade do Porto

Julho 2017

ii

Agradecimentos

A concretização desta dissertação teve o apoio, suporte e acompanhamento de um vasto

número de pessoas.

O meu profundo e sentido agradecimento a todas as pessoas que contribuíram para a

concretização desta dissertação. Um agradecimento especial à Dr. Paula Costa do Hospital de

Braga por todo o apoio ao longo deste percurso. E um agradecimento à Professora Maria

Fernanda Silva Gonçalves pelas orientações e ideias partilhadas.

O meu muito obrigada a todos os médicos, enfermeiros, funcionários administrativos

com principal enfoque aos funcionários do arquivo clínico central e aos técnicos radiologistas

que dispensaram algum do seu tempo para responder às minhas dúvidas, ao questionário e às

entrevistas realizadas ao longo da dissertação e, também aos responsáveis organizacionais que

autorizaram a realização da dissertação.

Um agradecimento ao Professor Gabriel de Sousa Torcato David, orientador da

dissertação, pelo apoio, partilha de saber e correções e contribuições prestadas.

iii

Resumo

A rapidez da evolução das Tecnologias de Informação e Comunicação são indiscutíveis

e sentem-se em todas as componentes da sociedade. Neste trabalho, aborda-se a área da saúde

no contexto do Hospital de Braga.

A necessidade crescente de ter acesso a informação útil em meio digital é fulcral para a

tomada de decisões eficazes. É de referir que a área da saúde envolve um vasto número de

profissionais com diferentes formações envolvidos em diversas especialidades, alterações

frequentes do estado clínico dos utentes, alterações da legislação, novos sistemas e aplicações

informáticas, novos standards e normas, e tais aspetos levam a uma reorganização constante dos

processos, tarefas, formações e procedimentos.

O projeto da presente dissertação decorre dos estudos e trabalho desenvolvido no

Hospital de Braga, um hospital criado em Maio de 2011. Esta nova construção, um projeto há

muito aguardado na região de Braga, veio substituir o antigo Hospital de São Marcos, uma

estrutura com mais de 500 anos.

A abordagem levada a cabo neste projeto, centrou-se em aspetos que apresentavam

sérios problemas e eram de enorme interesse para o hospital, sendo estes a digitalização, os

documentos armazenados em custódia externa, a interoperabilidade interna e o arquivo

radiológico e o papel atual das películas radiológicas.

A nível da digitalização, com o auxílio da norma australiana AS 2828.2 para

documentação clínica digitalizada, com as recomendações para a digitalização de documentos

permanentes pelo Conselho Nacional de Arquivos e em consonância com o ciclo do processo de

digitalização de Pinto (2011), tornou-se possível criar propostas de procedimentos para a

digitalização, com todas as especificações necessárias para uma boa digitalização da informação

clínica. Abarcando as questões da metainformação, scanners, armazenamento e digitalização da

informação retrospetiva.

No que concerne à documentação em custódia externa, um dos grandes problemas

associados são os custos que envolve manter a informação no GADSA, informação esta relativa

também ao Hospital São Marcos, que foi enviada sem uma seleção e avaliação da importância

da informação. Neste ponto, foi realizada uma análise da informação com possibilidade de ser

eliminada, informação este clínica e não clínica (faturação, correspondência) de acordo com a

portaria 247/2000.

As películas radiológicas são uma grande preocupação no hospital de Braga, uma vez

que não são utilizadas desde a instauração do PACS, são só pedidas para duas especialidade,

endocrinologia e neurocirurgia, as outras especialidades realizam as suas consultas sem pedido

das películas, pois têm acesso pelo PACS. Foi realizado um questionário aos técnicos

radiologistas para perceber se a adaptabilidade ao PACS foi positiva e se têm consciência das

iv

vantagens trazidas por esta aplicação.

No que diz respeito à interoperabilidade, um dos problemas é a falta da mesma entre

algumas aplicações informáticas e o sistema GLINTT. Os principais fatores apontados para os

problemas existentes quanto à interoperabilidade são as soluções obsoletas, algumas aplicações

não funcionarem com o HL7 e os custos de licenciamento e os próprios serviços tendem a

isolar-se e arquiteturas SI mal definidas. A integração está a ser cada vez mais valorizada, no

entanto ainda não é possível uma integração que abarque na totalidade as aplicações instaladas

pelas questões supracitadas. Isso leva a impossibilidade do acesso ao processo clínico do utente

completo em qualquer especialidade do hospital, e tal faz com que por vezes, se recorra ao

processo clínico em papel.

A partir deste estudo, foi possível traçar um diagnóstico da situação atual do hospital de

Braga, com especial enfoque para os procedimentos de gestão da informação, traçar linhas

orientadoras e corretivas para os temas supracitados.

v

Abstract

The fast evolution of Information and Communication Technologies are indisputable

and are felt in all the areas of society. In this work, is made an approach in the area of health in

the context of the Bragas´s Hospital.

The growing need for access to useful information in digital media is central to effective

decision making. It should be noted that the health area involves a large number of professionals

with different backgrounds involved in various specialties, frequent changes in the clinical

status of patients, changes in the legislation, new systems and applications, new standards and

regulations and such aspects lead to a constant reorganization of processes, tasks, training and

procedures.

The present dissertation project is based on studies and work developed at the Braga´s

Hospital, founded in May 2011. This new construction, a long awaited project in the region of

Braga, replaced the old São Marcos Hospital, a structure with more than 500 years.

The approach taken in this project, focused on aspects that revealed serious problems

and were of great interest to the hospital, such as scanning, documents stored in external

custody, internal interoperability and the radiological archive and the current role of radiological

films.

At the level of the scanning, with the aid of the Australian procedure AS2828.2 for

digitized clinical documentation, with the recommendations for the digitization of permanent

documents by the National Council of Archives and in consonance with the cycle of the

scanning process of Pinto (2011), it became possible to create proposals for scanning

procedures With all the necessary specifications for a good digitization of clinical information.

Covering the questions of metadata, scanners, storage and scanning of retrospective

information.

Concerning documentation in external custody, one of the major problems associated is

the costs of maintaining the information in GADSA, information is also relative to the São

Marcos Hospital, which was sent without a selection and evaluation of its importance. At this

point, an analysis of the information was carried out with the possibility of being eliminated,

clinical and non-clinical information (invoicing, correspondence) in accordance with decree

247/2000.

Radiological films are a major concern in Braga´s hospital, as they have not been used

since the introduction of the PACS, are only required for two specialty, endocrinology and

neurosurgery, the other specialties carry out their consultations without request of the films,

because they have access through the PACS. A survey was made to the technicians radiologists

to see if the adaptability to the PACS was positive and if they are aware of the advantages

brought by this application.

vi

Regarding interoperability, one of the problems is the lack of interoperability between

some IT applications and the GLINTT system. The key factors for problems with

interoperability are obsolete solutions, some applications do not work with HL7 and licensing

costs. Integration is becoming more and more valued, however, integration that covers the

entirety of the applications installed by the aforementioned issues is not yet possible. This leads

to the impossibility of access to the complete patient's clinical process in any hospital specialty,

and this sometimes leads to the paper clinical process.

From this study, it was possible to draw a diagnosis of the current situation of the

Braga´s hospital, with a special focus on information management procedures, to draw up

guidelines and corrective guidelines for the above mentioned themes.

vii

Sumário

Agradecimentos ............................................................................................................................. ii

Resumo ......................................................................................................................................... iii

Abstract ......................................................................................................................................... v

Lista de Figuras ............................................................................................................................ ix

Lista de Quadros ........................................................................................................................... x

Lista de Abreviaturas e Siglas ...................................................................................................... xi

1.Introdução .................................................................................................................................. 1

1.1. Contextualização e Motivação ........................................................................................... 1

1.2. Objetivos ............................................................................................................................ 5

1.3. Abordagem Metodológica .................................................................................................. 6

1.4. Problema .......................................................................................................................... 12

1.5.Plano de Trabalho ............................................................................................................. 13

1.6. Estrutura da Dissertação ................................................................................................... 14

2. Gestão da Informação.............................................................................................................. 15

2.1. Gestão da Informação Clínica .......................................................................................... 16

2.1.1. Contexto informacional em ambiente híbrido ........................................................... 27

2.2. Processo Clínico em suporte analógico e digital .............................................................. 28

2.2.1. O Modelo Dinamarquês ............................................................................................ 32

2.3. Digitalização dos registos clínicos ................................................................................... 37

3. As experiências e os processos de digitalização no Hospital de Braga ................................... 40

3.1 Práticas do processo de digitalização no Hospital de Braga ............................................. 47

3.2. Proposta de melhorias no processo de digitalização ........................................................ 62

3.2.1. Metainformação ........................................................................................................ 62

3.2.2. Scanners .................................................................................................................... 69

3.2.3. Digitalização de informação retrospectiva ................................................................ 73

3.2.4. Armazenamento ........................................................................................................ 74

3.3. Análise crítica do procedimento – Normas de digitalização das fichas de urgência (S.U)

................................................................................................................................................. 77

4. Caracterização dos documentos em custódia externa ............................................................. 79

4.1. Análise crítica do Procedimento – Atuação em caso de óbito ......................................... 94

5. Avaliação do Arquivo Radiológico – o papel atual das películas radiológicas....................... 97

5.1. Resultados ........................................................................................................................ 99

5.2. Discussão dos resultados ................................................................................................ 104

viii

6. A interoperabilidade interna no Hospital de Braga e nas suas principais aplicações ............ 105

6.1. Interoperabilidade........................................................................................................... 105

6.2. Cooperação entre os diferentes profissionais e especialidades envolvidos/as no Hospital

de Braga ................................................................................................................................ 109

7. Conclusões ............................................................................................................................ 112

8. Referências Bibliográficas .................................................................................................... 115

Anexo 1 – Levantamento das aplicações informáticas existentes no hospital de Braga ........... 119

Anexo 2 – Questionário – A adaptabilidade dos técnicos radiologistas às aplicações

informáticas em Imagiologia ..................................................................................................... 137

ix

Lista de Figuras

Ilustração 1 Hospitais que utilizam tecnologias da informação e da comunicação, por tipo de

tecnologia (Instituto Nacional de Estatística (INE) 2012)) .......................................................... 3

Ilustração 2 Hospitais que utilizam meios informáticos nas atividades médicas desenvolvidas,

por tipo de atividade em 2012 (%) (Instituto Nacional de Estatística (INE) 2012)) ..................... 3

Ilustração 3 Hospitais que utilizam a Internet, por tipo de finalidade de utilização (Instituto

Nacional de Estatística (INE) 2012)) ............................................................................................ 4

Ilustração 4 Árvore de objetivos ................................................................................................... 6

Ilustração 5 Espiral dos ciclos de Investigação-ação Fonte: Coutinho et al. (2009) ..................... 8

Ilustração 6 Modelo de Investigação-Ação de Lewin (1946) in Coutinho et al. (2009) ............... 9

Ilustração 7 Modelo de Kemmis (1989) in Coutinho et al. (2009) ............................................... 9

Ilustração 8 Fases da Investigação-Ação de Kuhne e Quigley (1997) in Coutinho et al. (2009) 10

Ilustração 9 Tríade: Pessoas, Tecnologia e Processos. In Cruz (2011) ....................................... 18

Ilustração 10 Processo de Gestão da Informação in Davenport (1998) ...................................... 20

Ilustração 11 Ecologia da Informação. Davenport (1998) .......................................................... 21

Ilustração 12 Preocupações da Gestão da Informação Clínica em contexto hospitalar in (F.

Gonçalves 2013) .......................................................................................................................... 24

Ilustração 13 Ciclo do Processo de Digitalização Fonte: Pinto (2011) ....................................... 39

Ilustração 14 Dados sobre o dia-a-dia no Hospital de Braga. Fonte: Hospital de Braga ............ 41

Ilustração 15 Número de processos clínicos pedidos na semana de 23 a 27 de Janeiro de 2017 42

Ilustração 16 Diagrama de atividade das práticas atuais do processo de digitalização e as

funções no sistema GLINTT ....................................................................................................... 47

Ilustração 17 Módulo GLINTT - após o documento passar pelo scanner ................................... 48

Ilustração 18 Módulo GLINTT - iniciar a escolha e colocação da metainformação .................. 48

Ilustração 19 Módulo GLINTT – colocação da metainformação ............................................... 48

Ilustração 20 Módulo GLINTT - colocação da metainformação ................................................ 49

Ilustração 21 Módulo GLINTT – Finalização da colocação da metainformação ....................... 49

Ilustração 22 Diagrama de caso de uso de um óbito no Hospital de Braga ................................ 95

Ilustração 23 Diagrama de caso de uso de Óbito fora do Hospital de Braga .............................. 96

Ilustração 24 Distribuição das respostas aos inquiridos com menos de 10 anos de serviço ..... 100

Ilustração 25 Distribuição das respostas aos inquiridos com 10 ou mais anos de serviço ........ 101

Ilustração 26 Distribuição das respostas dos inquiridos à afirmação 15 do questionário ......... 102



Ilustração 29 Películas radiográficas pedidas nos meses de Janeiro a Março de 2017 ............. 104

Ilustração 30 Diferentes dados na saúde (Nugawela, 2013)...................................................... 108

x

Lista de Quadros

Tabela 1 Plano de Trabalho - especificação das tarefas .............................................................. 13

Tabela 2 Levantamento das razões para o uso do processo clínico em papel por especialidade 42

Tabela 3 Formatos dos documentos ............................................................................................ 52

Tabela 4 Especificações para digitalizar informação clínica ...................................................... 53

Tabela 5 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT pelo Arquivo Clínico ........... 63

Tabela 6 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT em Imagiologia .................... 65

Tabela 7 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT em Patologia Clínica ............ 65

Tabela 8 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT pelo Serviço de Urgência ..... 65

Tabela 9 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT em Anatomia Patológica ...... 66

Tabela 10 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT pelo Arquivo Clínico ......... 66

Tabela 11 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT pelo Bloco Operatório ........ 67

Tabela 12 Definição das características que devem constar no esquema de metainformação .... 68

Tabela 13 Características do scanner Utax P-5035i MFP (Fonte: http://www.utax.de) ............. 70

Tabela 14 Características do scanner HP Scanjet 8270 Document Flatbed Scanner (Fonte:

https://support.hp.com) ............................................................................................................... 70

Tabela 15 Características do scanner Fujitsu FI6110. Fonte: http://www.fujitsu.com ............... 71

Tabela 16 Descrição das Pools de backup do Dataprotector ....................................................... 74

Tabela 17 Informação armazenada no GADSA, respeitante aos inativos ................................... 79

Tabela 18 Informação armazenada no GADSA, respeitante aos documentos de utentes falecidos

e do arquivo radiológico .............................................................................................................. 80

Tabela 19 Informação armazenada no GADSA, respeitante aos documentos com informação do

arquivo clínico e do departamento de logística e faturação ........................................................ 80

Tabela 20 Eliminação de documentos armazenados no GADSA ............................................... 90

Tabela 21 Eliminação de documentos armazenados no GADSA ............................................... 93

Tabela 22 Vantagens e Desvantagens do PACS (Adaptado Martins (2004)) ............................. 97

Tabela 23 Média, Mediana, Moda, Desvio-padrão, Intervalo, Mínimo, Máximo e Contagem .. 99

xi

Lista de Abreviaturas e Siglas

ACR American College of Radiology

CAS Content-Addressable Storage

CDI cardioversor desfibrilhador implantável

CHN Centro Histocompatibilidade Norte

CTG cardiotocografia

CTH Consulta a tempo e horas

EAD Encoded Archival Description

ECG Eletrocardiograma

EHR Electronic Health Record

GAIC Gabinete de Acesso à Informação Clínica

GI Gestão da Informação

HL7 Health Level Seven

IA Investigação-ação

ICC International Color Consortium

INE Instituto Nacional de Estatística

JPEG Joint Photographic experts group

METS Metadata Encoding & Transmition Standard

MCDT Meios Complementares de Diagnóstico e Terapêutica

MI Metainformação

NAS Network Attached Storage

NEMA National Electrical Manufacturers Association

OCR Reconhecimento óptico de carateres

PACS Picture archiving and communication system

PCE Processo clínico eletrónico

PCU Processo clínico único

PDF Portable document format

POSI Programa Operacional Sociedade da Informação

https://hmsportugal.wordpress.com/2011/08/19/cardioversor-desfibrilhador-implantavel-cdi/

xii

PREMIS PREservation Metadata Implementation Strategies

RIS Radiology information system

RSE Registo de Saúde Eletrónico

SAN Storage Area Network

SI Sistema de Informação

TI Tecnologia da Informação

TIC Tecnologia da Informação e Comunicação

TIFF Tagged image file format

1

1.Introdução

1.1. Contextualização e Motivação

O suporte em papel atualmente, está a entrar em descrédito nos diversos contextos da

sociedade contemporânea, muito devido à sociedade em que se vive onde se prima pelo acesso

imediato à informação, sem desperdícios de tempo.

Ao paradigma tradicional começa a contrapor-se uma nova perspectiva, centrada na

Informação como objecto de trabalho e de estudo, o que legitimou o termo “era pós-custodial”.

(Ribeiro 2005)

No contexto hospitalar, o papel passou a ser considerado como algo a mais, que muitas

vezes levava ao erro, devido à ilegibilidade dos registos clínicos por outros profissionais, à

perda de informação e sua duplicação em muitos casos. A solução encontrava-se na passagem

do papel para o digital. No contexto hospitalar assiste-se à crescente informatização, o que

levanta inúmeras reformulações no dia-a-dia de um hospital, no que concerne à organização da

informação digital a longo prazo, de forma íntegra e autêntica, e sua reutilização. Ainda se

acresce questões de ordem legal relativamente aos registos clínicos digitais.

O Hospital de Braga, para além da mudança de instalações que sofreu, tem em vigor a

tarefa de conseguir que tanto quanto possível o papel seja eliminado e a digitalização dos

registos clínicos vigorem em plenitude. Tal como foi dito isto levanta inúmeras reformulações,

tanto no contexto legal como prático. Cada vez mais as organizações genericamente necessitam

de estar a par da inovação, principalmente as organizações prestadoras de serviços, para se

tornarem altamente competitivas a fim de sobreviverem à concorrência dos mercados, que estão

cada vez mais globais. Qualquer hospital a nível nacional tem de atuar em contexto digital.

Inúmeros programas a nível europeu foram lançados neste âmbito, tais como, o Programa

Operacional Sociedade da Informação (POSI) 2000-2006 que contém medidas focadas para o

domínio da Saúde contemplando como objetivos, o desenvolvimento e implementação de

sistemas de informação aplicáveis a processos de gestão dos cuidados de saúde e dos recursos

afectos, com vista a ganhos de eficiência no sistema e ao apoio à tomada de decisões,

possibilidade de dotar os serviços de saúde dos meios necessários à utilização de novas

tecnologias de informação e comunicação.(Ue 2000)

O Programa eEurope 2005, que no âmbito da saúde promove a saúde em linha, ou seja,

redes de informação de saúde onde os Estados-Membros devem desenvolver redes de

informação de saúde entre pontos de prestação de cuidados (hospitais, laboratórios) com

conectividade em banda larga, quando adequado, criação de redes pan-europeias de informações

de saúde pública e coordenar acções com vista a uma reacção pan-europeia rápida a ameaças

2

para a saúde. E os serviços de saúde em linha, onde o objetivo centrava-se em fornecer aos

cidadãos serviços de saúde em linha (p. ex., informações sobre uma vida saudável e prevenção

de doenças).

O Programa eEurope 2005 defende ainda que as tecnologias digitais estão a tornar-se

mais importantes na gestão da saúde, tanto a nível de cada médico como a nível nacional e

regional. Oferecem a possibilidade de reduzir custos administrativos, proporcionar serviços de

saúde à distância e evitar uma duplicação desnecessária de exames. Além disso, a Internet é

cada vez mais utilizada pelos cidadãos para obter informações médicas. (eEurope 2005 2002)

O Plano Tecnológico da Saúde 2008 colocou como objetivo operacionalizar profundas

mudanças na gestão da informação no setor da saúde, com ênfase no acesso e na qualidade dos

cuidados de saúde através da otimização de recursos e da utilização de estruturas tecnológicas,

acrescenta-se o Plano de Ação eHealth 2012-2020 que aborda as barreiras à utilização de

soluções digitais nos sistemas de Saúde da Europa e visa contribuir para a melhoria da saúde,

reduzindo custos e permitindo aos doentes um maior controlo sobre os seus cuidados de saúde.

Por último, o projeto CALLIOPE, que tem por objetivo o apoio aos Estados-Membros

na implementação de soluções eHealth interoperáveis, colocando a ênfase na colaboração nos

atores: utilizadores, indústria, etc. (NETWORK 2009)

A nível nacional destaca-se a promoção, a criação e desenvolvimento da Rede de

Informação da Saúde (RIS) pelo Ministério da Saúde. Surgem sistemas direcionados para a

informatização das muitas actividades associadas ao funcionamento dos serviços de saúde.

Destacam-se sistemas em regime de articulação como o SONHO/SAM/ SAPE e os centros de

saúde com uma interacção SINUS/SAM/SAPE. Acrescenta-se o SIGIC - Sistema Integrado de

Gestão de Inscritos para Cirurgia, que permite o tratamento centralizado das listas de espera

cirúrgicas de todos os hospitais, determinando escalas de prioridade e permitindo a resolução

em prazos determinados, quando o hospital de origem não tem a possibilidade de submeter o

paciente à cirurgia necessária. (Pestana, 2009)

Por outro lado, no âmbito da Administração Pública, a Resolução do Conselho de

Ministros n.º 51/2017, de 19 de abril, aprova medidas referentes à redução do consumo de papel

e demais consumíveis de impressão. Esta resolução visa, assim, promover a redução do

consumo de papel e demais consumíveis e meios relacionados com a impressão, tendo como

objetivo último não apenas uma correspondente redução de custos, mas principalmente uma

mudança de cultura e de práticas que promovam processos de trabalho e de comunicação mais

orientados aos objetivos das organizações e ao próprio serviço público: procedimentos

desmaterializados, móveis, acessíveis e mais simples (…).

Se se observar os resultados da edição do Inquérito à Utilização das Tecnologias de

Informação e da Comunicação nos Hospitais portugueses do ano de 2012 (INE, 2012), com uma

amostra constituída por 229 hospitais, dos quais 122 hospitais oficiais e 107 hospitais

3

particulares. constata-se que, 96% dos Hospitais portugueses utilizam Internet de banda larga

30% praticam atividades de telemedicina, com destaque para a teleradiologia, teleconsulta e

telecardiologia, utilizadas em, respetivamente, 75%, 36% e 32%. No que respeita às atividades

médicas desenvolvidas, verifica-se que os processos associados ao internamento e às consultas

externas se encontram informatizados em 90% e cerca de 84% dos hospitais. A existência de

processos clínicos eletrónicos verifica-se em aproximadamente 77% dos hospitais.

Através das ilustrações 1 e 2, conseguimos perceber que a utilização das TIC nos

hospitais portugueses está generalizada, no que diz respeito aos processos associados ao

internamento encontram-se informatizados em 90% dos hospitais, as consultas externas em

cerca de 84% e em aproximadamente 77% dos hospitais verifica-se a existência de processos

clínicos eletrónicos. Na seguinte ilustração 3, consegue-se verificar que um grande número dos

hospitais utiliza a Internet para comunicação externa com outras unidades de saúde e este valor,

81,2%, revela grande necessidade dos vários hospitais portugueses conseguirem comunicar e

partilhar informação de uma forma rápida e eficaz.

Ilustração 1 Hospitais que utilizam tecnologias da

informação e da comunicação, por tipo de tecnologia

(Instituto Nacional de Estatística (INE) 2012))

Ilustração 2 Hospitais que utilizam meios informáticos nas

atividades médicas desenvolvidas, por tipo de atividade em

2012 (%) (Instituto Nacional de Estatística (INE) 2012))

4

Ilustração 3 Hospitais que utilizam a Internet, por tipo de finalidade de utilização (Instituto Nacional de Estatística

(INE) 2012))

Passados 2 anos, o Inquérito à Utilização das Tecnologias de Informação e da

Comunicação nos hospitais de 2014 já verifica um crescimento destes valores, sendo possível

constatar que 83% dos hospitais portugueses utilizam o processo clínico eletrónico (Instituto

Nacional de Estatística 2014). A tendência para o aumento da informatização das atividades

médicas mantém-se e sendo de esperar modificações constantes em curtos prazos, devido ao

dinamismo da tecnologia e às exigências que a Sociedade da Informação impõe.

A grande estratégia tecnológica levada a cabo pelo Hospital de Braga é a utilização do

Sistema de Gestão Hospitalar – GLINTT, o qual é utilizado para criar, aceder e armazenar

informação clínica. Todos os documentos que são digitalizados são armazenados neste sistema.

Esta ideia da massificação da tecnologia, em contexto hospitalar tem as suas

dificuldades de implementação em pleno, muito devido a questões do foro jurídico. Pois, a

legislação não tem acompanhado a evolução tecnológica, em especial na área dos arquivos e da

prova digital em contexto hospitalar. Para além de prosseguir com a digitalização, muitos

documentos mesmo estando digitalizados são de conservação permanente, ou seja, não podem

ser eliminados e o papel, resultando muitas vezes em redundâncias como é o caso do processo

clínico em papel, no qual é reunida e tornada acessível a informação clínica produzida em

suporte papel e, em muitos casos, a cópia da informação está guardada em suporte eletrónico, e

aqui entra uma dicotomia, pois a ideia do paper free em contexto hospitalar é quase uma utopia

devido à fragilidade jurídica dos documentos clínicos.

Outro problema que se agrava com a ideia de abraçar as novas tecnologias em pleno é o

facto de haver falta de interoperabilidade entre as várias aplicações que coexistem no Hospital,

para responder a várias especialidades. A informação clínica do doente, além de dispersa por

várias aplicações informáticas, que não asseguram a partilha, encontra-se, simultaneamente, em

suporte papel, colocando-se assim alguns constrangimentos na partilha e acesso da informação.

5

A partilha de informação entre todos os profissionais envolvidos e a correlação dos dados

recolhidos para fins como a investigação, tratamento e consulta representam necessidades

atuais, uma vez que a área da saúde está a tornar-se cada vez mais distribuída, inúmeras

especialidades constituem um Hospital o que implica uma maior necessidade de partilha da

informação de uma forma eficaz e segura para a prestação de cuidados de saúde de qualidade se

efetue. Este motivo, entre outros, supracitados, leva a necessidade de existir um sistema de

informação integrado e interoperável.

Neste trabalho é importante então, analisar o processo de digitalização, considerando

todo o seu processo levado a cabo no Hospital de Braga, de acordo com a normalização imposta

e orientações de boas práticas e no qual são vitais as ações que visam garantir a autenticidade e

preservação dessa informação a longo prazo e o acesso continuado. Por outro lado, valoriza-se

uma visão crítica sobre a gestão da informação no que concerne à definição de processos que

promovam a desmaterialização dos fluxos informacionais tradicionalmente ocorridos em

suporte analógico/papel, no entanto é preciso também assegurar a gestão dos registos clínicos

cuja produção e o seu armazenamento em papel se mantém devido à legislação imposta.

1.2. Objetivos

O objetivo central do estudo passa por abordar preocupações e constrangimentos atuais

do Hospital de Braga, como a desmaterialização do uso do papel, passando por uma abordagem

crítica quanto ao processo de digitalização da informação clínica produzida diariamente e

proposta de melhorias, a informação clínica e não clínica em custódia externa e a falta de

interoperabilidade interna das aplicações e o papel atual das películas radiográficas.

Para este projeto, foi definido um objetivo geral a partir do qual foram definidos quatro

sub-objetivos específicos:

● Definir Políticas de Gestão da Informação de acordo com as tipologias documentais.

Intervenção no Arquivo Clínico Central:

Sistematizar os procedimentos da digitalização de documentos;

Avaliar criticamente sobre a interoperabilidade interna no Hospital de Braga e

nas suas principais aplicações.

Intervenção nos outros arquivos:

Elaborar um Relatório de avaliação do Arquivo Radiológico.

Identificar e caracterizar documentos em custódia externa.

6

Ilustração 4 Árvore de objetivos

1.3. Abordagem Metodológica

O método colocado em prática neste projeto é a Investigação-ação (IA) no contexto das

ciências sociais, este é definido por diversos autores nas seguintes formas:

Com Kemmis (1984) a Investigação-Ação não só se constitui como uma ciência prática

e moral como também como uma ciência crítica;

Watts (1985) define como sendo um processo em que os participantes analisam as suas

próprias práticas educativas de uma forma sistemática e aprofundada, usando técnicas de

investigação.

Bartalomé (1986) define a Investigação-Ação como “um processo reflexivo que vincula

dinamicamente a investigação, a ação e a formação, realizada por profissionais das ciências

sociais, acerca da sua própria prática.

Lomax (1990) define a Investigação-Ação como “uma intervenção na prática

profissional com a intenção de proporcionar uma melhoria”

Elliot (1993) que define a Investigação-Ação como um estudo de uma situação social

que tem como objetivo melhorar a qualidade de ação dentro da mesma; (Coutinho et al. 2009)

Todas estas definições supracitadas vão ao encontro daquilo que se colocará em prática

neste projeto, trata-se de um projeto em contexto hospitalar (situação social), onde os objetivos

e tarefas a ser desenvolvidos colocarão em causa as práticas exercidas neste meio, no que diz

respeito à Gestão de Informação, tendo em conta a digitalização e ao funcionamento dos

arquivos existentes, conseguindo através desta análise crítica encontrar soluções para causar

melhorias significativas passando pela desmaterialização dos processos.

Definir Políticas de Gestão da Informação de acordo com as tipologias documentais

Intervenção no Arquivo Clínico

Central

Avaliar críiticamente a interoperabilidade interna no Hospital de Braga e as suas

principais aplicações

Sistematizar os procedimentos da digitalização de documentos

Intervenção nos outros Arquivos

Identificar e caracterizar

documentos em custódia externa

Elaborar um Relatório de avaliação do Arquivo

Radiológico

7

O método Investigação-ação, tal como o próprio nome indica, implica uma ação (uma

mudança) e investigação (compreensão), ao mesmo tempo, utilizando um processo cíclico ou

em espiral, que alterna entre ação e reflexão crítica. Nos ciclos posteriores, são aperfeiçoados,

de modo contínuo, os métodos, os dados e a interpretação feita à luz da experiência

(conhecimento) obtida no ciclo anterior. (Dick 1999 apud Coutinho et al. 2009)

Devido às características que definem esta metodologia, é a que melhor se apropria à

problemática em causa neste projeto, onde se necessita de causar mudanças estabelecer soluções

para uma melhoria das práticas no Hospital de Braga. Por outro lado, este método dá ênfase ao

papel dos participantes, sendo fundamental o seu envolvimento e estarem comprometidos com

as mudanças, neste contexto os participantes dirigem-se aos funcionários administrativos do

Arquivo Clínico e aos funcionários destinados à prática da digitalização nas diferentes

especialidades. O envolvimento dos funcionários mencionados é fulcral pois garante uma maior

probabilidade de descobrir soluções de sucesso para os problemas em causa e que consigam

aplica-las nas suas práticas do dia-a-dia.

Segundo Coutinho et al. (2009), as características deste método assentam no seguinte:

Ser participativa e colaborativa, no sentido que implica todos os intervenientes

no processo. Todos são co-executores na pesquisa. O investigador não é um

agente externo que realiza investigação com pessoas, é um co-investigador com

e para os interessados nos problemas práticos e na melhoria da realidade.

Ser prática e interventiva, pois não se limita ao campo teórico, a descrever uma

realidade, intervém nessa mesma realidade. A acção tem de estar ligada à

mudança, é sempre uma ação deliberada.

Ser cíclica, porque a investigação envolve uma espiral de ciclos, nos quais as

descobertas iniciais geram possibilidades de mudança, que são então

implementadas e avaliadas como introdução do ciclo seguinte.

Crítica, na medida em que a comunidade crítica de participantes não procura

apenas melhores práticas no seu trabalho, dentro das restrições sociopolíticas

dadas, mas também, atuam como agentes de mudança, críticos e autocríticos

das eventuais restrições. Mudam o seu ambiente e são transformados no

processo.

Auto-avaliativa, porque as modificações são continuamente avaliadas, numa

perspetiva de adaptabilidade e de produção de novos conhecimentos.

Segundo a investigação-ação, esta desenvolve-se em ciclos, tal como supracitado, estão

implícitas um conjunto de fases, sendo a planificação, ação, observação (avaliação) e reflexão

(teoria). O conjunto de procedimentos em movimento circular dá início a um novo ciclo que,

por sua vez, desencadeia novas espirais de experiência de ação reflexiva. (Coutinho et al.

(2009))

8

Ilustração 5 Espiral dos ciclos de Investigação-ação Fonte: Coutinho et al. (2009)

Como se constata na ilustração 5, conseguimos perceber a existência de vários ciclos

que constituem esta metodologia, pois estas fases repetem-se ao longo do projeto, dividindo-se

planificação, ação e avaliação da ação. É necessário que ao longo destas fases se observe e

analise todas as interações. Enquadra-se também a perspetiva crítica, pois os participantes

(funcionários administrativos) têm um papel fundamental devido ao seu carácter ativo no

projeto, a partir de reuniões e discussões.

Inicia-se tudo pelo desenvolvimento do plano de ação, de seguida coloca-se em prática

este plano de forma intencional e controlada (Coutinho et al. (2009), durante a prossecução da

ação observam-se os efeitos de mudança da mesma, e recolhem-se informações, através de

diversas técnicas como a observação, pode ser observação direta e presencial do fenómeno em

estudo, conversa diálogo com os participantes, entrevista e a análise documental que implica

uma pesquisa e leitura dos documentos escritos que se constituem como uma boa fonte de

informação. Depois da fase da ação, debatem-se de forma reflexiva a partir das informações

recolhidas sobre todas as mudanças sentidas na fase da ação, reconstrói-se a problemática e

revê-se o plano para um novo ciclo de investigação.

Apoiando no Modelo de Kurt Lewin, alicerçado ao ciclo de ação reflexiva, já referida,

defende a existência dos três ciclos, também já referidos, a planificação, ação e avaliação da

ação. Este defende que qualquer investigação deve partir de uma problemática geral que depois

leva ao plano de ação, onde se procede a um reconhecimento e avaliação do seu potencial e das

suas limitações para se partir para a ação, seguida de uma primeira aferição dos resultados

dessa ação. (Coutinho et al. (2009)

De seguida o investigador faz uma revisão do plano inicial de acordo com a informação

recolhida e planifica o próximo passo a partir dessa recolha.

9

Ilustração 6 Modelo de Investigação-Ação de Lewin (1946) in Coutinho et al. (2009)

Outro modelo relevante, é o de Stephen Kemmis, baseia-se no modelo acima

apresentado para conceber um novo esquema, em que o processo assenta em duas vertentes:

estratégica e organizativa. Na primeira, temos a ação e a reflexão como pontos fundamentais

enquanto a segunda, reflete os aspetos da planificação e da observação, interagindo estes

fatores de forma constante de modo a contribuírem para a resolução de problemas e para a

compreensão das práticas. Este modelo integra quatro momentos: planificação, ação,

observação e reflexão, implicando cada um deles, simultaneamente, um olhar retrospetivo e

prospetivo, gerando uma espiral auto-reflexiva de conhecimento e ação. (Coutinho et al. 2009)

Ilustração 7 Modelo de Kemmis (1989) in Coutinho et al. (2009)

A imagem acima, ilustra o modelo de Kemmis por fases, ou seja as quatro fases

integrantes. Segundo Coutinho et al. (2009) define-as da seguinte forma:

10

O desenvolvimento de um plano de ação com base numa informação crítica e

com a intenção de alterar, para melhor, determinada situação;

O estabelecimento de um consenso para pôr o plano em andamento;

A observação dos efeitos da ação revestidos da necessária contextualização;

A reflexão sobre esses resultados, servindo como ponto de partida para nova

planificação e, assim, dar início a uma nova sequência de ciclo de espirais.

Todos estes ciclos que envolvem a Investigação-Ação, integram também fases que os

compõe, existem diversos modelos para a definição dessas fases, no entanto o que mais se

adequa para a implementação do projeto em causa é de Kuhne e Quigley (1997) apud Coutinho

et al. (2009), onde o desenvolvimento de um projeto de IA alicerça os seguintes fases:

1º) A fase de planificação envolve a definição do problema, a definição do projeto e o

processo de medição.

2º) A fase de ação envolve a implementação do projeto e o processo de observação.

3º) Finalmente a fase de reflexão envolve o processo de avaliação. Se neste momento

não se encontrar a solução do problema, parte-se para o segundo ciclo. A fase de reflexão

necessita de ser sistematizada para poder ser considerada investigação.

Ilustração 8 Fases da Investigação-Ação de Kuhne e Quigley (1997) in Coutinho et al. (2009)

Contextualizando com o projeto, a fase da planificação baseia-se na identificação e

formulação do problema, teve por base necessidades vigentes no Hospital de Braga, não se pode

11

focar só num problema, pois envolve vários pontos, a nível do processo de digitalização é

necessário estabelecer mudanças, é necessário desmaterializar o papel existente para uma

posterior eliminação, conseguindo estar mais próximo da utilização quase em pleno da

utilização do formato digital em detrimento da utilização do papel, salvo em casos de excepções

que constem na legislação.

De seguida, a fase de implementação do projeto, e se envolve também o processo de

observação. Nesta fase pode ainda complementar-se a discussão com as partes envolvidas

(participantes) o que se pretende e possíveis mudanças, estes participantes abrangem os

funcionários do Arquivo Clínico, administrativos, e funcionários que trabalham diretamente

com a digitalização nas diversas especialidades. A realização de uma revisão bibliográfica,

acerca das diversas problemáticas, percebendo assim, se há pontos de convergência neste

contexto, por exemplo, sobre a prática da digitalização nos hospitais nacionais, sobre os

sistemas de informação em gestão hospitalar implementados nos diversos hospitais e seu

funcionamento e estudos acerca da desmaterialização do papel em contexto hospitalar. Pode

levar a certas modificações no problema que se partiu. Por outro lado, o processo de

observação envolve diversas técnicas a serem levadas a cabo, a nível da escolha das técnicas de

recolha de informação, basear-se-á na observação participante, na técnica do diário do

investigador, é uma técnica narrativa (…) que serve para recolher observações, reflexões,

interpretações, hipóteses e explicações de ocorrências e ajuda o investigador a desenvolver o

seu pensamento crítico, a mudar os seu valores e a melhorar a sua prática e na técnica dos

memorandos analíticos, são notas pessoais que se destinam a analisar a informação obtida e

fazem com que o investigador leia e reflita em intervalos frequentes ao longo do projeto de

investigação. (Coutinho et al. 2009)

Outra técnica utilizada ao longo do projeto será os grupos de discussão, servem, para

colmatar os espaços vazios deixados pela entrevista individual, na medida em que propiciam

uma maior interatividade ao fornecerem comparações de experiências e de pontos de vista dos

entrevistados. (Coutinho et al. 2009)

E, por último, a análise documental, a análise de documentos oficiais, pois constituem

boas fontes de informação, estes documentos são legislação, procedimentos levados a cabo pelo

Hospital de Braga, mapas do Hospital, normas, organogramas, etc.

Na fase da reflexão, interpretam-se os dados e tiram-se as conclusões, caso a avaliação

do projeto seja o que se pretende está finalizado o ciclo, caso não se encontrar a solução do

problema, parte-se para o segundo ciclo e repetem-se as fases supracitadas com os devidos

ajustes que permitam chegar à resolução do problema.

12

1.4. Problema

A chegada das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) trouxeram inúmeras

mudanças na sociedade. Por um lado, fez com que a informação tomasse outro relevo.

Devido às novas mentalidades e estruturas que trouxe a chegada da Sociedade da

Informação, torna-se imperativo olhar para a gestão da informação como um meio de tornar

possível ter acesso a informação de qualidade e conserva-la. Com a chegada da Internet, o

mundo digital tornou possível a partilha e duplicação da informação espontânea, isto levou aos

profissionais da informação ganharem uma nova visão sobre a conservação, pois dada esta

explosão de informação criada e partilha, torna-se impossível conservar tudo.

A visão tradicional de conservação da informação e da sua materialização dos registos

informacionais em suportes estáticos e permanentes (Ribeiro, 2005), não se mantém com a

chegada do digital, pois aqui premeia-se a desmaterialização do suporte dos registos

informacionais em papel e uma gestão de informação de qualidade tanto em meio digital como

em meio tradicional (suporte papel), onde se tomem rédeas sobre o que é informação de

qualidade e a conservar e a que deve ser eliminada. Ou seja, torna-se fulcral uma avaliação da

informação em suporte papel, onde se faz uma apreciação quanto aos documentos a eliminar e

que se tornaram redundantes com a chegada das novas tecnologias e com a implementação do

processo de digitalização.

Um ponto fulcral a ter em conta quanto à conservação é que a decisão sobre a

conservação da memória deixou de ser um problema que se põe a posteriori, isto é, muito

tempo depois da informação ser produzida (…) como fonte para a investigação e como objecto

(…) Na era do digital, a conservação da memória passou a ser um imperativo imediato, uma

decisão a tomar no acto da criação da própria informação, sob pena de, posteriormente, não

ser possível mantê-la, em condições de integridade. (Ribeiro,2005)

No entanto, a Gestão da informação e as políticas a levar a cabo acerca do que deve ser

conservado e eliminado, do que é informação de qualidade e da informação que deve ter suporte

dos registos informacionais em meio digital ou em certos caso manter o registo em

papel/analógico depende do contexto em que esta atua.

O contexto deste projeto, um Hospital, levanta inúmeras questões quanto à sua gestão

da informação, uma vez que o contexto hospitalar lida com informação sensível onde existe

uma panóplia de barreiras para a adoção de uma perspetiva somente focada no digital, muito

devido à legislação, que em muitos casos, ainda não está atualizada e não responde aos desafios

atuais, o que levanta dúvidas de confiabilidade e segurança por parte dos profissionais da saúde

e próprios utentes quanto à gestão da informação em meio digital.

No entanto, a perspetiva pela procura em plenitude do registo e do suporte em meio

digital e desmaterialização do uso do papel está patente no hospital, para isso a resolução deste

13

problema quanto à adequação de uma gestão da informação eficaz e eficiente que solucione

estas vontades irá basear-se no estabelecimento de políticas e procedimentos de gestão da

informação. Estas políticas irão estar na base da resolução de problemas como a crescente

adoção de novas tecnologias sem o apoio de estratégias de gestão da informação, análise dos

registos clínicos e não-clínicos que se encontram em custódia externa e podem estar em causa a

custos desnecessários e redundâncias, políticas de avaliação e seleção de informação relevante e

de qualidade com base nas necessidades do processo clínico e procedimentos para apelar às

boas práticas do processo de digitalização, análise do arquivo radiológico e da

interoperabilidade das aplicações internas. O que se pretende com o estabelecimento de políticas

de gestão da informação integradas é a eliminação da redundância de informação, redução dos

custos que implicam a custódia externa e arquivo clínico, diminuição dos tempos de resposta e

melhorias na eficácia nas tomadas de decisão.

A implementação destas políticas serão fundamentais, pois tal como Pestana (2009)

refere que sem o devido planeamento, corremos o risco de evoluir de um modelo de anarquia

informacional, marcada pela total ausência de uma política de informação, para um modelo de

utopia tecnocrática, em que o sistema se baseia em apenas aplicar as soluções tecnológicas

emergentes.

1.5.Plano de Trabalho

Tabela 1 Plano de Trabalho - especificação das tarefas

Tarefas Intervalo de tempo para a sua

realização

1. Identificar fontes de informação e recolher literatura Entre Novembro e Janeiro de

2017

2. Explorar literatura sobre a Gestão da Informação. Entre Novembro e Janeiro de

2017

3.Explorar literatura sobre o ciclo do Processo de

Digitalização.

Entre Novembro e Janeiro de

2017

4. Explorar literatura sobre o Processo Clínico em formato

analógico e formato digital.


2017

5. Explorar a legislação relativa à informação em contexto

hospitalar.


2017

6. Conhecer a actual política governamental (nacional e

europeia) relativa à gestão da informação

Clínica.


2017

7.Elaboração do Estado de Arte Entre Novembro e Janeiro de

14

2017

8. Levantamento das tipologias documentais utilizadas por

especialidade e que integram o Processo Clínico.

Entre Janeiro e Fevereiro de

2017

9. Levantamento das aplicações informáticas internas nas

diversas especialidades para registos clínicos.

Entre Janeiro e Fevereiro de

2017

10. Análise da situação atual, caraterização e avaliação do

sistema de informação (GLINTT) e restantes aplicações, no

que concerne ao processo de digitalização e meta

informação descritiva.

Entre Janeiro e Março de 2017

11. Caracterização e análise do modelo informacional

vigente no Hospital de Braga no que respeita à gestão da

informação clínica. Análise dos circuitos de produção,

integração, armazenamento e uso da informação clínica.


12. Exploração de projetos de digitalização em contexto

hospitalar à escala internacional.


13. Analisar os procedimentos atuais de digitalização de

registos clínicos realizados no Hospital de Braga,

identificando aspetos problemáticos e fatores de mudança.


14. Identificar e explicar os mecanismos de produção,

armazenamento e acesso aos registos clínicos no Hospital de

Braga.

Entre Março e Abril

15. Avaliação dos arquivos em custódio externa. Abril de 2017

16. Elaboração de um relatório de avaliação do Arquivo

Radiológico

Abril 2017

17. Elaborar uma proposta de produção, armazenamento e

transferência de suporte de registos clínicos

Maio de 2017

18. Realização e Escrita da dissertação Entre Maio e Junho de 2017

19. Entrega da dissertação final Junho de 2017

1.6. Estrutura da Dissertação

A estrutura da presente dissertação procura contextualizar o âmbito da sua realização.

Esta inicia-se com o enquadramento teórico, através de uma revisão da literatura, e

posteriormente procura demonstrar a prática existente de gestão de informação no Hospital de

Braga e elaboram-se propostas de melhorias em diversos campos.

Esta consiste na estrutura da presente dissertação:

15

Capítulo 1 - Este capítulo denominado por introdução é apresentada uma breve contextualização

e motivação do tema, assim como os objetivos, a abordagem metodológica, o problema, o plano

de trabalho e a estrutura da dissertação.

Capítulo 2 - Engloba a resenha do Estado-da-Arte, esta aborda a temática da gestão da

informação clínica, o contexto informacional em ambiente híbrido, o processo clínico em

suporte analógico e digital e a digitalização dos registos clínicos.

Capítulo 3 - Descreve as experiências e os processos de digitalização no Hospital de Braga,

onde se demonstra as práticas do processo de digitalização e propõe-se medidas para melhorias

deste processo, nomeadamente no que concerne à metainformação, aos scanners, digitalização

de informação retrospectiva e ao armazenamento .

Capítulo 4 - Neste capítulo caracteriza-se os documentos em custódia externa, a partir de tabelas

e de seguida procede-se à análise destes documentos com possibilidade de serem eliminados. De

seguida, procede-se à análise crítica do Procedimento do óbito, no qual levanta inúmeras

inconformidades no que respeita à avaliação e seleção da informação enviada para a GADSA.

Capítulo 5 - Este capítulo avalia o arquivo radiológico e analisa criticamente o papel atual das

películas radiológicas. De seguida, apresentam-se os resultados do questionário realizado e

discutem-se os resultados.

Capítulo 6- Neste capítulo aborda-se a interoperabilidade e a cooperação entre os diferentes

profissionais e especialidades envolvidos/as no Hospital de Braga, a partir das diversas

aplicações existentes neste.

Conclusão - Conclusões e considerações finais da dissertação.

Referências – Apresentação de referências da documentação consultada para a elaboração da

dissertação.

Anexos – Documentação auxiliar à compreensão da dissertação.

2. Gestão da Informação

Estamos a viver numa sociedade denominada por Sociedade da Informação, onde o

dinamismo e a mudança são patentes. O desenvolvimento tecnológico sente-se em todos os

setores de atividade, seja público ou privado e quem vinga no mercado altamente competitivo é

quem está na vanguarda da utilização das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC). No

contexto deste projeto, retrata-se a situação em contexto hospitalar, onde a tecnologia é vista

16

como um alicerce para uma melhor e eficaz prestação de serviços de qualidade aos seus utentes.

No entanto este desenvolvimento constante da tecnologia requer sérias mudanças e adaptações

aos profissionais inseridos neste contexto, uma das mudanças que causa mais constrangimentos

é a mudança do suporte analógico para o digital, pois o suporte analógico ainda continua a ser

visto por alguns como suporte básico mais utilizado pelos profissionais de saúde para registo de

informação clínica. No entanto, o que o Hospital de Braga pretende é exatamente alterar em

pleno a visão sobre o registo clínico e utilização em papel.

Para isso, neste capítulo foram selecionados três temas específicos que explicitam o

contexto deste projeto e as problemáticas que acarreta. Os temas abordados tratam a gestão da

informação clínica, o processo de digitalização, onde são definidas as fases do ciclo do processo

de digitalização com incidência na realidade dos registos clínicos, outro tema sobre o contexto

informacional em ambiente híbrido, onde é explicada a coexistência do processo clínico em

papel e em suporte digital, as características que um sistema de informação em contexto clínico

deve acarretar.

2.1. Gestão da Informação Clínica

O aumento dos fluxos de informação produzida diariamente numa organização em contexto

hospitalar são um desafio para a sua gestão.

Um dos problemas enfrentados pelas organizações atuais é a falta da adoção de uma

estratégia de gestão que assegure um fluxo permanente que seja capaz de filtrar e direcionar a

informação relevante aos processos organizacionais, perante um volume crescente de

informação (Davenport & Prusak, 1998 in (Cruz 2011).

É indiscutível este aumento da informação, no entanto é discutível a gestão da

informação e dos sistemas de informação, pois estes não têm beneficiado do mesmo

crescimento de interesse e reconhecimento por parte das organizações, em contraposição com o

investimento realizado em tecnologia da informação e comunicação (TIC).

A gestão da informação tem como objetivo apoiar a gestão das empresas por meio de

processos que tornem eficientes e acessíveis a informação e sua articulação em todos os

âmbitos, de modo que a criação do conhecimento seja favorecida. (…) implantar modelos de

gestão da informação permite que as empresas possuam subsídios informacionais para o

processo decisório, podendo assim selecionar a informação relevante para apoiar todas as

fases dos processos de tomada de decisão. (Valentim, 2010)

A informação na saúde, tal como noutros setores de atividade é vista como um dos

fatores para atingir o sucesso e um elemento fulcral para a tomada de decisão, é um bem-

essencial para a tomada de decisões, para isso tem que ser gerida de forma eficaz e eficiente.

17

Os autores que se seguem constatam o que foi supracitado, defendendo da seguinte

forma:

Na sociedade actual a informação constitui a chave da eficácia do trabalho

desenvolvido, estando presentemente os vários sectores de actividade (indústria, banca, entre

outros) apoiados por um forte sistema de comunicações. No entanto, no campo da medicina

ainda hoje se constata dispersão e falta de coordenação na informação dos processos

individuais dos doentes. Tal surge quando os recursos actuais em tecnologia aplicável a esta

área proporcionam uma oportunidade única dos serviços de saúde se organizarem e, assim,

melhorarem a qualidade dos cuidados prestados.(Parente, Silva, e Dias 2003)

A definição de estratégias e procedimentos de gestão da informação, com ênfase nos

processos de digitalização são um dos objetivos primordiais deste projeto, onde resulte numa

melhoria da qualidade da informação clínica e não clínica produzida e armazenada pelo

Hospital de Braga. Existem não só várias tipologias documentais como várias aplicações por

especialidade numa organização, cada uma com vários tipos de dados, para se perceber esta

realidade significa compreender todas as tipologias documentais e as suas possíveis

interdependências.

A importância do desenvolvimento de uma estratégia global, a adoção de uma visão

holística, para o uso da informação é condição básica que deve ser adotada pela organização. A

gestão de informação baseia-se na adoção de processos que visam identificar e estruturar os

mecanismos de obtenção, armazenamento, distribuição e utilização da informação. As

Tecnologias de Informação têm um papel crucial na implementação destes processos pelo que

permitem a disseminação da informação na organização.

No entanto, subsiste uma realidade em que a crescente adoção de novas tecnologias sem

supervisão nem políticas, nem estratégias de gestão da informação, levam a um avanço com

bastantes recuos.

Para uma empresa, não basta adotar a estrutura correta, contratar os melhores

profissionais e dispor de meios de comunicação corretos, pois para se tomar decisões

apropriadas num ambiente complexo e de rápido desenvolvimento é necessário gerir de

maneira eficaz as informações e partilhar conhecimento entre os sujeitos organizacionais.

(Hanaka & Hawkins, 1997 apud (Valentim 2010))

A escolha da tecnologia a utilizar implica escolher um sistema de gestão que se adapte

aos processos da organização e seu contexto, que a sua utilização seja baseada num ambiente

simples e flexível, de fácil interação com os utilizadores e com um suporte capaz de responder

às necessidades da organização.

Parafraseando Cruz (2011), a gestão de informação integrada pretende reunir toda a

informação institucional, administrativa e clínica (informação clínica e não clínica), com o

objetivo de a partilhar de forma eficaz e eficiente pelos diversos departamentos/especialidades.

18

O processo clínico único (PCU) é cenário possível de alcançar quando as instituições

conseguirem fazer esta gestão integrada da informação clínica.

Segundo o mesmo autor, supracitado, este defende que para haver uma gestão da

informação integrada tem que se ter em conta a tríade composta por: Pessoas, Processos e

tecnologia.

Ilustração 9 Tríade: Pessoas, Tecnologia e Processos. Cruz (2011)

Esta tríade mostra as diferentes componentes a ter em conta para uma gestão da

informação integrada, onde a adoção de processos que visam identificar e estruturar os

mecanismos de obtenção, armazenamento, distribuição e utilização da informação (Cruz,

2011), só se consegue a partir do papel fundamental das tecnologias, no entanto para o

funcionamento pleno das mesmas é necessária a colaboração das pessoas envolvidas.

A colaboração eficiente das pessoas, previamente sensibilizadas e orientadas para

estas iniciativas é imprescindível. (…) As pessoas são consideradas como o elemento mais

importante desta tríade, uma vez que a sua satisfação e participação, integradas nos processos

organizacionais, potenciam o sucesso de todo o processo. (Cruz, 2011)

A gestão de informação é constituída por vários processos envolventes, cada um é

composto por padrões de comportamentos e procedimentos que são repetidos e/ou replicados

consoante a necessidade em obter mais informação.

A gestão de informação integrada pretende reunir toda a informação institucional,

administrativa e clínica, com o objetivo de a partilhar de forma eficaz e eficiente pelos diversos

departamentos. O processo clínico único será um cenário possível quando as instituições

conseguirem fazer esta gestão integrada da informação clínica. (Cruz, 2011)

O objetivo está em definir estratégias e procedimentos de gestão de informação (GI),

baseados num conjunto de procedimentos e normas, no que concerne à transferência de suporte

e relativos à produção, conservação e eliminação dos registos clínicos e não clínicos.

Esta mudança de visão nunca é fácil. Segundo a Ecologia da Informação, em vez de se

concentrar na tecnologia, baseia-se na maneira como as pessoas criam, distribuem,

19

compreendem e usam a informação. (…) E exige novas estruturas administrativas, incentivos e

atitudes em direção à hierarquia, à complexidade e à divisão de recursos da organização

(…).(Davenport 1998)

Quando se possui uma abordagem ecológica, acredita-se que:

a informação não é facilmente arquivada em computadores — e não é

constituída apenas de dados;

quanto mais complexo o modelo de informação, menor será sua utilidade;

a informação pode ter muitos significados numa organização;

a tecnologia é apenas um dos componentes do ambiente de informação e

frequentemente não se apresenta como meio adequado para operar

mudanças.(Davenport 1998)

Por outro lado, acrescenta-se ainda que a ecologia da informação, além de exigir um

modo holístico de pensar, tem quatro atributos-chave:

1. integração dos diversos tipos de informação;

2. reconhecimento de mudanças evolutivas;

3. ênfase na observação e na descrição;

4. ênfase no comportamento pessoal e informacional. (Davenport 1998)

Atualmente as organizações já integram no seu dia-a-dia diversos tipos de informação:

estruturada, não estruturada, em suporte analógico, digital (…) Essa integração tem sido

impulsionada não apenas pelas novas tecnologias, mas também pela necessidade de melhorar o

aproveitamento de formas não-tradicionais de informação.(Davenport, 1998) A integração dos

diversos tipos de informação está relacionada com a capacidade dos profissionais da

informação, conseguirem criar uma orientação clara sobre as TI e a diversidade informacional

existente em contexto empresarial.

O reconhecimento das mudanças evolutivas está relacionado com a capacidade de uma

organização conseguir adaptar-se, responder e evoluir. Todo o ambiente informacional deerá ser

flexível, uma vez que é impossível entender ou prever totalmente como um ambiente

informacional vai evoluir dentro de uma empresa, a administração informacional precisa abrir

espaço para a transformação — até mesmo quando não se sabe ao certo que tipo de

transformação será essa. (Davenport, 1998)

Quando se coloca a ênfase na observação e na descrição, tal significa, descrever e

compreender a existência de um ambiente de informação é em si mesmo um grande

compromisso. Na verdade, numa grande organização, esse ambiente é altamente complexo.

Descrever as diversas fontes dos vários tipos de informação, a maneira como a informação e o

conhecimento são usados nos processos de trabalho e as intenções e os objetivos da empresa é

uma tarefa essencial e muitas vezes esmagadora. Dada a multiplicidade de fontes e de usos da

informação, e da relação próxima entre o ambiente informacional e o da empresa como um

20

todo, prever o futuro é virtualmente impossível. (…) começar a perguntar como a informação é

reunida, compartilhada e utilizada hoje, e o que podemos aprender com ela. (Davenport,

1998).

A nível do comportamento pessoal e informacional, onde são analisadas as mudanças de

comportamento sentidas nas tomadas de decisão, pois se uma ação ou iniciativa de gestão não

altera o comportamento informacional, não vale a pena colocá-la em prática (Davenport,

1998).

Davenport (1998), retrata o processo genérico da gestão da informação em quatro etapas

como se verifica na ilustração 2.

Ilustração 10 Processo de Gestão da Informação. Davenport (1998)

Este processo pode ser definido de maneiras distintas, ou seja, pode agregar um número

diferente de etapas de acordo com o contexto.

De acordo com o processo figurado acima e no que concerne à determinação das

exigências, nesta fase pretende-se compreender as fontes e os tipos de informações necessárias

para um bom desempenho do negócio, bem como suas características, fluxos e necessidades.

Define-se um problema e encontra-se a informação para que se possa resolvê-lo.

Na fase da obtenção, inclui as atividades relacionadas à recolha e organização dos

dados. Consiste em atividades como a exploração do ambiente informacional, classificação da

informação pertinente e formatação e estruturação das informações. Quanto à classificação

da informação pertinente Davenport (1998) defende que para tomar decisões apropriadas sobre

como a informação é classificada e armazenada, os administradores devem começar por

algumas questões básicas:

Que comportamento individual deve ser otimizado por um determinado esquema de

classificação e por um mecanismo de armazenamento?

Que comportamento individual relativo à informação será otimizado por um esquema

específico de classificação e armazenamento?

Que informação deve ser classificada? Alguma estrutura a conduziria a uma categoria

natural?

Como o esquema classificatório será mantido e atualizado?

21

A distribuição envolve escolher, entre diferentes metodologias, qual pode ser mais adequada

para se apresentar a informação, disponibilizando-a aos utilizadores por diferentes formas e

fontes e estilos. Está relacionada, então ao modo como a informação é formatada, a definição

das exigências informacionais de uma organização ajuda a aumentar a consciência de que a

informação é valiosa, o formato correto torna mais fácil a sua distribuição.

Segue-se a etapa de utilização da mesma pelas pessoas da organização, que as

incorporarão nas etapas de elaboração, execução e avaliação da estratégia empresarial,

auxiliando, assim, o processo de gestão estratégica.

Em consonância com o processo de gestão da informação está o modelo da ecologia da

informação, apresenta um esquema proposto pelo autor e demonstra que o ambiente

informacional está inserido noutros dois, o ambiente organizacional e o ambiente externo.

Davenport (1998) concentra-se principalmente no ambiente informacional, mas este está

arraigado no ambiente mais amplo que o envolve, o organizacional, e ambos são afetados pelo

ambiente externo, o mercado. Na prática, esses ambientes sobrepõem-se e têm limites

indistintos.

No que concerne ao ambiente informacional, este subdivide-se em seis componentes

fulcrais, sendo:

Estratégia da informação: As estratégias da informação focam-se em torno da pergunta:

"O que queremos fazer com a informação nesta empresa?" E essas estratégias devem

envolver a alta administração.

Política da informação: envolve o poder proporcionado pela informação e as

responsabilidades da direção na sua gestão e uso.

Cultura e comportamento em relação à informação: Esses dois fatores estão

relacionados e são muito importantes na criação de um ambiente informacional bem-

Ilustração 11 Ecologia da Informação. Davenport (1998)

22

sucedido, e talvez sejam os mais resistentes às mudanças. Comportamentos positivos

como partilhar informação e obter conhecimento duradouro a partir dela são

fundamentais e não podem ficar apenas a cargo da iniciativa de cada um. Ao contrário,

esses comportamentos devem transformar-se num objetivo administrativo básico, sem

se conservar o território exclusivo de gerentes ou de um chefe da TI. Assim como

acontece com outros recursos, os administradores podem usar vários tipos de

incentivos, recompensas ou punições, instrução e até mesmo advertência para

influenciar o comportamento informacional.

Equipa (Profissionais da Informação): As pessoas são os melhores 'meios' para

identificar, categorizar, filtrar, interpretar e integrar a informação.

Processos de administração informacional: define a gestão da informação como

processo, enfatizamos igualmente a mensurabilidade e o aperfeiçoamento, o que

combina com a ênfase ecológica na descrição e na evolução. Uma empresa deve ter

uma visão ampla, definindo os processos informacionais como todas as atividades

exercidas por quem trabalha com a informação. (…) facilitar as muitas maneiras como

os gerentes, cientistas, pessoal administrativo identificam, adquirem, compreendem e

atuam sobre a informação pode satisfazer o mais ambicioso ecologista informacional.

Arquitetura da informação: está relacionado com estruturar e localizar a informação

dentro de uma organização. A arquitetura pode ser descritiva, envolvendo um mapa do

ambiente informacional no presente, ou determinista, oferecendo um modelo do

ambiente numa época futura.

O ambiente organizacional inclui incluindo a posição global dos negócios, os investimentos

em tecnologia e a distribuição física. Segundo Davenport (1998), (…) os ecologistas precisam

prestar atenção à estratégia de negócios, aos processos de negócios, à estrutura/cultura

organizacional e à orientação dos recursos humanos. Esses aspectos refletem os componentes

do ambiente informacional. Assim, a estratégia de negócios, por exemplo, irá influenciar a

estratégia da informação — e vice-versa.

A nível dos investimentos em tecnologia, torna-se óbvio que um investimento global em

TI terá consequências e trará mudanças no ambiente informacional, mas o fator mais crítico

aqui é o simples acesso à informação. A crescente predominância, a facilidade do uso e o poder

das redes de trabalho e das redes locais têm oferecido uma boa infra-estrutura a virtualmente

todas as empresas, e algumas tecnologias novas são mais dirigidas à informação que as do

passado, permitindo a gestão de textos, gráficos, vídeo e áudio (Davenport, 1998).

No que se refere à distribuição física, Davenport (1998) dá um exemplo em que se

torna lógico como este componente afeta a gestão da informação. No nível mais básico,

trocamos mais informações com colegas que estão no mesmo espaço físico. Estudos

sistemáticos sobre comunicação organizacional mostram que a proximidade física aumenta a

23

frequência da comunicação em grupo. Existem empresas que fomentam a existência de espaços

que facilitem a interação.

A ecologia informacional de uma empresa é afetada por fatores externos, muitos dos

quais a empresa não pode controlar de maneira direta. Estes fatores externos podem passar pela

legislação, pela mudança de hábitos exigências dos consumidores e tendências culturais, pela

concorrência, avanços tecnológicos, entre outros.

O ambiente externo é constituído pelos mercados de negócios, estes criam condições

gerais de negócios, o que afeta a capacidade das empresas adquirirem e gerirem a informação,

bem como optar pelo tipo de informação de que precisam. Por norma, passam por mudanças em

relação a clientes, fornecedores, sócios, reguladores e concorrentes teriam reflexos na

informação que circula na empresa. É também constituído pelos mercados tecnológicos, onde

são compradas e vendidas as tecnologias disponíveis que podem afetar nosso mundo

informacional. E por último, os mercados da informação, muitas organizações focam-se no tipo

de informação que deve ser comprada nesse, e outras organizações já estão a avaliar maneiras

de vender informações.

No contexto do Hospital de Braga, a base está em definir políticas de gestão da

informação, no entanto estas políticas de gestão irão incidir sobre o processo de digitalização,

sobre o arquivo radiológico e avaliar a sua importância no seio do crescimento do uso das

tecnologias e a nível arquivo em custódia externa.

No entanto, estas políticas terão de estar em concordância para além das especificidades

e funcionamento do Hospital, também tem que estar com a legislação decretada, tal como

Davenport propunha no seu modelo da ecologia da informação, a influência dos fatores

externos, dos quais a empresa não pode controlar de maneira direta.

A legislação que servirá de auxílio à estratégia de gestão da informação nos diversos campos

supracitado, basear-se-á na Portaria 247/2000. Esta Portaria, é aplicável ao regulamento

arquivístico nos hospitais. Este instrumento jurídico de gestão documental, contém normas de

avaliação, seleção e preservação específicas para a documentação produzida por hospitais,

centros de saúde e outros serviços do Ministério da Saúde. Contém ainda meios técnicos que

permitem a transferência da documentação para outros suportes.

A ilustração 6 ilustra exatamente preocupações que existem na gestão da informação

clínica, estas preocupações são vigentes no Hospital de Braga. Para dar resposta a estas

dificuldades, a base da resposta, no contexto do hospital de Braga, está na intervenção no

arquivo clínico central e nos restantes arquivos (que irá incidir no arquivo em custódia externa e

arquivo radiológico), no primeiro, basear-se-á numa avaliação e sistematização de

procedimentos para uma boa prática da digitalização e na questão da interoperabilidade interna

e das aplicações existentes. No segundo, os restantes arquivos, a base da resposta está numa

intervenção no arquivo não clínico, numa caracterização da documentação em custódia externa

24

e numa avaliação do arquivo radiológico. Com tais intervenções, pretende-se que resulte numa

melhoria da qualidade da informação clínica e não clínica e na eficácia quanto à sua produção,

armazenamento e acesso e que consiga colmatar preocupações as que figuram na ilustração 6.

Ilustração 12 Preocupações da Gestão da Informação Clínica em contexto hospitalar in (F.

Gonçalves 2013)

No que concerne à heterogeneidade e interoperabilidade das aplicações informáticas que

produzem e armazenam informação clínica, é uma questão de grande importância, mas também

de grande complexidade. O principal desafio é encontrar uma forma de permitir a

interoperabilidade entre diferentes Sistemas de Informação (SI) a fim de partilhar informações

e recursos. A interoperabilidade promete um efeito positivo na qualidade dos cuidados e

também vantagens económicas. (Ribeiro, et al., 2010 in Maldonado et al., 2003, Lenz and

Reichert, 2005, Walker et al., 2005, Uslu and Stausberg, 2008)

A falta de interoperabilidade entre as diversas aplicações, leva a uma desestruturação do

processo clínico eletrónico (PCE), à necessidade do processo clínico em papel para consultas e

prestações de cuidados médicos, entre outros.

O estudo realizado por Ribeiro et al. (2010), que incidiu em 34 hospitais em Portugal,

revelou que estes vêem a interoperabilidade como um grande problema no futuro. A maioria dos

responsáveis pelo SI responderam que já têm projetos a ser implementados ou planos para

começar em breve intervenções na integração dos SI. (…) A grande maioria dos entrevistados

acredita que, em relação à arquitetura dos SI do hospital, a melhor política é ter vários

fornecedores até mesmo com a necessidade de integrá-los. Os restantes inquiridos argumentam

que a melhor política é ter um único fornecedor que inclua todas as áreas clínicas, garantindo

https://www.researchgate.net/publication/4023151_Integration_of_distributed_healthcare_records_Publishing_legacy_data_as_XML_documents_compliant_with_CENTC251_ENV13606?el=1_x_8&enrichId=rgreq-1ddfd4d0c0de976b3eb4598598c48fb7-XXX&enrichSource=Y292ZXJQYWdlOzIxNjIwODg3MDtBUzoxNTUzODg1Njk3MjI4ODBAMTQxNDA1ODkzMDMyMw==

https://www.researchgate.net/publication/4023151_Integration_of_distributed_healthcare_records_Publishing_legacy_data_as_XML_documents_compliant_with_CENTC251_ENV13606?el=1_x_8&enrichId=rgreq-1ddfd4d0c0de976b3eb4598598c48fb7-XXX&enrichSource=Y292ZXJQYWdlOzIxNjIwODg3MDtBUzoxNTUzODg1Njk3MjI4ODBAMTQxNDA1ODkzMDMyMw==

https://www.researchgate.net/publication/221586301_IT_Support_for_Healthcare_Processes?el=1_x_8&enrichId=rgreq-1ddfd4d0c0de976b3eb4598598c48fb7-XXX&enrichSource=Y292ZXJQYWdlOzIxNjIwODg3MDtBUzoxNTUzODg1Njk3MjI4ODBAMTQxNDA1ODkzMDMyMw==

https://www.researchgate.net/publication/221586301_IT_Support_for_Healthcare_Processes?el=1_x_8&enrichId=rgreq-1ddfd4d0c0de976b3eb4598598c48fb7-XXX&enrichSource=Y292ZXJQYWdlOzIxNjIwODg3MDtBUzoxNTUzODg1Njk3MjI4ODBAMTQxNDA1ODkzMDMyMw==

https://www.researchgate.net/publication/8072860_The_Value_of_Health_Care_Information_Exchange_and_Interoperability?el=1_x_8&enrichId=rgreq-1ddfd4d0c0de976b3eb4598598c48fb7-XXX&enrichSource=Y292ZXJQYWdlOzIxNjIwODg3MDtBUzoxNTUzODg1Njk3MjI4ODBAMTQxNDA1ODkzMDMyMw==

https://www.researchgate.net/publication/8072860_The_Value_of_Health_Care_Information_Exchange_and_Interoperability?el=1_x_8&enrichId=rgreq-1ddfd4d0c0de976b3eb4598598c48fb7-XXX&enrichSource=Y292ZXJQYWdlOzIxNjIwODg3MDtBUzoxNTUzODg1Njk3MjI4ODBAMTQxNDA1ODkzMDMyMw==

https://www.researchgate.net/publication/5493722_Value_of_the_electronic_patient_record_An_analysis_of_the_literature?el=1_x_8&enrichId=rgreq-1ddfd4d0c0de976b3eb4598598c48fb7-XXX&enrichSource=Y292ZXJQYWdlOzIxNjIwODg3MDtBUzoxNTUzODg1Njk3MjI4ODBAMTQxNDA1ODkzMDMyMw==

25

assim uma integração simples entre todos os módulos. Quanto aos responsáveis por hospitais

com 500 camas ou mais nenhum defende que a melhor política é ter um único fornecedor

(Ribeiro et al., 2010).

A grande maioria acredita que deve haver regulamentação e certificação de software,

porque sem isso, a interoperabilidade dificilmente será eficaz e possível. Houve uma fraca

percentagem daqueles que argumentam que o Ministério da Saúde deve impor as soluções para

as organizações.

As três razões mais frequentemente mencionadas para justificar a falta de

interoperabilidade existente nos SI são: (1) as soluções existentes são obsoletas (66,7%), (2) os

serviços tendem a comportar-se como "ilhas" (61,1%) e (3) a arquitetura de SI é mal definida

(50,0%). Embora a maioria dos entrevistados acredite que a integração entre diferentes IS é

suficientemente segura, eles expressaram alguma desconfiança nas três áreas sob a

confidencialidade das informações trocadas, integridade e disponibilidade dos dados (Ribeiro

et al. 2010)

Neste ponto será avaliada a interoperabilidade interna no Hospital de Braga e as suas

aplicações existentes para as diferentes especialidades em consonância com os standards

existentes para a saúde e projetos neste contexto, que permitem que a integração da informação

clínica produzida no hospital nas diversas aplicações.

No que alude à digitalização dos documentos, será realizado uma definição de

procedimentos para uma boa prática do processo de digitalização de acordo com a norma

australiana AS 2828.2 para documentação clínica digitalizada, com as recomendações para a

digitalização de documentos permanentes pelo Conselho Nacional de Arquivos e estará em

consonância com o ciclo do processo de digitalização de Pinto (2011).

Passando para a intervenção nos outros arquivos existentes, existem inúmeras

preocupações no hospital de Braga, a nível do arquivo radiológico e dos documentos em

custódia externa. Estes arquivos levam a gastos e ocupação de espaço.

A nível dos documentos em custódia externa, estes encontram-se no GADSA, este foi a

solução encontrada para armazenar documentos em suporte papel sem relevância atual para o

Hospital de Braga, uma vez que não se justificava estar a ocupar espaço físico neste com

informação do antigo Hospital de São Marcos, com documentação de utentes que não são

seguidos no hospital há mais de 5 anos e documentos de falecidos. Mas este armazenamento

externo acarreta custos, tal como referido, e são conservados documentos sem valor

arquivístico. Encontra-se informação clínica e não clínica desde 1965. Não foi realizada uma

avaliação quando a relevância desta documentação.

É relevante, com a abordagem que o Hospital de Braga pretende alcançar, a libertação

de custos desnecessários do papel e sua desmaterialização, fazer um levantamento das tipologias

documentais existentes no GADSA e uma avaliação da sua relevância de acordo com a Portaria

26

247/2000.

Por último, o arquivo radiológico, a maior preocupação é a ocupação de espaço, uma

vez que as películas radiográficas atualmente estão a entrar em desuso devido aos avanços da

tecnologia.

A radiologia digital, assim definida por Nóbrega (2002), emprega sistemas

computacionais nos diversos métodos para a aquisição, transferência, armazenamento ou

simplesmente tratamento das imagens digitais adquiridas. Tal permitiu o diagnóstico por

imagem a partir dos sistemas e plataformas adequadas.

Os avanços na Radiologia parecem não acabar nunca. Estes avanços ocorrem não só

no desenvolvimento de novos equipamentos, técnicas e sequências, mas também no suporte

tecnológico que auxilia os serviços (Santos 2010).

Vários foram os avanços tecnológicos, os equipamentos digitais permitiram por

exemplo, a mamografia digital, o raio-x em meio digital e a angiografia por subtração digital,

por exemplo. Outros avanços tecnológicos foram o PACS e o RIS. O PACS (picture archiving

and communication system) is a healthcare technology for the short- and long-term storage,

retrieval, management, distribution and presentation of medical images (…) allows a

healthcare organization (such as a hospital) to capture, store, view and share all types of

images internally and externally. When deploying a PACS, the organization needs to consider

the environment in which it will be used (inpatient, ambulatory, emergency, specialties) and the

other electronic systems with which it will integrate. (DelVecchio, 2015)

PACS detém quatro componentes:

Imaging systems, such as magnetic resonance imaging (MRI), computed axial

tomography (CAT scan), and X-ray equipment.

A secure network for distribution and exchange of patient information.

Workstations or mobile devices for viewing, processing and interpreting images.

Archives for storage and retrieval of images and related documentation and

reports.(DelVecchio, 2015)

Radiology information system (RIS) is a networked software system for managing medical

imagery and associated data. A RIS is especially useful for tracking radiology imaging orders

and billing information, and is often used in conjunction with PACS and VNAs to manage image

archives, record-keeping and billing. (Sutner, 2015)

RIS detém inúmeras funções, como, a gestão do utente (onde acompanha o fluxo de

http://whatis.techtarget.com/definition/magnetic-resonance-imaging-MRI

http://searchhealthit.techtarget.com/definition/picture-archiving-and-communication-system-PACS

http://searchhealthit.techtarget.com/definition/Vendor-neutral-archive-VNA

27

trabalho de um determinado utente dentro do departamento de radiologia; as pessoas

responsáveis de radiologia podem adicionar imagens e relatórios ao processo clínico eletrónico,

onde podem ser recuperados e visualizados por pessoal autorizado de radiologia), a agenda

(permite aos profissionais de radiologia fazer marcações), o acompanhamento do utente (os

profissionais podem pesquisar todo o histórico radiológico de um utente desde a admissão até a

alta e coordenar a história com marcações passados, presentes e futuras), os relatórios de

resultados (gera relatórios estatísticos para um único utente, grupo de utentes ou procedimentos

específicos), pesquisa de imagens (os profissionais de radiologia usam RIS para pesquisar

filmes individuais e os dados associados) e por último, a faturação (fornece registos financeiros

detalhados e processam pagamentos eletrónicos e reivindicações automáticas).

Devido aos fatores supracitados, os avanços tecnológicos a nível dos equipamentos e

sistemas tecnológicos, as películas radiológicas tornam-se obsoletas e desnecessárias para a

prática atual dos cuidados médicos. Daí ser necessário elaborar um relatório de avaliação do

arquivo radiológico.

2.1.1. Contexto informacional em ambiente híbrido

No Hospital de Braga é vigente um contexto informacional caracterizado por um

ambiente híbrido, onde coexistem suportes diferentes com a mesma informação, a mesma

informação encontra-se em suporte analógico, informação digitalizada ou registada diretamente

no sistema de informação em suporte digital. Muitas justificações existem para compreender

esta realidade, como a legislação, a existência de várias aplicações para responder às

especificidades de cada especialidade em detrimento da utilização em pleno do sistema de

informação para a gestão hospitalar, o GLINTT. O facto de existir fraca interoperabilidade leva

a redundância e a falta de procedimentos para a prática da digitalização que certifiquem a

autenticidade dos documentos digitalizados.

O papel do Processo Clínico é fulcral no funcionamento de um Hospital e na prestação

dos cuidados hospitalares. A informação contida neste é crucial para o utente e para o serviço

hospitalar. Atualmente fala-se cada vez mais dos termos Processo Clínico Eletrónico (PCE),

Registo de Saúde Eletrónico (RSE) e Electronic Health Record (EHR), estes dois últimos com o

mesmo significado.

Quando se fala em processo clínico, temos que ter em conta uma multiplicidade de

fatores envolventes, como o sistema de informação, os metadados, as características físicas do

próprio documento em papel e todos os requisitos que abrangem. Para tal, foi fundamental

constar na revisão de literatura a norma AS 2828 Health records, uma norma australiana,

subdividida em duas partes, uma destinada aos registos clínicos em papel (AS 2828.1) e a outra

destinada aos registos clínicos digitalizados e seus requerimentos (AS 2828.2). Esta norma

28

mostra um conjunto de requisitos e procedimentos a serem colocados em prática nestes dois

tipos de abordagem, procedimentos para a utilização do suporte em papel e procedimentos na

digitalização.

Esta norma facilitará a uniformização destes processos nas diferentes especialidades

que compõem o hospital e irá provocar mudanças significativas no processos que envolvem a

digitalização e avaliação e seleção do suporte em papel .

A norma relativa aos registos clínicos em papel específica requisitos para os aspectos

físicos dos registos de saúde quanto ao tamanho, qualidade, disposição, cor, ordem de arquivo

e capa de registo e método de fixação de registos de saúde / divisórias dentro de uma capa de

registo. Alguns aspectos desta Norma serão aplicados a versões digitalizadas de registos de

saúde baseados em papel. Esta não aborda conteúdo recorde, por causa da diversidade nesta

área.(Australia 2012)

A norma destinada aos registos clínicos digitalizados, tem como fim especificar

requisitos para sistemas que digitalizam registos médicos de papel em versões eletrónicas,

incluindo qualidade de imagem, retenção de originais e processos de conversão. Além disso,

fornece diretrizes sobre as melhores práticas para armazenamento seguro, recuperação e

acesso a registos de saúde digitalizados.(Australia 2012b)

A norma australiana define Processo Clínico, como uma coleção de dados e informação

reunida ou gerada para registar o cuidado clínico e o estado de saúde de um indivíduo ou

grupo. Isto inclui informação como resultados de avaliação, detalhes de tratamento, notas de

progresso, registos e informação associados à prestação de cuidados e ao estado de saúde. O

termo "registo de saúde" inclui registos de saúde baseados em papel, registos clínicos,

anotações médicas, registos de saúde digitalizados, registos clínicos eletrónicos, registos de

saúde e registos de saúde pessoais. (Australia 2012a)

2.2. Processo Clínico em suporte analógico e digital

Os profissionais de saúde acedem à informação clínica nos dois suportes,

analógico/papel e digital, sendo que a última encontra-se em diversas aplicações que coexistem

para dar resposta às especificidades das diversas especialidades, e desintegradas dos restantes

sistemas sendo que não estão acessíveis a todos os profissionais.

O processo clínico subsiste tanto em formato analógico como digital. O uso do registo em

formato de papel conduz a limitações logísticas e organizacionais, o que reduz a eficácia destes

registos tradicionais para armazenar e organizar um crescente número de dados (Shortliffe e

Cimino, 2006 apud (Guedes 2011).

Essas limitações do uso do processo clínico em formato analógico/papel passam ainda

29

pela dificuldade de acesso; ilegibilidade; perda frequente de informação; inconsistência da

localização da informação; falta de estruturação dos registos de informação e duplicação de

informação. (Cruz 2011)

O armazenamento dos documentos em papel levanta problemas, uma vez que diferentes

documentos de um mesmo doente poderão estar dispersos por diferentes pastas. As condições

físicas de armazenamento podem limitar todo o processo inerente à utilização, dado que a

localização pode ser distinta para registos do mesmo processo.

Segundo Parente, Silva, e Dias (2003) ainda existem hospitais sem processo único,

hospitais com processos separados por episódios ou por serviços (alguns dispondo de processo

único mas tendo serviços com processo próprio), ou, na sua maioria, os episódios de urgência

não constando do processo único. A habitual inacessibilidade dos processos ou o seu acesso

demorado, em especial quando necessários em situações de consulta urgente, assim como a já

tradicional falta de comunicação na transferência de informação entre as instituições, são

outros aspectos da nossa realidade que levam alguns a interrogarem-se se, perante esta

situação, valerá a pena falar em meios mais sofisticados.

A utilização do Processo Clínico em papel, leva a uma realidade fragmentada dos

princípios deste, onde se primava pelo acesso completo à informação clínica do utente, no

entanto a realidade é a desintegração da informação por observação, exames, serviços,

instituições (cuidados primários vs hospital, hospital vs hospital, públicas vs privadas), impede

que cumpra as suas verdadeiras funções. Esta situação implica erros de duplicação

desnecessária de prescrições, repetição de meios complementares de diagnóstico,

desconhecimento da história do doente quando este recorre à urgência, cuidados

descontinuados na doença crónica, tudo isto condicionando custos (tempo médico e enfermeiro,

meios complementares de diagnóstico e medicamentos). (Parente, Silva e Dias (2003)

Com a chegada das tecnologias de informação e crescimento da sua importância na

sociedade, tornou-se possível falar em Processo Clínico Eletrónico (PCE).

Quando se fala de Processo Clínico Eletrónico (PCE), fala-se por consequência do

sistema de informação aplicado, pois são dois conceitos intrínsecos na prática. Pois, o processo

clínico do utente é a base para o funcionamento de qualquer sistema de informação a ser

implementado, quer este seja destinado à informação administrativa e/ou de suporte à prática

médica. Só a partir da reunião de toda a informação institucional, administrativa e clínica, com o

objetivo de a partilhar de forma eficaz e eficiente pelos diversos departamentos é possível falar-

se em processo clínico único, aquando as instituições hospitalares conseguirem fazer esta gestão

integrada da informação clínica.

No contexto tecnológico, na terminologia inglesa, e ainda intrínseco ao Processo

Clínico Eletrónico (PCE), fala-se do EHR (Electronic Health Record), é uma ferramenta para

facilitar a continuidade e, consequentemente, a qualidade, o acesso e a eficiência da prestação

30

dos cuidados de saúde.

O EHR é acedido através de aplicações e sistemas que manipulam e fornecem a

informação aos utilizadores qualificados de um modo (interface) amigável. Tem como

características a sua acessibilidade, o acesso atempado à informação e às funções do sistema

pelos utilizadores autorizados, a segurança e garantia de confidencialidade e autenticação da

informação, a fiabilidade: garantia da integridade e da permanência da informação original em

formato acordado e por tempo determinado, a capacidade de auditoria, fornecimento de registos

auditáveis que documentem as interacções, a flexibilidade, ou seja, a capacidade para diferentes

vistas pelos utilizadores, e interacções amigáveis, e por último, interoperabilidade, capacidade

de integração em sistemas clínicos e administrativos diferentes.

Não é difícil para qualquer profissional de saúde ver os benefícios diretos de usar EHR

e ter dados administrativos e clínicos acessíveis, comparáveis, comunicáveis e confidenciais.

Na área de cuidados preventivos, temos, por exemplo, o fornecimento de informações aos

profissionais da saúde através de lembretes e alertas automáticos que podem reduzir os erros

de medicação e as reações adversas a medicamentos. Também é uma fonte de dados para o

estado de saúde da população, permitindo monitoramento e tomada de decisão. (…) Na área do

diagnóstico, os encontros anteriores de pacientes e informações resumidas, como diagnósticos,

exames de laboratório ou imagens, estão disponíveis rapidamente, não apenas nos hospitais,

mas também em médicos de clínica geral e outros centros de atendimento. Os benefícios

também são óbvios para os gerentes e autoridades da saúde. Melhores dados para a gestão de

recursos, para automatização no processo de encaminhamento e melhor uso de especialistas,

para garantia de qualidade e previsão financeira, e para suporte a tomada de decisão regional

ou nacional, como decisões sobre o reembolso de procedimentos médicos. Existem vários

estudos que indicam benefícios financeiros diretos (…) Para os profissionais gerais, as

poupanças provêm de uma melhor gestão da sua prática e, simplesmente, menos tempo à

procura de informações e isso traduz-se em mais tempo com os utentes. Existem poucos

sistemas de EHR com os requisitos acima mencionados implementados para ter dados

concretos sobre a melhoria da qualidade da prática ou a análise do retorno sobre o

investimento.(Iakovidis, Ilias, 1998)

Também se aborda o conceito do Registo de Saúde electrónico (RSE), terminologia

portuguesa, com o mesmo significado, definido como uma ferramenta indutora da eficácia e

eficiência na prestação de cuidados de saúde, que trará benefícios significativos por contribuir

para: a qualidade e celeridade dos cuidados prestados, a redução do risco de erros resultantes

da falta de informação indispensável à decisão clínica, a promoção da redução de custos e o

impedimento da replicação de esforços e recursos. (Guedes 2011) e segundo a mesma o fim

último é conseguir criar um registo informático acessível a todos os profissionais do serviço

público e privado, informação clínica dos portugueses que recorram a estes serviços.

31

Em Portugal, existe uma estratégia nacional criada para a área da saúde liderada pela

ACSS, e designada de Plano para a Transformação dos Sistemas de Informação Integrados da

Saúde (PTSIIS), que prevê a execução de diversos programas e projetos. A implementação do

RSE é uma prioridade sustentada por orientações estratégicas da Comissão Europeia, pelas

políticas do Governo Português e das políticas envolvidas na prestação de cuidados de saúde. É

uma recomendação explícita do PTSIIS e enquadra-se no objetivo de afirmar a modernização da

Administração Pública.(Leal 2013)

Cada vez é mais sentida a necessidade de uma eficaz e eficiente utilização dos sistemas

de informação utilizados no contexto hospitalar. Devido a todas as inconformidades sentidas

pelo Hospital de Braga, a nível da digitalização, da falta de interoperabilidade e da coexistência

do papel torna-se um tema central a trabalhar.

O sistema de informação clínica agrega um conjunto de características, deve facultar

de modo a atingir o incremento da qualidade dos serviços de saúde: disponibilizar informação

do doente em todas as unidades de saúde, principalmente nos hospitais centrais; disponibilizar

ao doente informação médica contextualizada com o seu perfil de saúde, assim como

informação sobre o seu estado clínico e respectivo trajecto clínico; desenvolver mecanismos de

acesso, distribuição e partilha de informação médica aos diferentes agentes na área da saúde;

incrementar o desempenho dos processos administrativos das unidades de saúde, de modo a

melhorar a qualidade e a monitorização dos serviços de saúde; padronizar os serviços de

gestão de doentes e os procedimentos de gestão em todas as unidades de saúde, principalmente

nos hospitais públicos (Littlejohns, Wyatt e Garvican, 2003 in (Guedes 2011).

A questão da passagem dos registos clínicos a ambiente electrónico exige uma

abordagem multidisciplinar, na medida em que implica suportar o desenvolvimento e

implementação de uma aplicação informática que responda às necessidades de doentes,

profissionais de saúde e instituições. (…) Thohouri assinala que os sistemas informáticos são

parte do contexto social de uso, pelo que o desenvolvimento do software deve ser parte de um

processo mais abrangente de mudança social e organizacional. Tal como em todos os outros

sectores de actividade, a optimização da adopção de tecnologias de informação na Saúde só

poderá ocorrer no decurso de mudanças na estrutura e processos associados à prestação de

cuidados, implicados na mudança de ambiente papel para ambiente electrónico,

perspectivando uma visão integrada do sistema de informação. (Tohouri, 2010 apud

Gonçalves, 2011)

O mesmo autor salienta ainda que o uso do termo integração em sistemas de

informação, podendo este referir-se a aspectos de integração técnica de aplicações de software

ou à integração de políticas e estratégias de informação a nível organizacional. Neste contexto,

no que concerne à parte técnica diz respeito à gestão de dados clínicos, apresentando-se a

integração como resposta à fragmentação e desintegração dos registos clínicos em papel e

32

formato digital. Do ponto de vista organizacional para colocar em discussão e visão crítica o

papel do serviço de Arquivo Clínico considerando toda a infraestrutura do sistema de

informação do Hospital de Braga. (…) a construção do Processo Clínico Electrónico (PCE)

colocando a tónica na interoperabilidade e uso de informação estruturada do doente,

atribuindo às aplicações informáticas departamentais um papel complementar ao do PCE da

instituição. No entanto, não há abordagens standard que garantam uma integração de sucesso

e a introdução das tecnologias de informação na Saúde por si só não é garantia de eficiência e

melhor qualidade na prestação de cuidados.(Gonçalves 2011)

Na situação vigente no Hospital de Braga e um dos pontos, para além da legislação imposta, que

prejudica a atuação em pleno do Processo Clínico Electrónico (PCE) é a incapacidade de

tudo o que consta num processo clínico ser digitalizado, pois nem toda a informação que circula

em âmbito hospitalar se encontra em formato digital e a falta de interoperabilidade entre as

diversas aplicações.

No entanto, o que se pretende com o Processo Clínico Eletrónico é o aumento do rigor e

fiabilidade dos dados registados no processo clínico, a diminuição de custos de armazenamento,

transporte de documentos e documentos em custódia externa, a diminuição de erros,

ambiguidades e ilegibilidade; o aumento de segurança de armazenamento e utilização da

informação, a rapidez e segurança no acesso à informação sobre o utente, a terapêutica, os

MCDT`s e prescrições e eficácia e rapidez na tomada de decisões clínicas.

2.2.1. O Modelo Dinamarquês

O modelo dinamarquês, é um exemplo de aproximação ao ideal EHR ou PCE. A partir

de um relatório criado pelo Ministério da Saúde Dinamarquês em 2008, foi possível traçar as

várias iniciativas levadas a cabo pela saúde na Dinamarca.

Tais iniciativas, tornam possível, por exemplo, à possibilidade de tornar acessíveis e

comunicáveis os dados administrativos e clínicos, na área de cuidados preventivos, a capacidade

de fornecer informações aos profissionais da saúde e público em geral através de lembretes,

alertas automáticos e textos publicados que podem reduzir os erros de medicação e as reações

adversas a medicamentos, fonte de dados para o estado de saúde da população, permitindo a

tomada de decisão. O governo dinamarquês criou iniciativas para tornar criar mais transparente

e responsável o setor público, vários passos foram tomados com o objetivo de melhorar a

qualidade dos cuidados de saúde. As regiões que são os principais prestadores de cuidados de

saúde e foram o ponto de partida e foco das iniciativas de gestão da qualidade. Em 2001, foi

decidido apresentar o modelo de qualidade dinamarquês, uma iniciativa destinada a integrar e

sistematizar iniciativas de qualidade existentes. Um objetivo central é a acreditação de todos os

33

hospitais de acordo com os padrões gerais para o ótimo tratamento e fluxo de pacientes.

Posteriormente, o modelo será aplicado ao serviço privado, serviço municipal de saúde e

farmácias.

O Instituto Dinamarquês de Qualidade e Acreditação em Saúde estabeleceu a criação de

standards e indicadores para realizar a acreditação dos cuidados de saúde dinamarqueses.

A base para a avaliação será, terá as seguintes três categorias: uma categoria geral que

abrange, a medicação e informação dos utentes, uma categoria organizacional abrangendo, por

exemplo, a higiene e gestão da qualidade e, por último, uma categoria para doenças específicas.

Os dados gerados pelo modelo dinamarquês devem ser disponibilizados aos

profissionais de saúde e ao público em geral. Esta transparência ajudará a estabelecer standards

de alto nível no sistema de saúde e fornecer aos utentes informações que possam usar ao

escolher entre os hospitais. O Projeto Indicador Nacional, que está integrado no modelo

dinamarquês, disponibilizou dados sobre o tratamento de distúrbios selecionados, como o

cancro no pulmão e esquizofrenia. Os resultados encontram-se disponíveis no portal web

integrado para questões de saúde da Dinamarca, sendo o link, www.sundhed.dk, que atende a

profissionais e público em geral. No portal da web, os cidadãos podem, usando uma assinatura

digital, visualizar seu próprio registo médico (tratamento em hospitais) e os medicamentos de

prescrição que compraram. (Krag, et al., 2008)

Em 2006, o Conselho Nacional de Saúde e o antigo Ministério do Interior e da Saúde

lançaram o site www.sundhedskvalitet.dk. O objetivo deste é comunicar informações sobre

qualidade e serviço nos diferentes hospitais. A informação deve ser de fácil compreensão para

os cidadãos e também deve ajudar os cidadãos na escolha de um hospital.

O site tem informações sobre a qualidade clínica, informações sobre o número de

complicações, sobre a qualidade experienciada pelos utentes, expressada através de pesquisas

nacionais sobre experiências dos utentes e sobre a qualidade organizacional, que, entre outras

coisas, expressa o padrão de higiene e os acordos pelos hospitais. Nesse site, os utentes podem

comparar informações em diferentes hospitais. Para uma série de tratamentos, é possível ver

como os diferentes hospitais são colocados em relação uns aos outros e comparados com a

média nacional, escolhendo informações sobre o tempo de permanência nos hospitais, tempo de

espera para tratamentos, higiene, etc.

A cada dois anos, as regiões dinamarquesas e o Ministério da Saúde e Prevenção

realizam um questionário das experiências dos utentes nos hospitais. O objetivo da pesquisa é

comparar experiências dos utentes a nível hospitalar e a nível de especialidades médicas.

Além disso, é um objetivo comparar as experiências do utente ao longo do tempo. A

pesquisa inclui questões sobre serviços clínicos, segurança do paciente, continuidade dos

membros do paciente e do pessoal, envolvimento e comunicação, informações, curso do

tratamento, alta, ambiente físico, tempo de espera e escolha hospitalar gratuita.

34

A pesquisa realizada em 2006 mostrou que de uma maneira geral, os utentes têm uma

apreciação positiva sobre o período de internamento. Mostrou, também, áreas onde os pacientes

experienciam potenciais níveis de melhoria. O Conselho Nacional de Saúde administra o registo

de eventos adversos. Depois de receber os relatórios analisados e anónimos por região, o

Conselho Nacional de Saúde procura padrões e tendências comuns e fornece feedback e

conhecimento às regiões em relação a situações de risco específicas. A informação é distribuída

pelo National Board of Health em boletins informativos, alertas e relatórios sobre assuntos

específicos, por exemplo, erros de medicação. Além disso, o Conselho Nacional de Saúde

publica um relatório anual sobre os problemas e resultados.

Em 2008, a nova Estratégia Nacional de Digitalização do Setor de Saúde 2008-2012 foi

adotada. A estratégia foi desenvolvida pela organização "Connected Digital Health in

Denmark". Os princípios globais da estratégia são delineados em três objetivos:

Digitalização - uma ferramenta para criar qualidade e produtividade;

Melhor atendimento e inclusão de cidadãos e utentes;

Uma cooperação mais forte criará conectividade digital.

A visão levada a cabo, é que os dados devem acompanhar o utente em fronteiras

organizacionais em benefício dos utentes e profissionais de saúde.

A organização Connected Digital Health é responsável pela implementação da

estratégia, que é uma ferramenta de governo global estável, a ser implementada por uma série

de planos de ação dinâmicos, que consistem em vários programas e projetos.

A organização Connected Digital Health visa garantir o desenvolvimento coerente de

soluções digitais a nível nacional. Alguns dos princípios governantes são transparência, inclusão

e abertura. A saúde digital conectada possui um quadro no qual as regiões, os municípios e o

estado estão representados. A organização é responsável por desenvolver e apoiar projetos

nacionais que contribuam para garantir a conectividade digital, visa estimular e apoiar projetos

nacionais de sucesso e, sempre que possível, dimensioná-los como soluções nacionais. Além

disso, é responsável pelo estabelecimento de uma infra-estrutura nacional em relação à

arquitetura do TI, padrões e princípios de segurança. Um princípio fundamental em relação à

estratégia atual é que é uma ferramenta de governo global estável. A estratégia não funciona

com um número fixo de iniciativas a serem realizadas durante o período de estratégia porque o

ambiente em que a estratégia opera é dinâmico e as necessidades no setor mudam ao longo do

tempo.

A estratégia é implementada através de programas que são dinâmicos e mudam ao

longo do tempo à medida que as fases de desenvolvimento são concluídas.

A estratégia baseia-se na digitalização incremental de todo o setor da saúde. Serão

desenvolvidas soluções que atendam às necessidades específicas e com a visão global de um

35

setor de saúde conectado digitalmente.

Inicialmente, a Connected Digital Health possuía cinco programas que regem uma série

de projetos.

Esses são:

1. Índice Nacional de Utentes

2. Perfil da medicina

3. Arquitetura e segurança de TI

4. Standards

5. Telemedicina

Um projeto em que um dos cinco programas abrange o acesso a raios-x com descrições

entre hospitais e cuidados primários e secundários. Outro exemplo, é a avaliação de standards

internacionais em relação às necessidades nacionais. Os dois exemplos servem de ilustração de

projetos desenvolvidos, resultando numa funcionalidade voltada para necessidades específicas

do setor, bem como projetos que visam o estabelecimento de uma infra-estrutura nacional, ou

seja, o estabelecimento de um portfólio de standards que abordem questões específicas.

O índice nacional de utentes, é um projeto de infraestrutura que possibilita pesquisar

dados existentes de um utente nas fontes de dados integradas no índice, contém, também, uma

série de medidas de segurança para garantir o uso seguro do sistema.

A ambição é a conexão de dois projetos, o índice nacional de utentes e registo nacional

de saúde, tal torna possível proporcionar aos profissionais de saúde e aos utentes o acesso fácil

aos dados do utente quando necessário, criando uma visão geral digital dos dados de saúde

existentes. Será possível o acesso a dados completos clínicos do utente pelos profissionais de

saúde. Isso beneficiará os profissionais de saúde e os pacientes de várias maneiras, uma vez que:

Torna possível a existência de uma ferramenta clínica que permite a partilha digital de

dados;

Apoio na tomada de decisões em relação a encaminhamento, elucidação e tratamento do

paciente.

Dar aos cidadãos acesso a uma gama mais ampla de dados de saúde, estabelecendo

assim, uma base para o diálogo melhorado, uma melhor visão de sua própria condição

de saúde e possibilidade melhorada de envolvimento ativo em seu próprio tratamento.

(Krag, et al., 2012)

A nível da telemedicina, está centrada em torno de três temas principais:

Controlo de longa distância: esses projetos abrangem uma ampla gama de

iniciativas onde o estado de saúde do utente é controlado à distância, muitas

vezes da casa do paciente. Os projetos incluem o controlo auto relatado de

doenças crónicas e a telemedicina assistida, onde o utente, é assistido por uma

enfermeira, que por sua vez, realiza testes em vídeo sob a supervisão do

36

especialista no hospital. O objetivo é evitar visitas ao hospital. Isso beneficia os

utentes e reduz os custos.

Projetos que envolvem videoconferência: o objetivo desses projetos é apoiar a

comunicação entre profissionais de saúde (de médico ou enfermeiro para

hospital ou entre hospitais) ou entre utentes e profissionais de saúde. A

videoconferência foi utilizada nos municípios para fortalecer o diálogo entre

municípios e salas médicas nos hospitais e na formação e supervisão do pessoal.

Em segundo lugar, os municípios e os hospitais podem usar a videoconferência

para obter a segunda opinião de especialistas.

Troca digital de fotos: o uso mais difundido desta tecnologia tem sido o

intercâmbio de fotos de úlceras diabéticas para fins de exame entre enfermeiros

domiciliares em municípios e especialistas em hospitais. Em algumas partes do

país, o uso da telemedicina para exame de úlcera já é parte da rotina diária,

enquanto outros estão pilotando a tecnologia. É amplamente aceite que, a

solução pode ser benéfica em termos de qualidade e custos. (Krag, et al., 2012)

Ao nível da infraestrutura, regiões, autoridades locais e outras organizações têm intranets

seguras. Anteriormente, as redes locais incluíam a rede de dados de "saúde lógica".

Isso foi possível através do acordo sobre a uniformização da tecnologia e standards de

comunicação, a fim de evitar problemas de comunicação em todas as regiões. As redes foram

então consideradas como uma rede privada fechada onde nenhuma criptografia foi utilizada.

Hoje em dia, essas redes estão ligadas pela rede de dados de cuidados de saúde (baseada na

Internet) através de conexões VPN depois de entrar em um acordo de cooperação com a

MedCom.

A penetração e as taxas de uso da Healthcare Data Network são as seguintes:

Médicos de clínica geral: 97%,

Especialistas (tempo integral): 74%,

Farmácias e hospitais: 100%

Autoridades locais: 44%.

Os tipos de serviços de saúde eletrónica entregues através da rede incluem atualmente:

Referências e resumos de alta

Prescrições

Teleradiologia - serviços de teledermatologia

Pesquisa dos resultados laboratoriais através do Portal Nacional de Saúde

No que concerne, aos standards de mensagens eletrónicas, mais de 4 milhões de

documentos médicos padronizados são enviados como EDI (Electronic Data Interchange) por

mês, o que representa 80% de todas as comunicações no setor de cuidados de saúde primários.

37

Desde 1996, a MedCom desenvolveu padrões EDI com base na sintaxe EDIFACT. Todos esses

standards também foram desenvolvidos numa versão XML para o futuro das comunicações

hospitalares.

A MedCom testa e aprova sistemas informáticos para a recepção e expedição de

documentos EDIFACT e XML, bem como soluções de serviços web XML.

As mensagens cobrem os textos clínicos mais frequentes nos cuidados de saúde

dinamarqueses, por exemplo, as cartas de alta, referências, ordens de teste de laboratório,

prescrições eletrónicas e reembolso de seguro de saúde pública. Teve um início lento com

menos de 4.000 documentos no primeiro ano, a troca de documentos de cuidados de saúde é

atualmente quase totalmente eletrónica, com mais de 60 milhões de mensagens enviadas em

2011. Praticamente todos os documentos no setor de saúde são transferidos eletronicamente

entre profissionais de saúde. O foco é digitalizar as mensagens enviadas entre hospitais e

enfermagem domiciliar nos municípios, incluindo cartas de alta e planos de enfermagem

domiciliar, estas devem ser totalmente digitalizadas até o final de 2012.

O Portal Nacional de Saúde Eletrónica, foi lançado em dezembro de 2003. Atua como

um ponto de acesso único para serviços de saúde para cidadãos e profissionais.

Através de sua assinatura digital, os cidadãos podem fazer login no espaço web pessoal e

usar uma variedade de serviços, como a reserva de consultas para clínicos gerais; encomenda

De medicamentos e renovação de prescrições; revisão dos dados de medicação e saúde; ou

comunicando com as autoridades de saúde. Os cidadãos também podem tornar-se doador de

órgãos. Além disso, o portal oferece serviços de diretório, informações gerais e específicas

sobre doenças específicas, acesso a diretrizes nacionais, etc.

2.3. Digitalização dos registos clínicos

Um dos pontos fulcrais a ser tratado no trabalho desenvolvido no Hospital de Braga

baseia-se na digitalização, não do processo integral, mas com incidência na plataforma onde são

armazenados todos os documentos que são digitalizados. Suscitam algumas incongruências

nesta fase, na metainformação utilizada, nas especialidades contidas no sistema, no tipo de

descrição, tal pode gerir inúmeras inconformidades numa perspetiva a longo prazo no que toca à

preservação digital, mas também a curto prazo, pois devido a todas as reformulações sentidas

nos últimos anos no hospital em relação a este tema, muitas dessas modificações não foram

adaptadas à prática atual.

O documento tradicional (objecto que se guardava em instituições destinadas a

preservar a memória) deu já lugar a uma realidade virtual, que se constrói e reconstrói

permanentemente, que se transfere de lugar e de suporte físico em frações de segundos e que se

reproduz sem limites passando a localizar-se, simultaneamente, numa pluralidade de espaços e

tempos. (Ribeiro 2005)

38

Tal demonstra a realidade atual sentida, onde a disponibilização de documentos em

meio digital gera diversas transformações no âmbito da disseminação da informação em massa,

possibilitando ao utilizador um rápido acesso e a possibilidade de se conseguir transferir e

multiplicar a informação.

Segundo Pinto (2011) e de acordo com a Gestão da Informação, sintetiza as principais

características da digitalização da seguinte forma:

Centra-se no processo de transferência analógico-digital;

No entanto, não se confina ao ato de digitalizar um documento analógico para suporte

digital;

Implica uma série de atividades das quais resulta a produção de informação digital que

será descrita, armazenada, gerida, disponibilizada e usada no curto, médio e longo

prazo;

Requer a assunção do enfoque na qualidade do processo de digitalização (boa

digitalização);

É indissociável da automatização de processos organizacionais e consequente

investimento efetuado e/ou a efetuar em TIC;

Deve ser inserida no contexto alargado da gestão da informação no contexto

organizacional;

É uma atividade cada vez mais central em organizações e instituições. Em suma, tais

conceitualizações reforçam que a digitalização é um processo maioritariamente

realizado diretamente sobre o suporte onde a informação foi registada, ou seja, é

possível perceber que a digitalização tem por finalidade fazer uma cópia fiel

(reprodução) de um documento para o formato digital, tendo, na nossa perspetiva que

ser assumida como uma atividade integrante da Gestão da Informação em

instituições/organizações.

A digitalização de documentos torna-se um instrumento de fundamental importância

para a conservação e disseminação da informação de forma universal. Além de ser um

procedimento que ajuda a reduzir custos no que concerne a uma diminuição das

necessidades de armazenamento físico, uma vez que o arquivo é reduzido drasticamente

com a passagem para o digital, reduz também os tempos de acesso à informação pretendida

e a distância, faz com que os utilizadores tenham acesso à informação desejada no lugar que

esteja em questão de segundos com a mesma veracidade e autenticidade.

A digitalização é uma das medidas levadas a cabo para proceder à disponibilização das

informações. Uma das principais funções da digitalização é evitar a manipulação excessiva

do documento original, descartando, assim, a possibilidade do desgaste do mesmo, mas essa

nova cópia nem sempre substitui legalmente a original.

39

O processo de digitalização tem o seu próprio ciclo, segundo (Pinto 2011) este processo

evidencia-se da seguinte forma:

Ilustração 13 Ciclo do Processo de Digitalização, Pinto (2011)

Este ciclo subdivide-se em 7 etapas definidas por Pinto (2011) definidas a seguir.

Começando pela fase inicial a seleção/preparação, onde os documentos em suporte

analógico são selecionados e preparados para de seguida serem digitalizados, depois e

intrinsecamente ligada com a anterior é o manuseamento dos originais, ou seja, são vistos

aspetos da Preservação Documental a nível operacional (Conservação e Restauro) dos

originais, com a finalidade de verificar as suas condições estruturais para que as

possibilidades de danificação do documento sejam as mínimas possíveis, uma vez que uma

das principais funções da digitalização é evitar a manipulação excessiva do documento

original, eliminando a possibilidade do desgaste do mesmo.

De seguida inicia-se a transformação do analógico para o digital, através por exemplo,

de scanners, esta é a fase da digitalização. Após os documentos serem digitalizados passam

para um formato, podendo passar a JPEG, PDF, RAW e TIFF e depois têm de ser

armazenados em plataformas digitais, podem ser repositórios digitais.

Inicia-se a fase da descrição, denominada por criação da metainformação, na qual o

documento digitalizado é descrito, através da indexação e criação de metainformação,

facilitando assim, o processo de recuperação da informação pelo utilizador. Esta fase deve

estar em acordo com a organização e contexto em causa, esta etapa visa então, descrever

características técnicas e a tecnologia usada na formação do objeto digital (metainformação

técnica), ou seja, pretende-se uma descrição exclusiva do objeto digital, quanto ao processo

de captura, o ambiente tecnológico (hardware e software) e características físicas (tipo e

dimensão).

40

Depois de concluídas as etapas supracitadas, o documento que foi digitalizado encontra-

se preparado para ser disponibilizado aos utilizadores. Por último, a fase da reutilização,

onde o utilizador tem a possibilidade de, após encontrar os documentos que necessita este

pode analisar, investigar as reflexões ali contidas nas suas investigações.

Neste trabalho estas fases serão estudadas e trabalhadas de forma a criar procedimentos

para boas práticas do processo de digitalização.

No entanto, outro problema subjacente à digitalização prevalece, pois apesar dos

documentos analógicos serem digitalizados e armazenados em suporte digital, não significa

que o papel seja eliminado. Ou seja, a libertação de espaço e custos de armazenamento

físico podem sofrer diminuições, mas não são substanciais, muito devido à legislação

imposta sob a informação clínica e devido à incerteza que ainda prevalece quanto ao

ambiente digital e preservação da informação em meio digital.

Tem que se partir da ideia que é impossível conservar toda a informação produzida,

tanto em papel como digital, pois a duplicação em massa torna-se redundante e impraticável

a nível económico, tempo e espaço a nível da conservação de todos essas repetições da

mesma informação, por esta razão torna-se importante selecionar os documentos em suporte

analógico de acordo com critérios de temporalidade e prioridade.

A conservação da memória, hoje, torna imperioso fazer eliminações com base em

critérios de selecção objectivos e rigorosos, que implicam o estabelecimento de princípios

fundamentadores para essa selecção, bem como o domínio das tecnologias para garantir

uma migração sucessiva de suportes, necessária devido à rápida obsolescência do

hardware e do software. (Ribeiro 2005)

O esforço levado a cabo pela digitalização não produz resultados em pleno, muito

devido aos problemas levantados, a coexistência do documento analógico apesar da

existência do suporte eletrónico, a existência de múltiplas aplicações informáticas com fraca

interoperabilidade entre elas a legislação existente no que concerne à informação clínica,

que não apoia em pleno estas estratégias tecnológicas, por estas razões continua a subsistir a

necessidade do acesso ao processo clínico em papel do utente.

Qualquer estratégia de digitalização deve inserir-se numa perspectiva mais lata de

desmaterialização da informação clínica, na qual está implicada a adopção de processos

funcionais sustentados em soluções tecnológicas que permitem a gradual diminuição da

produção e uso do formato papel.(Gonçalves 2011)

3. As experiências e os processos de digitalização no Hospital de Braga

A criação do Hospital de Braga permitiu alargar os cuidados médicos a cerca de 1.2

milhões de pessoas dos distritos de Braga e Viana do Castelo e permitiu ainda disponibilizar

41

maiores e melhores instalações totalmente equipadas com tecnologia de primeira linha. Esta

expansão implica, para além do aumento do número de utentes, um maior número de consultas

e por sua vez, mais informação produzida e em circulação.

O hospital iniciou a estratégia de digitalização da documentação clinica e não clínica

desde 2010. Torna-se essencial garantir uma boa política de digitalização, promovendo por

consequência uma orientação clara para todos os funcionários administrativos que têm como

uma das suas funções diárias a digitalização da documentação clínica e não clínica. Esta política

apresentará detalhadamente todos os passos a ter desde a seleção e preparação dos documentos

até ao seu acesso, tal como representa a figura 13.

Ilustração 14 Dados sobre o dia-a-dia no Hospital de Braga.

O número de consultas de acordo com todas as especialidades existentes tem um valor

diário de 1,726. O número de processos clínicos pedidos por semana tem um valor de 1,245,

este valor de acordo com o número de processos clínicos pedidos na semana de 23 a 27 de

Janeiro de 2017. O uso da informação em meio digital para assistência e cuidados médicos é

notório. No entanto, ainda prevalecem especialidades muito ligadas ao uso do processo clínico

em papel.

42

Este gráfico diz respeito ao número de processos clínicos pedidos na semana de 23 a 27

de Janeiro de 2017. As especialidades que mais pedem o processo clínico em papel são

Oftalmologia, Otorrinolaringologia e Psiquiatria. O Hospital agrega 47 especialidades, sendo

que só 13 recorrem ao processo clínico em papel.

As especialidades que mais recorrem e porventura não abdicam do uso do processo

clínico em suporte papel são Oftalmologia, com 373 pedidos na semana em análise,

Otorrinolaringologia, com 264 pedidos, Psiquiatria, com 154 pedidos e Ortopedia, com 97

pedidos. O número de pedidos de processos clínicos varia de acordo com o número de consultas

prestadas por dia.

Estas especialidades supracitadas reúnem alguns fatores para justificar o uso do

processo clínico em papel, tais como:

Tabela 2 Levantamento das razões para o uso do processo clínico em papel por especialidade

Especialidade Razões para a utilização do suporte papel

Oftalmologia Recorrem ao processo clínico em papel devido a

determinados atos médicos, tais como: angiografia;

campos visuais, HESS e tomografia de coerência óptica;

Exames como o HESS, tomografia de coerência óptica e

campos visuais, são exames a cores, apesar de ser

digitalizado, os médicos recorrem ao processo clínico em

papel, uma vez que a digitalização não fica a cores e não

conseguem ter uma avaliação clínica coerente.

A digitalização nesta especialidade começou a ser

realizada em 2016, por esta razão se pede os processos

Ilustração 15 Número de processos clínicos pedidos na semana de 23 a 27 de Janeiro de 2017

43

clínicos em papel, uma vez que os exames de utentes

anteriores a 2016 se encontram todos em papel.

Digitalizam para armazenar no GLINTT, a preto e

branco. Não há interoperabilidade.

Psiquiatria Utilizam dois arquivos com informação clínica em

espaço próprio, um no espaço da especialidade e outro no

Gabinete de Acesso à Informação Clínica (GAIC), este

último agrega informações clínicas de várias

especialidades. O primeiro constituído por:

o Ofícios do tribunal, documentos entidades

oficiais/ fax;

o Relatório Clínico (relatório de avaliação clinico-

psiquiátrica)

o Termo de Responsabilidade (Tratamento

Compulsivo Ambulatório)

o Relatório de Alta

o Relatório de Observação Psiquiátrica

o Solicitação de informação sobre

acompanhamento médico (Comissão de

proteção de crianças e jovens – Vila Nova de

Famalicão)

o Marcação de exame médico-legal psiquiátrico

(guarda-se cópia)

o Auto de Notícia

o Auto de inquirição

o Relatório Intercalar

o Perícia Psiquiátrica Médico- Legal

o Notificação via postal registado com prova de

recepção

o Exame Psicológico

o Ata de conferência de pais

o Extratos de artigos (mantido cópias)

o MAPPA – Modelo de avaliação do potencial e

performance anual (José de mello – saúde)

(guardada cópia)

o Correspondência

44

o Documentos da Administração Central de

Sistema de Saúde

o Declaração de compromisso

o Cópias de emails

o Documentos do Centro Hospitalar de Entre o

Douro, E.P.E. (guarda cópias)

o Declaração de consentimento informado

o Documentos do Serviço Nacional de Saúde –

Mandado de condução à urgência psiquiátrica

o Relatórios de problemas do utente

o Notas de Alta

No GAIC, conservam o mesmo tipo de informação clínica de

utentes que não estão a ser seguidos atualmente.

Atualmente, existem médicos que exigem o processo

clínico em papel para consulta, sendo a maioria exigido

em consultas nas quais o utente é seguido há mais de 6

anos. Uma vez que, não existe informação digitalizada

do utente e acessível no GLINTT anterior a 2011.

Existem médicos que utilizam nas consultas o GLINTT

para registar notas médicas e redigir relatórios clínicos,

no entanto ainda subsistem médicos que recorrem ao uso

do papel para tais tarefas. Estas últimas, são integradas

no processo clínico do utente em suporte papel.

Ortopedia Os exames realizados nesta especialidade, são realizados

em imagiologia e os registos ficam no sistema GLINTT.

Os registos clínicos da consulta ficam escriturados

diretamente no GLINTT, desde 2014;

Alguns médicos pedem o processo clínico em papel para

utentes seguidos há mais de três anos, uma vez que não

se encontra em suporte digital.

Otorrinolaringologia Utilizam duas aplicações informáticas não interoperáveis

com o GLINTT, denominadas Granson-Stadler e

Otoaccess;

Realizam diversos exames, tais como:

o timpanograma;

A. pesquisa de reflexos acústicos ipsilaterais e

contralaterais;

45

o audiograma tonal

o audiograma vocal

o audiometria supralimiar

o acufenometria

o otoemissões acústicas

o potenciais evocados auditivos do tronco cerebral

o potenciais evocados auditivos automáticos

o videonistagnografia

A aplicação Otoaccess permite realizar exames de audiometria,

otoemissões acústicas, entre outros. A aplicação Granson-Stadler

permite realizar timpanogramas, por exemplo.

Apesar de não haver interoperabilidade entre as duas

aplicações e o GLINTT, as funcionárias administrativas

desta especialidade guardam os exames destas aplicações

em formato PDF e armazenam no GLINTT. No entanto,

existem médicos nesta especialidade que exigem o

processo clínico em papel para uma melhor visualização

dos exames.

A digitalização começou a ser realizada em 2015,

médicos pedem processos clínicos para utentes seguidos

há mais de dois anos. Para comprar exames antigos com

atuais. Os atuais desde há dois anos estão a ser

digitalizados e armazenados para o GLINTT.

As outras especialidades vigentes no gráfico não apresentam números de pedidos de

processos clínicos em suporte papel, uma vez que, os médicos recorrem ao GLINTT para

proceder às consultas.

No entanto, existem ainda algumas preocupações neste sentido, no que concerne a

cardiologia, pois aqui existem exames como o pacemaker e o cardioversor desfibrilhador

implantável (CDI) que são realizados a partir da aplicação Simacardio que não é interoperável

com o GLINTT, levando à necessidade do uso destes exames em suporte papel. Em pediatria

houve uma descida significativa dos pedidos do processo clínico em papel, uma vez que,

começaram a registar diretamente no GLINTT desde 2014. Neste momento, o processo clínico

em papel é pedido para responder às seguintes consultas: consulta de desenvolvimento,

endocrinologia, consulta de grupo endocrinológico e neuropediatria. As razões para o pedido

consultas de endocrinologia é pelo facto de não constarem os dados completos do utente, e o

médico realiza estudos periódicos dos utentes, o que levanta essa necessidade.

A nível da Neuropediatria, a médica responsável necessita de consultar o processo

clínico em papel uma vez que, não consta a informação completa do utente no sistema.



46

Pneumologia, atualmente os processos clínicos são pedidos para apenas dois atos

médicos, insuficiência respiratória e interstício pulmonar. Os exames realizados nesta

especialidade são efetuados por aplicações próprias e são interoperáveis com o GLINTT, logo a

maioria dos exames e registos clínicos ficam armazenados no GLINTT. Para a especialidade de

medicina física e reabilitação, os processo clínicos em suporte papel são pedidos para um

médico para responder a um ato médico, eletromiografia e para consultar estudos urodinâmicos.

A nível de ginecologia, os processos são pedidos para consultas senologia Grupo

Mama, e estes são pedidos para consultas de grupo onde é necessário visualizar o histórico

completo clínico do doente e não consta no GLINTT.

Os médicos em anestesiologia requisitavam o processo clínico para um ato médico, a

dor crónica, por vezes, é necessário visualizar histórico do doente.

Atualmente, os pedidos do processo em papel e raio-X, em endocrinologia para o grupo

hipófise, são para comparar exames antigos com os atuais. Os atuais encontram-se no GLINTT,

desde 2010.

A nível da cirurgia geral, os pedidos são para dar resposta a um ato médico, a consulta

da tiróide, são realizadas consultas de grupo, onde se necessita do histórico completo do utente.

Por último, neurocirurgia, os pedidos do processo em papel e raio-X para comparar

atuais com antigos exames.

Pode-se constatar que dois dos motivos que persistem atualmente no hospital de Braga,

para a utilização do processo clínico em papel para consultas é a falta de interoperabilidade

entre as aplicações e a pelo histórico do utente não estar completo no sistema GLINTT, uma vez

que a digitalização iniciou no hospital em 2010, no entanto as diversas especialidades

começaram com períodos diferentes.

47

3.1 Práticas do processo de digitalização no Hospital de Braga

O seguinte diagrama de atividade esboça as práticas atuais do processo de digitalização

e as funções no sistema GLINTT, levados a cabo pelos funcionários administrativos das

diversas especialidades e arquivo clínico central, este foi criado a partir da observação

participante.

Ilustração 16 Diagrama de atividade das práticas atuais do processo de digitalização e as

funções no sistema GLINTT

48

As seguintes imagens ilustram os diferentes passos para se proceder à digitalização

visualizados no GLINTT.

Ilustração 17 Módulo GLINTT - após o documento passar pelo scanner

Ilustração 18 Módulo GLINTT - iniciar a escolha e colocação da metainformação

Ilustração 19 Módulo GLINTT – colocação da metainformação

49

Ilustração 20 Módulo GLINTT - colocação da metainformação

Ilustração 21 Módulo GLINTT – Finalização da colocação da metainformação

Na ilustração 18 é o momento em que o funcionário coloca o número de identificação

do utente que figura no documento que foi digitalizado. Apos a inserção deste número, procede-

se à escolha da metainformação, onde figuram três campos: origem; tipo e descrição. O campo

origem, no arquivo clínico central apresenta as opções que figuram na ilustração 19:

Imagiologia;

Patologia Clínica

Processo Clínico

Imunohemoterapia

Anatomia Patológica

50

Gestão Hospitalar

Migração

Cardiologia

CTH – Consulta a tempo e horas

Radioterapia Gastroenterologia

Medicina Nuclear

UCI

Pneumologia

Pediatria

BLOCO

Otorrinolaringologia

Medicina Física

Oftalmologia

Auditoria e Devoluções

O campo tipo, no arquivo clínico central apresenta as opções que figuram na ilustração 20,

denominadas:

Notas de Alta

Relatório Clínico EPR

Relatório de Exames

Documentos Gerais

Relatório de Observação

Anexos, Pedido de Referenciação

Termos, Autorizações

Notícia de Nascimento

Documentos de Enfermagem

Consentimento Informado

Relato Operatório

Tratamento Vital

Procurado de cuidados de saúde

Relatório Clínico SIGIC

O campo descrição é preenchido de forma “livre”, não existem opções predefinidas, cada

funcionário administrativo preenche consoante o título do documento, algumas especialidades

acrescentam ainda a data do documento. Mas não há uma normalização neste campo.

Neste exemplo, o documento tinha como origem “Processo Clínico”, como tipo

51

“Consentimento Informado” e a descrição foi definida como “Imagiologia”, por se tratar de um

documento nesta área.

Estes três campos supracitados, são variáveis e definidos por defeito (origem e tipo) de

acordo com a especialidade e com o tipo de documentos a digitalizar.

Depois de colocada a metainformação e o número de identificação do utente, o

funcionário para ter acesso à listagem de episódios documentos do utente, tem a opção figurado

por um “+” verde, nessa listagem o funcionário pesquisa e seleciona o documento por data e

episódio de acordo com a vinheta de identificação do documento em papel. Depois de

selecionado o documento, procede-se ao armazenamento do documento digitalizado no

GLINTT, através da opção “Arquivar”.

É necessário haver uma conceção clara sobre os aspetos do planeamento, os processos

de execução que englobam um projeto de digitalização. É necessário criar perfis de digitalização

nos quais se identifiquem as características físicas e informacionais a considerar nos parâmetros

de digitalização. Tornar claro as necessidades de acesso e uso da informação tendo em conta o

contexto e utilizadores. E definir o modo de captura e tratamento do objeto digital, definindo

formatos e a meta-informação a criar (descritiva, técnica e estrutural). Deste modo, torna-se

possível assegurar o acesso aos documentos através do uso de formatos normalizados e que de

certa forma apoiem e facilitem a interoperabilidade entre aplicações informáticas e o sistema

adoptado.

A partir da definição de procedimentos de boas práticas do processo de digitalização, se

torna possível um acesso continuado à informação a médio e longo prazo.

Estes procedimentos serão baseados no ciclo do processo de digitalização de Pinto

(2011) e é também fundamental alicerçar este ciclo com os requisitos da norma australiana AS

2828.2 para documentação clínica digitalizada, definida no capítulo 2.1.1.

Seguindo o ciclo do processo de digitalização da figura 13., inicia-se a política pela fase

da seleção e preparação da documentação a ser digitalizada.

Nesta fase inicial é necessário perceber quais os documentos em suporte papel que serão

selecionados e preparados para a digitalização. A seleção da documentação a ser

consequentemente digitalizada deverá estar fundamentada com o contexto, com as necessidades

dos utilizadores e com as características da própria documentação. Aquando a decisão do que

deve ser ou não selecionado é necessário avaliar as características da documentação, ou seja,

perceber qual a categoria do documento (documento original, cópia de um documento ou

documento manuscrito), qual o tipo de material do suporte (tipo de papel), qual a data do

documento, qual o tamanho físico do documento, se está em condições degradadas ou se

encontra em perfeitas condições e por último perceber se o documento está completo ou falta

alguma componente. Ao supracitado está interligado o manuseamento dos originais, ou seja,

são vistos aspetos de conservação e restauro dos originais, a fim de se verificar as condições

52

estruturais para que as possibilidades de danificação do documento sejam as mínimas possíveis.

De seguida, inicia-se a digitalização, onde o documento em suporte analógico passa a

suporte digital. Deve-se ter em conta variadas especificações técnicas nesta fase, tais como, os

formatos de saída, o tipo de digitalização/profundidade de cores, nível de compressão,

reprodução de imagens, garantindo deste modo, a qualidade das imagens digitalizadas.

Quanto aos formatos de saída, a norma australiana AS 2828.2 para documentação

clínica digitalizada, defende que uma empresa/instituição pode escolher qualquer formato de

ficheiro de saída que satisfaça os requisitos de imagem e os propósitos da empresa. Aconselha

que se escolham formatos de ficheiros de saída como JPEG, PDF, RAW e TIFF e as empresas

devem usar somente JPEG quando o dispositivo de digitalização só produz imagens JPEG.

Tabela 3 Formatos dos documentos

Formato do

documento

Definição

Joint Photographic

experts group (JPEG)

Um formato para fotografias digitais que utiliza compressão com

perdas (Australia Standards. 2012b).

JPEG 2000 Uma revisão do formato JPEG que pode usar compressão sem perdas

(Australia Standards. 2012b).

Portable document

format (PDF)

Um formato para produzir e partilhar documentos. (Australia

Standards. 2012b).

RAW Um ficheiro de imagem bruta (no seu estado mais básico) da câmara

que contém dados minimamente processados a partir do sensor de

imagem de uma câmara digital, imagem do scanner ou scanner de

filme com movimento. (Australia Standards. 2012b).

Tagged image file

format (TIFF)

Um formato comum tipicamente usado para imagens de compressão

sem perdas. (Australia Standards. 2012b).

É ainda recomendado que a empresa não use ficheiros de múltiplas páginas em formato

TIFF para armazenar registos com múltiplas páginas, uma vez que as imagens TIFF de

múltiplas páginas não são amplamente suportadas no software de visualização . Os registos de

múltiplas páginas deverão ser armazenados em ficheiros PDF.

Quanto ao tipo de digitalização/profundidade de cores, a norma australiana AS 2828.2

para documentação clínica digitalizada indica as seguintes especificações:

53

Tabela 4 Especificações para digitalizar informação clínica

Imagem Bitonal As imagens bitonais são texto ou gráficos de alto contraste para os quais a

cor não está presente ou não é essencial.

Especificações:

Resolução: 8 pontos por milímetro (200 dpi)

Tipo de imagem: bitonal

Profundidade de bits: 1 bit

Gestão de cores: não aplicável

Compressão sem perdas: a compressão com perdas é aceitável se

for a única representação disponível a partir do dispositivo de

digitalização.

Notas:

DPI - é uma medida de densidade relacionada com a composição de

imagens, que expressa o número de pontos individuais que existem em

uma polegada linear na superfície onde a imagem é apresentada.

Profundidade de bits - É uma medida do número de bits utilizados para

definir cada pixel. Quanto maior o número de bits para compor cada

pixel, maior será a escala de tonalidades de cinza (greyscale) – onde há

um bit por pixel para as cores (modo de cores) a serem apresentadas.

Quando só se utiliza um bit por pixel denominamos de bitonal, ou seja, há

apenas o preto e o branco (Conselho Nacional de Arquivos 2010).

Compressão do formato da imagem digital - A compressão de formato de

imagem digital é um recurso amplamente utilizado, tanto para

armazenamento quanto para a transmissão de dados, e existem muitos

tipos de formatos de arquivo digitais e de software de imagem permitem a

sua compressão, o que os tornam menores em volume de bits (Conselho

Nacional de Arquivos 2010).

Compressão sem perdas - refere-se a métodos de compressão de

dados aplicados por algoritmos em que a informação obtida após a

descompressão é idêntica à informação original antes de ser comprimida.

Compressão com perdas - quando a informação obtida após a

descompressão é diferente da original (antes da compressão), mas

suficientemente "parecida" para que seja de alguma forma útil.

Imagem Colorida Para documentos onde a cor está presente e é importante ou para

documentos com baixo contraste (por exemplo, com o fundo colorido).

Especificações:

https://pt.wikipedia.org/wiki/Compress%C3%A3o_de_dados

https://pt.wikipedia.org/wiki/Compress%C3%A3o_de_dados

https://pt.wikipedia.org/wiki/Algoritmo

54

Resolução: 8 pontos por milímetro (200 dpi)

Tipo de imagem: colorida

Profundidade de bits: 24 bits

Gestão de cores: Perfil de cores ICC incorporado

Compressão sem perdas: a compressão com perdas é aceitável se

for a única representação disponível a partir do dispositivo de

digitalização.

Notas:

Perfis de cores ICC - Um perfil ICC ( International Color Consortium) é

um arquivo que descreve as capacidades e limitações dos dispositivos que

geram cor. Assim tornam possível aproximar a reprodução de cores

produzidas e percebidas entre equipamentos desde o scanner ao monitor

passando por impressoras de provas, e também simular a aparência de

imagens de máquinas impressoras.

Para além das especificações técnicas para garantir a qualidade do documento digitalizado,

é necessário ter em consideração o tipo de equipamentos para a captura digital da imagem.

Atualmente existem disponíveis no mercado diversos tipos de equipamentos de captura

digital para imagens, que se aplicam aos diversos tipos de documentos arquivísticos.

A definição do equipamento de captura digital a ser utilizado só poderá ser realizada

após o minucioso exame do suporte original, considerando suas características físicas e estado

de conservação, de forma a garantir aos representantes digitais a melhor fidelidade visual em

relação aos documentos originais, e sem comprometer seu estado de conservação(Conselho

Nacional de Arquivos 2010).

Deve se ter em consideração do fluxo de trabalho, volume de digitalização, tipos de

documentos deve prevalecer no momento da seleção do scanner e as especificações técnicas

acima referidas. Por outro lado, é necessário ter em conta no momento da escolha do

equipamento a velocidade da digitalização, está relacionado com o desempenho do scanner, a

velocidade que este demora a digitalizar um documento. Em contesto hospitalar, este último é

fulcral, uma vez que são digitalizados documentos em massa. E a área de digitalização, esta é

a superfície em vidro do scanner, alguns modelos apresentam opções de tampas removíveis que

tornam possível a digitalização de documentos com grande espessura.

Os tipos de scanners podem ser:

Flat bed - Considerando a dimensão do item documental que não poderá exceder a área

do scanner, são indicados para os documentos planos em folha simples e ampliações

55

fotográficas contemporâneas em bom estado de conservação. Este tipo de equipamento

não se aplica a documentos encadernados (Conselho Nacional de Arquivos 2010).

Existem fabricantes que oferecem uma tampa adaptadora para transparências, onde

permite digitalizar negativos fotográficos por exemplo.

Scanner planetário - Este tipo de equipamento utiliza uma unidade de captura

semelhante a uma câmara fotográfica, uma mesa de reprodução (existem modelos de

mesa de reprodução disponíveis que possuem um sistema de sucção que permite a

reprodução de documentos de grandes formatos sem a formação de dobras e mossas na

superfície do documento) que define a área o scanner e uma fonte de luz. São usados

para a digitalização de documentos planos em folha simples, de documentos

encadernados que necessitem de compensação de lombada, de forma a garantir a

integridade física dos mesmos, bem como para os documentos fisicamente frágeis, já

que não ocorre nenhuma forma de tração ou pressão mecânica sobre os documentos

(Conselho Nacional de Arquivos 2010).

Scanners para digitalização de negativos e diapositivos fotográficos – utilizam-se este

tipo de scanners específicos para a captura deste tipo de documento, preferencialmente

multiformato (scanners multiformato possuem dispositivos adaptadores que permitem o

manuseio de formatos de filmes fotográficos em tamanhos e tipos variados, como tiras

de 16mm, 35mm, cromos, etc.) Neste tipo de equipamento só podem ser utilizados

negativos e diapositivos de suporte flexível e em bom estado de conservação.

Negativos e diapositivos de vidro, bem como negativos e diapositivos já em processo de

deterioração não podem ser digitalizados neste tipo de equipamento devido ao risco

causado pelo modo de operar os dispositivos mecânicos e ópticos, devendo-se então

utilizar um sistema de captura formado por câmaras digitais, mesas de reprodução e

caixas de luz contínua. (Conselho Nacional de Arquivos 2010).

A norma australiana (Australia 2012b) enumera características do software dos scanners:

Documentos de alimentação automática. O alimentador deve aceitar uma grande

variedade de pesos de papel, sem necessidade de intervenção do operador após o

carregamento inicial. Isso inclui a digitalização duplex (frente e verso), a alimentação

de conjuntos de documentos mistos (lotes) e folhetos consistindo em pesos e tamanhos

de papel variáveis de uma maneira confiável. Sensores para evitar dupla alimentação

são desejáveis;

Rotação de vários documentos digitalizados automaticamente e simultaneamente de

acordo com a configuração do ficheiro;

56

As saídas, frontal, traseira e em simultâneo devem ser executadas com base nas bordas

do documento e não no conteúdo do documento, para garantir que as informações do

documento não serão perdidas;

Identificar documentos em branco automaticamente. Reconhecer documentos em

branco pela quantidade de dados na página e ocultá-los/eliminá-los automaticamente.

Ao eliminar imagens que não contenham dados, as exigências na largura de banda da

rede e na capacidade de armazenamento são reduzidas;

Gerir múltiplas digitalizações de páginas, por exemplo, a capacidade de digitalizar

quatro páginas consecutivamente e na sua correta sequência;

Ajustar automaticamente o brilho e o contraste da imagem do documento. Tabelas de

cores personalizadas podem ser usadas para atender a qualquer necessidade única de

digitalização e para controlar o brilho e o contraste da cor;

Atalhos automáticos para entrada da data, caso a digitalização for em tempo real;

Ajustar o tamanho das imagens automaticamente para obter a melhor qualidade de

imagem. Recomenda que os parâmetros de corte das imagens sejam definidos

separadamente para os dois lados, frente e verso e para as imagens a cores e a preto e

branco e sejam seleccionáveis pelo operador através do anfitrião. As opções de corte da

imagem devem incluir:

o Automático (para conjuntos de documentos de tamanho misto) – ajustar de

forma dinâmica a janela de corte para os diferentes tamanhos de documento;

o Fixo (para conjuntos de documentos do mesmo tamanho) - permite que o

utilizador defina a área ou zona a ser visualizada;

o Agressivo (para conjuntos de documentos de tamanho misto) - elimina qualquer

limite preto residual em qualquer borda da imagem.

o Relativo ao documento ou zona de processamento (para conjuntos de

documentos do mesmo tamanho) - Algumas aplicações têm o requisito para

armazenar parte de uma imagem em cores e o resto da imagem a preto e branco

(desta forma, economiza espaço de armazenamento por não armazenar a

imagem inteira a cor).

o Identificar e codificar zonas para códigos de barras1 como, por exemplo,

número do processo do utente, número do documento ou números de página,

localizados em qualquer lugar do documento. O uso de códigos de barras 2D

está a aumentar devido à sua grande capacidade e confiabilidade. Uma zona que

não contém marcas ou linhas escuras deve cercar o rótulo do código de barras.

1 Códigos de barras em documentos de origem facilitam a aquisição automática de metadados. Os códigos

de barras devem seguir uma especificação de numeração padronizada, conforme planeado pelo hospital

ou pela legislação aplicável.

57

Isso é necessário no lado esquerdo e direito do código de barras e deve ter um

mínimo de 5 mm. O código de barras deve estar localizado na margem de do

lado esquerdo à frente para formatoA4. Para os formatos A3, o código de barras

deve ser colocado na borda da segunda ou nas páginas subsequentes na margem

de ligação;

o Permitir ao funcionário encarregue da digitalização atribuir eficientemente

metadados ao documento, como o número de utente, o episódio para

formulários que não possuem códigos de barras;

o Produzir vários ficheiros digitais de saída, com diferentes tipos de ficheiros, de

acordo com o tipo de documento, formam uma única digitalização (por

exemplo, um TIFF, um PDF e um JPG a partir de uma única página

digitalizada).

Outras características a considerar são:

O reconhecimento ótico de carateres (OCR) é um processo para reconhecer a forma de

fontes padrão e converte uma imagem com texto de um suporte analógico num

documento digital com texto possível de pesquisar e utilizar. Os benefícios são

inúmeros. Desde procuras do que se pretende de forma mais rápida, até à economia de

espaço. A nível das pesquisas rápidas, o software OCR converte o texto digitalizado

num arquivo de processamento de texto, possibilitando a procura de documentos

específicos através do uso de uma palavra-chave ou frase. O OCR requer calibração

para a leitura de uma fonte especifica. Atualmente existem sistemas “Inteligentes” com

um elevado grau de reconhecimento para a maioria das fontes de texto, tal não existia

nas versões primários onde o sistema trabalhava com uma fonte de cada vez. Ainda

existem outros sistemas capazes de reproduzir um formato que se aproxima do

documento original digitalizado (imagens, colunas e outros componentes não textuais.

A norma Australia (2012b) indica algumas considerações e características que deve ter

o componente OCR num sistema de digitalização dos registos clínicos:

o Decidir o que cada um dos caracteres representa e posteriormente organizá-los

de forma a completarem uma sequência de dados;

o Capacidade de definir zonas OCR de acordo com os requisitos do próprio

documento;

o Capacidade de modificar a precisão do sistema OCR através de um limiar de

confiança variável;

o Usar diferentes algoritmos aplicados para a manipulação e determinação de

características, o que se pode traduzir em taxas de precisão na taxa de 90%.

Scanners de cores/tons de cinza e bitonal podem produzir imagens a cores, tons de

cinza ou preto e branco;

58

Modo de documento longo - capacidade de digitalizar documentos longos, por

exemplo, cardiotocografia (CTG).

A fase seguinte do processo de digitalização é a descrição, ou seja, a criação de

metainformação. Deve-se ter em consideração que a escolha de elementos de metadados devem

ser feitas com referência a padrões internacionais relevantes, a norma Australia (2012b) faz

referência à ISO 23081-1:2006. ISO 23081-1:2006 covers the principles that underpin and

govern records management metadata. These principles apply through time to: records and

their metadata; all processes that affect them; any system in which they reside; any

organization that is responsible for their management ( ISO, 2006).

A norma australiana ainda refere que o sistema de digitalização dos registos clínicos

deve ter a capacidade de agrupar metadados como por exemplo, a data e hora da digitalização,

identificação do scanner e operador do sistema, bem como metadados relacionados com cada

documento. Estes metadados podem ser automaticamente obtidos, na sua maioria, a partir do

software e hardware utilizado para gerir o processo de digitalização. A entrada manual, a

atribuição ou a aplicação de metadados devem ser minimizadas na medida do possível.

Aos registos clínicos digitalizados devem ser atribuídos metadados associados para

documentar o processo de digitalização auxiliando na identificação dos documentos,

corresponder permissões de acesso e estruturar a apresentação do registo de forma a atender

os requisitos do utilizador. Metadados atribuídos ou associados a registos clínicos digitalizados

são um componente essencial na gestão e recuperação de imagens. (Australia 2012b)

Segundo Barbedo et al. (2011) defende que existem cinco tipos de metainformação,

sendo:

Metainformação Descritiva ou de Identificação: O objetivo é a pesquisa,

recuperação, identificação e acesso. Pode incluir elementos como o título, o

assunto, autor e palavras-chave. O EAD (Encoded Archival Description) é o

esquema que pode ser utilizado e define metainformação descritiva. Esta

metainformação permite descrever os objectos custodiados de forma

contextualizada, ajudando os seus potenciais consumidores a categorizar e

localizar a informação pretendida. Informação deste tipo é vulgarmente utilizada

em motores de busca para encontrar informação (Barbedo, et al., 2007).

Metainformação Administrativa: Fornece informação para apoio à gestão do

documento de arquivos eletrónicos, tal como quando e como foi criado, tipo de

ficheiro e outra informação técnica, e quem tem privilégios de acesso;

Metainformação Estrutural: Relaciona hierarquicamente os diferentes objetos

digitais que fazem parte do mesmo documento. O esquema METS (Metadata

59

Encoding & Transmition Standard) permite agrupar metainformação descritiva,

administrativa e estrutural sobre objetos guardados num repositório digital.

Metainformação Técnica: Descreve as características técnicas dos ficheiros e dos

seus formatos, pelo que é a mais específica, por depender do formato do objetos

digitais. Um exemplo deste tipo de MI é o esquema baseado na norma ANSI/NISO

Z39.87 - Metadata for Images in XML schema, define um conjunto normalizado de

elementos de metainformação para imagens digitais;

Metainformação de preservação - Contém informação necessária para arquivar e

preservar o objeto digital, garantindo a sua autenticidade. Uma das normas mais

utilizadas é o esquema PREMIS (PREservation Metadata Implementation

Strategies).

A nível dos metadados técnicos, tal como referido, estes descrevem as características do

objeto digital no que diz respeito ao processo de captura digital, onde deve ser descrito e

registado o ambiente tecnológico (software e hardware), bem como algumas das características

físicas do documento, tais como tipo e dimensão. Segundo, a norma Australia (2012b),

estes metadados devem incluir:

Um identificador da imagem digital único;

A data e a hora da digitalização;

Software de captura;

Software do processamento de imagem;

Data de correção/modificação

Nome do responsável pela criação

Nome do responsável pela correção/modificação

Barbedo et al. (2011), refere que a captura desta metainformação técnica deve ser

automaticamente transferida para um ficheiro XML, e os campos deverão estar em

conformidade com a norma NISO Z39.87.

Em contexto hospitalar, a norma Australia (2012b), menciona que os metadados dos

documentos clínicos devem ter a capacidade de apoiar a indexação e a identificação de

informações por episódio dos utentes de forma individualizada. A nível da informação

demográfica do utente, deve constar:

O nome completo;

Data de nascimento;

Género.

60

Cada organização hospitalar tem diferentes requisitos quanto a estes metadados, no

entanto, é recomendado que deve ter no mínimo estes metadados supracitados. Esta noma faz

referência à ISO/TS 22220:2011.

A norma ISO/TS 22220:2011 indicates the data elements and structure suited to

accurate and procedurally appropriate and sensitive identification of individuals in health care

in a face-to-face setting supported by computer technology, or through interactions between

computer systems. It provides guidelines for improving the positive identification of subjects of

care within and between health care organizations. (…) defines demographic and other

identifying data elements suited to capturing subject of care identification in health care

settings, and the wide variety of manual and computer enhanced procedures used for this

process. It provides guidance on the application of these procedures in the manual and the

computer environment and makes recommendations about the nature and form of health care

identifiers, the management organization to oversee subject of care identification and computer

support to be provided for the identification process (ISO, 2011).

A nível dos identificadores, cada utente tem um número único do processo clínico, deve

constar um identificador por episódio médico.

Por outro lado, a norma acrescenta os metadados episódicos, estes podem incluir o

identificador do episódio, a data do atendimento, a especialidade clínica, detalhes do utente, tipo

de episódio, alergias e alertas que representam riscos para o cuidado do utente, entre outros.

Deve haver a capacidade de investigar alterações e movimentos em documentos de um registo

para outro e fornecer um histórico completo de metadados da transição. Os metadados devem

sempre ser marcados com a data e a hora e com os detalhes de identificação do autor ou do

utente.

A fase seguinte é o armazenamento, um sistema de armazenamento consiste no

dispositivo ou conjunto de dispositivos utilizados para armazenar primariamente os dados e a

informação produzida (Barbedo, et al., 2011).

Para o armazenamento de grandes quantidades de informação podem ser utilizadas

tecnologias como os storages (data storage e mass storage), estes são unidades de

armazenamento que permitem a gestão, a proteção, a distribuição, a criação de backups e o

acesso a grandes volumes de objetos digitais.

As disposições relativas ao armazenamento, segundo a norma Australia (2012b)

incluem o seguinte:

Os registos digitalizados devem ser inalteráveis em todos os meios de

armazenamento;

Os controlos de segurança e de acesso dos meios de armazenamento devem ser

capazes de detetar e registar tentativas não autorizadas de acesso;

61

Os tempos de recuperação implícitos no armazenamento off-line devem ser

aceitáveis para o negócio que está a ser conduzido;

Sempre que possível, os registos digitalizados que partilham períodos de

retenção semelhantes devem ser colocados para permitir a execução dos

processos de destruição, conforme necessário;

Todos os registos digitalizados e os metadados associados, devem ser incluídos

nos regimes de backup e recuperação de desastres da organização. Os

procedimentos de backup destinam-se a fornecer cópias atualizadas dos registos

do negócio a serem utilizados em caso de perda ou corrupção de todo ou parte

dos dados.

As unidades de suporte para backups mais aconselhadas por Barbedo (et al., 2011), são:

as tapes (magnéticas), estas são um suporte de acesso sequencial, pelo que, mesmo que os

tempos de acesso sejam baixos, a velocidade de escrita ou leitura contínua de dados é rápida;

discos rígidos, que podem ser ligados localmente através de interfaces SCSI, USB ou Firewire,

ou através de tecnologias de maior distância, tais como Ethernet (Rede), SCSI ou Canais de

Fibra. E por último, a cópia de Segurança Remota, são feitas através Internet para um local

remoto e permitem proteger os dados contra alguns dos maiores perigos, como o fogo,

inundações, sismos ou detonação nuclear. À medida que as ligações de Internet de banda larga

se tornam cada vez mais disseminadas, os serviços de cópia de segurança remota são cada vez

mais utilizados.

Um sistema de armazenamento deve incluir um sistema de cópia de segurança. Deverá

incluir réplicas, geográfica e administrativamente independentes. Desta forma a solução de

armazenamento deverá ter as seguintes características:

Estar disponível em linha;

Apresentar baixa latência2.

A combinação destes dois atributos permite auditorias fáceis e frequentes e, ainda,

reparações rápidas. Deve suportar a introdução progressiva de novos componentes

heterogéneos (ex. discos rígidos de diferentes marcas), permitindo assim a escalabilidade e a

existência de um plano de sucessão facilmente implementável (Barbedo et al., 2011).

Barbedo (et al., 2011) enumera quatro tipos de arquiteturas de armazenamento a longo

prazo, sendo:

Network Attached Storage (NAS) - são dispositivos dedicados à partilha de ficheiros

entre diferentes clientes de rede. Permitem adicionar armazenamento na rede sem ser

2 Latência refere-se aos atrasos que se podem verificar na comunicação entre computadores (Internet, por exemplo)

e comunicações via satélite.

62

necessário desligar o servidor. Podem estar ligadas em qualquer parte da rede, não

integrando, porém, o servidor que faz a gestão do processamento dos dados.

Storage Area Network (SAN) - são redes projetadas para agrupar dispositivos de

armazenamento de computador. Existem duas variações de SAN:

1. Uma rede na qual o propósito principal é a transferência de dados entre

computadores e dispositivos de armazenamento. Neste caso, a SAN consiste numa

infraestrutura de comunicação que dota conexões físicas com uma camada de gestão,

com o objetivo de organizar dispositivos de armazenamento, conexões e computadores,

tornando a transferência de dados mais robusta e segura;

2. Um sistema de armazenamento formado por dispositivos de armazenamento,

computadores e/ou aplicações, e todo um controlo via software, comunicando-se através

de uma rede de computadores.

Content-Addressable Storage (CAS) - são mecanismos para armazenamento de

informação, cuja recuperação se baseia no seu conteúdo e não na sua localização de

armazenamento. As CAS caracterizam-se por disponibilizarem um acesso simples, sem

as limitações normais de um sistema de ficheiros ou protocolo de partilha.

Híbrida - caracterizam-se pela utilização de várias Arquiteturas de armazenamento em

simultâneo e ocorrem quando se verifica grande complexidade do sistema. Tenta

agregar os diversos benefícios das várias Arquiteturas utilizadas nos sistemas de

armazenamento.

De seguida, a fase da disponibilização, esta apesar de ser das últimas fases do ciclo deve

ser pensada no início, considerando quais serão as características que devem ter as imagens,

a forma como serão divulgadas, através de um repositório digital por exemplo. Devem estra

determinados os formatos dos documentos de acesso, perceber se deve haver diferentes

formas de acesso para um determinado grupo de utilizadores específico. E ainda é

importante ter em conta as necessidades dos utilizadores.

3.2. Proposta de melhorias no processo de digitalização

Neste capítulo serão formuladas propostas de melhorias no processo de digitalização

nas especialidades do hospital de Braga no que concerne à metainformação, aos scanners, à

digitalização da informação retrospetiva e ao armazenamento.

3.2.1. Metainformação

Alguns fatores que irão sofrer melhorias num âmbito geral, é o caso da metainformação.

Uma das propriedades fulcrais para assegurar a autenticidade dos objetos digitais é a utilização

de metadados. Tal como Grácio et al, (2013) referem, “a instituição deve basear-se em leis

nacionais e internacionais, garantindo a autenticidade dos objetos digitais, padronizando as

63

atividades que visam à autenticidade, garantindo que os fluxos, processos e atividades sejam

compatíveis com a prática do país e do exterior.”

Como foi possível constatar a partir das fig. 17, 18 19, 20 e 21 a metainformação

descritiva é realizada de forma “livre”, não tem por base uma normalização. Ocorre um mesmo

documento ter diversas descrições.

Metadados são definidos por Grácio et al (2013) como um “(…) conjunto de elementos

que descrevem as informações contidas em um recurso, com o objetivo de possibilitar sua busca

e recuperação” Este conjunto de elementos que representam e asseguram o conteúdo do objeto

digital, ou seja, a descrição, contém informações que possibilitam a identificação do conteúdo

de um determinado objeto digital. Esses elementos devem, preferencialmente, seguir esquemas

de codificação, como o uso de vocabulário controlado, esquemas de classificação e formatos de

descrição formais, com o objetivo de proporcionar melhor qualidade de descrição. (Grácio et

al., 2013)

O hospital de Braga não utiliza nenhum vocabulário controlado ou formato de descrição

formal, os campos que são preenchidos com metainformação pelos administrativos foram

definidas de acordo com as necessidades de cada especialidade e tipo de exame, estes campos

são preenchidos de forma “livre”. Isto acarreta problemas no que concerne à preservação e

acesso a longo prazo. A garantia de manutenção do acesso e da integridade dos registos ao

longo do tempo implica assegurar a preservação quer do registo quer dos metadados associados.

No entanto, não houve nenhuma atualização desde o momento da sua implementação. Todos os

exames e especialidades que começaram a digitalizar após 2010 não foram adaptadas.

De seguida, serão apresentados quadros de algumas especialidades e arquivo clínico,

onde são descritas as tipologias documentais que são digitalizadas e armazenadas no GLINTT e

a forma como são descritos os campos de metainformação. Este levantamento baseou-se na

observação participante e entrevistas aos funcionários administrativos nas diversas

especialidades incutidos desta função.

Tabela 5 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT pelo Arquivo Clínico

Arquivo

Clínico

Exames que o

arquivo

clínico

digitaliza que

vem do

exterior

Colocação da metainformação pelos

administrativos no GLINTT

Origem Tipo Descrição

GDPN

Genética

Relatório de

exames

Relatório de

resultados de

exames

CGC – centro de

genética

Processo

Clínico

Relatórios de

resultados de

64

exames

Mano PH Processo

Clínico

Nome do exame

Centros

Hospitalares –

exames:

Hospitais

da

Universidad

e Coimbra,

Braga,

Sto.

António,

São João,

Instituto

Nacional de

Saúde

Ricardo

Jorge

IPO Porto,

Serviço e

laboratório

de

imunologia

– FMUP,

Centro

Hospitalar

de Gaia,

Centro

Hospitalar

do Alto

Ave) Dr. Campos

Costa

Processo

Clínico

SMIC Processo

Clínico

Genetest Processo

Clínico

IBMC Processo

Clínico

IPATIMUP Anatomia

patológica

IPAC Processo

Clínico

Mentaltest Processo

Clínico

65

CHN – Centro

Histocompatibilidad

e Norte

Processo

Clínico

Consentiment

os informados

que o arquivo

clínico

digitaliza

Imagiologia

Processo

clínico

Consentimen

to informado

Imagiologia

Gastroenterologia HD

Gastroenterologi

a

Urgência Urgência

Tabela 6 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT em Imagiologia

Imagiologia

Exame que

digitaliza

Colocação da metainformação pelos administrativos no

GLINTT


Relatório de RM

Cardíaca

Imagiologia

Relatório

imagiologia

ou

Documentos

de

imagiologia

Relatório de RM

Cardíaca

Tabela 7 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT em Patologia Clínica

Patologia

Clínica

Exames que

digitalizam

Colocação da metainformação pelos administrativos

no GLINTT


Resultados Análises

Unianálises

Patologia

clinica

Relatório de

Patologia

clínica

Resultados

Análises

Unianálises

Tabela 8 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT pelo Serviço de Urgência

Serviço de urgência

digitaliza:

Documentos que

digitalizam




Admissão e alta para

episódio de urgência

Processo

Clínico

Documentos

Gerais

Ficha SU

Termo de espólio Processo

Clínico

Termos,

autorizações

Espólio

Documento de óbito Processo

Clínico

Documentos

Gerais

Óbito

Documento abandono após

triagem

Processo

Clínico

Documentos

Gerais

Abandono

contra

parecer

médico

66

Tabela 9 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT em Anatomia Patológica

Anatomia Patológica

Documentos que

digitalizam

Colocação da metainformação

pelos administrativos no GLINTT


IPATIMUP (exame

externo) – este exame é

digitalizado duas vezes,

pelo arquivo clínico e pela

anatomia patológica, esta

digitaliza o exame para o

programa INlab

- - -

Kras

Anatomia

Patológica

Relatório

de

exames

Nome do

exame

EGFR

Anatomia

Patológica

Relatório

de

exames

Pedidos MCDTs –

exemplos de MCDTs:

termo de

responsabilidade/pe

dido MCDT ao

exterior;

Relatório

anatomopatológico

Relatório de

Genética Molecular

Relatório de

Citogenética

CGC (exames

externo) – relatório

de exames para

Inlab

Anatomia

Patológica

Relatório

de

exames

Tabela 10 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT pelo Arquivo Clínico

Otorrinolaringologia

Exames que

digitalizam




Timpanograma Otorrinolaringologia O tipo de Nome do

Pesquisa de reflexos

67

IPSI e contra

laterais

documento

no

GLINTT é

definido

por defeito

pelo nome

do exame

exame

Audiograma tonal

Audiograma vocal

Audiometria

supralimiar

Acufenometria

Otoemissões

acústicas

Potenciais evocados

auditivos do tronco

cerebral

Videoinstagnografia

Tabela 11 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT pelo Bloco Operatório

Bloco

Documentos que digitalizam




Utilizam a aplicação BSimple –

programa de anestesia (todos os

registos online dos utentes) – no

final de cada cirurgia é gerado

por este programa um pdf do

relato da cirurgia e é

automaticamente armazenado

na GLINTT

- - -

Cirurgia Ambulatório -

Componente do bloco

operatório. Digitalizam um

documento, o pedido de

consulta para ginecologia.

Gestão

Hospitalar

Documentos

Administrativos

Pedido de

consulta

Após a inserção da metainformação, o documento é armazenado no GLINTT. A

metainformação que consta após a digitalização, é a origem, tipo, descrição, a data da

digitalização e o nome do ficheiro PDF. No caso do documento em papel, todos os documentos

têm uma etiqueta com o nome do utente, a morada, a data de nascimento, idade, nº do utente,

tipo de episódio (por exemplo, ambulatório), a data e hora da consulta, o serviço (por exemplo,

bloco operatório), valência (por exemplo, Oftalmologia e o nº do episódio.

68

As consequências de não haver uma normalização da colocação da metainformação que

abarque a um nível geral todas as especialidades do hospital de Braga, são várias, tais como:

A metainformação encontra-se, atualmente, desestruturada e desorganizada;

Coloca em causa a preservação digital a longo prazo.

A utilização de metainformação, que detém a função de descrever os documentos

eletrónicos atribuindo conteúdo respeitante ao seu significado, contexto, data/hora, informação

do utente dando-lhe significado e permitindo a produção, gestão e utilização de documentos de

arquivo ao longo do tempo. A metainformação é essencial para assegurar a sobrevivência dos

recursos e a sua acessibilidade no futuro, facilitando a pesquisa de informação, a organização

de recursos digitais, a interoperabilidade entre sistemas, a identificação de objectos digitais e a

preservação de arquivos digitais.(National Information Standards organization, 2004)

A Norma Portuguesa 4438 refere que “os sistemas de arquivo electrónico devem ser

concebidos de forma a que os documentos permaneçam acessíveis, autênticos, fiáveis e

utilizáveis, ao longo de todo o seu ciclo de vida, qualquer que seja a evolução do

sistema”.(Portugal, Instituto Português da Qualidade, 2005)

Tal como defende não existem esquemas de metainformação obrigatórios, pese embora

a sua utilização se inclua no conjunto de boas práticas para a preservação digital.(Conselho

Nacional de Arquivos. 2010)

O esquema que será proposto, basear-se-á nas necessidades atuais de mudança de

acordo com as especialidades do contexto do hospital.

De acordo com o levantamento presentes no quadros 5,6,7,8, 9,10 e 11, é perceptível

algumas inconformidades quanto ao preenchimento da metainformação e a falta de informação

fulcral para preservação do objeto digital a longo prazo. Os funcionários administrativos nas

diversas especialidades incutidos da função da digitalização e arquivo dos documentos em

formato digital no GLINTT, realizam o preenchimento de acordo com a especialidade que estão

encarregues e das necessidades, o preenchimento não tem por base uma standardização ou um

vocabulário controlado, o que leva a que funcionários administrativos da mesma especialidade

preencham a metainformação de um mesmo documento de formas diferentes.

Como descrito no capítulo 5.1, foram definidas as características que devem constar

obrigatoriamente no esquema de metainformação.

Tabela 12 Definição das características que devem constar no esquema de metainformação

Características

Para a descrição das

características do objeto

digital (captura, software,

hardware), características

Um identificador da imagem digital único;

A data e a hora da digitalização;

Software de captura;

Software do processamento de imagem;

69

físicas do documento (por

exemplo, dimensão).

Data de correção/modificação

Nome do responsável pela criação

Nome do responsável pela correção/modificação

Para apoiar a capacidade

da indexação e a

identificação de

informações por episódio

dos utentes de forma

individualizada.

A nível da informação demográfica do utente, deve constar:

O nome completo;

Morada;

Telefone;

Data de nascimento;

Género;

Serviço;

Valência;

Nº de utente.

A nível da

metainformação

predefinida no GLINTT

(origem, tipo, descrição)

Devem ser criadas tabelas de acordo com as tipologias

documentais de cada especialidade, na qual estão descritos todos

os documentos a ser digitalizados e qual a opção dentro das

diferentes opções de origem e tipo predefinidas a escolher para

cada tipo de documento. A nível da descrição deve ser criada

uma definição controlada para cada documento e que constará

nessa listagem.

Por outro lado, deve ser inserida uma nova opção, denominada,

“Produtor”. Esta opção servirá de apoio a todos os exames

realizados no exterior e que posteriormente os documentos são

recebidos por carta.

3.2.2. Scanners

O tipo de scanner e as suas características e funcionalidades são uma componente

fulcral no processo de digitalização. Uma vez que, no hospital de Braga uma das razões pela

qual ainda se pede o processo clínico em papel é a incapacidade dos scanners existentes

digitalizarem a cores e exames de algumas especialidades como otorrinolaringologia e

oftalmologia têm exames a cores, e exames longos como o CDI em cardiologia.

Existem três tipos de scanners no hospital de Braga:

Utax P-5035i MFP

HP Scanjet 8270 Document Flatbed Scanner

Fujitsu FI6110

70

O primeiro, Utax P-5035i MFP, é utilizado em todas as especialidades. Tem como

características:

Tabela 13 Características do scanner Utax P-5035i MFP (Fonte: http://www.utax.de)

Function Copy, print, scan, fax Print technology Laser b/w Original feeder 75 sheet A4, A6R-A4, 50-120 g/m² (simplex), 50-110 g/m² (duplex) Original format Sheets, books, 3-dimensional objects, max A4

Copy/print speed max 50 A4 pages/min, duplex: max 36 A4 pages/min

1st page/warm-up

time

8 seconds* (copy/print) / 21 seconds

Copy resolution 600 x 600 dpi

Greyscales 256

Paper feed 1 x 500 sheet universal cassette (A6R-A4), 100 sheet multi-bypass (A6R-

A4)

Paper weights Cassette 60-120 g/m2, multi-bypass 60-220 g/m2, duplex 60-120 g/m2

Paper output 500 sheet A4

System memory 1,024 MB RAM, max 2,048 MB RAM

Continuous copy 1-999 copies

Zoom 25 %-400 % in 1 % steps

Functions

Adjustable, colour touch panel, duplex, HyPAS capable (with add.

memory), job reservation, favorites ( job programs), Scan Once – Copy

Many, Conitnuous Copy, N-up, Quiet Mode (Half Speed Mode), 100

management codes, 20 Easy Logins

Dimensions/weight 590 mm x 475 mm x 455 mm (H x W x D), approx. 23.3 kg

Print formats A6R-A4

Print resolution 600 x 600 dpi

Operating systems Windows XP, Vista, Windows 7/8/8.1/10, Server 2003/2008 R2/2012

R2, Novell NetWare, Linux, Mac ex OS 10.5

Scan speed

max 50 A4 pages/min b/w, max 36 A4 pages/min colour (300 dpi,

simplex), max 17 A4 pages/min b/w, max 13 A4 pages/min colour (300

dpi, duplex)

Scan format max A4

Scan resolution 600 x 600 dpi

File types TIFF, JPEG, XPS, PDF/A, high compression PDF

Network protocols 10/100/1000BaseTX, USB 2.0

Operating systems Windows XP, Vista, Windows 7/8/8.1, Server 2003/2008 R2/2012

De seguida, o scanner utilizado em otorrinolaringologia e oftalmologia, HP Scanjet

8270 Document Flatbed Scanner.

Tabela 14 Características do scanner HP Scanjet 8270 Document Flatbed Scanner (Fonte:

https://support.hp.com)

Scanner type Flatbed with transparent materials adapter (TMA)

Weight, without the lid 2.79 kilograms (6.2 pounds)

Scanning elemento Charged-coupled device

Optical resolution 4800 dpi

71

Selectable resolution 12 to 999,999 dpi at 100 percent scaling

Transparent materials adapter (TMA) specifications

Media types and capacity Slides: Up to three 35 mm slides mounted on a

frame that is 1.05 to 1.9 mm (0.04 to 0.07 inch)

thick and 49.8 to 50.8 mm (1.96 to 2.0 inch) on

any side

Negatives: Up to four frames on a 35 mm

negative strip Size 565 x 320 x 64 mm (22.2 x 12.6 x 2.5 inches)

Automatic document feeder (ADF) specifications

Optical resolution 600 dpi

Size 584 x 318 x 89 mm (23.0 x 12.5 x 3.5 inches)

Por último, o scanner Fujitsu FI6110, é utilizada pelo arquivo clínico, tem como

características e funcionalidades:

Tabela 15 Características do scanner Fujitsu FI6110. Fonte: http://www.fujitsu.com

Model fi-6110

Functional Specifications

Image Sensor Type Dual Color Charge Coupled Device x 2 (CCD)

image sensor

Resolution

50 to 600 dpi (adjustable by 1 dpi increments, 1200

dpi)

1. Maximum output resolutions may vary, depending

upon the size of the area being scanned and whether

the scanner is scanning in simplex or duplex.

Scanning limitations brought about by scanning

mode, document size and available memory nay

occur when scanning at high resolutions (600 dpi or

higher)

Halftone Patterns Dither and error diffusion

Grayscale 8-bit/1,024 level (internal), 4-bit/256 level (output)

Color 24-bit, 8-bit, 4-bit

Scanning speeds

Output Simplex Duplex

Monochrome & Grayscale @ 20ppm 40ipm

72

Model fi-6110

200dpi & 300dpi

Color @ 200dpi & 300dpi 20ppm 40ipm

Scanning Mode Simplex and Duplex

Document Feeding Mode Automatic document feeder (ADF)

ADF Capacity 50 Sheets (A4/letter, 80 g/㎡ or 20 lb. ) (Active

loadable ADF)

Daily Duty Cycle 2,000 Pages

Document

Size ADF Minimum

A8 Portrait / Landscape (52 mm x 74 mm or 2.1 in. x

2.9 in.)

ADF Maximum A4 (210 mm x 297 mm) or Legal (216 mm x 355.6

mm or 8.5 in. x 14 in.)

Interface High-speed USB 2.0/USB 1.1 (B type connector)

OS Support

Windows 10 (32-bit/64-bit), Windows 8 / 8.1 (32-

bit/64-bit), Windows 7 (32-bit/64-bit), Windows

Vista (32-bit/64-bit), Windows XP (32-bit/64-bit),

Windows Server 2012 (64-bit), Windows Server

2012 R2 (64-bit), Windows Server 2008 (32-bit/64-

bit), Windows Server 2008 R2 (64-bit)

JPEG Compression Hardware real time JPEG compression available

Physical Specifications

Power Requirements (auto-

switching)

100-240 VAC ± 10%

Power Consumption Operating mode: 28W or less (Sleep mode: 5.36W

or less)

Operating

Environment

Temperature 5° to 35°C (42° to 95°F)

Relative Humidity 20%-80% (non-condensing)

Dimensions (WxDxH)(7)

292 mm x 143 mm x 130 mm (11.5 in. x 5.6 in. x 5.1

in.)

Weight 3 kg (6.61 lbs.)

Inbox Contents AC Adapter, AC Cable, USB Cable, Carrier Sheet,

http://www.fujitsu.com/global/products/computing/peripheral/scanners/fi/workgroup/fi6110/#footnote7

73

Model fi-6110

Setup DVD-ROM, Documentation

Bundled Software (DVD format)

PaperStream IP (TWAIN/ISIS) Driver, Software

Operation Panel, Error Recovery Guide,

PaperStream Capture, ScanSnap Manager for fi

Series, ABBYY FineReader for ScanSnap

Options 2D Barcode for PaperStream, Carrier Sheets

Image Processing Function Auto color detection, Automatic page size detection,

Automatic Rotation, Upper lower separation, Multi-

image, Blank page skip, Error diffusion, Dither,

Dropout color (R, G, B, None,white,

Specified,Saturation), Image Emphasis, Simplified

DTC, Advanced DTC, Moire removal

Estes três scanners, reúnem algumas das especificações retratadas no capítulo 3.1.

Como a resolução, a especificação para imagem bitonal são 200 dpi e para imagem colorida 200

dipi. O Utax P-5035i MFP tem 600 x 600 dpi, Fujitsu FI6110 tem uma resolução de 50 a 600

dpi (ajustável por incrementos de 1 dpi, 1200 dpi) e por último, HP Scanjet 8270 Document

Flatbed Scanner tem uma resolução de 4800 dpi. O Fujitsu FI6110 tem a capacidade de

digitalizar a cores, 24-bit, 8-bit, 4-bit, nas especificações do capítulo 3.1., a profundidade de bits

para imagens coloridas é de 24 bits. Por outro lado, este scanner tem a opção de ler código de

barras e capacidade de compressão sem perdas.

Para exames como o CDI, que se trata de exames longos, será necessário um scanner

linear, que detêm o modo para documentos longos.

A informação clinica detém inúmeras especificidades, para se conseguir em pleno o

acesso a toda a informação por meio digital é necessário digitalizar a informação retrospectiva.

No entanto, para se digitalizar essa informação de forma a manter a visualização com detalhe, é

necessário ter equipamentos apropriados a responder a todas as especificidades, tamanho, escala

de cores, leitura de código de barras, entre outros. Para isso, é necessário haver um investimento

em scanners e na compra de algumas especificidades, como tampas adaptadoras por exemplo.

3.2.3. Digitalização de informação retrospectiva

Iniciou-se um projeto em 2012, onde o objetivo era digitalizar todos os processos

clínicos em formato analógico. No entanto, este projeto fracassou devido aos custos envolvidos,

em formação dos funcionários administrativos, aos equipamentos (scanners) que teriam de ser

adquiridos.

74

Atualmente tenta-se a digitalização retrospetiva de componentes/partes fulcrais para o

médico do processo clínico. Há medida que são pedidos os processos clínicos em papel para

determinada especialidade, os funcionários administrativos têm digitalizado no momento e

armazenado no GLINTT. No entanto, isto não é uma solução eficaz, pois é muito morosa e leva

a erros, uma vez que não está baseada em procedimentos claros.

Uma das opções seria subcontratar uma empresa que se encarrega-se da digitalização da

informação retrospetiva. Uma vez que o Hospital de Braga armazena em custódia externa

informação no GADSA, este tem como funções para além do armazenamento da informação, a

digitalização da documentação, para além disso é possível requerer os serviços de

reconhecimento ótico de caracteres (OCR) e verificação de dados dos documentos digitalizados.

Desta forma, é possível no momento que disponibilizam o documento digital no servidor da

GLINTT, e associar automaticamente a cada conjunto de metadados conferidos para posterior

integração de ambos no sistema. O facto de se associar à GADSA para a digitalização de

informação clínica retrospetiva envolve custos, no entanto, não seria necessário investir em

equipamentos, recursos humanos, linhas de montagem para a digitalização, uma vez que tal

trabalho seria redirecionado para a GADSA.

3.2.4. Armazenamento

O dispositivo de armazenamento de informação utilizado pelo hospital de Braga é a

tape. A informação é um dos ativos mais importantes para o Hospital de Braga, e que sem esta é

muito difícil assegurar a continuidade a sua atividade (prestação de serviços de saúde), é

necessário reduzir o risco inerente à perda total ou parcial da informação que o Hospital de

Braga necessita para a sua operação diária.

Tabela 16 Descrição das Pools de backup do Dataprotector

Tape Pools

Descrição

das Pools de

backup do

Dataprotector

IDB Pool Free Pool Pool diária Pool de

contingência

Pool Anual Salvaguarda

de Tapes de

contingência

Pool de

recuperação e

manutenção da

internal

database do

data protector

tem protecção

permanente é

gerida

manualmente

conforme as

necessidades.

Pool de

armazenamento e

distribuição de

tapes para

restantes pools

As tapes

diárias têm

um período

de

contingência

de 10 dias.

As tapes de

contingência

têm um

período de

contingência

de 4 semanas,

sendo que o

último fim-de-

semana

de cada mês

torna as tapes

como anuais,

Pool de

armazenamento

de tapes de

primeira

contingência

mensal por um

período de 12

meses.

As tapes de

contingência

da pool anual

são retiradas

do robot de

Backups

MSL4048 e

guardadas em

cofre do

site.

75

Segundo o documento cedido pelo hospital de Braga sobre a gestão de backups é

possível observar a descrição de todo este processo.

Especificação das atividades de backup

Da análise de risco aos ativos de informação do Hospital de Braga levada a efeito pela

Direção de Sistemas de Informação, resultou a especificação das atividades periódicas de

backup a efetuar para mitigar o risco de perda total ou parcial da informação classificada do

Hospital e assim:

a) Garantir a salvaguarda em backup da informação da atividade do Hospital considerada

relevante e existente nas aplicações, dos dados de configuração dos sistemas e do Software

instalado;

b) Identificar os ativos onde a informação classificada a salvaguardar reside;

c) Definir a periodicidade com que devem ser efetuados backups;

d) Definir os períodos de retenção dos backups;

e) Definir a periodicidade da execução de testes de integridade de backups;

f) Definir a periodicidade da execução de testes de reposição de backups;

g) Definir o formato dos relatórios mensais resultantes da execução de backups e respetivos

testes de integridade, execução, reposição e disponibilidade.

As especificações e execução de backup encontram-se contratadas à HP.

Validação das atividades de backup

Considerado um processo estratégico que providencia os mecanismos necessários para dotar de

capacidade de resposta efetiva perante um incidente com impacto na atividade do Hospital,

cumpre à Direção de Sistemas de Informação assegurar a validação das atividades de backup da

seguinte forma:

a) Verificar a receção do relatório mensal de execução de backups;

b) Verificar a correta execução dos backups planeados para o mês;

c) Verificar a execução com sucesso dos testes de integridade e reposição dos backups.

Reposição de backups

Com a finalidade de verificar a integridade e qualidade da informação contida nos backups,

bem como o correto funcionamento dos procedimentos de realização e de reposição, devem ser

tendo uma

contingência

de 1 ano.

76

realizados testes mensais de reposição dos mesmos.

A Direção de Sistemas de Informação assegura a reposição de tapes de backup com o suporte da

HP da seguinte forma:

a) Comunicar à HP a informação a repor;

b) Aguardar por confirmação de reposição da informação por parte da HP;

c) Efetuar testes de validação da reposição do backup;

d) Registar formalmente a reposição de backup.

Durante um processo de reposição de informação residente em backup, os resultados

observados devem ser registados, bem como, eventuais erros ocorridos e respectiva origem. Em

caso de ocorrência de erros, os resultados são analisados pelos colaboradores responsáveis,

sendo de seguida tomadas as ações necessárias para resolução do(s) problema(s) identificados.

Caso não seja possível a reposição de um backup, a Direção de Sistemas de Informação deverá

comunicar o incidente à Comissão Executiva.

Arquivo de tapes de backup

Os backups de informação devem ser retidos por um período de tempo suficiente para

recuperar os dados e serviços críticos em caso de falhas.

Todas as cópias de backups são armazenadas em locais que garantam os requisitos mínimos de

segurança e de condições de armazenamento.

A localização das tapes de backup deverá considerar a seguinte regra:

a) Uma cópia deverá estar guardada dentro do perímetro das instalações do Hospital, em sala

distante do Datacenter (em cofre seguro).

Adicionalmente os suportes que contêm os backups devem ser substituídos sempre que se

verifique deterioração, ou perda de qualidade por envelhecimento ou reutilização.

Relativamente à informação existente localmente nos postos de trabalho dos colaboradores, é da

responsabilidade dos mesmos assegurar que esta é replicada para as áreas de rede

disponibilizadas pela Direção de Sistemas de Informação, de forma que seja salvaguardada

aquando do backup aos servidores do Hospital de Braga.

No que concerne aos testes periódicos, subsistem dois, os testes periódicos de

integridade e os testes periódicos de restore. Os primeiros, são testes de verificação de

integridade de Backups têm uma periodicidade mensal e são executados com dados aleatórios.

A ferramenta de backups também tem a capacidade de gerar alertas sobre a boa execução ou

não do processo de copia e acondicionamento dos dados em tape.

Os segundos, os testes periódicos de restore, são testes de verificação de restore de

backups têm uma periodicidade mensal, sendo que semanalmente, existem sempre pedidos de

restore que comprovam a boa execução quer do processo de backup, quer do processo de

restore.

77

A proposta na fase do armazenamento recai sobre as execução de simulações, a partir

destas simulações torna-se possível perceber onde ocorrem erros e registá-los de forma a que

esses erros não tornem a ocorrer, no caso de ocorrerem como esses erros foram registados é

possível tomar medidas corretivas rápidas.

3.3. Análise crítica do procedimento – Normas de digitalização das fichas de urgência

(S.U)

Esta norma agrega duas componentes:

Documentos a eliminar sem digitalização;

Documentos a digitalizar.

Esta norma só diz respeito ao departamento de urgência, no entanto deveria existir uma

norma geral para todas as especialidades onde expusesse todas as especificações de acordo com

a portaria 247/2000, dos documentos que se podem eliminar e dos documentos a digitalizar e

como digitalizar. Esse documento deve estar presente em todas as especialidades e arquivo

clínico para que todos os funcionários administrativos estarem a par do que devem fazer nestas

situações.

Nesta norma, especifica que os documentos a eliminar sem digitalização devem ser:

Todas as S.U que digam “ver GLINTT” ou RI-Registo Informático” desde que não

tenham nenhuma nota clínica (informação registada manualmente pela equipa

médica/enfermagem), registo de fármacos ou termo de responsabilidade assinado;

Todos os documentos impressos pelo GLINTT (hospital de braga), desde que não

tenham nenhuma nota clínica (informação registada manualmente pela equipa

médica/enfermagem);

Todos os protocolos de procedimentos, e via verde coronária, desde que não tenham

nota clínica (informação registada manualmente pela equipa médica/enfermagem),

registo de fármacos ou termo de responsabilidade assinado;

Todos os S.U com exames ECG (Cardiologia) e CTG (Obstetrícia) (Folha impressa

do GLINTT), desde que não tenham nenhuma nota clínica (informação registada

manualmente pela equipa médica/enfermagem).

Especifica também os documentos a digitalizar:

Todos os S.U que digam ““ver GLINTT” ou RI-Registo Informático” que

tenham nota clínica (informação registada manualmente pela equipa

médica/enfermagem), registo de fármacos ou termo de responsabilidade

assinado;

Todos os documentos impressos pelo GLINTT (hospital de Braga), que têm

notas clínicas (informação registada manualmente pela equipa

médica/enfermagem);

78

Todos os S.U com informação “Abandonou” ou “Desistiu”;

Todos os S.U com relatórios, cartas de médicos e diários clínicos, do SNS

(Serviço nacional de saúde) e exames. Todos estes documentos se não

estiverem assinados pelo médico ou não tiverem nenhuma nota clínica podem

ser eliminados, só os impressos. Os escritos manualmente têm que ficar com o

S.U ;

Todos os S.U. com relatórios de privados, cartas de médicos privados, hospitais

e clinicas privadas, análises clinicas de entidades privadas inclusive de

medicina do trabalho. Todos estes documentos se não estiverem assinados pelo

médico ou não tiverem nenhuma nota clínica podem ser eliminados, só os

impressos. Os escritos manualmente têm que ficar com o S.U.

o Depois de digitalizado o S.U e a informação anexa, aqueles

documentos que podem ser eliminados devem ser retirados, e apenas

ser enviado para o arquivo o que é necessário para o processo. Se o S.U

não tiver notas clínicas também pode ser eliminado, se tiver apenas é

guardado o S.U.

Todos os S.U com Exames nas folhas cor-de-rosa (ECG) e verdes (CTG);

Todos os S.U com Documentos do Tribunal (inclusive cópias);

Todos os S.U com ecografias obstétricas;

Todos os S.U com consentimento informado;

Todos os S.U com impresso rastreabilidade do sangue;

Todos os S.U com documentação relativa a transfusões de sangue;

Todos os S.U com ficha de medicamentos hemoderivados;

Todos os S.U internamentos e ambulatórios;

Todos os S.U com ficha do serviço de anestesiologia;

Todos os S.U com boletim de transferência (todos os relatórios, exames, imagens

anexas a este boletim de transferência tem de ser guardada, mesmo que não esteja

assinada ou não tenha nenhuma nota clínica).

Esta documentação se não tiver nada para digitalizar deve mesmo assim ser enviada para o

arquivo junto com o S.U.

Todos os S.U com folhas do INEM/CODU;

Todos os S.U. com ecografias obstétricas;

Todos os S.U com imagens.

79

É então pertinente e necessário criar uma norma para cada especialidade, com uma listagem

de todas as especificidade relativas a cada exame/documento que deve ser digitalizado e/ou

eliminado. E de acordo com os documentos a serem digitalizados incluir as especificações de

scanner para cada tipo de exame/documento.

4. Caracterização dos documentos em custódia externa

No sentido de reduzir gastos e caracterizar os documentos clínicos e não clínicos que se

encontram em custódia externa foi analisada uma base de dados, documentos em formato

excell, enviada e constantemente atualizada pelo GADSA - entidade responsável pelo

armazenamento da documentação em suporte físico externo – na qual, se encontra a descrição

detalhada do está encontra armazenado. A descrição da documentação que se encontra

armazenada no GADSA está dividida por assunto, descrição, data de início e fim, chave 1 e 2 e

ano. Uma vez que, a informação enviada para o GADSA é relativa a inativos (doentes que não

vão ao Hospital de Braga há mais de 5 anos), falecidos , arquivo clínico e documentos

respeitantes ao departamento de logística e faturação, os assuntos e descrições são relativas a

estes temas. É apresentado também, o número da caixa onde determinada documentação é

armazenada e o ano correspondente à documentação.

Adicionalmente, quando o Hospital de Braga precisa de ter acesso a um documento que

se encontra no GADSA, esta, de acordo com o pedido feito, está encarregue de localizar o

documento ou pasta em questão e entregar ao Hospital de Braga.

O GADSA foi a solução encontrada para armazenar documentos em suporte papel sem

relevância atual para o Hospital de Braga, não se justificava estar a ocupar espaço físico neste

com informação do antigo Hospital de São Marcos, com documentação de utentes que não são

seguidos no hospital há mais de 5 anos e documentos de falecidos.

No entanto, este armazenamento externo acarreta custos e são conservados documentos

sem valor arquivístico. Encontra-se informação clínica e não clínica desde 1965. Isto deve-se ao

facto, de no momento da mudança do Hospital de São Marcos para o Hospital de Braga não ter

sido feita uma avaliação de toda a informação que foi enviada para a GADSA.

De acordo com a folha excell enviada pelo GADSA respeitante aos inativos, tal como

supracitado, diz respeito a informação clínica de utentes que não vão ao Hospital de Braga há

mais de 5 anos, a informação conservada é a seguinte:

Tabela 17 Informação armazenada no GADSA, respeitante aos inativos

Assunto Descrição Ano Nº total de documentos

Arquivo Inativo Processo Clínico Informação desde

1992 179683 Psiquiatria Processos Inativos,

Psiquiatria

80

Processo RX Processo Clínico RX

No que se refere aos documentos de utentes falecidos e do arquivo radiológico, a

informação armazenada é a seguinte:

Tabela 18 Informação armazenada no GADSA, respeitante aos documentos de utentes falecidos

e do arquivo radiológico

Assunto Descrição Ano Nº total de documentos

Processo de

Falecidos +

Radiológico Processo de Falecido

(Radiológico)

Informação desde

1992 a 2014 40018

Processo

Falecido /RX

Falecidos /RX

Quanto aos documentos com informação do arquivo clínico e do departamento de

logística e faturação, a informação armazenada é a seguinte:

Tabela 19 Informação armazenada no GADSA, respeitante aos documentos com informação do

arquivo clínico e do departamento de logística e faturação

Assunto Descrição Ano Nº total de

documentos

Arquivo Geral Protocolo Para Auto-Transfusão em

cirurgia Programada;

Hospital São Marcos, Serviço

Hemoterapia, (Hipocoagulação)

Protocolo para Auto-Transfusão em

cirurgia programada;

Hospital São Marcos, Serviço de

Hemoterapia, (Brancos);


Hemoterapia, (Rosa);

Hospital São Marcos, Imuno-

Hemoterapia

Hospital São Marcos, Ficha Piloto,

Doente Internado – F-G-H-I-J-K-L-

M


Doente Internado – M-N-O-P


Doente Internado – P-Q-R


Doente Internado –R.S

Hospital São Marcos , Declaração

Alta da Criança

Hospital São Marcos, Vários

resultados de análises (marcadores e

outros)

Hospital de São Marcos, Serviço

Não tem ano

2002/2005

Não tem ano

2002 a 2008

2002 a 2008

2000 a 2007

1986

1986

1986

1986

2006

Não tem ano

2003

9069

81

Hemoterapia, Classificações Doentes


Hemoterapia, Análises de dadores

Hospital de São Marcos, Referência

interna de doentes (pedido de

colaboração)


Imuno Hemoterapia, Classificações

Dadores


Imuno Hemoterapia, Testes

Efetuados


Imuno Hemoterapia, Dadores

Hospital São Marcos, Classificações

Maternidade

Hospital São Marcos, Maternidade

Hospital São Marcos, Declaração

Alta da Criança

Hospital São Marcos, Pedidos de

colaboração

Hospital São Marcos, consultas de

especialidade

Hospital São Marcos, doentes

Hospital São Marcos, requisições

para a farmácia

Hospital São Marcos, serviço de

hemoterapia, grupos de sangue

Hospital São Marcos, duplicados de

consultas de doadores

Hospital São Marcos, protocolos para

arquivo

Hospital São Marcos, melogramas e

biopsias

Hospital São Marcos, serviço de

patologia clínica, resultado de

análises dadores

Hospital São Marcos, stock de

serofia tranfisional

Hospital São Marcos, urgências

Hospital São Marcos, internamentos

Livro de ocorrências do serviço de

hemoterapia

Hospital São Marcos, documentação

variada

Hospital São Marcos, pedidos de

colaboração

Hospital São Marcos, Guias de

remessa, armazéns (produtos

hoteleiros, sutura e penso)

Hospital São Marcos, Guias de

remessa, material de escritório

Hospital São Marcos, resumo diário

2003

2003

2003

2003

2003

2003

2003

2006

2001

2001

2002

2004

2002

2002

2002

2001/2002

2002

2002

2001

2001

2004

2004

1999

2004

2008

82

– taxas moderadoras, consulta

externa


hemoterapia, mães e filhos

Hospital São Marcos, Comunicações

internas

Hospital São Marcos, Duplicados

guias de remessa “DIAMED”

Hospital São Marcos, Livros de

requisição viaturas, reparações

material, recibos, talões B.V.

Hospital São Marcos, pedidos de

meios complementares de

diagnóstico a efectuar no exterior,

MOD.536 e MOD.535

Hospital São Marcos, DIAMED-ID –

micro typing system, identificação de

anti corpos

Hospital São Marcos, Circulares

Hospital São Marcos, Atas

Hospital São Marcos, A nossa ajuda

Hospital São Marcos, Clube Estamos

contigo, tempos livres

Hospital São Marcos, estratégias de

prevenção primária das

toxicodependências

Hospital São Marcos, motivações do

doente alcoólico crónico para a

abstinência e motivos de recaída

Escola preparatória de vila nova de

Famalicão, alcoolismo

Hospital São Marcos, boletim

epidemiológico, centro de vigilância

epidemiológica das doenças

transmissíveis

Hospital São Marcos, grupos de

estudo e planeamento para a saúde

mental

Hospital São Marcos, Curriculum

Vitae - adenda

Exp. Tribunal, pastas 1 a 4 – A

Exp. Tribunal, pastas 5 a 8 – A

Exp. Tribunal, pastas 12 e 13 – C

Exp. Tribunal, pastas 9 e 10 – A

Exp. Tribunal, pastas 17 – E

Exp. Tribunal, pastas 14 – C

Exp. Tribunal, pastas 20 e 21 – J

Exp. Tribunal, pastas 15 e 16 – D

Hospital de São Marcos, Guia de

levantamento de cadáveres

Hospital de São Marcos,

correspondência enviada ao tribunal

de Póvoa de Lanhoso

2004

2005

De 2005 a 2007

2007

2007

2007

2003

1991

Não tem ano

1993

1990

1990

1990

Não tem ano

Não tem ano

Não tem ano

Não tem ano

Não tem ano

Não tem ano

Não tem ano

Não tem ano

Não tem ano

Não tem ano

De 1996 a 2003

1995/2002

83



de Braga



de Guimarães, Amares, Barcelos,

Porto, Lisboa, Santa Maria, Fafe,

Vieira do Minho


correspondência dos tribunal ofícios

HOSPITAL SÃO MARCOS,

ARQUIVO HISTORICO DO

SERVICO DE UROLOGIA

Hospital de São Marcos, cadernos

Hospital de São Marcos, inventário

de material de cirurgia

Hospital de São Marcos, ocorrências

bloco

Hospital de São Marcos, ortopedia,

consulta externa

Hospital de São Marcos, recuperação

funcional, fisioterapia


certidões de óbito de Abril


EXPEDIENTE TRIBUNAL


PROCESSO DE PSIQUIATRIA Nº

(FALHA NA NUMERACAO)


FALECIDOS, PROCESSO DE

PSIQUIATRIA - M-R


FALECIDOS, PROCESSO DE

PSIQUIATRIA (FALHA NA

NUMERACAO)


COMUNICACOES INTERNAS,

Ordens de serviço

De 1992 a 2002

De 1992 a 2002

De 1992 a 2002

Não tem ano

De 1992 a 1995

1980

1995

Não tem ano

Não tem ano

Não tem ano

De 1990 e 1991

De 1975 a 1992

2000

1991

2002

Contabilidade -

Psiquiatria Centro de saúde mental de braga –

contas da gerência

Albergue distrital de mendicidade de

braga – contas de gerência

Centro de saúde mental de braga –

contas da gerência, vencimentos e

descontos

Centro de saúde mental de braga ,

percentagens do pessoal de

enfermagem


aquisição de serviços


1975 a 2008

1977

1978

1979

1979

1980

84

livros de caixa

Centro de saúde mental de Braga –

contas de gerência, percentagens

referentes ao ano de 1980, do pessoal

de enfermagem e pessoal auxiliar, da

unidade de recuperação de Gemunde;

unidade de tratamento de alcoólicos e

unidade de doentes de evolução

prolongada, apenso 118”

Centro de saúde de Braga – cotas da

gerência, pasta documentada, contas

Centro de saúde de Braga contas da

gerência, pessoal médico e técnico,

férias, congressos e outros

1980

1980

2006

Doador de Sangue Ficha de dador Não tem anos

Farmácia A.U.E. A.U.E. De 1999 a 2012

Farmácia Alliance Alliance, faturas

Fornecimento de gases medicinais

Faturas em análise, alliance, praxair

De 2010 a

2012

2012

2012

Farmácia - Boletins

Informativos/Relatórios

Atividades

Boletim informativo do Conselho de

administração (B.I.C.A.)

Hospital de São Marcos, Plano de

atividades

Hospital de São Marcos, Balanço

Social

Plano de catástrofe e plano de

emergência

Air Liquide, in formação

Inquéritos aos doentes internados

De 2002 a 2009

De 1989 a 2008

De 1997 a 2002

Não tem ano

2005

De 1998 a 2002

Farmácia - Diversos Empréstimos

Créditos e substituições

Certificados Infarmed

Comunicações internas,

procedimentos regulamentos,

comissão executiva departamento

pessoal

Faturas pendentes

Faxes, respostas, consultas

Inventário

Requisições do laboratório

Inventário, Listas Sap, quarentena,

PIXIS

Comunicações internas,

procedimentos regulamentos,

comissão executiva departamento

pessoal

Requisições laboratórios

Protocolos

Infarmed, circulares informativas

Informações de laboratórios

Formação

Reclamações

2005

2007

2012

2011

2008

2008

2009

2008

2010

2011

2007

2011

2011

2011

2012

2011

85

PRAXAIR, folha de cálculo

empréstimo garrafas, Conta

02.00.379

Procedimentos SF

2013

2012

Farmácia -

Estupefacientes Anexo

VII

Anexo VII De 2004 a 2009

Farmácia -

Estupefacientes Anexo

X

Estupefacientes, Anexo X De 2006 a 2009

Farmácia - Extra

Formulário - Bloco

Operatório

Bloco operatório, BEVACIZUMAB

IO

Bloco operatório,

TRIANCINOLONA, oftalmologia

Extra Formulários

Serviços farmacêuticos, bloco

operatório (diversos)

Serviços farmacêuticos, reposição

bloco operatório

2011

2012

2011

2012

2012

Farmácia - Extra

Formulário CINACALCET

Ginecologia

Obstetrícia

Esclerose múltipla e hepatite C,

folhas de registo manual

EPOETINASS

Neurocirurgia, Neurologia

TALIDOMIDA

Oncologia

Hospital de Dia

Bloco Operatório

Cirurgia 1, Cirurgia 2, cirurgia

ambulatório, cirurgia plástica e

vascular

LINEZOLIDE VORICONAZOL,

VALGANCICLOVIR, PAPEIS DE

PEDIATRIA, POSACONAZOL

Interrupção voluntária gravidez

(IUG), Planeamento familiar

IVG

Cópias das receitas enviadas para a

faturação

AC. HALURONICO, AC.

ZOLEDRONICO, TRICI.,

LEFLUNOMIDA

IMIGLUCERASE - H. DIA

MEDICINA II, ALGLUCOSIDADE

(DOENÇA PO.), RASBURICASE -

H. DIA MEDICINA II, DOENÇA

DE ALLAGIL, ILLOPROST - H.

DIA CARDIOLOGIA

Medicamentos de importação

Receitas protocoladas

Vendas ao Exterior

2006

2005

2005/2006/2008

2006

2005

2008

2004/2005/2006

2007/2008

2008

2008

De 2004 a 2008

2008

2008

2009

2006

2008

2008

2007

2008

86

Contagens de Stock

Comissão Ética

Extra formulários, HIV, HBV, HVC

Nefrologia

2010

2009

2010

2011

2011

Farmácia - Extra

Formulário (H. Dia) Hospital de dia, justificações extra Não tem ano

Farmácia – Faturação

do Ambulatório Receitas SNS, HIV

Receitas do ambulatório e cópias das

receitas enviadas para a faturação

Faturação SNS, HOSPITAL DE DIA

FATURAÇÃO SNS, HOSPITAL

DE DIA, HEPATITE B, HEPATITE

C

FATURAÇÃO SNS, ESCLEROSE

MULTIPLA, RENAIS,

ACROMEGALIA, DESP.

20510/2008, VARIOS

"FATURAÇÃO SNS, RENAIS,

AUTORIZAÇÕES C.E., VARIOS,

HORMONA DE CRESCIMENTO

""ELA"""

FATURAÇÃO SNS, Hospital de

Dia, receitas

FATURAÇÃO SNS, Hospital de

Dia, levantamentos

FATURAÇÃO SNS, RENAIS,

MISERICORDIA DE VILA

VERDE, C.V. PORTUGUESA DE

BRAGA

Cópias faturação sub-sistemas

Receitas e levantamentos enviados

para a faturação

Requisições, NUTRIÇÃO

ENTERICA E PARENTERICA

Cópias de receitas e levantamentos

pedidos pelo contrato de gestão

Novos doentes HIV

Receitas do ambulatório não

enviadas para a faturação

RECEITAS DO AMBULATORIO E

CÓPIAS DAS RECEITAS

ENVIADAS PARA A

FATURAÇÃO

CÓPIAS DE RECEITAS E

LEVANTAMENTOS ENVIADAS

PARA FATURAÇÃO

2005

De 2006 a 2009

De 2009 a 2011

De 2009 a 2010

De 2010 a 2011

2011

2012

2012

2009

De 2010 a 2011

De 2009 a 2012

2010

2012

2012

2006

2006/2007

2010/2011

Farmácia - Faturas

Guias de remessa AMERLAB

AIR LIQUIDE

ALFREDO CAVALHEIRO

ABBOTT

BIO MERIEUX

2008

87

BIOPORTUGAL

BATISTA MARQUES

ARROW

DADE BEHERING

ARAUJO RUFINO & DENIZ

(BIOGERM)

BIO RAD

GARAL

FILSAT

DARIO CORREIA

IRLANDOX

IBERLAB & IMUNOREACE

IZASA

ROCHE DIAGNOSTICO

RIBEIRO SIMÕES & FILHOS LDA

RADIOMETER

3M faturas

OUTRAS EMPRESAS

Entradas

De 2010 a 2012

Farmácia -

Hemoderivados Hemoderivados

Obstetrícia

Cirurgia

Folha de empréstimos de

hemoderivados

Arquivo de requisições e

hemoderivados

Arquivo folhas de empréstimo de

albumina (UCIP), consumos de

fatores na imunohemoterapia

Urgência OBS

UCIP

UCIME

Neurocirurgia, urologia

Medicina Norte

Medicina / Homens

2010

De 2006 a 2009

2007/2009

2008/2009

2009

2009

2007

2007/2009

2007

2007/2009

2007

2007

Farmácia - Mapas de

produção de

quimioterapia

Mapas de produção de quimioterapia 2012/2013

Farmácia - Nutrição Nutrição

Farmácia, Oficinas, Faturas

Nutrição Enterica

IMIGLUCERASE

Nutrição entérica,

prescrição/requisição

Nutrição Parenterica

2010

2012

2006/2007

2004

2010

2008

Farmácia - Praxair Praxair, Faturas

Air Liquide

De 2009 a 2012

2011

Farmácia - Registo de

Estupefacientes Registo de substâncias

estupefacientes e paicotropicos -

Hospital São Marcos, Braga, Livros

Registo de Psicotrópicos

Não tem ano

88

Copiador de Estupefacientes

Farmácia – Reposições

Bloco Operatório Bloco Operatório, Reposição De 2010 a 2013

Hemoterapia Controlo de Qualidade Interno

Controlo de Qualidade Externo

CQ

Painéis

Livros de dadores

Livros de doentes, marcadores

viricos

Doentes

Envios de sangue e componentes IPS

Fichas Hemoterapia (Rosa)

Fichas medicina interna, pedidos de

colaboração

Fichas Imuno-Hemoterapia, Doentes,

Maternidade

WESTERN - BLOT, SYPHILIS

Letras A-D

Marcadores Dadores e Doentes

Não tem ano

Não tem ano

1999/2000/2001

2009

2000/2006

1999

2005

Não tem ano

2009/2010

2010

2010

Não tem ano

Não tem ano

De 2001 a 2006

Hemoterapia - Arquivo

Danificado – Em Mau

Estado de Conservação

Serviço de hemoterapia, fichas dos

doentes recetores

1996

Psiquiatria "CENTO DE DIA

"ERGOTERAPIA"

PROCESSOS INACTIVOS DE

PSICOLOGIA, GEMUNDE, ""

CRIANCAS"" INTERNADAS,

PROGRAMA

Acompanhamento

Administração regional de saúde de

Braga

Alcoolismo

Agendas de saúde escolar psiquiatria

AUGUSTO MIGUEL FERREIRA

VINHAS

BRUNO MANUEL ESTEVES

FERNANDES

C.P.A.F.D - BRAGA, PROCESSO

DE PSIQUIATRIA

CAIXA SINDICAL DE

PREVIDENCIA DO DISTRITO DE

BRAGA, PROCESSO DE

PSIQUIATRIA

CAIXA DE PREVIDENCIA E

ABONO DE FAMILIA DO

DISTRITO DE BRAGA,

PROCESSO DE PSIQUIATRIA

Carlos Alberto Oliveira Costa

Carina Manuela Lopes Almeida

Centro de dia

Não tem ano

Não tem ano

Não tem ano

De 1985 a 1988

Não tem ano

1991-1993

1993

1998

De 1971 a 1986

De 1931 a 1990

1972

Não tem ano

Não tem ano

89

S.M.S – Braga, Processo de

psiquiatria

CENTRO DE SAUDE MENTAL

DE BRAGA – contas de gerência,

psiquiatria forense, avaliações

clínicos psiquiátricas

Processos Clínicos

I.A.P - INSTITUTO DE

ASSISTENCIA PSIQIUATRICA,

CENTRO DE SAUDE MENTAL

DE BRAGA, CONSULTA

EXTERNA, PROCESSO

PSIQUIATRIA

ELECTROENCEFALOGRAFIA

TRIBUNAL DE FAMILIA E

MENORES DE BRAGA, E. M. P.

Não tem ano

De 1977 a 1986

De 1963 a 2011

De 1977 a 2003

De 1958 a 1986

De 1991 a 1997

Não tem ano

Psiquiatria -

SMIMASM HOSPITAL SÃO MARCOS -

BRAGA, DEPARTAMENTO DE

SAUDE MENTAL, PROCESSO

PSIQUIATRIA (SMIMASM)

1994

S.U. Serviço de urgência

Fichas serviço de urgência

De 1999/ 2008/

2009

2011

S.U. Psiquiatria Serviço de urgência De 2005 a 2011

Exposições Folhas de rosto- EXPOSIÇÕES,

RESPOSTAS AS EXPOSIÇÕES

HSM

SGSR – EXPOSIÇÕES

Livros Reclamações

Diversos

PEDIDOS DE ENTIDADES

EXTERIORES, MFSD E OUT.

De 2010 a 2012

2009

De 2013 a 2015

De 2011 a 2015

Não tem ano

2011

Após a identificação dos documentos existentes em custódia externa, torna-se claro

compreender a existência de documentos sem valor arquivístico. Seguindo a Portaria nº

247/2000, de 8 de Maio, a partir da análise da tabela de selecção anexa a esta portaria, onde

descreve as séries e subséries documentais, estipula os prazos de conservação administrativa,

nas fases ativa e semiativa, e determina o destino final da conservação permanente ou

eliminação de acordo com os prazos estipulados.

A seleção dos documentos a conservar como arquivo definitivo é efetuada pelo hospital

de acordo com as orientações da tabela, sendo que aqueles aos quais for reconhecido valor

arquivístico e considerados de conservação permanente têm que ser mantidos no suporte

original, exceto nos casos em que a substituição do suporte seja autorizada pelo Instituto dos

Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, onde define pressupostos e exigências técnicas, de acordo

com critérios de legalidade e segurança.

Os maiores números de documentos com possibilidade de serem eliminados encontram-

90

se nas caixas com informação do departamento de logística e faturação. A nível da faturação e

logística a legislação permite a eliminação de variados documentos, tais como:

Tabela 20 Eliminação de documentos armazenados no GADSA

Legislação Assunto Ano da Documentação Prazos de conservação

Portaria n.º

247/2000

de 8 de Maio

Guias de remessa

(armazéns, produtos

hoteleiros, sutura e

penso, material de

escritório, duplicados,

faturas de diversas

empresas)

Informação desde 1999 Conservação

administrativa em fase

ativa – 1 ano

Conservação


semiativa – 1 ano

Após este ano o seu

destino final é

eliminação

Protocolos Informação desde 2002 Conservação


ativa – 2 anos

Conservação


semiativa – 3 anos

Após estes 5 anos o

destino final é

eliminação

Comunicações internas Informação

2002/2005/2011

Conservação


ativa – 2 anos

Conservação




destino final é de

conservação permanente

as comunicações

internas relativas à

regulamentação dos

91

próprios serviços.

Correspondência (existe

correspondência

enviada,

correspondência geral)

Informação desde 1989 Correspondência

recebida:

Conservação


ativa – 2 anos

Conservação




destino final é

eliminação.

Correspondência

enviada:

Copiadores da

correspondência

expedida. O destino final

é eliminação.

Livros de registo de

saída da correspondência

expedida. O destino é

que conservação

permanente.

Ambas com conservação


ativa – 2 anos

Conservação



Vencimentos Informação desde 1975 Conservação


ativa – 1 ano

Conservação


semiativa – 1

92


destino final é a

eliminação.

Cópias de receitas para

faturação.

Informação desde 2006 Cópias de informação

pode ser eliminada, uma

vez que não se trata de

informação original.

Colecções de

requisições de serviços

(requisições para

farmácia do Hospital de

São Marcos;

requisições de

laboratório, requisições

nutrição entérica e

parentérica e arquivo de

requisições e

hemoderivados)



ativa – 2 anos

Conservação




destino final é a

eliminação.

Colecções de fichas ou

boletins de abono de

família



ativa – 20 anos

Conservação




destino final é a

eliminação, quando

completos os 25 anos do

descendente.

Registos de

movimentos de

viaturas,

telefones, lavandaria,

central telefónica

e alimentação.

(informação do

Hospital São Marcos,



ativa – 2 anos

Conservação




93

Livros de requisição

viaturas, reparações

material, recibos, talões

B.V.)

destino final é a

eliminação.

No que diz respeito à caixas que guardam informação clínica, podem ser eliminados os

seguintes documentos:

Tabela 21 Eliminação de documentos armazenados no GADSA

Legislação Assunto Ano da

documentação Prazos de conservação

Portaria n.º

247/2000

de 8 de Maio

Coleções de

autos de saída

ou de

autorizações

de

levantamento

de cadáveres

(morgue).

Informação

desde 1995

Conservação administrativa em fase ativa - 5

anos

Conservação administrativa em fase

semiativa - 15 anos

Após estes 20 anos é possível a eliminação.

Apenas os originais devem ser enviados

para arquivo definitivo.

Receituários

do SNS

Informação

desde 2005

Conservação administrativa em fase ativa – 1

ano

Conservação administrativa em fase

semiativa - 4

Após estes 5 anos a informação pode ser

eliminada.

Acresce-se outro fator de avaliação da informação armazenada no GADSA, o facto de

inúmeros documentos não terem data. É necessário haver uma revisão desta informação,

percebendo a sua relevância para custódia externa e concluir o seu destino, eliminação ou

conservação.

Realizado o levantamento dos documentos com possibilidade de eliminação é depois

necessário seguir as formalidades de eliminação descritas no artigo 9º da portaria n.º 247/2000

de 8 de Maio. Estas formalidades passam por:

Serem acompanhadas de um auto de eliminação, que fará prova do abate

patrimonial;

94

O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo

em causa, ao qual compete ainda numerar e rubricar cada uma das folhas, bem

como pelo responsável do arquivo;

O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que

procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT.

4.1. Análise crítica do Procedimento – Atuação em caso de óbito

A primeira tabela de identificação dos documentos guardados no GADSA é respeitante

a documentos de utentes falecidos. Este procedimento está intrinsecamente relacionado com o

excesso de documentos enviados para a GADSA, uma vez que não é realizada uma revisão o

processo clínico em papel do utente falecido.

Este procedimento subdivide-se em dois casos, um procedimento para ocorrência do

óbito fora do Hospital de Braga e ocorrência de um óbito dentro do Hospital de Braga. Após

a análise do procedimento de óbito, estes estavam explicados de forma contrária, o que

poderia ocorrer em erros no dia-a-dia do hospital.

Para isso, foram criados dois casos de uso para cada um dos procedimentos

supracitados, implementando as mudanças para a eliminação prévia de informação

excedente para o GADSA e com as mudanças necessárias.

95

Ilustração 22 Diagrama de caso de uso de um óbito no Hospital de Braga

96

Ilustração 23 Diagrama de caso de uso de Óbito fora do Hospital de Braga

A fase acrescentada para os dois casos, foi a “Seleção e avaliação dos documentos

contidos na capa Processo Clínico” antes do envio para a GADSA. Esta avaliação não é

realizada, o que leva ao envio de informação excedente para a GADSA, e tal envolve custos de

97

armazenamento. Realizada esta avaliação da informação é possível reduzir custos, uma vez que

é pago à GADSA cada folha. Por outro lado, há uma maior consciencialização por parte dos

funcionários do arquivo clínico em relação ao procedimento e à legislação imposta relativa à

informação clínica.

5. Avaliação do Arquivo Radiológico – o papel atual das películas radiológicas

Um dos grandes problemas colocados no hospital de Braga, é compreender o papel na

atualidade das películas radiográficas. A evolução da radiologia convencional levou ao sistema

filme + ecrã intensificador, que, associada, deu origem à deteção, à visualização e ainda ao

armazenamento da informação. A introdução de dispositivos que permitem a aquisição de

imagens radiológicas digitais, sem a utilização de filme radiológico, associada às capacidades

dos atuais computadores e a outros meios, deram origem à radiologia digital (Felício C,

Rodrigues V, 2010).

Devido à evolução das tecnologias de informação, começou-se a equacionar soluções

alternativas à película. E o problema das películas ganha nova ênfase com a chegada do PACS.

O PACS é um sistema de arquivo e distribuição de imagem digital, baseados em redes

informáticas e de computadores, utilizados, em primeira análise, nas áreas de radiologia /

imagiologia para arquivo de imagens, de equipamentos de imagem médica digital (tomografia

computorizada (TC), radiologia computorizada (CR), ressonância magnética (MR), etc.). As

imagens adquiridas pelos equipamentos podem ser armazenadas em formato digital, pós-

processadas com recurso a ferramentas específicas e distribuídas com um relatório

imagiológico, para qualquer local da instituição de saúde ou mesmo para o exterior

desta.(Martins,2004)

Quando o PACS é usado, em vez de radiografias de cópia impressa, que devem ser

processadas, carregadas, visualizadas, transportadas e guardadas, as imagens digitais em

cópias eletrónicas, são processadas com a ajuda de um computador, vistas num monitor e

guardadas electronicamente. (…) Os médicos podem ver essas imagens radiológicas a partir do

computador pessoal em qualquer lugar. (Bontrager; Lampignamo, 2015)

Esta possibilidade de se visualizar radiografias em meio digital, faz com que as

películas radiográficas deixem de ter utilidade.

Tabela 22 Vantagens e Desvantagens do PACS (Adaptado Martins (2004))

Vantagens Desvantagens

Melhoria na acessibilidade dos médicos aos

resultados dos meios complementares de

Os custos de investimento são bastante

elevados e a maioria das vezes não se faz

98

diagnóstico, uma vez que é possível a consulta

num vasto número de pontos de acesso

distribuídos pelo hospital;

uma aferição clara entre o que se investe e o

que se pode recuperar;

Aumento da eficiência no relato de exames com

imagens em cópia eletrónica (comparando com

imagens em cópia impressa).

Dificuldade na operação de sistemas

informáticos, por parte de alguns

profissionais de várias classes envolvidas

nos processos de execução de exames,

diagnósticos e relatórios, assim como na

posterior consulta de resultados.

Redução radical no espaço físico gasto para o

armazenamento das imagens médicas

associadas a cada utente;

Economia de consumo de películas, com

poupanças ecológicas associadas;

Possibilidade de partilha de informação de

imagens médicas por qualquer via de dados,

onde se inclui a rede de informação da saúde

(RIS) – visualização simultânea de imagens em

múltiplos lugares.

Redução do tempo geral de execução de

exames, principalmente de radiologia

convencional, pela melhoria do fluxo de

trabalho e de informação da radiologia e dos

serviços que incorporem a captura de imagem

médica para PACS em complemento com um

sistema de gestão de radiologia (RIS);

Redução do tempo de diagnóstico, que por

métodos automáticos de processamento,

facilitam o trabalho do médico e simplificam o

processo de diagnóstico;

Redução significativa do tempo total desde a

requisição do exame até à sua disponibilização

junto do médico;

Aumento da segurança, uma vez que o número

de pessoas envolvidas nos processos de

realização dos exames se reduz, para além de

que a informação fica armazenada de forma

mais segura que o papel ou película

convencional.

99

A introdução de novas tecnologias de informação, como é o caso do PACS, no campo

da imagiologia, circunscreve uma profunda redefinição da atividade radiológica, ao nível da

arquitetura e da distribuição do trabalho dos administrativos. Para tal, desenvolveu-se um

questionário com os profissionais envolvidos no departamento de imagiologia com o objetivo

de avaliar a adaptabilidade dos técnicos de radiologia às novas tecnologias, conhecer algumas

vantagens e desvantagens identificadas pelos técnicos de radiologia das TIC nesta área.

O questionário encontra-se no Anexo 2. A partir da análise dos resultados do

questionário será possível avaliar e refletir de forma crítica sobre o papel das TIC e das películas

radiográficas no dia-a-dia do Hospital de Braga, os diferentes fatores envolvidos no processo de

implementação dos sistemas de informação em ambiente hospitalar e contribuir para promover

uma maior consciencialização para esta problemática.

É um estudo descritivo. A população é composta pelos técnicos de radiologia que

exercem funções no hospital de Braga. A amostra foi constituída por 26 técnicos de radiologia

provenientes Hospital de Braga. A recolha de dados foi realizada através de um questionário

estruturado em vinte e duas perguntas. Sendo que duas perguntas são destinadas a caracterizar a

amostra, os anos de serviço e género. As restantes são constituídas por afirmações destinadas a

avaliar o nível de concordância e discordância dos técnicos radiologistas em relação à

implementação das novas tecnologias e às suas vantagens/desvantagens e perceber o nível de

satisfação com a utilização de sistemas de informação.

5.1. Resultados

Em 26 técnicos radiologistas, 19 (73%) são do sexo feminino e 7 (27%) são do sexo

masculino.

No que diz respeito aos anos de serviço, constata-se que estes variam entre 1 e 30. A

média de anos de serviço é de 11,84 ± 7,41 anos. Através do desvio-padrão com um valor de

7,41, a amostra apresenta uma dispersão considerável a nível dos anos de serviço, existem

pessoas com muitos anos de serviço e outras com poucos anos de serviço.

Tabela 23 Média, Mediana, Moda, Desvio-padrão, Intervalo, Mínimo, Máximo e Contagem

Coluna1

Média 11,84615

Mediana 10

Moda 6

Desvio-padrão 7,406442

Intervalo 29

Mínimo 1

100

Máximo 30

Contagem 26

A partir do valor da mediana, conseguiu-se constatar o valor central dos anos de serviço

desta amostra, sendo 10 anos de serviço. Para conseguir perceber se existe maior ou menor

adaptabilidade dos técnicos radiologistas às aplicações informáticas de acordo com os anos de

serviço, utilizou-se o valor da mediana para tais inferências. A partir da resposta dos inquiridos

a 8 questões diretamente relacionadas com as melhorias no serviço trazidas pelas aplicações

(ver anexo 2). De seguida, os dois gráficos irão representar as diferenças obtidas pelos

inquiridos para as 8 questões seleccionadas com mais de 10 anos de serviço e com menos de 10

anos de serviço.

Ilustração 24 Distribuição das respostas aos inquiridos com menos de 10 anos de serviço

101

Ilustração 25 Distribuição das respostas aos inquiridos com 10 ou mais anos de serviço

Comparando os dois gráficos, podemos verificar que os inquiridos com 10 ou mais anos

de serviço colocaram como opção de resposta “Não concordo nem discordo” com mais

frequência do que os inquiridos com menos de 10 anos de serviço. Tal revela pouco

reconhecimento dos benefícios a nível da execução dos exames, melhor planeamento das

atividades, maior produtividade, melhoria da qualidade das imagens e aumento do tempo útil e

eficácia na realização dos exames trazidas pelas aplicações informáticas. Por outro lado, pode –

se inferir maior resistência à adaptação às novas tecnologias.

No entanto, de uma maneira geral, os técnicos radiologistas reconhecem as melhorias no

serviço prestado que advieram das aplicações informáticas. As três primeiras afirmações,

revelaram elevada concordância. A afirmação 1, “Rapidez na execução dos exames”, no gráfico

respeitante aos técnicos radiologistas com menos de 10 anos de serviço (Ilustração 20),

revelaram que 70% concordavam totalmente com a afirmação e 30% concordavam. No caso dos

técnicos radiologistas com 10 ou mais anos de serviço, 37,5% concordaram totalmente com a

afirmação, 25% concordam e 25% não concordam nem discordam e 12,5% discordam com

a afirmação. A afirmação 2, “Melhor planeamento das atividades”, 60% dos técnicos

radiologistas com menos de 10 anos de serviço concordam com a afirmação, 30% concordam

totalmente e 10% não concorda nem discorda. No caso dos técnicos radiologistas com de 10

ou mais anos de serviço, 37,5% concordam totalmente, 31,25% concordam, 18,75% não

concordam nem discordam e 12,5% discordam.

No que concerne à afirmação 3, “ Maior produtividade”, 37,5% dos técnicos

radiologistas com 10 ou mais anos de serviço concordam totalmente e 31,25% concordam, no

entanto, existem 6,25% que discordo e 6,25% que discordam totalmente. No caso dos técnicos

radiologistas com menos de 10 anos de serviço 60% concordam totalmente com a afirmação.

102

A questão 16, afirmava o seguinte: “Melhoria na qualidade do serviço”. As respostas a

esta questão foram bastante favoráveis no que respeita às melhorias trazidas pelas aplicações

informáticas ao serviço de imagiologia. Nos técnicos radiologistas com menos de 10 anos de

serviço, 60% responderam que concordavam com a afirmação, 30% concordavam totalmente e

10% não concordavam nem discordavam. No caso dos técnicos radiologistas com 10 ou mais

anos de serviço, 43,75% responderam que concordavam totalmente, 31,25% responderam que

concordavam, 18,75% não concordam nem discordam e 6,25% discordam com a afirmação.

No que respeita às afirmações relacionadas com a interoperabilidade, nomeadamente a

afirmação 15 “Falhas na interação com outros sistemas informáticos” e afirmação 18, “Troca de

informação com outras instituições facilitada”, as respostas foram claras e demonstraram que a

interoperabilidade é uma componente que tem de ser trabalhada, pois à afirmação 15, 42,30%

dos técnicos radiologistas responderam que existiam falhas na interação com outros sistemas

informáticos. À afirmação 18, “Troca de informação com outras instituições facilitada” as

respostas voltam a revelar falhas na questão da interoperabilidade, pois 11,54% discordam

totalmente com a afirmação e 30,70% discordam. No entanto, afirmação 17 “Acessibilidade das

imagens em todo o hospital”, as respostas à afirmação 17, revelaram que 50% concordam

totalmente e 34,61% concordam, ou seja, é possível aceder às imagens em todo o hospital.

Ilustração 26 Distribuição das respostas dos inquiridos à afirmação 15 do questionário

103



Atualmente, as películas não são utilizadas no hospital de braga, são somente pedidas

para duas especialidades endocrinologia e neurocirurgia. No entanto, o questionário agregava

duas questões acerca da redução dos custos em materiais com a chegada das aplicações

informáticas. Analisando a questão 4 e 5, verifica-se que 46% dos técnicos radiologistas

concordam totalmente com a afirmação 4 e 27% concorda com a afirmação. No que concerne à

afirmação 5, 46% concorda totalmente com a afirmação e 31% concorda com a afirmação.

No que respeita à afirmação 12, “Melhoria da qualidade média das imagens”, os

resultados foram unânimes, tanto nos técnicos radiologistas com 10 ou mais anos como nos com

menos de 10 anos de serviço, pois ambos responderam em maioria que concordavam e

concordavam totalmente com a afirmação. 50% dos técnicos radiologistas com 10 ou mais anos

de serviço responderam que concordavam totalmente com a afirmação e 25% concordaram.

104

70% dos técnicos radiologistas com menos de 10 anos de serviço concordam com a afirmação e

20% concordaram totalmente.

5.2. Discussão dos resultados

Este estudo permitiu constatar que a maioria dos profissionais têm consciência do papel

relevante que as aplicações informáticas trouxeram ao serviço de imagiologia. Atualmente é

necessário haver uma adequação das novas tecnologias às exigências crescentes da sociedade no

contexto da saúde.

As aplicações informáticas, como é o caso do PACS, constituem uma componente

indispensável de suporte e apoio à tomada de decisão. A partir da introdução destas

aplicações, as películas radiológicas ganharam um papel secundário no dia-a-dia do serviço de

imagiologia. Estas encontram-se armazenadas no arquivo clínico, no entanto, desde a introdução

do PACs que não são realizados pedidos destas para consultas, pois os exames são acedidos a

partir do sistema informático.

No Hospital de Braga as especialidades que pedem as películas radiológicas são

endocrinologia (Grupo Hipófise) e neurocirurgia. Estas especialidades têm uma consulta por

semana. Foi realizado o levantamento do número de pedidos de películas radiográficas para

estas consultas nos meses de Janeiro a Março de 2017, como se pode observar no gráfico

seguinte.

Ilustração 29 Películas radiográficas pedidas nos meses de Janeiro a Março de 2017

Os números de películas radiográficas acumuladas, atualmente, no arquivo clínico são

oriundas do exterior, nomeadamente, o SMIC, Campos Costa e CUF. Estes exames são

realizados no exterior quando o hospital não tem capacidade de os fazer. As películas

radiográficas armazenadas no arquivo clínico são referentes a utentes desde 1992.

A legislação define que as películas são de conservação permanente, no entanto, os

documentos definidos para conservação permanente na sua maioria são de importância elevada

105

ao longo do tempo. Tal não acontece no caso das películas, estas atualmente não têm um papel

presente no dia-a-dia do hospital, encontram-se armazenadas, no hospital de Braga e na

GADSA, tal acarreta custos.

6. A interoperabilidade interna no Hospital de Braga e nas suas principais aplicações

6.1. Interoperabilidade

A interoperabilidade é definida por Marcondes e Sayão (2011, in Farinelli, Silva,

Almeida, 2013) como a possibilidade do utilizador procurar recursos informacionais

heterogéneos, armazenados em diferentes locais de uma rede, utilizando-se uma interface única

e sem necessidade de conhecimento sobre como os recursos estão armazenados.

Atualmente, no setor da Saúde, há cada vez mais a necessidade de integrar dados

provenientes dos vários sistemas de informação que durante anos constituíram um verdadeiro

conjunto de ilhas sem qualquer interoperabilidade entre eles. Tal, leva, entre muitos outros

fatores, a uma ineficaz, lenta e fragmentada tomada de decisão. Não se pode considerar um SI

eficaz, e de alta qualidade de prestação de cuidados sem que os profissionais de saúde tenham

acesso a informação relevante e completa de diagnóstico e terapêutica, para poder tomar

decisões informadas.

É importante, por isso, prover os profissionais de saúde com informação adequada, já

que esta tem uma importância significativa nas opções tomadas (Maldonado, Robles et al.

2003). Por isso, é colocada ênfase nas vantagens de possuirmos mais informação no momento

de tomada de decisão (Berner and Moss 2005) (Detmer 2000).

Assistimos, por outro lado, a uma forte agregação das organizações de saúde que se têm

vindo a encaixar numa realidade de prestação de cuidados muito diferente daquela que existia

há alguns anos e que está em permanente mutação. Esta tendência é o resultado das pressões dos

custos crescentes e competitividade, obrigando os SI existentes a uma forte adaptação (Teich

1998).

Neste contexto, deveremos redesenhar os processos para que os profissionais possuam

uma visão abrangente da informação no ponto de prestação de cuidados (Maldonado, Robles et

al.2003).

Repensar os SI é uma tarefa inevitável, já que os cuidados partilhados, à luz de

umamedicina moderna, podem ser substancialmente melhorados, se existir partilha de

informação (Maldonado, Robles et al. 2003). Ou seja, é necessária uma partilha de informação

efectiva entre todos os profissionais, de uma forma simples, rápida e eficaz, já que se a

informação não for correcta ou completa, não tem utilidade para a tomada de decisão,

investigação, estudos estatísticos ou definição de políticas de saúde (Marcos da Silveira 2008).

106

Por isto, a qualidade a informação registada no EHR é de extrema importância (Häyrinen,

Saranto et al. 2008).

Existem inúmeras vantagens que a interoperabilidade pode proporcionar, daí ser um

tema em enfoque emergente nesta área.

As vantagens da interoperabilidade na saúde passam por:

Melhor qualidade de serviços prestados ao doente;

Redução de erros médicos e duplicações;

Redução de custos;

Reduz custos com investigações de diagnósticos desnecessários;

Maior segurança para os doentes;

Melhor integração dos processos em saúde;

Utilização de funcionalidades de valor acrescentado dos diferentes SI;

Redução dos papéis nos processos;

Aumento da eficiência no trabalho;

Melhor controlo administrativo;

Maior satisfação do doente;

Melhor colaboração entre instituições de saúde;

Melhor apoio à decisão;

Gestão clínica e administrativa mais eficaz;

Redução de tempos de espera;

Prevenção de efeitos adversos;

Prevenção da realização de MCDT desnecessários;

Melhoria da qualidade de dados;

Melhoria da partilha e fluxo de dados;

Um melhor acesso aos dados;

Melhor utilização dos recursos;

Melhor partilha de conhecimento;

Redução de ações canceladas.

No entanto, existem inúmeros desafios na integração dos diferentes sistemas de informação,

segundo debatem-se com:

O acesso à informação é descentralizado em vários sistemas de informação;

As interfaces de integração variam drasticamente de sistema para sistema;

O número de interfaces do sistema aumenta geometricamente conforme o número de

sistemas relacionados aumenta. Portanto, multiplicando a complexidade a uma extensão

incontrolável que aumentaria o custo total de integração.

107

Pode estar relacionado com fontes de informação manipuladas pelos sistemas, os quais

podem apresentar diferenças sintáticas, estruturais ou semânticas.(Seth (1999) in

Farinelli, Silva, Almeida, 2013)) Cruz (2005, in Farinelli, Silva, Almeida, 2013) ,

defende que a questão sintática diz respeito ao uso de diferentes modelos ou linguagens,

a questão estrutural está relacionada a divergências entre as estruturas de dados

adotadas por cada sistema, e a questão semântica remete à adoção de interpretações

divergentes para a informação partilhada entre os sistemas.

Quando se pretende que dois ou mais Sis colaborem, é preciso que possam interoperar. Isso

envolve capacidade de comunicação, de troca de informações, de uso de operações mutuamente,

de forma independente das arquiteturas, plataformas e semânticas utilizadas. Os problemas de

integração também se revelam noutros níveis que extrapolam o SI e abrangem variáveis

contextuais (…) (Farinelli, Silva, Almeida, 2013).

Na área da saúde, existem vários conjuntos de dados, tais como registos médicos do

paciente armazenados em bases de dados, imagens médicas, casos clínicos ou conselhos do

doutor conservados como originais, e outro vídeo ou imagens. Os sistemas de informação

médica, como o HIS (Sistema de Informação Hospitalar), RIS (Sistema de Informação

Radiológica), PACS (Sistema de Arquivo e Comunicação de Imagens) entre outros., são

utilizados para gerir estes variados dados médicos em hospitais ou departamentos diferentes.

Estes sistemas são distribuídos e heterogéneos. Eles estão espalhados por diferentes hospitais e

vários departamentos dentro de um hospital. Os dados dentro destes sistemas são de propriedade

de diferentes médicos, inspetores, enfermeiros ou pacientes. Eles não podem ser alterados ou

lidos por outras pessoas. (Zheng et al., 2008, in Nugawela, 2013)

Isso leva à falta ou contradição de informações no ponto de atendimento. Isto provoca o

tratamento insatisfatório dos pacientes devido à tomada de decisão médica desinformada e

desfragmentada. (Nugawela, 2013)

Inúmeros sistemas clínicos e administrativos numa organização de saúde devem trabalhar

em conjunto de forma plena para um desempenho ideal e eficaz. Mas isso não acontece uma vez

que, a maioria dos sistemas provenientes de vários fornecedores não comunicam entre si de

forma eficaz. A maioria dos dados de cuidados de saúde, seja em papel ou formato eletrónico,

estão presos em várias “ilhas” de dados e em vários produtos de diferentes fornecedores. Como

resultado, um paciente pode ter um médico ou sistema de saúde com um EHR avançado, mas se

esse paciente necessitar de cuidados noutro lugar, há pouca probabilidade a informação desse

sistema avançado estará acessível quando for necessário (Hersh, 2009 in Nugawela(2011)).

108

Todos os dados relacionados aos cuidados de saúde do paciente estão localizados em

diferentes hospitais ou diferentes departamentos de um hospital. Cada unidade pode usar

diferentes plataformas de hardware e software, os dados médicos também podem estar em

vários formatos. Não há apenas um tremendo volume de arquivo de imagem, mas também

muita informação médica, como registos médicos, relatórios de diagnóstico e casos com

diferentes definições e estruturas no sistema de informação. As heterogeneidades devem ser

salvaguardadas e um padrão unificado de acesso padrão deve ser projetado para os

utilizadores. (Zheng et al., 2008 in Nugawela, 2013) Há, portanto, uma necessidade de

integração de dados nos cuidados de saúde. Mas, muitas dificuldades surgem quando se

tenta integrar dados fragmentados.

A integração de informações médicas a partir de vários conjuntos de dados

fragmentados exige que cada organização siga padrões de interoperabilidade comumente

aceitos. Este é outro desafio enfrentado pelo domínio médico. As tentativas de integração de

dados médicos falham principalmente não por incompetência técnica, mas devido a várias

outras razões, como a indisponibilidade de políticas e a resistência de médicos para se

adaptarem às últimas tecnologias. A relação forte entre a fragmentação dos dados e a falta

de padrões de interoperabilidade tem sido relatada em muitas publicações. (Nugawela,

2013)

Ilustração 30 Diferentes dados na saúde (Nugawela, 2013)

109

6.2. Cooperação entre os diferentes profissionais e especialidades envolvidos/as no

Hospital de Braga

No hospital de Braga existem diversas aplicações para responder às especificidades de

cada especialidade como se pode observar no anexo 1. No entanto, nem todas as aplicações

são interoperáveis com o GLINTT. Tal, faz com que não haja um acesso pleno por todas as

especialidades ao histórico dos utentes. As razões levantadas para este problema foram:

Algumas aplicações não funcionarem com o HL7;

Custos de licenciamento (por exemplo: Astraia);

Aplicações obsoletas.

O hospital de Braga utiliza o standard Health Level Seven (HL7).

HL7 family of standards is one of the most widely discussed and used application data

Exchange standards in the health information technology industry. The family consists of

several standards, namely HL7 v2.x, HL7 v3, Clinical Document Architecture (CDA), and

continuity of care document (CCD), and so on. These Standards are widely used worldwide by

healthcare application providers. HL7 is a not-for-profit, ANSI-accredited standards developing

organization. It is dedicated to providing a comprehensive framework and related standards for

exchange, integration, sharing, and retrieval of eletronic health information. It also works for

supporting clinical practices, delivery, and evaluating of health services (Pradeep K. Sinha, et

al., 2012).

Para além do HL7, utiliza-se o standard DICOM (Digital Imaging and Communications

in Medicine). Este é o padrão internacional para troca de imagens médicas, que define os

formatos em que as imagens médicas podem ser trocadas, bem como os respetivos dados para o

uso clínico.

Com o aumento das modalidades de imagem digital, ou seja, exames médicos nos quais

o arquivo de imagens médicas é feito com o auxílio de computadores, como sendo a tomografia

por emissão de positrões (PET), a ressonância magnética (MRI) ou as mais comuns tomografias

computorizadas (CT), mas que agora produzem mais e melhores imagens, como é o caso de um

TC de 64 cortes, capaz de produzir milhares de imagens médicas em escassos segundos, assim

como reconstruções 3D, incapazes de ser visualizadas em outros suportes que não o

informático, houve a necessidade de formalizar uma norma para o arquivo e

transmissão de imagens médicas, o standard DICOM. (Martins, 2004)

No ano de 1985, o American College of Radiology (ACR) e a National Electrical

Manufacturers Association (NEMA) publicaram uma norma que visava o formato e a

transmissão de dados de imagens médicas, independentes dos fabricantes de produtos médicos.

Uma nova versão surgiu em 1988.

Em ambas as versões, as transferências de dados eram definidas para ligações ponto-a-

110

ponto, ou seja que um ambiente de comunicação de rede não se encontrava definido. O ACR e a

NEMA completaram recentemente a terceira versão da norma, à qual foi dado o nome de

DICOM v3.0. Esta última versão tem sido a que se encontra amplamente em uso desde 1993.

Com a melhoria significativa das capacidades de armazenamento dos sistemas informáticos e

das redes de distribuição de informação tornou-se possível o arquivo histórico e a distribuição

de imagens médicas utilizando as normas DICOM, constituindo assim os já conhecidos sistemas

PACS. (Martins, 2004)

O formato é atualmente utilizado em quase todos os sistemas de radiologia, imagem,

cardiologia e radioterapia, entre outros.

Ambos permitem a troca de informação clínica, possibilitando a reutilização da

informação.

Martins (2004) enumera alguns aspetos para que se torne possível a correta integração

das aplicações constituintes do sistema de informação hospitalar (HIS) é necessário

salvaguardar a:

Existência de um sistema externo às aplicações, que permita a autenticação e gestão dos

utilizadores dos vários sistemas num único ponto. A autenticação dos utilizadores, por

parte de um sistema externo, permite que um dado utilizador digite o seu nome de

utilizador e password apenas uma vez, podendo a partir desse ponto aceder de forma

transparente a computadores e aplicações constituintes do HIS, aos quais tem direito;

Todos os sistemas devem comunicar dados e eventos, eficazmente, utilizando interfaces

normalizadas e não proprietárias. Tome-se o exemplo da identificação de um paciente

que pode chegar a ser necessária digitar em todas as aplicações existentes, por não

haver uma forma eficaz de partilha de informação entre os sistemas;

Sincronização entre aplicações que proporcionam informação diferente acerca de um

mesmo paciente, mas desta vez ao nível do utilizador (alto nível). Por exemplo, que seja

possível interagir com dois sistemas que proporcionem dados de exames médicos e

dados laboratoriais, simultaneamente, sem ter de “fazer login” e procurar o paciente em

ambas. Com o objectivo de facilitar a integração de aplicações ao nível da utilização, o

CCOW (Clinical Context Object Workgroup) [6] é um standard focado no utilizador

final, que complementa o ênfase do HL7 na troca de dados e fluxo de informação

empresarial. Utilizando uma técnica designada gestão de contexto, a experiência do

utilizador clínico é a de interagir apenas com uma aplicação, mesmo quando na verdade

esteja a utilizar várias aplicações independentes em vários sistemas, cada qual com a

sua interface nativa;

Todos os sistemas do HIS (Sistema de Informação Hospitalar) sejam executáveis em

ambiente multi-plataforma, ou seja em tipos diferentes de computadores e de sistemas

operativos;

111

O facto do pessoal médico conseguir aceder à distância de um clique é uma realidade

possível no entanto ainda não ocorre atualmente. A possibilidade dos profissionais de saúde

conseguirem consultar a informação completa dos utentes sem ter que aceder a várias aplicações

existentes por especialidade ou recorrer em último recurso ao pedido do processo clínico em

papel tornaria tomar decisões atempadas e de forma eficaz e eficiente.

112

7. Conclusões

O avanço das tecnologias exponencial proporcionou o crescimento e procura da

informação em meio digital. No entanto, esta passagem para o digital envolve muitos contornos.

No contexto hospitalar a passagem para o meio digital, implicou uma mudança de tarefas,

rotinas, modos de trabalho e da gestão da informação clínica. Esta mudança por não ter sido

feita na base de uma formação atenta e presente, levou a inúmeros erros no âmbito da gestão da

informação. Isto leva, a que muitas das decisões tomadas no âmbito da mudança do papel para o

digital, tenham consequências graves no futuro, no que concerne, por exemplo à preservação

digital.

A informação em papel está a ganhar um papel cada vez mais secundário, atualmente no

hospital de Braga o processo clínico em papel é pedido por cada vez menos especialidades e o

acesso à informação clínica é realizada na sua maioria em meio digital. É criada uma

necessidade de se perceber quais as medidas corretivas a tomar no sentido de alcançar o acesso

a informação clínica completa num só ponto. Para tal, é necessário criar procedimentos

completos e com todas as especificidades tornando possível todos os funcionários

administrativos, médicos, enfermeiros, administração estar a par do que deve e como devem ser

realizadas as suas tarefas no que concerne à digitalização, armazenamento, da legislação (o que

deve ou não ser eliminado).

O estudo baseou-se em quatro pontos de elevado interesse para o Hospital, a

digitalização, os documentos em custódia externa, a interoperabilidade e o arquivo radiológico.

Estes pontos foram analisados e foi realizado um planeamento das atividades e procedimentos

de acordo com o ciclo da gestão da informação.

O tema da digitalização levantou desde logo inúmeros problemas, uma vez que a

informação clínica era digitalização sem estar baseada em procedimentos que especificassem de

forma clara e coerente todos os passos a ter em conta, para tal foi criada um guia de

digitalização onde agrega as especificações a ter no momento da digitalização de acordo com as

tipologias documentais, propostas de melhorias no GLINTT na fase da inserção de

metainformação, a nível do armazenamento e descrição dos scanners existentes em comparação

com as necessidades de digitalização. Por outro lado, um dos pontos que terá que ser levado a

cabo é a digitalização da informação retrospectiva, pois para se alcançar o processo clínico

completo em meio digital é necessário toda a informação que se encontra em papel constar no

GLINTT.

O caso dos documentos em custódia externa, é um dos problemas sentidos, uma vez que

envolvem elevados custos para o hospital. Após a análise dos ficheiros excell enviados pelo

GADSA com as listagens completas de todos os documentos armazenados, foi possível

perceber que muita documentação é respeitante ao Hospital de São Marcos, e muita informação

113

foi enviada sem uma seleção e avaliação de acordo com a portaria 247/2000. Feita a análise foi

elaborado um quadro em consonância com a portaria 247/2000 da informação que podia ser

eliminada. No entanto, para que não continue a ser enviada informação sem valor arquivístico

para o GADSA, foram reformulados dois procedimentos, o procedimento relativo à atuação em

caso de óbito e relativo aos documentos a digitalizar e eliminar.

A nível das películas radiológicas, é claro que o seu papel no hospital de Braga é

secundário, no entanto a sua conservação é permanente, tal faz com que os custos de

armazenamento e ocupação de espaço prevaleçam. No entanto, olhando para a sua utilização

não é justificável estes custos, uma vez que as películas não são utilizadas. São somente

utilizadas por um médico que está em duas especialidades: neurocirurgia e endocrinologia. As

restantes especialidades visualizam os exames pelo PACS e GLINTT.

A partir do questionário, tornou possível inferir que os técnicos radiologistas com

menos de 10 anos de serviço têm uma maior consciência e dos benefícios que advieram das

aplicações informáticas, os técnicos com mais de 10 anos de serviço demonstraram maior

indecisão, pois em muitas questões relativas ao âmbito técnico da aplicação PACS colocaram

com maior frequência a opção “Não concordo nem discordo”. No entanto, no âmbito geral,

ambos os grupos de técnicos radiologistas demonstraram que o PACS veio trazer melhorias

na qualidade do serviço.

A questão da interoperabilidade é bastante complexa, uma vez que envolve muitos

fatores. O facto de se utilizar diversas aplicações informáticas e algumas não interoperáveis com

o sistema central, o GLINTT, faz com que não haja eficiência e eficácia no acesso à informação

clínica completa do utente, tal informação encontra-se repartida por diversas aplicações. Tal, faz

com que o ideal do processo clínico electrónico único se torne uma utopia.

Em termo de conclusão, é importante salientar que alguns destes problemas se devem

não só a uma desintegrada política de gestão de informação, envolvida por procedimentos pouco

claros e desactualizados da realidade digital como da própria cultura. Durante o tempo em que

este projeto foi realizado foi possível perceber que a cultura é um dos fatores de entrave às

mudanças, pois em larga escala o pessoal médico, funcionários administrativos têm elevados

anos de serviço e sofreram uma mudança das suas rotinas e tarefas com a implementação do

GLINTT, das aplicações informáticas por especialidade e a necessidade “imposta” de acreditar

que o papel está em descrédito e a informação em meio digital é que é eficaz e benéfica. No

entanto, esta mudança tinha que ser feita na base numa formação presente, pois quando esta

formação não existe ou é pouco acompanhada causa situações de inflexibilidade,

conservadorismo e rigidez à mudança. Por outro lado, a legislação na saúde causa muitos

entraves á eliminação de informação clínica em papel, e na atualidade, com os avanços

tecnológicos sentidos na área da saúde não se justifica. Apesar da informação se encontrar em

meio digital, há cada vez mais soluções e iniciativas para a autenticidade, fidedignidade da

114

informação não estar comprometida. E com estes avanços é necessário olhar para a informação

em meio digital como autêntica no âmbito legal.

Outro fator relevante, para assegurar que os hospitais levem a cabo uma gestão da

informação em meio digital e próxima da realidade do processo clínico eletrónico (PCE) são os

incentivos financeiros. Devem ser legisladas mais medidas à promoção de incentivos para a

utilização mais ampla das soluções eHealth. E através destes incentivos se torne possível a

interoperabilidade interna e externa (entre hospitais a nível nacional por exemplo). E por último,

os standards, pois são utilizados diversos standards, os procedimentos de standards a nível

organizacional são desintegrados e os standards são usados principalmente para troca de dados

dentro de uma única instituição sem haver uma preocupação atual para a troca de informações

entre hospitais.

Para soluções eHealth como o PCE serem possíveis existir na sua plenitude é necessário

que todas as propostas acima sejam executadas. Deve ser levada a cabo uma visão holística e

tomar decisões para reengenharia e adaptar a legislação à atualidade, deve ser encontradas novas

soluções a problemas como a adotação de standards e fornecimento de soluções interoperáveis.

E levar a cabo iniciativas que não sejam isoladas.

115

8. Referências Bibliográficas

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119

Anexo 1 – Levantamento das aplicações informáticas existentes no hospital de Braga

Designação Àrea, Sector ou

departamento que utiliza Construtor Implementador Criticidade

Base de

Dados Licenciamento

Descrição geral da aplicação

(o que faz) Dados que trata Dados que trata

RHV – status - retirado Recursos Humanos e

Vencimentos ACSS - Baixa -

Sistemas antigos do Hospital S. Marcos (sistemas clínicos e administrativos). Sistemas continuam ativos para consulta de histórico.

SAM status - retirado

Software de Apoio ao

Médico (internamento,

urgência, consulta, processo

clínico, bloco operatório,

hospital de dia, receita

médica para o exterior)

ACSS - Baixa -

SONHO status -

retirado

Sistema Informação para

Gestão de Doentes ACSS - Baixa Oracle -

SAPE Software de Apoio à Prática

de Enfermagem ACSS - Baixa -

Auditor Codificação Clinica ACSS ACSS Média -

HS-Rádio Software de apoio á

Imagiologia GLINTT GLINTT Alta Oracle

11 x Imagiologia

(RADIO)

5 x Medicina Nuclear

5 x Gastro

Licenças por posto de

trabalho

Sistema que permite uma gestão centralizada de todo o workflow de exames desde a admissão passando pela integração com sistemas PACS, gestão técnica da execução dos exames, captação de imagem e vídeo, validação de relatórios, relato de voz, integração com sistemas de reconhecimento de voz e gestão da entrega/ disponibilização de relatórios.

Dados administrativos, dados clinicos e relatórios de MCDT.

HS-Urgência Software suporte ao

funcionamento da Urgência GLINTT GLINTT Alta Oracle 10 gabinetes médicos

Sistema que permite gerir todo o circuito de uma Urgência Hospitalar, cobrindo àreas como admissão, triagem e registo e definição de plano para o doente e alta clinica e administrativa de um episódio de urgência.

Dados administrativos e clinicos e relatórios de alta.

HS-Sibas

Sistema de Informação de

Dadores de Sangue. Imuno-

hemoterapia

GLINTT GLINTT Média Oracle 8 licenças por posto

de trabalho

Sistema que permite controlar toda a informação administrativa, laboratorial e clinica relativa a dadores, recetores e gestores de stocks

Dados administrativos, dados laboratoriais e clinicos;

120

garantindo assim uma melhor gestão do serviço de Imunohemoterapia.

HS-GH

Gestão Hospitalar e

Doentes. Utilizado pro todas

as áreas administrativas do

Hospital de Braga

GLINTT GLINTT Alta Oracle

Licenciado em função

do volume de camas

activas.

Solução que disponibiliza as ferramentas necessárias ao Atendimento ao Doente, permitindo o registo da atividade de todas as àreas funcionais cobrindo àreas como Consulta Externa, Urgência, Internamento e Bloco Operatório.

Dados demográficos e registo da atividade assistencial.

HS-FACTUS Gestão de Facturação GLINTT GLINTT Alta Oracle


do volume de camas

activas.

Sistema dotado das regras de faturação (pública e privada) bem como garantir o reporting necessário e imposto pelas EFR’s.

Tem por base toda a atividade proveniente do HS-GH aplicando as regras definidas em

termos de faturação.

HS-Eresults Sistema de arquivo de

documentos. GLINTT GLINTT Alta Oracle


do volume de camas

activas.

Solução de arquivo centralizado de resultados clínicos, que permite a sua distribuição e divulgação junto dos intervenientes clínicos. O eResults permite o arquivo de resultados clínicos nos mais variados formatos: PDF, DOC, texto simples, resultados analíticos.

Arquivo de resultados clínicos nos mais variados formatos: PDF, DOC, texto

simples, resultados analíticos.

HS-EPR


Médico (Processo Clinico

Electrónico)



do volume de camas

activas.

Solução que garante uma melhor eficiência no acesso à informação, maior rapidez e facilidade no registo de dados permitindo assim uma maior proximidade com o doente.

Dados demográficos e clinicos do doente. A informação clinica pode ser efetuada em

texto livre ou através de formulários.

HS-INTF Módulo de interfaces GLINTT GLINTT Alta Oracle


do volume de camas

activas.

Interfaces HL7 que visam a integração com diversos SW externos na Instituição Hospitalar

Dados Demográficos, atividade registada nas soluções, dados clinicos e de faturação.

HS-ENF


Enfermeiro. Utilizado por

todas as áreas de

enfermagem do Hospital.



do volume de camas

activas.

Solução que garante o registo clinico relativo à atividade de enfermagem de uma Organização, nomeadamente efetuar a distribuição de doentes, registo da avaliação inicial e registo de administração e confirmação da execução de intervenções.

Dados demográficos e clinicos dos doentes da instituição.

121

HS-SIG

Software para gestão de

indicadores. Utilizado por

todos os Directores/

Responsáveis de Serviço,

em especial os serviços da

área assistencial.

GLINTT GLINTT Baixa Oracle


do volume de camas

activas.

Sistema que permite um acompanhamento transversal da instituição ao nível do Modelo de Gestão/Imposição Legal e Produção (atividade e valorização)

Atividade proveniente de diversos módulos do GlobalCare.

HS-DIET Sistema de Prescrição e

Gestão de Dietas GLINTT GLINTT Alta Oracle


do volume de camas

activas.

Sistema que permite efetuar a gestão do ciclo de dieta do doente garantindo a integação na Prescrição Médica e no Plano de trabalho do Enfermeiro.

Dados demográficos e clinicos.

HS-SGICM-F

Sistema de Gestão Integrado

do Circuito do

Medicamento. Módulo

Farmácia.



do volume de camas

activas.

Permite identificar e rastrear a medicação prescrita e administrada na instituição, contribuindo assim para a diminuição do erro na prescrição, preparação e administração de medicamentos.

Sistema que trata informação relacionada com medicamentos, interações e

formulários.

HS-SGICM-L


do Circuito do

Medicamento. Módulo

Logistica.



do volume de camas

activas.

Gestão global do workflow logístico na instituição, garantindo uma otimização da gestão dos stocks e controlo dos processos de Sourcing/Procurement.

Sistema que trata informação relacionada com stocks e armazéns.

HS-SGICM-P


do Circuito do

Medicamento.Módulo

prescrições.



do volume de camas

activas.

Permite o registo e consulta de informação clínica e terapêutica, permitindo fluidez de informação integrada com os restantes profissionais de saúde intervenientes no circuito do medicamento.

Trata de informação relacionada com receitas.

Interface B-Simple

Interface HL/ entre Glintt e

B-Simple (B.ICU.Care e

B.Anestesic)

GLINTT GLINTT Alta Oracle 1

Interface entre duas aplicações da lista (Glintt e B-Simple). Transfere

informação clinica e administrativa entre as duas aplicações mas não é uma

aplicação por si só mas apenas mensagens trocadas.

Gastro Sistema de registo clinico

dos exames de Gastro GLINTT GLINTT Alta Oracle 5 Postos

A solução Workflow de MCDT permite a gestão centralizada de toda a atividade realizada no serviço de Gastro.

Dados Demográficos, dados clinicos e relatórios especificos para este tipo de

atividade.

Medicina Nuclear Sistema de registo clinico da

Medicina Nuclear GLINTT GLINTT Alta Oracle 7 Postos

A solução Workflow de MCDT permite a gestão centralizada de toda a atividade realizada no serviço de Medicina Nuclear.


atividade.

Interface Mosaiq Interface HL/ entre Glintt e

Mosaiq (Radioterapia) GLINTT GLINTT Alta Oracle 1

Interface entre duas aplicações da lista (Glintt e MOSAIQ). Transfere



122

Nefro Sistema de registo clinico da

Nefrologia / Hemodiálise GLINTT GLINTT Alta Oracle 20 Cadeirões

Solução que permite efetuar planeamento de atividade cíclica, com “predefinição de ações” garantindo uma programação de sessões e grupos de análises

Dados demográficos e clinicos.

Pneumo Sistema de registo clinico

dos exames de Pneumologia GLINTT GLINTT Alta Oracle 5 Postos

A solução Workflow de MCDT permite a gestão centralizada de toda a atividade realizada no serviço de Pneumologia.


atividade.

Interface HEPIC

Interface HL/ entre Glintt e

HEPIC (Controlo de

Infecção)

GLINTT GLINTT Alta Oracle 1

Interface entre duas aplicações da lista (Glintt e HEPIC). Transfere



SpeechMagic Reconhecimento de voz -

Imagiologia Nuance GLINTT Média N.A.

15 licenças por

médico

Sistema de gravação de relatórios de imagiologia em audio para posterior

transcrição pelos administrativos.

Simacardio Sistema de Informação para

Cardiologia. DotLogic DotLogic Alta

SQL

Server 10 licenças

Sistema de registo da atividade clinica da

cardiologia (Consulta Externa, UCI carciologia e exames

(Hemodinamica))

- Dados demográficos dos pacientes: Nome, Data de nascimento, Sexo e Morada (provenientes da Glintt) - Dados clínicos dos exames complementares de diagnóstico : ECG, Ecocardiograma, Prova de Esforço, Holter e MAPA. - Dados clínicos e de dispositivos nas intervenções: Pacemakers, CDI, Hemodinâmica e Electrofisiologia. - Dados clínicos de internamento (tratamentos e fármacos) em cuidados intensivos de Cardiologia. - Relatórios clínicos realizados pelos médicos para todos os actos médicos indicados anteriormente. - Histórico clínico.

Clinidata®XXI Sistema de Informação em

Patologia Clinica Maxdata Maxdata Alta

SQL

Server

Número ilimitado de

licenças

Gestão laboratorial do serviço de Patologia Clínica nas seguintes áreas: ü Pré-analítica ü Analítica ü Pós-analítica

Armazenamento e exibição dos seguintes dados: ü Dados demográficos do paciente ü Dados Clínicos do paciente ü Resultados dos exames clínicos realizados para o paciente

Clinidata®NET Distribuidor WEB de

Análises em suporte Digital Maxdata Maxdata Alta

SQL

Server

Número ilimitado de

licenças

Permite a todos os serviços do hospital visualizarem os resultados dos exames clínicos realizados pelo laboratório.

Não tem armazenamento de dados, Consulta a Base de dados da aplicação Clinidata®XXI. Tem a exibição dos seguintes dados: ü Dados demográficos do paciente ü Dados Clínicos do paciente ü Resultados dos exames clínicos realizados para o paciente

123

Clinidata®HL7 Permite o envio e receção de mensagens HL7, na integração entre o software Clinidata® e o GH da Glintt

Armazenamento dos seguintes dados: ü Dados demográficos do paciente ü Dados Clínicos do paciente ü Resultados dos exames clínicos realizados para o paciente

PACS Sistema de Arquivo digital

de Exames Imagiologicos SECTRA SECTRA Alta

Licenciado para

200.000 exames/ano

1 licença para

integração URL para

200.000 exames/ano;

Site license LiteView;

10 licenças Advanced

Tool Package;

1 licença CD/DVD

Production Center;

3 licenças Media

Export Package; Arquivo de imagem médica

Trata Dados de saúde, genéticos ou vida sexual;

Trata Dados pessoais - Nome, Idade, sexo, diagnósticos médicos;

Recolha de dados indireta - Integração com o sistema de informação de radiologia -

RADIO(Glintt); Não efetua comunicação de dados a

terceiros; Conservação de dados por tempo ilimitado;

Acesso à aplicação é controlado por username e password. Todos os acessos e operações são registados num log, sendo

possivel fazer a sua auditoria;

CLNet

Distribuidor WEB dos

exames Imagiologicos

arquivados no PACS. Todos

os locais de acesso á

informção clinica.

SECTRA SECTRA Alta Número ilimitado de

licenças

IDS7

Edição de Exames de

Imagiologia, Utilizado na

Imagiologia.

SECTRA SECTRA Alta

IDS7/dx - 12

licenças; IDS7/qa - 5

licenças; IDS7/cx - 60

licenças

124

Astraia

Sistema de Informação

Apoio aos exames

realizados em Obstetrícia

Astraia Astrimed Alta Sybase

- 6 x Obstetricia;

- 6 x Ecocardiografia

Fetal;

- Módulo

Vizualizador de

Imagens Dicom 1

utilizador;

- Módulo

Vizualizador de

Imagens Dicom 5

utilizadores;

- Módulo Servidor

Imagens Dicom p/ 1

ecografo;

- Módulo Servidor

Imagens Dicom p/ 4

ecografos;

- Módulo Dicom

Worklist;

- Módulo Envio

Dados Biométricos, 5

x MDT;

- Módulo Servidor

Medidas;

Módulos base

disponíveis:

(Agenda incluída)

- Pré-Natal (c/calculo

Risco p/ Médicos

certificados FMF)

- Ginecologia

- Ecocardiografia

Fetal

- Colposcopia

- Mama

Astraia - Software de registo de dados de exames obstétricos e ginecológicos, onde são elaborados relatórios estruturados; Módulo de Obstetrícia - Módulo de registo de dados clínicos referente a exames ecográficos e bioquimicos obstétricos nas várias fases da gravidez e questões inerentes; Módulo ecocardiografia fetal - Módulo de registo de dados clínicos referentes ao feto e questões inerentes; Servidor de Imagens DICOM - Servidor onde ficam armazenadas as imagens DICOM de proveniência dos ecógrafos; Visualizador de imagens - Módulo que permite a visualização das imagens DICOM no software astraia; Agenda - Módulo de marcações e registo de exames de ecografia; Transferência de dados Biométricos - Módulo que permite o envio das medidas do ecógrafo diretamente para a ficha do paciente no software astraia; Lista de trabalho DICOM - Módulo de criação de lista de trabalho, a enviar para os ecógrafos; Servidor de dados biométricos - Servidor onde ficam registadas as medidas enviadas pelos ecógrafos e reencaminhadas para a ficha das pacientes

Astraia - Armazenamento de dados Demográficos; Armazenamento de

histórico clínico e anamnese Familiar; Armazenamento de dados clínicos; Calculo de Risco; Armazenamento e documentação de imagens ecográficas; Análise e avaliação de medidas efetuadas durante os exames;

Relatórios Clínicos estruturados; Módulo de Obstetrícia - Armazenamento de dados clínicos de exames obstétricos; Avaliação de valores medidos; Cálculo de

Risco; Relatórios Clínicos estruturados; Módulo ecocardiografia fetal -

Armazenamento de dados clínicos de exames efetuados ao feto; Avaliação de

valores medidos; Relatórios clínicos estruturados;

Servidor de Imagens DICOM - Armazenamento de imagens DICOM;

Visualizador de imagens - Imagens DICOM; Agenda - Identificador e datas de exames;

Transferência de dados Biométricos - Dados clínicos e medições;

Lista de trabalho DICOM - Identificadores, nomes e datas de nascimento das

pacientes; Servidor de dados biométricos - Dados

clínicos e medições

125

sisqual time &

Attendance

Gestão de presenças.

Utilizado por todas as

chefias com funções de

gestão de horários/escalas e

pelos recursos Humanos.

SISQUAL SISQUAL Média SQL

Server

Licenciado para 3000

funcionários.

Este é o módulo base, que suporta toda a infra-estrutura necessária para o registo de pessoas, horários diários e gestão de presenças.

Através das marcações dos colaboradores, trata registos de assiduidade associada a

horários.

sisqual maxpro hr

O sisqual maxpro hr é uma solução de planeamento e gestão de recursos humanos que representa um novo paradigma na gestão de equipas: a gestão holística das equipas de trabalho.

Trata do plano de horários para cada unidade/serviço. Também trata das Horas

Extra e Prevenções

sisqual salary-calc

O sisqual salary calc é o motor de integração da SISQUAL e é um motor de classificação rigorosa de tempos trabalhados. Este motor de integração permite realizar o cálculo de todas as unidades de abonos e descontos decorrentes de tempos, para uma integração automática em salários..

Trata de registos de horas trabalhadas classificando-as automaticamente de acordo com as regras de pagamento.

sisqual integration

Permite que as soluções da SISQUAL possam ler os dados de cadastro e de estrutura do ERP de salários presente para que a manutenção dos dados de Cadastro não tenham que ser realizadas em dois sistemas

Dados de cadastro

SAP

Facturação, Farmácia,

Logistica, Recursos

Humanos e Departamento

de Planeamento e Controlo

de Gestão.

SAP Accenture Média -

126

INELCIS - Sistema

InLab LIMS - Pat

Sistema de Informação para

Anatomia Patológica Inelcis Inelcis

Alta SQL

Server 10 licenças

Sistema para gestão de processos, rotinas e informação laboratoriais referentes ao laboratório do Serviço de Anatomia Patológica. Permite integração e disponibilização da informação laboratorial ao Sistema central do Hospital de Braga com recurso ao protocolo HL7. Controla as tarefas correntes, desde a receção e registo de entrada da requisição eletrónica emitida pelo do Sistema Central, passando pela distribuição e execução de análises, até à emissão final do Relatório de análise anatomopatológica, com o respetivo envio para o Sistema central do Hospital de Braga, acompanhado do número e tipo de técnicas utilizadas na análise.

Dados demográficos recebidos do sistema central, não sendo alterados pelo sistema InLab LIMS – Pat; Alguns dados clínicos, quando enviados pelo sistema central. Os dados clínicos recebidos do sistema central não são alterados; Dados clínicos produzidos no Serviço de Anatomia patológica referentes às análises anatomopatológicas realizadas; Relatórios clínicos, produzidos no Serviço de Anatomia Patológica, com o diagnóstico resultante das análises anatomopatológicas realizadas; Armazena cada tipo de dados indicado anteriormente. A informação produzida no Serviço de Anatomia Patológica é passível de ser alterada, de acordo com as permissões atribuídas a cada utilizador.

INELCIS - InLab

LIMS – Pat – Interface

WEB

Módulo complementar ao sistema InLab LIMS – Pat, concebido e configurado especificamente para o Hospital de Braga, para consulta de relatórios clínicos referentes às análises anatomopatológicas realizadas. Esta consulta é realizada a partir do sistema central do Hospital, complementando a integração existente entre os dois Sistemas.

Disponibiliza para consulta, através do sistema central, os relatórios clínicos

referentes às análises anatomopatológicas realizadas;

Não permite quaisquer alterações aos

dados existentes.

PICIS Sistema de Informação para

Anestesiologia - Bloco PICIS Siemens Baixa

SQL

Server

3 x Anesthesia

Manager;

3 x PACU;

1 x Pre-OP;

SISTEMA HISTÓRICO Registo clínico eletrónico para o Serviço de Anestesiologia. Repositório de dados do paciente, servindo para apoiar os profissionais de saúde na análise retrospetiva dos dados dos pacientes.

Nesta aplicação são registados dados clínicos e administrativos do doente, nomeadamente as admissões, dados

relativos ao episodio de anestesia (ex.: terapêutica, via aérea, técnica anestésica, complicações, procedimentos, etc.) e as

respetivas relatórios de anestesia.

127

SEE Critical Sistema de indicadores do

PICIS - Bloco SIEMENS Siemens Baixa

SQL

Server

2 x See Critical para

Bloco Operatório; SISTEMA HISTÓRICO Ferramenta de extração de dados do PICIS

Esta aplicação armazena os dados registados no sistema PICIS para emissão de relatórios e análises de performance do serviço. A informação é transferida do PICIS por via de um processo de ETL durante o periodo noturno.

B.ICUcare

Sistema de Informação para

as unidades de cuidados.

Suporta o processo médico e

de enfermagem.

Actualmente em utilização

na UCI Polivalente; UCI

Neurocriticos; UCIM;

UCPA

B-SIMPLE B-SIMPLE Alta SQL

Server

UCIP;

UCIN;

UCIMSU;

UCI AVC;

UCPA-2P;

A aplicação B-UCI.Care consiste num registo clínico eletrónico para o Serviço de Cuidados Intensivos. Está pensada por profissionais de saúde especialistas na área - médicos intensivistas - e enfermeiros. O B-UCICare funciona como um repositório de dados do paciente, servindo para apoiar os profissionais de saúde na análise retrospetiva dos dados dos pacientes. Nunca esta aplicação deve substituir, de forma alguma, os dispositivos médicos conectados ao doente para uma análise rápida e eficaz do seu estado de saúde. Possui uma interface intuitiva, garante a confidencialidade dos dados e suporta o tratamento estatístico dos mesmos. Está preparada para se ligar ao Hospital Information System - HIS e importar os dados administrativos dos utentes. A existência do conceito de perfis diferenciados de utilizadores permite implementar, com facilidade, mecanismos de segurança granular e de fácil configuração que favorece a delegação de


relativos ao internamento (ex.: terapêutica, índices de gravidade, infeções,

complicações, diagnósticos e problemas, etc.) e as respetivas notas de alta.

Conecta-se aos diferentes dispositivos

médicos existentes na unidade – monitores hemodinâmicos; ventiladores; bombas infusoras – de forma a armazenar esses

dados para análises futuras.

128

responsabilidades na gestão de toda a informação, mas sempre com a possibilidade de repor dados anteriormente alterados. Perfil de Médico; Perfil de Enfermeiro; Perfil de Médico Supervisor; Perfil de Enfermeiro Supervisor; Perfil de Administrador.

129

B.Anestesic Sistema de Informação para

Anestesiologia - Bloco B-SIMPLE B-SIMPLE Alta

SQL

Server

Bloco Convencional

+ Recobro e Unidade;

Bloco de Ambulatório

+ Recobro;

Total - 13 blocos;

A aplicação B-Anestesic consiste num registo clínico eletrónico para o Serviço de Anestesiologia. Está pensada por profissionais de saúde especialistas na área - médicos anestesista - e enfermeiros de enestesia. O B-Anestesic funciona como um repositório de dados do paciente, servindo para apoiar os profissionais de saúde na análise retrospetiva dos dados dos pacientes. Nunca esta aplicação deve substituir, de forma alguma, os dispositivos médicos conectados ao doente para uma análise rápida e eficaz do seu estado de saúde. Possui uma interface intuitiva, garante a confidencialidade dos dados e suporta o tratamento estatístico dos mesmos. Está preparada para se ligar ao Hospital Information System - HIS e importar os dados administrativos dos utentes. A existência do conceito de perfis diferenciados de utilizadores permite implementar, com facilidade, mecanismos de segurança granular e de fácil configuração que favorece a delegação de responsabilidades na gestão de toda a informação, mas sempre com a possibilidade de repor dados anteriormente alterados. Perfil de Médico; Perfil de


relativos ao episodio de anestesia (ex.: terapêutica, via aérea, técnica anestésica, complicações, procedimentos, etc.) e as

respetivas relatórios de anestesia.

Conecta-se aos diferentes dispositivos médicos existentes na sala operatoria –

monitores hemodinâmicos; mesa de anestesia – de forma a armazenar esses

dados para análises futuras.

130

Enfermeiro; Perfil de Administrador.

131

MOSAIQ Sistema de informação da

Radioterapia MOSAIQ Sociedade Avanço Alta

SQL

Server

1 x IQ Server

Software;

6 x xMOSAIQ

Resource Scheduling

(licenças flutuantes);

1 x MOSAIQ

Procedure

Management;

4 x MOSAIQ RO –

Electronical Medical

Record for Radiation

Oncology (licenças

flutuantes);

1 x Connectivity

Elekta iCom Synergy

Platform;

1 x Connectivity

Elekta MLC;

1 x MOSAIQ Setup

Intelligence;

1 x DICOM RT

Communications

Module;

1 x DICOM Interface

Enable;

1 x Licença Extended

Barcoding;

1 x ESI:ADT;

1 x ESI:CHG EXP;

1 x ESI:DOC EXP;

1 x ESI:LAB IMP;

1 x ESI:ORDERS

EXP;

1 x ESI:SCH EXP;

Sistema de Informação Oncológica O MOSAIQ é um sistema completo de gestão e registo eletrónico de informação do doente, que centraliza todos os dados relevantes de radioterapia numa única Base de Dados. O MOSAIQ comunica com o sistema de planeamento e com o acelerador linear, permitindo gerir dados e fluxos de trabalho. O MOSAIQ é uma plataforma concebida sobre tecnologia .net e sistema de gestão de base de dados Microsoft SQL Server que comunica com outros sistemas hospitalares (HIS) via HL7

O MOSAIQ Regista e Armazena:

- Dados Demográficos (Registo via HL7); - Dados clínicos (processo eletrónico do

doente, observações clínicas, agendamentos, prescrição, registo e

verificação do tratamento); - Relatórios clínicos (apesar do sistema

possibilitar a extração de relatórios clínicos o serviço não está a utilizar esta

funcionalidade); - Documentos (estes documentos podem

ser digitalizados e armazenados no sistema anexados ao processo do doente ou criados

a partir do próprio sistema); - Imagens: Médicas (DRRs e Imagens

Portais ), de Posicionamento e de Identificação;

O Sistema permite ainda a extração de

relatórios.

-

132

EAM

Infor EAM v11.2 Todos os serviços INFOR Efacec Baixa

SQL

Server

1 x Infor EAM Ent.

Ed. Adv. Rep. Author;

50 x Infor EAM Ent.

Ed. Adv. Rep. Consu.;

1000 x Infor EAM

Ent. Ed. Cust. Srv.

Req.;

50 x Infor EAM Ent.

Ed. SQL;

O Infor EAM oferece a empresas de serviços de saúde as funções de gestão de ativos que elas precisam para melhorar o desempenho, aumentar margens operacionais, reduzir custos, cumprir os regulamentos e prestar serviços médicos de qualidade. Soluções de Gestão de Ativos e Manutenção (Enterprise Asset Management - EAM) ajudam a organizar, monitorizar e gerir de modo eficaz todos os seus custos de instalações e equipamentos. O Infor EAM é um sistema avançado de gestão de ativos que combina os melhores módulos de gestão de ativos da categoria e funções exclusivas para melhoria de operações e desempenho, além de módulos avançados para garantir o melhor ajuste possível às suas necessidades de gestão de ativos. A solução permite gerir os riscos, garantias e alterações, além de, monitorizar o desempenho de todos os activos, implementação de Manutenção programada, manutenção preditiva e registos precisos de garantia e reparações que garantam a precisão e a confiabilidade dos equipamentos. Por exemplo: o pessoal médico pode usar a solução para emitir ordens de serviço para monitores cardíacos e desfibrilhadores, enquanto os gestores de instalações podem usar a solução para manutenção de sistemas de Aquecimento, Ventilação e Ar

Trata dados de equipamentos médicos ou infrastruturas.

133

Condicionado (Heating, Ventilation, and Air Conditioning - HVAC) e de portas automáticas. Posteriormente os Operadores de Manutenção poderão avaliar os pedidos de intervenção e gerar Ordens de Serviço Respectivas.

HER+

Gestão de Ocorrências Registo de eventos de Risco RISI RISI Baixa

SQL

Server

O módulo de Gestão de Ocorrências tem como objetivo implementar um sistema de gestão de notificações para identificação, avaliação, resposta ao risco e definição de ações de mitigação de riscos com o objetivo de mitigar o nível de risco dos mesmos.

Dados dos profissionais: nome, data de nascimento e género

Dados dos utentes: nome, data de nascimento e género, numero de

processo/episodio

-

HER+

Avaliações do Risco Registo de eventos de Risco RISI RISI Baixa

SQL

Server

Disponibiliza uma metodologia de Gestão de Avaliações de Riscos, com o objetivo de se obter o mapa de riscos da instituição e o respetivo nível de risco, bem como as ações de redução do nível de risco.

Dados dos profissionais: nome, data de nascimento e género

Logibérica Quality

Software - Gestão de Documentos

Gestão da Qualidade Logibéria Logibéria Baixa Postgres Tipo de

licenciamento: mais

do que 1000 Users;

Gestão da documentação no âmbito da qualidade,

com controlo de acessos e gestão de workflows de aprovação dos documentos

Documentos (Instruções de Trabalho, Manuais, Procedimentos, Formulários).

Nota: Este documentos são guardados no servidor. Em base de dados apenas guarda

o caminho para o documento e o nome.

• Utilização do protocolo HTTPS

para transmissão de dados, garantindo

assim uma conexão criptografada, evitando que a

informação transmitida entre o cliente e o servidor seja visualizada por

terceiros.

Logibérica Quality Software - Gestão de

Reclamações

Gestão de processos de

reclamação e do tratamento da reclamação, imputando

responsabilidades de tratamento aos respetivos

Nome dos utentes, Contactos e anexos (documentação) relativos aos utentes. Nota: Este documentos são guardados no servidor. Em base de dados apenas guarda o caminho para o documento e o nome.

134

utilizadores. • Todas as passwords dos utilizadores são

encriptadas através do algoritmo MD5 e obedecem a regras de criação, como o numero mínimo de

caracteres e obrigatoriedade de

utilização de diferentes tipos de

caracteres. Para além destas regras

existe um procedimento de

obrigatoriedade de alteração da password.

• O acesso à aplicação só é

permitido através de login e passwords

válidos. • Existem restrições

de acesso a determinados

grupos de informação, de

acordo com o tipo de utilizador

configurado no software.

• São efetuadas diariamente cópias

de backup (segurança) dos

dados através de um sistema programado

de backups.

Logibérica Quality Software - Gestão de Não Conformidades

Gestão de processos de Não Conformidades e do

tratamento da Não Conformidade imputando responsabilidades de

tratamento aos respetivos utilizadores.

Nome dos Pacientes, Contactos e anexos (documentação) relativos aos utentes. Nota: Este documentos são guardados no servidor. Em base de dados apenas guarda o caminho para o documento e o nome.

Logibérica Quality

Software - Auditorias

Gestão de planos de auditorias e realização do

respetivo relatório de Auditorias Documentos de Auditoria

Logibérica Quality

Software - Inquéritos

Gestão de inquéritos e inquiridos, sendo a

resposta realizada diretamente na aplicação.

Resposta dos utentes aos inquéritos, Nome dos utentes e Contactos

Logibérica Business Software - Project

Manager

Gestão de pedidos e tarefas de várias áreas,

incluindo pedidos de utentes, com alocação a

utilizadores internos para tratamento e acompanhamento.

Nome dos utentes, Processo, Nº utente SNS, Contactos, Observações do utente e Documentação (anexos em pdf) relativos ao utente. Nota: Estes documentos são guardados no servidor. Em base de dados apenas fica guardado o caminho para o documento e a respetiva descrição do documento.

Logibérica Business Software - Gestão da

Correspondência

Registo de toda a correspondência recebida e

emitida e respetivo workflow de tratamento

Nome dos utentes, número do SNS, Contactos e anexos (documentação)

relativos aos utentes.

Nota: Este documentos são guardados no servidor. Em base de dados apenas guarda

o caminho para o documento e o nome.

Antivírus Symantec

Protec Suite

Software de segurança e

anti-virus Symantec Escala Braga - N.A.

Licenciado para 820

Computadores Sistema de anti virus

135

Solução de Call Center

(Alcatel OmniTouch

CC Standard Edition)

Software Call center Dimension

Data Dimension Data Média N.A.

1 x CCdistribution

Contact Center

Distribution Starter

Pack including 5

agents

3 x CCdistribution

Contact Center

Distribution

additional 5 agents

pack

1 x Mono site

supervisor software

license

1 x Automated

attendant over 6 voice

guides software

license

1 x Voice guides

recording from

Reflexes sets software

license

Sistema de gestão de agentes do call centre que gere o fluxo de chamadas e

as regras de atendimento. Permite ainda a análise estatistica da performance

dos agentes.

ACL Desktop

Software para análise de

dados. Utilizado pelo

Departamento de Gestão de

Contrato e Codificação

ACL S.S.P. SA. - N.A. 1 Licenças Sistema de processamento de informação em grande volume (tipo Excel).

Não armazena informação.

HOSPITOR

Softwaer para gestão do

circuito de visitas a doentes

internados;

DigitalParts DigitalParts Média SQL

Server

2 x Hospitor Visitor

Controller;

5 x Hospitor Visitor

Client;

Controlo de entrada e saída de pessoas em edifício mediante atribuição de

credencial RFID.

Dados demográficos: Nome, tipo e número de documento de identificação. Outros dados: data e hora de entrada e saída do edifício, pessoa e/ou local a visitar, motivo da visita. Os dados registados são automaticamente eliminados no momento de devolução da credencial. São persistentes dados estatísticos de contagens sem recurso aos dados objeto de registo na atribuição da credencial.

HEPIC Software controlo de infeção First Solutions First Solutions Média SQL

Server 700 camas Controlo Epidemiológico

Dados do paciente: Nome, Idade, Sexo, Morada, histórico microbiológico, consumos de antimicrobianos, histórico de intervenções cirúrgicas, históricos de dispositivos invasivos (CVC, Algalia e Ventilação Assistida) e histórico de episódios hospitalares Dados dos Profissionais: Nome As informações são recolhidas através de mensagens HL7 aos sistemas HIS (Gintt) e ao Clinidata (MAXDATA). Conservação dos dados: De acordo com a

136

portaria n. 247/2000, de 8 de Maio.

137

Anexo 2 – Questionário – A adaptabilidade dos técnicos radiologistas às aplicações informáticas em Imagiologia

O presente questionário integra a dissertação “Gestão da Informação na Era Digital: O ideal da desmaterialização dos processos no contexto do

Hospital de Braga” realizada no âmbito do Mestrado em Ciência de Informação das Faculdades de Engenharia e de Letras da Universidade do Porto. O seu

objetivo é analisar a adaptabilidade, vantagens e desvantagens trazidas pelo uso das aplicações informáticas em imagiologia, nomeadamente o PACS.

Os dados recolhidos serão tratados com garantia do anonimato dos participantes. Estes dados serão apenas utilizados para o desenvolvimento da

dissertação. A partir da análise dos resultados do questionário será possível avaliar e refletir de forma crítica sobre o papel das TIC e das películas

radiográficas no dia-a-dia do Hospital de Braga, sobre os diferentes fatores envolvidos no processo de implementação dos sistemas de informação em

ambiente hospitalar e contribuir para promover uma maior consciencialização para esta problemática.

Agradecemos desde já a colaboração prestada.

Anos de serviço: ___

Género: Feminino____ Masculino____

Em seguida, encontram-se algumas caraterísticas relativas à utilização das aplicações informáticas em Imagiologia. Para cada uma delas indique

com um (X) o seu grau de concordância, de acordo com a seguinte escala:

Concordo totalmente………………..5

Concordo……………………………4

Nem concordo nem discordo……….3

Discordo………………………….…2

Discordo totalmente………………...1

138

1 2 3 4 5

1. Rapidez na execução dos exames.

2. Melhor planeamento das atividades.

3. Maior produtividade.

4. Redução de custos de operação (películas, papel, energia,

…).

5. Redução do uso de papel.

6. Diminuição do tempo de acesso.

7. Diminuição da perda de informação.

8. Redução significativa do tempo total desde a requisição do

exame até à sua disponibilização ao médico.

9. Aumento da confidencialidade dos dados.

10. Redução de custos de armazenamento.

11. Facilidade de pós-processamento das imagens.

12. Melhoria da qualidade média das imagens.

13. Diminuição da qualidade da imagem em determinados

exames.

14. Dificuldade na resolução de problemas inerentes ao

sistema.

15. Falhas na interação com outros sistemas informáticos.

139

16. Melhoria na qualidade do serviço.

17. Acessibilidade das imagens em todo o hospital.

18. Troca de informação com outras instituições facilitada.

19. Aumento do tempo útil e eficácia na realização do exame.

20. Existência de avarias frequentes do sistema.

Obrigado!

ospital de braga · 2020. 7. 27. · gestão da informação na era digital: desmaterialização...

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