organização administrativa de cooperativas e associações 8
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Organização administrativa de cooperativas e associações
Adriana Ventola Marra
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Meta
Apresentar a estrutura organizacional e o processo
de tomada de decisão em uma cooperativa e em uma
associação.
Objetivos
Ao final desta aula, você deverá ser capaz de:
1. diferenciar a estrutura organizacional das
associações da estrutura organizacional de uma
sociedade empresária;
2. identificar a assembléia geral de cooperativas e
associações e suas modalidades;
3. reconhecer o funcionamento dos demais órgãos
obrigatórios das cooperativas e das associações.
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137Estrutura organizacional
Você já viu que as cooperativas e associações são autogestionárias. Por meio da
definição de autogestão, verificamos que a administração dessas organizações é
realizada por todos os seus membros, ou seja, os associados participam de todas
as decisões em igualdade de condições. Vimos, também, que elas são sociedades
de pessoas, isto é, o que é mais importante é a figura do associado e não o capital
que ele possui na sociedade.
Agora ficou fácil!
A administração de uma cooperativa ou associação é de total responsabilidade de
seus associados. Eles são os “manda-chuvas”. Só que para viabilizar esse processo é
necessária uma estrutura onde as atividades são divididas, organizadas e coordenadas,
ou seja, uma ESTRUTURA ORGANIZACIONAL.
Para se estabelecer a estrutura organizacional de qualquer empresa, é necessário:
• definir qual o principal objetivo dessa organização;
• determinar as atividades que serão atribuídas a cada pessoa ou grupo de pessoas;
• definir responsabilidades, isto é, as obrigações das pessoas na realização de tarefas;
• estabelecer até onde cada um tem autoridade em função de sua responsa-
bilidade.
Quem comanda e decide os rumos de uma cooperativa
ou associação?
Quem toma as decisões nestas organizações?
Vamos pensar um pouco!
ESTRUTURA
ORGANIZACIONAL
Composição de toda empresa ou organização
que é dividida em órgãos ou departamentos
posicionados hierarquicamente. Cada
órgão e cada departamento têm uma
responsabilidade específica.
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139Com todos esses passos, é possível determinar a estrutura organizacional de uma
entidade.
Deve fi car claro que é na estrutura organizacional que conseguimos visualizar a
autoridade e as responsabilidades das pessoas, como indivíduos e como integrantes
de grupos dentro das empresas. A estrutura organizacional é representada por um
gráfi co, denominado ORGANOGRAMA.
Um exemplo de organograma de uma empresa comercial é representado inicialmente
pela fi gura de seu Diretor-Presidente, seguida de seus gerentes e funcionários, como
mostra a Figura 8.1.
ORGANOGRAMA
Gráfi co que representa a estrutura formal da empresa, ou seja, a disposição e a hierarquia dos órgãos.dos órgãos.
É importante ressaltar que o organograma varia de empresa para empresa em
função de suas atividades e de sua estrutura hierárquica. Embora essa hierarquia
possa variar um pouco na empresa comercial ou sociedade empresária, as decisões
são tomadas pela fi gura de seu presidente e diretores.
No caso específi co de uma cooperativa ou associação, a Assembléia Geral é o
seu principal órgão, aquele que bate o martelo na hora das decisões. A estrutura
organizacional dessas organizações é formada basicamente pela Assembléia
Geral, pelo Conselho de Administração e pelo Conselho Fiscal, que têm funções
e atribuições especifi cadas no Estatuto Social. Esses órgãos são compostos por
associados eleitos ou por todos os membros de forma democrática.
Figura 8.1: Organograma de uma empresa comercial.
Presidência
Vice-presidência
Diretoria de Recursos Humanos
Diretoria de Marketing
Diretoria de Produção
Diretoria Financeira
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139Essa forma de tomar as decisões garante a autogestão e o processo participativo,
pois são todos os integrantes da organização que decidem e defi nem o plano de
atividades. Eles decidem quem vai administrar e em que período. Agora veja a
Figura 8.2 que representa o organograma de uma cooperativa:
Figura 8.2: Organograma de uma cooperativa.
Cabe destacar que os órgãos, representados na Figura 8.2, só podem ser
compostos por associados eleitos. Contudo, essas organizações normalmente têm
outros órgãos (por exemplo: uma gerência de produção na área produtiva ou uma
assistência técnica, para assessorar os cooperados). Esses últimos visam atender
às necessidades produtivas da organização e, de acordo com suas necessidades,
outras pessoas poderão ser contratadas. Essas pessoas serão funcionárias da
entidade. Esses funcionários são trabalhadores com carteira assinada, que
recebem salário e têm todos os seus direitos trabalhistas assegurados. Em
algumas associações e cooperativas também temos a fi gura do voluntário, aquele
que vai trabalhar por vontade própria, normalmente envolvido em ações sociais,
mas que não possui nenhum vínculo empregatício.
Temos, como exemplo, o organograma da Cotrisul, Cooperativa Triticola
Caçapavana (Figura 8.3), que é uma cooperativa de grãos no Rio Grande do Sul.
Veja mais detalhes no site www.redeagro.com.br/cooper/Organ.htm .
Figura 8.2: Organograma de uma cooperativa.
Assembléia Geral
Conselho de Ética Conselho Fiscal
Diretoria
Diretor Vice-presidente
DiretorDiretor
Secretário
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Assembléia Geral
Auditoria ConselhoFiscal
Conselho de Administração
Diretoria Executiva
Comercial Administrativo Produção Técnico
Compra vendaPRCD. a Gric. e Indust
Insulm CISBens de Fornec. e Consumo
Financeiro Estoque Cooperativa Assistência Técnica
Beneficiamento de Sementes
Organização e Fechamento do quadro Social
Estoque Associados
Unidades
Expedição
Beneficiamento
Manutenção e Conservação
Caixas Matriz e Unidades
Conta Corrente Associado
Contas a Pagar/Receber
Contabilidade
Escrita Fiscal
Capital Associado
Controles Diversos
Recursos Humanos
Departamento de Pessoal
Secretaria
CPD
Limpeza
Figura 8.3: Organograma em uma cooperativa.
Atende ao Objetivo 1Atividade 1
Quais as principais diferenças entre a estrutura organizacional de uma associação
ou uma cooperativa e a estrutura de uma sociedade empresária?
O termo sociedade empresária foi mantido, pois esta é a denominação jurídica
correta e esse termo foi devidamente explicado na Aula 3.
Jurídico
Estrutura organizacional desejada cooperativa tritícola caçapavana Ltda.
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Assembléia Geral: o coração das organizações associativas
A Assembléia Geral, ou seja, a reunião de todos os membros (Figura 8.4), é o
órgão máximo das cooperativas e associações. É nela que são tomadas as principais
decisões dessas organizações. É evidente que as decisões devem seguir o que manda
a legislação do país e o que está escrito nos estatutos. Desta forma, a assembléia
pode deliberar sobre todo e qualquer assunto de interesse dos associados.
Fonte: www.sxc.hu
Figura 8.4: Assembléia Geral.
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143Fazem parte da Assembléia Geral todos os membros associados. Utilizando
procedimentos democráticos, todos os membros têm direito a debater, colocar
propostas e votar sobre quaisquer questões que os mesmos julgarem relevantes.
As decisões tomadas pela assembléia devem ser acatadas por todos, mesmo os que
discordaram ou que estavam ausentes. Este é o princípio da gestão democrática.
Existem dois tipos de assembléias: a ordinária e a extraordinária. Vejamos cada
uma delas:
• Ordinária quer dizer comum; logo, uma assembléia é ordinária quando ela
já está programada para acontecer e vão ser tratados assuntos de origem
obrigatória. Elas acontecem sempre uma vez ao ano, no primeiro trimestre
(até 31 de março), após o término do EXERCÍCIO SOCIAL do ano anterior.
Nessas assembléias, a administração apresenta os relatórios sobre a sua gestão
no ano anterior, bem como o BALANÇO PATRIMONIAL e o demonstrativo das
sobras ou perdas apuradas no período.
• São consideradas Extraordinárias as Assembléias Gerais aqueles que não têm
um período predeterminado para ocorrer. Podem ser realizadas sempre que os
associados e a administração julgarem necessário. Durante uma Assembléia
Extraordinária, pode-se resolver quaisquer assuntos de interesse dos membros.
Neste tipo de assembléia, são decididos os seguintes aspectos: reforma do
estatuto, FUSÃO, INCORPORAÇÃO ou desmembramento (dividir os negócios
da entidade), mudanças na organização, o fim da organização, entre outros
assuntos.
Resumindo, as principais atribuições da Assembléia Geral são as seguintes:
• dar posse aos membros eleitos da Diretoria;
• cassar os cargos, ou seja, impedir que os membros eleitos continuem exercendo
seus cargos, se necessário;
• aprovar normas e o planejamento geral da organização;
• criar comissões para estudos e atividades especiais;
• aprovar a admissão de novos associados;
• aprovar as contas da administração;
• alterar ou reformar o Estatuto e indicar os locais das reuniões da assembléia.
EXERCÍCIO SOCIAL
Período de tempo correspondente a um ano, ou seja, o período de 01/01 a 31/12.
BALANÇO
PATRIMONIAL
Relatório contábil onde são demonstrados os bens, os direitos e as obrigações da entidade, avaliados em moeda, referentes a determinado exercício social.
FUSÃO
Neste caso, trata-se da reunião de duas ou mais organizações, que terminam sua existência, formando uma nova, sob denominação diferente.
INCORPORAÇÃO
Reunião de duas ou mais organizações, onde apenas uma se extingue, passando a existir sob a denominação da primeira.
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Atende ao Objetivo 2Atividade 2
Responda:
a. Qual o órgão de maior poder em uma associação e em uma cooperativa?
b. Cite as diferenças entre as Assembléias Ordinária e Extraordinária.
Outros órgãos importantes
Além da Assembléia Geral, existem dois outros órgãos obrigatórios para a
existência de uma cooperativa e uma associação: o Conselho de Administração
e o Conselho Fiscal. Pode existir também o Conselho de Ética, mas é um órgão
facultativo, ou seja, não é obrigatório. Vejamos cada um deles:
Conselho de Administração e Diretoria
O Conselho de Administração e a Diretoria são responsáveis pelo gerenciamento
da organização (Figura 8.5). Eles coordenam todas as atividades necessárias para
o alcance dos objetivos organizacionais. Para tanto, suas principais atividades
são: a administração financeira, a negociação de contratos, a divulgação de seus
produtos e/ou serviços, a compra de matérias-primas, as negociações de venda
de produtos e/ou serviços, entre outras. Ressalte-se que essas atividades devem
estar previstas no Estatuto Social da organização, pois o que não é previsto em
Estatuto deverá ser decidido em Assembléia Geral.
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Só os membros eleitos pela Assembléia Geral, dentre os associados/cooperados,
podem fazer parte do Conselho de Administração e Diretoria. Eles não podem
possuir um MANDATO superior a quatro anos e com renovação obrigatória de
no mínimo 1/3 (um terço) dos membros por eleição após esse período, o que
quer dizer que, a cada nova eleição, apenas 2/3 podem se candidatar novamente
aos cargos.
Para entendermos melhor este assunto, vejamos um exemplo:
Em uma determinada associação, dois grupos de seis pessoas candidatam-se,
formando chapas, para a administração da mesma. Cada grupo; portanto, é
uma possibilidade de Diretoria. Depois que cada grupo expõe suas idéias aos
associados, é realizada uma eleição em uma Assembléia Geral Extraordinária.
O grupo eleito poderá administrar a associação por no máximo quatro anos.
Após este período, deverá haver uma nova eleição em que apenas quatro dos
seis membros (aqueles que cumpriram os quatro anos na última eleição) podem
concorrer novamente aos cargos.
O número de pessoas que faz parte da administração depende de cada associação
ou cooperativa, variando conforme seu estatuto, ramo de atividade e tamanho. Em
geral, este órgão é dividido em Diretoria Executiva e Conselho de Administração,
Fonte: www.sxc.hu
Figura 8.5: Reunião de Diretoria.
MANDATO
Autorização que os associados conferem aos membros da Diretoria e de outros órgãos para praticarem em seu nome certos atos durante determinado tempo. Funciona como uma procuração, delegando poderes para administrar a entidade.
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145propriamente dito. A Diretoria Executiva é formada necessariamente por um
presidente, vice-presidente e secretário, enquanto os demais membros do
Conselho de Administração são chamados de conselheiros.
Conselho Fiscal
Com o principal objetivo de fiscalizar as ações da Diretoria Executiva, existe o
Conselho Fiscal, independentemente da autorização ou solicitação da própria
diretoria. Este órgão tem como principal atividade a fiscalização de todas as
atividades e serviços da entidade. Para isso, confere mensalmente o saldo existente
em caixa, verifica os extratos das contas bancárias, investiga se as despesas
realizadas estavam previstas no planejamento aprovado pela Assembléia, verifica
se existem reclamações de associados, dá parecer sobre as contas da sociedade,
entre outras atividades estabelecidas pelo Estatuto Social.
Pelo menos uma vez por mês, o Conselho Fiscal reúne-se ordinariamente para
fiscalizar as contas e de forma extraordinária sempre que julgar necessário.
Contudo, em nenhuma das reuniões poderá haver menos de três membros
(SUPLENTES ou efetivos).
O Conselho Fiscal é formado por três membros efetivos e três suplentes, que
são eleitos anualmente em Assembléia Geral. Da mesma forma que no Conselho
de Administração, só é permitida a reeleição de 1/3 (um terço) dos seus
componentes.
Conselho de Ética
O Conselho de Ética realiza um trabalho conjunto com o Conselho Fiscal e viabiliza
aos membros da entidade o devido acompanhamento das ações da Diretoria
Executiva. Como o próprio nome diz, este órgão trata de assuntos referentes à
conduta de todos os membros da associação ou da cooperativa, bem como na
mediação dos conflitos que possam surgir.
Não é obrigatória a existência de um Conselho de Ética nas cooperativas e
associações, mas sua criação torna-se altamente recomendável à medida que essas
entidades aumentam de tamanho no que se refere ao número de cooperados.
Ele também é formado por membros eleitos em Assembléia Geral. O número
de conselheiros e seu mandato variam de entidade para entidade, devendo ser
estabelecidos em seu estatuto.
SUPLENTE
Substitui um membro efetivo e assume suas
funções em caso de ausência. Exemplo: deputado suplente.
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147O conselho pode ser convocado pela diretoria ou pelos associados, sempre
que estes julgarem haver casos que necessitam de averiguação. Após a devida
investigação do caso, eles devem orientar a diretoria na condução das situações.
Um exemplo em que pode ser acionado o Conselho de Ética é quando existe
um caso de desrespeito ao Estatuto ou ao Regimento Interno por parte dos
associados. Neste caso, este órgão pode recomendar punições, como a exclusão
de membros.
A CENTRALTAXI (Centraxi Coopertranspa Ltda.), Cooperativa de Transportes no
Rio de Janeiro, possui um Conselho de Ética e Disciplina, composto por sete
membros, todos Cooperados eleitos em Assembléia Geral. Sua principal função
é avaliar a entrada de candidatos para Cooperados, como também acompanhar,
orientar e fiscalizar o comportamento de cada Cooperado dentro dos padrões
éticos e disciplinares.
Site oficial: http://www.centraltaxi.com.br/diretoria.html.
Multimídia
Para finalizar esta aula, desejo relembrar a questão da participação. Sendo as
cooperativas e associações organizações de propriedade coletiva, todos devem
efetivamente participar de sua gestão, das definições do rumo a tomar e do
estabelecimento das prioridades.
Mesmo que os dirigentes eleitos para estes órgãos sejam extremamente competentes
e responsáveis, os donos, ou seja, os associados, devem acompanhar e controlar
suas ações. Disso, com certeza, depende o sucesso ou fracasso dos objetivos atuais
da entidade. Lembre-se do velho ditado: “O olho do dono é que engorda o porco.”
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Resumindo...
Atende ao Objetivo 3Atividade 3
a. Até onde vai a autonomia do Conselho de Administração, ou seja, o que limita
suas ações?
b. Qual a função primordial do Conselho Fiscal? Para exercer sua função, ele
necessita de autorização do Conselho de Administração?
Nesta aula, você viu que:
• a administração de uma cooperativa ou associação é de total responsa-
bilidade de seus associados;
• a estrutura organizacional de uma entidade é representada por um
organograma;
• a estrutura organizacional dessas organizações é formada basicamente
pela Assembléia Geral, pelo Conselho de Administração e pelo Conselho
Fiscal, que têm funções e atribuições especificadas no Estatuto Social;
• estes órgãos são compostos por associados eleitos ou por todos os
membros de forma democrática;
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Informação sobre a próxima aula
Na Aula 9, veremos a elaboração do Estatuto Social de uma cooperativa ou
associação, bem como os direitos e os deveres dos associados.
• a Assembléia Geral é o órgão máximo das cooperativas e associações;
nela são tomadas as principais decisões dessas organizações;
• a Assembléia Geral é composta por todos os membros associados;
• existem dois tipos de assembléias: a Ordinária (que acontece uma vez
por ano para a apresentação de relatórios financeiros) e a Extraordinária
(que acontece para deliberar outros assuntos e sempre que os associados
julgarem necessária);
• o Conselho de Administração e a Diretoria são responsáveis pelo geren-
ciamento da organização, coordenando todas as atividades necessárias
para o alcance dos objetivos organizacionais;
• os membros que compõem estes órgãos não podem possuir um mandato
superior a quatro anos e obrigatória a renovação de no mínimo 1/3 (um
terço) dos membros por eleição após esse período;
• o Conselho Fiscal tem como principal objetivo a fiscalização das ações
da Diretoria Executiva;
• o Conselho Fiscal é formado por três membros efetivos e três suplentes,
que são eleitos anualmente em Assembléia Geral;
• o Conselho de Ética é um órgão facultativo que trata de assuntos
referentes à conduta de todos os membros da associação ou cooperativa,
bem como na mediação dos conflitos que possam surgir.
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Atividade 1 As principais diferenças nas estruturas administrativas de uma cooperativa/
associação e de uma sociedade empresária estão ligadas ao processo de tomada
de decisões. No primeiro caso, as decisões são tomadas pela Assembléia
Geral de cooperados; no segundo, pelos diretores ou presidente que são as
pessoas que representam a maior parte do capital da empresa. Outra diferença
importante é que nas cooperativas e associações os gestores são escolhidos
entre os próprios associados por meio de eleições e nas empresas comerciais
os gestores são escolhidos pelos donos da empresa.
Atividade 2a. O principal órgão de uma cooperativa e de uma associação é a Assembléia
Geral, formada por todos os associados.
b. As Assembléias Gerais Ordinárias são aquelas que acontecem obrigatoriamente
uma vez por ano, até 31 de março, para que a administração apresente os
relatórios financeiros do exercício anterior. Já as Extraordinárias acontecem
sempre que os associados julgarem necessária para tratar de assuntos como
dar posse ou destituir a diretoria, mudar o estatuto, entre outros.
Atividade 3a. A autonomia do Conselho de Administração é limitada pelo que está escrito no
Estatuto Social, pois o que não está previsto no estatuto deverá ser decidido
em Assembléia Geral.
b. Para o desempenho de suas funções, o Conselho Fiscal não necessita de
autorização prévia do Conselho de Administração, uma vez que ele está
fiscalizando as próprias ações da administração.
Respostas das Atividades
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150 Referências bibliográficas
BENATO, J. V. A. Como organizar o quadro social das cooperativas. São Paulo:
OCESP, 2002. 125 p. (Coleção Orientação 3/2002).
BRASIL. Lei n. 5.764, de 16 de dezembro de 1971. Define a Política Nacional
de Cooperativismo, institui o regime jurídico das sociedades cooperativas, e
dá outras providências. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder
Executivo, Brasília, DF, 16 dez. 1971. Disponível em: <http://www.ocb.org.br/>.
Acesso em: 28 dez. 2007.
CHIAVENATO, Idalberto. Administração nos novos tempos. 2. ed. Rio de Janeiro:
Elsevier, 2004.
CRÚZIO, Helnon de Oliveira. Como organizar e administrar uma cooperativa: uma
alternativa para o desemprego. Rio de Janeiro: FGV, 2000.
FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Dicionário Eletrônico Aurélio Século XXI.
Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 2000.
POLONIO, Wilson Alves. Manual das sociedades cooperativas. São Paulo: Atlas, 2001.