SERVIÇOS FINANCEIROS E PATRIMONIAIS

Organograma

Os Serviços Financeiros e Patrimoniais compreendem os seguintes Núcleos:

a) Financeiro;

b)Patrimonial;

c) Acompanhamento e Execução de Projectos.

O Núcleo Financeiro, que compreende os Sectores de Orçamento/Conta, de Contabilidade/Tesouraria e Acompanhamento e Execução de Projectos compete, entre outras, coordenar a actividade financeira e económica da Universidade de acordo com as disposições legais e regulamentares sobre a contabilidade, preparar e acompanhar a execução do orçamento, organizar e apresentar a conta da gerência e garantir uma correcta gestão da tesouraria, como a seguir se indica:

Sector de Orçamento/Conta1) Consolidar os diversos orçamentos

anuais recebidos das unidades orgânicas e elaborar um documento consolidado para aprovação superior;

2) Organizar os processos de alteração orçamental, designadamente os de reforço e de transferência de verbas e de antecipação de duodécimos, bem como os competentes orçamentos suplementares;

3) Elaborar, nos termos e prazos da lei, as guias de saldos das dotações orçamentais;

4) Elaborar e processar as requisições de fundos e preparar o respectivo expediente;

5) Informar todos os documentos de despesa, designadamente sobre a observância das competentes disposições legais e respectiva cabimentação;

6) Preparar os elementos estatísticos e indicadores de gestão financeira que lhe sejam solicitados superiormente;

7) Elaborar os relatórios síntese da evolução económico-financeira da Universidade;

8) Preparar os elementos para o relatório anual da Universidade.

9) Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo Administrador, pelo Director de Serviços e atribuídas por lei.

Setor de Contabilidade/Tesouraria1) Executar a escrituração e preparar o

expediente referente à contabilidade;2) Cumprir as disposições legais e

regulamentares sobre a contabilidade, procedendo à supervisão de todas as tarefas definidas na lei ou em regulamento, relativas aos registos de receitas e despesas;

3) Assegurar todas as operações contabilísticas, de facturação, de gestão de tesouraria;

4) Controlar a verificação, tratamento contabilístico e processamento das receitas, despesas, dos movimentos patrimoniais, das operações não orçamentais e contas de ordem;

5) Manter informação correcta e actualizada sobre contas e centros de custo;

6) Elaborar as guias e relações para entrega ao Estado, ou outras entidades, das importâncias que lhe pertençam ou lhe sejam devidas;

7) Transferir para os cofres do Estado ou de outras entidades, nos prazos e termos legais, as respectivas receitas em conformidade com as guias preparadas;

8) Preencher e assinar os recibos necessários ao levantamento das dotações orçamentais e cobrança de outras receitas da Universidade;

9) Efectuar os competentes registos e assegurar os respectivos depósitos de todas as receitas da Universidade;

10)Controlar os pagamentos a fornecedores e a outros prestadores de serviços, fisco e segurança social;

11)Verificar a exactidão e validade de toda a documentação de suporte aos lançamentos contabilísticos;

12)Estabelecer datas de referência para abertura e fecho contabilístico e preparação de demonstrações financeiras;

13)Assegurar a correcta especialização de períodos;

14)Preparar os documentos de prestação de contas a submeter superiormente;

15)Produzir atempadamente os relatórios contabilísticos e demonstrações financeiras, bem como de outros relatórios, periódicos ou extraordinários, para entidades internas e externas de acordo com o estabelecido.

16)Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo Administrador, pelo Director de Serviços e atribuídas por lei.

Tesouraria1) Elaborar o plano previsional de

tesouraria, com base da política financeira definida e nos contributos das diferentes unidades orgânicas;

2) Efectuar e processar os pagamentos, apenas quando estejam verificadas todas as condições definidas, garantindo que estes são relativos a transacções devidamente suportadas e autorizadas;

3) Proceder à revisão do plano de tesouraria, caso não se verifiquem as condições e os pressupostos estabelecidos;

4) Gerir e controlar o fundo de caixa e os fundos de maneio;

5) Gerir as aplicações financeiras e os fundos disponíveis;

6) Controlar e conferir as despesas bancárias;

7) Proceder a pagamentos e depósitos;8) Efectuar o registo correcto e atempado

de todas as operações bancárias;9) Assegurar o fecho diário de tesouraria;

11)Elaborar as reconciliações bancárias mensais das respectivas contas;

12)Produzir mapas de gestão, que indiquem entre outras a posição financeira e os fundos de tesouraria;

13)Organizar e apresentar mensalmente, para serem presentes ao Administrador, os balancetes de Tesouraria referentes ao mês anterior.

14)Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo Administrador, pelo Director de Serviços e atribuídas por lei.

Ao Núcleo de Acompanhamento e Execução de Projectos compete, entre

outras, apoiar na elaboração de propostas de candidaturas a

projectos, bem como prestar apoio de natureza administrativa e financeira

no âmbito dos projectos em execução, como a seguir se

discrimina:

1) Prestar apoio técnico de natureza administrativo-financeira no âmbito dos projectos em execução;

2) Apoiar na elaboração de propostas de candidatura a projectos;

3) Proceder e divulgar as acções e registos necessários em termos de classificação e cabimento de despesas;

4) Assegurar a organização dos dossiers financeiros dos projectos, acompanhando a respectiva execução, nomeadamente na elaboração dos mapas de execução física e financeira, relatórios anuais de execução e pedidos de pagamento de saldo;

5) Elaborar informações e pareceres de carácter económico e financeiro no âmbito dos projectos;

6) Elaborar as relações de documentos de despesa a submeter aos órgãos competentes da Universidade;

7) Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo Administrador, pelo Director de Serviços e atribuídas por lei.

Ao Núcleo de Património e Aprovisionamento, que compreende os

Sectores de Património e de Aprovisionamento, compete, entre

outras, proceder à aquisição de bens, obras e serviços que lhe forem

cometidos e organizar e controlar o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis da Universidade, como a seguir

se indica:

Setor do Património1) Organizar o cadastro e manter actualizado

o inventário dos bens móveis e imóveis da Universidade nos termos da legislação aplicável;

2) Promover e coordenar o levantamento e a sistematização da informação que assegure o conhecimento de todos os bens da Universidade e sua respectiva localização;

3) Controlar a atribuição dos números e a respectiva etiquetagem;

4) Realizar ou coordenar verificações físicas periódicas totais ou parciais;

5) Organizar os processos e assegurar o correcto registo contabilístico de abates e doações dos bens de imobilizado;

6) Assegurar o correcto registo e cálculo das amortizações do imobilizado;

7) Organizar os processos e assegurar o registo das transferências dos bens de imobilizado;

8) Organizar os processos de locação e de aquisição de imóveis e de eventual alienação de bens móveis ou imóveis;

9) Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo Administrador, pelo Director de Serviços e atribuídas por lei.

Setor do Aprovisionamento/Stocks1) Assegurar a manutenção de base de dados sobre

fornecedores de forma a deter informação actualizada;

2) Assegurar as actividades de aprovisionamento de bens e serviços necessários à execução das actividades e do funcionamento da Universidade, de acordo com os procedimentos legais e institucionais;

3) Proceder ao lançamento dos ajustes directos e concursos para fornecimentos de bens e serviços à Universidade, em conformidade com a legislação em vigor, assegurando a adjudicação nas melhores condições de mercado;

4) Elaborar os contratos de aquisição de bens e serviços;

5) Proceder à gestão de compras ou dos contratos, nomeadamente quanto a prazos, recepção e conferência dos bens entregues e das respectivas guias e facturas;

6) Proceder à gestão racional dos stocks em consonância com critérios definidos em articulação com os diversos serviços utilizadores;

7) Proceder ao armazenamento e gestão material dos bens e ao fornecimento respectivo aos serviços mediante requisição própria;

8) Assegurar o normal funcionamento do armazém, procedendo ao movimento e registo de entradas e saídas de bens do armazém;

9) Organizar o armazém e manter um mapa da localização dos materiais;

10)Estabelecer regras de restrição de acesso ao armazém e monitorizar o seu cumprimento;

11)Estabelecer procedimentos apropriados de contagem regular de existências e monitorizar o seu cumprimento;

12)Recepcionar materiais e controlar a sua quantidade e qualidade;

13)Efectuar devoluções a fornecedores;

14)Identificar materiais de baixa rotação, obsoletos ou danificados;

15)Proceder à destruição de materiais obsoletos e danificados de forma irrecuperável, quando autorizada;

16)Zelar pela conservação e adequada gestão dos equipamentos e organizar os respectivos processos de manutenção, conservação ou reparação;

17)Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo Administrador, pelo Director de Serviços e atribuídas por lei.

Os Serviços Financeiros e Patrimoniais são dirigidos por um Director de

Serviços, sob a dependência directa do Administrador, e compete-lhe

designadamente:

a) Participar na definição da política de gestão da Universidade nos domínios financeiro, orçamental e patrimonial;

b) Promover a elaboração do plano de actividades, do orçamento e dos planos financeiros plurianuais;

c) Assegurar o acompanhamento e avaliação do plano de actividades, do orçamento e dos planos financeiros plurianuais, propondo as alterações orçamentais adequadas com vista a atingir os objectivos;

d) Definir e propor os critérios que garantam o cumprimento dos princípios contabilísticos, fiscais e de controlo interno geralmente aceites, no âmbito dos diversos circuitos da Universidade com impacto contabilístico;

e) Promover e coordenar a elaboração de estudos de carácter económico e financeiro;

f) Gerir, supervisionar e controlar as funções de tesouraria, registo contabilístico, produção de informação financeira, gestão das obrigações fiscais, gestão de contas a receber e gestão de contas a pagar;

g) Assegurar a correcta execução de todas as operações contabilísticas, de facturação, de gestão de tesouraria, de inventariação, cadastro e salvaguarda de activos;

h) Cumprir com as obrigações fiscais, nomeadamente declarações de impostos e outro material relacionado, e as relações com entidades oficiais neste âmbito;

i) Promover um sistema de informação para a gestão, de modo a definir padrões de rendibilidade dos serviços e demais Unidades Orgânicas;

j) Assegurar o reporte da informação financeira para as diversas entidades internas e externas;

k) Definir e monitorizar os procedimentos relativos a aquisições e gestão de contratos;

l) Participar e acompanhar a elaboração dos cadernos de encargos;

m) Dar parecer e submeter a despacho ao Administrador os assuntos relativos aos Sectores de si dependentes e de que não haja delegação;

n) Exercer outras competências cometidas pelo Administrador e atribuídas por lei.

Missão

Os Serviços Financeiros e Patrimoniais têm como missão superintender na elaboração e execução do orçamento, da contabilidade, no controlo da legalidade, regularidade e economia da administração financeira e patrimonial da UTAD.

Visão

Zelar pela qualidade do processo orçamental e Patrimonial da UTAD

ValoresProcurar reforçar a ênfase no desempenho, nomeadamente na transparência e responsabilização pelos resultados (plurianuais), em contraste com o paradigma tradicional, centrado nos recursos utilizados.Na prossecução da sua Missão e Visão, os SFP vão pautar a sua acção por um conjunto de Valores, em que se irão destacar o rigor, a transparência, a cooperação, a responsabilidade e a estratégica.

Análise SWOTNo sentido do desenvolvimento de uma estratégia para melhorar estes Serviços, não podemos esquecer todo o ambiente pelo que, à luz do conhecimento que temos da realidade, consideramos poder defini-lo da seguinte forma:

Pontos Fracos Pontos FortesPágina WebAcolhimento, conforto efuncionalidade do espaço físicoRecursos financeiros limitados

Qualidade do atendimento focado no utente/clienteRecursos tecnológicosParcerias com outras UniversidadesCredibilidade e confiança nos serviços

Ameaças OportunidadesConstrangimentos de carácter orçamentalSucessivas mudanças nas políticas públicas e legislaçãoFalta de cultura organizacional

Modernização da Administração PúblicaUtentes/Clientes mais informadosEnquadramento legislativoContexto de renovação e mudança

Objectivos estratégicosTendo como referência a Missão, Visão e Valores, foram definidos três objectivos estratégicos para estes serviços nos próximos três anos, numa perspectiva de médio prazo, que são:Reforço da transparência das contas da UTAD;Melhoria dos procedimentos utilizados;Inovação dos processos de gestão e valorização dos Recursos Humanos.

Objectivos operacionaisEficácia -Optimizar os tempos de resposta em

conformidade-Reduzir custos-Garantir o cumprimento dos prazos de pagamento a fornecedores/outros-Rentabilizar as receitas

Eficiência

 

-Reduzir o nº de erros ou inconformidades-Consolidar a base tecnológica-Melhorar a transparência nos processos financeiros-Melhorar a operacionalidade dos serviços-Optimizar recursos disponíveis

Qualidade -Aumentar o grau de satisfação dos clientes -Desenvolver competências nos recursos humanos

Mapa estratégico