ORIENTAÇÕES BÁSICAS EXECUÇÃO DE PROJETOS E

PRESTAÇÃO DE CONTAS

Florianópolis, Abril de 2015

A finalidade desta apresentação é orientar os Beneficiários contemplados com auxílios financeiros repassados pela FAPESC na execução de seus projetos e elaboração da Prestação de Contas.

Esta apresentação foi elaborada de forma a sintetizar os aspectos relevantes do processo.

Documentos de leitura obrigatória

Termo de Outorga e/ou Subvenção; Plano de Trabalho; Cartilha de execução de projetos e Prestação de Contas; Decreto nº 2.060/09 (Termo de Outorga); Decreto nº 2.372/09 (Termo de Subvenção).

e-mail “Comunicado de Pagamento” Assim que o recurso estiver depositado, você receberá um e-mail do seu coordenador de projetos da FAPESCNeste e-mail constará informações essenciais para várias etapas, desde o preenchimento das notas fiscais, até a prestação de contas É nele que você encontrará o Código do Órgão/Unidade Orçamentária, Código de Gestão, Número da Nota de Liquidação (NL), Número do Termo de Outorga e/ou Subvenção, Valor Liberado e Data do Pagamento, informações estas necessárias para abrir o Balancete de Prestação de Contas.

“REGRAS DE OURO”

Regra Geral: Transação sujeita a tributação = Nota Fiscal

Observar o Plano de Aplicação e a Vigência;Efetuar a aplicação financeira dos recursos, caso sua utilização integral esteja prevista para período superior a 30 (trinta) dias; Preenchimento completo das Notas Fiscais pelo emitente, contendo:Nome do Beneficiário/FAPESC/Nº do Termo de Outorga e/ou Termo de Subvenção;Data de emissão, durante a vigência;Descrição clara dos materiais e/ou serviços adquiridos.

“REGRAS DE OURO”

A movimentação financeira dos recursos deve ser feita, exclusivamente, por meio da conta bancária especifica do projeto, utilizando-se o modo: transferência eletrônica ou cartão de débito. Excepcionalmente, poderá ser feita com cheque nominal (IN TCE 14/12 – Art. 27). Recomenda-se juntar mais 2 (dois) orçamentos nas despesas superiores a R$ 4.000,00 (Princípio da Economicidade);Um pagamento para cada nota fiscal;Utilização de DOC, TED e Cartão de Crédito terão custos(tarifas e anuidade) pagos pelo Beneficiário;

“REGRAS DE OURO”

Obs: Ressarcimento somente quando haver atraso no repasse financeiro pela FAPESC e o Beneficiário tenha arcado com despesas inadiáveis; Comprovar a aplicação dos valores de contrapartida financeira e/ou econômica;Importante:A cada parcela liberada pela FAPESC, caberá a elaboração de um Balancete de Prestação de Contas;Obs: Quando a parcela liberada se constituir de recursos de Custeio e Capital, deverão ser elaborados dois Processos de Prestação de Contas distintos.

“Plano de Aplicação”

Os projetos foram avaliados e aprovados conforme a proposta submetida a FAPESC;

Submeter à apreciação da FAPESC qualquer proposta de mudança no projeto inicial;

Vedado alteração do objeto do Termo de Outorga e/ou Subvenção.

“Plano de Aplicação”

Não constitui alteração do objeto a ampliação ou redução dos quantitativos e valores previstos no Plano de Trabalho, desde que não prejudique a funcionalidade do objeto e seja autorizado pela FAPESC.

Ex.: Digamos que, no plano orçamentário, constem R$ 900,00 para diárias e R$ 500,00 para passagens aéreas. Posso fazer o “apostilamento” de R$ 200,00 do item diárias, o que resultará em R$ 700,00 para ambos os itens.

ATOS VEDADOS AO BENEFICIÁRIO (TERMO DE OUTORGA)

Promover despesas com obras de construção civil, inclusive de reparação ou adaptação;Efetuar pagamento a si próprio, exceto diárias por ocasião de deslocamento fora do município sede para o desempenho de atividades pertinentes ao projeto, desde que previstas no Plano de Trabalho;Compra de bônus de organismos internacionais com o objetivo de adquirir bens de consumo ou de capital para aplicação no projeto;Utilizar os recursos a título de empréstimo para reposição futura;Transferir recursos para fundações e similares a título de execução da parte financeira ou administrativa do projeto, bem como o pagamento de taxa de administração, gerência ou equivalentes.

ATOS VEDADOS AO BENEFICIÁRIO (TERMO DE OUTORGA)

Executar despesas em data anterior ou posterior à vigência do Termo de Outorga;Efetuar pagamento, a qualquer título, a servidor ou empregado público, integrante de quadro de pessoal de órgão ou entidade pública da administração direta ou indireta, por serviço de consultoria ou assistência técnica, exceto quando aprovadas no Plano de Trabalho;Efetuar despesas com a contratação ou complementação salarial de pessoal técnico e administrativo, bem como com o pagamento de contas de luz, água, telefone, correio e similares;Utilizar os recursos em finalidade diversa da estabelecida no projeto, ainda que em caráter de emergência.

ATOS VEDADOS AO BENEFICIÁRIO (TERMO DE OUTORGA)

Realizar despesas com multas, juros ou atualização monetária, inclusive referentes a pagamentos ou recolhimentos efetuados fora dos prazos estabelecidos; Proceder alterações (apostilamentos) no Plano de Trabalho sem prévia autorização da FAPESC;Utilizar recurso orçamentário em item diverso daquele para o qual foi aprovado;Vedada a realização de despesas com publicidade, salvo as de caráter educativo, informativo ou de orientação social, da qual não constem nomes, símbolos ou imagens que caracterizem promoção pessoal.

VIGÊNCIA

A emissão das Notas, Recibos, Faturas, etc, e os respectivos pagamentos devem estar dentro do período da vigência do Termo de Outorga e/ou Subvenção.

Início: na data de publicação no Diário Oficial do Estado;

Encerramento: na data indicada no respectivo Termo;

Sendo assim, os pagamentos ocorridos fora deste período não serão validados, devendo o valor em questão ser devolvido aos cofres da FAPESC, por meio de “depósito identificado”.

EXECUÇÃO FINANCEIRADIÁRIAS

Quanto ao pagamento de diárias, as mesmas deverão ser comprovadas por meio de preenchimento do Formulário de Declaração de Diárias disponível na página da FAPESC;Exemplo de preenchimento:

Só poderá receber diárias as pessoas que constam como “equipe executora” no Plano de Trabalho;Pessoas convidadas, palestrantes, bolsistas não recebem diárias;

Data De Hora Para Hora Transporte10/02 Fpolis 08:00 São Paulo 09:10 Aéreo11/02 São Paulo 06:50 Fpolis 08:00 Aéreo

EXECUÇÃO FINANCEIRADIÁRIAS

Considera-se meia diária o período igual ou superior a 4 horas e inferior a 12 horas, e uma diária o período de deslocamento igual ou superior a 12 horas, mesmo não envolvendo pernoite;

Se o afastamento obrigar o beneficiário a pernoitar em outra cidade, por um ou mais dias, só será considerada uma diária cheia o transcorrer de 24 horas;

A diária é paga antes do deslocamento e destina-se para cobrir despesas pessoais (hospedagem, alimentação e deslocamento local) decorrentes do afastamento da sede, a serviço do projeto, para outro ponto do estado, país ou exterior, em um limite máximo de 10 (dez) diárias por mês. A diária é concedida por dia de afastamento.

EXECUÇÃO FINANCEIRADIÁRIAS

Comprovação de gastos com diárias: Nota de Hospedagem ou uma nota fiscal de qualquer valor (para cada dia de afastamento), em nome de quem recebeu a diária;Os valores aplicáveis são aqueles previstos no Decreto nº 1127/07, conforme tabela abaixo:

Obs: Nas capitais: Brasília, São Paulo e Rio de Janeiro o valor da diária será acrescido de 25%;

Aos estudantes e/ou estagiários é vedado o pagamento de diárias, no entanto suas despesas poderão ser custeadas através de adiantamentos até o limite de R$ 55,00;

Grupos No Estado Fora do Estado ExteriorPessoal de Nível Superior 110,00 153,00 200,00Auxiliar Técnico 100,00 Não aplica Não aplica

EXECUÇÃO FINANCEIRAMATERIAL DE CONSUMO

Considera-se material de consumo, todo produto nacional ou importado caracterizado como de curta durabilidade ou de consumo imediato.

Exemplos: Combustíveis, materiais de expediente, materiais biológico, químico, farmacológico, laboratorial, hospitalar, odontológico, ambulatorial, de proteção, segurança, socorro e sobrevivência. Materiais para fotografia, filmagens, instalação elétrica e eletrônica, materiais gráfico e de processamento de dados, gêneros alimentícios (exceto refeições), etc;Notas Fiscais de combustíveis deverão constar: Placa do veículo e Km registrada no hodometro (IN TCE 14/2012).

EXECUÇÃO FINANCEIRASERVIÇOS DE TERCEIROS

Pessoa Física: Destina-se ao pagamento de Prestadores de Serviços (não vinculados ao Beneficiário por contrato de estágio, vínculo funcional ou empregatício) que executaram trabalhos ao Projeto, devendo os mesmos fornecer Nota Fiscal Avulsa da Prefeitura Municipal.

Pessoa Jurídica: Destina-se ao pagamento a fornecedores de materiais ou que prestaram serviços ao Projeto, devendo os mesmos emitirem a respectiva Nota Fiscal;

Quando se tratar de Subvenção Econômica a Empresa Beneficiária deverá pagar ao prestador o valor líquido da Nota Fiscal (devendo recolher os tributos incidentes).

EXECUÇÃO FINANCEIRAPASSAGENS E DESPESAS DE LOCOMOÇÃO

Recursos destinado às passagens aéreas, terrestres e/ou combustíveis para atividades de campo e participação em eventos de CT&I.A compra das passagens deverá ser comprovada com a fatura emitida; No caso de passagem aérea , o cartão de embarque emitido no momento do check in é obrigatório para a comprovação do efetivo embarque;No caso de passagem terrestre, anexar o bilhete de passagem e recibo da agência, onde conste o nome do passageiro;É vedada a compra direta de passagens através de cartão de crédito pessoal.

EXECUÇÃO FINANCEIRABENS E MATERIAIS PERMANENTES

Considera-se equipamentos e materiais permanentes, todo produto nacional ou importado caracterizado como de longa durabilidade;

Exemplos: Aparelhos de medição e comunicação, aparelhos, equipamentos e utensílios médico, odontológico, laboratorial e hospitalar, coleções e materiais bibliográficos, equipamentos de informática, mobiliário em geral, etc;Os bens oriundos dos recursos destinados à aquisição, produção ou transformação de equipamentos ou de materiais permanentes, conforme previsão no Plano de Trabalho, serão integrados ao patrimônio da Instituição Interveniente e deverão possuir identificação do apoio financeiro da FAPESC, conforme modelo abaixo:

EXECUÇÃO FINANCEIRABENS E MATERIAIS PERMANENTES

Os bens e equipamentos deverão ficar disponíveis para utilização em outras pesquisas por distintos pesquisadores, observada a disponibilidade e as regras de acesso da Instituição Interveniente;Na Prestação de Contas deverá ser informado o número de patrimônio e localização dos bens de que tratam este item.

Equipamento adquirido com recursos da

FAPESC

DOCUMENTOS COMPROBATÓRIOS DAS DESPESAS

Documentos originais, tais como notas fiscais, recibos (somente para bolsistas), declaração de diárias, bilhetes e faturas de passagens, guias de recolhimento de tributos em ordem crescente quanto às datas de execução;

Lembre-se:O comprovante de pagamento financeiro de cada nota fiscal deverá ser apresentado junto à mesma (NF);

Obs: Quando a nota fiscal for de tamanho inferior a uma folha A-4, essa nota deverá ser colada sobre uma folha de papel A-4.

CERTOERRADO

EXEMPLO DE CERTIFICAÇÃO DO RECEBIMENTOEXEMPLO DE CERTIFICAÇÃO DO RECEBIMENTO

Certifico que o material/serviço constante neste documento foi recebido/prestado e está em conformidade com as especificações nele consignadas.

(local), em ......../......./..............

Nome:Cargo:Assinatura:

Documentos exigidos para Prestação de Contas:Ofício de encaminhamento da documentação que forma a prestação de contas, contendo informações do referido projeto e de seu proponente, devidamente assinado;

Relatório técnico parcial/final (no padrão FAPESC);

Balancete de prestação de contas (Anexo TC-28);

Extratos bancários (conta corrente e aplicação do período);

Cópia do termo de outorga e/ou subvenção e plano de trabalho;Documentos comprobatórios de mudanças no Projeto original (Apostilamentos – devidamente aprovados pela coordenação de projetos da FAPESC) e Aditivos;

Documentos exigidos para Prestação de Contas: Os comprovantes de despesas: notas fiscais, recibos (bolsistas), declaração de diárias, faturas e bilhetes de passagens, guias de recolhimento de tributos, etc, acompanhados dos comprovantes de pagamentos (transferência bancária ou a cópia de cheque) dispostos na ordem em que foram executados e lançados no Anexo TC-28 (Ordem cronológica);

Os comprovantes de despesa devem ser preenchidos com clareza e sem emendas, acréscimos, rasuras, borrões, o que impossibilitaria sua aceitação (IN TCE 14/2012 – Art. 31).

Documentos exigidos para Prestação de Contas: Comprovação da execução da Contrapartida, sempre após o lançamento do dispêndios dos recursos da FAPESC;

Depósito identificado – Através deste documento realiza-se a devolução do saldo remanescente aos cofres da FAPESC (Disponível na página da FAPESC);

Termo de encerramento da conta bancária – Documento a ser apresentado na prestação de contas da parcela única ou na última parcela (quando o projeto prevê várias parcelas.

RELATÓRIO TÉCNICO PARCIAL/FINAL

O Formulário Relatório técnico científico/parcial/final deverá ser preenchido com as informações expressas em todos os seus campos, para, posteriormente, ser juntado aos demais documentos que farão parte da prestação de contas.

Obs.: Este documento está disponível, na página eletrônica www.fapesc.sc.gov.br (prestação de contas), e deverá ser entregue devidamente assinado pelo(a) beneficiário(a).

Disponível na página da FAPESC (prestação de contas);

Tenha em mãos o e-mail, enviado pelo coordenador(a) da FAPESC, avisando-o do “PAGAMENTO DA PARCELA”. É nele que você encontrará as informações necessárias para o preenchimento do TC-28 (balancete).Além do nº da Nota de Liquidação, há as que seguem abaixo:

- Órgão/unidade orçamentária: 270024;- Código gestão: 0001;

- Ano do exercício (será o mesmo da nota de liquidação);- Quantidade de documentos comprobatórios: abrir nº de linhas maior que o nº de documentos fiscais a serem lançados no TC-28.

BALANCETE DE PRESTAÇÃO DE CONTAS

Todos os documentos de despesas, deverão ser lançados cronológicamente de acordo com as datas de execução;-O nome do fornecedor dos produtos/serviços deve ser lançado no campo “Histórico” seguido pela indicação da origem dos recursos (FAP para FAPESC e CP para Contrapartida);- Exemplo: Casa do Pesquisador Ltda – FAP- Comércio e Representação Inovação S/A - CP

-Obs: Sugerimos a utilização dos navegadores:-Internet Explorer 6.7 ou versões superiores;-Mozila Fire Fox 4.0 ou versões superiores-Caso o seu Sistema Operacional for MAC utilizar o Netscape-* Lembrar de desabilitar bloqueador de pop-ups

BALANCETE DE PRESTAÇÃO DE CONTAS

A conta específica do projeto, espelha a movimentação dos recursos. A movimentação financeira deverá estar demonstrada no extrato a partir do crédito da ordem bancária efetuada pela FAPESC até a última movimentação considerada para a prestação de contas, ou seja, com a última movimentação efetuada o extrato deverá estar zerado (0,00), caso contrário deverá ser elaborada uma conciliação bancária.

Obs: É muito importante não esquecer do extrato da conta de aplicação/poupança!

Obs: Os extratos bancários da conta do projeto devem ser emitidos mensalmente (conta corrente e aplicação).

EXTRATO DA CONTA BANCÁRIA

É o extrato bancário dos investimentos realizados no fundo de aplicação financeira de curto prazo ou na caderneta de poupança. As aplicações financeiras devem ser demonstradas a partir do crédito da ordem bancária até o final do período considerado para a prestação de contas. A não comprovação da aplicação do recurso implicará em devolução do valor devido à FAPESC.

DEMONSTRATIVO DE RENDIMENTO DE APLICAÇÃO FINANCEIRA

É o comprovante de recolhimento do saldo remanescente (valor não utilizado), incluindo aí, os rendimentos de aplicação, se não aplicados no objeto do projeto. A devolução do saldo será feita através do Formulário de Depósito Identificado que consta no site www.fapesc.sc.gov.br, e, mais:Órgão: 2724

Banco: Já está selecionado (Bco do Brasil) Conta: Será sempre a conta nº 948.001-3 Finalidade: Devolução de Saldo da NL nº ......... Depositante: João Silva Sauro CPF/CNPJ: do beneficiário Fone de Contato: 00 0000 0000 Valor do Depósito: R$ 78,16

DEPÓSITO IDENTIFICADO

CONTRAPARTIDA

Comprovação da contrapartida: • A contrapartida deverá ter sua aplicação comprovada no mesmo processo de prestação de contas dos recursos transferidos pela concedente, e estará sujeita às mesmas normas.

Contrapartida financeira:•Os recursos da contrapartida financeira devem ser depositados, obrigatoriamente, na conta específica do projeto, e será comprovada por meio da apresentação de cópias das notas fiscais, obedecendo-se, sempre, ao que estiver previsto no plano orçamentário;

CONTRAPARTIDAContrapartida Econômica:

• A Contrapartida Econômica deverá ser comprovada com a apresentação dos seguintes documentos, em observância ao estabelecido no plano de trabalho: • Dedicação em horas ao projeto: declaração do departamento de recursos humanos, especificando a carga horária do vínculo funcional e a dedicada ao projeto, mencionando o valor bruto da remuneração e o valor proporcional à referida dedicação ao projeto;• Qualquer alteração na contrapartida (exceto a modalidade) deverá ser solicitada à coordenação de projetos da FAPESC, com antecedência, e seguirá as regras do edital para deferimento.

TARIFAS BANCÁRIAS

• Verificar previsão no Edital e Plano de Trabalho do projeto;

• Apenas a Tarifa de manutenção de conta ativa ou pacote econômico serão aceitos como despesa custeada pela FAPESC, desde que estejam previstos no Edital e Plano de Trabalho;

• Demais taxas e tarifas serão responsabilidade dos beneficiários e deverão ser restituídas para a conta do projeto antes da prestação de contas.

OFÍCIO DE ENCAMINHAMENTO

• O Ofício de encaminhamento da documentação que forma a prestação de contas deverá conter:

• Nome do beneficiário;• Número do termo de outorga e/ou subvenção;• Valor da parcela.

• Obs.: O ofício de encaminhamento é o local ideal para esclarecimento de situações adversas ocorridas durante a execução financeira do projeto.

DOCUMENTOS QUE DEVEM SER NO PADRÃO FAPESCDOCUMENTOS QUE DEVEM SER NO PADRÃO FAPESC

Relatório Técnico Parcial/Final, Relatório Técnico Parcial/Final, Balancete TC-28, Balancete TC-28, Termo de Outorga e/ou Subvenção,Termo de Outorga e/ou Subvenção, Plano de Aplicação, Plano de Aplicação, Apostilamentos, Apostilamentos, Termos Aditivos (quando for o caso),Termos Aditivos (quando for o caso), Recibos de Bolsistas, e,Recibos de Bolsistas, e, Declarações de Diárias.Declarações de Diárias.

TERMO DE OUTORGA E/OU SUBVENÇÃOTERMO DE OUTORGA E/OU SUBVENÇÃO

A vigência do Termo de Outorga e/ou Subvenção será até o A vigência do Termo de Outorga e/ou Subvenção será até o final do projeto de pesquisa, data indicada no Plano de final do projeto de pesquisa, data indicada no Plano de Aplicação e devidamente publicada no Diário Oficial do Estado. Aplicação e devidamente publicada no Diário Oficial do Estado. A necessidade de prorrogação de vigência do Termo de A necessidade de prorrogação de vigência do Termo de Outorga e/ou Subvenção deve ser solicitada por escrito, com Outorga e/ou Subvenção deve ser solicitada por escrito, com antecedência mínima de 30 (trinta) dias do término da vigência, antecedência mínima de 30 (trinta) dias do término da vigência, cuja implementação, quando autorizada pela Diretoria da cuja implementação, quando autorizada pela Diretoria da FAPESC, será por meio de Termos Aditivos, que deverão ser FAPESC, será por meio de Termos Aditivos, que deverão ser anexados à Prestação de Contas.anexados à Prestação de Contas.

PLANO DE TRABALHO/APLICAÇÃOPLANO DE TRABALHO/APLICAÇÃO

A execução da pesquisa deverá obedecer rigorosamente ao A execução da pesquisa deverá obedecer rigorosamente ao Plano de Aplicação aprovado pela FAPESC. Quaisquer Plano de Aplicação aprovado pela FAPESC. Quaisquer despesas que não se enquadrem no Plano de Aplicação despesas que não se enquadrem no Plano de Aplicação aprovado não serão aceitas e os valores terão que ser aprovado não serão aceitas e os valores terão que ser restituídos à FAPESC. Qualquer intenção de alteração no Plano restituídos à FAPESC. Qualquer intenção de alteração no Plano de Aplicação (apostilamento) deverá ser comunicado com de Aplicação (apostilamento) deverá ser comunicado com antecedência mínima de 30 (trinta) dias, por meio de ofício antecedência mínima de 30 (trinta) dias, por meio de ofício endereçado ao Diretor da área responsável pela Chamada endereçado ao Diretor da área responsável pela Chamada Pública, e ficará condicionada à análise e aprovação.Pública, e ficará condicionada à análise e aprovação.Somente após a resposta, os apostilamentos poderão Somente após a resposta, os apostilamentos poderão acontecer.acontecer.Todos os apostilamentos aprovados no Plano de Aplicação Todos os apostilamentos aprovados no Plano de Aplicação deverão ser anexadas à Prestação de Contas.deverão ser anexadas à Prestação de Contas.

CONTATOS• Setor de Prestação de Contas - FAPESC

• Emanuelle M. Nunes – emanuelle@fapesc.sc.gov.br - (48) 3665 4818

• Gustavo A. Miranda– Gustavo@fapesc.sc.gov.br – (48) 3665-4820

• Jair Artur da Silva – jair@fapesc.sc.gov.br - (48) 3665 4843

• Kalyana S. Oriano– kalyana@fapesc.sc.gov.br – (48) 3665-4827

• Victor Tonera – tonera@fapesc.sc.gov.br - (48) 3665 4871

• Gerência de Administração, Finanças e Contabilidade

• Sônia Regina R. Bernardini - soniab@fapesc.sc.gov.br - (48) 3665-4809

Gratos pela atenção e sucesso no desenvolvimento do Gratos pela atenção e sucesso no desenvolvimento do projeto!projeto!